Audit Informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Rasdanelis*
Abstrak Diawali dengan sebuah konsep yang mengatakan bahwa informasi adalah aset dan sumber daya yang sangat penting yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Sebagai aset berarti bahwa informasi merupakan kekayaan berharga yang dimiliki oleh sebuah organisasi sehingga harus dikelola dengan baik dan sistematis menjadi mudah diakses. Sebagai sumber daya berarti bahwa informasi adalah segala sesuatu yang dapat dimanfaat untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh sebuah organisasi. Informasi berkembang sedemikian pesatnya tanpa bisa dicegah. Kebutuhan individu terhadap informasi juga meningkat sejalan dengan maraknya lalu lintas informasi. Hanya saja persoalan-persoalan yang ditimbulkan juga sejalan dengan perkembangan kuantitasnya. Pada dekade terakhir bermunculan ide untuk mengaudit informasi agar pengelola informasi lebih jeli dan dapat memperoleh informas dengan kualitas yang baik. Kata kunci:
Audit informasi, system informasi manajemen, organisasi informasi
*Penulis adalah Pustakawan pada UIN Syarif Kasim, Pekan Baru, Riau.
Vol.1, No.1, Juli 2011
81
Rasdanelis
Di tengah pesatnya perkembangan teknologi informasi sehingga menjadikan akses akan informasi begitu cepat, mudah dan tanpa batas. Diilustrasikan bahwa seseorang dapat melihat dunia hanya melalui sebuah jendela kaca berukuran 12 inc bahkan lebih kecil dari kamar tidurnya. Apakah sedemikian sempitnyakah dunia? Bukan! Hal itu semua terwujud berkat teknologi informasi yang menjadikan dunia ini maya dan tanpa batas. Masyarakatpun mengalami perubahan dan pergeseran status, dari sebelumnya sebagai masyarakat yang berorientasi pada industri (dalam konteks konsumtif secara materil) menjadi masyarakat yang berorientasi pada informasi (yaitu suatu kondisi masyarakat dimana produksi, distribusi, dan manipulasi suatu informasi menjadi kegiatan utama). Perpustakaan adalah sebuah organisasi dengan tugas utamanya adalah sebagai pusat sumber daya informasi. Sebagai pusat sumber daya informasi dengan pengertian bahwa perpustakaan dituntut untuk mampu mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan informasi yang dibutuhkan penggunanya. Tujuan akhir tugas utama tersebut adalah mampu melahirkan masyarakat yang tidak hanya mengkonsumsi informasi, tetapi sekaligus menjadi masyarakat yang mampu memproduksi informasi. Tujuan sebuah organisasi akan terealisasi secara baik hanya dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dan dibutuhkan. Mulai dari perencanaan, implementasi, sampai pada tahap evaluasi. Sehingga informasi yang dimiliki dapat dijadikan sebagai rujukan untuk mewujudkan tujuan organisasi, karena dapat berpengaruh pada proses pengambilan sebuah keputusan dan kebijakan. Akibat dampak dari berkembang pesatnya produk-produk informasi dalam berbagai macam format. Cara penyampaian informasi yang berorientasi kepada kepuasan pengguna, menuntut organisasi untuk melakukan suatu kegiatan analisis sistem dengan mendefinisikan kebutuhan informasi yang dimilikinya, bagaimana penyajian dan relevansinya dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. Proses analisis berupa sebuah kegiatan evaluasi yang sistematis terhadap kebutuhan dan penggunaaan informasi yang tercipta dengan sebuah pembuktian yang ditunjukkan oleh pengguna dan dokumendokumen yang ada untuk memperkuat keberadaannya dalam memberikan konstribusi bagi tujuan-tujuan organisasi. Proses ini menerapkan beberapa metode pengumpulan informasi seperti: wawancara, pengamatan (observasi) dan pencarian catatan (dokumentasi). Menurut
82
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
Henczel (2001: xxii) proses ini dikenal dengan istilah audit Informasi. Audit informasi dilakukan untuk memahami bagaimana sebuah lingkungan informasi tepat sesuai dengan misi dan visi organisasi. Dengan dilakukannya audit informasi terhadap kebutuhan dan penggunaan informasi, maka akan diketahui informasi-informasi apa yang perlu dihasilkan sebagai keluaran (output) dari sistem yang akan dikembangkan. Pada akhirnya pelaksanaan audit informasi akan menghasilkan rekomendasi-rekomendasi sebagai bahan masukan dalam merumuskan sebuah kebijakan informasi tentang pengembangan sistem informasi. Apa itu informasi, manajemen informasi, sistem informasi dan apa pula yang disebut audit informasi serta bagaimana audit informasi dalam sistem informasi? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, dalam makalah ini penulis akan mencoba menguraikan lebih lanjut. Dengan judul audit informasi dalam sistem informasi manajemen. B. Informasi dan Manajemen Informasi a. Informasi Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu dan keputusan mendatang (Sutabri, 2005: 15). Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakainya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dsb. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini menjadi sangat penting. Suatu organisasi yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya mati. Saracevic (seperti yang dikutip oleh Pendit, 2003: 13), mengelompokkan informasi dalam tiga pengertian : pertama, pengertian informasi secara sempit sebagai serangkaian sinyal atau pesan-pesan yang diperlukan dalam pengambilan keputusan; kedua, pengertian informasi secara luas yang dikaitkan dengan proses kognitif dan kemampuan memahami pada diri manusia; ketiga, pengertian informasi secara paling luas (broadest sense) karena tidak hanya dikaitkan dengan pesan (pengertian sempit) atau proses kognitif (pengertian luas) semata, melainkan juga dengan konteks sosialnya, berupa situasi, persoalan, kaitan tugas, dan sebagainya. Definisi informasi secara lebih rinci dikemukakan oleh Norrie dalam bukunya The Information Economy: meaning and mechanisms, dapat dilihat pada tabel berikut (Feeney, (1994: 11) :
Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
83
Rasdanelis
Tabel. 1. Definisi Informasi Source Blumenthal, 1969 Bell, 1979 Burch, 1991 Deeson, 1991 Arrow, 1984 Stonier, 1990 OED Farradane, 1976
Definition of information Data recorded, classified, organized, related or interpreted within context to convey meaning A patterns or design that rearranges data for instrumental purpose The result of modeling, formatting, organizing or converting data in a way that increases the level of knowledge for its recipient That which adds to human knowledge The reduction in uncertainty Information is a function of complexity Knowledge communicated concerning some particular fact, subject or event Representation of knowledge or of thought
Pada tabel di atas Norrie mengilustrasikan definisi informasi menjadi tiga kelompok: pertama, informasi dilihat sebagai sesuatu pengetahuan yang berkembang (develops knowledge); kedua, informasi sebagai suatu kemungkinan yang berguna (as a function of probability); dan ketiga, informasi sebagai sesuatu yang dihasilkan oleh pengetahuan (as something created by knowledge). Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah pesan-pesan atau data yang diproses secara sistematis. Informasi tersebut mengandung nilai dan menjadi kekayaan yang dilindungi dan dikelola sedemikian rupa sehingga mudah diakses. Informasi sangat diperlukan dalam proses pengambilan dan penetapan sebuah keputusan. Sebagai contoh, pada proses penetapan untuk pengadaan koleksi perpustakaan, seorang kepala bagian pengadaan terlebih dahulu harus membuat kriteria-kriteria koleksi yang diperlukan pengguna. Untuk selanjutnya ditetapkan dan dibeli. Informasi yang tepat dan cepat pada keadaan ini sangat penting dalam proses pengambilan dan penetapan keputusan koleksi apa yang dibutuhkan dan apa yang akan dibeli. Informasi merupakan aset dan sumber daya yang sangat penting dimiliki oleh sebuah organisasi. Woody Horton (seperti yang dikutip oleh Martin, 1995: 172) menyatakan informasi sebagai aset maksudnya adalah isi dan nilai yang terkandung dalam sumber informasi misalnya buku, bankdata ataupun CD-ROM, dan informasi sebagai sumber daya adalah semua biaya yang digunakan dalam mendirikan dan meng-
84
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
operasikan sumber informasi, seperti perpustakaan, pusat komputer dll. Pengelolaan informasi sebagai aset atau sumber daya ini tentunya sangat penting dilakukan untuk memenuhi kebutuhan manajemen organisasi, baik secara strategis maupun operasional. Salah satu strategi dalam pengelolaan informasi untuk kebutuhan manajemen ini adalah pengembangan sistem informasi manajemen. Dan dalam pengembangan sistem informasi manajemen ini, setiap organisasi dapat melakukan sesuai dengan kebutuhannya. Arus informasi suatu organisasi dapat dipengaruhi oleh beragam disiplin atau lingkungan pengetahuan, seperti ilmu politik, ilmu teknologi, ilmu ekonomi, ilmu sosial dan budaya. Henczel mengelompokkan arus informasi tersebut menjadi: lingkungan external yaitu ilmu politik, ilmu sosial, ilmu ekonomi dan ilmu teknologi; lingkungan internal yaitu politik dan budaya. Baik external maupun internal samasama mempengaruhi layanan dan sumber daya yang tersedia yang digunakan organisasi, terutama bagaimana informasi tersebut disediakan dan digunakan. Seperti terlihat pada gambar berikut.
External Environment Technological
Economic
Social
Political
Organization
Information Utilization
Politics
Culture
Technological Interface Information Strategy
Gambar 1. Situasi Lingkugan Informasi
Gambar 1. Situasi Lingkugan Informasi
Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
85
Rasdanelis
Adapun bentuk sumber-sumber informasi yang diorganisir oleh sebuah organisasi, dalam buku International Encyclopedia of Information and Library Science, menyebut ada 4 macam, yaitu : 1. Data Berupa data tentang semua kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan oleh organisasi. Seperti sebuah perusahaan atau pabrik mie instant akan mengumpulkan semua data yang berhubungan dengan proses produksinya, baik mengenai seberapa banyak hasil produksinya, data mengenai keandalan dan keunggulan peralatan yang digunakan untuk memproduksi produknya, data tentang kesejahteraan karyawan, dll. 2. Records / catatan atau rekaman Data sering diasosiasikan dengan rekaman peristiwa, benda ataupun orang. Namun rekaman yang dimaksudkan disini adalah rekaman, seperti : rekaman desain dan perkembangan produk, prototip dan skala produksi. Dimana saat ini sudah diaplikasikan dalam bentuk file data komputer. 3. Teks Informasi dalam bentuk teks ini, baik berupa informasi tercetak seperti buku, maupun berupa informasi elektronik atau tidak tercetak yang dapat diakses pada komputer dan internet 4. Multimedia Di era teknologi informasi yang sudah berkembang dewasa ini, informasi yang dikemas dalam bentuk multimedia kiranya bukanlah hal yang asing lagi, tetapi sudah menjadi kebutuhan bagi setiap pencari informasi. Teknologi informasi menyediakan fasilitas akses yang mudah, cepat dan tanpa batas. Keberhasilan sebuah organisasi dalam mengelola sumbersumber informasi organisasinya tergantung pada : • Pemahaman akan bagaimana informasi eksternal dapat mempengaruhi proses dan prosedur internal organisasi dan dalam menentukan informasi mana yang akan diakses dan diolah. • Seberapa baiknya layanan dan sumber informasi diselaraskan dengan tujuan strategis organisasi. • Pengkajian yang berkesinambungan tentang seberapa baik layanan dan sumber informasi mendukung dalam pencapaian tujuan strategis. • Pemahaman akan alur informasi organisasi dan antara organisasi dengan lingkungan eksternalnya.
86
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
•
Pemahaman akan bagaimana lingkungan internal, yaitu politik dan budaya mempengaruhi perubahan-perubahan organisasi dan pemahaman dalam menetapkan informasi apa yang akan diolah serta dapat diimplementasikan secara efisien.
b. Manajemen Informasi Istilah manajemen informasi diartikan sebagai aplikasi prinsipprisip manajemen pada proses pengadaan, pengorganisasian, pengawasan, penyebaran dan penggunaan informasi dalam organisasi. Manajemen informasi berhubungan dengan nilai, kualitas, kepemilikan, kegunaan, dan keamanan informasi dalam konteks kehidupan / penyelenggaraan sebuah organisasi (Feather, 187). Dalam pedoman tentang audit informasi yang dikeluarkan oleh Office of Information and Communications technology (OICT), Department of Commerce, Australia 2002 (seperti yang dikutip oleh Hak, 2006: 18 ), dinyatakan bahwa manajemen informasi dapat didefinisikan sebagai: “The Measures required for effective collection, storage, access, use and disposal of information to support agency business processes. The core of these measures is the management of definition, ownership, sensitivity, quality and accessibility of information. These measures are addressed at appropriate stages in the operational lifecycle of the information itself”.
Manajemen informasi digambarkan sebagai tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk pengumpulan, penyimpanan, penelusuran, penggunaan dan pemusnahan informasi secara efektif dalam mendukung proses-proses bisnis suatu organisasi. Definisi manajemen informasi ini dipertegas lagi oleh Henczel (2001: 259) bahwa manajemen informasi adalah manajemen pengadaan, penggunaan dan penyimpanan informasi, dan pergerakan informasi dalam sebuah organisasi dan antara organisasi dengan lingkungan luarnya. Burk dan Horton (seperti yang dikutip Martin, 1995: 171) menambahkan bahwa manajemen informasi adalah aplikasi proses manajemen tradisional, terutama pada prinsip-prinsip manajemen dalam mengelola sumber daya dan aset informasi sebuah organisasi. Berdasarkan beberapa definisi di atas, disimpulkan bahwa manajemen informasi merupakan proses penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam organisasi, meliputi kegiatan pengumpulan, penyimpanan, penelusuran, penggunaan dan pemusnahan informasi. Penerapan manajemen informasi yang efektif diharapkan memberikan kepastian bahwa nilai informasi sebuah organisasi dapat diidentifikasi dan Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
87
Rasdanelis
dieksploitasi keberadaannya dalam kondisi yang paling lengkap dan memenuhi kebutuhan fungsi kegiatan organisasi tersebut baik secara strategis maupun operasional. Faktor-faktor utama dalam kegiatan manajemen informasi menurut Martin White (seperti dikutip oleh Cronin, 1985: 34) antara lain : 1. Sumber informasi, termasuk di dalamnya pengidentifikasian, penilaian dan penggunaan sumber-sumber informasi internal dan eksternal. 2. Teknologi, mencakup metode-metode, penginputan, penyimpanan, penelusuran dan pendistribusian informasi baik dalam basis local maupun dari jarak jauh. 3. Manajemen, dengan melibatkan perencanaan strategis dan bisnis, manajemen sumber daya manusia, komunikasi antar individu, biaya, anggaran dan pemasaran. Dari beberapa faktor di atas, dipahami bahwa manajemen informasi adalah suatu proses untuk pengumpulan, pengumpulan, penyimpanan, penelusuran, penggunaan dan pemusnahan informasi secara tepat dengan melibatkan perencanaan strategis untuk memaksimalkan sumber daya lainnya (seperti teknologi, sumber daya manusia, dana, dan lain sebagainya) dalam mendukung kegiatan organisasi untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan strategis merupakan salah satu prinsip penting dan proses manajemen strategis. Perencanaan strategis merupakan tindakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor internal dan eksternal informasi yang dapat dilakukan sebagai dasar pembuatan keputusan yang strategis. Proses perencanaan strategis tersebut dapat dilihat dalam kerangka manajemen informasi pada gambar 2 di bawah ini. Siklus dapat digambarkan berdasarkan urutan fungsi kegiatan operasional penanganan informasi yang berlangsung. Kegiatan tersebut meliputi : pengumpulan, penyimpanan, penelusuran, penggunaan dan penyiangan.
88
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
Disposal
Collection
Definition Management Quality Management
Ownership Management
Accessibility Management
Sensivity Management
Storage
Use
Access
Gambar 2. Kerangka Manajemen Informasi (OICT, 2002: 5) c. Sistem Informasi Untuk mendukung proses manajemen informasi seperti telah digambarkan di atas dibutuhkan sistem informasi (SI) yang menjadi poros untuk mengalirkan informasi dengan lancar agar proses-proses itu dapat berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Sutabri (2005: 4) mendefinisikan sistem sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem adalah konsep sinergi. Konsep ini mengandaikan bahwa di dalam suatu sistem output suatu organisasi diharapkan lebih besar dari output individual atau output masing-masing bagian. Kegiatan bersama dari bagian yang terpisah, tetapi saling berhubungan secara bersama-sama akan menghasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah. Artinya bahwa 2 + 2 tidak sama dengan 4, tetapi memungkinkan sama dengan 5 atau lebih. Karena itu sistem mengutamakan pekerjaan dalam tim. Selain itu sistem mensyaratkan suatu pelaksanaan pekerjaan secara integratif baik menyangkut, manusia, perkakas, metode maupun sumber daya yang dimanfaatkan.
Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
89
Rasdanelis
Dari definisi sistem di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu kumpulan unsur-unsur yang saling berhubungan satu sama lain sehingga membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan kesatuan unsur-unsur yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk arus informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya organisasi. Sistem informasi memiliki siklus hidup yang terdiri atas beberapa fase baku. Masing-masing fase memerlukan aktivitas manajemen yang berbeda-beda. Siklus hidup sebuah sistem seperti pada gambar berikut. Mengenali kebutuhan
Pembangunan sistem
Pemasangan sistem
Sistem menjadi usang
Pengoperasian sistem
Gambar 3. Siklus hidup sistem (Sutabri, 2005: 14) Berdasar gambar di atas dapat dijelaskan bahwa fase-fase hidup sebuah sistem adalah sebagai berikut : 1. Mengenali adanya kebutuhan Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya. 2. Pembangunan sistem Suatu proses atau seperangakat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun sustu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut. 3. Pemasangan sistem Setelah proses pendefinisian kebutuhan dilakukan maka tahap selanjutnya adalah pemasangan sistem yang telah dipilih.
90
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
4. Pengoperasian sistem Prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tersebut. Organisasi selalu mengalami perubahan-perubahan dan untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut suatu sistem harus diperbaiki dan diperbaharui. 5. Sistem menjadi usang Kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya. Pada dasarnya sistem informasi dapat merupakan tata kelola informasi secara manual dan berbasis komputer. Namun pada perkembangan selanjutnya sistem informasi selalu berhubungan dengan teknologi informasi, khususnya teknologi komputer. Proses pengembangan siitem ini biasanya melewati beberapa tahapan mulai dari sistem itu sendiri direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara dalam sebuah siklus hidup sistem (seperti pada gambar di atas). d. Sistem Informasi Perpustakaan Perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) pada suatu organisasi telah menghasilkan berbagai macam jenis SIM yang berkembang saat ini. Misalnya: sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi perhotelan, sistem informasi perpustakaan dan lain sebagainya. Meskipun banyak SIM yang telah dikembangan, namun tujuan pengembangan SIM adalah untuk menyediakan informasi-informasi beserta ringkasan eksekutifnya yang akan menjadi landasan dalam melaksanakan proses manajerial. Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen untuk mengatur langkah-langkah dalam proses manajerialnya. Sedangkan sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua manajer unit terkait agar dapat melakukan control dan membuat perencanaan selanjutnya atau mengambil keputusan-keputusan, seperti bahan pustaka (koleksi) bidang subyek apa atau dalam format apa yang akan dibeli untuk program pengadaan koleksi tahun anggaran berikutnya. Untuk membuat keputusan seperti ini, semua manajer yang terkait dalam lingkungan Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
91
Rasdanelis
perpustakaan akan membutuhkan informasi yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan operasional yang ada dalam sistem informasi yang telah dikembangkan. Pada dasarnya kegiatan-kegiatan operasional yang ada di perpustakaan dibagi menjadi dua kelompok utama, yaitu : Ø Information resources, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan organisasi dan pengawasan sumber-sumber informasi, meliputi proses pengkatalogan, klasifikasi, pengindeksan, abstrak dan penterjemahan. Kegiatan ini berupa layanan teknis yang menghasilkan berbagai macam alat bantu (seperti catalog, bibliografi, indeks dan abstrak, klasifikasi rak dll) yang akan membantu kegiatan kelompok keduanya, yaitu; Ø Public services, layanan ini dibagi dua yakni demand service dan notification service. Layanan yang pertama bersifat pasif menunggu respon atas permintaan para pengguna, sedangkan yang kedua lebih dinamis dengan mencoba mendisain layanan untuk diinformasikan kepada para pengguna sehingga mereka menjadi tertarik. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan sebagai sebuah institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang yang tidak terlepas dari penerapan teknologi informasi yang sedang berkembang pesat saat ini. Beberapa pertimbangan yang dapat diajukan mengapa perpustakaan harus memanfaatkan teknologi informasi, antara lain meningkatnya 1) jumlah dan mutu layanan perpustakaan, 2) tuntutan untuk menggunakan koleksi secara bersama, 3) kebutuhan untuk lebih mengefektifkan tenaga, 4) kebutuhan akan efisiensi waktu, 5) ragam informasi yang dikelola, dan 6) kebutuhan akan kecepatan layanan (Depdiknas, 3004: 20). Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan telah menciptakan konsep yang menggambarkan pemanfaatan teknologi tersebut, seperti perpustakaan terotomasi dan sistem perpustakaan digital (digital library system) atau disebut juga perpustakaan elektronik yang memiliki e-services, e-resources, dll., yang mampu mendukung kegiatan distance learning (pembelajaran jarak jauh). Meskipun perpustakaan masih tetap akan mengelola koleksi tercetak disamping koleksi digital / elektronik atau disebut perpustakaan hibrida. Selanjutnya Arif (seperti yang dikutip oleh Hak, 2006: 28) menjelaskan bahwa penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain :
92
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi perpustakaan. 2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan teknologi informasi dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan perpustakaan digital. Dengan adanya perkembangan dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dapat difungsikan dalam berbagai macam bentuk di atas, maka pekerjaan perpustakaan sekarang adalah menghadirkan sistem otomasi perpustakaan terintegrasi, termasuk jaringan dan teknologi bidang elektronik dalam mewujudkan perpustakaan modern. C. Audit Informasi a. Pengertian Audit Informasi Istilah audit informasi diperkenalkan oleh Elizabeth Orna dalam Practical Information Policies: how to manage information flow in organizations (1990) dan St. Clair Guy dalam Customer Service in the Information Environment (1993), sebagai komponen terintegrasi dalam pengembangan kebijakan informasi terutama dalam pengembangan strategi informasi. Proses audit informasi ini digambarkan sebagai cara yang efektif untuk mengidentifikasikan kebutuhan informasi organisasi, memetakan arus informasi dari dalam dan luar, mengembangkan komunikasi antara professional informasi dengan para pekerja, pemasaran layanan informasi dan pengembangan profil perpustakaan dalam organisasi (Henczel, 2001: 13). Abell (2004: 1) menjelaskan bahwa penggunaan istilah audit informasi biasanya didasarkan pada tujuan pelaksanaan audit oleh organisasi. Menurut Abell audit informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi kebutuhan dan aset informasi, yang dengan cara ini kebutuhan tersebut dapat terpenuhi, bagaimana aset-aset itu tercipta dan bagaimana semuanya itu dikelola dan digunakan. Abell menambahkan bahwa antara strategi dan tujuan organisasi dengan atrategi dan tujuan audit saling berhubungan satu sama lain.
Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
93
Rasdanelis
Menurut Henczel (2001: 5) audit informasi adalah suatu evaluasi sistematis terhadap keguanaan, sumber dan arus informasi dengan sebuah verifikasi yang menjadikan pengguna/orang dan dokumen sebagai rujukan dalam menetapkan kontribusinya terhadap tujuan organisasi. Pada sumber lain, Henczel (2001: 14) menyimpulkan bahwa audit informasi merupakan suatu kegiatan evaluasi yang bukan hanya mengevaluasi layanan dan sumber informasi yang digunakan dan oleh siapa saya, tetapi juga melihat kepada siapa, bagaimana layanan dan sumber informasi itu digunakan. Tujuannya adalah untuk menggambarkan situasi terkini seobjektif mungkin; sumber-sumber dan layanan apa yang digunakan di dalam organisasi (baik yang tersedia maupun tidak); dari mana informasi itu datang; bagaimana dan oleh siapa sumber-sumber dan layanan itu digunakan untuk mendukung tercapainya tujuan; dan kepada siapa informasi itu diberikan baik secara langsung atau tidak. Orna (seperti yang dikutip Henczel, 2001: 5), secara lebih rinci menggambarkan bahwa audit informasi adalah suatu proses untuk: - Mengidentifikasi kebutuhan informasi organisasi dan menentukan level strategi penting kebutuhan-kebutuhan tersebut. - Mengidentifikasi layanan dan sumber daya yang ada sesuai dengan kebutuhan. - Menetapkan arus informasi dalam suatu organisasi dan antara organisasi dan lingkungan eksternal. - Menganalisis kesenjangan, duplikasi, ketidakefisiensi dan bidangbidang yang melebihi ketentuan, sehingga memungkinkan untuk mengidentifikasi perubahan yang diperlukan. Guy St Clair seperti dikutip oleh Henczel (2001: xxii), lebih tegas mengemukakan bahwa audit informasi adalah sebuah proses untuk mengevaluasi seberapa baik kebutuhan dan penyebaran informasi organisasi dapat berhubungan dengan misi, tujuan dan sasaran organisasi. Berdasarkan pada beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa audit informasi bertujuan menemukan bagaimana organisasi menggunakan informasi untuk memenuhi tujuan-tuuan organisasinya. Jadi titik awalnya ada pada tujuan-tujuan organisasi tersebut, kemudian berimplikasi terhadap informasi yang dibutuhkan dan bagaimana informasi ini digunakan dalam memenuhi tujuan-tujuan tersebut. Pertimbangan tujuan-tujuan organisasi sebagai titik awal pelaksanaan audit akan memberikan petunjuk dari mana audit ini dimulai.
94
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
Audit informasi sebagai kegiatan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan untuk menemukan informasi yang sebenarnya dalam menjawab kerangka permasalahan yang telah disusun. Hasil yang diharapkan dari kegiatan audit ini adalah pencocokan antara bagaimana yang seharusnya terjadi dengan bagaimana yang terjadi sekarang. Keluaran audit merupakan kegiatan penafsiran terhadap hasil pencocokan tersebut, dan selanjutnya memutuskan bagaimana penggunaan informasi organisasi untuk lebih mendekati tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Botha dan Boon (2003: 24) membagi kegiatan audit informasi dalam beberapa jenis, antara lain : 1. Communication audit, yaitu audit yang difokuskan pada ketentuanketentuan arus informasi. 2. Information mapping, yaitu audit yang difokuskan pada identifikasi dan penggunaan sumber-sumber informasi organisasi. 3. Information system audit, yaitu yang hasil temuannya didasarkan pada penggunaan aplikasi teknologi untuk mengelola sumbersumber informasi (walaupun secara implicit). 4. Knowledge audit, yaitu sebuah konsep manajemen pengetahuan (atau manajemen informasi strategis) merupakan manajemen informasi pada level teratas (berdasarkan evolusi fungsi-fungsi manajemen informasi) dan oleh karena itu secara logis mengikuti pada manajemen pengetahuan dan audit informasi. 5. Intelligence audit, yaitu audit yang difokuskan pada hubunganhubungan antara manajemen informasi dan pengetahuan. Selanjutnya Botha dan Boon, menjelaskan bahwa semua jenis audit di atas tidak satupun yang dianggap sama sebagai kegiatan audit informasi, akan tetapi audit informasi merupakan penggabungan dari bagian proses audit yang dapat diambil ketika merancang metodologi audit informasi. Dan pada prinsip segala sesuatu yang dapat diklasifikan sebagai informasi merupakan cakupan dalam audit informasi, namun pada prakteknya informasi keuangan tidak dijalankan karena ada tugas sendiri bagi auditor. Audit informasi mencoba mengevaluasi beberapa atau sebagian dari bentuk, isi, proses, klasifikasi dan nilai informasi pada tahap siklus hidup informasi dan menilainya dengan beberapa kriteria dengan tujuan yang telah ditentukan dalam audit tersebut.
Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
95
Rasdanelis
b. Perbedaan Audit Informasi dengan Analisis Kebutuhan Botha dan Boon (2003: 24) menyatakan bahwa, “an information audit is not the same as an information needs assessment – the researchers found an information needs assessment is only one component of an information audit”. Pernyataan ini menjelaskan bahwa analisis kebutuhan informasi hanyalah merupakan salah satu bagian dalam pelaksanaan audit informasi. Selanjutnya, Clair (seperti yang dikutip oleh Henczel, 2001: 15) memberikan gambaran secara rinci perbedaan antara kedua istilah tersebut sesuai dengan karakteristik masing-masing kegiatannya, seperti tergambar dalam tabel berikut. Tabel 2. Perbedaan audit informasi dengan analisis kebutuhan Needs Analysis (Analisis Kebutuhan)
Information Audit (Audit Informasi)
• Does not require that a service be in place (Tidak membutuhkan suatu layanan yang sudah ada)
• An examination of what already exist — seeks to describe the current information situation as objectively as possible (Sebuah evaluasi terhadap apa yang telah ada tujuannya untuk menemukan gambaran situasi informasi terkini seobjektif mungkin)
• Asks simple question (Menanyakan pertanyaanpertanyaan yang singkat)
• Seeks useable information using subjective and objective questions (Menemukan informasi yang berguna dengan menggunakan pertanyaan subjektif dan objektif)
• Reactive (Bersifat merespon)
• Proactive (Bersifat proaktif)
• Seeks define and specific responses (Menemukan jawaban-jawaban tertentu dan spesifik)
• Seeks to elicit trends and concepts from potential users as well as determining specific requirements for success in performance of specific tasks (Menemukan kecenderungankecenderungan dan konsepkonsep dari para pengguna potensial sebagaimana menentukan kebutuhankebutuhan khusus bagi keberhasilan dalam penampilan tugas-tugas khusus.
96 Can be conducted by inhouse staff (Dapat dilaksanakan oleh staf
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria" Best conducted using consultants in conjunction with in- house staff (Yang paling
dan spesifik)
• Can be conducted by inhouse staff (Dapat dilaksanakan oleh staf dalam)
requirements for success in performance of specific tasks (Menemukan kecenderungankecenderungan dan konsepAudit informasi dalam sistem informasi manajemen konsep dari para pengguna potensial sebagaimana menentukan kebutuhankebutuhan khusus bagi keberhasilan dalam penampilan tugas-tugas khusus. • Best conducted using consultants in conjunction with in- house staff (Yang paling baik dilaksanakan atas kerjasama jasa konsultan dan staf)
Dari tabel ini dapat dibedakan bahwa pada dasarnya analisis kebutuhan dilakukan terhadap suatu kebutuhan dan layanan informasi tertentu yang belum ada ketika analisis ini dilakukan, sedangkan audit informasi dilakukan ketika sebuah organisasi sudah memiliki sebuah layanan informasi tertentu. Audit dilakukan untuk mengetahui sejauhmana informasi yang tersedia dapat memenuhi kebutuhan dan penggunaan informasi dalam organisasi tersebut. Dan sebagai tindaklanjutnya apakah akan disediakan informasi tersebut atau sebaliknya. Perbedaan ini diperjelas lagi oleh Guenther (2004: 46) dalam sebuah artikelnya yang berjudul Conducting an Information Audit on your Intranet, dan menjelaskan bahwa: “an information audit focuses an explicit accounting and use of an organization’s information assets, a knowledge audit focuses on an organization’s expertise and experience. Organizational knowledge is difficult to translate into tangible assets. Collectively, these knowledge assets represent the organization tacit information. A needs assestment or analysis is generally conducted in order to develop an inventory of needs; it does not go into the detail of an information or knowledge audit, nor does look to understand behaviors around information management”. Disini, Guenther membedakan bahwa audit informasi memfokuskan pada sebuah penghitungan dan penggunaan aset-aset informasi sebuah organisasi secara eksplisit, audit pengetahuan memfokuskan pada keahlian dan pengalaman sebuah organisasi. Walaupun pengetahuan organisasi sulit untuk diterjemahkan ke dalam aset-aset yang dapat dibuktikan secara kolektif, aset-aset pengetahuan ini menghadirkan informasi organisasi yang tersirat. Kemudian analisis kebutuhan secara umum dapat dilaksanakan untuk pengembangan inventarisasi kebutuhan namun tidak secara detail dan juga tidak untuk
Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
97
Rasdanelis
maksud memahami prilaku sekitar manajemen informasi, lain halnya dengan audit informasi dan pengetahuan. Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis kebutuhan merupakan sebuah evaluasi atau survey dengan menggunakan pertanyaanpertanyaan sederhana yang berhubungan dengan sumber-sumber dan layanan yang dibutuhkan orang dalam melaksanakan pekerjaannya dan bagaimana cara menemukannya. Sedangkan audit informasi merupakan suatu kegiatan evaluasi yang bukan hanya mengevaluasi layanan dan sumber informasi yang digunakan dan oleh siapa saja, tetapi juga melihat kepada bagaimana layanan dan sumber informasi itu digunakan. c. Tujuan Audit Informasi Adapun tujuan audit informasi adalah untuk mengkaji ulang informasi apa yang tercipta dan dibutuhkan oleh sebuah organisasi. Secara rinci Witerman (2005) mengemukakan tujuan audit informasi sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi organisasi dari divisi dan unit bisnisnya, dan kebutuhan spesifik dari setiap individunya. 2. Mengidentifikasi informasi yang tercipta dan nilai kegunaannya terhadap organisasi. 3. Mengidentifikasi aset-aset pengetahuan (knowledge assets) dan keahlian (skills) yang dapat dijadikan sebagai langkah awal dalam meregistrasi aset intelektual. 4. Mengidentifikasi kesenjangan informasi. 5. Mengidentifikasi peluang-peluang untuk diterapkan dalam meraih keuntungan. 6. Mengkaji ulang penggunaan sumber-sumber informasi eksternal , serta bagaimana sumber tersebut dapat digunakan lebih efektif. 7. Mengkaji ulang penggunaan-penggunaan sumber-sumber informasi internal, bagaimana nilai kegunaannya dan bagaimana sumber tersebut dapat dikembangkan. 8. Pemetaan arus informasi dan hambatan terkini dalam arus tersebut. Idealnya, menurut Buchanan dan Gibb (seperti dikutip oleh Hak, 2006: 44) audit informasi harus meliputi tujuan-tujuan untuk : mengidentifikasi sumber-sumber informasi; mengidentifikasi kebutuhankebutuhan informasi organisasi; mengidentifikasi biaya dan keuntungan sumber-sumber informasi; mengidentifikasi kesempatan-kesempatan untuk menggunakan sumber-sumber informasi untuk keuntungan
98
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
kompetitif strategis; mengintegrasikan investasi teknologi informasi dengan strategis bisnis; mengidentifikasi arus dan proses-proses informasi; mengembangkan kebijakan informasi terintegrasi; menciptakan kesadaran pentingnya manajemen sumber informasi dan menentukan peranan manajemennya; mengawasi dan mengevaluasi kesesuaian dengan standar informasi yang berhubungan, perundang-undangan dan pedoman kebijakan. Menurut Abell audit informasi mengembangkan pemahaman tentang : - dimana dan bagaimana informasi tercipta; - arus, penggunaan dan penyumbatan informasi; - kesenjangan dan duplikasi informasi; - kualitas, pengaruh dan nilai informasi; - bagaimana informasi dikelola untuk memenuhi kebutuhan legal dan kontektual; - pengaruh platform secara teknis dan budaya organisasi dalam penggunaan informasi; dan - bagaimana informasi dikelola dan digunakan mendukung tujuan bisnis. Berdasarkan pernyataan di atas dapat dipahami bahwa dengan dilaksanakannya audit informasi oleh sebuah organisasi, maka organisasi tersebut dapat mengetahui dimana, darimana dan bagaimana sebuah informasi tercipta. Informasi apa dan dalam format atau kemasan seperti apa yang diperlukan organisasi dan penggunanya. Serta juga dapat mengetahui bagaimana sebuah informasi harus dikelola dan dapat diakses dengan efektif dan efisien untuk kebutuhan organisasi maupun pengguna. Adapun manfaat yang akan didapatkan dari kegiatan audit informasi, seperti dikemukakan Winterman, adalah: menjadikan penggunaan aset-aset intelektual organisasi lebih baik; menjadikan penggunaan informasi eksternal lebiah baik; menghidari ketidakefisienan dan duplikasi informasi; menghidari over load informasi; dan menghemat waktu dan keuangan melalui efieiensi. Abell, menambahkan bahwa audit informasi mengembangjan pemahaman tentang dimana dan bagaimana informasi tercipta; arus, penggunaan dan penyumbatan informasi; kesenjangan dan duplikasi
Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
99
Rasdanelis
informasi; kualitas, pengaruh dan nilai informasi; bagaimana informasi dikelola untuk memenuhi kebutuhan yang legal dan kontekstual; pengaruh platform secara teknis dan budaya organisasi dalampenggunaan informasi; dan bagaimana informasi dikelola dan digunakan untuk mendukung tujuan-tujuan organisasi. Dengan demikian audit informasi dilaksanakan untuk menemukan bagaimana organisasi menggunakan informasi untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasinya. Jadi titik awalnya ada pada tujuan-tujuan organisasi tersebut, kemudian berimplikasi terhadap informasi yang dibutuhkan dan bagaimana informasi ini digunakan dalam memenuhi tujuan-tujuan tersebut. Pertimbangan tujuan-tujuan organisasi sebagai titik awal pelaksanaan audit ini akan menghasilkan sebuah pernyataan dasar tentang “Bagaimana seharusnya” informasi digunakan, dan akan memberikan petunjuk dari mana audit ini dimulai. d. Metodologi Audit Informasi Ada beberapa metodologi audit informasi yang dapat diterapkan dalam sebuah organisasi, dimana pelaksanaanya sangat tergantung kepada cakupan dan tujuan organisasi bersangkutan. Henczel (2001: 6) menggambarkan komponen pelaksanaan audit informasi ke dalam tujuh tahap seperti pada gambar di bawah. bar di bawah.
Gambar 4. Model tahapan audit informasi
100
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
Tahap pertama, perencanaan yaitu proses yang menggambarkan bagaimana memulai perencanaan audit informasi. Tahapan ini yang paling menentukan berhasil tidaknya audit informasi ini dilakukan. Pada tahapan ini terdiri dari beberapa langkah yang harus dilaksanakan, yaitu: v menentukan tujuan yang jelas; v menentukan cakupan audit dan alokasi sumbernya; v memilih metodologi; v mengembangkan strategi komunikasi; v mendaftar dukungan manajemen. Tahapan kedua, pengumpulan data, yaitu proses yang menggambarkan bagaimana mengembangkan sebuah basis data sumbersumber informasi dan kemudian harus menentukan metode pengumpulan data, diantaranya adalah kuesioner, wawancara fokus pada grup dan wawancara personal. Tahapan ketiga, analisis data, merupakan proses yang melihat ada tiga jenis (langkah) analisis yang diperlukan, yaitu : • menganalisa data di dalam basis data informasi • pemetaan arus informasi, dan • analisis survey tambahan. Pada tahapan ini mencakup persiapan data, penginputan data dan berbagai macam cara dimana data dapat dianalisa dan memperkenalkan perangkat lunak yang dapat membantu analisis baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Tahapan keempat, evaluasi data, yaitu proses yang mendiskusikan evaluasi dan interpretasi data dalam kontek organisasi dan menganjurkan beberapa cara dimana temuan-temuan dapat digunakan untuk mengembangkan strategi-strategi dan memformulasikan rekomendasi, diantaranya : mengevaluasi kemungkinan adanya gap dan duplikasi; menginterpretasikan arus informasi; mengevaluasi permasalahan; memformulasikan rekomendasi; mengembangkan rencana kerja untuk melakukan perubahan. Tahapan kelima, mengkomunikasikan temuan-temuan dan rekomendasi, yaitu proses yang menguji semua isu yang penting untuk dikomunikasikan dan direkomendasikan kepada stakeholder. Ada berbagai macam pilihan yang tersedia untuk mempresentasikan temuantemuan dan rekomendasi hasil audit tersebut, seperti laporan tertulis, presentasi dan seminar secara lisan, melalui situs organisasi atau umpan balik secara pribadi dari partisipan dan stakeholder. Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
101
Rasdanelis
Tahapan keenam, menerapkan rekomendasi, yaitu proses yang menghubungkan temuan-temuan dengan penerapan rekomendasi dan menganjurkan cara-cara untuk meningkatkan kesempatan penerapan yang berhasil. Pada tahapan ini memperkenalkan kebijakan informasi sebagai sebuah alat untuk mengkoordinasikan bagaimana informasi dikelola di dalam organisasi tersebut. Tahapan ketujuh, audit informasi sebagai proses berkesinambungan, yaitu proses yang melihat bagaimana proses audit informasi ini dapat dilaksanakan secara regular untuk menjaga keseimbangan perubahan kebutuhan informasi organisasi. e. Contoh Penelitian Audit Informasi Berikut adalah sebuah contoh penelitian audit informasi telah dilaksanakan oleh Ade abdul Hak mahasiswa program pasca sarjana jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya UI. Dengan judul “pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta sebagai sebuah proses evaluasi terhadap kebutuhan dan penggunaan informasi bagi fungsi manajemen dan pengguna perpustakaan dalam mendukung kegiatan pengadaan koleksi. Pelaksanaan audit informasi sistem informasi perpustakaan UIN Jakarta dapat emnggambarkan bahwa kebutuhan informasi bagi pihak manajemen dan pengguna perpustakaan dalam kegiatan pengadaan koleksi adalah: 1). pada pihak manajemen tingkat atas dibutuhkan informasi tentang daftar usulan bahan mereka, jumlah ketersediaan koleksi yang dimiliki (ada, rusak, dijilid, hilang, disisihkan), jumlah keterpakaian koleksi, jumlah permintaan koleksi dan jumlah dana yang tersedia untuk pengadaan koleksi; 2) pada pihak manajemen tingkat bawah kebutuhan informasi yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan koleksi ini meliputi informasi daftar koleksi yang dimilki (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, jumlah, harga), daftar koleksi rusak, dijilid, hilang, disisihkan (nomor induk, judul, pengarang, penerbit, subyek, copy), daftar peminjaman koleksi (nomor induk, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, volume, copy), daftar permintaan koleksi (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, harga), daftar koleksi wajib dan anjuran tiap program studi (judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, subyek, jumlah, harga), daftar terbitan ilmiah dan popular penunjang kegiatan perkuliahan (judul, pengarang, penerbit, subyek, harga), daftar pemesanan koleksi dari supplier (judul, pengarang, penerbit, subyek, jumlah, harga) dan daftar usulan koleksi yang tertunda (judul, pengarang, penerbit, subyek, jumlah, harga); 3) pada pihak pengguna informasi yang dibutuhkan berupa informasi 102
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"
Audit informasi dalam sistem informasi manajemen
koleksi yang dimiliki (berdasarkan judul, pengarang, penerbit, subyek dan kata kunci), informasi status koleksi (ada, dipinjam, rusak, hilang atau dipesan), informasi daftar isi (abstrak) koleksi, informasi permintaan koleksi (judul, pengarang, penerbit, subyek, kata kunci), informasi peminjaman koleksi (data peminjaman dan data peminjaman tiap anggota), dan ketersediaan informasi 1 sampai 5 dalam jaringan local (LAN) yan yang lebih luas (WAN) dengan fasilitas OPAC berbasis WEB. Adapun beberapa rekomendasi yang dihasilkan dalam pelaksanaan audit informasi ini adalah 1) sistem informasi perpustakaan yang dikembangkan harus dapat menghasilakan keluaran-keluaran (informasi) bagi kepentingan manajemen tingkat atas dalam menetapkan daftar pemesanan koleksi untuk tahun anggaran akan dating, yaitu berupa daftar usulan koleksi tahun anggaran yang akan dating dan beberapa laporan ringkas mengenai jumlah ketersediaan, keterpakaian dan permintaan koleksi; 2) sistem informasi perpustakaan yang akan dikembangkan harus dapat memenuhi kebutuhan dan penggunaan informasi pada manajemen tingkat bawah dalam kegiatan pengadaan koleksi dengan mengembangkan sebuah basis data yang dapat mengintegrasikan fungsi-fungsi yang ada mulai dari proses pengadaan, pengolahan, sirkulasi dan pemeliharaan; 3) sistem informasi yang akan dikembangkan harus dapat memenuhi kebutuhan para pengguna perpustakaan baik dalam jaringan LAN maupun WAN dengan fasilitas OPAC berbasis WEB yang dapat menyedikan keluaran (output) berupa informasi koleksi yang dimiliki, informasi mengenai status koleksi, informasi peminjaman yang bias dihubungi dan informasi fasilitas permintaan koleksi yang dibutuhkan. D. Kesimpulan Audit informasi merupakan proses pengkajian secara sistematis terhadap penggunaan dan kebutuhan sistem informasi organisasi yang ada, dengan sebuah pembuktian yang ditunjukkan oleh penguna dan dokumen-dokumen informasi yang ada untuk memperkuat keberadaannya dalam memberikan kontribusi bagi tujuan-tujuan organisasi. Proses audit ini laksanakan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat untuk menemukan jawaban dalam upaya pencocokan antara “Bagaimana yang seharusnya terjadi” dengan “Bagaimana yang terjadi sekarang”. Akhirnya pelaksanaan audit informasi dalam proses manajemen informasi organisasi khususnya di perpustakaan mempunyai peran yang sangat penting dan menentukan. Vol.1, No.1, Juli 2011: 81-104
103
Rasdanelis
BIBLIOGRAFI Abell, Angela. (2004). Conducting an Information Audit. Terdapat di http://www.tfpl.com/assets/applets/conducting_an_audit.pdf. Akses tanggal 28/9/2007 Botha, Hanneri dan Boon, J.A (2003). The Information Audit: principles and guidelines, Libri: Vol. 53, hal. 23-38. Tersedia di http:// www.librijournal.org/pdf/2003-1pp23-38.pdf. Diakses tanggal 30/10/2007 Davis, Gordon B. (1999). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Binaman Pressindo. Feather, John dan Sturges, Paul. Ed. International Encyclopedia of Information and Library Science, London: Routledge Feeney, Mary dan Grieves, Maureen. Ed. (1994). The Value and Impact of Informatioan, Bowker Saur Guenther, Kim (2004). Conducting an Information Audit on your Intranet. ONLINE, September/Oktober 2004. www.onlinemag.net. Diakses tanggal 30/10/2007 Hak, Ade Abdul. (2006) Tesis: Pelaksanaan Audit Informasi Sistem Informasi Perpustakaan UIN Jakarta Henczel, Susan. (2001). The Information Audit as a Firsts Step Toward Effective Knowledge Management. International Contributed Papers. SLA Publishing, Washington DC. Tersedia di http:// forge.fh-potsdam.de/~IFLA/INSPEL/00-3hesu.pdf. Akses tanggal 28/9/2007 …………... (2001). The Information Audit: a practical guide. Munchen: Saur. Lasa Hs. (2001). Manajemen Strategis Perpustakaan, Media Pustakawan Vol. 8 No. 1 Martin, William J. (1995). The Global Information Society. Vermont: Aslib Gower Pendit, Putu Laxman. (2003). Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Jakarta: JIP-FSUI Sutabbri, Tata (2005). Sistem Informasi Manajemen, Ed. 1, Yogyakarta: Andi Winterman, Vivienne (2005). Information and knowledge audits. Tersedia di : http://www.tfpl.com.advice/im/im_audit.cfm. Diakses tanggal 30/10/2007
104
Jurnal Ilmiah Kepustakawanan "Libraria"