MANAJEMEN PELATIHAN (Pengelolaan Anggaran Diklat)
Pengelolaan program pelatihan tidak jauh berbeda dengan pengelolaan sebuah proyek atau program tertentu. Akan tetapi, seringkali pengelolaan program pelatihan dianggap sebagai suatu yang sederhana hingga banyak dikesampingkan. Hal ini ditengarai dengan "tingkat keseriusan dan komitmen" berbagai pihak. Banyak pihak lebih memperhatikan dan lebih menguntungkan "mengelola proyek fisik" daripada "proyek pengembangan sumber daya manusia melalui program pelatihan". Di samping itu, tercermin pula dalam "penyediaan atau alokasi dana" yang relatif kecil untuk komponen pelatihan, baik pelatihan bagi staf maupun pelatihan bagi kelompok sasaran. Dengan kata lain “management training” atau “pengelolaan pelatihan”, yakni proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang berupa kegiatan memahirkan.
Prinsip-prinsip Pelatihan Pengetahuan, pemahaman, sikap, dan keterampilan atas sesuatu oleh seseorang senantiasa diperoleh melalui proses belajar. Proses belajar dapat dilakukan dengan sengaja dapat juga tanpa rencana. Proses belajar itu dapat secara terprogram (seperti dalam pendidikan formal di persekolahan dan pendidikan nonformal seperti di masyarakat) maupun tanpa program (seperti dalam pendidikan informal di keluarga). Belajar diperlihatkan melalui perubahan tingkah laku sebagai hasil pengalaman, yang diperoleh pembelajar melalui interaksi dengan lingkungannya dalam rangka memenuhi kebutuhan hidupnya. Perubahan tingkah laku dalam belajar memiliki enam karakteristik, yakni (1) terjadi secara sadar, (2) bersifat kontinu dan fungsional, (3) bersifat positif dan aktif, (4) besifat permanen, bukan sementara, (5) bertujuan atau terarah, dan (6) mencakup seluruh aspek tingkah laku. (Surya & Amin, 1984:13-15). Dengan demikian, belajar merupakan proses psik-fisiologis yang mengubah tingkah laku individu, yang berupa kemampuan aktual dan potensial, yang berlaku dalam waktu yang relatif lama, dan diperoleh dengan usaha sadar (Sudjana & Rivai, 2003:36; Brown, 1994:7). Proses pembelajaran yang dilakukan oleh pengajar dan pembelajar seringkali digunakan istilah pendidikan, pembinaan, dan pelatihan. Pendidikan mengacu kepada komunikasi yang terorganisasi dan diarahkan untuk menumbuhkan kegiatan belajar; pembinaan mengacu kepada usaha, tindakan, dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna dan berhasil guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik; sedangkan pelatihan mengacu kepada usaha, proses, atau kegiatan yang dilakukan untuk mencapai keterampilan.
Prosedur Pengelolaan Pelatihan Sebagai suatu proses, istilah manajemen atau pengelolaan pelatihan bergamitan dengan trisula aktivitas, yakni (a) perencanaan, (b) pelaksanaan, dan (c) evaluasi (Davies, 1976). Dari ketiga komponen tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa langkah kegiatan bergantung pada pendekatan yang digunakan. Di antara kita telah berpengalaman dalam mengelola "sesuatu kegiatan", baik sebagai Pimpinan Proyek (PIMPRO) maupun sebagai salah satu staf organisasi. Pada dasarnya Mengelola Pelatihan (Managing Training) tidak ada bedanya dengan Mengelola Proyek yang sudah kita kenal selama ini. Pada umumnya Daur Manajemen Pelatihan dapat dibagankan sebagai berikut. Prosedur pengelolaan pelatihan secara hierarkis dapat diuraikan sebagai berikut : Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan Melakukan analisa kebutuhan pelatihan, baik kebutuhan pelatihan kelembagaan, kesatuan unit, maupun individu. Di sisi lain, langkah ini disertai pula dengan identifikasi sumber daya yang dimiliki sehingga memungkinkan permasalahan tersebut dapat dipecahkan.
Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas Menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit manakah atau siapa saja dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan dengan jalan melakukan analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis tugas, uraian tugas, dan analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan analisis terhadap pengetahuan, keterampilan yang dibutuhkan untuk memenuhi "standar" yang diharapkan dalam uraian tugas yang ada. Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta Pelatihan Berdasarkan hasil analisis jabatan dan tugas, maka dapat menetapkan "siapa" atau "calon peserta" yang potensial untuk mengikuti program pelatihan. Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan Dari langkah-langkah tersebut, maka dapat dilakukan identifikasi “isi” atau “materi” pelatihan yang diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan berdasarkan uraian tugas dan tujuan organisasi. Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus Pelatihan Dalam mendasain kurikulum dan merencanakan program pelatihan, hendaknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak terkait, terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna "menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca pelatihan. Hal ini adalah kunci keberhasilan program pelatihan.
Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan program pelatihan, antara lain: (1) latar belakang kegiatan, (2) tujuan pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu dan tempat pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7) susunan panitia pelaksana; (8) tata tertib; dan (9) nara sumber. Langkah 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan (TOR) Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan mendeskripsikan tujuan dan struktur mengenai suatu kegiatan, panitia, pertemuan, negosiasi, atau kesepakatan untuk bekerja sama mencapai tujuan bersama. Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan Dalam pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator, peserta dan prasarana pendukung lainnya. Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut sangat penting untuk mengetahui berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan, baik penyelenggaraan pelatihan maupun proses yang terjadi (Stufflebeam & Shinkfield, 1985). Dalam melakukan penilaian terdapat kegiatan menentukan nilai suatu program (judgement). Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui manfaat dan dampaknya.
ANGGARAN (FUNDING) DAN LOGISTIK (SARANA/PRASARANA, LAYANAN) Anggaran merupakan rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan dan merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan moneter untuk jangka waktu tertentu. Anggaran pelatihan disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan yang telah tersusun dalam program pelatihan yang biasanya telah disusun pada masa penyusunan anggaran tahunan perusahaan. Anggaran disusun baik untuk pelatihan yang sifatnya public training maupun inhouse training. Penyusunan anggaran untuk public training dapat dilakukan dengan mengacu pada kalender atau jadwal public training yang ditawarkan oleh pihak ketiga. Sedangkan penyusunan anggaran inhouse training mengacu pada usulan pelatihan-pelatihan yang diajukan dari berbagai unit (departemen) maupun program yang telah disusun oleh bagian pelatihan.
Tujuan penyusunan anggaran pelatihan : 1. Memberikan batasan atas jumlah dana yang digunakan 2. Merinci jenis sumber dana sehingga dapat memudahkan pengawasan 3. Merasionalkan sumber dana dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal. 4. Menyempurnakan rencana yang telah disusun karena dengan anggaran, lebih jelas dan nyata terlihat 5. Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan biaya. Manfaat Anggaran : 1. 2. 3. 4. 5.
Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama. Dapat memotivasi pengelola pelatihan karena ada tujuan/sasaran yang akan dicapai Menimbulkan rasa tanggung jawab pengelola pelatihan Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu Sumber daya yang dapat dimanfaatkan seefisien mungkin
USULAN INHOUSE TRAINING
PEGAWAI Menginput usulan program training hasil diskusi dengan atasan/unit head
UNIT HEAD Unit head mereview, memastikan usulan sesuuai hasil diskusi & memberikan persetujuan
Dalam pelaksanaan training perlu diperhatikan : a. Unsur kediklatan Komitmen Pimpinan Program Pelatihan (kurikulum, silabus, modul/bahan ajar) Peserta Pengajar Metode Logistik (Sarana/prasarana) Layanan Network
BAGIAN DIKLAT Bagian Diklat mengevaluasi usulan training & memberikan persetujuan . Seluruh usulan yang telah disetujui akan menjadi dasar dalam penyusunan anggaran Pendidikan dan Pelatihan
Anggaran Evaluasi Sertifikat (STTPL) b. Perencanaan Anggaran Perencanaan anggaran dilakukan dengan mengusulkan kebutuhan anggaran melalui proposal. Proposal akan dibahas dan dievaluasi oleh pengelola pelatihan untuk diajukan kepada pemegang keputusan dengan tujuan mendapatkan persetujuan anggaran dan pelaksanaannya. c. Struktur Anggaran Diklat - Peserta (transport, honor) - Pengajar (jam pelajaran, honor, transport) - Panitia (honor) - Akomodasi - Konsumsi - Bahan : materi (bahan ajar), alat tulis - Sertifikat d. Muatan Rencana Kegiatan - Perencanaan diklat - Persiapan kurikulum/modul/bahan ajar/bahan tayang - Penetapan tenaga pengajar - Seleksi peserta - Pemangilan peserta - Pelaksanaan diklat - Praktek kerja lapangan - Evaluasi diklat e. Usulan Anggaran Diklat Berikut contoh form pembuatan anggaran diklat : Usulan diklat (jenis-jenjang)
f.
alasan
anggaran
komitmen (angkatan)
Logistik - Sarana/prasarana : LCD, laptop, papan tulis/whie board, alat tulis, penghapus, daftar hadir, ruangan dan penginapan.
-
Layanan administrasi Layanan kesehatan Layanan makan Layanan rekreasi Layanan konsultasi/bimbingan/coaching Perijinan selama belajar
sarana
prasarana
layanan
Penanggung jawab
Form Monitoring Logistik Pelatihan
BIAYA PELATIHAN Biaya yang dapat ditimbulkan dalam suatu penyelenggaraan pelatihan antara lain : Needs assessment: biaya ini tidak selalu diperhitungkan karena hanya timbul apabila memang program training didahului dengan kegiatan needs assessment yang membutuhkan biaya yang signifikan. Design and development: biaya ini dikeluarkan dalam rangka mendesain dan membangun program training yang biasanya diperhitungkan secara prorata selama satu atau dua tahun, kecuali apabila program training tersebut diperkirakan tidak akan berubah dalam jangka waktu lama. Acquisition: biaya ini dikeluarkan apabila program training dibeli dari pihak ketiga, meliputi antara lain pembelian materi, lisensi, biaya sertifikasi, serta biaya‐biaya lain yang terkait dengan hak untuk menyelenggarakan training tersebut. Delivery: komponen biaya ini merupakan yang terbesar dibandingkan biaya‐biaya lainnya, meliputi salaries of trainers, program materials, travel and meals, serta facilities yang digunakan. Evaluation: biaya ini dikeluarkan pada saat dilakukan evaluasi training khususnya Level 3 dan Level 4 yang dilakukan setelah eks‐peserta kembali ke tempat kerjanya masing‐masing, meliputi biaya yang terkait dengan penyusunan dan pengiriman kuesioner serta survey yang dilakukan. Overhead: biaya ini sebenarnya tidak terkait langsung dengan penyelenggaraan program training tertentu dan relatif sulit untuk diperkirakan secara tepat, di samping nilainya yang tidak terlalu signifikan dalam perhitungan biaya penyelenggaraan suatu training.
