PERAN HUMAS YAYASAN YASKI DALAM MEMPUBLIKASIKAN BANQUET DI RADIO HEARTLINE
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Jenjang Pendidikan Strata satu (S1) Program Studi Humas
Disusun Oleh: Nama :
YOHANES OKTAVIANUS MACPAL
NIM
4420511-0048
:
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI PUBLIC RELATIONS UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
1
2
3
4
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA Judul
: PERANAN HUMAS YAYASAN YASKI DALAM MEMPUBLIKASIKAN BANQUET DI RADIO HEARTLINE Nama : Yohanes Oktavianus Macpal NIM : 4420511-0048 X + 79 halaman + 12 lampiran+bibliografi : 30 acuan (1984-2004)
ABSTRAK Keterbukaan merupakan salah satu aspek penting dalam menjalin hubungan. Dengan adanya keterbukaan membuat kedua belah pihak bisa saling mengerti dan memahami satu sama lain. Public Relations adalah aktivitas komunikasi dua arah dengan public (organisasi/perusahaan), yang bertujuan untuk menumbuhkan saling pengertian, saling percaya, dan saling membantu/kerjasama. Pelayanan dan sikap yang baik sangat penting demi tercipatnya pengertian da penghargaan yang sebaik-baiknya. Humas Yayasan Yaski dalam mempublikasikan di radio Heartline center kepada khalayak/public menggunakan media internal dan eksternal serta mengusahakan tumbuhnya hubungan yang harmonis dengan publik internal dan publik eksternal. Rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimana peranan humas Yayasan YAski dalam mempublikasikan banquet. Dan tujuan penelitian adalah untuk mengetahui peran humas dalam mengelola komunikasi eksternal dan internal apakah dapat berperan secara aktif atau tidak.oleh karena itu perlu penjabaran mengenai peran humas di departemen komunikasi dan informasi. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian yang bersifat studi kasus, merupakan strategi yang pertanyaan penelitiannya berkenaan dengan “how” atau”why”. Teknik pegumpula data di lakukan dengan cara data primer dan sekunder. Hasil penelitian menunjukan bahwa peran humas Yayasan Yaski dalam mempublikasikan banquet, masih dirasakan kurang. Karena di departemen komunikasi infromasi (humas Yayasan Yaski) terbatas sumber daya manusia, sehingga tugas PR Yayasan YAski dalam mempublikasikan banquet melalui media internal (bulletin, website, dan calendar event) belum sepenuhnyadirasakan kurang oleh khalayak/publik.
5
KATA PENGANTAR
“ BE YOUR SELF “, diantara kita mungkin memiliki arti pengertian masingmasing tentang kata-kata tersebut, bagi penulis memiliki makna tersendiri. Kemampuan dan kekuatan yang penulis miliki bukanlah apa-apa, namun hal ini juga karena campur tangan NYA yang membuat penulis percaya diri untuk menyusun karya ilmiah ini, sehingga dapat memperoleh gelar sarjana Ilmu Komunikasi. Penulis yakin bagi mahasiswa yang membaca skripsi ini, tentu bisa melakukan hal yag sama seperti yang telah penulis lakukan sehingga dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini. Hambatan yang akan mahasiswa alami nanti ditengah menyusun skripsi adalah bagian cerita untuk anda sendiri dan semua orang, namun penulis berharap kepada siapa pun yang memeggang skripsi ini akan terus berjuang hingga akhirnya nanti…… Penulis percaya apapun yang telah terjadi pasti berada dalam kekuasaan TUHAN YANG MAHA KUASA. Pada kesempatan ini ijinkan penulis menyampaikan terima kasih banyak dan penghargaan yang setinggi-tingginya atas motivasi, bimbingan, dukungan serta doa kepada : 1.
Ibu Dra.Ispawati Asrie.,M.si, selaku pembimbing, atas bimbingannya, masukan, yang diberikan penulis selama ini sehingga penulis mengerti dan memahami masalah yang penulis teliti.
2.
Ibu Marhaeni F Kurniawati., S.Sos.,M.Si, selaku ketua bidang studi Public Relation universitas mercu buana
3.
Ibu Dra. Diah Wardhani., M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana
4.
Seluruh dosen-dosen mata kuliah jurusan Public Relations , semua staff Tata Usaha FIKOM
Meruya, da staff Perpustakaan Pusat Universitas Mercu
Buana 5.
Kedua orang tua saya tercinta, papi & mami yag telah memberikan semangat dan support sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah, meski terlambat
6
6.
Kedua saudara kandung saya (Sisca n Keluarga serta Ade) yang juga telah memberikan semangat dan support sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah, gbu for all
7.
Teman-teman PR angkatan 7 PKSM, bro n sis kalau dapatkan tesis gw ini. Akhirnya gw kloter berikutnya nyusul lu orang, Tx banget selama masa kuliah “ Your are my best Friend “ tx Bro n Sis
8.
Terima kasih juga untuk Andjani.com yang telah memberikaN waktu bagi penulis yang telah menyelesaikan tugas gw. Selama 1 minggu buat paper tx mba
9.
Dan juga saya sampaikan untuk anda semua yang telah membantu saya selama kuliah Penulis menyadari akan keterbatasan pengetahuan da pengalaman yang
dimiliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis senantiasa mengharapkan kritik, saran, dan koreksi dari semua pihak Akhir kata penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya mahasiswa Public Relations , semoga menjadi sebuah pencerahan pemikiran, membuka pemahaman menuju kesempurnaan langkah kehidupan. Amin
Jakarta, September 2008
Yohanes M
7
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI……………………………………………… i LEMBAR LULUS SIDANG SKRIPSI…………………………………………….. ii LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI ……………………………… iii ABSTRAK …………………………………………………………………………. iv DAFTAR ISI……………………………………………………………………….. v
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN
Halaman
1.1
Latar belakang masalah…………………………………………
1.2
Rumusan Masalah……………………………………………… 8
1.3
Tujuan Penelitian ………………………………………………. 9
1.4
Signifikansi Penelitian…………………………………………. 9 1.4.1
Signifikansi Akademis…………………………………. 9
1.4.2
Signifikansi Praktis……………………………………. 9
KERANGKA PEMIKIRAN 2.1
Komunikasi…………………………………………………….. 10
2.2
Public Relations………………………………………………… 14
2.3
Pengertian Publikasi………………………………………….… 23
2.4
Jenis-jenis Publikasi……………………………………………. 26
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tipe Penelitian…………………………………………………… 31 3.2 Metode Penelitian…………………………………………........... 33
8
3.3 Narasumber ………………………………………………….….. . 33 3.4 Teknik pengumpulan data…………………………………........... 34 3.4.1 Data Primer………………………………………………. 34 3.4.2 Data sekunder…………………………………………….
35
3.4.3 Teknik analisis data ……………………………………...
35
3.4.4 Definisi konsep ………………………………………...... 37 3.4.5 Fokus penelitian………………………………………….
37
BAB IV OBJEK PENELITIAN DAN HASIL PENELITIAN 4.1 Gambaran umum perusahaan………………………….................
40
4.1.1 Sejarah Yayasan Yaski…………………………………….. 40 4.1.2 Visi dan misi Yayasan Yaski……………………….………
42
4.1.3 Struktur Umum Yayasan Yaski……………………….……
42
4.1.4 Struktur Public Relations Yayasan Yaski………………….. 44 4.1.5 Banquet…………………………………………………….. 48 4.2 Hasil penelitian…………………………………………………… 51 4.3 Pembahasan………………………………………………………. 63 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan………………………………………………..……... 70 5.2 Saran-saran……………………………………………………….
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN BIODATA
9
72
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Masalah
Perkembangan publik relations (untuk selanjutnya disingkat PR)
di
seluruh dunia mempunyai hubungan yang erat sekali dengan kemajuan-kemajuan dalam masyarakat di berbagai bidang, di abad millennium ini profesi tersebut tidak bisa di rambah sembarang orang, Mengapa? karena bagi masyarakat yang ingin bergelut di dunia PR setidaknya harus memenuhi pendidikan PR atau sertifikasi dari organisasi profesi atau badan lain yang berwenang. Perkembangan PR didunia oleh perusahaan atau organisasi, pemerintah, dan lain-lain di era globalisasi saat ini, dirasakan sangat penting karena dapat berkomunikasi dengan efektif & tepat dalam penyampaian pesan kepada sasaran. Agar pesan dapat disampaikan, praktisi PR diharapkan mampu merumuskan sedemikian rupa dan selalu menarik perhatian, mampu menimbulkan kebutuhan pribadi komunikan (penerima pesan ), serta mampu menciptakan citra dan reputasi yang positip pada lembaga atau organisasi itu sendiri. Kegiatan
PR
dipahami
menjadi
sebuah
senjata
ampuh
untuk
mempengaruhi opini publik kepada perusahaan, namun kendala perkembangan humas di Indonesia adalah kesalahpahaman para pembuat keputusan diperusahaan dalam menanggapi kegiatan kehumasan. Aktivitas PR sehari-hari adalah menyelenggarakan komunikasi timbal balik (two way communications) antara perusahaan atau suatu lembaga dengan pihak publik yang bertujuan untuk
10
menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi tercapainya suatu tujuan tertentu, kebijakan, kegiatan produksi barang atau pelayanan jasa dan sebagainya demi kemajuan perusahaan atau citra positip bagi lembaga bersangkutan. Menurut Frank Jefkins seorang praktisi PR, bagi masyarakat yang ingin menjalani profesi PR ada 5 prasyarat yang harus di miliki, di antaranya : kemampuan berkomunikasi, mampu manajerial, mampu membina relasi, berkepribadian jujur, serta banyak ide dan kreatif 1. Tanpa memiliki prasyaratan tersebut, meski mantan artis ataupun latar belakangan lainnya tidak selalu menjamin menjadi PR professional andal. Memasuki abad millennium, perkembangan PR dalam setiap negara mungkin tidak sama baik bentuk maupun kualitasnya. Proses perkembangan PR lebih banyak di tentukan oleh situasi masyarakat yang komplek. Seorang PR dituntut untuk menjadi mediator, konseptor, sekaligus komunikator. Essensi dari public relation dalam menyampaikan informasi kepada public dapat diimbangi dengan media online (internet) sebagai media komunikasi, ada berbagai keuntungan yang dapat diperoleh public relation dari penggunaan media online. Begitu banyak media informasi yang didapatkan & disebarluaskan melalui media online untuk kepentingan publik internal maupun eksternal. Sejak tahun 1990-an, media online muncul menjadi media baru yang sangat kuat didunia. Berbagai organisasi atau perusahaan profit & non profit yang memiliki departemen humas telah menuai banyak manfaat dari penggunaan media on line.
1
Frank Jefkins, public relation, edisi ke 4 PT Erlangga Jakarta 1996, hal 9
11
Berbagai sektor produk maupun jasa, termasuk industri media massa & elektronik mulai menyadari pentingnya public relation dalam kegiatan marketing, selama ini dalam dunia perusahaan hanya mengandalkan strategi ilmu ekonomi (marketing), namun sekarang terjadi perkawinanan antara ilmu ekonomi dan ilmu komunikasi, sehingga muncul istilah marketing communication atau marketing public relation. Philip Kotler seorang pakar marketing mengatakan, dengan adanya public relation di industri media dapat meraup image building (pembentukan citra) & selling product (pemasaran). Sejak tahun 1990-an dikalangan industri dinegara maju mulai mengenal konsep pemasaran dengan pendekatan public relation. Konsep tersebut dikembangkan oleh Thomas L Harris, intinya adalah bagaimana memberikan informasi & edukasi bagi konsumen sehingga mereka mempercayai produk atau jasa yang ditawarkan. Tidak terkecuali pada organisasi non-profit, peran PR sangat dibutuhkan dalam rangka perumusan pesan dalam mempublikasikan kegiatan-kegiatan hingga penentuan
media
publikasi.
Cutlip,
Center,
&
Broom
mengemukakan
sebagaimana dikutip oleh Rusdy Ruslan terdapat 5 jenis tentang definisi organisasi non profit sebagai berikut 2 :
1. Organized Secara singkat, yaitu terdapat beberapa kelembagaan sesungguhnya & berarti organisasi tersebut memiliki perizinan, kegiatan menyelenggarakan pertemuan
2
Rosady Ruslan, etika kehumasan konsep & Aplikasi, Jakarta Pt Raja Grafindo Persada, 2002 hlm 101-102
12
berkala & pengurusan tetap, peran serta atau indicator dalam kegiatannya relatif permanen 2. Non profit distributing Organisasi non profit tidak sama dengan organisasi di sektor private, tidak berupaya mencari keuntungan (profit) bagi pemilik dan jajaran direktur lembaga tersebut, yang berarti memiliki pendapatan lebih dipergunakan mencapai misi organisasi bersangkutan. Dalam hal ini berarti organisasi non profit tidak mencari keuntungan, maka pendistribusian keuntungan perusahaan dilarang dilaksanakan oleh pengurus sebagai akibat dari organisasi tersebut tidak berorientasi mencari keuntungan. 3. Private Merupakan organisasi non profit & kelembagaannya sebagai agen yang tidak terkait dengan atau di bawah control pemerintah dan meskipun organisasi bersangkutan menerima bantuan dari pihak pemerintah 4
Self Coverning Merupakan organisasi non profit bebas dan mandiri, serta memiliki control
sendiri, kemampuan merancang prosedur secara mandiri dan bebas control dari pihak luar, kemudian memiliki dewan direksi dan memberikan peluang bagi warga untuk berpartisipasi sesuai dengan karakter organisasi non profit yang bebas & independen, bebas ikut campur dan control dari pemerintah. 5. Voluntary Secara sederhana dimana kegiatan partisipasi dari sukarelawan dalam organisasi non profit atau perilaku program kerja yang berkaitan dengan
13
pengelolaan dana bantuan social. Hal ini merupakan bentuk atau karakter organisasi non profit yang bersifat melakukan kegiatan amal dan relawan demi kepentingan masyarakat. Dari beberapa pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa kegiatan public relations non profit dilakukan pada lembaga yang tidak mencari profit atau laba, meskipun peran yang dilakukan oleh public relation profit tidak jauh berbeda dengan non profit. Dalam skripsi ini penulis meneliti perusahaan non profit atau yayasan yang bergerak dibidang radio, yakni Yayasan Yaski. Yayasan tersebut merupakan salah satu yayasan yang bergerak di bidang rohani dengan visi dan misi menjadi organisasi Kristen terdepan dalam siaran radio dan media komunikasi lainnya Berbeda dengan tujuan pendirian Perseroan Terbatas (PT), tujuan pendirian yayasan tidak bersifat komersial (nirlaba atau non-profit). Oleh karena itu, tujuan pendirian dari yayasan diidentikan dengan kegiatan bidang sosial, keagamaan, pendidikan, kemanusian dan banyak lagi. Di Indonesia, apabila diperhatikan anggaran dasarnya, hampir semua yayasan didirikan untuk tujuan nir laba. Namun demikian hal itu tidak berarti bahwa dalam praktek yayasan-yayasan tersebut tidak menjalankan kegiatan yang bersifat komersial. Di Yayasan Yaski tempat penulis melakukan penelitian, donatur merupakan salah satu penentu kelangsungan yayasan. Yayasan Yaski menyadari bahwa tidak selamanya donatur bisa membantu yayasan dan belum tentu dana yang diberikan donatur cukup untuk membiayai operasional yayasan terutama pelayanan radio yang bukanlah pelayanan yang murah. Hal ini menjadi salah satu
14
alasan mengapa yayasan mulai mengarah ke arah komersil. Yayasan Yaski mendirikan unit usaha lain yang dapat mendukung kegiatan operasionalnya seperti rekording, pembuatan program radio, training, dan banquet. Pada
dasarnya,
yayasan yang mendirikan unit usaha bertujuan untuk menunjang operasionalnya bukan untuk mencari keuntungan. Disini penulis tertarik dengan salah satu unit usaha yang menunjang kegiatan operasional Yayasan Yaski, yakni banquet. Fungsi public relation (PR) di Yayasan Yaski ditempatkan pada departemen komunikasi informasi (depkominfo). Departemen tersebut merupakan departemen yang menjadi pusat informasi bagi yayasan baik internal dan eksternal. Agar banquet dapat diketahui oleh publik internal dan publik eksternal, PR Yayasan Yaski menyampaikan informasi tentang banquet melalui beberapa cara seperti; webside Yaski, radio Heartline, calendar event, bulletin broadcaster, papan billboard ”whats on Lippo Karawaci ”, serta media eksternal lainnya. Cutlip & Center mengatakan bahwa fungsi humas di antaranya sebagai berikut 3: menciptakan komunikasi 2 arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari lembaga atau instansi kepada publik dan menyalurkan opini pada lembaga atau instansi, menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan pernyataan tersebut, peran humas Yayasan Yaski juga turut membantu kegiatan manajemen dan tujuan organisasi, dimana humas Yayasan Yaski turut membantu mempublikasikan fasilitas yang ada di gedung Heartline Center.
3
Frida Kusumawati, dasar-dasar hubungan masyarakat
15
Sebelum penulis menjelaskan tentang banquet yang dimiliki Yayasan Yaski, penulis ingin menjelaskan terlebih dahulu arti HL center dan banquet, sehingga bagi yang membaca skripsi ini dapat memahami dengan baik. Nama gedung Heartline center diambil dari nama radio, yakni Heartline 100,6 Fm, dengan alasan inilah pengurus Yayasan Yaski memberi nama Heartline center. Di tangerang nama radio tersebut untuk ruang dengar masyarakat (pendengar) sudah cukup dikenal, frekuensi dari radio Heartline Fm dapat didengar hingga Jabodetabek. Sementara itu arti banquet sendiri, dari apa yang penulis kutip kamus InggrisIndonesia-Indonesia-Inggris artinya acara perjamuan, acara pesta, dan sebagainya. Sesuai dengan arti banquet, function room di Heartline center dari pengamatan penulis memang digunakan untuk keramaian seperti acara pesta, acara perkawinan, seminar, dan masih banyak lagi acara yang dipernah dilaksanakan. Selain menjadi kompetitor tujuan banquet diharapkan dapat membantu kegiatan operasional Yayasan Yaski dan tujuan banquet ada karena banyaknya organisasi atau perusahaan, institusi di tangerang seperti sekolah-sekolah, universitas, kantor swasta, dan pemerintah yang membutuhkan tempat penginapan dan ruang serbaguna dengan harga terjangkau. Agar masyarakat dapat mengetahui fasilitas yang ada di gedung heartline center, PR memiliki dua media internal yakni webside Yaski (www. yaski.co.id) dan bulletin “broadcaster”. Informasi tentang banquet melalui dua media internal tersebut, dapat kita lihat bahwa komunikasi kepada publik melalui bulletin dan webside (situs) yang dimiliki Yayasan Yaski sangat berguna dan efektif. Pengertian efektif yakni
16
bagaimana penyebaran pesan (komunikator) dapat menerima pesan ( komunikan) dapat menimbulkan suatu pengertian yang sama tentang suatu pesan ( efek ). Perubahan yang terjadi disebut efek positip atau efektifitas 4. Pesan yang dimaksud dalam hal ini adalah program banquet yang diselenggarakan oleh PR Yayaasan Yaski yang dipublikasikan melalui bulletin dan webside. Periodesasi penelitian yang difokuskan pada program banquet service adalah selama tahun 2007. Namun kenyataannya bahwa meskipun publikasi banquet service gencar dilakukan, masyarakat/khalayak sasaran masih belum mengenal secara detil tentang unit usaha lain yang dimiliki Yayasan Yaski yakni Banquet. Berdasarkan hal-hal di atas, penulis merumuskan judul. “ Peran Humas yayasan Yaski dalam mempublikasikan Banquet di Heartline center “ 1.2 Rumusan Masalah Bagaimana peranan humas yayasan Yaski dalam mempublikasikan program banquet ? 1.3 Tujuan penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah : Untuk mengetahui peranan yayasan YASKI dalam mempublikasikan banquet selama tahun 2007. 1.4 Signifikansi penelitian Signifikansi penelitian di kelompokan dalam signifikansi akademik dan signifikansi praktis, yaitu : 4
Rosady Ruslan, kiat dan strategi kampanye public relation, Jakarta Raja Grafindo Persada 2000 hal 17
17
a. signifikansi secara akademik Melalui penelitian ini, penulis menerapkan teori-teori akademis disiplin ilmu komunikasi, khususnya bidang studi hubungan masyarakat. Dan diharapkan dapat memberi kontribusi bagi pengembangan ilmu hubungan masyarakat. b. signifikansi secara praktis Memberi sumbangan pikiran dan masukan pada perusahaan dalam hal ini yayasan YASKI tentang pentingnya peranan hubungan masyarakat dalam organisasi
18
BAB II KERANGKA PEMIKIRAN
2.1 Komunikasi Komunikasi yang terjadi antar manusia merupakan kegiatan utama manusia sebagai mahluk sosial yang selalu berinteraksi dalam kelompok kecil maupun besar. Komunkasi sudah menjadi kebutuhan manusia yang sangat pokok. Di dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi merupakan hal yang terpenting untuk kita berinteraksi dengan orang lain. Demikian pentingnya komunikasi dalam kehidupan manusia sehingga manusia disebut sebagai homo communications, yang artinya adalah manusia merupakan mahluk sosial yang selalu berinteraksi dengan sesamanya. Menurut Rosady Ruslan, komunikasi sebagai interaksi antar manusia yang bertujuan untuk menumbuhkan pengertian antara komunikator & komunikan5. Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris Communication berasal dari kata latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama 6. Pentingnya komunikasi bagi kehidupan sosial, budaya, pendidikan, & politik, sudah didasari oleh para cendikiawan sejak Aristoteles yang hidup ratusan tahun sebelum masehi. Memasuki pertengahan abad ke 20, ketika dunia di rasakan semakin kecil akibat revolusi industri dan revolusi teknologi elektronik. Para cendikiawan pada abad sekarang menyadari pentingnya komunikasi sehingga di 5
Rosady Ruslan, “ kiat dan strategi kampanye public relation “ , Rajawali Press Jakarta , hlm 18 Onong Uchjana Effendy, ilmu komunikasi “ teory & praktek “, Pt Remaja Rosdakarya Bandung hlm 9
6
19
tingkatkan dari pengetahuan (knowledge) menjadi ilmu (science). Komunikasi didefinisikan dari berbagai sisi pandang dan berbagai bidang ilmu. Dari sekian banyak definisi komunikasi, berikut ini akan di uraikan beberapa pengertian komunikasi.
Astrid A Susanto mengatakan bahwa komunikasi merupakan landasan dalam hidup manusia. Dalam proses ini berarti bahwa tanpa komunikasi manusia sukar di terima dalam masyarakat, karena komunikasi itu penting sebab manusia adalah mahluk sosial yang membutuhkan masyarakat. Komunikasi penting bagi manusia, sebab tanpa komunikasi tidak akan terjadi saling tukar pengetahuan dan pengalaman7. Menurut Hampton, komunikasi adalah proses melalui orang-orang yang bekerja dalam suatu organisasi menyampaikan informasi yang satu kepada yang lain dan menafsirkan maksudnya8. Thomas Hora berpendapat, bahwa perkembangan rasa percaya diri di tentukan oleh kecakapan komunikasi, orang yang dapat memahami dirinya dapat di pahami oleh orang lain. Apabila 2 pihak menginginkan untuk dapat saling memahami, keduanya harus saling kenal. Dalam setiap aspek komunikasi, kedua pihak saling memerlukan umpan balik dengan demikian tingkat hubungan dapat di ketahui 9. Dilihat dari definisi di atas maka komunikasi sangat penting dan dibutuhkan di dalam organisasi, karena dengan adanya komunikasi akan terjadi interaksi antar semua anggota perusahaan atau lembaga atau yayasan yang akan 7
Astrid Susanto, “ filsafat komunikasi “ Bina Cipta Bandung 1980 hlm 80 Rosady Ruslan, “ kiat dan strategi kampanye public relation, Jakarta Raja Grafindo Persada 2000 hlm 17 9 Mas’ud Machfoedz, MBA, “ komunikasi bisnis modern “ BPFE- Yogyakarta 2004 hlm 4 8
20
menimbulkan pertukaran pengalaman dan informasi dan juga dapat terjalin komunikasi 2 arah sehingga proses penyampaian pesannya dapat di terima dengan baik. Faktor yang harus diingat sebelum menjalankan kegiatan komunikasi dan proses komunikasi adalah fungsi dari komunikasi itu sendiri. Fungsi komunikasi menurut Onong Uchjana terdiri dari 10 : Menyampaikan informasi ( to inform ) Mendidik ( to educate ) Mempengaruhi ( to influence ) Menghibur ( to entertain ) Selain fungsi komunikasi, faktor yang harus diingat dalam komunikasi adalah model komunikasi, yang terdiri dari 11 : Komunikasi satu atap ( one step flow communication ) Komunikasi dua tahap ( two step flow communication ) Komunikasi multitahap ( multi step flow communication ) Dalam kaitannya dengan komunikasi eksternal, pelaksanaan komunikasi di lakukan oleh pihak organisasi atau perusahaan melalui kesepakatan manajemen untuk melakukan kegiatan komunikasi dengan pihak luar atau publik yang berada di luar organisasi yang tentunya menjadi perhatian. Karena bagaimanapun tanpa dukungan publik luar ini, keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan sulit tercapai.
10
Onong Uchjana Effendy, ilmu komunikasi dan praktek, Bandung Remaja Rosdakarya, 1994 hal
8 11
Onong Uchjana Effendy, ibid 8
21
Komunikasi eksternal terdiri atas 2 jalur secara timbal balik, yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan dari khalayak kepada organisasi; a. komunikasi dari organisasi kepada khalayak komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidak-tidaknya ada hubungan batin. Komunikasi organisasi kepada khalayak dapat melalui berbagai bentuk seperti: bulletin, press release, artikel surat kabar atau majalah, pidato radio, pidato Tv, film dokumenter, brosur, poster, leaflet, konferensi pers. b. komunikasi dari khalayak kepada organisasi komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka ini disebut opini publik. Opini publik seringkali merugikan organisasi. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan. Komunikasi lebih mudah berlanjut antara orang-orang atau kelompokkelompok yang sependapat atau sekurang-kurangnya sudah mempunyai pendapat yang sama tentang suatu masalah. Karena negara-negara berkembang sedang megalami proses re-integrasinya
dalam proses ini orang-orang dengan latar
belakang kebudayaan dan pendidikan berbeda, harus membahas bersama (melalui komunikasi) masalah perkembangan bangsanya. Tidak mengherankan bahwa dalam usaha mengatasi masalah sosial mereka, juga komunikasi sendiri mengalami ketegangan sosial. Justru karena kegiatan komunikasi mencakup pengoperan lambang yang mengandung arti, sedangkan arti setiap lambang adalah
22
hasil dari kebudayaan serta setiap sistem nilai, dengan sendirinya proses komunikasi dengan ini membuktikan suatu proses sosial 12. Setiap
kegiatan
komunikasi
bertujuan
mengubah
sikap
dan
mengharapkan suatu tindakan dari pihak komunikan atau sekurang-kurangnya bermaksud untuk memperoleh persetujuan dan dukungan komunikan. Proses komunikasi merupakan proses lambang yang mengandung arti dari individu satu ke individu yang lain, atau dari kelompok satu ke kelompok yang lain. Pengoperan lambang ini dapat juga terjadi antara individu dan kelompok, lambang-lambang yang dipergunakan harus dipahami oleh komunikator maupun komunikan atau sekurang-kurangnya dipahami untuk memungkinkan komunikasi berlanjut antara pihak-pihak yang berkepentingan13.
2. 2 Public Relation Definisi hubungan masyarakat mengacu pada segenap yang dilakukan oleh suatu organisasi atau lembaga, khususnya oleh suatu organisasi yang di dalamnya
terdiri
dari
public
relation
officer
(PRO)
dalam
rangka
mengorganisasikan & mengkomunikasikan segala sesuatu, guna mencapai saling pengertian yang lebih baik antara organisasi dengan publik yang dituju. Frank Jefkins mendefinisikan Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara
12
Astrid susanto, komunikasi dalam teori dan praktek 2, penerbit bina cipta, Jakarta 1998 halaman 17 13 Astrid susanto, komunikasi dalam teori dan praktek 3, penerbit bina cipta, Jakarta 1991 halaman 21
23
suatu organisasi dengan semua khalayak dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian 14. Onong Uchjana mendefinisikan Humas, adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan dan tata cara sebuah organisasi demi kepentingan publik, dan melaksanakan program kegiatan dan komunikasi untuk meraih pengertian umum dan dukungan publik15. Dari definisi dua ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa humas merupakan fungsi manajemen yang kegiatannya bertujuan untuk memperoleh good will, saling pengertian yang baik dari masyarakat, serta kepercayaan. PR mempunyai tugas menciptakan opini publik ke semua pihak, untuk itu diperlukan media komunikasi sebagai alat-alat perantara dalam proses penyampaian isi pernyataan (message) dari komunikator sampai kepada komunikan atau proses penyampaian umpan balik dari komunikan sampai kepada komunikator16. Bentuk-bentuk media komunikasi yang digunakan humas Yayasan Yaski terdiri dari17: 1.Media umum antara lain: Telephone dapat digunakan petugas public relations untuk membicarakan hal-hal yang dianggap perlu dan berkaitan dengan instansi, lembaga atau perusahaan lain sesuai dengan kepentingan perusahaan yang harus disampaikannya.
14
Frank Jefkins, public relation edisi ke empat, Erlangga Jakarta 1995, hlm 9 Onong Uchjana Effendy, ilmu komunikasi teori & praktek, Pt Remaja Rosdakarya Bandung 1992, hlm 12 16 Hoeta Soehoet, media komunikasi,jakarta: Yayasan kampus tercinta-IISIP,2003 hal 1 17 Kustadi Suhandang,Public Relations perusahaan kajian program Implementasi, Bandung:Yayasan Nuansa Cendekia 2004,hal 212 15
24
Keunggulannya adalah proses komunikasi langsung tapi bermedia, isi pernyataannya cepat diterima komunikan, umpan balik juga langsung diketahui. Kelemahannya adalah tidak semua orang memiliki telephone, pulsa telephone relatif mahal, gangguan sabotase, gangguan teknis. Surat bisa dibuat dalam bentuk formal dan informal. Semua keterangan atau penjelasan secara bebas, tidak kaku. Lain halnya penyampaian informasi secara berhadapan muka selalu dipengaruhi oleh suasana dan situasi saat itu. Tetapi dengan surat menyurat tidak mungkin dapat menyelesaikan masalah dengan cepat. Keunggulannya adalah komunikator dapat dengan tenang menyusun isi pernyataan dengan panjang lebar hingga jelas. Kelemahannya adalah sampainya kepada komunikan memakan waktu lama, dan umpan baliknya tidak langsung. Telex, prinsip kerjanya sama dengan telegraf, hanya alat-alat yang digunakannya berbeda . kalau telegraf menggunakan sistem batre sedangkan telex menggunakan peralatan elektronik. Demikian pula dengan faxsimile yang peralatannya lebih canggih lagi. Faksimile menggunakan sistem komputer dan satelit dalam pengiriman informasinya. 2.Media elektronik terdiri dari: surat kabar merupakan salah satu media cetak yang berfungsi menyajikan berita. Setiap perusahaan persuratkabaran akan menyebarkan para wartawannya untuk mencari berita atau meliput peristiwa-peristiwa penting di anggap perlu diketahui oleh masyarakat luas. Para wartawan tersebut akan mendatangi atau menghadiri undangan,instansi,lembaga, badan atau perusahaan-perusahaan yang dianggap
25
dapat memberikan informasi yang dapat dijadikan berita penting bagi masyarakat biasanya mereka akan menghubungi bagian public relations atau humas dari organisasi,instansi,lembaga atau perusahaan itu. Merupakan tugas public relations untuk menerima dan memberikan informasi atau bahan berita yang mereka butuhkan. Informasi yang diberikan itu hendaknya berbatas pada informasi yang bersifat umum dan menguntungkan bagi perusahaan atau organisasi di mana public relations itu berada. Justru dalam hal seperti inilah public relations mesti memahami informasi mana yang perlu disampaikan kepada wartawan dan mana yang sifatnya off the record (tidak bisa disiarkan). Namun demikian, semua informasi hendaknya diberikan jujur, tidak ada fakta yang disembunyikan, dan apa yang tidak bisa diumumkan itu. Radio selaku media massa. Radio sudah tentu diartikan dengan seluruh jaringan kerja alat-alat yang terlibat dalam proses penyiaran seperti telah dikemukakan di muka. Karenanya dalam memanfaatkan sifat dan sistem kerjanya tersebut, petugas public relations hendaknya memperhatikan segi positp dan negatif dari program siaran yang dihasilkannya. Radio adalah medium telekomunikasi yang memiliki daya penyampaian langsung, membawa gambar beserta suara, telekomunikasi tidak mengenal batas jarak dan waktu. Internet perkembangan teknologi komunikasi yang terkini, yaitu teknologi komputer dengan internetnya, yang melahirkan media yang bersifat multimedia. Dikatakan multimedia karena hampir seluruh bentuk media komunikasi yang telah dikenal umat manusia menyatu dalam elektronik digitalnya. Di internet, kita dapat menemukan surat elektronik, I-phone (telephone internet), majalah elektronik atau
26
surat kabar, Tv internet, radio internet, bahkan kegiatan tatap muka melalui internet (video conference). 3.Media cetak terdiri dari: Pamflet merupakan salah satu media komunikasi atau publisitas yang berupa selebaran.. selebaran ini dapat pula berbentuk lipatan 20. Poster adalah pemberitahuan secara tertulis atau lembaran cetak, biasanya berukuran besar yang merupakan kesatuan pesan dan ditempatkan pada tempattempat ramai atau dibawa kemana-mana untuk diketahui umum21. Papan pengumuman merupakan panel yang digunakan untuk menempelkan gambar,foto,lukisan atau tukisan yang dapat disusun berurutan sesuai sistematika dan bentuk dinding22. Jadi media komunikasi adalah meliputi berbagai forum yang digunakan secara sadar
dan
berguna
untuk
keperluan
kegiatan
public
relations
dalam
menyampaikan pesannya. Ini semua merupakan langkah-langkah yang ditempuh oleh humas untuk mencapai hubungan yang harmonis dengan publik.
Pada dasarnya kegiatan humas dapat dibagi menjadi 2 bagian, yakni hubungan ke dalam (internal relation) dan hubungan ke luar (external relations) untuk itu mutlak di perlukan suatu kegiatan komunikasi. Kegiatan humas eksternal dapat di artikan sebagai kegiatan yang di tujukan kepada publik eksternal yaitu masyarakat di luar organisasi yang memerlukan informasi atau penerangan melalui pihak humas.
20
Harimurti Kridalaksana, Lesikon Komunikasi, Pradnya Paramitha, Jakarta 1984, hal 84 Harimurti Kridalaksana, ibid hal 85 22 Harimurti Kridalaksana, ibid hal 91 21
27
International Public Relation Association (IPRA) menyatakan bahwa humas adalah fungsi manajemen. Ini menunjukan bahwa humas bukan alat manajemen yang dapat dipindahkan, diadakan, dan ditiadakan, melainkan fungsi yang melekat menjadi satu dengan manajemen 23. Fungsi humas menurut Cutlip dan Center serta Canfield sebagai berikut 24: 1. Menciptakan kombinasi 2 arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada pihak publik dan menyalurkan pihak publik kepada organisasi. 2. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 3. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. 4. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik intern maupun publik ekstern. Oleh karena itu, diharapkan mempunyai kemampuan untuk mencapai saling pengertian, menghargai, dan mempercayai diantara pihak, penyampaian pesan (komunikator) dengan pihak menerima pesan (komunikan). Bila tercapai keadaan saling mengerti & mempercayai maka akan ada umpan balik (feedback) yang positip dari komunikan. Hubungan kerjasama dua belah pihak dapat dibina dengan baik jika ada kegiatan penyampaian informasi kepada publik. Hubungan kerjasama merupakan fungsi humas untuk menyampaikan pesan atau informasi dari perusahaan atau instansi secara lisan, tertulis atau visual kepada publiknya,
23 24
frank Jefkins,ibid 135 Onong Uchjana, ibid 36
28
sehingga publik memperoleh pengertian yang benar dan tepat mengenai kondisi perusahaan instansi, tujuan dan kegiatannya. Peranan public relation dalam organisasi merupakan salah satu kunci penting untuk pemahaman fungsi dan komunikasi organisasi, peranan humas juga merupakan salah satu kunci untuk pengembangan pencapaian professional dari praktisi humas, artinya hanya dapat menjalankan peran manajer realisasi humas yang professional. Peranan public relation dalam suatu organisasi ada 4 peranan praktisi humas, menurut Cutlip dan Center yakni 25 : 1. Penasihat Ahli ( Expert Prescriber ) Ketika praktisioner mengambil peran ahli, orang lain melihat mereka sebagai otoritas dari masalah-masalah dan solusi-solusinya hubungan masyarakat. Para praktisioner beroperasi sebagai ahli dalam mendefinisikan masalah, mengembangkan program dan mengambil tanggung jawab penuh atas pelaksanaannya.
2. Fasilitator proses pemecahan masalah ( problem solving fasilitator ) Ketika para praktisoner mengambil peran sebagai fasilitator pemecah masalah, mereka berkolaborasi dengan para manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah-masalah. Mereka menjadi bagian dari tim perencana yang strategis. Para praktisioner pemecah masalah membantu manajer dan organisasi lain untuk mengaplikasikan hubungan masyarakat untuk memecahkan masalahmasalah yang terjadi di dalam organisasi.
25
Scoot M, Allen H Center & Glenn M Broom, effectives public relation, eight edition, published by prentice- Hall, Inc Upper Saddic River, New Jersey 1999, hal 37-44
29
3. Fasilitator komunikasi ( communication fasilitator ) Peran fasilitator komunikasi memposisikan para praktisioner sebagai pendengar yang sensitif dan broker informasi. Fasilitator komunikasi berfungsi sebagai penghubung, mediator antara organisasi dengan publiknya, dan penerjemah. Mereka mengelola komunikasi 2 arah dan memfasilitasi pertukaran dengan menghilangkan hambatan dalam hubungan dan menjaga saluran-saluran komunikasi agar tetap terbuka. 4. Teknisi komunikasi ( communication technision ) Para praktisi humas saat memasuki dunia lapangan pekerjaannya sebagai teknisi komunikasi. Para praktisi komunikasi dibutuhkan menulis surat pernyataan untuk pers, menulis dan mengedit surat kabar, cerita feature, mengembangkan isi web, dan menghadapi kontak media. Para praktisioner dalam peran biasanya tidak hadir saat manajemen mendefinisikan masalah-masalah dan memilih solusi-solusinya. Para praktisi baru masuk saat memproduksi komunikasi dan melaksanakan program kegiatan. Dari keempat peranan public relation tersebut, dapat terlihat mana yang berperan dan berfungsi pada tingkat manajerial hubungan antar individu dan keterampilan teknis dalam manajemen humas. Seorang public relation harus mampu menciptakan hubungan baik dengan publik atau khalayak eksternal maupun internal perusahaan. Khalayak (public) adalah orang-orang atau kelompok yang berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal 26. Setiap organisasi tentu memiliki khalayak organisasi yang berbeda dengan organisasi lainnya, tetapi dapat di identifikasikan. Ada khalayak utama
26
Ispawati Asri, modul 3 penetapan khalayak
30
yang paling sering menjadi subyek dari berbagai macam organisasi secara umum, yakni : 1. Masyarakat luas 2. Para pegawai atau anggota 3. Para investor-pasar uang, kalangan perbankan, dan pemeggang saham 4. Para distributor 5. Para pemimpin pendapat umum 6. Konsumen dan pemakai produk organisasi 7. Pemerintah Dalam organisasi atau perusahaan, membina hubungan yang baik dengan pihak-pihak tertentu seperti stakeholder melalui suatu proses komunikasi, tentunya bagian dari tugas seorang PR. Peranan stakeholder pada organisasi atau perusahaan sangatlah penting karena merekalah yang juga turut membantu berhasil tidaknya suatu perusahaan. Stakeholder adalah setiap kelompok yang berada di luar maupun di dalam perusahaan yang mempunyai peran dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Stakeholder dapat di kelompokan menjadi 2 bagian, yakni ; Stakeholder Eksternal, Bank, pemerintah, konsumen, penyalur, pesaing Stakeholder Internal, Manajemen dan Top Executive, Karyawan, Pemegang saham, & keluarga karyawan
31
2. 3 Pengertian Publikasi Untuk menyampaikan suatu informasi dapat di lakukan dengan berbagai cara yaitu menggunakan sebuah media. Di dalam proses komunikasi, media adalah alat yang dapat digunakan untuk mengantarkan pesan dari sumber kepada penerima. Berkomunikasi dengan publik, suatu organisasi tentu memerlukan media yang efektif. Dengan demikian hasil usaha menghubungi dan mempengaruhi publik tergantung pula pada percakapan komunikasinya. Pengertian publikasi dapat dilihat dari beberapa definisi berikut ini : Menurut Innis, media dapat mempengaruhi bentuk-bentuk organisasi sosial, setiap media memiliki kecenderungan memihak ruang dan waktu 27. Menurut Richard D Irwin : Publikasi merupakan suatu pemberitaan tentang seseorang, produk atau jasa yang tampil dalam media cetak maupun media elektronik 28. Menurut Lawrence W. Nolte, APR dan Dennis L. Wilcod Ph.D, dalam bukunya “ effective Publicity “ : “ publikasi merupakan bentuk komunikasi massa yang tidak dibayarkan dan tidak dapat dikendalikan dengan informasi, serta dapat mempengaruhi sikap dan dapat pula mendorong pada suatu tindakan yang bermanfaat positip atau merugikan sesuai dengan apa yang dipublikasikan “. Kata kunci dari definisi diatas adalah tidak dapat dikendalikan, ini berarti bahwa tugas utama seorang publisis adalah hanya mempersiapkan materi yang layak untuk diberitakan yang akan digunakan untuk keperluan media massa.
27
Basu Swatha. Drs Irawa, manajemen pemasaran modern, edisi ke dua 1982 hal 78 Lawrence W Nolte and Dennis L Wilcox, “ effective publicity “ How to reach the public by John Wiley and Sons, Inc 1984 hal 18
28
32
Tujuan dari publikasi sendiri adalah untuk menyampaikan ide atau gagasan dari suatu sumber kepada khalayak tertentu. Oleh karena itu, setiap upaya publikasi harus terfokus pada ide atau gagasan yang akan disampaikan. Dalam setiap hal, publikasi haruslah jujur, akurat dan dapat dimengerti, aturan ini berlaku untuk publikasi baik yang bersifat positip maupun negatip dan apabila terjadi pelanggaran, maka hal tersebut dapat menyebabkan reaksi yang merugikan. Pada dasarnya untuk mencapai suatu publikasi yang efektif, hal-hal yang harus diperhatikan antara lain : 1. Publikasi harus dapat dipercaya (credible) dan khalayak luas harus dapat mempercayainya 2. Publikasi haruslah benar-benar jujur dan sesuai fakta 3. Publikasi haruslah tepat. Apa yang dipublikasikan haruslah sesuai dengan persepsi khalayak ( publik) 29. Unsur-unsur dasar dari perencanaan publikasi terdiri dari beberapa tahap, diantaranya adalah : 1. Mendefinisikan masalah Jika kita tidak memahami sepenuhnya masalah yang dihadapi, maka kita tidak akan bisa menetapkan tujuan yang benar. 2. Mendefinisikan tujuan Jika dapat memahami masalah sepenuhnya maka hal tersebut akan lebih mudah untuk mendefinisikan tujuan.
29
Lawrence W Nolte and Dennis L Wilcox, ibid hal 12
33
3. Mengembangkan strategi Strategi dapat menjelaskan bagaimana suatu tujuan dapat dicapai. Strategi merupakan tindakan terencana yang mempunyai garis pedoman untuk memilih kegiatan komunikasi yang akan dilakukan. 4. Mengidentifikasikan audiens atau khalayak Harus mengetahui dengan jelas dan tepat khalayak sasaran yang akan menjadi sasaran komunikasi kita. 5. Perencanaan waktu Untuk menetapkan waktu mulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan, maka diperlukan timetable. Dengan adanya timetable maka pelaksanaan proses publikasi dapat terlaksana dengan tepat sesuai dengan jawaban yang telah ditetapkan. 6. Anggaran dana Dana yang dikeluarkan harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Sekitar 10% dari total angaran harus dialokasikan untuk hal-hal yang tidak terduga.
2.4 Jenis-jenis Publikasi Pada umumnya publikasi yang digunakan oleh public relation (PR) organisasi atau perusahaan melalui media komunikasi massa ada beberapa bentuk. Imam Slamet di dalam bukunya “ Azas-Azas Publicity “, membagi publikasi menjadi 4, yaitu 24:
24
Imam Slamet, “ azas-azas publicity,2’nd, grafika Bandung 1992 hlm 8
34
Pure Publicity publikasi yang diperoleh karena adanya suatu peristwa biasa (ordinary news) yang mendasar. Free Ride Publicity publikasi yang diperoleh dengan tanpa mengeluarkan biaya, karena diperoleh secara tidak langsung. Paid Publicity Publikasi yang diperoleh dengan mengunakan biaya untuk menyewa ruangan dalam media massa. Tie-in Publicity Publikasi yang diperoleh dengan jalan memanfaatkan suatu peristiwa penting atau peristiwa yang menggemparkan; ataupun hal-hal yang tengah populer didalam masyarakat. Untuk menunjang kegiatan publikasi, dibutuhkan media yang sesuai untuk kegiatan tersebut
Media massa yang digunakan dalam publisitas adalah media massa elektronik dan media komunikasi eksternal, namun pada umumnya perusahaan atau
instansi
dalam
mengkomunikasikan
publisitasnya
sedikit
banyak
menggunakan media massa seperti; internet dan bulletin, dengan dasar inilah penulis membatasi hanya dua media tersebut dalam melakukan penelitian, dan kedua media seperti di atas akan dibahas di bawah ini, berikut kelebihan dari masing-masing media komunikasi ;
35
1. Internet Perkembangan teknologi komunikasi yang terkini, yakni teknologi komputer dengan internetnya, yang melahirkan media bersifat multimedia. Dikatakan multimedia karena hampir seluruh bentuk media komunikasi yang elah dikenal oleh manusia menyatu dalam elektronik digitalnya. Di internet kita dapat menemukan surat elektronik – e mail, I phone - telephone internet, majalah elektronik atau surat kabar TV internet, radio internet, bahkan kegiatan tatap muka melalui internet (video conference) Kelebihan internet antara lain : Dapat dinikmati oleh pembaca maupun pengunjung yang sedang santai atau di tengah-tengah aktivitas Dapat membuat webside sendiri Melakukan transaksi (bisnis) dengan relasi via internet Prosesnya cepat jika ingin mengetahui informasi yang di butuhkan dalam beberapa detik Membuat iklan-promo dengan cepat Dapat menjangkau pembaca maupun pengunjung dalam jumlah besar dalam waktu yang bersamaan Kekurangan internet antara lain : Jika terjadi gangguan pada provider, sulit untuk mengakses situs maupun alamat webside lainnya Adanya oknum yang dapat menjebol data perusahaan dan keuangan hingga menelan kerugian yang cukup banyak
36
Terkena virus tiba-tiba pada komputer di perusahaan maupun di rumah Mengganggu pertumbuhan anak, jika melihat isi di internet karena beragam informasi dapat di baca dengan bebas.
2. Bulletin Bulletin memiliki kemampuan dalam menyebarkan pesan atau message untuk di sampaikan kepada sasaran komunikan secara serentak. Pada umumnya jurnal atau bulletin ini di terbitkan secara berkala, namun adapula yang diterbitkan bulanan, dua bulanan, tiga bulanan, dan sebagainya. Kelebihan bulletin antara lain : Memberikan informasi kepada khalayak mengenai kebijaksanaan dan kegiatan organisasi yang ditujukan kepada publik internal dan publik eksternal Membantu meningkatkan semangat kerja dan loyalitas Menjelaskan struktur finansial dan operasi organisasi Membentuk sikap yang menyenangkan terhadap organisasi dipihak keluarga karyawan Memperbaiki hubungan perburuhan 25 Kekurangan Bulletin antara lain : Isi (info) pada bulletin hanya menginformasikan tentang kegiatan atau peristiwa yang terjadi di organisasi dan perusahaan. Jumlah bulletin yang diproduksi terbatas sesuai dengan kebutuhan saat ini.
25
Fraizer Moore, Prinsip, kasus dan masalah, renaja Rosdakarya, Universitas terbuka 1993, hal 199
37
Fungsi Bulletin : Fungsi bulletin bagi pembacanya adalah memberikan edukasi, informasi, dan rekreasi. 1. fungsi edukasi : berfungsi edukatif apabila materi tulisan menambah pengetahua baru bagi pembaca 2. fungsi informasi : berfungsi informatif apabila materi tulisan menambah pengetahuan baru bagi pembaca 3. fungsi rekreasi : berfungsi menghibur apabila memberikan hiburan bagi pembaca Dengan demikian bulletin merupakan suatu wadah untuk menyajikan pesan, berita ataupun cerita yang disajikan dalam bentuk artikel maupun pengetahuan umum. Merujuk penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa publikasi adalah bentuk penyebaran informasi baik berita, pendapat, laporan, atau opini mengenai suatu kegiatan, produk atau jasa yang disebarluaskan secara sistematis melalui media massa yang biasa menggunakan media elektronik berupa; televisi, radio, dan internet, agar masyarakat luas menjadi tahu tentang keadaan dan berbagai kegiatan aktivitas organisasi atau perusahaan, yang mempunyai sisi positip dan negatip, serta media cetak berupa ; koran, majalah, bulletin, brosur, masih banyak lagi terkait media cetak.
38
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tipe penelitian Pada penelitian ini penulis ingin menggambarkan suatu realitas, maka penelitian yang paling tepat digunakan adalah tipe penelitian deskriptif. Tipe penelitian deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu set kondisi, suatu objek, suatu pemikiran ataupun suatu kelas pada masa sekarang. Menurut Husaini Usman, penelitian deskriptif adalah bermaksud membuat penyadaran secara sistematis, sifat-sifat popoulasi tertentu dan akurat mengenai faktor-factor dan factual26. Di dalam penelitian deskriptif ditujukan untuk : Mengumpulkan informasi yang akurat secara rinci yang melukiskan gejala yang ada. Membuat perbandingan atau evaluasi Memeriksa kondisi atau mengidentifikasikan masalah dan praktek-praktek yang berlaku Menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana pada waktu yang akan datang27. Sedangkan menurut Whitney (1960), metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan menginterpretasi yang tepat. Penelitian deskriptif mempelajari masalahmasalah masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk tentang hubungan, 26
Husaini Usman, Metodologi Penelitian Sosial, Bumi Aksara 2000 hlm 4 Jalaludin Rakhmat, Metodologi Penelitian Komunikasi, Pt Remaja Rosdakarya Bandung 1998 hlm 25
27
39
kegiatan-kegiatan, sikap-sikap, pandangan-pandangan, serta pengaruh-pengaruh dari suatu fenomena dan proses-proses yang sedang berlangsung. Pada penelitian ini penulis ingin menggambarkan suatu realitas, maka jenis penelitian yang paling tepat adalah jenis kualitatif dengan metode deskriptif digunakan penelitian deskriptif dimana data akan lebih berbentuk kata-kata. Hal ini diperkuat dengan hasil pengkajian dan sintesa ciri-ciri penelitian kualitatif versi Bogdan dan Biklen serta versi Lincoln dan Guba yang menyimpulkan bahwa data penelitian deskriptif dalam arti data yang dikumpulkan berupa kata-kata, gambar dan bukan angka-angka. Laporan penelitian akan berisi kutipan-kutipan data untuk memberikan gambaran penyajian laporan tersebut 28. Kirk dan Miller yang dikutip oleh Lexy J. Moleong mendefinisikan bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental tergantung kepada pengamatan manusia dalam kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasanya dan dalam peristilahannya29. Penelitian deskriptif hanya memaparkan peristiwa atau situasi, penelitian ini tidak menjelaskan hubungan, tidak menguji hipotesa atau membuat prediksi, akan tetapi didalam penerapan titik beratnya kepada observasi dan peneliti terjun langsung ke lapangan, peneliti bertindak sebagai pengamat, kemudian membuat kategori prilaku serta mengamati gejala30.
28
Lexy J. Molcong, Metodologi Penelitian kualitatif, Pt Remaja Rosdakarya, Bandung 2001 hlm 36 29 Kirk dan Miller dalam Lexy J.Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, Pt Remaja Rosdakarya, Bandung 1990 hlm 3 30 Jalaludin Rachmat, metodologi penelitian komunikasi, Remaja Rosdakarya c.v Bandung 2000 hlm 25
40
3.2 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian yang bersifat studi kasus, merupakan strategi yang pertanyaan penelitiannya berkenaan dengan “ How “ atau “why”. Bila penelitian ini hanya mempunyai sedikit peluang untuk mengontrol peristiwa-peristiwa yang akan diselidiki dan bilamana fokus penelitiannya terletak pada fenomena masa kini (kontemporer) dalam konteks kehidupan nyata. Penelitian terdapat pada level single case, dimana peneliti hanya meneliti satu perusahaan, dalam hal ini perusahaan tidak melakukan korporasi dengan perusahaan lainnya 31.
3.3 Nara sumber Dalam penelitian ini narasumber yang dipilih adalah Stella Stefany selaku Public Relation Manager dan Hanyan G selaku Public Relation Publication, karena dinilai mampu menjelaskan program-program komunikasi humas dalam mendukung kebijakan strategi komunikasi yayasan. Selain itu wawancara juga dilakukan dengan beberapa karyawan dan beberapa pengunjung yaitu karena mereka dapat menjadi sumber untuk pencocokan dengan Humas yayasan Yaski.
3.4 Teknik Pengumpulan Data
3.4.1 Data Primer Merupakan data yang diperoleh langsung dari informasi melalui wawancara mendalam dan observasi
31
Jalaludin Rachmat, metodologi penelitian komunikasi, Bandung metodologi penelitian komunikasi, Remaja Rosdakarya 1991
41
- Wawancara Wawancara mendalam dilakukan terhadap nara sumber yaitu dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung kepada Public Relation Manager dan Public Relation Publication sebagai key person dari penelitian. Dimana narasumber yang dipilih dinilai mampu menjelaskan program-program komunikasi humas dalam mendukung kebijakan strategi komunikasi organisasi (lembaga). Peneliti dapat menggali tidak hanya apa yang diketahui dan dialami seseorang atau subyek yang di teliti, tetapi juga apa yang tersembunyi jauh di dalam diri subjek penelitian. Informasi bisa mencakup hal-hal yang bersifat lintas waktu yang berkaitan dengan masa lampau, masa sekarang, dan juga masa mendatang32.
- Observasi Dengan melakukan pengamatan langsung kepada objek yang akan diteliti di Humas yayasan Yaski yang terletak di Jl Permata Sari, Tangerang. Penelitian ini dilakukan selama tahun 2007 .
3.4.2 Data Sekunder
Data sekunder yaitu data yang di dapat secara tidak langsung dengan mengutip sumber-sumber sekunder melalui buku, dokumen, arsip, dan catatan lain yang relevan.
32
Jalaludin Rachmat, metodologi penelitian komunikasi, Remaja Rosdakarya c.v Bandung 2000 hlm 25
42
Studi Pustaka Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan yang ditujukan kepada subyek. Dokumen dapat berupa catatan pribadi, surat pribadi, buku harian, laporan kerja, notulen rapat, rekaman kaset, catatan khusus, foto, video, dan majalah internal (bulletin), internet, dan sebagainya. Kelebihan pengumpulan data studi pustaka adalah ; Dokumen peristiwa penting akan tersimpan pada suatu tempat sehingga hal itu dapat menekan biaya penelitian Untuk subyek manusia yang paling sulit dihubungi dokumen yang ada akan mempermudah Statis, tidak akan terpengaruh faktor luar Dalam hal peristiwa yang telah terjadi pada masa lalu, studi dokumentasi akan membantu dalam pengumpulan data 33.
3.4.3 Teknik analisis data Teknik analisis data yang digunakan pada penelitian ini adalah deskritif kualitatif. Analisis kualitatif penulis gunakan untuk mengolah data yang sifatnya dapat diukur yang berwujud kasus-kasus atau pendapat-pendapat, sehingga memerlukan penjabaran melalui uraian-uraian panjang 5. Key informan ditentukan berdasarkan penilaian terhadap kemampuan dan kewenangannya dalam mempublikasikan banquet di Heartline center. Dalam hal ini adalah Stella Stefany, Public Relation Manager Yayasan Yaski. Tugas humas Yayasan Yaski adalah membuat Bulletin, membuat konsep website Yayasan Yaski, dan membuat calendar event, selain itu PR Yayasan Yaski juga bertanggung jawab sebagai 33
Sukandarrumidi, Metode Penelitian Praktis untuk pemula, Yogyakarta ; Gajah Mada University Press 2002 hlm 100 5 Bungin Burhan, analisis data penelitian kualitatit, Jakarta. PT. Grafindo Persada,2003 hal 37
43
pengelola banquet di heartline center, alasan penulis memilih Stella Stefani karena mampu
memberikan
penjelasan
tentang
banquet
dan
sesuai
dengan
kewenangannya sebagai Public Relation Manager Yayasan Yaski.
Sedangkan informan dalam penelitian ini adalah setiap orang yang memberi informasi tambahan dalam menjawab permasalahan pokok skripsi ini, mereka adalah ; 1.Staff Humas, Staff humas Yayasan Yaski hanya memiliki dua sumber daya manusia, masingmasing staff mempunyai tanggung jawab yang berbeda, yakni bagian banquet dan bagian media. Alasan penulis meneliti staff humas Yayasan Yaski, karena mereka dapat memberikan informasi tambahan terkait pokok permasalahan skripsi ini, kedua bagian tersebut memiliki tali merah tentang banquet di Heartline center
2.Masyarakat Kedua informan seperti ibu Yulie dan bapak Hariyanto mempunyai latar belakang dan tidak saling mengenal, namun mereka dapat memberikan informasi tambahan tentang banquet. Alasan penulis memilih mereka karena dapat membantu menjawab permasalahan pokok skripsi ini. 3.Penyiar radio Dari beberapa crew (penyiar) Heartline fm, di sini penulis memilih salah satu diantaranya yang dapat membantu menjawab pokok permasalahan pada skripsi ini. Alasan penulis memilih penyiar radio, karena mereka mengetahui kegiatan off air yang pernah dilaksanakan di function room.
44
3.4.4 Definisi konsep Peranan humas Peranan humas mendeskripsikan banyak hal dari praktek-praktek. Keempat peranan tersebut adalah : Penasihat Ahli, Fasilitator proses pemecahan masalah, Fasilitator komunikasi, Teknisi komunikasi.
3.4.5 Fokus Penelitian Humas adalah kegiatan yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayak dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. Peranan humas yang penting dalam suatu organisasi ada empat, menurut Cutlip & Center yakni ; 1. Penasihat Ahli ( Expert Prescriber ) Ketika praktisioner mengambil peran ahli, orang lain melihat mereka sebagai otoritas dari masalah-masalah dan solusi-solusinya hubungan masyarakat. Para praktisioner beroperasi sebagai ahli dalam mendefinisikan masalah, mengembangkan program dan mengambil tanggung jawab penuh atas pelaksanaannya.
2. Fasilitator proses pemecahan masalah ( problem solving fasilitator ) Ketika para praktisoner mengambil peran sebagai fasilitator pemecah masalah, mereka berkolaborasi dengan para manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah-masalah. Mereka menjadi bagian dari tim perencana yang strategis. Para praktisioner pemecah masalah membantu manajer dan organisasi
45
lain untuk mengaplikasikan hubungan masyarakat untuk memecahkan masalahmasalah yang terjadi di dalam organisasi.
3. Fasilitator komunikasi ( communication fasilitator ) Peran fasilitator komunikasi memposisikan para praktisioner sebagai pendengar yang sensitif dan broker informasi. Fasilitator komunikasi berfungsi sebagai penghubung, mediator antara organisasi dengan publiknya, dan penerjemah. Mereka mengelola komunikasi 2 arah dan memfasilitasi pertukaran dengan menghilangkan hambatan dalam hubungan dan menjaga saluran-saluran komunikasi agar tetap terbuka.
4. Teknisi komunikasi ( communication technision ) Para praktisi humas saat memasuki dunia lapangan pekerjaannya sebagai teknisi komunikasi. Para praktisi komunikasi dibutuhkan menulis surat pernyataan untuk pers, menulis dan mengedit surat kabar, cerita feature, mengembangkan isi web, dan menghadapi kontak media. Para praktisioner dalam peran biasanya tidak hadir saat manajemen mendefinisikan masalah-masalah dan memilih solusi-solusinya. Para praktisi baru masuk saat memproduksi komunikasi dan melaksanakan program kegiatan. Dari keempat peranan public relation tersebut, dapat terlihat mana yang berperan dan berfungsi pada tingkat manajerial hubungan antar individu dan keterampilan teknis dalam manajemen humas.
46
BAB IV OBJEK PENELITIAN DAN HASIL PENELITIAN
4.1
Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1 Sejarah Yayasan YASKI Pelayanan siaran radio merupakan pelayanan yang unik, melalui siaran radio masyarakat yang tinggal didaerah terpencil dapat menjangkau frekuensi (siaran) radio. Yayasan yaski merupakan pusat pengembangan pelayanan di bidang radio, konseling, dan training radio. Yayasan Yaski didirikan pada 12 November 1969 oleh (alm) Prof. Dr. J. E Ismael, (alm) Rev Basil Costerisan, (alm) Pdt. Drs. Ais Pormes, dan Pdt. Dr. Junus N. Atmarumeksa. Pada waktu itu pelayanan Yaski bermula dari kursus alkitab tertulis kemudian memulai siaran dengan radio melalui gelombang Short Wave (SW). Hal ini dilakukan karena minimnya peralatan dan dana yang dimiliki pada waktu itu sehingga kegiatan penyiaran dilakukan dengan sangat sederhana. Sebelum memiliki gedung sendiri seperti saat ini, kegiatan operasional yaski berawal dari sebuah rumah di Jln Lamandau kebayoran baru jakarta selatan. Walaupun rumah tersebut selalu kebanjiran di musim hujan, Yayasan Yaski sudah menjadi distributor kaset dan studio rekaman kaset rohani pertama (getsemani record). Impian untuk memiliki gedung sendiri terlintas oleh Prof. Ir. Samuel H Tirtamihardja (pengurus yayasan YASKI) untuk mendukung kegiatan operasional Yayasan Yaski di waktu mendatang.
47
Dengan berjalannya waktu, Gubenur DKI Ali Sadikin di tahun 1976 mengeluarkan kebijakan tentang larangan rumah dijadikan kantor, terkait kebijakan tersebut akhirnya membuat Yayasan Yaski harus pindah dari rumah di jalan Lamandau ke sebuah ruko di Jln Fatmawati, Cipete Jakarta selatan. Di tempat baru inilah proses penggandaan kaset serta studio rekaman mulai berkembang dan tanggapan terhadap toko buku yang didirikan pun sangat besar. Namun harapan untuk memiliki gedung tetap masih menjadi impian oleh pemimpin dan seluruh staff Yayasan Yaski. Berkembangnya yayasan, membuat para pendiri YASKI memutuskan untuk mendirikan stasiun radio yaitu Heartline FM pada 28 Oktober 1994. Hingga kini Heartline Fm telah mendapatkan tempat dihati para pendengarnya. Pada 19 September 2005 Yayasan Yaski dan Heartline fm akhirnya dapat menikmati gedung baru dan memiliki gedung sendiri dengan luas tanah 6000 m2, yang di namakan Heartline Center di tangerang banten. Pemindahan ini dilakukan karena meningkatnya jumlah staff yang bekerja serta meningkatnya jumlah pendengar membuat Yayasan YASKI dan Heartline harus pindah ke tempat yang lebih besar. Hingga saat ini Yayasan YASKI sudah memiliki 4 stasiun radio lokal (Heartline Karawaci, Heartline Samarinda, Heartline Lampung, Heartline Bali). Kini Heartline center (HL center) telah berdiri ditengah-tengah aktivitas masyarakat Tangerang. Gedung tersebut mulai dikenal oleh masyarakat baik instansi pemerintah daerah setempat, perusahaan swasta, LSM, ormas, sekolahsekolah, universitas-akademi dsbnya melalui siaran radio Heartline fm. Di kawasan perumahan elite seperti Lippo karawaci tidak hanya gedung HL center
48
berdiri, namun juga ada bangunan yang tentu memiliki fungsi dan kegunaan yang beragam seperti ; Supermall karawaci, Rs Siloam, UPH, gedung matahari, dan gedung Imperial. Di gedung Heartline center, beragam sarana yang dapat ditawarkan kepada masyarakat. Adapun sarana yang ada di Heartline center antara lain; function room (serba guna), meeting room, guest house (tempat penginapan), serta tempat pusat pelatihan media elektronik khusus radio (Hands On Training- HOT, sound system training, serta studio rekaman dan musik). 4.1.2 visi dan misi yayasan yaski visi ; menjadi organisasi Kristen terdepan dalam siaran radio dan media komunikasi lainnya misi ; mengkomunikasikan kabar baik ke seluruh Indonesia melalui siaran radio
4.1.3 Struktur Umum Yayasan Yaski
Dari tahun 1969 sampai tahun 2008, jumlah pegawai di Yayasan Yaski semakin meningkat dari tahun ke tahun. Hingga saat ini, jumlah pegawai di Yayasan Yaski sebanyak 58 orang dengan persentase perbedaan laki-laki dan perempuannya adalah 70% berbanding 30% dengan range usia 20-60 tahun. Gender ataupun usia bukan menjadi hal yang utama di Yayasan Yaski. Walaupun persentase laki-laki lebih besar daripada perempuan, keduanya tetap dianggap sejajar, tidak ada yang lebih tinggi ataupun lebih rendah. Hal ini bisa
49
dilihat dari jajaran direktur Yayasan Yaski yang tidak hanya diduduki oleh lakilaki tetapi juga perempuan sebagai pemimpin dari suatu departemen. Usia juga tidak memiliki pengaruh yang besar, yang penting adalah kemampuan dan achievement-achievement yang dicapai untuk Yayasan Yaski selama bekerja 34. Pemegang kekuasaan tertinggi di Yayasan Yaski adalah Badan Pengurus. Dibawah Badan Pengurus ada seorang Presiden Direktur yang merupakan pemimpin dari semua kegiatan operasional Yaski. Presiden Direktur bertanggung jawab terhadap Badan Pengurus. Presiden Direktur dibantu dengan Wakil Presiden Direktur mengepalai tujuh departemen yang ada di Yayasan Yaski yaitu Departemen Keuangan, Heartline Production House (HPH), Departemen Komunikasi dan Informasi (Kominfo), Getsemani, Human Resources Department (HRD) & General Affairs (GA), Departemen Information Technology (IT), dan Heartline Network. Departemen Kominfo yang dipimpin oleh seorang Public Relations Manager mengepalai tiga bagian yaitu Public Relations Administration, Public Relations Publication, dan Marketing Public Relations. Public Relations Administration banyak berhubungan dengan internal sedangkan Public Relations Publication berhubungan dengan eksternal. Sedangkan Marketing Public Relations berhubungan dengan pelayan banquet yang disediakan oleh Yayasan Yaski. 4.1.4 struktur bagian public relation dalam Yayasan Yaski
Public Relations (PR) berada dibawah departemen Kominfo yang dikepalai oleh seorang Public Relations Manager. Departemen ini sendiri dibagi menjadi 3 bagian yaitu Public Relations Administration, Public Relations Publication, dan Marketing Public Relations. 34
sumber; departemen kom-info Yayasan Yaski
50
Public Relations Administration menangani masalah internal Yayasan Yaski seperti membuat ucapan terima kasih, membuat media komunikasi internal seperti calendar event, membuat perencanaan-perencanaan seperti membuat website, mengurus database, membuat company profile, dan lain-lain. Selain masalah internal juga ada masalah eksternal. Masalah eksternal ditangani oleh Public Relations Publication. Public Relations Publication berfungsi mengatur semua kerja sama serta event yang akan dilakukan oleh Yayasan Yaski. Selain itu, departemen ini juga akan mengatur bulletin bulanan serta website yang merupakan media komunikasi Yaski. Departemen yang terakhir di Kominfo adalah Marketing Public Relations. Yayasan Yaski juga memiliki pelayanan banquet berupa penyediaan function room, guest house, paket meeting, wedding dan ulang tahun. Semua hal yang berhubungan dengan banquet inilah yang akan diatur oleh Marketing Public Relations. Dalam penelitian ini Stella Stefany selaku Public Relations Manager Yayasan Yaski memiliki jabatan yang berwenang menangani banquet di Heartline center. Sebelum menjelaskan lebih lanjut mengenai banquet di Heartline center, penulis akan menjelaskan terlebih dahulu mengenai publik dari PR Yayasan Yaski sehingga tidak menjadi kebingungan mengenai publik Yayasan Yaski. Ada dua jenis publik yang berhubungan dengan PR Yayasan Yaski yaitu yang pertama publik internal. Publik internal adalah publik yang berada di dalam Yayasan Yaski. Dalam hal ini yang menjadi publik internal Yayasan Yaski adalah para manajemen dan staf. Yang kedua adalah publik eksternal yaitu publik yang berada
51
di luar Yayasan Yaski tetapi berkepentingan terhadap Yayasan Yaski yaitu para donatur, komunitas di sekitar Yayasan Yaski (daerah Karawaci dan sekitarnya), serta organisasi atau yayasan lain yang berhubungan dengan Yayasan Yaski. Kedua publik ini sangat berpengaruh terhadap kelangsungan Yayasan Yaski. Keterbukaan merupakan salah satu aspek penting dalam menjalin hubungan. Dengan adanya keterbukaan membuat kedua belah pihak bisa saling mengerti dan memahami satu sama lain. Semua informasi mengenai Yayasan Yaski selalu diinformasikan kepada publik terutama internal. Hal ini dilakukan melalui rapat manajemen serta pengumuman yang selalu diberikan setiap minggunya di dalam kebaktian staff selain daripada media yang digunakan yaitu website, bulletin, dan calendar event. Sedangkan untuk publik eksternal, semua informasi terbaru mengenai Yayasan Yaski diinformasikan melalui website yang selalu diupdate setiap harinya dan bulletin ”The Broadcaster” yang terbit setiap bulan. Adalah tugas atau fungsi Public Relations Yayasan Yaski untuk mengatur informasi yang ada baik yang datang dari dalam maupun luar. Public Relations Yayasan Yaski merupakan pusat informasi Yayasan Yaski. Semua informasi, saran dan kritik yang masuk untuk Yayasan Yaski akan diproses dan pengambilan keputusan akan dilakukan melalui rapat manajemen. Hasilnya akan diinformasikan terlebih dahulu kepada manajemen dan staf, kemudian baru diinformasikan kepada eksternal publik. Semua keputusan yang diambil oleh Yayasan Yaski akan mempertimbangkan kebutuhan dan keinginan publik. Website, bulletin ”The Broadcaster”, dan calendar event merupakan beberapa media komunikasi yang digunakan oleh Public Relations Yayasan Yaski untuk menyampaikan informasi kepada publiknya. Selain itu, untuk informasi event, Yayasan Yaski biasanya juga menggunakan radio serta beberapa media publikasi lainnya untuk menginformasikan acara yang akan diadakan. Selain mengatur informasi, peran lain Public Relations di Yayasan Yaski adalah menjalin hubungan dengan donatur yang merupakan publik eksternal dari Yayasan Yaski. Donatur memegang salah satu peranan yang penting bagi kelangsungan Yayasan Yaski karena donatur membantu biaya operasional Yayasan Yaski Oleh karena itu, hubungan dengan para donatur harus dijaga dengan baik. Penjagaan hubungan baik ini dilakukan dengan menjaga komunikasi antara Yayasan Yaski dengan para donatur. Setiap kali ada donatur yang memberikan sumbangan, Public Relations Yayasan Yaski akan memberikan surat ucapan terima kasih untuk menunjukkan rasa terima kasih atas dukungan yang selalu diberikan para donatur kepada Yayasan Yaski. Dan bagi donatur baru akan ditanyakan informasi (data) donatur untuk dimasukkan ke dalam database Yayasan Yaski sehingga akan mempermudah komunikasi antara Yayasan dengan donatur. Selain itu, setiap donatur juga akan dikirimkan bulletin ”The Broadcaster” setiap bulannya sehingga mereka dapat mengetahui informasi terbaru mengenai Yayasan Yaski.
52
Selain hubungan dengan para donatur, hubungan baik juga dilakukan dengan komunitas sekitar Yayasan Yaski yaitu daerah sekitar Karawaci dan Tangerang. Salah satu cara yang digunakan Yayasan Yaski untuk menjaga hubungan dengan komunitas sekitar adalah dengan mengadakan kegiatan yang mengikutsertakan masyarakat sekitar seperti mengadakan kegiatan donor darah, mengadakan pengobatan gratis setiap tahunnya, dan kegiatan ramah tamah lainnya agar masyarakat dapat ikut merasakan keberadaan Yayasan Yaski. 4.1.5 Banquet Sejak berdirinya Heartline center (tahun 2006) keberadaan banquet belum diketahui banyak oleh masyarakat umum. Di bulan April 2006 banquet masih terlihat sederhana, tidak seperti saat ini telah banyak diperbaharui. Beberapa kebutuhan para pengguna banquet baik itu penambahan jumlah kursi, sound system, peralatan musik, penambahan jumlah kasur, Tv, petugas banquet juga telah dilengkapi. Hal tersebut dilakukan demi melayani para pengguna banquet service yang datang ke heartline center. Hadirnya Banquet di Heartline center, berdasarkan wawancara dengan Public Relations Yayasan Yaski adalah untuk membantu kegiatan operasional Yayasan Yaski. Banquet di Heartline center terdiri dari function room (ruang serba guna) dan guest house (tempat penginapan), disini penulis akan menjelaskan satu per satu berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Public Relations Yayasan Yaski yang telah dilakukan oleh penulis tentang banquet di heartline center. Function Room Yang dimaksud function room di Heartline center adalah ruang serba guna. Luas ruangan function room sekitar 200 m. Dengan luas ruangan tersebut dibagi menjadi 3 ruangan sesuai dengan kebutuhan si penyewa ruangan. Di sini penulis akan menjelaskan satu per satu tentang function room terkait kegunaan dan kegiatan yang pernah dilaksanakan di tempat tersebut. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada Stella Stefany selaku Public Relations Yayasan Yaski yang menjelaskan tentang function room di heartline center, sebagai pengelola banquet, kami menawarkan kepada public eksternal yang mungkin dapat dilakukan di function room seperti workshop, ULTAH, seminar, tempat resepsi pernikahan, dan sebagainya. Selama ini para pengguna function
53
room, lebih ramai diakhir minggu di bandingkan hari biasa jam kerja. Function room di Heartline center tidak hanya digunakan untuk umum, radio Heartline fm yang juga merupakan bagian dari yayasan yaski pernah menggunakan function room sebagai program “ off air “. Kegiatan off air yang pernah dilakukan di antaranya :” dialog interaktif bersama dengan Abdurahman Wahid-gus dur (mantan presiden RI) bulan November 2006, dialog interaktif bersama dengan Christianto Wibisono (pengamat ekonomi) bulan Mei 2007 “potret ekonomi Indonesia ditahun 2007”, kegiatan kampanye Pilkada kabupaten Tangerang 2008 oleh pasangan bakal calon Bupati dan wakil Bupati (Jazuli Djuwaeni-Airin R Diany, Ismed Iskandar-Rano Karno)
Guest House Yang dimaksud Guest House di Heartline center adalah tempat penginapan, para tamu yang pernah inap atau sewa kamar dari pengamatan penulis latar belakang dari para tamu sangat beragam. Para tamu yang inap diakhir
54
minggu lebih ramai dibandingkan hari-hari kerja. Dari wawancara penulis dengan para tamu guest house memiliki jawaban yang berbeda-beda diantaranya; sedang menunggu keluarganya yang sedang dirawat di Rs Siloam, lokakarya di Heartline center, menunggu dan mempersiapkan acara pernikahan di hotel Imperial Aryaduta, sedang mengikuti diklat instansi pemerintah dan sebagainya. Disini penulis akan menjelaskan satu per satu berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada Stella Stefany selaku kepala humas Yayasan Yaski yang menjelaskan tentang guest house di Heartline center, guest house yang kami tawarkan kepada publik eksternal ada 6 kamar. Dengan jumlah kamar tersebut, guest house memiliki dua kelas kamar yang berbeda, yang dimaksud disini terdiri dari kelas deluxe (2) dan kelas standar (4). Desain interior dan fasilitas yang ada di guest house tidak jauh berbeda dengan tempat penginapan pada umumnya.
Agar guest house dapat dikenal, kami juga bekerjasama dengan pihak eksternal seperti; Rs Siloam, universitas pelita harapan, hotel Imperial Aryaduta, dan Pt Jasa Marga dengan harga khusus (discount).
55
4.2
Hasil Penelitian Bab
ini
merupakan
pembahasan
hasil-hasil
penelitian
dengan
menggunakan pendekatan kualitatif, yakni penulis hanya memaparkan kondisi yang digunakan humas Yayasan Yaski dalam mempublikasikan program banquet. Data yang diperoleh berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan jabatan yang berwenang menangani banquet, yakni Stella Stefany selaku Public Relations Manager Yayasan Yaski & Hanyan G selaku PR publication, yang dilakukan di jln Permata Sari no 1000 lippo karawaci Tangerang Banten. Berikut ini adalah hasil wawancara yang di lakukan oleh penulis kepada kepala pusat humas yayasan yaski, maka di peroleh sebagai berikut : Hasil penelitian mengenai peranan humas antara lain : 1. Penasihat Ahli ( expert prescriber ) Seperti yang telah dijelaskan pada teori yang ada bahwa dalam peranannya sebagai humas Yayasan Yaski, humas harus melakukan pembuatan konsep, menganalisis identifikasi masalah, mencarikan solusi dalam penyelesaian
56
masalah, merencanakan program dan mengelola yang akan dijalankan, memonitoring dan mengevaluasi program. J.C Seidel seperti dikutip oleh Oemi Abdurahman mengemukakan pendapatnya mengenai humas : public relations (humas) adalah proses yang continue dari usaha-usaha managemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan publik umumnya ; ke dalam dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan35. Humas sebagai bagian dari suatu perusahaan atau organisasi memiliki peranan penting dalam menjaga citra perusahaan pada publiknya melalui hubunganhubungan yang harus dibina oleh publiknya tersebut. Dalam melaksanakan perannya, humas Yayasan Yaski dalam membuat konsep untuk banquet menyadari akan kebutuhan para tamu guest house seperti dihotel, serta pengguna function room. Humas Yayasan Yaski dalam membuat konsep untuk banquet; melakukan pertemuan (presentasi) dengan pihak swasta dan pemerintah setempat terkait hadirnya banquet di gedung heartline center, menata dan mencari kebutuhan yang masih perlu ditempatkan pada banquet, mengumpulkan data dan informasi yang diperoleh dari luar. Kepala Humas Yayasan Yaski dalam menganalisis identifikasi masalah serta mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah tentang banquet: dalam melayani tamu dengan baik tentunya membutuhkan cara agar para tamu banquet dapat memiliki penilaian terhadap pelayanan staff humas. Kepala humas Yayasan Yaski
35
oemi abdurahman, dasar-dasar public relations hal 23
57
melihat latar belakang pendidikan para staff bukan dari pendidikan pariwisata (hotel), untuk itu para staff harus mengikuti trainning bagaimana melayani tamu hotel dengan baik, menata ruang kamar dan sebagainya Disini penulis akan menjelaskan satu persatu berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada Stella Stefany selaku Public Relations Yayasan Yaski menjelaskan tentang kasus yang dihadapi, kasus ini berhubungan dengan mempublikasi banquet. Dengan terus berkembangnya Yayasan Yaski. Selain bergerak di bidang radio, konseling, & training radio, Yayasan Yaski dalam kegiatannya tentu membutuhkan donasi selain di peroleh dari para donatur. Kini dengan memiliki gedung sendiri, Yayasan Yaski
memiliki unit usaha yang dapat membantu
kegiatan Yayasan Yaski. Unit usaha yang dimaksud di sini, seperti yang telah saya jelaskan adalah banquet yang terdiri dari function room (ruang serbaguna) dan guest hosue (tempat penginapan). Dalam mempublikasikan banquet, tampaknya masyarakat atau khalayak sasaran belum mengetahui keberadaan banquet di heartline center. Untuk itu kami membuat
konsep
dalam
mempublikasikan
banquet.
Pembuatan
konsep
perencanaan dalam mempublikasikan banquet yang kami lakukan melalui 2 cara. Pertama, sejak berdirinya Heartline center dan adanya banquet, disini kami bekerjasama dengan pihak swasta dan lembaga seperti RS Siloam, Universitas Pelita Harapan, gereja dan organisasi, serta perusahaan swasta yang ada di tangerang. Kedua, dalam mempublikasikan banquet Yayasan Yaski memiliki 2 media internal yakni website Yaski dan bulletin “ broadcaster “, dalam dua media
58
internal tersebut banquet hanya di tempatkan dalam bentuk iklan. Di sini tidak hanya 2 media internal yang kami gunakan untuk mempublikasikan banquet. Kami juga bekerjasama dengan media eksternal dan pihak lippo Karawaci untuk mempublikasikan banquet di Heartline center, media eksternal yang dimaksud disini adalah majalah Reformata, Tabloid “ Tersenyum “ (yayasan Obor Berkat Indonesia), karawaci.com, Tangerang Tribun. Sementara dengan lippo karawaci untuk mempublikasikan banquet kami menggunakan papan iklan (billboard) yang disebut “ what on lippo karawaci “. Papan iklan (billboard) “ what on lippo karawaci “ ini ada di sudut jalan di kawasan lippo Karawaci. Permasalahan-permasalahan
yang
dihadapi
humas
dalam
mengembangkan banquet di tengah-tengah gedung seperti hotel, kondomonium dan apartemen yang mungkin memiliki fasilitas yang lebih lengkap. Di sini penulis akan menjelaskan satu per satu berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada Stella Stefany selaku PR Yayasan Yaski menjelaskan tentang permasalahan yang dihadapinya. Kasus ini berhubungan dengan banquet dan sumber daya manusia, permasalahan yang kita rasakan adalah guest house yang ada hingga kini perlu bertahap untuk melengkapi fasilitas yang mesti dimiliki tempat penginapan, kemudian sumber daya manusia yang ada di bagian humas, latar belakang pendidikan para staff di departemen komunikasi dan informasi bukan dari latar belakang pendidikan pariwisata seperti hotel dan travel, kemudian sumber daya manusia yang ada juga terbatas sehingga untuk menangani banquet di waktu mendatang
perlu adanya trainning khusus bagi para staff
humas. Kemudian yang masih dirasakan kurang yakni tentang bagian publikasi-
59
media internal yang dimiliki yayasan yaski (website dan bulletin “ Broadcaster “). Kurangnya SDM di bagian tersebut membuat seorang PR Publication harus menangani kegiatan-kegiatan eksternal dan internal yang di miliki HL network untuk di muat di bulletin dan website. Untuk publikasi banquet sendiri yang dimuat pada dua media internal hanya dimuat sebagai iklan ataupun promo ( lihat halaman lampiran ), sementara media komunikasi lain yang digunakan PR Yayasan Yaski yakni calendar event. Media tersebut ditujukan ke publik internal dan publik eksternal diharapkan dapat mengetahui informasi tentang Yayasan Yaski.
2. Fasilitator Komunikasi ( communication fasilitator ) Sebagai fasilitator komunikasi dalam menyampaikan keputusan dan kebijakan organisasi, serta kegiatan selama setahun humas Yayasan Yaski menyampaikan melalui media komunikasi yang dimiliki PR Yayasan Yaski. Media komunikasi yang dimaksud adalah bulletin broadcaster, website, dan calendar event. Seperti yang telah di jelaskan pada teori yang ada bahwa dalam perannya sebagai fasilitator komunikasi, humas harus melakukan penyelenggaraan atau pengelola media komunikasi antara organisasi dengan publiknya, komunikator organisasi yang menyampaikan keputusan dan kebijakan organisasi. Disini penulis akan menjelaskan satu persatu berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan penulis oleh Stella Stefany menjelaskan penyelenggaraan atau pengelola media komunikasi antara organisasi dengan publiknya, bahwa tiap-tiap perusahaan atau organisasi (yayasan) memiliki kepala pusat humas atau setidak-
60
tidaknya memiliki masyarakat humas guna menginformasikan kepada khalayak (internal dan eksternal) tentang kegiatan yang pernah dilaksanakan atau rencana program yayasan selama setahun. Sebagai fasilitator komunikasi, informasi yang datang baik dari internal maupun eksternal kami sampaikan melalui media komunikasi. Informasi yang disampaikan seperti agenda gathering bersama dengan crew Heartline dan pendengar radio heartline fm, kegiatan bakti sosial Yayasan Yaski dengan masyarakat sekitar, kedatangan tamu dari luar negeri (donatur), dan sebagainya. Di dalam media komunikasi tersebut di harapkan publik internal dan publik eksternal dapat mengetahui apa yang akan dan telah kami informasikan.
3. Fasilitator proses pemecahan masalah ( problem solving fasilitator ) Dalam penelitian ini, penulis mengamati ada permasalahan di department komunikasi informasi (humas Yayasan Yaski) dalam mengelola dan mempublikasikan banquet, namun dalam rapat departement komunikasi informasi Public Relation Manager mampu mengambil keputusan dari permasalahan dan mencari jalan keluarnya sesuai dengan keputusan bersama. Seperti yang telah dijelaskan pada teori yang ada bahwa dalam perannya sebagai fasilitator proses pemecahan masalah, humas memahami permasalahan komunikasi organisasi dengan publiknya, mencari jalan keluar dari permasalahannya, dan mampu mengambil keputusan. Di sini penulis akan menjelaskan satu persatu berdasarkan hasil wawancara yang telah di lakukan penulis oleh Stella Stefany di dalam memahami permasalahan organisasi dengan publiknya: setiap bulan di minggu ke 2 kami mengadakan pertemuan (rapat) untuk menindak lanjuti apa yang kita rencanakan untuk bulan ini atau program setahun mendatang. Di dalam rapat, permasalahanpermasalahan yang pernah kita bahas dalam menjalankan tugas adalah kurangnya sumber daya manusia di PR Publication
61
dan di Marketing PR
Untuk Marketing PR dalam menangani banquet khususnya guest house, karena terbatasnya waktu jam kerja untuk melayani para tamu yang ingin inap. Tidak ada orang yang standby selama 24 jam untuk melayani para tamu ataupun memberikan informasi perihal kamar yang masih kosong, serta menjelaskan persyaratan untuk inap di guest house. Sementara PR Publication hambatan yang dihadapi adalah terlambatnya kiriman berita untuk bulletin dan webside dari heartline network (Samarinda, Lampung, dan Bali) terkait kegiatan yang telah dilakukan di masing-masing heartline network. Di sini Berita yang disampaikan oleh heartline network beragam seperti Heartline Lampung melaporkan tentang kegiatan jalan santai kerjasama dengan media lokal. Setiap bulan para station manager radio membuat laporan berupa tulisan maupun dokumentasi (photo) yang sudah dilakukan maupun rencana ke depan. Laporan yang dibuat oleh masing-masing station radio manager radio adalah sebagai bentuk tanggung jawab kepada para donatur yang telah membantu kegiatan operasional Yayasan Yaski. Sementara itu, lambatnya laporan dari station manager radio kepada PR Publication, membuat dateline produksi menjadi terhambat, selain itu hambatan lainnya yang dihadapi oleh PR Publication yakni terbatasnya sumber daya manusia untuk mengupdate dua media internal yakni bulletin dan website. Kemudian cara jalan keluarnya untuk mengantisipasi minimnya SDM dalam program kerja humas. Menurut Stella Stefany menjelaskan bahwa jalan keluarnya adalah sesuai dengan kesepakatan bersama dalam rapat interkom, kami menambah SDM untuk menangani guest house, kini marketing PR memiliki 1
62
orang yakni bellboy untuk melayani para tamu yang akan inap di heartline center (guest house). Bell boy ini bertanggung jawab selama 24 jam untuk menangani guest house; mengurus kebutuhan para tamu yang inap ( air conditioner, tempat tidur, dan sebagainya ), serta menjadi kepala koordinator cleanning service di banquet. Dengan adanya bell boy hambatan yang kami hadapi dapat terbantu, misalnya ; kunci kamar guest house usai jam kerja Marketing Public relations menyerahkan kunci kamar ke bell boy, menjadi penjembatan antara kerja Marketing Public relations dengan tamu-tamu yang baru tiba di heartline center ( datang mendadak ), membersihkan dan menata ruang kamar guest house. Sementara itu PR Publication untuk menutupi lambatnya berita yang dikirim ke pusat, disini PR Publication melakukan wawancara dengan narasumber baik para donatur, masyarakat, badan pengurus dan lain-lain untuk mengatasi informasi yang terlambat namun hal itu disesuaikan dengan topik yang diangkat. Meliput kegiatan off air radio heartline fm, agenda Yayasan Yaski,
4. Peranan Humas sebagai teknisi komunikasi Definisi hubungan masyarakat (humas) mengacu pada segenap yang dilakukan oleh suatu organisasi atau lembaga. Frank Jefkins mendefinisikan humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana baik itu ke dalam maupun ke luar antara suatu organisasi dengan semua khalayak dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian36.
36
frank jefkins, public relations edisi keempat, Pt Erlangga Jakarta 1995 hal 9
63
Seperti yang diungkapkan Frank Jefkins, humas Yayasan Yaski memiliki komunikasi yang terencana baik itu kedalam maupun keluar. Agar program humas Yayasan Yaski dapat tercapai, humas Yayasan Yaski bekerjasama dengan radio heartline fm dan media eksternal lainnya seperti majalah “Reformata”, Tabloid “Tersenyum” (Yayasan obor berkat Indonesia), karawaci.com, dan pihak Lippo Karawaci untuk mempublikasikan banquet selain menggunakan media internal. Dalam peranannya sebagai teknis komunikasi seorang praktisi humas hanya berperan dalam menyediakan layanan teknis komunikasi khususnya jurnalistik yang berkaitan dengan menulis news letter, membuka webside dan email, press release, serta menghubungi pihak media eksternal. Stella Stefany selaku PR Yayasan Yaski menjelaskan bahwa, peranan humas yayasan yaski yang paling penting di sini adalah memberikan masukan bagi manajemen dalam mempublikasikan banquet. Seperti yang telah saya sebutkan sebelumnya bahwa kami bekerjasama dengan media eksternal seperti majalah Reformata, Karawaci.com, Yayasan OBI, radio Heartline fm, dan Pihak Lippo Karawaci dalam mempublikasikan banquet. Hal ini dilakukan agar banquet dapat diketahui oleh masyarakat melalui media tersebut. Dengan adanya kerjasama antara Yayasan Yaski serta pihak internal dan pihak eksternal diharapkan dapat dikenal oleh masyarakat di Tangerang dan didaerah lainnya. Menjelang HUT Yayasan Yaski yang jatuh di bulan November, sebagai bentuk perhatian kepada masyarakat sekitar, Yayasan Yaski melakukan kegiatan bakti sosial seperti pengobatan gratis, membagikan buku bacaan ke yayasan panti asuhan dan sekolah-sekolah yang membutuhkan, dan donor darah. Agar hal tersebut dapat terwujud, disini kami menghubungi instansi atau organisasi yang berwenang sesuai dengan rencana kegiatan tersebut.
64
Berbicara mengenai mempublikasikan banquet, humas yayasan yaski menyadari kurangnya publikasi tentang banquet kepada khalayak (publik eksternal dan publik internal). Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan penulis kepada Hanyan G selaku PR publication menjelaskan perihal publikasi banquet di heartline center, publikasi yang telah kami lakukan adalah membuat konsep desain untuk bulletin dan website, hal itu dilakukan agar para pembaca bulletin dan pengunjung website tertarik. Kemudian publikasi banquet yang kami lakukan adalah membagi-bagikan buletin ke publik internal (badan pengurus, manajemen dan staff), kemudian untuk publik eksternal (para donatur, komunitas di sekitar Yayasan Yaski (daerah Karawaci dan sekitarnya), serta organisasi atau yayasan lain yang berhubungan dengan Yayasan Yaski). Kemudian cara jalan keluarnya untuk menghadapi permasalahan di PR Publication. Menurut Hanyan G menjelaskan jalan keluarnya adalah meminta konfirmasi kepada manager station radio melalui telephone, bekerjasama dengan IT Design untuk membantu bulletin dan webside dalam desain grafis, mempersiapkan konsep lain yang sudah jadi untuk mengantisipasi terlambatnya informasi dari heartline network.
Di bawah ini adalah informan yang memberikan informasi tambahan dalam menjawab permasalahan pokok skripsi ini, mereka adalah pendengar radio, pembaca bulletin, penyiar radio, dan staff humas Yayasan Yaski. Ny Yulie, perum 2 tangerang Saya mengetahui ada guest house di heartline center, awalnya karena membaca bulletin broadcaster yang dibawa oleh saudara sepupu. Sebelumnya saya tidak
65
tahu kalau di heartline center memiliki tempat penginapan dan ruang serbaguna, pengalaman saya tentang guest house di heartline center, saat relasi saya menjalani rawat inap di Rs Siloam tangerang. Karena rumahnya di Bogor, saya menjelaskan kepada keluarganya tentang guesthouse di heartline center selama masa perawatan di Rs Siloam selesai. Menurut saya publikasi banquet service melalui media internal seperti bulletin broadcaster sangat membantu, karena melalui bulletin tersebut tidak hanya saya tapi orang lain yang pernah membaca dapat mengetahui ada guest house di heartline center. Bp Hariyanto, serpong tangerang Saya tahu informasi banquet ada di heartline center, karena membuka webside Yayasan Yaski. Di website tersebut, saya melihat di menu utama yang meliputi guest house dan function room, kemudian mendengar promo on air radio heartline fm yang akan mengadakan talkshow interaktif tentang Pilkada kabupaten Tangerang bersama dengan narasumber calon kandidat bupati dan wakil bupati Tangerang saat itu. Publikasi banquet melalui webside yaski, menurut saya sangat efektif, mengapa ? karena masyarakat dapat segera mengetahui hadirnya banquet di heartline center.
Joe, crew HL Fm Publikasi tentang banquet melalui 2 media internal maupun kerjasama dengan pihak lain dalam mempublikasikan banquet di heartline center, mendapat respon yang sangat baik, dari pengamatan saya selama banquet ada penggunaan terhadap tempat penginapan (guest house) cukup baik. Karena hampir 1 bulan saja tempat penginapan selalu penuh dari pemesanan kamar yang ada. Sebenarnya disekitar gedung HL center juga ada tempat penginapan namun dari beberapa tamu yang inap mengaku lebih nyaman atas fasilitas yang ada dan harga yang terjangkau
Hanyan, staff humas yayasan yaski Sebenarnya media internal ( bulletin & webside ) yang kami miliki, merupakan bentuk laporan kepada para donatur yang telah mendukung yayasan yaski selama ini, melalui media internal tersebut, publikasi tentang banquet di gedung heartline center dapat segera diketahui oleh publik,mengapa? Karena beberapa tamu yang pernah datang berkunjung ke heartline center, dapat langsung melihat dan mengetahui banquet dengan membaca bulletin maupun melihat website yayasan yaski
66
4.3 Pembahasan Dari hasil penelitian yang telah dijabarkan tersebut di atas, kemudian penulis menguraikan analisa hasil wawancara dan data-data untuk memberikan gambaran mengenai peranan humas yayasan yaski dalam mempublikasikan banquet. Pada dasarnya, humas merupakan bidang atau fungsi tertentu yang di perlukan oleh setiap organisasi, baik organisasi yang bersifat komersial atau non komersial. Keberadaan seorang praktisi humas di perusahaan sangatlah penting, untuk dapat mendukung perkembangan dan kemajuan perusahaan serta membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Fungsi utama humas dari seorang praktisi humas adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan publiknya, baik itu publik eksternal maupun publik internal. Dalam rangka menanamkan pengertian, membangun motivasi dan partisipasi public dalam upaya menciptakan iklim pendapat public yang menguntungkan organisasi atau perusahaan. Sedangkan tugas seorang humas secara umum adalah menyampaikan informasi atau pesan dari perusahaan secara lisan, tertulis atau visual kepada pubiknya, sehingga publik dapat memperoleh pengertian yang tepat mengenai kondisi perusahaan, tujuan, dan kegiatannya. Dari hasil penelitian bahwa Yayasan Yaski, humas menjalankan peran di antaranya adalah : 1. Penasihat ahli Sebagai seorang praktisi humas di suatu perusahaan maka dalam menjalankan perannya sebagai penasihat ahli, seorang humas diharapkan mampu melakukan pembuatan konsep, menganalisis identifikasi masalah, mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah, merencanakan program dan mengelola yang akan dijalankan, memonitoring dan mengevaluasi program. Dari hasil penelitian menunjukan bahwa humas di yayasan yaski saat ini mau menjalankan perannya sebagai penasihat ahli. Ini terbukti dari beberapa kasus atau masalah yang dihadapi oleh humas yayasan yaski menyangkut publikasi banquet dan permasalahan dalam departemen komunikasi dan informasi (humas Yayasan Yaski). Oleh karena itu, upaya yang dilakukan humas yayasan yaski untuk mempublikasi banquet adalah menggunakan media komunikasi (internal) yayasan yaski dengan mengirim bulletin ke manajemen dan staff, yayasan atau organisasi yang ada di tangerang, para donatur yang turut membantu yayasan yaski serta membuat
67
webside yayasan yaski ( www.yayasan.co.id ) dimana dalam webside tersebut terdapat promo tentang banquet, selain menggunakan media internal humas yayasan yaski menjaga dan menjalin hubungan yang baik dengan publik internal dan publik eksternal sangat efektif sehingga keberadaan banquet service dapat di ketahui oleh publik. Selanjutnya upaya yang dilakukan humas yayasan yaski dalam mempublikasikan banquet, bekerja sama dengan media eksternal dan manajemen Lippo Karawaci untuk mempublikasi banquet. Dari hasil penelitian dan wawancara, humas Yayasan Yaski juga mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah yang dihadapi departemennya. Dalam mengembangkan banquet ke depan, kepala humas Yayasan Yaski bekerjasama dengan hotel untuk memberikan trainning kepada staff humas, hal ini dilakukan karena latar belakang pendidikan staff humas berbeda-beda. Selain itu, Stella Stefany sebagai kepala humas Yayasan Yaski melihat perlu adanya penambahan sumber daya manusia selama 24 jam, untuk membantu aktivitas banquet di heartline center.
2. Fasilitator komunikasi Bahwa dalam perannya sebagai fasilitator komunikasi, humas harus melakukan penyelenggaraan atau pengelola media komunikasi antara organisasi dengan publiknya, komunikator organisasi yang menyampaikan keputusan dan kebijakan organisasi. Pengertian komunikasi pada praktik humas pada dasarnya adalah komunikasi yang berlangsung dua arah dan timbal balik antara komunikator dengan komunikan. Fungsi humas dalam menyelenggarakan komunikasi dua arah
68
timbalbalik antara perusahaan yang diwakilinya dengan publik sebagai sasaran pada akhirnya dapat menentukan sukses atau tidaknya tujuan dan citra yang hendak dicapainya oleh perusahaan yang bersangkutan. Dari hasil penelitian diketahui bahwa humas yayasan yaski sangat menjalankan perannya sebagai fasilitator komunikasi. Hal ini dapat terlihat dari apa yang telah di jelaskan oleh humas yayasan yaski, bahwa setiap publik baik itu eksternal maupun internal apabila membutuhkan informasi atau jika ingin mengetahui kebenaran mengenai suatu isu maka publik internal maupun eksternal akan segera menghubungi humas untuk dapat memperoleh informasi yang diinginkan. Hal tersebut di atas menunjukan bahwa fungsi salah satu humas di suatu perusahaan adalah sebagai sumber informasi. Untuk itu humas selalu di libatkan dalam rapat yang diadakan oleh perusahaan, ini dimaksudkan agar humas Yayasan Yaski dapat mengetahui semua informasi mengenai perusahaan.
3. Fasilitator proses pemecahan masalah Bahwa dalam perannya sebagai fasilitator komunikasi, humas harus melakukan memahami permasalahan komunikasi organisasi dengan publiknya, mencari jalan keluar dari permasalahannya, dan mampu mengambil keputusan. Dalam fasilitator proses pemecahan masalah, humas hanya berperan untuk memahami permasalahan komunikasi organisasi dengan publiknya, yang masih ada kaitannya dengan bidang pekerjaan humas. Jika dalam rapat interkom menemukan hambatan, maka disini merupakan tugas humas untuk mencari jalan keluar dari masalah tersebut, karena persoalan tersebut berhubungan dengan kegiatan internal departemen komunikasi dan informasi (humas yayasan yaski).
69
Dari penjelasan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa apabila masalah tersebut tidak ada kaitannya dengan tugas humas maka humas tidaklah berperan untuk melakukan hal tersebut. Di departemen kominfo (humas Yayasan Yaski) berjalan komunikasi dua arah timbal balik antara pimpinan dengan bawahannya. Tidak secara doktrin semua saran atau sesuatu hal berasal dari atas ke bawah tetapi juga dari bawah ke atas. Bawahan tetap diberikan kesempatan untuk berpendapat dan memberikan solusi dan saran, tetapi keputusan tertinggi tetap ada di tangan pimpinan. Hal ini dilakukan pada rapat interkom departemen kominfo.
4. Teknisi komunikasi Dalam peranannya sebagai teknis komunikasi seorang praktisi humas hanya berperan dalam menyediakan layanan teknis komunikasi khususnya jurnalistik yang berkaitan dengan menulis news letter, membuka webside dan email, press release, serta menghubungi pihak media. Di sini humas tidak berperan aktif dalam membantu pihak manajemen untuk memecahkan masalah, namun mereka dapat memberikan motivasi, di sisi lain mereka tidak terlibat dalam mengambil keputusan atau kebijakan-kebijakan baru. Dari hasil penelitian diketahui bahwa teknisi komunikasi merupakan peran utama yang dijalankan oleh humas yayasan yaski, hal ini dapat dilihat dari tugas-tugas yang dilakukan oleh humas, bahwa membuat bulletin dan website merupakan tugas yang dilakukan oleh humas. Humas selalu membuat bulletin broadcaster yang berisi mengenai seputar kegiatan atau kebijakan perusahaan, untuk kemudian didistribusikan atau disebarluaskan kepada publiknya, agar publik mengetahui, memahami, dan mendapatkan informasi yang benar mengenai perusahaan.
70
Dalam perannya sebagai teknisi komunikasi humas juga berperan untuk memberikan informasi dan motivasi kepada pihak manajemen jika mendengar isu atau rumor yang tidak enak tentang image yayasan di luar, adakalanya humas memberikan masukan untuk pihak manajemen. Untuk mendapatkan berbagai informasi humas sangatlah berperan penting mencari informasi melalui internet dengan membuka webside dan email. Selain itu humas juga menyebarkan situs website yayasan yaski kepada relasi-relasi. Organisasi non profit seperti Yayasan Yaski dalam menjalankan kegiatan operasional tentunya tidak terlepas dari bantuan para donatur. Hadirnya banquet di heartline center diharapkan dapat membantu kegiatan operasional Yayasan Yaski. Aktivitas komunikasi PR pada organisasi non profit maupun organisasi disektor profit dalam menyampaikan informasi tentang organisasi atau yayasan pada umumnya tidak jauh berbeda, karena kegiatannya bertujuan untuk memperoleh kepercayaan, serta diharapkan mendapat pengertian yang baik dari masyarakat. Selama banquet di heartline berjalan, PR Yayasan Yaski sebagai pengelola melibatkan pihak internal dan eksternal dalam menginfomasikan banquet di heartline center. Di sini kita bisa melihat pentingnya komunikasi ditengahtengah aktivitas, rasa percaya diri ditentukan juga dengan kecakapan komunikasi sehingga dapat terwujud sesuai dengan tujuan program organisasi atau yayasan. Kemampuan komunikasi PR dalam organisasi atau yayasan baik di internal dan eksternal akan mendapat respon yang baik jika PR memiliki konsep komunikasi dan sasaran yang dituju, hal ini sesuai dengan apa yang diungkapkan Onong uchana effendy dengan melibatkan pihak internal dan pihak eksternal tugas PR Yayasan Yaski sangat terbantu. Peranan PR dalam organisasi merupakan salah satu kunci penting untuk pemahaman fungsi dan komunikasi organisasi dalam mempublikasikan banquet service di heartline center, dari 4 peranan praktisi PR penulis melihat PR Yayasan Yaski sebagai teknisi dan penasihat ahli. Alasan penulis memilih dua peran
71
tersebut terkait peran PR Yayasan Yaski, karena peran sebagai penasihat ahli dan teknisi komunikasi lebih dominan sesuai dengan apa yang telah penulis lakukan dalam penelitian di heartline center.
72
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis di yayasan yaski yang beralamat di Jln villa permatasari no 1000 lippo karawaci tangerang banten. Yayasan Yaski adalah perusahaan non profit yang bergerak dibidang penyiaran radio, untuk membantu kegiatan operasional Yayasan tersebut unit usaha yang dimiliki Yayasan Yaski adalah banquet, radio, studio rekaman, pembuatan program radio. Dalam skripsi ini penulis memilih salah satu dari unit usaha yang dimiliki Yayasan Yaski. Yakni banquet dan dalam penelitian ini menekankan peran humas dalam mempublikasikan banquet. Penulis menguraikan hasil penelitian yang telah didapatkan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1.
Dalam mempublikasikan banquet, Yayasan Yaski memiliki dua media internal, yakni bulletin broadcaster dan webside Yaski.
2.
Kegiatan publikasi banquet yang dilakukan PR Yayasan Yaski adalah mendistribusikan bulletin sesuai dengan kebutuhan ke seluruh Indonesia, kegiatan publikasi tentang banquet melalui media internal (bulletin dan website) hanya sebagai bentuk iklan (promo), menyebarkan informasi tentang banquet melalui webside Yaski, bekerjasama dengan media eksternal dan pihak swasta.
3.
Dari 4 peran humas dalam organisasi, Peran PR Yayasan Yaski, dapat disimpulkan sebagai berikut;
73
Sebagai penasihat ahli, PR Yayasan Yaski melakukan kerjasama dengan Rs Siloam, hotel Imperial Aryaduta, Universitas Pelita Harapan, instansi pemerintah setempat dan sebagainya terkait keberadaan banquet Sebagai fasilitator komunikasi, PR Yayasan Yaski menyampaikan kebijakan manajemen dalam pertemuan bersama (usai kebaktian) dan menggunakan media komunikasi untuk menginformasikan kepada publik eksternal dan internal terkait keputusan dan kebijakan manajemen Sebagai fasilitator proses pemecahan masalah, PR Yayasan Yaski mengadakan rapat setiap bulan diminggu kedua untuk mengevaluasi program humas dan mencari jalan keluar untuk mengantisipasi masalah. Sebagai teknisi komunikasi, selain menggunakan media internal PR Yayasan Yaski bekerjasama dengan radio heartline fm untuk membantu program PR di yayasan tersebut. Dari 4 peran PR dalam organsasi, PR Yayasan Yaski sebagai penasihat ahli dan teknisi komunikasi yang paling mendominasi.
5.2 Saran-saran Untuk memberikan masukan bagi peningkatan kinerja perusahaan dan keprofesionalan
humas
dalam
menjalankan
perannya,
maka
penulis
menyampaikan beberapa saran yang diperoleh dari hasil penelitian, adapun saransaran tersebut adalah sebagai berikut :
74
5.2.1 Saran Praktis Dari hasil penelitian dan berdasarkan kesimpulan yang sudah di dapat, maka penulis menyarankan beberapa hal yang mungkin bisa dipertimbangkan sebagai bahan masukan bagi pihak humas yayasan yaski maupun pihak manajemen yang menangani banquet service. Penulis menyarankan yang pertama pihak humas dalam mempublikasikan banquet service lebih bekerjasama lagi dengan pihak lain (media eksternal,agen travel) agar banquet service dapat dikenal oleh masyarakat, yang kedua humas yayasan yaski lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusianya dan yang ketiga penulis juga mengharapkan kiranya humas Yayasan Yaski dapat meningkatkan dan mempertahankan hubungan yang sudah terjalin dengan publik internal dan eksternal.
5.2.2 Saran Akademis Pada akhir penulisan ini, bahwa penelitian ini berguna sebagai tolak ukur bahwa peranan humas pada intinya adalah membina relationship yakni berupaya membina hubungan yang positip dan saling menguntungkan dengan publiknya, komunikator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakilinya dengan publik, peranan humas yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen perusahaan atau organisasi dan juga membentuk corporate image, artinya berupaya untuk menciptakan citra bagi organisasi.
75
Dieses Dokument wurde mit Win2PDF, erhaeltlich unter http://www.win2pdf.com/ch Die unregistrierte Version von Win2PDF darf nur zu nicht-kommerziellen Zwecken und zur Evaluation eingesetzt werden.
