ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAGEMENT AGENDA PIMPINAN

ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAGEMENT AGENDA PIMPINAN 1,

Ni Wayan Deriani STMIK STIKOM Bali; Jl.Raya Puputan No. 86 Renon, Denpasar-Bali, Telp (0361)244445 1 Program Studi Sistem Informasi, STMIK STIKOM Bali e-mail: [email protected]

Abstrak

Kesibukan menjadi seorang pimpinan memang merupakan hal yang tidak dapat dihindari, namun dengan manajemen waktu dan pengagendaan yang baik maka permasalahan mengenai jadwal yang diharapkan dapat diatasi. Agenda atau jadwal biasanya kadang terlupakan akibat media pencatatan kurang memadai. Pemanfaatan teknologi yang sudah semakin maju dapat dimanfaatka sebagai sarana pengingat agenda pimpinan. Adanya sistem informasi yang dipakai sebagai alat bantu operasiaonal memang sangat diperlukan dewasa ini, mengingat perkembangan teknologi yang semakin maju dan bergesernya budaya perusahaan juga terpengaruh terhadap proses bisnis yang dilakukan, untuk itu perlu dirancang sebuah sistem informasi pengaturan agenda pimpinan. Analisa perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan DFD, ERD dan juga digambarkan dengan konseptual database. Hasil yang dari penelitian ini adalah model perencanaan awal berupa perancangan dari sistem informasi manajemen agenda pimpinan yang ada di STIKOM Bali. Kata Kunci: Analisis, Perancagan, Sistem, Informasi, Agenda

Abstract The flurry of being a leader is indeed a matter that can not be avoided, but with time management and good scheduling the concerns regarding the expected timetable can be overcome. Agenda or schedule usually sometimes overlooked due to inadequate recording media. Utilization of technology that is more advanced can be used as a reminder of the leadership agenda. Information system that is used as a tool operasiaonal is indispensable today, given the development of increasingly advanced technology and shifting corporate culture also affected the business process is done, it is necessary to design an information system leadership agenda setting. Analysis of system design is done by using DFD, ERD and also described by a conceptual database. The results of this study are preliminary planning models such as the design of management information system leadership agenda in STIKOM Bali. Keywords—Analysis, Design, Systems, Information, Agenda

1. PENDAHULUAN Aktifitas perkantoran meliputi banyak kegiatan yang ada didalamnya baik yang terlibat langsung dengan pihak luar maupun hanya berada dilingkup internal perusahaan. Orang atau bagian yang paling banyak berhubungan dengan pihak eksternal adalah seorang pimpinan. Menjadi seorang pimpinan dengan runitas yang padat memang memerlukan pengaturan jadwal secara baik, agenda yang padat kadang kala membuat salah satu atau bahkan lebih dari satu Received June1st,2012; Revised June25th, 2012; Accepted July 10th, 2012

agenda menjadi terlupakan. Hal tersebut dikarenakan kurang terkomunikasikannya agenda Ketua kepada staf sekretariat dan juga akibat terlalu banyaknya janji sehingga membuat pimpinan lupa. Bagian sekretariat adalah bagian yang terkait langsung dengan aktifitas yang berkaitan dengan agenda Ketua. Menurut Aloysius Bagas Pradipta Irianto [1] Salah satu faktor penting untuk menunjang proses tersebut adalah dengan penggunaan sarana teknologi informasi Kemajuan teknologi saat ini bisa dimanfaatkan guna menanggulangi atau meminimalisir permasalah tersebut dengan jalan adanya sistem informasi yang mampu membantu Pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya terutama masalah agenda. Sistem yang direncanakan adalah berbasis web dan nantinya bisa dikembangkan berbasis mobile. Menurut kamus besar bahasa Indonesia dalam Amin [2] merancang (merencanakan) berarti mengatur segala sesuatu (sebelum bertindak, mengerjakan, melakukan sesuatu). Sistem informasi dirancang dengan tujuan dapat memudahkan pekerjaan dalam hal ini perancangan sistem informasi Management agenda pimpinan yang terlebih dahulu dilakukan analisa terhadap sistem yang akan dirancang. 2. METODE PENELITIAN a. KonseptualPenelitian Adapun model Konseptual dalam penelitian ini digambarkan pada gambar 1 berikut: Start

Process

End

•Pentingnya Penjadwalan Yang Baik

•Analisa Sistem Informasi Agenda Pimpinan •Hasil Perancangan awal Sistem Informasi Agenda Pimpinan

Gambar 1 Konseptual Penelitian Penelitian ini dimulai dari menganalisis tetang pentingnya penjadwalan yang baik dan teratur untuk pimpinan untuk meningkatkan kinerja dan mmengurangi terlewatnya jadwal-jadwal yang penting, serta dapat membantu pekerjaan bagian sekretaris dalam manajemenn agenda pimpinanya. Selanjutnya melakukan analisa sistem dengan menggambarkan design sistem dengan menggunakan DFD, ERD dan Konseptual database untuk perancangan sistem informasi agenda pimpinan. Pengertian Data Flow Diagram menurutAndang Dwi Jayanto [3] dalamPressman (2002:364),“Data Flow Diagram adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output”. Hasil dari penelitian ini diharapkan memperoleh gambaran tentang perancangan awal sistem informasi agenda pimpinan. b. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.

2.

3.

Studi Dokumentasi Metode pengumpulan data melalui dokumen yang ada di lokasi. Data yang diperoleh dari dokumen yang ada di bagian sekretariat. Wawancara Metode pengumpulan data melalui wawancara langsung dengan pegawai yang ada di STMIK STIKOM Bali, khususnya bagian sekretariat. Metode Observasi

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

Metode pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung pada objek atau lokasi penelitian yang bertempat pada bagian sekretariat. c. Teknik Analisis Teknik yang digunakan dalam analisa perancangan sistem informasi agenda pimpinan ini menggunakan beberapa sistem diantaranya Konteks Diagram yaitu menggambarkan arus data secara umum, Data Flow Diagram (DFD) yaitu menggambarkan secara terstruktur dan jelas arus data didalam sistem, konseptual database untuk menghimpun kumpulan data yang saling berhubungan agar nantinya dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN a. Tujuan Sistem Tujuan dari perancangan sistem informasi agenda pimpinan ini adalah untuk melakukan manajemen dan monitoring agenda pimpinan, dengan harapan dengan adanya perancangan sistem ini agar dapat memperoleh gambaran sistem yang dirancang. b. Kebutuhan Sistem Menurut Yeremia Yuliawan, M.J. Dewiyani Sunarto, Tony Soebijono [4] Dalam Sutabri (2004:36) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatuorganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial.Seorang pimpinan sebuah lembaga tentu memiliki kesibukan yang luar biasa, begitu juga untuk aktifitas manajerial, baik aktifitas yang berhubungan langsung dengan lebaga ataupun dengan luar lembaganya, terkadang masalah muncul ketika terlewatkannya sebuah jadwal atau acara yang tidak disengaja karena kurangnya manajemen dan pencatatan agenda oleh seorang pimpinan. Berdasarkan masalah tersebut penulis berencana membuat sebuah sistem yang bisa memenagement agenda seorang pimpinan dengan melakukan analisa terlebih dahulu terhadap sistem yang dibuat dengan menggunakan analisa perancangan seperti DFD, ERD, konseptual databasenya. Hasil perancangan tersebut diharapkan dapan menjadi acuan dalam pengembangan sistem berikutnya. a. Analisa Sistem Sistem Informasiagenda pimpinan ini meliputu proses pengelolaan jadwal pimpinan yang terdiri dari, pengelolaan meeting/rapat, appointment/janji bertemu, undangan/event tertentu serta remainder menjelang acara/event berlangsung. Sistem yang dirancang melibatkan dua user saja yaitu admin sebagai pengelola sistem dan pimpinan sebagai user yang memakai sistem tersebut. Kontek Diagram Info_meeting/rapat Data_meeting/rapat Info_janji/appointment Data_janji/appointment Data_login Info_login

ADMIN

Info_Undangan Data_ undangan

P.0

SISTEM INFORMASI AGENDA PIMPINAN

Info_Login Data_login

PIMPINAN Info_Remainder Info_event/acara

Data remainder Info_laporan Data Laporan

Gambar 2. Kontek Diagram Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

Pada data flow diagram level konteks di atas menggambarkan struktur dasar dari sistem informasi agenda pimpinan. Dimana dalam perancangan sistem informasi agenda pimpinan ini terdapat dua user yaitu pimpinan dan admin, admin dalam hal ini adalah bagian langsung yang terkait dengan kegitan pimpinan yaitu bagian sekretariat. DFD Level 0 P. 1

Data_login

a Admin

Data_user Data_user

Info_login

Login

Info_login

D.1

T_User

D.2

Meeting/ rapat

D.3

T_janji/Appoinment

D.4

T- Undangan

Data_user

Data_login

P. 2 Data_meeting/Rapat Info_meeting/rapat

Maintenance meeting/rapat

P. 3 Data_janji/appoinment

Maintenance janji/appoinment

Data_meeting/rapat Data_meeting/rapat

Data_janji/appoinment Data_janji/appoinment

Data_meeting/rapat

Data_janji/appoinment

Info_janji/appoinment

P. 4

Info_Gaji

Info_login

Maintenance Undangan

P. 5 Maintenance Remainder

Data_login

Data_Gaji

Data_Gaji

Data_Gaji

Data_Gaji

Data_Remainder

Data_Remainder

D.5 T_remainder Data_Remainder

Info_Remainder

P. 6

Data_Laporan

b

T_Laporanr

Laporan

Pimpinan

Data_Laporan

Data_Laporan Info_laporan

Gambar 3. DFD level 0 Pada data flow diagram level 0 menggambarkan proses yang terjadi pada sistem informasi agenda pimpinan yang lebih detail. Terdapat enam proses pada DFD level 0 sistem informasi agenda pimpinan, data-data yang dimasukan ke dalam sistem dan dapat dilihat lokasi penyimpanan data yang terdapat pada sistem dan alur proses yang terjadi pada sistem agenda pimpinan. Proses yang terjadi pada sistem dan penyimpanan data pada data store yaitu : 1.

Proses Login Proses login yang ada dalam sistem ini dilakukan oleh kedua user yang ada, yaitu pimpinan dan admin, data login yang masuk kedalam sistem akan disimpan ditabel user.

2.

Proses Maintenance Meeting/Rapat Dalam proses ini yang melakukan maintenance terhadap meeting/rapat adalah bagian admin dari sistem ini, data yang dimasukkan oleh sistem akan disimpan pada data store meeting/rapat. Proses Maintenance Janji

3.


4.

5.

6.

Proses ini adalah pengelolaan terhadap janji atau appoinment yang dibuat oleh pimpinan, data yang diolah selanjutnya akan disimpan pada data store janji. Proses Maintenance Undangan Pada proses keempat ini adalah proses pengelolaan undangan, data yang diolah oleh sistem ini selanjutnya akan disimpan pada data store undangan. Proses Maintenance Remainder Proses kelima dari perancangan sistem informasi agenda pimpinan adalah proses maintenace remainder, data yang dioleh selanjutnya akan disimpan pada data store remainder. Proses Laporan Proses perancangan yang terakhir atau yang ke enam dari sistem informasi agenda pimpinan ini adalah proses laporan, data yang diolah akan disimpan pada data store laporan. Entity Relationship Diagram Menurut Istiqomah Wiwin Fatmawati [5] entity Relationship Diagram berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing – masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari “ dunia nyata “ yang ditinjau. Adapun ERD untuk analisa perancangan sistem informasi manajemen agenda pimpinan adalah sebagai berikut.

RAPAT

JANJI/ APPOINMENT

UNDANGAN

LAPORAN

REMAINDER

Gambar 4. Entity Relationship Diagram Dari gambar Entity Relationship Diagram sistem informasi manajemen agenda pimpinan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: a. b. c. d.

Satu rapat memiliki banyak undangan Satu janji memiliki satu undangan Satu undangan memiliki satu reminder Satu rapat memiliki satu laporan

Konseptual Database Dalam konseptual database sistem informasi manajaemen agenda ketua terdapat lima entitas yang terdiri dari.


a. Entitas pertama adalah entitas user yang memiliki atribut antara lain: Id_user, user name, password dan ststus b. Entitas yang kedua adalah undangan yang memiliki atribut sebagai berikut: Id_undangan, Watu, Tempat dan keterangan. c. Entitas yang ketiga adalah janji/appoinment yang memiliki atribut sebagai berikut: Id_undangan, Watu, Tempat dan keterangan d. Entitas yang keempat adalah reminder yang memiliki atribut sebagai berikut: Id_reminder, Watu Reminder, Id_rapat, Id_Undangan, Id_janji, keterangan e. Entitas kelima adalah laporan dengan atribut sebagai berikut: Id_laporan, nama laporan, periode, keterangan. Rapat PK

Id_Rapat Tempat Waktu keterangan

LAPORAN PK

FK2

FK1

ID LAPORAN NAMA LAPORAN ID_RAPAT PERIODE KETERANGAN ID_UNDANGAN

UNDANGAN PK

ID_UNDANGAN WAKTU TEMPAT KETERANGAN

REMINDER JANJI/APPOINMENT PK

PK

ID_REMINDER

USER PK

ID_USER

ID_JANJI WAKTU TEMPAT KETERANGAN

FK2 FK1

WAKTU REMIDER ID_RAPAT ID_UNDANGAN ID_JANJI KETERANGAN

USER NAME PASSWORD STATUS

Gambar 5. Konseptual Database Struktur Tabel Dibawah ini adalah konseptual database, konseptual database adalah gambaran antara primary dan foreignkey antar tabel dalam sebuah database. Contohnya primary. Tabel 1. User No 1 2 3

Nama Field Id_user Password status

Tipe Data varchar(10) varchar(50) varchar(10)

Keterangan Primary Key

Tabel user diatas digunakan untuk menyimpan data user dari setiap user yang ada. Pada tabel user terdapat id_user sebagai primary key.


Tabel 2. Tabel undangan No 1

Nama Field Id_undangan

2

Waktu

3

Tempat

4

Keterangan

Tipe Data varchar(10)


Datetime Varchar (50) varchar(100)

Tabel undangan diatas digunakan untuk menyimpan data undangan dari setiap undangan yang ada. Pada tabel undangan terdapat id_undangan sebagai primary key. Tabel 3. Tabel Reminder No 1

Nama Field Id_Reminder

Tipe Data

2

Waktu_Reminder

3

Id_Rapat

4

Id_Undangan

Forein Key

5 6

Id_Janji Keterangan

Forein Key

varchar(10)


Varchar (50) varchar(10)

Forein Key

varchar(100)

Tabel Reminder diatas digunakan untuk menyimpan data reminder dari setiap Janji, Rapat, undangan yang ada. Pada tabel Reminder terdapat id_reminder sebagai primary key. Tabel 4. Tabel Janji/Appoinment No 1

Nama Field Id_Janji

2

Waktu

3

Tempat

4

Keterangan

Tipe Data varchar(10)


Datetime Varchar (50) varchar(100)


Tabel Janji/Appoinment diatas digunakan untuk menyimpan data Janji/Appoinment dari setiap Janji/Appoinment yang ada. Pada tabel Janji/Appoinment terdapat id_janji sebagai primary key.

4. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari analisa yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. 2. 3.

Analisa perancangan yang dilakukan yaitu perancangan sistem informasi manajemen agenda pimpinan yang ada di STMIK STIKOM Bali. Analisa dilakukan dengan menggunakan Data flow diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan konseptual database. Dari hasil perancangan yang dilakukan terdapat 6 proses pada diagram level 0, terdapat 5 entitas yang berelasi yaitu rapat, undangan, janji/appoinment, reminder dan laporan. 5. SARAN

1.

2.

Hasil analisa perancangan yang dilakukan dapat digunakan secagai acuan dalam pengimplementasian sistem informasi manajemen agenda pimpinan yang ada di STIKOM Bali. Teknik perangcangan bisa dilakukan dengan menggunakan teknik perancangan yang lainnya .

DAFTAR PUSTAKA [1] Aloysius Bagas Pradipta Irianto,pemanfaatan social mediauntuk meningkatkan market share UKM, 2015, Teknomatikavol. 8, No. 1, JULI 2015 ISSN: 1979-7656 [2] Amin, Choirul., 2006, Inspirasi Desain Rumah Tinggal, Penebar Swadaya , Jakarta. [3] Andang Dwi Jayanto, 2015 Sistem Informasi Penjadwalan Mata Pelajaran Pada Smp Negeri 1 Petarukan Pemalang. Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Negeri Semarang. [4] Yeremia Yuliawan, M.J. Dewiyani Sunarto, Tony Soebijono, 2013 Pengembangan Sistem Informasi Pendataan Jemaat Gereja Masehi Advent Hari Ketujuh Konferens Jawa Kawasan Timur Berbasis Web. JSIKA Vol 2, No 2 (2013)/ISSN 2338-137X [5] Istiqomah Wiwin Fatmawati, Aplikasi E-Learning Sekolah Dasar (Sd) Muhammadiyah 2 Kauman Surakarta untuk Menambah Interaksi Guru dan Siswa, Jurnal TIKomSiN,ISSN : 2338-4018.


ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAGEMENT AGENDA PIMPINAN

Recommend Documents