PENGELOLAAN PROGRAM STUDI Dra. Nunun Tri Widarwati, M.Hum. Program Studi Pendidikan Bahasa Inggris FKIP Univet Bantara Jl. Sujono Humardani No. 1 Sukoharjo 57521 Telp. (0271) 593156 Faks. (0271) 591065. Abstrak Program Studi yang dikelola secara professional akan menghasilkan lulusan yang handal dan dapat berperan di masyarakat secara luas. Untuk menjawab tantangan global tersebut, Program Studi harus bisa membuktikan melalui manajemen, tata kelola dan kesehatan organisasi. Tata kelola yang lebih spesifik diterjemahkan ke dalam bentuk pengelolaan program-program studi. Kesehatan organisasi Program Studi akan ditentukan oleh aspek kesehatan bidang akademik dan keuangan. Jika kedua aspek ini tercapai, maka akan berdampak aspek sumber daya manusianya. Sistim tata kelola Program Studi yang sehat akan menganut kebebasan otonomi. Kebebasan otonomi itu sangat terkait dengan otonomi akademik, finansial dan manajemen. Ketiga unsur tersebut menjadi tiga serangkai mutiara dalam membuat sebuah Program Studi akan bisa memenuhi harapan masyarakat. Manajemen yang lebih krusial dalam pengelolaan Program Studi terletak pada akademik yang bersifat lentur, akuntabilitas dan terukur. Salah satu dari aspek akademik yang sangat penting terletak pada program studi yang ada. Program studi tersebut sebagai cerminan yang membentuk jati diri calon sarjana dan cendikiawan ke depan. Di program studi inilah nantinya menjadi barometer bagi kualitas lulusannya. Kata Kunci : Program Studi, Keuangan, Akademik, Manajemen
Pendahuluan Pengelolaan Program Studi di era persaingan yang ketat sekarang ini bukan persoalan mudah. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan agar lembaga pendidikan tinggi tersebut mampu bersaing dan tetap eksis. Faktor yang paling menonjol, bahwa sekarang ini pengguna atau stakeholder dihadapkan pada banyak pilihan Program Studi, baik negeri maupun yang dikelola swasta. Dengan banyaknya pilihan tersebut, pengguna (user) akan lebih selektif dan kritis dalam menentukan pilihannya dan tentu saja, Program Studi yang menjanjikan masa depan bagus akan menjadi prioritas mereka. Sebuah Program Studi berkualitas tentu banyak parameternya, baik yang bersifat hardware, seperti pergedungan, sarana dan prasarana maupun sifatnya software, yakni dari konten akademiknya. Secara mikro, untuk mewujudkan sebuah program studi yang benar-benar berkualitas dalam sebuah Program Studi dibutuhkan banyak sarana. Sarana itu bisa bersifat tangible, misalnya tempat kuliah yang representatif, peralatan laboratorium yang memadai, infrastruktur yang mendukung dan masih banyak lagi. Sementara yang berupa aset intangible berupa sumber daya manusia dengan segala permasalahan di dalamnya. Aset intangible ini sering kurang mendapat perhatian serius dari pengelola Program Studi karena secara umum asset ini tidak kasat mata namun dampak yang ditimbulkannya amat besar. Sebuah Program Studi yang hanya mengandalkan aspek fisik saja, sudah dapat dipastikan akan berguguran satu demi satu seiring dengan 115
Nunun Tri Widarwati. Pengelolaan Program Studi
perubahan jaman. Dalam hal ini, perguruan tinggi swasta yang paling terpukul karena secara umum, seluruh usaha dan upaya ditanggung secara mandiri dan sedikit yang mengandalkan bantuan pemerintah. Di samping itu, secara umum, sebagian besar masyarakat pengguna (user) dalam hal ini para mahasiswa di Indonesia masih menjatuhkan pilihan pertamanya pada Perguruan Tinggi Negeri (PTN) dibanding swasta. Dengan demikian, persaingan antara Perguruan Tinggi Swasta (PTS) satu dengan yang lain semakin ketat. Ini merupakan tantangan tersendiri yang harus dihadapi secara riil. Menjawab Tantangan Program Studi Di Era Global Sebagai gambaran bahwa Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN), telah diberi kewenangan penuh untuk mengelola Program Studi meliputi pembukaan, penyelenggaraan, dan penutupan Program Studi. Kewenangan tersebut tentu diperlukan rambu-rambu, baik yang bersifat normatif-konseptual maupun normatif-operasional agar tidak terjadi penyelenggaraan Program Studi yang menyimpang dari dan keilmuan. Rambu-rambu ini yang menjadi pandom atau pedoman yang harus ditaati secara benar. Sebagaiman yang termaktub dalam tujuan dan landasan formal yang dijadikan acuan dalam penyelenggaraan Program Sudi adalah Kepmendiknas 232/U/2000. Yang dimaksud dengan pendidikan akademik adalah pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau kesenian dan diselenggarakan oleh sekolah tinggi, institut, dan universitas. Sementara itu, di dalamnya terdapat beberapa pengertian baku antara lain program studi, hakekat pembukaan program studi, kriteria penilaian, persyaratan program studi, pendekatan pendirian program studi, etika pendirian, dan tahapan pendirian program studi. Keseluruhan prosedur ini akan menjadi barometer bahwa pengelolaan program studi ini benar-benar menerapkan profesionalisme berbasis akademik. Dengan demikian, jika aturan formal tersebut ditaati secara tertib, maka Program Studi tersebut aka terukur kualitasnya dengan menempuh proses secara benar. Oleh karena itu, tidak akan muncul kesan dan anggapan adanya perguruan tinggi “papan nama” atau bahkan perguruan tinggi fiktif yang belakangan ini diresahkan oleh kalangan akademisi dan masyarakat. Pengertian Program Studi di sini secara eksplisit sebagai kesatuan rencana belajar yang digunakan untuk pedoman penyelenggaraan pendidikan yang diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar mahasiswa dapat menguasai pengetahuan, keterampilan, dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum tersebut. Dengan demikian, Program Studi menjadi suatu entitas yang dijadikan acuan mahasiswa untuk mendalami disiplin ilmu tertentu, yang membedakan dengan disiplin ilmu yang lain. Sementara itu, hakekat dari pembukaan program studi didasarkan pada pentingnya untuk memberi jawaban terhadap tuntutan jaman ke depan yang berlandaskan pada permintaan pasar kerja (market driven) dan atau hasil perenungan terhadap visi keilmuan (scientific vision). Permintaan pasar kerja (market driven) dan kondisi bursa lapangan kerja (market share) menjadi salah satu faktor penting yang harus mendapat prioritas Program Studi. Salah satu indikasi sebuah Program Studi memiliki nilai daya saing dan akreditasi bagus memang juga ditentukan sejauh mana lulusannya mampu terserap di dunia kerja. Dengan kata lain, sebuah Program Studi yang lulusanya banyak menganggur akan dijauhi oleh masyarakat. Akibatnya Program Studi tersebut cepat atau lambat akan tutup dengan sendirinya. Yang tidak kalah 116
WIDYATAMA
No.2 / Volume 21 / 2012 WIDYATAMA
penting, bahwa sebuah Program Studi didirikan bertujuan untuk menghasilkan lulusan agar memiliki kompetensi dalam bidang ilmu tertentu (spesifik) dan sesuai dengan jenjang pendidikan yang telah ditentukan oleh jurusan atau fakultas. Oleh karena itu, peran fakultas dan jurusan sangat penting untuk menentukan, membentuk dan merancang kurikulum sesuai disiplin cabang keilmuan, sehingga pada akhirnya tidak akan terjadi mismatch bagi lulusannya. Untuk mengetahui sebuah program studi telah benar di dalam rel akademiknya, maka diperlukan kriteria penilaian atau indikasi evaluasi yang terukur dan visible. Kriteria penilaian program studi tersebut diarahkan kepada visi, misi, tujuan dan sasaran program studi. Disamping itu, kriteria penilaian program studi juga dimaksudkan untuk mengukur kinerja program studi dalam segala komponennya. Aspek yang hendak dicapai dari kriteria di atas adalah sasaran dan tujuan. Jadi, sasaran dan tujuan menjadi dasar kinerja untuk menyelenggarakan suatu Program Studi tertentu. Sebuah Program Studi harus memiliki arah yang jelas, bagaimana profilenya, konten isinya dan seperti apa lulusan yang dikehendaki. Oleh karena itu, sebuah program studi memiliki persyaratan tertentu. Persyaratan itu secara umum bahwa Program Studi harus memiliki persyaratan aspek hukum penyelenggaraan, dan pengakuan. Aspek hukum ini harus ditunjukkan dengan Surat Keputusan Pendirian Program Studi oleh Lembaga yang berwenang. Aspek penyelenggaraan ditunjukkan oleh Surat Keputusan Pengangkatan Pengelola Program Studi dengan adanya pengakuan ditunjukkan dengan Surat Keputusan Hasil Akreditasi tersebut. Aspek hukum diperlukan ini sangat untuk menghindari berdirinya Program Studi yang tidak didasarkan pada visi keilmuan yang dirancang oleh Jurusan atau Fakultas, tidak hanya didasarkan pada permintaan pasar yang bersifat sesaat (instant) bahkan keinginan pribadi, kepentingan golongan, politik praktis jangka pendek atau kepentingan sekelompok orang (personal interest). Di samping aspek hukum, aspek penyelenggaraan mendapat perhatian serius dalam pendirian Program Studi. Aspek penyelenggaraan diperlukan untuk memberikan mandat penuh kepada seseorang atau sekelompok orang agar Program Studi diselenggarakan sesuai dengan keilmuan dan kelembagaan yang telah ditetapkan Jurusan atau Fakultas. Berkaitan dengan aspek penyelenggaraan, yang tidak kalah penting adalah aspek pengakuan. Aspek pengakuan ini diperlukan untuk menjamin dan membuktikan bahwa Program Studi telah diselenggarakan dengan sistem manajemen mutu yang baik sehingga dapat menghasilkan lulusan yang diakui kompetensi dan karakternya oleh masyarakat karena masyarakatlah sebagai pengguna dan penilai sebuah program studi berkualitas atau tidak. Masyarakat adalah subjek utama yang menilai sebuah program studi sehingga akan bisa dijadikan salah satu indikasi untuk mengukur grafik peminat program studi tersebut dalam sebuah Program Studi. Aspek pengakuan tersebut sangat berhubungan dan relevan dengan pendekatan yang digunakan Program Studi untuk mendirikan dan mengelola program studi. Pendekatan Pendirian Program Studi, setidaknya menyangkut tiga aspek. Ketiga aspek itu dapat diterangkan bahwa pertama; pendekatan untuk mendirikan Program Studi harus berdasar visi keilmuan (scientific vision). Kedua; bahwa pendekatan untuk mendirikan Program Studi harus berdasar permintaan pasar dan ketiga; bahwa mendirikan Program Studi harus berdasar kombinasi dari keduanya. Pembentukan Program Studi berdasar scientific vision. Artinya bahwa program studi yang dibuka harus memiliki visi ke depan yang berbasis penelitian akademis secara ilmiah dan bisa dikembangkan secara terus menerus (continuous improvement) sesuai dengan WIDYATAMA
117
Nunun Tri Widarwati. Pengelolaan Program Studi
kebutuhan dan perubahan jaman. Ini berarti bahwa Program Studi harus dibentuk melalui kajian mendalam berdasarkan visi keilmuan ke depan yang bermuara pada azas manfaat bagi kesejahteraan masyarakat. Bertolak dari hal tersebut, maka pendirian Program Studi berdasar (tuntutan dan permintaan pasar (market demand) yang lebih cenderung mempertimbangkan aspek kebutuhan pasar dalam kurun waktu yang relatif pendek, menengah dan panjang dengan basis pertimbangan pengembangan keilmuan. Dalam pendirian Program studi, suatu Program Studi juga harus mengikuti etika yang mencakup hal-hal antara lain: taat azas, kebebasan ilmiah dan akuntabilitas dan adanya penilaian kinerja. Program Studi harus dibentuk melalui prosedur dan aturan yang diberlakukan oleh Pemerintah dan Program Studi. Disini, Ketua Program Studi bertanggungjawab kepada Jurusan dan atau Fakultas atas kualitas pelaksanaan proses pembelajaran sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Sementara kaitannya dengan kebebasan ilmiah dan akuntabilitas, maka setiap Jurusan /Fakultas harus merancang Program Studi agar setiap mahasiswa dan dosen memiliki kebebasan akademik untuk mengembangkan dan mempertanggungjawabkan kedalaman substansi keilmuan melalui penelitian dan pendidikan secara professional, mandiri, bermartabat dan berguna bagi masyarakat luas. Begitu besar tuntutan yang diemban, maka penilaian terhadap kinerja menjadi mutlak adanya. Oleh karena itu, Ketua Program Studi secara periodik harus melaksanakan penilaian terhadap kinerja dosen (pembimbingan, pendidikan dan penelitian). Penilaian kinerja Program Studi (melalui Evaluasi Diri) dan keberadaan alumni (melalui tracer study). Alumni memiliki peran penting bagi pengembangan program studi dengan sumbangan-sumbangan pemikirannya. Peran alumni sebagai stakeholder di lapangan mengerti benar apa saja yang sesungguhnya dibutuhkan oleh masyarakat dengan keberadaan program studi di Program Studi. Pengalaman sejarah telah membuktikan bahwa mayoritas Program Studi maju di luar negeri berkat sumbangsihnya alumni yang tersebar di berbagai belahan dunia. Oleh karena itu, temu alumni yang diikat dalam ikatan alumni Program Studi dan dikelola secara professional akan mampu mengangkat Program Studi tersebut secara signifikan. Bagaimana Mengelola Program Studi Secara Profesional Universitas yang di dalamnya terdapat fakultas dan jurusan dapat diibaratkan sebuah rumah besar yang di dalamnya berisi bermacam-macam barang. Barang tersebut ada dua jenis, yakni benda mati dan benda hidup. Secara lebih ektrim, di dalamnya ada dua aset, yakni aset yang bisa dilihat (tangible asset) dan yang tidak terlihat (intangible asset). Keduanya memiliki peran yang sama pentingnya. Oleh karena itu sehebat apapun nama fakultas dan Program Studi maupun jurusan jika di dalamnya tidak terdapat manusia terampil dan professional, maka tidak banyak yang bisa diharapkan. Mengelola Program Studi memang pekerjaan berat tetapi dampak yang ditimbulkan sangatlah besar meskipun sering perlu waktu yang relatif lama. Sebagai ilustrasinya, sebuah Program Studi terkenal tidak muncul dengan tiba-tiba, akan tetapi melalui perjalanan sejarah yang panjang. Ketika ada seorang memegang jabatan sangat penting dan strategis di dalam pemerintahan, maka dia menjadi magnet bagi lembaga pendidikannya untuk meningkatkan citra pamornya. Dengan nama besar seorang alumni akan berdampak pada pengangkatan nama almamater dimana dahulu yang bersangkutan menempuh pendidikan. Dampak bagi lembaga pendidikan adalah tumbuhnya minat masyarakat untuk belajar di lembaga pendidikan tersebut. Salah satu aspek yang membuat seorang alumni sukses, disamping kemampuan individu yang 118
WIDYATAMA
No.2 / Volume 21 / 2012 WIDYATAMA
bersangkutan dan lingkungan yang mendukung, kualitas program studi juga menjadi pemicunya. Dengan argumentasi sederhana sebagaimana dipaparkan di atas, dapat ditarik benang merahnya bahwa pengelolaan Program Studi menjadi sangat vital bagi suksesnya proses pembelajaran di Program Studi. Pengelolaan Program Studi di Perguruan Tinggi tidak terlepas dari Visi – Misi yang diemban oleh Perguruan Tinggi tersebut. Sementara visi - misi tidak bisa dilepaskan dengan sasaran dan tujuan. Visi Program Studi dirumuskan secara relevan dengan visi Jurusan, Fakultas dan Universitas. Visi merupakan rumusan kehendak yang mendasari dan menjadi rujukan dalam menentukan tujuan atau keadaan masa depan yang secara khusus diharapkan dalam kurun waktu tententu, serta mengandung apresiasi dan merujuk etika Program Studi yang mewarnai rumusan misi dan semua upaya untuk mewujudkannya. Visi merupakan apa yang dicita-citakan, sedang misi Misi Program Studi merupakan penjabaran Visi Program Studi dalam bentuk rumusan tugas, kewajiban dan rancangan tindakan yang jelas dan spesifik sekaligus sebagai pembeda dengan Program Studi lainnya. Misi dapat dijadikan arahan bagi pengembangan kegiatan tridharma (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). Misi merupakan cara bagaimana mewujudkan visi, sehingga dari garis-garis besar haluan akademik di dalam rumah besarnya visi diterjemahkan kedalam elaborasi misi. Dari Visi global tersebut diurai ke dalam misi yang lebih terperinci dan terukur. Dari visi – misi tersebut langsung kepada sasaran. Sasaran Program Studi merupakan rumusan yang jelas dan spesifik mengenai profil kemampuan dan karakteristik lulusan Program Studi yang berkriteria “berhasil”. Dari sasaran inilah parameter kelulusan dapat dilihat karena pata tahap ini sifatnya sudah focus. Setelah sasarannya jelas, maka tujuan yang akan dicapai semakin lebih visible.Tujuan Program Studi merupakan rumusan pernyataan mengenai hasil belajar khusus yang diharapkan dalam bentuk: (1) pengetahuan dan pemahaman bidang ilmu tertentu (subject specific knowledge and understanding), (2)keterampilan pokok, termasuk keterampilan kognitif, profesional dan praktis yang berkaitan dengan bidang ilmu khusus tertentu, (3)sikap akademik, sosial, pribadi dan professional, (4)Posisi Program Studi Baru di tingkat Jurusan, Fakultas, Universitas, Nasional dan Internasional, (5)Uraian secara singkat tentang posisi atau kedudukan Program Studi yang diusulkan di tingkat Jurusan, Fakultas, Nasional maupun Internasional, (6) Profil, Kualifikasi dan Kompetensi Lulusan, (7) Kebutuhan Jumlah Lulusan di Tingkat Nasional dan Internasional dan (8)Uraian secara singkat tentang prediksi jumlah lulusan yang dibutuhkan ditingkat nasional dan internasional. Profil, Kualifikasi dan Kompetensi Lulusan Menjadi sangat urgen kita membicarakan profil, kualifikasi dan kompetensi lulusan ketika dikaitkan dengan pengelolaan Program Studi yang baik. Gambaran singkat tentang profil, kualifikasi dan kompetensi lulusan yang akan dihasilkan dari Program Studi yang diusulkan. Profil lulusan merupakan suatu deskripsi singkat yang menggambarkan tentang peran lulusan suatu Program Studi misalnya sebagai guru, manajer, laboran dan lain sebagainya. Kualifikasi: pendidikan khusus untuk memperoleh suatu keahlian yang diperlukan dalam rangka melakukan suatu pekerjaan tertentu. Sementara kompetensi menurut Keputusan Mendiknas Nomor 045/U/2002 adalah seperangkat tindakan cerdas, penuh tanggung jawab yang dimiliki seseorang WIDYATAMA
119
Nunun Tri Widarwati. Pengelolaan Program Studi
sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugastugas di bidang pekerjaan tertentu. Kompetensi lulusan dirumuskan melalui kajian yang mendalam berdasarkan masukan dari berbagai stakeholder, kemudian diwujudkan melalui proses pembelajaran yang telah disusun atas dasar kurikulum. Oleh karena itu dapat dipertegas bahwa kurikulum tidak sekedar susunan matakuliah yang harus diberikan pada peserta didik, tetapi juga meliputi method of delivery matakuliah/praktikum sampai pada proses assessmentnya. Hal ini secara implisit dan eksplisit meneguhkan bahwa setiap matakuliah atau praktikum dalam kurikulum akan membekali lulusan untuk kompetensi tertentu (misalnya kognitif, afektif, atau psikomotorik). Penutup Lahirnya Program Studi di suatu Perguruan Tinggi sebagai sebuah tuntutan untuk mencetak manusia intelektual, terdidik dan berkepribadian. Untuk mewujudkan impian tersebut, Program Studi menjadi jawabannya. Namun demikian, publik akan terus mengejar dengan pertanyaan-pertanyaan kritisnya, seperti apa Program Studi yang bisa menghasilkan orang-orang yang berhasil dan sukses seperti di atas. Tentu ini memang membutuhkan jawaban panjang karena harus dibuktikan dengan aksi yang nyata (real action). Kekawatiran publik memang tidak bisa begitu saja dimentahlan bahwa sebagian besar Program Studi menjadi “menara gading” di tengah-tengah masyarakat. Hal ini akan terjawab ketika pengelolaan sebuah Program Studi telah mengikuti pakem yang benar. Fakultas telah ditata dengan tepat dan program studi telah dirancang berdasarkan kebutuhan riil masyarakat pengguna. Ketika Program Studi kekelola dengan benar, maka satu persatu keraguan publik terhadap Program Studi akan bisa diminimalisir. Satu ungkapan yang patut direnungkan dalam mengelola suatu program studi “if good is not enough better is possible”. Dengan demikian, perbaikan terus menerus dalam mengelola Program Studi menjadi kuncinya. Daftar Pustaka Pedoman Pembukaan Pogram Studi Baru. Komisi I Senat Akademik. UGM. Yogyakarta. 2009 Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 519/P/SK/HT/2008.Tentang Pembukaan, Penyelenggaraan dan Penutupan Program studi Pascasarjana Universitas Gadjah mada . Peraturan Rektor UGM No. 477/P/SK/HT/2010 Tentang Perubahan Aturan Rektor UGM No. 519/P/SK/HT/2008 Tentang Pembukaan, Penyelenggaraan dan Penutupan Program studi Pascasarjana
120
WIDYATAMA
