perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Laporan Kuliah Kerja Pusdokinfo
PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh : Grantino One Pradhika D1809028
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FALKUTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Pahlawan bukanlah orang yang berani menetakkan pedangnya ke pundak lawan, tetapi pahlawan sebenarnya ialah orang yang sanggup menguasai dirinya dikala ia marah.” [Nabi Muhammad SAW] “Kemenangan yang seindah–indahnya dan sesukar–sukarnya yang boleh direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.” [Ibu Kartini] “Sukses tidak diukur dari posisi yang seseorang raih, melainkan dari seberapa berhasilkah seseorang itu menghadapi kesulitan-kesulitan untuk mencapai kesuksesan.” [Penulis]
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini untuk : Ø Sutardi dan Nurwahyudiyati, kedua orang tuaku tercinta yang selalu memberi kasih sayang dan doa yang tak pernah putus Ø Rahma dan Kevin, adikku tersayang Ø Nia, seseorang yang selalu menemani dan memberiku semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir Ø Sahabat-sahabatku yang selalu ada disaat aku membutuhkan kalian (adit, aji, petra, ipul, agus, rosyid) Ø Teman-temanku D3 Perpustakaan Angkatan 2009 commit to user Ø Almamaterku tercinta vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini penulis mengucapkan kepada yang terhormat : 1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis mengerjakan Tugas Akhir. 2. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos. pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir. 3. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib. Ketua Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. Widyantoro, M.Si. penguji Tugas Akhir. 6. Ibu Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi. Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
8. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis berharap segala saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga kebaikan Bapak dan Ibu mendapatkan pahala dari Allah SWT dan menjadi amal kebaikan yang tiada putus–putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Surakarta, 5 Juni 2012
Penulis
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................
i
HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................
ii
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .....................................................
iii
HALAMAN PERSETUJUAN ..........................................................................
iv
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................
v
MOTTO ................................................................................................................
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN ..........................................................................
vii
KATA PENGANTAR.......................................................................................... viii DAFTAR ISI.........................................................................................................
x
DAFTAR TABEL ................................................................................................
xiii
DAFTAR BAGAN ..............................................................................................
xiv
DAFTAR GAMBAR ..........................................................................................
xv
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................
xvi
ABSTRAK ............................................................................................................ xvii BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................
1
1.1 Latar Belakang ..................................................................................
1
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................
3
1.3 Tujuan ................................................................................................ commit to user
4
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1.4 Pelaksanaan .......................................................................................
5
1.5 Metode Penugumpulan Data ............................................................
5
BAB II. LANDASAN TEORI ............................................................................
7
2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan ...................................................
7
2.2 Syarat Otomasi Perpustakaan ...........................................................
8
2.3 Manfaat Otomasi Perpustakaan .......................................................
11
2.4 Tujuan Otomasi Perpustakaan .........................................................
12
2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan ......................................................
14
2.6 Pengertian Software Koha ................................................................
15
BAB III . GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA ..............................................
18
3.1 Sejarah Perpustakaan ........................................................................
18
3.2 Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi ..........................................................
20
3.3 Struktur Organisasi ...........................................................................
21
3.4 Sumber Daya Manusia .....................................................................
32
3.5 Gedung dan Ruang ...........................................................................
36
3.6 Sumber Dana .....................................................................................
38
3.7 Sarana dan Prasarana ........................................................................
39
3.8 Koleksi ...............................................................................................
41
3.9 Layanan .............................................................................................
47
BAB IV. PEMBAHASAN ..................................................................................
59
4.1 Alasan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta Menerapkan Sistem Otomasi Berbasis Koha ................................. commit to user
xi
59
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4.2 Fitur-Fitur yang dimiliki oleh Software Koha ................................
63
4.3 Hambatan-Hambatan yang dialami Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha...................................................................................................
80
4.4 Cara Mengatasi Hambatan-Hambatan yang dialami dalam Proses Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ..............................................................
83
BAB V PENUTUP ..............................................................................................
87
5.1 Kesimpulan ........................................................................................
87
5.2 Saran ..................................................................................................
88
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................
89
LAMPIRAN
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012 ......................................
34
Tabel 3.2 Data Karyawan yang Berijazah Perpustakaan ..................................
35
Tabel 3.3 Daftar Jenis Sarana Prasarana Perpustakaan UMS............................
39
Tabel 3.4 Daftar Inventaris Buku dan Non Buku ..............................................
46
Tabel 5.5 Data Batas Peminjaman Perpustakaan UMS ....................................
48
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UMS ...........................................
commit to user
xiv
22
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Tampilan Koha Sebelum Log in ....................................................
63
Gambar 4.2 Tampilan Koha Log in ....................................................................
64
Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama ...................................................................
64
Gambar 4.4 Tampilan Patrons Management .....................................................
67
Gambar 4.5 Tampilan Circulation .....................................................................
69
Gambar 4.6 Tampilan Cataloging ......................................................................
70
Gambar 4.7 Tampilan OPAC ..............................................................................
72
Gambar 4.8 Tampilan OPAC: advance search .................................................
72
Gambar 4.9 Tampilan Serials .............................................................................
73
Gambar 4.10 Tampilan Acquisition ....................................................................
74
Gambar 4.11 Tampilan Reports ..........................................................................
75
Gambar 4.12 Tampilan About Koha ...................................................................
76
Gambar 4.13 Tampilan Barcode Generator ......................................................
77
Gambar 4.14 Tampilan Calendar .......................................................................
78
Gambar 4.15 Tampilan Tools .............................................................................
79
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas Lampiran 2. Laporan Periodik Lampiran 3. Denah Lantai Dasar Lampiran 4. Denah Lantai 1 Lampiran 5. Denah lantai 2 Lampiran 6. Denah lantai 3 Lampiran 7. Sertifikat Magang
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Grantino One Pradhika, D1809028, Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012. Penerapan sistem otomasi di perpustakaan nyatanya sangat membantu kinerja dari pustakawan dalam hal pelayanan kepada pengguna. Untuk mengefisiensikan pelayanan pengguna, Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya.Penulis mengupas alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya, fitur-fitur yang dimiliki oleh Koha, hambatanhambatan yang dialami dalam proses penerapan sistem otomasi dan pemecahan masalahnya. Penulisan Tugas Akhir ini, teknik pengumpulan data yang digunakan dengan menggunakan metode observasi yaitu dengan pengamatan, metode wawancara yaitu melakukan tanya jawab, metode studi pustaka yaitu dengan media cetak dan metode dokumentasi yaitu dengan mengumpulkan data. Tugas Akhir ini dapat diketahui bahwa alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena terbatasnya dana dan banyak pengembang, Koha juga memiliki fitur yang lengkap, pengembangan software tidak dibatasi, dapat dikolaborasikan dengan software lainnya, serta sistem otomasi Koha juga sudah teruji. Hambatan yang dialami antara lain karena gejala teknis seperti masalah pada server dan listrik serta pada sumber daya manusia yang kurang memiliki pengetahuan tentang Koha, tingkat pendidikan staf yang berbeda-beda.
Kata kunci: Sistem otomasi, Koha
commit to user
xvii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
LATAR BELAKANG Kebutuhan masyarakat akan informasi yang sedang marak di perbincangkan membuat peran perpustakaan semakin vital bagi kehidupan infomasi. Dengan berkembangnya Teknologi di jaman modern ini akan mendorong perpustakaan untuk memodernisasi diri guna mencukupi kebutuhan informasi para penggunanya. Menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya Periodisasi Perpustakaan (1994:1) menyebutkan bahwa, Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan. Hadirnya perpustakaan di tengah-tengah masyarakat bukan hanya untuk sarana menambah pengetahuan maupun wawasan akan tetapi juga mampu
membantu
masyarakat
dalam
mengembangkan
teknologi
sederhana yang dapat membantu pemecahan masalah dalam pekerjaan mereka. Di negara–negara yang sudah mengalami kemajuan di bidang teknologi dan informasi, informasi yang terdapat di perpustakaan dapat diakses dimana saja dan kapan saja, tidak menutup kemungkinan dapat mengakses di rumah, di kantor, di ruang kuliah dan tempat-tempat lainnya. Secara tidak langsung teknologi telah merubah paradigma tentang perpustakaan, yang sebelumnya hanya sebagai suatu sarana atau tempat to user untuk menyimpan bahancommit pustaka berupa buku, majalah, koran dan
1
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
informasi aktual lainya yang secara pasif menunggu pembaca menjadi sebuah pusat informasi aktual yang secara proaktif berada di mana–mana dan dapat diakses kapan saja. Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di masa sekarang ini, perpustakaan sebagai sarana pusat informasi yang aktual harus dapat mengikuti laju perkembangan arus informasi yang semakin global. Dengan teknologi, perpustakaan seharusnya mempunyai perencanaan operasional dalam jangka yang relatif panjang guna meningkatkan akses dalam pengolahan dan sistem pelayanan kepada para pengguna perpustakaan dengan seefektif dan seefisien mungkin, cepat, tepat dan berdayaguna secara optimal ditangan pengguna. Faktanya peran sebuah perpustakaan di Universitas sangat penting, karena suatu perpustakaan adalah pusat informasi yang aktual yang sangat menunjang dalam
program
pendidikan
di lingkungan
akademik.
Perpustakaan bisa disebut berkualitas bila suatu perpustakaan itu memiliki kelengkapan sarana maupun prasarana dan keefektifan dalam pelayanan jasa yang diberikan oleh perpustakaan. Penggunaan perangkat lunak (software) di sebuah Perpustakaan menjadi sangat penting. Dengan diterapkannya perangkat lunak yang mendukung maka kegiatan dalam perpustakaan akan menjadi cepat dan efisien, pengguna pun akan merasa puas dalam hal pelayanan. Perangkat lunak yang mendukung akan membantu proses kinerja di perpustakaan seperti pemrosesan data serta juga dapat membantu pengguna dalam commit to user
2
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
pencarian bahan pustaka. Dengan penggunaan perangkat lunak maka proses kerja yang terjadi di perpustakaan akan lebih cepat, efektif dan efisien. Pada proses pelayanan dan pengolahan data, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta sudah menerapkan sistem otomasi. Perangkat lunak yang digunakan Perpustakaan Muhammadiyah Surakarta adalah KOHA. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis memilih judul “ PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS
MUHAMMADIYAH
SURAKARTA “ sebagai Tugas Akhir yang digunakan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang perpustakaan.
1.2.
Rumusan Masalah Dari uraian di atas dapat kita rumuskan sebagai permasalahan berikut : 1.2.1
Apa alasan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA?
1.2.2
Fitur-fitur apa saja yang dimiliki oleh sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?
1.2.3
Apa saja hambatan-hambatan dalam proses penerapan sistem otomasi
berbasis
KOHA
Muhammadiyah Surakarta? commit to user
3
di
perpustakaan
Universitas
perpustakaan.uns.ac.id
1.2.4
digilib.uns.ac.id
Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dalam proses penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?
1.3.
Tujuan Tujuan dari pembahasan Penerapan Sistem Otomasi Berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah: 1.3.1
Untuk mengetahui alasan pemilihan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
1.3.2
Untuk mengetahui fitur-fitur yang dimiliki oleh sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
1.3.3
Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dialami dalam penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
1.3.4
Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dalam penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
commit to user
4
perpustakaan.uns.ac.id
1.4.
digilib.uns.ac.id
Waktu dan Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan selama dua bulan, mulai tanggal 13 Februari 2012 sampai 7 April 2012 bertempat di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
1.5.
Metode Pengumpulan Data Bersamaan
dengan
Praktek
Kerja
Lapangan,
penulis
mengumpulkan data untuk mendukung penulisan Tugas Akhir. Metode Pengumpulan data yang digunakan penulis antara lain: 1.5.1
Metode Observasi Observasi (Pengamatan) adalah metode pengumpulan data dimana
peneliti
atau
kolaboratornya
mencatat
informasi
sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (W. Gulo,2002:116). Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan secara langsung secara obyektif terhadap tempat Paktek Kerja Lapangan dalam hal ini Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta guna mengumpulkan informasi–informasi yang dapat membantu penulis dalam menulis Tugas Akhir. 1.5.2. Metode Wawancara Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden (Gulo,2002:119). Penulis melakukan komunikasi secara langsung dalam bentuk tanya jawab kepada commit to user
5
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
responden guna mencari dan mengumpulkan data–data yang diperlukan untuk mendukung penulisan Tugas Akhir. 1.5.3. Metode Studi Pustaka Studi Pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengumpulan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori– teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur (Nawawi, 1994:23). Penulis mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber dalam berbagai literatur sebagai acuan atau bagi penulis dalam penulisan Tugas Akhir. 1.5.4. Metode Dokumentasi atau Arsip Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku surat kabar, majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain-lain (Suharsini Arikunto 1992:200). Dengan metode dokumentasi atau arsip seperti buku panduan serta dokumen yang mendukung kegiatan sehari–hari Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, penulis dapat memperoleh
data
tentang
gambaran
Universitas Muhammadiyah Surakarta.
commit to user
6
umum
Perpustakaan
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Otomasi Perpustakaan Sebagian besar perpustakaan di Indonesia pada umumnya telah menggunakan komputer sebagai
penunjang kinerjanya. Berikut ini
beberapa pengertian tentang otomasi perpustakaan, antara lain: menurut Miyarso Dwi Aji dalam jurnalnya yang dikutip dari Harrod (1990:47) “Otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia.” Sedangkan dalam Concise Oxford Dictionary (1982:59) menjelaskan bahwa ”Otomasi adalah penggunaan peralatan yang dioperasikan secara automasi, untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.” Pada kamus Ilmu Perpustakaan Elsevier (Clason,1976) “Otomasi dinyatakan sebagai proses atau kegiatan yang dihasilkan oleh mesin.” Selanjutnya pengertian Salim (1991:1067) berpendapat, “Otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam kegiatan rutin.” Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan Indonesia, Sulistyo Basuki berpendapat, ”Otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi pengadaan
informasi untuk kepentingan hingga
ke
jasa
informasi
Basuki,1994:1).” commit to user
7
perpustakaan, mulai dari bagi
pembaca
(Sulistyo
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Berdasarkan jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (2005:10): Otomasi perpustakaan adalah penggunaan/pemanfaatan teknologi komputer yang terkait dengan pengelolaan perpustakaan untuk lebih memudahkan, mempercepat, mengefisiensikan pekerjaan perpustakaan, baik untuk petugasnya maupun untuk pengguna/pengunjungnya berdasarkan pemahaman teori dasar/prinsip dasar ilmu perpustakaan. Sedangkan menurut A. Ridwan Siregar (1988:21): Otomasi perpustakaan adalah suatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping), mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengkatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
2.2
Syarat Otomasi Perpustakaan Sistem otomasi perpustakaan memiliki beberapa syarat yang saling mendukung dan saling terkait satu dengan yang lainnya. Yang bila tidak ada satu syarat saja akan mengganggu kinerja sistem otomasi itu sendiri. Menurut Wahyu Surpiyanto dan Ahmad Muhsin dalam bukunya Teknologi Informasi Perpustakaan (2008:37), “sistem otomasi memiliki beberapa syarat, antara lain: Pengguna (users), Perangkat Keras (hardware), Perangkat Lunak (software), Jaringan (network), Data, Panduan Operasional (Manual).” Sedangkan menurut Nur (2007:7), “sebuah sistem otomasi perpustakaan umumnya terdiri dari tiga bagian: pangkalan data, pengguna (users), perangkat otomasi (software dan hardware). Sistem otomasi setidaknya harus terdapat; pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan serta data yang akan diinformasikan. commit to user Antara syarat yang satu dengan syarat yang lain saling menunjang 8
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
kinerjannya. Dari pendapat-pendapat di atas syarat-syarat otomasi perpustakaan, sebagai berikut: 1.
Pengguna (users) Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi
perpustakaan
(Wahyu
Surpiyanto,2008:37).
Dalam
pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna–penggunanya yang terdiri atas pustakawan, staf yang selanjutnya bertindak sebagai operator atau teknisi, serta para anggota perpustakaan. 2.
Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah suatu data yang ada di perpustakaan menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankan mesin tersebut (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Perangkat Keras berfungsi untuk mengumpulkan data–data serta mengubah data–data ke dalam suatu bentuk yang nantinya akan dapat diproses oleh komputer. Hardware pada otomasi perpustakaan terdiri dari komputer, scanner, digital camera dan CD Writer.
3.
Perangkat Lunak (Software) Perangkat Lunak merupakan suatu piranti dari sistem otomasi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan perintahperintah yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan perintah (Wahyu Surpiyanto,2008:37). commit to user
9
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Perangkat keras dan perangkat lunak saling berkaitan satu sama lain, tanpa adanya perangkat lunak, perangkat keras tidak akan ada gunanya. Perangkat lunak juga bisa diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking ataupun multi-user. Bentukbentuk perangkat lunak (software) dalam otomasi perpustakaan seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui internet. 4.
Jaringan (Network) Jaringan merupakan sarana penghubung antara komputer satu dengan komputer yang lain agar menjadi suatu keterkaitan antar komputer (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Semua komputer yang ada dipusatkan kepada satu komputer host atau server yang mengatur semua kinerja dari sistem otomasi. Jaringan juga merupakan piranti vital dalam menunjang kinerja sistem otomasi perpustakaan.
5.
Data Data bisa disebut bahan baku dari sebuah informasi. Data bisa berupa alfabet, angka maupun simbol khusus baik dalam bentuk kertas, elektonik maupun bentuk lainnya yang kemudian diproses oleh komputer untuk dijadikan sebuah informasi.
6.
Manual/Panduan Operasional Manual/Panduan Operasional bisa disebut juga prosedur atau penjelasan cara pemasangan, penyesuaian, menjalankan suatu commit to user
10
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
perangkat keras atau perangkat lunak dengan baik dan benar (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Manual juga bisa diartikan sebagai kunci untuk kelancaran kinerja suatu sistem otomasi perpustakaan. Dengan berkembangnya jaringan internet dan perkembangan teknologi sekarang ini, dapat memudahkan seseorang untuk mencari referensi tentang panduan operasional suatu sistem. Dengan kata lain seseorang tidak perlu datang ke perpustakaan untuk mencari buku tentang panduan operasional, tapi seseorang perlu kejelian untuk mencari referensi melalui akses internet. Sejalan dengan terpenuhinya syarat-syarat di atas sistem otomasi perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka kinerja deri pustakawan di perpustakaan akan lebih mudah dan cepat. Sebaliknya bila satu syarat tidak terpenuhi maka sistem otomasi di perpustakaan tidak akan bisa berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat menghambat pelayanan di perpustakaan.
2.3
Manfaat Otomasi Perpustakaan Teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan pelayanan perpustakaan di masa modern saat ini. Penerapan sistem otomasi perpustakaan memiliki banyak manfaat bagi perpustakaan itu sendiri. Dengan berkembangnya teknologi informasi nyatanya membuat perpustakaan untuk menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Banyak manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem otomasi commit to user perpustakaan bagi sebuah perpustakaan, antara lain mengefisiensikan 11
perpustakaan.uns.ac.id
kinerja
digilib.uns.ac.id
perpustakaan,
mempercepat
pelayanan
di
perpustakaan,
mempercepat proses temu balik di perpustakaan, dan memudahkan kinerja dari pustakawan. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008: 37) Sistem otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan teknologi informasi akan memberikan manfaat sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. Meningkatkan citra perpustakaan Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global Sedangkan menurut Shopia (1998:17), penggunaan teknologi
komputer di perpustakaan memiliki banyak manfaat, antara lain: 1. 2. 3. 4.
Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval). Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka. Komunikasi antar perpustakaan Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan. Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dapat
dipercepat dan diefisienkan dengan penerapan teknologi informasi. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusuri kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk pengembangan perpustakaan karena pekerjaan yang sifatnya berulang telah di ambil alih oleh komputer.
2.4
Tujuan Otomasi Perpustakaan Penerapannya otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan. Mempermudah duplikasi
kinerja
karya,
di
perpustakaan, meminimalisir
meningkatkan efisiensi commit to user
12
dalam
terjadinya
pelayanan
serta
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
meningkatkan ruang lingkup jasa yang ada di perpustakaan. Beberapa pakar memiliki pendapat tersendiri mengenai tujuan diterapkannya sistem otomasi di perpustakaan. Menurut M. Toha Mahmun yang diambil dari Cochrane (1955:31), otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan, antara lain: 1. 2. 3. 4.
Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan 5. Memperluas jasa perpustakaan 6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan 7. Meningkatkan efisiensi Sedangkan menurut Harmawan (2009:6-7), tujuan penerapan sistem otomasi di perpustakaan, antara lain: 1. Mengatasi keterbatasan waktu 2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb. 3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama 4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan 6. Meningkatkan layanan 7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8. Menghemat biaya 9. Menumbuhkan rasa bangga 10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi. Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli di atas terbukti bahwa penerapan sistem otomasi di perpustakaan memiliki banyak tujuan yang berguna bagi perkembangan perpustakaan di masa teknologi informasi saat ini.
Mengefisiensi
waktu,
memperingan
pekerjaan
pustakawan,
menghemat biaya, mempermudah pelayanan merupakan beberapa tujuancommit to user tujuan diterapkannya sistem otomasi di perpustakaan guna 13
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
mengembangkan perpustakaan sebagai pusat informasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.
2.5
Cakupan Otomasi Perpustakaan Penerapan sistem otomasi di perpustakaan sangat memperngaruhi kinerja di perpustakaan. Cakupan otomasi layanan perpustakaan yang dalam menjalankan layanan dapat di jalankan secara otomatis dengan menggunakan teknologi informasi. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin dalam bukunya yang berjudul Teknologi Informasi Perpustakaan (2008:37), “Cakupan otomasi perpustakaan terdiri atas: usulan koleksi, invetarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan terbitan berkala, pengelolaan anggota.” Sedangkan menurut Gatot Subroto (2003:3), “cakupan otomasi terdiri dari: pengadaan koleksi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan terbitan berkala, penyediaan katalog (OPAC), pengelolaan anggota, statistik (laporan). Berdasarkan teori di atas terdapat beberapa cakupan dari sistem otomasi di perpustakaan, antara lain: 1.
Usulan koleksi Cakupan ini pengguna dapat mengusulkan buku-buku yang diperlukan oleh pengguna agar dapat dibeli oleh perpustakaan dengan bantuan sistem otomasi perpustakaan.
commit to user
14
perpustakaan.uns.ac.id
2.
digilib.uns.ac.id
Inventarisasi Di cakupan ini penginventarisasian sarana prasarana menjadi lebih mudah dan efisien karena campur tangan sistem otomasi perpustakaan.
3.
Katalogisasi Sistem katalogisasi menjadi lebih mudah dan simpel dengan menggunakan bantuan teknologi informasi.
4.
Sirkulasi Sistem otomasi perpustakaan sangat berpengaruh dalam kinerja di bagian sirkulasi. Sistem otomasi yang terintegrasi dapat mempercepat kinerja dan lebih efisien dalam hal waktu.
5.
Pengelolaan penerbitan berkala Cakupan ini berisikan pengelolaan terbitan berkala seperti buletin, majalah, dan koran menjadi lebih cepat karena sistem komputer yang menunjang kinerjanya.
6.
Pengelolaan anggota Pengelolaan anggota perpustakaan lebih efektif dan efisien waktu bila dibandingkan sebelum diterapkannya sistem otomasi pada perpustakaan.
2.6
Pengertian Software KOHA Koha pertama kali dikembangkan oleh Katipo Communications, mulai digunakan oleh Horowhenua Library Trust New Zealand pada tahun commit to user 2001. Koha mulai banyak digunakan oleh pengguna sejak versi 2. Pada 15
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KOHA versi 3 diintegrasikan dengan Zebra Database Engine yang memungkinkan digunakan pada perpustakaan skala besar. Saat ini Koha telah digunakan oleh banyak perpustakaan di dunia dan didukung oleh banyak perusahaan komersi. Tercatat dalam http://www.librarytechnology.org/ institusi yang menggunakan KOHA sebanyak 1312. Perusahaan komersial yang mendukung Koha hingga saat ini antara lain: Anant Corporation, ByWater Solutions, CALYX information essentials, Catalyst IT Ltd, Puntobiblio, Equinox Software, Gobierno de España –Ministerio de Cultura, LibLime, Libriotech, LibSoul, LMP, Nucsoft OSS Labs, OSS Labs, PakistanLibrary Automation Group, Progilone, Prosentient Systems, PTFS, PTFS Europe, Software.Coop, SysTech, dan Young Innovations Pvt. Ltd. Koha adalah ILS (Integrated Library System) sumber terbuka (open source) yang kaya dengan fitur. Koha menyediakan berbagai sistem perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sistem pengkatalogan, OPAC, sirkulasi, maupun pengadaan. Selain Koha, ada beberapa software perpustakaan yang berbasis open source atau perangkat lunak yang kode sumbernya disertakan dalam lisensi yang dapat digunakan, diubah, dikembangkan dan didistribusikan ulang oleh pengguna. Beberapa software open source itu selain Koha yang beredar di pasaran dan dapat diunduh secara gratis, antara lain:
commit to user
16
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1.
SLiMS, Indonesia
2.
PhpMyLibrary, Philippines
3.
Evergreen, United States
4.
WebLIS, UNESCO & Poland
5.
PMB (PhpMyBibli), France
commit to user
17
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN MUHAMMADIYAH SURAKARTA
3.1
Sejarah Perpustakaan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP Muhammadiyah
Surakarta,
sebagai
Muhammadiyah
Jakarta. Seiring
dengan
cabang
dari
perubahan
Universitas status
IKIP
Muhammadiyah Surakarta menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta, Perpustakaan UMS juga mengalami perkembangan yang cukup berarti. Terbukti dengan semakin banyaknya perubahan yang terjadi dalam rangka memajukan diri. Beberapa perubahan tersebut meliputi gedung, fasilitas, dana, pengelolaan dan jumlah koleksi yang terus bertambah dalam jumlah judul dan eksemplarnya, serta ragam ataupun jenis koleksinya. Demikian juga dengan sistem
sentralisasi yang telah
berubah
ke sistem
desentralisasi. Perpustakaan UMS yang dulu hanya satu-satunya perpustakaan di lingkungan UMS, saat ini dengan beberapa perpustakaan fakultas dan perpustakaan unit penunjang yang lain semakin banyak memiliki peluang untuk mengembangkan diri secara lebih baik dan optimal, dalam rangka mewujudkan perpustakaan online yang mampu mengikuti perkembangan informasi di dunia informasi, khususnya dalam commit to user dunia pendidikan. 18
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, banyak kemajuan yang telah dicapai oleh Perpustakaan UMS. Perhatian yang cukup serius dari pimpinan UMS dan semangat kerja yang tinggi dari tenaga pengelola, mampu mengantarkan Perpustakaan UMS untuk berubah menjadi perpustakaan yang modern, yaitu perpustakaan yang didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi dalam usaha mendukung kegiatan proses belajar mengajar (fungsi edukatif) di UMS secara lebih lebih efektif dan efisien, dengan hasil akhir yang optimal. Sejak
dari
awal
keberadaanya,
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Surakarta telah mengalami beberapa kali pergantian kepemimpinan, yakni : Tahun ....... -1989
: Drs. Sujadi
Tahun 1989-1992
: Drs. Bambang Raharjo
Tahun 1992-1994
: Drs. Djoin Sunaryo
Tahun 1994-1997
: Drs. Bambang Setiaji, M.A.
Tahun 1997-1997
: Sri Padmantyo, S.E., M.P.A.
Tahun 1997-2001
: Drs. Maryadi, M.A.
Tahun 2001-2001
: Drs. Wahyono, Akt., M.A.
Tahun 2001-2006
: Dra. Hj. Anissa Setyawati
Tahun 2006-2008
: Gunawan Ariyanto, ST.,M.Comp.Sc.
Tahun 2008-2010
: Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc.
Tahun 2010-Sekarang: Dr. Moordiningsih M.Si. Psi`. commit to user
19
perpustakaan.uns.ac.id
3.2
digilib.uns.ac.id
Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan UMS 3.2.1 Visi Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan ilmu dan nilai-nilai keislaman. 3.2.2 Misi 1.
Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di UMS.
2.
Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS.
3.
Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat nasional, dan internasional.
4.
Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan Islam di Surakarta dan sekitarnya.
3.2.3 Tujuan 1.
Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. commit to user
20
perpustakaan.uns.ac.id
2.
digilib.uns.ac.id
Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
3.
Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi muhammadiyah atau perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional.
4.
Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang perkembangan islam, dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
3.2.4 Fungsi 1.
Sebagai sumber informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran.
2.
Sebagai sumber informasi dan layanan program penelitian.
3.
Sebagai sumber informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat yang berwacana keislaman.
4.
Sebagai media rekreasi alternatif bagi civitas akademika perguruan tinggi.
3.3
Struktur Organisasi Guna menunjang keseluruhan kegiatan yang ada, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dijalankan oleh seorang kepala dibantu oleh seorang wakil kepala, 5 orang kepala urusan (kaur), 21 orang staf pendukung dan 18 orang tenaga partime. Dari keseluruhan jumlah commit to user
21
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
yang ada terdapat 14 orang yang berstatus sebagai pustakawan. Struktur organisasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta selengkapnya sebagai berikut: Bagan 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UMS Th 2000 -Sekarang
Kepala Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi. Wakil Kepala Dra. Siti Nuzilah
Kaur Administrasi
Kaur IT, E-Journal & E-book
Kaur Humas, Sekertariat & keuangan
Suyadi.
Siti Musyarofah.
Masrokah
Kaur Lay. Pengguna
Kaur Lay. Teknis
Tri Mulyati
Gatiningsih
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan UMS
commit to user
22
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Keterangan : 1.
Tugas kepala urusan antara lain : a. Mengorganisasi seluruh kegiatan pada bagian masing–masing b. Mengadakan rapat koordinasi pada semua bagian di perpustakaan c. Membuat laporan kegiatan yang dipertanggungjawabkan di depan pimpinan d. Membuat laporan anggaran dan juga laporan pengeluaran e. Menerima laporan pemasukan keuangan dari setiap bagian
2. Tugas layanan administrasi : a. Memberikan layanan pembuatan kartu anggota perpustakaan b. Memberikan layanan pendaftaran anggota baru perpustakaan c. Memberikan layanan surat menyurat d. Menerima penyerahan karya ilmiah e. Melayani aktivasi kartu anggota perpustakaan 3. Tugas layanan informasi : a. Memberikan layanan loker b. Memberikan
layanan
informasi
bagi
pengunjung
yang
membutuhkan informasi c. Memberikan layanan pencarian e-journal d. Pendaftaran duta perpustakaan 4. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan : a. Mengurus proses pembelian bahan pustaka seperti ; buku, majalah dan surat kabar
commit to user
23
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
b. Mengumpulkan informasi dan memberikan kepada pimpinan tentang data–data buku yang ingin dibeli c. Memproses bahan pustaka seperti, mengklasifikasi, memberi label buku, memberi cap, memberi pengaman buku serta menginput data buku ke komputer d. Membuat laporan per bulan kepada kepala urusan 5. Tugas bagian sirkulasi : a. Memberikan layanan peminjaman buku b. Memberikan layanan pengembalian buku c. Memberikan layanan peminjaman buku kepada dosen d. Shelving e. Membuat data statistik peminjam buku dan jumlah buku yang dipinjam f. Memperbaiki laporan rutin tiap bulan kepada kepala urusan 6. Tugas bagian ruang skripsi : a. Memberikan
layanan
kepada pengguna perpustakaan yang
berkaitan dengan Skripsi, Tugas Akhir maupun Thesis b. Memberikan akses kepada pengguna melalui media CD ROM khusus untuk skripsi berbentuk softcopy c. Menerima dan mencatat skripsi yang masuk serta memproses ke dalam komputer
commit to user
24
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Tugas bagian layanan Audio Visual : a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan TI b. Memberikan layanan TV kabel kepada pengguna perpustakaan 8. Tugas bagian referensi : a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan koran, majalah, serta koleksi khusus b. Mengarsip majalah, surat kabar serta bulettin yang masuk c. Memproses majalah baru dan buku–buku referensi d. Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan e. Shelving 9. Tugas bagian koleksi cadangan : a. Memberikan
layanan
koleksi
cadangan
kepada
pengguna
perpustakaan b. Shelving c. Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan 10. Tugas bagian fotokopi : a. Memberikan layanan fotokopi kepada pengguna perpustakaan 11. Tugas bagian kasir : a. Memberikan
layanan
pembayaran
pengembalian buku b. Memberikan layanan pembayaran fotokopi commit to user
25
denda
keterlambatan
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
c. Memberikan layanan pembayaran pembuatan kartu anggota baru dan denda kartu hilang 3.3.1 Jam Buka Perpustakaan UMS: 1.
Senin–Kamis
: 07.00–17.30 WIB
2.
Jumat
: 07.00–17.30 WIB
Istirahat
: 11.00–13.00 WIB
Sabtu
: 08.00–11.30 WIB
3.
Catatan : Setiap sabtu minggu terakhir di setiap bulan, Perpustakaan UMS tutup untuk kegiatan selvhing. 3.3.2 Tata Tertib Perpustakaan UMS 1.
Pengunjung perpustakaan wajib mengenakan pakaian yang sopan dan bersepatu
2.
Pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan: a.
Memakai jaket (pakaian yang sejenisnya)
b.
Makan dan merokok didalam ruangan yang ada di perpustakaan
c.
Membuat kegaduhan (keonaran)
d.
Menyobek, merusak dan mengotori koleksi bentuk cetak (buku, majalah, jurnal, koran, skripsi, dan lainlain) yang ada dan menjadi milik perpustakaan
e.
Memiliki 2 atau lebih kartu anggota
commit to user
26
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
f.
Membawa
buku
perpustakaan
tanpa
melalui
prosedur yang ada. Dan apabila dengan sengaja melakukannya, akan dikenai sanksi g.
Membawa pulang kunci loker. Dan apabila terbukti melakukannya, akan dikenai sanksi denda sebesar Rp. 1.000,-/hari. Dan apabila menghilangkannya, akan dikenai sanksi denda sebesar Rp. 5.000,-.
3.
Pengunjung perpustakaan yang membawa handphone, harap mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada getar atau menonaktifkannya selama berada di ruang baca
4.
Pengunjung perpustakaan diperbolehkan membawa laptop dengan
memperhatikan
ketentuan
yang
berlaku
di
perpustakaan 3.3.3 Keanggotaan Anggota
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta adalah: 1.
Civitas Akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta (Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan) yang masih aktif didalamnya
2.
Masyarakat umum diluar UMS, termasuk alumni UMS (Non Civitas Akademika UMS) Cara untuk menjadi anggota Perpustakaan Universitas
to user Muhammadiyah commit Surakarta adalah
27
dengan
mendaftar
dan
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
melakukan
aktivasi
keanggotaan
pada bagian
administrasi
Perpustakaan UMS. Sedangkan syarat untuk melakukan aktivasi adalah: 1.
Untuk
anggota
Civitas
Akademika
UMS,
aktivasi
keanggotaan dilakukan dengan menyerahkan beberapa persyaratan sebagai berikut: Mahasiswa a)
Anggota Baru: ·
Menunjukkan Kartu Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku
·
Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 1 lembar
(untuk
mahasiswi
memakai
kerudung/jilbab) b)
Anggota lama (berlaku pada anggota perpustakaan yang
ingin
mengganti
Kartu
anggota
perpustakaan karena hilang/rusak) ·
Menunjukan Kartu Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku
·
Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 1 lembar
(untuk
mahasiswi
memakai
kerudung/jilbab) ·
Membayar biaya administrasi Rp 5.000,(untuk commit to kartu user yang hilang)
28
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
c)
Dosen/Karyawan ·
Menyerahkan Fotocopy SK sebanyak 1 lembar
·
Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2 lembar
Catatan: Kartu anggota perpustakaan berlaku selama
yang
bersangkutan
masih
berstatus
sebagai mahasiswa, dosen atau karyawan UMS, dan harus melakukan registrasi (aktivasi ulang) setiap tahun. 2.
Untuk masyarakat umum di luar UMS (non civitas akademika), aktivasi keanggotaan dapat dilakukan dengan menyerahkan beberapa persyaratan sebagai berikut: a)
Anggota Luar Biasa Syarat: ·
Menyerahkan fotocopy kartu identitas yang berlaku 1 lembar
·
Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2 lembar
·
Biaya administrasi Rp 20.000,- berlaku untuk 1 semester
commit to user
29
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
b)
Anggota Sekali Kunjung Syarat: ·
Meninggalkan kartu identitas yang masih berlaku
·
Biaya administrasi Rp 5.000,- untuk masa berkunjung
1
hari
selama
jam
buka
perpustakaan c)
Family Member Keanggotaan jenis anggota Family Member adalah suami/istri dan anak dari dosen/karyawan UMS. Keanggotaan family member menginduk pada dosen/karyawan yeng bersangkutan. Beban resiko yang diakibatkan jenis anggota ini (denda, kerusakan, dll) ditanggung oleh dosen/karyawan yang bersangkutan. Kartu Family Member ini berlaku 1 semester. Syarat: ·
Menyerahkan fotokopi KK
·
Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2 lembar
commit to user
30
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
3.3.4 Kewajiban dan Hak Pemustaka Kewajiban 1. Berpakaian sopan, bersih, rapi dan menutup aurat (busana muslimah) untuk yang wanita 2. Tidak berjaket dan sejenisnya, berkaos oblong, bersandal jepit dan memakai topi di dalam perpustakaan 3. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada di dalam perpustakaan 4. Memasukkan buku cetak, binder, tas dan jaket ke dalam loker, dan membawa barang-barang berharga seperti laptop, dompet, handphone, uang, perhiasan dan sejenisnya. Kehilangan barang berharga di perpustakaan bukan tanggung jawab perpustakaan 5. Menggunakan seluruh peralatan yang ada di perpustakaan sesuai
dengan
fungsi/peruntukannya,
dan
tidak
untuk
kepentingan di luar ketentuan yang ada 6. Menunjukkan
identitas
yang
masih
berlaku
ketika
menggunakan seluruh fasilitas yang ada di perpustakaan 7. Mengisi daftar hadir dengan cara menscan kartu anggota di mesin yang tersedia 8. Mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada getar atau menonaktifkan HP selama di dalam perpustakaan
commit to user
31
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Hak 1. Memperoleh jasa pelayanan perpustakaan berupa akses pemakaian. Peminjaman, dan
penggandaan
bahan-bahan
pustaka (memfotokopi) 2. Bertanggung jawab untuk memanfaatkan sarana dan prasarana Perpustakaan UMS dalam rangka kegiatan akademik dan ilmiah sesuai dengan ketentuan yang berlaku 3. Mengajukan usulan-usulan untuk melengkapi koleksi bahan pustaka
3.4
Sumber Daya Manusia Kepala
: Dr. Moordiningsih, M.Si., Psi.
Wakil Kepala : Dra. Siti Nuzilah Layanan Administrasi : 1.
Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi)
2. Munawar (Administrasi) 3. Murtini (Administrasi) Layanan Pengguna : 1. Tri Mulyati (Kaur Layanan Referensi & Layanan Periodikal) 2. Ismarni (Layanan Koleksi Cadangan) 3. Drs. Sugiyanto (Layanan Koleksi Cadangan) 4. Esti Handayani, A.Md (Kaur layanan Sirkulasi) to user 5. Eko Daryadi (Layanancommit Sirkulasi-Peminjaman)
32
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
6. Edi Susilo (Layanan Sirkulasi-Pengembalian) 7. Haryadi (Layanan Fotokopi) 8. Arif Yulianto (Layanan Fotokopi) 9. Cahyana K. Widada, A.Md (Layanan Informasi) Layanan IT, E-Journal & E-Book : 1. Suyadi (Kaur Layanan IT, E-Journal & E-Book) 2. Yuldarahman (IT) Layanan Teknis : 1. Gatiningsih (Kaur Layanan Teknis & Pengadaan Koleksi) 2. Maria Husnun Nisa, S.Sos. (Pengolahan Buku Teks) 3. Sapta Pujiyanta (Pengolahan Koleksi Periodikal) 4. Kurnia Utami, S.Sos. (Pengadaan Koleksi) 5. Edy Suparno (Pengolahan Buku Teks) 6. Mulyadi (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah) 7. Ari Fatmawati Aisyah, A.Md. (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah) 8. Anshori (Penjilidan) 9. Riyadi (Penjilidan) Humas, Kesekertariatan & Keuangan : 1. Siti Musyarofah (Kaur Humas, Sekertariat & Keuangan) 2. Ken Retno Yuniwati, A.Md. (Humas & Informasi) 3. Budiman (Layanan Kasir) commit to user
33
perpustakaan.uns.ac.id
NO NAMA
digilib.uns.ac.id
Tabel 3.1 Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012 PENDIDIKAN TANGGAL AWAL LAHIR KERJA
1
Masrokhah, BA.
D-3 Non
09/11/1957
1982
2
Suparmi, Dra
S-1 Non
28/12/1955
1985
3
Budiman
SLTA
02/06/1963
1985
4
Murtini, B.Sc
D-3 Non
15/10/1961
1986
5
Tri Mulyati
D-2 Perpus
03/08/1970
1992
6
Siti Musyarofah
D-2 Perpus
16/05/1968
1992
7
Siti Nuzilah, Dra
S-1 Non
22/03/1962
1994
8
Gatiningsih, SIP
S-1 Perpus
10/06/1970
1994
9
Ken Retno Y, SIP
S-1 Perpus
10/06/1971
1996
10
Cahyono KW, SIP
S-1 Perpus
10/05/1972
1996
11
Ari Fatmawati A, SIP
S-1 Perpus
05/01/1977
2001
12
Maria Husnun , S.Sos
S-1 Perpus
16/06/1978
2001
13
Kurnia Utami, S.Sos
S-1 Perpus
01/01/1975
2001
14
Esti H, A.Md
D-3 Perpus
23/04/1978
2001
15
Suyadi, A.Md
D-3 Non
07/06/1969
1996
16
Munawar
SLTA
05/02/1970
1996
17
Edhy Susilo
SLTA
01/05/1968
1994
18
Edy Suparno
SLTA
04/10/1970
1994
19
Haryadi
SLTA
13/08/1960
1998
20
Mulyadi
SLTA
11/11/1974
1999
21
Sugiyanto, Drs
S-1 Non
03/03/1962
1997
22
Eko Daryadi
SLTA
23/01/1977
2000
23
Ismarni, A.Md
D-3 Non
24/10/1968
2000
24
Sapta Pujianta
D-2 Perpus
07/10/1969
2000
25
Dr. Moordiningsih, S3 M.Si, Psi
15/12/1974
Pimpinan
26
Arif Yulianto
27
Yuldarrahman
28/11/1984
2010
SLTA S-1 Non commit to user
34
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
28
Riyadi
SLTA
29
Anshori
SLTA
Sumber : Arsip data karyawan perpustakaan UMS 2012 di bagian administrasi Keterangan : S-1 Perpus (Sarjana Perpustakaan)
= 6 Orang
D-3 Perpus (Diploma Tiga Perpustakaan)
= 1 Orang
D-2 Perpus (Diploma Dua Perpustakaan)
= 3 Orang
S-1 Non Perpus (Sarjana Non Perpustakaan)
= 4 Orang
D-3 Non Perpus (Diploma Tiga Non Perpustakaan) = 4 Orang SLTA (Sekolah Lanjutan Tingkat Atas)
= 10 Orang
Tabel 3.2 Data Karyawan yang berijazah Perpustakaan NO NAMA
PENDIDIKAN
TANGGAL LAHIR
AWAL KERJA
1
Tri Mulyati
D-2 Perpus
03/08/1970
1992
2
Siti Musyarofah
D-2 Perpus
16/05/1968
1992
3
Gatiningsih, SIP
S-1 Perpus
10/06/1970
1994
4
Ken Retno Y, SIP
S-1 Perpus
10/06/1971
1996
5
Cahyono KW, SIP
S-1 Perpus
10/05/1972
1996
6
Ari Fatmawati A, S-1 Perpus SIP
05/01/1977
2001
7
Maria S.Sos
, S-1 Perpus
16/06/1978
2001
8
Kurnia S.Sos
Utami, S-1 Perpus
01/01/1975
2001
9
Esti H, A.Md
D-3 Perpus
23/04/1978
2001
10
Sapta Pujianta
D-2 Perpus
07/10/1969
2000
Husnun
Sumber : Arsip data karyawan perpustakaan UMS 2012 di bagian administrasi commit to user
35
perpustakaan.uns.ac.id
3.5
digilib.uns.ac.id
Gedung dan Ruang Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang didirikan tanggal 18 September 1958, terletak di Kampus II di Jalan Ahmad Yani Tromos Pos 1, Pabelan Surakarta. Sejak bulan Februari Tahun 1994, perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menempati gedung baru yang memiliki empat lantai dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi. Gedung dan ruang perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibagi sebagai berikut : Lantai Dasar 1. Gudang Buku 2. Ruang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 3. Toilet Lantai 1 1.
Lobby
2.
Loker
3.
Layanan Informasi
4.
Layanan Administrasi
5.
Kasir
6.
Ruang Staf
7.
Ruang tamu
8.
Ruang Pimpinan Perpustakaan
9.
Ruang Diskusi
10. Ruang Petugas dan Koleksi CD commit to user
36
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
11. Ruang baca 12. Mushola 13. Ruang TV 14. Koleksi Skripsi 15. Ruang Internet/Audio Visual 16. Toilet
Lantai 2 1. Ruang Sirkulasi (Pengembalian dan Peminjaman buku) 2. Rak buku 3. Meja baca 4. Katalog Komputer 5. Toilet
Lantai 3 1. Koleksi Referensi 2. Koleksi Alm. Bp. Djasman Al Kindi 3. Koran dan Majalah 4. Koleksi Kitab 5. Meja baca 6. Katalog Komputer 7. Ruang sirkulasi petugas 8. Rak buku cadangan commit to user
37
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
9. Fotokopi 10. Toilet Untuk lebih jelasnya lihat di lampiran
3.6
Sumber Dana Dana merupakan suatu unsur yang sangat penting pada suatu perpustakaan dalam proses pengembangan koleksi ataupun perpustakaan itu sendiri. Dana yang memadai akan dapat memperngaruhi jumlah koleksi yang disediakan oleh perpustakaan sehingga mampu untuk menunjang kurikulum, yang pada akhirnya tujuan dari lembaga induknya yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi dapat tercapai. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta setiap tahun mendapat dana kurang lebih sekitar Rp. 500.000.000 (Lima Ratus Juta Rupiah) untuk dana pengembangan koleksi dan keperluan lainnya dari lembaga induknya, yaitu Universitas
Muhammadiyah Surakarta dan sebagian dana dari
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta itu sendiri. Dana yang diperoleh digunakan antara lain, Dana Operasional, Dana Pengadaan Buku, Dana Pembuatan Booklet, Peringatan Hari Besar, dan keperluan lain-lain. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti di karenakan dana yang turun setiap tahun dan bulannya tidak pasti, tergantung dengan kebutuhan, apabila terjadi kekurangan dana Perpustakaan UMS dapat meminta lagi
user kebutuhan kepada commit pusat to sesuai
38
yang diperlukan.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Perpustakaan UMS yang Swasta dengan Perpustakan Universitas yang Negeri proses penambahan dananya berbeda.
3.7
Sarana dan Prasarana Suatu perpustakaan sangat memerlukan barang atau alat untuk menunjang layanan di perpustakaan, maka dari itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memiliki beberapa sarana prasarana yang digunakan sehari–hari guna menunjang aktivitas perpustakaan, adalah sebagai berikut :
NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Tabel 3.3 Daftar Jenis Sarana Prasarana Pepustakaan UMS NAMA BARANG JUMLAH AC 30 Almari Besi 7 Almari CD 4 Almari Kayu 10 Almari Kayu Kaca 17 Brankas 1 Bor Listrik 1 Dispencer 6 Display Buku 2 DVD Player 2 DVD Perekam CCTV 1 Filling Kabinet 6 Front Des 10 Globe 2 Jam Dinding 18 Kaca Cermin 5 Kaligrafi 1 Karpet 17 Kereta Dorong Buku/ Troli 14 Kipas Angin Gantung 3 Kipas Angin Stand 4 Komputer 9 Komputer Katalog Skripsi 14 commit to user Komputer Katalog 12
39
perpustakaan.uns.ac.id
25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68
digilib.uns.ac.id
Komputer Monitor LCD Komputer untuk Internet Komputer Server Kotak Saran Kulkas Kursi Kantor Kursi Kayu ( Tinggi ) Kursi Lipat Besi Kursi Panjang Kursi Plastik Kursi Putar Kursi Sofa Lampu Otomatis LCD Note Book Locker Majalah Dinding Magnetic Get 3M Meja Atlas Meja 1 Biro Kantor Meja ½ Biro Kantor Meja Baca Kayu Meja CCTV Meja Komputer Meja Lesehan Meja Panjang Meja Sekat Meja Bundar Meja Study Correl Meja Tamu Meja Tutup Mesin Fotokopi Mesin Laminating Mesin Presensi Mesin potong manual Mesin Tik Listrik Monitor CCTV Papan Kegiatan Papan Pengumuman Penonaktifan Magnetik Pengaktif Magnetik Printer Rak Besi 2 Sisi Rak Koran commit to user
40
17 20 6 4 1 156 4 50 9 38 71 1 1 2 4 17 9 1 2 2 33 24 1 58 17 23 4 1 72 1 9 2 1 2 1 1 4 3 3 2 1 8 79 6
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
69 Rak Skripsi 1 Sisi 28 70 Rak Skripsi 2 Sisi 216 71 Rak TV 3 72 Salon 3 73 Barcode Rider 10 74 Scanner 1 75 Screen Layar 2 76 Sekat Kayu 12 77 Server 6 78 Sound System 1 79 Speaker Komputer 3 80 Tabung Pemadam Kebakaran 2 81 Tangga Alumunium 3 82 Radio 3 83 Telephone 14 84 TV 5 85 UPS 1 86 White Board 1 87 Vas Bunga 4 88 Astro 2 89 Airphone 1 90 Rak Gelas 1 91 Kereta Dorong Besi 1 92 Kaca Hias 3 93 Brangkas Tempat Jilid 1 94 Bunga Imitasi 4 95 Box Warkat File 20 96 Cap Perpustakaan 4 97 Cap Tanggal 10 98 Cutter 4 99 Gulung Isolasi 4 100 Sketsel 3 101 Staples 4 102 Lift Barang 1 Sumber : Arsip data inventaris Perpustakaan UMS di bagian administrasi
3.8
Koleksi Perpustakaan UMS Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
selalu
berkembang dari tahun ke tahun. Hal ini dilakukan semata–mata guna commit to user memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang semakin berkembang 41
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
seiring dengan berkembangnya informasi sekarang ini. Berdasarkan pengelompokannya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibagi menjadi dua, yaitu: 3.8.1
Pengelompokan koleksi berdasarkan klasifikasi. Berdasarkan klasifikasinya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibedakan menjadi dua bagian, yaitu: 1.
Koleksi Umum, menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 22, yang membagi ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelompok besar. Klas 000
Karya Umum (Penelitian, Perpustakaan & Informasi, Ilmu Komputer)
Klas 100
Filsafat dan Psikologi Umum
Klas 200
Agama
Klas 300
Ilmu–Ilmu Sosial
Klas 400
Bahasa
Klas 500
Ilmu–Ilmu Murni (Matematika, Fisika, Kimia, Biologi)
2.
Klas 600
Ilmu–Ilmu Terapan (Teknologi)
Klas 700
Kesenian Dan Olahraga
Klas 800
Kesusastraan
Klas 900
Sejarah, Geografi dan Biografi
Koleksi Islam (Klas 297), menggunakan sistem klasifikasi versi Islam yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional RI commit to user
42
perpustakaan.uns.ac.id
3.8.2
digilib.uns.ac.id
Klas 297
Agama Islam
Klas 297.1
Al-Qur’an dan ilmu yang berkaitan
Klas 297.2
Hadis dan ilmu yang berkaitan
Klas 297.3
Aqaid dan Ilmu Kalam
Klas 297.4
Fikih
Klas 297.5
Akhlak dan Tasauf
Klas 297.6
Sosial dan Budaya
Klas 297.7
Perkembangan
Klas 297.8
Aliran & Sekte
Klas 297.9
Sejarah Islam & Biografi
Pengelompokan koleksi berdasarkan jenis layanan. Berdasarkan layanan
yang
ada,
koleksi
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Surakarta dibedakan ke dalam 6 jenis koleksi, yaitu: 1.
Koleksi Sirkulasi Adalah koleksi buku teks yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna untuk dibaca di tempat, atau dipinjam (dibawa pulang) sesuai dengan prosedur peminjaman. Koleksi ini terdapat di lantai 2 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
2.
Koleksi Referensi Adalah koleksi buku yang sifatnya referensi/rujukan, yang hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi. Jenis commit to user
43
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustkaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah kamus, ensiklopedia, laporan tahunan, direktori, handbook, indeks dan abstrak, bibliografi, peta/atlas, terbitan pemerintah, data statistik, informasi studi luar negri, dan lain–lain. Koleksi ini terdapat di lantai 3, hanya bisa dibaca. 3.
Koleksi Periodikal Adalah koleksi terbitan berkala yang didalamnya memuat tulisan atau artikel dengan kala terbit yang teratur dan rutin. Macam koleksi periodikal yang dimiliki Perpustakaan Universitas Muhammdiyah Surakarta adalah majalah, jurnal, buletin, koran, kliping, hasil seminar, dan terbitan berkala lainnya. Jenis koleksi ini terdapat di lantai 3, dan hanya bisa dibaca di tempat dan difotokopi.
4.
Koleksi Cadangan Adalah koleksi buku teks yang berfungsi sebagai back-up koleksi buku sirkulasi dan merupakan cadangan dari seluruh buku teks yang dimiliki Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Koleksi cadangan ini terdapat di lantai 3. Hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi.
commit to user
44
perpustakaan.uns.ac.id
5.
digilib.uns.ac.id
Koleksi Karya Ilmiah Adalah koleksi yang merupakan hasil karya sivitas akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta yang dapat
digunakan
mengembangkan
sebagai
bahan
penelitian–penelitian
rujukan ilmiah
untuk lainnya.
Macam koleksi ini adalah skripsi, thesis, disertasi, tugas akhir dan penelitian–penelitian yang lain. Koleksi ini terdapat di lantai 1. 6.
Koleksi Audio Visual (Multi Media) Adalah koleksi pandang dengar yang berupa CD, DVD, VCD dan kaset. Selain koleksi tersebut juga ada TV kabel yang bisa langsung digunakan oleh pemustaka. Koleksi ini terdapat di lantai 1.
7.
Koleksi Khusus Adalah koleksi yang memiliki kekhususan dalam beberapa hal terkait dengan riwayat (sejarah), penggunanya, dan kekhasan-kekhasan yang lain dari koleksi tersebut. Terdapat 2 jenis koleksi yang menjadi bagian dari koleksi khusus ini, yaitu: a. Koleksi Kitab Berbahasa Arab Adalah
koleksi
buku–buku
yang
teksnya
berbahasa arab, pengarang dan penerbitnya kebanyakan dari kawasan timur tengah, dan kitab in satu judul akan commit to user
45
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
mempunyai banyak jilid. Koleksi ini terdapat di lantai 3 satu ruangan dengan koleksi cadangan.Untuk yang junlahnya lebih dari satu, akan diletakkan di lantai 2, dan menjadi koleksi sirkulasi. b. Koleksi (Alm) Djazman Al Kindi Adalah koleksi khusus yang merupakan “hadiah” dari Bapak Djazman Al Kindi, mantan rektor pertama Universitas
Muhammadiyah
Surakarta.
Terdapat
berbagai macam jenis koleksi dalam koleksi ini diantaranya adalah buku teks, buku referensi, jurnal, makalah, dan foto–foto tentang kegiatan beliau selama hidupnya. Koleksi ini terdapat di lantai 3 satu ruangan dengan koleksi referensi. Tabel 3.4 Daftar invetaris Buku dan Non Buku NO ITEM TYPE COUNT 1
Arsip Digital Bahasa Asing 4
2
Arsip Video Bahasa Indonesia
1
3
Buku Bahasa Asing
18087
4
Buku Bahasa Indonesia
79866
5
Buku Cadangan
37182
6
Buku Elektronik
379
7
CD/DVD ROM Bahasa Asing
216
8
CD/DVD ROM Bahasa Indonesia
1722
9
Jurnal Internasional commit to user
626
46
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
10
Jurnal Nasional
2798
11
Laporan Penelitian
3
12
Majalah Bahasa Asing
92
13
Majalah Ilmiah
410
14
Majalah Ilmiah Populer
857
15
Majalah Populer
1268
Jumlah
143511
Sumber : Arsip Data Inventaris Buku dan Non Buku Perpustakaan UMS Di Bagian Administrasi
3.9
Layanan Macam Layanan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta: 3.9.1
Layanan Pemesanan e-Journal dan Informasi Layanan ini bertugas memberikan layanan yang berhubungan dengan permintaan akses e-journal, termasuk didalamnya memberikan petunjuk tentang bagaimana cara mengakses e-journal tersebut. Selain itu menyampaikan berbagai informasi tentang seluruh kegiatan yang berkaitan dengan layanan dan fasilitas yang ada di perpustakaan, merupakan tugas pokok dari layanan ini.
3.9.2
Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi terdapat di lantai 2, melayani kegiatan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Sistem pelayananya adalah terbuka (open acces). Peminjaman hanya diberikan untuk buku–buku teks yang ada di lantai 2 (koleksi sirkulasi). commit to user
47
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
1. Peminjaman a. Ketentuan Pelayanan peminjaman buku teks hanya diberikan kepada anggota yang memiliki Kartu Anggota Perpustakaan atas nama sendiri. 2. Prosedur Prosedur/tatacara peminjaman koleksi buku teks adalah sebagai berikut: a.
Menyerahkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) milik sendiri yang masih aktif dan buku yang akan dipinjam kepada petugas.
b. Mengisi tanggal kembali buku di slip tanggal kembali yang ada di bagian belakang buku. 3. Batas Pinjam Adapun batas jumlah peminjaman koleksi buku teks dan waktu peminjaman dari masing–masing jenis keanggotaan yang ada adalah sebagai berikut: Tabel 3.5 Data Batas Peminjaman Perpustakaan UMS Jenis Anggota Jumlah Batas Keterangan Pinjaman Waktu (Kriteria) Mahasiswa S1 dan D3 Mahasiswa S2
5 Buku (2 Indonesia/3 Asing)
7 Hari
6 Buku (3 2 Indonesia/3 Minggu commit Asing)to user
48
Dapat diperpanjang 1 kali * Dapat Diperpanjang 1 kali *
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Dosen Tetap
8 Buku (5 Indonesia/3 Asing)
6 Bulan
Tidak dapat diperpanjang
Dosen Studi Lanjut
10 Buku (7 Indonesia/3 Asing)
6 Bulan
Tidak dapat diperpanjang
Dosen Kontrak
6 Buku (3 Indonesia/3 Asing)
6 Bulan
Tidak dapat diperpanjang
Karyawan Tetap
8 Buku (5 Indonesia/3 Asing)
6 Bulan
Tidak dapat diperpanjang
Karyawan Studi 10 Buku (7 Lanjut Indonesia/3 Asing)
6 Bulan
Tidak dapat diperpanjang
Karyawan Reguler
6 Bulan
Tidak dapat diperpanjang
8 Buku (5 Indonesia/3 Asing)
Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UMS 2012
Keterangan: * perpanjangan dilakukan sebelum habis waktu pinjam. Catatan: Tidak diperkenankan memakai KAP orang lain, apabila dilanggar akan dikenai sanksi peringatan dan sita kartu. Apabila diulang sampai 2 kali akan dikenai sanksi tidak boleh pinjam selama 1 semester. Denda dibawah Rp. 2000,- masih bisa melakukan transaksi peminjaman.
commit to user
49
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4. Pengembalian a. Sanksi i.
Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan rusak (sobek, basah, berjamur, lengket, brodol, dll) maka peminjam akan dikenai denda sebesar harga terbaru dari buku tersebut
ii.
Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan denda Rp. 200,-/buku/hari dan pembayaran denda dilakukan di kasir yang ada di lantai 1
iii.
Peminjam yang menghilangkan buku harus mengganti buku sesuai dengan yang dihilangkan, ditambah biaya proses buku sebesar Rp. 10.000,/buku serta membayar denda apabila terlambat mengembalikan.
iv.
Pengembalian tidak melalui petugas menjadi tanggung jawab peminjam.
5. Perpanjangan a. Ketentuan: Perpanjangan buku atas buku yang dipinjam dapat dilakukan oleh peminjam apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut: i.
Belum pernah diperpanjang commit to user
50
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ii.
Tidak/belum terlambat dari batas waktu pengembalian
iii.
Perpanjangan dapat dilakukan tanpa harus membawa buku yang akan diperpanjang
3.9.3
Layanan Administrasi Layanan
administrasi
Pepustakaan
Universitas
Muhammadiyah Surakarta berada di lantai 1. Layanan ini bertugas memberikan beberapa layanan kepada pengguna yang berkaitan dengan kegiatan:
3.9.4
1.
Pendaftaran anggota perpustakaan
2.
Aktivasi
3.
Pembuatan kartu anggota perpustakaan (KAP)
4.
Surat–menyurat
5.
Penyerahan karya ilmiah
6.
Bebas Pinjam Perpustakaan
Layanan Internet Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tersedia 21 unit komputer yang dapat digunakan untuk akses internet secara cepat serta dapat dimanfaatkan oleh pengguna atau pengunjung perpustakaan yang ingin mengadakan acara pelatihan internet atau acara–acara lain yang membutuhkan fasilitas internet. Layanan internet adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka commit to user
51
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
untuk melakukan mengakses internet secara gratis dengan syarat terdaftar sebagai anggota perpustakaan aktif. 3.9.5
Wireless Pengguna perpustakaan dapat menggunakan jaringan nirkabel di dalam perpustakaan dengan menggunakan laptop pribadi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut diperlukan: 1.
Laptop atau peralatan mobile yang kompatibel a. Terpasang Wireless LAN Adapter yang menggunakan standard IEEE 802.11g atau 802.11b
2.
Tercatat sebagai anggota perpustakaan aktif yang memiliki akun di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
3.
Web browser yang sering dipakai oleh kebanyakan pemakai internet seperti Mozila Firefox, Internet Explorer, Opera dll.
3.9.6
Online Resource Online
resource
(sumber–sumber
online)
yang
disediakan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta meliputi: 1.
Skripsi, Thesis dan Disertasi, Bab 1 dari koleksi ini dapat didownload secara bebas di alamat http://etd.eprint.ums.ac.id. Sedangkan fulltext isi dari koleksi ini dapat dibaca dan diakses secara penuh dengan menggunakan akun SSO yang dimiliki setiap commit to user
52
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
anggota perpustakaan yang aktif, dan tentu saja file tersebut sudah diproteksi. 2.
E-Journal Adalah kumpulan artikel jurnal, meliputi jurnal terbitan Universitas Muhammadiyah Surakarta dan jurnal internasional yang dilanggan oleh perpustakaan. a. Artikel Jurnal UMS Semua artikel jurnal terbitan UMS yang disediakan, dapat diunduh (download) secara bebas dan gratis di alamat http://eprints.ums.ac.id b. Artikel Jurnal Internasional Adalah
kumpulan
database
jurnal
internasional yang dilanggan oleh Perpustakaan UMS. Database tersebut antara lain: ProQuest, Questia, dan Emerald. Semua database tersebut dapat diakses melalui
website
perpustakaan
di
http://library.ums.ac.id baik dari lingkungan kampus ataupun di luar kampus. 3.9.7
Layanan KKI Layanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka, berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah (penelitian) yang dilakukan civitas akademika UMS dalam bentuk cetak. Layanan KKI ini digunakan oleh pemustaka sebagai bahan commit to user
53
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
rujukan untuk mengembangkan dan menulis penelitian–penelitian yang baru. Ketentuan penggunaan koleksi skripsi dan tesis boleh difotokopi bab 1 dan daftar pustaka, sedangkan koleksi hasil penelitian boleh difotokopi keseluruhan isi. Khusus untuk jenis koleksi skripsi, selain bentuk cetak disediakan juga bentuk softcopynyang bisa diakses melalui OPAC yang tersedia, atau melalui alamat URL http://library.ums.ac.id 3.9.8
Layanan Multimedia (Audio Visual) Layanan multimedia (audio visual) adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Koleksi ini terdapat dilantai 1 dan 2. Koleksi audio visual yang berupa CD, CD ROM, dan kaset, terdapat di lantai 2. Koleksi ini (kecuali CD ROM) bisa dipinjam oleh pemustaka, dengan ketentuan peminjam adalah mahasiswa, dosen dan karyawan (civitas akademika) yang menjadi anggota perpustakaan. Peminjam dilayani dengan sistem tertutup. Dalam layanan ini juga tersedia TV kabel yang dapat digunakan oleh pemustaka secara langsung (bisa langsung memiih channel yang diinginkan).
3.9.9
Layanan Referensi Layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka, yang bertujuan untuk membantu mereka dalam penelusuran informasi rujukan. Melalui layanan referensi ini pemustaka dibantu untuk menemukan dan menelusur informasi commit to user
54
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
secara lebih spesifik dengan pilihan subyek yang lebih luas, dengan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara lebih optimal. Layanan ini terdapat di lantai 3. 3.9.10 Layanan Koleksi Periodikal Layanan ini memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date dari sumber–sumber tercetak yang memiliki kala terbit tertentu. Seperti majalah, jurnal, surat kabar, bulletin dan lainya. Jurnal bentuk cetak (hardcopy) ditata dalam rak jurnal berdasarkan fakultas, yang masing–masing fakultas diurutkan berdasarkan nomor klasifikasi DDC. Untuk mempermudah pencarian isi artikel jurnal, pemustaka dianjurkan untuk mencari lewat indeks jurnal yang tersedia. Pembagian dan penataan koleksi jurnal tercetak di rak–rak adalah sebagai berikut: 1.
Jurnal Pendidikan (A)
2.
Jurnal Ekonomi (B)
3.
Jurnal Hukum (C)
4.
Jurnal Teknik (D)
5.
Jurnal Geografi (E)
6.
Jurnal Psikologi (F)
7.
Jurnal Agama (G)
8.
Jurnal Kesehatan dan Kedokteran (J)
9.
Jurnal Farmasi (K) commit to user
55
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
10. Jurnal Komunikasi dan teknologi informatika (L) 11. Jurnal Lintas Ilmu (Li) 3.9.11 Layanan Koleksi Cadangan Layanan
koleksi
cadangan
adalah
layanan
yang
menyediakan koleksi buku–buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul yang dimiliki perpustakaan UMS. Hal ini berarti jika buku teks yang ada di lantai 2 habis terpinjam, pemustaka masih dapat mencari bahan dan menggunakan buku tersebut dilayanan koleksi cadangan. Tujuan dari layanan ini adalah prinsip ketersedian (availability) buku–buku teks bagi pemustaka. Koleksi cadangan hanya bisa dibaca ditempat, di fotokopi dan di-scan, layanan koleksi cadangan ini ada di lantai 3. 3.9.12 Layanan Koleksi Khusus Layanan koleksi khusus yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah Layanan Koleksi (alm) Bapak Djazman Al Kindi dan Layanan Koleksi Kitab Berbahasa Arab. Kedua layanan koleksi khusus ini masing–masing memiliki kekhasan tersendiri dalam hal sejarah (riwayat), penataan koleksi di rak, pemanfaatan bagi pemustaka, dan pemustaka dari masing–masing koleksi khusus tersebut. Layanan ini terdapat dilantai 3.
commit to user
56
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
3.9.13 Layanan Lain–lain 1.
Kasir Layanan ini adalah bagian keuangan yeng bertugas menerima semua pembayaran dari beberapa aktifitas perpustakaan yang berhubungan dengan uang seperti pembayaran denda, aktivasi, pengganti biaya kartu hilang, dan lain–lain. Letak layanan kasir ini berdampingan dengan layanan administrasi yang berada di lantai 1.
2.
Fotokopi Untuk
memudahkan
pemustaka,
perpustakaan
menyediakan jasa fotokopi yang ada di lantai 3. Layanan fotokopi disediakan bagi pemustaka yang ingin menfotokopi koleksi yang ada di perpustakaan, dengan ketentuan yang berlaku di perpustakaan. Layanan fotokopi ini mampu melayani permintaan fotokopi pemustaka dalam jumlah yang cukup besar. 3.
Loker Layanan loker ini disediakan bagi pemustaka yang ingin menyimpan tas, buku dan barang–barang lainnya kecuali barang berharga, sebelum mereka masuk ke perpustakaan lebih jauh.
commit to user
57
perpustakaan.uns.ac.id
4.
digilib.uns.ac.id
Ruang Diskusi Ruang diskusi ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademika dan masyarakat umum di sekitar UMS untuk acara–acara diskusi, rapat, pelatihan, dan lain–lain. Berkapasitas 15-40 orang dengan fasilitas perlengkapan audio visual didalamnya. Untuk informasi selanjutnya dapat menghubungi KTU Perpustakaan UMS.
5.
Mushola Disediakan mushola bagi petugas dan pemustaka yang ingin melakukan sholat di dalam perpustakaan. Ruang mushola ini terdapat di dalam area ruang internet.
commit to user
58
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB IV PEMBAHASAN
4.1
Alasan
perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA. Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
telah
menerapkan sistem otomasi pada layanan-layanan di dalam perpustakaan. Koha merupakan sistem otomasi berbasis open source yang dipilih oleh perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta untuk diterapkan sebagai sistem otomasi di perpustakaan. Pemilihan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibanding software yang lainnya memiliki beberapa alasan, antara lain: 4.1.1
Sistem otomasi berbasis Koha memiliki fitur yang lengkap. Koha yang berdasar open source memiliki fitur-fitur yang lengkap yang biasanya terdapat pada software berbayar pada umumnya.
4.1.2
Sistem otomasi berbasis Koha memiliki banyak pengembang (developer).
Koha
memiliki
banyak
pengembang
yang
memudahkan suatu perpustakaan untuk mengembangkan Koha sesuai dengan keinginan perpustakaan guna menunjang kinerja pelayanan di perpustakaan. 4.1.3
Sistem otomasi berbasis Koha memiliki teknologi yang sudah teruji. Sistem otomasi Koha sudah teruji stabilitasnya, karena sistem otomasi berbasis Koha telah diterapkan pada ribuan commit to user
59
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
perpustakaan di seluruh dunia. Jadi secara tidak langsung Koha sudah teruji dalam hal stabilitas dan skabilitasnya sebagai sistem otomasi di sebuah perpustakaan. 4.1.4
Terbatasnya
Dana
merupakan
alasan
yang
vital
bagi
pengembangan sistem perpustakaan. Dengan terbatasnya dana secara tidak langsung memaksa perpustakaan berfikir ulang untuk menggunakan software berbayar/komersial. Karena terbatasnya dana maka perpustakaan Universitas Muhammadiyah surakarta memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena Koha berbasis pada open source, maka Koha dapat diperoleh secara gratis oleh perpustakaan. 4.1.5
Koha dapat dikolaborasikan dengan software lain. Sistem otomasi Koha memungkinkan untuk pengembangan dengan kolaborasi software-software yang lain. Koha juga menyediakan solusi dan pemecahan masalah pada software yang dapat dimanfaatkan oleh ribuan perpustakaan di seluruh dunia.
4.1.6
Koha merupakan open source software. Karena merupakan open source software, Koha tidak memerlukan biaya lisensi untuk memperoleh kode. Program Koha dapat digunakan secara terus menerus
karena
tanpa
biaya
lisensi.
Koha
juga
dapat
dikembangkan sesuai kebutuhan perpustakaan. 4.1.7
Pengembangan Koha tidak dibatasi. Karena Koha merupakan open source software maka tidak ada perjanjian yang membatasi commit to user
60
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
pengguna untuk mengembangkan Koha sesuai dengan keinginan pengguna. Pemilihan Koha sebagai sistem otomasi perpustakaan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tentunya melalui
berbagai
pertimbangan.
Salah
satu
pertimbangan
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memilih Koha sebagai sistem otomasinya berdasarkan kelebihan dan kekurangan Koha itu sendiri sebagai sistem otomasi di sebuah perpustakaan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Suyadi (Kaur IT, E-Journal & E-book), Koha memiliki beberapa Kelebihan : a. Meskipun Koha berbasis open source namun Koha merupakan Integrated Library System (ILS) yang cukup lengkap. Ini terlihat dari fitur-fitur Koha yang hampir mencakup semua fitur yang ada pada software berbayar/komersial pada umumnya b. Koha dapat diinstal sendiri oleh semua perpustakaan karena Koha tidak memerlukan kode pada saat pemasangannya. Tanpa
menggunakan
kode
saat
pemasangan
Koha,
memudahkan para pengguna untuk menginstal Koha di perpustakaan mana saja tanpa terkecuali c. Koha didukung oleh dua database yang berstandar industri berdasar relational database management system. Dengan commit to user
61
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
dukungan dua database, semakin membuat Koha lengkap sebagai sistem informasi perpustakaan yang terintegrasi Meski memiliki beberapa kelebihan, Koha juga memiliki beberapa kekurangan di bandingkan software lainnya, antara lain : a. Dalam proses instalasi, pengaturan konfigurasi dan juga perawatan software Koha cukup sulit dilakukan. Tanpa ada keahlian dan ketelatenan dari pengguna maka akan membuat pengguna kesulitan dalam hal instalasi, pengaturan konfigurasi pada Koha serta perawatan Koha pada saat sudah diterapkan di perpustakaan b. Koha belum beredar dalam versi bahasa Indonesia, Jadi dalam penggunaan maupun instalisasinya pengguna minimal sudah menguasai bahasa Inggris c. Koha harus didukung dengan perangkat yang memiliki spesifikasi yang tinggi, agar server bekerja secara maksimal sesuai dengan yang diinginkan. Tanpa adanya dukungan perangkat yang memiliki spesifikasi tinggi dan memadai, Koha kurang efektif dalam kinerjanya Tampilan dalam Koha juga cukup menarik dan mudah untuk digunakan. Meskipun Koha hanya ada dalam versi bahasa Inggris akan tetapi Koha mudah untuk digunakan.
commit to user
62
perpustakaan.uns.ac.id
4.2
digilib.uns.ac.id
Fitur-fitur yang dimiliki oleh software Koha Koha merupakan perusahaan bertaraf ILS yang memiliki fitur cukup lengkap yang meliputi modul–modul sirkulasi, katalogisasi, pengadaan, periodikal, cadangan, patron management (keanggotaan), dll. Koha juga dapat digunakan untuk mengelola beberapa perpustakaan dalam satu sistem (perpustakaan pusat & tercabang).
Gambar 4.1 Tampilan Koha sebelum Log in
commit to user
63
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.2 Tampilan Koha Log in
Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama
commit to user
64
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Koha sangat menunjang untuk menjalankan sentralisasi perpustakaan. Koha dibangun menggunakan standar perpustakaan dan protokol interoperability dengan sistem perpustakaan yang lain. Berikut ini beberapa fitur yang disediakan oleh Koha yang cukup fungsional dan juga fleksibel: 4.2.1
Patrons Management Patrons menyediakan
Management sarana
merupakan
untuk
fitur
pengelolaan
yang
anggota
perpustakaan yang fleksibel, bisa menambahkan foto, import data dari microsoft excell, dan bisa connect ke LDAP server, sehingga cukup dengan satu user dan satu password dapat digunakan untuk log in ke berbagai sistem informasi yang ada di universitas, misalnya: email, sistem informasi akademik, file server, dan lainnya. Fitur patrons Management
ini
biasanya
digunakan
untuk
sarana
pembuatan kartu anggota baru perpustakaan, baik dari mahasiswa dari dalam universitas maupun mahasiswa luar. Fitur Patrons Management dilengkapi dengan dengan fasilitas yang cukup lengkap, pada pembuatan kartu anggota baru perpustakaan juga bisa ditambahkan foto guna menunjang validitas data. Selain itu hanya dengan satu password, user dapat mengakses ke berbagai informasi yang ada didalam universitas. Dalam patrons management commit to user
65
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
terdapat
fasilitas
perpustakaan,
untuk
membuat
langkah-langkah
kartu
pembuatan
anggota kartu
perpustakaan antara lain: 1. Log in Koha 2. Selanjutnya klik “Patrons” 3. Lalu klik “New” dan tentukan kategori anggota kartu perpustakaan 4. Isikan nama, alamat, jenis kelamin, card number, username dan password klik “Save” 5. Langkah selanjutnya klik “More” lalu klik kategori “Tools” 6. Selanjutnya pilih “Patron card creator” 7. Klik “Batches” pilih “New Batch” 8. Setelah itu klik “Add item” 9. Ketik nama anggota baru di kolom Nama lalu klik “Search” setelah muncul nama anggota baru, kemudian beri tanda centang dan klik “Add” 10. Kemudian klik “Export item” dan beri tanda centang pada kolom “Select” lalu klik “Export” 11. Langkah selanjutnya klik pada item yang telah di export dan klik “Ok” commit to user
66
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
12. Langkah terakhir klik “File” dan klik “Print” Gambar 4.4 Tampilan Patron Management
4.2.2
Circulation Sistem sirkulasi koha juga tidak kalah lengkap dengan fitur yang lain. Koha memiliki fasilitas sistem sirkulasi yang bisa untuk sistem pengembalian bahan pustaka dengan menggunakan dropbox. Koha juga bisa digunakan untuk sistem sirkulasi offline, fitur ini sangat menunjang
untuk
diterapkan
pada
cabang–cabang
perpustakaan yang tidak memiliki koneksi ke jaringan atau juga bisa juga digunakan untuk perpustakaan keliling. Dengan sistem sirkulasi Koha, user dapat memperpanjang pinjaman bahan pustaka sendiri secara online kapanpun dan commit to user
67
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
dimanapun user berada. Selain itu, sistem sirkulasi Koha juga menyediakan fasilitas peminjaman mandiri (Self Checkout).
Berarti
user
bisa
melakukan
kegiatan
peminjaman bahan pustaka dimana saja dan kapan saja tidak
harus
datang
ke
perpustakaan.
Dalam
fitur
circulationada dua fasilitas yaitu peminjaman (Checkout) dan pengembalian (check in). Cara peminjaman dengan menggunakan Koha: 1. Klik “Circulation” dan klik “Check out” 2. Langkah
selanjutnya
sorotkan
Kartu
Anggota Perpustakaan pada kolom yang tersedia 3. Lalu klik pada kolom yang tersedia dan sorotkan barcode buku yang ingin dipinjam 4. Kemudian non aktifkan pengaman buku menggunakan alat pengamanan Sedangkan langkah-langkah pengembalian (check in), antara lain: 1. Klik “Circulation” dan klik “Check in” 2. Kemudian klik pada kolom yang tersedia lalu sorotkan barcode buku pada scanner
commit to user
68
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.5 Tampilan Circulation
4.2.3
Cataloging Sistem katalogisasi Koha cukup lengkap dan fleksibel. Secara pengaturan default Koha menggunakan format MARC yang dapat digunakan untuk katalogisasi segala bentuk bahan pustaka termasuk digital library. Meski menggunakan format MARC, namun pengoperasian sistem katalogisasi pada Koha cukup mudah untuk dilakukan.
Karena
pada
sistem
katalogisasi
Koha
disediakan framework yang bisa ditambah dan dimodifikasi secara bebas sesuai dengan keinginan kita (semaunya dapat commit to user
69
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
dilakukan secara otomatis). Pada sistem katalogisasi Koha juga disediakan fasilitas untuk eksport dan import dari atau ke MARC file yang dibuat dengan aplikasi–aplikasi lain, antara lain: MARC Edit, CDS ISIS, atau aplikasi lain yang kompatible dengan format MARC. Yang paling menarik dari fitur sistem katalogisasi Koha ialah adanya fasilitas koneksi ke Z39.50 server, dengan fasilitas ini pustakawan tidak perlu mengkatalog bahan pustaka yang telah dibuat katalognya oleh pustakawan lainnya den menayangkannya di Z39.50 server. Gambar 4.6 Tampilan Cataloging
commit to user
70
perpustakaan.uns.ac.id
4.2.4
digilib.uns.ac.id
OPAC & Searching. Koha ILS terdiri dari dua sistem yang bersinergi satu sama lainnya, yaitu intranet yang digunakan untuk mengolah data–data tentang perpustakaan, dan OPAC yang disediakan bagi semua user pada umumnya. Fasilitas intranet sangat menunjang kinerja perpustakaan dalam hal pengolahan data–data bahan pustaka. Sedangkan dengan OPAC pengguna dapat : 1. Menelusur informasi mengenai koleksi bahan pustaka dengan cepat dan akurat. 2. Melihat data tentang pinjaman dan denda Keterlambatan pengembalian. 3. Melakukan kegiatan perpanjangan masa pinjaman Secara online. 4. Membuat daftar koleksi kesayangan (reading list). 5. Memesan buku 6. Membuat usulan pengadaan koleksi bahan pustaka 7. Melakukan peminjaman mandiri ( jika fasilitas ini Diaktifkan). Koha OPAC juga bisa di integrasikan dengan Zotero untuk membuat daftar pustaka pada tulisan / artikel yang telah kita buat. commit to user
71
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.7 Tampilan OPAC
Gambar 4.8 Tampilan OPAC : advance search
commit to user
72
perpustakaan.uns.ac.id
4.2.5
digilib.uns.ac.id
Serials Serials merupakan fitur untuk mengelola langganan terbitan berkala seperti majalah, koran, buletin, dll. Failitas ini sangat menunjang untuk mengelola terbitan – terbitan berkala pada suatu perpustakaan. Gambar 4.9 Tampilan Serials
4.2.6
Acquisition Koha memiliki fitur–fitur yang lengkap dan memadai
untuk
mengelola
perpustakaan
secara
keseluruhan. Dengan sistem informasi pengadaan yang terdapat pada fitur acquisition sangat bermanfaat untuk mengelola anggaran pengadaan koleksi. Fitur acquisition yang
commitpada to userKoha terdapat
73
ini
menunjang
kinerja
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
perpustakaan
dalam
menentukan
anggaran
tentang
pengadaan koleksi bahan pustaka yang akan direalisasikan. Gambar 4.10 Tampilan Acquisition
4.2.7
Reports Koha
juga
menyediakan
fitur
reports
yang
menyediakan berbagai macam laporan–laporan. Pada fitur ini kita juga bisa mendefinisikan format laporan kita sendiri dan mengekspornya ke dalam format excell.
commit to user
74
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.11 Tampilan Reports
4.2.8
Administration Fitur ini digunakan untuk mengatur Koha sesuai dengan keinginan kita. Fitur ini sangat menunjang pengguna Koha untuk dapat memodifikasi Koha sesuai dengan keinginan kita.
commit to user
75
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.12 Tampilan About Koha
4.2.9
Barcode Generator Koha juga menyediakan Fitur Barcode Generator. Fitur Barcode Generator merupakan fasilitas untuk membuat barcode sesuai dengan keinginan kita. Dengan fasilitas Koha kita juga bisa membuat barcode yang bisa digunakan untuk barcode kartu anggota perpustakaan, barcode buku, dan lain-lain.
commit to user
76
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.13 Tampilan Barcode Generator
4.2.10 Calendar Fitur calendar ini menyediakan fasilitas guna menampilkan tanggal, bulan dan tahun yang menunjang pekerjaan dalam perpustakaan.
commit to user
77
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.14 Tampilan Calendar
4.2.11 Tools Fitur ini berisi bermacam-macam fasilitas, seperti comment, batch item modification, label creator, calendar, news dan lainlain.
commit to user
78
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 4.15 Tampilan Tools
4.2.12 Back up Data Fitur ini digunakan untuk mengantisipasi hilangnya data atau dokumen yang ada di komputer. Proses pemeliharaan sistem otomasi Koha dilakukan setiap hari (ke hard disk), back up data ke media penyimpanan (CD ROM), tiap satu bulan sekali dan diperbaharui tiap 6 bulan sekali.
commit to user
79
perpustakaan.uns.ac.id
4.3
digilib.uns.ac.id
Hambatan-hambatan
yang
dialami
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Surakarta dalam penerapan sistem otomasi berbasis Koha Faktanya, penerapan sistem otomasi di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak selalu lancar seperti yang direncanakan sebelumnya. Kendala-kendala sering timbul sejalan dengan penerapan sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Berdasarkan wawancara dengan Kaur IT, E-book dan E-journal yaitu Suyadi, Menjelaskan bahwa ada beberapa hambatan dalam penerapan sistem otomasi di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain: 4.3.1
Kurangnya pengetahuan pustakawan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta mengenai sistem otomasi Pengetahuan tentang teknologi setiap staf di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memang berbeda-beda. Hal ini membuat wawasan tentang cara penggunaan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta berbeda-beda pula. Perbedaan pemahaman mengenai tata cara penggunaan Koha ini membuat efektivitas kinerja dari Koha sebagai
sistem
Muhammadiyah
otomasi Surakarta
di
Perpustakaan
menjadi
terganggu.
Universitas Dengan
terganggunya kinerja pelayanan di perpustakaan Universitas commit to user
80
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Muhammadiyah Surakarta maka akan menghambat penerapan sistem otomasi yang baik dan benar. 4.3.2
Tingkat pendidikan staf berbeda satu dengan yang lainnya. Tingkat pendidikan antara staf yang satu dengan staf yang lain berbeda-beda, maka berimbas pada kinerja pelayanan bagi pengguna dengan berbasis Koha menjadi kurang maksimal. Hal ini dapat menyebabkan menurunnya citra perpustakaan di mata pengguna karena pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pengguna kurang begitu baik.
4.3.3
Terjadi kesalahan dalam memasukkan data ke komputer Tidak semua kerja dari para staf sesuai dengan yang direncanakan, misalnya kesalahan dalam memasukkan data ke komputer. Kesalahan dalam menginput data ke dalam komputer merupakan keasalahan fatal dan menjadi hambatan utama dalam usaha penerapan sistem otomasi perpustakaan yang baik. Hal ini dapat menyebabkan seluruh kinerja dalam perpustakaan menjadi terganggu dan berantakan.
4.3.4
Koha memerlukan perangkat keras (hardware) yang memiliki spesifikasi yang tinggi Sistem otomasi berbasis Koha harus didukung oleh perangkat yang memiliki spesifikasi yang tinggi dalam kinerjanya. Dengan dukungan dari perangkat yang memiliki spesifikasi yang tinggi maka kinerja dari Koha akan bisa maksimal, tetapi jika commit to user
81
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
dalam kinerjanya Koha tidak mendapat dukungan perangkat keras yang memiliki spesifikasi yang tinggi maka Koha tidak bisa bekerja seperti yang diinginkan oleh pengguna. 4.3.5
Terjadi pemadaman atau berhentinya aliran listrik dari pusat Bila terjadi pemadaman aliran listrik atau biasa disebut dengan sebutan mati lampu, maka Koha tidak dapat digunakan seperti biasanya. Meskipun ini bisa disiasati dengan penggunan mesin diesel atau yang lainnya, tetap saja hasilnya kurang begitu maksimal.
4.3.6
Permasalahan pada jaringan Terkadang jaringan internet pada Koha terputus dengan sendirinya karena alasan-alasan tertentu, misalnya mati lampu atau yang lainnya membuat kerja Koha tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya. Bila sudah terkoneksi dengan server pun biasanya terdapat jeda waktu yang cukup lama dalam usaha pemograman kembali. Hal ini dapat membuat terhambatnya kinerja pelayanan di perpustakaan seperti di bagian sirkulasi dan admninistrasi.
4.3.7
Koha belum ada dalam versi bahasa Indonesia Karena latar belakang pendidikan dari masing-masing staf berbeda satu dengan yang lainnya, tentu pemahaman tentang bahasa asing khususnya bahasa indonesia juga berbeda-beda pula. Padahal Koha belum ada dalam versi bahasa Indonesia, hal ini sangat menghambat kinerja dalam pelayanan di perpustakaan. commit to user
82
perpustakaan.uns.ac.id
4.4
digilib.uns.ac.id
Cara mengatasi hambatan-hambatan yang di alami dalam proses penerapan sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta Timbulnya berbagai hambatan-hambatan sejalan dengan penerapan sistem
otomasi
berbasis
Koha
di
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah surakarta menjadi polemik bagi kemajuan teknologi di perpustakaan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Suyadi, beberapa pemecahan masalah untuk mengatasi hambatanhambatan yang dialami Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam rangka penerapan sistem otomasi berbasis Koha, antara lain: 4.4.1
Pelatihan staf karyawan Kurangnya pengetahuan staf tentang Koha tentunya menjadi
hambatan
dalam
penerapan
sistem
otomasi
di
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dengan mengadakan pelatihan-pelatihan tentang sistem otomasi berbasis Koha akan membantumenambah wawasan dan pengetahuan para staf
tentang sistem otomasi Koha di Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Surakarta. Sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan pelayanan pengguna di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
commit to user
83
perpustakaan.uns.ac.id
4.4.2
digilib.uns.ac.id
Pendidikan lanjutan bagi staf terpilih Memberikan pendidikan lanjutan bagi staf merupakan solusi guna menyetarakan tingkat pendidikan yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dengan setaranya pendidikan antara staf yang satu dengan staf yang lainnya, maka dapat meningkatkan citra Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta di mata pengguna. Karena dengan kesetaraan pendidikan antara staf yang satu dengan yang lainnya, secara tidak langsung pengetahuan tentang teknologi maupun ilmu pengetahuan kurang lebih sama, hal ini dapat menunjang kinerja staf lebih baik dan dapat memaksimalkan pelayanan yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
4.4.3
Melakukan pengecekan kembali pada data yang dimasukkan Mengadakan pengecekan kembali untuk data-data yang telah
dimasukkan
akan
meminimalisir
kesalahan
dalam
memasukkan data ke komputer. Selain itu, kehati-hatian dan kecermatan staf dalam memasukkan data ke komputer juga perlu diperhatikan agar supaya kinerja di perpustakaan lebih efisien. 4.4.4
Menyediakan perangkat keras (hardware) berspesifikasi tinggi Kinerja Koha harus didukung dengan perangkat keras (hardware) berspesifikasi tingi, maka mau tidak mau Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menyediakan perangkat keras (hardware) yang memiliki spesifikasi tinggi agar supaya commit to user
84
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
kinerja Koha lebih maksimal dalam membantu pelayanan di perpustakaan. 4.4.5
Menyediakan genset atau mesin diesel Bila sewaktu-waktu ada pemadaman arus listrik dari pusat atau ada kerusakan pada aliran listrik, maka akan sangat mengganggu kinerja pelayanan di perpustakaan. Oleh karena itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta mencoba mengatasi masalah ini dengan menyediakan genset ataupun mesin diesel yang dapat menghasilkan arus listrik, agar kinerja staf dalam memberikan pelayanan tidak terhambat dan terganggu.
4.4.6
Memiliki ahli teknologi informasi Bila sewaktu-waktu jaringan terputus karena alasan tertentu seperti terputusnya aliran listrik dan lainnya, maka masalah tersebut akan cepat teratasi bila terdapat sesorang yang ahli di bidang tersebut. Minimal sebuah perpustakaan harus memiliki dua orang tenaga ahli di bidang teknologi informasi guna menunjang otomasi perpustakaan supaya bisa berkerja secara maksimal.
4.4.7
Mengadakan kursus bahasa asing bagi staf Karena Koha belum menyediakan versi dalam bahasa indonesia, maka secara tidak langsung pengguna minimal menguasai bahasa Inggris. Karena latar belakang pendidikan yang berbeda-beda antara staf yang satu dengan yang lain, otomatis pemahaman mengenai bahasa Inggris pun berbeda-beda. Dengan commit to user
85
perpustakaan.uns.ac.id
demikian
digilib.uns.ac.id
maka
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta mengadakan kursus bagi para staf agar supaya para staf sedikit banyak menguasai tentang bahasa Inggris sehingga dapat memberdayakan Koha dengan maksimal.
commit to user
86
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB V PENUTUP
5.1 KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 5.1.1 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta merupakan perpustakaan yang telah terotomasi, hal ini terbukti Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta telah menerapkan Koha yang berbasis open source sebagai sistem perpustakaan terintegrasinya. 5.1.2 Alasan pemilihan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain: Koha memiliki fitur lengkap, Koha memiliki banyak developer, teknologi Koha sudah teruji, terbatasnya dana, Koha dapat dikolaborasikan dengan software lain, Koha merupakan open source software, pengembangan Koha tidak dibatasi. 5.1.3 Koha merupakan sistem otomasi yang diterapkan oleh Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang memiliki fitur-fitur yang lengkap dalam menunjang kinerja diperpustakaan. Fitur itu antara lain: Patron Management, Circulation, Cataloging, OPAC & Searching, Serials, Acquisition, Reports, Administrasi, Barcode Generator, Calendar, Tools. commit to user
87
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
5.1.4 Dalam penerapannya ada hambatan-hambatan yang menghambat kinerja pelayanan perpustakaan, akan tetapi hal ini telah diantisipasi dengan adanya pemecahan masalahnya pada setiap permasalahan.
5.2 Saran Ada beberapa saran yang ingin penulis sampaikan sebagai masukan demi kemajuan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain: 5.2.1
Menambah pelatihan-pelatihan terhadap staf yang dinilai kurang efektif dalam kinerjanya
5.2.2
Melengkapi sarana dan prasarana yang belum lengkap agar kinerja lebih maksimal
5.2.3
Memberikan pengetahuan mengenai Koha tentang sistematika penggunaanya kepada pengguna perpustakaan
5.2.4
Menambah tenaga-tenaga ahli di bidang teknologi
commit to user
88