5.1.1 Pengembangan sistem pengendalian akuntansi Langkah pertama dalam pengembangan akutansi yang efektif adalah mengidentifikasi bidang dimana penyalah gunaan atau kesalahankesalahan mungkin terjadi. Beberapa akuntan dapat memberikan checklist (daftar pengecekan) atas bidang dan pertanyaa tentang waktu perencanaan sistem. “price waterhouses booklest, effective internal acounting control for profit organizations”. Penerimaan kas Untuk
memastikan
bahwa
seluruh
kas
telah
diterima,
didepositokan secara cepat, dicatat dengan sesuai, direkonsolisasi, dan dipertahan kan menurut produsen yang memadai. Penegeluaran kas Untuk memastikan semua pembayaran kas hanya dilakukan atas kewenangan pengelola yang cepat, untuk tujuan aktivitas yang valid, dan dicatat secara tepat. Kas kecil (petty cash) Untuk memastikan bahwa kas kecil dan dana kerja lainya dibayar hanya untuk tujuan yang tepat, disimpan secara aman, dan dicatat secara tepat. Gaji Untuk memastikan bahwa pembayaran gaji hanya dibuat atas kewenangan yang tepat untuk karyawan yang berhak serta dicatat secara tepat dan berhubangan dengan persyaratan yang sah (seperti setoran pajak gaji).
Hibah, Sumbangan , Dan Warisan Untuk memastikan semua hibah, sumbangan, dan warisan diterima serta dicatat secara tepat dan memenuhi persyaratan yang berlaku. Aktiva Tetap Untuk memastikan aktiva tetap diperoleh dan diaatur oleh otoritasi yang tepat, dijaga dengan aman, dan dicatat secara tepat. Sistem pengendalian akutansi juga diperlukan untuk memastikan pencatatanyang tepat atas barang yang didermakan, sumbangkan , dan peneriamaan lainya. Untuk mencapai tujuan ini, yayasan perlu menetapkan prosedur yang jelas untuk menangani per bidang, termasuk sistem check and balance.prinsip ini disebut juaga sebagai pemisahan tugas, diman tugas diman tugas dapat membagi antara staf dan sukarelawan yang dibayar. Pengeluaran Cek Jumlah
tanda
tangan
pada
cek,
jumlah
rupiah
yang
memerlukanpersetujuan atau tanda tangan pengurus pada check, yang mengakuai pembayaran , serta komitmen keuangan. Setoran Bagaimana pembayaran yang dilakukan secara taunai akan ditanda tangani dan sebagainya. Transfer Jika dan kapan dana umum dapat dipinjamkan dari dana terikat dan sebagainya.
Persetujuan Rencana Dan Komitmen Sebelum Dilaksanakan aggapan tahunan dan perhitungan periodik antara laporan keuangan dengan jumlah, sewa, persetujuan pinjaman, dan komitmen lainya yang dianggarkan. Kebijakan- kebijakan personalia Tingkat gaji, liburan, lembur, waktu pengganti, keuntungan, prosedur keluhan, uang pesangon, evaluasi, dan persoalan personaliya lainya. 5.1.2 manual Prosedur Akuntansi Kebijakn dan prosedur untuk menangani transsaksi keuangan didokumentasikan kedalam manual prosedur akuntansi, di mana tugastugas administrasi dan siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas tersebuat akan dijelaskan. 5.1.3 mempertahankan pengendalian yang efektif Pelaksana biasanya bertanggung jawab atas penagaawasan pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang ada. Surat manajeman merupakan indikator kualitas sistem dpengendalian akuntansi dan bagian dokumen audit yang menyebutkan kelemahan signifikan dari sistem yayasan
aatau
pelaksananya.
Dengan
surat
manejemen
tersebut,
penegelola diminta untuk melakuakan pearubahan sesuai dengan rekomendasi yang diajukan oleh auditor. 5.1.4 pengendalian internal yang dibutuhkan untuk pembayaran kas Menurut “price waterhouses booklest, effective internal acounting control for profit organizations”.tujuan pengendalian atas pembayaran kas adalah untuk memastikan ketepatan otoritas pembayaran kas, keakurasian pencatatan tranksaksi, dan pencapaain tujuan yayasan.
Pemisahan tugas Pemisahan tugas berarti penanganan transaksi keuanagn oleh lebih dari satu orang sejak awal hingga akhir. Otoritasi dan proses pembayaran Kebijakan mengenai siapa petugas pengesahan pembayaran harus ditentukan. Dalam berbagai yayasan, pengurus merupakan orang yang bertanggung jawab atas pembayaran uang. Dalam kasus lain, staf juaga bida menegesahkan pembelian sesuai dengan anggaran unit. Selurah pembayaran sebaiknya disertai dengan dokumentasi yang memadai, seperti kwitasnsi atau faktur. Penegelolaan dana terbatas Sumbangan terikat adalah bentuk peneriaan yang unik bagi yayasan. Uang yang telah dibatasi penggunaanya oleh pendonor untuk halhal khusus (seperti pembuatan bangun baru, program baru dll), sebaiknya digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Pada akhirnya peranan pengelola adlah memastikan pemenuhan kewajiban yayasan kepada pihak donor. Penandatangan cek Pengesahan cek merupakan titik kritis. Dalam beberapa kasus, mungkin saja diperlukan dua tanda tangan pada cek, terutama untuk pembelian diatas jumlah yang ditentukan, yang jumlah nya akan bervariasi sesuai dengan anggaran; disini bendahara dapat membantu untuk menentukan seberapa signifikan hal itu. Tujuan pengendalian internal ini adalah untuk memastikan siapa yang membayar, seberapa besar jumlah pembatyaran, dan kapan pembayaran tagihan dilakuakan.
Cheklist pengendalian akuntasi internal. Pernyataan berikut ini mencerminkan pengendalian akuntasi atas pembayaran tagihan. Daftar tagihan ini akan digunakan untuk meninjau ulang pengendalian akuntansi. Apakah Penegendalian Internal Diperlukan Untuk Gaji ? Menurut “price waterhouses booklest, effective internal acounting control for profit organizations: A guide for director and manajemen”, tujuan pengendalian internal atas gaji adlaah untuk memastikan pengeluaran atas hgaji hanya dibuat oleh otoritasi yang tepat untuk karyawan yang berhak, dicatat secara, tepat, dan persyaratan hukum yang terkait (seperti setoran pajak gaji) dipenuhi. Presensi adalah alat dokumentasi jam kerja karyawan(termasuk lembur). Prensi juga dapat dirancang untuk menggabungkan informasi tentang libur, cuti, sakit, dan libur hari raya. Cek gaji sebaiknya ditulis dalam pumbukuaan sesuai dengan prosedur pengeluaran kas. Pemisahan kas dalam fungsi gaji (pay roll) ditujukan untuk : -
Menahan cek pembayaran yang tidak diterima Meninjau ulang daftar gaji dan posting gaji ke buku besar Meninjau ulang pemotongan pajak terkait gaji, setoran, dan pelaporan. Mendistribusikan pajak akhir tahun kepada para karyawan.
Checklist (daftar pengecekan ) pengendalian gaji Berisi tentang pertanyaan-pernyataan pengendalian akuntansi gaji. 5.2
AKTIVITAS PENGENDALIAN DALAM SIKLUS AKUNTANSI TAHUNAN
5.2.1 Pengelolaan Anggaran Operasional
Anggaran menggambarkan apa yang diharapkan menyangkut pengeluaran dan pendapatan pada suatu periode waktu. Anggaran tersebut berguna untuk memproyeksikan berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk inisiatif utama. Bagaimana Anggaran tahunan dipersiapkan Pemilihan waktu aktivitas anggaran. Anggaran untuk tahun yang akan datang sudah harus dipikirkan, anggaran tersebut biasanya sesuai dengan tahun pembukuan,yang mencerminkan siklus operasional yayasan. siapa yang sebaiknya terlibat dalam prosses anggaran pengelola harus berpasrtisipasi dalam semua tahap proses penganggaran, dimana pertanggung jawaban atas setiap item juga akan dilakukan. Bagi sebagian besar yayasan, manajemen perencanaan dan keuangan adalah aktivitas yang cenderung memisahkan organisasi. Staf program maupun keuanagan, sebaiknya mengembangkan anggaran yang mencerminkan prioritas yayasan sehingga anggaran itu dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengeluarkan dan pengambilan keputusan. Langkah-langkah dalam proses penganggaran. Langkah pertama dalam proses penganggaran adalah mereviem program dan pencapain manajemen serta pelaksanaan keuangan pada akhir tahun. Ini mencakup review yang akan dicapai, anggaran, dan kinerja perorangan. Selanjutnya, perkiraan biaya yang diperlukan meliputi staf, persediaan, dan sumber daya lain.staf program dan keuangan akan memastikan tersedianya sumber daya yang diperlukan.
Prakiraan
APBD
tidak
dapat
diprediksi,
terutama
yang
mencnyangkut biaya dan sumbangan, sementara prakiraan peneriamaan dapat diprekirakan menurut pengalaman masa lalu. Penerimaan
sumbangan
sebaiknya
diproyeksikan
dengan
menggunakan informasi yang terbaik yang tersedia. Hal itu bukan merukan angka yang diturunkan dari perbedaan antara biaya yang diproyeksikan dan pendapatan yang diperoleh lainya serta pengeluaran yang diproyeksikan. Akhirnya bandingkan antara proyeksi pengeluaran dan penerimaan. Yayasan yang berbeda mungkinm akan memilih memproyeksikan pada keadaan deafisit daaripada surplus, atau lebih mudah lagi titik impas. Tidak ada aturan yang mengatakan bahwa anggaran harus seimbang pada masing –masing periode anggaran. Jika anggaran awal telah dipersiapkan dan penerimaan serta pengeluaran yang tidak berhubungan ingin dibuang, program dan aktivitas manajemen harus dievaluasi ulang dan disesuaikan. Jika pengeluaran perlu dikurangi, maka hal itu akan membantu kita ketika menentukan biaya apa yang ada dalam masing-masing program pada tingkat pelayanan yang berbeda. Ketika rencana diubah,termasuk anggaran, pengeluaran dan penerimaan diharapkan bisa tepat. Pengelola yang memiliki peran sebagai penentu harus menyetujui rencana tersebut untuk tahun berikutnya. Menyiapkan Anggaran Bulanan Menyiapkan anggaran bulanan yang mencerminkan anggaran kedalam 12 bulan dari penerimaan dan pengeluaran yang ada secara seimbang merupakan hal yan bermanfaat.
Mendidik Suatu yayasan memiliki tanggung jawab untuk mendidik konstituennya mengenai kebutuhan dan tujuan cadangan. Survei Dalam survei terbaru, hubungan antara dana tidak terikat lancar (cadangan operasional) dan biaya tidak terikat untuk 25 perkumpulan di Amerika Serikat (baik keanggotaan individu maupun perdagangan) telah diuji. Petty Cash (Kas Kecil) Kas kecil memungkinkan pembelian atau pembayaran dalam jumlah kecil secara tunai untuk item-item seperti perangko, persediaan kantor, parkir, dan sebagainya. Pengelola harus mengembangkan suatu kebijakan menyangkut berapa banyak uang yang sebaiknya tersedia di kas kecil. Sebagai contoh, dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp.100, dan berlaku kebijakan bahwa pembayaran untuk item-item yang harganya dibawah Rp.15 bisa dilakukan melalui kas kecil, sementara yang lebih dari Rp.15 harus dengan cek. Dana kas kecil tersebut sebaiknya cukup untuk menutupi pengeluaran minimal dalam satu bulan. Jika kas kecil terlalu kecil, maka kas yang ada di tangan lebih aman jika disimpan di bank. Dana kas kecil sebaiknya disimpan dalam kotak terkunci atau laci. Auditor merekomendasikan agar hanya satu orang, yang disebut custodian (pemasok), yang memiliki akses ke kas kecil ini dan orang tersebut bertanggung jawab atas seluruh aktivitas kas kecil. Untuk mengeluarkan kas kecil, yayasan perlu membayar atau menggunakan voucher kas kecil sebagai dokumentasi atas berbagai transaksi, dan menentukan siapa yang menyetujui pembayaran kas kecil.
5.2.2 Manjemen Kas Pentingnya Manajemen Kas Pengertian manajemen kas untuk yayasan maupun organisasi swasta adalah sama. Usaha bisa berkembang dengan pesat dan meraih keuntungan yang besar. Namun seorang pengelola yayasan tidak merasa mempunyai cukup banyak uang untuk membayar beberapa tagihan. Pengelola yayasan memiliki apa yang diketahiu sebagai “masalah arus kas”, yang berarti bahwa kas yang mengalir ke dalam tidak sinkron dengan kas yang keluar. Hal tersebut menggambarkan bahwa untuk sementara waktu pengelola yayasan terjebak dengan tagihan-tagihannya. Sang pengelola yayasan perlu perencanaan kedepan untuk mengetahui apakah memiliki cukup kas atau tidak ketika membutuhkannya. Pengertian Kas Kas adalah uang yang siap dicairkan ke bank atau dalam yayasan, dan bukan merupakan inventaris, akun piutang, serta harta kekayaan. Kas bisa diubah atau dicairkan menjadi uang tunai setiap saat untuk membayar para pemasok, membayar sewa, dan membayar gaji karyawan. Arus Kas (Cash Flow) Arus kas secara sederhana mengarah pada arus kas masuk dan keluar yang terjadi dalam suatu yayasan dalam periode waktu tertentu. Memperhatikan arus kas masuk dan keluar merupakan salah satu dari tugas-tugas pengelolaan. Kas keluar diukur dengan cek yang akan ditulis setiap bulan untuk membayar gaji, persediaan, dan kreditor. Sementara kas masuk adalah kas yang diterima dari pelanggan, peminjam, dan investor. Arus Kas Positif Jika kas masuk lebih besar daripada kas keluar maka yayasan memiliki arus kas positif. Jika arus kas positif sangat baik, maka hal yang
perlu dikhawatirkan adalah apa yang akan dilakukan dengan kelebihan tersebut. Arus Kas Negatif Jika kas keluar lebih besar daripada kas masuk maka yayasan memiliki arus kas negatif. Arus kas negatif juga dapat disebabkan oleh beberapa alasan. Misalnya, terlalu banyak inventaris yang usang atau penagihan yang buruk atas akun piutang dapat menyebabkan yayasan memiliki kas yang sedikit. Jika yayasan tidak memiliki kas tambahan, maka yayasan mungkin akan menghadapi masalah besar. Komponen-komponen dalam arus kas Laporan arus kas secara khusus dibagi kedalam 3 komponen yaitu: Arus Kas Operasional Arus kas operasional sering kali megarah pada modal kerja, yaitu arus kas yang dihasilkan dari operasi internal. Arus kas ini merupakan kas yang diperoleh dari penjualan produk atau jasa dalam usaha dan juga merupakan darah kehidupan nyata dalam usaha, sehingga arus kas tersebut dihasilkan secara internal dibawah pengendali yayasan. Arus Kas Investasi Arus kas investasi dihasilkan secara internal dari aktivitas nonoperasional. Komponen ini akan memasukkan investasi dalam pabrik dan peralatanatau aktiva tetap lainnya, rugi laba yang tidak berulang, atau sumber-sumber lain dan penggunaan kas diluar operasi normal. Arus Kas Keuangan Arus kas keuangan adalah kas masuk untuk dan dari sumber eksternal, seperti peminjam, investor, dan shareholder
Cara Mengelola Kas Dengan Baik Pengelola yayasan mungkin dapat menghindarkan penggunaan kartu kreditnya untuk membayar tagihan jika memiliki manajemen kas yang baik. Manajemen kas yang baik adalah yang sederhana yaitu: -
Mengetahui kapan, dimana, dan bagaimana menggunakan kas tersebut Mengetahui sumber terbaik apa untuk memenuhi kebutuhan kas tambahan Menyiapkan dana untuk memenuhi kebutuhan kas ketika diperlukan dengan mempertahankan hubungan baik dengan bankir dan kreditor lainnya.
Tekhnik-Tekhnik Memperbaiki Arus Kas -
Analisis dan klasifikasi piutang usaha menurut umur setiap bulannya. Kurangi persediaan hanya untuk barang-barang yang perlu saja. Lakukan setoran ke bank secepatnya. Pertimbangkan pinjaman secara bijaksana. Tingkatkan penjualan. Tingkatkan harga.
Menyiapkan Laporan Arus Kas Laporan arus kas digunakan untuk menganalisis arus kas masuk dan keluar selama periode waktu tertentu. Seperti telah dibahas sebelumnya, ada tiga komponen arus kas yaitu arus kas operasional, investasi, dan pembiayaan. Jika yayasan secara rutin membuat laporan keuangan laba-rugi maka ada item-item tertentu yang tidak mempengaruhi laporan tersebut untuk beberapa waktu, seperti: -
Tambahan pokok dalam pembelian persediaan Tambahan dalam akun piutang Pengurangan kredit oleh suplier/ pemasok Pembelian peralatan Keusangan persediaan yang tidak diakui (barang-barang basi) Penolakan bank untuk memperbaharui atau memperpanjang pinjaman
Laporan arus kas akan menyoroti aktifitas tersebut dengan cara yang tidak melibatkan laporan laba-rugi.bankir perlu melihat laporan arus kas yang menyajikan penggunaan dana dari pinjaman yang diberikan sebelum menyetujui perpanjangan pinjaman baru. Tanpa laporan arus kas, gambaran yang lengkap mengenai yayasan tidak akan dimiliki.
Proyeksi Arus Kas Tahunan Pada bagian penyiapan proyeksi arus kas tahunan, perincian atas seluruh sumberoperasional dan penggunaan kas harus telah dilakukan. Metode ini mungkin lebih mudah diterapkan ketika menyiapkan suatu proyeksi, dan juga dapat digunakan untuk menyiapkan laporan arus kas aktual pada akhir periode. Proyeksi Arus Kas Jangka Panjang Proyeksi arus kas merupakan salah satu bagian dari sebagian besar alat manajemen yang dapat digunakan. Anggaran operasional tahunan akan mengikuti proyeksi arus kas tahunan yang ada pada daftar, terutama untuk bisnis kecil. Dengan melihat gambaran besar tentang rencana strategis, berbagai persyaratan dapat ditentukan seperti proyeksi laba-rugi. Sebagian besar investor atau pemberi pinjamanakan meminta untuk menyertakan proyeksi arus kas jangka panjang dalam rencana usaha sesuai dengan proyeksi laba-rugi. Proyeksi Arus Kas Strategis Berdasarkan proyeksi arus kas tahunan, perlu dibuat perkiraan jangka panjang yang menyertai rencana strategis dan persyaratan modal. Sebagian besar pemberi pinjaman pasti ingin melihat proyeksi arus kas 3 hingga 5 tahun. Perkiraan jangka panjang ini akan melibatkan: -
Kapan arus kas positif akan tercapai
-
Berapa lama hal itu akan berlangsung untuk menutup kerugian modal
-
awal, khususnya arus kas negatif Kapasitas untuk membayar pinjaman atau deviden Kecenderungan pertumbuhan dan pengaruhnya terhadap arus kas Persyaratan untuk investasi baru
Proyeksi Arus Kas Jangka Pendek Proyeksi arus kas jangka pendek sebaiknya digunakan untuk mengelola kas harian, mingguan atau bulanan. Jika ingin memanfaatkan beberapa kas yang “nganggur” untuk menjalankan hal-hal yang dapat memberikan penghasilan, maka kas tersebut harus dipindahkan dari rekening cek ke pasar uang atau rekening deposito jangka pendek. Akan tetapi, sejak rekening ini dibatasi penarikannya atau bahkan dikenakan denda jika ditarik secara berlebihan, maka harus diperkirakan dulu jumlah kas yang dibutuhkan. Untuk menyiapkan proyeksi arus kas jangka pendek, akun-akun neraca perlu diverifikasi, tambahkan kas yang diharapkan dapat diterima dalam periode tersebut,kemudian kurangi kas yang dibayarkan selama periode tersebut. Menyiapkan Laporan Arus Kas Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan arus kas operasional. Setelah meraih pendapatanbersih dan menambahkan kembali beberapa item nonkas seperti depresiasi (penyusutan), perubahan dalam akun neraca akan menjadi bagian dari siklus pendapatan. Perubahan wesel untuk pengelola tidak memerlukan penggunaan dana. Dengan memasukkan trasaksi tersebut pada laporan arus kas untuk menyoroti kejadian ini, pengelola telah mengkonversi utang menjadi aktiva bersih guna membantu mendapatkan pinjaman yang akan digunakanuntuk membeli peralatan dan memberikan modal kerja demi perkembangan yayasan. Ketiga komponen tersebut akan diperlihatkan secara bersamaan untuk menentukan total arus kas selama tahun berjalan.
Semua hal tersebut diperlukan untuk menyiapkan laporan arus kas, yang merupakan salah satu dari sebagian besar alat manajemen yang penting. Beberapa calon mitra kerja akan melihat laporan arus kas itu untuk memberi tahu apa yang terjadi dengan yayasan tersebut, seperti berapa banyak pendapatanyang dapat dihasilkan, apakah operasi yang dilakukan menghasilkan kas atau justru menghabiskan kas. Selain itu juga dapat ditemukan kerumitan dalam menentukan besarnya peningkatan atau penurunan aktiva dan utang yang mempengaruhi laporan arus kas.
