MATRIX TEMUAN AUDIT No.
Pengendalian
Temuan
Resiko
Rekomendasi
Penilaian
Operasional
Pendistribusian revisi dari SOP (Standard Operating Procedures) Surety Bond tidak menyeluruh ke seluruh divisi Surety Bond.
Terdapat kerancuan dalam prosedur kerja. Kegagalan pembentukan keseragaman sikap dan tindakan petugas.
High
2.
Sistem aplikasi Surety Bond yang kurang flexible dimana terdapat beberapa permintaan fomat Surety Bond oleh Principle yang tidak sesuai dengan standar perusahaan yang membutuhkan perhatian khusus dari support IT untuk merubah format standar tersebut.
Keterlambatan waktu dalam penyelesaian pembuatan Bond.
SOP yang telah direvisi didistribusikan merata dan dan diadakan pemberitahuan ke keseluruh divisi Surety Bond terhadap perubahan SOP yang ada. . Dilakukan pengembangan sistem pada aplikasi Surety Bond.
3.
Belum terdapatnya tempat khusus bagi Bond yang outstanding in prosess ketika jam kerja kantor berakhir.
Dokumen bisa hilang dan terjadi pengulangan kerja yang sama karena harus dimulai dari awal lagi.
Disediakan media untuk pemrosesan dokumen Surety Bond, diikuti dengan pelatihan disiplin kerja karyawan.
Medium
4.
Tidak terdapat prosedur dalam konfirmasi transaksi penerbitan Bond.
Kesalahan pecatatan informasi yang diperoleh.
untuk konfirmasi penerbitan Bond via telepon dan fax diengkapi dengan mesin record transaksi.
Medium
1.
Medium
No.
Pengendalian
Temuan
Resiko
Rekomendasi
Penilaian
Keamanan
Penempatan SWITCH yang tidak aman.
Gangguan terhadap jaringan sistem.
Ditingkatkannya pengendalian dan monitor terhadap keamanan jaringan
Medium
6.
Tidak semua komputer yang digunakan untuk pembuatan Bond pada divisi Surety Bond dilengkapi UPS.
Gangguan terhadap kerja operasi hardware yang berdampak pada kinerja sistem operasional perusahaan.
Setiap komputer yang digunakan untuk pembuatan Bond harus dilengkapi dengan UPS.
Medium
7.
Perubahan password dilakukan secara berkala.
Terjadinya pengaksesan oleh orang yang tidak berwenang.
Penjadwalan perubahan Password secara berkala.
Medium
8.
Tersedianya cadangan perangkat komputer dan pendukungnya pada divisi Surety Bond.
Cadangan perangkat komputer dan pendukungnya tetap dipertahankan dan dilakukan pengetesan agar siap pakai.
9.
Sistem telah dilengkapi dengan anti virus symantec corporation, pelaksanaan update dilakukan 2 hari sekali serta scan file dilakukan setiap hari pada waktu istirahat secara otomatis.
Penggunaan dan update anti virus yang ada tetap dipertahankan,
5.
tidak
No. 10.
Pengendalian
Temuan
Resiko
Input
Sistem tidak dilengkapi dengan help facility untuk membantu operator dalam penginputan data.
Memperlambat kinerja operator dalam input data ke sistem aplikasi Surety Bond.
Menyertakan help sistem aplikasi.
Tidak ada prosedur untuk kontrol no. formulir permohonan Bond.
Terjadi duplikasi dalam no. formulir permohonan bond yang dapat menyebabkan kerancuan dalam pengambilan Bond.
Diadakan kontrol terhadap formulir permohonan Bond.
11.
Rekomendasi facility
Penilaian pada
Low
no
Low
12.
Boundary
Password yang diberikan tidak digunakan oleh setiap karyawan.
User dapat memodifikasi password, dan menjadikan tidak adanya batasan akses.
Password administrator diubah dan karyawan diwajibkan menggunakan password yang diberikan.
High
13.
Output
Belum adanya pengelompokan fungsi printer pada divisi Surety Bond.
Memperlambat waktu pencetakan Bond dan salah cetak Bond, Mencegah pihak yang tidak berwenang melihat data sensitif yang terkandung dalam Bond.
Dilakukan pengelompokkan printer pada divisi surety bond, khususnya setiap komputer yang digunakan untuk pencetakan bond disediakan printer tersendiri (satu komputer satu printer)
Medium
Data penjualan kasir Surety Bond tidak terhubung langsung dengan divisi keuangan perusahaan.
Orang yang tidak berwenang dapat melihat laporan. Kurangnya proteksi terhadap laporan. Terjadinya manipulasi lewat pengkopian laporan.
Membuat online output production lewat EDI
Medium
14.
Dokumentasi Penempatan Switch pada Divisi Surety Bond
PENATAAN FORMULIR SURETY BOND
BINGKAI PENEMPATAN FORMULIR
1. …. 1. .. 2. …. dst 2. .. dst
RAK PENEMPATAN APLIKASI 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Aplikasi Permohonan SB A–1 Personal Garansi Formulir S-1 s/d S-5 Formulir G-1 s/d G-6 (NO. G3) Persyaratan Penerbitan Bid Bond 7. Endorsment 8. Laporan Survey
Penataan Arsip Bid Bond ISO.SB.04. < Rp750Jt A (PT)
¾ ¾ ¾ ¾
Keterangan penulisan kode Folder: ISO : dokumen dalam folder dalam kendali prosedur mutu SB.04 : kode arsip penerbitan < Rp 750 Juta : nominal dibawah Rp 750 juta A : index abjad (diambil dari huruf pertama nama principal : A,B,…)
Contoh Penataan Arsip dalam Box : ISO.SB.04. < Rp 750 Juta B (PT) ISO.SB.04. < Rp 750 Juta A (PT) FEBRUARI ISO.SB.04. < Rp 750 Juta B (PT) ISO.SB.04. < Rp 750 Juta A (PT) JANUAR I
BOX ARSIP
Penataan dokumen penunjang
SEKAT
ISO KS.-KESEKRETARIATAN ISO KP.-KEPEGAWAIAN
FOLDER
ISO KS.00-KETATA USAHAAN ISO KP.02.-KARIER
ISO KS.00.01.PERSURATAN ISO KP.02.01-KONDUITE
FILING KABINET / BOK ARSIP
ISO KS.00.01.- CTH TANDA TANGAN ISO KP.02.01ABSENSI
JP-INSURANCE Protector for Protection
LEMARI ARSIP ISO JP-BONDING
9
8
7
4
5
6
3
2
1
Keterangan : Lemari No. 1
:
LHP & Tanda Terima Bond
Lemari No. 2
:
Dokumen Surat Menyurat
Lemari No. 3
:
Bond-Bond Asli Kembali
Lemari No. 4
:
Dokumen-dokumen pendukung Penerbitan Bond dari pihak luar
Lemari No. 5
:
AI Principal & Laporan Survey Nasabah Baru
Lemari No. 6 - 9 :
Penerbitan Bid Bond ≤ Rp. 750 Juta
Prosedur Penerbitan Bond Nasabah Baru
No. Rev. Tgl.
: : Draft 0 : 05 Juni 2003
PRINCIPAL
CUSTOMER SERVICE
SIE UNDERW II
UNDERW I
REAS
KASIR
1.1. Membawa berkas permohonan menjadi nasabah SB lengkap dengan biodata persh, Lap. Keu persh thn terakhir, Copy Akte persh beserta perubahannya, Copy Reke ning Koran (jika ada)
2.1. Menerima berkas permohonan dari Principal, kemudian dicek kelengkapan datanya. Jika masih belum lengkap minta kan kembali kelengkapannya kepada Principal
3.1. Analisa Lap. Keu utk penetapan plafond
4.1. Melakukan proses underwriting berdasarkan data yang ada & plafond yang telah ditetapkan untuk menentukan bond terbit / tdk dan hitung besarnya koll jika dianggap perlu
5.1. Untuk bond diluar per syaratan treaty langsung diproses utk dicarikan penempatan resikonya
6.1. Penerimaan koll uang tunai. Jika mata uang asing disimpan di brankas SB, jika Rp diserah kan ke kasir Div. Keu
1.2. Menyerahkan formulir permohonan penerbitan bond
2.2. Mintakan juga AI. Jika AI masih dalam proses pembuatan, mintakan Surat Pernyataan bahwa AI sedang dalam proses, ditandatangani oleh Dirut atau salah satu Direksinya diatas meterai cukup
3.2. Berkas & hasil penetapan plafond diserahkan ke Underw I utk proses lebih lanjut sbg bahan pertimbangan penerbitan bond & penetapan koll
4.2. Informasikan kepada Principal melalui CS jika dipandang perlu untuk dimintakan kollnya. Bisa berupa uang tunai, deposito, BPKB kendaraan & sertifikat tanah
5.2. Setelah resiko tertempatkan lalu dikonfirmasikan ke Sie Underw I untuk proses penerbitan bondnya
6.2. Penerimaan bond terbit dari Sie Underw I. Informasikan kepada Principal melalui CS bahwa bond sudah selesai dan bisa diambil
2.3. Setelah berkas permo honan dinyatakan lengkap, kmd dilakukan survey. Hasil survey & berkas permohonan diserahkan ke Sie Underw II utk dianalisa
3.3. Bond permohonan diinformasikan ke Sie Reas agar dapat diproses lebih lanjut oleh Sie Reas, jika ada bond yang diluar treaty
4.3. Jika ada koll, mintakan bantuan Sie Under writing II utk dibuatkan penerimaan & pengikatannya. Setelah proses selesai, berkas koll disimpan oleh Sie Under writing II, kecuali koll uang tunai diserahkan ke Kasir. Catat di kartu koll. Entry data koll di komputer
5.3. Membuat bordero ber dasarkan Nota Debet untuk dikirim ke Div Keu & Reasuradur
6.3. Bond yang sudah selesai diambil oleh Principal
Prosedur Penerbitan Bond Nasabah Baru
PRINCIPAL
CUSTOMER SERVICE
SIE UNDERW II
No. Rev. Tgl.
UNDERW I
: : Draft 0 : 05 Juni 2003 REAS
KASIR
2.4. Formulir permohonan dicatat di buku Register utk mendapatkan no nasabah masuk ber kas diterima. Tulis juga tgl, jam terima berkas di formulir permohonannya
4.4. Untuk bond yang diluar treaty diinformasikan ke Sie Reas untuk di Facs., baru setelah itu diproses lebih lanjut
6.4. Jika ada pembayaran dari Principal, SC bisa dibayar dgn ChequeCash, BG, Transfer ataupun Tunai ( bisa Rp atau mata uang asing )
2.5. Formulir permohonan kemudian diserahkan ke Sie Underwriting I utk proses lebih lanjut
4.5. Formulir permohonan dicatat di kartu resiko, hitung SC yang harus dibayar Principal. Kmd entry data permohonan di komputer untuk men dapatkan no. Bond & no. nota
6.5. Nota Debet lbr kuning diserahkan ke Sie Reas dan lbr merah diserahkan ke Div. Keu
4.6. Cek kebenaran data di formulir permohonan dngn data yg di entry. Jika sudah benar, print bond form, print nota debet. Kemudian beri meterai cukup
6.6. Buat LHP ditanda tangani oleh Kabag. Akseptasi I kemudian di serahkan ke Kasir Div. Keu beserta uang tunai hasil pembayaran SC
4.7. Bond dicek kembali kebenaran datanya, ter masuk kelengkapan AI / Surat Pernyataan sbg pengganti AI. Kmd setelah sesuai, ditandatangani oleh 2 org pejabat SB
Prosedur Penerbitan Bond Nasabah Baru
PRINCIPAL
CUSTOMER SERVICE
SIE UNDERW II
No. Rev. Tgl.
UNDERW I 4.8. Bond yang sudah di tanda tangani diberi stempel dan disortir, dipilah mana yg akan diserahkan ke kasir & mana yg akan diarsip berkasnya 4.9. Setelah disortir, diserahkan ke kasir 4.10. Laporan stock SB material teknik dibuat setiap bulan, dengan memperhatikan stock SB 4.11. Pengajuan permintaan material bond form ke Div. SDM
: : Draft 0 : 05 Juni 2003 REAS
KASIR
