PENGELOLAAN ASET UNIVERSITAS GADJAH MADA
Direktorat Aset 2016
STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT ASET DIREKTUR SEKRETARIS
SUBDIT SARANA SEKSI INVENTARISASI, PENDAYAGUNAAN, DAN PENGHAPUSAN
SEKSI SEPEDA KAMPUS, PARKIR, DAN K3
SUBDIT PRASARANA SEKSI INSTLASI LISTRIK DAN AIR
SEKSI JALAN, TAMAN DAN MAKAM SEKSI GEDUNG, PERUMAHAN DAN LAHAN
DASAR HUKUM (dulu)
UU No. 17/2003 Keuangan Negara
UU No. 1/2004 Perbendaharaan Negara
UU No. 2/2012 Pengadaan Tanah
Dasar Hukum PP No. 6/2006 jo PP 38/2008 Pengelolaan BMN
Perpres 54/2010 jo Perprs 70/2012 Pengadaan Barang dan Jasa
Berbagai Peraturan Menteri Keuangan
DASAR HUKUM (Sekarang) UU No. 1/2004 Perbendaharaan Negara
UU No. 17/2003 Keuangan Negara
UU No. 2/2012 Pengadaan Tanah
Dasar Hukum
PP No. 26 Tahun 2015 Tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan PTN bh
PP. No. 67 Tahun 2013 Tentang Statuta UGM
Peraturan Rektor
Pasal 19
Pasal 19 6) Hasil pengelolaan aset sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan sumber pendapatan PTN Badan Hukum. 7) Ketentuan mengenai tata cara pengelolaan aset sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan peraturan masing-‐masing pimpinan PTN Badan Hukum.
ASAS PENGELOLAAN BMN/U ASAS
KETERANGAN
Fungsional
Sesuai fungsi, wewenang, dan tanggungjawab
KepasRan hukum
berdasarkan hukum dan peraturan perundang-‐ undangan
Transparansi
thdp hak masyarakat dlm memperoleh informasi
Efisiensi
sesuai standar kebutuhan utk menyelenggarakan tupoksi secara opRmal
Akuntabilitas
dapat dipertanggungjawabkan kepada rakyat
KepasRan niai
diperoleh jumlah dan nilai yang pasR (Neraca)
TUJUAN PENGELOLAAN BMN/U YANG AKAN DICAPAI ü Administrasi lengkap ü Nilai Wajar Tertib Administrasi
Tertib Hukum
Tertib Fisik/ Pengelolaan
ü Laporan BMN/U menghasilkan informasi yang memadai ü Sertifikat lengkap a.n. Pemerintah Republik Indonesia cq. K/L ü Penggunaan & pemanfaatan optimal ü Pemindahtanganan & Penghapusan BMN rusak ü Penghematan belanja modal dan belanja pemeliharaan
LINGKUP PENGELOLAAN ASET Perencanaan dan penganggaran Pengawasan/ Pengendalian
Pengadaan
Penatausahaan
Penggunaan
Pemindahtangan
Pemanfaatan Pemeliharaan
Penghapusan
Penilaian
PENGERTIAN
Diperoleh Atas Hasil Pemisahan Aset
BARANG MILIK UNIVERSITAS (BMU)
Perolehan lain yang sah
PENATAUSAHAAN PEMBUKUAN • PEMBELIAN • PENJUALAN • HIBAH • MUTASI • DLL
INVENTARISASI
PELAPORAN
• OPNAME FISIK • CHEK FISIK • SENSUS • DLL
• REKONSILIASI • PENYUSUNAN LAPORAN
PENCATATAN BMU Semua Barang Milik Universitas /Negara wajib dicatat dalam Sismtem Informasi Aset (SIMASET), dahulu Sistem Informasi management Barang Milik Negara (SIMAK BMN).
DOKUMEN TRANSAKSI MASUK PEMBELIAN • Kuitansi • SPK • Kontrak • Dilengkapi dengan rincian barang.
HIBAH MASUK • Berita Acara • Kelengkapan Dokumen (nama barang, type, jmlh, Nilai Barang)
MUTASI MASUK • Berita Acara • Kelengkapan dokumen (jenis brg, perolehan, NUP, jmlh, nilai buku, dll)
DOKUMEN TRANSAKSI KELUAR PENJUALAN
HIBAH KELUAR
• SK PENJUALAN • SK LELANG • RISALAH LELANG • Dilengkapi dengan rincian barang.
• SK PENETAPAN • Kelengkapan Dokumen (nama barang, type, jmlh,Nilai Barang)
MUTASI KELUAR • Berita Acara • Kelengkapan dokumen (jenis brg, perolehan, NUP, jmlh, nilai buku, dll)
APLIKASI PENCATATAN BMN UGM SIMAK BMN 1. Dikembangkan oleh Kementerian Keuangan 2. Wajib diimplementasikan bagi instansi pemerintah 3. Output dimanfaatkan sebagai bahan laporan pengelolaan BMN 4. Desktop Base 5. Sta_s
SIMASET 1. Dikembangkan oleh internal UGM 2. Diimplementasikan untuk mendukung UGM PTN bh 3. Ouput dimanfaatkan untuk kepen_ngan laporan pengelolaan BMU PTN bh 4. WebBase 5. Dinamis sesuai dengan perkembangan kebutuhan PTN bh
PERMASALAHAN PENCATATAN DAN PELAPORAN PERSEDIAAN • Tidak mencatat dan melapor persediaan • Persediaan yang dilaporkan dalam neraca bukan saldo hasil opname fisik • Saldo persediaan belum menggambarkan saldo seluruh unit • Persediaan _dak tercatat sehingga saldo persediaan yang disajikan _dak sesuai dengan kondisi sebenarnya • Terjadi perbedaan saldo dalam neraca, SIMAK BMN, dan hasil opname fisik • Persediaan berpotensi _dak digunakan
PERMASALAHAN PENCATATAN 1. Selisih pencatatan aset dengan keuangan 2. Dokumen kepemilikan masih atas nama pihak lain 3. Barang diketemukan dengan kondisi rusak berat 4. Barang berlebih (Rdak ada dalam dokumen) 5. Barang belum diketemukan
PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI ASET TERINTEGRASI
1/27/16
PENGERTIAN SIMASET SIMASTER adalah sebuah sistem informasi telah dikembangkan dikhususkan untuk pengelolaan Aset UGM sebagai PTN bh antara lain inventarisasi, pemanfaatan (u_lisasi), dan memonitor aset.
1/27/16
MAKSUD Maksud dari dikembangkannya SIMASET SIMASTER ini yaitu untuk mendukung proses pengelolaan aset di UGM PTN bh, yang harapannya datanya bisa dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan dan dimanfaatkan sistem lain di lingkungan kampus
1/27/16
TUJUAN • Terwujudnya pengelolaan aset yang ter_b administrasi, hukum dan fisik • Tersedianya data aset universitas yang handal
1/27/16
RENCANA INTEGRASI SIMASET SIMABEKA SI KERJASA MA
SI-‐PUS
SIMASET SI SEPEDA KAMPUS
SIMKEU
SIMONEV UP
SILAB
PEMANFAATAN ASET Pendayagunaan BMN/U yang _dak dipergunakan sesuai tupoksi dengan _dak mengubah status kepemilikan
TUJUAN PEMANFAATAN Op_malisasi
TUJUAN
PEMANFAATA N ASET
Pengamanan
Meningkatkan Pendapatan
JENIS PEMANFAATAN
SEWA
KERJASAMA PEMANFAATAN
PINJAM PAKAI
BANGUN GUNA SERAH/ BANGUN SERAH GUNA
DEFINISI SEWA • Sewa adalah pemanfaatan BMN/U oleh pihak lain dalam jangka waktu tertentu dan menerima imbalan uang tunai.
PENYEWAAN BMN/U DILAKUKAN DENGAN TUJUAN • mengoptimalkan Pemanfaatan BMN/U yang belum/tidak dilakukan penggunaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi penyelenggaraan pemerintahan negara; • memperoleh fasilitas yang diperlukan dalam rangka menunjang tugas dan fungsi instansi; dan/atau • mencegah penggunaan BMN/U oleh pihak lain secara tidak sah
KETENTUAN PENYEWAAN Penyewaan BMN/U dilakukan sepanjang tidak merugikan negara dan tidak mengganggu pelaksanaan tugas dan fungsi penyelenggaraan pemerintahan negara
TANGGUNG JAWAB PENYEWA • melakukan pembayaran biaya Sewa; • melakukan pembayaran biaya lainnya, jika ada, sesuai dengan peIjanjian dan ketentuan peraturan perundangundangan; • melakukan pengamanan dan pemeliharaan BMN/U yang disewa selama jangka waktu Sewa; • mengembalikan BMN/U yang disewa sesuai kondisi yang diperjanjikan; dan • memenuhi kewajiban lainnya yang diatur dalam perjanjian Sewa
YANG DAPAT MENYEWA BMN/U • • • •
Badan Usaha Milik Negara; Badan Usaha Milik Daerah; Swasta; Unit penunjang kegiatan penyelenggaraan pemerintahan negara; dan • Badan hukum lainnya.
JANGKA WAKTU SEWA • Jangka waktu Sewa BMN/U paling lama 5 (lima) tahun sejak ditandatanganinya perjanjian dan dapat diperpanjang • Jangka waktu Sewa BMN/U dapat lebih dari 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk: a. kerja sama infrastruktur; b. kegiatan dengan karakteristik usaha yang memerlukan waktu sewa lebih dari 5 (lima) tahun; atau • ditentukan lain dalam Undang-Undang. • Jangka waktu Sewa dapat dihitung berdasarkan periodesitas sewa.
BESARAN TARIF SEWA
OBYEK SEWA & CARA HITUNG 1. Sewa Tanah (ST) à 3,33% x luas tanah yang diperhitungkan x harga tanah Rap m2 (audit KPKNL) x konstanta tanah (kt) x konstanta gangguan (kg) 2. Sewa Bangunan (SB) à 6,64% x luas lantai bangunan x harga bangunan Rap m2 (SK Gubernur terbaru) x nilai sisa bangunan (NSB) Tarif sewa tanah dan bangunan = { ST + SB } x konstanta kegiatan usaha (ku) Nilai sisa bangunan dihitung secara linear menurun 2% per tahun tetapi tdk kurang dari 20% Tarif yang dihasilkan dari perhitungan di atas merupakan TARIF MINIMUM
KONSTANTA TANAH (kt) • Badan usaha/ hukum yg didirikan semata-‐mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia à kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah) • Badan usaha yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-‐mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di dalam UGM dan di dalam Provinsi DIY à kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah) • Badan usaha yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-‐mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya hanya di dalam UGM à kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah) • Badan sosial yang didirikan oleh kelompok/ perorangan dan yang melakukan kegiatannya secara Nasional/ Internasional à kt = 2 sd 5 (tergantung pada letak tanah)
KONSTANTA TANAH (kt) • Badan usaha/ badan hukum yg didirikan atas perintah/ mandat pimpinan UGM, sebagian sahamnya dimiliki oleh UGM dan didirikan untuk memberikan layanan kepada sivitas akademika dan ;dak semata-‐mata mencari keuntungan, yang melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia à kt = 1 (_dak tergantung pd letak tanah)
PETA KONSTANTA TANAH (kt) Zona 4 Zona 3
KONSTANTA KANGGUAN (kg) • Berlaku untuk semua bentuk badan hukum / kelompok usaha/ perorangan • Dampak gangguan oleh adanya ak_vitas dari sebuah bangunan yang disewa perlu diper_mbangkan (halaman parkir, ruang tunggu, ruang mobilitas) • Dalam rangka menciptakan kampus yang educopolis maka penyewa (badan hukum / kelompok usaha/ perorangan) _dak diperkenankan menguasai seluruh tanah/ halaman bagi kepen_ngannya. Universitas membatasi maksimum yang dikuasakan sebesar 40% lebih luas dari luas bangunan. Dengan demikian sisa tanah/ halaman, bila ada, akan digunakan untuk kepen_ngan resapan air, tanaman dan sejenisnya
KONSTANTA KANGGUAN (kg) • Bila menggunakan tanah dan bangunan secara penuh (fully rented) maka koefisien gangguan bervariasi à kg = 1 (_dak memiliki halaman) dan kg = 1,67 (bila memiliki halaman yang luas) • Bila dalam kegiatannya badan hukum/ kelompok usaha/ perorangan menggunakan sebagian dari tanah yang digunakan oleh fakultas/ unit (par_ally rented) maka faktor gangguan (kg) bervariasi antara 1 sampai dengan 6 (memper_mbangkan jenis usaha) • Konstanta ini “nego_able” tetapi pada akhirnya harus menghasilkan biaya sewa _dak lebih kecil dari biaya sewa sebelumnya – (menghindari permasalahan audit).
KONSTANTA GANGGUAN (kg) KANTOR DISEWA KANTOR FAKULTAS
HALAMAN
KANTOR DISEWA
FULLY OCCUPIED
HALAMAN PARTIALLY OCCUPIED
KONSTANTA KEGIATAN USAHA (ku) • Adanya badan usaha/ hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang semata-‐mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia à ku = 100% • Badan usaha/ badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-‐mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di seluruh Provinsi Indonesia à ku = 50% (Non Bisnis I) • Badan usaha/ badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-‐mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya di dalam UGM dan di dalam Provinsi DIY à ku = 40% • Badan usaha / badan hukum yang didirikan oleh kelompok/ perorangan yang Rdak semata-‐mata mencari keuntungan dan melakukan kegiatannya hanya di dalam UGM à ku = 30%
KONSTANTA KEGIATAN USAHA (ku) • Badan sosial/ keagamaan/ kemanusiaan yang didirikan oleh kelompok/ perorangan asing yang melakukan kegiatannya secara Internasional à ku = 10% • Badan sosial yang didirikan oleh kelompok/ perorangan warga negara Indonesia yang melakukan kegiatannya secara Lokal/ Nasional à ku = 5%
Kegiatan-‐kegiatan yang secara langsung ataupun _dak langsung menunjang Visi dan Misi Universitas Gadjah Mada yang mendapatkan mandat dari pimpinan Universitas dikategorikan ke dalam PENGGUNA ASET à mendapatkan SK Rektor à konstanta kegiatan usaha ku = 0%
PROSEDUR PENGAJUAN 1. Badan hukum/ kelompok/ perorangan (mitra/penyewa) melakukan pembicaraan dengan unit/ fakultas / universitas (tujuan usaha, luas tanah/bangunan, periode, cara pembayaran) 2. Fakultas/unit pengusul mengajukan surat persetujuan kepada WRSDMA tembusan Direktorat Aset, Direktorat Kemitraan dan Alumni 3. Direktorat Aset melakukan perhitungan tariff sewa 4. Unit Pengusul membuat drai Perjanjian Kerja Sama (PKS) antara WRSDMA dengan mitra/penyewa dan mengirimkannya kepada Direktorat Kemitraan dan Alumni untuk diproses lebih lanjut. 5. Selesai
CONTOH 1. Luas lantai bangunan 300 m2 2. Luas tanah 1900 m2 3. Pengguna tunggal (disewa penuh) à koefisien gangguan = 1,67 4. Terletak di Jl. Kaliurang à kt = 4 5. Untuk Bank ABC à Bisnis à ku = 100% 6. Umur bangunan 50 tahun à NSB = 20% Sewa Tanah (ST) = {3,33% x Rp 4.000.000,-‐} x 4 x {1,67 x 300} = Rp 266.932.800 Sewa Bang. (SB) = {6,64% x Rp 5.250.000,-‐} x 300 x 20% = Rp 20.916.000 Sewa Total = {Rp 266.932.800 + Rp 20.916.000 } x 100% = Rp 287.848.800,-‐
PERJANJIAN SEWA Penyewaan BMN/U dituangkan dalam perjanjian yang ditandatangani oleh penyewa dan Wakil Rektor SDMA
Perjanjian Sewa Dasar Perjanjian Sewa dan peruntuka n
q Sekurang-‐kurangya memuat: Para Pihak
Hal-‐hal lain yang diatur
Catatan: 1. Penandatanganan dilakukan di kertas bermaterai cukup; 2. Seluruh biaya pembuatan perjanjian sewa ditanggung penyewa.
Jenis, Luas/ Jumlah BMN yang disewakan
Perjanjian Sewa
Force majour dan penyelesaia n sengketa
jangka waktu, periodesita s dan besaran
Tata cara Hak dan Kewajiban para Pihak
Penjaminan para pihak
PEMBAYARAN SEWA • Pembayaran uang Sewa dilakukan secara sekaligus paling lambat 2 (dua) hari kerja sebelum penandatanganan perjanjian. • Biaya sewa yang dihitung tidak termasuk biaya RENOVASI, beban listrik, kebersihan dan air • dengan cara menyetor ke rekening Rektor (Virtual Account)
PERMASALAHAN PEMANFAATAN • Pemanfaatan Rdak mempunyai izin universitas • Pemanfaatan Rdak memberikan kontribusi kepada keuangan negara • Tarif sewa yang Rdak sesuai ketentuan • Pemanfaatan Rdak didukung dengan kontrak perjanjian kerjasama yang memadai
SISI LAIN PEMANFAATAN ASET
LAYANAN RUMAH FLAT SK Rektor Nomor 1798/P/SK/HT/2015
• Diperuntukkan bagi dosen yang baru pulang tugas belajar luar negeri program doctor • Mengajukan permohonan kepada Rektor • Belum mempunyai rumah _nggal • Jangka 2 tahun, dan dapat diperpanjang 1 kali
PROSEDUR PENGHAPUSAN (Sekarang) Unit Kerja
Rektor
Pani_a Penjualan
Rektor
Rekomendasi KPKNL
Lelang oleh KPKNL
Pani_a Peneli_an
Rektor
Rektor
Penilaian oleh KPKNL
Selesai
PROSEDUR PENGHAPUSAN (Yang diinginkan) Unit Kerja
Rektor
Selesai
Pani_a Peneli_an
Lelang oleh KPKNL
Rektor (SK Penghapusan)
Pani_a Penjualan
PERMASALAHAN PENGHAPUSAN • Prosesnya sangat tergantung dengan pihak eksternal • Pemindahtangan yang Rdak sesuai ketentuan • Pemusnahan sendiri • Barang kondisi RB belum diusulkan penghapusan (masih tercatat sbg aset tetap);
PENGELOLAAN LIMBAH B3 Universitas merencanakan pemunahan limbah melalui pihak ke_ga sebanyak dua kali dalam setahun (per semester)
TAHAPAN PENGELOLAAN LIMBAH
Pendataan
Pengumpulan
Pemunahan
PENDATAAN • Unit kerja sudah mendata jumlah limbah mengenai jumlah dan vulomenya • Limbah sudah dipilah, diberi nama, dan diberi label dalam katagori: beracun, mudah terbakar, mudah meledak • Limbah disimpan dalam wadah dengan volume yang sesuai Misal: – Volume limbah 90 ml......volume wadah/botol penyimpan 100 ml – Volume limbah 700 ml.......volume wadah/botol penyimpanan dibagi ke 500 ml, 250ml atau max 1000 ml/1 lt
PENGUMPULAN • Secara berkala pengumpulan limbah dari unit kerja untuk disimpan di penampungan limbah sementara (TPS Limbah) • Kalkulasi jumlah volume limbah untuk proses pemunahan
PEMUNAHAN • Proses iden_fikasi jenis limbah oleh petugas pihak ke_ga yang ditunjuk • Pengepakan oleh petugas sesuai standar keamanan pengangkutan limbah • Pemunahan limbah di tempat pemunahan limbah yang ditunjuk
LAYANAN SEPEDA KAMPUS • Layanan Sepeda Kampus disediakan bagi mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan serta tamu Universitas Gadjah Mada. • Infrastruktur Sepeda Kampus (jalur dan tempat parkir) juga diperuntukan bagi pengguna sepeda pribadi dan sepeda yang digunakan untuk keperluan dinas. • Sepeda Kampus beroperasi di dalam area kampus UGM dan melayani pergerakan antar stasiun
PROSEDUR PEMINJAMAN • Tunjukkan single ID Card (KTM bagi Mahasiswa atau Kartu Pegawai), petugas akan meng-input data peminjam dalam Sistem Informasi Sepeda Kampus setelah itu Sepeda Kampus langsung bisa digunakan. • Bagi Tamu/Mitra universitas, peminjam cukup menunjukkan KTP/SIM yang akan didata dalam Sistem Informasi, setelah melakukan pendaftaran, Sepeda Kampus dapat langsung digunakan.
Single Id Card
LOKASI STASIUN • • • • • • • • • • • • • • •
1. Stasiun Gelanggang 2. Stasiun Perpustakaan 3. Stasiun Lembah 4. Stasiun Agro Fauna 5. Stasiun Teknik 6. Stasiun Taman Biologi 7. Stasiun Vokasi 8. Stasiun Kesehatan 9. Stasiun PAU Pascasarjana 10. Stasiun Jl. Tevesia 11. Stasiun Kantung Parkir Klebengan 12. Stasiun Farmasi 13. Sub Stasiun Hotel UC 14. Sub Stasiun GMC 15. Stasiun Sepeda Dinas KPTU UGM
PENGELOLAAN MOBIL LISTRIK • Mobil Listrik UGM disediakan bagi Civitas Akademika, Tamu Universitas, Dosen dan Karyawan serta penyandang difabel khusus kaki serta yang akan menuju ke maupun meninggalkan Gedung Pusat UGM. • Penggunaan mobil listrik hanya dalam area kampus. • Penggunaan Mobil Listrik Untuk Event atau pelayanan diluar jam kerja dilakukan dengan penyampaian surat permohonan ditujukan kepada Direktur Aset.
PENGELOLAAN PARKIR • Dalam pengelolaan parkir, universitas menyediakan kantung-‐kantung parkir yang dapat digunakan oleh civitas akademika khususnya untuk kendaraan sepeda motor • Dalam pengendalian keamanan parkir telah dirin_s penggunaan system informasi yang terintegrasi (5 kantong parkir)
Single Id Card
PETA KANTONG PARKIR
RESIKO PENGELOLAAN BMN/U ADMNISTRATIF • Temuan Audit • Tuntutan Gan_ Rugi
PENEGAK HUKUM • Tipikor • Tuntutan pidana/ Perdata
MITIGASI RESIKO Adanya SOP
Pemahaman Regulasi
Penguatan SDM
Penguatan WASDAL
Sinergi Berbagai Pihak
Sistem Terintegrasi
Mapping Masalah
Maturnuwun
