PERANCANGAN BASIS DATA UNTUK APLIKASI MONITORING PROYEK, MONITORING PRODUK DAN PENJUALAN PRODUK PADA PT. WIDODO REKAYASA KOMPUTASI
IMANUEL RINO RUMAMBY1, PANGKAT PRATAMA SUPIT2, NETI JULFIANTI3, EKA MIRANDA. S.Kom. MMSI4 1,2,3,4 School of Information System Binus University Jl. K. H. Syahdan No. 9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRACT The purpose of this research is to build a database design Application Monitoring Project, Monitoring Products and Product Sales. The methodology used in this study include: data collection methods consisting of: Interview and Observation. This method of database design is a Database Application Life Cycle by Connolly (2010). The results achieved in this research is the design of a database model for application of Project Monitoring, Monitoring Products and Product Sales. The benefit of this study is to provide a solution to the company in resolving data issues that are not integrated. The results of this design facilitates business process PT.Widodo Computational Engineering, where companies can monitor the Project, Product and Sales Monitor existing products. This is necessary so that the cost incurred by the company can be used as efficiently as possible, while also making his employees get the appropriate expertise to work so that employees can work optimally. Keywords: Database, Monitoring, Product Sales
ABSTRAK Tujuan dari penilitian ini adalah Membuat rancangan basis data untuk Aplikasi Monitoring Proyek, Monitoring Produk dan Penjualan Produk. Adapun metodologi penelitian yang digunakan meliputi: Metode Pengumpulan Data yang terdiri atas : Wawancara, dan Observasi. Metode perancangan basis data ini adalah Database Application Life Cycle menurut Connoly (2010). Hasil yang dicapai dalam penelitian ini adalah rancangan model basis data untuk aplikasi Monitoring Proyek, Monitoring Produk dan Penjualan Produk. Manfaat dari penelitian ini adalah memberikan solusi pada perusahaan dalam menyelesaikan masalah data-data yang tidak terintegrasi. Hasil dari rancangan ini memudahkan proses bisnis PT.Widodo Rekayasa Komputasi, dimana perusahaan dapat Memonitor Proyek, Memonitor Produk dan Penjualan Produk yang ada. Ini diperlukan agar cost yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan dapat digunakan se-efisien mungkin, selain itu juga membuat karyawan-karyawannya mendapatkan keahlian yang sesuai dengan pekerjaannya sehingga karyawan dapat bekerja secara maksimal. Kata kunci : Basis Data, Monitoring, Penjualan Produk
PENDAHULUAN Perkembangan bidang Sistem Informasi yang pesat membuat pekerjaan manusia semakin ringan dikerjakan dengan bantuan Teknologi Informasi. Sistem Informasi pada saat ini banyak digunakan oleh perusahaan ataupun organisasi dalam menunjang kegiatan sehariharinya untuk mencapai keunggulan yang kompetitif. Salah satu komponen yang terpenting di dalam Sistem Informasi adalah basis data. Dengan adanya basis data, memungkinkan penyimpanan data yang lebih mudah diproses dan dapat bertahan lebih lama, sehingga memudahkan pengguna dalam menggunakan data tersebut serta dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan pengguna. PT. WIDODO REKAYASA KOMPUTASI menghasilkan produk : Sistem HRD , Aset Manajemen , Inventori dan Produksi Planning, Komplain Sistem, Keuangan, Surat dan Pengarsipan. Kondisi pengelolaan data perusahaan saat ini masih belum memanfaatkan basis data. Masalah yang ditemukan dalam perusahaan ini adalah dalam hal penyimpanan data, apabila karyawan ingin mengakses data yang sudah disimpan dahulu, mereka sulit untuk mengaksesnya kembali. Hal ini disebabkan karena data yang ada di dalam perusahaan masih belum terintegrasi satu dengan yang lainnya. Dari permasalahan tersebut diatas ingin merancang basis data untuk kegiatan monitoring dan pelatihan karyawan Basis Data adalah kumpulan relasi-relasi logis dari data (dan deskripsi data) yang dapat digunakan bersama dan dibuat untuk memperoleh informasi yang di butuhkan oleh perusahaan (Connolly danBegg, 2010, p65). Database Management System (DBMS) yang digunakan dalam perancangan basis data di skripsi ini adalah mySQL.
METODE PENELITIAN a. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan untuk mengumpulkan data berdasarkan fakta yang telah ada adalah metode fact finding. Data yang telah dikumpulkan akan digunakan sebagai acuan dalam perancangan basis data. Adapun teknik fact finding yang digunakan adalah : - Observasi Merupakan suatu teknik pengumpulan informasi yang dilakukan dengan cara mendatangi perusahaan dan melihat secara langsung proses yang berjalan di perusahaan. - Wawancara Penulis juga melakukan wawancara langsung dengan narasumber untuk memperoleh data dan informasi serta penjelasan yang berkaitan dengan penulisan skripsi ini. b. Metode Analisis Sistem Metode Analisis Sistem yang dipakai menggunakan teori dari Whitten, dengan Data Flow Diagram. Data Flow Diagram adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. 1. Level 0 (Diagram Konteks) Proses yang berada di posisi pusat 2. Level 1 (Diagram Nol) Proses yang terdapat di level 0 yang dipecahkan menjadi beberapa proses lainnya. . c. Metode Analisis Sistem dan Perancangan Basis Data Metode analisis system dan perancangan basis data dalam skripsi ini adalah Database Application Life Cycle menurut Connoly (2010) yang terdiri atas beberapa tahapan : - Database Planning Merencanakan bagaimana basis data dibuat. - System Definition Mendefinisikan ruang lingkup dan batasan sistem. - Requirements Collection and Analysis Mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan untuk sistem basis data yang baru. - Database Design Merancang basis data, konseptual, logikal, fisikal - DBMS Selection Pemilihan DBMS yang tepat sesuai dengan kebutuhan. - Application Design Merancang antar muka program aplikasi serta proses basis data. - Prototyping Membangun pemodelan suatu pekerjaan system yang baru agar sesuaidengan yang diinginkan. - Implementation Membuat aplikasi basis data secara fisik beserta program.
-
Data Conversion & Loading Memuat data dari sistem yang lama menuju sistem yang baru kemudian dilakukan konversi. Testing Menguji sistem basis data agar valid dan sesuai dengan kebutuhan persyaratan yang digunakan oleh pengguna. Operational Maintenance Ketika sistem basis data diimplementasikan sepenuhnya, maka dilakukan pengawasan dan pemeliharaan sehingga kebutuhan basis data sesuai dengan tingkatan siklus hidup. Pada tahap perancangan database terdapat 3 tahap yang harus dikerjakan, yaitu perancangan database konseptual, perancangan database logikal, dan perancangan database fisikal. Perancangan Database Konseptual Langkah awal dari perancangan basis data adalah membangun model data konseptual lokal bagi setiap view. Perancangan basis data konseptual ini bertujuan untuk membangun data konseptual model dari data – data yang dibutuhkan oleh perusahaan dan dimulai dengan membuat keseluruhan konseptual data model perusahaan tanpa bergantung dengan detail implementasi seperti DBMS, program aplikasi, bahasa pemograman, platform hardware, permasalahan perfomance dan pertimbangan fisik lainnya. Perancangan Database Logikal Tahap perancangan basis data logikal memetakan konseptual data model kedalam logikal data model dengan dipengaruhi oleh data model untuk target database. Perancangan basis data logikal merupakan sumber informasi untuk tahap physical design. Perancangan Database Fisikal Tahap terakhir dalam merancangan basis data menerjemahkan model data logikal ke dalam target DBMS.
adalah
dengan
HASIL DAN BAHASAN System Definition Batasan sistem atau system boundary merupakan tahap definisi batasan-batasan dan ruang lingkup dari sistem aplikasi basis data, dilihat dari sudut pandang pihak pengguna (user).
Gambar 1. System Definition Keterangan: - CEO berhubungan dengan Monitoring Proyek, Monitoring Produk dan Penjualan Produk. - Client berhubungan dengan Monitoring Produk. - Senior Programmer berhubungan dengan Monitoring Proyek, Monitoring Produk dan Penjualan Produk. - Senior Sistem Analis berhubungan dengan Monitoring Proyek, Monitoring Produk dan Penjualan Produk.
Requirement Collection and Analysis Tabel ini menjelaskan tentang hak akses pada masing-masing user terhadap data yang digunakan. Tabel 1. Requirement collection and analysis Data
Karyawan
Produk
Tim
Monitoring Proyek
Tipe
Query View Laporan Query View Laporan Query View Laporan Query
CEO
Proyek
X X
X X
X
X
X X X X X
X X X
X
Monitoring Produk
X X X
Laporan Query View
X
X
Penjualan Produk
Surat Pembuatan Proyek
Surat Final Proyek
X
X
Laporan Query View
Laporan Query View
Senior Programmer
X
View Laporan Query View
Senior Sistem Analis
X
X
X
X
X
Laporan Query View
X X
Laporan
X
Surat Final Produk
Surat Kesepakatan
Query View
X
Laporan Query View
X X
Laporan
X
ERD Normalisasi Karyawan PK
Id_Karyawan
Monitoring Proyek PK
Id_Monitoring_Proyek
FK1 FK2
Id_Proyek Id_Tim Tanggal_Monitoring Jam_Monitoring Hasil_Monitoring_Proyek Progress
Nama_Karyawan Email_Karyawan1 Email_Karyawan2 Skill1 Skill2 Username Password Role No_Telp1 No_Telp2 Tim
Surat Pembuatan Proyek PK
Id_Surat_Pembuatan_Proyek
FK1
Id_Proyek Tanggal_Surat_Pembuatan_Proyek
PK
Id_Tim
FK1
Id_Proyek
Detil Tim PK,FK2 PK,FK1
Id_Tim Id_Karyawan
Proyek PK
Id_Proyek
FK1 FK2
Id_Client Id_Tim Nama_Proyek Tanggal_Mulai Tanggal_Selesai Biaya Status Desainer Programmer Evaluasi
Detil Monitoring Proyek Client
Monitoring Produk PK
Id_Monitoring_Produk
FK1
Id_Produk Tanggal_Monitoring Jam_Monitoring Hasil_Monitoring_Produk
PK
PK,FK1 PK,FK2
Id_Tim Id_Monitoring_Proyek
Id_Client
Produk PK
Nama_Client Alamat_Client No_Telp_Client1 No_Telp_Client2 No_Fax1 No_Fax2
Id_Produk Nama_Produk Harga_Produk Jenis_Produk
Penjualan Produk PK
Id_Penjualan_Produk
FK1 FK2 FK3
Id_Produk Id_Client Id_Karyawan Total_Harga Tanggal_Penjualan
Detil Monitoring Produk Detil Penjualan Produk PK,FK1 PK,FK2
Id_Penjualan_Produk Id_Produk
PK,FK1 PK,FK2
Id_Monitoring_Produk Id_Karyawan
Jumlah
Surat Final Proyek
Surat Final Produk
Surat Kesepakatan PK
Id_Surat_Kesepakatan
PK
Id_Surat_Final_Produk
PK
Id_Surat_Final_Proyek
FK1
Id_Proyek Tanggal_Surat_Kesepakatan
FK1
Id_Produk Tanggal_Surat_Final_Produk
FK1
Id_Proyek Tanggal_Surat_Final_Proyek
Gambar 2. ERD Normalisasi Gambar 2. menggambarkan entitas-entitas/ERD yang telah dinormalisasi yang bertujuan untuk mengurangi redudansi data di dalam database.
RANCANGAN TRANSAKSI Tabel di bawah ini menjelaskan tentang keterkaitan antara transaksi, tabel yang digunakan, hasil dari transaksi dan tingkat kepentingan terhadap user. Tabel 2. Tabel Rancangan Transaksi Desain Transaksi
Tabel yang di Fungsi Transaksi gunakan
Monitoring_Pem buatan_Produk
Tabel Karyawan
Transaksi digunakan untuk mengelola,
Monitoring_Pembu atan_Proyek
Tabel Proyek
Transaksi digunakan untuk mengelola,
Table Tim
mencari dan mengetahui status pembuatan proyek.
Tabel Produk
mencari dan mengetahui status
Hasil dari Tingkat Transaksi Kepentin gan terhadap User Cetak Penting Monitoring Produk
Rating Pemakaian
Cetak Monitoring Pembuatan Proyek
Tinggi
Penting
Tinggi
RANCANGAN TATAP MUKA Halaman ini menampilkan User Interface awal dari web perusahaan, dihalaman ini user juga dapat memberikan kritik dan saran kepada perusahaan.
Gambar 3. Halaman Utama sebelum log-in
Halaman ini menampilkan menu-menu yang ada di dalam web setelah user melakukan log-in.
Gambar 4. Halaman Utama setelah log-in
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan dari hasil analisis sistem basis data Monitoring Proyek, Monitoring Produk dan Penjualan Produk pada PT. Widodo Rekayasa Komputasi yang telah dibangun dan seperti yang sudah dibahas pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: • Dengan adanya basis data, maka kebutuhan informasi PT. Widodo Rekayasa Komputasi menjadi terpenuhi. • Dengan adanya model rancangan basis data ini, disertai dengan rancangan user interface yang memudahkan pengguna mengelola data (select, insert,update,delete) • Dengan adanya rancangan basis data ini, menyediakan control akses dengan memberikan hak akses (GRANT) kepada user sesuai dengan jabatan perusahaannya • Dengan adanya basis data ini, database yang ada pada perusahaan terintegrasi dengan baik. • Laporan Monitoring Proyek, Laporan Monitoring Produk dan Laporan Penjualan produk yang dibutuhkan dapat dihasilkan lebih baik dan cepat, sehingga membantu CEO dalam membantu pengambilan keputusan.
Saran Saran-saran yang diberikan untuk mendukung perkembangan dan pelaksanaan dari proses bisnis yang sudah dilakukan. Saran-saran tersebut adalah sebagai berikut: • Pengembangan selanjutnya perlu dilakukan pemeliharaan dan pengecekan sistem basis data secara berkala, agar sistem basis data tetap dapat berjalan dengan baik. • Perlunya pelatihan terhadap karyawan baru yang akan menggunakan aplikasi ini , sehingga karyawan baru dapat menggunakan aplikasi yang dibuat.
REFERENSI Connolly,T & Begg,C .(2010). Database Systems, A practical Approach To Design, Implementtation, And Management .(4thEdition). New York : Pearson Indrajani.(2011).Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta:PT. Elex Media Komputindo. Gelinas, U.J. & Dull, R.B. (2008). Accounting Information Systems (7th edition). Canada:
RIWAYAT PENULIS Imanuel Rino Rumamby lahir di kota Surabaya pada tanggal 19 Mei 1990. Penulis adalah mahasiswa Universitas Bina Nusantara yang sedang dalam program studi Strata 1 (S1) dalam
bidang Sistem Informasi. Sampai saat pembuatan skripsi ini penulis masih aktif sebagai mahasiswa Universitas Bina Nusantara dan belum bekerja.
Pangkat Pratama Supit lahir di kota Jakarta pada tanggal 23 Oktober 1992. Penulis adalah mahasiswa Universitas Bina Nusantara yang sedang dalam program studi Strata 1 (S1) dalam bidang Sistem Informasi. Sampai saat pembuatan skripsi ini penulis masih aktif sebagai mahasiswa Universitas Bina Nusantara dan belum bekerja.
Neti Julfianti lahir di kota Jakarta pada tanggal 23 Juli 1991. Penulis adalah mahasiswa Universitas Bina Nusantara yang sedang dalam program studi Strata 1 (S1) dalam bidang Sistem Informasi. Sampai saat pembuatan skripsi ini penulis masih aktif sebagai mahasiswa Universitas Bina Nusantara dan belum bekerja.
