Penggunaan Media Sosial bagi Humas di Lembaga Pemerintah Oleh : Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. 1 Disampaikan pada Kegiatan Forum Kehumasan Kota Tangerang di Bogor 2
Pendahuluan Humas di Lembaga Pemerintah memiliki tanggung jawab untuk dapat menjadi penghubung antar lembaga pemerintah, lembaga pemerintah dengan lembaga-lembaga non pemerintah, lembaga pemerintah dengan media dan antara lembaga pemerintah dengan aparaturnya serta masyarakat luas. Dalam perannya sebagai jembatan penghubung ini, Humas Pemerintah mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan informasi yang berkaitan dengan program/kebijakan, aktivitas dan capaian yang diraih oleh lembaga hingga tanggapan lembaga atas respon, aspirasi dan opini yang berkembang di masyarakat terhadap lembaga tersebut. Di tengah beragamnya media komunikasi yang ada saat ini, Humas Pemerintah dituntut untuk dapat memilih media yang sesuai baik untuk publik internal maupun publik eksternal. Dengan semakin banyaknya masyarakat yang mempergunakan internet, komunikasi melalui media online menjadi salah satu alternatif yang cukup menarik. Hasil survei Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) menyebutkan bahwa pada tahun 2012, pengguna internet di Indonesia mencapai 63 Juta orang dan pada tahun 2013 ini diperkirakan mencapai
1
Penulis adalah Dosen di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran 2 Bogor, Forum Kehumasan Kota Tangerang Kamis, 26 September 2013
1
82 juta jiwa. Hasil survei tersebut juga menunjukkan masyarakat berusia berusia 12 - 34 tahun mendominasi pengguna Internet di Indonesia yaitu sebesar 64,2% (Santoso 2012). Data Komingo April 2012 mencatat bahwa sebanyak 44,6 juta orang pengguna internet di Indonesia adalah pengguna facebook dan sebanyak 19,5 juta adalah pengguna twitter di Indonesia (Yustiningsih 2012). Jumlah ini menunjukkan betapa besarnya potensi media sosial sebagai media komunikasi dan penyebaran informasi tak terkecuali bagi Humas Pemerintah.
Pentingnya Peran Media Sosial bagi Humas Pemerintah Menurut
kamus online merriam-webster, media sosial adalah bentuk
komunikasi elektronik (seperti website untuk jejaring sosial dan microblogging) dimana pengguna membangun komunitas online untuk berbagi informasi, ide, pesan-pesan personal dan konten lainnya (seperti video) (Merriam-Webster 2013) Lebih lanjut, Ron Jones menjelaskan bahwa media sosial ini merupakan kategori media online dimana orang-orang berbicara, berpartisipasi, berbagi, berjejaring dan ditandai dengan aktivitas online. Sebagian besar media sosial mendorong pengguna untuk berdiskusi, memberikan umpan balik, voting, komentar dan berbagi informasi sesuai dengan minatnya masing-masing. Masih menurut Jones, media sosial lebih dari sekedar percakapan dua arah, lebih dari broadcast satu arah seperti media tradisional, media sosial memiliki keunikan yaitu dengan adanya ide tetap terhubung dengan site, sumber dan orang-orang lainnya (Jones 2009)
2
Media sosial telah terbukti menjadi media penyebaran informasi yang cukup efektif bagi banyak kalangan. Tidak jarang akibat cepatnya penetrasi informasi di media sosial sebuah issu yang belum jelas kebenarannya bergerak liar di luar kendali pihak-pihak yang terkait. Dalam kondisi seperti ini, Humas Pemerintah dituntut untuk memiliki kemampuan mengelola media sosial agar informasi-informasi yang berkaitan dengan lembaga penaung dapat tersampaikan dengan baik. Selain itu, Humas juga harus mampu mengelola berbagai sumber informasi dan saluran komunikasi secara efektif, agar informasi yang seharusnya diketahui oleh masyarakat dapat sampai kepada publik dengan tepat. Presiden Susilo Bambang Yudhoyono sendiri di acara Pertemuan Tahunan Bakohumas pada tanggal 30 Agustus 2007 di Bali, memaparkan secara gamblang gamblang betapa pentingnya masyarakat untuk mengetahui suatu kebijakan atau program yang dicanangkan oleh pemerintah, sebagai berikut : “Pejabat Humas Pemerintah harus bisa menyampaikan kebijakan dan program pemerintah dengan jelas dan sederhana sehingga mudah dipahami masyarakat. Ia bukan sekadar harus bisa menyampaikan sebuah kebijakan atau program, melainkan latar belakang mengapa tindakan itu diambil, apa tujuannya, dan apa pentingnya bagi masyarakat. Hanya dengan cara seperti ini masyarakat bisa memahami, menerima, mendukung, dan berperanserta dalam kebijakan dan program yang dijalankan.” dalam (Kiswiyanti 2012)
Media sosial dalam hal ini memberikan tantangan baru bagi pemerintah dalam menjalankan fungsi kehumasan yang lebih interaktif dengan jangkauan yang lebih luas dan penetrasi informasi seketika dalam PR 2.0.
3
Membangun Komunikasi melalui Media Sosial Saat ini ada banyak media sosial yang dapat kita temui ketika kita berselancar di internet. Untuk ini kita perlu mengetahui jenis-jenis media sosial yang cocok atau sesuai dengan tujuan kita. Ron Jones mengklasifikasi media sosial sebagai berikut : 1. Social news Contohnya : Digg, Sphinn, Newsvine dan BallHype. Disini kita dapat membaca topic-topik berita dan kemudian mem-vote dan atau memberi komentar di dalam artikel. Artikel yang mendapat suara lebih banyak akan dipromosikan di paling depan. 2. Social sharing Contoh : Flickr, Snapfish, YouTube dan Jumpcut. Disini kita dapat membuat, meng-upload dan membagi video dan foto dengan yang lain. 3. Social networks Contoh : Facebook, LinkedIn, MySpace dan Twitter Pada jejaring sosial kita dapat menemukan dan terhubung dengan orang lain. Ketika terhubung, kita dapat terus mengikuti up-date informasi dari yang bersangkutan, seperti informasi kontak, kesukaan, posting, dll. 4. Social bookmarking Contoh : Delicious, Faves, StumbleUpon, BlogMarks dan Diigo
4
Disini kita dapat menemukan site bookmark dan informasi yang menarik. Kita dapat menyimpan bookmarks online dan mengaksesnya dari manapun atau membaginya dengan yang lain. Sumber : (Jones 2009) Seorang Humas harus dapat mengidentifikasi kebutuhan media sosialnya sehingga sampai pada keputusan media sosial apa yang akan dipergunakan untuk menunjang
tugas-tugas
kehumasannya
tersebut.
Setelah
itu,
Humas
mempersiapakan strategi komunikasi dan konten yang disesuaikan dengan karekteristik media sosial yang dipilih. Adapun hal yang perlu diketahui ketika terjun ke dunia Public Relations 2.0. ini antara lain : 1.
Media sosial didesain untuk menjaga dan meningkatkan reputasi lembaga.
2.
Melalui media sosial, Humas menggali aspirasi publik.
3.
Media sosial adalah media interaktif, hal ini harus dimanfaatkan oleh Humas untuk lebih dekat dengan publik. Humas harus dapat mengikuti ritme media sosial, berkomunikasi secara langsung dan memberikan respon dengan segera.
4.
Media sosial adalah dokumentasi online. Mengingat sifatnya yang terbuka dan bergesernya privacy,
segala macam yang disajikan di sana akan
terrekam oleh mesin pengindeks dan dapat dijadikan bukti yang berkekuatan hukum. Dalam hal ini, seorang Humas harus mengetahui informasi apa yang patut dan tidak patut di sampaikan kepada publik serta bagaimana menyampaikannya.
5
Keterbukaan dan akses terhadap informasi publik ini telah tertuang dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik disebutkan bahwa : “Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat. Keterbukaan informasi publik sekaligus menjadi sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik dan merupakan salah satu upaya untuk mengembangkan masyarakat informasi yang makin berkualitas. Lebih lanjut dalam pasal 2 UU Nomor 14 Tahun 2008 disebutkan: setiap informasi publik harus dapat diperoleh dengan cepat, tepat waktu dan biaya ringan dan cara yang sederhana. Pemanfaatan teknologi informasi, khususnya melalui jejaring media sosial dalam melaksanakan diseminasi informasi publik menjadi salah satu terobosan yang perlu karena sifatnya cepat, tepat waktu, murah dan mudah.” dalam (Pusat Data Statistik dan Informasi, Kementerian Kelautan dan Perikanan RI 2013) Berkaitan dengan dokumen elektronik yang memiliki ketentuan hukum, berikut ini beberapa pasal dari Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik, dinyatakan bahwa a. Bab 1 Pasal 1 Poin 4 : “Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.” b. Bab 1 Pasal 1 Poin 12 “Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.”
6
c. Bab II Pasal 3 “Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.” d. Bab V Pasal 5 Poin 4 “Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk: a. surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan b. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.” e.Bab VI Pasal 25 “ Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik yang disusun menjadi karya intelektual, situs internet, dan karya intelektual yang ada di dalamnya dilindungi sebagai Hak Kekayaan Intelektual berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.”
Beberapa materi perbuatan yang dilarang (cybercrimes) yang diatur dalam UU ITE, antara lain: a. konten ilegal, yang terdiri dari, antara lain: kesusilaan, perjudian, penghinaan/pencemaran nama baik, pengancaman dan pemerasan (Pasal 27, Pasal 28, dan Pasal 29 UU ITE); b. akses ilegal (Pasal 30); c. intersepsi ilegal (Pasal 31); d. gangguan terhadap data (data interference, Pasal 32 UU ITE); e. gangguan terhadap sistem (system interference, Pasal 33 UU ITE); f. penyalahgunaan alat dan perangkat (misuse of device, Pasal 34 UU ITE); Sumber : (Menkum&HAM 2008) 5.
Akun media sosial suatu lembaga merupakan representasi dari lembaga tersebut, sehingga akibat dari penggunaannya menjadi tanggung jawab lembaga atau pengelola media sosial tersebut. Akan tetapi, kita lihat banyak
7
sekali akun-akun yang menyerupai, akun palsu atau akun para pegawai yang di luar pengelolaan yang mungkin dianggap sebagai akun resmi oleh penggunjung. Untuk menghindaari hal tersebut, Humas harus merilis akun resminya agar diketahui masyarakat. Dalam hal kedinasan, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) telah menerbitkan surat edaran Nomor 06 Tahun 2013 tertanggal 27 Mei 2013 tentang “Penggunaan Alamat Email Resmi Pemerintah Pada Instasi Pemerintah”. Dalam surat edaran tersebut PAN-RB meminta seluruh Pegawai Negeri Sipil (PNS) agar dalam melakukan urusan kedinasan dengan memanfaatkan media surat elektronik, menggunakan alamat email resmi pemerintah, yaitu dengan domain @pnsmail.go.id
atau
dengan
alamat
go.id.
lainnya
yang
sesuai
pengelolaannya dengan Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik. Format alamat email PNSmail adalah
[email protected]. Setiap PNS
hanya diijinkan
memiliki satu akun PNSmail melalui
[email protected]. Informasi tentang hal ini dapat diakses melalui www.pnsmail.go.id Diharapkan, pada 1 Januari 2014, seluruh instansi pemerintah telah menggunakan alamat email resmi pemerintah sebagai alat komunikasi dalam kegiatan kedinasan (Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi (PANRB) 2013)
8
6.
Media sosial menjangkau publik yang sangat luas
sehingga diperlukan
pemahaman dalam penyebaran informasi dan cara berkomunikasi lintas budaya. 7.
Media sosial bagi sebagian kalangan dianggap sebagai antisosial. Untuk menghindari
stigma
ini,
tentu
seorang
Humas
harus
mampu
menyeimbangkan peran media komunikasi bermedia online dengan komunikasi langsung dengan publiknya, terutama publik internal yang secara fisik dan geografis sangat dekat.
Media Sosial untuk Humas Pemerintah Seperti telah disebutkan di atas, bahwa setidaknya ada empat jenis media sosial. Humas Pemerintah dapat memilih salah satu atau beberapa media sosial sekaligus. Saat ini media sosial yang paling popular dan banyak digunakan oleh masyarakat Indonesia adalah adalah Facebook, Twitter, LinkedIN, Flicker,
Youtube, Google+,
Blog, Fourqguare, Path, Pinterest, Instagram dan Ask.fm.
Masing-masing media sosial tersebut memiliki kekhasan. Beberapa diantaranya akan dibahas disini. 1.
Facebook Facebook adalah situs jejaring sosial yang dapat menghubungkan penggunanya dari berbagai belahan dunia melalui keterhubungan profil, berkirim pesan personal melalui inbox maupun melalui wall/news feed,
9
chating, bermain bersama, berbagi file dan foto, promosi bisnis hinnga bermain game online. Apabila Humas Pemerintah akan mempergunakan Facebook sebagai media relations dengan publiknya, Divisi Humas dapat memilih apakah akan mempergunakan akun regular (personal account), group ataukah berupa Page. a. Akun regular memiliki keterbatasan dalam hal jumlah teman, yakni hanya untuk 5000 teman dan sisanya hanya dapat menjadi followers. Walaupun terbatas dalam jumlah pertemanan, tetapi akun regular ini lebih personal sifatnya. Admin akun dapat mensetting akunnya menjadi sangat pribadi (hanya dapat dilihat sendiri), terbuka bagi seluruh orang yang ada dalam daftar pertemanan, custom bagi orang-orang tertentu atau setting terbuka untuk publik. Biasanya followers hanya dapat mengakses konten yang disetting secara terbuka (Public). Akun regular ini baik digunakan untuk media relations dengan publik internal atau dengan ingin lebih dekat secara personal dengan publik eksternal. b. Grup Facebook didesain untuk keperluan sebuah komunitas. Sebuah grup dibuat biasanya karena memiliki kesamaan ketertarikan dalam suatu hal kemudian berdiskusi dan berkerja sama di dalamnya. Di sini setiap anggota dapat saling berbagi informasi di dalam grup melalui fasilitas wall. Sementara fasilitas inbox dan chatting hanya dapat menghubungkan anggota dengan admin grup. Setiap grup dapat memiliki admin lebih dari satu orang. Divisi Humas dalam hal ini
10
mendiskusikan siapa yang menjadi penanggung jawab grup. Di dalam grup, seorang admin harus selalu megecek apakah akun anggotanya aman atau telah ada anggota yang diretas, untuk memastikan kemanan dan kerahasiaan grup tetap terjaga. Kemudian admin juga harus memastikan bahwa grupnya aman dari spam. Grup facebook dapat dipergunakan untuk media relations dengan publik internal maupun eksternal, sepanjang public memliki ketertarikan dengan tema grup yang dibuat. c. Fans Page (halaman penggemar) biasanya disebar melalui feed. Fans page biasanya berisi informasi mengenai sesuatu (baik tentang orang (biasanya orang terkenal), produk, layanan, dsb). Kelebihan fans page dibandingkan dengan akun personal dan grup adalah bahwa untuk fans page tidak ada batasan jumlah penggemar dan memungkinkan adanya penambahan
berbagai
aplikasi
pada
Pages.
Apabila
Humas
Pemerintahan akan mempergunakan Fans Page sebagai media relation, ini akan lebih baik apabila ditujukan untuk publik eksternal karena jangkauannya lebih luas dan lebih terbuka.
2.
Twitter Twitter adalah layanan jejaring sosial dalam bentuk mikroblog yang memungkinkan penggunanya untuk mengirim dan membaca kicauan (tweet) teks hingga 140 karakter, Untuk mempermudah pengenalan dan pencarian terhadap suatu tema atau kegiatan yang sedang dilakukan, Humas
11
Pemerintah sebaiknya mempergunakan hastag (#). Apabila dalam Facebook dikenal dengan pertemanan, makan di Twitter istilah yang dipergunakan adalah Follower dan Following. Hanya ada dua setting skun untuk Twitter, yaitu Protected (dikunci) dan Tidak dikunci. Apabila sebuah akun disetting Protected, ini artinya hanya follower yang di follow kembali (follow back) yang akan dapat melihat Tweet pemilik akun. Lain halnya apabila akun tidak dikunci, maka setiap orang baik follower maupun bukan follower dapat melihat semua tweet dari akun tersebut. Setiap tweet dapat di-retweet oleh follower dan bukan follower (bergantung setting pada akunnya), kemudian antar follower juga bisa saling mention untuk memberikan umpan balik. Apabila ingin berkicau secara lebih pribadi, Twitter menyediakan fitur DM (Direct Message). Tentu saja DM hanya dapat dipergunakan bagi mereka yang saling follow. Setiap tweet favourite dapat ditandai sebagai Favorite dan follower juga dapat dimasukkanke dalam daftar (list) pada sebuah akun. Hal menarik lainnya di dalam Twitter adalah bahwa Twitter meranking katakata dalam setiap tweet, sehingga kata-kata yang paling sering di tweet akan masuk kedalam daftar 10 Worldwide Trends atau paling tidak trending topic dari sebuah Negara. Selain itu kita juga dapat mengunggah foto dan berbagi link file. Apabila
Humas
Pemerintah
akan
mempergunakan
Twitter
untuk
berkomunikasi denganmasyarakat luas maka setting akun sebaiknya terbuka (tidak dikunci) dan memfollow kembali follower sebanyak mungkin
12
sehingga Twitter dapat menyerap aspirasi maupun opini publik dan menjadikan Twitter sebagai media yang interaktif.
3.
Google+, merupakan jejaring sosial yang diciptakan oleh Google. Berbeda dengan Facebook dan Twitter, teman atau follower di dalam Google+ disebut Circles. Lebih lanjut fitur-fitur Google+ adalah sebagai berikut: a. Automatic Circles Ini merupakan fitur yang dapat mengelompokkan secara langsung teman-teman, kenalan, keluarga, dan lain-lain dalam satu lingkaran. Di sini kita juga dapat mengatur apakah posting itu dapat dilihat oleh publik secar luas atau hanya untuk lingkaran tertentu. b. Hangouts Ini merupakan fasilitas video chat dalam Google+ dan dapat melakukan obrolan dengan 10 orang yang terdapat dalam circles kita secara langsung (live). c. Huddle Merupakan fitur SMS atau instant messeging dengan circles yang dapat dipergunakan oleh pengguna Android dan Iphone . d. Sparks Yaitu fitur seperti mesin pencari yang
memberikan informasi yang
instan dan akurat. e. Instan Upload
13
Merupakan fitur upload foto yang dapat ditambahkan komentar lucu pada foto. Google+ dapat dijadikan media relation yang sangat
bagi Humas
Pemerintah mengingat jangkauannya yang luas dan terindeks oleh Google.
4.
Instagram dan Flicker merupakan jejaring sosial untuk berbagi momenmomen yang dilalui melalui sebuah foto atau video(instagram). Apakah Humas Pemerintah dapat mempergukan kedua media sosial ini? Tentu saja bisa, apabila memang penyebaran informasinya banyak mempergunakan foto atau video berdurasi pendek (hanya sampai dengan 30 detik).
5.
Youtube/ Vimeo/Vine Youtube/ Vimeo/Vine adalah sama-sama situs web berbagi video. Saat ini Youtube menjadi situs berbagi video terpopuler. Humas Pemda Jakarta dapat dijadikan contoh bagaimana Youtube menjadi media relation dengan masyarakat. Bagaimana Wakil Gubernur DKI Jakarta mengunggah video rapat untuk memperlihatkan kepada masyarakat proses pengambilan sebuah keputusan. Tentu saja ini akan sangat bergantung pada kebijakan masingmasing lembaga, video apa saja yang dapat diunggah disana. Akan tetapi setidaknya setiap lembaga dapat menampilkan profil lembaganya ke Youtube. Hal ini dapat membantu apabila ada masyarakat yang ingin mengetahui tentang lembaga kita, masyarakat bias mendapatkan gambaran singkatnya melalui video tersebut.
14
6. LinkedIN Linkedin adalah jaringan profesional terbesar di dunia. Humas Pemerintah dapat mempergunakan LinkedIN untuk menjalin hubungan atau kerja sama dengan lembaga-lembaga lain maupun dengan para profedional individual yang bergerak di bidang kehumasan atau bidang lain yang terkait. Humas juga dapat mempergunakan LinkedIN untuk mencari bibit-bibit unggul untuk bekerja di instansinya sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
7. Ask.fm Merupakan situs yang memberikan kesempatan kepada seseorang untuk bertanya kepada seseorang. Humas Pemerintah dapat mempergunakan Ask.fm untuk memperkenalkan tokoh-tokoh yang belum banyak dikenal oleh masyarakat atau tokoh-tokoh yang sudah dikenal tetapi masih mengundang rasa penasaran masyarakat. Melalui situs ini, Humas dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam kapasitasnya sebagai Humas lembaga.
8. Blog Blog merupakan singkatan dari web log yang berisi aplikasi web dengan sejumlah posting tulisan pada sebuah halaman web. Humas Pemerintah dapat mempergunakan blog untuk menyampaikan informasi yang panjang
15
yang tidak mungkin tersampaikan melalui media sosial seperti Facebook atau Twitter. Contoh blog : Blogspot (Blogger), WordPress, Multiply dan LiveJournal,
9. Forum Online Saat ini ada banya forum online. Forum-forum ini biasanya membahas sebuah tema. Humas Pemerintah dapat mengidentifikasi forum-forum mana saja yang biasanya membahas issu-issu tentang lembagany, kemudian apabila diperlukan dapat masuk dan memberikan klarifikasi di dalam forum tersebut. Contoh Forum Online : Kaskus dan Detik Forum.
Dan masih banyak media sosial lainnya yang dapat dijadikan media relations. Saat ini kita dapat menghubungkan satu media sosial dengan media sosial lain sehingga dapat update status secara bersamaan dalam satu kali posting.
Email dan Instant Messaging Selain media sosial, email dan instan messaging juga merupakan saluran komunikasi yang dapat dipergunakan oleh Humas Pemerintah. Melalui email, Humas dapat langsung secara personal menyampaikan informasi yang ingin disampaikan atau Humas juga dapat membuat milis untuk penyebaran informasi yang luas dan serentak. Seperti telah dijelaskan di atas, untuk keperluan kedinasan, Humas dihimbau mempergunakan akun resmi
16
kedinasan dan mempergunakan tanda tangan elektronik. Dalam hal tanda tangan elektronik sesuai dengan UU ITE Pasal 11 ayat (1) disebutkan “Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Penanda Tangan; b. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan; c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; d. segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya; dan f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait.”
Sementara itu instant messeging dapat dijadikan media relations yang sangat interaktif. Berbeda dengan email yang jawabannya bisa menunggu, instant messaging memerlukan respon segera. Apabila Humas Pemerintah memilih instant messeging sebagai media relations dengan publiknya, maka hal terpenting adalah memastikan ada staf yang khusus menangani komunikasi melalui fasilitas chatting. Ada banyak instant messeging yang dapat dipergunakan, antara lain : Black Berry Messeger, Yahoo Messeger, Hangout Google+, Skype, menu chatting pada
Facebook, LINE, Kakao, WeChat, dll. Semuanya berfungsi sama yaitu
sebagai media penghubung melalui pesan singkat dan bebarapa diantaranya memberikan fasilitas voice chat dan video chat. Kita tentu sangat bangga ketika banyak aparatur yang langsung memberikan PIN BB-nya atau nomor teleponnya secara langsung kepada masyarakat. Ini menunjukkan adanya keinginan untuk
17
terus menyerap aspirasi msyarakat, tetapi untuk urusan kedinasan sebaiknya berikan akun atau nomor dinas. Optimalisasi Media Sosial untuk Aktivitas Kehumasan Setelah memilih media sosial dan memiliki akun dalam media sosial tersebut, hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah mengisi profil lembaga pada media sosial tersebut. 1.
Memastikan bahwa profil lembaga kita dapat tercermin dalam media sosial. Pisahkan antara profil individu dengan profil lembaga.
2.
Memastikan alamat web dan kontak person mempergunakan email dinas dan nomor telepon kantor sebagai alternatif apabila media sosial suatu saat error atau tidak dapat diakses.
3.
Bergabung dan berpartisipasi secara aktif dalam grup atau forum-forum online.
4.
Manfaatkan akun baik akun regular maupun group atau fans page untuk keperluan lembaga, baik untuk menjaga reputasi, menyampaikan program atau kebijakan, menyampaikan capaian atau prestasi, dll.
5.
Update secara teratur media sosial Anda.
6.
Perkenalkan akun media sosial yang telah ada baik malaui saluran pribadi maupun saluran kelembagaan.
7.
Membuat chirpstory dari setiap posting dalam media sosial, kemudian hubungkan ke blog atau website lembaga.
8.
Promote akun lembaga melalui akun-akun yang memiliki banyak followers.
9.
Personalisasi permintaan dari publik untuk membangun hubungan baik.
18
10.
Promosikan jadwal kegiatan melalui fitur Event seperti dalam Facebook.
11.
Menggunakan iklan untuk mensosialisasikan media relations yang dimiliki lembaga. (Gallagher 2009)
Mengingat adanya perbedaan karakteristik antara media sosial dengan media konvensional, maka seorang Humas ketika memutuskan bergabung dengan PR 2.0. harus memahami asas media sosial. Pedoman Pemanfaatan Media Sosial Instansi Pemerintah yang dikeluarkan oleh Menteri
Pendayagunaan Aparatur
Negara Dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) RI menyebutkan 9 asas media sosial yaitu : 1. 2. 3.
4. 5.
6.
7. 8. 9.
faktual, yaitu informasi yang disampaikan melalui media sosial berlandaskan pada data dan fakta yang jelas. disampaikan melalui media sosial sehingga dapat diakses dengan mudah dan diketahui oleh siapa saja, kapan saja, di mana mendorong keikutsertaan dan keterlibatan (engagement khalayak dengan cara menerima komentar, tanggapan, dan masukan kepada instansi pemerintah; interaktif, yakni komunikasi instansi pemerintah yang dilakukan melalui media sosial bersifat dua arah; harmonis, yaitu menciptakan hubungan sinergis yang saling menghargai, mendukung, dan menguntungkan di antara berbagai pihak yang terkait; etis, yaitu dengan menerapkan perilaku sopan, sesuai dengan etika dan kode etik yang ditetapkan, serta tidak merugikan orang lain dan menimbulkan konflik; kesetaraan, yaitu terbina hubungan kerja yang baik dan setara antara instansi pemerintah dan pemangku kepentingan; profesional, yaitu pengelolaan media sosial yang mengutamakan keahlian berdasarkan keterampilan, pengalaman, dan konsistensi; akuntabel, yaitu pemanfaatan media sosial yang dapat dipertanggungjawabkan.
19
(Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi RI (PAN-RB) 2012) Penutup Begitu banyak media sosial yang saat ini dapat kita temui dengan mudah di dunia maya, namun seorang Humas harus jeli dalam mengidentifikasi media sosial apa yang paling efektif dipergunakan sebagai media relation antara lembaga penaung dengan publiknya. Penggunaan media sosial yang tepat dapat meningkatkan citra atau reputasi lembaga, namun kesalahan dalam penggunaan media sosial dapat berakibat fatal. Oleh karena itu pemanfaatan media sosial harus terus dibarengi oleh peningkatan kemampuan dalam hal pengelolaan konten dan strategi kehumasan.
20
Referensi
Gallagher, Christine. “Create Visibility For Your Business on Facebook: Top Ten Ways.” Articlesbase. 1 April 2009. http://www.articlesbase.com/social-marketingarticles/create-visibility-for-your-business-on-facebook-top-ten-ways845996.html (accessed September 23, 2013). Jones, Ron. “Social Media Marketing 101, Part 1.” Search Engine Watch. 29 Februari 2009. http://sbinfocanada.about.com/gi/o.htm?zi=1/XJ&zTi=1&sdn=sbinfocanada&cd n=money&tm=22&f=00&tt=8&bt=9&bts=83&zu=http%3A//searchenginewatch.c om/3632809 (accessed September 23, 2013). Kiswiyanti, Dian Novita. ““Sosialisasi dan Persiapan Penyelenggaraan Asian Ministerial Conference on Disaster Risk Reduction (AMCDRR) Ke-5”.” Kementrian Kelautan dan Periklanan . 13 Juli 2012. http://www.kkp.go.id/index.php/mobile/arsip/c/8001/FORUM-BAKOHUMASBADAN-NASIONAL-PENANGGULANGAN-BENCANA-BNPB-Sosialisasi-danPersiapan-Penyelenggaraan-Asian-Ministerial-Conference-on-Disaster-RiskReduction-AMCDRR-Ke-5/?category_id=2 (accessed September 23, 2013). Menkum&HAM . “UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11 TAHUN 2008 TENTANGINFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK.” Perundang-undangan. Jakarta: PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, 21 April 2008. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) . “SE No.06 Tahun 2013.” Penggunaan Alamat email Resmi Pemerintah pada Instansi Pemerintah. Jakarta: KemenPAN-RB, 27 Mei 2013. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi RI (PAN-RB) . PEDOMAN. Pedoman Pelaksanaan, Jakarta: KemenPAN-RB, 2012. Merriam-Webster. “Social Media.” Merriam-Webster. 2013. http://www.merriamwebster.com/dictionary/social%20media (accessed September 23, 2012). Pusat Data Statistik dan Informasi, Kementerian Kelautan dan Perikanan RI. “SEMINAR KEHUMASAN OMBUDSMAN RI :” Membangun Jaringan Hubungan Masyarakat Melalui Media Sosial ”.” Kementerian Kelautan dan Perikanan RI. 19 April 2013. http://www.kkp.go.id/index.php/arsip/c/8991/SEMINAR-KEHUMASANOMBUDSMAN-RI-Membangun-Jaringan-Hubungan-Masyarakat-Melalui-MediaSosial/ (accessed September 23, 2013). Ruslan, Rosady. Etika Kehumasan (Konsepsi Dan Aplikasi). Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2010. Santoso, Imam. “Pengguna Internet Indonesia 2012 capai 63 juta orang.” http://www.antaranews.com. 12 Desember 2012.
21
http://www.antaranews.com/berita/348186/pengguna-internet-indonesia2012-capai-63-juta-orang (accessed September 23, 2013). Yustiningsih, Rini. “Pengguna Internet Indonesia Tertinggi Ketiga di Asia.” solopos.com. 2 November 2012. http://www.solopos.com/2012/11/02/pengguna-internetindonesia-tertinggi-ketiga-di-asia-344095 (accessed September 23, 2013).
22
