Membangun Sistem Informasi Kearsipan
Disusun Oleh : Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. NIP. 132 282 187
Universitas Padjadjaran Fakultas Ilmu Komunikasi Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan 2007
0
Membangun Sistem Informasi Kearsipan
Oleh : Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. NIP. 132 282 187
Mengetahui
Dekan Fikom Unpad
H. Soeganda Priyatna, Drs., M.M. NIP. 130 522 763
1
ABSTRAK
Rekaman informasi sebuah lembaga dapat dilihat dari keberadaan arsipnya. Arsip ini akan menjadi bukti dokumenter atau alat pengingat sekaligus pengawas berbagai kegiatan lembaga bersangkutan. Sistem Informasi Kearsipan dibangun untuk memberikan solusi bagi permasalahan yang dihadapi sebuah lembaga dan memberikan keunggulan kompetitif bagi lembaga penciptanya. Dengan adanya Sistem Informasi Kearsipan maka kemampuan kinerja arsip sebuah lembaga lebih efektif dan efisien, tugas lembaga lebih lancar dan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan lebih profesional. Nilai administratif, legal, fiskal, riset, pendidikan dan dokumentatif menjadi rambu-rambu dalam pembangunan sistem informasi. Kriteria aplikasi dalam pembangunan sistem informasi kearsipan disesuaikan dengan hasil analisa terhadap kebutuhan lembaga.
2
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur ke khadirat Allah SWT, akhirnya penulis dapat menyelesaikan makalah berjudul “Membangun Sistem Informasi Kearsipan”. Makalah ini berisi pemikiran-pemikiran awal untuk pengembangan Sistem Informasi Kearsipan dan diharapkan dapat menjadi bagian dari referensi pengembangan sistem informasi kearsipan di berbagai lembaga. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan. Selanjutnya penulis mengharapkan masukkan dari pembaca demi pengembangan makalah yang dapat penulis tulis selanjutnya.
Bandung, November 2007
Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. NIP. 132 282 187
3
DAFTAR ISI
ABSTRAK
i
KATA PENGANTAR
ii
DAFTAR ISI
iii
I. PENDAHULUAN
1
1.1. Latar Belakang
1
1.2. Maksud dan Tujuan
2
1.3. Output
3
1.4. Value
3
1.5. Ruang Lingkup Pekerjaan
4
1.6. Pendekatan dan Metodologi
6
II. KRITERIA APLIKASI
8
2.1. Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan
8
2.2. Fitur
9
2.3. Aplikasi
11
2.4. Arsitektur
13
2.5. Kriteria Hardware yang Dibutuhkan
15
2.6. Kriteria Software yang Dibutuhkan
24
2.7. Kriteria Infrastruktur Jaringan yang Dibutuhkan
26
2.8. Training
27
2.9. Maintance dan Support
29
2.10. Model Implementasi
29
2.11. Acceptance Testing
29
2.12. Kualifikasi Konsultan
29
III. PENUTUP
30
DAFTAR PUSTAKA
31
4
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Kompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh sebuah lembaga menuntut pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki lembaga demi terselesaikannya permasalahan dengan cepat dan tepat. Tidak terkecuali manajemen sumber daya konseptual berupa informasi. Manajemen informasi yang tepat akan dapat mendukung semua aktivitas lembaga yang berujung pada peningkatan produktivitas dan profit yang diperoleh
lembaga. Akan tetapi tidak jarang
kekacauan manajemen / penanganan pada informasi seperti adanya pemberian informasi yang tidak tepat akibat kekacauan organisasi informasi atau lambatnya aliran informasi yang diterima
mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan
keputusan sehingga sebuah lembaga harus menanggung resiko bahkan kerugian yang cukup besar. Rekaman informasi sebuah lembaga dapat dilihat dari keberadaan arsipnya.. Sebenarnya arsip tidak pernah diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip akan lahir apabila ada aktivitas di dalam lembaga. Dengan demikian, arsip akan menjadi bukti dokumenter atau sebagai alat pengingat sekaligus pengawas berbagai kegiatan lembaga yang bersangkutan. The Australia Standar AS 4390 – 1996 sebagaimana dikutip Kennedy dan Schauder ( 1998 : 5) mendefinisikan arsip sebagai rekod yang memiliki nilai berkelanjutan. Pengertian rekod itu sendiri adalah “… informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi bisnis atau dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas.” Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian ini juga senada dengan
Undang-undang No. 7 tahun
1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang menyebutkan bahwa arsip
mencakup naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-
5
lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Dan tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Dalam pengertian ini pengolahan arsip ditujukan bagi pemanfaatan dan pelestarian arsip bagi kegiatan administrasi dan memori kolektif bangsa. Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi arsip yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3) sebagai bahan pendukung proses pengadilan (lagition support), dan (4) penyusutan berkas kerja (retention). Fungsi-fungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola dengan tepat antara lain melalui Sistem Informasi Kearsipan. Sistem informasi kearsipan disusun berdasarkan analisa terhadap kebutuhan
lembaga
yang
bersangkutan
sehingga
penggunaannya
dapat
memberikan solusi dan keunggulan kompetitif bagi lembaga penciptanya. 1.2. Maksud dan Tujuan Perancangan dan pembangunan sistem informasi kearsipan disusun dengan maksud dan tujuan sebagai berikut : a. Meningkatkan kemampuan kinerja Arsip Lembaga agar tercapai efektifitas dan efisiensi unit kearsipan yang melayani pelaksanaan kerja di berbagai bidang / unit kerja. b. Mengembangkan
sistem
teknologi
informasi
kearsipan
dan
menafaatkannya sebagai sumber informasi dengan menghasilkan sistem informasi kearsipan yang akuntabel untuk menunjang kelancaran tugas Lembaga.
6
c. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan dinamis dan statis yang profesional. d. Meningkatkan fasilitas sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan guna menelaah menganalisis, dan menyajikan data yang berhubungan dengan arsip dinamis dan arsisp statis untuk kepentingan Lembaga. 1.3. Output Output yang diharapkan dari perencanaan dan pembangunan sistem informasi kearsipan ini adalah : a. Tersediannya Sistem Informasi Kearsipan yang handal sehingga menunjang efektivitas dan efisiensi aktivitas lembaga. b. Memberikan kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi arsip sehingga dapat mempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkan kinerja lembaga. c. Tersedianya
sumber
daya
yang
mampu
mengoperasikan
sistem
manajemen kearsipan tersebut. 1.4. Value Value ALFRED berikut ini menjadi rambu-rambu dibangunnya sistem informasi kearsipan : a. Administrative value
(A): Merupakan nilai guna yang berhubungan
dengan administrasi / tanggungjawab kedinasan b.
Legal value
(L): Merupakan nilai guna yang berhubungan
dengan hukum / tanggung jawab kewenangan c.
Fiscal value
(F): Merupakan nilai guna yang berbubungan
dengan tanggung jawab keuangan. d.
Research value
(R) : Merupakan nilai guna yang berhubungan
dengan tanggung jawab pengembangan.
7
e. Education value
(E) : Merupakan nilai guna yang berhubungan
dengan tanggung jawab intelektual/prestasi budaya. f. Documentative value (D) : Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab pendokumentasian. 1.5. Ruang Lingkup Pekerjaan 1. Tahap Pertama Tahap Pertama mencakup kegiatan dalam rangka persiapan Pembangunan / Pengembanga Sistem Informasi Kearsipan yang meliputi kegiatan : a)
Mempelajari dan memahami Rencana Lembaga.
b)
Melaksanakan penelitian, survei dan diskusi-diskusi yang berkaitan dengan
rencana-rencana
dan
strategi-strategi
Lembaga
dalam
menghadapi tantangan di masa depan, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan dan kebutuhan akan informasi / dokumen / arsip lembaga. c)
Melaksanakan studi banding (comparative study) dengan melakukan kunjungan / pengamatan dan diskusi pada berbagai lembaga sejenis, khususnya yang mempunyai aktivitas yang setara atau hampir setara dalam hal pengelolaan arsip.
d)
Menyusun suatu rencana strategi informasi (information strategy plan) yang selaras dengan Rencana Lembaga yang selanjutnya akan menjadi term of reference dan request for proposal untuk para vendor untuk keperluan pengadaan prasarana Sistem Informasi
maupun rencana
pembiayaan yang saling menguntungkan antara Lembaga dengan vendor. e)
Membantu melakukan evaluasi dari para vendor teknologi informasi yang telah mengajukan penawaran. Evaluasi ini akan meliputi evaluasi teknis dari proposal, evaluasi terhadap kredibilitas vendor, serta analisa investasi, sehingga Lembaga dapat memilih solusi yang paling sesuai dan paling efisien dengan sistem pembiayaan terbaik.
8
Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan dalam waktu 1 (satu bulan).
2. Tahap Kedua Tahap Kedua mencakup kegiatan dalam rangka pelaksanaan Pembangunan / Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan, yang meliputi : a) Mendampingi lembaga dalam manajemen proyek implementasi Sistem Informasi serta melakukan penilaian terhadap kinerja vendor yang dipilih oleh Lembaga. b) Melakukan comissioning terhadap vendor pada akhir masa implementasi serta memberikan opini-opini tentang prestasi vendor.
Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan dalam waktu 3 (tiga) bulan.
Adapun rincian teknis pekerjaan yang akan dilaksanakan antara lain : a. Menyediakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan untuk Lembaga. b. Menyediakan perangkat keras, perangkat lunak sistem dan jaringan. c. Melakukan instalasi dan uji coba dalam bentuk pilot project
untuk
mendapatkan gambaran kesulitan dan masalah yang timbul. d. Melakukan pemasangan / instalasi perangkat keras dan lunak pada lokasi lainnya termasuk kantor pusat. e. Melakukan pelatihan untuk petugas yang akan mengoperasikan Sistem Informasi Kearsipan tersebut. f. Melakukan pemeliharaan sistem sehingga sistem dapat beroperasi dengan lancar.
9
1.6. Pendekatan dan Metodologi Adapun pendekatan dan metodologi yang akan digunakan adalah : a. Corporate re-enginering approach Kegiatan utamanya mengevaluasi berbagai proses dan organisasi aktivitas yang ada. Melalui cara ini diharapkan sistem yang terbangun dapat secara optimum mendukung semua lingkup kegiatan dan tingkatan manajemen. b. Open system architecture Dengan pendekatan ini, maka kegiatan pengembangan Sistem Informasi tidak terhambat oleh ketergantungan terhadap suatu produk, platform, atau merek
tertentu. Ini akan memberikan fleksibilitas dalam menghadapi
perubahan maupun penambahan kebutuhan di masa depan. c. Client/server computing Pendekatan ini memberikan sinergi yang baik dalam pelaksanaan pemrosesan data. Dengan teknologi client/server ini beban terdistribusi antara client dan server; tetapi pada saat dibutuhkan 'computing power' yang tinggi, maka suatu instalasi yang besar akan membantu pekerjaan komputasi dari instalasi lain yang membutuhkannya. Keuntungan lain yang diperoleh adalah lebih rendahnya biaya implementasinya dibanding dengan 'multi-user computing' yang memerlukan komputer skala besar sebagai sentral komputasi. Termasuk dalam keuntungan melalui cara ini adalah menurunnya kompleksitas sistem. d. Rightsizing hardware platform Tujuan utama dari pendekatan ini adalah menyediakan infrastruktur yang sesuai dengan keadaan dan masalah yang dihadapi masing-masing unit / departemen. Penerapan 'Open System' yang memberikan fasilitas skalabilitas, portabilitas dan interoperabilitas menyebabkan pendekatan ini dengan mudah dapat dilaksanakan dan pada gilirannya menyebabkan dapat ditekannya berbagai biaya; karena memungkinkan tidak terbuangnya berbagai perangkat yang telah ada sebelumnya.
10
e. Top-down planning, bottom-up implementation Pendekatan ini memungkinkan adanya sebuah kerangka acuan global pada waktu implementasi. Kerangka ini disusun secara global meliputi semua tingkatan dan unit kerja yang ada di lembaga yang bersangkutan. Penyusunan rencana secara top-down ini memungkinkan terbentuknya sebuah peta (road map) teknologi informasi. Namun meskipun dibuat secara top-down, peta ini harus dapat dibangun secara bertahap (bottomup) sesuai dengan skala prioritas dan kebutuhan lingkup dan tingkatan manajemen. Kemampuan pembangunan bertahap ini juga mendukung user-driven computing, di mana penggunalah yang langsung menentukan kebutuhannya sendiri.
11
II. KRITERIA APLIKASI
2.1. Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan a. Platform Untuk meningkatkan kinerja perusahaan
yang efektif dan efisien maka
sangat diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus dilakukan sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi antara lembaga dengan klien, partner dan relasi kerja lainnya. Platform aplikasi / software yang dipilih harus memperhatikan scalability, business continuity, security, dan globalization, capabilities.
a.
Scalability Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan load, pengklausteran, dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang digunakan.
b.
Business Continuity Kapasitas penyimpanan (repository) aplikasi memungkinkan klien untuk mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan oleh infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.
c.
Security Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, aplikasi harus dapat mendesain tingkat pengamanan sesuai keinginan konsumen. Sehingga masalah-masalah seperti: pengaksesan,
12
keabsahan, keaslian dan keamanan data serta dokumen perusahaan dapat dipertanggungjawabkan.
d.
Globalization Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan platform yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat dilakukan dalam multi bahasa.
e.
Ease of Use Mudah dalam penggunakan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan cepat oleh berbagai tingkatan perkembanagan lembaga sejenis.
g.
Standards Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data lembaga. Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana
atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang dapat memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan dan memelihara
nilai
dari
sumber
informasi
suatu
organisasi,
sehingga
mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya. 2.2. Fitur Fitur-fitur dalam platform yang dipih harus dapat mendukung Sistem informasi Kearsipan secara utuh, antara lain :
13
a.
Document Capture EDMS harus mendukung perpindahan isi dokumen digital dan konversi dokumen tercetak ke dalam dokumen image.
b.
Document Management Sistem harus mampu mengelola berbagai dokumen digital, termasuk beragam format image, teks dan dokumen campuran, file elektronik dan format digital audio / video. Pemakai harus dapat mengindeks dan mengkatagorikan dokumen dan tempat penyimpanan dokumen harus dirujuk. Selain itu sistem juga harus dapat melacak akses dokumen dan aktivitas temu kembali dokumen.
c.
Document Storage Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam media storage : on-line, near-on-line dan off line, termasuk format digital seperti optical disk, CD-ROM, tape dan magnetic disk sebagaimana dalam format analog, seperti microfich dan kertas. Sistem harus menjamin penggunaan media untuk dokumen storage, mendukung lokasi dokumen storage baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan dokumen diantara media storage sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali dari sistem pemakai.
d.
Document Access Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data dan lokasi penyimpanan.
14
e.
Document Retrieval Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada desktop dan mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti anotasi, penggandaan dan pencetakan.
f.
Document Exchange Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat diekstrak, diisi dengan format file standar dan dijalankan untuk mendukung tujuan perusahaan.
g.
Document Output Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.
2.3. Aplikasi Aplikasi yang diperlukan dapat dikelompokan ke dalam lima katagori, yaitu: a.
Creation and Revision Control Keberadaan word processing document, spreadsheets, presentation dan dokumen elektronik lainnya diolah sebagai entiti file dalam sistem operasi komputer. Ketika ia memiliki kemampuan untuk menyimpan dan memindahkan folder ke dalam jaringan server bekerja atau sebelum direktori backup di definisikan, tidak ada kontrol yang bekerja. Pemakai dapat dengan mudah mengedit dokumen yang salah, menghapus dokumen secara sembarang, menciptakan versi baru dari dokumen yang telah ada, menduplikat
pekejaan yang sedang berjalan dan mengakses dokumen
dengan mudah. Kehilangan kontrol menjadi tantangan serius bagi produktivitas organisasi, keamanan dan kompetitif lembaga. Dengan
15
kontrol pada penciptaan, revisi dan disposisi dokumen, aplikasi dokumen manajemen terhindar dari kesalahan bersama yang berhubungan dengan filing yang salah, duplikasi pekerjaan dan pelanggaran keamanan yang menjadikan perusahaan terhindar dari kehilangan produktivitasnya. b.
Foldering Pengelolaan dokumen yang dinamis diperlukan dalam aktivitas yang lebih spesifik, seperti untuk customer service, contract management atau dukungan legal. Fitur folder memungkinkan dokumen dikelompokkan ke dalam sebuah folder. Aplikasi manajemen dokumen mengontrol distribusi dan accessibility pada folder.
c.
Transaction Processing Dokumen yang berfokus pada transaksi biasanya memiliki masa hidup dokumen yang pendek dan intensif. Dokumen disimpan, diproses dan dibuang, diarsipkan atau diteruskan ke departemen lainnya. Biasanya volume dokumen tinggi dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan kecepatan transaksi. Dalam hal ini, fungsi utama dari aplikasi manajemen dokumen adalah optimalisasi kecepatan dan efisiensi.
d.
Dokumen Enabling Ketika aplikasi manajemen dokumen berfokus pada kontrol dokumen vital, kemudahan akses pada dokumen yang berhubungan ditingkatkan. Skenario document-anabling, menampilkan aplikasi proses data dengan user interface pada dokumen. Dokumen disimpan dalam repository yang dihubungkan dengan saluran aplikasi bisnis.
e.
Storage and Retrieval Banyak dokumen diciptakan atau diterima perlu untuk disimpan. Aplikasi manajemen dokumen mencakup kemampuan untuk menyimpan dokmen.
16
Manajemen repository dokumen, indeks database dan kewenangan akses individu pengguna ditampilkan dalam platfom manajemen dokumen. 2.4. Arsitektur a.
Managing Document Images Arsitektur platform manajemen dokumen tidak hanya memiliki kemampuan untuk menciptakan, merevisi dan mendistribusikan dokumen elektronik, tetapi juga kemampuan untuk mengelola semua dokumen secara komprehensif, termasuk manajemen dokumen images. Setiap sistem komputer berisi lima subsistem penting : input, display, communications, storage dan output, yang terintegrasi dengan central processing unit (CPU) dan dikonfigurasi secara khusus untuk mengolah jenis data yang diproses. Input
Display & Manipulation
Communicati on
Storage
Output
Subsystem Device & Management Support Sandard Office Computing Platform
Imaging Management & Application Development Support Management Apllication
Gambar 3.3.4. Document Imaging Component Model (http://www.rhiner.com) Keyboard merupakan input device yang secara langsung didukung oleh computer device dan sistem operasi komputer. Subsistem lainnya yang digunakan untuk mengolah data karakter dan grafis, didukung oleh platform
17
komputer, sistem operasi atau penghubung lainnya, seperti system operasi jaringan. Data image sangat berbeda dari data komputer lainnya. Dokumen image merupakan koleksi sederhana yang dapat dengan mudah dilihat mata manusia tetapi tidak bagi penggunaan sistem komputer. Pada dokumen image, kata atau phrase tidak dapat ditelusur, dieja, diedit, dihapus atau disusun kembali elemennya. Selain itu, ukuran filenyapun lebih besar daripada ukuran file data komputer. Platform Sistem Informasi harus dapat menangani hal ini. b.
Document Capture Capture merupakan solusi yang sangat penting bagi manajemen dokumen. Subsistem capture merespon aplikasi manajemen pada data image. Bentuk prosesnya, OCR/ICR dan raster-to-vector mengkonversi teknik gambar.
c.
Document Storage Platform Sistem Informasi harus mencakup fasilitas untuk mengelola arsitektur penyimpanan. Arsitektur penyimpanan dalam EDMS (Electronic Document Management System) menggunakan beragam device, termasuk WORM (write one read only) optical disk, optical jukeboxes, RAID (redundant array of independent disk) dan / atau sistem penyimpanan tape automatis.
d.
Communications Sistem informasi memerlukan infrastruktur komunikasi untuk aktivitas kerja sama seperti dalam workgroup maupun untuk kepentingan publikasi elektronik.
18
e.
Utilizing Workflow Technology Software workflow dapat dalam bentuk e-mail atau server-based.
f.
Document and Content Management on the Web Aktivitas manajemen dokumen secara fundamental dirasakan dengan perubahan pada internet, web dan intranet. Hal ini membawa implikasi pada platform Sistem Informasi. Kemampuan capture, akses dan penyimpanan informasi dari web, baik menggunakan web browser untuk mengakses dokumen informasi.
2.5. Kriteria Hardware yang Dibutuhkan Hardware komputer yang dibutuhkan adalah yang umum dapat dijumpai di pasaran seperti server, PC workstation dan peripheral seperti printer, peralatan imaging seperti scanner, OCR/ICR, media penyimpanan seperti CD, DVD dan peralatan jaringan seperti switching hub, hub, router dan modem yang terhubung dalam suatu jaringan komputer. Hardware yang dibutuhkan harus memiliki kemampuan kerja yang tinggi dan memiliki spesifikasi teknis terbaru, yang mampu mengatasi kebutuhan perkembangan teknologi di masa depan, dengan karakteristik: upgradebility, scalability, compatibility. Dukungan layanan purna jual yang baik dan ketersediaan suku cadang dari vendor juga menjadi pertimbangan sehingga diharapkan seluruh hardware dan peripheralnya mampu dioperasikan selama lima tahun tanpa sela dengan jaminan Y2K Compliance dari vendornya. Jumlah hardware yang dibutuhkan disesuaikan dengan kebutuhan masingmasing unit yang secara rinci dapat dilihat pada lampiran.
19
a. Server Server harus dipilih dari produk yang handal dari produsen yang baik dan berkualitas (branded), karena akan dioperasikan selama 24 jam secara terus menerus tanpa ‘down time’. Server yang dibutuhkan yaitu server dengan kapasitas besar (Large Capacity Server).
Selain itu untuk memudahkan migrasi dan
skalabiliti maka dipilih platform yang terbuka, yaitu yang berbasiskan prosesor Intel atau sejenisnya. b. Workstation PC workstation yang dibutuhkan dapat dipilih dari produk kelas menengah maupun lokal dari produsen yang baik dan berkualitas. Untuk memudahkan skalabiliti maka dipilih platform yang berbasiskan teknologi Intel dan Microsoft Windows. c. Printer Printer yang dibutuhkan bergantung kepada aplikasi Sistem Informasi yang fungsinya dapat diklasifikasi sebagai berikut: -
Folio printer, registration printer dan cheque-slip printer menggunakan jenis dot matriks 80 kolom.
-
Report printer, dot matriks 132 kolom, 400 cps
-
High speed printer, minimal 750 cps (digunakan sebagai sistem atau shared printer)
d. UPS Power Backup UPS diutamakan untuk membackup server adalah jenis online sinus dengan kapasitas minimal 1 KVA. Pemakaian UPS dapat diperluas untuk workstation-workstation yang berada pada lokasi tergolong kritis seperti distributor dan outlet. Kapasitas yang diperlukan tentunya disesuaikan dengan besarnya beban.
20
e. Peralatan Imaging 1. Scanner Scanner merupakan hardware device yang dapat mengkonvert image analog ke dalam image digital. Dokumen kertas ditangkap oleh sumber cahaya secara refleks dan direkam secara refleks melalui charge coupled device (CCDs). CCDs merupakan instrumen analog sinar yang sensitive yang secara terus menerus membaca sinar secara intensif. Scanner akan mengambil
sinyal
analog,
mengkonversi
analog
ke
digital,
dan
mengumpulkan bacaan tersebut untuk diletakan dalam dokumen. Informasi ini kemudian dikompres. Data digital ditampilkan dalam DPI. Apabila dokumen tidak dapat ditelusur menggunakan aplikasi berbasis isi dokumen, kemudian konversi image ke dalam mesin pembaca teks tidak diperlukan. Proses OCR diperlukan dan DPI yang rendah bisa didapat. Isu teknis dalam pemilihan scanner : 1. Kedalaman Pixed, Resolusi dan Ukuran File 2. Kecepatan 3. Flatbad Vs. Sheetfed Apabila kita akan menscan setumpuk kertas dengan cepat, maka gunakanlah sheetfed, tetapi apabila yang dibutuhkan adalah scanner untuk mencan halaman tunggal maka gunakanlah flatbed. 4. Duplex Vs Simplex Scanner Duplex dapat menscan halaman muka dan belakang dengan cepat dan mudah. Duplexing terdapat pada scanner sheetfed dan ADF dari flatbed. 5. Paper Handling
21
2. Audio-Video Capture Teknologi ini harus dapat mengkonversi dokumen kertas ke dalam image digital dan indeks data. Image disimpan sebagai file TIFF pada sistem penyimpanan optikal dan diindeks serta disimpan di dalam database relational.
3. OCR/ICR Bagian kunci dari dokumen scanning adalah optical character recognition (OCR). OCR merupakan teknologi tambahan pada scanner dokumen. OCR berarti objek teks dalam dokumen dikonvert dari bit-mapped image ke dalam representasi teks seperti ASCII. Scanner memisahkan dokumen ke dalam elemen gambar yang disebut pixels. Kumpulan pixel dari karakter alphanumeric dibaca oleh software OCR, dan diterjemahkan ke dalam karakter ASCII dengan tepat (atau ke dalam kode lainnya yang dapat dibaca oleh mesin). Ada dua metodologi atau pendekatan untuk menangkap karapter / huruf, yaitu : template-matching dan topological analysis. 1.
Template-Matching Template-matching dikenal sebagai pencocok huruf atau pencocok matriks, merupkan pendekatan yang sangat sederhana. Karakter teks secara individu diproses dengan dicocokkan agar berada dalam sistem penyimpanan template karakter. Hal ini membuat huruf dikenali oleh sistem. Produksi dengan pendekatan ini dapat enyimpannya dimana saja dari satu huruf (monofont
machines)
hinga
beberapa
huruf
(multifont
machines).
Pencocokan huruf lebih cepat daripada topological berbasis OCR, tetapi lebih kaku.
2.
Topological Analysis Pattern Recognition atau Feature Extraction. Pattern recognition atau disebut juga extraction tidak menggunakan tamplete. Ini menggunakan
22
pendekatan OCR. Aturannya, konstruksi karakter berpasangan dengan image memproses alogaritma yang dapat mendeteksi tepi karakter yang dicetak. Image yang discan pada teks menjadi elemen tersendiri. Bagian dari katakter dan antar bagiannya dibandingkan untuk membuat aturan yang berhubungan dengan konstruksi karakter.
ICR. OCR seringkali dibingungkan dengan istilah intelligent character recognition (ICR). ICR mencakup handwriting recognition yang biasa disebut handwriting ICR. Handwriting ICR tidak lagi dibingungkan oleh handwriting recognition dari pena, dengan menggunakan pensil berbasis komputer. Sistem berbasis pena secara signifikan kurang sensitive dan mensyaratkan karakter secara individu dipelajari. Sistem berbasis kertas juga bersandar pada gerak, kecepatan dan rangkaian tulisan tangan yang diciptakan.
Machine-Learned Fragment Analysis( MLFA). MLFA merupakan teknologi yang diciptakan oleh Exvervision, aslinya untuk mengenali karakter Kanji. MLFA menganalisis karakter sebagai kumpulan feagmen, lebih dari sekedar unit tungal. Hasilnya lebih teliti dan lebih akurat dalam menganalisis karakter. OCR kemudia dapat digunakan untuk karakter Kanji atau Cyrillic. Fitur Tambahan OCR Lexical Tools. Keakuratan OCA meningkat dengan integrasi lexical tools yang dapat memutuskan secara cerdas untuk berhubungan dengan karakter yang tidak dapat ditangkap secara cepat. Memungkinkan penterjemahan kata yang tidak lengkap dalam penelusuran ke dalam kamus atau site lexicon.
Trainable OCR. Trainable OCR bekerja diantara pencocok huruf atau pattern recognition sebagai metodologi pokok untuk OCR. Trainable OCR menyajukan mekanisme untuk sistem mempelajari huruf dan karakter baru
23
secara dinamis. Tidak seperti omnifont, trainable OCR membutuhkan intervensi operator. Sistem menyimpan arus template atau pattern lain untuk karakter yang tidak dikenal dan mendesak operator untuk menterjemahkan karakter secara tepat. Sistem menjadi “pintar” dan kurang membutuhkan input operator. Proses pelatihan biasanya lambat dan membosankan
Optical Mark Recognition (OMR).
OMR disebut juga mark sense
merupakan satu teknologi OCR tertua dan sangat sederhana, biasanya menggunakan scantron bubble-sheet yang dikenal. Memerlukan formulir yang distandarisasi dan scanner resolusi rendah, OMR menjadi sangat ekonomis tetapi juga terbatas. Aplikasi menggunakan OMR untuk mengenali check-box dari quesiner dan survey. Tidak seperti scantron tradisional, formulir diciptakan dengan produknya dapat sisusun secara virtual, diletakan pada pensil dan tidak memerlukan bubble atau box untuk meletakannya secara
lengkap. Kelemahan pada formulir dari scantron
adalah kecepatan rekognisi yang lambat dan keakuratan yang rendah. Aplikasi lain dari OMR adalah menggunakan hieroglyphics dengan beragam intruksi untuk menerima / menangkap komputer. Double-Sided Scanning. Kemampuan untuk menscan dan menyusun teks dari dua sisi dokumen yang dicetak yang dapat disimpan lebih lama dalam situasi dimana formulir dari input teks merata. Sisi tungal halaman pada tumpukan kertas discan dan diproses. Tumpukan kertas kemudian dibalik dan teks pada sisi lain discan dan diproses. Software secara automatis akan menyusun teks ke dalam urutan yang tepat.
Support for Columnar Input. Biasanya, cetakan kertas diformat dalam tampilan kolom (sebagai contoh, surat kabar). OCR “membaca” teks dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah. Tanpa dukungan untuk memformat kolom, input dalam format kolom menghasilkan produk yang salah, dimana teks elektronik, melalui teknik yang benar disimpan dalam urutan semirandom,
24
tetapi semua ketidakteraturan itu dapat dibaca dan diperkecil. Sistem scanner/ OCR
mendukung kolom teks yang akan dikenali dengan
memproses teks dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, sebelum kemudia halam pindah ke kanan, untuk kolom teks berikutnya. Dengan cara ini teks disimpan dalam urutan yang siap untuk dibaca. Apabila dokumen memiliki kolom teks, tetapi kita tidak memiliki system scanner / OCR yang dapat mengenali dan mendukung input formulir ini secara automatis, tutupi kolom pada halaman dan scan dokumen per kolom, atau dokumen OCR dengan satu per satu kemudian secara manual dibalik dan dikonfiguraikan lagi blok teks berdasarkan urutan yang tepat.
Automatic Page Decomposition. Software ini menangani secara cerdas dokumen campuran, dokumen terdiri atas image dan grafik sebagaimana teks. Dukungan pada feture ini tersedia dalam beragam tingkatan. Beberapa produk membutuhkan temlate untuk secara manual menggambar dan mengidentifikasi bagian teks dan non teks dalam dokumen secara terpisah. Kemampuan membedakan image dan teks secara automatis dalam satu langkah didukung oleh produk OCR tingkat tinggi dalam jumlah yang besar. Secara sederhana, sistem memproses dokumen dengan scanner dua kali : satu sebagai image dan satu lagi software OCR.
Automatic Conversion into Proprietary Format. Asalnya hasil teks OCR adalah karakter ASCII. Kini produk akan menyimpan teks secara langsung kedalam format khusus. Penyimpanan ini menggunakan waktu dan usaha pengimporan teks ASCII ke dalam paket lain (seperti word pecessor atau database). Karakter asli seperti cetak tebal, paragraph dan garis bawah ditampilkan. Beberapa produk juga mendukung MS-Windows, Dynamic Data Exchange (DDE) dimana teks disimpan secara langsung dalam aplikasi tertentu. Ada kemiripan beberapa produk “smart form” menyimpan data ke dalam database, membutuhkan sedikit atau tanpa interaksi pengguna.
25
Neural Network technology. Dengan menggunakan alogaritma fuzzy yang membantu software mempelajari karakter sebagaimana yang ditangkap, aplikasi “neural network” dapat menangani jenis dan ukuran faset yang sangat beragam. Di luar standar teknologi omnifont, neural network memaparkan model pola manusia melalui penciptaan yang menghubungkan ide dan konsep. Keuntungan utama dari neural network berbasis OCR adalah dapat dikenalinya dokumen secara luas, termasuk yang memiliki kualitas yang buruk. Kompleksitas teknologi neural network membutuhkan penghitungan dalam jumlah besar : jadi aplikasi relatif lambat. Dengan dapat dikenalinya dokumen dengan kualitas rendah, termasuk fax, neural network OCR memiliki standar lebih cepat daripada standar OCR, ia juga dapat mengenali image, sementara produk lain tidak.
TWAIN. TWAIN merupakan standar API yang dapat memfasilitasi integrasi semua peralatan, seperti scanner dan optical drive ke dalam sistem imaging. Kombinasi dengan aplikasi scanner, TWAIN menempatkan scanning untuk secara langsung ditampilkan dalam program, seperti Aldus’Page Maker. Produk ini biasanya memiliki targer pada pengguna akhir level pemula atau entri level OCR. Semuanya dintegrasikan dengan program berbasis teks dan OCR untuk ditampilkan secara langsung di dalam program.
Smart Form. Smart form merupakan jenis produk terbaru yang menggunakan ICR atau OMR. Produk ini dapat mengentri dan menontrol data dalam PC yang jauh. Formulir difax kedalam komputer dengan faxboard dan memerlukan software, yang merespon intruksi berdasarkan pada sejumlah hieroglyphics / tulisan Mesir, bentuk yang dapat secara terpisah atau lengkap masuk kedalam sejumlah perintah. Banyak platform produk yang sesuai dengan RDBMS dengan informasi yang difax dari beberapa platform, termasuk teks tilisan tangan dalam beberapa kasus. Dengan integrasi mesin fax sebadai alat input utama, smart form
26
mengurangi kebutuhan untuk mengunci kembali prosentase data dalam jumlah besar.
4. COLD (Computer Output to Laser Disk) Teknologi COLD mencakup pemrosesan, pengindeksan dan penyimpanan komputer secara umum, laporan diformat dalam media komputer. Output data dapat dicetak dan / atau pada microfiche. Dengan COLD, pengguna dapat menelusur, melihat, mencetak dan memproses informasi secara elektronik.
f. Peralatan Jaringan Sistem Jaringan komputer meliputi jaringan komputer secara LAN (local area network). Peralatan jaringan utama untuk LAN terdiri switching hub untuk jaringan yang besar dan hub untuk mendukung hubungan pada jaringan yang kecil (kurang dari 12 node). Jaringan Local Area Network (LAN) diharapkan dapat mengatasi kebutuhan komunikasi data
antara satu unit / departemen dengan unit /
departemen lainnya. Selain itu juga diharapkan jaringan menggunakan sistem operasi jaringan yang handal dalam mendukung komunikasi data, dengan karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang virus komputer. Sistem jaringan juga mempunyai kemudahan dalam pengoperasian, sistem pengamanan data yang baik, pemusatan pengawasan jaringan serta memiliki kompatibilitas dengan aplikasi-aplikasi yang berkembang saat ini. Sistem jaringan juga harus dilengkapi dengan sistem keamanan yang handal yaitu dengan tersedianya fasilitas firewall baik inbound maupun outbound. Dengan adanya fasilitas tersebut transaksi yang dikirimkan melalui jaringan intranet akan terlindungi dari akses dari pihak yang tidak berhak. Disamping itu
27
pengaturan wewenang dan akses terhadap jaringan akan diatur sesuai dengan fungsinya masing-masing.
2.6. Kriteria Software yang Dibutuhkan Dua syarat teknologi pada sistem imaging dokumen adalah : -
Ukuran dari arsip dokumen itu sendiri. Dibandingkan dengan word processing atau file taxt, image merupakan objek yang cukup besar, dan tipe sistem imaging mencakup jutaan halaman. Database relational tidak baik digunakan untuk menyimpan objek yang besar secara langsung, total kapasitas penyimpanan image dapat mencapai ratusan gigabyte hingga tetrabyte, biasanya membutuhkan penggunaan optical disk jokeboxe untuk memperkecil biaya penyimpanan image. Untuk skala produksi sistem dokumen imaging menggunakan database SQL untuk mengindeks dokumen, mengkombinasi kinerja sistem file yang tinggi dengan dukungan kombinasi magnetic dan optikal disk untuk menyimpan imagenya.
-
Kebutuhan akan kecepatan. Walaupun repository berukuran besar, pengguna membutuhkan untuk menemukan kembali dokumen image secara cepat agar produktif. Kemampuan untuk menampilkan kecepatan pada volume produks puluhan dari ribuan kalaman yang di capture atau ditelusur perhari, memerlukan sistem imaging dokumen yang didesain untuk maksud ini. Hasil dan respon waktu merupakan nilai
ukur utama dalam membayar
sistem imaging. Teknologi desktop imaging, didesain untuk capture atau menemukan kembali puluhan hingga ratusan halaman per hari sangat murah harganya – software biasanya diberikan secara gratis oleh sistem operasi windows – tetapi itu sangat sederhana dan tidak dapat mengukur volume produksi.
a. Relational Database Engine a.
Kemampuan menyimpan dan mengelola data sampai Giga Byte
28
b.
Internet Standard Support ( XML, X Path, XSL, HTTP)
c.
URL and HTTP Access (SQL, XML templates)
d.
Relational Database Management System yang direkomendasikan: DB2, Microsoft SQL Server, ORACLE, INFORMIX dan BTRIEVE
b. Backup System a.
Open File Backup
b.
E-mail Sistem Backup
c.
Database Sistem Backup
d.
Sheduler Backup and Restore
e.
Terpadu dengan Perangkat Lunak Anti Virus
c. Office Automation
•
a.
Word Processing
b.
Spread Sheet
c.
Presentation Function
d. Anti Virus a.
Realtime scanning and automatic cure
b.
Virus Signature Update
c.
Virus Quarantine
d.
Central Activity Logs
e.
Remote Management and Scanning
e. E-Mail System a.
Client Server E-mail Sistem
b.
Internet Access (POP3, SMTP, IMAP4)
f. Remote Control Software a.
Centralized Remote Control
29
b.
Base on TCP/IP
c.
Security Protection
g. Fire Wall a.
Inbound and Outbound Protection
2.7. Kriteria Infrastruktur Jaringan Yang Dibutuhkan Untuk mendukung aplikasi Sistem Informasi Kearsipan yang terintegrasi diperlukan infrastruktur yang memenuhi kriteria jaringan komputer yang baik, yaitu berunjuk kerja tinggi, sederhana dan mudah dikelola, mempunyai kompatibilitas tinggi, handal, mengacu sesuai standar, mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan maupun karena perkembangan teknologi dengan biaya yang efisien. Aplikasi ini harus mampu dioperasikan dalam Intranet PT.S, yang berbasiskan suatu jaringan lokal (LAN) dengan protokol Ethernet/TCP-IP serta diakses pada extranet yang berbasiskan Internet Virtual Private Networking. Jaringan lokal yang diinginkan adalah jaringan lokal dengan sistem perkabelan terstruktur yang didukung dengan “backbone” berteknologi kombinasi dari Ethernet atau Fast Ethernet (yang mempunyai unjuk kerja 10 kali lebih cepat daripada teknologi Ethernet biasa) dengan teknologi Fiber Optic. Instalasi sistem perkabelan terstruktur memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan pemeliharaan jaringan, handal dalam mendukung komunikasi data, dengan karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang virus komputer, memiliki fasilitas e-mail system, mudah dalam pengoperasian, sistem pengamanan data yang baik, pemusatan pengawasan jaringan, menyediakan fasilitas untuk jaringan Intranet/Internet/extranet serta memiliki kompatibilitas dengan aplikasi-aplikasi yang berkembang saat ini.
30
Dengan jaringan internet ini, maka proses pengolahan dan pengaksesan dan pertukaran data dapat dilakukan lebih cepat sehingga mengurangi waktu proses yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan kinerja perusahaan dapat ditingkatkan
2.8. Training
Training atau pelatihan diperlukan untuk mempersiapkan petugas agar mampu mengoperasikan sistem dengan baik sehingga harus dipersiapkan suatu paket training yang lengkap minimal terdiri dari : a.
Training Pengoperasian Sistem Diperlukan bagi petugas yang akan ditunjuk untuk mengoperasikan sistem di lapangan. Materi training menyangkut masalah yang berhubungan dengan: • Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan • Sistem operasi dan utilitasnya • Menggunakan sistem e-mail
b.
Training Administrator Sistem Diperlukan bagi petugas yang akan ditunjuk untuk menangani dan memelihara sistem. Materi training menyangkut masalah yang berhubungan dengan: •
System administrator untuk Sistem Operasi yang digunakan
•
Pemeliharaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
•
Database Management System Administrator
•
Mengopersikan dan memelihara sistem Email
•
Back Up System dan Antivirus
•
Pemeliharaan jaringan komputer
31
2.9. Maintance dan Support Dukungan pemasok perangkat komputer khususnya sistem operasi dan aplikasi sangat diperlukan di dalam mendukung keberhasilan komputerisasi dan alih teknologi secara keseluruhan dalam tingkat pelayanan (service level) yang akan dituangkan dengan service level agreement (SLA).
2.10. Model Implementasi Untuk
mengembangkan dan mengimplementasikan suatu aplikasi Sistem
Informasi Kearsipan perlu dipertimbangkan beberapa faktor seperti di bawah ini : a.
Platform dan Sistem Operasi, aplikasi berjalan pada platform komputer PC workstation/server berbasis Intel microprocessor dan dengan dukungan sistem operasi yang umum digunakan di pasaran seperti Microsoft Windows, Microsoft NT, Microsoft 2000, Unix dan Netware.
b.
Web Base Application, untuk memudahkan setiap orang melihat informasi perusahaan dimana digunakan internet sebagai media komunikasi
c.
Kehandalan Sistem, aplikasi yang diusulkan adalah aplikasi EDMS yang siap pakai dan teruji dengan baik di lapangan. Disamping itu software paket tersebut harus stabil dan handal , seperti SQL, BLOB, dsb.
d.
Kelengkapan Fasilitas Aplikasi, aplikasi yang diusulkan adalah aplikasi yang
mempunyai
fungsionalitas
yang
lengkap
dalam
mendukung
pengolahan dokumen elektronik dalam berbagai format dan jenis media. e.
Kemudahan Dalam Pengoperasian, aplikasi dengan rancangan yang baik akan mudah mengerti dan dipelajari sehingga pengguna komputer dapat menguasai bagaimana mengoperasikan dan memelihara (maintenance) sistem tersebut dengan cepat. Adanya fasilitas help, pop-up/down menu akan
32
sangat membantu pengguna untuk mengoperasikan suatu aplikasi dengan mudah.
Selain itu, sistem operasi harus bersifat sederhana tetapi lengkap dalam fasilitas. Kemudahan dan kesederhanaan sistem operasi akan sangat membantu pengguna untuk menguasai sistem aplikasi komputer secara sempurna. •
Buku Petunjuk/Manual, aplikasi harus dilengkapi dengan petunjuk pemakaian yang lengkap dan mudah dipahami, terdiri dari; -
Buku Petunjuk pengoperasian sistem
-
Buku Petunjuk Instalasi Sistem
-
Buku Petunjuk Pemeliharaan Sistem dan Sistem Administrator.
2.11. Acceptance Testing
Setiap lokasi yang telah selesai instalasi perlu dilakukan Acceptance Testing sebelum sistem dioperasikan. Pelaksanaan Acceptance Testing meliputi keseluruhan sistem dilakukan oleh Lembaga dan konsultan pengawas. Materi Acceptance Testing disusun oleh Lembaga dengan melakukan konsultasi dengan konsultan pengawas. 2.12. Kualifikasi Konsultan Pelaksanaan pekerjaan ini akan dilakukan oleh konsultan yang memiliki berbagai tenaga ahli yang berpengalaman dalam pekerjaan sejenis.
33
III. Penutup
Dalam tulisan ini telah diuraikan pemikiran-pemikiran awal untuk pengembangan Sistem Informasi Kearsipan. Sistem dirancang sedemikian rupa agar dapat menambah nilai dari informasi arsip yang dikelola dan memperlancar fungsi lainnya sehingga dapat meningkatkan kinerja lembaga dan memberikan keunggulan kompetitif bagi lembaga sejenisnya.
34
DAFTAR PUSTAKA Buku : Chowdury, G.G. 1999. Introduction modern information retrieval. London : Library Association Pub. Effendi, Onong Uchjana. 1993. Ilmu, teori dan filsafat komunikasi. Bandung : Citra Aditya Bakti. Kennedy, Jay dan Cherryl Schaude. 1998.
Record Management. Ed.2.
Melbourne, Longman. Koulopoulos, Thomas M. dan Carl Flappaolo. 1995.
Electronic document
management system. New York : McGraw-Hill.Inc. McDonell, Edwin D. 1993. Document imaging technology : how automated solution are revolutioning the way organizations and people work. Salem : Probus Pub.Com. Straubhaar, Joseph dan Robert LaRose. 2000. Media now : communications media in the information age. Ed.2. Belmont : Wadsworth. Sulistyo Basuki. 2002. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia. Taylor, Arlene. 1999.
The organization of information. Englewood : Library
Unlimited Inc.
WebSite http://www.aiim.org http://bhinneka.com http://documentum.com http://filenet.com http://www.rheinner.com http://www.techinfocenter.com
35
