PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENINGKATAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA TOKO BUKU Y

ADLN Perpustakaan Universitas Airlangga

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENINGKATAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA TOKO BUKU “Y” DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI SEBAGIAN PERSYARATAN DALAM MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI

DIAJUKAN OLEH : ANTHONY YEDIDYAH KAIRUPAN No. Pokok : 040214314

KEPADA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 2008

skripsi

Pengembangan sistem informasi ...

Anthony Yedidyah Kairupan


SKRIPSI

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENINGKATAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA TOKO BUKU “Y”

DIAJUKAN OLEH : ANTHONY YEDIDYAH KAIRUPAN No. Pokok : 040214314

TELAH DISETUJUI DAN DITERIMA DENGAN BAIK OLEH

DOSEN PEMBIMBING,

Drs. HENDARJATNO, M.Si., Ak,

TANGGAL……………………....

KETUA PROGRAM STUDI,

Drs. AGUS WIDODO M., M.Si., Ak.

TANGGAL………………………. ii

skripsi




Surabaya, ……………………………………….… Skripsi telah selesai dan siap untuk diuji

Dosen Pembimbing

Drs. HENDARJATNO, M.Si., Ak,

iii skripsi




KATA PENGANTAR

Segala puji, hormat, kemuliaan, dan ucapan syukur hanya bagi TUHAN. Karena hanya dengan berkat, kasih karunia dan hikmat-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi dalam Peningkatan Pengendalian Persediaan pada Toko Buku “Y” ” yang disusun dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk mencapai gelar sarjana ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga Surabaya. Dalam penyusunan skripsi ini penulis mendapat banyak bantuan dari berbagai pihak, baik secara moriil maupun materiil yang tidak dapat ternilai sejak awal hingga selesainya skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada : 1. Drs. Ec. H. Karjadi Mintaroem, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga Surabaya. 2. Drs. Hendarjatno, M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing yang telah bersedia untuk meluangkan waktu utnuk membimbing dan menuntun penulis dalam penyusunan skripsi. 3. Drs. Agus Widodo Mardijuwono, M.Si., Ak. Selaku Ketua Program Studi Akuntansi yang telah mengijinkan penulis untuk mengambil topik dalam penulisan skripsi ini. 4. Seluruh Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga yang telah memberikan ilmu-ilmu pengetahuan yang sangat berguna bagi penulis. iv skripsi




5. Seluruh karyawan bagian akademik, bagian keuangan dan bagian Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga. 6. Pimpinan Yayasan “Y” dan manager beserta staff dari Toko Buku “Y” di Surabaya, yang dengan terbuka telah menerima penulis dan meluangkan waktunya untuk wawancara serta memberikan informasi yang sangat membantu bagi penulis. 7. Special achievement to my beloved parents “Papi & Mami” yang telah memberikan kesempatan yang berharga untuk melakukan studi di FE.UNAIR. Walaupun banyak kekuranganku namun dengan kasih Papi & Mami selalu mau menuntun, mendoakan serta memberikan perhatian yang sangat besar. ” God Love You and so do I” 8. Special thanks to my brothers : Kak Donny, kak Tirza, dan Vanessa di Surabaya juga kak Michael di New Hampshire yang telah memberikan dukungan besar buat adik bungsunya melalui nasehat, dukungan dan doanya. “God Bless You Bro….” 9. Special thanks to “Youth Christ Ambassador” and “Agape Sunday School” : Ko Lianto & cik Inge, mas Endro & mba’ Ester, mba’ Endang, Ayu, Bobby, dek Christy, Daniel, Dani, David, Dicky, Elly, Ferdy, Ika, Kevin, Mario, Melissa, Neneng, Oscar, Samuel, Seli, Stephanie, Stefilia, Titus, Tommy, Wahyuni, Wiemach, Yoga, Yudi. “A friend in need is a friend indeed, a friend in Jesus is awesome”

v skripsi




10. Special thanks to all my friends : Teman-teman senasib sepenanggungan (Adhi, Derry, Dedy, Eddo, Gandhi, Harman, Yoggy) “Ayo semangat ngerjain skripsinya, biar kita semua bisa jadi sarjana….Bersatu kita kuat!!!” 11. Semua teman-teman mahasiswa dan mahasiswi FE.UNAIR khususnya angkatan 2002, Teman-teman di PD.FE, Teman-teman di PS.UNAIR dan untuk semua teman-teman yang mungkin belum tertera di atas. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat yang berguna para pembaca. Penulis menyadari hasil skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan untuk perbaikan dan kemajuan ilmu pengetahuan. Kiranya Tuhan memberkati kehidupan kita sekalian.

Surabaya 19 September 2008, Penulis,


vi skripsi




ABSTRAKSI

Buku adalah jendela pengetahuan. Dengan membaca buku akan banyak pengetahuan yang dapat kita peroleh. Keberadaan manusia sebagai mahluk rohani mendorong manusia untuk memenuhi kebutuhan rohaninya. Kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan adanya lembaga-lembaga keagamaan dalam masyarakat, serta ditunjang dengan literatur-literatur rohani. Toko buku rohani merupakan salah satu wadah untuk memperlengkapi kebutuhan masyarakat dalam hal kerohanian. Dalam pengelolaan suatu entitas bisnis diperlukan suatu sistem yang baik. Sistem informasi akuntansi yang baik dapat memenuhi kebutuhan pihak internal maupun pihak eksternal dari suatu entitas bisnis. Skripsi dengan judul “Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Peningkatan Pengendaliaan Persediaan Pada Toko Buku “Y” ini menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Toko buku “Y” merupakan suatu toko buku rohani Kristen yang menjual berbagai macam barang penunjang kerohanian. Persediaan yang dimiliki oleh toko buku “Y” terdiri dari bermacam-macam jenis barang. Tidak hanya buku yang dijual namun toko buku “Y” ini juga menyediakan alkitab, kaset, cd, hiasan, dan berbagai penunjang kebutuhan rohani lainnya. Agar pengendalian terhadap persediaan yang ada dapat ditingkatkan perlu diadakan pembenahan sistem. Pengembangan sistem perlu dilakukan bagi suatu perusahaan yang terus berkembang. Sistem yang dioperasikan secara manual dapat dikembangkan dengan sistem yang terkomputerisasi sehingga output yang dihasilkan lebih cepat, akurat, dan efisien. Pada skripsi ini akan dibahas mengenai pengembangan sistem informasi akuntansi menjadi sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi, khususbnya dalam meningkatkan pengendalian persediaan pada toko buku “Y”.

Kata kunci : Pengendaliaan, Persediaan, Pengembangan Sistem, Toko Buku, Sistem Informasi Akuntansi

vii skripsi




DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL …………………………………………………………

i

HALAMAN PERSETUJUAN ……………………………………………….

ii

HALAMAN PERNYATAAN ……………………………………………….

iii

KATA PENGANTAR ……………………………………………………….

iv

ABSTRAKSI ………………………………………………………………..

vii

DAFTAR ISI …………………………………………………………………

viii

DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………...

xiii

BAB I:

PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ………………………………….. ….

1

1.2. Rumusan Masalah ……………………………………...... ….

4

1.3. Tujuan Penelitian …………………………………………. ….

5

1.4. Manfaat Penelitian ………………………………………… ….

5

1.5. Sistematika Skripsi …………………………………………..

6

BAB II: TINJAUAN KEPUSTAKAAN 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi …………………

8

2.1.1. Sistem ………………………………………………….

8

2.1.2. Sistem Informasi ………………………………………

8

2.1.3. Sistem Informasi Akuntansi ………………………….

9

2.1.3.1 Peranan SIA …………………………………..

10

viii skripsi




2.1.3.2 Kriteria Sistem Informasi yang memadai ……

11

2.2 Pengembangan Sistem ……………………………………….

13

2.2.1

Tujuan Pengembangan Sistem ……………………….

13

2.2.2

Tahapan dalam Pengembangan Sistem ………………

15

2.3 SIA Berbasis Komputer ………………………………………

26

2.3.1

Peranan Komputer …………………………………….

26

2.3.2

Sistem Komputer ……………………………………..

27

2.3.2.1 Sistem Perangkat Keras ………………………

27

2.3.2.2 Sistem Perangkat Lunak ………………………

29

2.4 Pengelolaan Pengendalian ……………………………………….. 30 2.4.1

Pengendalian-pengendalian Secara Umum ……………

30

2.4.1.1 Pengendalian Organisasi ……………………….

31

2.4.1.2 Pengendalian Dokumentasi …………………….

31

2.4.1.3 Pengendalian Kerusakan Perangkat Keras …….

32

2.4.1.4 Pengendalian Keamanan Fisik …………………

32

2.4.1.5 Pengendalian Keamanan Data …………………

33

Pengendalan-pengendalian Aplikasi …………………..

33

2.4.2.1 Pengendalian Masukan ………………………..

34

2.4.2.2 Pengendalian Pengolahan ……………………...

34

2.4.2.3 Pengendalian Keluaran …………………………

34

2.5 Persediaan ………………………………………………………

35

2.4.2

2.5.1

Pengertiaan Persediaan …………………………………

35

ix skripsi




2.5.2

Tipe Persediaan …………………………………………

36

2.5.3

Sistem Pencatatan Persediaan …………………………

37

2.5.4

Sistem Informasi Persediaan ………………………….

37

2.5.5

Metode Penetapan Biaya Pokoi Persediaan …………

38

2.5.6 Pengendalian Persediaan ……………………………..

39

2.6 Penelitian Sebelumnya ……………………………………….

42

BAB III: METODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan Penelitian …………………………………………

43

3.2 Ruang Lingkup Penelitian …………………………………….

44

3.3 Jenis dan Sumber Data ………………………………………..

44

3.4 Prosedur Pengumpulan Data ………………………………….

45

3.5 Teknik Analisa ………………………………………………..

47

BAB IV: HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Subyek Penelitian ………………………….

49

4.1.1

Sejarah Singkat ………………………………………...

49

4.1.2

Struktur Organisasi ……………………………………

50

4.2 Prosedur Pengelolaan Persediaan Barang …………………….

55

4.2.1

Prosedur Pembelian Barang …………………………..

56

4.2.2

Prosedur Retur Pembelian Barang ……………………

57

4.2.3

Prosedur Penjualan Barang …………………………...

58

x skripsi




4,2,4

Prosedur Retur Penjualan Barang …………………….

59

4.2.5

Sistem Pengendalian Persediaan …………………….

59

4.3 Analisa Kebutuhan Sistem …………………………………..

60

4.3.1

Studi Kelayakan ……………………………………..

60

4.3.1.1 Kelayakan Teknologi ………………………..

60

4.3.1.2 Kelayakan Ekonomis ………………………...

60

4.3.1.3 Kelayakan Legal ...……………………………

61

4.3.1.4 Kelayakan Operasi …………………………….

61

4.3.1.5 Kelyakan Sosial ……………………………….

61

4.3.2

Identifikasi Permasalahan dan Kelemahan Sistem ……

62

4.3.3

Analisa Hasil Penelitian Sistem ……………………….

62

4.4 Perancangan Sistem ……………………………………………

63

4.4.1

Perancangan Struktur Organisasi ………………………

64

4.4.2 Perancangan Proses …………………………………….

64

4.4.2.1 Prosedur Pembelian Barang ……………………

64

4.4.2.2 Prosedur Penerimaan dan Pembayaran Barang …

65

4.4.2.3 Prosedur Penjualan Barang ……………………… 67 4.4.3

Perancangan Program Aplikasi ………………………….

68

4.4.3.1 Lingkungan Program ……………………………

68

4.4.3.2 Penjelasan Aplikasi Program ……………………

70

4.4.3.2.1 Menu logon as ………………………… 70 4.4.3.2.2 Menu Utility …………………………… 71 xi skripsi




4.4.3.2.3 Menu Data Master …………………….. 78 4.4.3.2.4 Menu Pembelian ………………………

81

4.4.3.2.5 Menu Penjualan ……………………….

85

4.4.3.2.6 Menu Gudang …………………………

90

4.4.3.2.7 Menu Hutang ………………………….

92

4.4.3.2.8 Menu Piutang ………………………….

93

Perancangan Kode Barang ………………………………

93

4.5 Implementasi Sistem …………………………………………….

95

4.4.4

BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ……………………………………………………..

97

5.2 Saran ……………………………………………………………

98

LAMPIRAN DAFTAR PUSTAKA

xii skripsi




DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1: Rangkaian Unsur dalam suatu Sistem Informasi Akuntansi ....

9

Gambar 2.2: Systems Development Life Cycle …………………………….

15

Gambar 2.3: A Systems Development Life Cycle ………………………….

16

Gambar 2.4: Tahap-tahap Analisis Sistem ………………………………….

17

Gambar 2.5: Tahap-tahap Desain Sistem …………………………………….

18

Gambar 2.6: Tahap-tahap Implementasi Sistem ……………………………..

20

Gambar 2.7: Hubungan antar hardware devices ……………………………..

29

xiii skripsi




BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi ini dunia usaha dan industri mengalami perkembangan yang semakin pesat seiring dengan kemajuan teknologi. Perusahaan dagang maupun perusahaan jasa dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi agar dapat mempertahankan keberadaannya dan terus bersaing di pasar. Perusahaan harus bijak dalam memilih strategi yang akan dipakai dan dijalankan perusahaan dalam menghadapi tingginya persaingan bisnis. Berbagai bidang harus diperhatikan dalam pemilihan strategi, baik itu bidang keuangan, produksi, sumber daya, dan yang terkini adalah bidang teknologi. Dalam lingkungan bisnis seperti sekarang ini informasi merupakan sumber daya yang vital untuk kelangsungan hidup perusahaan. Setiap saat informasi diperlukan baik oleh pihak manajemen atau pengguna lainnya dalam rangka pengambilan keputusan Informasi dari suatu perusahaan terutama informasi keuangan, dibutuhkan oleh pihak eksternal seperti kreditor, investor, dan pihak lain yang ada saat ini maupun yang potensial dalam mengambil keputusan investasi dan sejenisnya. Selain itu, pihak internal yaitu pihak manajemen juga memerlukan informasi untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Oleh sebab itu informasi merupakan hal yang penting bagi setiap perusahaan. Informasi yang lengkap, akurat dan cepat dapat memperlancar aktivitas operasional pada suatu

skripsi




2

perusahaan. Untuk menghasilkan informasi yang akurat, diperlukan pengolahan data yang baik. Sebelum disajikan menjadi laporan yang sesuai dengan kebutuhan, datadata yang diperlukan harus dicatat dan diklasifikasikan menurut jenis-jenis data tersebut. Informasi tersebut diolah dan kemudian disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Akan tetapi, apabila proses ini dilakukan secara manual, maka proses ini akan memakan waktu lama. Oleh karena itu sangat perlu dikembangkan suatu metode yang memanfaatkan teknologi komputer. Perkembangan suatu perusahan yang menjadi lebih besar baik dalam aktivitas operasional, perluasan pabrik maupun bertambahnya jumlah pegawai merupakan hal yang sangat positif bagi suatu perusahaan. Namun hal ini membawa permasalahan tersendiri bagi perusahaan, pihak manajemen cukup kesulitan dalam mengendalikan segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan tersebut. Agar suatu perusahaan dapat berkembang dengan baik maka pimpinan dan pihak manajemen dituntut untuk dapat memantau semua bagian dan semua kegiatan yang dilakukan di perusahaan tersebut sekaligus mengendalikannya. Oleh sebab itu dibutuhkan sistem. Suatu sistem yang dapat mengumpulkan, mengolah, menyalurkan informasi yang bersangkutan serta menyimpannya. Dengan diterapkannya sistem informasi maka akan berdampak positif bagi perusahaan tersebut. Apabila dipandang dari segi biaya, memang perusahaan akan mengeluarkan dana yang cukup besar untuk pengadaan komputer serta peralatannya juga untuk mendatangkan tenaga ahli sebagai penyuluh teknis dan pengoperasian bagi karyawan. Namun dengan diterapkannya sistem informasi ini perusahaan akan

skripsi




3

mendapatkan berbagai keuntungan, seperti semakin rapi dan cepatnya pemrosesan data walaupun data itu dalam jumlah yang besar dan cukup rumit dan yang terpenting adalah meminimalkan kesalahan. Dengan menggunakan teknologi komputer, penyiapan laporan dan output lainnya menjadi lebih tepat waktu sehingga lebih efisien bagi perusahaan. Oleh sebab itu saat ini perusahaan-perusahaan yang cukup maju telah menerapkan sistem informasi seperti ini. Sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi adalah aktivitas memproses data dan transaksi yang dilakukan secara terkomputerisasi untuk memenuhi kebutuhan para pengguna informasi. Karena sistem ini menggunakan komputer maka informasi yang dihasilkan merupakan informasi yang jelas, akurat, lengkap, relevan, dan cepat. Sehingga informasi ini dapat digunakan sebagai bahan perencanaan, pertimbangan, pengendalian dan dalam pengambilan keputusan suatu perusahaan. Salah satu contoh dari informasi yang dihasilkan adalah adanya laporan keuangan. Informasi akuntansi merupakan bagian terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen. Dengan pertimbangan keuntungan dari sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi dan semakin cepatnya perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi akuntansi dan pemrosesan data yang ada dalam suatu perusahaan harus selalu disesuaikan dengan perkembangan yang ada agar dapat terus bertahan dalam persaingan bisnis. Sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi mempunyai banyak kelebihan dibandingan operasi manual khususnya dalam pengendalian persediaan

skripsi




4

yang ada di suatu perusahaan. Toko buku “Y” merupakan suatu penerbit dan toko buku rohani yang menjual tidak hanya buku terbitan sendiri namun juga menjual buku dari berbagai penerbit lain. Kurang lebih ada sekitar 30 penerbit, dan setiap penerbit mempunyai kurang lebih 200 judul buku yang dijual di toko buku “Y” ini. Selain berbagai buku, toko ini juga menjual kaset, cd, souvenir, hiasan, dll. Untuk barang-barang selain buku ini pun didapat dari berbagai distributor yang berbeda, untuk kaset dan cd terdapat 10 distributor yang masing-masing distributor menmpatkan kurang lebih 100 judul kaset dan cd. Untuk souvenir/hiasan pun mempunyai distributor sendiri yang berjumlah kurang lebih 6 distributor dengan produk mereka masing-masing yang contohnya seperti patung, pigura, kerajinan kayu, jam dinding, kalung, dll. Berdasarkan hal itu sudah pasti sangat diperlukan pengendalian persediaan di toko buku “Y” ini.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan penulis di atas maka masalah yang hendak diungkapkan adalah : Bagaimana pengembangan sistem informasi akuntansi yang memadai, khususnya dalam meningkatkan pengendalian persediaan pada Toko Buku “Y”??

skripsi




5

1.3 Tujuan Penelitian Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai sistem informasi akuntansi yang telah diterapkan pada Toko Buku “Y”, serta menghasilkan perbaikan atas pengelolaan aktivitas dan pencapaian hasil dari masing-masing fungsi dengan cara memberikan saran-saran perbaikan yang dapat ditempuh agar pendayagunaan sumber daya dapat dmanfaatkan secara efisien dan efektif.

1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat yaitu : a. Untuk memperluas ilmu pengetahuan dan memperdalam pemahaman mengenai sistem informasi akuntansi enjualan yang telah diperoleh di bangku kuliah selama ini. b. Membantu

Toko

Buku

“Y”

untuk

melakukan

penyempurnaan-

penyempurnaan pada sistem informasi akuntansi, serta memberikan masukan mengenai

pentingnya

menerapkan

sistem

informasi

akuntansi

terkomputerisasi yang baik, efektif, dan efisien. c. Skripsi ini dapat menjadi acuan studi pembanding dan dapat memberikan informasi dasar bagi masalah serupa dan pengembangannya.

skripsi




6

1.5 Sistematika Skripsi Penulisan skripsi ini terdiri dari lima bab, dengan pembahasan adalah sebagai berikut : BAB I

: PENDAHULUAN Bab ini merupakan pengantar yang mengemukakan latar belakang penelitian mengenai pengembangan sistem informasi akuntansi di toko buku “Y” yang merupakan suatu landasan pemikiran secara garis besar, baik secara teoritis maupun scara fakta yang ada, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II

: TINJAUAN KEPUSTAKAAN Bab ini akan memberikan suatu penjelasan mengenai teori-teori mengenai sistem informasi akuntansi, pengembangan sistem dan pengendalian persediaan yang diambil dari berbagai sumber dimana teori tersebut dijadikan kerangka analisa dan kesimpulan yang berisi tentang ringkasan dari teori-teori pendukung yang dianggap penting.

BAB III

: METODE PENELITIAN Bab ini menjelaskan berbagai hal yang berkenaan dengan pedoman pembahasan, ruang lingkup analissi, rancangan penelitian, komponenkomponen desain penelitian, jenis dan sumber data yang digunakan, serta prosedur pengumpulan data dan teknik analisisnya.

skripsi




7

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini akan memberikan penjelasan mengenai gambaran toko buku “Y” Baik secara umum maupun khusus dan deskripsi hasil penelitian tentang sistem yang ada di toko buku “Y” dan kemungkinan pengembangan sistem untuk dilakukan, dmana data dari data yang diperoleh dilakukan analisis dan pembahasan untuk memecahkan masalah yang dirumuskan. BAB V

: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang didasarkan pada pembahasan bab-bab sebelumnya sehingga dapat digunakan sebagai bahan masukan bagi toko buku “Y” pada khusunya dan pembaca serta perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya.

skripsi




8

BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN

2.1

Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi.

2.1.1

Sistem Definisi sistem menurut Hall (1998:4) “ A system is a group of two or more

interrelated components or subsystems that serve a common purpose”. Menurut Bodnar dan Hopwood (2004 :1) “ A systems is a collection of resources related such that certain objectives can be achieved”. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:2) “ Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Definisi dari sistem diperinci oleh Mulyadi (2001:2) yaitu : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar

2.1.2

Sistem Informasi Definisi sistem informasi menurut Hall (1998:6) “The Information system is

the set of formal procedures by which data are collected, processed into information, and distributed to users”. Sedangkan menurut Wilkinson (1993:4) “Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumberdaya (manusia, komputer)

skripsi




9

dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Secara sederhana suatu sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.1 Rangkaian Unsur dalam suatu Sistem Informasi Akuntansi

Input Data akuntansi : faktur, memo, kuitansi, dll.

Proses Proses akuntansi : karyawan, peralatan, prosedur

Output Laporan Akuntansi

Sumber : Sistem Informasi Akuntansi. Widjajanto Nugroho. 2001:5

2.1.3

Sistem Informasi Akuntansi Definisi sistem informasi akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2004 : 1)

“ An accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into iformation”. Sedangkan menurut Romney (2006:6) “An accounting information system is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers”. Romney juga mengungkapkan 6 komponen yang terdapat pada Sistem Informasi Akuntansi (2006:6) yaitu : 1. The people, orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.

skripsi




10

2. The procedures and instructions, prosedur-prosedur yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3. The data, data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. The software, perangkat lunak yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. The information technology infrastructure, infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan komunikasi jaringan. 6. The internal controls and security measures, pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menjamin data-data pada sistem informasi akuntansi. 2.1.3.1 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Jones dan Rama mengungkapkan bahwa sistem informasi akuntansi memberikan lima kegunaan (2003:6) yaitu : 1. Producing external reports, sistem informasi akuntansi membantu perusahaan dalam membuat informasi atau laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dan pihak eksternal. 2. Supporting routine activities, sistem informasi akuntansi membantu pihak manajemen untuk mendukung kegiatan rutin dalam siklus operasional perusahaan. 3. Decision support, sistem informasi akuntansi juga berguna bagi perusahaan untuk pengambilan keputusan.

skripsi




11

4. Planning and control, sistem informasi akuntansi berguna untuk kegiatan perencanaan dan pengendalian perusahaan. 5. Implementing internal control, sistem informasi akuntansi juga berguna untuk mendukung penerapan pengendalian internal perusahaan. Menurut Wilkinson (1993:15) peranan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : a. Score keeping information, adalah informasi catatan prestasi misalnya, berapa banyak laba yang dihasilkan, berapa banyak hutang kepada pihak tertentu. b. Attention directing information, adalah informasi pengarah perhatian, misalnya berapa banyak pengeluaran yang telah melampaui anggaran. c. Decision making information, adalah informasi pengambilan keputusan misalnya apa manfaat meluncurkan produk baru dibandingkan dengan biayanya. 2.1.3.2 Kriteria Sistem Informasi Yang Memadai Menurut Hall (1998:15) suatu sistem informasi harus memiliki hal-hal sebagai berikut : 1. Efficiency Suatu sistem informasi harus menggunakan sumber daya secara efisien. Proses pengumpulan data dan informasi membutuhkan biaya, sistem informasi yang baik harus dapat memberikan nilai informasi yang lebih tinggi dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.

skripsi




12

2. Effectiveness Suatu sistem informasi harus dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna sistem informasi tersebut. 3. Flexibility Suatu sistem informasi harus semudah mungkin untuk mengalami penyesuaian dan perubahan terhadap keinginan penggunanya. Sedangkan Cushing (2000:329) berpendapat bahwa suatu sistem informasi akuntansi yang memadai harus memenuhi kriteria sebagai berikut : 1. Kegunaan (usefulness) Suatu sistem harus dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan bagi kepentingan pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan. 2. Ekonomis Seluruh bagian sistem harus meimilki nilai manfaat yang minimal sebesar biaya yang dikeluarkan bagi sistem tersebut. 3. Keandalan (reability) Sistem yang ada harus dapat diandalkan dalam arti output sistem mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi. 4. Pelayanan langganan (customer service) Sistem yang ada harus dapat memberikan suatu pelayanan yang baik kepada seluruh pelanggan yang terkait dengan perusahaan dimana sistem tersebut diterapkan.

skripsi




13

5. Kapasitas (capacity) Suatu sistem harus memiliki kapasitas yang cukup untuk menangani periodeperiode operasi dalam suatu perusahaan. 6. Kesederhanaan (simplicity) Sistem harus cukup sederhana sehingga mudah untuk dimengerti dan mudah untuk dijalankan. 7. Fleksibilitas (flexibility) Saat terdapat perubahan-perubahan maka sistem harus cukup fleksibel untuk mengikuti perubahan tersebut.

2.2

Pengembangan Sistem

2.2.1

Tujuan Pengembangan Sistem Sistem informasi berkembang selama masa kehidupan perusahan dan

mengikuti perkembangan zaman. Selama perusahaan terus bertumbuh maka diperlukan adanya pengembangan sistem yang tepat bagi perusahaan tersebut. Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Pengembangan sistem akuntansi akan dibutuhkan apabila suatu perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.

skripsi




14

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. Sistem akuntansi yang berlaku adakalanya tidak dapat memenuhi kebutuhan dari manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. Diterapkannya pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki

pengendalian

terhadap

kekayaan

organisasi

sehingga

pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangkan sistem akuntansi berguna juga untuk pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan sistem akuntansi tersebut akurat dan dapat dipercaya. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Jika biaya untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar disbanding dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi biaya. Menurut Cushing (2000:326) terdapat dua faktor yang menimbulkan perlunya perubahan yang sering terjadi dalam sistem informasi organisasi perusahaan, yaitu : 1. Pertumbuhan organisasi perusahaan itu sendiri dalam suatu masyarakat yang dinamis yang menghasilkan baik permintaan baru untuk infiormasi maupun volume pengolahan data yang lebih besar. 2. Penyempurnaan teknologi informasi yang cepat yang menawarkan kebaikan kompetitif yang potensial kepada perusahaan-perusahaan yang di antaranya pertama kali mau mengadakan pembaharuan.

skripsi




15

Dari pendapat-pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa suatu sistem informasi baru atau yang telah dikembangkan dan disempurnakan akan menggantikan sistem yang lama apabila sistem lama tersebut tidak lagi mampu memenuhi kebutuhan perusahaan yang terus berubah dan berkembang. 2.2.2

Tahapan dalam Pengembangan Sistem Setiap sistem informasi mempunyai siklus hidup yang terbatas, oleh sebab itu

pengembangan sistem merupkan kegiatan yang bersifat periodik atau siklis. Proyek pengembangan sistem dapat dikelompokkan oleh Bodnar dan Hopwood (2004:19) menjadi 3 fase utama sebagai berikut : 1. Systems analysis, 2. Systems design, 3. Systems implementation Gambar 2.2 Systems Development Life Cycle

Analysis

Design

Implementation

Sumber : Accounting Information System Bodnar dan Hopwood 2001 : 450

skripsi




16

Gambar 2.3 A Systems Development Life Cycle General Phases

Detailed Phases____

Analysis

Feasibility assessment Information analysis

Design

System Design Program development Procedure development

Implementation

Conversion Operation and maintenance Audit and review

Sumber : Accounting Information System Bodnar dan Hopwood 2001 : 451

Secara umum fase pengembangan sistem terdiri atas : analisis, desain, dan implementasi sistem. Namun fase-fase tersebut mempunyai fase-fase rinci masingmasing yaitu sebagai berikut : 1. Analisis -

Penaksiran kelayakan

-

Analisis informasi

2. Desain

skripsi

-

Desain sistem

-

Pengembangan program

-

Pengembangan prosedur




17

3. Implementasi -

Konversi

-

Operasi dan pemeliharaan

-

Audit dan telaah

Berikut ini akan dijelaskan mengenai tahapan-tahapan dalam pengembangan sistem, yaitu : 1. Analisis sistem, meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi atas masalahmasalah sistem. Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:356) analisis sistem terdiri dari empat langkah yaitu : a. Survey Current System b. Identify Information Needs c. Identify systems Requrements d. Systems Analysis Report Gambar 2.4 Tahap-tahap Analisis Sistem

Step 1:

Step 2:

Step 3:

Step 4:

Survey Current system

Identify Information Needs

Identify Systems Requirements

Systems Analysis Report

Sumber : Accounting Information System Bodnar and Hopwood (2004:356)

2. Desain sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem. Desain atau perancangan sistem mencakup

skripsi




18

evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif atas pilihan-pilihan rancang bangun sistem dipandang dari kebutuhan keseluruhannya. Bodnar dan Hopwood (2004:366) mengemukakan tiga langkah pokok dalam desain sistem yaitu : a. Evaluate Various Designs b. Prepare Design Spesifications c. Systems Design Spesifications Berikut ini akan digambarkan tahap-tahap dalam desain sistem : Gambar 2.5 Tahap-tahap Desain Sistem Systems Planning & Analysis

Systems Design Evaluate Various Designs

Prepare Design Specifications

Systems Design Specifications

Systems Implementation

Systems Review & Control


skripsi




19

Perancangan sistem terdiri atas berbagai tahap-tahap yang disesuaikan dengan kebutuhan masng-masing perusahaan. Berikut ini adalah contoh-contoh dari tahap-tahap perancangan sistem yaitu : i.

Perancangan Struktur Organisasi

ii.

Perancangan Arus Data

iii.

Perancangan Proses

iv.

Perancangan Program Aplikasi Komputer

v.

Perancangan Kode

3. Implementasi sistem adalah proses penempatan rancangan prosedur-prosedur dan metode-metode baru, atau yang telah direvisi ke dalam operasi. Implementasi sistem mencakup pengujian atas solusi sebelum implementasi, pendokumentasian

solusi,

dan

peninjauan

atas

sistem

pada

awal

pengoperasiannya. Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:393) ada tiga langkah utama implementasi sistem yaitu : a. Establish plans and controls b. Execute activities c. Follow up and evaluate new systems Berikut ini akan digambarkan mengenai tahap-tahap dalam implementasi sistem :

skripsi




20

Gambar 2.6 Tahap-tahap Implementasi Sistem Systems Planning & Analysis

Systems Design

Systems Implementation Establish Plans & Controls

Execute Activities

Follow up & Evaluate New Systems

Systems Review & Control


Menurut Wilkinson (1993 :14) siklus pengembangan sistem terdiri atas beberapa tahap, yaitu : 1. Perencanaan sistem. Tahap ini meliputi persiapan rencana sistem induk di samping juga usulan proyek sistem untuk melaksanakan rencana tersebut.

skripsi




21

2. Analisis sistem. Tahap ini meliputi survey dan analisis terhadap sistem informasi yang berlaku saat ini, yang akan menentukan informasi yang diperlukan para pengguna dari sistem yang baru di samping juga persyaratan teknis dari sistem itu sendiri. 3. Desain sistem. Tahap ini meliputi penentuan spesifikasi yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan yang ditentukan selama tahap analisis sistem. Tahap ini akan diakhiri dengan hasil spesifikasi desain yang paling lengkap yang sesuai dengan situasi dan keadaan perusahaan sekarang dan yang akan datang. 4. Justifikasi dan seleksi siatem. Tahap ini analisis rinci mengenai manfaat dan biaya desain sistem tertentu. Tahap ini juga mencakup evaluasi usulan-usulan dari produsen peralatan pemrosesan, agar peralatan yang paling sesuai yang dipilih untuk mengimplementasikan desain. 5. Implementasi sistem. Tahap ini terdiri dari langkah-langkah penyelesaian rincian desain baru, perekrutan atau pelatihan karyawan-karyawan, memasang dan uji coba peralatan baru, mengkonversi arsip-arsip ke media yang baru, dan “menghidupkan mesin” sistem baru. Sedangkan menurut Jogiyanto (2003:433) metode siklus hidup pengembangan sistem atau system development life cycle (SDLC) mempunyai beberapa tahapan, yaitu :

skripsi




22

1. Analisis sistem Tahap awal dari SDLC adalah analisis sistem. Tahap ini dilakukan oleh analis sistem

(system

analyst)

yaitu

orang

yang

dididik

khusus

untuk

mengembangkan sistem secara professional. Tahap di analisis sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut ini : a. Studi pendahuluan, studi awal tentang jenis, ruang lingkup dan pemahaman awal dari proyek pengembangan sistem informasi ini. Dari studi pendahuluan ini dapat diperoleh hasil pemahaman sistem secara awal, perkiraan biaya yang dibutuhkan dan waktu yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi ini. b. Studi kelayakan (feasibility study), terdiri dari lima macam kelayakan yang disebut dengan TELOS yaitu : i. Studi Kelayakan Teknologi Pengembangan sistem layak secara teknologi apabila teknologi dapat tersedia dan diperoleh. ii. Studi Kelayakan Ekonomis Pengembangan sistem dikatakan layak secara ekonomis jika manfaat yang diperoleh lebih besar dari biaya yang dikeluarkan dan dana yang digunakan untuk pengembangan sistem telah tersedia iii. Studi Kelayakan Legal Pengembangan sistem dikatakan layak secara legal jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku.

skripsi




23

iv. Studi Kelayakan Operasi Pengembangan

sistem

dikatakan

layak

secara

operasi

jika

pengembangan sistem yang dihasilkan dapat dioperasikan dan dapat dijalankan. v. Studi Kelayakan Sosial Pengembangan

sistem

layak

secara

sosial

jika

hasil

dari

pengembangan sistem tersebut tidak mempunyai pengaruh buruk terhadap lingkungan sosialnya. c. Mengidentifikasikan permasalahan dan kebutuhan informasi pemakai. Langkah berikutnya jika sistem informasi layak dikembangkan adalah mengidentifikasi masalah di sistem lama supaya dapat diperbaiki di sistem yang baru. d. Memahami sistem yang ada, untuk mendapatkan data dan menganalisis permasalahannya. Langkah ini dapat dilakukan dengan melakukan penelitian utuk mendapatkan data tentang sistem yang ada. e. Menganalisis hasil penelitian, terdiri dari menganalisis kelemahan sistem yang lama dan menganalisis kebutuhan informasi pemakai. 2. Perancangan sistem Tahap berikutnya dari SDLC setelah tahap analisis sistem adalah tahap perancangan sistem (system design). Tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu sebagai berikut :

skripsi




24

a. Memberikan gambaran secara umum tentang kebutuhan informasi kepada pemakai sistem secara logika. Tujuan perancangan ini lebih dikenal dengan perancangan sistem secara logika (logical system design) atau perancangan sistem secara umum (general system design), yaitu untuk memberikan gambaran secara umum kepadai pemakai sistem tentang sistem teknologi informasi yang baru. Yang dirancang di tahap perancangan sistem secara umum adalah menggambarkan bentuk dari sistem teknologi informasinya secara logika atau secara konsep dan mengidentifikasikan

komponen-komponen

dari

sistem

teknologi

informasinya. b. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya. Jika perancangan sistem secara umum untuk menjawab pertanyaan apa yang dibutuhkan dari komponen-komponen sistem teknologi informasi, perancangan sistem secara terinci untuk menjawab pertanyaan bagaimana dan seperti apa bentuk dari komponen-komponennya. Perancangan sistem secara terinci (detailed system design) atau perancangan sistem fisik (physical system design), dimaksudkan untuk menggambarkan bentuk secara fisik dari komponen-komponen sistem teknologi informasi yang akan dibangun oleh pemrogram dan ahli teknik lainnya.

skripsi




25

3. Implementasi sistem Tahap berikutnya setelah sistem selesai di rancang dan dibangun adalah tahap implementasi sistem, yaitu tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari berbagai kegiatan sebagai berikut : a. Mempersiapkan rencana implementasi. b. Melakukan kegiatan implementasi. -

Memilih dan melatih personil.

-

Memilih dan mempersiapkan tempat dan lokasi sistem.

-

Uji coba sistem

-

Melakukan konversi sistem

c. Menindak lanjuti implementasi 4. Operasi dan perawatan sistem Setelah sistem diimplementasi dengan berhasil, sistem akan dioperasikan dan dirawat. Tahap ini disebut dengan operasi dan perawatan sistem (system operation and maintenance). Sistem perlu dirawat karena beberapa hal sebagai berikut : a. Sistem mengandung kesalahan yang dulunya belum terdeteksi sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki. b. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem. c. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar. d. Sistem perlu ditingkatkan.

skripsi




26

Siklus atau daur hidup pengembangan sistem tampak jika sistem yang sudah dikembangkan dan dioperasikan tidak tidak dirawat lagi, sehingga dibutuhkan pengembangan sistem kembali.

2.3

Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer

2.3.1

Peranan Komputer Komputer saat ini telah menjadi suatu hal yang tidak dapat dihindari oleh

suatu perusahaan. Teknologi komputer sangat bisa memperbesar kemampuan sistem informasi, selain mempercepat proses teknologi komputer juga membuat suatu data semakin akurat. Menurut Wilkinson (1993:148) teknologi komputer memiliki peranan atau berbagai dampak, antara lain : 1. Dampak terhadap sistem informasi Dengan menggunakan mesin komputer maka tugas pemrosesan informasi dan data dapat lebih mudah dan lebih cepat apabila dibandingkan dengan operasi manual. 2. Dampak atas organisasi Kehadiran komputer mempengaruhi struktur organisasi perusahaan selain juga sistem informasinya. Informasi dapat dibagi secara lebih meluas dan efektif ke segenap unit organisasi, sehingga pihak manajemen perusahaan dapat lebih fleksibel dalam memilih dan mengubah struktur organisasi.

skripsi




27

3. Dampak atas pengambilan keputusan manajerial Komputer dapat sangat membantu pengambilan keputusan manajerial. Bila dihubungkan dengan jaringan komputer maka proses analisis data dapat dilaksanakan dengan cepat sehingga membentuk banyak saluran informasi 4. Dampak atas fungsi akuntansi Fungsi akuntansi di perusahaan sangat dipengaruhi dengan adanya teknologi komputer. Komputer memberi dukungan besar bagi fungsi akuntansi untuk menyediakan informasi yang lebih baik dan lebih akurat dibandingkan dengan proses manual.

2.3.2

Sistem Komputer Komputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat melaksanakan

perhitungan secara substantial, termasuk operasi hitung-menghitung, dan operasi logika, tanpa campur tangan manusia. Sistem komputer terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). 2.3.2.1 Sistem Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras merupakan sub-sistem dari sistem komputer yang mempunyai beberapa komponen sebagai berikut : 1. Perangkat masukan (input device), adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan yang dapat berupa data ataupun masukan program. Perangkat masukan dapat digolongkan kedalam beberapa golongan,

skripsi




28

yaitu keyboard, pointing device, scanner, censor, dan voice recognizer. 2. Perangkat pemroses (processing device), adalah alat dimana instruksiinstruksi program dijalankan untuk memproses data yang dimasukkan lewat perangkat masukan yang hasilnya nanti akan ditampilkan di perangkat output. Perangkat pemroses terdiri dari central processor atau CPU (Central Processing Unit) dan main memory. 3. Perangkat keluaran (output device), output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk, yaitu tulisan (huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain), image (bentuk grafik atau gambar) dan suara (bentuk musik atau omongan). Perangkat output dapat berbentuk hard copy device dan soft copy device. 4. Perangkat simpanan luar (external memory) atau secondary storage, adalah media penyimpanan data jangka panjang di luar main memory. Contohnya adalah external hardisk, flashdisk, dvd, cd. Hubungan antar komponen-komponen perangkat keras (hardware device) dapat digambarkan sebagai berikut :

skripsi




29

Gambar 2.7 Hubungan antar hardware devices

Secondary Storage

Perangkat Input

Central Processing Unit

Perangkat Output

Sumber : Sistem Infomasi Akuntansi. Widjajanto, Nugroho. 2001:60

2.3.2.2 Sistem Perangkat Lunak (Software) Teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila instruksiinstruksi tertentu telah diberikan kepadanya. Instruksi-instruksi tersebut disebut dengan perangkat lunak. Perangkat lunak dapat diklasifikasikan ke dalam dua bagian besar yaitu : 1. Perangkat lunak sistem (system software), yaitu perangkat lunak yang mengoperasikan sistem komputernya. Perangkat lunak sistem dapat dikelompokkan lagi menjadi 4 bagian sebagai berikut : a. Perangkat lunak sistem operasi (operating system) b. Perangkat lunak sistem bantuan (utility) c. Perangkat lunak bahasa (language software)

skripsi




30

2. Perangkat lunak aplikasi (application software), yaitu program yang ditulis dan diterjkemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.

2.4

Pengelolaan Pengendalian Menurut Jogiyanto (2003:535) pengelolaan pengendalian-pengendalian

(managing controls) adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh manajer sistem informasi untuk menyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah gangguan-gangguan terhadap sistem informasi. Sistem teknologi informasi mempunyai dua kelompok pengendalian yang perlu dikelola terus menerus selama sistem tersebut masih dioperasikan di dalam suatu

organisasi.

Pengendalian-pengendalian

tersebut

adalah

pengendalian-

pengendalian secara umum dan pengendalian aplikasi.

2.4.1 Pengendalian-pengendalian Secara Umum (General Controls) Merupakan pengendalian-pengendalian sistem teknologi informasi yang paling luar yang harus dihadapi terlebih dahulu oleh pemakai sistem informasinya. Pengendalian-pengendalian secara umum terdiri dari beberapa bagian yaitu sebagai berikut :

skripsi




31

2.4.1.1 Pengendalian Organisasi Perencanaan yang baik dan organisasi sistem informasi berfungsi seperti yang diharapkan merupakan pengendalian organisasi yang baik. Pengendalian organisasi dapat tercapai apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggung jawab (segregation of responsibilities) yang tegas. Pemisahan ini dapat berupa pemisahan tugas dan tanggung jawab di antara departemen dan pemisahan tugas dan tanggung jawab di dalam departemen sistem informasi itu sendiri. Pemisahan tugas dan tanggung jawab di antara departemen dapat berupa sebagai berikut : 1. Pemisahan tugas dan tanggung jab antara pemberi wewenang transaksi dengan bagian yang menyimpan aktiva bersangkutan. 2. Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pemberi wewenang transaksi dengan bagian yang melakukan pengolahan data. 3. Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian penyimpan aktiva dengan bagian pelaksanaan.

2.4.1.2 Pengendalian Dokumentasi Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang sesuatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftra, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi. Dokumentasi ini penting ubtuk keperluan-keperluan sebagai berikut :

skripsi




32

1. Mempelajari cara mengoperasikan sistem. 2. Sebagai bahan pelatihan. 3. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut. 4. Dasar bila akan memodifikasi atau perbaikan-perbaikan sistem di kemudian hari. 5. Materi acuan bagi auditor.

2.4.1.3 Pengendalian Kerusakan Perangkat Keras Proses pengolahan data dapat terganggu jika terjadi kerusakan perangkat keras yang dapat menyebabkan kemacetan proses. Untuk mencegah agar hal seperti itu tidak terjadi perlu dilakukan pengendalian perangkat keras, menyediakan perangkat keras cadangan dan membeli asuransi.

2.4.1.4 Pengendalian Keamanan Fisik Pengendalian keamanan fisik peril dilakukan untuk menjaga kemanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia di dalam perusahaan. Beberapa contoh pengendalian keamanan secara fisik aadalah sebagai berikut : 1. Pengawasan terhadap pengaksesan fisik, pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara : penempatan satpam, penggunaan tanda pengenal, pengisian agenda kunjungan.

skripsi




33

2. Pengaturan lokasi fisik, contohnya : lokasi yang tidak terganggu oleh lingkungan, gedung yang terpisah, fasilitas cadangan. 3. Penetapan alat-alat pengamanan, contohnya : alat pemadam kebakaran, saluran air, UPS.

2.4.1.5 Pengendalian Keamanan Data Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan diakses oleh orang yang tidak berhak. Beberapa contoh pengendalian yang telah banyak diterapkan adalah sebagai berikut: 1. Menggunakan Data Log 2. Proteksi File 3. Pembatasan Pengaksesan 4. Backup Data

2.4.2 Pengendalian-Pengendalian Aplikasi Pengendalian-pengendalian pengendalian-pengendalian

yang

aplikasi

(application

dipasang

pada

controls)

pengolahan

merupakan

aplikasi,

yaitu

pengendalian-pengendalian pada tahap masukan (input controls), pengendalianpengendalian pengolahan (processing controls) dan pengendalian-pengendalian keluaran (output controls).

skripsi




34

2.4.2.1 Pengendalian-pengendalian Masukan Pengendalian masukan mempunyai tujuan untuk menyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya. Pengendalian masukan ini merupakan pengendalian aplikasi yang penting karena apabila input salah maka output yang dihasilkan juga salah. Pengendalian masukan meliputi kedua tahapan sebagai berikut ini yaitu : 1. Pengendalian pada tahap penangkapan data (data capture), contohnya : nomor ururt tercetak pada dokumen dasar, kaji ulang data, verifikasi data. 2. Pengendalian pada tahap pemasukan data, contohnya : echo check, existence check, matching check, field check. 2.4.2.2 Pengendalian-pengendalian Pengolahan Tujuan pengendalian-pengendalian pengolahan data adalah untuk mencegah kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke dalam komputer. Pengecekan keslahankesalahan pengolahan dapat berupa sebagai berikut contohnya : control total check, reference file check, crossfooting check record locking. 2.4.2.3 Pengendalian-pengendalian Keluaran Keluaran yang merupakan hasil dari pengolahan data dapat disajikan dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft copy. Dalam bentuk hard copy yang paling banyak dilakuakn adalah berbentuk laporan yang

skripsi




35

dicetak menggunakan alat cetak, dan dalam bentu saoft copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan di layar. Beberapa pengendalian keluaran yang berbentuk hard copy adalah sebagai berikut : 1. Pengendalian pada tahap penyediaan media laporan. 2. Pengendalian pada tahap pemrosesan program penghasil laporan. 3. Pengendalian pada tahap pencetakan laporan. 4. Pengendalian pada tahap distribusi laporan Beberapa pengendalian keluaran yang berbentuk soft copy adalah sebagai berikut : 1.

Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan.

2.

Pengendalian pada tampilan di layar terminal.

2.5

Persediaan

2.5.1

Pengertian Persediaan Definisi persediaan menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar

Akuntansi Keuangan (2004:14.1), persediaan adalah aktiva : (a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; (b) Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan;atau (c) Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

skripsi




36

Sedangkan menurut Kieso (2002:444) persediaan (inventory) adalah pos-pos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual. Investasi dalam persediaan merupakan aktiva lancar paling besar dari perusahaan barang dagang (retail) dan perusahaan manufaktur, oleh karena itu dibutuhkan kecermatan dalam pengukurannya.

2.5.2

Tipe Persediaan

1. Dalam perusahaan manufaktur persediaan terdiri dari : a. Persediaan produk jadi (finished goods inventory), adalah produk yang telah selesai diproduksi dan siap diual. b. Persediaan produk dalam proses (work in process inventory), adalah produk yang belum selesai diproduksi atau masih dalam proses produksi. c. Persediaan bahan baku (raw materials inventory), adalah bahan baku yang masih mentah yang belum diolah atau diproduksi. 2. Dalam perusahaan dagang persediaan terdiri dari : a. Persediaan yang ada didalam perusahaan itu sendiri, adalah persediaan yang dibeli dari pemasok dan dijual kembali tanpa pengolahan atau perubahan apapun di perusahaan itu. b. Barang konsinyasi keluar (consignment out), adalah persediaan barang yang dimiliki perusahaan tersebut namun dititipkan pada pihak lain untuk dijual.

skripsi




37

c. Barang konsinyasi masuk (consignment in), adalah persediaan barang yang merupakan titipan pihak lain yang dijual di perusahaan tersebut.

2.5.3

Sistem Pencatatan Persediaan Terdapat dua macam sistem pencatatan persediaan yang digunakan

perusahaan untuk mengetahui saldo persediaan, yaitu : 1. Sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system) Berdasarkan metode ini, pembelian dan penjualan dicatat secara langsung pada akun persediaan pada saat terjadinya. 2. Sistem Persediaan Periodik (periodic inventory system) Sesuai dengan namanya maka perhitungan persediaan dilakukan secara berkala atau periodik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan berkurangnya persediaan karena penjualan tidak dicatat dalam kartu persediaan sampai pada akhir periode akuntansi dimana akan dilakukan perhitungan fisik sisa persediaan.

2.5.4

Sistem Informasi Persediaan Sistem informasi persediaan menurut Gelinas (1990:385) adalah “The

inventory system is an interacting structure of people, equipment, methods, and controls that is designed to achieve certain goals”. Sistem persediaan ini mempunyai fungsi utama untuk menghasilkan informasi yang sebagai berikut :

skripsi




38

1. Support the repetitive work routines of the inventory control department, sistem persediaan ini dapat membantu tugas dari bagian departemen pengendalian persediaan dengan menghasilkan data-data yang berhubungan dengan transaksi yang berkaitan dengan persediaan. 2. Support the decision needs of those who manage the warehouse and the inventory control department, sistem persediaan membantu bagian gudang dan bagian persediaan untuk mengambil keputusan dengan data-data yang dihasilkan. 3. Assist in the preparation of internal and external repors, sistem persediaan membantu pihak internal perusahaan yaitu pihak manaemen untuk mengambil keputusan dan untuk pihak eksternal dalam penyediaan laporan keuangan.

2.5.5

Metode Penetapan Biaya Pokok Persediaan Terdapat beberapa metode yang dapat digunakan perusahaan dalam

menetapkan biaya pokok persediaan, yaitu : 1. Metode Identifikasi Khusus (Specific Identification) Mengidentifikasi setiap barang yang dijual dan setiap barang dalam pos persediaan. Harga barang-barang yang telah terjual dimasukkan dalam harga pokok penjualan, sementara harga barang-barang khusus yang masih berada di tangan dimasukkan pada persediaan. Metode ini hanya bisa digunakan dalam kondisi yang memungkinkan perusahaan memisahkan pembelian yang berbeda yang telah dilakukan secara fisik. Metode ini dapat diterapkan dengan

skripsi




39

baik dalam situasi yang melibatkan sejumlah kecil persediaan yang berharga tinggi dan dapat dibedakan. 2. Metode Biaya Rata-Rata (Average Cost Method) Metode ini menghitung harga barang0barang yang terdapat dalam persediaan atas dasar biaya rata-rata barang yang sama yang tersedia dalam suatu periode. 3. Metode FIFO (First In First Out) Metode persediaan ini mengasumsikan bahwa barang yang pertama dibeli adalah barang yang digunakan atau dijual. 4. Metode LIFO (Last In First Out) Metode persediaan ini berdasarkan pada asumsi bahwa harga pokok terakhir dari suatu barang persediaan itu yang dibebankan pada harga pokok penjualan.

2.5.6 Pengendalian Persediaan Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur terhadap resiko. Pengendalian internal merupakan suatu proses yang dirancang untuk member jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan-tujuan suatu perusahaan seperti, reliabilitas pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi dan kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku. Menurut Bodnar (2003:5) pengendalian persediaan dapat dicapai dengan adanya catatan dan laporan persediaan yang menyajikan informasi sebagai berikut :

skripsi




40

1. Penggunaan persediaan 2. Saldo persediaan 3. Tingkat minimal persediaan 4. Tingkat maksimal persediaan Pengendalian persediaan ini berkaitan dengan titik order-ulang yaitu tingkat persediaan di mana harus dilakukan order tambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Kuantitas order-ulang harus sama dengan total carrying cost dan total ordering cost. Penentuan titik order-ulang menuntut dilakukannya analisis permintaan produk, biaya set-up pengorderan, lead time pasokan, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan. Tujuan dari pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, keputusan penting yang harus dibuat adalah menghitung berapa besar kuantitas ekonomis setiap order pembelian atau yang disebut dengan economic order quantity. Setelah EOQ telah dihitung baru perusahaan menentukan saat pengorderan atau titik order-ulang. Pengendalian persediaan secara memadai harus mencakup verifikasi periodik terhadap perusahaan. Ini dapat dilakukan dengan dasar rotasi jika ada pencatatan persediaan secara perpetual, atau dapat dilakukan dengan perhitungan fisik secara periodik. Bagian penting dalam suatu pengendalian persediaan terdiri dari beberapa hal berikut : 1. Evaluasi perputaran persediaan, yaitu untuk menentukan umur, kondisi, dan status persediaan.

skripsi




41

2. Pengendalian khusus, harus dilakukan untuk menentukan persediaan yang usang dan persediaan yang bergerak lambat dan untuk membandingkan saldo dengan tingkat persediaan yang telah ditetapkan. 3. Laporan status persediaan, yang menunjukkan penggunaan secara rinci per periode sangat membantu menjaga persediaan berada dalam tingkat yang mencukupi dan mengendalikan barang-barang yang bergerak lambat. Pengendalian terhadap persediaan mencakup metode-metode penyimpanan dan penanganan. Barang-barang harus diklasifikasikan dan diidentifikasikan secara memadai sehingga dapat ditempatkan secara tepat dan verifikasi yang mencukupi serta pelaporan dapat dibuat. Penyimpanan dan penanganan barang harus memberikan jaminan keamanan terhadap adanya penggelapan, perlindungan terhadap kerusakan, terhindar dari keusangan, dan jaminan adanya pengendalian yang memadai. Sistem pengendalian persediaan harus menyajikan laporan status untuk setiap produk aktif sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan-permintaan dari para pelanggan. Karena jumlah persediaan sangat besar dan variasi transaksi yang mempengaruhinya sangat besar pula, akan sangat sulit untuk menjaga informasi persediaan tetap mutakhir apabila menggunakan sistem manual. Sistem pengendalian persediaan terkomputerisasi terasa manfaatnya pada pengurangan investasi persediaan yang berarti manfaat ini termasuk pengurangan persediaan tanpa mengurangi mutu pelayanan, penentuan EOQ dan titik order, penetapan tingkat

skripsi




42

persediaan yang aman, dan ramalan permintaan di masa datang berdasarkan informasi berjalan dan masa lalu.

2.6

Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini pernah

dilakukan oleh Henny Octaviana dengan judul Peranan Sistem Informasi Akutansi Prsediaan Terkomputerisasi pada Koperasi Wanita “Setia Bhakti Wanita” Surabaya di tahun 2007. Dari hasil penelitian tersebut menyimpulkan bahwa peningkatan program komputer dapat memberikan solusi kemudahan, mengefektifkan waktu dan biaya serta memberikan data yang akurat dan tepat. Persamaan dari penelitian ini adalah sama-sama meneliti tentang sistem informasi akuntansi persediaan berbasis komputer, namun pada penelitian sebelumnya objek penelitian telah menggunakan program komputer dalam kegiatan operasional koperasi yang berbeda dengan penelitian sekarang yaitu dimana objek penelitian sekarang belum menggunakan program komputer tertentu untuk menjalankan kegiatan operasional yaitu Toko Buku “Y”.

skripsi




43

BAB III METODE PENELITIAN

3.1

Pendekatan Penelitian Ditinjau dari jenis penelitian yang digunakan, penulisan skipsi ini

dikategorikan sebagai penelitian lapangan. Penelitian lapangan adalah penelitian secara langsung ke objek studi dengan mengadakan tanya jawab serta melihat, meneliti, dan menyimpulkan informasi atau data yang ada. Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan jenis pendekatan kualitatif. Menurut buku pedoman skripsi FE UNAIR (2003:6) pendekatan kualitatif berusaha memahami pertanyan penelitian secara mendalam, terfokus pada keadaan sebenarnya (tidak direduksi menjadi suatu model hubungan kausalitas), serta holistic. Dalam hal ini fokus studi yang akan diteliti dipahami secara kontekstual, tidak memilah-milah dari beberapa sisi pandang (hanya beberapa variabel), dan tidak pula memisahkan dari kompleksitasnya. Hasil penelitian akan merupakan suatu pengetahuan yang utuh dan mendalam, dan mungkin spesifik, sehingga tidak bersifat umum. Dengan pendekatan kualitatif, penulis menggunakan metode studi kasus dalam proses penelitian. Menurut penjelasan Yin, Robert K (2002:1) mengenai studi kasus, maka penulis menggunakan metodologi ini berdasarkan pertimbangan sebagai berikut:

skripsi




44

1. Penelitian dilakukan untuk menjawab research questions yang diajukan, yaitu pertanyaan “bagaimana” (how) seperti yang telah tercantum pada rumusan masalah. 2. Pengendalian atau kontrol terhadap objek studi tidak dimiliki penulis, dalam arti bahwa penulis hanya sebagai pengamat dan tidak telibat langsung dalam aktivitas yang dilakukan oleh objek studi. 3. Fokus penelitian terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) yang ada dalam kehidupan nyata. Dengan demikian penulis akan menjawab permasalahan penelitian dengan menghubungkan data-data yang ada.

3.2

Ruang Lingkup Penelitian Mengingat kemungkinan luasnya permasalahan yang dihadapi oleh toko buku

“Y”, maka akan diadakan pembatasan penelitian yang bertujuan agar pembahasan tidak keluar dari sasaran. Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini dibatasi hanya pada sistem informasi akuntansi yang dikaitkan dengan pengendalian persediaan pada toko buku “Y”.

3.3

Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif. Data ini

dibagi menjadi dua berdasarkan sumbernya :

skripsi




45

1. Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari pihak-pihak terkait yaitu manajemen dan karyawan toko buku “Y”, melalui kegiatan wawancara. 2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung, sumber data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen, meliputi struktur organisasi, profil perusahaan, sistem akuntansi.

3.4

Prosedur Pengumpulan Data Prosedur yang digunakan penulis dalam rangka pengumpulan data dan

mengolah data untuk penulisan skripsi ini adalah : 1. Survey Pendahuluan Merupakan suatu langkah awal yang berupa kunjungan ke objek studi (toko buku “Y”) untuk memperoleh gambaran tentang keadaan toko buku dan mengetahui permasalahaan yang akan diteliti dan dibahas pada skripsi ini. 2. Studi Kepustakaan Bertujuan

untuk

mendapatkan

literatur-literatur

serta

bahan-bahan

kepustakaan yang berfungsi sebagai kerangka teori untuk penulisan skripsi. 3. Studi Lapangan Merupakan suatu tindakan pengumpulan data dengan cara terjun langsung ke objek studi untuk mengetahui secara langsung hal-hal yang terkait dengan

skripsi




46

permasalahan, dimana data tersebut diperoleh melalui teknik pengumpulann data sebagai berikut : 1) Wawancara Penulis mengadakan tanya jawab langsung dengan pejabat yang mewakili pihak-pihak yang berwenang dan menhajukan pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas. 2) Obsevasi Observasi merupakan suatu tindakan mengamati dan mendengar perilaku seseorang atau sesuatu selama beberapa waktu tanpa melakukan manipulasi maupun pengendalian, serta mencatat penemuan yang memungkinkan atau memenuhi syarat untuk digunakan kedalam tingkat penafsiran analisis. 3) Dokumentasi Dokumentasi merupakan suatu metode pengumpulan data secara langsung, mempelajari, mencatat dokumen atau buku yang ada pada objek penelitian. 4. Pengolahan Data Data-data yang diperoleh akan dihubungkan satu dengan lainnya untuk mendapatkan gambaran yeng jelas mengenai objek penelitian.

skripsi




47

5. Analisis Data Merupakan langkah untuk membandingkan data-data yang telah didapatkan dengan teori-teori yang ada untuk mendukung pengambilan kesimpulan akhir dalam penulisan skripsi serta memberikan saran.

3.5

Teknik Analisa Data-data yang diperoleh dari hasil penelitian akan diolah dan dianalisis

secara deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Analisis ini menelaah keseluruhan data yang telah terkumpul baik dari observasi, wawancara, maupun dokumentasi. Data tersebut kemudian disederhanakan supaya mudah dipahami guna mencari jawaban atas pertanyaan penelitiaan. Teknik analisis yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Interpretasi awal Interpretasi awal merupakan pandangan atau perkiraan awal yang dibuat penulis mengenai sistem informasi akuntansi persediaan pada toko buku “Y” 2. Konfirmasi Konfirmasi dilakukan dengan pihak manajemen yang menjadi objek penelitian utuk memastikan bahwa perkiraan awal penelitiaan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. 3. Kategori data Data-data yang telah diperoleh akan dikelompokkan berdasarkan jenisnya.

skripsi




48

4. Menyususn data secara sistematis Data yang telah dikelompokkan berdasarkan masing-masing jenis akan disusun secara sistematis, untuk mempermudah melakukan analisis. 5. Menganalisis secara comparative, yaitu melakukan teknik analisa dengan cara membandingkan data yang diperoleh dari hasil survey tersebut dengan teori yang sesuai pokok permasalahan penelitian. 6. Membuat kesimpulan terhadap hasil analisis dan mencari solusi untuk pemecahan masalah.

skripsi




49

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1.

Gambaran Umum Subyek Penelitian

4.1.1

Sejarah Singkat Toko buku “Y” didirikan pada tahun 1966 di Surabaya. Toko buku “Y” ini

didirikan untuk menjawab tantangan pada saat itu bahwa literatur dengan harga murah sangat dibutuhkan oleh masyarakat umum di Indonesia khususnya masyarakat Kristen. Sebab itu sesuai dengan visi dan misi dari toko buku “Y” maka toko buku “Y” khusus bergerak dalam bidang literatur Kristiani. Saat didirikan pertama kali di kota Surabya toko buku “Y” mempunyai dua departemen yaitu toko buku dan penerbitan. Saat itu jumlah buku masih sangat terbatas kira-kira 500 judul yang dijual di toko buku “Y” sedangkan penerbitan dimulai dengan 5 judul buku. Melihat kebutuhan akan buku-buku Kristiani di luar daerah maka toko buku “Y” mulai melebarkan sayapnya dengan membuka berbagai cabang. Cabang pertama dibuka di kota Menado pada tahun 1973, dilanjutkan dengan kota Jayapura pada tahun 1975 dan pada tahun-tahun berikutnya menyusul pembukaan cabang di berbagai kota lain seperti Palembang, Palangkaraya, Medan, Pontianak, Sorong, dan Dili.

skripsi




50

Namun pada tahun 1997 saat krisis moneter melanda perekonomian Indonesia maka tidak dapat terhindari toko buku “Y” juga terkena dampaknya. Dengan terpaksa toko buku “Y” harus menutup sebagian besar cabang-cabang yang rugi dan cabang lain yang dianggap stagnan. Sehingga saat ini hanya tersisa toko buku “Y” di Surabaya dan Medan. Saat ini buku-buku yang dijual di toko buku “Y” berkisar 7000 judul yang didapat dari buku-buku terbitan sendiri maupun dari berbagai penerbit luar yang jumlahnya sekitar 30 penerbit. Toko buku”Y juga menjual berbagai stationery, hiasan, souvenir, kaos, kaset, cd, dll. Melihat kondisi toko bukun “Y” yang telah berkembang kembali maka di waktu mendatang toko buku “Y” merencanakan untuk membuka cabang baru di kota Balikpapan dimana toko buku Kristiani belum ada di kota tersebut, serta atas permintaan dari Gereja-gereja setempat. 4.1.2

Struktur Organisasi Struktur organisasi dalam toko buku “Y” merupakan suatu kerangka yang

menunjukkan fungsi-fungsi, wewenang, tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting karena struktur organisasi adalah sarana untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Berikut ini akan dijelaskan mengenai struktur organisasi toko buku “Y” serta tanggung jawab dan wewenang masing-masing bagian.

skripsi




51

A. Yayasan Toko Buku “Y” 1. Menyetujui atau menolak tujuan toko buku dan penerbit, strategi usaha yang diusulkan oleh direktur. 2. Mengadakan rapat umum pengurus dan Pembina sedikitnya satu tahun sekali. 3. Bersama direktur dan para manajer membicarakan kelangsungan usaha toko buku dan penerbit. B. Direktur Utama 1. Merumuskan strategi utama toko buku dan penerbit. 2. Merumuskan dan menetapkan program kerja dan kebijakan-kebijakan umum sebagai pedoman menjalankan toko buku dan penerbit. 3. Menjaga dan meningkatkan kelangsungan usaha toko buku dan penerbit. 4. Mengangkat, mempromosikan, menurunkan jabatan, memindahkan dan memberhentikan manager toko, manager penerbit, manager keuangan dan para staff. 5. Merancang dan menyetujui sistem gaji 6. Menciptakan suasana kerja yang harmonis dan kekeluargaan semua manager. 7. Bertanggung jawab terhadap Yayasan C. Manager Toko 1. Mengkoordinir, mengawasi, dan bertanggung jawab atas staff toko, kasir, dan staff pemasaran toko buku untuk bersama-sama menjalankan strategi dan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan.

skripsi




52

2. Mengusulkan strategi untuk pengembangan dan kemajuan toko buku “Y” kepada Direktur Utama. 3. Menyetujui, menolak, dan mengontrol seluruh proses yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan barang di toko buku “Y”. 4. Menciptakan suasana kerja yang baik dan penuh kekeluargaan diantara para staff di dalam toko buku “Y” 5. Bekerja sama dengan manager keuangan dan manager penerbit untuk menyelesaikan masalah intern toko buku dan penerbit. 6. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama. D. Manager Penerbit 1. Mengkoordinir, mengawasi, dan bertanggung jawab atas staff penerbit dan staff pemasaran penerbit untuk bersama-sama menjalankan strategi dan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. 2. Mengusulkan strategi untuk pengembangan dan kemajuan penerbit “Y” kepada Direktur Utama, contohnya adalah usulan untuk menerbitkan buku baru. 3. Menyetujui, menolak, dan mengontrol seluruh proses yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan barang di penerbit “Y”. 4. Menciptakan suasana kerja yang baik dan penuh kekeluargaan diantara para staff di dalam penerbit “Y”. 5. Bekerja sama dengan manager keuangan dan manager toko buku untuk menyelesaikan masalah intern toko buku dan penerbit.

skripsi




53

6. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama. F. Manager Keuangan 1. Mengkoordinir,

mengawasi, dan bertanggung jawab atas staff keuangan

untuk bersama-sama menjalankan strategi dan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. 2. Membuat laporan keuangan yang diperoleh dari data-data yang diberikan oleh masing-masing staff keuangan. 3. Bertanggung jawab atas arus kas pada toko buku dan penerbit “Y”. 4. Mengusulkan strategi untuk pengembangan, kemajuan, dan sistem gaji untuk toko buku dan penerbit “Y” kepada Direktur Utama. 5. Menciptakan suasana kerja yang baik dan penuh kekeluargaan diantara para staff di dalam penerbit “Y”. 6. Bekerja sama dengan manager penerbit dan manager toko buku untuk menyelesaikan masalah intern toko buku dan penerbit. 7. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama G. Staff Toko 1. Bertanggung jawab melayani pelanggan di dalam toko buku “Y” dengan sebaik-baiknya. 2. Membuat surat order pembelian barang baru maupun order ulang barang setelah diotorisasi oleh manager toko. 3. Menerima pengiriman barang pesanan dari distributor. 4. Menjaga kelengkapan dan kebersihan toko buku.

skripsi




54

H. Staff Pemasaran Toko 1. Bertanggung jawab melayani pelanggan di luar toko buku dengan sebaikbaiknya. 2. Membuat surat order penjualan barang setelah diotorisasi oleh manager toko. 3. Mengirim barang pesanan penjualan kepada pelanggan. I. Kasir 1. Bertanggung

jawab

menerima

pembayaran

dari

pelanggan

maupun

distributor. 2. Bertanggung jawab melakukan pembayaran atas order pembelian barang. J. Staff Keuangan 1. Membuat laporan hutang-piutang toko dan penerbit. 2. Membuat laporan transaksi yang berhubungan dengan pajak 3. Membuat laporan pajak. K. Staff Penerbit 1. Bertanggung jawab terhadap persediaan buku penerbit “Y” 2. Membuat surat order pencetakan buku baru maupun order cetak ulang buku penerbit “Y” setelah diotorisasi oleh manager penerbit. 3. Menerima pengiriman pesanan cetakan buku dari perusahaan percetakan. L. Staff Pemasaran Penerbit 1. Bertanggung jawab melayani pelanggan, distributor maupun penerbit lain dengan sebaik-baiknya.

skripsi




55

2. Membuat surat order penjualan barang setelah diotorisasi oleh manager penerbit. 3. Mengirim barang pesanan penjualan kepada pelanggan, distributor maupun penerbit lain. Berikut ini adalah gambaran dari struktur organisasi Toko Buku “Y” yang telah diterapkan selama ini : Gambar 4.1 Struktur Organisasi Toko Buku “Y”

Sumber : Data Intern Perusahaan 4.2

Prosedur Pengelolaan Persediaan Barang Pada sub bab ini akan dibahas beberapa sistem dan prosedur yang telah

dijalankan selama ini oleh toko buku “Y” dalam pengelolaan persediaan mulai dari prosedur pembelian barang, prosedur retur pembelian barang, prosedur penjualan barang, retur penjualan barang, konsinyasi serta sistem pengendaliaan persedian yang telah dilakukan selama ini.

skripsi




4.2.1

56

Prosedur Pembelian Barang Buku-buku yang ada di toko dilihat dan diamati pada daftar stok terlebih

dahulu apakah barang/buku sudah ada sebelumnya, jika belum ada maka pihak toko buku akan melakukan order pembelian barang yang dibutuhkan. Proses pembelian barang di toko buku “Y” terbagi menjadi tiga jenis yaitu : 1. Pembelian Barang Baru Dimulai

dengan

penawaran

barang

oleh

salesman

dari

suatu

supplier/distributor ke toko buku “Y”, dimana dalam penawaran tersebut pihak supplier/distributor telah menentukan harga dan persyaratan yang harus dipenuhi apabila melakukan order pembelian . Pihak bagian pembelian yaitu staff toko akan melakukan perundingan dengan manager toko apakah dirasa perlu membeli barang tersebut dengan berbagai pertimbangan yang salah satunya adalah melihat potensi laku tidaknya barang tersebut. Apabila manager toko menyetujui untuk melakukan menerima penawaran tersebut, maka bagian pembelian akan membuat surat order pembelian. Jika barang yang dipesan telah datang, maka bagian pembelian akan menerima faktur copy pembelian tersebut dan menandatanganinya serta memeriksa barang yang telah dikirim baik itu secara jumlah maupun kondisi fisik barang tersebut. Apabila pembelian tersebut dilakukan secara tunai maka bagian pembelian akan memberikan copy faktur pembelian tersebut kepada bagian kasir untuk langsung diberikan pembayaran kepada pengirim barang yaitu pihak supplier/distributor, namun jika yang mengirim adalah agen ekspedisi

skripsi




57

maka pembayaran akan segera dilakukan melalui cara yang telah disepakati seperti transfer melalui bank. Apabila pembelian tersebut dilakukan secara kredit maka pengirim barang akan memberi informasi kapan waktu jatuh tempo pembayaran untuk barang tersebut. 2. Pembelian Barang Ulang Sesuai dengan informasi yang diberikan oleh manager toko bagian pembelian melakukan data ulang atas buku/barang yang disesuaikan dengan data persediaan yang ada, apakah benar-benar dibutuhkan untuk dipesan ulang atau tidak. Jika barang memang tidak ada maka bagian pembelian akan melakukan pemesanan atas barang yang persediaannya kosong. 3. Konsinyasi Pihak supplier/distributor mengajukan penawaran konsinyasi yaitu menitipkan barang untuk dijual di toko buku “Y” kepada staff toko. Staff toko mengajukan penawaran tersebut kepada manager toko, apabila disetujui maka pihak distributor akan segera mengirimkan barang yang akan dititipkan untuk dijual di toko buku “Y”. Kedua pihak juga menentukan jangka waktu tertentu berapa lama barang itu akan dititipkan, pada umumnya barang ditipkan untuk dijual di toko buku “Y” selama kurantg lebih 30 hari. 4.2.2

Prosedur Retur Pembelian Barang Barang retur adalah barang yang dalam jangka waktu tertentu dapat

dikembalikan atau ditukar kembali dengan persyaratan yang berlaku dan telah disepakati bersama. Adanya retur pembelian dapat disebabkan karena :

skripsi




58

•

Terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

•

Barang yang dipesan rusak/cacat.

•

Jatuh tempo waktu konsinyasi barang menurut tanggal faktur. Prosedur retur pembelian barang di toko buku “Y” adalah sebagai berikut : 1. Setelah mendapat data berupa permintaan dari bagian toko dan supplier maka manger toko akan memerintahkan untuk mencari barang yang akan diretur untuk dikumpulkan dan diserahkan kepada bagian pembelian. 2. Bagian pembelian akan memasukan data tersebut buku/barang retur ke pembukuan bagian persediaan. 3. Pihak supplier/distributor akan memberikan faktur atau nota retur kepada bagian pembelian.

4.2.3

Prosedur Penjualan Barang Dalam proses penjualan barang toko buku “Y” mempunyai dua sistem

penjualan yaitu : 1. Penjualan Tunai Pihak pelanggan berbelanja dengan memilih sendiri barang yang diinginkan, setelah menetapkan barang yang akan dibeli maka pelanggan akan membawanya ke kasir dan melakukan transaksi pembayaran secara tunai. Kasir akan membuat nota dua rangkap, satu diberikan pada pelanggan dan satu lagi untuk bagian keuangan.

skripsi




59

2. Penjualan Kredit Pelanggan datang memilih barang setelah itu diberikan pada kasir untuk dibuatkan nota. Satu nota copy untuk pelanggan dan satu nota asli dipegang pihak toko, nantinya setelah tanggal jatuh tempo yang ditetapkan toko untuk melakukan pembayaran, pelanggan akan menerima nota asli. 4.2.4 Prosedur Retur Penjualan Barang Retur penjualan barang hanya berlaku bagi pelanggan toko yang telah memiliki perjanjian terlebih dahulu. Selain itu retur penjualan juga berlaku bagi para supplier/distributor yang telah menjadi langganan tetap dan mengambil dalam jumlah besar. 4.2.5

Sistem Pengendalian Persediaan Sistem pengendalian persediaan yang diterapkan selama ini oleh toko buku

“Y” adalah dengan stock opname terhadap persediaan yang ada di gudang maupun yang di toko tiap 6 bulan sekali. Stock opname dilakukan oleh staff toko, staff penerbit dan diawasi oleh manager toko. Prosedur untuk melaksanakan stock opname adalah sebagai berikut : 1. Manager toko memberi instruksi kepada beberapa staff toko untuk berkoordinasi dengan staff penerbit. 2. Staff melakukan perhitungan fisik persediaan yang ada di gudang maupun di toko secara manual dan melakukan pendataan pada kartu stock. 3. Kartu stock yang telah terisi data terkini akan disalin semua pada komputer dengan menggunakan program excel.

skripsi




4.3

60

Analisa Kebutuhan Sistem Kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan oleh penulis dalam tahap analisis

sistem adalah sebagai berikut : 4.3.1

Studi Kelayakan Sebelum melakukan pemgembangan sistem informasi, perlu dijadikan

pertimbangan mengenai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi tersebut. Hal itu perlu dilakukan untuk menghindari hasil pekerjaan yang sia-sia. Berikut ini akan dijelaskan mengenai 5 studi kelayakan yang ada, yaitu : : 4.3.1.1 Kelayakan Teknologi Proyek pengembangan sistem informasi pada toko buku “Y” ditinjau dari kelayakan teknologi dapat dikatakan layak karena teknologi yang dibutuhkan dapat tersedia dan dapat diperoleh. Adapun teknologi yang dibutuhkan adalah teknologi komputer baik itu beberapa perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunaknya (software) yang semuanya saling berkaitan untuk memenuhi kebutuhan toko buku “Y”. 4.3.1.2 Kelayakan Ekonomis Toko buku “Y” merasa lebih ekonomis untuk menggunakan software yang telah beredar dipasaran karena fasilitas yang diperlukan toko buku “Y” sebagian besar telah dapat dipenuhi dengan software tersebut selain itu harganya juga lebih murah dibandingkan harus memesan khusus suatu software. Dengan langkah ini maka kelayakan ekonomis akan mudah untuk tercapai karena manfaat yang akan

skripsi




61

diperoleh setelah pengembangan sistem ini dijalankan lebih besar daripada biaya yang akan dikeluarkan. 4.3.1.3 Kelayakan Legal Penulis dan pihak manajemen toko buku “Y” merasa sangat perlu menggunakan software yang asli untuk dijalankan pada toko buku “Y”, baik itu software aplikasi maupun software sistem operasi. Sehingga toko buku “Y” dapat dikatakan layak secara legal karena tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku dengan menghargai hak cipta software-software yang ada. 4.3.1.4 Kelayakan Operasi Pengembangan sistem yang dirancangkan penulis dapat dioperasikan apabila didukung dengan berbagai sumber daya yang memadai. Menurut pengamatan penulis, toko buku “Y” akan sanggup memenuhi semua kebutuhan yang diperlukan untuk menjalankan sistem yang akan dirancangkan walaupun tetap perlu dilakukan berbagai penyesuaian yang mungkin akan memakan waktu yang cukup lama. 4.3.1.5 Kelayakan Sosial Menurut penulis hasil dari pengembangan sistem ini tidak akan mempunyai pengaruh buruk terhadap lingkungan sekitar toko buku “Y”, karena pengembangan sistem ini secara keseluruhan justru akan mempermudah kinerja dari tiap bagian pada toko buku “Y”. Sehingga secara langsung maupun tidak langsung lingkungan sosial toko buku “Y” juga akan merasakan dampak positif dari penerapan sistem yang akan dirancangkan ini.

skripsi




4.3.2

62

Identifikasi Permasalahan dan Kelemahan Sistem Sistem akuntansi pengelolaan persediaan pada toko buku “Y” Surabaya yang

dibahas pada penelitian ini terdiri dari prosedur pembelian barang, prosedur retur pembelian barang, prosedur penjualan barang, retur penjualan barang, konsinyasi, dan sistem pengendaliaan persediaan. Setelah mengadakan penelitian terhadap sistem akuntansi persediaan pada toko buku “Y” maka penulis menemukan beberapa kelemahan sebagai berikut : 1. Toko buku “Y” masih melakukan sebagian besar proses secara manual sehingga sangat besar kemungkinannya terjadi kesalahan. 2. Bagian pemesanan barang menjadi satu dengan bagian penerimaan barang, hal ini berpeluang besar untuk terjadinya penyimpangan. 3. Keuangan toko buku dan penerbit diatur oleh satu manager saja sehingga manager dan para staff cukup terlihat kewalahan untuk mengatur keuangan dari 2 divisi yang berbeda. 4. Belum adanya bagian yang mengatur secara khusus masalah sistem informasi pada toko buku “Y”, sehingga sebagian besar data yang dihasilkan oleh proses manual tersebut berupa kertas yang secara fisik mudah hilang dan mudah rusak. 4.3.3

Analisaa Hasil Penelitan Sistem Dari berbagai kelemahan atau permasalahan yang ada maka penulis dapat

menggambarkan secara umum kebutuhan sistem informasi yang dibutuhkan oleh toko buku “Y” adalah sebagai berikut :

skripsi




63

1. Struktur organisasi toko buku “Y” saat ini belum menunjukan pemisahan fungsi dan wewenang yang jelas karena masih banyak bagian yang merangkap bagian lain. Hal ini dapat menibulkankemungkinan penyimpangan terjadi, oleh sebab itu perlu diadakan perombakan struktur dengan batasanbatasan yang ada pada toko buku “Y” 2. Toko buku “Y” saat ini masih ini melakukan sebagian besar proses secara manual sehingga kemungkinan untuk membuat kesalahan sangat besar. Oleh sebab itu toko buku “Y” membutuhkan sistem yang dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan khususnya dalam pengelolaan persediaan. 3. Sistem pencatatan pada toko buku “Y” sebagian besar juga masih dilakukan secara manual sehingga memakan waktu yang lama untuk membuat dan menyusun suatu laporan khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan persdiaan. Dalam hal ini toko buku “Y” membutuhkan suatu sarana yang dapat membantu pencatatan sampai penyusunan laporan pengelolaan persediaan sehingga tidak menghabiskan waktu yang lama lagi.

4.4

Perancangan Sistem Pada sub bab ini akan dibahas mengenai perancangan sistem yang akan

dilakukan penulis terhadap toko buku “Y” yang meliputi perancangan struktur organisasi, perancangan arus data, perancangan program aplikasi komputer, dan perancangan kode barang.

skripsi




64

4.4.1 Perancangan Struktur Organisasi Struktur organisasi pada toko buku “Y” sudah cukup baik namun belum menggambarkan gambaran tugas dan wewenang pegawai dengan

jelas karena

kondisi di lapangan dan gambaran pada struktur organisasi sedikit berbeda. Khususnya dalam pengembangan sistem ini toko buku “Y” perlu untuk sedikit merubah struktur organisasi yang sudah ada dengan menambahkan bagian-bagian tertentu agar struktur organisasi tersebut dapat berjalan dengan lebih baik sesuai dengan fungsinya masing-masing. Bagian pembelian atau pemesanan barang harus dipisahkan untuk menghindari terjadinya penyimpangan yang mungkin dapat terjadi pada toko buku “Y”. Agar bagian keuangan dapat bekerja dengan lebih fokus dan terarah maka perlu dipisahkan antara bagian keuangan toko buku dan bagian keuangan penerbit. Dalam pengembangan sistem ini toko buku “Y” akan menjalankan sebagian besar proses dengan komputer, untuk itu diperlukan tenaga ahli untuk bisa menjalankan dan merawat sistem terkomputerisasi. Usulan struktur organisasi dapat dilihat pada lampiran 4.1.

4.4.2

Perancangan Proses

4.4.2.1 Prosedur Pembelian Barang Prosedur pembelian barang pada toko buku “Y” dimulai dari penawaran sales pada toko buku “Y”, apabila manager toko menyetujui maka staff pembelian akan membuat surat order pembelian kepada supplier tersebut.

skripsi


Apabila pembelian



65

dilakukan dengan tunai maka surat order akan dikirim langsung kepada supplier, namun apabila pembelian dilakukan dengan kredit maka akan dibuat terlebih dulu nota hutang supplier dengan ketentuan jangka waktu jatuh tempo baru setelah itu juga dibuat surat order pembelian. Berikut ini adalah usulan diagram arus mengenai prosedur pembelian barang. Gambar 4.2 Usulan Flowchart Pembelian Toko Buku “Y”

Sumber : data olahan 4.4.2.2 Prosedur Penerimaan dan Pembayaran Barang Prosedur penerimaan barang pada toko buku “Y” sebelumnya dilakuakn oleh bagian yang sama oleh sebab itu penulis memberikan usulan untuk pemisahan fungsi

skripsi




66

antara bagian pembelian dan penerimaan. Saat barang dikirim oleh supplier maka staff penerimaan akan menerima barang tersebut dan memasukkan data penerimaan barang ke komputer yang secarab otomatis akan menambah persediaan barang yang telah ada. Dalam proses itu akan dihasilkan 2 rangkap bukti pembelian, namum apabila barang tersebut adalah barang kredit maka yang dihasilkan adlah nota hutang kepada supplier. Bukti pembelian dan barang dikirim pada bagian gudang untuk disimpan dan dibuatkan kartu persediaan. Bukti pembelian atau nota hutang juga masuk pada bagian keuangan yang kemudian akan melakukan transaksi pembayaran seperti yang ada pada bukti pembelian tersebut atau seperti yang tertera pada nota hutang, kemudian mendapatkan bukti pelunasan dari supplier. Gambar 4.3 Usulan Flowchart Penerimaan Dan Pembayaran Barang Toko Buku “Y”

Sumber : data olahan

skripsi




67

4.4.2.3 Prosedur Penjualan Barang Gambar 4.4 Usulan Flowchart Prosedur Penjualan


skripsi




68

Usulan prosedur penjualan untuk toko buku “Y” adalah dimulai dari pihak toko buku “Y” menerima order penjualan kemudian dimasukkan data kedalam komputer. Apabila penjualan tunai maka nota penjualan akan langsung diberikan kepada customer sekaligus barang belanjaannya. Namun apabila penjualan dilakukan secara kredit maka transaksi akan disimpan kedalam daftar piutang, dari itu akan dicetak order penjualan untuk bagian gudang, nota piutang untuk bagian keuangan dan faktur penjualan untuk customer. Setelah menerima order penjualan bagian gudang akan menyiapkan barang, kemudian mencetak surat jalan dan tanda terima untuk bagian pengiriman. Bagian pengiriman mengangkut barang dan mengantarkan barang pesanan kepada customer, 1 tanda terima diberikan kepada customer dan satu lagi dibawa bagian pengiriman untuk diberikan pada bagian penagihan. Bagian penagihan melihat daftar piutang yang telah jatuh tempo kemudian membuat faktur tagihan dan melakukan penagihan kepada customer. Setelah melakukan penagihan maka tanda terima dan faktur penjualan dari customer akan diberikan kepada bagian keuangan yang akan dicocokkan dengan nota piutang yang ada untuk diprose menjadi laporan penjualan.

4.4.3

Perancangan Program Aplikasi

4.4.3.1 Lingkungan Program Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman Delphi dengan sistem operasi Windows. Beberapa persyaratan harus dipenuhi untuk dapat menjalankan

skripsi




69

program aplikasi ini dengan baik, spesifikasi minimal yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut : 1. Satu unit server dengan perincian : •

Processor Pentium IV 2,66 Ghz

•

DDR 512 MB

•

Hardisk 40 GB

•

Monitor Berwarna 15”

2. Satu unit client dengan perincian : •

Processor Pentium III 850 Mhz

•

RAM 256 MB

•

Hardisk 10 GB

•

Monitor berwarna 15”

3. Satu unit printer dot matrix 4. Kabel jaringan tipe CAT 5 sesuai jarak antara server dan client 5. Connector RJ 45 AMP Fungsi dari server adalah untuk pusat data yang memasukkan, merevisi, dan menyimpan semua data-data pelanggan, distributor, bank, dan persediaan. Selain itu server juga berfungsi untuk proses pembelian barang, retur pembelian dan konsinyasi. Sedangkan client hanya difungsikan sebagai kasir yang berkaitan dengan transaksi penjualan toko dan retur penjualan.

skripsi




70

4.4.3.2 Penjelasan Aplikasi Program Berikut ini akan dibahas mengenai gambaran umum menu dan langkahlangkah penggunaan aplikasi yang akan diterapkan pada toko buku “Y” : 4.4.3.2.1 Menu logon as Menu logon as ini akan keluar setiap kali pengguna memakai aplikasi ini. Menu ini bertujuan untuk menjaga keamanan sistem, dimana setiap pengguna memiliki password masing-masing. Menu ini juga menentukan dan membedakan akses data, transaksi, dan informasi apa saja yang bisa digunakan didalam aplikasi ini. Sebagai contoh, manager toko akan bisa mengakses seluruh informasi yang ada pada server dan client namun para staff khususnya kasir toko hanya bisa menggunakan akses pada client saja dengan kapasitas informasi yang terbatas. Seperti yang tampak sebagai berikut :

Gambar 4.5 Tampilan Menu Logon


skripsi




71

Setelah sistem membuka, maka akan tampak menu utama. Menu utama akan menampilkan berbagai sub menu yang dapat dijalankan program ini mulai dari utility, data master, pembelian, penjualan, gudang, piutang, hutang, kas/bank, general ledger sebagai berikut ini : Gambar 4.6 Tampilan Menu Utama

Sumber : data olahan 4.4.3.2.2 Menu Utility Menu utility akan menampilkan pilihan setting program, daftar pemakai, backup data, dan behavior settings sebagai berikut : Gambar 4.7 Tampilan Menu Utiility


skripsi




72

1. Setting program Setting program berfungsi sebagai pengaturan awal program ini, yang berisi data perusahaan, setting transaksi, posting, hardware, perbaikan data, dan interval status order. 1.1 Form Data Perusahaan Form data perusahaan adalah input yang berisikan profil perusahaan dalam hal ini adalah toko buku “Y” seperti contoh dibawah ini : Gambar 4.8 Tampilan Form Data Perusahaan

Sumber : data olahan 1.2 Menu setting transaksi Setting transaksi adalah pengaturan awal untuk syarat-syarat transaksi. Gambar 4.9 Tampilan Setting Transaksi


skripsi




73

1.3 Menu Posting Tanggal posting diisi dengan tanggal, dimana semua transaksi yang ada sebelum tanggal posting akan diposting sehingga data transaksi sudah tidak dapat di-edit lagi. Transaksi yang sudah diposting ini juga tidak akan ditampilkan pada formform transaksi, tapi tetap bisa dilihat melalui laporan. Setelah mengisi tanggal tekan tombol Posting agar program melakukan proses posting. Transaksitransaksi yang ingin diposting adalah transaksi-transaksi yang sudah valid dan tidak ada hutang/piutang. Jika sampai pada tanggal posting didapati transaksi penjualan konsinyasi atau pembelian konsinyasi yang belum lunas, maka proses ini tidak dapat dilakukan. Menu posting akan tampak seperti berikut : Gambar 4.10 Tampilan Menu Posting

Sumber : data olahan 1.4 Menu Hardware Menu ini dipergunakan untuk seting koneksi antara cash drawer dengan komputer yang ada di kasir, apabila kita klik menu tersebut seperti tampak pada gambar berikut :

skripsi




74

Gambar 4.11 Tampilan Menu Hardware

Sumber : data olahan 1.5 Menu Perbaikan Data Menu ini yang berfungsi untuk memperbaiki ketidakcocokan posisi stok barang. Perbaiki

ketidakcocokan

ini

harus

dilakukan

pada

saat

terjadi

pengisian/perubahan saldo awal pada daftar persediaan barang (biasanya terjadi pada awal pemakaian program ketika mengisi data-data barang, setelah semua data barang selesai diisi lakukan proses ini). Tampilannya adalah sebagai berikut :

Gambar 4.12 Tampilan Menu Perbaikan Data


skripsi




75

1.6 Interval Status Order Gambar 4.13 Tampilan Menu Interval Status Order


2. Daftar Pemakai Daftar Pemakai ini bertujuan untuk mendaftar semua pengguna yang mendapatkan otoritas menggunakan program ini, sifatnya adalah perorangan, jadi setiap orang akan mendapatkan menu dan password yang berbeda-beda sesuai dengan otoritas yang diberikannnya. Berikut ini merupakan tampilan dari menu daftar pemakai : Gambar 4.14 Tampilan Menu Daftar Pemakai


skripsi




76

Menu Daftar pemakai bisa kita update dengan menambah, menghapus pengguna maupun mengganti password. Berikut adalah salah satu contoh penjelasan kegunaan dari tombol “tambah” yang terdapat pada menu Daftar Pemakai. Untuk menambah user baru. Ketika memilih tombol ini akan muncul form Properties Pemakai seperti pada gambar 4.14 kemudian akan diisi kolom Nama, Password, dan Ulang Pass (untuk memastikan/mengkonfirmasikan password yang di-inputkan). Nama dan Password bersifat case sensitive, sehingga huruf kecil dan besar berpengaruh, contoh: "Supervisor" berbeda dengan "SUPERVISOR" maupun "supervisor". Gambar 4.15 Tampilan Form Properties Pemakai


skripsi




77

3. Backup Data Menu ini berfungsi untuk pengaturan backup data yang meliputi penyimpanan maupun penampilan kembali data yang telah di backup. Gambar 4.16 Tampilan Menu Backup Data

Sumber : data olahan 4. Behavior Settings Pada bagian ini memperlihatkan cara kerja program untuk pemakai yang sedang aktif. Pada setiap sub menu Behavior Setting jika sub menu diberi cawang, berarti cara kerja dari sub meu tersebut dipakai pada program. Menu Behavior Setting terdapat dapat dilihat sebagai berikut : Gambar 4.17 Tampilan menu Behavior Settings


skripsi




78

4.4.3.2.3 Menu Data Master Menu data master dipakai untuk menyimpan data-data yang sangat penting dan jarang berubah. Data-data yang telah disimpan pada master ini nantinya akan dipakai pada form-form transaksi.. Data master ini menampilkan pilihan sub menu mengenai daftar sales, daftar teknisi, aturan komisi sales, daftar customer, daftar supplier, daftar persediaan, kategori barang, daftar bank serta laporan-laporan yang terkait dengan data-data tersebut seperti yang bisa dilihat sebagai berikut : Gambar 4.18 Tampilan Menu Data Master

Sumber : data olahan Berikut akan dijelaskan menu-menu data master yang terdapat pada program ini yang berkaitan dengan dan yang mungkin diterapkan pada toko buku “Y”. 1. Daftar Customer Menu ini digunakan untuk menyimpan dan melakukan update, menambah, menghapus data-data pelanggan/customer. Data-data customer yang diisi pada form ini nantinya akan secara otomatis muncul pada transaksi-transaksi yang

skripsi




79

berhubungan dengan customer tersebut. berikut ini ditampilkan contoh dari daftar customer : Gambar 4.19 Tampilan Daftar Customer

Sumber : data olahan 2. Daftar Supplier Menu ini relatif sama dengan daftar customer yaitu digunakan untuk menyimpan dan melakukan update, menambah, menghapus data-data supplier atau pemasok barang. Data-data supplier yang diisi pada form ini nantinya akan secara otomatis muncul pada transaksi-transaksi yang berhubungan dengan supplier tersebut. berikut ini ditampilkan contoh dari daftar supplier : Gambar 4.20 Tampilan Daftar Supplier


skripsi




80

3. Daftar Persediaan Menu ini berisi tentang daftar persediaan yang ada saat ini, menu ini juga bisa untuk di update menambah daftar persediaan. Pada form ini terdapat empat tab pengisian data persediaan yaitu : •

Browse, untuk menampilkan daftar persediaan barang secara keseluruhan.

•

More, berfungsi sama seperti tab Browse, hanya saja tampilan data barang lebih mendetail.

•

Gambar, untuk menginput gambar/foto dari barang.

Berikut ini adalah contoh tampilan dari daftar persediaan :

Gambar 4.21 Tampilan Daftar Persediaan


skripsi




81

4.4.3.2.4 Menu Pembelian Menu ini berisi tentang segala macam transaksi pembelian, mulai dari order pembelian, pembelian, retur pembelian sekaligus laporan-laporannya yang berkaitan. Tampilan menu pembelian adalah seperi dibawah ini : Gambar 4.22 Tampilan Menu Pembelian

Sumber : data olahan 1. Order Pembelian Menu order pembelian adalah untuk mencatat transaksi order pembelian barang ke supplier. Jadi apabila toko buku “Y” memesan barang terlebih dahulu, maka dapat dicatat pada transaksi order pembelian ini. Tampilan menu order pembelian adalah sebagai berikut : Gambar 4.23 Tampilan Order Pembelian


skripsi




82

Dari form transaksi ini akan dihasilkan Surat Bukti Order Pembelian seperti yang ada pada lampiran 4.2. 2. Pembelian Menu ini berfungsi untuk mencatat semua transaksi pembelian yang dilakukan berikut jumlah dan cara pembayarannya. Setelah data barang yang akan dibeli dimasukkan langkah selanjutnya adalah menyimpan transaksi tersebut sehingga muncul menu pembayaran transaksi pembelian seperti yang tampak sebagai berikut :

Gambar 4.24 Tampilan Transaksi Pembelian & Pembayaran


Dari form transaksi ini akan dihasilkan surat bukti pembelian seperti yang ada pada lampiran 4.3.

skripsi




83

3. Retur Pembelian Menu ini mencatat transaksi retur pembelian yaitu pengembalian barang yang telah dibeli karena alasan tertentu seperti barang yang cacat atau rusak. Menu retur pembelian adalah sebagai berikut : Gambar 4.25 Tampilan Menu Retur Pembelian

Sumber : data olahan Form retur pembelian ini juga akan menghasilkan surat bukti retur pembelian seperti yang terdapat pada lampiran 4.4 4. Konsinyasi Pembelian Menu ini mencatat transaksi konsinyasi pembelian, yang dimaksud dengan transaksi konsinyasi pembelian adalah transaksi dimana pihak lain menitipkan barang pada toko buku “Y”. Kemudian bila barang itu sudah terjual, maka akan diadakan pembayaran membayar kepada pihak lain tersebut. menu konsinyasi pembelian adalah sebagai berikut :

skripsi




84

Gambar 4.26 Tampilan Menu Konsinyasi Pembelian

Sumber : Data Olahan Form konsinyasi pembelian ini akan menghasilkan surat bukti pengambilan konsinyasi yaitu surat bukti bahwa pihak lain telah menitipkan barang-barangnya untuk dijual di toko buku “Y”, seperti contoh yang ada pada lampiran 4.5 5. Laporan Pembelian Menu laporan pembelian merupakan output yang sangat dibutuhkan oleh pihak toko buku “Y” karena menu ini dapat menunjukkan daftar pembelian yang telah dilakukan selama periode tertentu. Berikut ini adalah tampila dari form laporan pembelian, yaitu : Gambar 4.27 Tampilan Form Laporan Pembelian

Sumber : Data Olahan

skripsi




85

Form ini akan menghasilkan laporan pembelian yang dapat membantu pihak manajemen toko buku “Y”, seperti contoh pada lampiran 4.6 4.4.3.2.5 Menu Penjualan Menu ini berisi tentang semua transaksi penjualan, mulai dari order penjualan, penjualan, retur penjualan, laporan-laporan penjualan serta analisis penjualan barang. Tampilan utama menu penjualan adalah sebagai berikut :

Gambar 4.28 Tampilan Menu Penjualan

Sumber : data olahan 1. Order Penjualan Transaksi Order Penjualan digunakan untuk mencatat transaksi order barang dari customer. Jika ada customer yang ingin memesan barang terlebih dahulu, maka dapat dicatat pada transaksi ini. Menu order penjualan akan ditampilkan sebagai berikut :

skripsi




86

Gambar 4.29 Tampilan Order Penjualan

Sumber : Data Olahan Dari form transaksi ini akan dihasilkan Surat Bukti Order Penjualan seperti yang terdapat di lampiran 4.7. 2. Penjualan Transaksi Penjualan digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi pada toko buku “Y”. setelah transaksi dimasukkan pada form yang ada langkah selanjutnya dalah menyimpan transaksi tersebut sehingga muncul menu transaksi pembayaran dan cara pembayaran seperti berikut ini : Gambar 4.30 Tampilan Transaksi Penjualan & Pembayaran


skripsi




87

Dari form ini akan dihasilkan juga 3 surat bukti yaitu : surat bukti penjualan, surat jalan, dan surat bukti pengiriman barang pesanan. Tiga surat bukti tersebut akan ditampilkan pada lampiran 4.8 3. Retur Penjualan Transaksi ini digunakan bila ada customer yang melakukan pengembalian (retur) barang yang telah dijual kepadanya karena alasan tertentu seperti rusak atau cacat. Menu retur penjualan adalah sebagai berikut : Gambar 4.31 Tampilan Menu Retur Penjualan

Sumber : data olahan Form retur penjualan juga akan menghasilkan surat bukti retur penjualan seperti yang ada pada lampiran 4.9

4. Penjualan Bersih Menu ini berfungsi untuk menghitung penjualan bersih toko buku “Y” sesuai dengan periode atau interval tertentu seperti berikut ini :

skripsi




88

Gambar 4.32 Tampilan Menu Penjulan Bersih

Sumber : data olahan Form penjualan bersih ini akan menghasilkan laporan penjualan bersih seperti contoh pada lampiran 4.10. 5. Analisis Penjualan Menu ini berfungsi agar pengguna mengetahui produk/barang apa yang paling diminati maupun yang paling tidak diminati yang bermanfaat bagi pihak toko buku “Y” untuk mengambil langkah-langkah selanjutnya khususnya dalam pemilihan barang-barang yang akan dijual. Menu analisis penjualan adalah seperti yang tampak berikut ini : Gambar 4.33 Tampilan Menu Analisis Produk


skripsi




89

Form analisis produk ini akan menghasilkan laporan mengenai produk yang paling diminati dan yang paling tidak diminati seperti yang tampak pada lampiran 4.11. 6. Konsinyasi Penjualan Menu ini berfungsi untuk mencatat segala transaksi yang berkaitan dengan konsinyasi penjualan. Konsinyasi penjualan adalah transaksi dimana pihak toko buku “Y” menitipkan barang-barang dari toko buku “Y” untuk dijual di pihak lain dalam hal ini adalah distributor atau toko buku-toko buku lainnya. Berikut ini adalah tampilan dari menu konsinyasi penjualan : Gambar 4.34

Form Konsiyasi Penjualan

Sumber : Data Olahan Form konsinyasi penjualan ini akan menghasilkan surat bukti konsinyasi penjualan yaitu surat yang menunjukkan bahwa kpihak toko buku “Y” telah menitipkan barang dagangan kepada pihak lain, seperti yang terlihat pada lampiran 4.12

skripsi




90

7. Laporan Penjualan Menu laporan penjualan memberikan output yang cukup penting bagi toko buku “Y” untuk mengetahui data-data transaksi penjualan yang telahb terjadi dalam periode tertentu. Berikut ini adalah tampilan menu laporan penjualan : Gambar 4.35 Form Laporan Penjualan

Sumber : Data Olahan Form laporan penjualan ini dapat menghasilkan laporan penjualan sekaligus diagram yang menggambarkan tingkat penjualan pasda periode tersebut. contohnya dapat dilihat pada lampiran 4.13 4.4.3.2.6 Menu Gudang Menu ini berisi tentang informasi persediaan yang ada pada toko buku “Y”, dari menu ini dapat dihasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengan persediaan yang berguna bagi toko buku “Y” yaitu : 1. Mutasi Barang Menu mutasi barang berguna apabila terjadi perubahan jumlah persediaan atau selisih jumlah persediaan tanpa adanya pembelian, penjualan, retur maupun

skripsi




91

konsinyasi. Perubahan jumlah tersebut bisa disebabkan karena adanya kesalahan penghitungan persediaan atau karena adanya persediaan yang hilang. Menu ini memungkinkan

pihak

toko

buku

untuk

mengadakan

koreksi

dengan

menambahkan atau mengurangkan jumlah persediaan. Berikut ini adalah tampilan form mutasi barang : Gambar 4.36 Form Mutasi Barang

Sumber: data olahan Form ini akan menghasilkan suatu laporan yang berisi tentang daftar mutasi barang yang kita lakukan selama periode tertentu seperti pada lampiran 4.14. 2. Laporan Posisi Stok Laporan posisi stok adalah laporan daftar persediaan dan jumlah akuratnya pada saat dibuatnya laporan posisi stok tersebut. Contoh laporan posisi stok dapat dilihat pada lampiran 4.15.

skripsi




92

3. Laporan Kartu Persediaan Laporan kartu persediaan isinya serupa dengan laporan posisi stok hanya lebih mendetail dengan dilengkapi dengan tanggal transaksi. Contoh laporan kartu persediaan dapat dilihat pada lampiran 4.16 4. Laporan Minimum Reorder Laporan minimum reorder berfungsi bagi manager toko untuk dapat mengetahui kapan saat yang tepat untuk menambah jumlah suatu persediaan dengan mengadakan pemesanan kembali atau dengan kata lain memberikan batas bawah bagi jumlah persediaan sebelum diadakan pemesanan kembali. Contoh laporan minimum reorder dapat dilihat pada lampiran 4.17. 5. Laporan Maksimum Order Laporan maksimum order adalah kebalikan dari minimum reorder yaitu memberikan informasi bagi manager toko untuk dapat menetapkan batas atas atau batas maksimal pemesanan bagi suatu persediaan tertentu. Contoh dari laporan maksimum order dapat dilihat padsa lampioran 4.18. 4.4.3.2.7 Menu Hutang Menu ini berisi tentang transaksi pembayaran hutang pihak toko buku “Y” terhadap supplier, ini mengthasilkan nota hutang dan laporan hutang, dan laporan pembayaran hutang. Contoh dari laporan-laporan tersebut tedapat pada lampiran 4.19

skripsi




93

4.4.3.2.8 Menu Piutang Menu ini berisi tentang transaksi piutang terhadap customer, menu ini akan menghasilkan nota piutang beserta laporan-laporan yang terkait dengan piutang seperti laporan pembayaran piutang. Contoh dari laporan tersebut terdapat pada lampiran 4.20 4.4.4

Perancangan Kode Barang Untuk memudahkan transaksi dengan menggunakan sistem yang baru maka

toko buku “Y” perlu memberi kode untuk setiap persediaan yang ada. Selain memudahkan untuk bertransaksi pemberian kode barang ini juga membuat persediaan barang di toko buku “Y” lebih teratur dan mudah untuk proses pengendaliannya. Kode barang dapat berupa karakter huruf atau angka atau penggabungan antara huruf dan angka, semua ini dimaksudkan untuk mengidentifikasikan obyek tertentu. Kode harus menhgasilkan klasifikasi yang diinginkan, kode juga harus fleksibel. Semakin panjang kode maka akan semakin baik pula penjelasannya. Toko buku “Y” telah memiliki kategori barang yang telah ditetapkan dan disepakati oleh pihak manajemen dan para staff yang selama ini juga kategori barang itu menjadi dasar penyusunan rak display. Toko buku “Y” juga memiliki banyak customer dan supplier yang terkait. Kedua hal tersebut menjadi hal pokok yang perlu tercantum disetiap barang/persediaan yang dimiliki toko buku “Y”. Berikut ini akan ditampilkan daftar kategori barang dan sebagian daftar supplier yaitu sebagai berikut :

skripsi




94

Gambar 4.37 Daftar Kategori Barang dan Daftar Supplier KATEGORI BUKU DAN BARANG PENERBIT “Y” ALKITAB ANAK-ANAK CD,VCD,DVD DOA & ROH KUDUS HIASAN KASET KEHIDUPAN KRISTEN KELUARGA KEPEMIMPINAN KESAKSIAN KHOTBAH KONSELING MAJALAH NYANYIAN PELAJARAN ALKITAB PEMUDA REMAJA PENGINJILAN RENUNGAN SEKOLAH MINGGU

Kode 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

DAFTAR SUPPLIER BARANG

KODE

ANAK TERANG ANDI OFFSET BETANIA BINARUPA BPK CAHAYA ABADI GANDUM MAS GAPURA GAVRILLA GENESIS ONE GLORIA USAHA MULIA GUNUNG SION IMMANUEL KALAM HIDUP KASIH KARUNIA LEMBAGA LITERATUR BAPTIS LIDIA COLLECTION MANNA COLLECTION METANOIA NAFIRI GABRIEL

ATG AOT BTN BRP BPK CAD GMS GPR GVA GNO GUM GSN IML KHP KKA LLB LCN MCN MTA NFG

Sumber : data olahan Usulan yang diberikan penulis adalah kode yang berdasarkan 2 hal pokok diatas ditambah dengan nomor urut persediaan tersebut. Jumlah kode yang diusulkan berjumlah 8 karakter. Tiga digit pertama digunakan untuk mengidentifikasi berdasarkan supplier atau customer. Dua digit berikutnya adalah berdasarkan kategori barang yang telah ada, tiga digit terakhir adalah urutan [ada saat persediaan itu pertama kali masuk dalam daftar persediaan toko buku “Y”. namun untuk memudahkan data persediaan yang telah ada akan diurutkan berdasrkan abjad, setelah

skripsi




95

sistem ini berjalan maka persediaan yang datang akan langsung ditambahkan nomor urutnya tanpa perlu diurutkan abjadnya kembali. Sebagai contoh adalah sebagai berikut : menurut kategori customer/supplier penerbit

“Y”

mendapat

karakter

YKN,

kemudian

berdasarkan

kategori

barang/persediaan seluruh buku yang berasal dari penerbit “Y” diberi kode 01. Selanjutnya dalam urutan persediaan yang telah ada di toko buku “Y” judul buku “ACTS” berada pada urutan pertama atau 01 pada penerbit “Y”. Jadi kode barang untuk buku berjudul “ACTS” adalah YKN01001

4.5

Implementasi Sistem Pihak toko buku “Y” telah mulai mengambil langkah ini yaitu penerapan

sistem yang baru. Langkah-langkah yang telah dilakukan adalah membeli 1 set komputer baru dan menambah kapasitas 1 komputer yang sudah ada. Dengan langkah ini toko buku “Y” telah memenuhi kriteria minimum untuk hardware dan software seperti yang dijelaskan pada sub bab “Lingkungan Program” dan setelah ini dipenuhi maka toko buku “Y” akan siap untuk menjalankan sistem ini yang dimulai dengan langkah pelatihan personil. Personil yang akan dilatih untuk menjalankan sistem ini sebagai langkah awal ditujukan untuk manager toko karena memlki wewenang yang cukup tinggi dan untuk membatasi akses program bagi para staffnya. Manager toko akan menggunakan komputer yang berfungsi sebagai server karena akses dari server tersebut kepada

skripsi




96

program ini tidak terbatas. Berikut ini adalah urutan aktivitas yang akan digambarkan dengan diagram jaringan yang cukup sederhana, yaitu : Gambar 4.38 Diagram Jaringan Mengevaluasi Perangkat Lunak

Memilih Perangkat Lunak

Menghubungi Pemasok

Melatih Karyawan

Mengkaji Anggaran

Mulai

Mengalokasikan Dana

Selesai Selesai

Implementasi Komputer

Menghubungi Pemasok Memilih Komputer

Sumber : data olahan Diagram ini menggambarkan urutan aktivitas yang dimulai dari memilih dan menghubungi distributor software dan hardware, setelah itu pihak manajemen akan menyesuaikan anggaran yang ada dengan kebutuhan toko buku serta mengalokasikan pada masing-masing yaitu pada pilihan perangkat lunak dan pilihan komputer. Langkah selanjutnya yang cukup penting adalah diadakan pelatihan terhadap karyawan termasuk pelatihan bagi para manager agar dapat menjalankan sistem baru yang telah dikembangkan ini.

skripsi




97

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab IV, maka dapat

diambil suatu kesimpulan khusus sebagai berikut : 1. Toko buku “Y” telah mempunyai struktur organisasi yang cukup baik namun wewenang dan fungsinya belum tampak jelas perbedaannya, masih ada bagian satu yang merangkap bagian lainnya. Hal seperti ini membuat bagian yang bersangkutan tidak bisa bekerja dengan maksimal. 2. Pada sistem pengelolaan persediaan yang dijalankan selama ini belum cukup memberikan output yang diharapkan, contohnya apabila manager ingin mengetahui posisi stok barang saat ini maka akan menghabiskan waktu yang cukup lama bagi para staff untuk memenuhi permintaan manager. Hal ini dikarenakan sebagian besar proses pada toko buku “Y” masih dilakukan secara manual. 3. Proses pengelolaan persediaan yang dilakukan toko buku “Y” yang telah berjalan selama ini rawan akan terjadinya penyimpangan yang disebabkan karena kurangnya pengendalian yang diterapkan oleh toko buku “Y”. 4. Sebagian besar persediaan barang belum diberi kode barang yang mengakibatkan pengendalian terhadap persediaan toko buku “Y” menjadi sangat terbatas khususnya apabila pelanggan ingin mencari buku atau kaset dengan judul tertentu

skripsi




98

karena daftar persediaan belum semua barang diberi kode maka untuk menemukan barang yang dimaksudkan akan menghabiskan waktu yang cukup lama sehigga dapat juga berdampak buruk terhadap pelanggan-pelanggan toko buku “Y”. Berdasarkan hal-hal diatas maka didapatkan kesimpulan umum bahwa toko buku “Y” memerlukan pengembangan sistem menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat meningkatkan pengendalian terhadap pengelolaan persediaan.

5.2

Saran Saran yang dapat dipertimbangkan mengenai pengembangan sistem yang

mulai dijalankan oleh toko buku “Y” adalah : 1. Toko buku “Y” sebaiknya mengadakan pembenahan struktur organisasi walaupun tidak mengadakan penghapusan suatu bagian namun perlu diadakan pemisahan fungsi dan wewenang yang jelas dan tegas. 2. Perlu diadakan pelatihan bagi para staff agar bisa membiasakan diri dengan sistem yang terkomputerisasi, khususnya bagi para staff yang benar-benar terkait langsung terhadap pengoperasian sistem terkomputerisasi ini. 3. Staff ahli dalam bidang komputer dan sistem informasi diperlukan oleh toko buku “Y” untuk merawat sistem yang baru serta menuntun dalam penerapan sistem yang baru.

skripsi




Lampiran 4.1 Usulan Struktur Organisasi Toko Buku “Y” YAYASAN

DIREKTUR UTAMA

PENERBIT

TOKO BUKU

MANAGER TOKO

STAFF TOKO

STAFF PENERIMAAN

KASIR TOKO

MANAGER KEUANGAN

STAFF IT

STAFF PEMBELIAN

MANAGER PENERBIT

STAFF KEUANGAN

STAFF PENERBIT

MANAGER KEUANGAN

STAFF PEMASARAN

STAFF KEUANGAN

STAFF PEMASARAN


skripsi




Lampiran 4.2 Surat Bukti Order Pembelian


Lampiran 4.3 Surat Bukti Pembelian


skripsi




Lampiran 4.4 Surat Retur Pembelian

Sumber : data olahan Lampiran 4.5 Surat Bukti Pengambilan Konsinyasi

Sumber : Data Olahan

skripsi




Lampiran 4.6 Laporan Pembelian

Sumber : data olahan Lampiran 4.7 Surat Bukti Order Penjualan

Sumber : data olaha8

skripsi




Lampiran 4.8 Surat Bukti Penjualan


Bukti Surat Delivery Order Penjualan


skripsi




Surat Jalan Penjualan

Sumber : data olahan Lampiran 4.9 Bukti Retur Penjualan


skripsi




Lampiran 4.10 Laporan Penjualan Bersih

Sumber : data olahan Lampiran 4.11 Analisis Penjualan


skripsi




Lampiran 4.12

skripsi

Surat Bukti Konsinyasi Penjualan




Lampiran 4.13 Laporan Penjualan


skripsi




Diagram Penjualan


skripsi




Lampiran 4.14 Laporan Mutasi Barang

Sumber : data olahan Lampiran 4.15 Laporan Posisi Stok

Sumber: data olahan

skripsi




Lampiran 4.16 Laporan kartu Persediaan


skripsi




Lampiran 4.17 Laporan Minimum Reorder

Lampiran 4.18 Laporan Maksimum Order

skripsi




Lampiran 4.19 Laporan Hutang

Sumber : data olahan Lampiran 4.20 Laporan Piutang


skripsi



PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENINGKATAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA TOKO BUKU Y

Recommend Documents