MASALAH 10.8 Perusahaan O'Brien adalah perusahaan kelas menengah, milik pribadi, yang merupakan industri alat-alat pabrik yang menyediakan peralatan presisi untuk pabrik-pabrik di Midwest. Perusahaan tersebut telah berusia 10 tahun dan mengoperasikan SIA terpusat. Kantor administrasi terletak di pusat kota, bangunan dan departemen produksi, pengiriman serta penerimaan terletak di gedung yang sedang direnovasi beberapa blok jauhnya. Departemen pengiriman dan penerimaan berbagi salah satu sisi gedung dengan gudang. Departemen pemasaran terdiri atas empat divisi penjualan. Setelah mendapatkan pesanan dari telepon, petugas penjualan mempersiapkan prenumbered secara manual, dua rangkap pesanan penjualan. Salinan pertama pesanan diisi berdasarkan tanggal, dan salinan kedua dikirimkan ke departemen pengiriman. Semua penjualan dilakukan secara kredit dan pengiriman menggunakan FOB Destination. Karena baru-baru ini terjadi peningkatan dalam penjualan, divisi penjualan tidak memiliki waktu untuk memeriksa riwayat kredit. Sehingga, 15% penjualan kredit terlambat dikumpulkan atau tidak dapat dikumpulkan. Departemen pengiriman menerima pesanan penjualan dan mengemasi barang dari gudang, mencatat berbagai barang yang persediaannya habis. Terminal dalam departemen pengiriman digunakan untuk memperbarui catatan persediaan perpetual setiap barang yang dipindahkan dari rak. Pengemasan dilakukan dekat dengan pintu bongkar muat dengan urutan pesanan secara alphabet berdasarkan nama pelanggan. Petugas pengiriman menandatangani pesanan penjualan, hal ini menunjukkan bahwa pesanan telah dipenuhi dan siap dikirimkan. Pesanan penjualan diteruskan ke departemen penagihan, dimana dua bagian faktur penjualan disiapkan. Faktur penjualan disiapkan setelah diterimanya pesanan penjualan dari departemen pengiriman sehingga pelanggan hanya akan ditagih untuk barang yang dikirimkan, tidak untuk pesanan yang dikembalikan. Departemen penagihan mengirim salinan faktur penjualan kembali ke departemen pengiriman, dan kemudian departemen pengiriman memasukkannya kedalam amplop spesial pada kemasan dengan tujuan untuk menghemat ongkos kirim. Kurir pilihan pelanggan kemudian dihubungi untuk mengambil barang. Di masa lalu, barang dikirimkan dalam waktu dua hari kerja setelah penerimaan pesanan pelangan. Bagaimanapun, sekarang waktu pengiriman rata-rata adalah enam hari kerja. Satu alasan untuk perubahan ini adalah bahwa dua petugas pengiriman masih menjalani pelatihan. Karena petugas ini telah tertinggal, dua petugas berpengalaman dalam departemen penerimaan membantu mereka. Departemen penerimaan terletak dekat dengan bongkar muat, dan banyak petugas berbeda mengantarkan barang-barang setiap harinya. Petugas penerimaan berbagi terminal komputer dengan departemen pengiriman. Tanggal, penjual, dan jumlah barang yang diterima dicatat setelah barang diterima untuk menjaga catatan persediaan perpetual baru-baru ini. Salinan kasar perubahan dalam persediaan (penambahan dan pengiriman) dicetak setiap bulan. Pengawas penerimaan memeriksa apakah penambahan barang itu beralasan dan meneruskan hasil cetakan ke pengawas pengiriman, yang bertanggungjawab untuk 1
memeriksa kewajaran dari pengurangan persediaan (pengiriman. Hasil cetakan persediaan disimpan dalam departemen pengiriman berdasarkan tanggal. Daftar persediaan lengkap hanya dicetak sekali setahun ketika keseluruhan persediaan dihitung. Gambar 10-21 menggambarkan arus dokumen yang diterapkan oleh Perusahaan O’Brien. Diminta a. Identifikasi paling sedikit lima kelemahan dalam sistem informasi pemasaran, pengiriman, penagihan, dan pengiriman Perusahaan O’Brien. Jelaskan ancaman yang dihasilkan dari setiap kelemahan. Format jawabanmu sebagai berikut : Kelemahan
Ancaman
Rekomendasi Pengendalian
Prosedur
b. Diskusikan bagaimana Perusahaan O’Brien dapat menggunakan TI untuk mengembangkan pengendalian maupun efisiensi selama proses pesanan penjualan. 10.10Gambar 10-22 menggambarkan aktivitas dalam siklus pendapatan yang dilakukan oleh Perusahaan Newton Hardware. Diminta 1. Identifikasi kelemahan dalam siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan ancaman yang dihasilkan dan sarankan metode untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Atur jawaban Anda sebagai berikut : Kelemahan
Ancaman
Rekomendasi Pengembangan
2. Identifikasi cara-cara menggunakan TI untuk menyederhanakan aktivitas siklus pendapatan Newton Hardware. Jelaskan prosedur pengendalian yang dibutuhkan dalam sistem yang baru.
2
Pemasaran
Pengiriman
Penagihan
Penerimaan
Barangbarang dikemas
Pesanan diterima; pesanan penjualan disiapkan
Barangbarang diterima
Persediaan diperbarui secara on-line Persediaan diperbarui secara on-line
Pesanan penjualan ₁
₂
Pesanan penjualan ditandatangan i Pesanan penjualan
Diisi berdasarka n tanggal
Dari akuntan
₂
Faktur penjualan disiapkan
Faktur penjualan dimasukkan dalam kemasan Barang dikirimkan A
₁
Faktur penjualan ₂ ₁
Pengawas memeriksa deductions persediaan Mendaftarkan perubahan persediaan
Mendaftarkan perubahan persediaan
Diisi berdasarka n tanggal
Pengawas memeriksa penambahan persediaan
Mendaftarkan perubahan persediaan
A
Diisi berdasarkan tanggal
Gambar 10-21 Aktivitas Siklus Pendapatan untuk Perusahaan O’Brien Petugas Penjualan
Petugas Gedung
Ahli Pembukuan A 3
Menerima pesanan pelanggan
Menyiapka n 2 salinan pesanan penjualan
Pesanan penjualan ₁
Pesanan penjualan ₂
Menyiapka n 3 salinan saran pengiriman
Mengotorisas i kredit pelanggan
Pesanan penjualan ₁ Pesanan penjualan ₂ Pesanan penjualan ₁
Pengendalia n persediaan
Saran pengiriman ₁ Saran pengiriman ₂ Saran pengiriman ₃
Pelangga n
Menyerahka n barang pada kurir
Menyiapka n 3 salinan faktur dari daftar harga yang disetuujui
Faktur ₃ Pesanan penjualan disetujui ₂ Faktur ₂ Faktur ₁
Menerima tanda tangan dari kurir
Pelangga n
Berdasarka n pelanggan
Mengotorisas i penghapusan piutang
Gambar 10-22 Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware
4
Ahli Pembukuan B
Ahli Pembukuan C
Pesanan penjualan Saran pengiriman ₁
Faktur
₁
Petugas Pengumpulan ₃
Cek dari pelanggan
Pesanan penjualan disetujui ₂ Faktur
₂
Pencocokan dan mencatat dokumen prenumbere d
Berdasarka n pelanggan
Segera member tanda “hanya untuk deposito” dan mendaftar cek Menginvestiga si cek yang dimundurkand an cek dengan kesalahan
Dibukukan dalam jurnal penjualan
Jurnal penjualan
Berdasarkan nomor faktur
Dibukukan dalam buku besar
Daftar tunggu disposisi cek
Dibukukan dalam jurnal penerimaan kas Buku besar Buku besar pembantu piutang
Menyiapkan nerasa percobaan
Neraca percobaan
Jurnal penerimaan kas Cek pelanggan
Mendepositka n cek mingguan
Rekening koran
Dari bank
Merekonsilia si rekening koran
Gambar 10-22 Prosedur Siklus Pendapatan untuk Perusahaan Newton Hardware 5
JAWABAN 10.8 a. No 1.
2.
Kelemahan Pesanan yang diterima melalui telepon tidak dikonfirmasi ulang oleh pelanggan secara tertulis. Riwayat kredit pelanggan tidak diperiksa sebelum menyetujui pesanan.
Ancaman Terjadinya kesalahan atau terjadinya pemenuhan pesanan palsu. Akun piutang bisa terlambat dikumpulkan bahkan mengakibatkan piutang tak tertagih yang berlebihan.
3.
Dalam departemen Sulitnya menangani pemasaran, pesanan pertanyaan dan keluhan penjualan diurutkan dari pelanggan. berdasarkan tanggal.
4.
Pesanan penjualan Memungkinkan adanya hanya disiapkan dua ketidakcocokan dengan salinan. Ini tidak departemen penagihan. cocok untuk meyakinkan pencocokkan yang tepat dengan departemen penagihan.
5.
Barang-barang yang Memung kinkan terjadinya persediaanya habis, kekurangan barang tak hanya sekedar dicatat. terduga yang dapat menyebabkan penundaan bahkan penolakan pesanan pelanggan. Tidak ada rekonsiliasi Tagihan yang tidak jumlah barang yang terdeteksi. dikirimkan dengan yang ditagihkan
6.
Prosedur Pengendalian Dibutuhkan pesanan pembelian pelanggan secara tertulis sebagai alat konfirmasi pesanan melalui telepon. Kredit pelanggan harus diperiksa dan penjualan tidak boleh dilakukan pada mereka yang tidak memenuhi standar kredit. mengurutkan file pelanggan dan file pesanan penjualan berdasarkan nama pelanggan. Siapkan minimal tiga salinan pesanan penjualan, satu untukdiarsipkan oleh departemen pemasaran, satu diberikan pada departemen pengiriman dan satu lagi diberikan pada departemen penagihan. Departemen penagihan harus mencocokkan salinan tersebut dengan salinan yang telah ditandatangani dari departemen pengiriman sebelum menyiapkan faktur penjualan. menetapkan prosedur jadwal produksi untuk meminimalisasi kekurangan persediaan. Departemen penagihan dan pengiriman harus diintegrasi dalam suatu sistem komputer untuk merekonsiliasi jumlah 6
7.
8.
9.
barang yang dikirimkan dan ditagihkan. Pencurian persediaan yang Setiap departemen harus sulit ditelusuri pencurinya. memiliki terminal masing-masing. Persediaan fisik dan catatannya harus dipisahkan. Akses terhadap persediaan fisik harus dibatasi.
Departemen penerimaan dan pengiriman berbagi terminal komputer. Orang-orang dalam kedua departemen tersebut memiliki akses terhadap persediaan fisik dan dapat memperbarui catatan persediaan perpetual melalui terminal yang sama. Departemen Penerimaan barang yang Salinan pesanan penerimaan tidak tidak dipesan. pembelian tanpa membandingkan informasi kuantitas pengiriman yang barang harus dikirimkan masuk dengan ke departemen pesanan pembelian. penerimaan. Departemen penerimaan harus mencocokkan pengiriman dengan pesanan pembelian da melaporkan jumlah barang yang diterima. Daftar persediaan Kesalahan dalam catatan Daftar persediaan harus yang lengkap hanya persediaan perpetual bisa dicetak secara periodic dicetak setahun sekali. tidak terdeteksi untuk sepanjang tahun, lalu periode waktu yang terlalu daftar tersebut harus lama. dibandingkan dengan jumlah persediaan fisik yang ada.
b. Cara yang dapat digunakan Perusahaan O’Brien untuk mengembangkan pengendalian dan efisiensi selama proses pesanan penjualan adalah : Memelihara master file online untuk data akun pelanggan dan kreditnya serta data persediaan. Menggunakan terminal online untuk memasukkan data kedalam sistem sesuai pesanan yang diterima. Memiliki system untuk memeriksa ketersediaan persediaan sesuai data psanan yang dimasukkan; jika pelanggan memesan barang melalui telepon, ketersediaan persediaan dapat dikonfirmasikan secara langsung pada pelanggan. Memiliki system yang mampu memeriksa kredit sesuai dengan data yang dimasukkan, dan menolak pesanan dari pelanggan dengan riwayat kredit yang buruk. 7
Segera setelah persetujuan pesanan penjualan, perusahaan harus memiliki system yang dapat mencetak atau menampilkan perintah pengiriman untuk keperluan departemen pengiriman dan mencetak slip pengemasan serta label surat untuk keperluan pengiriman barang kepada pelanggan. Ketika pesanan telah dikirimkan, system harus bisa menghasilkan faktur pelanggan. Memelihara data pesanan online untuk memfasilitasi respon terhadap pertanyaan pelanggan yang biasanya berulang ditanyakan. Menggunakan kata sandi untuk mengendalikan akses dengan tujuan membatasi akses terhadap file pelanggan dan persediaan.
10.10 a. No. Kelemahan
Ancaman
1.
Tidak ada persetujuan kredit
Penjualan tertagih.
2.
Petugas gudang (yang memiliki akses terhadap persediaan) memulai pembukuan terhadap catatan persediaan dengan mempersiapkan saran pengiriman.
3.
Petugas gudang mengeluarkan barang sebelum persetujuan kredit
4.
Petugas gudang menyimpan salinan pengiriman.
5..
Ahli pembukuan A berwenang memberikan kredit pelanggan dan mempersiapkan dokumen sumber untuk membukukannya dalam akun pelanggan.
Kesalahan dalam mempersiapkan saran pengiriman akan menghasilkan ketidakakuratan catatan persediaan; bisa mengeluarkan barang untuk teman tanpa faktur. Kerugian penjualan karena mengirimkan barang pada pelanggan yang tidak membayar Tidak bisa dengan mudah mengidentifikasi kehilangan apabila kurir mengalami kecelakaan. Penjualan kepada teman dapat melebihi batasan kredit.
6.
Ahli pembukuan A Kesalahan mempersiapkan faktur tanpa penagihan.
tidak saran
tidak
Rekomendasi Pengembangan Persetujuan kredit harus terjadi sebelum pengiriman barang kepada konsumen. Pembukuan persediaan harus diselesaikan oleh petugas penjualan ketika penjualan disetujui.
Jangan mengeluarkan barang sebelum persetujan kredit. Menggunakan 4 salinan saran pengiriman dan menyimpan satu salinan dalam gudang. Manajer kredit harus menyetui seluruh kredit.
Mempersiapkan faktur hanya setelah 8
pemberitahuan mengenai barang apa yang dikirimkan dan kapan terjadinya pengiriman.
7.
Petugas pengiriman A Dapat menyetujui berwenang menghapus akun penjualan kepada pelanggan dan menyetujui teman dan kemudian kredit. menghapus akunnya.
8.
Ahli pembukuan B tidak Kesalahan dalam memverifikasi seluruh pesanan tagihan pelanggan. penjualan secara periodik dan saran pengiriman telah difakturkan.
9.
Ahli pembukuan C tidak Ketidakseimbangan merekonsiliasi akun piutang bepotensi terjadi pembantu dengan buku besar. karena kesalahan dalam membukukan. Ahli pembukuan C menangani Pemeriksaan dalam jurnal dan menbukukannya keakuratan proses kedalam buku besar. pencatatan menjadi tidak independen.
10.
11.
Petugas pengumpulan secara Pencurian cek. langsung menerima catatan cek pelanggan.
12.
Petugas pengumpulan memberikan cek
tidak Memungkinkan yang pencurian cek.
diterimanya salinan saran pengiriman mengindikasikan kuantitas barang yang dikirimkan dan tanggal pengirimannya. Seseorang yang lain harus memiliki kewenangan untuk menghapus akun pelanggan. Menerapkan prenumber dalam seluruh dokumen pesanan penjualan dan pengiriman serta menghitungnya secara periodik. Memverifikasi seluruh pesanan penjualan dan saran pengiriman yang telah difakturkan. Merekonsiliasibuku besar pembantu piutang dengan buku besar. Ahli pembukuan B harus mencatat dalam jurnal dan ahli pembukuan C memasukkannya kedalam buku besar. Memeriksa seluruh cek yang disahkan dan mencatatnya dalam tempat surat sebelum memberikannya ke petugas pegumpulan dan mengirimkan salinan daftar remitansi ke ahli pembukuan. Memberikan seluruh cek yang tidak 9
13.
14. 15.
dimundurkan dan cek dengan kesalahan kepada karyawan independen deposito bank untuk meninjau kembali dan disposisi. Petugas pengumpulan memulai Pencurian dengan pembukuan penerimaan untuk penggelapan akun. buku besar pembantu piutang dan memulai akses terhadap penerimaan kas.
Petugas pengumpulan kas tidak mendepositkan cek sesegera mungkin. Petugas pengumpulan kas merekonsiliasi rekening koran dan memulai akses terhadap penerimaan kas.
didepositkan kepada karyawan lain yang tidak memiliki deposito bank/ tugas rekonsiliasi. Cek harus dibuka oleh seseorang yang tidak melakukan pembukuan atau bertugas dalam bidang akuntansi. Orang tersebut kemudian harus mengirimkan daftar penerimaan kas kepada petugas pengumpulan untuk digunakan dalam pencatatan penerimaan kas. Memungkinkan Depositokan seluruh kehilangan cek; penerimaan sesegera kehilangan bunga. mungkin. Dapat menutupi Pengambilan pencurian dengan rekonsiliasi bank memalsukan dilakukan oleh rekonsiliasi bank. karyawan yang tidak ikut campur dalam proses penerimaan kas.
b. Beberapa cara Newton Hardware yang dapat digunakan TI untuk mengembangkan efisiensi mencakup : Memasukkan data on-line oleh petugas penjualan. sistem tersebut harus mencakup pemeriksaan kredit pada pelanggan sebaik pemeriksaan ketersediaan persediaan. Pemberitahuan surat elektronik pada setiap departemen (pengiriman, penagihan, dll) kapanpun departemen lainnya melakukan tindakan (misalnya departemen penagihan diberitahukan ketika departemen pengiriman memasukkan data yang mengindikasikan bahwa pesanan telah dikirimkan). Penagihan pelanggan dengan menggunakan EDI (Electronic Data Interchange). EDI adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik. Keuntungan menggunakan EDI adalah 10
o Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos. o Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis. o Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer. o Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis. o Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas. o Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya. Membuat lockboxes elekronik dengan bank sehingga pembayaran pelanggan secara langsung masuk ke akun perusahaan.
Pengendalian yang harus diterapkan dalam sistem yang baru mencakup :
Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses hanya untuk pengguna yang berwenang, dan untuk membatasi karyawan yang mungkin saja mengakses file-file yang bukan tugasnya. Penggunaan kata sandi untuk membatasi akses pengguna yang berwenang, dan berbagai macam maukan perubahan cek (batasan cek, kisaran cek, tes yang beralasan, dll) untuk meyakinkan kelengkapan dan keakuratan masukan data. 11
Kasus 2 Siklus Pendapatan Ø Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus – siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian – kejadian ini menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu : Ø Siklus Pendapatan Ø Siklus Pengeluaran Ø Siklus Produksi Ø Siklus Keuangan Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.
Ø Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Oleh karenanya kami akan merumuskan masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan. Ø Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Ø Siklus-siklus transaksi mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam sebuah sistem informasi. Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam sistem order entry/penjualan, sistem penagihan/penerimaan kas, dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan : ·
Pendapatan dan pencatatan order pelanggan
·
Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual
·
Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable
·
Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas
12
Urutan Aktivitas Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan. a. Mengambil pesanan pelanggan Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat. b. Persetujuan kredit Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas. Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit. c. Memeriksa ketersediaan persediaan Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan. Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah
13
setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. d. Menjawab permintaan pelanggan Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut. Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap: 1. Mengambil dan mengepak pesanan 2. Mengirim pesanan tersebut
Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini. a. Ambil dan mengepak pesanan Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman. Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan. b. Mengirim pesanan Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. 14
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.
Tahap selanjutnya dalam siklus sistem informasi adalah tahap perancangan. Pekerjaan rancangan dimulai dari merancang keluaran. Output Output dari sistem informasi adalah yang dibutuhkan manajemen. Output berupa laporan yang akan digunakan sebagi alat menentukan keputusan dan perencanaan serta pengendalian. Dalam penentuan output ada hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu : 1. Merancang format laporan 2. Merancang isi laporan 3. Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain – lain
Input
Dokumen yang diperlukan sebagai masukan siklus pendapatan sebagian berasal dari pembeli. Input dari siklus pendapatan adalah faktur penjualan.
Database
Database diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan sistem terkomputerisasi. Maka diperlukan data yang meliputi: -
Kode barang
- jumlah pesanan
-
Nama barang
- pembelian terakhir
-
Lokasi penyimpanan
- persediaan
-
Satuan
- harga beli
-
Persediaan minimum
- jumlah pengadaan kembali
Pengendalian
Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif. 15
Kehilangan data Akibat :
Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan. Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum.
Pengendalian :
File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara teratur. Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.
Kinerja yang kurang baik Akibat :
Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif. Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Pengendalian :
Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas. Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem kerja dan kinerja karyawan.
Prosedur Back-Order Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan, dokumen back-order akan dibuat. Dokumen ini bias berupa pesanan penjualan yang baru atas barang yang tersisa atau salinan dari pesanan pelanggan saat ini yang disesuaikan untuk menunjukkan produk yang belum dipenuhi. Dokumen backorder kemudian di tempatkan pada file sendiri sampai barang tersebit dikirim oleh pemasok. Bac0order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses. Dalam waktu ke waktu, pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Hal iini bisa disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
Penjualan mengirimkan barang yang salah Barang yang dikirim ternyata rusak atau cacat Barang tersebut rusak pada saat pengiriman 16
Penjualan terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengirim tersebut. Ketika retur perlu dilakukan, pembelia akan meminta penjual untuk mengembalikan pembayaran dari barang yang tidak diinginkannya tersebut. Prosedur Retur Penjualan Departemen Penerimaan Barang Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memerikasa, dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Barang tersebut dibawa ke gudang bersama dengan salinan slip retur barang. Salinan kedua dari slip retur barang ini dikirim ke departemen penjualan.
Departemen Penjualan.
Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan.
Departemen Kredit
Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Manajer kemudian mengembalikan memo kredit ke departemen penjualan.
Departemen Penagihan
Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Staf ini kemudian mengirimkan tersebut dalam jurnal penjualan ke bagian pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. Pada akhir periode, total pengembalian penjualan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum.
Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang
Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan akan disesuaikan. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke departemen buku besar umum. Selanjutnya, departemen pengendalian persediaan mengirimkan voucher jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan, dan departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang dagang.
Departemen Buku Besar Umum
Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen penagihan 17
dan pengendalian persediaan serta rangkumna akun dari departemen piutang dagang. Staf lalu membukukan voucher jurnal tersebut ke akun pengendalian. Prosedur Penerimaan Kas Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan conth dari dokumen perputaran yang biasanya adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai.
Departemen Penerimaan Kas
Kasir memvertifikasi dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruangan penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.
Departemen Piutang Dagang
Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja staf departemen merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar umum.
Departemen Buku Besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang dagang dan akun pengendali kas, merekonsiliasi aun pengendali piutang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal.
Departemen Kontroler
Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen seperti : (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
18
Ringkasan pengendalian siklus pendapatan Aktivitas Pengendalian Otorisasi transaksi
Pemrosesan Penjualan
Penerimaan Kas
Pemeriksaan kredit
Daftar permintaan pembayaran (pradaftar kas)
Kebijakan retur barang
Kredit dipisah dari pemrosesan, Penerimaan kas dipisah dari pengendalian persediaan dipisah piutang dagang dan akun kas, Pemisahan penugasan dari gudang, buku besar pembantu buku besar pembatu piutang piutang dagang dipisah dari buku dagang dipisah dari buku besar besar umum Supervisi
Ruang penerimaan dokumen
Catatan akuntansi
Pesanan penjualan, jurnal Permintaan pembayaran, cek, penjualan, buku besar pembantu daftar permintaan pembayaran, piutang dagang, pengendali piutang jurnal penerimaan kas, buku dagang (buku besar umum), buku besar pembantu piutang besar pembantu persediaan, dagang, akun pengendali pengendalian persediaan, akun piutang dagang, akun kas penjualan (buku besar umum)
Akses
Akses fisik ke persediaan, akses keAkses fisik ke kas, akses ke catatan akuntansi di atas catatan akuntansi di atas
Departemen pengiriman, Penerimaan kas, buku besar Verifikasi independen departemen penagihan, buku besar umum, rekonsiliasi bank umum
19
