PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MEMBANTU PENGELOLAAN RAPAT PADA UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA BERBASIS WEB

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MEMBANTU PENGELOLAAN RAPAT PADA UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA BERBASIS WEB Charlene Alicia Wagiu

Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Advent Indonesia Abstrak

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sebuah sistem yang dapat membantu mengelola rapat di Universitas Advent Indonesia, mulai dari kegiatan perencanaan, melakukan undangan kepada peserta rapat hingga pencatatan dan penyebaraan hasil keputusan rapat. Melalui sistem yang dirancang ini, seluruh peserta rapat dapat menerima undangan beserta dengan notifikasi pengingat secara online, melakukan pencatatan hasil rapat dengan format yang sudah tersedia, menyebarkan hasil keputusan rapat dengan cepat dan akurat serta menyediakan akses secara cepat kepada pimpinan yang lebih tinggi untuk dapat mengakses hasil rapat yang diputuskan pada level yang lebih rendah.

DESIGN OF WEB-BASED INFORMATION SYSTEM TO ASSIST THE MEETING MANAGEMENT IN ADVENTIST UNIVERSITY OF INDONESIA Abstract

The purpose of this study was to design a system that can help to manage every meeting activity at Adventist University of Indonesia such as planning activities, performing an invitation to the meeting participants, recording and dissemination of the results of the meeting's decision. Through a system designed, all meeting participants will be able to accept the invitation including a reminder notification online, keep records of meetings with a format that is already available, disseminate meeting decisions quickly and accurately and provide quick access to the higher authorities to get access the meeting decided on a lower level. Latar Belakang

Sistem informasi merupakan bagian dari perkembangan teknologi informasi. Peran sistem informasi dalam sebuah organisasi sudah tidak dapat diragukan lagi bahkan dapat memberikan dampak perubahan yang cepat dalam berbagai bidang pada sebuha organisasi (Kamel, Lakhder dan Ammar, 2012). Hal-hal yang tadinya bersifat manual dapat terbantu dengan adanya sistem informasi sehingga sebuah organisasi dapat bekerja dengan efektif dan efisien begitu pula sistem informasi sangat membantu komunikasi dalam sebuah organisasi. Komunikasi formal atasan terhadap bawahan dalam satu organisasi biasanya dilakukan dalam sebuah 1

Jurnal TeIKa, Volume 6 Nomor 1, Desember 2016

rapat dan berakhir dengan diambilnya suatu keputusan bersama yang akan dituangkan dalam surat keputusan. Oleh karena itu surat keputusan merupakan hal yang penting karena didalamnya berisi tentang suatu informasi keputusan yang diambil oleh para pimpinan suatu organisasi berkaitan dengan kebijakan organisasi tersebut. Universitas Advent Indonesia (UNAI) salah satu organisasi dengan kegiatan rapat yang cukup padat dan beragam. Dengan beragam tingkatan struktural yang ada seperti Departemen, Jurusan, Fakultas, Rektorat hingga Yayasan yang biasanya melakukan setiap kegiatan strategis melalui hasil keputusan rapat. Hampir semua kegiatan pada setiap level struktural biasanya diputuskan terlebih dahulu lewat rapat sebelum dilaksanakan. Saat ini pengelolaan rapat dan surat keputusan di UNAI masih dilakukan secara konvensional. Pemberitahuan rapat dilakukan dengan menyampaian surat undangan rapat yang akan diantar langsung kepada peserta rapat. Begitu pula dengan surat keputusan rapat akan diantar secara langsung kepada orang yang bersangkutan. Penyimpanan surat keputusan pun dilakukan secara manual dengan arsip menggunakan kertas. Dengan cara seperti itu maka memungkinkan peserta rapat tidak menerima undangan rapat secara langsung sehingga peserta tidak mengetahui adanya jadwal rapat yang akan berlangsung. Begitu pula dengan surat keputusan dapat jatuh ke tangan yang tidak berwewenang dan penyimpanan secara arsip data memungkinkan surat keputusan tersebut rusak, hilang dan tidak mudah untuk dicari kembali apabila suatu saat dibutuhkan. Begitu pula penulisannya saat ini masih menggunakan program “Microsoft Word”, belum ada sistem yang mengatur adanya format standard surat keputusan sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam penulisan surat keputusan. Untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi maka diperlukan adanya sistem informasi yang mampu memberikan format penjadwalan dan pemberitahuan rapat, pembuatan surat keputusan, menyampaikan surat keputusan secara cepat dan tepat kepada si penerima dan menyimpan surat keputusan, sehingga dapat membantu kinerja masing-masing bagian di Universitas Advent Indonesia.

Konsep Dasar Sistem, data dan Informasi

Kata sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “systema” yang berarti kesatuan, yaitu keseluruhan dari bagian-bagian mempunyai hubungan satu sama lain (Supriyanto, 2009) serta seperangkat komponen yang saling terkait, dengan batas yang jelas yang bekerja sama untuk mencapai tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang terorganisir (Al-Mamary, Shamsuddin dan Aziati, 2014).

Data terdiri dari dasar, mentah, dan informasi umum yang belum difilter sedangkan informasi merupakan data yang telah berkembang ke titik yang lebih berguna untuk beberapa bentuk analisis (Liew, 2007). Sedangakan menurut Al-Mamary, Shamsuddin dan Aziati (2014) data adalah fakta-fakta yang belum diolah yang belum memiliki makna tujuan, sedangkan informasi merupakan data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pengguna akhir tertentu. Menurut Susanto (2014) bahwa sistem mempunyai tujuan sebagai berikut: “Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu

2

Perancangan Sistem Informasi Untuk Membantu Pengelolaan Rapat Pada Universitas Advent Indonesia Berbasis Web

sasaran tanpa mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian “. Apabila kata sistem digabungkan dengan kata informasi maka pengertian dan fungsinya akan berubah. Sistem informasi diartikan menjadi suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, bantuan dan dukungan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu memfasilitasi penyediaan laporan yang diperlukan. Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi (Indrajit, 2014:11). Sistem informasi adalah ”Sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi)” (Sutarman, 2012:13).

Analisis Sistem

Saat ini pengelolaan rapat dan surat keputusan di UNAI masih berjalan secara konvensional. Pemberitahuan rapat dilakukan dengan menyampaian surat undangan rapat yang akan diantar ke masing-masing peserta rapat. Begitu pula dengan surat keputusan rapat akan diantar secara langsung kepada orang yang bersangkutan. Penyimpanan surat keputusanpun dilakukan secara manual dengan arsip data. Dengan cara seperti itu maka memungkinkan peserta rapat tidak menerima undangan rapat secara langsung sehingga peserta tidak mengetahui adanya jadwal rapat yang akan berlangsung. Begitu pula dengan surat keputusan dapat jatuh ke tangan yang tidak berwewenang dan penyimpanan secara arsip data memungkinkan surat keputusan tersebut rusak, hilang dan tidak mudah untuk dicari kembali apabila suatu saat dibutuhkan. Begitu pula penulisannya saat ini masih menggunakan program “Microsoft Word”, belum ada sistem yang mengatur adanya format standard surat keputusan sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam penulisan surat keputusan. Saat ini seluruh pegawai UNAI sudah memiliki sistem online yang sudah digunakan oleh semua penghuni kampus, terlebih oleh seluruh dosen, staff dan pegawai yang ada. Melalui modul yang sudah ada tersebut, sistem pengelolaan keputusan rapat akan disatukan sehingga seluruh pegawai UNAI dapat mengakses setiap keputusan rapat yang berhubungan dengan dirinya.

Perancangan Sistem

Perancangan sistem bertujuan menjelaskan kepada user tentang program yang akan diusulkan. Dengan demikian sistem ini diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah dan kesulitan yang dihadapi saat ini oleh UNAI sehingga informasi dapat disampaikan dan dikelola dengan efektif dan efisien. Berikut beberapa usulan untuk memperbaiki sistem pengelolaan surat keputusan yang sedang berjalan pada Yayasan UNAI, yaitu: 1. Membuat sistem informasi yang dapat mengelola kategori rapat, jadwal rapat dan peserta rapat pada semua level di UNAI mulai dari rapat pada tingkat Departemen, Fakultas, Rektorat dan Yayasan. 3


2. Membuat sistem informasi yang dapat mengirimkan surat keputusan secara langsung kepada penerima beserta semua tembusannya melalui modul online masing-masing sehingga surat keputusan dapat diterima dengan cepat dan tepat sasaran. 3. Membuat sistem informasi yang menyediakan sistem pengarsipan sehingga dapat membantu admin pada semua tingkatan rapat di UNAI untuk mengelola surat keputusan baik itu menyimpan dan mencari kembali dengan mudah. 4. Membuat sistem informasi yang menyediakan format penulisan surat keputusan yang seragam sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalam penulisan surat keputusan. 5. Membuat sistem informasi yang menyediakan akses secara bertingkat kepada para pimpinan yang berhak untuk menerima dan mengetahui hasil rapat yang dilakukan pada tingkatan atau struktur yang lebih rendah. Perancangan sistem ini menggunakan diagram UML (Unified Modeling Language). Dari perancangan use case yang dilakukan, terlihat bahwa sistem yand

dirancang dapat melakukan pengelolaan data dosen, pengelolaan tingkatan rapat, pengelolaan kategori rapat, pencarian surat, pengelolaan rapat, pengelolaan absensi, pengelolaan keputusan serta pengiriman hasil keputusan rapat seperti terlihat pada gambar 1. Perancangan data dan dan basis data dapat dilihat pada gambar 2 dan gambar 3.

Gambar 1 Use Case Diagram

4


Gambar 2 ERD Sistem Informasi Surat Keputusan

5


Perancangan Basis Data

Gambar 3 Relasi Antar Tabel

Tampilan Antar Muka Admin

Pengguna pertama pada sistem ini adalah Admin. Gambar 4 di bawah ini merupakan tampilan Login Admin Sistem Informasi Rapat dan Surat Keputusan Yayasan UNAI yang akan membawa Admin masuk ke dalam menu utama sistem ini.

Gambar 4 Tampilan Login Admin

6


Pada gambar 5 di bawah ini ditampilkan menu utama admin. Admin dapat melihat daftar dan memilih pegawai (staff/dosen) dan juga memilih tingkatan dan kategori rapat.

Gambar 5 Tampilan Menu Utama Admin

Gambar 6 di bawah ini merupakan tampilah data seluruh pegawai UNAI beserta dengan jenis kelamin, alamat dan username masing-masing. Admin dapat menambah data pegawai jika ada pegawai baru di UNAI.

Gambar 6 Tampilan Data Pegawai 7


Gambar 7 di bawah ini menampilkan data tingkatan rapat yang ada di UNAI. Terdapat tingkatan rapat di UNAI mulai dari yang paling tinggi yaitu Rapat Pembina/Pengawas Yayasan, Rapat Yayasan, Rapat Adcom (Rektorat), Rapat President Council, Rapat Fakultas hingga Rapat Departemen. Admin dapat menambahkan tingkatan rapat. Masing-masing tingkatan dibuat berjenjang dimana tingkatan rapat yang lebih tinggi dapat mengakses hasil keputusan rapat tingkatan yang lebih rendah namun pada jenjang yang sama tidak dapat saling melihat hasil keputusan rapat. Masing-masing tingkatan rapat memiliki ketua dan sekertaris rapat yang dapat bertindak sebagai admin pada modul masing-masing tingkatan.

Gambar 7 Tampilan Tingkatan Rapat

Tampilan Antar Muka Pegawai

Pengguna berikutnya dari sistem ini adalah pegawai, yaitu staff dan dosen yang menjadi pegawai di UNAI. Pada gambar 8 di bawah ini ditampilkan menu Login Pegawai yang akan membawa pengguna masuk ke dalam menu utama.

Gambar 8 Tampilan Login Pegawai 8


Setelah pegawai login maka akan tampil menu utama seperti pada gambar 9 di bawah ini. Menu utama dapat digunakan pegawai untuk melihat dan mengelola rapat, keputusan, surat keluar dan surat masuk.

Gambar 9 Tampilan Menu Utama Pegawai

Selanjutnya Gambar 10 di bawah ini merupakan tampilan menu data rapat. Data rapat hanya akan ditampilkan bila user merupakan anggota dari rapat tersebut. Pada menu ini juga disediakan menu tambah schedule rapat untuk setiap user yang merupakan ketua rapat yang sudah ditentukan. Ketika sebuah rapat sudah ditetapkan maka rapat tersebut sudah dapat dikelolah.

9


Gambar 10 Tampilan Menu Data Rapat

Gambar 11 di bawah ini merupakan tampilan menu Kelola Rapat. Ketua rapat akan membuat jadwal rapat dengan menentukan tempat dan waktu rapat, sekretaris rapat, memilih anggota rapat, menentukan agenda rapat hingga menentukan partisipan doa dan renungan sebelum rapat. Setelah rapat ditentukan maka selanjutnya akan terkirim undangan secara otomatis kepada seluaruh peserta rapat dengan tampilan seperti pada gambar 12

Gambar 11 Tampilan Menu Kelola Rapat

10


Gambar 12 Tampilan Menu Pemberitahuan Rapat

Gambar 13 di bawah ini merupakan tampilan menu absensi rapat. Absensi rapat akan diambil oleh sekretaris rapat yang sudah ditentukan.

Gambar 13 Tampilan Menu Absensi Rapat

Gambar 14 di bawah ini merupakan tampilan menu data keputusan rapat. Data keputusan rapat ini hanya dapat dilihat oleh anggota rapat yang bersangkutan. Anggota rapat dapat melihat keputusan-keputusan yang telah diputuskan dalam rapat yang telah mereka ikuti. Keputusan rapat dapat ditambahkan ke dalam sistem oleh sekretaris rapat yang nantinya akan disetujui oleh ketua rapat. Pembuatan surat keputusan rapat sudah menggunakan format khusus sehingga kesalahan dalam pembuatan surat keputusan dapat diminimalisir seperti terlihat pada gambar 15.

11


Gambar 14 Tampilan Menu Data Keputusan Rapat

Gambar 15 Tampilan Menu Pembuatan Surat Keputusan

Gambar 16 di bawah ini merupakan tampilan menu data surat keluar. Data ini merupakan surat keputusan yang sudah dikirimkan oleh sekretaris rapat kepada user penerima keputusan dan ditembuskan kepada user yang berkepentingan dan juga user anggota rapat yang bersangkutan. User dapat melihat daftar data surat keputusan beserta detailnya. 12


Gambar 16 Tampilan Menu Data Surat Keluar

Gambar 17 di bawah ini merupakan tampilan menu data surat masuk. Surat masuk merupakan surat keputusan yang diterima oleh user penerima surat keputusan maupun surat tembusan yang diterima oleh user yang berkepentingan, juga oleh user anggota rapat yang bersangkutan. User juga dapat melihat surat keputusan yang masuk secara detail dan dapat mencetak surat keputusan.

Gambar 17 Tampilan Menu Data Surat Masuk

Gambar 18 di bawah ini merupakan tampilan menu pencarian surat keputusan yang keluar maupun yang masuk. Dengan adanya menu pencarian ini maka semua user dapat dengan mudah dan cepat mencari surat yang mereka perlukan.

13


Gambar 18 Tampilan Menu Pencarian Surat Keputusan

Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang sudah dilakukan, maka didapatkan kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi pengelolaan rapat yang dibuat dapat membantu mengelola kategori rapat, jadwal rapat dan peserta rapat pada semua level di UNAI mulai dari rapat pada tingkat Departemen, Fakultas, Rektorat dan Yayasan. 2. Sistem yang dibuat dapat mengirimkan surat keputusan secara langsung kepada penerima beserta semua tembusannya melalui modul online masingmasing pegawai UNAI. 3. Sistem yang dibuat dapat membantu admin pada semua tingkatan rapat di UNAI untuk mengelola surat keputusan baik itu menyimpan dan mencari kembali dengan mudah. 4. Sistem yang dibuat dapat menyediakan akses secara bertingkat kepada para pimpinan untuk melihat hasil keputusan rapat pada tingkatan atau struktur di bawahnya. Dalam penerapannyaa sistem informasi ini masih perlu kajian lebih lanjut terutama berhubungan dengan keamanan sistem sehingga pihak pengguna benarbenar merasa aman akan kerahasiaan setiap hasil keputusan rapat yang disimpan dan disebarkan melalui sistem tersebut.

Referensi 1. Azhar Susanto, 2013, Sistem Informasi Akuntansi, Bandung: Lingga Jaya. 2. Anthony Liew, 2007, Understanding Data, Information, Knowledge And Their Inter-Relationships. Journal of Knowledge Management Practice, Vol. 8, No. 2

14


3. Indrajit, R. E., 2001, Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, Jakarta: Elex Media Komputindo.

4. Kamel A., Lakhder D. dan Ammar Z, 2012. The organizational impacts

of information systems: Analysis and proposal of a methodological framework. British Journal of Arts and Social Sciences Vol.9 No.II

5. Supriyanto, 2009, Memahami Cara Bekerja Sistem Perekonomian, Jurnal Ekonomi & Pendidikan, Volume 6 Nomor 2 6. Sutarman, 2012, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta: Bumi Aksara. Yaser Hasan Al-Mamary, Alina Shamsuddin, Nor Aziati, 2014. The Meaning of

Management Information Systems and its Role in Telecommunication Companies in Yemen. American Journal of Software Engineering, Vol. 2, No. 2, 22-2

15

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MEMBANTU PENGELOLAAN RAPAT PADA UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA BERBASIS WEB

Recommend Documents