PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI JUAL-BELI PADA ANTON CERAMIC YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh ERLINA HARTONO 08.22.0927
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
1
2
3
DEVELOPMENT INFORMATION SYSTEM OF TRANSACTION AT ANTON CERAMIC YOGYAKARTA
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI JUAL-BELI PADA ANTON CERAMIC YOGYAKARTA
ERLINA HARTONO Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Anton Ceramic is a business entity that has activities such as buying and selling transactions of goods (ceramics). Transaction activity that occurs daily between purchases from suppliers, selling goods to the customer / buyer, returns to suppliers of goods purchases and sales of goods returns from customer / buyer. Recording of transactions on those processes involving energy, time and amount of material that is not a bit if still done manually, which will impact on the slow pace of the presentation of information to those in need. By developing a manual system to a computerized system is expected when there are parties who require any information then time, effort and amount of material required to be minimal. So that performance would be increased and will increase the quality of customer services. Keywords : transaction, information system
4
PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang Perkembangan teknologi yang semakin pesat dan mengalami perubahan
dari waktu ke waktu, membuat kebutuhan akan tenaga professional juga semakin diperlukan oleh perusahaan besar maupun kecil. Dalam hal ini komputer merupakan salah satu teknologi modern yang mempunyai peran sebagai sarana pendukung yang sempurna yang memiliki kemampuan dalam penyajian informasi secara cepat dan tepat sehingga efisiensi kerja dapat tercapai. Dengan adanya komputer berupa perangkat keras, berbagai aplikasi pun dapat dihasilkan dan dimanfaatkan untuk menangani berbagai permasalahan perusahaan yang akan semakin mempermudah dan mempercepat kinerja perusahaan dalam proses transaksi usaha. Salah satunya adalah pengolahan data barang, antara lain meliputi pembelian, penyimpanan, penjualan dan data kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan operasional yang sesuai dengan bidang usaha pada perusahaan tersebut. Sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting bagi pelaku bisnis dalam pengambilan keputusan dan melakukan evaluasi maupun dalam upaya pengembangan sebuah sistem informasi yang memanfaatkan adanya teknologi informasi. dalam peningkatan kemajuan ekonomi perlu adanya teknologi yang semakin lama semakin canggih, apalagi dalam hal pelayanan informasi data untuk meminimalisasi pengeluaran dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahankesalahan akibat proses pencatatan data yang kurang efektif yang dapat merugikan perusahaan maupun konsumen.
5
Dari pengamatan dan informasi yang diperoleh pada Anton Ceramic Yogyakarta khususnya pada bagian sirkulasi barang yang pengolahan datanya masih dilakukan secara manual atau sederhana, dimana output yang berupa informasi atau laporan masih berupa arsip-arsip yang jumlahnya sangat banyak sering terjadi keterlambatan dalam penyampaian informasi kepada pihak manajemen maupun dalam pelayanan kepada pembeli. Kesulitan yang terjadi juga meliputi susahnya melakukan pengecekan stok barang dalam gudang dikarenakan jumlah barang yang tidak sedikit. Mengingat banyaknya jenis keramik yang terdapat pada Anton Ceramic, maka dibuat sebuah sistem pengolahan data transaksi dengan harapan sistem yang akan dibuat dapat membantu mengatasi persoalan pendataan barang yang ada. Sistem ini diharapkan pula mampu menyajikan suatu data yang lebih cepat dan akurat sehingga efisiensi kerja dapat maksimal. Sistem akan dibangun dengan menggunakan Microsoft SQL Server 2000 sebagai databasenya sedangkan untuk merancang interface menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0.
6
LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem Sistem adalah sebuah tatanan atau keterpaduan yang terdiri dari sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi / tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses / pekerjaan tertentu. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan (Fatansyah, 2001). Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponenkomponen dari sistem tersebut. Berdasarkan hal di atas, definisi secara umum mengartikan sistem sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) yang berguna bagi penerimanya.
2.2.
Konsep Dasar Informasi
2.2.1. Pengertian Informasi Informasi adalah hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan (Wahyono Teguh, 2004). Komponen terpenting dari informasi adalah data. Data yang diolah melalui
7
model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu tindakan yang lain yang akan membuat data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat model dan seterusnya membentuk suatu siklus informasi
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1. Pengertian Sistem Informasi Informasi didapat dari sistem informasi (information system) atau juga disebut processing systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis (Supriyanto Aji, 2000) sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung informasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Data sebagai bahan baku informasi adalah kejadian yang berwujud karakter, angka atau simbol-simbol yang mempunyai arti”.
2.4. Sistem Informasi Transaksi Jual-Beli Dalam suatu sistem jual-beli dapat terjadi banyak transaksi dalam satu harinya. Transaksi-transaksi itu dapat mencapai ratusan jumlahnya dalam satu hari.Walaupun sudah terkomputerisasi pendokumentasian serta penggunaan lembar kertas masih banyak dan belum sempurna. Hal ini dikarenakan tidak terintegrasinya sistem komputerisasi yang telah ditetapkan. Sistem informasi transaksi merupakan sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses transaksi yang menyediakan informasi untuk manajer guna
8
mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi. Pada sistem ini, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan data. Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan. Dalam pembuatan sistem infomasi transaksi yang dibangun, input yang diberikan berupa data barang (keramik), data pemasok, data pelanggan, data pembelian barang (dari pemasok), data penjualan (ke pelanggan), data retur baik pembelian maupun penjualan. Nantinya data-data tersebut akan diproses untuk menghasilkan output berupa laporan barang, laporan data pemasok, laporan data pelanggan, laporan pembelian, laporan penjualan, dan laporan retur barang.
9
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisis Sistem 3.1.1. Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahapan analisis sistem dari masalah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Pencatatan dan pengolahan data di Anton Ceramic Yogyakarta masih dilakukan secara manual ke dalam buku atau nota. Perhitungan data juga masih dilakukan secara manual, hal ini tampak pada perhitungan barang keluar dan barang masuk yang masih dihitung menggunakan kalkulator dan dimasukkan ke dalam buku transaksi jual-beli barang. Adapun permasalahan yang terjadi pada Anton Ceramic adalah sebagai berikut : 1. Proses sirkulasi barang kurang lancar. 2. Kesulitan dan ketidaktepatan dalam membuat laporan.
Adapun sasaran dari sirkulasi barang pada Anton Ceramic adalah memenuhi kebutuhan informasi yang berkualitas yang dapat diperoleh setiap saat dan dengan waktu yang relatif singkat, yaitu dengan mengubah sistem yang selama ini masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Menggunakan sistem komputerisasi, karena sebelumnya untuk memenuhi kebutuhan informasi memerlukan waktu yang lama dikarenakan proses pencarian data masih secara manual.
10
3.1.2. Analisis Kelemahan Sistem Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem informasi dengan menggunakan metode/kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency And Service) sebagai dasar untuk memperoleh pokok-pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik. Kemudian berdasarkan hasil analisa ini nantinya dapat dirancang usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem. Hasil analisa tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
3.1.2.1. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian dalam kelancaran proses kerja suatu perusahaan. Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis dijalankan dan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan throughput dan response time. Throughput adalah jumlah informasi yang dihasilkan dalam jangka waktu tertentu. Response time adalah waktu tunggu antara permintaan informasi dengan tanggapan yang dihasilkan sistem informasi. Jika dilihat dari penggunaan sistem pada Anton Ceramic yang masih manual maka dapat dikatakan bahwa kinerja sistem masih tergolong kurang efektif ditinjau dari throughput dan response time.
11
Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja
Parameter
Hasil Analisis Dalam waktu yang singkat, informasi yang dapat dihasilkan tidak bisa banyak
Throughput
karena harus memilah dari banyak catatan dan arsip dan itupun tak luput dari kesalahan baca atau hitung. Banyak waktu terbuang saat harus menyajikan
Response Time
informasi
yang
diminta
karena banyaknya data yang harus dicari dalam bentuk catatan-catatan buku dan arsip-arsip yang menumpuk.
3.1.2.2. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komoditas terpenting bagi seorang pengguna akhir pada suatu sistem dalam pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat serta dapat mendukung dalam menanggapi masalah dan peluang yang ada.
12
Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi
Parameter
Hasil Analisis Terkadang masih ada kesalahan dalam
Akurat
proses pendataan karena masih dilakukan dengan sistem manual. Saat data yang diperoleh salah maka informasi
yang
dihasilkan
tidak
bisa
Relevan langsung dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan. Sering
Tepat Waktu
terjadi
pencarian
data
informasi
yang
keterlambatan untuk
dalam
mendapatkan
digunakan
untuk
mengambil keputusan, sehingga keputusan yang diambil tidak sesuai dengan keadaan.
3.1.2.3. Analisis Ekonomi (Economy) Sistem
yang ada saat ini sistem masih manual, dilihat dari segi
ekonomisnya sistem yang ada saat ini masih mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap akan melakukan pencatatan data transaksi, sehingga sistem yang sedang berjalan saat ini masih kurang ekonomis.
13
Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi
Parameter
Hasil Analisis 1. Masih
banyak
mengeluarkan
biaya dalam pencatatannya yang menggunakan karena Biaya
sistem
melakukan
manual
pencatatan
data pada kertas. 2. Pengolahan
data
juga
membutuhkan waktu yang cukup lama
sehingga
menimbulkan
peningkatan biaya operasi.
3.1.2.4. Analisis Kendali (Control) Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan, yaitu digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya pengendalian maka sistem yang mengalami gangguan dapat dikendalikan. Ada dua jenis kesalahan pengendalian yaitu pengendalian yang terlalu kecil atau pengendalian yang terlalu banyak.
14
Tabel 3.4 Hasil Analisis Kontrol
Parameter
Hasil Analisis Jumlah stok barang tidak dapat diketahui
sewaktu-waktu
sehingga
sering tidak diketahui dengan pasti
Kontrol Barang
barang yang telah habis maupun yang dibutuhkan.
3.1.2.5. Analisis Efisensi (Efficiency) Terdapat perbedaan antara efisiensi dengan ekonomis, ekonomis berkaitan dengan jumlah sumber daya yang digunakan sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan/biaya yang paling minimum.
Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi
Parameter
Hasil Analisis 1.
Material kertas yang dibutuhkan untuk pencatatan transaksi terlalu
Sumber Daya
berlebihan. 2.
Banyaknya orang yang mengurus pencatatan data transaksi.
15
3.1.2.6. Analisis Pelayanan (Services) Pelayanan yang diberikan sangat mendukung dalam peningkatan profit atau laba bagi butik. Suatu perusahaan akan berusaha meningkatkan pelayanannya terhadap konsumen sehingga konsumen merasa puas, hal itu yang menjadi tujuan utama dari perusahaan. Peningkatan pelayanan juga dapat digunakan untuk memecahkan masalah khusus, yaitu memanfaatkan sebaik-baiknya peluang yang ada untuk meningkatkan investasi. Masalah pelayanan ini juga berkaitan dengan penyediaan informasi kepada peminta khususnya pihak manajemen. Sistem yang baru dirancang untuk menutupi kekurangan ini sehingga diharapkan pelayanan yang diberikan dapat maksimal.
Tabel 3.6 Hasil Analisis Pelayanan
Parameter
Hasil Analisis 1.
Pelayanan terhadap pelanggan/ konsumen mengenai stok barang yang ada mengalami hambatan.
Proses Pelayanan 2.
Pemberian informasi ke pihak manajemen
masih
mengalami
jeda waktu yang cukup lama.
16
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Implementasi Sistem Setelah tahap perancangan sistem selesai dilakukan, tiba saatnya untuk
masuk ke tahap selanjutnya yaitu tahap implementasi sistem. Tahap implementasi sistem merupakan tahap yang harus dilalui dalam penyelesaian desain sistem yang telah disetujui, serta menguji, menginstal dan memulai penggunaan sistem yang baru. Secara umum, tujuan dari tahap implementasi sistem ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas konsep pengembangan sistem yang telah disetujui. Pada tahap ini, pelaksanaan difokuskan pada penelitian apakah konsep desain sistem yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik atau tidak. Sedangkan hasil yang diharapkan dari tahap ini adalah berupa rekomendasi dari hasil uji coba yang dilakukan, apakah sistem dapat berjalan baik atau belum. Apabila hasil yang didapatkan dari tahap ini ditemukan kesalahan-kesalahan yang membuat sistem tidak berjalan dengan baik, maka tahap implementasi ini dikembalikan lagi ke tahap sebelumnya. Adapun tujuan dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut : 1) Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak dan perangkat keras dalam bentuk Sistem Jaringan Informasi Terpusat (Integrated Information System) agar dapat diperoleh sebuah bangun atau arsitektur sistem informasi. 2) Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.
17
3) Melakukan penerapan serta peralihan sistem lama ke sistem baru sebagai keputusan terakhir dalam tahap pembangunan/pengembangan sistem informasi yang dibarengi dengan pembuatan laporan pengembangan sistem untuk keperluan pemakai.
Tahap
penerapan
merupakan
kegiatan
untuk
memperoleh
dan
mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja secara simultan dan berkesinambungan.
4.2
Rencana Implementasi Rencana kegiatan yang akan diimplementasikan : 1) Pemrograman 2) Pengetesan Program 3) Pengetesan Sistem 4) Penginstalan Hardware dan Software 5) Pelatihan Personil 6) Konversi Sistem 7) Perawatan Sistem
18
PENUTUP
5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, yang dilakukan pada pengembangan sistem informasi transaksi jual-beli pada Anton Ceramic Yogyakarta, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Pengolahan data dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat berjalan efektif dan lebih efisien, karena sudah terkomputerisasi dan tidak lagi menggunakan sistem manual dalam pemrosesan data maupun pembuatan-pembuatan laporan. 2. Dengan menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi beban pekerjaan karyawan menjadi lebih ringan sehingga kinerja karyawan lebih meningkat dan pencarian data menjadi lebih mudah. 3. Seorang karyawan hanya menginputkan data saja dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. 4. Hasil laporan data sirkulasi barang yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan tepat waktu. Data yang tersusun dengan rapi dalam database membuat pembuatan laporan-laporan menjadi lebih mudah dan cepat. 5. Dengan penyajian informasi yang cepat dan tepat maka akan mempercepat proses dalam pengambilan keputusan.
19
DAFTAR PUSTAKA
Heriady. 2009. Membuat Database Sendiri dengan Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Leong, Marlon. 2004. Implementasi ActiveX Data Objects pada Visual Basic. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Madcoms. 2004. Seri Panduan Pemrograman : Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Reports. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Madcoms. 2005. Program Aplikasi Terintegrasi Inventory dan Hutang Piutang dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Reports. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Martina, Ir. Inge. 2003. 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Sadeli, Muhammad. 2009. Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 6.0. Palembang. Penerbit Maxikom.
Utami, Ema. 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
20
