12/7/2015
Peranan Pimpinan dalam Manajemen Sistem Informasi N. Tri Suswanto Saptadi
1
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
Tujuan Pembahasan Menjelaskan organisasi dari Unit Layanan Informasi (Information Services Unit) Menunjukkan tanggungjawab CIO dulu, sekarang dan dimasa mendatang Menunjukkan perkembangan fungsi IT/IS department dalam suatu organisasi Menjelaskan cara-cara untuk menjadi seorang CIO
2
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
1
12/7/2015
Organisasi Unit Layanan Informasi (1 dari 4)
Sumberdaya yang harus dikelola :
Perangkat Keras (hardware) Perangkat Lunak (software) Information Specialist Para pemakai (users) Data Informasi
Sumberdaya Informasi adalah merupakan hasil investasi yang mahal
3
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
Organisasi Unit Layanan Informasi (2 dari 4)
Information Specialist :
4
Sebagian besar berada di Unit Layanan Informasi Ada kecenderungan untuk menempatkan sebagian dari information specialist tsb pada semua unit yang ada di dalam organisasi tersebut
Struktur organisasi Unit Layanan Informasi sangat bergantung pada kebutuhan dari organisasi tersebut. (Contoh : lihat slide berikut ini) sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
2
12/7/2015
Organisasi Unit Layanan Informasi (3 dari 4)
Contoh Bagan Organisasi
5
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
Organisasi Unit Layanan Informasi (1 dari 4)
Kompetensi dasar yg harus dimiliki oleh pekerja dalam bidang Teknologi Informasi : Concern for effectiveness Initiative Enthusiasm for work Self-confidence Concern with impact Interpersonal astuteness (kemampuan interpersonal)
6
Conceptual thinking Analytical thinking Effective communication Flexibility
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
3
12/7/2015
Chief Information Officer (CIO) Jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama dan pimpinannya harus masuk dalam top management (kelompok eksekutif) Chief Information Officer (CIO)
Manajer jasa informasi Tugasnya memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi yang ada di semua area fungsional
7
sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
(1 dari 16)
Dulu/Tradisional :
8
12/7/2015
Merencanakan Sistem (System Planning) Mengelola dan Mengoperasionalkan Pusat Data (data center management & operation) Mengelola sistem remote (management of remote system) Mengidentifikasi peluang untuk sistem yang baru (identification of opportunities for new systems) Menganalisa, merancang dan membangun sistem baru (analysis, design & construction of new system) sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
4
12/7/2015
Responsibilities CIO
9
sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
(2 dari 16)
12/7/2015
(3 dari 16)
Sekarang :
10
Memahami bidang usaha organisasi/perusahaan (understand the business), terutama markets Membangun kredibilitas (established credibility) IT/IS department Meningkatkan kematangan teknologi dari organisasi tsb (the technological maturity of the firm) Membuat visi kedepan dan menjualnya Mengimplementasikan Arsitektur Sistem Informasi Mengembangkan dan memelihara hubungan (nurture relationship) internal & eksternal sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
5
12/7/2015
Responsibilities CIO
Understand the Business (1 dari 4)
Penelitian (study) mengenai Marketplace dan hal lain yang perlu pula didapatkan adalah : Sejarah dan cara kerja dari organisasi/perusahaan Lingkungan dari organisasi/perusahaan Tujuan dan sasaran dari kegiatan bisnis Usaha-usaha yang dilakukan oleh kompetitor Hubungan2 dengan aturan pemerintah Input, Output dan Resources dari organisasi/perusahaan
11
sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
(4 dari 16)
12/7/2015
(5 dari 16)
Understand the Business (2 dari 4)
12
Konsentrasi pada Lines of Business Suatu organisasi/perusahaan mungkin mempunyai lebih dari satu line of business IS/IT lebih berhasil membantu masing2 line of business dari pada keseluruhan organisasi/perusahaan
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
6
12/7/2015
Responsibilities CIO
Understand the Business
(3 dari 4)
Sponsor Weekly Briefings Briefings secara reguler dari unit-unit yang menangani line of business Ditujukan terutama untuk staf IS/IT Menghadiri pertemuan dng para executive lini Berbagai pertemuan yang dilakukan oleh masingmasing line of business sebaiknya diikuti Baik yang sifatnya strategis maupun teknis
13
sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
Understand the Business
14
(6 dari 16)
12/7/2015
(7 dari 16)
(4 dari 4)
Membaca berbagai publikasi internal dan eksternal yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan tsb Adakan Informal Meeting/Listening Session untuk membantu penyelesaian masalah Usahakan menjadi partner dari manajer lini terutama yang berkaitan dengan IT/IS
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
7
12/7/2015
Responsibilities CIO
Established IT/IS department credibility
15
Misi dari IT/IS department [Joseph Izzo] : Memelihara sistem yang ada sekarang Membangun sistem untuk masa mendatang Kedua misi tsb mempunyai objective yang berbeda, sehingga diperlukan manajemen yang berbeda pula Misi konsentrasi pada layanan yang harus dilakukan bertujuan untuk membantu bisnis organisasi/ perusahaan agar berjalan lebih baik sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
(8 dari 16)
12/7/2015
(9 dari 16)
Established IT/IS department credibility (lanjutan)
16
Untuk membangun kredibilitas, laksanakan misi pertama sebaik-baiknya Jenis-jenis permintaan layanan : Sederhana dapat diselesaikan < 1 bulan, 80-90%, menghabiskan 25-35% beban kerja IT/IS department Menengah dapat diselesaikan < 1 tahun, 9-15%, menghabiskan 50-65% beban kerja IT/IS department Berat dapat diselesaikan > 1 tahun, 1-5%, menghabiskan 10-25% beban kerja IT/IS department
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
8
12/7/2015
Responsibilities CIO
Increase the technological maturity of the firm
Tingkat maturity ditentukan oleh : Sejauhmana karyawan (pimpinan dan staf) dari organisasi/perusahaan tsb memanfaatkan IT untuk membantu tugasnya sehari-hari Peran CIO atau IT/IS department : Memperkenalkan IT/IS pada semua karyawan Membantu mereka untuk beradaptasi ke dalam sistem yg memanfaatkan IT
17
sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
(10 dari 16)
12/7/2015
(11 dari 16)
Create Vision of the Future & Sell it
Visi (vision)
Ditentukan berdasarkan :
18
Suatu artikulasi dari keinginan yang akan dicapai (termasuk falsafah usaha) dalam bentuk kebijaksanaan dan nilai-nilai sosial, yang dipercaya bahwa keinginan tersebut akan dapat dicapai Visi ini harus jelas, dimengerti dan dihayati oleh seluruh staf Visi ini harus dapat dianggap sebagai komitmen dari seluruh staf Keadaan/kondisi saat ini Trend perkembangan masa mendatang
Sosialisasikan visi tsb pada semua staf
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
9
12/7/2015
Responsibilities CIO
Implement an Information System Architecture
Isu teknis yang menjadi tanggung jawab CIO Arsitektur IS sangat berkaitan dengan proses binis dari organisasi/perusahaan Tolok ukur yang digunakan oleh CEO : Organisasi dapat disederhanakan Mengurangi intermediasi è organisasi lebih flat atau dapat menggunakan struktur matriks
19
sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
(12 dari 16)
12/7/2015
(13 dari 16)
Nurture Relationship
20
Hubungan yg harus dipelihara : dengan Senior Management (terpenting) dengan Customers (internal & eksternal) dengan Suppliers (eksternal) Hubungan dengan Senior Management Diane Wilson meneliti para CEO, berkaitan dengan pandangannya terhadap pemanfaatan IT 52% tidak tahu mengenai IT è bukan partner yg baik 48% tahu IT dan dikelompokkan ke dalam 4 kelompok
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
10
12/7/2015
Responsibilities CIO
(14 dari 16)
Nurture Relationship (lanjutan)
Hubungan dengan Senior Management (lanjutan)
I. partner yang baik, memberikan pendelegasian penuh pada CIO, tantangan buat CIO untuk dapat menjaga persepsi tsb II. partner yang baik, namun tidak/sedikit pendelagasian pada CIO, sering ikut campur dalam penentuan kebijakan tentang IT III. partner yg kurang baik, namum berpandangan pesimis mengenai IT & umumnya sangat membatasi anggaran untuk IT IV. partner yg tidak baik dan penghambat utama dalam 21 implementasi IT
sim/nts/ftiuajm
Responsibilities CIO
12/7/2015
(15 dari 16)
Nurture Relationship (lanjutan)
Hubungan dengan Customer (internal & eksternal)
22
Customers adalah semua pihak didalam dan diluar organisasi yang memanfaatkan layanan dan product yang dihasilkan oleh IT/IS department Perusahaan harus menciptakan struktur organisasi yang dapat menanamkan mutual trust diantara para profesional dan endusers Membina hubungan dengan departemen lain dan memindahkan tanggungjawab pemanfaatan IT pada pimpinan departemen tsb dilakukan bersamaan sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
11
12/7/2015
Responsibilities CIO
(16 dari 16)
Nurture Relationship (lanjutan)
Hubungan dengan supplier Diperlukan untuk mengetahui perkembangan dari product-product IT para vendor Sangat diperlukan dalam rangka pemeliharaan infrastructure IT Hubungan ini biasanya tampak lebih dekat pada pelaksanaan proyek-proyek pengembangan Hubungan ini diperluas dengan pihak-pihak lain yang related, mis. : data center, network management, dsb
23
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
Kegiatan CIO
Administrator (30%) People developer (10%) City planner (10%) Futurist (10%) Fund raiser (10%) World diplomat (10%) Corporate MIS representative (10%) Designer (10%)
24
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
12
12/7/2015
Perkembangan Fungsi IS
Peningkatan keuntungan (escalating benefits) dari IT
25
Wave of innovation [Kenneth P, et al] Wave 1 : Reducing Cost (1960’an) Wave 2 : Leveraging investments (1970’an) Wave 3 : Enhancing product and services (awal 1980) Wave 4 : Enhancing executive decision making (akhir 1980) Wave 5 : Reaching the customer (1990’an) sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
Perkembangan Fungsi IS
(1 dari 8)
(2 dari 8)
Peningkatan keuntungan dari IT (lanjutan)
26
Wave of innovation [Kenneth P, et al] (lanjutan)
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
13
12/7/2015
Perkembangan Fungsi IS
Peningkatan keuntungan dari IT (lanjutan)
27
Wave 1 & 2 è fokusnya pada penghematan (saving money) Wave 3, 4 & 5 è konsentrasi pada pencarian keuntungan (making money) dan mempertahankan bisnisnya (staying in business) Untuk pindah dari wave 2 ke wave 3 diperlukan keterlibatan top executive dalam usaha pemanfaatan IT untuk bisnis, karena: Bisnis yang dilakukan, telah memasuki lingkungan yang baru Resiko dari ketidakbenaran dalam pemanfaatan IT, meningkat
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
Perkembangan Fungsi IS
(3 dari 8)
(4 dari 8)
Perkembangan Organisasi IT/IS
28
Monolithic organization è Cluster pd 4 area : Run operations mengoperasionalkan komputer & jaringan Develop systems mengembangkan & memelihara sistem Develop architecture setting strategy dan memelihara arsitektur untuk IT & informasi, menciptakan framework/standard untuk system operations Identify business requirement Menjabarkan kebutuhan IT dalam membantu bisnis perusahaan sim/nts/ftiuajm 12/7/2015
14
12/7/2015
Perkembangan Fungsi IS
(5 dari 8)
Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan)
29
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
Perkembangan Fungsi IS
(6 dari 8)
Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan)
30
Kegagalan dalam mengidentifikasi 4 area tsb, pada beberapa kasus terjadi : Penempatan yg salah dari resources Pengembangan keahlian yg tidak sesuai Pada umumnya, perusahaan hanya investasi dan menaruh perhatian pada area 1 dan 2, sedangkan area 3 dan 4 tidak
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
15
12/7/2015
Perkembangan Fungsi IS
Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan)
Peranan IS organization dimasa mendatang Sebagai broker menjembatani antara perusahaan itu sendiri dengan perusahaan lain pemberi layanan jasa yang di-outsourcing-kan (mis : maintenance H/W, dsb) Mengembangkan dan memelihara IT yang digunakan untuk supporting the business system infrastructure tantangan terberat
31
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
Perkembangan Fungsi IS
(7 dari 8)
(8 dari 8)
Perkembangan Organisasi IT/IS (lanjutan)
Peran IS organization dimasa mendatang (lanjutan)
32
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
16
12/7/2015
Kiat untuk menjadi CIO
Pelajari bisnis perusahaan tersebut dalam segala aspek (tidak hanya dari segi teknologinya) Buat hubungan kerja yang baik dengan manajemen lini Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis perusahaan Jangan bersifat defensif dalam segala segi Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa informasi yang dapat diandalkan Jelaskan biaya2 utk mengelolaan informasi dlm istilah bisnis Tekankan : tanggungjawab pengelolaan sumberdaya informasi juga menjadi tanggungjawab manajer-manajer lainnya 33
sim/nts/ftiuajm
12/7/2015
17
