PERAN INTRANET DALAM MENJEMBATANI KOMUNIKASI INTERNAL DI CORPORATE Oleh: Maharani Imran Abstract This study explains an internal and corporate communication between staff and management that can be achieved effectively and efficiently through cooperation and harmonious working climate. The method is a descriptive analytic using a study of literature with qualitative analysis. The result shows that corporate need an intranet as an internal media to facilitate communication and information access. Intranet is a public relations media to promote sharing of knowledge, data storage, and dissemination of information, rules, and ideas and provide security, access to personal information that can be relied upon the company. Intranet is an effective internal communication in corporate. Key Word: Internal Communication, Corporate Communication, Internal Media, Intranet, Public Relations.
I PENDAHULUAN Kerjasama dan komunikasi antara karyawan dan pimpinan sebuah korporat mutlak diperlukan. Tujuan yang hendak dicapai, strategi yang hendak dijalankan, keputusan yang hendak dilaksanakan, rencana yang harus direalisasikan, serta program kerja yang harus diselenggarakan, kesemuanya itu memerlukan hubungan serta kerjasama yang harmonis baik antar personal maupun kelompok. Dengan perkataan lain bahwa setiap individu dalam organisasi perlu berhubungan dan berkomunikasi secara harmonis, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai secara efektif dan fisien melalui kerjasama yang erat dan iklim kerja yang harmonis. Komunikasi dalam sebuah organisasi perusahaan khususnya dan umumnya organisasiorganisasi lain, biasanya terjadi dalam dua kontek, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan (internal communication) dan komunikasi yang terjadi diluar perusahaan (external communication). Di dalam komunikasi internal, baik secara vertical, horizontal, maupun diagonal sering terjadi kesulitan yang menyebabkan terjadinya ketidaklancaran komunikasi. Kesulitan ini terjadi dikarenakan adanya kesalahpahaman, adanya sifat psikologis seperti egois, kurangnya keterbukaan antar pegawai, adanya perasaan tertekan dan sebagainya, sehingga
105
menyebabkan komunikasi tidak efektif dan pada akhirnya tujuan organisasi pun sulit untuk dicapai . Dengan adanya kesulitan-kesulitan atau masalah-masalah dalam komunikasi internal tersebut, yang disebabkan oleh adanya kesalahpahaman, kurangnya keterbukaan, adanya tekanan-tekanan yang dirasakan oleh para anggota organisasi menyebabkan komunikasi dua arah (two way communication) menjadi terhambat dan dirasakan tidak harmonis. Ketidak harmonisan komunikasi ini, dapat menimbulkan terjadinya hubungan kerja yang kurang baik, dan apabila hal ini dibiarkan akan menimbulkan implikasi yang kurang baik terhadap gairah kerja, motivasi kerja, konsentrasi kerja, dan pada akhirnya akan membawa dampak negatif terhadap produktivitas kerjanya. Oleh karena itu sangat diperlukan sebuah media komunikasi internal yang dikelola oleh Public Relations untuk memfasilitasi komunikasi internal, penyimpanan dan penyebaran data informasi, pengetahuan, kebijaksanaan, dan ide-ide seluruh organisasi yang menggunakan teknologi jaringan yang dikenal dengan intranet. 1. Public Relations Public Relations sebagai jembatan (perantara) antara perusahaan dengan public sasarannya harus mampu melakukan proses komunikasi dengan baik, agar sasaran dari perusahaan dapat tepat mengenai sasaran. Definisi Humas (Public Relations) menurut Dr. Rex Harlow adalah: (Ruslan:2001) “Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama; melibakan manajemen dalam menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahaan secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan pengunaanpenelitian secara teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama”. Berdasarkan uraian di atas, tampak jelas bahwa ciri khas utama dari Humas dalam suatu organisasi adalah menyelenggarakan komunikasi dua arah secara timbale balik antara perusahaan
106
dengan public sasarannya baik internal maupun eksternal agar tercipta saling pengertian dan dukungan. Ketika seorang Humas menginformasikan pesan kepada publik sasarannya maka terjadi proses komunikasi terlebih dahulu untuk menyampaikan informasi yang berbentuk sebuah pesan. Ada banyak model proses komunikasi yang kita ketahui, akan tetapi untuk menjelaskan maksud dari penelitian ini maka akan dipakai model komunikasi dari Stephen P. Robbins. Menurut Robbins (Moekijat:1993), orang-orang akan selalu mengadakan komunikasi apakah mereka itu berada dalam sebuah organisasi atau tidak.Model ini terdiri dari 7 bagian. Sebelum komunikasi itu dapat berlangsung diperlukan adanya suatu tujuan yang dinyatakan sebagai suatu pesan yang ingin disampaikan. Pesan ini lewat antara sumber (pengirim) dan penerima. Pesan kemudian diubah dalam bentuk simbolik (disebut pengkodean atau pembuatan kode) dan melewati jalan media (saluran) ke penerima, yang mengubah kembali pesan pengirim (disebut pembacaan kode). Dan hasilnya adalah suatu penyampaian maksud dari satu orang kepada orang lain. Untuk lebih jelasnya proses komunikasinya dapat dilihat pada Gambar 1.
Sumber: Moekijat, 1993: 160-161 Gambar 1. Komunikasi Stephen P. Robbins
Tujuan dari proses komunikasi ini nantinya diharapkan akan tercapainya saling pengertian (mutual understanding) diantara komunikator (sumber) dan komunikan (penerima). Sama halnya juga dengan majalah New Median, melalui proses komunikasi ini maka terjadilah 107
proses interpretasi, yaitu peng-encode-an pesan terhadap ter-decode oleh komunikan dengan berbagai perspektif yang didasari dari pengalman yang dialami (field of experiences) dan kerangka referensinya (frame of references) yang kemudian dilanjutkan dengan komunikan memberikan reaksi baik positif maupun negatif (Ruslan:2003). Dari penjelasan di atas, dalam penelitian ini Humas berfungsi sebagai sumber dari perusahaan yang mempunyai maksud agar si penerima (karyawan) menerima pesan melalui sebuah saluran (majalah) sehingga nantinya diharapkan akan adanya penerimaan dan dukungan dari karyawan mengenai pesan yang telah disampaikan. Apabila pemilihan isi informasi dalam majalah (saluran) kurang tepat maka tujuan masing-masing pihak tidak akan tercapai. Penyajian sebuah pesan yang tepat akan dapat menimbulkan respon yang sesuai dengan harapan pula, begitu juga apabila pesan yang akan dikomunikasikan tidak sesuai dengan kepentingan komunikan maka biasanya respon yang akan dietirmapun akan menjadi respon yang negative atau kurang sesuai dengan harapan komunikator. Maka dari itu Wilbur Schramm dalam bukunya yang berjudul “How Communications Works” mengemukakan bahwa: (1) Pesan harus dirancangkan dan disampaikan sedeikan rupa sehingga dapat menarik perhatian sasaran yang dimaksud. (2) Pesan harus menggunakan tanda-tanda yang tertuju kepada pengalman yang sama antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama dapat dimengerti. (3) Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi pihak komunikan, dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan itu. (4) Pesan harus menyarankan suatu cara untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi situasi kelompok tempat komuikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberikan taggapan yang dikehendaki. (Effendy:2000). Berdasarkan teori di atas, maka pemilihan pesan dari perusahaan tersebut harus mampu membangkitkan rasa keingintahuan pembaca dengan cara menyajikan isi yang sesuai dengan kebutuhan pembacanya agar nantinya mendapatkan respon yang ppositif pula. Pesan dalam sebuah perusahaan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu lisan dan tulisan. Pesan secara lisan disampaikan secara tatap muka contohnya seperti upacara, rapat, diskusi, semintar pameran dan gathering meeting. Jadi prosesnya harus ada keterlibatan langsung antara komunikator dengan komunikannya. Sedangkan pesan secara tulisan dapat disampaikan melalui sebuah media
108
(saluran). Yang termasuk dalamnya adalah majalah, papan pengumuman, news letter, memo dan press release. 2 Khalayak Public Relations Setiap organisasi atau perusahaan pasti mempunyai sendiri khalayaknya, yaitu suatu kelompok tertentu dalam masyarakat yang mempunyai kepentingan dengan perusahaan. Khalayak (Jefkins, 1992:72) adalah kelompok atau orang-orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi baik secara internal maupun eksternal. Dalam menjalin komunikasi dan mengkomunikasikan sebuah pesan, soerang Public Relations sangat memperhatikan khalayak target sasarannya. Yang termasuk dalam khalayak Public Relations ini beraneka ragam, akan tetapi Frank Jefkins mengkategorikan khalayak Public Relations menjadi 8 yaitu: (1) Masyarakat luas, (2) Calon pegawai atau anggota, (3) Para pegawai atau anggota, (4) Pemasok jasa atau berbagai macam barang yang merupakan kebutuhan rutin dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, (5) Para investor-pasar uang, (5) Para distributor, (6) Konsumen dan pemakai produk perusahaan, (7) Para pemimpin pendapat umum. (Jefkins:1992) Sedangkan menurut Kustadi (2004:33) publik Public Relations suatu perusahaan atau organisasi dibedakan menjadi dua, yaitu: (1) Public intern, Terdiri dari para pegawai beserta anggota keluarga (employee public), serikat buruh dan para pemegang saham perusahaan (stockholder public). (2) Publik ekstern, Terdiri dari para relasi perusahaan (customary public), pemasok bahan baku (supplier public), pelanggan (consumer public), penduduk sekitar (community public), opinion leader, dan general public. Artikel ini akan membahas mengenai media internal perusahaan khususnya majalah yang dimana publiknya adalah para karyawan atau pegawai (publik intern). Sebab majalah New Median ini hanya khusus dibagikan kepada karywan PT. Jasa Marga (Persero) Cabang SurabayaGempol.
109
3 Media Public Relations Sebuah organisasi atau perusahaan dengan segala kompleksitas permasalahan yang ada di dalamnya sudah tentu membuthkan banyak dukungan dari berbagai pihak demi kelangsungan operasionalnya. Baik itu karyawan, pemerintah, masyarakat, pers maupun pihak-pihak yang perlu diajak kerjasama dalam mendukung segala kegiatan dan kebijaksanaan dalam organisasi tersebut. Dukungan-dukungan tersebut dapat diperoleh dengan cara melakukan komunikasi melalui sebuah alat atau yang disebut juga dengan media. Media merupakan sarana atau alat untuk menyampaikan pesan atau sebagai mediator antara komunikator dengan komunikannya (ruslan, 2002:23), Media atau alat yang sering digunakan dalam aktivitas sehari-hari seorang Public Relations digolongkan menjadi empat, yaitu: (Ruslan, 2002). (1) Media umum, Media umum seperti surat-menyurat, telepon, facsimile dan telegraf. (2) Media massa, Media massa seperti media cetak, surat kabar, majalah, tabloid, bulletin, dan media elektronik (TV, film dan radio). Sifat media massa ini mempunyai efek serempak dan cepat (simultaneity effect) dan mampu mencapai pembaca dalam jumlah besar dan tersebar luas diberbagai tempat secara bersamaan. (3) Media khusus, Media khusus seperti iklan (advertising), logo, dan nama perusahaan atau produk yang merupakan sarana atau media untuk tujuan promosi dan komersial yang efektif. (4) Media internal, Media internal yaitu media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan non komersial serta lazim digunakan dalam aktivitas Public Relations. Jenisnya ada empat macam, yaitu: (a) House Journal seperti majalah bulanan, company profile, annual report, prospectus, bulletin dan tabloid. (b) Printed materials seperti booklets, pamphlet, leaf lets, kop surat, kartu nama, memo dan kalender. (c) Spoken and visual word, seperti audio visual, video record, tape record, slide film, broadcasting media, perlengkapan radio dan televisi. (d) Media pertemuan, seperti seminar, rapat, presentasi, diskusi, pameran, acara khusus (special events), sponsorship dan gathering meeting. Sebelum menyusun media Public Relations ini, ada beberapa yang perlu menjadi perhatian agar pesan yang ingin diinformasikan tersebut dapat diterima dengan baik oleh publiknya. Adapun yang menjadi bahan pemikiran, dalam menyusun media publikasi Public Relations ini adalah sebagai berikut: (Ruslan, 2003:190-191). (1) Audience, siapa yang menjadi
110
target pembacanya: publik internal, para karyawan, atau eksternal, pelanggan, rekan bisnis retailer, pesaing atau para pengamat. (2) Structure, bagaimana bentuk struktur dan teknis sistematikan dari isi atau materi pesan, daftar isi dan angel berita yang dipaparkan dalam bentuk straight news, feature, artikel popular dan rubrik foto. (3) Style, bagaimana bentuk style atau gaya penulisan: apakah faktual, actual atau informatif? Apakah gaya bahasa tersebut cukup menarik dan mudah dipahami oleh pembacanya? Termasuk pengelolaan rubrik, judul-judul bahasan, desain tata muka majalah dan setiap halaman agar memiliki model penampilan yang menarik. (4) Editing, apakah model tata bahasa atau kaidah bahasa yang sudah tepat dan benar, tanda baca serta gaya bahasanya sesuai dengan format yang baku. (5) Topic, apa yang menjadi pokok bahasan dan materi pesan yang ingin diinformasikan? Termasuk di dalamnya tema, berita dan artikel atau feature sebagai laporan utama yang akan diangkat. (6) Objective, apa tujuan dari media komunikasi Public Relations bersangkutan? Apakah untuk perkenalan, informasi publikasi, promosi dari suatu kegiatan atau aktivitas perusahaan yang ingin disampaikan kepada publiknya. Penyebarluasannya baik bertujuan komersial maupun non komersial, dan hingga untuk hiburan, pengetahuan, memotivasi, membujuk atau ingin mendidik publiknya. 4 Komunikasi Internal Komunikasi internal adalah komunikasi antara manajer dengan komunikan yang berada di dalam organisasi, yakni para pegawai secara timbal balik. Definisi ini diberikan Onong, yang juga menyatakan bahwa komunikasi internal terbagi menjadi komunikasi vertikal dan horizontal (Effendy, 1993:17). Dalam upaya menyampaikan pesan, ide, gagasan serta informasi lainnya dapat terjadi dalam kontek secara vertical, horizontal, maupun secara diagonal di dalam suatu organisasi . Hal itu menunjukan terjadinya komunikasi di dalam organisasi (Internal Communication). Jika kita simpulkan ternyata komunikasi Internal ini hanya merupakan suatu pertukaran informasi didalam organisasi baik dalam kontek secara vertical maupun secara horizontal. Gibson, Ivancevid, Dannely (1987:440) menambah satu kontek lagi dalam komunikasi Internal itu yakni komunikasi diagonal.
111
Meskipun komunikasi Internal ini terjadi dalam tiga kontek seperti yang telah disebutkan diatas, komunikasi internalpun dapat berlangsung secara interpersonal dan secara kelompok 5 Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal Internal komunikasi yang dilancarkan dari atas ke bawah (downward communication) dan sebaliknya dari bawah ke atas (upward communication) atau dengan kata lain komunikasi yang dilancarkan oleh pihak atasan kepada bawahan atau sebalknya dari bawahan kepada atasan (two way traffic communication). Karena komunikasi menyangkut masalah hubungan manusia dengan manusia, maka suksesnya komunikasi tergantung pada frame of reference manusia-manusia yang terlibat di dalamnya. 6 Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang dilakukan secara mendatar antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan dengan karyawan dan sebagainya. Untuk memecahkan masalah yang timbul akibat proses komunikasi dengan jalur seperti itu adalah tugas Public Relation Officer (Kepala Hubungan Masyarakat). Antara komunikasi vertikal dengan komunikasi horizontal terkadang terjadi komunikasi seperti: Pertama, komunikasi diagonal adalah komunikasi antar pimpinan antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain . Seperti kita ketahui bahwa komunikasi internal ini bukan saja terjadi dalam tiga kontek seperti yang telah dijelaskan dimuka, melainkan dapat pula terjadi secara personal (personal communication) dan secara kelompok (group communication). Kedua, komunikasi persona adalah komunikasi antar dua orang yang dapat berlangsung secara tatap muka (face to face communication) dan komunikasi bermedia (mediated communication). Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi persona tatap muka adalah sebagai berikut: (a) Bersikaplah empati dan simpati; (b) Tunjukanlah sebagai komunikator terpercaya; (c) Bertindaklah sebagai pembimbing, bukan pendorong; (d) Kemukakanlah fakta dan kebenaran; (e) Bercakaplah dengan gaya mengajak, bukan menyuruh;
112
(f) Jangan bersikap super; (g) Jangan mengkritik; (h) Jangan emosional dan bicaralah secara meyakinkan. Ketiga, komunikasi kelompok (group communication), Komunikasi kelompok adalah komunikasi antar seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. (a) Komunikasi kelompok kecil (small group communication), Komunikasi ini adalah Komunikasi antara manajer atatu seorang administrator dengan sekelompok karyawan yang memungkinkan terdapatnya kesempatan bagi salah seorang untuk memberikan tanggapan secara verbal. (b) Komunikasi Kelompok besar, Komunikasi ini adalah kelompok Komunikasi yang karena jumlahnya banyak, dalam situasi Komunikasi hampir tidak terdapat kesempatan untuk memberikan tanggapan secara verbal. 7 Media Internal Sebuah hubungan yang kondusif antara pihak perusahaan dengan publik sasarannya menjadi sesuatu yang penting karena dengan begitu penyampaian visi dan misi perusahaan akan tersampaikan dengan baik. Media internal yaitu media yang digunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan non komersial serta lazim digunakan dalam aktivitas Public Relations (Ruslan, 2002:25). Berdasarkan hal ini, jelas bahwa isi yang terdapat didalamnya tidak lain memuat semua peristiwa atau pun informasi yang berkaitan dengan kebijaksanaan dan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kebijaksanaan dan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan publiknya. Penerbitan media internal perusahaan ini merupakan salah satu bentuk kegiatan komunikasi yang saling menguntungkan antara dua pihak yang saling berhubungan, yaitu antara perusahaan dengan pembaca. Sebagai kegiatan komunikasi, penerbitan media korporasi atau perusahaan ini untuk memenuhi kepentingan kedua pihak (Siregar, Pasaribu, 2000:17).
Lebih
lanjut Ardianto dan Soemirat mengatakan bahwa (2004:27) media internal ini diperlukan oleh Public Relations untuk memelihara citra positif dan dukungan publik yang menguntungkan. Adapun fungsi dari media internal adalah (Ruslan, 2003:180): (1) Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal, yang diedarkan secara gratis dalam upaya
113
penyampaian pesan-pesan, informasi dan berita mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk atau jasa, publikasi pada para konsumen, stakeholder, dan para pegawai; (2) Sebagai ajang komunikasi khusus antar karyawan, misalnya kegiatan olah raga, social, wisata dan masih banyak lainnya; (3) Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam bidang tulis menulis bagi karyawan, serta staf humas; (4) Terdapat nilai tambah bagi departemen humas untuk menunjukkan kemampuan dalam menerbitkan media khusus. Media internal (House Journal) diterbitkan dalam banyak format yaitu buletin, majalah, surat kabar, newsletter, dan Koran dinding perusahaan (Soemirat & Ardianto, 2004). Setiap format mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing tergantung dari karakter para pembacanya dan karakter fisik sejenis formatnya, karakter isi, periodisitas, kemudahan proses produksi, biaya dan citra yang dikehendaki. Menurut Frank Jefkins, yang termasuk dalam media internal perusahaan adalah (Ruslan, 2003): (1) The Sales bulletin, merupakan bentuk media komunikasi regular antara manajer penjualan dengan salesman yang berada di lapangan, dan biasanya diterbitkan secara mingguan; (2) The Newsletter, merupakan mediainformasi atau siaran berita yang singkat, ditujukan kepada para pembaca yang sibuk atau tidak memiliki waktu yang banyak untuk membaca berita terlalu panjang dan rinci; (3) The Magazine, suatu bentuk majalah yang berisikan tulisan feature, artikel, gambar-gambar dan biasanya diterbitkan secara bulanan atau triwulan; (4) The tabloid Newspaper, yaitu media yang mirip dengan surat kabar popular dan berisikan berita-berita pokok, aritkel popular yang pendek dan dilengkapi dengan gambar atau ilustrasi yang menark pembaca. Biasanya diterbitkan berkala secara mingguan, bulanan atau dwibulanan; (5) The Wall Newspaper, merupakan bentuk media yang sering dipergunakan sebagai media komunikasi internal antar karyawan di sebuah perusahaan besar, pabrik, pusat pertokoan dan hingga rumah sakit. 8 Teknologi Jaringan Intranet Intranet (Internal Network) mulai didengung-dengungkan pada pertengahan tahun 1995 oleh beberapa penjual produk jaringan yang mengacu pada kebutuhan informasi dalam bentuk web dalam perusahaan. Intranet adalah jaringan komputer dalam perusahaan yang menggunakan
114
komunikasi data standar seperti dalam Internet. Artinya, kita dapat menggunakan semua fasilitas Internet untuk kebutuhan dalam
perusahaan. Dengan kata lain Intranet dapat dikatakan
berinternet dalam lingkungan perusahaan. (Tung, 1997:4) Intranet menjanjikan kecanggihan teknologi informasi masa mendatang, bersamaan dengan perkembangan Internet. Konektifitasnya dengan Internet menjadikan jaringan lokal Intranet sebagai primadona jaringan lokal. (Tung, 1997:3) Secara umum teknologi yang digunakan antara Internet dan Intranet adalah sama. Namun demikian menurut Tung (1997:4) terdapat perbedaan antara Intranet dan Internet dilihat dari perspektif jangkauan dan lingkup penggunaannya, yaitu: (1) Lingkup akses dan jangkauannya; (2) Cara teknologi yang digunakan untuk berkomunikasi; (3) Tujuan dari terselenggaranya komunikasi. Intranet banyak mendapat keuntungan karena suksesnya dukungan World Wide Web yang memungkinkan penggunaan yang luas karena digunakan oleh masyarakat yang menggunakan Internet. Informasi aksesnya dapat lebih cepat, murah dan lebih baik. Penggunaan Intranet memungkinkan integrasi grafik, audio dan video (hypermedia) dengan mudah. Caranya adalah dengan membuat web site. Karena penggunaan Internet makin hari makin biasa, maka penggunaan Intranet menjadi semakin mudah. (Tung, 1997:12) Keefektifan suatu organisasi ditentukan dengan alur sistem informasi dan keefesienan aliran informasi yang mampu memberikan fungsi kualitas informasi yang dapat diakses. Menurut Tung (1997:19) Intranet dapat dipandang sebagai teknologi web internal yang memberikan banyak keunggulan dari segi teknologi informasi, antara lain: (1) Universal Platform, yang mampu mencari, melihat, memperbaharui, dan menyimpan berbagai informasi termasuk data numerik dalam basis data relasional; (2) Unified Organization, yang mampu mengorganisasikan informasi yang berbeda type dan standard style dalam bentuk artikel, laporan, ataupun tabel; (3) Lingua Franca. Teknologi web dibangun dari kefleksibelan dan standar umum yang digunakan. Intranet mampu mengakses informasi tanpa mengorbankan sistem informasi yang telah ada, dengan biaya yang relatif lebih murah. (Tung, 1997:19) Kebutuhan Intranet dalam organisasi bisnis dapat dilihat dari penyampaian informasi. Intranet dapat dianggap sebagai suatu media informasi yang efektif dibanding media lainnya. 115
Tung, (1997:11) mengungkapkan kebutuhan Intranet didorong tekanan teknologi, antara lain oleh: (1) Intranet menjadi alat bantu untuk meningkatkan perkembangan dan pertumbuhan produk industri. Organisasi bisnis, bersamaan dengan desakan kebutuhan informasi, telah meningkat menjadi organisasi bisnis yang telah berbasis Knowledge Enterprise. (2) Intranet lebih meningkatkan tanggapan atas keluhan dan kebutuhan pelanggan. Tanggapan ini juga merupakan layanan kepada pelanggan yang memungkinkan untuk lebih merangkul pelanggan dengan baik. Pelayanan produsen atas tanggapan pelanggan dengan baik. (3) Intranet mampu untuk menurunkan biaya atas kebutuhan informasi kolaborasi, workflow dan enterprise connectivity. Banyak keunggulan dari segi teknologi informasi dengan mengunakan Intranet karena antara lain: mereduksi biaya percetakan, kertas, perangkat lunak, distribusi, menghemat biaya pos dan proses order. (Tung, 1997:26). Karena kompabilitas dan ketersambungannya dengan Internet, Intranet menjanjikan teknologi informasi yang lebih baik, lebih berkembang ke arah jaminan perkembangan teknologi yang semakin meningkatkan fleksibilitas serta kemampuannya. (Tung, 1997:8). Banyak proses yang berkaitan dengan catatan (records). Apakah pada kertas atau elektronik (paper less), record ini dapat menjadi catatan signifikan dari data organisasi. Sayangnya biaya proses manajemen dan pencatatan dapat bertambah dengan cepat. Keengganan dari biaya proses akan memperlambat kinerja organisasi, menurunkan kinerja. Tung (1997:25) menjelaskan dua teknik yang dapat menolong: (1) Proses reengineering yang intinya melihat perbaikan proses inti yang terjadi. (2) Otomasi, dengan menggantikan beberapa atau semua langkah manual dalam proses bisnis dengan transformasi elektronik yang sering mangacu pada workflow automation. Spoolstra dalam artikelnya yang berjudul Designing A Corporate Intranet menyebutkan dalam membuat intranet perusahaan mungkin terlihat mudah pada awalnya, tetapi melibatkan beberapa langkah yang diikuti jika akan berhasil. Langkah tersebut adalah: (1) Menetapkan visi untuk intranet dan menuliskannya. intranet harus diikat dengan suatu tujuan bisnis. Jika ini tidak membantu organisasi untuk berfungsi lebih baik tidak harus dibuat. (2) Dapatkan dukungan dari tingkat manajemen senior. Mereka dapat membantu dalam menangani dana, akses informasi, gambut perang, dan akses kepada pengguna. (3) Identifikasi kelompok pengguna utama,
116
membangun prototipe, dan menjualnya pada gagasan itu. Begitu mereka yakin kegunaan intranet, kelompok ini dapat digunakan untuk menjual ide kepada orang lain. (4) Memiliki gagasan yang jelas tentang biaya yang diharapkan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Leverage peralatan dan bakat sudah dalam korporasi. Jika perusahaan memiliki jaringan di tempat, hanya server Web dan perangkat lunak yang bersangkutan akan perlu ditambahkan. Departemen IT dapat membantu dengan perangkat keras dan masalah perangkat lunak. Jika diperlukan, mempekerjakan konsultan luar untuk mendapatkan proyek dimulai dan kemudian melatih staf perpustakaan untuk menangani tugas-tugas setelah implementasi. (5) Set up sebuah komite untuk memutuskan isi intranet dan, jika mungkin, tetap di tempat untuk menangani isu-isu seperti intranet tumbuh. (6) Mendidik semua orang di perusahaan tentang bagaimana menggunakan intranet dan juga pada manfaat yang akan menyediakan. (7) Ingat bahwa intranet perusahaan harus dipertahankan dan tumbuh dengan berinvestasi pada perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan dan gaji staf. Jika tidak dipelihara akan mati. Ada beberapa tantangan yang dihadapi staf perpustakaan saat membuat intranet perusahaan. Data harus terintegrasi dari berbagai sumber. Akses harus diberikan kepada seluruh karyawan, di mana pun mereka berada dan apa pun jenis peralatan komputer yang mereka gunakan. Format informasi tersebut harus tepat untuk karyawan menggunakannya. Inranet kinerja harus dijamin dan layanan harus tersedia terus-jam, harus cepat, dan harus aman. Informasi tersebut juga harus bisa digunakan dengan karyawan dengan tingkat keterampilan yang sangat beragam, termasuk keterampilan komputer dan keterampilan kognitif. 9 Sistem Keamanan Intranet Sistem keamanan menjadi sangat penting dan harus diperhatikan bila koneksi ke Internet berasal dari sebuah jaringan lokal di suatu kantor. Pasalnya, orang luar dapat masuk ke jaringan Internet kita. Kalau orang sudah mengetahui alamat Internet Protocol (IP) pelanggan Internet. Oleh sebab itu pos keamanan (firewall) harus dibangun di jalan masuk dari Internet ke jaringan lokal (intranet) di kantor. Firewall dapat diartikan sebagai dinding api yang mencegah api “membakar” sistem kita. (Tung, 1997:123). Mengenai keamanan intranet ini Catapult (2001:7) menambahkan bahwa:
117
Umumnya, sebuah Web server terhubung ke internet, yang membuat halaman-halaman Web di dalamnya dapat dilihat di World Wide Web. Banyak perusahaan dan organisasi mempersiapkan Web server pada intranet. Web server privat ini ideal sebagai pangkalan Web site yang berisi file-file proyek dan data internal lainnya yang perlu dipakai bersama oleh anggota staf. Beberapa halaman dari Web site intranet dapat dilihat semua orang, sementara halaman lainnya tetap hanya dapat diakses oleh orang-orang dalam organisasi. Menurut Rosalind Resnick dan Dave Taylor dalam Tung (1997:76), terdapat enam kriteria pemilihan kinerja intranet yang harus dipertimbangkan: (1) Network reliability (kehandalan jaringan); Network Performance (kinerja jaringan); Network security (keamanan jaringan); (2) Network restriction (keterbatasan jaringan); (3) Local Phone Access (akses telepon lokal); (4) User service and support (dukungan dan pelayanan pengguna). Memelihara kinerja jaringan Intranet sangatlah penting karena berkaitan dengan banyaknya halaman dari WWW yang dapat kita download atau kita tandai dengan e-mail untuk link dengan halaman dari Intranet. Untuk memanajemeni informasi web, membuat homepage dan memelihara serta menjadi mediator antara humas (public relations) dan manajemen adalah webmaster. Sedangkan manajer yang bertanggung jawab akan segala server Intranet serta added value dan manajer webmaster adalah webmanager. Webmanager bertanggung jawab atas perencanaan, desain, operasi dan pemeliharaan Intranet secara keseluruhan. (Tung, 1997:117). SIMPULAN Sebuah intranet tidak jauh berbeda dengan internet, namun intranet dibuat untuk satu kelompok pengguna yang berbeda dan memiliki keamanan atau password sehingga orang lain di luar kelompok tidak memiliki akses ke isinya. Tampilannya lebih sederhana dan lebih santai dan itu dibangun untuk mengedepankan kecepatan informasi.
Intranet
perusahaan
memfasilitasi
komunikasi
dan
akses
informasi.
Intranet
memungkinkan karyawan yang biasanya mungkin tidak pernah bertemu untuk berkolaborasi. Intranet mempromosikan berbagi pengetahuan dan ide-ide dan menyediakan keamanan, akses ke informasi pribadi yang dapat diandalkan perusahaan.
118
Dengan adanya intranet dapat meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mengelola informasi dan juga dapat merampingkan distribusi dokumen. Intranet dapat menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi karena akses yang lebih baik untuk informasi yang berkualitas. Intranet juga memungkinkan pengguna untuk melihat kembali informasi yang ada dan dapat mengurangi biaya, pencetakan dan distribusi.
Penggunaan intranet untuk meningkatkan efektifitas komunikasi internal di corporate telah digunakan diseluruh dunia. Oleh karena itu sangat diperlukan sebuah media komunikasi internal yang dikelola oleh Public Relations untuk adalah untuk memfasilitasi komunikasi internal, penyimpanan dan penyebaran data informasi, pengetahuan, kebijaksanaan, dan ide-ide seluruh organisasi yang menggunakan teknologi jaringan yang dikenal dengan intranet. DAFTAR PUSTAKA Abdurrachman, Oemi. 1999. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Citra Aditya Bakti. Anggoro, M.Linggar. 2001. Teori dan Profesi Kehumasan, serta Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara Ardianto, Elvinaro & Erdinaya, Lukiati. K. 2004. Komunikasi Massa, Suatu Pengantar. Bandung: Simbiosa Rekatama Media. Azwar, Saifuddin. 1997. Sikap Manusia, Teori dan Pengukurannya. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Catapult. 2001. Microsoft Front Page 2000 Microsoft Office Aplication Step by Step. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Devito, Joseph. A. 1996. Komunikasi Antar Manusia. Jakarta: Profesional Books. Effendy, Onong Uchjana. 1993. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: PT Citra Aditya. ____________________. 1995. Hubungan Masyarakat. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. _____________________. 2001. Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Fisher, B. Audray. 1986. Teori-Teori Komunikasi. Penyunting: Drs. Jalaluddin Rakhmat, MSC. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Gerungan. 1996. Psikologi Sosial. Bandung: PT. Eresco. Hanafi, Abdillah. 1984. Memahami Komunikasi Antar Manusia. Surabaya: Usaha Nasional.
119
Holtz, shel. 1999. Public Relations on The Net. New York: AMACOM Kasali, Rhenald. 2000. Manajemen Public Relatioons. Jakarta: Pustaka Utama Grafiti. LaQuey, Tracy. 1994. Sahabat Internet. Bandung: Penerbit ITB Mar’at. 1984. Sikap Manusia, Perubahan, Serta Pengukurannya. Jakarta: Gahlia Indonesia. Nurgiantoro, Burhan; Gunawan; dan Marzuki. 2000. Statistik Terapan, Untuk Penelitian IlmuIlmu Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University Press. Onggo, Bob Julius. 2004. Cyber Public Relations. Jakarta: PT Gramedia Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Metode Penelitian Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. _________________. 2000. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Singarimbun, Masri dan Sofian Effendy (editor). 1998. Metode Penelitian Survey. Jakarta: LP3ES. Sobur, Alex. 2003. Semiotika komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosda Karya. Soemirat, Soleh & Ardianto, Elvinaro. 2002. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Spoolstra, Jean C. 1999. Article. Designing A Corporate Intranet. Tan A, Alexis S. 1981. Mass Communication Theories And Research. Ohio: Grid Publishing, Inc. Tung, Khue You. 1997. Teknologi Jaringan Intranet. Yogyakarta: ANDI. www.csrbanjarmasin.blogspot.com www.WebAward.org
120
