Perancangan Sistem Informasi Beasiswa Berbasis Web di Universitas Advent Indonesia Heddry Purba dan Trevigiano Maulany Informasi, Universitas Advent Indonesia Teknologi Fakultas Abstrak Penggunaan sistem informasi sangat bermanfaat untuk meningkatkan produKivitas kerja dalam berbagai bidang baik dalam proses operasional organisasi maupun dalam pengambilan keputusan oleh manajemen. Karena itu, maka penulis ingin mengembangkan sebuah sistem yang dapat digunakan untuk membantu proses pemberian beasiswa di UniversitasAdvent Indonesia.
Sistem informasi beasiswa ini dirancang untuk dapat membantu proses pemberian beasiswa kepada mahasiswa UNAI yang memenuhi syarat mulai dari proses pendaftaran, analisa berkas dan persyaratan, dan pengambilan keputusan siapa yang berhak menerima beasiswa. Sistem informasi beasiswa inidirancang berbasis web.
Hasil dari perancangan sistem informasi beasiswa di Universitas Advent Indonesia, memungkinkan pegawai dapat melakukan pengolahan data mahasiswa, pemberi beasiswa, jenis beasiswa, dan laporan pendaftaran beasiswa yang selanjutnya akan diputuskan oleh Pembantu ReKor Bidang Kemahasiswaan atau pihak pemberi beasiswa sesuai dengan kebutuhan. Diharapkan sistem ini akan membantu proses pemberian beasiswa, khususnya bagi pegawai di kantor Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan dimana akan menjadi lebih mudah dalam mengakses data-data dengan cepat dan akurat.
Design of Scholarship Information System Web Based in Adventist University of Indonesia Abstract The use of information system is very useful to improve the productivity of work in various fields both in the organization's operational processes and in detision making by management. Therefore, the authors wanted to develop a system that can be used to assist in the provision of scholarships at the Adventist University of Indonesia. Scholarship information system is designed to help the process of granting scholarships to Unai students who qualify start of the registration process, file and requirements analysis, and decision-making who is eligible to receive scholarships. The schola rsh ps Information system is desi g ned web-based. The results of design of the scholarship information system at Adventist University of Indonesia, enabling employees to perform student data processing, scholarship funder, scholarship type, and scholarship application and repoft to the next will be decided by the Vice Rector for Student Affairs or the scholarship in accordance with needs. It is hoped this system will help the process of granting scholarships, especially for employees in the office of Vice President of Student Affairs which will become easier to i
access data quickly and accurately.
Pendahuluan
pada setiap lembaga pendidikan baik swasta maupun negeri dengan segala
40
Perancangan Sistem Informasi Beasiswa Berbasis Web di Univenltaq:\dvent Indonesia
tingkatan pendidikan khususnya universitas, ada beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa yang memiliki indeks prestasi tinggi dan yang memiliki kesulitan secara finansial. Hal ini menjadi salah satu bentuk bantuan bagi mahasiswa dimana secara finansial memiliki kekurangan dan sebagai motivasi untuk semakin meningkatkan dan terus mempertahankan indeK prestasi mereka. Demikian pula dengan Universitas Advent Indonesia (UNAI) sebagai salah satu universitas yang terletak di lGbupaten Bandung Barat juga memiliki program beasiswa yang didapat dari berbagai sumber baik dari internal maupun eKternal seperti pemerintah, pribadi, dan instansi lainnya yang akan diberikan pada para mahasiswa sesuai kebutuhannya. Sistem beasiswa yang berjalan di UNAI saat ini dirasakan masih belum efeKif dan efisien, yaitu data-data yang dibutuhkan dalam pengolahannya masih menggunakan Excel, Ditambah lagi dengan masalah informasi, karena masih ada maniiiswa yang belum mengetahui mengenai bagaimana cara untuk mendapatkan beasiswa tersebut yaitu menyangkut persyaratan apa saja yang harus mereka penuhi sesuai dengan ketentuan yang ada, juga informasi mengenai sumber beasiswa tersebut didapat, demikian juga jenis beasiswa yang ada, sehingga mahasiswa dapat memilih beasiswa mana yang ingin diajulcannya. Oleh karena itu dalam pengolahan sistem yang lama masih belum optimal.
Berdasarkan alasan-alasan tersebut sebaiknya ada peningkatan sistem informasi
beasiswa dari yang menggunakan Excel beralih ke sistem informasi yang berbasis web sehingga dapat diakses secara online. Sehingga memudahkan balk untuk lembaga pendidifan atau pihak UNAI sendiri, mahasiswa maupun pihak lainnya yang
membutuhkan informasi mengenai beasiswa di UNAI ini. Selain itu hal ini dapat membantu dalam pengumpulan data dan informasi dapat dilihat dimana saja, kapan dapat membantu dalam pengambilan keputusan mengenai mahasiswa mana saja, juga -terrasuk dalam kriteria yang telah ada, sehingga dapat dirasakan efeKif dan Vang efisien.
Analisa dan Perancangan Sistem
Analisa sistem adalah sebuah proses untuk menelaah sebuah sistem informasi dan membaginya ke dalam komponen-komponen penyusunnya yang kemudian dilakukan penelitian sehingga diketahui permasalahan-permasalahan serta kebutuhan yang akan'timbul, sehinggl dapat dilaporkan secara lengkap serta diusulkan perbaikan pendapat/masukan dari beberapa pihak baOi sistem terse'but (kadang ditambah dengan pihak manajemen, konsultan perusahaan, dan iain yang berkepentingan , pengembang, sebaga i nya) (Wa ha na Komputer, 2005 : 27 ).
-
perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasii rekomendasi analisis sistem. Dalam tahap perancangan/ tim kerja
keftas desain harus merancang spesifikasiyang dibutuhkan dalam berbagai kertas keqa. put sistem dari proses, out dan kerja itu harus memuat-berbagai uraian mengenai input, yang diusulkan (Kusrini,2008 : 79), Universitas Advent Indonesia memiliki program beasiswa sebagai salah satu bentuk kepedulian untuk membantu dan memicu semangat mahasiswa dalam meneruskan perkuliahan. Mempunyai struKur organisasi yang dipimpin oleh Pembantu ReKor III Bidang Kemahasiswaan, yang bekerja sama dengan Pembantu ReKor II Bidang Keuangan. Tugas dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Pembantu ReKorII
pembantu Re6or II bertugas menangani pengelolaan keuangan UNAI secara keseluruhan dan juga bertanggung jawab dalam penagihan dan penetapan besar
47
Jurnal TeIKa. Volume 3 Nomor 2. Desember 2010
biaya pendidikan yang harus dibayaroleh mahasiswa.
2.
Pembantu ReKor III Membidangi segala hal yang berhubungan dengan kemahasiswaan dan menangani pengajuan dan pemberian beasiswa untuk mahasiswa UNAI.
Proses Pemberian Beasiswa yang Lama
Pada sistem beasiswa yang lama proses aKivitas dari pengajuan atau pendaftaran mahasiswa sampai proses penerimaan sefta informasi penerima beasiswa masih secara manual. Untuk pendaftaran beasiswa ini melibatkan mahasiswa baru dan mahasiswa yang lama, Proses pemberian beasiswa yang berjalan saat ini ditunjukkan oleh Gambar 1di bawah ini. PR
Register
III
Bisnis Office
Gambar L Activity Diagram Proses Pemberian Beasiswa yang ada
Proses Sistem Beasiswa yang Dirancang Pada sistem beasiswa yang dirancang, proses aktivitas dari pendaftaran hingga penerimaan beasiswa atau informasi penerima beasiswa lebih dipermudah karena menggunakan sistem informasi beasiswa secara online. Untuk pendaftaran beasiswa ini juga melibatkan mahasiswa baru dan mahasiswa lama. Proses pengajuan dan pemberian
beasiswa ditunjukkan oleh Gambar 2. Sistem informasi yang dibangun dirancang untuk digunakan sebagai sistem yang
membantu dalam proses pengajuan dan pemberian beasiswa. Fungsi-fungsi yang d
i
butu
1. 2. 3. 4. 5. 6.
42
h
kan
u
ntu k sistem tersebut
a
nta ra la i n adala h sebagai berikut:
MencatatPemberi/sumberbeasiswa Mencatat lGtegori Mencatat Mencatat Mencatat Mencatat
Pilihan Beasiswa Data Mahasiswa Data Pendaftaran Hasil Keputusan Penerima Beasiswa
Perancangan Sistem Informasi Beasiswa Berbasis Web di Uruvenitas Advent Indonesia
Register
PR
III
Bisnis Office lnput hat*l pssima ke aeffird
b@*itE
m*eE*i
Gambar 2 Activity Diagram Proses Pengajuan dan Pemberian
.,
Beasiswa yang dirancang
Diagram Konteks Diagram konte$ yang adalah diagram yang digunakan untuk menunjukkan arah aliran data dan informasi dari sistem beasiswa di UNAI ke entity luar dan dari entity luar ke sistem informasi beasiswa. Pada diagram konteks inidapat melihat bagaimana aliran data dan informasi dari sistem informasi beasiswa ke pengguna dan sebaliknya. Gambar 3 di bawah ini menunjukkan diagram konteks darisistem yang dirancang.
Gambar 3 Diagram Konterc Sistem Informasi Beasiswa yang dinncang.
Diagram RelasiEntitas
Diagram relasi entitas atau lebih dikenal dengan sebutan Entity Relationship Diagram atiu ERD adalah sebuah diagram yang menggambarkan keseluruhan struktur logi; dari sebuah basis data. Dua komponen pembentuk diagram relasi entitas adalay enlity dan relasi yang di distribusikan melalui sejumlah atribut. ERD menggambarkan entitas apa saja yanglOa di database dan relasi antar entitas-entitas tersebut' Gambar 4 menunjukkan Diagram Hubungan Entitas dari sistem yang dirancang'
Gambar 4 Diagram Hubungan Entitas (ERD)
43
Jurnal TeIKa, Volume 3 Nomor 2, Desember 2010
RelasiAntarTabel Untuk mendapatkan tabel apa saja yang ada di database berikut relasi antar tabel, maka ERD yang ada diturunkan menjadi tabel dan relasi tabel. Penurunan tabeltabel dilakukan dengan cara menghitung derajat hubungan atau kardinalitas dari masingmasing relasi antar entitas, kemudian nilai kardinalitas ini diturunkan menjadi tabel-tabel dan relasiantartabel. Penurunan tabel dan relasi tabel dari nilai kardinalitas antar dua entitas yang berelasi d i la ku ka n denga n mengg u na ka n ketentuan sebaga i beri kut:
tr
Onetoone Untuk relasi entity dengan cardinality one to one maka berlaku aturan sebagai berikut: 1. Buat satu tabel untu k masing-masing entity 2. Tempatkan ID dari entity dengan cardinality minimumnya 1 ke tabel yang cardinality minimumnya adalah 0 sebagai FK. Jika kedua cardinality minimumnya sama-sama satu, maka pilih salah satu ID entity untuk ditempatkan di tabel
entity lainnya.
!
Oneto many Untuk relasi entity dengan cardinality one
to many maka berlaku aturan
sebagai
berikut: Buatsatu tabel untuk masing-masing entity
1. 2. Tempatkan ID dari entity dengan cardinality 1 ke tabel yang cardinality many sebagai FK.
tr
Manyto many
Untuk relasi entity dengan cardinality one to many maka berlaku aturan sebagai berikut: 1. Buatsatu tabel untuk masing-masing entity 2. Buat tabel baru dan tempatkan ID dari kedua entity dengan ke tabel baru sebagaifield FK. Dengan menggunakan aturan-aturan penurunan tabel diatas, maka diperoleh tabel dan relasi tabel di database sistem seperti yang
&,: *
tJ&,-
d
itunju kkan oleh Gambar 5 di bawah
es.# 4"r':
1ffi w,.,? | | a .. .,\\a :l a i & .,.*'-) 4 4#ti,-. 4'*t' .*"** **
*ri
l,tt,Wd
ljr
;
ww
t ' : -'
Gambar 5 Relasi Antar Tabel
44
,M*ry*
in i.
Perancangal Sistem Informasi Beasisu,a Berbasis Web di UruyqrsttaqAdvent Indonesia
Data FlowDiagram (DFD) Data Flow Diagram adalah sebuah rangkaian proses dengan tempat penyimpanan data yang dibutuhkan dengan yang lainnya, suatu diagram yang mudah dimengeti dan merupakan suatu gambaran mengenaitata letak lokasiyang terjadididalam proses aKif. Data Flow Diagram ini dapat menjadi beberapa level sesuai dengan keperluan. Berikut data flow diagram pada proses sistem informasi beasiswa yang dirancang. Merbsikan Percyilean Bad$a. Msdafiar
input
pdsrm
Gambar 5 DFD Level 0 pada Proses Sistem Informasi Beasiswa yang dirancang DFD Level
l
pada Sistem Beasiswa UNAI
DFD Level 1 merupakan garis besar proses, dimulai dari pengumpulan data yang menghasilkan data Costumer (mahasiswa), data sumber beasiswa, dan jumlah beasiswa
yanf diberikan. DFD Level 1 untuk beberapa proses di dalam sistem ditunjukkan oleh bamOar 7 untuk proses sign up oleh mahasiswa, Gambar 8 untuk proses pendaftaran beasiswa dan Gambar 9 untuk proses input data lain oleh Admin.
Gambar 7 DFD Level 1 Sign Up Mahasiswa
Gambar 8 DFD Level 1 input Pendaftaran Mahasiswa
45
Jurnal TeIKa. Volume 3 Nomor 2. Desember 2010
Gambar 9 DFD Level 1 Input Data oleh Admin DFD Level 2 Pada Sistem Beasiswa UNAI
DFD level 2 merupakan proses turunan dari DFD level 1 yang dijelaskan sebelumnya. Pada level 2yang menjadi prosesturunan untuksign up, input pendaftaran dan input data lain yang dilakukan oleh user atau admin adalah pada proses verification, dimana apabila user memasukkan data atau id yang sama maka sistem tidak akan menerima, prosesnya dapat dilihat pada Gambar 10 untuk sign up, Gambar 11 untuk input pendaftaran, dan Gambar 12 untuk inputdata lainnya.
Gambar 10 DFD Level2 Sign Up Mahasiswa
Gambar 11 DFD Level 2 Input Pendaftaran Mahasiswa
46
Perancangan Sistem Informasi Beasiswa Berbasis Web di Universitas $,dvent Indonesia
Gambar 12 DFD Level 2Input Data oleh Admin
Kesimpulan dan Saran
bari hasil penelitian yang dilakukan, penulls mengambil kesimpulan bahwa untuk meningkatkan produKivitasnya, sistem informasi di Universitas Advent Indonesia
khusuinya sistem informasi beasiswa membutuhkan suatu sistem yang baikyang dapat memberikan keu ntungan diantaranya : 1. Mempercepatdata laporan hasil pendaftaran beasiswa. 2. Mahasiswa dapat mengetahui informasi beasiswa dengan mudah.
3. Dapat mengurangi beban kerja PR III dalam melakukan pendataan pendaftar dan
4.
penerima beasiswa di UNAI. Dapat mengurangi beban biaya dan waKu dalam sistem informasi beasiswa ini. Sistem inidapat memudahkan pendaftaran yang dilakukan oleh mahasiswa.
5. 6. Sistem dapat diakses kapanpun dan dimanapun tanpa terhalang oleh waKu
dan
tempat. Sistem informasi beasiswa yang dirancang masih memiliki beberapa peluang yang untuk dikembangkan terutama dalam pengambilan keputusan mahasiswa mana itu, Karena yang ditetapkan. paling berhak mendapatkan beasiswa sesuai dengan kiteria
untuI penelitian selanjutnya penulis menyarankan agar sistem dapat dikembangkan agar dapat memberikan bantuan dalam pengambilan keputusan. Sistem pengambilan keputusan yang digunakan dapat menggunakan berbagai metoda yang ada, salah
saiunya adalah sistem pengambilan keputusan menggunakan Analytical Hierarcy Proces (AHP).
Referensi
Fatta, Hanif Al, (2007), Anatisa & Perancangan Sistem lnformasi untuk Keunggulan Bersaing peruiahaan & Organisasi Modern, Penerbit Andi, Yogyakarta: C.V Andi Offset.
Nuraida,Ida, (2008), ManaiementAdministrasiPerkantoran, Yogyakafta: lGnisius' Kusrini, (2Od), Sirategi ierar"rrg"n dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakata: C.V AndiOffset. Amsyah, Zulkifli,(2O05), Management Sistem lnformasi, Jakafta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Kusrini
Koniyo, Andri, (2008), Tuntunan Praktis Membangun Sisfem lnformasi Akuntansidengan Visuat Basic dan Microsoft SQL Server, Yogyakarta: C'V Andi
&
Offset.
47
Jurna] TeIKa, Volume 3 Nomor 2, Desember 2010
Gilmor, W. Joson, (2008), Beginning PHPand My SQL, NewYork: Springer-Verlag. Kadir, Abdul, (2003), Pemrograman Web Mencakup: HTML CSS JAVASKRIPT & PHP, Yogyakarta: C.V Andi Offset.
Kadir, Abdul, (2008), Dasar Pemrograman WEB Dinamis Menggunakan PHP, Yogya ka fta : C.V And i Oftset. Medcoms, (2005), Membuat Aplikasi Database Karyawan Online Eerbasis Web dengan PH P dan MySQ L,Yogyakafta : C.V Andi Offset. Komputer, Wahana, (2005), SQL Seruer 2008 Express, Yogyakarta: C.V Andi Offset.
48
