PENGEMBANGAN MODEL QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS) PADA INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012

PENGEMBANGAN MODEL QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS) PADA INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH Tito Mau Pelu Benjamin*, Yudha Prasetyawan, Ahmad Rusdiansyah Program Pasca Sarjana, Bidang Keahlian Manajemen Kualitas dan Manufaktur, Teknik Industri, ITS [email protected] ABSTRAK Quality Management System (QMS) atau yang biasa dikenal dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah suatu sistem yang memuat garis besar kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk meningkatkan dan mengontrol proses yang akhirnya akan menuju pada peningkatan business performance. Oleh sebab itu maka QMS sangat penting bagi setiap industri yang ingin tetap bertahan dalam persaingan yang ada terutama bagi Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Selama ini hanya perusahaan besar saja yang mampu melaksanakan QMS dengan baik. Padahal saat ini jumlah UKM di Indonesia sangat banyak. Penelitian ini akan membuat pengembangan model QMS yang nantinya dapat diterapkan oleh IKM. Pengembangan model QMS dilakukan dengan cara membuat indikator dari variabel-variabel pembentuk QMS yaitu I/F Supplier, I/F Perusahaan atau yang disebut dengan Top Down dan I/F Customer. Untuk mengetahui sampai pada level mana penerapan QMS oleh UKM nantinya, maka juga dibuat maturity level berdasarkan indikator pembentuk QMS yang dibuat. Kata kunci: Quality Management System (QMS), Usaha Kecil dan Menengah (UKM), Sistem Manajemen Mutu (SMM), I/F Supplier, I/F Perusahaan (Top Down), I/F Customer.

PENDAHULUAN Tujuan pelaksanaan Quality Management System (QMS) atau Sistem Manajemen Mutu (SMM) dalam suatu organisasi adalah untuk mengelola berbagai kegiatan dengan pendekatan yang sistematis dan secara berkesinambungan meningkatkan keefektifan sesuai dengan standar internasional yang mengutamakan kebutuhan-kebutuhan stakeholders. Kunci utama dari kebijakan mutu adalah pencapaian kepuasan permanen dan kepercayaan stakeholders. SMM mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Implementasi SMM masih didominasi oleh perusahaan-perusahaan besar. Masih sangat sedikit UKM yang mengimplementasikan SMM, padahal kenyataannya adalah perusahaan besar memerlukan keterlibatan pemasok mereka untuk mensupport implementasi SMM mereka. Sebagian besar pemasok adalah merupakan industri kecil dan menengah (IKM), sehingga UKM harus proaktif dalam menghadapi kompetisi global dan harus lebih efisien dan efektif untuk dapat survive dalam lingkungan bisnis. ISBN : 978-602-97491-4-4 A-41-1


Salah satu jalan menuju itu adalah dengan mengadopsi prinsip-prinsip SMM. Implementasi SMM dapat membantu UKM untuk memanfaatkan sumber daya mereka secara efektif dan efisien, sehingga lebih fokus pada kebutuhan dan harapan pasar. Implementasi pada UKM berbeda-beda tergantung dari ukuran, sumber daya, dan pengalaman mutu. Tetapi paling tidak ada 2 problem utama yaitu keterbatasan financial dan sumber daya teknik (Lee and Oakes, 1995). Pemerintah sendiri telah merencanakan untuk memberikan fasilitas kepada Koperasi, usaha kecil, dan menengah (KUKM) memperoleh sertifikasi Standar Nasional Indonesia (SNI). Pemberian sertifikasi oleh Kementerian Perindustrian (Kemenperin) bertujuan agar KUKM lebih kompetitif dalam menghadapi era perdagangan bebas dengan Asean dan Tiongkok (Asean-Tiongkok Free Trade Agreement/AFTA). Fasilitas ini berupa kemudahan dalam proses kemudahan proses pengurusan SNI (Standard Nasional Indonesia), yang meliputi proses pelatihan dan bantuan dari sisi manajemen agar KUKM bisa mencapai standar (Galeriukm, 2010). Berdasarkan hal tersebut diatas, maka harus disadari bahwa UKM juga sangat perlu manerapkan SMM dan juga memperoleh sertifikasi terhadap penerapan SMM tersebut agar dapat bertahan dalam persaingan global dan menjaga kualitas. Namun untuk menerapkan SMM hingga memperoleh sertifikasi akan sangat menyulitkan UKM. Maka penelitian ini perlu dilakukan agar UKM yang ada di Indonesia dapat menerapkan SMM dan memperoleh sertifikasi. METODE PENELITIAN Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitain ini adalah sebagai berikut: Studi Lapangan

Literatur Review

Identifikasi dan Perumusan Masalah Penetapan Tujuan

Tahap Identifikasi Awal

Pengumpulan Data Awal

Identifikasi Model - TQM ( QA, QC dan QM) - QMS (ISO 9000)

Pengembangan Model: - Identifikasi Indikator QMS - Usulan Model QMS untuk IKM Kesimpulan dan Saran

ISBN : 978-602-97491-4-4

Gambar 1. Flowchart Penelitian A-41-2

Tahap Pengembangan Model


HASIL PENELITIAN Pengembangan Model QMS untuk UKM Model QMS yang ada saat ini sesuai dengan model pendekatan proses pada standar ISO 9000. Gambar dibawah ini menunjukkan model proses dari ISO 9001:2000 terdiri dari empat bagian utama yang tercakup dalam standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000.

Gambar 2. Model Sistem Manajemen Kualitas Berdasarkan Proses (Sumber: Supriyo, 2008) Oleh karena itu rancangan pengembangan QMS ini dilakukan dengan mengacu pada model QMS yang telah ada yaitu terdiri dari Customer Requirement yang kemudian menjadi input bagi perusahaan untuk melakukan Measurement Analysis and Improvement, Management Responsibility, Resource Management, dan Product Realization dan output yang dihasilkan harus memenuhi Customer Satisfaction. Pengembangan model yang dilakukan (agar dapat memenuhi permintaan pelanggan) maka ditambahkan I/F Supplier yang indikatornya terdiri atas pemenuhan supplier terhadap material yang dipesan oleh perusahaan (baik dari segi kualitas, biaya maupun delivery). Dari segi perusahaan, maka dikembangkan I/F Perusahaan yang berisi tentang indikator-indikator yang melibatkan karyawan (man) dalam menetapkan arah dan memenuhi harapan pelanggan (memperbaiki proses kontrol, mengurangi limbah, menurunkan biaya, meningkatkan pangsa pasar, memfasilitasi pelatihan maupun meningkatkan semangat/etos kerja). Bila semua indikator dalam I/F Perusahaan telah terpenuhi maka berikutnya adalah memenuhi I/F Customer yang merupakan output dari perusahaan (menghasilkan produk yang bagus baik itu dari segi kualitas, biaya, waktu pemenuhan, keamanan maupun menjaga hubungan dengan pelanggan) sehingga dapat memenuhi customer satisfaction. Indikator QMS yang sesuai dengan UKM (rancangan model QMS yang dibuat) adalah sebagai berikut: 

I/F Supplier o Kualitas material yang diberikan sangat bagus (S1) o Harga material yang diberikan sangat sesuai (S2) o Waktu pengiriman material selalu tepat waktu (S3)

ISBN : 978-602-97491-4-4 A-41-3


o Pemasok memenuhi perubahan jumlah dan waktu pengiriman dari dengan sangat baik (S4) o Pemasok selalu merespon dengan baik setiap keluhan yang diajukan oleh perusahaan (S5) o Pemasok selalu melakukan perbaikan kualitas layanan maupun produk yang dikirimkan (S6) o Pemasok selalu menjaga hubungan baik dengan perusahaan (S7) o Pemasok selalu melakukan inovasi terhadap material (S8) 

I/F Perusahaan a. Pimpinan perusahaan selalu mempromosikan tentang mutu produk pada konsumen (P1) b. Pimpinan mengkomunikasikan dan menekankan ulang tentang mutu pada semua karyawan (P2) c. Selalu ada informasi yang berguna dalam memperbaiki mutu produk (P3) d. Perencanaan untuk perbaikan mutu dilakukan dengan sangat baik (P4) e. Terdapat sumber daya untuk melakukan perbaikan mutu (P5) f. Semua karyawan terlibat dalam perencanaan mutu (P6) g. Semua karyawan terlibat dalam kerja tim perbaikan mutu (P7) h. Semua karyawan tertantang untuk melakukan perbaikan dan inovasi (P8) i. Semua karyawan dilatih dalam ketrampilan perbaikan mutu (P9) j. Semua karyawan diakui dalam hal perbaikan mutu (P10) k. Perusahaan selalu memotivasi karyawan (P11) l. Perusahaan mengelola sumber daya manusia (pelatihan, penghargaan & pengakuan, kesehatan & keamanan) dengan sangat baik (P12) m. Pelanggan merupakan fokus utama dalam perencanaan proses untuk memproduksi produk dan layanan (P13) n. Perusahaan mengendalikan mutu secara langsung dalam menghasilkan barang dan jasa (P14) o. Perusahaan juga memasukan pemasok dalam perbaikan mutu (P15) p. Perusahaan melibatkan pemasaran, akunting, layanan administratif, dll dalam perbaikan prosesnya untuk memenuhi atau melebihi persyaratan pelanggan (P16) q. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam proses produk dan layanan (P17) r. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam layanan pendukung (P18) s. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam hal pemasok (P19) t. Perusahaan selalu menjaga hubungan baik dengan pelanggan (P20) u. Perusahaan selalu memberikan tanggapan yang baik terhadap keluhan pelanggan (P21) v. Perusahaan selalu memberikan informasi yang tepat kepada pelanggan (P22) w. Perusahaan mengetahui indikator kepuasan pelanggan (P23) x. Perusahaan selalu membuat pelanggan puas terhadap produk maupun layanan (P24) y. Perusahaan selalu mengutamakan kepuasan pelanggan (P25)



I/F Customer

ISBN : 978-602-97491-4-4 A-41-4


a. Pelanggan sangat puas dengan kualitas produk yang diberikan (C1) b. Pelanggan tidak mempermasalahkan harga produk dari perusahaan (selalu terjadi pembelian ulang) (C2) c. Pelanggan jarang mengeluh terhadap waktu pengiriman produk dari perusahaan (C3) d. Pelanggan selalu mendapatkan produk yang sesuai dengan kebutuhan (C4) e. Tidak ada produk yang dikembalikan oleh pelanggan ke perusahaan (karena cacat maupun tidak sesuai pesanan) (C5) f. Pelanggan selalu memperoleh produk dengan kualitas yang diharapkan dan juga mendapatkan layanan yang terbaik dari perusahaan (C6) g. Pelanggan merasa puas akan produk maupun layanan yang diberikan oleh perusahaan (produk dan layanan sesuai dengan harapan pelanggan) (C7) h. Pelanggan selalu menemukan inovasi produk dari perusahaan (C8) Indikator-indikator dalam I/F Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Customer saling terkait satu dengan yang lainnya. Salah satu contoh keterkaitan tersebut adalah bila kualitas material yang diberikan sangat bagus (indikator S1) dan pimpinan perusahaan selalu mempromosikan tentang mutu produk pada konsumen (indikator P1) maka pelanggan akan sangat puas dengan kualitas produk yang diberikan (C1). Total (Quality, Delivery)

Total Man Hour Cost, Delivery, Morale)

Material Cost,

(Quality, Safety,

I/F Perusahaan (25 indikator)

I/F Supplier (8 indikator)

Measurement Improvement

I/F Customer (8 indikator)

Analysis,

Management Responsibility

Customer Requirement

Good Product (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale)

Customer Satisfaction

Resource Management Product Realization Gambar 3. Framework Pengembangan QMS Model QMS untuk UKM Model QMS yang sesuai dengan UKM adalah terdiri dari 3 variabel yaitu I/F Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Customer. Pada setiap variabel terdapat beberapa indikator sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh UKM agar bisa dikatakan sebagai UKM yang memiliki sistem manajemen mutu.

ISBN : 978-602-97491-4-4 A-41-5


Model QMS untuk UKM dalam penelitian ini adalah seperti pada gambar 4 dibawah ini. S1 C6

C7

C5

C8 5

S2

S3

S4 S5

4

C4 C3

S6 S7

3

C2

S8 2

C1

P1

P25

1

P2

P24

0

P3

P23

P4

P22

P5

P21

P6

P20

P7

P19 P18 P17

P8 P9 P10 P16

P15 P14

P13 P12

P11

Gambar 4. Model QMS untuk UKM Pemenuhan indikator tersebut pasti akan berbeda-beda pada setiap UKM (tergantung dari sumber daya yang dimiliki oleh UKM dan juga pemahaman pemilik maupun manajemen UKM terhadap sistem manajemen mutu. Oleh karena itu dari model QMS ini dapat dibuat penilaian dengan menggunakan maturity model agar bisa mengetahui sampai dimana penerapan SMM atau QMS oleh UKM tersebut. Tabel 1. Maturity Level QMS untuk UKM Level 1 (AdHoc) 2 (Initial) 3 (Repeat able)

I/F Supplier Minimal bila dapat memenuhi indikator S1, S2 Minimal bila dapat memenuhi indikator S3 Minimal bila dapat memenuhi indikator S4

Minimal bila dapat memenuhi indikator S5, S7 Minimal bila dapat 5 (Optimized) memenuhi indikator S6, S8 4 (Managed)

I/F Perusahaan Minimal bila dapat memenuhi indikator P3, P4 dan P5 Minimal bila dapat memenuhi indicator P1, P22 dan P23 Minimal bila dapat memenuhi indikator P2, P11, P12, P13, P14, P15, P24 Minimal bila dapat memenuhi indicator P6, P7, P9, P10, P21, P25 Minimal bila dapat memenuhi indikator P8, P16, P17, P18, P19, P20

ISBN : 978-602-97491-4-4 A-41-6

I/F Customer Minimal bila dapat memenuhi indikator C3 Minimal bila dapat memenuhi indikator C2, C4 Minimal bila dapat memenuhi indikator C1, C5 Minimal bila dapat memenuhi indikator C6, C7 Minimal bila dapat memenuhi indikator C8


KESIMPULAN Kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Permasalahan yang dialami oleh UKM dalam memperbaiki kualitas produk maupun jasa yang dibuat adalah belum memiliki manajemen yang baik (yang mengerti tentang sistem manajemen mutu dan layanan) sehingga sebagian besar UKM belum memiliki standard mutu yang baik. 2. Hambatan atau kendala yang dialami oleh UKM dalam menerapkan sistem manajemen mutu adalah kurangnya pengetahuan tentang sistem manajemen mutu (belum memiliki manajemen yang baik). 3. Variabel mutu yang sesuai dan penting bagi UKM dalam mencapai standard mutu adalah I/F Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Customer. I/F Supplier terdiri atas pemenuhan supplier terhadap material yang dipesan oleh perusahaan (baik dari segi kualitas, biaya maupun delivery). I/F Perusahaan terdiri atas melibatkan karyawan (man) dalam menetapkan arah dan memenuhi harapan pelanggan (memperbaiki proses kontrol, mengurangi limbah, menurunkan biaya, meningkatkan pangsa pasar, memfasilitasi pelatihan maupun meningkatkan semangat/etos kerja). I/F Customer terdiri atas menghasilkan produk yang bagus baik itu dari segi kualitas, biaya, waktu pemenuhan, keamanan maupun menjaga hubungan dengan pelanggan. DAFTAR PUSTAKA Easton, G.S. dan Jarrel S.L., 1998, The Effect on Total Quality Management on Corporate Performance : An Empirical Investigation. Journal Bussiness. 71 (2). Ek, Lim Teow dan Niew Bok Cheng, 1997. Quality Management Systems : Assestment to ISO 9000:1994 Series, Prentice Hall. Feigenbaum, Armand Falin, 1991, Total quality Control, 3rd ed., New York : Garrison, Mc Graw Hill. Galeriukm, 2010, Manajemen Mutu Bagi Usaha Kecil dan Menengah, 20 April 2011. Gasperz, Vincent. (2001), ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Hillson, D., 1997, Towards a Risk Maturity model, International Journal of Project & Business Risk Management, Volume 1, Issue 1, pages 35-45. Juran, J.M. dan Frank M. Gryna, 1993, Quality Planning and Analysis : From Product Development to Use, 5th Ed, Cincinnati, Ohio : South-Western Publishing, Co. Kesuma, N.E., Faradina, C., Hapsari, R., Hutami, R., Saputra, K.A., 2011, Pemahaman Konsep dan Penyusunan Quality Management System pada Industri Pangan dengan Penerapan 3Q, Jurnal dan Buletin Manajemen Mutu dan Pangan No. 17 Vol. 1.

Lai, H. (1996), ISO 9000 Quality Management Systems: Guidelines for Enterprises in Developing Countries, 2nd ed., International Trade Centre and ISO, Geneva.

ISBN : 978-602-97491-4-4 A-41-7


Lee, G.L., Oakes, L., 1995, The Pros and Cons of Total QualityManagement for Small Firm Manufacturing: Some Experience Down The Supply Chain, Total Quality Management, Vol. 6 No. 4, PP. 413-426.

ISBN : 978-602-97491-4-4 A-41-8

PENGEMBANGAN MODEL QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS) PADA INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH

Recommend Documents