Penningmeestercursus Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds Folkert Visschedijk Tim Bérczy 8 september 2015
Programma van de cursus • 13.30 – 13.40
Ontvangst en inleiding
• 13.40 – 14.30
Boekhouden
• 14.30 – 14.50
Pauze
• 14.50 – 15.20
Subsidiebeleid SNUF
• 15.20 – 15.30
Conscribo
• 15.30 – 16.30
Opdracht
BOEKHOUDEN
Rol penningmeester binnen bestuur Neem kennis van je bevoegdheden: • Wettelijke regels • Statuten van Stichting of Vereniging • Intern/Huishoudelijk reglement Advies • Zorg dat je de regels kent • Zie toe op naleving van de regels • Maak goede afspraken binnen het bestuur, evt. middels bestuursreglement
Rol penningmeester binnen bestuur Gezamenlijke (wettelijke) verantwoordelijkheid voor financieel beheer: – Te allen tijde moet de vermogenstoestand worden gekend; – Opstellen van balans en resutaatrekening met toelichting (jaarverslag) – Bewaartermijn: 7 jaar
Specifieke taken van de penningmeester – Inrichten en voeren van de financiële administratie – Opstellen van begroting en (jaar)verslag
Administratieve organisatie en interne beheersing
Gevaren • Onvolledigheid • Fraude • Faillisement
Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 1: Functiescheiding
1. 2. 3. 4. 5.
Welke functies (bevoegdheden) zijn er? Beschikken (afsluiten van sponsorcontract) Uitvoeren (organiseren van activiteit) Registreren (bijhouden van ledenadministratie) Bewaren (kasgeld) Controleren (controle door persoon met tegengesteld belang)
Functiescheiding is het aanbrengen van tegengestelde belangen tussen functies waardoor controle mogelijk wordt
Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 2: Interne beheersing • Beschrijf (beknopt) de belangrijkste functies en processen zodat mensen weten wat er van ze verwacht wordt • Neem in functiebeschrijvingen op wat de bevoegdheden zijn • Neem in de procesbeschrijvingen interne controle maatregelen op
Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips • Aangegane verplichtingen meteen melden en vastleggen in een register (doorlopende nummering) • Goede bescherming toegang tot geldmiddelen (kas, bankpas) • Kasgeld tellen met twee personen (ook ‘s nachts na een feest) • Gebruik doorlopende nummering voor binnenkomende facturen
Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips • Zorg voor functiescheiding in het betalingsverkeer! Als een penningmeester een factuur kan goedkeuren én betalen, dan is het wachten op het moment dat het een keer fout gaat.
Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips Bewaak volledigheid van opbrengsten: • Contributie-inkomsten relateren aan ledenaantallen (functiescheiding: secretaris registreert leden) • Inkomsten activiteit aan deelnemers (organisatie registreert deelnemers) • Sponsoropbrengsten op basis van contractenregister • Inventariseer regelmatig de voorraad: beginvooraad+ inkopen-eindvoorraad=verkoop
Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips Leg verantwoording af: • Zorg voor goede archivering (doorlopende nummering) • Zorg voor goede controle (kascommissie/ accountant) • Zorg voor decharge bij overdracht • Zorg voor beëindiging van formele (teken-)bevoegdheden bij overdracht
Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips • Zorg voor een taak jaarplanner • Maak een overzicht met al je opmerkingen, praktische weetjes, vragen & de bijbehorende antwoorden etc. Een soort intern naslagwerk, handig voor een opvolger.
Financiële administratie Onderdelen van de financiële administratie • Balans • Winst en verliesrekening (resultaatrekening) • Grootboekrekeningen • Journaalpost • Dagboeken (kas, bank, memoriaal, …)
Financiële administratie Balans • Debet: alle bezittingen van de organisatie • Credit:alle schulden en het eigen vermogen van de organisatie
Debet
Totaal
1.050 Totaal
Winst en verliesrekening • Debet: alle kosten • Credit: alle opbrengsten
Debet
W&V
Bank Kas
borrel kopieën
Balans 1.000 EV 50 crediteur
Credit 1.000 50 1.050
Credit
200 Contrib.
500
50 sponsor
100
ALV
150
Totaal
400 Totaal
600
Financiële administratie Grootboekrekeningschema Studentenver. XYZ B= balans K= kosten O= opbrengsten reknr. 0200 0600 0700 0800 1200 1300 1600
4300 Telefoonkosten KPN 4700 Drankkosten 4800 Afschrijving PC 4900 Dotatie Reservering
Kosten K K K
8000 Opbrengst Contributie 8100 Opbrengst Drankverkoop 8800 Opbrengst Bankrente 8900 Opbrengst Schenkingen
Opbrengst O O O
Omschrijving Soort
Computer Kapitaal per 01-01 Reserv. Lustrum Lening SNUF Bank Debiteuren Crediteuren
B B B B B B B
Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 1. Contributieopbrengsten Bank 600 @ Contributie 600
Debet
Balans
Credit
Bank
1.000 EV
1.000
Totaal
1.000 Totaal
1.000
Debet
W&V
Totaal
0 Totaal
Credit
0
Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 1. Contributieopbrengsten Bank 600 @ Contributie 600 2. Betaling huur Huurkosten 300 @ Bank 300
Debet Bank
Balans 1.600 EV <winst>
Totaal
1.600 Totaal
Debet
W&V Contrib.
Totaal
0 Totaal
<winst>
600
Credit 1.000 600 1.600
Credit 600
600
Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 1. Contributieopbrengsten Bank 600 @ Contributie 600 2. Betaling huur Huurkosten 300 @ Bank 300 3. Aanschaf PC Computer 400 @ Bank 400
Debet Bank
Balans 1.300 EV <winst>
Totaal
1.300 Totaal
Debet
W&V
Credit 1.000 300 1.300
Credit
Huur
300 Contrib.
600
Totaal
300 Totaal
600
<winst>
300
Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 1. Contributieopbrengsten Bank 600 @ Contributie 600 2. Betaling huur Huurkosten 300 @ Bank 300 3. Aanschaf PC Activa Computer 400 @ Bank 400
Debet
Balans
Bank
900 EV
Comps.
400 <winst>
Totaal
1.300 Totaal
Debet
W&V
Credit 1.000
300 1.300
Credit
Huur
300 Contrib.
600
Totaal
300 Totaal
600
<winst>
300
Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 4. Afschrijving PC (2 jaar) Afschr. kosten 200 @ Computers 200
Debet
Balans
Bank
900 EV
Comps.
400 <winst>
Totaal
1.300 Totaal
Debet
W&V
Credit 1.000
300 1.300
Credit
Huur
300 Contrib.
600
Totaal
300 Totaal
600
<winst>
300
Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 4. Afschrijving PC (2 jaar) Afschr. kosten 200 @ Activa Computers 200 5. Debiteur (nog te betalen contributie) Debiteur 20 @ Contributie 20
Debet
Balans
Bank
900 EV
Comps.
200 <winst>
Totaal
1.100 Totaal
Debet
W&V
Huur
300 Contrib.
Afschr.
200
Totaal
500 Totaal
<winst>
100
Credit 1.000
100 1.100
Credit 600
600
Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 4. Afschrijving PC (2 jaar) Afschr. kosten 200 @ Computers 200 5. Debiteur (nog te betalen contributie lid X.) Debiteur 20 @ Contributie 20 6. Ontvangst contributie lid X. Bank 20 @ Debiteur 20
Debet
Balans
Bank
900 EV
Comps.
200
Debiteur
20 <winst>
Totaal
1.120 Totaal
Debet
W&V
Huur
300 Contrib.
Afschr.
200
Totaal
500 Totaal
<winst>
120
Credit 1.000
120 1.120
Credit 620
620
Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 4. Afschrijving PC (2 jaar) Afschr. kosten 200 @ Computers 200 5. Debiteur (nog te betalen contributie lid X.) Debiteur 20 @ Contributie 20 6. Ontvangst contributie lid X. Bank 20 @ Debiteur 20
Debet
Balans
Bank
920 EV
Comps.
200
Debiteur
Credit 1.000
<winst>
Totaal
1.120 Totaal
Debet
W&V
Huur
300 Contrib.
Afschr.
200
Totaal
500 Totaal
<winst>
120
120 1.120
Credit 620
620
Financiële administratie Tips • Denk aan het verschil tussen kosten en uitgaven: – Kosten leiden tot een resultaat in de winst en verliesrekening – Uitgaven leiden tot een veranderd kas/banksaldo – Voorbeelden • Aanschaf PC betreft een uitgave, maar geen kosten • Afschrijving PC betreft wel kosten maar zijn geen uitgave • Betaling van huur (per bank) is zowel kosten als uitgave
• Vergeet de liquiditeit niet! • Als je organisatie veel investeringen heeft gedaan, kan je toch zonder geld zitten ook al maak je winst. Maak eventueel een kasstroomoverzicht.
Financiële administratie Tips • Als je een debiteurensaldo op de balans hebt, let dan goed op of ontvangsten betrekking hebben op dit saldo: als je saldo niet afboekt, boek je de opbrengst dubbel. 1. Opboeken van het debiteurensaldo Debiteuren x @ Contributie x 2. Ontvangst per bank Goed: Bank @ Debiteuren
Fout: Bank @ Contributie
Lastige zaken • Afschrijvingen / reserveringen / voorzieningen • Boekjaaroverschrijdende posten (debiteuren/crediteuren)
• Innen van debiteuren / afboeken •
…
Bij de overdracht een belangrijk punt van aandacht!
Kascontrolecommissie
Het belang van de kascommissie wordt vaak onderschat De commissie fungeert namens de leden (ALV) als waakhond over het financiële reilen en zeilen van de vereniging.
Kascontrolecommissie Algemeen • De ALV benoemt de kascontrolecommissie • Kascontrolecommissie is onafhankelijk van het bestuur • De penningmeester moet de kascontrolecommissie in staat stellen haar taak uit te voeren • De kascontrolecommissie rapporteert aan de ALV en adviseert al dan niet décharge te verlenen aan de penningmeester
Kascontrolecommissie Werkzaamheden • Begin met een cijferbeoordeling – Vergelijk jaarverslag met vorige periode en beoordeel of verschillen te verklaren zijn door gebeurtenissen in het jaar – ‘Vreemde’ ontwikkelingen kunnen een indicatie zijn van fouten in het verslag of slecht bestuur.
Kascontrolecommissie Werkzaamheden – controle van juistheid • Controleren kasboek en bankboek aan de hand van onderliggende stukken • Aansluiten jaarstukken aan administratie • Aansluiten kas-, banksaldi aan jaarstukken • Vaststellen voorraad en andere activa • Vaststellen inbaarheid vorderingen
Fiscale aspecten SNUF is geen expert, binnen RU wel kennis aanwezig
SUBSIDIEBELEID SNUF
Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds
Missie:
“zet zich in voor een rijk studentenleven en een inspirerend academisch klimaat.”
Inhoud
• Gezond financieel beleid • Subsidiebeleid SNUF
Gezond financieel beleid Voor SNUF van belang: • Geld moet verantwoord besteed worden • Soepel verloop subsidieaanvragen en afrekeningen Voor organisatie van belang: • Bestuursleden uiteindelijk hoofdelijk aansprakelijk voor wanbeleid • continuïteit
Gezond financieel beleid Administratie die op orde is: – Actueel inzicht in financiële stand van zaken – Leesbaar voor derden, dus voldoet aan algemene boekhoudkundige principes – Zo weinig mogelijk achterstand in betalingen en ontvangsten
Subsidiebeleid SNUF Soorten ondersteuning: • • • •
Advies en cursussen Garantiesubsidie voor jaarbegrotingen Huursubsidie Garantiesubsidie voor incidentele projecten
Subsidiebeleid SNUF Garantiesubsidies • SNUF dekt een tekort in de begroting (tot een bepaald maximum) • Is het uiteindelijke tekort kleiner dan valt de subsidie lager uit Subsidie van SNUF leidt nooit tot winst!
Procedure Behandeling subsidieaanvragen • Beoordeling door Toewijzingscommissie tijdens maandelijkse vergadering • Binnen twee weken na vergadering schriftelijk bericht over besluit • Mogelijkheid tot het maken van bezwaar • Mogelijkheid tot aanvragen van voorschot (maximaal 75%)
Procedure: tips! • Check www.snuf.nl voor de volgende vergaderdatum • Zorg dat je stukken 2 weken voor de vergadering compleet binnen zijn • Oog op het reglement • Digitaal indienen
Huursubsidie • Aanvraagformulier • Een samengevat beleidsplan van maximaal 3 A4 • Een financieel overzicht van de realisatie van de begroting van vorig jaar. • De eindbalans van het vorige boekjaar. • Indientermijn is vóór 1 april van het desbetreffende jaar
Beleidsplan • Wat ga je dit jaar doen als organisatie? • Lange termijn/ korte termijn • Nieuwe iniatieven • (Meetbare) doelstellingen
Begroting • Vertaling van je beleidsplan in financiële middelen
• Laat zien dat je doelstellingen ook financieel haalbaar zijn • Realistische uitgaven en inkomsten
Realisatie • Verantwoording: waaraan is het geld besteed • Confrontatie met begroting: verklaring van afwijkingen • Confrontatie met beleidsplan: zijn doelstellingen gehaald
Jaarbegroting • • • • •
Aanvraagformulier Een samengevat beleidsplan van maximaal 15 A4 Een gespecificeerde begroting met toelichting per post De startbalans van het huidige boekjaar. De aanvraag dient ingediend te worden binnen twee maanden na de start van het studiejaar/boekjaar
Subsidiebeleid SNUF Soorten ondersteuning: • • • •
Advies en cursussen Garantiesubsidie voor jaarbegrotingen Huursubsidie Garantiesubsidie voor incidentele projecten
Activiteiten • Een ingevuld aanvraagformulier • Een projectomschrijving (motivatie, doelen, doelgroep/deelnemers, programma, relatie met RU) • Een gespecificeerde begroting met toelichting per post • Een begroting/resultatenrekening van voorgaande jaren (indien mogelijk) Indientermijn is minimaal acht weken voor aanvang van het project
Subsidiebeleid SNUF Wat subsidieert SNUF niet? • Verenigingen in de stadspanden • Feesten • Borrels e.d. • Beleidsweekenden • T-shirts en gadgets • Introductieactiviteiten
Aanvragen Aandachtspunten van de TWC o.a. • Wat doe je zelf om middelen te verwerven? (sponsoring e.d.) • Doelgroep • PR, wat doe je om mensen te trekken? • Toelichting financiële stukken!
Afrekeningen Aandachtspunten van de TWC o.a. • Toelichting financiële stukken! • Verandering van opzet • Is SNUF kenbaar gemaakt als subsidieverstrekker in de PR • In sommige gevallen: deelnemerslijsten met studentnummers
CONSCRIBO
Boekhouden op de computer
Double entry bookkeeping • Elke transactie maar één keer invoeren • Minder kans op fouten • evt. koppeling met electronisch bankieren
Conscribo (www.conscribo.nl)
Conscribo (www.conscribo.nl) • Demo aanvragen • Ongeveer € 70 per jaar • Gebruiksvriendelijk • Online • Bankgegevens zijn in te lezen
Beleid van SNUF SNUF biedt ondersteuning: • Voor simpele vragen • Via administrateur van SNUF • Helpdesk van Conscribo
