Perancangan Sistem Informasi Absensi Kelas di Universitas Advent Indonesia Berbasis Web Quartisia Martina Lova Hutagalung dan Marlinda Siahaan Fakultas Teknologi Informasi, U nivercitas Advent Indonesia Abstrak Kualitas kegiatan proses belajar mengajar akan dapat diukur derygan menggunakan
dokumen administrasi yang ada, salah satunya dokumen kehadiran atau absensi. Pada penelitian ini dilakukan perancangan sistem informasi yang dikhususkan untuk pengelolaan data absensi serta pelaporannya. Penelitian ini dilakukan di Universitas Advent Indonesia. Metode p'enelitian. yang dlgunal
Dari hasil penelitian yang dilakukan, maka di ketahui bahwa sistem informasi yang sedang digunakan Universitas Advent Indonesia Bandung memerlukan pembaharuan terutama dalam hal pengolahan data serta pembuatan laporan data. Maka penulis merancang sistem informasi baru yang dibutuhkan. Dengan demikian maka penulis berharap
bahwa sistem informasi yang dibuat dapat berguna untuk berbagai pihak terubma Llniversitas .advent lndonesia-
Design of Class Attendance Information System at University of Indonesia Web-Based AHract The quality of teaching and learning process activities can be measured using existing administrative documents, one of the document is the presence or absence. In this study the desiqn of information systems dedicated to data management and reportinq absences. The research was conducted at the Adventist University of Indonesia. The research method used is by collecting data, analyzing the data obtained, then restated in a form that has been refurbished. Techniques of data collection is done by way of field research and literature study.
From the resutts cf rmrch conductedr it is in the knwr tffi inffiiun systems are being used at Adventist University of Indonesia require renewal, especially in terms of data processing and data reporting. $ the authors designed a new informaUon system is needed. Thus, the authors hope that the information system that can be useful for various paties,. especiallv the Adventist University of Indonesia.
Latar Belakang Universitas Advent Indonesia merupakan salah safu universitas swasta yang memiliki visi yang cukup besar. Dalam kapasitasnya sebagai suatu universitas yang cukup besar, nneflF€rluka+ kelcpatarr da+ keeepatan- proser pensasukan- datai ternFasuk sistent informasi absensi. Suatu lembaga pendidikan yang memiliki jumlah pegawai dan staff
pengajar yang cukup banyak, sangatlah tidak mungkin apabila sistem informasinya dilakukan secara manual tanpa adanya suatu sistem aplikasi yang bisa mengolah data. Jika
lurnal TeIKa, Volume 3 Nomor 1, Juni 2010
pengolahan datanya dilakukan secara manual akan sangat mempengaruhi kerja sistem dan efisiensi, diantaranya adalah pengelolaan data dan sistem yang kurang terkontrol dengan baik.
Kegiatan proses belajar mengajar akan lebih berkualitas diukur dengan seluruh administrasi yang ada, salah satunya kehadiran atau absensi. Di Universitas Advent Indonesia absensi mempengaruhi nilai atau grade, selain itu Universitas Advent Indonesia juga memiliki aturan terhadap kehadiran atau absensi, 2-3o/o nilai akan berkurang setiap kali tidak hadir sesuai dengan jumlah SKS dari matakuliah yang bersangkutan. Saat ini proses gn4ebsenan, di. rJninB-aitas Adlre.-it lndonesja masjh=dilakukan, s,aa manual. (pencatatan' d. 'Oufu), sehingga sulit untuk melakukan pengecekan kehadiran dalam jumlah banyak. penutis berpendapat bagaimana bila proses absensi diakses menggunakan website melalui internet berhubung di Universitas Advent Indonesia jaringan internet sudah cukup memadai. Aplikasi sistem absensi ini bisa dilakukan dengan dua cara, sebagai berikut : Uhtuk Fakuitas yang lumi'ah mahasiswanya se
-
I.
ke sisfem.tersehtll
Dengan proses absensi yang dapat diakses melalui internet, maka akan mempermudih pelaporan absensi siswa sehingga orangtua bisa memantau perkembangan anaknya di kelas.
Analisa Slstem Yang Ada Analisis sistem ini bertujuan untuk mengetahui lebih mendalam bagaimana
cara
kerja sistem yang sudah pernah diterapkan dan yang akan diperbaharui dalam sistem tersebut dan masalah apa yang di hadapi untuk dijadikan sebuah usulan dalam perancangan q$em- A.najisa sr.sfe,rc dtldlalen,berdasa*an.daft.x k4ailm,(evealtts4.:Fngad4 dar-dad' event listdapat dibuatkan diagram konteks dan diagram aliran data (DAD)' Sistem absensi yang digunakan di Universitas Advent Indonesia pada saat ini, sebagai berikut : 1. pada saat pendaftaran, mahasiswa menuju ke fakultasnya untuk melihat mata kuliah yang akan drambil clengan mengrsi kartu rencana stuoT. Z. 3ttefan pengisian kartu rencana studi maka diserahkan kepada dekan fakultas untuk
3.
4.
disahkan.
Setelah disahkan oleh dekan fakultas kemudian diserahkan ke Biro Administrasi Akademik agar nnendaFetkan- elass. ead $+aya naahasisuua- yans be,sanglcrfar} daFaf mengikuti kegiatan Perkuliahan. pertemuan peftama, mahasiswa memberikan class ard kepada dosen yang pengajar sebagai bukti bahwa mahasiswa tersebut terdaftar dalam kelas bersangkutan (nama dimasukkan ke dalam absensi)
5. penemuan cj-alam kelas selanlutnya, dbsen pengalar yang akan mengabsen mahastswa yang mengambil mata kuliah yang diajarkan. 6. AUsensi dikembalikan ke Fakultas, apabila ada pihak-pihak yang ingin melihat absensi harus datang ke kantor dekan. Dengan menggunakan sistem seperti di atas, maka dapat dilihat bahwa pihak-pihak yang terkait secara langsung dalam sistem absensi adalah sebagai berikut:
16
Perancanga! Sistem Informasi Absensi Kelas di Universitas Advent Indonesia Berbasis Web
1.
2'
Mahasiswa, sebagai pengikut kelas yang nantinya akan diambil kehadirannya setiap mengikuti kelas. Dosen, pengajar mata kuliah yang bertanggung jawab unfuk mengabsen di setiap
pertemuan.
Analisa Prosedur Prosedur merupakan urutan-urutan proses yang dilakukan untuk menghasilkan sesuatu, sebagai gambaran penulis mendeskripsiskan prosedur proses absensi kelas di U niv, er:ita + Ady. en t Irqdo nega sebaga+ ber=ikut : 1. Pada saat pendaftaran, mahasiswa menuju ke fakultasnya untuk melihat mata kuliah yang akan diambildengan mengisi kaftu rencana studi. 2. Setelah pengisian kartu rencana studi maka diserahkan kepada dekan fakultas untuk
3. 4. 5. 6.
disahkan.
Setelah disahkan oleh dekan fakultas kemudian diserahkan
ke Biro Administrasi
Akademik agar mendapatkan class ard supaya mahasiswa yang bersangkutan dapat mengikuti kegiatan perkuliahan. Pertemuan pertama, mahasiswa memberikan class card kepada dosen yang pengajar se-bagai hukti bahwa mahasiswa tersebut terdaftar dalam kelas trer.sanakutan (narna dimasukkan ke dalam absensi). Pertemuan dalam kelas selanjutnya, untuk Fakultas yang jumlah mahasiswanya sedikit proses absensi bisa langsung dilakukan dalam kelas oleh dosen mata kuliah itu sendiri.
Sedangkan untuk Fakultas yang jumlah mahasiswanya banyak proses absensi tetap menggunakan pencatatan ciibuku, seteiah itu absensi ciikemixiikan ke Fakuitas cian sekretaris dekan yang akan memasukkan ke sistem tersebut. llahasis:n-a
Laporan -{,bsensi
Sistem
-{b*rrsi Kelas Enprt -{bsensi
Laporan-{bselrsi
tnlrra flagafalllf:as Inprt Data.n:nrsan Inpu Data\Iatrasiss-a
Laporan-{bsensi
Inpr:t Data Dmen
Inpu Datallata Ktrliah fr*r*
!1*+ {i*
Inpr-r Data Kelas Inprn Data Ksrtrak Input -lbsensi Gambar 1 Diagram Konteks Absensi Kelas
L7
Jurnal TeIKa, Volume 3 Nomor 1, Juni 2010
7. 8.
maupun Apabila terjadi kesalahan pemasukan absensi ke dalam sistem, dosen
sekretaris Oet
tiga tahap, yaitu:
Sistem ditunjukkan oleh Gambar 1.
Pemasulerr Dafa
Tahap ini dimana Pengumpulan data adalah kegiatan yang paling awal dilakukan. sebagai acuan dipakai akan yang kemudian semua Oatj yang dibutuhkan dikumpulkan data jurusan, fakultas, : data berikut proses pen-gaUsenan. Data yang dipakai sebagai
Oifu,
data mahasiswa, data dosen, dan data mata kuliah'
Pengolahan Data ke sistem setelah pengumpulan data dan informasi, proses penginputan absensi dan absensi mengolah sudah bisa dilakukan. Sistem tersebut sendiri yang akan mengelr.rarkap ar6{pr-d lapar€n ahsen-sl
Pelaporan pelaporan Setelah pengumpulan dan pengolahan data sudah dilaksanakan, maka proses absensi tersebut laporan merupakan amii dari semua proses pengabsenan. Hasil dari arpai Ia"gsung rlieetak darr- ctapat flilihat oleh. sisrua yang- hersangkrtanlvlataliuliah Id_NIK ?,,.,.
l. lq_J ur
T
Nama Sks
Id-MK NIP D=*='**.'-
[;',,""1
NIP
Ne*a
Nar:ra
Passrr-ord
Alamat
Level
Id
[-^*;l i f I I
,
la-xo*'.r.
I
Tanegal
I
Presensi
I
s"ai'
I
Gambar 2 Relasi Antar Tabel
18
Perancangan Sistem Informasi Absensi Kelas di Universitas Advent Indonesh Berbasb Web
Dari hasil analisa sistem di atas, maka dirancang sebuah database yang dapat menyimpan dan menyediakan data-data yang akan ditangkap dan digunakan oleh sistem. Tabel dan relasi tabel-tabel yang ada di database untuk sistem tersebut dapat dilihat di Gamhar 2 diatas.
Hasil Perancangan Menu utama merupakan tampilan pendahuluan dari program. Dalam tampilan menu utama sudah disediakan form untuk Login untuk administrator, dosen dan siswa sebagai kcamanan data Rcriknt tamnilan mcnrr rttama ' Kemudian terdapat tampilan yang digunakan untuk penginputan data kontrak dan data - data kontrak yang telah diinput. Kemudian tampilan ini juga disediakan fungsi edrt dan delete yang berguna untuk mengubah dan menghapus data - data yang sudah tidak dipakai. Data kontrak ini maksudnya setiap mahasiswa yang mengambil mata kuliah harus didaftarkan untuk kebutuhan proses pengabsenan.
:rillPlls*rn:
h.lrktrlEn' lltr
,
I I
I
j:Jl
Pj,JJl,J
Ic1 . At6mr
runu,,,,
L1.r,
i]\M
,
-Fffi
l,Fttl6i-F
'{t.
l-l-l-l-i I--T I;su.-?r# :* F"*ttttr[ if Fr.-r--..*.,t;-* ttttil iTi
Fruffi
F*
h".,k! t-l-t-l-il-i[i
S&frd R6d
Edt
Gambar 3 Tampilan Input Absesi
19
Jurnal TeIlG, Volume 3 Nomor 1, Juni 2010
t.-.t{-rt-1rr+1.!d: ,LrLJst : t'tvt(, - l.t.L.
lr-
-":1"'"' Gambar 4 Tampilan Laporan Absensi
Tampilan pada Gambar 3 merupakan tampilan untuk menginput data absensi dan laporan absensi. Pada Gambar 3 tampilan inijuga disediakan fungsi dityang berguna untuk mengubah data absensi apabila terjadi kesalahan sewaktu menginput data absensi. Tampilan pada Gambar 4 merupakan tampilan untuk menampilkan laporan absensi untuk masing-masing kelas. Di hporan tersebut akan ditampillGn lurusan/ mata kuliah, semester, absensi tiap pertemuan dan persentasi kehadiran dari setiap pesefta mata kuliah.
Kesimpulan dan Saran Scrdarrkan ui'iian uiri3n
dr ata: dapt dicimpulkan bah',1'a dcngan ad3nit 5istcm informasi absensi kelas di Universitas Advent Indonesia akan memberikan keuntungan antara lain : 1. Penyimpanan data lebih efisien, karena tidak perlu menuliskan data secara berulang-
2.
3.
4.
ulang.
Tlngkat etektititas absensi lebih terjamin. Contoh apabila terjacli kesalahan penulisan cukup mengganti di database, maka akan terganti secara otomatis. Mempercepat penyediaan laporan yang diperlukan oleh pihak yang berkepentingan dan mempermudah kerja ad ministrator. Keannanan dat-a lebih te:'jannin.
Penulis menyarankan untuk mempercepat dan mempermudah proses pengabsenan serta pelaporannya agar sistem yang telah dirancang dapat diterapkan. Dan juga penulis
mengharapkan adanya penelitian lebih lanjut untuk mengimplementasikan sistem absensi kelas di Universitas Advent Indonesia.
Referensi. Fathansyah, (1999), Basis Data, Penerbit Informatika, Bandung. Haftono, J., (2005), Dasar-dasar Ilmu Komputer, Penerbit Andi, Yogyakarta. Kadir, A., (2003), Pemrograman WEB Mencakup : HTML, CSS, JavaScript, Andi, Yogyakarta.
20
&
PHP, Penerbit
Perancangan Slstem Informasi Absensi Kelas di Universitas Advent Indonesia Berbasis Web
Kristanto,
A., (2003),
Perancangan sistem Informasi
dan Aplikasinya, Gava Media,
Yogyakarta. Madcoms., (2005), Aplikasi Manajemen Database Pendidikan Berbasis Web dengan pHp dan MySQlPenerbit Andi, Yogyakarta. Il01on9, 8., (2004), Aplikasi Pemrograman web Dinamis dengan pHp dan MysQL, Gava Media, Yogyakarta. Sidik, 8., (2005), MySQL, Penerbit InformaUka, Bandung. Simarmata, J., (2007), Perancangan Basis Data, penerbit Andi, yogyakarta. Sutanta, E., (2003), Sistem Informasi Manajemen, Graha llmu, yogyakarta.
sutarman, (2003), Membangun Aplikasi web dengan pHp dan MyseL, Graha Itmu Yogyakarta.
2L
