PENGEMBANGAN SISTEM BASIS DATA PEMINJAMAN KENDARAAN OPERASIONAL BERBASIS WEB PADA PT. LATIVI MEDIAKARYA Anggarani Wulandari Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Muhamad Hafil Adiputra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
R.M.Lazendra Visanto K. W Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan pengembangan sistem berbasis web terhadap sistem peminjaman kendaraan operasional yang telah berjalan di PT. Lativi Mediakarya. Sistem ini mencatat setiap proses yang ada mulai dari order kendaraan, pemberian kendaraan kepada karyawan, hingga pembuatan laporan penggunaan kendaraan serta laporan pengisian bahan bakar. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode penemuan fakta(fact finding) yang dilakukan dengan studi langsung ke lapangan (perusahaan bersangkutan), analisis terhadap masalah yang dihadapi, yaitu masalah pemeriksaan ketersediaan kendaraan operasional, pembuatan laporan penggunaan kendaraan operasional dan laporan pengisian bahan bakar, dengan melakukan perancangan DFD, ERD, dan normalisasi serta merancang tampilan untuk membuat program aplikasi. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya suatu sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga mempermudah koordinator dalam melakukan pemesanan dan juga mempermudah carpool dalam pemberian kendaraan operasional dan driver serta pembuatan laporan kepada carpool dan finance. Simpulan yang diperoleh adalah aplikasi ini menyediakan fitur-fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti pemberian informasi ketersediaan kendaraan operasional, pemberian kendaraan
dan driver sesuai permintaan, dan pembuatan laporan peminjaman kendaraan operasional beserta laporan pengisian BBM. Kata kunci: pengembangan,basis data,website,sistem
1.
Pendahuluan Saat ini teknologi berkembang sangat pesat, perusahaan-perusahaan baik kecil maupun besar sudah mulai melakukan perubahan, seperti komputerisasi terhadap sistem perusahaannya dengan tujuan agar dapat bersaing di zaman yang maju ini.Dengan pesatnya perkembangan teknologi, setiap perusahaan yang ada dituntut untuk lebih siap menghadapi situasi yang ada dengan memanfaatkan seluruh sumber daya dan informasi yang terdapat pada perusahaan dengan semaksimal mungkin untuk meningkatkan nilai perusahaan dan memiliki nilai lebih dibandingkan para pesaingnya. Salah satu permasalahan yang dihadapi di tvOne
adalah peminjaman
kendaraan operasional yang masih menggunakan cara manual, yaitu dengan cara mencatat nomer plat kendaraan operasional baik ketika datang maupun keluar. Sulitnya mendapatkan informasi yang jelas dan lengkap mengenai kendaraan operasional dan sulitnya mengetahui ketersediaan kendaraan juga menjadi masalah bagi perusahaan. Berdasarkan
masalah-masalah tersebut diatas, maka penggunaan sebuah
aplikasi terkomputerisasi dan terintegrasi diharapkan dapat mengatasi masalah yang ada.
Berkenaan dengan hal tersebut maka penulis berinisiatif untuk
menciptakan sebuah rancangan basis data peminjaman kendaraan operasional yang sesuai dengan proses bisnis yang berjalan pada pengembangan sistem basis data peminjaman kendaraan operasional berbasis web pada PT. Lativi Mediakarya. Hal ini dilakukan mempermudah peminjaman kendaraan operasional sehingga dapat mengefisiensikan biaya dan waktu. Penelitian ini dilakukan dengan melakukan pengembangan sistem basis data peminjaman kendaraan operasional berbasis web berserta implementasi program dengan batasan masalah: 1. Merancang basis data yang dibutuhkan pada cakupan internal pada PT. Lativi Mediakarya. 2. Dapat melakukan pemesanan kendaraan operasional secara terkomputerisasi dan terintegrasi. 3. Carpool dan financedapat mengetahui data-data yang berisi riwayat pemesanan kendaraan operasional yang telah dilakukan oleh koordinator. 4. User dapat melihat jumlah kendaraan operasional. 5. Koordinator dan Carpool dapat membatalkan pemesanan. 6. Koordinator dapat mengetahui laporan pemesanan booking perhari yang telah di verifikasi oleh carpool. 7. Carpool dapat merubah data-data dalam sistem. 8. Carpool dan Finance dapat mengetahui laporan bulanan dan laporan harian yang mencakup biaya pembelian bahan bakar dan keluar masuknya kendaraan operasional Penelitian ini mempunyai tujuan dan manfaat. Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Mendata setiap kejadian pada kendaraan, seperti: pengembalian kendaraan, dan pengisian bensin. 2. Memberikan data–data pemesanan yang dapat dilihat oleh divisi keuangan dan carpool, seperti : pemesanan kendaraan operasional. 3. Memberikan data ketersediaan kendaraan operasional yang dapat dilihat oleh semua user. 4. Mengubah sistem menjadi terkomputerisasi dan terintegrasi.
Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Mempermudah koordinator dalam melakukan proses pemesanan kendaraan operasional. 2. Memudahkan carpool dalam mengakses data-data, seperti: ketersediaan kendaraan operasional, pemakaian kendaraan operasional, pengembalian kendaraan operasional. 3. Menghemat biaya karena mengurangi penggunaan kertas. 4. Mengurangi kemungkinan kesalahan kerja yang disebabkan oleh human error, seperti: kehilangan data.
2.
Metedologi Metode yang digunakan dalam skripsi ini berupa: 1. Metode Analisis Ada 2 cara dalam mengumpulkan data dan informasi, yaitu:
i. Studi Kepuustakaan Metodee penelitian yang dilakkukan adalaah dengan cara c mempeelajari buku, artikel, skripsi, dan d sumber – sumber lainnnya. ii. Studi Lapaangan Metodee yang digunnakan adalahh melakukann wawancaraa terhadap pihak – pihak yangg terkait dalaam pembuataan sistem unttuk PT. Lativi Mediakarrya. ode Perancanngan 2. Meto Meto ode perancangan pada database d yang dgunakaan adalah DBLC, berikuut ini adalaah langkah-llangkah DBL LC:
i. Perancangan Konseptual ii. Perancangan Logikal iii. Perancangan Fisikal iv. Perancangan Aplikasi v. Implementasi
2.1 Perancangan Konseptual Perancangan database konseptual merupakan proses membangun sebuah rancangan informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan. Model data dibuat dengan menggunakan informasi yang didokumentasikan dalam spesifikasi kebutuhan pengguna. Langkah-langkah dalam perancangan database konseptual terdiri dari 1.
Identifikasi tipe entity.
2.
Idetifikasi tipe relationship.
3.
Identifikasi atribut dengan tipe entity.
4.
Identifikasi domain atribut.
5.
Menentukan candidate key dan primary key dari atribut.
6.
Validasi model konseptual terhadap transaksi user.
2.2 Perancangan Logikal Perancangan basis data logikal merupakan proses pembentukan model informasi yang digunakan oleh perusahaan berdasarkan model data spesifik, tetapi tidak tergantung dengan DBMS dengan kebutuhan fisikal lainnya. Langkah penting dalam merancang basis data secara logikal adalah membuat dan memvalidasi model data logikal untuk setiap view dan bagian-bagiannya adalah: 1.
Menghilangkan fitur yang tidak kompatibel
2.
Berikan relasi untuk lokal model data logikal.
3.
Validasi relasi menggunakan normalisasi.
4.
Menentukan kendala integrity.
5.
Data model lokal logikal.
2.3 Perancangan Fisikal Untuk perancangan basis data fisikal kita harus melakukan pembuatan deskripsi implementasi dari basis data di secondary storage. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dibutuhkan dalam perancangan basis data fisikal: 1.
Merancang relasi dasar.
2.
Analisis transaksi.
3.
Memperkirakan kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan.
4.
Merancang tampilan user.
5.
Merancang mekanisme keamanan.
2.4 Perancangan Aplikasi Pada perancangan aplikasi didalamnya terdapat struktur menu dan STD (State Transaction Diagram). State Transaction Diagram merupakan diagram yang menjelaskan aliran dari satu state ke state lainnya pada sebuah aplikasi.
2.5 Implementasi Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan
aplikasi web
berbasiskan sistem basis data pada PT. Lativi Mediakarya, yaitu dengan menggunakan spesifikasi minimum adalah sebagai berikut: a. Server 1. Processor Pentium 4 1,8Ghz 2. Ram 512MB 3. Graphic card 64 MB 4. Harddisk 40GB 5. Standar keyboard and optical mouse 6. Monitor 7. Windows XP orhigher
b. Client 1. Processor Pentium 4 1,6Ghz 2. Graphic card 64MB 3. Hardisk 40GB 4. RAM 256MB 5. Standar keyboard and optical mouse 6. Monitor 7. Windows XP orhigher
Spesifikasi Software Selain piranti keras, juga diperlukan piranti lunaknya agar dapat menjalankan aplikasi web berbasis basis data pada PT. Lativi Mediakarya. Spesifikasi software ini meliputi kebutuhan piranti lunak minimal pada server dan client kebutuhan tersebut antara lain: 1. Piranti lunak server Piranti lunak atau software yang minimal dibutuhkan untuk dapat melakukan instalasi web berbasiskan sistem basis data pada PT. Lativi Mediakarya adalah windows XP, XAMPP, phpMyAdmin, dan browser internet seperti Mozilla firefox atau internet explorer, selain itu untuk keamanan server diberikan pula softwareantivirus seperti Norton antivirus atau Smadav antivirus.
2. Piranti lunak client Piranti lunak yang minimal dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem web berbasiskan sistem basis data pada PT. Lativi Mediakarya oleh client adalah Windows XP, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Software antivirus.
2.6 Evaluasi Dalam melakukan evaluasi, dilakukan rapat yang dihadiri oleh supervisor carpool dan manager IT. Setelah dirapatkan, maka dilakukan wawancara terhadap supervisor dan manager.
3.
Simpulan Berdasarkan hasil pengembangan sistem basis data pada PT.Lativi Mediakarya,maka dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut: 1. Aplikasi ini mempermudah coordinator untuk melakukan order kendaraan dan driver, dikarenakan peminjaman kendaraan operasional dapat dilakukan secara terkomputerasi dan terintegrasi. 2. Aplikasi ini dibuat secara terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga mengurangi human error, seperti kehilangan form peminjaman, kesalahan informasi ketersediaan kendaraan, 3. Memudahkan carpool dalam mengelola data peminjaman kendaraan operasional dan driver.
4. Memudahkan carpool dan finance mendapatkan data-data transaksi, seperti : data transaksi peminjaman kendaraan operasional dan data transaksi pengisian BBM.
DAFTAR PUSTAKA
Connolly, T.M., and Begg, C.E. (2005).Database systems: a practical approach to design, implementation, and management. (4th edition).Addison-Wesley. Connolly, T.M., and Begg, C.E. (2010).Database systems: a practical ppproach to design, implementation, and management. (5th edition). Boston: Pearson Education International. Fariz Arwan. 2010. Pengertian Apache. Diperoleh 09-29-2011 dari http://duniakamu.wordpress.com/2010/02/22/pengertian-apache/. Indrajani. (2009). Sistem Basis Data dalam Paket Five In One. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kai Seidler. 2011. XAMPP. Diperoleh 09-29-2011 dari http://www.apachefriends.org/en/xampp.html. Welling, Luke, Thomson, Laura. (2001). PHP and MySQL web development. Addison Weasley Longman. Williams, B.K. & Sawyer, C.S. diterjemahkan oleh Nur Wijayaning Rahayu & Th. Arie Prabawati. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi.(7thedition). Yogyakarta: ANDI. Turban, E., Rainer, K. P. (2005). Introduction to Information Technology. Third Edition. John Wiley & Sons, Inc, USA.
DEVELOPMENT of WEB BASED LOANING OPERATIONAL VEHICLE SYSTEM at PT. LATIVI MEDIAKARYA Anggarani Wulandari Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Muhamad Hafil Adiputra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
R.M.Lazendra Visanto K. W Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract Intention of this research is to develop an ordering of system operational that have been used at PT. Lativi Mediakarya. This system notes every existing process like vehicle ordering, arrange vehicle gift to the employee, till making the report from the usage of vehicle and bunkering report. Research Methodologies that will be used is fact finding that conducted with survey directly to pertinent company, analysis to the problem, that is problem of vehicle availability inspection operational, report making the usage of operational vehicle and bunkering report, by using DFD, ERD, and normalization design and make storyboard for the design. The result will be an application system that computerized and integrated so it wil make the coordinator arranging the vehicle and driver gift to the employee more easier also this application will make a report for the carpool and finance. The conclusion are this application has features which needed by the company like giving an information about vehicle availability, giving the vehicle and driver, and making the report about ordering operational vehicle and bunkering. Keyword: Development, database, website, system
1.
Introduction
At this time, technology expands very fast, every companies either small or big have started make a a change, like computerization to their company system so they can compete in this era. With this growth, every existing company claimed to be more make provision against situation that there is by exploit all resources and information found on company with maximum to improve company value and so they have more value compared to the other competitors. One of problems that faced in tvOne is the ordering system still use manual way, that is by noted license plate of operational vehicle either when come or exit. The difficult its get clear and complete information hits operational vehicle and difficulty to get an information aboutvehicle availability also come into questions for company. Based on this problem, then an application is computerized and integrated expected can solve the existing problem. With this reference so the writers have an initiation to create an ordering operational vehicle system at PT. Lativi Mediakarya. This system will make the ordering operational vehicle more easier so it will be more efficent than before. This research is conducted by undertaking system development of ordering vehicle operational and implementation the program with problem definition: 1. Design a database that required at internal coverage at PT. Lativi Mediakarya. 2. Conduct ordering of operational vehicle with computerized and integrated. 3. Carpool and finance can know containing data history of operational vehicle ordering that has been conducted by coordinator. 4. User can see the amount of operational vehicle.
5. Coordinator and Carpool can cancel ordering. 6. Coordinator can know ordering daily booking report that verified by carpool. 7. Carpool can change the data in system. 8. Carpool and Finance can know monthly report and daily report that cover expense of fuel purchasing and usage of the operational vehicle. This research have a purposes and benefit. Intention of research this is the: 1. The program notes every occurence, like: vehicle return, and gasoline admission filling. 2. The program give the ordering data which can be see by finance and carpool, like : ordering of operational vehicle. 3. The program give visible data of operational vehicle availability by each other user. 4. Alter the system becomes computerized and integrated.
2.
Methodology
Method that used in this research have the shape of:
1.
Analysis Method There are 2 ways in collecting data and information, that is:
i. Study of Literature This method do by studying book, article, skripsi, and other source.
ii. Field studyy Thhis method cconduct by doing d an inteerview to thhe people that related in this t system aat PT. Lativii Mediakarya.
gn method 2. Desig Design meethod at dataabase that ussed is DBLC C, Following is steps DBLC C:
i.
C Conseptual Design D
ii.
L Logical Desiign
iii.
F Fisical Desig gn
iv.
Aplication Design
v.
Implementation
2.1
Conseptual Design Conceptual database design is proces development of an information design that used in a company. Data model are made by using information which is documented in the specification need by the user. Steps in conceptual database design consist of
2.2
1.
Identification entity type.
2.
Identification relationship type.
3.
Identification attribute with entity type.
4.
Identification domain attribute.
5.
Determine candidate key and primary key from the attribute.
6.
Validation the conceptual model for the transaction.
Logical Design Logical design is processes forming of information model that used by company base specific data model, but is not irrespective DBMS with need other fisical. There are important step in designing data base in logikal that make and validate logical design for every view and its part is: 1.
Eliminate incompatible feature.
2.
Give the relationship for local data model logikal.
2.3
3.
Validation the relationship using normalization.
4.
Determine constraint integrity.
5.
Logikal local model Data.
Fisical Design For fisical design we must make description implementation from database in secondary storage. Following is steps that required in fisical design:
2.4
1.
Design elementary relationship.
2.
Transaction analysis.
3.
Predict repository capacities required.
4.
Design display user.
5.
Design security mechanism.
Application Design At application design existed menu structure and STD (State Transaction Diagram) inside it. State Transaction Diagram is diagram that explain the behavior from one state to other state at an application.
2.5
Implementation Hardware that required to run web application system at PT. Lativi Mediakarya, that is by using the minimum specification shall be as follows:
a.
b.
Server 1.
Processor Pentium 4 1,8Ghz
2.
RAM 512MB
3.
Graphic card 64 MBs
4.
Harddisk 40GB
5.
'keyboad' Standard optik and 'mouse'
6.
Monitor
7.
Windows XP or higher
Client 1.
Processor Pentium 4 1,6Ghz
2.
Graphic card 64MB
3.
Hardisk 40GB
4.
RAM 256MB
5.
'keyboad' Standard optik and 'mouse'
6.
Monitor
7.
Windows XP or higher
The specification of software Besides hardware, We also needed all software to runs web application at PT. Lativi Mediakarya. The specification of this software covers minimum software need at server and need client referred for example:
1.
Server Software Software that required to be able to conduct installation the application system at PT. Lativi Mediakarya is Windows XP, XAMPP, phpMyAdmin, and internet browser like Mozilla firefox or internet explorer, in other hand for the security server are given also software antivirus like Norton antivirus or Smadav antivirus.
2.
Client Software Software that required to operate application system at PT. Lativi Mediakarya for the client is Windows XP, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Software antivirus.
2.6
Evaluation When we doing an evaluation, we doing a meeting that attended by supervisor carpool and manager IT. After that, We interviewed the supervisor and manager.
3.
Conclusion Based on the evaluation system at PT.Lativi Mediakarya, we can take some simpulans as follows: 1. This Application makes coordinator can order vehicle and driver more easier, because of the ordering process operational vehicle already computerized and integrated.
2. This application is made in computerized and integrated, so it will lessen the human error, like losing the form, mistake about information of vehicle availability. 3. This application facilitate carpool to managing the ordering vehicle operational and driver. 4. Facilitate carpool and finance to gets transaction data, like : data of vehicle loaning transaction operational and data of admission filling transaction BBM.
Reference
Connolly, T.M., and Begg, C.E. (2005).Database systems: a practical approach to design, implementation, and management. (4th edition).Addison-Wesley. Connolly, T.M., and Begg, C.E. (2010).Database systems: a practical ppproach to design, implementation, and management. (5th edition). Boston: Pearson
Education
International. Fariz Arwan. 2010. Pengertian Apache. Diperoleh 09-29-2011 dari http://duniakamu.wordpress.com/2010/02/22/pengertian-apache/. Indrajani. (2009). Sistem Basis Data dalam Paket Five In One. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kai Seidler. 2011. XAMPP. Diperoleh 09-29-2011 dari http://www.apachefriends.org/en/xampp.html. Welling, Luke, Thomson, Laura. (2001). PHP and MySQL web development. Addison Weasley Longman. Williams, B.K. & Sawyer, C.S. diterjemahkan oleh Nur Wijayaning Rahayu & Th. Arie Prabawati. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi.(7thedition). Yogyakarta: ANDI. Turban, E., Rainer, K. P. (2005). Introduction to Information Technology. Third Edition. John Wiley & Sons, Inc, USA.
