PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PENCATATAN HASIL PRODUKSI DAN MONITORING KINERJA KARYAWAN PRODUKSI PADA PT. BMI SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PENCATATAN HASIL PRODUKSI DAN MONITORING KINERJA KARYAWAN PRODUKSI PADA PT. BMI SURABAYA Femin Khristiana 1 dan Joko Lianto Buliali 2 1. Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS 2. Jurusan Sistem Informasi ITS email : [email protected] 1, [email protected] 2

ABSTRAK Tingginya tingkat subsidi pendapatan yang diberikan perusahaan menjadi latar belakang di lakukannya penelitian ini. Dimana setelah dilakukan analisa lebih lanjut ternyata diakibatkan oleh penurunan kinerja karyawan, yang akan berdampak pada penurunan output produksi, penambahan biaya produksi, tidak tercapainya rencana produksi yang telah ditetapkan, dan akhirnya menurunkan daya saing perusahaan dikancah internasional. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat sebuah sistem pencatatan hasil produksi dan monitoring kinerja karyawan berbasis teknologi informasi. Sistem pencatatan ini akan dapat mengukur kinerja karyawan, yang didapatkan dari hasil produksi yang dihasilkan dibandingkan dengan standar kecepatan yang telah ditetapkan untuk setiap jenis pekerjaan. Dengan sistem pencatatan yang baik maka akan mengurangi permasalahan tentang tingginya training cost (HRD), selisih hasil pencatatan hasil produksi dan kenyataan dilapangan (Produksi), selisih pembayaran oleh bagian penggajian, dan pihak PPIC akan dengan mudah menempatkan personel yang berkompeten di bidangnya pada saat diperlukan. Jika kinerja karyawan dapat dimonitor dengan baik maka ketika terjadi penurunan kinerja, akan dapat dengan segera diambil keputusan terkait peningkatan kinerja, sehingga akan menurunkan tingkat subsidi pendapatan. Sistem ini akan diaplikasikan secara langsung di lapangan, tidak menunggu sampai akhir hari produksi, sehingga kinerja karyawan akan termonitor dengan baik. Kata kunci: sistem, pencatatan hasil produksi, monitoring kinerja, subsidi

LATAR BELAKANG PT. BMI adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan hasil laut, dengan pangsa pasar di berbagai negara-negara benua Eropa, Asia, Amerika, Australia dan Afrika. Dengan memiliki ± 6000 orang karyawan, PT. BMI mempunyai sumber daya yang besar dalam kegiatan proses produksi, tetapi sumber daya manuasia yang besar juga dapat menimbulkan permasalahan apabila tidak di maintain dengan baik. Permasalahan terkait dengan tingginya subsidi pendapatan yang dikeluarkan oleh perusahaan, penurunan kinerja karyawan terhadap standard kecepatan pekerjaan, tingginya training cost, rotasi yang buruk, selisih pencatatan hasil produksi dan tidak tercapainya target kerja produksi dan rencana kerja yang akan berdampak pada meningkatnya biaya produksi secara signifikan.


Akar dari permalahan ini adalah tidak tersedianya alat untuk memonitor kinerja karyawan produksi, dimana penilaian kinerja karyawan produksi bersumber dari hasil produksi yang dihasilkan. Untuk itulah perlu dibuat sebuah system pencatatan hasil produksi dan monitoring kinerja karyawan yang berbasis teknologi informasi, yang diharapkan akan menguragi dan bahkan meniadakan permasalahan-permasalahan yang saat ini sedang menjadi konsentrasi manajemen. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah metode waterfall, dimulai dari tahap : 1. Identifikasi , meliputi proses identifikasi terhadap struktur organisasi, identifikasi data yang ada baik berupa SOP, form-form. Interview, observasi lapangan, diskusi, brainstorming, dan identifikasi infrastruktur. 2. Analisa, meliputi analisa terhadap data, bisnis proses, permasalahan dan kebutuhan pengguna. 3. Desain, meliputi desain basis data, data flow diagram, antar muka aplikasi, infrastruktur. 4. Verifikasi dan validasi terhadap desain sistem. 5. Pembuatan sistem pencatatan hasil produksi dan monitoring kinerja karyawan produksi. 6. Verifikasi dan validasi terhadap sistem yang telah dibuat. PEMBAHASAN DAN HASIL Analisa Permasalahan

Gambar 1 Alur Sistem Saat ini

Gambar 2 Perhitungan Kecepatan

Hal ini akan menjadi masalah karena perhitungan kecepatan kinerja dilakukan di akhir hari, dan di hitung secara total perhari, sehingga setiap orang akan mempunyai kecepatan yang sama. Sehingga akan menimbulkan permasalahan sebagai berikut: 1. Kecepatan kinerja karyawan tidak dapat terpantau dengan baik dikarenakan kecepatan kinerja di hitung secara global dan dilakukan di akhir hari.

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-38-2


2. Menimbulkan wrong placement, karena dalam proses rotasi karyawan di lini produksi, pihak PPIC tidak mengetahui karyawan mana saja yang mempunyai kompetensi yang tepat untuk proses produksi yang akan di jalani. Sedangkan untuk rotasi karyawan diperlukan data yang uptodate tentang karyawan mana saja yang mempunyai kompetensi di bidang pekerjaan yang akan dilakukan. 3. Menimbulkan selisih hasil produksi yang tercatat di hasil produksi dengan realisasi di lapangan. 4. Menimbulkan selisih pembayaran yang diakibatkan oleh selisih pencatatan hasil produksi. 5. Besarnya Training Cost yang ditimbulkan, akibat dari penyelenggaraan pelatihan yang tidak tepat sasaran. 6. Besarnya biaya produksi akibat, proses produksi yang tidak efektif dan efisien. Berikut ini rumus untuk perhitungan kecepatan kinerja karyawan : 1. Hitung jumlah keluaran, keluaran adalah hasil material yang cacat akibat proses produksi, yang akan dibagi rata untuk setiap karyawan dalam 1 unit kerja. Keluaran = (Timbang Reject * 2.2 * Cek ) / ∑ Tenaga Kerja 2. Hitung Pieces, adalah hasil konversi hasil kerja dalam satuan kilogram menjadi satuan terkecil. ∑ Pieces = (Hasil Kerja * 2.2 * Cek) - Keluaran 3. Hitung Kecepatan Kerja, adalah satuan fungsi hasil kerja di bandingkan terhadap standard kecepatan yang telah ditetapkan untuk setiap jenis pekerjaan. Kecepatan = ((∑ Pieces/ ∑ Jam Kerja/∑Tenaga Kerja)/ Kecepatan) * 100 Desain Sistem Desain sistem akan dijelaskan kedalam Context Diagram, dan ER Diagram, dan rancangan antar muka sistem. Data Flow Diagram, Context Diagram laporan-pendapatan-karyaw an laporan-hasil-produksi 0

data-hasil-produksi data-karyawan

Production Staff

data-login

SI Pencatatan Hasil Produksi & Monitoring Kinerja Karyawan Produksi

rankingproduksi

laporankinerjakaryawan laporan-subsidi-pendapatan

Gambar 3 Context Diagram Sistem

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-38-3

Management


Memperlihatkan aliran data dari production staf ke dalam sistem hingga menjadi laporan pendapatan karyawan, laporan subsidi pendapatan, laporan ranking produksi, laporan hasil produksi, dan laporan kinerja karyawan bagi pihak manajemen. Conceptual Diagram M _PLANT PLANT _ID PLANT _NAM E

VA4 VA255

<M >

M _UNIT UNIT _ID UNIT _NAM E

M _DEPART M ENT DEPART M ENT _ID DEPT _NAM E

VA4 VA255

<M >

M _KARYAWAN ID_CARD NAM A_KARYAWAN T ANGGAL_LAHIR JK T ANGGAL_M ASUK ST AT US_KAWIN GOLONGAN P_NP IDENT IT Y_ID ST AT US_ACT IVE CREAT ED_DAT E

M _BAGIAN BAGIAN_ID NAM A_BAGIAN

VA4 VA255

<M > M _KOT A KOT A_ID NAM A_KOT A

VA4 VA255

<M >

M _COST CENT ER COST CENT ER_ID COST _DESCRIPT ION

VA10 VA255

<M >

VA10 VA255 D A1 D A1 A1 A1 VA32 A1 DT

<M >

M _JABAT AN JABAT AN_ID NAM A_JABAT AN

VA4 VA64

<M > M _AGAM A AGAM A_ID AGAM A

VA4 VA255

<M >

M _T YPEPRODUCT T YPE_PRODUCT _ID PRODUCT _NAM E

VA4 VA255

<M >

M AST ER_T ALLY T ALLY_ID T ALLY_DAT E JAM _KERJA JK_M ULAI JK_SLS CEK_LBS J_T KJ IST IRAHAT T IM BANG_HO PCS_KELUARAN CREAT ED_DAT E M ODIFIED_DAT E

M _KECEPAT AN KECEPAT AN_ID DESKRIPSI KECEPAT AN

VA4 VA255 DC10,0

<M >

VA20 D A1 A5 A5 N5,2 N5,0 N4,2 N8,2 N8,2 DT DT

T ALLY_DET AIL

<M >

QT Y CONV_VALUE CONV_PERSEN CONV_PCS

N10,2 N16,2 N6,2 N10,2

M _UPAH T AHUN UPAH_VALUE EFFECT IVE_DAT E

A4 N16,2 D

M _USER

<M >

USER_ID USER_NAM E USER_PASSWORD CREAT ED_DAT E

VA4 VA16 VA12 DT

<M >

M _BUYER BUYER_ID BUYER_NAM E ADDRESS PHONE EM AIL WEBSIT E CONT ACT _PERSON

VA4 VA255 T XT VA20 VA64 VA64 VA64

<M >

M _USER_GROUP M _COUNT RY COUNT RY_ID COUNT RY_NAM E PHONE_AREA CREAT ED_DAT E

VA4 VA64 VA8 DT

GROUP_ID GROUP_NAM E

M _CURRENCY

<M >

CURRENCY_ID NAM E SYM BOLS

VA3 VA32 VA3

VA4 VA32

<M >

<M >

Gambar 4 Conceptual Diagram

Desain Antar Muka Sistem

Gambar 5 Desain Antar Muka Sistem Pencatatan Hasil Produksi

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-38-4

VA4 VA255

<M >


Performance Karyawan Anik Wahyuni - 010089 Juni 2010 Kecepatan

150 100 Kecepatan

50 0

Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4

Gambar 6 Desain Laporan Performance Karyawan

Performance Kelompok Conveyor A Kupas PDTO Vannamei 20-30 150 100 50 0

Kecepatan

Gambar 7 Desain Laporan Performance Karyawan

Sistem yang baru ini akan memungkinkan perhitungan kecepatan kerja secara individu untuk setiap jenis pekerjaan secara langsung, tidak harus menunggu diakhir hari. Juga memberikan kemudahan dalam hal integritas data dan validasi data, sehingga departmen yang lain tidak perlu datang dan mendapatkan copyan data dari departemen produksi untuk kemudian diolah kembali secara manual. Desain Infrastruktur

Gambar 8 Layout Jaringan Kerja

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-38-5


Desain infrastruktur akan menjawab setiap permasalahan terkait integritas data, kecepatan akses terhadap data dan sistem serta ketersedian informasi secara uptodate. Juga jaminan terhadap keamanan terhadap data dan sistem dengan proteksi hak akses user sesuai dengan kebutuhan terhadap sistem yang ada. KESIMPULAN Kesimpulan yang didapatkan dari penelitian ini adalah : 1. Pencatatan hasil produksi yang dilakukan saat ini akan berdampak pada sulitnya monitoring terhadap kinerja karyawan produksi. 2. Penurunan kinerja karyawan yang tidak terpantau akan dapat semakin memperbesar biaya produksi dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 3. Bahwa sistem pencatatan hasil produksi dan monitoring kinerja karyawan produksi berbasis teknologi informasi akan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi pihak perusahaan saat ini, dengan memberikan kemudahan terhadap proses perhitungan kecepatan secara real time, valid dan terintegrasi. Serta mempermudah proses monitoring kinerja karyawan produksi DAFTAR PUSTAKA Whitten, Jeffrey, L, etc, 2004, System Analysis and Design Methods, The McGraw-Hill Companies, Inc Sumayang, Lalu, 2003, Dasar-dasar Management Produksi dan Operasi, Salemba Empat, Jakarta Whitten, Jeffrey, L, etc, 2004, System Analysis and Design Methods, The McGraw-Hill Companies, Inc Sekaran, Uman, 2006, Research Methods for Business (Metodologi Penelitian Untuk Bisnis) Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta Mc Leod, Jr. Raymond., 2001, Management Information Systems, Prenhallindo, Jakarta

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-38-6

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PENCATATAN HASIL PRODUKSI DAN MONITORING KINERJA KARYAWAN PRODUKSI PADA PT. BMI SURABAYA

Recommend Documents