PENGEMBANGAN SISTEM BASIS DATA BABA LEARNING DAN SALES MARKETING BERBASIS WEB PADA PT. BHAKTI ADIKARYA BUANA ABADI Marsha Malinda (1301029996), Widjana Dewi (1301033192), Anton Wijaya (1301035380) Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Pembimbing: Honni, S.Kom., MM ABSTRAK Seiring dengan laju perkembangan teknologi ini membuat persaingan lebih kompetitif, perusahaan perlu melakukan berbagai inovasi untuk dapat mendukung kegiatan perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satu bentuk inovasi dalam pendidikan yaitu e-learning. Tujuan penulisan ini adalah untuk mengembangkan sistem basis data E-Learning bagi BABA Studio yang dapat mendukung kebutuhan informasi murid–murid dan kegiatan belajar-mengajar di BABA Studio serta sistem basis data sales & marketing untuk mempermudah karyawan dalam melakukan kegiatannya. Metodologi penulisan dilakukan dengan beberapa metode yaitu : metode pengumpulan data (studi pustaka dan studi lapangan) dan metode analisis dan perancangan. Dengan melakukan analisis terhadap proses bisnis berjalan dan kebutuhan yang telah dispesifikasikan oleh PT BABA Studio. Hasil yang dicapai yaitu sistem basis data E-learning & sales Marketing yang dapat mendukung kegiatan belajar mengajar dan kinerja perusahaan, pengembangan sistem basis data. Dengan adanya sistem basis data untuk mendukung kegiatan sales & marketing pada sistem yang baru mempermudah staff BABA dalam mendata prospek, melakukan follow-up dan closing, serta pengembangan aplikasi learning system memudahkan murid untuk memenuhi kebutuhan informasi di BABA Studio. Pengembangan pada sistem basis data yang memudahkan proses pembuatan laporan sesuai periode yang diinginkan. MAW Kata Kunci : Basis Data, Pengembangan, E-learning, Sales, Marketing
ABSTRACT Along with the rapid development of technology makes the competition more competitive, companies need to do a various innovations to be able to support the activities of the company to be more effective and efficient. One form of innovation in the e-learning education. The purpose of this paper is to develop a database system for BABA Studio E-Learning that can support the information needs of students and the teaching and learning activities in BABA Studio and design database system for sales and marketing to facilitate employees in performing their activities. Research Methodology is done by several methods, such as: data collection methods (literature study and field studies) and methods of analysis and design. By analyzing the current running business process and needs that have been specified by the PT BABA Studio. The results achieved is a database system E-learning & Sales Marketing that can support teaching and learning activities and performance of the company, development of database system. With the database system to support sales and marketing activities in the new system helps BABA staffs in listing prospect, follow up and closing, as well as the development of application systems facilitate
student learning to meet the needs of information on BABA Studio. Development of the database system that facilitates the reporting process according desired period. MAW Keywords : Database, Development, E-Learning, Sales, Marketing
PENDAHULUAN 1.
Latar Belakang
Pada era globalisasi ini, teknologi berkembang dengan sangat cepat. Seiring dengan perkembangan teknologi kebutuhan akan informasi juga semakin meningkat. Informasi memiliki peranan penting dalam setiap kegiatan proses bisnis di perusahaan, untuk itu suatu sistem informasi yang baik sangat dibutuhkan agar dapat mengelola dan menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi kebutuhan bisnis. Selain itu, kebutuhan akan sarana penyebaran informasi juga menjadi sangat penting. Dengan adanya teknologi seperti internet mempermudah masyarakat dalam memperoleh informasi. Internet juga mendukung organisasi seperti sekolah, perusahaan dan pemerintahan dalam proses pendidikan di masa mendatang. Dengan dukungan teknologi internet mempengaruhi proses transformasi pembelajaran dari bentuk konvensional ke bentuk digital yang dikenal dengan E-Learning. BABA Studio atau PT. BABA (Bhakti Adikarya Buana Abadi) merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang konsultasi dan pelatihan IT. Saat ini, BABA Studio menginginkan proses pelatihan yang dapat dilakukan dengan waktu yang fleksibel. Untuk saat ini perusahaan telah memiliki sistem LMS, namun LMS yang dimiliki BABA memerlukan pengembangan lebih lanjut untuk dapat mendukung penerapan E-Learning dengan sistem basis data yang terintegrasi. Selain itu BABA Studio juga menginginkan sistem untuk membantu sales & marketing pada BABA Studio untuk melakukan follow-up terhadap calon murid. Dengan adanya penerapan E-Learning & sistem untuk melakukan follow-up murid maka kinerja perusahaan dapat meningkat dan memberikan kemudahan pada murid– murid yang belajar di BABA Studio untuk memperoleh informasi yang diperlukan melalui suatu sistem pembelajaran serta kemudahan bagi karyawan di BABA Studio untuk melakukan kegiatan sales dan marketing.
2.
Kajian Pustaka
Program e-learning sudah dianggap sebagai cara yang efektif untuk pembelajaran bahasa asing di masa sekarang. Didukung oleh ICT (Information and Communication Technology), e-learning membuat siswa EFL dapat melakukan pembelajaran di mana saja dan dapat mengatur jadwal mereka masingmasing secara fleksibel. E-learning banyak diantisipasi oleh sarjana-sarjana karena dianggap akan menjadi tren di EFL, maka banyak perguruan tinggi yang menginvestasikan uang pada program bahasa inggris dengan e-learning. Tapi suatu makalah menyebutkan bahwa e-learning tidak terlalu menguntungkan siswa EFL karena teknologi tidak akan pernah menggantikan guru, yang dianggap elemen paling penting dalam pembelajaran. Di sisi lain, e-learning sebagai bentuk evolusi dalam teknik pembelajaran, pada saat yang sama, e-learning juga menjauhkan kesenjangan pembelajaran terhadap si kaya dan si miskin mengingat bahwa fakta kesenjangan antara kekayaan dan sumber daya membuat si kaya semakin kaya, dan si miskin semakin miskin. Untuk memastikan keefektifannya, guru harus mencari tahu sendiri bahwa siswa dapat mengakses minimal teknologi yang dibutuhkan untuk melakukan elearning. Jika tidak, program e-learning tidak akan pernah dapat mencapai tujuan. (Soong, 2012)
3.
Rumusan Masalah
BABA Studio baru menerapkan sistem untuk kegiatan belajar mengajar yang baru dan terdapat beberapa permasalahan yang sedang dihadapi BABA Studio yaitu : 1. BABA Studio belum memiliki basis data yang dapat mendukung kegiatan sales dan marketing pada sistem yang baru. 2. BABA Studio ingin mengembangkan basis data untuk mendukung kegiatan belajar mengajar murid pada sistem yang baru.
4.
Tujuan Penulisan
• • •
Tujuan penulisan ini yaitu : Mengembangkan sistem basis data BABA Learning bagi BABA Studio. Mengembangkan fitur-fitur pada aplikasi BABA Learning di BABA Studio. Merancang sistem basis data untuk follow-up dan closing pada bagian sales & marketing.
METODE PENULISAN Metodologi penulisan yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Metode Pengumpulan Data : studi pustaka dan studi lapangan (observasi dan wawancara). 2. Metode Analisis dan Perancangan : mengacu pada pendekatan Connolly yaitu metode database system development lifecycle. Pengembangan aplikasi dengan bahasa pemrograman PHP dan perancangan basis data menggunakan MySQL
HASIL DAN BAHASAN 1.
Perencanaan Basis Data 1.1 Mission Statement Mission statement PT. BABA Studio yaitu untuk mengembangkan sistem basis data untuk kegiatan belajar-mengajar serta kegiatan sales dan marketing. Sehingga dapat mendukung kegiatan belajar-mengajar baru yang ingin diterapkan.
1.2 Mission Objectives Setelah mission statement didefinisikan, maka akan dilakukan pendefinisian mission objectives. Mission objectives adalah sekumpulan tugas-tugas yang harus dapat dipenuhi oleh sistem basis data.
2.
System Definition User view pada aplikasi ini ditujukan untuk staff sales dan marketing untuk melakukan kegiatannya dalam pendataan calon murid, follow up, dan closing. Serta ditujukan pula untuk instructor dan student dalam melakukan kegiatan belajar-mengajar. Berikut ini adalah system boundary yang akan dirancang untuk BABA Studio :
Gambar 1 System Boundary BABA Studio
3.
Requirements Collection and Analysis Setelah melakukan wawancara dengan owner dan staff pada PT. BABA Studio, maka dapat disimpulkan informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Informasi mengenai kegiatan sales dan marketing mencakup kegiatan pencatatan, follow-up dan closing 2. Informasi mengenai history pencapaian belajar murid dari awal sampai akhir untuk student dan instructor 3. Informasi mengenai project progress per hari
4.
Perancangan Basis Data Tahap perancangan basis data pada BABA Studio terbagi menjadi tiga tahapan, yaitu : Perancangan Basis Data Konseptual, Perancangan Basis Data Logikal dan Perancangan Basis Data Fisikal.
4.1 Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan basis data konseptual dilakukan dengan mengidentifikasi entitas, relasi, identifikasi & penghubungan atribut dengan entitas atau relasi, penentuan atribut domain, penentuan atribut primary key, candidate key, dan alternate key, mempertimbangkan penggunaan konsep pemodelan yang ditingkatkan, memeriksa model konseptual lokal untuk redundansi, memvalidasi model konseptual lokal terhadap transaksi user dan me-review model konseptual dengan user.
Gambar 2 ERD Konseptual dengan Pathways
4.2 Perancangan Basis Data Logikal Perancangan basis data logikal dilakukan dengan menurunkan hubungan untuk model data logikal (menentukan tipe entitas strong dan weak,tipe hubungan one-to-many binary, oneto-one binary, one-to-one recursive,superclass/subclass, many-to-many binary, complex, multivalued attributes), normalisasi,memvalidasi relasi terhadap transaksi user, memeriksa batasan integritas (data yang dibutuhkan, menentukan batasan domain atribut,multiplicity,mengecek integritas entitas,mengecek integritas referensial, general constraint), me-review model data logikal dengan user dan memeriksa perkembangan di masa yang akan datang.
Gambar 3 ERD Logikal dengan Pathways
4.3 Perancangan Basis Data Fisikal Perancangan basis data fisikal dilakukan dengan menerjemahkan model data target DBMS (merancang relasi dasar,merancang representasi data yang diturunkan,merancang batasan umum), merancang organisasi file dan index (menganalisa transaksi, memilih file organisasi, menilih index, mengestimasi kebutuhan disk space), merancang userview, merancang mekanisme keamanan.
4.3.1 Merancang Mekanisme Keamanan Tujuan pada tahap ini adalah untuk mendesain mekanisme keamanan untuk basis data seperti yang ditentukan oleh pengguna selama tahap pengumpulan persyaratan dan analisis (requirement & collection analysis) dari siklus hidup pengembangan basis data. Pada tahap ini dibagi menjadi 2 (dua) tipe keamanan yaitu : • Keamanan Sistem : Keamanan sistem yang diterapkan adalah dengan pemasangan halaman login dengan username dan password sebelum masuk ke dalam sistem utama, murid maupun karyawan harus memasukkan username dan password untuk menjamin keamanan sistem. • Keamanan Data :Keamanan data yang diterapkan adalah berupa pengaturan GRANT bagi setiap karyawan untuk membatasi akses kepada data. Administrator GRANT ALL ON Prospek TO Administrator GRANT ALL ON Staff TO Administrator GRANT ALL ON StaffGroup TO Administrator GRANT ALL ON StaffGroupMember TO Administrator GRANT ALL ON StaffModule TO Administrator GRANT ALL ON StaffAuthority TO Administrator GRANT ALL ON FollowUp TO Administrator GRANT ALL ON Produk TO Administrator GRANT ALL ON MinatProspek TO Administrator GRANT ALL ON Closing TO Administrator GRANT ALL ON Mahasiswa TO Administrator GRANT ALL ON OwnerPengusaha TO Administrator GRANT ALL ON Karyawan TO Administrator GRANT ALL ON Student TO Administrator GRANT ALL ON ClassRoom TO Administrator GRANT ALL ON ClassSession TO Administrator GRANT ALL ON ClassSchedule TO Administrator GRANT ALL ON ClassScheduleParticipant TO Administrator GRANT ALL ON Materi TO Administrator GRANT ALL ON Modul TO Administrator GRANT ALL ON Media TO Administrator GRANT ALL ON MediaSession TO Administrator GRANT ALL ON AssignmentUpload TO Administrator GRANT ALL ON Quiz TO Administrator GRANT ALL ON QuizAnswerList TO Administrator GRANT ALL ON QuizScore TO Administrator GRANT ALL ON StudentPoint TO Administrator GRANT ALL ON Badge TO Administrator GRANT ALL ON BadgeOwnership TO Administrator GRANT ALL ON StudentVideoLog TO Administrator
Instruktur GRANT SELECT, UPDATE ON Staff TO Instruktur GRANT SELECT ON StaffGroup TO Instruktur GRANT SELECT ON StaffGroupMember TO Instruktur GRANT SELECT ON StaffModule TO Instruktur GRANT SELECT ON StaffAuthority TO Instruktur GRANT SELECT ON Produk TO Instruktur GRANT SELECT ON Student TO Instruktur GRANT SELECT ON ClassRoom TO Instruktur GRANT SELECT ON ClassSession TO Instruktur GRANT SELECT ON ClassSchedule TO Instruktur GRANT SELECT, INSERT, UPDATE ON ClassScheduleParticipant TO
Instruktur GRANT SELECT ON Materi TO Instruktur GRANT ALL ON Modul TO Instruktur GRANT ALL ON Media TO Instruktur GRANT ALL ON MediaSession TO Instruktur GRANT SELECT, UPDATE ON AssignmentUpload TO Instruktur GRANT ALL ON Quiz TO Instruktur GRANT ALL ON QuizAnswerList TO Instruktur GRANT SELECT ON QuizScore TO Instruktur GRANT ALL ON StudentPoint TO Instruktur GRANT SELECT ON Badge TO Instruktur GRANT ALL ON BadgeOwnership TO Instruktur GRANT ALL ON StudentVideoLog TO Instruktur Murid GRANT SELECT, UPDATE ON Student TO Murid GRANT SELECT ON ClassRoom TO Murid GRANT SELECT ON ClassSession TO Murid GRANT SELECT ON ClassSchedule TO Murid GRANT SELECT, INSERT, UPDATE ON ClassScheduleParticipant TO Murid GRANT SELECT ON Materi TO Murid GRANT SELECT ON Modul TO Murid GRANT SELECT ON Media TO Murid GRANT SELECT ON MediaSession TO Murid GRANT SELECT, INSERT, UPDATE ON AssignmentUpload TO Murid GRANT SELECT ON Quiz TO Murid GRANT SELECT ON QuizAnswerList TO Murid GRANT SELECT, INSERT ON QuizScore TO Murid GRANT SELECT ON Badge TO Murid GRANT SELECT ON BadgeOwnership TO Murid GRANT SELECT ON StudentVideoLog TO Murid
Tabel 4.195 Kapasitas Yang Dibutuhkan
Nama Tabel Prospek Staff StaffGroup StaffGroupMember StaffModule StaffAuthority FollowUp Produk MinatProspek Closing Mahasiswa OwnerPengusaha Karyawan Freelance Student ClassRoom ClassSession
Kapasitas Yang Dibutuhkan 130.800 Bytes 3.468 Bytes 122 Bytes 1.800 Bytes 1.525 Bytes 1.840 Bytes 98.640 Bytes 693 Bytes 90.000 Bytes 6.480 Bytes 4.032 Bytes 2.196 Bytes 4.032 Bytes 2.196 Bytes 467.700 Bytes 696 Bytes 770 Bytes
ClassSchedule 192.000 Bytes ClassScheduleParticipant 331.200 Bytes Materi 1.287 Bytes Modul 8.541 Bytes Media 22.826 Bytes MediaSession 5.424 Bytes AssignmentUpload 1.922.400 Bytes Quiz 292.755 Bytes QuizAnswerList 541.637 Bytes QuizScore 1.920.000 Bytes StudentPoint 290.400 Bytes Badge 10.920 Bytes BadgeOwnership 52.800 Bytes StudentVideoLog 1.008.000 Bytes Total semua kapasitas yang dibutuhkan per tahun adalah 7.417.110 Bytes = 7243.27 Kilobytes = 7.07 Megabytes
5.
Perancangan Aplikasi Tujuan pada tahap ini adalah mendesain user interface dan aplikasi yang digunakan untuk memproses sistem basis data. Berikut adalah beberapa desain interface dari aplikasi Sales & Marketing BABA dan aplikasi BABA Learning :
Gambar 4 Desain Aplikasi Sales dan Marketing pada BABA Studio
Gambar 5 Desain Aplikasi BABA Learning
6.
Implementasi Tabel 1 Tabel Jadwal Implementasi
No
Job
Minggu ke1
1 2 3 4 5
7.
2
3
4
5
Pengadaan Perangkat Lunak & Instalasi Konversi Data Implementasi Testing, Evaluasi & Perbaikan Pelatihan Pengguna
Data Conversion & Loading Tujuan pada tahap ini adalah untuk men-transfer data yang ada ke dalam basis data baru dan mengkonversi setiap aplikasi yang ada untuk dijalankan pada basis data yang baru. Tahap ini dibutuhkan hanya ketika sistem basis data yang baru akan menggantikan sistem yang lama. Karena PT. Bhakti Adikarya Buana Abadi telah menerapkan sistem sebelumnya maka tambahan-tambahan yang dibuat pada sistem yang baru dimuat ke dalam basis data yang telah berjalan kemudian dicek apakah sistem yang dibuat sudah mencakup kebutuhan user dan transaksi yang telah diidentifikasi pada tahap pengumpulan kebutuhan dan analisis.
SIMPULAN DAN SARAN 1.
Simpulan
Berdasarkan hasil pengembangan sistem basis data pada PT. Bhakti Adikarya Buana Abadi maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Pada saat ini sistem sales dan marketing pada BABA Studio masih menggunakan Microsoft Excel sehingga mengakibatkan data-data sulit diolah dan diseleksi oleh karena itu BABA Studio membutuhkan sistem basis data yang terintegrasi. 2. Dengan adanya sistem basis data sales dan marketing baru yang terintegrasi maka dapat membantu staff BABA dalam mencatat dan mengelola data-data prospek, melakukan follow-up dan closing. 3. Pada saat ini aplikasi BABA Learning hanya memiliki fitur-fitur untuk menonton materi video dan menjawab quiz tetapi masih ada beberapa fitur yang belum dapat diselesaikan oleh basis data yang lama sehingga basis data BABA Learning perlu dikembangkan untuk mendukung fitur-fitur baru yang diinginkan. 4. Dengan adanya penambahan fitur-fitur pada BABA Learning dapat memaksimalkan kegiatan belajar mengajar pada BABA Studio dan membantu murid-murid sehingga dapat mengakses informasi terkait kursus secara langsung pada aplikasi BABA Learning.
2.
Saran
Beberapa saran yang diberikan berkaitan dengan sistem E-Learning, Sales & Marketing yang dibangun yaitu : 1. Untuk implementasi E-Learning perlu dilakukan evaluasi keberhasilan E-Learning.. 2. Perlu dilakukan evaluasi dan pengembangan secara terus-menerus agar materi E-Learning tetap up to date. 3. Untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk perlu dilakukan back-up terhadap data secara berkala.
4.
Untuk kedepannya dapat ditambahkan forum, chatting dan pembelajaran secara online dan live untuk memaksimalkan kegiatan belajar mengajar.
REFERENSI Booch, G., Maksimchuck, R.A, Engle, M.W., Young, B.J., Conallen, J., and Houston, K.A. (2007). Object-Oriented Analysis and Design with Application. (3rd edition). USA : Pearson Education. Carpenter, D. A. (2008). Clarifying Normalization. Journal of Information Systems Education, 19(4), 379-382. Retrieved October 27 2012 from http://go.galegroup.com/ps/i.do?id=GALE%7CA233828135&v=2.1&u=kpt03035&it=r&p=GPS&sw =w Connolly, T., and Begg, C. (2010). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th edition). Boston : Pearson. Hoffer, J.A., Ramesh, V., and Topi, H. (2011). Modern Database Management. (10th edition). New Jersey : Prentice Hall. Kroenke, D.M., & Auer, D.J. (2012), Database Processing: Fundamentals, Design, and Implementation (12th edition). New Jersey : Prentice Hall. McNurlin, B.C., Sprague, R.H., and Bui Tung. (2009). Information Systems Management in Practice. (8th edition). New Jersey : Prentice Hall. Musdalifah. (2012). Aplikasi Berbasis Web dan Mysql Pengelolaan Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas (Studi Kasus Pada Cv. Mitra Usaha Mandiri Teknik). Diperoleh 10 Oktober 2012 dari http://repository.politekniktelkom.ac.id/Proyek%20Akhir/KA/JURNAL%20PA%20APLIKASI%20B ERBASIS%20WEB%20DAN%20MYSQL%20PENGELOLAAN%20PENERIMAAN%20KAS%20 DAN%20PENGELUARAN%20KAS.pdf O’Brien, J.A., and Marakas, G.M. (2010). Introduction to Information Systems. (15th edition). United States of America : McGraw-Hill. Poolet, M.A. (2011). Database Design Essentials. SQL Server Magazine, 13, 14-18. Retrieved October 27 2012 from http://search.proquest.com/docview/862325054?accountid=31532 Satzinger, J.W., Jackson, R.B., and Burd, S.D. (2010). Systems Analysis and Design : In A Changing World. (5th edition). Boston : Course Technology. Sidik, Betha. (2012). Pemrograman Web dengan PHP. Edisi Revisi. Bandung : Informatika. Song, Darcy. (2012). A Study on EFL Students’ Use of E-Learning Programs for Learning English — Taking a Taiwanese University as an Example. Canadian Center of Science and Education, 5(4), 8795. Retrieved September 9 2012 from http://search.proquest.com/docview/1009897718/13B19F2217B1E6DAFBE/1?accountid=31532 Turban, E., Rainer, R.K., and Potter, R.E. (2007). Introduction to Information Systems : Supporting and Transforming Business. United States of America : Wiley Plus. Wang, T.J., Du, H., and Lehmann,C.M. (2010). Accounting for The Benefits of Database Normalization. American Journal of Business Education, 3(1), 41-52. Retrieved October 27 2012 from http://search.proquest.com/docview/195909117?accountid=31532 Whitten, J.L., and Bentley, L.D. (2007). Systems Analysis and Design Methods. (7th edition). New York : McGraw-Hill. William, B.K., and Sawyer, S.C. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (Edisi ke-7). Yogyakarta : Andi.
RIWAYAT PENULIS Marsha Malinda lahir di Semarang pada tanggal 19 Mei 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013. Widjana Dewi lahir di Bagan Siapi-api pada tanggal 30 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013. Anton Wijaya lahir di Jakarta pada tanggal 3 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013.
