PENYUSUNAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DALAM RANGKA MEMPEROLEH SERTIFIKAT ISO 9001 DI PT. ESSENCE INDONESIA
Oleh: ASIH TRI WID1ASTUTI F02499075
2003 FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
Asib Tri Widia.tutL F0149907S. Penyusunan Sistem Man"jemen Mutu dalam Rangka Memperoloh Sertifikat ISO 900 I di PT. Essence Jrodonesia. Di bawah bimbingan Rizal Syarief S.N. dan Darwin Kadarisman. 2003.
RINGKASAN
Era libcralisasi perdagangan menuntut kesiapan semua negara untuk memiliki produksi yang berdaya saing tinggi. Standarisasi atau yang lebih dikenal dengan standar dan pcnilaian kescsuaian mcrupakun syarat yang harns dikembangkan dan diterapkan oleh setiap negara untuk menghadapi perdagangan bebas negara�negara Asia Tenggara atau ASEAN Free Trade Area (AFTA) tabun 2003 serta Asia Pacific Economic Cooperation (APEC) tahun 20 1 0 dan 2020. Kondisi ini mengharuskan pelaku industri pangan nasional untuk terw meningkatkan kualitas produk yang diproduksinya sehingga setaraf dengan mutu internasional. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 diharapkan dapat menghasilkan produk yang mutunya stabil terus meningkat. Kegiatan Magang pada PT. Essence Indonesia (PT. EI) bertujuan untuk mempell\iari teknologi proses produksi pada industri flavor dan mempelajari proses penyusunan sistem manajemen mutu dalam rangka memperoieh sertifikat ISO 9001:2000. Metodologi yang digunakan pada kegiatan mag-.mg ini meliputi studi pustaka, observasi lapang, pengumpu1an data dan berperan aktif di bagian Quality Assurance. PI. EI merupakan sebuah perusahaan flavor yang 3Udah mendapatkan sertifikat ISO 9002:1 994 pada tanggal 29 Juni 2000. Business Development dan Creative & Application merupakan departemen yang tidak tercakup dalam lingkup sertifikat ISO 9002 tersebut. Hal ini dikarenakan oloh aktivitas yang dilakukan pada departemen ini pada saat itu tergantung project yang diperoleh dan bokan aktivi!as yang rutin dilakukan setiap hari. Adanya perubahan standar seri ISO 9000 dan juga tuntutan pelanggan akan mutu menyebahkan PT. EI berusaba untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2000. Pada ISO 900 I ini hanya satu departemen yang tidak termasuk didalamnya, yaitu General Affairs sehubungan dengan aktivitasnya yang bersifs.t wnum untuk intern perusahaan dan tidak berhubungan dengao produk. Perusahaan ini juga ti·dak menerapkan sistem validasi proses (7.5.2) kurena semua jenis l'roduk PT. EI dapat dipantau dan diinspeksi selama proses beriangsung. Pada proses sertifikasi ini PT. EI menggunakan jasa konsultan (PT. Neville Clarke Indonesia) dcngan badan sertiflkasi PT. KEMA Registered Quality Indnnesia (KEMA-RQI). Jeni. dokumen yang digunakan oleh PT. EI dibedakan menjadi tiga, yaitu Manual Mutu, Prosedur Manual dan Dokumen Pendukung (lnstruksi Ketja, Form dan Dokumen Pendukung LainnyalDPL). Proses penyusunan ISO 900 1 :2000 ini seeam berturut-turut adalah penyusunan proses bisnis perusahaan. membuat ringkasan prosedur, menyusun prosedur manual, audit oleh konsuJtan, menyusun manual mutu dan menyusun DPL, Form dan Ins/rubi Kerja. Sebelum melakukan sertifikasi, dilakukan audit internal, linjauon manajemen dan audit eksternal.
[NSTlTVT PERTANIAN BOGOR FAKVLTAS TEKNOLOG[ PERTANIAN
PENYUSVNAN SISTEM MANAJEMEN MVTU DALAM RANGKA MEMPEROLEH SERTlF[KA T [SO 9001 DI PT. ESSENCE INDONESIA
SKR[PS[ Sebagai salah salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOG[ PERTAN[AN Pada Jurusan Teknologi Psogan dan Gizi. Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh ASIH TRI WID[ASTVTI F02499075
Dilahirkan pada tanggal7 Pebruari 1982 di Lampung Selatan
Tanggallulus: 16 Juli 2003
�. Dosen Pembimbing
I
Dosen Pembimbing
II
PENYUSUNAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DALAM RANGKA MEMPEROLEH SERTIFIKAT ISO 9001 DI PT. ESSENCE INDONESIA
SKRIPSI Sebagai salah salah 5atu syarat uotuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN Pads Jurusan Teknologi Pangan dan Gizi, Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh ASIH TRI WlDlASTUn F02499075
2003 FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
KAlA PENGANTAR
Puji dan SyukUT senantiasa penulis p".njatkan kehadirat Allah SWT. karena atas rahmat, karunia dan bimhingan-Nyalah penulis dapal menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik, meskipun terdapat hambatan dan kendala yang diaJami penulis selama penulisan skripsi ini. Skripsi ini disusun herdasarkan hasH observasi (apang. pengumpulan data, studi pustaka dan herperan aktif di bagian Quality Assurance yang penulis lakukan
seJamu
melaksanakan Kegiatan Magang di
PT. Essence Indonesia pada tanggal 3 Pebruari 2003 sampai !O Juni 2003.
Pada
pembahasan skripsi ini, penulis lebih menitikberatkan pada proses penyusunan Sistem Manajcmcn Mutu 0018111 rangkn mcmpcrolch scrtilikat ISO 9001:2000 di PT. Essence Indonesia. Selama pelaksanaan Kegiatan Magang ini penulis banyak mendapat bantua" daTi
berbagai
pihak
sehingga
perkcnankanlah
penulis
pada
kcsempatan
ini
menyampaikan terima kasih yang schesar-besarnya pada: 1. 8apak & Ibu, Mas Eko, Mas Agung, Mbak Fitri, Mbak Yeni dan Adi tercinta,
atas dukungan moril, materi, do' a dan motivasi yang diherikan.
Terima kasih
untuk kasih sayang dan perhati"'n yang tanpa batas ini.
2. Prof. Dr. Ir. Rizal Syarief SN.,DESS., Ir. Darwin Kadarisman, MS. dan Dr. Ir. M. Arpah, MSi. selaku dosen pembimbing dan dosen penguji yang telah mcmberikan bimbingan dan pengar3han pada penyusunan skripsi ini. 3. Ibu Lisa Norisza selaku Pembimbing Lapang, untuk semua ilmu yang tidak ternilai ini. 4. A' AlIdy, thank's for a wonderful love that you are always given to me and also for let me be the one in your life. Please let me be the only one for the rest of your life, just give me a chance.
Thank's for let me knowing you better then
before. You are my best fuend and also my best lover in my whole life. Thank you for your time and for listening my stories. I Love You and I will always do. I give you my words. Thank's for supporting me all the time. please never bored to give it to me. Also thank's for your attention, your time and everything that you are given to me. Thank's a lot my special Big Guy, for loving me.
iii
- .
--
----• •
----� J�- '-'J ......-...
6. Kak Erva, lIllIkBsih karena membenku kesempatan untuk mempunyai kakak yang
sangat menyayangiku. Terima kasih untuk semua nasehat, cenla, perhatian dan semua kenangan indah yang tak kan pemah kulupakan. Kakak adalah teladan dan kakak terbaik yang pemah ku te�ui, terima kasih untuk semus ilmu �'ang
kakak benkan, semua ilmu dan persahahatnn yeng tak temil.i harganya. 7.
Ash Shatf(Kak Rie, Kak Dede, Dion, Zulv, M' Yoen, M' Nasnta, Dian, Lili, M' Santy, Ning, Sara, Wina, T' Ade, /vi' Rahma, T' Sinta, T' Dewi), thanks for your attention and the beautiful memories. I wouldn't forget it forever.
8. M' Lolo, M' Inna, M' Mercia, M' Rifna, Pak Cheppy, Pak Hasan, Pak Uci, Pak
Agus, Gila, Octo, Dedy, Pak Paiman dan ;emua karyawan IrF. 9.
Pak Dunung, Pak Yahya, M' Ida, lahomn dan statfTPG, Yuwono, Rinaldi, Nina, Wiji, Aris, Yulis, Goldin, Septi, Desi, Sarah, Indri, Cahyana. Jpul, Inna Hakim, Ropik, Ahah dan semua teman-teman TPG' 36 yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terima kasih untuk kebersamaan dan bantuannya selama ini.
10.
Hartini, Rinn, Pipik, Oki, Fajar, De' SMUN
5
An,
Suryadi, Yusuf dan semua mantan
Magelang. Deda, Dannayo, Ria dan teman-temanku di Lampung
ex
SMPN I Kalianda. Thank's for being a part of my life and also for the beautiful memories. You are my best friend that I ever met. Thank'5 for everythlhg. Penulis menyadari bahwa skripsl ini masih jauh dari �empurnll, brena itu semuo soran dan kritik yang membnngun 51ngat penulis harapkan. Semop skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi yang memerlukannya.
Bogor, Juli 2003
Penulis
DARTAR lSI
Halaman KATAPENGANTAR ............................. .... . ..... DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR
.
ili
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VII
...................................................................................... viii
DAFTfIR LAMPlRAN ........................................................................................ ix L
PENDAHULUAN
.......................
A LATAR BELAKANG
B. TUJUAN MAGANG II.
..
.................................................................. 1
......
...
...
....
DESKRlPS1 KEGlATAN MAGANG A DESKRlPSI KEGIATAN
........
.......
.......
.......
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .
..................
. . . . . . . . ....................
A METODOLOGI KEGIATAN MAGANG ill.
1
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.....................
.
.
.......
........
...........
2
...
3
.........
3
.......................
..
.
....................
. 3
KEADAAN UMUM PERUSAJiAAN ................................ ........................ , A SEJARAH DAN PERKEMBANCiAN PERUSAHAAN
B. LOKASI DAN TATA LETAK PERUSAHAAN .. .
C. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
......
.
........................
.....
.
.......
.
...........
. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D. KETENAGAKERJAAN DAN KESEJAHTERAAN KARYAWAN
...
4 5 5 11
E. KEADAAN PRODUKSI ...................................................................... 13
I.
Bahan Baku
2.
Sarana Produksi
........ ............................................... '....................... 13
.....
3. Pro,es Produksi IV. TINJAUAN PUSTAKA
......
.
...............
...........
.
.........
.
................................
..........................
..
.......
.
....
.
...
.. .. .
. ..
..
..
.........
.......
....................................................................
A PERANAN STANDARISASI
....
v
............
............
...........
.
.
...
.
..
14
."
...
. 14
.. . .
...
..
..
....
....
20
. 20 .
B. SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM)
...............
.
....
.
.
.....................
21
C. AUDIT DAN SERTIFlKASI SMM ISO 9000:2000 ............................ 2 6 V.
PEMBAHASAN
.
...................
A. KEADAAN UMUM
...
....................
I. Sejarah dan Ruang
.
.......
....
.
.................
. . ...
........
.
........................
.
.....................
.
.....
28
. :................... 28 .
Lingkup ISO 900 1 :2000 di PT. El
..............
.
......
23
2. Metodologi Penyusunan Dokumen ISO 9001:2000 ......................... 32 B. MANUAL MUTU
....
...
. . ...
.
.
. ..
..............
.
....
. . ...
D.
..
...
DOKUMENPENDUKUNG I. Work Instruction (WI) 2. Form dan Record
....
..
...
...
......
39
......................
41
....................................
.........................................
........
.
.......
..............
.
......................
.
.......
.....
..
........
.
...........
.
.
......
.
35
C. PROSEDUR MANUAL .. . . . . .
.
...
.........................
.......
.
..........
.
.
. 41
..................
.
.......
........
.
.........
41
3. DokumenPendukungLilinnya ................................................... ...... 43 VI. KESIMPULAN DAN SARAN
.
................ .... ............................................. 44
A. KESIMPULAN ................ ... ................................................................ 44 B. SARAN DAFTARPUST AKA
LAMPlRAN
............... ........................................................................
...........
......
.
. . ...
....
.
.....
.......
. . ..
........
.
.
....
.
....................
........... . . . ............
vi
.
..
.....
.....................
.... ...................
.
...............
44 46 47
DAFfAR TABEL
Halaman Tabel I. Jumlah kaJyawan PT. Essence Indonesia per Mei 2003 ....................... 12 Tabel 2. Perbandingan calwpan fungsi PT. EI pada ISO 9002:1994 dengan ISO 9001:2000
. . . . . . . . . . . ................................................................
30
Tabe1 3. Persyaratan ISO 9001:2000 Tabel 4. Jumlah OP, WI dan Fonn pada PT. Essence Indonesia ......................... 34 Tabe1 5. Aplikasi penyusunan dokumen berdasarkanjenis dokmnen ................. 34 Tabel6. Aplikasi penyusunan dokumen berdasarkan fungsi ............................... 35 Tabel 7. Cakupan Prosedur Manual dan Instruksi KeIja dalam Manual Mutu ... 38 Tabel 8. lsi Prosedur Manual PT. EI .................................................................... 39
vii
DAFTAR GAMBAR
Halaman Garnbar 1. Diagram alir proses pemhu.'1tan flavor liquid
...
Gambar 2. Diagram alir proses pembuatan flavor emulsi
. . ..
..
......
Gambar 3. Diagram aliT proses pembuatan flavor ekstrak
..
Gambar 4. Diagram alir proses pembuatan flavor powder
.
. .
....
. .
......
.
.
..............
..
16
........................... 17 . .
.....
...
. . . . . . . . . ...
,. ... 18
. ........................... 19
Gambar 5. Urutan empat persyaratan utama ISO 9001:2000 .. ........................... 23 Gambar6. Perubaban yang esensial Gambar7. Perubaban terminologi
. .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ................
. . .
. .
.
.
...
. ... ..
.
.
......
.
....
.
..........
...........................
.
.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....
29 29
Gambar 8. Diagram alir proses penyusunan dJaft ISO 9001 :200� ...................... 33 Gambar 9. Struktuc dokumentasi PT. Essence Indonesia . .
......
"......................... 33
Gambar 10. Diagram aliT proses pembuatan Manual Mutu .. . .. .
..
....
Gambar 11. Diagram alir proses pembuatan Prosedur Manual Gambar 12. Diagram alir proses pembuatan Instruksi Kerja Gambar 13. Diagram alir proses pernbuatan ronn
viii
.......
.
...
, .................... 36
"""."""".""""".
.
...........
...
. . . . . . . . . . ....
40
" ....... 42
. . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
.
....
43
