Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web pada Butik Aqila Salatiga
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi untuk memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi
Peneliti: Litta Huwae (682008072)
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga September 2012
1
2
3
4
1.
Pendahuluan
Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [1]. Butik Aqila Salatiga merupakan salah satu usaha dagang yang bergerak dalam bidang penjualan pakaian batik, dimana batik yang dijual adalah batik Pekalongan. Dengan persaingan yang semakin ketat dalam penjualan pakaian maka butik Aqila tidak mau untuk kehilangan pelanggan. Namun dalam hal pemberian informasi mengenai produk yang dijual oleh Butik Aqila mengalami kesulitan karena pemberian informasi hanya mengandalkan konsumen saja. Dimana informasi disampaikan dari satu konsumen ke konsumen yang lain, sehingga yang mengetahui hanya konsumen yang seringkali melakukan pembelian. Permasalahan lain yang terjadi juga yaitu informasi persediaan barang pada Butik Aqila belum tersedia sehingga pemilik butik tidak mengetahui persediaan barang yang ada karena pemilik butik hanya memberikan kepercayaan penuh pada karyawannya tanpa melihat langsung persediaan barang. Berkaitan dengan masalah tersebut, maka penggunaan dan pemanfaatan perangkat lunak komputer diperlukan dan akan lebih berguna jika ada suatu aplikasi yang digunakan dapat mengatasi permasalahan yang ada. Berdasarakan latar belakang yang telah diuraikan maka akan dibuat suatu sistem informasi penjualan berbasis web sehingga bisa menjadi media online yang membantu Butik Aqila dalam melakukan penjualan dan persediaan barang. 2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian pertama yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada UD. Indah Jati Sport Godean. Pada penelitian ini sistem yang dibuat menggunakan Visual Basic 6.0 dan Sql Server 2000 sebagai database. Pemanfaatan teknologi komputer dapat memberikan kemudahan dalam pemrosesan data menjadi informasi dalam dunia usaha maupun dunia kerja. Hasilnya, dengan ada sistem baru pada UD. Indah Jati Sport Godean dapat membantu kelancaran, ketetapan dan efisiensi mekanisme kerja dari pengolahan data UD. Indah Jati Sport Godean sehingga informasi dapat diperoleh lebih cepat [2]. Penelitian kedua yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian pada Toko Mairos Sport Yogjakarta. Memiliki latar belakang masalah mengenai proses penjualan barang pada Toko Mairos Sport masih dikerjakan dengan cara manual, dengan demikian menyebabkan pelayanan terhadap konsumen membutuhkan banyak waktu seperti dalam mencari stock data barang yang tersedia dan pembuatan laporan-laporan. Sistem yang dibuat menggunakan Java dan MySql sebagai basis data. Hasil rancangan jika dibandingkan dengan proses manual menunjukan bahwa pemberian informasi 5
lebih cepat, akurat dan relevan kepada konsumen, menghemat waktu untuk memasukkan data-data sehingga pekerjaan yang dilakukan tidak berulang-ulang dan dapat mengedit data dengan mudah, serta hasil laporan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu [3]. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan adalah perancangan dan implementasi sistem informasi penjualan berbasis web, yang dibuat dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySql sebagai database. Dan metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode prototype. Sistem yang dihasilkan dapat bersifat online dan dapat diakses dari media internet. Selain itu, pada sistem ini terdapat track record yang ada pada halaman user. Sistem informasi merupakan seperangkat komponen yang saling berhubungan dan berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi [4]. Penjualan adalah suatu sistem keseluruhan dari kegiatan usaha yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikan, dan mendistribusikan barang, jasa, ide kepada pasar sasaran agar dapat mencapai tujuan organisasi. Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barangada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku [5]. Website atau situs juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website [6]. 3.
Metode Penelitian
Metode yang digunakan untuk pengembangan sistem adalah metode prototype. Metode prototype sistem melibatkan user secara langsung dengan analisis dan perancangan, ini sangat efektif untuk pengoreksian sistem. Dengan metode Prototype ini pengembang dan pengguna dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Metode Prototype merupakan salah satu teknik atau pendekatan dalam menerapkan desain sistem.
6
Gambar 1 Metode Prototype [7]
Pendekatan prototyping melewati tiga proses, yaitu pengumpulan kebutuhan, perancangan dan membangun prototype, dan evaluasi Prototype. Proses-proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Proses dimulai dengan pengumpulan kebutuhan (requirements). Pada proses ini pengembang yaitu peneliti dan user yaitu pemilik butik bertemu untuk mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Dari tahap wawancara tersebut diketahui kebutuhan secara umum sistem yang akan dibangun nantinya. Kebutuhan sistem dari hasil wawancara pengumpulan kebutuhan adalah : 1). Sistem dapat menampilkan produk yang dijual pada butik Aqila. 2). Pada sistem customer dapat melakukan pemesanan online. 3). Sistem dapat memberi informasi terhadap persediaan (Jumlah stock barang yang masih ada). 2. Setelah mengetahui kebutuhan sistem, maka perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML), dan juga dilakukan perancangan interface untuk mendasari pembuatan tampilan aplikasi yang akan dibuat berdasarkan kebutuhan user yaitu pemilik butik. Selanjutnya dalam metode prototyping yaitu build/ revise mock-up atau membangun sistem secara cepat. Dalam artian lebih memfokuskan pada input dan output sistem sesuai dengan kebutuhan umum yang diketahui pada pengumpulan kebutuhan. Tahap ini menghasilkan sistem informasi penjualan prototype pertama. 3. Prototype pertama yang dihasilkan, dievaluasi oleh user yaitu pemilik butik. Pada tahap penyerahan prototype pertama didapatkan informasi baru tentang kebutuhan sistem yang akan dibangun nantinya. Kebutuhan sistem dari hasil evaluasi prototype pertama adalah : 1). Pada evaluasi prototype pengguna ingin tampilan lebih menarik. 2). Terdapat report barang masuk dan barang keluar pada sistem. Hasil evaluasi prototype ini dijadikan bahan untuk perubahan dan pengembangan selanjutnya yaitu pembuatan prototype kedua. Setelah prototype kedua selesai dibangun, selanjutnya prototype kedua dievaluasi kembali oleh user, di mana menurut user prototype yang dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan dan tampilannya. Hal ini menyebabkan proses prototyping berhenti sampai pada prototype kedua, karena tahapan dalam metode prototype dinyatakan selesai jika user menyatakan bahwa prototype yang dibangun sudah memenuhi kebutuhan mereka. 7
Perancangan Sistem Perancangan sistem yang akan dibuat menggunakan Unified Modeling Language (UML). Dalam sistem yang akan dibuat menggunakan beberapa diagram, yaitu use case diagram, activity diagram dan class diagram. Use case diagram menggambarkan hubungan antara aktor dengan sistem yaitu bagaimana memanfaatkan atau menggunakan sistem tersebut. Use case diagram merepresentasikan kegiatan yang dijalankan oleh sistem dan menggambarkan hubungan antara aktor dengan setiap proses yang digambarkan melalui setiap use case. Setiap use case menggambarkan sebuah proses yang terdapat dalam sistem yang akan dikembangkan. Use case diagram admin dapat dilihat pada Gambar 2.
Lihat Data Member Input type stock
Buat Berita Input stock barang <
> Login
Admin
Input data pembelian
Hapus pesan
Update data pembayaran Upload file stock
Lihat report barang masuk dan keluar
Lihat data penjualan
Gambar 2 Use Case Diagram Admin
Gambar 2 menjelaskan hak akses yang dimiliki oleh admin yaitu buat berita, lihat data member, input type stock, input stock barang, input data pembelian, update data pembayaran, lihat data penjualan, upload file stock, lihat report barang masuk dan keluar dan hapus pesan. Lihat profil
Edit profil
Lihat berita Lihat keranjang <> Login
Member
Lihat gallery
Lihat Produk
Pemesanan produk Batal Pemesanan
Lihat about us
Gambar 3 Use Case Diagram Member
8
Gambar 3 menjelaskan hak akses yang dimiliki oleh member yaitu lihat berita, lihat profil, edit profil, lihat keranjang, lihat produk, pemesanan produk, batal pemesanan, lihat about us, dan lihat galeri.
Lihat Produk
Lihat berita
Non Member Registrasi
Lihat gallery
Lihat about us
Gambar 4 Use Case Diagram Non Member
Gambar 4 menjelaskan hak akses yang dimiliki oleh non member yaitu lihat produk, lihat berita, registrasi, lihat galeri dan lihat about us. Activity diagram menggambarkan aliran aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. Berdasarkan use case diagram yang telah dibuat maka ada terdapat tiga activity diagram yaitu untuk Admin, Member dan non Member untuk proses dari sistem yang akan dibangun. Admin
Sistem
Login
Start
tidak Validasi ya Menampilkan halaman utama
Pilih master data
Menampilkan halaman input stock barang
Pilih menu stock barang
memasukkan inputan
simpan hasil inputan
Menyimpan hasil inputan
menampilkan daftar stock barang
melihat daftar stock barang
End
Gambar 5 Activity Diagram Input Stock Barang (Admin)
Gambar 5 menggambarkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh seorang Admin. Dimana Admin dapat menggunakan hak aksesnya untuk melakukan 9
aktivitas-aktivitas tersebut. Sistem dimulai dengan melakukan login terlebih dahulu, kemudian admin dapat melakukan input stock barang. Member
Sistem
Login
Start
validas i
pilih menu produk
Menampilkan halaman utama
lihat produk
menampilkan produk
klik keranjang
lihat keranjang
menampilkan pesanan
lihat pesanan
End
Gambar 6 Activity Diagram Pemesanan Produk (Member)
Gambar 6 menggambarkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan hak akses sebagai Member. Untuk melakukan pemesanan member harus melakukan login dengan memasukkan username dan password yang kemudian akan diperiksa oleh sistem, apabila input-an member adalah valid, maka sistem akan lanjut, tetapi apabila tidak valid, maka member akan tetap berada pada form login. Setelah Member berhasil login, maka selanjutnya Member memilih menu produk, lihat prdouk, kemudian melakukan pemesanan.
Gambar 7 Activity Diagram Registrasi (Non Member)
Gambar 7 menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh non member. Dimana non member dapat melakukan registrasi untuk dapat melakukan pemesanan produk dan telah mendaftar sebagai member.
10
Class diagram merupakan diagram yang digunakan untuk menampilkan kelaskelas yang ada dalam sistem berupa objek yang sedang dikembangkan dan dari kelas satu ke kelas yang lain yang mempunyai relasi.
Gambar 8 Class Diagram System
Gambar 8 merupakan class diagram yang dimiliki oleh sistem informasi penjualan. Kelas ini berstereotype boundary, control atau entity yang menggambarkan sebuah konsep awal mengenai komponen dalam sistem aplikasi yang memiliki tanggung jawab dan perilaku yang berbeda. Dengan masingmasing fungsi yang dibawa setiap stereotype ini akan melengkapi pembentukan class diagram menjadi satu kesatuan yang utuh. Boundary Class, merupakan bagian yang menyediakan layanan interaksi antara pengguna aplikasi serta sistem dan termasuk aktivitas yang terjadi di dalamnya. Pada perancangan sistem ini boundary class terdiri dari RegistrasiUI, MemberUI, KeranjangUI, dan AdminUI. Control Class, merupakan sebuah class yang berfungsi untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam sistem. Kelas ini menghubungkan antara kelas entitas dengan kelas boundary. Bagian ini berkaitan dengan adanya perubahan struktur internal sebuah entitas, berdasarkan parameter yang dikirimkan oleh pengguna. Pada perancangan sistem ini control class terdiri dari Registrasi, 11
MemberLogin, Keranjang, Admin, Manajemen Berita, Manajemen Data Supplier dan Manajemen Stock Barang. Entity Class, berfungsi sebagai media penyimpanan segala informasi yang berada dalam sistem. Kelas ini juga berfungsi sebagai media pengolahan data yang disebut database. Pada perancangan sistem ini entity class terdiri dari Registrasi, Member Login, Keranjang, Admin, Manajemen Berita, Manajemen Data Supplier dan Manajemen Stock Barang. 4.
Hasil dan Pembahasan
Dalam sistem peenjualan dan persediaan berbasis web pada Butik Aqila, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan oleh pengunjung sebelum dirinya terdaftar menjadi Member dari Butik Aqila.
Gambar 9 Tampilan Halaman Utama Web Butik Aqila
Gambar 9 merupakan tampilan utama saat pengunjung ingin mengakses halaman web Butik Aqila. Halaman utama aplikasi web Butik Aqila memiliki beberapa menu yang dapat diakses sebelum pengunjung tersebut menjadi Member dengan melakukan registrasi. Pada halaman utama aplikasi web Butik Aqila, terdapat menu login yang ditujukan hanya bagi Member. Administrator tidak dapat menggunakan form login tersebut untuk melakukan hak aksesnya sebagai admin. Karena Form login yang digunakan oleh Administrator terletak terpisah dari halaman utama, hal tersebut dilakukan untuk menghindari adanya penyalahgunaan ataupun hal-hal yang tidak diinginkan. 12
Gambar 10 Tampilan Produk
Gambar 10 merupakan salah satutampilan produk. Dan yang bisa melakukan pemesanan produk hanya yang sudah menjadi member. Pada halaman ini member dapat melakukan pemesanan terhadap produk dengan mengklik langsung tulisan Add To Your Basket atau tanda plus yang ada disebelah gambar produk. Dengan demikian maka secara otomatis produk yang dipesan akan langsung masuk ke keranjang belanja. Kode Program 1 Tampilan Produk 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
function ajax($kd){ if (ISAJAX){ $where = array('kode' => $kd); $orderby = "dateadd desc"; $data["query"] = $this->modelrecords->getrecords ("tabel_stock", 1, 0, $where, '', '', '', $orderby, ''); $data["total_rows"] = $data["query"] ? $data["query"]>num_rows() : 0; $head = $this->modelrecords->getsinglefield ("tabel_stock", "nama_barang", array("kode" => $kd)); $type = $this->modelrecords->getsinglefield ("tabel_stock", "type", array("kode" => $kd)); $namaType = $this->modelrecords->getsinglefield ("tabel_type_stock", "type", array("id" => $type)); $data['heading'] = $namaType . " " . $head; $result = $this->load->view("product/page", $data, true); $response = array( "response" => $result ); json_encode($response); } else { die(show_404('page')); } }
Kode Program 1 adalah perintah yang digunakan untuk menampilkan produk. Pada proses ini memanggil data dari tabel_stock dengan limit 1, where = array („kode‟ => $kd), orderby = “dateadd desc”. Kemudian total_rows untuk menstruktur data yang dipanggil dan load->view "product/page" adalah untuk menampilkan data yang dipanggil pada folderview/product/page. Response dari data yang dipanggil akan direspon jika dibuat dalam bentuk json, jika tidak else akan menampilkan error.
13
Gambar 11 Tampilan Stock Barang
Gambar 11 merupakan halaman input stock barang yang digunakan oleh admin. Halaman input stock barang berisi beberapa field yang harus diisi oleh Admin. Setiap inputan yang telah disimpan, sistem dengan otomatis akan langsung menampilkan hasil inputan di dalam tabel stock barang. Pada tabel stock barang admin dapat melihat gambar, mengedit dan menghapus stock barang dengan memilih tombol-tombol yang ada pada kolom setting. Kode Program 2 Menampilkan Stock Barang 1. function add(){ 2. if (ISAJAX){ 3. $data["arrtype"] = array("" => "Pilih Type Stack..."); 4. $qtype = $this->modelrecords->getrecords ("tabel_type_stock", 0, 0, '','', '', '', 'id asc', '');
5. $totaltype = $qtype ? $qtype->num_rows() : 0; 6. if ($totaltype > 0){ 7. foreach ($qtype->result() as $rtype){ 8. $data["arrtype"][$rtype->id] = $rtype->type; 9. } 10. } 11. $data['action'] = "stock/submitadd"; 12. $result = $this->load->view("stock/form", $data, true); 13. $response = array( 14. "response" => $result 15. ); 16. echo json_encode($response); 17. } 18. Else 19. { 20. die(show_404('page')); 21. } 22. }
14
Kode Program 2 adalah perintah yang digunakan untuk stock barang. Pada proses ini memanggil data dari tabel_type_stock dengan total_rows untuk menstruktur data yang dipanggil dan load->view "stock/from" adalah untuk menampilkan data yang dipanggil pada folder view/stock/from. Response dari data yang dipanggil akan direspon jika dibuat dalam bentukjson, jika tidak else akan menampilkan error. Pengujian sistem dilakukan untuk memeriksa kinerja antar komponen sistem yang telah diimplementasikan. Tujuannya untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat telah bekerja sesuai dengan yang diharapkan oleh user. Pengujian sistem dilakukan dengan menggunakan metode black box testing. Metode black box testing digunakan oleh pengembang sistem atau programmer dengan memberikan inputan tertentu dan melihat hasil dari inputan tersebut. Metode black box testing lebih ditujukan pada fungsionalitas sebuah sistem. Pengujian Hak Akses Admin dan Member Tabel 1 menjelaskan aktivitas yang terjadi pada hak akses yang dilakukan oleh seorang admin dan member, beserta keluaran dan hasil pengujian dari aktivitas yang terjadi. Tabel 1 Pengujian Hak Akses Admin dan Member
Aktivitas
Input
Melakukan Login
Memasukkan username dan password
Input tipe stock barang
Memasukkan nama tipe barang
Input stock barang
Memasukkan data stock barang sesuai dengan kolom yang telah ditentukan.
Output
Keterangan
Jika username atau password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul pesan error. - Jika username dan password yang dimasukkan valid, maka akan langsung menampilkan halaman admin. - Nama type stock baru terdaftar. - Jika memasukkan data dengan nama tipe yang sama, maka akan muncul pesan type stock tersebut sudah terdaftar. - Jika salah satu kolom tidak diisi maka stock barang gagal disimpan dan akan muncul pesan bahwa data harus diisi . - Jika semua kolom diisi dengan benar sesuai dengan ketentuan, maka data berhasil disimpan dan akan langsung tercetak pada
Sukses
-
15
Sukses
Sukses
5.
tabel stock barang. - Jika menginputkan data dengan nama tipe dan namabarang yang sama, maka akan muncul pesan nama tipe dan nama barang sudah terdaftar. - Jika salah satu kolom tidak diisi maka data gagal disimpan dan akan muncul pesan bahwa data harus diisi . - Jika semua kolom diisi dengan benar sesuai dengan ketentuan, maka data berhasil disimpan dan akan langsung tercetak pada tabel data pembelian. - Admin mengedit data pembayaran sesuai dengan member yang telah melakukan pembayaran.
Input data pembelian
Memasukkan data pembelian sesuai dengan kolom yang telah ditentukan.
Update data pembayaran
Memilih menu Entry data dan sub menu data pembayaran kemudian pilih button pada kolom set
Lihat data penjualan
Memilih menu entri data kemudian pilih sub menu data penjualan.
Daftar track record member yang telah melakukan pembayaran.
Sukses
Melakukan pemesanan produk
Memilih menu produk kemudian pilih add to your basket.
-
Sukses
Tampil produk Pesanan masuk ke keranjang belanjang bersama total pembayarannya.
Sukses
Sukses
Simpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah dilakukan tentang sistem informasi penjualan berbasis web dapat disimpulkan bahwa customer dapat melakukan pemesanan secara online, namun sistem belum dapat melakukan konfirmasi pembayaran. Selain itu, dengan adanya sistem informasi penjualan secara online, setiap orang dapat menjadi member dan juga dengan cepat mengakses informasi, tanpa harus datang ke butik untuk melakukan pembelian dan lebih menghemat waktu karena pemesanan dapat dilakukan dimana saja.
16
6.
Daftar Pustaka
[1] Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi). Yogyakarta : Graha Ilmu. [2] Muhammad dan Sangaji, Punjar dan Wicaksono, Aminuddin, 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada UD. Indah Jati Sport Godean, Yogyakarta : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM. http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi%206611_6612_6617.pdf Diakses pada tanggal 20 November 2011 [3] Anshari, Yudi 2011, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Barang pada Toko Mairos Sport Yogjakarta, Yogyakarta : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM. http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.11.1743.pdf. Diakses pada tanggal 20 November 2011 [4] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. [5] Niswonger, C.Rollin; E.Fess, Philip; S.Warre, Carl. 1999. Prinsip-prinsip Akuntansi. Jilid-1. Edisi ke-19. Erlangga,Jakarta [6] Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [7] Pressman, Roger S. 2011. Software Engineering A Practitioner Aproach. New York : McGraw-Hill Higher Education.
17
