PERAN BIRO HUMAS PT JAMSOSTEK (PERSERO) SEBAGAI FASILITATOR MANAJEMEN DENGAN KARYAWAN
SKRIPSI
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Strata - I (S1) Ilmu Komunikasi
Nama NIM Jurusan
: ENDANG PRIHARTINI : 44205120050 : Public Relations
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana Jakarta 2008 i
ABSTRAK
Nama : Endang Prihartini Judul : Peran Biro Humas PT Jamsostek (Persero) sebagai Fasilitator Manajemen dan Karyawan x + 65 halaman + 6 lampiran, Bilbilografi 23 acuan ( 1976 – 2006 ) Peran humas dalam setiap organisasi penting keberadaannya. Dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi baik profit maupun non profit yang memiliki biro humas di dalamnya, maka seorang praktisi humas harus membantu majunya perusahaan. Peran praktisi humas dalam setiap tugasnya seringkali berhubungan dengan publik internal. Oleh karena itu dibutuhkan peran humas yang dapat melaksanakan tugasnya secara optimal, sehingga apa yang diinginkan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan tujuannya. Peran humas sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan besar seperti PT Jamsosotek (Persero), karena PT Jamsostek (Persero) merupakan perusahaan yang sangat komplek dengan permasalahan khususnya internal kehumasan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana peran humas Jamsostek dalam menjembatani dan menjadi fasilitator antara manajemen dengan karyawannya. Hasil penelitian ini diharapkan dapat mengetahui lebih dalam peran dan kedudukan humas. Kerangka pemikiran dalam penelitian ini adalah peran, public relations / humas, fungsi humas, humas internal, struktur organisasi PT Jamsostek (Persero), serta struktur organisasi Humas Jamsostek. Tipe penelitian ini adalah deskriptif, yaitu suatu uraian tanpa pengujian hipotesa yang mengumpulkan informasi secara rinci dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Peran yang lebih besar dilakukan oleh biro Humas yaitu menjadi fasilitator komunikasi dibandingkan fasilitator pemecah masalah, karena humas hanya berhak memberikan masukan-masukan saja, semua keputusan tetap diambil oleh manajemen. Sedangkan dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator, humas berhak untuk melakukan apapun dalam mendistribusikan informasi terbaru sesuai dengan prosedur yang ada, dan dalam menjalankan tugas serta perannya humas selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan unit terkait.
v
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kupanjatkan kehadirat Allah SWT atas karunia, rahmat, dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Serta Shalawat dan Salam keharibaan Nabi Muhammad SAW. Dalam penulisan skripsi ini penulis melakukan penelitiannya di PT Jamsostek (Persero). Dalam penulisan skripsi ini penulis mengambil topik atau judul “Peran Biro Humas PT Jamsostek (Persero) sebagai Fasilitator Manajemen dengan Karyawan”. Tujuan penulis melakukan penelitian di PT Jamsostek (Persero), penulis merasa tertarik untuk mengetahui lebih dalam peran internal humas khususnya humas sebagai fasilitator manajemen dengan karyawan. Pada kesempatan berbahagia ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang telah membantu memberikan dorongan moril maupun materil, baik terhadap pihak-pihak yang membantu secara langsung maupun pihak-pihak yang membantu secara tidak langsung. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Dra. Diah Wardhani M.Si. selaku Dekan Fikom UMB, Ibu Dra. Agustina Zubair M.Si. selaku Wakil Dekan Fikom UMB, Ibu Marhaeni F Kurniawan. S.Sos., M.Si. selaku Ketua Bidang Studi PR Fikom UMB. 2. Bapak Drs. Aa. Bambang A.S. M.Si, selaku pembimbing. 3. Seluruh Dosen Pengajar Fakultas Ilmu Komunikasi UMB yang saya hormati dan kagumi. 4. Seluruh staf TU Fakultas Ilmu Komunikasi UMB yang selalu membantu. vi
5. Bapak Enda Ilyas Lubis selaku Kepala Biro Humas PT Jamsostek (Persero) yang telah mengijinkan saya untuk melakukan penelitian di Biro Humas Jamsostek. 6. Bapak Ebenezer Simanjuntak selaku Kepala Urusan Komunikasi Internal PT Jamsostek (Persero) yang telah meluangkan waktunya untuk saya wawancarai dan memberikan saya data-data yang diperlukan. 7. Bapak Wahyu Hidayat, bosku yang paling okeh n baek ( makasi ya pa dah ngijinin anakmu untuk ijin-ijin ketemu dosen ). 8. Kedua orang tua dan kakak saya tercinta, yang selalu memberikan dorongan, doa, dan dukungan tidak henti-hentinya. 9. Mba Monik cayank yang dah mao bantu koreksi n kasih masukan untuk skripsiku. 10. Sahabat-sahabatku: Mas Bambang, Lenny, Dita, Eno Temen-temen kosku ( Mba Hance, Mba Boneng, Pipita, Item, Mimi, Gogon, tante Eva, Umbyu…= u’re the best ). 11. Semua rekan-rekan dan sahabat serta pihak-pihak yang telah sangat membantu dan memberikan masukan dalam penulisan skripsi ini yang tidak penulis sebutkan satu persatu, akan tetapi tidak mengurangi rasa hormat dan terima kasih penulis. Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah Nya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan skripsi ini. Menyadari minimnya pengetahuan yang dimiliki, penulis mohon dibukakan pintu maaf apabila dalam penulisan skripsi ini terdapat kesalahan-kesalahan. Penulis sangat menyadari sekali bahwa dalam penulisan skripsi ini masih sangat jauh dari kesempurnaan, masih perlu mendapatkan arahan serta bimbingannya untuk lebih meningkatkan kemampuan serta pengetahuan. vii
Mudah-mudahan skripsi ini dapat bermanfaat khususnya untuk penulis pribadi, serta dapat bermanfaat untuk PT Jamsostek (Persero) maupun bermanfaat terhadap pihak-pihak yang membutuhkannya.
Jakarta, 26 Juli 2008 Hormat saya,
Endang Prihartini
viii
DAFTAR ISI Hal Halaman Judul................................................................................................ Lembar Persetujuan Sidang Skripsi ............................................................... Lembar Lulus Sidang Skripsi ........................................................................ Lembar Perbaikan Skripsi ............................................................................. Abstraksi ........................................................................................................ Kata Pengantar ............................................................................................... Daftar Isi ....................................................................................................... BAB I.
BAB II
BAB III
BAB IV
i ii iii iv v vi ix
PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Masalah ..................................................... I.2. Rumusan Masalah ............................................................... I.3. Tujuan Penelitian ................................................................ I.4. Manfaat Penelitian .............................................................. 1.4.1.Kegunaan Akademis .................................................. 1.4.2.Kegunaan Praktis .......................................................
1 5 5 5 5 6
KERANGKA PEMIKIRAN II.1. Pengertian Komunikasi ...................................................... II.2. Pengertian Public Relations ................................................ II.3. Peran Public Relations ........................................................ II.4. Fasilitator ............................................................................ II.5. Manajemen ......................................................................... II.6. Karyawan ............................................................................
7 11 14 15 16 17
METODOLOGI PENELITIAN III.1. Sifat Penelitian .................................................................... III.2. Metode Penelitian ............................................................... III.3. Key Informan ...................................................................... III.4. Teknik Pengumpulan Data .................................................. III.5. Definisi Konsep dan Fokus Penelitian III.5.1. Definisi Konsep ...................................................... III.5.2. Fokus Penelitian ...................................................... III.6. Tekhnik Analisa Data .........................................................
23 25 26
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN IV.1 Gambaran Umum PT Jamsostek (Persero) IV.1.1. Sejarah Berdirinya PT Jamsostek (Persero) ............ IV.1.2. Visi, Misi, Motto PT Jamsostek (Persero) .............. IV.1.3. Struktur Organisasi PT Jamsostek (Persero) ........... IV.1.4. Logo PT Jamsostek (Persero) .................................. IV.1.5. Program-Program PT Jamsostek (Persero) .............
27 29 30 31 31
ix
18 20 21 22
IV.2. Gambaran Biro Humas PT Jamsostek (Persero) IV.2.1. Mengapa Humas Penting di PT Jamsostek (Persero) IV.2.2. Visi, Misi, Tujuan dan Strategi Biro Humas .......... IV.2.3. Fungsi dan Tugas Biro Humas ............................... IV.2.4. Urusan dan Fungsinya di Biro Humas .................... IV.2.5. Struktur Organisasi Biro Humas ............................. IV.2.6. Kedudukan Humas dalam Struktur Organisasi PT Jamsostek (Persero)............................................ IV.3. Hasil Penelitian IV.3.1. Peran Humas sebagai Fasilitator Komunikasi ........ IV.3.2. Peran Humas sebagai Fasilitator Pemecah Masalah IV.4. Fact Finding ........................................................................ IV.5. Pelaksanaan Kegiatan ......................................................... IV.6. Pembahasan IV.6.1. Humas sebagai Fasilitator Komunikasi .................. IV.6.2. Humas sebagai Fasilitator Pemecah Masalah ......... IV.6.3. Peran Humas sebagai Fasilitator Manajemen dengan Karyawan .................................................... IV.7. Hambatan ............................................................................ IV.8. Tolok Ukur Keberhasilan dan Dampak Keberhasilan ........
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN V.1. Kesimpulan ......................................................................... V.2. Saran ...................................................................................
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN BIOGRAFI PENULIS
x
35 38 39 40 41 42 44 47 49 51 55 57 59 61 62
63 65
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Suatu perusahaan yang tumbuh dan berkembang di dalam suatu masyarakat akan selalu menghadapi tekanan, baik yang berasal dari luar (eksternal) maupun dari dalam perusahaan (internal). Namun demikian unsur-unsur tersebut tidak selalu menekan perusahaan. Adakalanya unsur-unsur itu malah memberi peluang yang justru akan membesarkan perusahaan. Perlu kita ketahui bahwa untuk dapat melakukan komunikasi yang baik diantara perusahaan dengan para stakeholders tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Adapun pihak lain yang dapat membantu yaitu Public Relations atau sering disebut Humas. Humas membina hubungan yang baik dengan stakeholders melalui suatu proses komunikasi. Kepuasan stakeholders digunakan sebagai indikator keberhasilan perusahaan. Perusahaan yang gagal umumnya mengalami kehilangan kepercayaan dari konsumen, pemerintah, karyawan dan unsur stakeholders lainnya. Dalam menjalin relasi dengan orang lain, kita membutuhkan komunikasi. Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan satu hal yang paling penting dan menjadi bagian dari tuntutan profisiensi (keahlian). Kadang-kadang penyebab rusaknya hubungan antar individu dalam suatu organisasi, misalnya antara manajer atau supervisor dengan karyawan atau di antara karyawan itu sendiri adalah adanya miss-communication yang terjadi.
2 Peran Hubungan Masyarakat (Humas) dewasa ini dipandang semakin penting dalam rangka menunjang keberhasilan perusahaan, bahkan di perusahaan besar peran Humas diletakkan pada tingkatan yang strategis dalam struktur organisasinya, sejajar dengan fungsi biro-biro atau divisi-divisi lain. Namun demikian, dalam prakteknya peran Humas seringkali tidak dapat berjalan dengan optimal. Tujuan utama dari Humas adalah untuk mengembangkan atau membangun hubungan yang baik dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal serta mempunyai fungsi sosial, informasi dan persuasi. Humas menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi dengan karyawannya untuk menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi terciptanya tujuan, kebijakan, dan langkah serta tindakan organisasi itu. Semua itu ditujukan untuk mengembangkan pengertian dan niat baik karyawannya serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan atau untuk menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan karyawannya. Dalam organisasi modern, biasanya peran dan fungsi Humas cukup menonjol. Peran Humas sangat penting sekali sehingga ditempatkan pada posisi atau kedudukan yang cukup strategis dalam manajemen. Sebagaimana diketahui bahwa tujuan utama Humas yang akan dicapai adalah mengacu kepada tujuan pokok perusahaan, karena Biro Humas dibentuk untuk menunjang aktivitas manajerial dan manajemen operasional perusahaan. Dalam mencapai visi dan misi perusahaan, tentu akan lebih mudah dicapai jika terdapat hubungan komunikasi yang baik antara tingkat manajemen dan seluruh karyawannya. Komunikasi yang baik dapat membantu segala situasi yang akan, sedang maupun yang akan dihadapi oleh perusahaan. Perlu kita ketahui bahwa komunikasi merupakan perekat yang dapat menyatukan manusia yang bekerjasama untuk mencapai sebuah tujuan bersama, dan juga hal ini tentu saja
3 mempengaruhi situasi dan motivasi kerja para karyawan. Komunikasi memiliki peranan penting dalam memulihkan keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan kebutuhan karyawan, serta membantu mengembalikan dan memelihara kepercayaan, menjadi jelas bagi lebih banyak orang. Permasalahan yang timbul akibat kurang baiknya komunikasi yang diciptakan dan diterapkan pimpinan dapat mengakibatkan ketidakpuasan para anggota internal perusahaan, dimana hal tersebut dapat menjadi penyebab permasalahan yang timbul di dalam internal perusahaan. Para karyawan yang tidak puas akan berpengaruh pada meningkatnya absensi, menurunnya produktivitas dan motivasi kerja, timbul rasa tidak percaya terhadap pimpinan, manajemen, bahkan terhadap perusahaan juga. Hal tersebut sangat fatal bagi perusahaan. Disamping itu, salah satu penyebab gagalnya jalinan hubungan komunikasi yang baik antara pimpinan dan karyawan karena masih ada pemimpin yang kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan. Hal ini disebabkan para pemimpin tersebut masih menganut peraturan lama yaitu pemimpin cukup memberitahukan pada karyawan apa yang perlu mereka ketahui saja. Hal ini tentu saja salah jika diterapkan dalam organisasi atau perusahaan di masa sekarang ini. Menghadapi komunikasi seperti penjelasan diatas, diperlukan adanya peranan fasilitator dalam perusahaan yaitu Biro Humas. Sebagai fasilitator komunikasi, Biro Humas harus mampu bertindak sebagai sumber informasi dan kontak resmi pemimpin, tingkat manajemen dan para karyawan. Mengapa permasalahan tersebut dijadikan sebagai fokus penelitian? Karena saat ini masih banyak perusahaan yang belum menyadari bahwa betapa pentingnya peran Biro Humas di dalam suatu perusahaan termasuk PT Jamsostek (Persero).
4 Penyelenggara program jaminan sosial merupakan salah satu tanggung jawab dan kewajiban Negara untuk memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat. Sesuai dengan kondisi kemampuan keuangan Negara, Indonesia seperti halnya berbagai Negara berkembang lainnya, mengembangkan program jaminan sosial berdasarkan funded social security, yaitu jaminan sosial yang didanai oleh peserta dan masih terbatas pada masyarakat pekerja di sektor formal. Program Jamsostek memberikan perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja dan keluarganya, dengan memberikan kepastian berlangsungnya arus penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau seluruhnya penghasilan yang hilang, akibat resiko sosial. Dengan penyelenggaraan yang makin maju, program Jamsostek tidak hanya bermanfaat kepada pekerja dan pengusaha tetapi juga berperan aktif dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomian bagi kesejahteraan masyarakat dan perkembangan masa depan bangsa. PT Jamsostek (Persero) yang
merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara terbesar di
Indonesia ini pastinya memerlukan Public Relations yang sangat berperan aktif dalam menunjang kinerja perusahaan. Public Relations di PT Jamsostek (Persero) semua aktivitasnya berada di bawah naungan Biro Humas, dan biro tersebut berada di bawah pengawasan langsung Direktur Utama, sehingga setiap aktivitas yang akan dan sedang dilakukan oleh Biro Humas harus memperoleh ijin atau persetujuan dari Direktur Utama. Peneliti melihat bahwa peran yang dilakukan oleh Biro Humas sudah terbilang cukup lumayan, hanya saja dari segi sumber daya manusianya masih kurang sehingga peran yang seharusnya dilakukan oleh Biro Humas menjadi tidak maksimal, sedangkan peranan Biro Humas pada PT Jamsostek (Persero) sangat penting terlebih pada saat perusahaan sedang
5 mengalami permasalahan-permasalahan baik yang timbul dari internal maupun eksternal perusahaan. Peneliti berharap bisa memperbaiki citra Humas dimata karyawan. Muncul beberapa pertanyaan yang melatarbelakangi Apakah peranan Biro Humas sangat penting bagi perusahaan? Apa peranan dari Biro Humas itu sendiri bagi kemajuan perusahaan? Apakah Biro Humas bisa menjadi fasilitator antara Manajemen dengan Karyawan?
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan yang muncul di Latar Belakang Masalah, maka dirumuskan Rumusan Masalah sebagai berikut: Bagaimana peran Biro Humas PT Jamsostek (Persero) dalam menjalankan fungsinya sebagai fasilitator antara Manajemen dengan Karyawan?
1.3. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui peran Biro Humas PT Jamsostek (Persero) dalam menjalankan fungsinya sebagai fasilitator antara Manajemen dengan Karyawan.
Manfaat Penelitian Kegunaan Akademis 1. Penelitian terhadap peran humas ini dilakukan agar hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan untuk bidang studi Public Relations pada khususnya dan juga Ilmu Komunikasi pada umumnya.
6 2. Menjadi bahan referensi untuk bacaan dan penelitian lainnya. Diharapkan bisa dijadikan bahan rujukan dalam mempelajari bidang Public Relations, khususnya peran humas sebagai fasilitator komunikasi dan fasilitator pemecah masalah.
Kegunaan Praktis 1. Dapat menjadi penguhubung, penerjemah, dan mediator antara pemimpin atau manajemen dengan karyawan. 2. Dapat mengelola komunikasi antara pemimpin dengan karyawan dan seluruh anggota perusahaan, memfasilitasi perubahan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan membuat saluran komunikasi tetap terbuka. 3. Dapat bertindak sebagai sumber informasi dan kontak resmi pemimpin, manajemen dengan karyawan.
BAB II KERANGKA PEMIKIRAN
2.1.
Pengertian Komunikasi Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin
communis yang berarti “sama”.1 Istilah pertama (communis) adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal-usul kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama.2 Berbicara tentang definisi komunikasi, tidak ada definisi yang benar ataupun salah. Komunikasi didefinisikan secara luas sebagai “berbagi pengalaman”. Sampai batas tertentu, semua makhluk dapat dikatakan melakukan komunikasi dalam pengertian berbagi pengalaman.3 Manusia sebagai makhluk sosial senantiasa membutuhkan interaksi dengan sesamanya. Salah satu syarat terjadinya interaksi adalah dengan cara berkomunikasi. Gordon Zimmerman menyatakan4: Komunikasi mempunyai dua fungsi yaitu: 1. fungsi isi yang melibatkan pertukaran informasi yang kita perlukan untuk menyelesaikan tugas; 2. fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi mengenai bagaimana hubungan kita dengan orang lain.
1
William I. Gorden, Communication: Personal and Public, hal.28, Sherman Oaks, CA: Alfred, 1978 2 Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi, hal. 42, (PT Remaja Rosdakarya Bandung), 2005 3 Frank Jeffkins, Pengantar Komunikasi, hal. 56 4 Deddy Mulyana, Ibid, hal. 4
8 Menurut Harold Lasswell, cara yang baik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: Who
-
Komunikator
(communicator, source, sender)
Says what
-
Pesan
(message)
In Which Channel
-
Media
(media)
To Whom
-
Komunikan
(receiver, recipient)
With What Effect
-
Efek
(effect, impact)
Berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. Pengertian Komunikasi menurut Onong Uchjana Effendy pada hakekatnya adalah5: Proses penyampaian pesan, pikiran / perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan) secara tatap muka (face to face) atau melalui media lain dengan tujuan tertentu sehingga menimbulkan efek tertentu. Beberapa definisi yang sesuai dengan konsep adalah sebagai berikut 6: Bernard Berelson dan Gary A. Steiner mengatakan: Komunikasi: transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan, dan sebagainya, dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, figur, grafik, dan sebagainya. Tindakan atau proses transmisi inilah yang biasanya disebut komunikasi.7
5
Prof. Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, hal. 27, Bandung: Remaja Rosdakarya, 1992 6 Deddy Mulyana, Op.Cit, hal. 62 7 Thomas M. Scheidel, Speech Communication and Human Interaction, edisi ke-2, hal. 5, Glenville, Ill: Scott, Foresman & Co., 1976
9 Carl I Hovland mengatakan8: Komunikasi
adalah
proses
yang
memungkinkan
seseorang
(komunikator)
menyampaikan rangsangan untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan). Raymond S. Ross mengatakan9: Komunikasi (intensional) adalah suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator. Stewart L. Tubss dan Sylvia Moss mengatakan10: Komunikasi adalah proses pembentukan makna diantara dua orang atau lebih. Indikator paling umum untuk mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya atau tingkatnya adalah jumlah peserta yang terlibat dalam komunikasi. Maka dikenal: komunikasi intrapribadi, komunikasi antar pribadi, komunikasi massa, komunikasi organisasi.11 Komunikasi tertulis mempunyai makna yang formal dalam penyampaian informasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Pesan tertulis merupakan sesuatu yang nyata (tangible). Ia memberikan suatu dokumen tentang tindakan organisasi dan dapat ditinjau kembali serta dipelajari. Satu hal yang menjadi perhatian utama seseorang yang mengirim pesan bisa jadi bahwa diharapkan penerima benar-benar menerimanya. Penelitian menunjukkan bahwa pesan yang telah ditulis dan dikirimkan tidak berarti bahwa orang yang dituju telah membaca dan memahaminya.
8
Lihat Effendy, hal. 4 Raymond S Ross, Speech Communication: Fundamentals and Practice, edisi ke-6, hal. 8, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall, 1983 10 Tubbs dan Moss, hal. 6 11 Frank Jefkins, Loc.Cit, hal. 25 9
10 Kesimpulan yang dapat diambil dari beberapa definisi diatas yaitu para ahli memberikan penekanan bahwa tujuan komunikasi adalah mengubah atau membentuk perilaku. Komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu, kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja, serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari perilakunya. Komunikasi pada dasarnya menuntut dua tindakan yaitu memberi dan menerima. Jadi, definisi tersebut diatas menjelaskan bahwa proses komunikasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh komunikator untuk menyampaikan ide, gagasan atau pendapatnya kepada orang lain. Secara umum dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain, dan komunikasi akan berhasil dengan baik apabila kedua belah pihak yakni si pengirim pesan dan si penerima pesan dapat memahami dan timbul saling pengertian diantara mereka. Dalam hal ini tidak berarti bahwa kedua belah pihak menyetujui isi pesan yang disampaikan. Yang terpenting adalah kedua belah pihak memahami isi pesan tersebut. Komunikasi mengambil bagian penting dalam kegiatan Humas, karena sebenarnya kegiatan Humas adalah semata-mata merupakan kegiatan komunikasi. Dan perlu dipahami bahwa komponen yang paling penting dari Humas adalah komunikasi, karena komunikasi tersebut merupakan dasar dari seluruh kegiatan Humas. Peran dari Kehumasan itu sendiri sangat penting bagi perusahaan, demikian pula yang diharapkan dari penelitian ini, peneliti bermaksud menggabungkan antara komunikasi dengan kehumasan yang ada di PT Jamsostek (Persero) khususnya pada
11 Biro Humas, sehingga dapat dilihat jelas peranannya terhadap kemajuan perusahaan dan kelancaran komunikasi di dalam perusahaan itu sendiri.
2.2. Pengertian Public Relations / Hubungan Masyarakat Hubungan masyarakat (Humas) merupakan terjemahan bebas dari istilah Public Relations (PR) yang terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang berkepentingan dengannya.12 Public Relations senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan muncul perubahan yang berdampak. Public Relations menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun yang non-komersial. Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya. Cutlip mengatakan13: Hubungan masyarakat merupakan fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan, dan kerjasama antara organisasi dan masyarakatnya, yang melibatkan manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespon pendapat umum, mendefinisi dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan, dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya.
12 13
Anggoro, 2001, Pengantar Humas , hal.2, Modul Ibu Emilia Bassar Cutlip, 2005, Pengantar Humas , hal. 2, Modul Ibu Emilia Bassar
12 Pada November 1982, Public Relations Society of America (PRSA) secara normal mengadopsi Pernyataan Resmi tentang Hubungan Masyarakat14: Sebagai fungsi manajeman, Humas mencakup hal-hal berikut ini: 1. Mengantisipasi, menganalisa, dan menerjemahkan pendapat publik, sikap dan masalah yang mungkin berdampak baik ataupun buruk terhadap jalan serta rencana organisasi. 2. Memberi anjuran kepada manajemen pada semua jenjang di dalam organisasi, dengan memperhatikan keputusan kebijaksanaan, rangkaian tindakan, dan komunikasi, dengan memperhitungkan percabangan masyarakatnya dan tanggung jawab sosial, atau tanggung jawab kewarganegaraan. 3. Meneliti, melaksanakan, dan mengevaluasi program tindakan dan komunikasi secara berkelanjutan, agar masyarakat yang diberi informasi memperoleh pemahaman, sehingga tujuan organisasi tercapai. Program-program itu dapat mencakup pemasaran, keuangan, pengumpulan dana, hubungan dengan karyawan atau pemerintah, dan lainnya. 4. Membuat rencana dan menerapkan upaya organisasi untuk mempengaruhi atau mengubah kebijakan umum. 5. Menentukan sasaran, membuat rencana, membuat anggaran, menyaring dan melatih staf, mengembangkan fasilitas. Singkatnya, mengelola sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan semua yang disebutkan di atas. 6. Contoh pengetahuan yang diperlukan dalam praktek profesional Humas mencakup seni komunikasi, psikologi, psikologi sosial, sosiologi, ilmu politik, ilmu ekonomi, dan prinsip-prinsip serta etika manajemen. Pengetahuan serta keterampilan teknis diperlukan untuk penelitian pendapat, analisis masalah masyarakat, hubungan media, direct mail, iklan kelembagaan, penerbitan, pembuatan video / film, peristiwa-peristiwa khusus, pidato, dan presentasi. Menurut Institute of Public Relations (IPR)15: Public Relations adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good-will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. Menurut Frank Jefkins16: Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. 14 15 16
Ibid, hal. 3-4 Frank Jeffkins, Public Relations, Revisi ke-5, hal. 9 Ibid, hal. 10
13 Menurut Pernyataan Meksiko (The Mexican Statement)17: Praktik Public Relations adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial yang menganalisa berbagai kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan konsekuensinya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan kepentingan khalayaknya.
Seorang PR yang baik harus rendah hati, tekun serta cepat menyesuaikan diri. Berikut
adalah
6
kriteria
keahlian
seorang
praktisi
Public Relations yang baik: a. Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik, mampu dan mau berusaha untuk memahami dan bersikap toleran kepada setiap orang yang dihadapinya. b. Mampu berkomunikasi dengan baik, mampu menjelaskan sesuatu dengan jernih. c. Pandai mengorganisasikan segala sesuatu, kemampuan perencanaan yang prima. d. Memiliki integritas personal, baik di dalam profesi maupun di dalam kehidupan pribadinya. e. Memiliki imajinasi, mampu mencari tahu, mengakses informasi seluas-luasnya. f. Mampu melakukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kampanye PR serta belajar dari hasil-hasil tersebut. Bila suatu perusahaan mulai terlibat dalam kegiatan Public Relations yang sangat aktif, akan lebih baik bila perusahaan tersebut membangun atau memperbesar departemen Public Relations. Besar kecilnya departemen Public Relations internal dari suatu organisasi atau perusahaan tergantung pada 3 hal utama, yakni:
17
Frank Jeffkins, Loc Cit, hal.10
14 1. Ukuran organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. 2. Kebutuhan perusahaan akan PR yang efektif dan nilai atau arti penting dari fungsi PR bagi pihak manajemen. 3. Karakteristik khas PR bagi masing-masing organisasi atau perusahaan. Peran Public Relations antara lain membina hubungan yang baik dengan stakeholders melalui suatu proses komunikasi, merawat dan mengembangkan kepercayaan stakeholders, oleh karena itu perlu adanya peranan fasilitator dalam perusahaan yang biasa disebut Public Relations atau Biro Humas.18 Dapat disimpulkan bahwa Humas dapat membantu organisasi atau perusahaan untuk melayani kebutuhan beragam masyarakat. Praktisi Humas dapat bertindak sebagai penasehat manajemen, dan sebagai mediator untuk menerjemahkan tujuan dan kebijakan organisasi atau perusahaan agar dapat diterima masyarakat.
2.3. Peran Public Relations / Hubungan Masyarakat Public Relations memiliki beberapa peran yang dapat menunjang keberhasilan suatu perusahaan serta mengangkat citra positif suatu perusahaan. 1. Penasehat Ahli Manajemen Seorang praktisi PR yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship).
18
Jalaluddin Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1984
15 2. Fasilitator Komunikasi Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. 3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah Perusahaan Membantu pimpinan organisasi sebagai penasehat hingga mengambil tindakan eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. 4. Teknisi Komunikasi Praktisi PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in organization.19 Peranan komunikasi tersebut di dalam suatu aktivitas manajemen organisasi / lembaga masa kini atau perusahaan besar seperti PT Jamsostek (Persero) biasanya diserahkan atau dilaksanakan oleh pihak Public Relations / Biro Humas.
2.4. Fasilitator Fasilitator adalah orang yang memberikan bantuan dalam memperlancar proses komunikasi sekelompok orang, sehingga mereka dapat memahami atau memecahkan masalah secara bersama. Fasilitator bukanlah seseorang yang bertugas hanya memberikan nasehat atau pendapat ahli. Fasilitator harus menjadi nara sumber yang baik untuk berbagai permasalahan.
19
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, hal. 19-20, Rajawali Pers, 2003
16 Fasilitator harus mendengarkan pendapat setiap karyawan, menyimpulkan pendapat mereka, menggali keterangan lebih lanjut, dan membuat suasana akrab. Fasilitator harus menghargai sikap, pendapat, perasaan dari setiap karyawan. Fasilitator harus mempunyai pengetahuan yang cukup terhadap setiap persoalan. Fasilitator harus dapat menerima pendapat atau sikap yang mungkin kurang sesuai dengan pandangan masyarakat luas yang disampaikan oleh karyawan. Fasilitator menanggapi hal tersebut diatas dengan sikap terbuka.20
2.5. Manajemen Manajemen berasal dari kata kerja (bahasa Inggris) to manage yang berarti kontrol. Manajemen
sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.21 Manajemen berasal dari kata manage (bahasa latinnya: manus) yang berarti: memimpin, menangani, mengatur, dan membimbing. Menurut George R. Terry (1972) yang dikutip oleh Rosady Ruslan, SH, MM22: Manajemen sebagai sebuah proses yang khas dan terdiri dari tindakan-tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Dari definisi manajemen di atas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa fungsi pokok atau tahapan-tahapan dalam manajemen merupakan suatu proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut: perencanaan, pengorganisasian, penyusunan formasi, memimpin, dan pengawasan.
20 21 22
hqweb01.bkkbn.go.id/hqweb/ceria/pengelolaceria/pp3,fasilitator.html, Fasilitator http://www.bung-aswin.com/download/manajemen_manajer.pdf, Arti Manajemen Rosady Ruslan, Loc. Cit, hal.1
17 Peran Public Relations / Humas dalam konteks ilmu komunikasi sebagai suatu metode dan teknik komunikasi atau lembaga yang berperan sebagai penunjang manajemen, aktivitas organisasi, dan demi tercapainya tujuan bersama dalam suatu organisasi. Peranan Humas dalam sebuah organisasi berkaitan dengan tujuan utama dan fungsi-fungsi manajemen perusahaan. Peran Biro Humas PT Jamsostek (Persero) diharapkan dapat menjadi “mata” dan “telinga” serta “tangan kanan” top manajemen dalam organisasi / lembaga, selain itu diharapkan pula mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam perusahaan sebelum kebijakan itu dijalankan oleh perusahaan.
2.6. Karyawan Karyawan dari kata dasar "karya" berarti pekerja, seringkali di sebuah pabrik atau kantor besar. Oleh pemerintah Orde Baru kata ini digunakan untuk menggantikan istilah buruh yang sejak 1965 ditabukan di Indonesia. 23 Karyawan merupakan orang maupun sekelompok orang yang bekerja di suatu perusahaan, dengan segala tenaga dan pemikiran yang dimiliki dapat memajukan perusahaan tersebut. Karyawan dari PT Jamsostek (Persero) itu sendiri sangatlah banyak mencapai 5000 karyawan untuk seluruh Indonesia. Semua karyawan sangat berperan besar bagi kemajuan perusahaan.
23
http://id.wikipedia.org/wiki/Karyawan, Arti Karyawan
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Sifat Penelitian Berdasarkan tujuan dari penelitian yang penulis lakukan, yaitu ingin menggambarkan atau melakukan suatu pemetaan mengenai peran Humas internal di dalam perusahaan PT Jamsostek (Persero). Maka penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif dan bersifat deskriptif. Menurut Adi Nugroho24: “Metode deskriptif bertujuan untuk menggambarkan secara sistematis fakta atau karakteristik populasi tertentu secara faktual dan cermat.” Penelitian ini hanya memaparkan situasi atau peristiwa, penelitian ini tidak mencari atau menjelaskan hubungan, tidak menguji hipotesa atau membuat prediksi.25 Penelitian deskriptif ditujukan untuk mengumpulkan informasi faktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada, mengidentifikasi masalah, membuat perbandinganperbandingan atau evaluasi dan menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang. Ciri lain metode deskriptif ialah titik berat pada observasi dan suasana alamiah yaitu peneliti terjun ke lapangan bertindak sebagai pengamat. Jadi, penelitian deskriptif itu selain menjabarkan dan mengklasifikasi tetapi juga memadukan (sintesis) dan organisasi26.
24
Nugroho, Metode Penelitian, 1996, hal. 35 Jalaluddin Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, hal.24, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1995 26 Jalaluddin Rakhmat, Ibid, hal.25 25
19 Penelitian deskriptif ditujukan untuk27: 1. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada, 2. Mengidentifikasi masalah atau memeriksa kondisi dan praktek-praktek yang berlaku, 3. Membuat perbandingan atau evaluasi, 4. Menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang. Metode deskriptif kualitatif dilakukan untuk mencari jawaban dengan cara menggunakan dan menjelaskan perihal yang ditemukan dilapangan, pendekatan ini dilakukan dengan mengadakan survey lapangan dengan jalan: a. Mengadakan pengamatan langsung b. Mengadakan pengumpulan data-data c. Mengadakan penganalisaan data-data d. Mengadakan penelitian dari data yang didapat di lapangan28 Tujuan dari penelitian kualitatif ini adalah untuk mendapatkan pemahaman yang sifatnya umum terhadap kenyataan sosial dari perspektif partisipan. Pemahaman tersebut tidak ditentukan terlebih dahulu tetapi diperoleh setelah melakukan analisis terhadap kenyataan sosial yang menjadi fokus penelitian, dan kemudian ditarik suatu kesimpulan berupa pemahaman umum tentang kenyataan-kenyataan tersebut29. Selain itu, pendekatan kualitatif juga bertujuan mengumpulkan data berupa kata-kata tertulis
27
Ibid http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/3/jbptgunadarma-gdl-s1-2005-indripanda-103babi.pdf, Metode Penelitian
28
29
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, hal.53, Rajawali Pers, 2003
20 atau lisan dari orang-orang dan perilaku objek yang diamati. Pendekatan ini diarahkan pada latar individu secara holistik (utuh) dalam hal ini tidak boleh mengisolasi individu atau organisasi ke dalam variabel atau hipotesa, tetapi memandangnya sebagai suatu keutuhan30.
3.2. Metode Penelitian Metode yang digunakan yaitu studi kasus (case study). Penelitian studi kasus adalah penelitian tentang status penelitian yang berkenaan dengan suatu fase spesifik atau khas dari keseluruhan personalitas. Subjek penelitian ini bisa saja individu, kelompok, lembaga, maupun masyarakat. 31 Ditinjau dari wilayahnya maka penelitian kasus hanya meliputi daerah atau subjek yang sangat sempit, tetapi ditinjau dari sifat penelitian, penelitian harus lebih mendalam. 32 Latar belakang penelitian ini ditekankan pada bagaimana membina hubungan baik diantara manajemen dengan karyawan, sehingga dapat mempersatukan kepentingan setiap elemen yang ada di dalamnya, guna mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Sasaran atau obyek penelitian dibatasi agar data yang diambil dapat digali sebanyak mungkin serta agar penelitian ini tidak dimungkinkan adanya pelebaran obyek penelitian. Desainnya bersifat umum, dan berubah-berubah, berkembang sesuai dengan situasi di lapangan sehingga bersifat fleksibel dan terbuka.33
30
Lexy. J. Moleong, MA, Metodologi Penelitian Kualitatif, hal.6, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 1998 31 Moh. Nazir, Metode Penelitian Kualitatif, Jakarta, Ghalia Indonesia, 1988, hal.66 32 Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, hal.120, Penerbit: PT Rineka Cipta, Jakarta, 2002 33 www.petra.ac.id/~puslit/journals/request.php?PublishedID=MAN02040206, Perbedaan Dasar antara Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif
21 Metode penelitian studi kasus ini dilaksanakan dengan melakukan wawancara secara mendalam (Indepth Interview) kepada para key informan yang dalam penelitian ini adalah Direktur Utama, Kepala Biro, Kepala Urusan, serta staf Humas, dan Kepala Biro Sekretariat Perusahaan, yang akan diwawancarai berdasarkan pertanyaan-pertanyaan yang dibuat oleh peneliti yang berhubungan dengan topik penelitian
3.3. Key Informan Dalam penelitian kualitatif, posisi narasumber sangat penting, bukan sekadar memberi respon melainkan juga sebagai pemilik informasi. Mereka disebut sebagai informan atau disebut juga sebagai subjek yang diteliti, karena ia bukan saja sebagai sumber data melainkan juga aktor atau pelaku yang ikut menentukan berhasil tidaknya sebuah penelitian berdasarkan informasi yang diberikan. Key informan yang berkompeten untuk diwawancara dan diminta informasi sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bapak H. Hotbonar Sinaga, Direktur Utama PT Jamsostek (Persero) Alasan: Beliau merupakan Top Manajemen yang membawahi langsung Biro Humas PT Jamsostek (Persero). 2. E. Ilyas Lubis, Kepala Biro Humas PT Jamsostek (Persero), Alasan: Beliau adalah orang terpenting yang ada di Biro Humas, sehingga Beliaulah yang paling paham mengenai seluk beluk Humas.
22 3. Armada Abdul Karim, Kepala Biro Sekretariat Perusahaan PT Jamsostek (Persero) Alasan: Beliau merupakan orang terpenting dimana bironya selalu berkaitan dengan Biro Humas. 4. Ebenezer Simanjuntak, Kepala Urusan Internal Biro Humas PT Jamsostek (Persero), Alasan: Beliau adalah tangan kanan dari Kepala Biro Humas yang membantu khususnya hubungan internal dengan karyawan. 5. Monika Desianti, Staf Biro Humas PT Jamsostek (Persero), Alasan: Beliau adalah orang yang membantu Biro Humas baik dari segi administrasi sampai hal lainnya.
3.4. Teknik Pengumpulan Data Analisa data menurut Patton seperti dikutip Lexy Moleong34, adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Teknik yang penulis gunakan dalam pengumpulan data ada 2 (dua) macam, sebagai berikut: 3.4.1. Data Primer Dengan melakukan wawancara secara mendalam, dengan cara mengadakan tanya jawab dengan orang yang berwenang dan berkepentingan yang dapat memberikan data tentang masalah yang dibahas, berupa keterangan langsung. Data ini diperlukan
34
Moleong, Lexy, 280
23 untuk memperdalam atau memperkaya data. Hasil dari wawancara tersebut akan dianalisis dan dibuat suatu kesimpulan. Wawancara dilakukan tidak berstruktur, artinya tidak berstruktur adanya kebebasan peneliti mengajukan pertanyaan dapat beralih-alih dari satu pokok pertanyaan ke pokok pertanyaan yang lain, sedangkan data yang terkumpul dari wawancara bebas itu dapat beraneka ragam, tetapi tetap berpedoman kepada tema yang akan diteliti oleh peneliti. 3.4.2. Data Sekunder Dengan cara studi kepustakaan yaitu dengan cara mempelajari buku-buku dan bahan-bahan tertulis yang ada hubungannya dengan permasalahan penulisan. Selain itu juga diambil bahan tertulis maupun teori yang didapat pada saat kuliah.
3.5. Definisi Konsep dan Fokus Penelitian 3.5.1. Definisi Konsep Untuk pelaksanaan penelitian ini, berbagai konsep dan istilah perlu dijelas. Definisi konsepnya yaitu: 1. Peranan adalah dinamisasi dari status atau adanya kedudukan yang apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya maka dia menjalankan suatu peranan.35” Unsur-unsur yang ada dalam peranan adalah adanya tugas, status, kedudukan, hak dan kewajiban. 2. Hubungan masyarakat (Humas) merupakan fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling
35
Soerjono Soekamto, Sosiologi Suatu Pengantar, hal.208, 2001
24 pengertian, penerimaan, dan kerjasama antara organisasi dan masyarakatnya, yang melibatkan manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespon pendapat umum, mendefinisi dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan,dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya.36 3. Fasilitator adalah orang yang memberikan bantuan dalam memperlancar proses komunikasi sekelompok orang, sehingga mereka dapat memahami atau memecahkan masalah secara bersama, dimana bisa menjadi nara sumber yang baik untuk berbagai permasalahan, dapat mendengarkan pendapat setiap karyawan, menyimpulkan pendapat mereka, menggali keterangan lebih lanjut, dan membuat suasana akrab. 37 4. Manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien.38 5. Karyawan merupakan orang yang bekerja pada suatu perusahaan, dimana memiliki ikatan terhadap perusahaan tersebut. Pemikiran serta tenaga mereka sangat bermanfaat demi kemajuan perusahaan.
36 37 38
Cutlip, 2005, Pengantar Humas , hal. 2, Modul Ibu Emilia Bassar hqweb01.bkkbn.go.id/hqweb/ceria/pengelolaceria/pp3,fasilitator.html, Fasilitator http://www.bung-aswin.com/download/manajemen_manajer.pdf, Arti Manajemen
25 3.5.2. Fokus Penelitian Fokus penelitian merupakan garis besar dari pengamatan penelitian, dan dalam penelitian ini yang menjadi fokus penelitiannya adalah
peran Biro Humas
PT Jamsostek (Persero) sebagai fasilitator antara manajemen dengan karyawan. Fokus penelitian dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Peran Humas sebagai fasilitator mencakup 2 (dua) hal yaitu: a. Peran Humas sebagai Fasilitator Komunikasi Yaitu menjadi pendengar yang sensitif dan menjadi fasilitator komunikasi yang berfungsi sebagai penghubung, penerjemah dan menjadi mediator antara organisasi dan publiknya dalam hal menyampaikan kebijakankebijakan maupun keputusan organisasi. b. Peran Humas sebagai Fasilitator Pemecah Masalah Yaitu berperan mencarikan solusi dari suatu permasalahan, menjadi penengah dalam konflik, menganalisa dan memahami suatu permasalahan, melaksanakan riset, dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, dan merupakan bagian dari Manajemen. 3. Bagi Biro Humas aktifitas internal yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui keadaan atau kondisi para karyawan, sehingga nantinya akan diperoleh informasi tentang keadaan para karyawan, informasi ini berguna bagi humas untuk dapat memecahkan kendala atau problem yang berpeluang muncul dikemudian hari, juga bermanfaat dalam menciptakan kebersaman, silahturahmi, dan pembinaan kerjasama bagi karyawan. Sedangkan bagi karyawan, dengan adanya aktifitas internal humas, karyawan akan merasa diperhatikan serta dihargai keberadaannya. Hal ini secara tidak langsung tentu
26 akan menimbulkan rasa memiliki / loyalitas pada perusahaan. Sedangkan dapat diketahui pula bahwa hasil dari aktifitas internal humas, digunakan sebagai input dalam menentukan program kebijakan yang akan dijalankan dikemudian hari.
3.6. Tekhnik Analisa Data Analisa data adalah proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah untuk dibaca dan diinterpretasikan. Data yang telah terkumpul selanjutnya dianalisis melalui teknik analisis data deskriptif, data yang terkumpul akan diolah dan dicari hubungan antar fenomena sehingga dihasilkan suatu uraian yang runtut dan sistematis, yang pada akhirnya akan diperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai pokok permasalahan dalam penelitian. Selanjutnya data diolah dan dianalisa kemudian ditarik kesimpulan untuk menjawab masalah pokok penelitian. Peneliti memaparkan data yang diperoleh secara apa adanya.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum PT Jamsostek (Persero)
4.1.1. Sejarah Berdirinya PT Jamsostek (Persero)
Penyelenggara program jaminan sosial merupakan salah satu tanggung jawab dan kewajiban negara untuk memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat. Sesuai dengan kondisi kemampuan keuangan negara, Indonesia seperti halnya berbagai negara berkembang lainnya, mengembangkan program jaminan sosial berdasarkan funded social security, yaitu jaminan sosial yang didanai oleh peserta dan masih terbatas pada masyarakat pekerja di sektor formal.
Sejarah terbentuknya PT Jamsostek (Persero) mengalami proses yang panjang, dimulai dari UU No. 33/1947 jo UU No.2/1951 tentang kecelakaan kerja, Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) No. 48/1952 jo PMP No.8/1956 tentang pengaturan bantuan untuk usaha penyelenggaraan kesehatan buruh, PMP No. 15/1957 tentang pembentukan Yayasan Sosial Buruh, PMP No.5/1964 tentang pembentukan Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS), diberlakukannya UU No.14/1969 tentang Pokok-pokok Tenaga Kerja, secara kronologis proses lahirnya asuransi sosial tenaga kerja semakin transparan. Setelah mengalami kemajuan dan perkembangan, baik menyangkut landasan hukum, bentuk perlindungan maupun cara penyelenggaraan, pada tahun 1977 diperoleh suatu tonggak sejarah penting dengan dikeluarkannya Peraturan
28
Pemerintah (PP) No. 33 tahun 1977 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK), yang mewajibkan setiap pemberi kerja / pengusaha swasta dan BUMN untuk mengikuti program ASTEK. Terbit pula PP No.34/1977 tentang pembentukan wadah penyelenggara ASTEK yaitu Perum Astek. Tonggak penting berikutnya adalah lahirnya UU No. 3 tahun 1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK). Dan melalui PP No.36/1995 ditetapkannya PT Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Program Jamsostek memberikan perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja dan keluarganya, dengan memberikan kepastian berlangsungnya arus penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau seluruhnya penghasilan yang hilang, akibat resiko sosial. Selanjutnya pada akhir tahun 2004, Pemerintah juga menerbitkan UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional, yang berhubungan dengan Amandemen UUD 1945 dengan perubahan pada pasal 34 ayat 2, dimana Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) telah
mengesahkan
Amandemen
tersebut,
yang
kini
berbunyi
:
"Negara
mengembangkan sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan memberdayakan masyarakat yang lemah dan tidak mampu sesuai dengan martabat kemanusiaan". Manfaat perlindungan tersebut dapat memberikan rasa aman kepada pekerja sehingga dapat lebih berkonsentrasi dalam meningkatkan motivasi maupun produktivitas kerja.
29
Kiprah Perseroan yang mengedepankan kepentingan dan hak normative Tenaga Kerja di Indonesia terus berlanjut. Sampai saat ini, PT Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 program, yang mencakup Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) bagi seluruh tenaga kerja dan keluarganya. Dengan penyelenggaraan yang makin maju, program Jamsostek tidak hanya bermanfaat kepada pekerja dan pengusaha tetapi juga berperan aktif dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomian bagi kesejahteraan masyarakat dan perkembangan masa depan bangsa.
4.1.2. Visi dan Misi PT Jamsostek (Persero)
Visi
Menjadi lembaga penyelenggara jaminan sosial tenaga kerja yang terpercaya dengan mengutamakan pelayanan prima dan manfaat optimal bagi seluruh peserta.
Misi
1. Meningkatkan dan mengembangkan Mutu Pelayanan dan Manfaat kepada peserta berdasarkan Prinsip Profesionalisme. 2. Meningkatkan jumlah kepesertaan program Jaminan Sosial Tenaga Kerja. 3. Meningkatkan Budaya Kerja melalui kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dan penerapan Good Corporate Governance (GCG). 4. Mengelola dana peserta secara optimal dengan mengutamakan prinsip kehatihatian (prudent).
30
5. Meningkatkan Corporate Values dan Corporate Images.
Motto Perusahaan
Pelindung Pekerja, Mitra Pengusaha
4.1.3. Struktur Organisasi PT Jamsostek (Persero)
Struktur Organisasi PT. Jamsostek (Persero) sebagaimana tertuang dalam Surat Keputusan Direksi Nomor: KEP/190/082007 01 Agustus 2007 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja PT. Jamsostek (Persero) (Terlampir), adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Struktur Organisasi PT Jamsostek (Persero)
31 4.1.4. Logo PT Jamsostek (Persero)
4.1.5. Program –Program PT Jamsostek (Persero)
1. Jaminan Hari Tua (JHT)
Program Jaminan Sosial merupakan program perlindungan yang bersifat dasar bagi tenaga kerja yang bertujuan untuk menjamin adanya keamanan dan kepastian terhadap resiko-resiko sosial ekonomi, dan merupakan sarana penjamin arus penerimaan penghasilan bagi tenaga kerja dan keluarganya akibat dari terjadinya resiko-resiko sosial dengan pembiayaan yang terjangkau oleh pengusaha dan tenaga kerja. Resiko sosial ekonomi yang ditanggulangi oleh program tersebut terbatas saat terjadi peristiwa kecelakaan, sakit, hamil, bersalin, cacat, hari tua dan meninggal dunia, yang mengakibatkan berkurangnya atau terputusnya penghasilan tenaga kerja dan / atau membutuhkan perawatan medis. Penyelenggaraan Program Jaminan Sosial ini menggunakan mekanisme Asuransi Sosial.
32
2. Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK)
JPK adalah salah satu program Jamsostek yang membantu tenaga kerja dan keluarganya mengatasi masalah kesehatan. Mulai dari pencegahan, pelayanan di klinik kesehatan, rumah sakit, kebutuhan alat bantu peningkatan pengetahuan, dan pengobatan, secara efektif dan efisien. Setiap tenaga kerja yang telah mengikuti program JPK akan diberikan KPK ( Kartu Pemeliharaan Kesehatan ) sebagai bukti diri untuk mendapatkan pelayanan kesehatan.
3. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)
Kecelakaan kerja termasuk penyakit akibat kerja merupakan resiko yang harus dihadapi oleh tenaga kerja dalam melakukan pekerjaannya. Untuk menanggulangi hilangnya sebagian atau seluruh penghasilan yang diakibatkan oleh adanya resiko resiko sosial seperti kematian atau cacat karena kecelakaan kerja baik fisik maupun mental, maka diperlukan adanya jaminan kecelakaan kerja. Kesehatan dan keselamatan tenaga kerja merupakan tanggung jawab pengusaha sehingga pengusaha memiliki kewajiban untuk membayar iuran jaminan kecelakaan kerja yang berkisar antara 0,24% sampai dengan 1,74% sesuai kelompok jenis usaha.
4. Jaminan Kematian (JKM)
Jaminan Kematian diperuntukkan bagi ahli waris tenaga kerja yang menjadi peserta Jamsostek yang meninggal bukan karena kecelakaan kerja. Jaminan Kematian diperlukan sebagai upaya meringankan beban keluarga baik dalam bentuk biaya pemakaman maupun santunan berupa uang. Pengusaha wajib menanggung iuran
33
Program Jaminan Kematian sebesar 0,3 % dengan jaminan kematian yang diberikan adalah Rp 12 Juta terdiri dari Rp 10 juta santunan kematian dan Rp 2 juta biaya pemakaman dan santunan berkala.
5. Dana Peningkatan Kesejahteraan Peserta dan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (DPKP dan PKBL)
Dana Peningkatan Kesejahteraan Peserta
Merupakan
dana
yang
dihimpun
dan
digunakan
untuk
meningkatkan
kesejahteraan peserta program Jamsostek yang diambil dari sebagian dana hasil keuntungan PT. Jamsostek (Persero). Pelaksanaan program DPKP ini berlandaskan pada Surat Menteri Keuangan No. S-521/MK.01/2000, tanggal 27 Oktober 2000 tentang Pedoman Umum Dana Peningkatan Kesejahteraan Pekerja (DPKP). Program-program DPKP yang sudah dilaksanakan terdiri dari dua jenis yaitu :
1. DPKP Bergulir (Dikembalikan) a. Investasi Jangka Panjang, seperti : o
Pembangunan Rumah Susun Sewa
o
Pembangunan Fasilitas Pelayanan Kesehatan
b. Pinjaman dana mencakup :
o
Pinjaman Uang Muka Perumahan (PUMP)
o
Pinjaman Koperasi Karyawan / Pekerja
34
2. DPKP Tidak Bergulir (Hibah) a. Bidang Kesehatan, antara lain : o
Bantuan untuk renovasi RS / Poliklinik
o
Bantuan mobil Ambulance kepada RS / Poliklinik
o
Bantuan peralatan medis kepada RS / Poliklinik
o
Pelayanan kesehatan secara cuma-cuma
b. Bidang Pendidikan, seperti : o
Bea Siswa
o
Pelatihan Tenaga Kerja
o
Bantuan untuk Balai Latihan Kerja
c. Bantuan Keuangan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL)
Program kemitraan ini merupakan kerjasama antara BUMN dengan Usaha Kecil yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan usaha kecil agar menjadi tangguh dan mandiri melalui pemanfaatan dana dari bagian laba BUMN, sesuai dengan Keputusan Menteri BUMN No.KEP-236/MBU/2003. Kelompok Usaha Kecil ini dapat berbadan hukum seperti PT, Koperasi, CV, Fa atau tidak berbadan hukum atau Perorangan. Adapun Jenis Program Kemitraan ini antara lain :
1. Pinjaman Biasa, yaitu pinjaman yang diberikan kepada Usaha Kecil atas dasar untuk penambahan modal kerja dan bukan atas dasar pesanan dari rekanan Usaha Kecil.
35
2. Pinjaman Khusus, yaitu pinjaman yang diberikan kepada Usaha Kecil atas dasar pesanan dari rekanan Usaha Kecil.
Gambaran Umum Humas PT Jamsostek (Persero) Mengapa Humas Penting di PT Jamsostek (Persero)
Humas merupakan perantara antara manajemen dengan karyawan begitu pula sebaliknya. Humas merupakan komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerjasama dan pemenuhan kepentingan bersama, serta fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Selain itu humas sangat dibutuhkan di PT Jamsostek (Persero) karena: 1. Banyak kegiatan / kemajuan yang tidak terpublikasikan. 2. Banyak pihak yang belum paham Jamsostek. 3. Program Jamsostek masih dipandang sebagai suatu kewajiban dan bukannya kebutuhan. 4. Tingkat pemahaman masyarakat terhadap Jamsostek masih bervariasi. 5. Jamsostek sebagai program pelayanan publik yang rentan terhadap komplain / keluhan. 6. Banyak pihak yang masih kurang peduli terhadap program Jamsostek.
36 Humas Jamsostek dalam berkomunikasi memiliki 10 (sepuluh) prinsip dalam berkomunikasi yang harus dipahami dengan baik, yaitu: 1. Kejujuran Pada prinsipnya setiap insan PT Jamsostek (Persero) tidak diperbolehkan berlaku curang dan bohong dalam menyampaikan pesan. Katakan yang benar, walaupun tidak seluruh informasi harus diungkapkan kepada semua orang. (tell the truth, but not the whole truth). 2. Keterbukaan Jangan menyembunyikan informasi yang seharusnya diketahui baik oleh karyawan maupun pelanggan / customer. Misalnya hak - hak yang seharusnya dinikmati oleh karyawan / pelanggan. 3. Kesetaraan Menganggap mitra bicara atau pihak lain yang berkomunikasi memiliki hak yang sejajar. Artinya tidak meremehkan atau menganggap orang lain lebih rendah martabatnya / derajatnya, walaupun secara posisi / jabatan kebetulan berada dibawah / lebih rendah. Contoh : tidak boleh melecehkan, menghina, membuka aib, menganggap orang lain bodoh, mencaci maki dan melontarkan ucapan tidak terpuji lain. Beberapa sikap atau tindakan tersebut tergolong insulting communications (komunikasi yang melecehkan / menghina). Jadi perlu ditanamkan sikap rendah hati dalam berkomunikasi.
37 4. Saling Percaya Interaksi dan komunikasi dengan pihak eksternal perlu dilandasi rasa saling percaya (trust), sesuai dengan nilai-nilai yang ada dalam Budaya Perusahaan. Artinya, pimpinan dan karyawan tidak diperkenankan menyalahgunakan kepercayaan, jabatan atau wewenang untuk kepentingan pribadi atau pihak tertentu. 5. Empati Setiap insan PT Jamsostek mampu merasakan atau memiliki rasa keberpihakan terhadap masalah yang dihadapi pihak lain. Misalnya, ikut merasakan duka cita yang mendalam apabila anggota masyarakat atau warga tertimpa musibah atau dukacita. Wujud empati tersebut antara lain dalam bentuk bantuan fisik atau fasilitas, pengungsian, dan lain-lain. 6. Saling Menghargai Dapat memahami keragaman adat-istiadat, karakter dan keyakinan warga masyarakat yang pluralistik, sehingga tetap bisa menghargai perbedaan sebagai sebuah khasanah yang memperkaya budaya lokal dan nasional. 7. Apresiasi Mampu melihat sisi positif atau potensi masyarakat dan bisa memperlihatkan apresiasi melalui ucapan, sikap dan tindakan nyata yang menyenangkan pihak luar.
38 8. Keteladanan Setiap pimpinan bahkan karyawan biasa harus mampu memberikan keteladanan mulai dari diri masing-masing. Ucapan akan lebih kuat dampaknya bila disertai dengan perbuatan yang nyata. Artinya, terdapat konsistensi antara ucapan dan tindakan nyata. Apabila hal ini ditempuh secara konsisten, maka dampaknya akan terasa oleh publik dan memperbaiki reputasi perusahaan. 9. Pemberdayaan Sesama rekan kerja, pimpinan terhadap bawahan, serta pimpinan atau karyawan dalam melihat pihak luar harus memiliki semangat untuk mengoptimalkan potensi masyarakat untuk lebih maju, sejahtera, produktif dan berprestasi. 10. Persaudaraan PT Jamsostek (Persero) kantor-kantor cabang adalah aset setiap pemerintah daerah yang perlu dijaga dan agar lebih optimal untuk membantu mempererat rasa persaudaraan masyarakat sebagai sesama warga sebagai saudara sebangsa dan setanah air. Persaudaraan warga diarahkan untuk memperkuat rasa cinta tanah air (nasionalisme) yang dilandasi akar budaya daerah dan spritualitas keagamaan.
Visi, Misi, Tujuan, dan Strategi Biro Humas
Visi
Menjadi lokomotif dalam peningkatan citra PT. Jamsostek (Persero).
39 Misi
Merencanakan, mengarahkan, mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan kehumasan di perusahaan.
Tujuan
Pencitraan positif PT. Jamsostek (Persero) bagi stakeholders / pemangku kepentingan.
Strategi
Mengubah paradigma stakeholders / pemangku kepentingan melalui sosialisasi program dan kegiatan secara intensif, serta menjalin hubungan kemitraan yang harmonis.
Fungsi dan Tugas Biro Humas
Fungsi
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan komunikasi ekstern dan intern guna membentuk citra positif perusahaan dan keselarasan kerja internal.
40
Tugas
1. Menyusun strategi komunikasi korporat dalam rangka membentuk citra positif perusahaan. 2. Memantau dan mengarahkan pendapat umum yang berkaitan dengan perusahaan untuk menciptakan citra positif perusahaan. 3. Membina hubungan dengan para stakeholders (legislatif, eksekutif, organisasi perusahaan, organisasi pekerja, dan lain-lain) untuk dapat menyampaikan informasi yang diperlukan dengan cepat, tepat, dan efisien. 4. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan komunikasi melalui media massa baik cetak maupun elektronik (above the line) dan kegiatan pameran, seminar, talkshow, sponsorship (below the line). 5. Mengelola sarana komunikasi internal dan materi situs internet perusahaan. 6. Memastikan implementasi corporate identity.
Urusan dan Fungsinya di Biro Humas Untuk menjalankan fungsi dan tugas tersebut di atas, Biro Humas terdiri dari 3 Urusan, yaitu:
1. Urusan Promosi Publikasi
Fungsi:
Merencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan penyiapan materi bahan untuk promosi, publikasi guna meningkatkan pemahaman masyarakat tentang program jaminan sosial tenaga kerja sehingga terbentuk citra positif perusahaan.
41
2. Urusan Komunikasi Eksternal
Fungsi:
Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan pembinaan hubungan baik dengan mitra kerja strategis guna membangun citra positif perusahaan.
3. Urusan Komunikasi Internal
Fungsi:
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan tata laksana kehumasan di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan intern perusahaan antar unit kerja guna menyelaraskan persepsi karyawan.
Struktur Organisasi Biro Humas Berdasarkan kepada Keputusan Direksi Nomor: KEP/05/012006 (Terlampir)
STRUKTUR ORGANISASI BIRO HUMAS PT. JAMSOSTEK (PERSERO) STRUKTUR ORGANISASI Kepala Biro Humas Sekretaris 2
Kepala Urusan Promosi dan Publikasi
Penata Promosi
Penata Publikasi
Kepala Urusan Komunikasi Eksternal
Kepala Urusan Komunikasi Internal
Penata Komunikasi Media
Penata Komunikasi Internal
Penata Komunikasi kelembagaan
Administrator Dokumentasi
42
4.2.6. Kedudukan Humas dalam Struktur Organisasi PT Jamsostek (Persero) Kedudukan Biro Humas dalam struktur organisasi berada di bawah Direktur Utama, sehingga semua kegiatan baik internal maupun eksternal harus atas persetujuan Direktur Utama dan wajib untuk melaporkan setiap perkembangan dari kegiatan tersebut.
Humas merupakan bagian integral dari suatu perusahaan yang berfungsi sebagai mediator yang menjembatani komunikasi, menjadi komunikator dan bertindak sebagai juru bicara perusahaan sehubungan dengan kebijakan-kebijakan yang dijalankan, menginformasikan acara-acara dan kegiatan yang berhubungan dengan sosialisasi. Seluruh kegiatan Humas pada hakikatnya adalah kegiatan komunikasi yang bersifat timbal balik. Kegiatan komunikasi tersebut sebagian besar merupakan penyampaian atau penyebaran informasi dari suatu perusahaan dalam hal ini adalah PT Jamsostek (Persero) kepada karyawan yang menjadi sasaran. Diharapkan dari informasi tersebut didapatkan feed back dari karyawan untuk kemudian dianalisa.
4.3. Hasil Penelitian Bab ini merupakan isi dari uraian penulis mengenai hasil penelitian. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif. Hasil penelitian diperoleh berdasarkan wawancara mendalam (Indepth Interview) dengan narasumber yaitu: Bapak Hotbonar Sinaga, Bapak E. Ilyas Lubis, Bapak Ebenezer Simanjuntak, selain itu juga diperoleh data-data dari pihak-pihak yang membantu program Humas, diantaranya yaitu Ibu Monik selaku staf Biro Humas. Narasumber tersebut merupakan
43
orang-orang yang berkaitan langsung dengan program Humas serta mempunyai peranan penting dan berkompeten dengan topik ini.
Seperti yang sudah dijelaskan dalam bab sebelumnya , bahwa menurut Rosady Ruslan ( Manajemen Public Relations & Media Komunikasi ) Humas memiliki beberapa peran yang dapat menunjang keberhasilan suatu perusahaan serta mengangkat citra positif suatu perusahaan, yaitu: sebagai Penasehat Ahli Manajemen, sebagi Fasilitator Komunikasi, sebagai Fasilitator Proses Pemecahan Masalah Perusahaan, dan sebagai Teknisi Komunikasi.39
Sedangkan fasilitator merupakan orang yang memberikan bantuan dalam memperlancar proses komunikasi sekelompok orang, sehingga mereka dapat memahami atau memecahkan masalah secara bersama.40
Dengan demikian pengertian peran biro humas PT Jamsostek (Persero) sebagai fasilitator manajemen dengan karyawan adalah peran humas dalam memfasilitasi antara pihak manajemen dengan karyawan dimana selain berperan sebagai fasilitator komunikasi juga sebagai fasilitator pemecah masalah perusahaan.
Teori tersebut yang digunakan oleh penulis sebagai dasar untuk melakukan analisa data hasil penelitian mengenai ”Peran Biro Humas PT Jamsostek (Persero) sebagai Fasilitator Manajemen dengan Karyawan”.
39 40
Rosady Ruslan, Op. Cit, hal. 19-20 hqweb01.bkkbn.go.id/hqweb/ceria/pengelolaceria/pp3,fasilitator.html, Fasilitator
44
Maka
hal terpenting
adalah
memberikan
arah
dalam mendeskripsikan
permasalahan tersebut dengan menguraikan sistematika yang telah disusun oleh penulis sebagai berikut:
1. Peran Biro Humas PT Jamsostek (Persero) sebagai Fasilitator Manajemen dengan Karyawan. Peran yang akan diteliti pada dasarnya terbagi dalam dua, yaitu: peran sebagai fasilitator komunikasi dan peran sebagai pemecah masalah perusahaan. Bagaimana humas menjalankan peran tersebut di setiap program maupun kebijakan yang muncul dari manajemen, serta bagaimana humas dalam mencarikan solusi yang terbaik di setiap masalah yang sedang terjadi. 2. Pendekatan yang dilakukan oleh biro humas untuk mendapatkan informasi serta mensosialisasikannya kembali kepada karyawan, serta langkah-langkah yang dilakukan humas dalam menjalankan perannya tersebut.
4.3.1. Peran Humas sebagai Fasilitator Komunikasi
Permasalahan yang timbul akibat kurang baiknya komunikasi yang diciptakan dan diterapkan pimpinan dapat mengakibatkan ketidakpuasan para anggota internal perusahaan, dimana hal tersebut dapat menjadi penyebab permasalahan yang timbul di dalam internal perusahaan. Para karyawan yang tidak puas akan berpengaruh pada meningkatnya absensi, menurunnya produktivitas dan motivasi kerja, timbul rasa tidak percaya terhadap pimpinan, manajemen, bahkan terhadap perusahaan juga. Hal tersebut sangat fatal bagi perusahaan. Disamping itu, salah satu penyebab gagalnya jalinan hubungan komunikasi yang baik antara pimpinan dan karyawan karena masih ada pemimpin yang kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang
45
sedang dihadapi perusahaan. Hal ini disebabkan para pemimpin tersebut masih menganut peraturan lama yaitu pemimpin cukup memberitahukan pada karyawan apa yang perlu mereka ketahui saja. Dalam menghadapi komunikasi seperti penjelasan diatas, diperlukan adanya peranan fasilitator dalam perusahaan yaitu Biro Humas.
Sebagai fasilitator komunikasi, Biro Humas harus mampu bertindak sebagai sumber informasi dan kontak resmi pemimpin, tingkat manajemen dan para karyawan. Selain
itu praktisi Humas juga harus dapat menjadi pendengar yang
sensitif dan menjadi fasilitator komunikasi yang berfungsi sebagai penghubung, penerjemah dan menjadi mediator antara organisasi dan publiknya dalam hal menyampaikan kebijakan-kebijakan maupun keputusan organisasi. Praktisi humas juga harus dapat menjadi peneliti maupun mengamati opini dan isu di tengah khalayak.
Menurut Ebenezer Simanjuntak, selaku Kepala Urusan Komunikasi Internal Biro Humas41:
”Biro Humas Jamsostek senantiasa menjalankan perannya sebagai fasilitator komunikasi. Hal tersebut dapat dilihat dari beberapa kasus dimana praktisi humas berperan sebagai fasilitator komunikasi. Misalnya memfasilitasi konflik antara karyawan dengan SPJ (Serikat Pekerja Jamsostek), karyawan dengan Direksi, Direksi dengan Direktur Utama, mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pimpinan, dan sebagainya. Selain dari itu, praktisi humas Jamsostek juga berperan menjembatani komunikasi antara karyawan dengan pimpinan, misal: mengadakan acara dialog terbuka, menyampaikan pendapat karyawan kepada pimpinan secara formal (melalui rapat) maupun informal, dan sebagainya.”
41
Hasil wawancara dengan Ebenezer Simanjuntak (Kaur Komunikasi Internal), 29 Mei 2008
46
Dari uraian tersebut menunjukkan bahwa pihak internal sudah memahami betapa pentingnya peran humas, bahkan menganggap humas adalah salah satu sumber informasi yang dapat dipercaya menyampaikan aspirasinya ke pimpinan, karena praktisi humas selalu terlibat atau dilibatkan dalam setiap pertemuan (rapat) baik formal maupun informal. Hal tersebut dimaksudkan agar praktisi humas dapat memberikan masukan-masukan dan memahami informasi perusahaan secara langsung.
“Pada dasarnya manajemen yang ada di PT Jamsostek (Persero) yaitu up to down dan sebaliknya down to up. Karyawan membutuhkan informasi segala hal menyangkut perusahaan tempat mereka bekerja, begitu pula manajemen. Oleh karena itu butuh kanal atau saluran yang bisa membantu menyalurkan informasi tersebut sehingga informasi yang didapat tidak simpang siur. Biro Humas sesuai dengan fungsinya berkewajiban menjadi perantara atau fasilitator antara kedua belah pihak. Informasi tersebut bisa melalui surat edaran, klipping, maupun buletin.” Tambah Ebenezer Simanjuntak.42 Bapak Hotbonar Sinaga, selaku Direktur Utama berpendapat bahwa43:
”Setiap perusahaan sejak awal berdiri memerlukan peran serta dari Humas. Oleh karena itu perusahaan BUMN yang bergerak di bidang Asuransi pun membutuhkan Humas dalam struktur organisasi perusahaan dan dalam menjalankan fungsional serta tugas-tugas dari seorang Humas. Penempatan Biro Humas dalam struktur organisasi berada di bawah saya, dimana penempatan ini merupakan suatu kebutuhan perusahaan yang dilihat dari kemajuan teknologi serta komunikasi, yang tentunya pengalokasian dari sumber daya manusia dalam Biro Humas harus memenuhi persyaratan tertentu seperti mempunyai tanggung jawab terhadap tugas dan perannya serta mampu berkomunikasi dengan baik, mempunyai kredibilitas sebagai Humas yang handal dan disiplin yang tinggi.”
42 43
Hasil wawancara dengan Ebenezer Simanjuntak (Kaur Komunikasi Internal), 26 Mei 2008 Hasil wawancara dengan H. Hotbonar Sinaga (Direktur Utama), 09 Juni 2008
47
Berdasarkan pengamatan peneliti, Humas bertindak sebagai sumber informasi dan kontak resmi pemimpin, tingkat manajemen dan para karyawan. Biro Humas dapat mengelola komunikasi antara pemimpin dengan karyawan dan seluruh anggota perusahaan, memfasilitasi perubahan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan membuat saluran komunikasi tetap terbuka. Bagi Biro Humas, aktifitas internal yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui keadaan atau kondisi para karyawan, sehingga nantinya akan diperoleh informasi tentang keadaan para karyawan, informasi ini berguna bagi humas untuk dapat memecahkan kendala atau problem yang berpeluang muncul dikemudian hari, juga bermanfaat dalam menciptakan kebersaman, silaturahmi, dan pembinaan kerjasama bagi karyawan. Sedangkan bagi karyawan, dengan adanya aktifitas internal humas, karyawan akan merasa diperhatikan serta dihargai keberadaannya. Hal ini secara tidak langsung tentu akan menimbulkan rasa memiliki / loyalitas pada perusahaan. Hasil dari aktifitas internal humas digunakan sebagai input dalam menentukan program kebijakan yang akan dijalankan dikemudian hari, selain itu Humas juga sebagai juru bicara (spokeperson) perusahaan, dalam memberikan pernyataan-pernyataan yang bersifat makro maupun mikro (yang dipandang perlu) kepada pihak intern perusahaan mengenai semua kebijakan perusahaan.
4.3.2. Peran Humas sebagai Fasilitator Pemecah Masalah
Praktisi humas sebagai fasilitator pemecah masalah adalah praktisi yang berperan sebagai praktisi ahli dalam memecahkan berbagai masalah dan kemudian mencari solusi dari permasalahan tersebut. Membantu pimpinan lainnya dan manajemen serta menerapkan proses manajemen langkah demi langkah dalam menyelesaikan
48
permasalahan serta mampu mengambil keputusan. Praktisi ini adalah yang paling mengetahui segala permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan. Praktisi humas sebagai fasilitator pemecah masalah harus dapat cepat mengambil keputusan dan dapat
menyelesaikan
setiap
permasalahan
dan
mencari
solusinya.
Dalam
menyelesaikan permasalahan, praktisi humas harus selalu berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait, kecuali permasalahan bersifat darurat yang harus secepatnya diselesaikan, itu pun humas sebelum memutuskan harus memberikan laporan kepada pimpinan. Menurut H. Hotbonar Sinaga, selaku Direktur Utama PT Jamsostek (Persero)44:
”Setiap masalah yang terjadi di PT Jamsostek (Persero), humas pasti akan menganalisa terlebih dahulu, kemudian dilihat bahwa masalah tersebut berkaitan dengan unit kerja mana, setelah itu humas bersama-sama dengan unit terkait membuat jawaban dari masalah tersebut dan tidak lupa sebelum mengkomunikasikan jawaban tersebut memberikan laporan kepada saya dan Direksi yang membawahi unit yang bermasalah tersebut. Setelah mendapat persetujuan barulah dikomunikasikan.” Beliau juga menambahkan bahwa: “Seharusnya Humas selalu berperan menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal Jamsostek, namun pada kenyataannya porsi yg diberikan belum sepenuhnya, sehingga teman-teman menganggap humas belum bekerja semaksimal mungkin. Karena yang seharusnya menjadi pekerjaan humas tapi sudah dihandle oleh unit lain karena merasa kegiatan tersebut merupakan produk mereka dan merasa tidak perlu mengikutsertakan humas. Jika dimasukkan ke angka, humas baru 30% menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal Jamsostek, sedangkan yang seharusnya antara 60-80%”
Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis, dapat disimpulkan bahwa praktisi humas PT Jamsostek (Persero) sudah melaksanakan perannya sebagai praktisi fasilitator pemecah masalah, hanya saja dalam melaksanakan tugasnya menyelesaikan
44
Hasil wawancara dengan H. Hotbonar Sinaga (Direktur Utama), 09 Juni 2008
49
permasalahan tersebut, praktisi humas tetap selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan unit-unit terkait dan tidak diperkenankan memutuskannya sendiri.
4.4. Fact Finding
Humas PT Jamsostek (Persero) dalam melakukan tugasnya senantiasa didasari oleh hasil observasi di lapangan, misal: dengan melakukan pendekatan-pendekatan terhadap unit kerja atau pendekatan terhadap karyawan yang sedang terjadi masalah. Permasalahan yang sifatnya krisis (emergency) atau bersifat mendadak (spontanitas), Humas langsung segera menanganinya dengan menghubungi unit-unit terkait dengan permasalahan tersebut kemudian menghubungi pimpinan.
Humas dalam konteksnya adalah semua bentuk komunikasi yang terancang baik ke dalam maupun keluar antara sebuah organisasi dengan semua khalayaknya atau publiknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan saling pengertian. Ada 3 (tiga) urusan pada Biro Humas PT Jamsostek (Persero) yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan antara lain: Urusan Promosi Publikasi, Urusan Komunikasi Eksternal, dan Urusan Komunikasi Internal. Setiap urusan dipimpin oleh Kepala Urusan yang bertanggung jawab kepada Kepala Biro Humas terhadap setiap kegiatan yang dilakukan. Tugas serta fungsi dari setiap urusan akan sangat berkaitan dan berkesinambungan, salah satunya Urusan Komunikasi Internal yang mempunyai andil sebagai fasilitator manajemen dengan karyawan.
50
1. Bagi Biro Humas, aktifitas internal yang dilakukan bertujuan untuk memperoleh informasi dan mengolah data atas informasi yang merupakan kebijakan internal perusahaan serta mensosialisasikannya kepada setiap unit kerja. 2. Aktifitas internal yang dilakukan antara lain: a. Pelaksanaan fungsi kehumasan pada setiap unit kerja. b. Permintaan data terbaru yang merupakan informasi kepada setiap unit kerja secara kontinyu. c. Pemberitahuan kegiatan yang strategis kepada Biro Humas dari setiap unit kerja yang melaksanakan kegiatan. 3. Hasil dari aktifitas internal humas digunakan sebagai input dalam menentukan program kebijakan yang akan dijalankan dikemudian hari.
E. Ilyas Lubis, selaku Kepala Biro Humas mengungkapkan mengenai mekanisme kerja dan pertanggung jawaban humas PT Jamsostek (Persero) sebagai berikut45: “Tahap awal kami membuat surat kajian berisi informasi perihal kegiatan yang akan dilaksanakan, apa keuntungannya bagi Jamsostek, berapa biaya yang perlu dikeluarkan, anggaran apa yang akan digunakan, dan apakah sesuai dengan visi misi Jamsostek itu sendiri, serta manfaatnya apa untuk Humas dan Jamsostek. Setelah itu, saya langsung menghadap ke Direktur Utama untuk menjelaskan lebih jelas lagi. Setelah mendapat persetujuan baik lisan maupun tulisan, humas langsung membuat surat pencairan dana untuk dicairkan oleh biro Keuangan, sambil terus berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan acara tersebut. Setelah semuanya telah berjalan, kami membuat evaluasi mengenai keberhasilan dari kegiatan tersebut untuk dilaporkan kembali kepada Direktur Utama”. Dalam membuat perencanaan kegiatan, yang membuat program komunikasi biasanya unit yang melakukan kegiatan. Misalnya: Divisi Operasi akan mengadakan kegiatan penandatanganan MOU dengan pihak Depnakertrans RI, Divisi Operasilah
45
Hasil wawancara dengan E. Ilyas Lubis (Karo Humas), 03 Juni 2008
51
yang membuat semua perencanaan, baik anggaran, tujuan serta program komunikasinya adalah Divisi Operasi. Dalam hal tersebut, Humas hanya berperan sebagai fasilitator. Kecuali kegiatan-kegiatan yang dibuat oleh Biro Humas sendiri, barulah Humas yang membuat semua perencanaannya, dari mulai pembiayaan, target peserta, tujuan, sampai pada program komunikasinya.
Biro Humas selalu mengikuti kegiatan / rapat penting yang diselenggarakan Direksi, Komisaris dan pimpinan unit lainnya agar dapat mengikuti segala perkembangan yang terjadi di perusahaan. Mengorganisir dan memelihara Hubungan Kelembagaan, baik internal maupun eksternal, yang tujuan utamanya antara lain untuk membina hubungan yang erat dengan para stakeholders, seperti pimpinan asosiasi, politisi, birokrat, pejabat pemerintahan lainnya dan dengan organisasi profesi sejenis (Bakohumas, Perhumas, dan lain-lain). Mengorganisir program sosialisasi dan promosi.
4.5. Pelaksanaan Kegiatan
Dalam melaksanakan kegiatan maupun dalam menangani permasalahan, Biro Humas selalu berkoordinasi dengan unit-unit terkait lainnya, seperti Biro Sekretariat Perusahaan (BSP). Contohnya apabila ada kunjungan kerja anggota DPRD, Biro Humas bukan sebagai pihak yang membuat acara atau sebagai pihak pengundang, akan tetapi Humas hanya memberikan atau menyediakan fasilitas yang dibutuhkan. Dalam kegiatan kunjungan kerja, seringkali atau lebih banyak adalah atas inisiatif atau memang ada permintaan dari pihak-pihak yang ingin berkunjung ke
52
PT Jamsostek (Persero). Humas hanya memfasilitasi kunjungan, Humas juga memfasilitasi kegiatan yang bersifat formal maupun informal. Kegiatan tersebut misalnya pelantikan, kerjasama, dialog, seminar, dan sebagainya.
Dalam kegiatan-kegiatan seperti itu Biro Humas seringkali berperan sebagai fasilitator
dan
bekerjasama
dengan
Biro
Sekretariat
Perusahaan.
Humas
mengorganisir peliputan, pemberitaan, dokumentasi yang terkait dengan kebijakan dan program PT Jamsostek (Persero). Humas juga sebagai juru bicara (spokeperson) perusahaan, dalam memberikan pernyataan-pernyataan yang bersifat makro maupun mikro (yang dipandang perlu) kepada pihak intern perusahaan mengenai semua kebijakan perusahaan.
Menurut Ebenezer Simanjuntak selaku Kepala Urusan Komunikasi Internal Humas, ada beberapa langkah yang harus dilakukan Humas dalam menjalankan fungsi khususnya internal yaitu46:
1. Merencanakan dan mengarahkan pembuatan pedoman/tatalaksana kehumasan untuk setiap unit kerja, 2. Mengikuti setiap kegiatan/program kerja yang perlu dikomunikasikan/disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, 3. Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kehumasan internal antar unit kerja (Kantor Pusat, Kantor Wilayah, dan Kantor Cabang), 4. Merencanakan, mengendalikan dan memonitor penanganan permasalahan yang muncul dalam komunikasi internal perusahaan, 5. Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin dan klipping untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja, 6. Merencanakan dan mengarahkan pengembangan media komunikasi internal perusahaan secara periodik dan berkesinambungan seperti jurnal internal (majalah, koran, newsletter, dan majalah dinding), 7. Mengoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan data / informasi serta melakukan check and balance mengenai sosialisasi aktivitas dan manfaat program Jamsostek di lingkungan intern perusahaan, 46
Hasil wawancara dengan Ebenezer Simanjuntak (Kaur Komunikasi Internal Humas), 30 Mei 2008
53 8. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.” 4.5.1. Mekanisme Menangani Masalah
Mendata dan menganalisis permasalahan yang ada dalam komunikasi internal perusahaan dan membuat usulan-usulan solusi. Apabila menghadapi situasi krisis, mekanisme yang dilakukan Humas adalah menginfokan kepada pimpinan, baik kepada Kepala Biro Humas maupun kepada Direktur Utama. Setelah menginfokan, kemudian berkoordinasi dengan unit-unit terkait dan Direksi yang berkaitan. Jadi, mekanisme menangani masalah baik dalam keadaan normal maupun tidak, mekanismenya tetap seperti itu. Peran Humas dalam menyelesaikan masalah hanya sebagai mediator atau fasilitator.
Sesuai dengan penjelasan Ebenezer Simanjuntak, selaku Kepala Urusan Komunikasi Internal Biro Humas47:
“Setiap masalah yang terjadi di PT Jamsostek (Persero), humas pasti akan menganalisa terlebih dahulu, kemudian dilihat bahwa masalah tersebut berkaitan dengan unit kerja mana, setelah itu humas bersama-sama dengan unit terkait membuat jawaban dari masalah tersebut dan tidak lupa sebelum mengkomunikasikan jawaban tersebut memberikan laporan kepada Direktur Utama dan Direksi yang membawahi unit yang bermasalah tersebut. Setelah mendapat persetujuan barulah dikomunikasikan.” Hotbonar Sinaga, selaku Direktur Utama menambahkan: “Humas hanya berwenang untuk memberikan rekomendasi dan masukan-masukan saja. Semua keputusan tetap diputuskan oleh pihak manajemen.” Sarana-sarana komunikasi di PT Jamsostek (Persero) sudah cukup memadai, antara lain melalui media internet, majalah dinding (papan informasi). Selain mediamedia tersebut sarana informasi dan komunikasi lain adalah melalui pertemuan-
47
Hasil wawancara dengan Ebenezer Simanjuntak (Kaur Komunikasi Internal Humas), 30 Mei 2008
54
pertemuan (baik resmi maupun tidak resmi), misalnya: setiap 2 (dua) minggu sekali di hari Jumat selalu diadakan coffee morning dengan semua Kepala Biro / Divisi dan Direksi, dialog terbuka antara karyawan semua tingkatan dengan Direksi, family gathering, dan sebagainya. Dan, yang tidak kalah pentingnya setiap Hari Ulang Tahun Jamsostek selalu diadakan acara yang penuh kekeluargaan. Semua kegiatan tersebut difasilitasi oleh Biro Humas, namun bukan sebagai perencana akan tetapi sebagai pelaksana di lapangan. Setiap kegiatan atau rencana kerja yang telah dibuat Biro Humas, baik yang sudah dilaksanakan atau belum selalu dipantau oleh pimpinan, baik oleh Kepala Biro maupun Direktur Utama.
4.5.2. Rencana Kegiatan
Untuk memberikan gambaran kegiatan-kegiatan Biro Humas di PT Jamsostek (Persero), contoh sebagai berikut:
55 Tabel 2. Rencana Kegiatan Internal Biro Humas PT Jamsostek (Persero) tahun 2008 ACTION PLAN INTERNAL BIRO HUMAS RENCANA KERJA DAN ANGGARAN PERUSAHAAN TAHUN 2008 SASARAN STRATEGIS
JADWAL PELAKSANAAN NO
1 1
Peningkatan Pemahaman Peserta dan Stakeholders atas haknya sebagai Peserta Jamsostek
Dokumentasi kegiatan/data internal
SOP HUMAS dan Program kehumasan hubungan institusional di Kantor Pusat, Kanwil, dan Kancab
Strategi Komunikasi Korporat yang Komprehensif dan Jangka Panjang
PROGRAM KERJA Maintenance website perusahaan
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
Memuat Laporan Neraca Keuangan AUDITED di media cetak
X
X
3
Menerbitkan Suplemen Publikasi di media cetak
X
X
4
Acara HUT RI 2008
X
5
Distribusi Majalah Jamsostek
X
6
Mengikuti Pameran Pekan Raya Jakarta 2007
7
Jamsostek Expo/Pameran Daerah
1
Langganan Majalah dan Surat Kabar
2
Menerbitkan bulletin internal Jamsostek
3
Dokumentasi seluruh kegiatan
1
Internal Gathering Khusus Jenjang II
2
Menerbitkan buku panduan kehumasan PT Jamsostek (Persero)
3
Distribusi Buku Panduan Kehumasan ke Kantor Cabang
4
Memroduksi souvenir eksklusif dan standard
5
Distribusi Kalender dan Agenda 2007 ke cabang
6
Company Profile dan Annual Report
1
Konsultan Kehumasan
X X
X
X X X
X
X
X
X X
X X
X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X X X X
X
X X
X
X
X
X
4.6. Pembahasan 4.6.1. Humas sebagai Fasilitator Komunikasi
Menurut Cutlip & Center di dalam bukunya Effective Public Relations mengemukakan bahwa Humas adalah suatu kegiatan komunikasi dan penafsiran serta komunikasi dan dari suatu lembaga kepada publiknya dan pengkomunikasian info, gagasan-gagasan serta pendapat publiknya itu kepada lembaga tadi, dalam usaha yang
56
jujur untuk menumbuhkan kepentingan bersama sehingga dapat tercipta suatu persesuaian yang harmonis dari lembaga itu dengan masyarakatnya. 48
Dalam hal ini, Humas bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Di pihak lain, dia juga di tuntut untuk mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.49
Dari penjelasan diatas penulis melihat bahwa praktisi humas Jamsostek lebih banyak melakukan perannya sebagai fasilitator komunikasi, antara lain:
1. Humas selalu menjadi pendengar yang sensitif dan selalu menjadi fasilitator dan mediator setiap ada permasalahan baik antara karyawan dengan karyawan, maupun karyawan dengan manajemen (pimpinan). 2. Selalu berkoordinasi dengan semua unit kerja dalam menyampaikan informasi maupun sosialisasi yang berkaitan dengan perusahaan maupun berkaitan dengan karyawan. 3. Membina atau melakukan komunikasi yang harmonis dengan publiknya, misal: mengadakan dialog terbuka, employee gathering, dan sebagainya.
48 49
Kurtadi Suhandang, Public Relations Perusahaan, hal.45, Yayasan Nuansa Cendikia, 2004 Rosady Ruslan, Loc.Cit, hal. 19
57
4.6.2. Humas sebagai Fasilitator Pemecah Masalah
Praktisi humas sebagai fasilitator pemecah masalah adalah praktisi yang berperan sebagai praktisi ahli dalam memecahkan berbagai masalah dan kemudian mencari solusi dari permasalahan tersebut. Membantu pimpinan lainnya dan manajemen serta menerapkan proses manajemen langkah demi langkah dalam menyelesaikan permasalahan serta mampu mengambil keputusan. Praktisi ini adalah yang paling mengetahui segala permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan.
Ada beberapa cara dan langkah yang dapat dilakukan dalam menyelesaikan masalah atau konflik, antara lain:
1. Mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi penyebab dari pertentangan dan perbedaan pendapat tersebut dan berupaya mencari jalan keluarnya.
2. Menentukan tujuan yang akan dicapai 3. Menjabarkan alternatif tindakan jalan keluar 4. Percobaan dan Penyempurnaan
Setelah memilih alternatif perlu dicoba dan dilaksanakan, kemudian diteliti apakah sudah tepat atau belum, sempurna atau tidak, dan efektif atau tidak.
58
5. Pelaksanaan dan Pengawasan
Setelah diadakan penyempurnaan, tahap berikutnya adalah menerapkan alternatif terbaik yang disempurnakan sehingga pertentangan dan konflik dapat diatasi dengan tepat dan tuntas.
Praktisi humas harus mampu mengenali situasi dengan baik, sehingga akan lebih mudah mengenali masalah yang ada serta mencari cara untuk menyelesaikannya. Antara kegiatan humas dengan pemecahan masalah terkait erat, karena kita tidak mungkin mengatasi suatu persoalan jika kita tidak memahami terlebih dahulu.
Dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator pemecah masalah, praktisi humas mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikannya. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mengatasi atau menyelesaikan masalah melalui beberapa tahapantahapan yaitu: mencari jalan keluar, berupaya menghilangkan penyebab dari timbulnya permasalahan atau konflik yang timbul melalui teknik komunikasi dan manajemen krisis. Langkah-langkah tersebut perlu dilakukan oleh praktisi humas dalam menyelesaikan permasalahan sehingga setiap permasalahan yang timbul dapat diselesaikan secara tuntas. Dalam keadaan normal, humas dapat memberikan informasi dan menjalankan tugasnya sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya yaitu permasalahan yang bersifat umum. Akan tetapi apabila hal tersebut bersifat krisis dan sensitif, penanganan masalah diambil alih oleh pimpinan, humas hanya berperan sebagai pelaksana di lapangan.
59
4.6.3. Peran Humas sebagai Fasilitator Manajemen dengan Karyawan Hubungan antara sesama pegawai di PT Jamsostek (Persero) (staff relations) tidak sepenuhnya sama dengan hubungan-hubungan industri (industrial relations). Komunikasi internal (lebih lanjut akan disebut komunikasi pegawai) memiliki tiga wujud. Yang pertama adalah komunikasi ke bawah, yakni dari pihak manajemen atau pimpinan perusahaan kepada para pegawai (dari atasan ke bawahan). Yang kedua adalah komunikasi ke atas, yakni dari pegawai ke pihak manajemen (dari bawahan ke atasan). Adapun yang ketiga adalah komunikasi sejajar, yakni yang berlangsung antara sesama pegawai. Tingkat efektivitas dari Humas internal itu sendiri sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok, yaitu: Keterbukaan pihak manajemen. 2. Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai. 3. Keberadaan seorang Manajer Komunikasi (Kepala Biro Humas) yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, namun juga didukung oleh sumber daya teknis yang modern. Pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen. Tersedianya suatu fasilitas bagi para pegawai untuk mengadakan komunikasi ke atas dan bagi pihak manajemen untuk melangsungkan komunikasi ke bawah jelas sangat
60 penting demi terciptanya komunikasi yang efektif di kalangan para pegawai. Pihak manajemen tidak boleh menganggap komunikasi pegawai tersebut sebagai suatu hal yang bersifat monopolistik. Dalam perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai lokasi, salah satu cara yang ampuh untuk menggalang kedekatan dan hubungan baik antara pimpinan perusahaan dengan para pegawainya yang tidak berada di kantor pusat adalah kunjungan-kunjungan secara langsung oleh para pimpinan perusahaan tersebut ke masing-masing lokasi cabang perusahaan. Kunjungan tersebut bisa menjembatani jauhnya jarak fisik dan tidak harus bersifat resmi atau kedinasan. Dalam suatu perayaan hari besar atau penyerahan penghargaan tahunan kepada salah seorang pegawai di suatu cabang, misalnya akan sangat baik apabila pihak manajemen meluangkan waktunya berada di tengah-tengah para pegawainya yang jauh dari kantor pusat itu. Hal tersebut sangat terkait dengan kehumasan sebagai fasilitator manajemen dengan karyawan, disini semua informasi berpusat pada humas. Namun, Humas hanya
bisa
memberikan
masukan
-
masukan
kepada
manajemen,
serta
mengkomunikasikannya kembali kepada karyawan internal, sehingga informasi apapun semua karyawan mengetahuinya. Semua keputusan tetap diputuskan oleh pihak manajemen. Humas selalu melakukan evaluasi pasca sosialisasi dengan tujuan apabila program tersebut dianggap berhasil maka Humas bisa menjadikannya sebagai dasar untuk program-program berikutnya dan tentu saja lebih ditingkatkan lagi. Apabila tidak berhasil, maka dicari dimana letak ketidakberhasilannya, mengapa dan apa yang harus dilakukan serta apa solusi yang terbaik untuk memperbaiki program tersebut.
61 Dari uraian diatas peneliti melihat bahwa peran yang lebih besar dilakukan oleh biro Humas yaitu sebagai fasilitator komunikasi dibandingkan fasilitator pemecah masalah, karena humas hanya berhak memberikan masukan-masukan saja, semua keputusan tetap diambil oleh manajemen. Sedangkan dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator, humas berhak untuk melakukan apapun dalam mendistribusikan informasi terbaru sesuai dengan prosedur yang ada.
4.7. Hambatan Sayangnya disetiap kegiatan pasti ada hambatan dalam mensosialisasikan atau mengkomunikasikan program Humas yaitu: 1. Anggaran Biaya yang telah dianggarkan dalam RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) setiap tahunnya selalu melebihi yang seharusnya. Sehingga apabila ada suatu program dari manajemen yang harus disosialisasikan kepada karyawan harus melakukan pergeseran anggaran dari anggaran lainnya. 2. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia di Biro Humas sangat sedikit, sehingga apabila ada program yang harus disosialisasikan kepada karyawan harus meminta tambahan personil dari Biro atau Divisi lainnya. 3. Waktu Masalah waktu yang terkadang suka berbenturan antara program yang satu dengan program lainnya membuat Humas menjadi tidak fokus pada program yang sedang dijalankan. Hal ini membuat khalayak merasa tidak puas dan kecewa.
62 4.8. Tolok Ukur Keberhasilan serta Dampak Keberhasilan Tolok ukur keberhasilan Humas dalam mengkomunikasikan informasi kepada manajemen maupun karyawan yaitu apakah informasi yang didistribusikan berhasil dan dapat diterima serta bermanfaat bagi perusahaan, manajemen, dan karyawan Jamsostek. Dampak dari keberhasilan dalam sosialisasi program Humas yang sangat terasa antara lain yaitu berkurangnya keluhan dari pihak manajemen maupun karyawan, serta meningkatnya penilaian terhadap Biro Humas.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Setelah penulis melakukan penelitian di PT Jamsostek (Persero), yang beralamat di Jl. Jend. Gatot Subroto kav.79, Jakarta Selatan. Dalam penelitian tersebut, penulis lebih memfokuskan kepada pemetaan mengenai peran Biro Humas. Penelitian tersebut dilakukan dengan cara mewawancarai beberapa narasumber yang berkompeten secara mendalam dan mengambil beberapa data dari Biro Humas
Berdasarkan uraian hasil penelitian yang penulis lakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Peranan Humas sebagai fasilitator komunikasi pada PT Jamsostek (Persero), yaitu
menjadi pendengar yang sensitif dan selalu menjadi fasilitator dan mediator setiap ada permasalahan baik antara karyawan dengan karyawan, maupun karyawan dengan manajemen (pimpinan); selalu berkoordinasi dengan semua unit kerja dalam menyampaikan informasi maupun sosialisasi yang berkaitan dengan perusahaan maupun karyawan; membina dan melakukan komunikasi yang harmonis.
64
2. Peranan Humas sebagai fasilitator pemecah masalah di PT Jamsostek (Persero) adalah sebagai berikut:
Membantu pimpinan lainnya dan manajemen serta menerapkan proses manajemen langkah demi langkah dalam menyelesaikan setiap permasalahan dan kemudian mencari solusi dari permasalahan tersebut. Namun, Humas hanya bisa memberikan masukan-masukan kepada manajemen, dalam setiap menjalankan tugas dan melaksanakan perannya, terutama dalam hal penanganan masalah atau konflik, praktisi humas harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan unit-unit terkait dengan permasalahan tersebut. Artinya praktisi humas tidak diperbolehkan menangani suatu permasalahan tanpa koordinasi terlebih dahulu dengan pimpinan maupun dengan unit tertentu. Semua keputusan tetap diputuskan oleh pihak manajemen.
3. Peran yang lebih besar dilakukan oleh biro Humas yaitu menjadi fasilitator komunikasi dibandingkan fasilitator pemecah masalah, karena humas hanya berhak memberikan masukan-masukan saja, semua keputusan tetap diambil oleh manajemen. Sedangkan dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator, humas berhak untuk melakukan apapun dalam mendistribusikan informasi terbaru sesuai dengan prosedur yang ada.
65
5.2. Saran
Dari kesimpulan tersebut, penulis ingin sedikit memberikan saran, yaitu:
1. Perlu dilakukan penambahan dan perlu ditingkatkan kualitas sumber daya manusianya di bidang kehumasan. 2. Dibuat pedoman kehumasan, sehingga karyawan lebih paham lagi mengenai seluk beluk tugas kehumasan, dan Biro Humas sendiri bisa lebih paham mengenai kewajiban-kewajiban yang harus dilakukan biro tersebut. 3. Untuk mencapai peranan kehumasan yang optimal dan profesional hendaknya diadakan pengkajian secara ilmiah, minimal yang telah terkonsep direalisasikan.
DAFTAR PUSTAKA
Anggoro, 2001, Pengantar Humas , Modul Ibu Emilia Bassar Cutlip, 2005, Pengantar Humas , Modul Ibu Emilia Bassar Effendy, Onong Uchjana, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1992) Gorden, William I, Communication: Personal and Public, Sherman Oaks, CA: Alfred, 1978 Jefkins, Frank, Pengantar Komunikasi Revisi ke-5, (Erlangga, 2002) ---- Public Relations, Revisi ke-5, (Erlangga, 2002) Moleong, Lexy. J, MA, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 1998) Mulyana, Deddy, Ilmu Komunikasi, (PT Remaja Rosdakarya Bandung, 2005) Nazir, Mohammad, Metode Penelitian Kualitatif, (Jakarta, Ghalia Indonesia, 1988) Nugroho, Metode Penelitian, 1996 Rakhmat, Jalaluddin, Metode Penelitian Komunikasi, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1984, 1995) Ross, Raymond S, Speech Communication: Fundamentals and Practice, edisi ke-6, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall, 1983 Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Rajawali Pers, 2003 Scheidel, Thomas M, Speech Communication and Human Interaction, edisi ke-2, Glenville, Ill: Scott, Foresman & Co., 1976 Soekamto, Soerjono, Sosiologi Suatu Pengantar, 2001 Suhandang, Kurtadi, Public Relations Perusahaan, (Yayasan Nuansa Cendikia, 2004)
Suharsimi, Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (PT Rineka Cipta, Jakarta, 2002)
SUMBER LAIN:
hqweb01.bkkbn.go.id/hqweb/ceria/pengelolaceria/pp3,fasilitator.html, Fasilitator http://id.wikipedia.org/wiki/Karyawan, Arti Karyawan http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/3/jbptgunadarma-gdl-s1-2005-indripanda103-babi.pdf, Metode Penelitian http://www.bung-aswin.com/download/manajemen_manajer.pdf, Arti Manajemen www.petra.ac.id/~puslit/journals/request.php?PublishedID=MAN02040206, Perbedaan Dasar antara Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif
BAHAN REFERENSI TAMBAHAN: Company Profile PT Jamsostek (Persero) www.jamsostek.co.id
Lampiran 1
PEDOMAN dan JAWABAN HASIL WAWANCARA
1. Mengenai PT Jamsostek (Persero) 1. Apa itu PT Jamsostek (Persero)?
Jawab: PT Jamsostek (Persero) adalah perusahaan BUMN yang bergerak di bidang asuransi negara, dimana Program Jamsostek memberikan perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja dan keluarganya, dengan memberikan kepastian berlangsungnya arus penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau seluruhnya penghasilan yang hilang, akibat resiko sosial. Saat ini, PT Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 program, yang mencakup Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) bagi seluruh tenaga kerja dan keluarganya. Dengan penyelenggaraan yang makin maju, program Jamsostek tidak hanya bermanfaat kepada pekerja dan pengusaha tetapi juga berperan aktif dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomian bagi kesejahteraan masyarakat dan perkembangan masa depan bangsa.
2. Sejarah singkat PT Jamsostek (Persero)? Jawab: Sejarah terbentuknya PT Jamsostek (Persero) mengalami proses yang panjang, dimulai dari UU No. 33/1947 jo UU No.2/1951 tentang kecelakaan kerja, Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) No. 48/1952 jo PMP
No.8/1956
tentang
pengaturan
bantuan
untuk
usaha
penyelenggaraan kesehatan buruh, PMP No. 15/1957 tentang pembentukan Yayasan Sosial Buruh, PMP No.5/1964 tentang pembentukan Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS), diberlakukannya UU No.14/1969 tentang Pokok-pokok Tenaga Kerja, secara kronologis proses lahirnya asuransi sosial tenaga kerja semakin transparan. Setelah mengalami kemajuan dan perkembangan, baik menyangkut landasan hukum, bentuk perlindungan maupun cara penyelenggaraan, pada tahun 1977 diperoleh suatu tonggak sejarah penting dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP) No. 33 tahun 1977 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK), yang mewajibkan setiap pemberi kerja/pengusaha swasta dan BUMN untuk mengikuti program ASTEK. Terbit pula PP No.34/1977 tentang pembentukan wadah penyelenggara ASTEK yaitu Perum Astek. Tonggak penting berikutnya adalah lahirnya UU No. 3 tahun 1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK). Dan melalui PP No.36/1995 ditetapkannya PT. Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Selanjutnya pada akhir tahun 2004, Pemerintah juga menerbitkan UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional, yang berhubungan dengan
Amandemen UUD 1945 dengan perubahan pada pasal 34 ayat 2, dimana Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) telah mengesahkan Amandemen tersebut, yang kini berbunyi : "Negara mengembangkan sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan memberdayakan masyarakat yang lemah dan tidak mampu sesuai dengan martabat kemanusiaan".
3. Visi dan Misi PT Jamsostek (Persero)?
Jawab: Visi = Menjadi lembaga penyelenggara jaminan sosial tenaga kerja yang terpercaya dengan mengutamakan pelayanan prima dan manfaat optimal bagi seluruh peserta.
Misi = 1. Meningkatkan dan mengembangkan Mutu Pelayanan dan Manfaat
kepada
peserta
berdasarkan
Prinsip
Profesionalisme.
2. Meningkatkan jumlah kepesertaan program Jaminan Sosial Tenaga Kerja. 3. Meningkatan Budaya Kerja melalui kualitas Sumber Daya Manusia
(SDM)
dan
penerapan
Good
Corporate
Governance (GCG). 4. Mengelola
dana
peserta
secara
optimal
dengan
mengutamakan prinsip kehati-hatian (prudent). 5. Meningkatkan Corporate Values dan Corporate Images.
4. Struktur Organisasi PT Jamsostek (Persero)?
Jawab: Struktur Organisasi PT. Jamsostek (Persero) sebagaimana tertuang dalam Surat Keputusan Direksi Nomor: KEP/190/082007 01 Agustus 2007 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja PT. Jamsostek (Persero), adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Struktur Organisasi PT Jamsostek (Persero)
2. Humas PT Jamsostek (Persero) 1. Apakah Humas merupakan Biro/Divisi sendiri? Jawab: Ya, Humas merupakan satu Biro dibawah Direktur Utama
2. Apakah Fungsi dan Tugas Humas PT Jamsostek (Persero)?
Jawab: Fungsi: Merencanakan,
mengkoordinasikan,
mengarahkan
dan
mengendalikan kegiatan komunikasi ekstern dan intern guna membentuk citra positif perusahaan dan keselarasan kerja internal.
Tugas: a. Menyusun strategi komunikasi korporat dalam rangka membentuk citra positif perusahaan.
a. Memantau dan mengarahkan pendapat umum yang berkaitan dengan perusahaan untuk menciptakan citra positif perusahaan. b. Membina hubungan dengan para stakeholders (legislatif, eksekutif, organisasi perusahaan, organisasi pekerja, dll) untuk dapat menyampaikan informasi yang diperlukan dengan cepat, tepat, dan efisien. c. Mengkoordinasikan
dan
mengendalikan
kegiatan
komunikasi melalui media massa baik cetak maupun elektronik (above the line) dan kegiatan pameran, seminar, talkshow, sponsorship (below the line).
d. Mengelola sarana komunikasi internal dan materi situs internet perusahaan. e. Memastikan implementasi corporate identity.
3. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggung jawaban bagian Humas? Jelaskan! Jawab: Biro Humas dibawah Direktur Utama, sehingga apapun kegiatan yang akan dilaksanakan harus atas sepengetahuan Direktur Utama. Tahap awal membuat surat berisi informasi perihal kegiatan yang akan dilaksanakan, apa keuntungannya bagi Jamsostek, berapa biaya yang perlu dikeluarkan, anggaran apa yang akan digunakan, dan apakah sesuai dengan visi misi Jamsostek itu sendiri, serta manfaatnya apa untuk Humas dan Jamsostek. Setelah itu, Kepala Biro Humas langsung menghadap ke Direktur Utama untuk menjelaskan lebih jelas lagi. Setelah mendapat persetujuan, langsung dibuat surat pencairan dana untuk dicairkan oleh pihak Keuangan, sambil terus berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan acara tersebut.
4. Apa tugas dan tanggung jawab dari masing-masing urusan di Biro Humas?
Jawab: 1. Urusan Promosi dan Publikasi
Merencanakan,
melaksanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan penyiapan materi bahan untuk promosi, publikasi
guna meningkatkan pemahaman masyarakat tentang program jaminan sosial tenaga kerja sehingga terbentuk citra positif perusahaan.
2. Urusan Komunikasi Eksternal
Merencanakan,
mengkoordinasikan,
dan
mengendalikan
pembinaan hubungan baik dengan mitra kerja strategis guna membangun citra positif perusahaan.
3. Urusan Komunikasi Internal
Merencanakan,
mengkoordinasikan
dan
mengendalikan
tata
laksana kehumasan di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan
dan
mengkomunikasikan
informasi
tentang
kebijakan-kebijakan intern perusahaan antar unit kerja guna menyelaraskan persepsi karyawan.
5. Apa yang melatarbelakangi Humas menjadi fasilitator manajemen dengan karyawan? Jelaskan! Jawab: Pada dasarnya manajemen yang ada di PT Jamsostek (Persero) yaitu up to down dan sebaliknya down to up. Karyawan membutuhkan informasi segala hal menyangkut perusahaan tempat mereka bekerja, begitu pula manajemen. Oleh karena itu butuh kanal atau saluran yang bisa membantu menyalurkan informasi tersebut sehingga informasi yang didapat tidak simpang siur. Biro Humas sesuai dengan fungsinya
berkewajiban menjadi perantara atau fasilitator antara kedua belah pihak. Informasi tersebut bisa melalui surat edaran, klipping, buletin.
6. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan Humas dalam menjalankan fungsinya tersebut khususnya internal? Jelaskan! Jawab: 1. Merencanakan dan mengarahkan pembuatan pedoman / tata laksana kehumasan untuk setiap unit kerja, 2. Mengikuti
setiap
kegiatan
/
program
kerja
yang
perlu
dikomunikasikan / disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, 3. Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kehumasan internal antar unit kerja (Kantor Pusat, Kanwil, dan Kancab), 4. Merencanakan,
mengendalikan
dan
memonitor
penanganan
permasalahan yang muncul dalam komunikasi internal perusahaan, 5. Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin dan klipping untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja, 6. Merencanakan komunikasi
dan internal
berkesinambungan
mengarahkan perusahaan
seperti
jurnal
pengembangan secara internal
periodik (majalah,
media dan koran,
newsletter, dan majalah dinding), 7. Mengoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan data / informasi serta melakukan check and balance mengenai sosialisasi aktivitas dan manfaat program Jamsostek di lingkungan intern perusahaan, 8. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.
7. Dalam setiap kegiatan atau setiap permasalahan, apakah Humas melakukan analisa sebelum mengambil keputusan? Jelaskan!
Jawab: Pasti, karena hasil dari analisa tersebutlah yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi Direktur Utama untuk menyetujui atau tidaknya kegiatan tersebut. Dan tetap berkoordinasi dengan unitunit terkait.
8. Bagaimana Humas dalam mengidentifikasi maupun mendifinisikan masalah? Jelaskan! Jawab: Setiap masalah yang terjadi di PT Jamsostek (Persero), humas pasti akan menganalisa terlebih dahulu, kemudian dilihat bahwa masalah tersebut berkaitan dengan unit kerja mana, setelah itu humas bersamasama dengan unit terkait membuat jawaban dari masalah tersebut dan tidak lupa sebelum mengkomunikasikan jawaban tersebut memberikan laporan kepada Direktur Utama dan Direksi yang membawahi unit yang bermasalah tersebut. Setelah mendapat persetujuan barulah dikomunikasikan.
9. Apakah Humas menjadi bagian penting dalam manajemen? Jelaskan! Jawab: Ya, karena Humas merupakan perantara antara manajemen dengan karyawan begitu pula sebaliknya. Humas merupakan komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan
pembinaan kerjasama dan pemenuhan kepentingan bersama, serta fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.
10. Apakah menurut anda kedudukan Humas dalam organisasi perusahaan sudah tepat? Jelaskan! Jawab: Sangat tepat, karena Biro Humas yang ada pada PT Jamsostek (Persero) dibawah langsung Direktur Utama, sehingga semua kegiatan kehumasan selalu dibawah pengawasan Direktur Utama.
11. Apakah Humas selalu berperan menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal Jamsostek? Jelaskan! Jawab: Seharusnya iya, namun porsi yg diberikan belum sepenuhnya, sehingga teman-teman menganggap humas belum bekerja semaksimal mungkin. Karena yang seharusnya menjadi pekerjaan humas tapi sudah dihandle oleh unit lain karena merasa kegiatan tersebut merupakan produk mereka dan merasa tidak perlu mengikutsertakan humas. Jika dimasukkan ke angka, humas baru 30% menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal Jamsostek, sedangkan yang seharusnya antara 60-80%.
12. Apakah Humas memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan apabila menghadapi situasi penting? Sejauh mana kewenangan tersebut? Jelaskan!
Jawab: Tidak, karena semua keputusan tetap diputuskan oleh pihak manajemen. Humas hanya berwenang untuk memberikan rekomendasi dan masukan-masukan saja.
13. Bagaimana peran Humas dalam melaksanakan atau menjadi mediator antara manajemen dengan karyawannya? Jelaskan! Jawab: Humas hanya bisa memberikan masukan-masukan kepada manajemen, serta mengkomunikasikannya kembali kepada karyawan internal, sehingga informasi apapun semua karyawan mengetahuinya.
14. Apakah Humas diberikan kewenangan dalam membuat suatu perencanaan atau kebijakan yang berkaitan dengan kehumasan? Sejauh mana batasannya? Jelaskan! Jawab: Ya, namun tidak secara keseluruhan. Yang sifatnya informasi harus seijin Direktur Utama atau Direksi yang berwenang. Pihak-pihak yang berwewenang memberi informasi kepada publik (sesuai dengan Keputusan Direksi Nomor: KEP/90/052006): Direksi
Informasi disampaikan kepada publik sesuai dengan kepentingan perusahaan dan
kebutuhan
pihak
yang
berkepentingan Kepala Biro Humas
Informasi yang disampaikan harus seizin Direktur Utama atau direktur yang
membidangi
informasi
yang
akan
diberikan Kepala Kantor Wilayah
Sifat terbatas pada informasi biasa sesuai ruang lingkup wilayah kerja
Kepala Kantor Cabang
Sifatnya terbatas pada informasi biasa sesuai ruang lingkup wilayah kerja
15. Setelah perencanaan tersebut dibuat apakah Humas bertanggungjawab dengan pengetrapannya? Jelaskan! Jawab: Ya tentunya, karena semua hal yang dilakukan dan atas sepengetahuan Humas, otomatis Humas pun bertanggungjawab atas pengetrapannya. Sehingga mulai dari awal hingga akhir kegiatan, Humas langsung terjun dan mengawasi semua kegiatan tersebut. Setelah itu baru diadakan evaluasi akhir, apakah sudah berhasil atau masih ada masukan-masukan yang perlu diingat sehingga menjadi acuan untuk kegiatan yang berikutnya.
16. Strategi apa yang dilakukan Humas Jamsostek dalam menghadapi era informasi dan era globalisasi? Jelaskan! Jawab: Strateginya yaitu Mengubah paradigma stakeholders / pemangku kepentingan melalui sosialisasi program dan kegiatan secara intensif, serta menjalin hubungan kemitraan yang harmonis.
17. Program apa saja yang dilakukan khususnya yang berkaitan dengan manajemen dan karyawan? Jelaskan! Jawab: Rapat Pimpinan, Rapat Kerja Nasional, Maulid Nabi Muhammad SAW, Perayaan Hari Raya Kurban, Halal Bi Halal Idul Fitri, Pekan Raya Jakarta yang saat ini sedang berjalan dari tanggal 13 Juni – 13 Juli 2008, Ulang Tahun Jamsostek setiap tanggal 05 Desember 2008.
18. Siapa saja khalayak sasaran dari program tersebut? Jawab: Manajemen dan Karyawan PT Jamsostek (Persero)
19. Kriteria apa saja yang menjadi tolok ukur keberhasilan program tersebut? Jawab: Yang menjadi tolok ukur keberhasilan yaitu apakah program yang dijalankan berhasil dan dapat diterima serta bermanfaat bagi perusahaan,
manajemen,
dan
karyawan
Jamsostek.
20. Apakah program tersebut menjadi sepenuhnya tanggung jawab Humas? Jika “tidak”, bagian apa saja yang ikut terlibat dalam program Kehumasan tersebut? Jawab: Tidak, unit lain pun ikut terlibat tergantung programnya siapa yang membuat atau kata lain siapa tuan rumahnya.
21. Apakah Humas melakukan evaluasi pasca sosialisasi? Jika “ya”, seperti apa, bagaimana, serta apa tujuannya? Jelaskan!
Jawab: Pasti, dengan tujuan apabila program tersebut dianggap berhasil maka Humas bisa menjadikannya sebagai dasar untuk program-program berikutnya dan tentu saja lebih ditingkatkan lagi. Apabila tidak berhasil, maka dicari dimana letak ketidakberhasilannya, mengapa dan apa yang harus dilakukan serta apa solusi yang terbaik untuk memperbaiki program tersebut.
22. Apa saja yang menjadi hambatan dalam mensosialisasikan program Humas? Jelaskan! Jawab: Anggaran, masalah SDM-nya (Sumber Daya Manusia), dan masalah waktu yang terkadang suka berbenturan antara program yang satu dengan program lainnya.
23. Apa dampak dari keberhasilan dalam sosialisasi program Humas? Jelaskan! Jawab: Berkurangnya keluhan dari pihak manajemen maupun karyawan, serta meningkatnya penilaian terhadap Biro Humas.
Lampiran VI
Rencana Kegiatan Internal Biro Humas PT Jamsostek (Persero) tahun 2008 ACTION PLAN INTERNAL BIRO HUMAS RENCANA KERJA DAN ANGGARAN PERUSAHAAN TAHUN 2008 SASARAN STRATEGIS
Peningkatan Pemahaman Peserta dan Stakeholders atas haknya sebagai Peserta Jamsostek
Dokumentasi kegiatan/data internal
SOP HUMAS dan Program kehumasan hubungan institusional di Kantor Pusat, Kanwil, dan Kancab
Strategi Komunikasi Korporat yang Komprehensif dan Jangka Panjang
JADWAL PELAKSANAAN NO
PROGRAM KERJA 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1
Maintenance website perusahaan
2
Memuat Laporan Neraca Keuangan AUDITED di media cetak
X
X
3
Menerbitkan Suplemen Publikasi di media cetak
X
X
4
Acara HUT RI 2008
X
5
Distribusi Majalah Jamsostek
X
6
Mengikuti Pameran Pekan Raya Jakarta 2007
7
Jamsostek Expo/Pameran Daerah
1
Langganan Majalah dan Surat Kabar
2
Menerbitkan bulletin internal Jamsostek
3
Dokumentasi seluruh kegiatan
1
Internal Gathering Khusus Jenjang II
2
Menerbitkan buku panduan kehumasan PT Jamsostek (Persero)
3
Distribusi Buku Panduan Kehumasan ke Kantor Cabang
4
Memroduksi souvenir eksklusif dan standard
5
Distribusi Kalender dan Agenda 2007 ke cabang
6
Company Profile dan Annual Report
1
Konsultan Kehumasan
X X
X
X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X X X
X
X X
X
X
X
X
BIODATA PENULIS
Nama
: Endang Prihartini
NIM
: 44205120050
Tempat, Tanggal Lahir
: Cirebon, 24 Nopember 1982
Status
: Single
Pekerjaan
: Sekretaris PT Jamsostek (Persero)
Alamat Rumah
: Jl. Limbangan Timur Raya 166 Kmp. Kaum, BL-Limbangan GARUT
Alamat Kos
: Jl. Komp. POLRI 56 Gatot Subroto Jakarta Selatan - 12930
Nomer Telepon
: 0262 – 431 703 0818 0884 9817 021 – 993 40469
Riwayat Pendidikan
:
SMU Santa Maria 1, Cirebon
1997 – 2000
Akademi Sekretari / LPK Tarakanita, Jakarta
2000 – 2003
Universitas Mercu Buana, Jakarta
2006 – 2008
Riwayat Pekerjaan
:
PT Adirasa Selaras Abadi (Dailybread)
Sekretaris CEO
2003 – 2004
PT Jamsostek (Persero)
Sekretaris Pimpinan 2004 – Sekarang
