PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHANDATA PADA SMP NEGERI 14 AMBON
Naskah Publikasi
Diajukan oleh
Syarif Hamzah Asyathri 09.11.2717
Kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
DESIGN OF INFORMATION SYSTEM DATA PROCESSING AT SMP NEGERI 14 AMBON PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PADA SMP NEGERI 14 AMBON Syarif Hamzah Asyathri Anggit Dwi Hartanto Jurusan Teknik Infomatika STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT In this era of globalization and advanced technology nowadays could make everythings used to be difficult to be easy and possible. Computerized technology into all levels and fields makes every job faster, including for data collecting of students at the school. Even the usage of computerization system can minimize the occurrence of errors that may occur when using the manual method. Data is an important source of information for agencies that needs to be made the database design so that data can be processed according to suit the institution’s need. Information is a thing that’s needed, so the way of deliver the information may influence someone obtain information. The process of database design with data modeling described in the Entity Relational diagram. The planning of system information is designed with Java Programming language which use Netbeans 6.7 and MySql for the database and for designing the structure of the system as well. The purpose of “Designing Information Systems at SMP 14 Ambon” is to ease the collection of data student and optimized it with the data information that structured well. Keywords: Student Database, Netbeans 6.7, Java, MySql, Information Systems, design of information system.
3
1.
Pendahuluan SMP Negeri 14 ambon sebagai salah satu sekolah yang terletak di
lingkungan pendikian kota Ambon dan terhitung selalu menghasilkan lulusan terbaik sehingga
sekolah itu menarik banyak peminat. Oleh karena itu
sekolah terus berjuang untuk bisa mengembangkan kualitas sekolah beserta fasilitasnya untuk dapat memenuhi tuntutan pada masa sekarang dan masa yang akan dating mengingat karena adanya banyak sekolah di Ambon pada saat ini. Semakin berkembang sekolah ini maka kebutuhan akan sumber daya guru dan pegawai pun makin bertambah dan ini harus semakin ditingkatkan
karena
itu
sudah
menjadi
keharusan
demi
menjaga
kelangsungan perkembangan sekolah.
SMP Negeri 14
sering mengalami kesulitan terutama pada bidang
akedemik ketika melakukan proses menghitung berapa banyak siswa, jadwal pelajaran, pegolahan nilai, absensi, pendataan guru, siswa maupun karyawan. Karena pada dasarnya masih munggunakan proses yang mengacu pada dokumen atau arsip dan penyimpanan data belum menggunakan software khusus. Bahkan pada penerimaan siswa baru masih sering terjadi keterlambatan laporan data. Permasalahan yang dihadapi SMP negeri 14 Ambon adalah belum adanya suatu sistem informasi yang bisa menunjang kegiatan akademik secara baik dan belum terintegrasi data dari satu devisi ke devisi lainnya. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mengatasi permasalahan serta meminimalkan pengolahan data yang belum menggunakan database yang mendukung akan penulis tertarik untuk membuat skripsi dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PADA SMP NEGERI 14 AMBON”
4
2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan di dalam
mendefinisikan sistem, kelompok pertama menekankan pada prosedur dan kelompok kedua menekankan pada komponen atau elemennya. Dengan pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah didalam mempelajarinya untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem yang mendefenisikan sistem sebagai berikut, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu .
2.2
Definisi Informasi Infomasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya1. Menurut Jogiyanto, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Data masih berupa bentuk mentah sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi (Jogiyanto, 1999, h.8).
3.
Analisis Dan Perancangan
3.1
Gambaran Umum
3.1.1 Sejarah SMP Negeri 14 Ambon SMP Negeri 14 Ambon didirikan sejak 1984 (SMP Negeri 13 Ambon) dengan jumlah siswa 224 siswa dengan lulusan pertama 84 siswa di tahun 1986 dan dari tahun ke tahun kian meningkat. Ini dibuktikan dari proses Pendaftaran PSB dari tahun ke tahun meningkat. 1
H. Jogiyanto, Analisis & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta,1999, hal 8.
5
Secara Geografis SMP negeri 14 Ambon berada di kota Ambon dan strategis untuk dijangkau karena posisi sekolah yang berada di dalam kota. Secara demografis masyarakat sekitar sekolah termasuk orang tua siswa bermata pencaharian sangat heterogen.
3.2
Analisis Analisis merupakan cara untuk mengetahui kelemahan sistem lama
sehingga penulis bisa mengambil langkah lebih lanjut guna membangun sistem baru yang dapat memenuhi kelemahan tersebut, untuk menentukan kebutuhan sistem baru dan menguji kelayakan dari sistem baru.
3.2.1 Analisis Kelemahan Metode yang digunakan oleh penulis untuk menganalisis kelemahan sistem lama adalah metode PIECES, yaitu menganalisis dari segi kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan layanan 3.2.2 Analisis Kelayakan Analisis kelayakan sistem di lakukan dengan menganalisa pada kelayakan teknologi, hukum, operasional dan kelayakan ekonomi. 3.3
Perancangan
3.3.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) atau diagram aliran data merepresentasikan proses – proses data
di dalam organisasi. Pendekatan aliran data
menekankan logika yang mendasari sistem. Diagram ini memiliki beberapa tingkatan, mulai dari level konteks, level 0, dan level 1. 3.3.2 Perancangan Entity Relationship Diagram Entity Relationship atau E-R Diagram merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suau persepsi bawa real world terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai
6
hubungan atau relasi antar objek-objek tersebut yang digambarkan dengan simbol-simbol grafis tertentu. 2 3.3.3 Perancangan Struktur Tabel Database yang digunakan pada sistem informasi ini dirancang dengan menggunakan MySQL. Berikut tabel yang digunakan 1. Tabel Pandaftar Tabel 3.1 Tabel Pendaftar Nama Kolom
Tipe Data
No_daftar*
varchar(8)
tahun_masuk
varchar(12)
Nama
varchar(50)
tgl_lahir
date
tmpt_lahir
varchar(10)
Jenis_kelamin
varchar(50)
Agama
varchar(15)
Telepon
varchar(15)
asal_sekolah
varchar(50)
Alamat
varchar(50)
2. Tabel Daftar Ulang Tabel 3.2 Tabel Daftar Ulang Nama Kolom
2
Tipe Data
nis*
varchar(20)
No_daftarUlang
varchar(8)
tgl_daftar_ulang
date
No_daftar**
varchar(8)
Nama
varchar(50)
Marlinda. Linda, Sistem Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2004, hal.16.
7
Jenis_kelamin
varchar(20)
3. Tabel Siswa Tabel 3.3 Tabel Siswa Nama Kolom
Tipe Data
nis**
varchar(20)
Kd_kelas**
varchar(10)
Nama
varchar(50)
Jenis_kelamin
varchar(20)
tahun_ajaran
varchar(4)
Status
varchar(20)
4. Tabel Absensi Siswa Tabel 3.4 Tabel Absensi Siswa Nama Kolom
Tipe Data
id_preSiswa
varchar(8)
Nis**
varchar(20)
Nama
varchar(50)
Kelas
varchar(10)
Semester
varchar(20)
Tanggal
date
tahun_ajaran
varchar(4)
ket_preSiswa
varchar(20)
5. Tabel Mutasi Siswa Tabel 3.5 Tabel Mutasi Siswa Nama Kolom
Tipe Data
no_mutasi*
varchar(8)
8
nis**
varchar(20)
Nama
varchar(50)
Tanggal
date
Keterangan
varchar(50)
6. Tabel Orang Tua Tabel 3.6 Tabel Orang Tua Nama Kolom
Tipe Data
nm_ayah
varchar(50)
nm_ibu
varchar(50)
pkrj_ayah
varchar(10)
pkrj_ibu
varchar(10)
Warga_negara
Varchar(5)
Telepon
varchar(15)
Alamat
varchar(50)
nis**
varchar(20)
Nama
varchar(50)
7. Tabel Pilih Ekskul Tabel 3.7 Tabel Pilih Ekskul Nama Kolom
Tipe Data
id-pilih*
varchar(8)
Thn
varchar(4)
nis**
varchar(20)
Nama
varchar(50)
kd_ekskul**
varchar(10)
Nama_ekskul
varchar(20)
9
8. Tabel Guru Tabel 3.8 Tabel Guru Nama Kolom
Tipe Data
nip*
int
nama_guru
varchar(50)
tmpt_lahir_guru
varchar(15)
tgl_lahir_guru
date
jk_guru
varchar(10)
agama_guru
varchar(10)
alamat_guru
varchar(30)
tlp_guru
varchar(30)
status_guru
varchar(20)
9. Tabel Absensi Guru Tabel 3.9 Tabel Absensi Guru Nama Kolom
Tipe Data
id_preGuru*
varchar(8)
nip**
varchar(20)
Nama
varchar(50)
Semester
varchar(20)
Tanggal
date
Thn_ajaran
varchar(4)
ket_presensi
varchar(30)
10. Tabel Mutasi Guru Tabel 3.10 Tabel Mutasi Guru Nama Kolom no_mutasi*
Tipe Data varchar(8)
10
nip**
varchar(20)
Nama
varchar(50)
Tanggal
date
Keterangan
varchar(50)
11. Tabel Ekstrakulikuler Tabel 3.11 Tabel Ekstrakulikuler Nama Kolom
Tipe Data
kd_ekskul*
varchar(10)
nama_ekskul
varchar(20)
nip**
varchar(20)
Nama_guru
varchar(50)
12. Tabel Mapel Tabel 3.12 Tabel Mapel Nama Kolom
Tipe Data
kd_mapel*
varchar(20)
nama_mapel
varchar(30)
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1.
Implementasi Sistem
4.1.1 Form Login Form login berfungsi untuk menginputkan data login operator/admin. Login juga berfungsi sebagai pintu masuk dalam sistem informasi 4.1.2 Form Home Jika login sudah berhasil, kemudian program akan membawa user pada form home. dalam form home pertama user dapat melakukan penambahan data baru, mengubah dan menghapus data yang sudah ada,
11
dan menyimpan data. Dalam home sistem informasi pengolahan data pada SMP 14 Ambon terdapat beberapa menu bar, yaitu:
File, dengan menu item: a.
Login
b.
Logout
c.
Keluar
PSB, dengan menu item : a. Data Pendaftar b. Data Daftar Ulang c. Data Orang Tua d. Data Pilih Ekskul
Siswa, dengan menu item : a. Data Siswa b. Data Absensi Siswa c. Data Mutasi Siswa
Guru, dengan menu item : a. Data Guru b. Data Absensi Guru c. Data Mutasi Guru d. Data Jadwal
Karyawan, dengan menu item : a. Data Karyawan b. Data Absensi Karyawan c. Data Mutasi Karyawan d. Data User
Pelayanan, dengan menu item : a. Data Kelas b. Data Mata Pelajaran
12
c. Data Ekstrakulikuler
Laporan, dengan menu item: a. Laporan PSB, sebagai berikut : Laporan Data Pendaftar Laporan Data Daftar Ulang Laporan Data Orang Tua Laporan Data Pilih Eskul b. Laporan Siswa, sebagai berikut : Laporan Data Siswa Laporan Data Absensi Siswa Laporan Data Mutasi Siswa c. Laporan Guru, sebagai berikut : Laporan Data Guru Laporan Data Absensi Guru Laporan Data Mutasi Guru Laporan Jadwal d. Laporan Karyawan Laporan Data Karyawan Laporan Data Absensi Karyawan Laporan Data Mutasi Karyawan Laporan Data User e. Laporan Pelayanan, sebagai berikut : Laporan Data Kelas Laporan Data Mata Pelajaran Laporan Data Ekstrakulikuler
13
4.2.
Test Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar
komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama pengetesan ini untuk memastikan bahwa elemen – elemen dari sistem aplikasi bekerja sesuai dengan yang diharapkan.
4.2.1 Black Box Black box testing dilakukan untuk mengetahui apakah setiap button yang ada dapat berjalan sesuai dengan fungsinya atau tidak. a. Tombol Tambah Untuk memanggil JDialog untuk proses penambahan (input data), serta mengosongkan text field yang akan diisi.
Gambar 4.1 Tampilan Saat Tombol Tambah Dipilih b. Tombol Refresh Melakukan proses pembersihaan data (refresh) saat salah saat salah satu data dipilih setelah itu semua text field kosong. Sebagai contoh, pada gambar 4.1 tombol refresh berfungsi dengan baik dan text field pun sudah kosong.
14
Gambar 4.2 Tampilan Saat Tombol Refresh Dipilih c. Tombol Edit Melakukan proses edit data (update). Mengaktifkan JDialog serta semua text field data yang akan di ubah kecuali khusus field yang menjadi primary key.
Gambar 4.2 Tampilan Saat Tombol Edit Dipilih d. Tombol Keluar Menutup form aplikasi yang sedang aktif, dapat pula tombol keluar pada form menu utama akan langsung keluar dari aplikasi. 4.2.2 White Box White box testing merupakan metode perancangan prosedural yang bertujuan untuk memperoleh test-case kerja perangkat lunak secara rinci. Sebagai contoh uji white box untuk hapus data sebelum data benar-benar dihapus makan akan muncul kota message dialog terlebih dahulu.
15
Tabel 4.1 Tabel Testing FORM
Form Pendaftar
Form Daftar Ulang
Form Orang Tua
Form Pilih Ekskul
Form Siswa
TOMBOL
HASIL
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
16
FORM
Form Absensi Siswa
Form Mutasi Siswa
Form Guru
Form Absensi Guru
Form Mutasi Guru
TOMBOL
HASIL
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
17
FORM
Form Jadwal
Form Karyawan
Form Absensi Karyawan
Form Mutasi Karyawan
Form Aplikasi User
TOMBOL
HASIL
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
18
FORM
TOMBOL
HASIL
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
TAMBAH
BAIK
REFRESH
BAIK
EDIT
BAIK
HAPUS
BAIK
KELUAR
BAIK
LOGIN
BAIK
Form Kelas
Form Mapel
Form Ekskul
Form Login
5.
Kesimpulan Setelah selesai menyusun tugas akhir ini, penulis menarik kesimpulan
sebagai berikut : 1. Dalam Rangka meningkatkan kinerja dan kualitas SMP Negeri 14 Ambon, maka telah dibuat Sistem Informasi Pengolahan Data yang dapat mengolah data beserta laporan kedalam sebuah system database yang terpusat. 2. Membangun
sebuah
sistem
baru
bertujuan
untuk
mengikuti
perkembangan zaman agar dapat bersaing dalam era globalisasi.
19
3. Dalam Perancangan Sistem Informasi
Pengolahan Data pada SMP
Negeri 14 Ambon memerlukan 2 komponen penting yaitu Java digunakan untuk membuat coding atau tampilan, MySql digunakan untuk membuat database atau tempat penyimpanan data.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan & organisasi modern, Penerbit Andi, Yogyakarta. Fikri. Rijajul, dkk, 2005, Pemrograman Java, Penerbit andi, Yogyakarta. Gamaliel. Frizt, 2013, Membuat Program Akuntansi Manufaktur dengan Java & MySql, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Horton. Ivor, 2000, Beginning Java 2, Publish by Wrox Press, Canada. H. Jogiyanto, 1999, Analisis & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta. Kusrini, 2007, Strategi Perncangan dan Pengolhana basis data, Penerbit Andi, Yogyakarta. Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2006, Analisis dan Perancangan Sistem, Penerbit PT. Indeks, Jakarta. Marlinda. Linda, 2004, Sistem Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta,. S. Rachmad Haki m. & Sutanto, M.Si. Ir, 2002, Mastering java, konsep pemrograman java dan penerapannya untuk membuat software aplikasi, Penerbit Elek media komputindo,Jakarta. Taringan. Edi Prima, 2003, Menggusai Oracle SQL mencakup Oracle 8i/9i ,Penerbit Elex Media Komputindo,Jakarta. Utami. Ema , dan Sukrisno, 2005, 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma Menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux, Penerbit Andi, Yogyakarta,. 20
