PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMASARAN, PENGIKLANAN, DAN PEMBAYARAN PROPERTI PADA PT REALL PRO
CHANDRA HARRY GUNAWAN Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
K INDRA GUJIANTO Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
WIVA NUGRAHA Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
INDRAJANI Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
TUJUAN dari PENELITIAN ini, ialah merancang sistem basis data yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan, terutama dalam pembuatan dokumentasi proses bisnis yang nantinya akan di gunakan dalam lingkup pemasaran, pengiklanan,
dan
pembayaran property sedangkan METODE PENELITIAN yang akan di gunakan adalah studi kepustakaan dengan menggunakan buku-buku ilmiah, jurnal, serta sumber-sumber tertulis, baik yang tercetak maupun dari media elektronik, dan analisa terhadap wawancara, Metode analisa dari permasalahan dan proses yang sedang terjadi adalah metodologi perancangan Basis data, serta HASIL YANG DICAPAI adalah sebuah aplikasi basis data yang dapat memudahkan dalam melakukan penyimpanan, pencarian, dan pengaksesan data serta dapat membantu memberikan informasi pada kegiatan bisnis SIMPULAN
dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem basis data dapat
memudahkan perusahaan dalam mengelola data dan informasi.
Kata Kunci Analisis, basis data, properti, pemasaran, pembayaran, pengiklanan
1. PENDAHULUAN Dewasa ini, perkembangan teknologi informasi khususnya pemanfaatan internet dan jaringan informasi semakin berkembang dengan pesat, serta telah memasuki hampir di seluruh aspek kehidupan kita. Hal ini ditandai dengan penggunakaan teknologi informasi dalam berbagai bidang seperti, hiburan, bisnis, dan pendidikan. Perkembangan ini menyebabkan suatu peluang dalam melakukan melalui pemanfaatan sumber daya teknologi informasi untuk melakukan bisnis. Dengan adanya teknologi informasi memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan dengan mitra bisnis tetapi juga mencakup dengan pembeli. Penggunaan teknologi tidak dapat dibatasi oleh tempat dan waktu dan menjadi sumber informasi yang sangat luas dan sangat bermanfaat. Penggunaan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini adalah pemanfaatan sistem basis data sebagai sarana bisnis. PT Reall Pro adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang bisnis agen properti. Dalam persaingan bisnis properti yang semakin ketat dan kompetitif, PT Reall Pro
memerlukan suatu wadah untuk dapat mengembangkan bisnisnya serta menjangkau pembeli dan agen dari bisnis properti tersebut. Sejalan dengan pengembangan bisnisnya, dengan melakukan penambahan cabang maka tentu menimbulkan masalah banyaknya data yang perlu dikelola dengan baik untuk kemudahan dalam kegiatan bisnisnya. Adapun sekarang kegiatan bisnis PT Reall Pro masih dirasakan kurang karena penyampaian dan pengelolaan informasi dan hal-hal lain yang berkaitan masih terbatas. Maka dari itu diperlukan sebuah sistem basis data untuk menampung dan menunjang kebutuhan mendatang dari PT Reall Pro. Sehingga dapat memberi kepuasan dan kenyamanan pada pembeli.
1.1
RUANG LINGKUP Ruang lingkup yang dibahas dalam pengembangan dan penulisan skripsi ini meliputi : •
Property Marketing Management mencakup data pemasaran properti, kesepakatan properti, dan kontrak properti
•
Property Advertising mencakup data pengiklanan pemasaran properti dan laporan pengiklanan dalam PT Reall Pro
•
Payment mencakup data pembayaran iklan, pembayaran properti dan komisi dari properti
1.2
TUJUAN : •
Menganalisa kebutuhan informasi pada perusahaan dan mengidentifikasi sistem yang sedang berjalan pada PT Reall Pro
•
Merancang sebuah sistem basis data yang dapat memberi informasi yang akurat dan detail untuk membantu kegiatan bisnis PT Reall Pro
•
Menghasilkan aplikasi basis data yang memudahkan pengelolaan data dari properti, hubungan dengan pelanggan, agen, dan data terkait
•
Membuat sistem basis data untuk membantu pihak PT. Reall Pro dalam melakukan penyimpanan, pencarian, dan pengaksesan data.
1.3
MANFAAT : •
Tidak ada data properti yang terdata kembali sehingga mengurangi penumpukan data
•
Data pelanggan menjadi aman dari pihak yang tidak berwenang
•
Meningkatkan kinerja administrasi dalam memberikan laporan dan membantu untuk memudahkan pembuatan laporan.
•
Kemudahan yang terdapat pada sistem basis data PT Reall Pro memberikan kepuasan dan kemudahan kepada pelanggan, sehingga terjalin hubungan atau
relasi bisnis yang baik antara perusahaan dengan client dan membantu dalam memberikan informasi kepada pelanggan dalam menawarkan lokasi dan harga termurah. •
1.4
Dapat mempermudah dalam proses pencarian dan pengolahan data
METODOLOGI 1.
Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan dilakukan dengan menggunakan buku-buku dan literatur yang bersangkutan sesuai dengan topik perancangan basis data yang dipilih sebagai referensi untuk menambah pengetahuan dan melengkapi informasi untuk membantu penulisan skripsi ini. 2.
Metode Penemuan Fakta
Untuk mendapatkan data yang terkait dengan PT Reall Pro, penulis menggunakan metode pencarian fakta sebagai berikut : •
Wawancara
Dalam mengumpulkan informasi, penulis menggunakan fact finding technique dengan melakukan wawancara secara langsung dengan manajer dan karyawan yang terkait untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan ruang lingkup dari rancangan sistem basis data. 3.
Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi :
Analisis dan Perancangan Basis Data Metode analisis dan perancangan yang dipakai menurut pendekatan Connolly dam Begg yang terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : 1.
Database Planning
Tahapan untuk merancang bagaimana tahapan siklus hidup dapat direalisasiakan secara efisien dan efektif. 2.
System Definition
Menurut Connolly dan begg (2010:316), system definition adalah mendeskrispikan cakupan dan batasan dari aplikasi basis data, baik pengguna dan area aplikasi tersebut. Sebelum mencoba untuk merancang aplikasi basis data, pertama-tama harus mengindentifikasi batasan dari sistem yang akan kita investigasi dan bagaimana membuat antarmuka dengan sistem infromasi tiap bagian dari organisasi. Dalam mendefinisikan sistem harus ditentukan oleh user view, yaitu mendefinisikan apa yang dibutuhkan oleh aplikasi basis data berdasarkan pandangan tugas dari tiap bagian 3.
Requirements Collection and Analysis
Menurut Connolly dan Begg (2010:316), analisis data dan pengumpulan kebutuhan adalah proses mengumpulkan dan analisis informasi tentang bagian dari organisasi yang dapat didukung oleh aplikasi basis data dan menggunakan informasi tersebut
untuk mengindentifikasi kebutuhan pengguna dari sistem baru. Banyak teknik yang dapat dilakukan untuk mengumpulkan informasi tersebut, disebut teknik fact finding. Informasi yang dikumpulkan untuk setiap user view, adalah: 1.
Deskripsi data yang digunakan.
2.
Rician mengenai bagaimana data dapat digunakan atau dihasilkan.
3.
Kebutuhan tambahan lainnya untuk aplikasi basis data yang baru.
Informasi ini selanjutnya dianalisis untuk mengindentifikasi kebutuhan yang dapat dimasukkan ke dalam aplikasi basis data baru. Kebutuhan ini dideskripsikan ke dalam dokumen bersama sebagai requirements specifications untuk aplikasi basis data baru. Ada 3 pendekatan untuk mengelola kebutuhan dari aplikasi basis data dengan banyak user views, yaitu : 1.
The centralized approach : kebutuhan dari setiap user view digabung menjadi
sebuah set kebutuhan dari aplikasi basis data. 2.
The view integration approach : kebutuhan dari setiap user view digunakan
untuk membangun model data secara terpisah untuk mempresentasikan user view tersebut. Model data yang dihasilkan tersebut nantinya akan digabungkan pada tahapan database. Kombinasi dari dua pendekatan diatas. 4.
Database Design
Tahapan ini kegiatan perancangan konseptual, logikal, dan fisikal pada basis data. a.
Perancangan konseptual
Dalam tahap ini akan dilakukan pengidentifikasian dan melakukan validasi model konseptual lokal dengan transaksi pengguna. b.
Perancangan logikal
Dalam tahapan ini dilakukan seleksi terhadap fitur yang tidak membangun dan menvalidasi model data logikal global. c.
Perancangan fisikal
Dalam tahapan ini akan dilakukan penerjemaan model data logikal global ke dalam DBMS, dan menentukan mekanisme keamanan. 5.
DBMS Selection (optional)
Tahapan ini untuk memilih DBMS yang sesuai untuk mendukung sistem basis data. 6.
Application Design
Tahapan ini untuk merancang user interface dan program aplikasi yang akan digunakan dan akan memproses basis data.
7.
Prototyping (optional)
Tahapam ini untuk membangun model pekerjaan atau kegiatan pada sistem basis data, yang memungkinkan perancangan atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana tampilan dan kegunaan dari sistem yang dihasilkan. 8.
Implementation
Tahapan untuk merealisasikan fisikal dari basis data dan design aplikasi. 9.
Data Conversion and Loading
Tahapan untuk memindahkan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan untuk mengkonversikan aplikasi yang ada agar dapat jalan di dalam basis data yang baru. 10.
Testing
Tahapan dalam menguji coba aplikasi untuk mencari kesalahan yang ada. 11.
Operational Maintenance
Tahapan untuk memantau dan memelihara sistem basis data yang telah di implementasikan. Di dalam Perancangan Basis Data PT. Reall Pro kami tidak melakukan : •
Prototyping
•
Data Conversion and Loading
•
Testing
•
Operational Maintenance
2. SEJARAH PERUSAHAAN PT Reall Pro merupakan perusahaan jasa yang berbentuk agent properti.Pada awal pendiriannya perusahaan ini berlokasi pada Jalan Karang Tengah Raya no 8 Lebak Bulus Jakarta Selatan PT Reall Pro didirikan pada tahun 2010 dengan status perseroan terbatas. Sejak berdirinya hingga sekarang, PT Reall Pro telah banyak berkembang dari hanya memiliki 1 cabang menjadi 3 cabang. Yaitu di daerah kalibata yang bertempat di komersil area apartment kalibata city dan satu cabang lagi di daerah senayan yang berlokasi di gedung STC senayan. Pembukaan cabang bertujuan untuk meningkatkan jangkauan pelanggan agar dapat langsung berinteraksi dengan PT Reall Pro di daerah mereka tinggal sehingga dapat memudahkan kebutuhan pelanggan. PT Reall Pro bergerak dalam bidang pemasaran dan penjualan properti. Selain itu PT Reall Pro juga memberikan jasa konsultasi bagi pelanggan untuk memanfaatkan atau menginvestasikan properti yang mereka miliki melalui PT Reall Pro, PT Reall Pro selalu mengutamakan
kepuasan
dari
pelanggan
baik
dari
informasi
dan
juga
dari
segi
pelayanan.Pelayanan yang diberikan oleh PT Reall Pro meliputi penjualan-pembelian properti dan memberikan jasa purna jual, sewa-menyewa properti, termasuk tanah dan ruko komersil
2.1
ANALISA SISTEM BERJALAN Analisia sistem yang berjalan pada PT Reall Pro lebih dititik beratkan pada masalah penjualan dan sewa – menyewa properti dengan cara member informasi yang lengkap mengenai property yang ditawarkan. Prosedur sistem pemasaran yang berjalan pada PT Reall Pro adalah sebagai berikut : Pemilik properti menghubungi atau dapat langsung datang ke kantor PT Reall Pro selaku properti agen. Disini pemilik properti menyatakan akan menjual atau menyewakan properti miliknya. Pemilik propertiakan menghubungi sales properti yang sedang bertugas pada hari itu untuk ditangani mengenai pemasarannya. Selanjutnya maka sales properti tersebut akan mengadakan perjanjian dengan pemilik properti untuk bertemu. Pada pertemuan itu disepakati bahwa sales properti tersebutlah yang akan menangani masalah pemasaran properti tersebut. Maka diadakanlah perjanjian dengan dua macam prosedur yaitu Open ( dimana penjualan properti terbuka biasa dilakukan oleh properti agent lain selain PT Reall Pro) dan yang kedua secara Eksklusif (pihak PT Reall Pro selaku properti agent tunggal yang berhak untuk memasarkan properti itu sendiri). Setelah perjanjian dibuat maka pihak perusahaan akan melakukan usaha pemasaran yaitu dengan memasang spanduk miliki PT Reall Pro yang berisi nomor telepon kantor dan nomor handphone dari sales properti yang dapat dihubungi, atau pihak perusahaan akan memasang iklan pada media massa dan juga dengan menggunakan cara lainnya. Untuk pihak konsumen yang ingin membeli properti, maka informasi mengenai hal tersebut dapat diperoleh melalui brosur, majalah, selebaran iklan, maupun spanduk-spanduk yang terdapat properti yang dijual yang di dalamnya tertera nomor handphone dari sales properti yang bertugas memasarkan properti tersebut dan nomor telepon kantor PT Reall Pro sehingga konsumen dapat menghubungi langsung sales properti tersebut, atau konsumen dapat menghubungi pihak PT Reall Pro secara langsung melalui telepon pada jam kerja atau mendatangi secara langsung kantor PT Reall Pro. Konsumen yang menghubungi PT Reall Pro akan dilayani oleh sales-sales properti sesuai dengan properti yang di inginkan oleh yang bersangkutan. Jika konsumen berminat pada suatu properti maka sales properti dapat membuat rencana janji untuk mengadakan survey atas property yang bersangkutan. Mereka mengadakan perjanjian untuk bertemu pada tempat yaitu properti yang diinginkan oleh konsumen. Jika setelah survey konsumen tersebut benar-benar tertarik pada properti tersebut maka akan diadakan negosiasi dengan pemilik properti jika terdapat penawaran dari konsumen. Jika sudah terjadi kesepakatan harga maka akan diadakan perjanjian jual beli. Mengenai masalah pembayaran juga dibicarakan yaitu secara cash atau kredit. Setelah pembayaran selesai maka bagian keuangan mengurus biaya kepada sales properti
2.2
Permasalahan Yang Dihadapi Dari hasil analisis dengan melakukan survey pada PT Reall Pro mengenai sistem yang sedang berjalan maka terdapat beberapa permasalahan yang dihadapai, antara lain : •
Data pemasaran properti yang telah terjadi proses pemasangan iklan, terpasang kembali sehingga properti tidak sesuai perjanjian pemasangan iklan karena data tidak terintegrasi dengan baik.
•
Adanya penyalahgunaan data sehingga kenyamanan pelanggan tidak terjaga dengan baik.
•
Pembuatan laporan pembayaran iklan, laporan pembayaran properti, dan laporan pembayaran komisi menjadi sulit dan memakan waktu karena data tidak terintegrasi dengan baik.
•
Sulit memberikan informasi kepada pelanggan tentang lokasi dan harga dari rumah yang diingikan.
•
Pencarian data masih memakan waktu yang lama dikarenakan banyak data dan pencarian masih dilakukan secara manual.
2.3
Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi beberapa masalah yang dihadapai oleh PT Reall Pro saat ini, maka di usulkan solusi yang dapat mengatasi masalah-masalah tersebut, antara lain : •
Merancang basis data pemasaran properti yang berjalan pada PT. Reall Pro yang telah memenuhi persyaratan normalisasi untuk meningkatkan integritas data.
•
Merancang sistem basis data
yang menggunakan sistem privilege yang
memberikan hak akses kepada user sesuai batasan yang di dapat. •
Merancang sistem basis data dengan menggunakan index untuk memudahkan dalam pencarian terhadap properti yang di butuhkan oleh pelanggan
•
Merancang basis data yang menggabungkan tabel kesepakatan dengan karyawan untuk pembuatan laporan pembayaran komisi, iklan dengan karyawan untuk laporan pembayaran iklan, dan kontrak dengan pelanggan untuk laporan pembayaran properti yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan
Perancangan Basis Data dan Implementasi Perancangan basis data pada PT REALL PRO meliputi tiga tahap, yaitu : a.
Perancangan Basis Data Konseptual Merupakan suatu proses pembetukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang bersifat independen dari seluruh aspek fisik. Model data tersebut dibangun dengan menggunakan informasi dalam
spesifikasi kebutuhan user dan merupakan sumber informasi untuk fase desain logikal.
b.
Perancangan Basis Data Logikal Merupakan suatu proses pembentukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang berdasarkan model data tertentu, namun independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainnya. Misalnya relasional. Model data konseptual yang telah dibuat sebelumnya,diperbaiki dan dipetakan kembali ke dalam model data logical.
c.
Perancangan Basis Data Fisikal Merupakan proses yang menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan sekunder. Menggambarkan struktur struktur penyimpanan dan metode akses yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data. Dapat dikatakan juga, desaim fisikal merupakan cara pembuatan menuju DBMS tertentu.
EVALUASI Tahap evaluasi
dilakukan bersamaan dengan tahap testing. Apabila pada testing
terdapat kesalahan, maka dapat langsung dievaluasi dan dicari solusi-solusi untuk perbaikan sistem. Kemudian dilakukan tahap revisi untuk memperbaiki kesalahan pada sistem baru, agar sistem baru dapat diterapkan dengan baik.
3. SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian dan analisis yang telah disampaikan dalam bab sebelumnya menunjukan bahwa : 1.
Setelah melakukan analisis dari data yang diperoleh pada proses bisnis pada PT Reall Pro, terdapat masalah belum ada system terkomputerisasi, sehingga memakan waktu untuk mengetahu data dari properti yang dimiliki dan dipasarkan.
2.
Dengan adanya sistem pemasaran pada PT Reall Pro data informasi properti, transaksi, pelanggan dapat tersimpan dengan rapi dan teratur sehingga memudahkan dalam pencarian data yang dibutuhkan dan mengurangi adanya penumpukan berkas transaksi.
3.
Setelah dirancang sistem basis data, maka akan dihasilkan sistem aplikasi basis data untuk proses pemasaran, pengiklanan, dan pembayaran pada perusahaan agar proses bisnis dapat berjalan dengan baik.
Saran yang diberikan untuk mendukung perkembangan dan pelaksanaan dari proses bisnis PT Reall Pro sesuai dengan analisis yang sudah dilakukan. Saran tersebut adalah sebagai berikut : •
Mengadakan pelatihan bagi karyawan yang akan menggunakan sistem yang disarankan.
•
Pengembangan selanjutnya perlu dilakukan pemeliharaan dan pengecekan terhadap sistem basis data secara rutin, agar sistem tetap dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan.
•
Memungkinkan untuk melakukan peruluasan dari lingkup basis data pada PT Reall Pro selain pada ruang lingkup yang telah dirancang.Hal ini berutujuan agar proses bisnis perusahaan dapat lebih berkembang
DAFTAR PUSTAKA Connoly, Thomas; Begg, Carolyn. (2010). Database System a Practical Approach to Design, Implementation and Management. Boston: Pearson Educato. Date, C. J. (2009). An Introduction to Database Systems. International Edition. United Stated of America: Addison-Wesley. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo. Jefkins, Frank. (1995). Periklanan. (edisi-3). Jakarta: Erlangga. Kotler, dan Armstrong. (2008). Prinsip - Prinsip Pemasaran. Edisi 12. Jilid 1. Jakarta: Erlangga. Satzinger, John W., Jackson, Robert B., and Burd, Stephen D. (2009). System Analysis and Design in Changing World, (5th Edition). Boston: Course Technology. Whitten, J. L., Bentley L.D., & Dittman, K. C. (2004). System Analysis Design Methods.6th Edition. New York: McGraw-Hillm.
RIWAYAT HIDUP Chandra Harry Gunawan lahir di kota Jakarta pada 1 Februari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University, Jakarta, Indonesia dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. K.Indra Gujianto lahir di kota Jambi pada 12 Maret 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University, Jakarta, Indonesia dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Wiva Nugraha lahir di kota Semarang pada 9 Januari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University, Jakarta, Indonesia dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013.
DATABASE DESIGN MARKETING, ADVERTISING, AND PAYMENT PROPERTY PT REALL PRO
CHANDRA HARRY GUNAWAN Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
K INDRA GUJIANTO Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
WIVA NUGRAHA Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
INDRAJANI Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract
The purpose of this research is to design a database system that fits the needs of companies, particularly in the manufacturing business process documentation that will be used in the marketing, advertising and payment of property while METHODS that will be used is a literature study using scientific books, journals, and written sources, both printed and electronic media, and analysis of the interviews, methods of analysis of the problem and the current process is a database design methodology, and the results achieved is a database application that can facilitate the conduct of storage, search, and data access and can help provide information on the business activities Conclusion of this research is the existence of a database system to facilitate the company to manage data and information.
Keyword: Analysis, Database, Marketing, Advertising, Property, Payment
1. INTRODUCTION Today, the development of information technology especially the application of the Internet and information networks is growing rapidly, and has entered in almost all aspects of our lives. It is characterized by using information technology in various fields such as entertainment, business, and education. These developments led to an opportunity to perform through the use of information technology resources for doing business. With the information technology enables a global communications network that not only connects with business partners but also include the buyer. The use of technology cannot be limited by space and time, and a vast source of information and very helpful. The application of information technology is being developed at this time is the utilization of a database system as a business means. PT Reall Pro is a privately owned company engaged in the business agent. In the property business competition getting tougher and competitive, PT Reall Pro requires a container to be able to expand their business and reach out to the buyer and the agent of the property business. In line with the development of its business, by adding branches then of course raises many issues of data that needs to be managed properly for ease in its business activities. As for the current business activities of PT Reall Pro is perceived less as the delivery and management of information and other matters related limited. Therefore it needs a database system to accommodate and support the future needs of PT Reall Pro. So it can deliver satisfaction and comfort to the purchaser 1.1
Scope The scope covered in the development and writing of this thesis includes: •
Property Marketing Management includes data marketing property, a deal of property, property and contract
•
Property Advertising includes data advertising and marketing property report advertising in PT Reall Pro
•
Payment include payment for advertising, data the payment of the property and the commission of property
1.2
OBJECTIVES : •
Analyzed the need for information on companies and identify system that is currently running at PT Reall Pro
•
Devise a system database that can provide precise information and detail to help PT Reall Pro business activities
•
Produce application database that facilitate data management of property; relationship with the customer, an agent, and data regarding
•
Built a database system to assist the PT Reall Pro in doing storage, the search, and data access.
1.3
BENEFITS : •
There is no chance of property data of being registered back so that it reduces the concentration of data
•
Data customers become secure from parties who have no authority
•
Improving the performance of the administration in giving reports and help to ease the manufacture of the report.
•
Ease that is added to a system of database PT Reall Pro giving satisfaction to customers, and ease so interwoven the relation or relation of good business between the company and client and assists in giving information to customers in offer location and price of the cheapest.
•
1.4
To ease in the process of searching and data processing.
METHODOLOGY 1.
Bibliographycal Studies Literature study is done by using books and literature concerned in accordance with the topic of database design chosen as a reference to add to the knowledge and information to help and to complete this thesis
2.
Fact Finding Technique To get the associated data from PT Reall Pro, author uses the method of fact finding technique as follows : • Interviews In gathering information, authors use fact finding technique with direct interviews with relevant managers and employee to obtain information related to the scope the design of database systems.
3.
Database Analysis and Design Analysis and design methods used by Connolly and Begg approach consisting of several stages, namely : 1. Database Planning Make plans about any purpose required by the company. 2. System Definition
Defining limits and scope are made in the company database.
3. Requirements Collection and Analysis Collecting and analyzing the needs in every part of the company that you want to create a new database application system. 4. Database Design a. Conceptual database design b. Logical database design c. Physical database design 5. DBMS Selection (optional) This step is for choosing the suites DBMS for the company. 6. Application Design This step is to design user interface for the application that will be used and needs to process database. 7. Prototyping (optional) This step is to create a working model or activities in database system for designers and users to visualize and evaluate the user interface and objectives from the system. 8. Implementation This step is to objectify the physical of database and application designs. 9. Data Conversion and Loading This step is to move the recent data into a new database and to convert recent application so it can work in a new database. 10. Testing The testing step to test the application and find any error and bug that still happens. 11. Operational Maintenance The step to observe and maintain the implemented database system. In the database design for PT Reall Pro, We didn’t do this part : • Prototyping • Data Conversion and Loading • Testing • Operational Maintenance
2. COMPANY HISTORY PT Reall Pro is a service company that shaped agent properties.At the beginning, the founding company is located at Jalan Karang Tengah No. 8 Lebak Bulus, South Jakarta, PT Reall Pro was founded in the year 2010 with the status of a limited liability company. Until now, since the establishment of PT Reall Pro has been much develops from merely possessing 1 branches into three branches. That is in an area which is housed in a commercial area kalibata apartment kalibata city and one branch again in the area of senayan located in a building stc senayan. The opening of the branch of aims to improve the reach of
customers to can directly interact with PT Reall Pro in their localities live so to facilitate the needs of customers. PT Reall Pro active in the field of marketing and a sale of property. Besides PT Reall Pro also grant the services of consultation for clients to utilize and invest their property through PT Reall Pro. PT Reall Pro always prioritizes the satisfaction from good information and also from the company services. The company services given by PT Reall Pro covering property buying and selling, the after sell, and grant the services of rented property, including the ground and commercial shop-house
2.1
CURRENT SYSTEM ANALYSIS Analysis system that runs on PT Reall Pro more would be emphasized on the issue of the sale and rented property by means of member complete information on property offered. Marketing system procedure that runs on PT Reall Pro is as follows: An owner of property call or can directly come to the office PT Reall Pro as property agent. Here an owner of property said it will sell or lease the property of his own. The property owner will contact the property sales of being on duty on that day to be handled about omnipresence. Next the property sales will make a treaty with an owner of property to meet. At the meeting agreed upon that the property sales who will deal the problems with property marketing. Then they will do an agreement with two kinds of procedure which is open ( where the open property usually done by the property of agent besides PT Reall Pro agents) and the second exclusively (PT Reall Pro as a single property agent who is entitled to sell the property itself ). After a covenant is made then the company will perform the business of marketing namely by attaching banners that contains the telephone number of the office and the number of mobile phone of property that may be reached, or the company will advertise in the mass media and also by using the other way. For the consumers who want to buy property, then information about it can be obtained through brochures, a magazine, advertising, leaflets and banners that which is stamped the sales’ mobile-phone number who in charge of the property marketing and PT Reall Pro office telephone numbers so consumers can call PT Reall Pro directly by telephone at working hours otherwise directly visit the PT Reall Pro office. Consumers who contact the PT Reall Pro will be served by sales of property according to the property at the disposal by the question. If consumers are interested in a property then the property sales can make the plan's promise to hold a survey over the property in question. They made an agreement to meet in a place that is the property desired by consumers. If after survey customer is really interested in the property, then will be held negotiations with property owners if there are quotes from consumers. If it happens then the price agreement will be held and selling agreement. On the issue of
payment is also spoken namely for cash or credit. After payment is complete the financial section take care of cost to sales property
2.2
CONFRONTED ISSUES From the results of an analysis by conducting a survey to PT Reall Pro on the system that is currently running and there are some of the issues faced, among other: •
Data marketing property that has been occurring the process, the installation of advertising attached back, the property is not precisely same with the installation of advertising because the data is not integrated well.
•
The abuse of customer data so that comfort is not properly maintained.
•
Making report the payment of advertising, report the payment of property, and report the payment of the commission be difficult and takes because the data is not well integrated.
•
It is difficult to deliver information to customers about the location and the price of the house they interested in.
•
For finding data still take a long time because a lot of data and the research is still manual.
2.3
TROUBLESHOOTING SOLUTIONS To overcome some of the problems faced by PT Reall Pro currently, then in have proposed a solution that could address the problems, among them: •
Design a marketing database that runs on properties PT. Reall have Pro meets the requirements of normalization to improve data integrity.
•
Design a database system which uses a privilege system that facilitate user’s access to find the required property
•
Design a database system by using the index to ease in the search of the properties that are needed by customers.
•
Design the database table that combines with the employee's agreement to make a report of commission payments, advertising with employees for payment of ad reports, and contracts with customers to report payments of property that required to make a report.
Design and Database Implementation Database design on PT Reall Pro includes three stages, which are: a.
Conceptual Database Design Is a process of forming a model that derived from which information is used in a corporation that is independent of all the physical aspects. The data model is
built by using information in the specification of the needs of the user and is a source of information to that phase of logical design. b.
Logical Database Design Is a process of forming a model that derived from which information is used in companies that comply model particular data, yet independent against DBMS particulary, and the physical aspects other. For instance a relational. Conceptual data model that have been made earlier, repaired and mapped back into the logical data model.
c.
Physical Database Design Is the process that generates the database implementation description on secondary storage. Describe the structure of the storage structure and access methods are used to achieve an efficient access to the data. It can be said also, physical design is a way of making DBMS.
EVALUATION The evaluation phase is carried out in conjunction with the testing stage. If there are errors in testing, then it can be directly evaluated and sought solutions to repair the system. Then do the revision stage to correct errors on the new system, so that the new system can be implemented properly.
3
SUMMARY AND ADVICE Based on the results of research and analysis that was presented in the previous chapter showed that: 1.
After analyz the data that obtained from the business process in PT Reall Pro, there is a problem there is no computerized system, so take much time to know data from the owned and marketed property.
2.
With the marketing system on PT Reall Pro, the property information data, transaction data, customers data can be neatly stored and organized to facilitate the finding of the required data and reduces the buildup of transaction files.
3.
Once designed, the database system will be generated database application system for the process of marketing, advertising, and payments on the company so that business processes can be run well.
Advice given to support the development and implementation of PT Reall Pro business process in accordance with the analysis that has been done. That suggestion is as follows: 1.
Holding training for employees who would use suggested system.
2.
Future development needs to be done the maintenance and checking of the system database on a regularly, so that the system can continue to run according to their needs.
3.
Allows to perform the expand from the database scope on PT Reall Pro other than other scope that has been designed.It aims to the company's business process so that it can be further developed.
REFERENCES Connoly, Thomas; Begg, Carolyn. (2010). Database System a Practical Approach to Design, Implementation and Management. Boston: Pearson Educato. Date, C. J. (2009). An Introduction to Database Systems. International Edition. United Stated of America: Addison-Wesley. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo. Jefkins, Frank. (1995). Periklanan. (edisi-3). Jakarta: Erlangga. Kotler, dan Armstrong. (2008). Prinsip - Prinsip Pemasaran. Edisi 12. Jilid 1. Jakarta: Erlangga. Satzinger, John W., Jackson, Robert B., and Burd, Stephen D. (2009). System Analysis and Design in Changing World, (5th Edition). Boston: Course Technology. Whitten, J. L., Bentley L.D., & Dittman, K. C. (2004). System Analysis Design Methods.6th Edition. New York: McGraw-Hillm.
BIOGRAPHY Chandra Harry Gunawan born in Jakarta on 1 Februari 1991. Author graduated at Binus University, Jakarta, Indonesia in the field of Information System on 2013. K.Indra Gujianto born in Jambi on 12 Maret 1992. Author graduated at Binus University, Jakarta, Indonesia in the field of Information System on 2013. Wiva Nugraha Utomo born in Semarang on 9 Januari 1992. Author graduated at Binus University, Jakartam Indonesia in the field of Information System on 2013.
