Pengembangan Sistem Penggajian pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKLN) Kota Metro

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi

©2014 Ilmu Komputer Unila Publishing Network all right reserved

Pengembangan Sistem Penggajian pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKLN) Kota Metro 1

Anie Rose Irawati, 2Machudor Yusman dan 3Lenny Tiarma Sinaga 1

Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila 3 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila 2

Abstract The development of technology which are grow faster requires any person or institutions to do their job quickly. Payroll system is one of many important things at any institution. To calculate employee’s salary accurately and quickly a computerized system is need. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) in Metro City is an institution that is responsible to the community services. The process of payroll system on this institution has been done using computer in semi manual way. Therefore this institution needs a computerized system that could calculate employee salary automatically. On this research was made a payroll system that integrated with crystal report of finger print attendance system. Payroll system can convert data from crystal report of finger print attendance systems for calculate the salary of employee. In addition, the system can cut withholding tax, cut delay or go home before time home, and presenting more detail attendance and salaries recapitulation report of employees. This research used visual basic 6.0 as programming language, MySQL as database, and crystal report to perform reports. The method of development system that used in this research is waterfall method. The result of Black Box Testing showed that payroll system has been successfully built according to user requirement. Keywords : Black Box Testing, crystal report, MySQL, Payroll System, visual basic.

1

Pendahuluan

Perkembangan teknologi dalam bidang komputer yang semakin pesat menuntut manusia untuk menyelesaikan pekerjaan dengan serba cepat dan akurat. Berbagai sistem pengolahan data bermunculan untuk mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan. Sistem – sistem tersebut memiliki satu tujuan yang sama, yaitu untuk mempermudah pekerjaan User atau pengguna sistem. Selain itu, informasi juga merupakan kebutuhan penting dalam sebuah perusahaan, lembaga, dan instansi lainnya. Informasi dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian, serta dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Informasi bisa diperoleh secara cepat dengan teknologi yang ada sekarang ini. Salah satu cara untuk menghasilkan informasi berbasis teknologi adalah sistem informasi yang terkomputerisasi. Dengan menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi maka pengguna sistem bisa mendapatkan informasi yang akurat secara efektif dan efisien [1]. Salah satu informasi yang penting dalam sebuah instansi adalah informasi tentang kepegawaian. Informasi yang termasuk dalam kepegawaian antara lain data karyawan secara rinci mulai dari pangkat, golongan, dalam sebuah perusahaan atau instansi adalah penggajian. Masalah penggajian merupakan masalah yang sangat sensitive, terjadi sedikit saja ketidakcocokan dapat menyebabkan suatu perusahaan atau instansi mengalami kerugian. Dengan adanya komputer dapat memudahkan petugas apabila ada perubahan data dan diharapkan lebih baik daripada menggunakan sistem konvensional. Semua hal yang berkaitan dengan masalah penggajian seperti

http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi

Hal. 20 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


pencarian, pengoreksian, penghapusan, dan pencetakan data dapat terselesaikan dengan cepat dan mudah [2]. Salah satu unsur yang paling penting dalam Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Kota Metro adalah pegawai atau karyawan. Dalam penyimpanan data karyawan dan proses penggajiannya sudah menggunakan komputer yaitu dengan menggunakan Ms. Office Excel. Namun penggunaan Ms. Office Excel belum optimal, dikarenakan tidak jarang terjadi human error dan user juga harus memasukkan rumus-rumus dalam melakukan perhitungan gaji. Sistem penggajian yang lama masih memiliki kekurangan dalam hal laporan. Laporan – laporan yang dibutuhkan masih terbatas, selain itu di dalam aplikasi belum tercantum pemotongan pajak penghasilan yang dibebankan kepada karyawan dan sistem masih mengalami kekurangan dalam hal penyimpanan. Oleh sebab itu dirasa perlu mengembangkan sistem penggajian terkomputerisasi yang lebih baik. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perlu dikembangkan sebuah sistem penggajian pegawai berbasis data yang ada menjadi sistem penggajian baru yang lebih baik. Manfaat penelitian ini adalah membantu karyawan dalam perhitungan gaji pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Kota Metro.

2

Metodologi

Metodologi yang digunakan dalam pembuatan Sistem Penggajian Pada Kantor Pelayanan Kekayaan dan Lelang (KPKNL) Kota Metro adalah waterfall model. Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan Classic Life Cycle atau model waterfall. Model ini pertama kali muncul pada tahun 1970 yang diperkenalkan oleh Winston W. Royce. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan [3]. Tahapan-tahapan dalam metodologi waterfall dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1 Model Waterfall (Pressman, 2001)

Tahap pertama pada metodologi waterfall yaitu tahap Analisis. Analisis kebutuhan dibagi menjadi dua, yaitu analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan user. Pada analisis kebutuhan sistem informasi Penggajian yang dibuat ini diharapkan dapat diakses dengan mudah pada berbagai jenis personal computer. Kebutuhan user dapat digambarkan dengan menggunakan use-case diagram. Gambar 2 menggambarkan use-case diagram untuk sistem penggajian. Actor yang terlibat pada sistem ini adalah admin, HRD (Human Resource Development), Bendahara, dan Keuangan. Admin dapat melakukan seluruh fungsi yang disediakan oleh sistem. Tahap selanjutnya adalah desain sistem, pada tahap ini dibuat alur umum sistem dengan menggunakan flowchart, proses sistem dengan menggunakan DFD, dan desain data yang digunakan


Hal. 21 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


menggunakan ERD. Desain flowchart ditampilkan pada Gambar 3, desain DFD pada Gambar 4, dan ERD pada Gambar 5.

hapus edit tamba h Mengelola data karyawan <> Melakukan rekap absen per bulan HRD

<> Melakukan perhitungan gaji karyawan <> <<extend>>

Bendahara Membuat slip gaji karyawan

<>

Login

<> Mencetak laporan data karyawan <> Mencetak laporan rekap gaji karyawan

<>

Mencetak laporan rekap absensi.

Keuangan

<> Lihat laporan rekap absen dan gaji <> Mengelola data user Admin edit

tambah hapus

Gambar 2 Use Case Diagram Sistem Penggajian

Pada Gambar 2 dijelaskan bahwa setiap actor harus melakukan login terlebih dahulu untuk masuk ke sistem. Setelah actor melakukan login, maka actor dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem yang disediakan. Fungsi yang disediakan sistem tentunya berbeda untuk setiap actor. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh sistem untuk masing-masing actor yaitu :


Hal. 22 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


1. HRD dapat melakukan pengolahan data karyawan, menghitung gaji karyawan, dan membuat laporan rekap data karyawan, gaji dan absensi per bulan. 2. Bendahara dapat melihat laporan data karyawan, rekap absensi karyawan, serta dapat mencetak slip gaji karyawan. 3. Keuangan dapat melihat laporan rekap absen dan gaji. 4. Admin dapat mengolah data user Mulai

Tidak

Input login dan password

Login dan password sesuai?

Ya Masukkan tanggal penerimaan gaji dan Nip Karyawan

Karyawan sudah melakukan rekap absensi?

Ya

Tidak

Karyawan sudah menerima gaji bulan ini?

Ya

Ya

Tampilkan peringatan untuk melakukan rekap absensi

Tampilkan peringatan karyawan sudah menerima gaji

Tidak

Proses Perhitungan gaji

Simpan?

Ya

Proses simpan data

Tidak Ya

Batal simpan data

Cetak slip gaji?

Bersihkan form

Ya

Tidak

Tampilkan slip gaji

Ulangi?

Tidak

Keluar dari perhitungan gaji

Selesai

Gambar 3 Flowchart Umum Sistem Penggajian

Pada Gambar 3 dijelaskan bahwa untuk melakukan proses penggajian maka user harus melakukan login terlebih dahulu ke sistem. Jika login dan password sesuai, maka proses penggajian dapat


Hal. 23 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


dilakukan. Kemudian user harus memasukkan tanggal penerimaan gaji dan Nip karyawan. Selanjutnya sistem melakukan seleksi apakah karyawan sudah melakukan rekap absensi dan sudah menerima gaji pada bulan yang sesuai dengan tanggal penerimaan gaji? Jika ya maka sistem mengeluarkan peringatan kepada user. Jika tidak, maka sistem melakukan proses perhitungan gaji. Apabila sistem telah selesai melakukan perhitungan gaji, maka user dapat memilih simpan atau batal. Jika pilih simpan, maka perhitungan gaji disimpan ke dalam sistem. Jika pilih batal, maka sistem tidak menyimpan perhitungan gaji dan karyawan belum menerima gaji pada bulan yang telah dimasukkan.

BENDAHARA

KEUANGAN

- Laporan Rekap Gaji Karyawan - Slip Gaji Karyawan - Laporan Absensi

- Laporan Rekap Gaji Karyawan - Laporan Absensi

APLIKASI PENGGAJIAN KPKNL METRO - Laporan Absensi - Laporan Rekap Gaji Karyawan - Laporan Data Karyawan - Data Golongan - Data Jabatan - Data Departemen - Data Absensi

HRD

- Data Karyawan

Gambar 4 DFD Sistem Penggajian

Gambar 4 menjelaskan bahwa sistem menerima input dari bendahara berupa data golongan, jabatan, departemen, absensi, dan data karyawan. Selain itu, sistem juga mengeluarkan output berupa laporan absensi, dan laporan rekap gaji karyawan untuk bendahara, keuangan, dan HRD. Selain itu, output yang berupa slip gaji karyawan hanya diberikan untuk bendahara dan laporan data karyawan hanya untuk HRD.


Hal. 24 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


Gambar 5 ERD Sistem Penggajian

Gambar 5 merupakan ERD Sistem Penggajian, dapat dilihat bahwa sistem menggunakan data log absen yang diambil (export) dari laporan berbentuk crystal report Aplikasi Finger Print. Data tersebut yang diolah dan kemudian dijadikan bahan untuk perhitungan keterlambatan atau pulang sebelum waktunya. Tahap selanjutnya pada metodologi waterfall yaitu code. Pada tahap ini, sistem di-implementasikan ke dalam bahasa pemrograman (code). Dalam hal ini Sistem Penggajian diimplemetasikan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Tahap selanjutnya adalah pengujian terhadap sistem yang telah diimpelentasikan dalam kode pemrograman. Pengujian sistem dilakukan oleh user (karyawan), bukan creator. Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode Black Box dengan teknik Functional Test [4], untuk melihat kelemahan yang ada pada sistem. Bila terdapat kesalahan atau kekurangan dalam penggunaan sistem, maka akan dirangkum dan dijadikan sebagai saran untuk pengembangan sistem selanjutnya. Bila tidak, sistem dapat langsung digunakan oleh user. Kesalahan atau kekurangan dijadikan saran oleh karena dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah waterfall milik Pressman yang tidak bisa mengulang dari tahap awal lagi. Dalam pengujian ini hal-hal yang akan diuji adalah mengenai fungsi fitur-fitur yang tersedia dalam sistem penggajian. Sedangkan sasaran pengujian adalah user yang menggunakan sistem penggajian, yaitu Admin, Bendahara, Keuangan, dan HRD.

3

Pembahasan

Setelah semua tahap penelitian dilakukan, dihasilkan tampilan menu utama Sistem Penggajian seperti pada Gambar 6. Pada menu utama Sistem Penggajian terdapat 4 (empat) menu yang disediakan, yaitu Data Master, Transaksi, Laporan, dan Alat. Menu Data Master berisi data-data yang harus diisikan sebelum aplikasi penggajian dijalankan. Data master yang harus diisikan seperti data karyawan, data


Hal. 25 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


absensi, data jabatan, data golongan, dan data departemen. Menu Transaksi berisi hitung gaji dan rekap absen. Menu Laporan berisi cetak laporan data karyawan, data absensi, dan rekap gaji karyawan. Menu Alat berisi lihat data user dan ganti password.

Gambar 6 Menu Utama Sistem Penggajian

Setelah implementasi program dijalankan, maka tahap selanjutnya dalam metodologi waterfall yaitu pengujian (test). Pengujian Sistem Penggajian dilakukan dengan metode Black Box – Functional Test. Ringkasan hasil pengujian sistem dapat dilihat pada Tabel 1. Table 1 N o 1

User

HRD

Fitur Sistem Penggajian Mengelola data karyawan

Proses Rekapitulasi Absen Per Bulan

Hasil Pengujian Black Box – Functional Test

Ada/ Tida k Ada

Ada

Kasus Uji

Hasil yang diharapkan

Hasil yang muncul

Proses tambah data karyawan

Sistem dapat melakukan tambah data karyawan.

2. Proses edit data karyawan

Sistem dapat melakukan proses edit data karyawan.

3.

Sistem dapat melakukan proses hapus data karyawan. Sistem dapat melakukan proses rekap absensi berdasarkan data crystal report dari aplikasi finger print.

Sistem dapat melakukan fitur tambah data karyawan dan menyimpan data ke dalam database. Proses edit data karyawan dapat dijalankan dan perubahan data dapat disimpan. Sistem dapat menghapus data karyawan yang dipilih dari database.

1.

Proses hapus data karyawan

1. Jika ada crystal report dari aplikasi finger print dan dilakukan import data ke sistem penggajian. 2. Jika tidak ada


Sistem tidak dapat

Data log absen dari aplikasi finger print yang berupa crystal report dapat diimpor ke dalam sistem penggajian. Kemudian sistem dapat melakukan rekap absensi berdasarkan log absen tersebut. Pada saat melakukan import

Hal. 26 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


crystal report dari aplikasi finger print dan belum dilakukan import data ke sistem penggajian

melakukan absensi.

Jika sudah dilakukan rekap absensi pada bulan yang sama

Sistem tidak dapat melakukan rekap absensi sebanyak dua kali pada bulan yang sama.

1. Jika sudah dilakukan rekap absensi

Sistem secara otomatis melakukan perhitungan gaji karyawan.

2. Jika belum dilakukan rekap absensi

Sistem tidak dapat melakukan perhitungan gaji karyawan.

3.

Jika telah dilakukan perhitungan gaji pada bulan yang sama

1.

Jika sudah dilakukan perhitungan gaji

Sistem tidak dapat melakukan perhitungan gaji sebanyak dua kali pada bulan yang sama. Sistem mencetak slip gaji karyawan.

1.

Jika memilih cetak semua karyawan Jika memilih cetak berdasarkan golongan

Sistem menampilkan data seluruh karyawan. Sistem mencetak data karyawan berdasarkan golongan.

1.

Jika belum dilakukan perhitungan gaji

Sistem tidak dapat melakukan cetak rekap gaji.

2.

Jika sudah dilakukan perhitungan gaji

Sistem menampilkan laporan rekap gaji karyawan ke layar.

3.

Jika memilih cetak berdasarkan golongan.

1.

Jika

Sistem menampilkan laporan rekap gaji berdasarkan golongan. Sistem

3.

Proses Perhitungan Gaji

Ada

HRD

Proses cetak Laporan Data Karyawan

Ada

Proses cetak Laporan Rekap Gaji

Ada

Proses cetak

2.

Ada

memilih


rekap

data, sistem memberikan peringatan bahwa tidak ada data yang diimpor. Selanjutnya saat melakukan rekap absen, maka bulan yang diinginkan tidak muncul, karena belum dilakukan import data tersebut. Sistem mengeluarkan peringatan bahwa telah dilakukan rekap absensi terhadap karyawan yang dipilih. Sistem menampilkan data absensi karyawan tersebut. Sistem menampilkan datadata karyawan dan kemudian melakukan perhitungan otomatis saat user menekan tombol proses. Sistem mengeluarkan peringatan bahwa belum dilakukan rekap absensi terhadap karyawan yang dipilih. Sistem mengeluarkan peringatan bahwa telah dilakukan perhitungan gaji terhadap karyawan yang dipilih pada bulan tersebut. Sistem menampilkan tanggal dan nama karyawan. Kemudian saat user memilih tombol cetak, maka sistem menampilkan slip gaji karyawan pada tanggal yang telah dipilih. Sistem menampilkan data seluruh karyawan ke layar. Sistem menampilkan data karyawan ke layar dengan mengelompokkan data tersebut berdasarkan golongan yang dipilih. Sistem tidak menampilkan data bulan, sehingga user tidak dapat melakukan cetak rekap gaji pada bulan yang diinginkan. Sistem menampilkan laporan rekap gaji karyawan pada tanggal yang dipilih ke layar monitor. Sistem menampilkan laporan rekap gaji karyawan berdasarkan golongan yang dipilih. Sistem

menampilkan ke

Hal. 27 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


Laporan Absen

2.

3.

4.

5.

2

Bendahara

Proses cetak Slip Gaji

Ada

3

Bendahara, Keuangan

Lihat laporan rekap absen dan gaji

Ada

Bendahara, Keuangan

4

Administrator

Mengelola data user

Ada

1.

cetak rekap absen dan belum dilakukan rekap absen Jika memilih cetak rekap absen dan sudah dilakukan rekap absen Jika memilih cetak laporan rekap absensi berdasarkan golongan Jika memilih cetak absensi harian Jika memilih cetak absensi harian per-id

Jika belum dilakukan perhitungan gaji

menampilkan laporan yang kosong.

layar laporan yang kosong.

Sistem menampilkan laporan rekap absen.

Sistem menampilkan laporan rekap absen karyawan ke layar monitor.

Sistem menampilkan laporan rekap absen berdasarkan golongan. Sistem menampilkan laporan absensi harian karyawan. Sistem menampilkan laporan absensi harian karyawan per-id. Sistem tidak dapat mencetak slip gaji karyawan.

Sistem menampilkan laporan rekap absen karyawan berdasarkan golongan yang dipilih oleh user. Sistem menampilkan laporan absen seluruh karyawan per hari.

1. Proses lihat data rekap absen dan gaji jika data sudah ada 2. Proses lihat data rekap absen dan gaji jika data belum ada 1. Proses tambah data user.

Sistem menampilkan data rekap absen dan gaji. Sistem tidak menampilkan data rekap absen dan gaji. Sistem dapat melakukan tambah data user.

2.

Proses data user.

Sistem dapat melakukan proses edit data user.

3.

Proses hapus data user.

edit

Sistem melakukan data user.

dapat hapus

Sistem menampilkan laporan absensi harian karyawan berdasarkan id yang dipilih oleh user. Sistem tidak menampilkan data bulan dan nama karyawan, sehingga user tidak dapat melakukan cetak slip gaji. Sistem menampilkan data rekap absen dan gaji ke layar monitor user. Sistem menampilkan form kosong ke layar monitor.

Sistem dapat melakukan fitur tambah data user dan menyimpan data tersebut ke dalam database. Sistem dapat melakukan editing data user dan menyimpan perubahan data tersebut ke dalam database. Sistem dapat menghapus data user dari dalam database.

Dari Tabel 1 dapat dilihat bahwa fitur-fitur yang disediakan oleh sistem ada dan sesuai dengan fitur yang diinginkan. Berdasarkan kasus uji yang diberikan, terlihat bahwa hasil yang diharapkan sesuai dengan hasil yang muncul, sehingga dapat dikatakan proyek pengembangan sistem telah berhasil. Seperti Pengujian pada fitur mengelola data karyawan memiliki 3 (tiga) kasus uji, yaitu proses tambah, edit, dan hapus data karyawan. Pada tabel terlihat bahwa ketiga kasus uji ini dapat berjalan dengan baik, yaitu sistem dapat melakukan tambah, edit, dan hapus data karyawan. Sedangkan saran yang diberikan oleh penguji yang pertama (user admin) yaitu proses export crystal report dibuatkan menjadi satu dengan sistem, supaya user lebih mudah dalam melakukan export data. saran yang diberikan oleh penguji kedua (user HRD) yaitu sistem dapat dijalankan secara client/server supaya user dapat dengan mudah mengakses sistem dari ruangan masing-masing.


Hal. 28 dari 94

Vol. 1, No. 2, 2013

Jurnal Komputasi


4

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan pengujian yang dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem penggajian karyawan di KPKNL Metro telah berhasil dikembangkan sehingga mempunyai fitur-fitur sebagai berikut : 1. Sistem penggajian dapat melakukan import data crystal report absensi karyawan hasil dari aplikasi finger print ke dalam sistem. 2. Sistem dapat melakukan rekapitulasi absen secara baik berdasarkan import log absensi. 3. Sistem dapat melakukan perhitungan gaji karyawan secara otomatis. Untuk pengembangan lebih lanjut sistem diharapkan dapat diakses secara client/server, supaya user dapat dengan mudah mengakses ke sistem melalui ruangan masing-masing. Selain itu, proses export crystal report dijadikan satu dengan sistem supaya user lebih mudah dalam mengambil data absensi dari crystal report.

5 [1]

[2] [3] [4]

Referensi Wulandari, Triaswati Yuni. Gesang Kristianto Nugroho. Sistem Komputerisasi Penggajian Guru pada Sekolah Menengah Pertama 2 Sambungmacan, ISSN : 977 2088015 Speed Web – Vol. 2, No. 2 (2012) Andoko, Supri. Siska Iriani. Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada Comanditer Venoschaf (CV) Mobil Cell Pacitan. ISSN : 2302-1136 Seruni FTI UNSA - Vol. 1 (2012) Pressman, Roger S. Software Engineering : A Practioner’s Approach Fifth Edition. McGraw Hill. United States Of America. (2001) Williams, Laurie. Testing Overview and Black-Box Testing Techniques. (2006)


Hal. 29 dari 94

Pengembangan Sistem Penggajian pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKLN) Kota Metro

Recommend Documents