Perancangan Basis Data Ekspedisi Dan Cargo Pada PT. Sinar Mentari ILHAM PRESKEY ADHA FERRY CHRISTIAN YULIUS DARMADI TANTY OKTAVIA Bina Nusantara University Jl. Kebon Jeruk Raya no 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530, 021-53696969
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Abstract Companies that are currently required to have excellence in its business processes in order to remain running last in thr business world. Therefore, at this time many companies are starting to make design of systems and information technology to be utilized as a primary component in a achieving excellence in competing. Operations at company currently still have difficulty in a accessing and manipulating data in real-time for applications on the computer admin. A method of analysis using rich picture to describe of business process, fact finding to identification existing problems, method of design referring to the database system development lifecycle of supported by design a user interface in designing result og analysis. Result achieved in the analysis and design of this is producing a database system that integrated between the operational and staff at company the draws that can be drawn from the results of the analysis and the design of this is that the existence of the database system can be facilitate the operation to perform the analysis and decision making regarding delivery of the goods to the appropriate agencies where such agencies have been working together on company in the delivery quality improvement can have an impact on customer satisfaction. Keyword : Database design, expedition and cargo, database system development lifecycle
Abstrak Perusahaan-perusahaan yang ada saat ini dituntut untuk memiliki keunggulan dalam menjalankan proses bisnisnya agar tetap bertahan dalam dunia bisnis. Oleh karena itu, saat ini banyak perusahaan yang mulai membuat perancangan sistem dan teknologi informasi untuk dapat dimanfaatkan sebagai komponen utama dalam mencapai keunggulan dalam bersaing. Kegiatan operasional pada PT. Sinar Mentari saat ini masih mengalami kesulitan dalam mengakses dan memanipulasi data secara real-time karena aplikasi hanya terdapat di komputer admin. Metode analisis menggunakan rich picture untuk menggambarkan proses bisnis, teknik fact finding untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada, serta metode perancangan yang mengacu pada konsep database system development lifecycle tentu didukung dengan perancangan user interface di dalam merancang hasil dari analisis. Hasil yang dicapai di dalam analisis dan perancangan ini adalah menghasilkan sebuah sistem basis data yang terintegrasi antara bagian operasional dan staff di perusahaan, kemudian simpulan yang dapat ditarik dari hasil analisis dan perancangan ini adalah bahwa dengan adanya sistem basis data dapat memudahkan bagian operasional untuk melakukan analisis dan pengambilan keputusan mengenai pengiriman barang ke agensi yang tepat dimana agensi tersebut telah bekerja sama pada perushaan dalam pengiriman barang untuk peningkatan kualitas pengiriman barang yang dapat berdampak pada kepuasan customer. Kata Kunci : Perancangan basis data, ekspedisi dan cargo, database system development lifecycle
PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat, maka data yang ada dapat dikelola secara real time untuk mendukung organisasi menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan sesuai kebutuhan. Hal ini juga didukung menurut jurnal yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Manajemen Tugas Akhir Berbasis Web (Studi kasus oleh : Endah Wulansari Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura), Teknologi informasi berperan penting dalam memperbaiki kinerja dari suatu organisasi, perusahaan atau institusi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi. Selain itu terdapat juga kemudahan menyimpan, mengorganisasikan dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap berbagai data yang dihasilkan pada proses bisnis. PT Sinar Mentari merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengangkutan barang (Ekspedisi dan Cargo) baik melalui darat, udara dan laut, dimana PT. Sinar Mentari juga menjalin kerjasama kepada agensi-agensi perusahaan Expedisi dan Cargo lainnya untuk membantu dalam pengiriman barang Customer PT. Sinar Mentari. Sudah lebih dari 5 (lima) tahun PT. Sinar Mentari memiliki database dengan DBMS Microsoft access yang mencakup aplikasi untuk keuangan, meliputi kegiatan pengInputan data keuangan
harian.
Kemudian
aplikasi
pengiriman,
yaitu
mencakup
pengInputan kegiatan pengiriman barang ke agen, termasuk didalamnya pengiriman biasa, yaitu pengiriman yang dilakukan langsung oleh Customer individual dan pengiriman khusus yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang melatarbelakangi penulis untuk mengajukan skripsi di PT. Sinar Mentari ini adalah dikarenakan seiring berjalannya waktu dan semakin banyaknya data dan informasi yang dikelola oleh PT. Sinar Mentari menyebabkan database yang digunakan tersebut kurang mendukung
informasi yang dihasilkan guna mendukung pengolahan data operasional dalam mendukung proses bisnis perusahaan, seperti laporan tahunan keuangan, dan pengecekan data harga untuk Customer yang berbeda serta pengecekan harga terhadap agensi-agensi yang bekerjasama dengan PT. Sinar Mentari yang tertera di salam kontrak kerja sama. Alasan yang melatarbelakangi penggantian sistem pada perusahaan dari Microsoft Access 2003 ke MySQL karena MySQL adalah sistem manajemen database MySQL yang bersifat Open Source dan paling populer saat ini. Sistem Database MySQL mendukung beberapa fitur seperti multithreaded, multi-user, dan SQL database management system (DBMS). Database ini dibuat untuk keperluan sistem database yang cepat, handal dan mudah digunakan. Kemudian, karena aplikasi dengan DBMS Microsoft Access yang ada pada perusahaan hanya terdapat pada satu komputer admin saja, sehingga tidak efektif jika ada bagian lain dalam perusahaan yang ingin melakukan manipulasi data secara real time dalam waktu yang bersamaan. Selain itu, aplikasi hanya dapat dijalankan di satu komputer admin, tidak bisa dijalankan pada komputer yang berbeda. Untuk mendukung perusahaan tersebut dalam mengelola data dan informasi yang dibutuhkan, maka dibutuhkan sebuah aplikasi database yang berbasis web based guna mempermudah owner dalam mendapatkan informasi apabila terjadi masalah pengiriman, baik Ekspedisi ataupun Cargo, dikarenakan Aplikasi Web (Web Application) adalah Aplikasi sistem database yang ditempatkan dalam sebuah server di internet atau Intranet dan dapat diakses via web browser, sehingga untuk
mengakses aplikasi
dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja. System database akan dianalisis dan dirancang untuk dapat memberikan kemudahan bagi PT. Sinar Mentari dalam penyajian informasi yang lebih mudah dan cepat karena data yang konsisten dan minimalnya redudansi. Untuk itu, dari hasil wawancara dengan Supervisor di PT. Sinar Mentari, penulis dapat membantu dan berkontribusi aktif dalam pelaksanaan pembangunan database berbasis web dalam lingkup Ekspedisi dan Cargo.
Metode Analisis Dalam melakukan analisa dan perancangan Sistem Informasi pada PT. Sinar Mentari digunakan metodologi sebagai berikut : Metode Fact Finding Adapun metode fact finding (Connolly dan Begg, 2010) yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : a.
Studi Kepustakaan Studi
kepustakaan
dilakukan
dengan
memperoleh informasi dari bahan-bahan referensi seperti buku-buku, karya tulis, dan artikel yang berhubungan dengan database untuk mendapatkan informasi yang dapat mendukung penulisan skripsi ini. b.
Wawancara Melakukan wawancara terhadap supervisor untuk
menganalisis
masalah
dan
mendapatkan
informasi yang dibutuhkan. c.
Observasi Melakukan
survei
langsung
ke
bagian
operasional perusahaan untuk melakukan analisis proses bisnis. Adapun untuk mendukung proses analisis yang digunakan dibuatkan diagram sebagai berikut : a.
Rich Picture Rich picture digunakan untuk mendapatkan gambaran mengenai sistem yang sedang berjalan.
b.
ERD (Entity Relationship Diagram) ERD digunakan untuk mendapatkan gambaran relasi antar tabel yang ada di dalam database PT.Sinar Mentari.
Metode Perancangan Metode perancangan database yang digunakan dengan pendekatan atau metode Database System Development Lifecycle (DBLC) Connolly & Begg 1.
Database Planning
2.
System Definition
3.
Requirements collection and analysis
4.
Conceptual database design
5.
Logical database design
6.
Physical database design
7.
DBMS selection (optional)
8.
Application design
9.
Prototyping (optional)
10. Implementation 11. Data conversion and loading 12. Testing 13. Operational maintenance
HASIL DAN BAHASAN Dalam penelitian yang dilakukan pada PT. Sinar Mentari Ekspres, kita dapat mengetahui informasi-informasi seperti struktur organisasi, proses bisnis yang sedang berjalan, dokumen-dokumen apa saja yang terkait dalam proses bisnis, peran-peran setiap bagian dalam perusahaan. Terdapat beberapa alasan mengapa perlu dilakukan perancangan basis data dan penggantian system yang lama PT. Sinar Mentari Ekspres karena Pengelolaan data yang ada pada database dengan Database Management System (DBMS) Microsoft Access yang berjalan saat ini dirasa sulit untuk mendapatkan informasi secara cepat, dengan membangun sistem database yang terintegrasi dapat membantu mengelola data dan menghasilkan informasi secara cepat dan akurat. Selain itu pesatnya perkembangan data menyebabkan database Microsoft Access yang digunakan tersebut kurang mendukung informasi yang dibutuhkan, dengan merancang aplikasi dengan menggunakan DBMS MySQL dengan fitur scalability dapat menangani database yang cukup besar dan mendukung multithreaded.
Kemudian
dengan
merancang
sistem
web
based
memungkinkan multi user dapat melakukan transaksi, seperti bagian operasional, keuangan, dan Customer service.
Gambar Entity Relationship Diagram setelah normalisasi
Berikut ini adalah tampilan-tampilan user interface yang dirancang untuk untuk mendukung kegiatan operasional pada PT. Sinar Mentari Ekspres :
Gambar L1 User interface Customer
Gambar L2 User interface menambah Customer baru
Gambar L3 User interface merubah data Customer
Gambar L4 User interface menghapus Customer
Gambar L5 User interface kontrak
Gambar L6 User interface membuat kontrak baru
Gambar L7 User interface merubah data kontrak
Gambar L8 User interface menghapus kontrak
Gambar L9 User interface jenis barang
Gambar L10 User interface tampilan data jenis barang
Gambar L11 User interface edit jenis barang
Gambar L11 User interface menghapus jenis barang
Gambar L12 User interface menu daerah
Gambar L13 User interface data daerah
Gambar L14 User interface mendaftar data daerah
Gambar L15 User interface edit data daerah
Gambar L16 User interface menghapus data daerah
Gambar L17 User interface data propinsi
Gambar L18 User interface mengubah data propinsi
Gambar L19 User interface menghapus data propinsi
Gambar L20 User interface data rekening
Gambar L21 User interface membuat data rekening baru
Gambar L22 User interface mengubah data rekening
Gambar L23 User interface menghapus data rekening
Gambar L24 User interface data jalur
Gambar L25 User interface menambah jalur baru
Gambar L26 User interface mengubah data jalur
Gambar L27 User interface menghapus data jalur
Gambar L28 User interface data paket
Gambar L29 User interface menambah data paket baru
Gambar L30 User interface mengubah data paket
Gambar L31 User interface menghapus data paket
Gambar L32 User interface data agen
Gambar L33 User interface menambah agen baru
Gambar L34 User interface mengubah data agen
Gambar L35 User interface menghapus data agen
Gambar L36 User interface data ekspedisi
Gambar L37 User interface menambah data ekspedisi
Gambar L38 User interface mengubah data ekspedisi
Gambar L39 User interface menghapus data ekspedisi
Gambar L40 User interface pengiriman agen
Gambar L41 User interface pengiriman ekspedisi
Gambar L42 User interface pengiriman
Gambar L43 User interface data keuangan
Gambar L44 User interface menambah data keuangan
Gambar L45 User interface mengubah data keuangan
Gambar L46 User interface menghapus data keuangan
Gambar L47 User interface Login
Gambar L48 User interface View pengiriman
Gambar L49 User interface save pada pengiriman
SIMPULAN DAN SARAN SIMPULAN Setelah menganalisis dan merancang sistem basis data pengiriman, keuangan dan operasional kargo pada PT. Sinar Mentari Ekspres maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: •
Pengelolaan data yang ada pada database dengan Database Management System (DBMS) Microsoft Access yang berjalan saat ini dirasa sulit untuk mendapatkan informasi secara cepat, dengan membangun sistem database yang terintegrasi dapat membantu mengelola data dan menghasilkan informasi secara cepat dan akurat.
•
Pesatnya perkembangan data menyebabkan database Microsoft Access yang digunakan tersebut kurang mendukung informasi yang dibutuhkan, dengan merancang aplikasi dengan menggunakan DBMS MySQL dengan fitur scalability dapat menangani database yang cukup besar dan mendukung multithreaded.
•
Dengan merancang sistem web based memungkinkan multi user dapat melakukan transaksi, seperti bagian operasional, keuangan, dan Customer service.
25
26
SARAN Saran yang dapat diusulkan dari hasil analisis dan perancangan sistem basis data pengiriman dan keuangan pada PT. Sinar Mentari Ekspres adalah sebagai berikut : •
Untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan, sebaiknya pencatatan keuangan harian diluar lingkup pengiriman dan keuangan operasional dapat digabungkan menjadi satu aplikasi.
•
Sistem basis data ini dapat dikembangkan ke tahap yang lebih luas, tidak hanya mencakup module pengiriman, keuangan dan operasional kargo, tetapi bisa mencakup module penggajian guna mengefektifkan proses bisnis perusahaan secara keseluruhan.
•
Secara lebih luas, sistem basis data ini dapat dirancang dan dikembangkan tidak hanya untuk mendukung kegiatan operasional saja, tetapi bisa digunakan untuk pengambilan keputusan pada level eksekutif dengan membangun decision support system.
REFERENSI
Bell, D. S. (2012). How people use Rich Pictures to help. How people use Rich Pictures Connolly, T., & Begg. C. (2010). Database Systems A practical approach to Design, Implementation, And Management. United States of America: Pearson. Cahyono, E. T. (2009). Perancangan Basis Data Antara Pendekatan Model Entit Relationship Dan Model Relasional. Harlinda. (2008). Manajemen Database (Konsep dan Penerapan Sistem Basis Data).1. Heny Jusuf, a. (2008). Perancangan Data Warehouse pada perpustakaan Universitas Nasional. Junal Basis Data, ICT Research Center UNAS . Hoffer, J.A., Prescott, M.B. and Topi, H (2009). Modern Database Management. ,9th edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Kroenke, D., & Auer, D. (2010). Database processing . New Jersey: Pearson Education. Mardi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Bogor ghalia indonesia. O’Brien, James A. Dan George M. Marakas. (2008). Management Information Systems. Eight Edition. New York: McGraw-Hill/Irwin.
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D. (2009). Systems analysisand design in a changing world, 5th Edition . Course Technology. New York. Shneiderman, Ben (2010), Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction, Edisi 5, Addison Wesley.
Stair, M. Ralph, George W. Reynolds. (2010). Principles of Information Systems: AManagerial Approach. (9th
edition ). Australia: Thomson Course
Technology.
Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly (2009). Introduction to Information System. John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd.
RIWAYAT PENULIS Nama
: ILHAM PRESKEY ADHA
Tempat lahir
: Bukit tinggi
Tanggal lahir
: 9 Juni 1992
Pendidikan
: Strata 1 (S1) di Universitas Bina Nusantara
Bidang
: Sistem Informasi
Tahun
: 2014
Jabatan
:-
Tempat bekerja
:-
Nama
: FERRY CHRISTIAN
Tempat lahir
: Pangkalpinang
Tanggal lahir
: 9 Desember 1991
Pendidikan
: Strata 1 (S1) di Universitas Bina Nusantara
Bidang
: Sistem Informasi
Tahun
: 2014
Jabatan
:-
Tempat bekerja
:-
Nama
: YULIUS DARMADI
Tempat lahir
: Sungailiat
Tanggal lahir
: 31 Juli 1993
Pendidikan
: Strata 1 (S1) di Universitas Bina Nusantara
Bidang
: Sistem Informasi
Tahun
: 2014
Jabatan
:-
Tempat bekerja
:-
