PERANCANGAN PENANGANAN ARSIP DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA INTAN UNIT IKK CIBUNAR GARUT
Design of Archives Handling at Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan – IKK Cibunar unit - Garut
TUGAS AKHIR Laporan ini diajukan untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung
Oleh: Banyu Chaidir 095211003
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
CURICULUM VITAE
SUMMARY EXPERIENCE B2C Salesperson B2B Salesperson Training in HRM (Hartono Raya Motor)
Mercedez Benz Indonesia as Administration Officer
Name
: Banyu Chaidir
Permanent Address
: Perum Jati Putra Blok B No.8 RT/RW 04/07 Kelurahan Cibunar Tarogong Kidul Kabupaten Garut
Current Address
: Sarijadi blok 6 No. 125 Kecamatan Sukasari Kelurahan Sarijadi RT/RW 09/03 Bandung Barat
Email
:
[email protected]
Telephone
: 085223017233
Date of Birthday
: Dec 15, 1991
Place of Birthday
: Garut Jawa Barat, Indonesia
Nationality
: Indonesia
Marital Status
: Single
Formal Educations
Education
Jurusan
Program
Periods
SDN SUKAGALIH IV
-
-
1997 - 2003
SLTPN 2 GARUT
-
-
2003 - 2006
SMAN 1 GARUT
IPS
-
2006 - 2009
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
BUSINESS ADMINISTRATION
D III
2009 - NOW
Education
Politeknik Negeri Bandung, Indonesia Comerce
Major: Business Administration
A. Working Experience (During study in Polytechnic, major projects) I have more experience in POLITEKNIK NEGERI BANDUNG. Such as; 1. Business to consumer (B2C) (2009) Business to consumer given more experience to me, because through B2C I
know about the types of customers, handling objection and understand about the profitable & totally income who I receive. 2. Business to business (B2B) (2010) In business to business I learned about selling the product to distributor, wholesaler, and that important I not selling to end users. Through B2B, I knowing increase corporation and relation with customers. And I have best seller in this project. 3. Business Plan Project (2011) In this project I learned about “how we can design, operate and develop a business”.
Non – Formal Educations
Kursus / Lembaga
Netiquet Training
Year
Status
2009
Certificate
LDK (Inspiring Moment)
2009
Coach UPI Challenge II
2008
Table Manner
2010
Handsome Class
2010
PPKK Politeknik Negeri Bandung
2009
Workshop Karnaval SCTV
2010
BEAUTY CLASS TRAINNING Outbound Student and Gathering
Certificate Certificate Certificate Certificate Certificate Certificate
2010
Certificate
2009
Certificate
Organizational Experience Organization
Year
Occupation
HIMPUNAN
2010-2011
MAHASISWA
acceptance
ADMINISTRASI NIAGA (HMAN)
period of HMAN
HEAD OF DISCIPLINE DIVISION 2011-2012
Member of Himpunan Administrasi Niaga Member of Security division in “Music of Charity” Discipline team for Member
Skills Electronic Filling System (Record) Spread Sheet Data Base, Communication Skill Management Office Computer literate: MS Office companion (Word, Excel, Access, PowerPoint), Adobe Photoshop, Corel Draw. Personal Selling both B2B and B2C Typing Skill Hobbies I love everything related with sport especially foot ball, music and finding a new knowledge.
Philosophy of Administration Administration is the process of the work done together to achieve the intended purpose. Administration, both in the broad sense and narrow in the implementation is realized through the management functions, which consists of planning, organizing, implementing and monitoring. I feel happy and satisfied if I could satisfy customer’s needs and wants because in human life, it is natural if we take and give. I think if we live our life naturally, we will reach the point of true happiness. Lastly, I am sure that my skills can be one of your great company’s assets. Thank you for your attention and consideration.
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan Syukur kepada Allah Yang Maha Esa atas segala rahmat dan
karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas
Akhir ini untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung. Segala usaha, kesabaran dan doa telah penulis curahkan selama penyusunan
laporan ini. Walaupun banyak kendala, tantangan serta cobaan, semuanya justru telah
membuat penulis untuk mengambil pelajaran berharga selama proses tersebut.
Walaupun demikian diharapkan laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian, terutama bagi mereka yang akan mempelajari bidang yang sama dengan pembahasan laporan ini atau setidak-tidaknya dapat memberikan gambaran bagi mereka yang mempelajari bidang ini. Penyusunan laporan ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan dari pihak lain. Oleh sebab itu, sudah sepantasnya penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan setulus-tulusnya, terutama kepada ibunda tercinta Wawat Purnamawati yang telah mendampingi dan membimbing serta tak kenal lelah mendoakan penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan ini. Dan inspirasiku Dendi Kuswandi yang selalu memberikan masukan dan motivasi tinggi, serta saudaraku tercinta Gian Budi Nurjaman dan Bianca Magfira Aulia yang senantiasa membantu dan berdoa bagi terselesaikannya laporan ini. Dalam kesempatan ini disampaikan pula ucapan terimakasih kepada Ibu/Bapak: 1. Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 2. Dra. Sri Surjani Tjahwati, M.Si selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 3. Dra. Tintin Suhaeni, S.Sos,.M.Si selaku pembimbing Laporan Tugas Akhir , terima kasih atas segala bantuan, ilmu yang diberikan serta perhatian yang diberikan kepada penulis selama ini.
4. Ludhie Tj, Thias A Ramdani, Rama Ramdani dan Dwisetya Hasto terima
kasih atas keringat dan pelajaran moral yang tak henti diberikan kepada penulis.
5. Seluruh teman-teman di AB SPEKTA, tawa canda serta air mata teman-teman
akan selalu penulis ingat.
6. HMAN 2006, HMAN 2007, HMAN 2008 terima kasih atas pelajaran moral dan kekeluargaannya. 7. Deni Pratama, Iqbal Fauzan, Benanda, Boston, Bayu, Reza Ermaya, Angga Febrian, Ari Septian, Mas Ewin (PUJAS), Lutfhi, Seki, Askar Fatah, Ahmad
Barkah, Edwin Nugraha, Sevtin Wahyu Pratama dan keluarga penulis di Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga, Terima kasih atas senyum dan dukungan moralnya selama ini. Kepada semua pihak yang telah membantu penyelesaian laporan ini,
disampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya, dan semoga Allah Yang Maha Esa senantiasa menerima dan membalas amal baik semuanya serta selalu mendampingi dan melindungi kita semua, Amin.
Bandung, Juli 2012
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………i DAFTAR ISI……………………………………………………………….........iii
DAFTAR LAMPIRAN…………………….………………………………….....v
DAFTAR GAMBAR………………………………………………………….....vi DAFTAR TABEL....……………………………...…………………...…….....viii ABSTRAK...............……………………………………………...………….......ix
ABSTRACT............……………………………………………...………….........x BAB I PENDAHULUAN................ ...................................................................... 1 1.1
Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1
1.2
Identifikasi Proyek .................................................................................... 4
1.3
Tujuan dan Manfaat Proyek ...................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA........................................................................... 6 2.1
Pengertian Prosedur .................................................................................. 6
2.2
Tujuan Pembuatan Prosedur Kerja ........................................................... 6
2.3
Manfaat Prosedur Kerja ............................................................................ 7
2.4
Metode Penulisan Prosedur....................................................................... 7
2.5
Simbol-Simbol dalam Penulisan Prosedur................................................ 8
2.6
Pengertian Arsip dan Kearsipan.............................................................. 10 2.6.1 Pengertian Arsip ............................................................................. 10 2.6.2 Pengertian Kearsip ......................................................................... 11
2.7
Jenis-Jenis Arsip ..................................................................................... 12
2.8
Peranan Arsip dan Tujuan Kearsipan ..................................................... 14
2.9
Sistem Pengorganisasian Arsip ............................................................... 15
2.10 Siklus Hidup Arsip.................................................................................. 17 2.11 Sistem Penyimpanan Arsip ..................................................................... 18 2.11.1 Sistem Abjad ................................................................................ 18 2.11.2 Sistem Subjek/Perihal................................................................... 20 2.11.3 Sistem Nomor ............................................................................... 21
2.11.4 Sistem Geografis .......................................................................... 22 2.11.5 Sistem Kronologis ........................................................................ 23
2.12 Prosedur Penyimpanan Arsip .................................................................. 24 2.13 Prosedur Penemuan Kembali Arsip ........................................................ 27 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan ................................................... 29 2.14
2.15 Prosedur Peminjaman Arsip ................................................................... 35 2.16 Prosedur Perancangan Prosedur Kearsipan ............................................ 39 BAB III HASIL PROYEK ................................................................................. 40 3.1
Rancangan Proyek .................................................................................. 40
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan ....................................................... 40 3.1.2 Kondisi Awal ................................................................................. 42
3.2
Prosedur Kerja ........................................................................................ 49
3.3
Hasil Kegiatan ......................................................................................... 53
3.4
Pembahasan............................................................................................. 71
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ................................................................. 79 4.1
Simpulan ................................................................................................. 79
4.2
Saran ....................................................................................................... 80
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 81 LAMPIRAN ......................................................................................................... 82
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A
Surat Keterangan Pengamatan
Lampiran B
Surat Pernyataan Mengenai Pertimbangan Proyek Yang Dirancang
Lampiran C
Form Bimbingan Tugas Akhir
Lampiran D
Bukti Kehadiran Sidang
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Penataan Arsip Berdasarkan Abjad ............................................ 19
Gambar 2.2
Penataan Arsip Berdasarkan Subjek ........................................... 21
Gambar 2.3
Penataan Arsip Berdasarkan Nomor........................................... 22
Gambar 2.4
Penataan Arsip Berdasarkan Geografis ...................................... 24
Gambar 2.5
Penataan Arsip Berdasarkan Kronologis .................................... 25
Gambar 2.6
Prosedur Penyimpanan Arsip ..................................................... 26
Gambar 2.7
Prosedur Penemuan Kembali Arsip ............................................ 28
Gambar 2.8
Filling Cabinet ............................................................................ 30
Gambar 2.9
Tab, Folder dan Guide ................................................................ 32
Gambar 2.10 Contoh Klasifikasi Arsip Dalam Ordner .................................... 33 Gambar 2.11 Lembar Peminjaman Arsip ......................................................... 38 Gambar 3.1
Struktur Organisasi PDAM Unit IKK Cibunar .......................... 42
Gambar 3.2
Kondisi Awal Pengelolaan Arsip ............................................... 43
Gambar 3.3
Contoh Label Penyimpanan Kronologis Pada Ordner ............... 44
Gambar 3.4
Prosedur Penyimpanan Arsip Dokumen Order .......................... 45
Gambar 3.5
Contoh Dokumen Order ............................................................. 46
Gambar 3.6
Contoh Dokumen Order Yang Telah Disortir ............................ 47
Gambar 3.7
Contoh Dokumen Berdasarkan Tanggal..................................... 48
Gambar 3.8
Prosedur Kerja Perancangan ....................................................... 50
Gambar 3.9
Rancangan Proyek ..................................................................... 54
Gambar 3.10 Kata Tangkap Dalam Dokumen ................................................. 57 Gambar 3.11 Contoh Label Pada Ordner ......................................................... 58 Gambar 3.12 Prosedur Penyimpanan Arsip ..................................................... 59 Gambar 3.13 Contoh Dokumen Yang Telah Diberi Tanda .............................. 60 Gambar 3.14 Contoh Dokumen Yang Diberi Kata Tangkap ........................... 61 Gambar 3.15 Contoh Dokumen Yang Diberi Kode ......................................... 62 Gambar 3.16 Contoh Dokumen Yang Telah Disortir ...................................... 63 Gambar 3.17 Prosedur Penemuan Arsip .......................................................... 64 Gambar 3.18 Contoh Dokumen Yang Dicari ................................................... 65
Gambar 3.19 Contoh Dokumen Yang Dicari Setelah Diberi Kode ................. 66
Gambar 3.20 Lemari Arsip Yang Digunakan................................................... 69
Gambar 3.21 Ordner Yang Digunakan ............................................................. 70 Gambar 3.22 Cap/Stempel Yang Digunakan .................................................. 70 Gambar 3.23 Kondisi Awal Penanganan Arsip ................................................ 71
Gambar 3.24 Kondisi Akhir Penanganan Arsip ............................................... 72
Tabel 2.1
DAFTAR TABEL Simbol-Simbol Dalam Peta Prosedur .................................................. 9
2.2 Daftar Indeks Subjek.......................................................................... 20 Tabel
Tabel 2.3
Daftar Indeks Nama ........................................................................... 20
Tabel 2.3 Contoh Daftar Indeks ......................................................................... 21 Tabel 2.4 Format Buku Peminjaman ................................................................. 37
Tabel 3.1 Rincian Biaya ..................................................................................... 52 3.3 Format Buku Peminjaman ................................................................. 67 Tabel
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka
Utama.
Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Hardjito, Dydiet. (1995). Teori Organisasi dan Teknik Pengorganisasian. Jakarta: Rajawali Pers.
Moekjijat. (2002). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung:
Mandar Maju. Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. Quible, Zane K. (2001). Administrasi Office Management an Introduction. London: Prentice. Sedarmayanti. (2001). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen. Bandung: Manda Maju. Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Manda Maju. Shaw, Josephine. (2001). How to Pass Business Administration (First Level). United Kingdom: Aston Limited. Sulistyo, Basuki. (2003) Manajemen Arsip Dinamis, Bandung: Manda Maju Sugiarto, Agus & Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogjakarta: Gava Media. The Liang Gie. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Wursanto, Ig. (2004). Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius
ABSTRAK
Pengelolaan arsip yang baik sangat diperlukan bagi setiap instansi agar pada saat diperlukan arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah. Dalam pengelolaan arsip di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan Unit IKK Cibunar mengalami hambatan yaitu dalam penemuan kembali arsip memerlukan waktu lama. Hal ini disebabkan oleh sistem penyimpanan yang kurang baik. Tujuan dari penanganan kearsipan adalah arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna. (Sedarmayanti, 2004). Tujuan dari perancangan prosedur penanganan arsip di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Unit IKK Cibunar ini untuk memudahkan dalam pengelolaan arsip, sehingga kegiatan instansi dapat berlangsung dengan baik. Hasil perancangan prosedur penanganan arsip di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Unit IKK Cibunar meliputi azas sentralisasi, sistem penyimpanan arsip berdasarkan Kronologis, Subjek dan Abjad. Untuk prosedur penyimpanan arsip menggunakan tempat penyimpanan tetap, dimana prosedur lima langkah yaitu pemeriksaan arsip, penentuan kata tangkap, pemberian kode arsip, penyortiran arsip dan penyimpanan arsip. Dalam prosedur penemuan kembali arsip terdapat empat langkah, yaitu permintaan arsip, kata tangkap arsip, penentuan kode penyimpanan dan pencarian ke tempat penyimpanan arsip. Sedangkan dalam prosedur peminjaman arsip dilakukan pencatatan di buku peminjaman arsip. Peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan yaitu ordner, guide/sekat, dan daftar indeks. Hasil dari perancangan ini adalah buku panduan yang merupakan langkahlangkah dari prosedur penanganan arsip. Kata Kunci: Prosedur Penanganan Arsip
ABSTRACT
A good archives handling is needed in every company to make it easier and quicker in finding an archive when it’s needed. Handling archives process at Perusahaan Daerah Air minum (PDAM) Tirta Intan – IKK Cibunar Unit has some obstacles that could be a serious trouble in finding the archive when it’s needed. This kind of obstacle caused of untidy archiving system. The objection of handling archives system is to make if easier in recording and finding an archive correctly when it’s needed, in order to support a simple and effective system of handling archives. (Sedarmayanti, 2004). Beside of hat the objective of designing a procedure of handling archives is to create a simple and correct system in managing the archives. The result of handling archives procedure design including archives holding system base on chronologic view, subject and alphabet. Beside of that the archives holding procedure uses a permanent filling system. In this permanent filing system the five step of filing are used, there five step are checking, making keyword, giving the code, selection the archives and holding the archives. While for the lending procedure, it’s written to the archives recording book. The archiving tools those are used are ordner, guide, and index list. The result of the design is a manual book that’s contained the step in designing archives procedure. Keyword: Designing Archives Procedure
