17
PENGADAAN BUKU DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh : RIA RACHMAWATI D 1806056
PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009
18
PERSETUJUAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Pada Hari
:
Tanggal
:
Dosen Pembimbing
Dra. Hj. Tri Hardiningtyas, M.Si NIP.131916058
19
PENGESAHAN
Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan profesi Ahli Madya (A.Md.) Pada Hari
:
Tanggal
:
Dewan Penguji Tanda Tangan Daryono, S.Sos NIP.131696960
(………………….)
Dra. Hj. Tri Hardiningtyas, M.Si NIP.131916058
(………………….)
Mengesahkan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Dekan,
Drs. H. Supriyadi, SN, SU NIP.195301281981031001
20
MOTTO
“ Jadikan sabar dan sholat sebagai penolongmu. Dan sesungguhnya yang demikian itu sungguh berat, kecuali bagi orang-orang yang khusyu’. “ ( QS : Al-Baqarah : 45 )
“ Hiduplah sesuka hatimu, namun ingatlah bahwa engkau akan mati. Cintailah orang sesukamu, namun ingatlah bahwa engkau akan berpisah dengannya. Dan berbuatlah sesukamu, namun ingatlah engkau akan akan dibalas denganNya dan bertanggung jawab terhadapNya . “ ( HR. Ath Thabrani )
“Tinta bagi seorang pelajar lebih suci nilainya dari pada darah seorang martir…” (Nabi Muhammad SAW)
21
PERSEMBAHAN 1. (Alm) Ibu, seorang wanita terhebat yang telah melahirkanku dengan taruhan nyawanya, yang dengan segenap jiwa raganya memberikan kasih sayang setinggi langit dan sedalam lautan. Serta dengan tetes demi tetes air mata cintanya yang sejuk bak embun di pagi hari untuk anaknya. Yang sampai saat ini belum mampu untuk membalas segala yang telah diberikannya. Terima kasih Ibu…….. Aku yakin engkau selalu bersamaku. 2. Bapak, seorang ayah yang penuh tanggung jawab yang memberikan tetes demi tetes keringatnya untuk menghidupi anaknya. Yang sampai saat ini belum mampu untuk membalas segala yang telah diberikannya. Terima kasih Bapak…….. 3. Kakak-kakakku yang tercinta, Ndari, Agung, Fajar yang selalu memberikan do’a dan dukungannya tanpa batas waktu. 4. Seseorang yang berarti dalam hatiku dan telah memberikan semangat buat semuanya. Terima kasih Alie…….. 5. Adikku, Lidya yang telah membantu dan selalu memberikan semangat. 6. Teman-teman Library ’06, terima kasih buat kalian semua. Luph U all….. 7. Sahabat-sahabatku, Tiwi, Wida, Via, Avi, Lina. Tanpa kalian hidup terasa sepi, karena kalian selalu bikin hidup lebih hidup. Miss U all…!!! 8. Almamater
22
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat : 1. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3.
Bapak Daryono, S.Sos, selaku penguji Tugas Akhir.
4.
Ibu Dra. Hj. Tri Hardiningtyas, M.Si, selaku dosen pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir.
5.
Ibu Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc, selaku Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang telah memberikan izin kepada
23
penulis untuk Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 6. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 8. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Mengingat masih terbatasnya pengetahuan dan kemampuan yang penulis miliki tentunya Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis mengharapkan semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 2009
Penulis
24
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL........................................................................................
i
HALAMAN PERSETUJUAN.........................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN..........................................................................
iii
HALAMAN MOTTO ......................................................................................
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ......................................................................
v
KATA PENGANTAR .....................................................................................
vi
DAFTAR ISI .... .............................................................................................
viii
DAFTAR TABEL............................................................................................
x
DAFTAR BAGAN ..........................................................................................
xi
DAFTAR LAMPIRAN....................................................................................
xii
BAB I.
BAB II.
PENDAHULUAN A. Latar Belakang …………………………………..................
1
B. Rumusan Masalah…………………………………………..
2
C. Pelaksanaan…………………………………………… .......
2
D. Metode Pengumpulan Data……………… ...........................
3
E.
Tujuan Penulisan ...................................................................
3
F.
Sistematika Penulisan…………………… ............................
4
TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan……………………….......................
6
B. Koleksi Perpustakaan ...............................................................
7
25
BAB III.
C. Pengadaan Bahan Pustaka ........................................................
9
D. Metode Pengadaan Buku..........................................................
10
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
BAB IV.
BAB V.
A. Sejarah ………………………………………... ......................
17
B. Struktur Organisasi...................................................................
21
C. Sumber Daya Manusia .............................................................
23
D. Gedung atau Ruang ..................................................................
25
E. Sumber Dana … .......................................................................
27
F. Sarana dan Prasarana................................................................
27
G. Koleksi......................................................................................
38
H. Layanan ....................................................................................
51
PEMBAHASAN MASALAH A. Analisa Masalah………… .......................................................
66
B. Hambatan-hambatan.................................................................
73
C. Pemecahan Masalah .................................................................
74
PENUTUP A. Kesimpulan...............................................................................
76
B. Saran .........................................................................................
77
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………... ...............
79
LAMPIRAN
26
DAFTAR TABEL Halaman Tabel III.1 Data Karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ...........................................................
23
Tabel III.2 Daftar Barang Inventaris Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ........................................
28
Tabel III.3 Jumlah Buku Teks Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ........................................
44
Tabel III.4 Jumlah Koleksi Kitab Bahasa Arab Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ........................................
46
Tabel III.5 Jumlah Buku Referensi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ........................................
47
Tabel III.6 Jumlah Buku Perpustakaan Kedokteran Universitas Muhammadiyah Surakarta ........................................
49
Tabel III.7 Jumlah Buku Referensi Perpustakaan Kedokteran Universitas Muhammadiyah Surakarta .........................................
50
Tabel III.8 Batas Jumlah Buku Yang Dipinjam Dan Waktu Peminjaman..................................................................................
57
27
DAFTAR BAGAN Halaman Bagan III.1
Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta........................................................
22
Bagan III.2
Prosedur Layanan Peminjaman CD..........................................
63
Bagan III.3
Alur Pengolahan Buku Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ....................................
65
Bagan IV.1
Alur Proses Pengadaan Melalui Pembelian..............................
71
Bagan IV.2
Alur Proses Pengadaan Melalui Hadiah ...................................
72
28
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1.
Surat Tugas
Lampiran 2.
Form Penilaian Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 3.
Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 4.
Catatan Kerja Harian
Lampiran 5.
Surat Perjanjian Dan Keterangan Peminjaman Koleksi Cadangan
Lampiran 6.
Surat Keterangan Bebas Pinjam
Lampiran 7.
Surat Keterangan Penyerahan Skripsi
Lampiran 8.
Surat Perjanjian Peminjaman Koleksi AV
Lampiran 9.
Lembar Usulan Pembelian Koleksi
Lampiran 10. Slip Tanggal Kembali Peminjaman Buku Lampiran 11. Data Pengunjung Perpustakaan Lampiran 12. Contoh Cap Pada Buku, Barcode Buku, Dan Pengantar Copy
29
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sumber ilmu yang juga sering disebut dengan jantungnya perguruan tinggi, yang merupakan penunjang dari tri dharma perguruan tinggi, yaitu sebagai pusat belajar mengajar, pusat penelitian dan informasi, serta pengabdian terhadap masyarakat. Pada hakikatnya, perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari lembaga induknya, yang bertugas membantu perguruan tinggi dalam melaksanakan tri dharmanya. Dengan kata lain, perpustakaan adalah salah satu alat vital dalam setiap program pendidikan, pengajaran dan penelitian bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan ( Noerhayati, 1986 : 1). Partisipasi perpustakaan akan berfungsi maksimal apabila semua potensi sumber informasi di perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh para pengguna dengan cepat dan tepat sehingga kebutuhan para pengguna dapat terpenuhi. Dalam rangka pendayagunaan koleksi secara efektif dan efisien, maka diperlukan adanya pengadaan bahan pustaka sebelum koleksi tersebut disajikan kepada para pengguna. Oleh karena itu, pelaksanaan pengadaan bahan pustaka mutlak harus dilakukan pada sebuah perpustakaan. Keberhasilan perpustakaan tidak hanya ditentukan oleh kualitas pustakawan saja akan tetapi juga dipengaruhi oleh kualitas koleksi yang disajikan. Koleksi ditinjau dari segi relevansi dan jenis koleksi dengan kebutuhan pemakai dan tujuan lembaga induknya. Dengan
1
30
demikian kualitas jasa yang diberikan diharapkan memberi kepuasan kepada pemakai. Dalam hal ini kepuasan pemakai tergantung pada ketersediaan koleksi perpustakaan. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta merupakan unit pendukung yang secara langsung terlibat penuh dalam menciptakan iklim keilmuan untuk mendukung proses belajar mengajar dalam rangka melaksanakan tri dharma perguruan tinggi bagi segenap civitas akademika. Oleh karena itu, perpustakaan membutuhkan aneka koleksi yang sesuai dengan bidang ilmu civitas akademika. Berdasarkan uraian di atas penulis memilih untuk mengangkat topik “Pengadaan Bahan Pustaka Buku: studi kasus di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta” , judul tersebut disusun sebagai Laporan Tugas Akhir.
B. Rumusan Masalah Dari gambaran latar belakang tersebut di atas, maka masalah yang akan penulis bahas dalam penulisan Tugas Akhir ini yaitu masalah Pengadaan Bahan Pustaka Buku di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Secara rinci masalah tersebut : 1. Apa saja kegiatan yang dilakukan pada waktu pengadaan bahan pustaka buku di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta? 2. Hambatan apa saja yang dihadapi pada waktu melakukan pengadaan bahan pustaka buku di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?
31
C. Pelaksanaan Pelaksanaan praktek kerja lapangan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dilaksanakan pada hari Senin sampai dengan hari Sabtu selama 6 minggu yaitu : Tanggal
: 10 Februari s/d 20 Maret 2009
Waktu
: Pukul 08.00 s/d 12.00 WIB.
Kegiatan dilaksanakan di beberapa unit di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
D. Metode Pengumpulan Data Dalam Praktek Kerja Lapangan dibutuhkan data-data yang mempunyai kaitan dengan tujuan penelitian. Untuk dapat memperoleh data-data tersebut digunakan cara sebagai berikut : 1. Observasi Pengamatan yang dilakukan secara sengaja, sistematis mengenai fenomena sosial dengan gejala-gejala psikis untuk kemudian dilakukan pencatatan (P. Jokosubagyo, 1992 : 63). 2. Wawancara Kegiatan dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung dengan mengungkapkan pertanyaan-pertanyaan kepada para responden (P. Jokosubagyo, 1992 : 39). 3. Studi Pustaka
32
Metode perngumpulan data melalui buku-buku referensi yang digunakan sebagai bahan acuan dalam penyusunan tugas akhir (P. Jokosubagyo, 1992 : 109).
E. Tujuan Penulisan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut : 1. Untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan program DIII Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Untuk
memperdalam
pengertian
tentang
perpustakaan
khususnya
mengenai pengadaan buku yang dilakukan dalam pengembangan koleksi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 3. Untuk mengetahui kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengadaan
bahan
pustaka
buku
di
Perpustakaan
Muhammadiyah Surakarta.
F. Sistematika Penulisan Sistematika Penulisan tugas akhir adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Rumusan Masalah C. Pelaksanaan
Universitas
33
D. Metode Pengumpulan Data E. Tujuan Penulisan F. Sistematika Penulisan BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan B. Koleksi Perpustakaan C. Pengadaan Bahan Pustaka D. Metode Pengadaan Buku BAB
III
GAMBARAN
UMUM
MUHAMMADIYAH SURAKARTA A. Sejarah B. Struktur Organisasi C. Sumber Daya Manusia D. Gedung atau Ruang E. Sumber Dana F. Sarana dan Prasarana G. Koleksi H. Layanan BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH A. Analisa Masalah B. Hambatan - hambatan C. Pemecahan Masalah
BAB V PENUTUP
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS
34
A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
35
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan Menurut Sulistyo Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1993 : 3) Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya, yang biasanya disimpan menurut tata dan susunan tertentu, untuk digunakan bagi pembaca buku bukan untuk dijual. Menurut P. Sumardji (1988 : 13), Perpustakaan adalah koleksi yang terdiri dari bahan-bahan tertulis, tercetak ataupun grafis lainnya seperti film, slide, piringan hitam, tape, dalam ruangan atau gedung yang diatur dan diorganisasikan dengan sistem tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan studi, penelitian, pembacaan, dan lain sebagainya. Menurut Sutarno NS (2003 : 7), Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca. Pada awalnya perpustakaan lebih banyak dianggap sebagai multidisiplin ilmu, karena obyek kajiannya adalah informasi. Sementara informasi itu sendiri memiliki arti yang sangat luas. Maka dari itu untuk berbagai aspek kehidupan dewasa ini yang begitu cepat dan sulit diprediksi arahnya ke masa depan, maka dunia pendidikan dituntut untuk selalu berbenah diri dan jeli dalam membaca
36
kebutuhan masyarakat (Qalyubi, 2003 : 68-69). Oleh karena itu, perpustakaan dikatakan maju dapat dilihat dari konsep bagaimana sebuah perpustakaan dikembangkan, baik dari sisi pelayanan, fasilitas ataupun koleksinya. Suatu perpustakaan harus selalu mengikuti perkembangan informasi, begitu juga pada bagian pengadaan harus peka terhadap informasi-informasi yang berkembang dengan pesat.
B. Koleksi Perpustakaan Menurut Soeatminah (1992 : 30-31), koleksi berarti kumpulan, sehingga koleksi pustaka berarti kumpulan buku dan/atau non-buku. Ada 2 macam koleksi, yaitu: 1. Koleksi Pribadi Koleksi pribadi direncanakan oleh pemiliknya untuk kepentingan sendiri, tetapi kadang-kadang teman atau keluarga ingin ikut membaca dan meminjam. Hal ini sering membawa akibat, karena peminjam biasanya lupa mengembalikan atau sengaja tidak mengembalikan pinjamannya. Lama kelamaan koleksi menciut dan pemilik sulit mengetahui orang dan waktu pustaka di pinjam. Hal inilah yang menyebabkan koleksi pribadi lalu dititipkan ke suatu perpustakaan, yang dapat mengatur dan menata sehingga peminjamannya dapat dikontrol. 2. Koleksi Perpustakaan Bahan pustaka yang dihimpun oleh suatu perpustakaan disediakan bagi masyarakat yang berminat memanfaatkannya. Koleksi perpustakaan biasanya diatur dan ditata secara sistematis, sehingga setiap pustaka dapat dengan mudah
37
dicari dan ditemukan sewaktu-waktu di butuhkan. Koleksi perpustakaan biasanya dilengkapi dengan katalog yang dapat digunakan sebagai alat telusur untuk mencari dan menemukan suatu pustaka. Menurut P. Sumardji (1988 : 13-14), macam-macam koleksi perpustakaan dibedakan seperti berikut : 1. Berdasarkan cara menghasilkannya : a. Koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli, misalnya manuskrip. b. Koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku, majalah, surat kabar. c. Koleksi berupa karya alihan dari karya tulisan tangan asli maupun karya cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik ataupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, tape, dan lainlainnya. 2. Berdasarkan bentuknya : a. Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bilbiografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya. b. Penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Berita Negara,
Himpunan
Peraturan-peraturan
Pemerintah,
sebagainya. c. Laporan penelitian, paper, skripsi, tesis, disertasi. d. Majalah, baik yang umum maupun khusus. e. Surat kabar
dan
38
f. Karya alihan tulisan-tulisan ataupun cetakan-cetakan yang telah dibuat menjadi film, slide, piringan hitam, tape, dan sebagainya. g. Manuskrip. Menurut Soejono Trimo MLS (1985: 14-15), macam-macam koleksi yang ada di perpustakaan diantaranya yaitu: 1. Buku-buku : a. Textbook b. Buku-buku referensi (reference books). c. Buku-buku bacaan
2. Majalah: yang harus dipilih sesuai dengan jenis dan tingkatan pendidikan dan dapat pula digunakan sebagai bahan mentah untuk klipping. 3. Harian (Surat-kabar): dapat bersifat nasiotial, regional, lokal dan merupakan sumber bahan mentah untuk pembuatan clippings. 4. Pamflet, brochure, dan sirkuler, merupakan jenis bahan yang mudah ataupun dapat diperoleh dengan cuma-cuma walaupun banyak diantaranya yang bertendensius komersil. Bila dipilih secara selektif akan amat berguna dalam pemberian fakta/data tentang sesuatu topik tertentu yang terdapat di dalam masyarakat. 5. Komik (comics): merupakan jenis bahan yang murah. Walaupun ada pendapat-pendapat yang pro dan kontra atas pemasukan bahan-bahan jenis ini. Tetapi bila diseleksi secara baik dapat besar sekali manfaatnya bagi alat pengembang konsepsi dalam berbagai bidang pengetahuan.
39
6. Bahan-bahan audio visual: baik kelompok pamflet cs maupun komik sebenarnya secara umum masuk dalam ketegori bahan jenis ini. Akan tetapi, di sini khusus ditekankan pada bahan-bahan yang titik berat approachnya pada persepsi visuil dan pendengaran (audio) sehingga ia terdiri antara lain dari: gambar-gambar biasa (flat pictures), map-map, peta-peta, film, filmtrip. slides, pita suara (tape), piringan hitam, modelmodel, realia, globe (bola dunia), dan lain-lain.
C. Pengadaan Bahan Pustaka Menurut Soeatminah (1992 : 71), pengadaan adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan para pemakainya. Hal ini disebabkan karena adanya eksistensi perpustakaan yang muncul karena kebutuhan para pemakainya itu sendiri. Oleh karena itu, pustakawan harus mampu melaksanakan pengadaan buku yang tepat bagi pemakainya. Menurut P. Sumardji ( 1988 : 23), pengadaan adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi untuk dijadikan koleksi perpustakaan yang dilakukan dengan kegiatan pemilihan bahan koleksi dan kegiatan pelaksanaan pengadaan bahan koleksi. Koleksi-koleksi buku yang diadakan oleh perpustakaan haruslah relevan dengan kebutuhan para pemakainya dan juga lengkap serta merupakan terbitan yang selalu up to date atau tidak ketinggalan jaman.
40
D. Metode Pengadaan Buku Menurut Soejono Trimo MLS (1985 : 57), pengadaan buku di suatu perpustakaan dapat ditempuh melalui berbagai cara, yakni di antaranya : 1. Pembelian Pembelian merupakan suatu proses pesanan yang dilakukan melalui toko-toko buku ataupun dealer (jobber) atas dasar budget yang telah tersedia bagi pengadaan buku di suatu perpustakaan. 2. Hadiah Bahan pustaka yang menjadi koleksi di perpustakaan melalui hadiah dapat diperoleh secara cuma-cuma dari perpustakaan atau instansiinstansi tertentu. Dalam hal ini, jenis bahan yang biasanya diperoleh dengan cuma-cuma adalah brosur/pamflet, majalah bekas, gambar-gambar, selebaran-selebaran yang berisi pengumuman-pengumuman pemerintah ataupun suatu lembaga tertentu yang banyak hubungannya dengan kegiatan pembangunan masyarakat dan daerah maupun unsur-unsur kebudayaan nasional, dan laporan/hasil rapat kerja, seminar dan sebagainya. Apabila antar perpustakaan dapat membina kerjasama dengan baik, maka akan memperoleh kesempatan untuk mendapatkan bahan pustaka secara cuma-cuma, hanya saja perpustakaan diharapkan agar benar-benar selektif dalam menerima buku-buku yang diperoleh dari hadiah, sehingga buku-buku tersebut tetap layak untuk disajikan kepada para pengguna, dan yang lebih penting serta harus dijaga adalah agar
41
perpustakaan tidak menjadi kumpulan barang-barang bekas yang tidak bermanfaat. 3. Tukar Menukar Tukar menukar barang pustaka sangatlah lazim di setiap perpustakaan. Namun, ada masalah yang seringkali terjadi dalam pelaksanaan pertukaran bahan pustaka ini adalah kesalahan dalam tafsiran diantara para pustakawan yang menilai bahan pustaka diperoleh berdasarkan nilai harga barang ataupun tebal tipisnya publican yang akan ditukarkan. Sebenarnya dalam tukar menukar bahan pustaka yang menjadi pedoman hendaknya selalu ada nilai kemanfaatan bahan pustaka tersebut. Oleh karena itu, perlu sekali adanya proses pendekatan yang matang sebelum program pertukaran tadi dilaksanakan diantara perpustakaan yang bersangkutan. 4. Pengkopian/Penggandaan Bahan Pustaka Perpustakaan dapat melakukan pengkopian bahan pustaka dari instansi lain yang dirasa sangat diperlukan bagi masyarakat yang dilayani oleh perpustakaan yang bersangkutan. Ada satu hal yang perlu diperhatikan oleh setiap pustakawan dalam pengkopian bahan pustaka, yakni setiap naskah/informasi yang difotokopi hendaknya disertai keterangan bibliografi yang lengkap agar pihak yang menggunakan informasi/artikel tadi dapat mengetahui sumber aslinya. Prosedur fotokopi ini merupakan alternative pilihan untuk memperoleh salinan bahan pustaka yang memang sulit diperoleh ataupun mahal harganya.
42
5. Kliping Alternatif lain yang dapat ditempuh oleh suatu perpustakaan adalah dengan pembuatan kliping. Dalam pembuatan kliping ini dapat diperoleh dari sumber-sumber informasi dan dengan biaya yang cukup terjangkau. Informasi penting yang bersumber dari majalah, artikel, surat kabar dan sejenisnya dapat dihimpun dalam suatu kliping, yang disusun secara sistematis dengan cara tertentu berdasarkan subjeknya agar mudah digunakan. Menurut Soeatminah ( 1992 : 71-79 ), pengadaan buku di perpustakaan dapat dilakukan dengan cara, yakni : 1. Hadiah Koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah kadang-kadang kurang cocok dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah dapat diperoleh dengan cara : a. Mengajukan permintaan hadiah pustaka Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka kepada lembaga pemerintah dan/atau swasta, lembaga ilmiah, di dalam dan luar negeri. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis. Permintaan secara lisan sebaiknya dikuatkan dengan cara tertulis melalui surat, supaya ada bukti otentik. b. Hadiah tidak atas permintaan
43
Sering terjadi suatu lembaga atau pribadi memberikan hadiah pustaka kepada perpustakaan. Hal ini dapat terjadi karena kebetulan lembaga atau seseorang mempunyai pustaka yang ingin dihadiahkan, atau sengaja ingin memberi hadiah pustaka kepada perpustakaan tertentu karena rasa simpati. c. Sumbangan wajib Perpustakaan perguruan tinggi dapat memnta sumbangan wajib berupa buku dengan harga tertentu, kepada mahasiswa yang telah lulus. Kelihatannya sederhana, tetapi sumbangan wajib merupakan sumber pengadaan pustaka yang dapat diandalkan kelestariannya karena jumlah mahasiswa yang lulus setiap tahunnya dapat diperhitungkan. Permintaan sumbangan ini harus secara resmi dikuatkan dengan Surat Pimpinan Perguruan Tinggi. 2. Tukar-menukar Tukar-menukar
bahan
pustaka
dapat
dilakukan
apabila
perpustakaan memiliki sejumlah pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak, dan ingin ditukarkan dengan pustaka lain. 3. Titipan Perpustakaan sering dititipi sejumlah pustaka oleh seseorang. Pustaka yang dititipkan boleh dipinjamkan, tetapi statusnya tetap milik penitip. 4. Pembelian
44
Untuk mengadakan koleksi lewat pembelian, perpustakaan perlu menyediakan anggaran. Anggaran pengadaan koleksi merupakan bagian dari anggaran perpustakaan yang telah direncanakan. Di samping anggaran, perpustakaan harus menentukan macam dan jenis bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Prosedur pembelian pustaka dapat dilakukan lewat toko buku, penerbit, atau agen penjualan pustaka. Untuk membeli pustaka, perpustakaan menyiapkan daftar pustaka yang akan dibeli. Untuk pembelian buku ke luar negeri dapat dilakukan oleh perpustakaan, melalui agen yang jauh lebih praktis daripada datang ke masing-masing penerbit, karena
agen
akan
mencarikan,
mengirimkan,
serta
menagih
pembayarannya. Menurut P. Sumardji (1988: 24), pengadaan buku di perpustakaan dapat dilakukan dengan cara: 1. Dengan cara membeli bahan koleksi yang dibutuhkan perpustakaan, jika memang ada dana/anggaran untuk pengadaan bahan koleksi bagi perpustakaan. 2. Dengan cara minta bantuan atau sumbangan bila mungkin kepada pihakpihak yang sekiranya bisa dimintai bantuan ataupun sumbangannya baik berupa dana/anggaran (uang), buku-buku, majalah-majalah, dan bahan koleksi yang lain. 3. Dengan cara mengadakan permufakatan tukar-menukar bahan koleksi dengan pihak perpustakaan lain.
45
E. Proses Pengadaan Dalam Melakukan Pengadaan Bahan Pustaka Menurut P. Sumardji (1988: 58-59), proses dalam melakukan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan langkah-langkah: 1. Mengumpulkan alat-alat pengadaan, misalnya berupa: daftar tawaran pustaka, daftar pustaka yang telah terbit, daftar pustaka yang akan terbit, daftar penerbit, dan lain-lainnya. 2. Menyiapkan alat-alat pencatatan, misalnya berupa buku-buku folio bergaris atau kartu-kartu untuk keperluan penca-tatan/inventarisasi bukubuku, dan lain-lainnya. 3. Menyiapkan alat-alat identifikasi, misalnya berupa cap perpustakaan dan cap inventaris. 4. Menyiapkan tempat penyimpanan bahan koleksi, misalnya berupa rak-rak, ruang atau gudang. 5. Melakukan penelitian kebutuhan para pemakai koleksi perpustakaan. 6. Melakukan pemilihan bahan koleksi yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. 7. Membuat daftar-daftar bahan koleksi yang telah dipilih. 8. Melaksanakan pengadaan bahan koleksi, misalnya dengan cara: a. Mengadakan pembelian. b. Minta bantuan sumbangan bahan koleksi kepada pihak-pihak tertentu. c. Mengadakan permufakatan tukar-menukar koleksi dengan pihak perpustakaan lain.
46
9. Mencatat atau mendaftar dalam buku inventaris setiap bahan koleksi (terutama buku) yang telah diperoleh, baik yang berasal dari pembelian, sumbangan maupun pertukaran koleksi. 10. Memberi ciri-ciri/identitas dengan cap perpustakaan maupun cap inventaris pada setiap bahan koleksi. 11. Menyimpan dengan susunan yang teratur setiap bahan koleksi yang telah selesai dicatat dalam buku inventaris dan telah diberi ciri-ciri. 12. Menyimpan dengan susunan yang teratur semua tanda bukti perolehan bahan koleksi, baik yang berasal dari pembelian, sumbangan, maupun pertukaran koleksi. Misalnya saja terutama yang berasal dari pembelian, berupa kwitansi, faktur pembelian, dan sebagainya. 13. Menyerahkan bahan koleksi yang telah selesai dikerjakan tersebut di atas ke Unit Pengolahan Bahan Koleksi, dengan tanda bukti serah terima. 14. Menyimpan dengan susunan yang teratur semua tanda bukti serah terima. 15. Membuat
laporan
tertulis
maupun
statistik
perpustakaan,
yang
bersangkutan dengan pelaksanaan pekerjaan pengadaan bahan koleksi. 16. Menyampaikan laporan tertulis tersebut secara periodik kepada Pimpinan Perpustakaan yang bersangkutan.
47
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
A. Sejarah Universitas Muhammadiyah Surakarta Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP Muhammadiyah Surakarta, cabang dari Universitas Muhammadiyah Jakarta. Sejak tahun 1963, bersamaan dengan berdirinya IKIP Muhammadiyah Surakarta, perpustakaan pun mulai dikelola secara lebih baik. Tanggal 24 Oktober 1981 seiring dengan perubahan status IKIP Muhammadiyah Surakarta menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta. Perpustakaan IKIP Muhammadiyah Surakarta pun berkembang manjadi Perpustakaan Pusat UMS (Universitas Muhammadiyah Surakarta) dan beberapa perpustakaan fakultas di UMS. Selanjutnya sejak Februari 1994, setelah adanya program sentralisasi layanan di UMS, Perpustakaan pusat UMS dan beberapa perpustakaan fakultas yang ada di UMS bergabung menjadi satu yang kemudian dikenal sebagai Perpustakaan UMS sampai sat ini. Perpustakaan UMS mendapat perhatian yang serius dari pimpinan di UMS terbukti dengan diberinya beberapa fasilitas dan gedung baru berlantai empat dengan luas kurang lebihnya 4.000m2 sejak tahun tersebut.
17
48
Perpustakaan UMS memiliki fungsi sebagai pendukung terwujudnya misi lembaga induknya, yakni Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dukungan ini dilakukan melalui penyediaan informasi yang mendukung aktifitas pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat yang dilakukan di lingkungan UMS. Wacana Keilmuan dan Keislaman yang merupakan misi Universitas Muhammadiyah
Surakarta
menjadi
kiblat
dari
seluruh
layanan
di
Perpustakaan UMS. Seiring dengan perkembangan informasi dan teknologi yang pesat,. Perpustkaan UMS memandang perlu untuk mempersiapkan diri menjadi pendukung yang efektif dan efisien demi terwujudnya misi tersebut. 1. Visi, Misi, dan Tujuan Perpustakaan UMS a. Visi: Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna pengajaran, penelitian, dan
mendukung
pengabdian
pelaksanaan
masyarakat
serta
pengembangan ilmu dan nilai-nilai keislaman. b. Misi: 1) Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di UMS. 2) Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS.
49
3) Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, dan internasional. 4) Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan Islam di Jawa khususnya Surakarta dan sekitarnya. c. Tujuan: 1) Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian
masyarakat
dengan
memanfaatkan
kemampuan
teknologi informasi. 2) Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil karya sivitas akademika
dengan
memanfaatkan
kemampuan
teknologi
informasi. 3) Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi muhammadiyah atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, maupun internasional. 4) Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang perkembangan Islam di Jawa khususnya di Surakarta dan sekitarnya
dengan
memanfaatkan
kemampuan
teknologi
informasi. d. Fungsi: 1) Sebagai sumber media informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran.
50
2) Sebagai sumber media informasi dan layanan program penelitian. 3) Sebagai sumber media informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat yang berwacana keislaman. 4) Sebagai media rekreasi alternative bagi civitas akademika perguruan tinggi. 5) Sejak
dari
awal
keberadaanya,
Muhammadiyah Surakarta telah
Perpustakaan
Univesitas
mengalami beberapa kali
pergantian kepemimpinan, yakni: Tahun .........1989
: Drs. Sujadi
Tahun 1989-1992
: Drs. Bambang Raharjo
Tahun 1992-1994
: Drs. D. Suryono
Tahun 1994-1997
: Drs. Bambang Setiaji, M.A.
Tahun 1997-1997
: Sri Padmantyo, S.E., M.P.A.
Tahun 1997-2001
: Drs. Maryadi, M.A.
Tahun 2001-2001
: Drs. Wahyono, Akt., M.A.
Tahun 2001-2006
: Dra. Hj. Anisa Stawati
Tahun 2006-2008
:Gunawan Ariyanto, ST,M.Comp.Sc.
Tahun 2008 -Sekarang
: Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc.
Jam Buka Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta: Senin-Kamis : 07.00 -17.30 WIB Jum'at : 07.00 -11.00 WIB 13.00 -17.30 WIB Sabtu
: 09.00 -12.00 WIB
51
CATATAN : a) Khusus Layanan Administrasi buka hingga jam 16.00. b) Layanan Referensi dan Cadangan tutup jam 16.00. c) Hari Libur Nasional dan Acara Wisuda Universitas Muhammadiyah Surakarta, Perpustakaan UMS Tutup. d) Hari Sabtu Minggu terakhir (Akhir Bulan) perpustakaan UMS tutup untuk kegiatan Shelving. e) Khusus Bulan Romadhon dan Liburan Semester layanan buka dari pukul 08.00-15.30.
B. Struktur Organisasi Organisasi merupakan euitas sosial yang dapat di identifikasi batasbatasnya yang mempunyai arahan dan di susun dalam suatu sistem kegiatan yang sudah terstruktur dan terprogram. Berikut struktur organisasi di Perpustakdan Universitas Muhammadiyah Surakarta:
52
Bagan III.1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta Kepala Perpustakaan Denny Vitasari
Wakil Kepala Siti Nuzilah
Administrasi Masrokhah
Layanan Teknis Gatiningsih
Layanan Pengguna Tri Mulyati
Humas,Kesekretariatan, dan Keuangan Siti Musyarofah
Adm. Internal Masrokhah
Pengadaan Gatiningsih/Murtini
Multi Media/Skripsi Eko Dayadi/Haryadi
Humas Ken Retno Y
Keanggotaan Haryanto/Sapta Pujianta
IT Suyadi/Yuldarahman
Buku Maria Husnun N/Esti Handayani/Eddy Suparno
Skripsi + CD Ari Fatmawati Jurnal/Majalah Munawar
Sirkulasi Kurnia Utami Rujukan Tri Mulyati
Pengelolaan Maria Husnun N
Pasca Sarjana Sugiyanto Kedokteran Ridwan Nur Effendi
Kasir Ismail Peminjaman Kurnia Utami/Nurohman Pengembalian Suparmi/Edy Susilo Periodikal/Referensi Cahyono KW/Budiman Cadangan/Fotokopi Tri Mulyati/Mulyadi
liii
C. Sumber Daya Manusia Data jumlah karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
sampai dengan Maret 2009 dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel III.1
Data Karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta NO
NAMA
PENDIDIKAN
NIK
TGL
MULAI
LAHIR
KERJA
1
Masrokhah, BA
D-3 Non
69
9 Nov 1957
01 Mar 1982
2
Suparmi, Dra
S-1 Non
302
28 Des 1955
1985
3
Budiman
SLA
319
02 Juni 1963
1985
4
Murtini, B.Sc
D-3 Non
377
15 Okt 1961
1986
5
Tri Mulyati
D-2 Perpus
615
03 Ags 1970
1962
6
Siti Musyarofah
D-2 Perpus
616
16 Mei 1968
1992
7
Siti Nuzilah, Dra
S-1 Non
631
22 Mar 1962
1994
8
Gatiningsih
D-2 Perpus
633
10 Juni 1970
1994
9
Ken
Y, D-3 Perpus
802
10 Juni 1971
1996
KW, D-3 Perpus
809
10 Mei 1972
1996
Fatmawati, D-3 Perpus
906
05 Jan 1977
12 Jun 2001
Maria Husnun N, S-1 Perpus
908
16 Juni 1978
12 Jun 2001
Retno
A.Md. 10
Cahyono A.Md.
11
Ari A.Md.
12
liii
liv
S.Sos 13
Kurnia
Utami, S-1 Perpus
910
01 Jan 1975
12 Jun 2001
Handayani, D-3 Perpus
911
23 April 1978
12 Jun 2001
S.Sos 14
Esti A.Md
15
Suyadi, A.Md
D-3 Non
931
07 Juni 1969
1996
16
Munawar
SLA
933
05 Feb 1970
1996
17
Edy Suparno
SLA
1065
04 Okt 1970
1994
18
Edy Susilo
SLA
1069
01 Mei 1968
1994
19
Sugiyanto
S-1 Non
1079
03 Mar 1962
1997
20
Mulyadi
SLA
1089
11 Nov 1974
1999
21
Nur Rohman
SLA
1125
30 April 1972
1997
22
Haryadi
SD
500.030
14 Ags 1960
1998
23
Eko Dayadi
SLA
500.153
23 Jan 1977
01 Jan 2000
24
Ismarni, A.Md
D-3 Non
500.155
24 Okt 1968
01 Jan 2001
25
Ridwan
500.157
16 Jan 1977
01 Jan 2001
Nur SLA
Effendi 26
Sapta Pujianta
D-2 Perpus
500.158
07 Okt 1969
01 Jan 2001
27
Haryanto
S-1 Non
500.168
06 Mei 1974
01 Jan 2001
28
HM Taslim
SD
29
Budi Setiawan
-
30
Arif Yulianto
-
-
liv
lv
KETERANGAN : a. S-1 Perpus
= 2 Orang
b. D-3 Perpus
= 4 Orang
c. D-2 Perpus
= 4 Orang
d. S-1 Non Perpus
= 4 Orang
e. D-3 Non Perpus
= 4 Orang
f. SLA
= 8 Orang
g. SD
= 2 Orang
h. Tanpa Keterangan
= 2 Orang
Jadi
jumlah
karyawan
yang
ada
di
Perpustakaan
Muhammadiyah Surakarta yaitu: 30 Orang. Karena Perpustakaan UMS merasa kekurangan tenaga kerja maka ada penambahan tenaga kerja yang diambil dari mahasiswa yang disebut "PART TIME" untuk membantu pekerjaan seperti shelving buku.
D. Gedung atau Ruang Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) yang berdiri pada tanggal 18 September 1958, terletak di kampus II di Jalan Ahmad Yani Tromos Pos 1, Pabelan Surakarta. Sejak Februari 1994, perpustakaan UMS menempati gedung baru yang berlantai 4 dengan luas kurang lebih 4.000m2, dengan pembagian masing-masing lantai gedung perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Lantai I : Bagian Pengolahan, Bagian Pengadaan dan Gudang
lv
lvi
2. Lantai II : a. Ruang Kepala Perpustakaan b. Layanan Administrasi c. Koleksi dan Layanan AV (Audio Visual) serta Internet, dan Bagian d. Pengembangan e. Layanan Skripsi/ Karya llmiah e. Ruang Layanan TV Kabel dari "Astro" f. Layanan Kunci Loker g. Ruang Diskusi h. Ruang IT i.
Ruang Server
3. Lantai III : a. Ruang Layanan Sirkulasi b. Ruang Koleksi Buku Teks 4. Lantai IV : a. Ruang Koleksi Cadangan b. Ruang Koleksi Periodikal: Jurnal, Majalah, Koran c. Ruang koleksi Referensi d. Koleksi Aim. Bp. Djazman AI-Kindi e. Layanan Fotocopy
E. Sumber Dana
lvi
lvii
Suatu dana di dalam suatu lembaga atau instansi terutama dalam perpustakaan merupakan suatu hal yang penting yang dapat menentukan dalam pengembangan koleksi. Dana dapat mempengaruhi penambahan adanya pengembangan suatu koleksi perpustakaan, sehingga mampu menunjang kurikulum yang pada akhirnya tujuan lembaga induknya yaitu tercapainya Tri IJIharma Perguruan tinggi. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta setiap tahunnya mendapat kurang lebih sekitar 500 juta untuk dana pengembangan koleksi dan keperluan lainnya dari Pusat (Universitas) dan sebagian dana dari Perpustakaan UMS sendiri. Dana yang diperoleh digunakan antara lain Dana Operasional, Dana Pengadaan Buku, Dana Pembuatan Booklet, Peringatan Had Besar, dan keperluan lain-lain. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti dikarenakan dana yang turun setiap tahun dan bulannya tidak pasti, tergantung dengan kebutuhan, apabila terjadi kekurangan dana Perpustakaan UMS dapat meminta lagi kepada pusat sesuai kebutuhan yang diperlukan. Perpustakaan UMS yang Swasta dengan Perpustakan Universitas yang Negeri proses penambahan dananya berbeda.
F. Sarana dan Prasarana Dalam sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat bantu untuk memperlancar suatu pekerjaan, maka dari itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta mempunyai beberapa barang inventaris yang digunakan sehari-hari dalam membantu pekerjaan adalah sebagai berikut:
lvii
lviii
Tabel III.2 DAFTAR BARANG INVENTARIS PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA NO
NAMA BARANG
JUMLAH
1
Komputer
53
2
Komputer Katalog
11
3
Printer
5
4
Printer HP Leser Jet 1320 X
2
5
Printer Epson
1
6
Scanner HP 8350
1
7
Scanner
1
8
Laptop
2
9
Monotor LCD
1
lviii
lix
10 CPU Server
9
11 UPS
2
12 CPU Rusak
31
13 Monitor 10 % Beres
23
14 Printer Rusak
7
15 UPS Rusak
8
16 Meja Kantor
36
17 Meja Layanan Administrasi
1
18 Meja Layanan Sirkulasi
1
19 Meja Cek Luar
2
20 Meja Kecil
28
lix
lx
21 Meja Tamu
2
22 Meja Besar/ Penyekat
5
23 Meja Panjang
23
24 Meja Panjang Kecil
2
25 Meja Komputer User
24
26 Meja Lesehan
16
27 Meja Baca Atas
25
28 Meja Tutup
11
29 Meja Besar
1
30 Meja Komputer
7
31 Meja Sudi Carrel
43
lx
lxi
32 Meja Atlas
2
33 Kursi Putar
59
34 Kursi Putar Besar
2
35 Kursi Biasa/kayu dan busa
167
36 Kursi Lipat
35
37 Kursi Plastik
20
38 Kursi Tunggu / Panjang
12
39 Kursi Kayu Tinggi
5
40 Lemari Kaca
16
41 Lemari Besi
4
42 Almari CD
2
lxi
lxii
43 Almari Buku Induk
1
44 Almari Koran
2
45 Rak Kayu 2 Sisi
209
46 Rak Kayu 1 Sisi
8
47 Rak Buku Kecil 2 Sisi
2
48 Rak Buku Kecil 1 Sisi
1
49 Rak Almari Besi
2
50 Rak Besi
16
51 Rak Katalog Manual
1
52 Rak Koran Bendel
2
53 Rak Majalah
11
lxii
lxiii
54 Rak Sayap
2
55 Filing Kabinet
4
56 Kipas Angin
3
57 Kipas Duduk
1
58 Kipas Atas
2
59 Locker
16
60 Mesin Laminating
1
61 Mesin Fotocopy
2
62 Mesin Ketik Listrik
1
63 Mesin Potong
1
64 Papan Display
6
lxiii
lxiv
65 Papan Pengumuman
2
66 Papan Majalah
1
67 Papan Tulis
2
68 TV 21 Inc
2
69 TV14 lnc
2
70 DVD Player
3
71 LCD
1
72 Tape Recorder
3
73 Astro
2
74 Seperangkat Amplifayer
1
75 Mik
1
lxiv
lxv
76 Speaker Aktif
1
77 Salon
3
78 Jam Dinding
16
79 Pengaktif Magnetik Strip
1
80 Pe-non-aktif Magnetik Strip
3
81 Rak Geias
4
82 Telephon
9
83 Airphone
1
84 Pemadam Kebakaran
2
85 Amano
1
86 Dispencer + Meja
7
lxv
lxvi
87 Kaca Hias
3
88 AC
28
89 Karpet
17
90 Speaker Komputer
2
91 Lampu Otomatis
3
92 Kereta Dorong Kayu
10
93 Kereta Dorong Besi
1
94 Troli
2
95 Brangkas Tempat Jilid
1
96 Bor Listrik
1
97 Pot Bunga Plastik
2
lxvi
lxvii
98 Tempat Sampah
11
99 Bantalan Cap
2
100 Box Warkat File
20
101 Bunga Imitasi
1
102 Cap Perpustakaan
1
103 Cap Tanggal
1
104 Cutter
2
105 Etalase
2
106 Fas Bunga
1
107 Globe
2
108 Gulung Isolasi
2
lxvii
lxviii
109 Gunting
2
110 Sketsel
3
111 Staples
2
112 Lift Barang
1
G. Koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dari tahun ke tahun mengalami perubahan dan peningkatan dalam pengembangan koleksi. Untuk mengatasi arus informasi yang semakin pesat, maka perlu adanya usaha yang keras dalam pengembangan sebuah perpustakaan, agar para pengunjung atau user senang dan perpustakaan dapat ramai. Koleksi sangatlah bermacam-macam jenisnya yaitu: 1. Koleksi Cetak a. Buku Teks Buku teks adalah buku yang membahas suatu bidang ilmu tertentu yang
ditulis
dengan
tujuan
untuk
memudahkan pencapaian
proses belajar dan mengajar antara murid dan guru (Shores, 1960), termasuk juga antara mahasiswa dengan dosen (Yusup, 1995 : 29). Buku teks ini dikelompokkan berdasarkan subyek. Koleksi
lxviii
ini selain dapat
lxix
dimanfaatkan di dalam perpustakaan dapat pula dipinjam untuk dibawa pulang sesuai dengan prosedur peminjaman. b. Buku Cadangan Koleksi Cadangan adalah koleksi yang mencakup semua judul buku teks yang dimiliki Perpustakaan UMS. Sesuai dengan namanya, buku-buku yang ada dalam koleksi ini bersifat cadangan maksudnya jika buku teks di lantai III (Bag. Sirkulasi) habis, maka pengguna dapat mencari di lantai IV (Bag. Referensi dan Cadangan). Koleksi ini hanya dapat dibaca di tempat dan di fotokopy. 1) Prosedur Layanan: a) Menuliskan identitas (NIM) b) Melakukan akses CD/CD-ROM c) Membayar biaya akses CD-ROM sesuai lama pemakaian 2) Ketentuan Biaya: a) Biaya akses CD/CD-ROM sebesar Rp 1.000.-/30 menit b) Biaya pencetakan sebesar Rp 500,-/lembar c) Biaya download sebesar Rp 2000,-/temuan d) Biaya copy CD sebesar Rp 3000,-/CD 3) Peminjaman Koleksi Audio Visual Koleksi Audio Visual adalah koleksi media pandang dengar yang berupa CD, Disket dan Kaset. Adapun tata tertib & peminjaman koleksi Audio Visual sebagai berikut:
lxix
lxx
a) Peminjaman adalah Mahasiswa, Dosen dan Karyawan yang menjadi anggota Perpustakaan. b) Menyerahkan KAP yang masih berlaku sebagai jaminan. c) Menandatangani surat perjanjian yang telah disediakan. c. Buku Referensi Buku Referensi (buku acuan) adalah buku yang isi maupun penyajiannya bertujuan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang bersifat spesifik dan khusus (Shares, 1960). Jenis koleksi ini memberikan penjelasan tentang informasi tertentu. Koleksi ini hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopy. Adapun yang termasuk buku-buku Referensi adalah: 1)
Kamus
2)
Ensiklopedia
3)
Laporan Tahunan
4)
Direktori
5)
Handbook
6)
Informasi Studi Luar Negeri
7)
Indeks Abstrak
8)
Bibliografi
9)
Peta / Atlas
10)
Terbitan Pemerintah (Contoh Perundang-undangan)
11)
Data Statistik dll.
d. Koleksi Periodikal
lxx
lxxi
Koleksi
Periodikal
atau
terbitan
berkala
adalah
bentuk
publikasi yang biasanya memuat berbagai tulisan dan artikel dengan kala terbit yang teratur dan rutin. Terbitan berkala pada umumnya memuat berbagai Informasi Mutakhir. Koleksi ini hanya bisa di baca di tempat dan di fotokopy. Adapun macam koleksi periodikal ini adalah: 1)
Majalah
2)
Jurnal
3)
Buletin
4)
Surat kabar
5)
Kliping
6)
Hasil Seminar
7)
Terbitan Berkala lainnya
e. Kitab-Kitab Bahasa Arab Koleksi Kitab adalah buku-buku teks yang berbahasa arab yang cara penggunaannya berbeda dengan buku teks yang lain. Koleksi ini terletak di ruang referensi. Jenis koleksi ini hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopy.
f. Karya llmiah Karya llmiah adalah hasil penelitian yang dilakukan oleh dosen dan
mahasiswa yang dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk
lxxi
lxxii
mengembangkan penelitian-penelitian ilmiah di lingkungan civitas akademika. koleksi ini bisa dibaca di tempat dan tidak dapat di fotokopy. 2. Koleksi Audio Visual Koleksi AV (Audio Visual) adalah koleksi perpustakaan yang merupakan
hasil
teknologi
elektronika
yang
cara
pemanfaatannya
menggunakan alat pandang dengar "Audio Visual". Koleksi ini terletak di lantai II dan hanya bisa dimanfaatkan di ruang Audio Visual. a. Jenis Yang termasuk jenis koleksi Audio Visual ini adalah: 1) Compact Disk (CD) 2) CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) 3) Disket, dan 4) Kaset. b. Subyek Subyek koleksi CD yang dimiliki Perputakaan UMS meliputi: 1) Ensiklopedi 2) Komputer 3) Internet 4) Tekhnologi 5) Biografi 6) Psikologi 7) Musik 8) Agama Islam
lxxii
lxxiii
9) Kimia Teknik dll. Subyek koleksi disket yang tersedia adalah: 1) Komputer 2) Internet 3) Statistik 4) Teknik 5) Ekonometrika 6) Investasi dll. Subyek Koleksi kaset yang dimiliki adalah: 1) Bahasa Inggris (TOEFL) 2) Kesehatan 3) Subyek koleksi disket 4) Subyek koleksi kaset 3. Koleksi Digital Adalah suatu koleksi dari informasi yang disimpan dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan. Informasi tersebut bisa berupa artikel, jurnal, buku elektronik, gambar, video, software, dsb.
4. Koleksi Almarhum Bapak Djazman Al- Kindi Koleksi ini milik Almarhum Bapak Djazman Al Kindi mantan Rektor UMS. Koleksi tersebut meliputi: buku-buku teks, buku referensi, jurnal,
lxxiii
lxxiv
majalah, makalah dan kegiatan-kegiatan dari almarhum selam hidupnya yang berupa foto-foto. Koleksi ini hanya bisa dibaca ditempat dan di fotokopy. Berikut adalah tabel daftar koleksi buku yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta Tabel III.3 Jumlah Buku Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta BUKU TEKS
No. Klasifikasi Buku Teks
Jumlah Judul
Jumlah Eksemplar
Buku Mentah
4
11
000
1,686
4,686
100
1,658
4,521
200
5,816
15,668
300
9,081
25,560
400
1,619
4,470
lxxiv
lxxv
500
2,243
6,890
600
9,416
32,037
700
891
2,363
800
1,523
3,071
900
961
1,710
JUMLAH
34,898 Judul
100,987 Eksemplar
Tabel III.4 KITAB BAHASA ARAB
lxxv
lxxvi
No Klasifikasi Buku Kitab Bahasa
Jumlah Judul
Jumlah Eksemplar
000
-
-
100
25
54
200
1,907
3,958
300
7
14
400
47
94
500
0
0
600
1
2
700
4
8
800
48
96
900
20
40
Arab
lxxvi
lxxvii
JUMLAH
2,059 Judul
4,266 Eksemplar
Tabel III.5 REFERENSI No Klasifikasi
Jumlah Judul
Jumlah Eksemplar
000
735
1,684
100
46
126
200
239
618
300
2,115
5,034
400
189
560
500
201
524
600
431
1,348
Buku Referensi
lxxvii
lxxviii
700
81
234
800
42
94
900
313
744
JUMLAH
4,392 Judul
10,966 Eksemplar
Perpustakaan UMS juga mengorbitkan koleksi buku dengan perpustakaan
yang
juga
dibawahi
oleh
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Surakarta, yang diantaranya: Perpustakaan Kedokteran, Pesma Haji Mas Mansyur, PGSD Karanganyar, yang semua itu juga termasuk Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Tabel III.6
lxxviii
lxxix
Jumlah Buku Perpustakaan Kedokteran No Klasifikasi
Jumlah Judul
Jumlah Eksemplar
000
-
-
100
3
4
200
-
-
300
16
22
400
-
-
500
13
16
600
554
623
700
-
-
800
-
-
Buku Teks
lxxix
lxxx
900
-
-
JUMLAH
586 Judul
665 Eksemplar
Tabel III.7 REFERENSI No Klasifikasi
Jumlah Judul
Jumlah Eksemplar
000
-
-
100
17
34
200
-
-
300
4
8
400
-
-
500
2
4
600
98
196
Buku Referensi
lxxx
lxxxi
700
-
-
800
-
-
900
-
-
JUMLAH
121 Judul
242 Eksemplar
H. Layanan Dalam sebuah perpustakaan terdapat bermacam-macam layanan yang digunakan, di Perpustakaan Muhammadiyah Surakarta terdapat beberapa layanan yang digunakan untuk para pemakai perpustakaan agar para pemakai merasa senang dan nyaman di perpustakaan tersebut. Layanan Perpustakaan tersebut ada 2 macam yaitu, Layanan Teknis dan Layanan Non Teknis. Layanan Non Teknis, meliputi: 1. Layanan Administrasi Kegiatan dalam Layanan Administasi meliputi: a. Keanggotaan 1) Yang berhak menjadi anggota Perpustakaan UMS adalah: a) Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surakarta.
lxxxi
lxxxii
b) Dosen
Tetap,
Dosen
Kontrak,
Karyawan Tetap,
dan
Karyawan Reguler UMS. c) Masyarakat dari
luar
UMS,
anggota
ini
dapat
memilih
sebagai: 1.1
"Anggota Luar Biasa" yang berhak menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan, tetapi tidak bisa membawa keluar koleksi Perpustakaan UMS.
1.2
"Anggota Sekali Kunjung" yang di peruntukkan bagi masyarakat
luar
yang
menghendaki
kunjungan
ke
perpustakaan UMS dalam waktu sekali kunjung saja. 2) Pendaftaran / Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan (KAP). Pembuatan
KAP dilaksanakan
setiap hari
kerja di
bagian
administrasi. a) Mahasiswa: 1.1
Anggota Baru 1.1.1
Menyerahkan 2 Lembar pasfoto terbaru ukuran 2x3.
1.1.2
Untuk mahasiswi diharapkan menggunakan foto berjilbab.
1.1.3
Menyerahkan 2 Lembar fotokopi Kartu Mahasiswa yang masih berlaku.
1.2
1.1.4
Mengikuti Pendidikan Pemakai.
1.1.5
Administrasi Rp. 1.000,00.
Anggota Lama
lxxxii
lxxxiii
Anggota Perpustakaan yang ingin mengganti KAP karena rusak/ hilang yaitu: 1.2.1
Menyerahkan 1 lembar pasfoto terbaru ukuran 2x3.
1.2.2
Untuk mahasiswi diharapkan menggunakan foto berjilbab.
1.2.3
Menunjukkan Kartu mahasiswa asli yang masih berlaku (Distempel bebas di bagian sirkulasi).
1.2.4
Apabila tidak dapat menyerahkan KAP atau hilang dikenakan denda sebesar Rp 5.000,-
1.2.5 1.3
1.4
Administrasi Rp. 1.000,00.
Dosen/Karyawan: 1.3.1
Menyerahkan 2 lembar pasfoto terbaru ukuran 2x3.
1.3.2
Terdaftar di personalia UMS.
1.3.3
Mengisi blangko yang disediakan perpustakaan.
1.3.4
Masa berlaku 2 tahun dari tanggal pembuatan.
Pengunjung dari luar: 1.4.1
Anggota Luar Biasa: 1.4.1.1 Menyerahkan 2 lembar pas foto terbaru ukuran 2x3. 1.4.1.2 Menyediakan 1 lembar fotokopi identitas yang masih berlaku. 1.4.1.3 Membayar Rp.10.000,-
lxxxiii
uang
pendaftaran
sebesar
lxxxiv
1.4.1.4 Masa berlaku 6 (enam) bulan. 1.4.2
Anggota Sekali Kunjung: 1.4.2.1
Meninggalkan
kartu
identitas
yang
masih berlaku. 1.4.2.2
Membayar
uang
pendaftaran
sebesar
Rp.5000,1.4.2.3
Masa berlaku 1 hari kerja.
b. Pengguna Yang berhak menjadi pengguna perpustakaan UMS: 1) Anggota Perpustakaan UMS. 2) Pernilik Kartu Jasa Pusperti (Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi). c. Pembuatan Surat Surat-surat yang dikeluarkan bagian layanan administrasi perpustakaan UMS antara lain: 1) Surat Bebas Pinjam Perpustakaan. a) Bebas pinjam perpustakaan diberikan kepada mahasiswa yang akan melakukan kegiatan-kegiatan di bawah ini: 1.1 Mengambil masa selang studi 1.2 Pindah studi 1.3 Ujian skripsi atau Thesis 1.4 Pengambilan ijazah b) Syarat bebas pinjam perpustakaan antara lain:
lxxxiv
lxxxv
1.1 Mahasiswa tidak memiliki tanggungan apapun kepada perpustakaan. 1.2 Mengembalikan KAP. 1.3 Apabila
tidak
dapat
mengembalikan
KAP
dikenai
denda Rp.5000,00. 1.4 Menyerahkan skripsi dalam bentuk hard copy maupun softcopy dalam bentuk cd (bagi mahasiswa yang telah lulus / mengambil ijazah). 2) Surat pengantar bagi mahasiswa yang ingin
mengunjungi
perpustakaan universitas atau instansi lain. d. Penyerahan Karya llmiah Bagian administrasi menerima penyerahan tugas akhir, skripsi, tesis, dan desertasi dalam bentuk cetak (hardcopy) maupun dalarn bentuk cd (softcopy). e. Copy / Transfer data ke CD Bagian administrasi menerima jasa penyalinan data ke CD dengan biaya Rp. 6000,00 sudah termasuk CD-R, Casing, dan Label. f. Pengaktifan Kartu Perpustakaan Sejak pimpinan perpustakaan berganti sejak tahun 2008 lalu, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dengan melalui keputusan bersama untuk bertujuan agar perpustakaan UMS dapat lebih berkembang serta dapat memuaskan pengguna. Maka diambil dan diputuskan peraturan baru bahwa kartu perpustakaan hanya berlaku 6
lxxxv
lxxxvi
bulan saja dan untuk dapat mengaktifkan kembali dikenakan biaya sebesar Rp 5000,- di bagian administrasi.
2. Layanan Sirkulasi a. Peminjaman 1) Peminjaman koleksi perpustakaan ( buku - buku teks) dilakukan di bagian layanan sirkulasi yang ada di lantai III. 2) Pelayanan peminjaman buku hanya diberikan kepada mereka yang memiliki KAP atas nama sendiri. KAP yang digunakan orang lain sampai 2 kali, pemilik KAP di kenai sangsi " tidak boleh pinjam selama 1 semester". 3) KAP berlaku 6 bulan, jika masa berlaku habis maka perlu di aktivasi di bagian administrasi di lantai II. Apabila tidak di aktivasi maka KAP tidak bias untuk melakukan peminjaman. 4) Adapun prosedur atau tata cara peminjaman buku sebagai berikut. Setelah mendapatkan buku yang akan dipinjam: a) Mengisi slip yang ada di halaman terakhir buku. Contoh pengisian : NIM
Tgl. Kembali
C1 00060060
27-03-09
b) Menyerahkan KAP dan buku yang akan dipinjam kepada petugas.
lxxxvi
lxxxvii
c) Kemudian buku dan KAP diserahkan kepada petugas cek keluar yang ada di lantai II. b. Batas jumlah buku yang di pinjam dan waktu pinjam Batas peminjaman buku di perpustakaan: Peminjaman
Batas Pinjam
Batas
Keterangan
Waktu
Mahasiswa
Jumlah
Ind
5
2
7 Hari
S1 &D3
Mahasiswa
diperpanjang 1x
6
3
S2
Dosen Studi
10
7
2
- Dapat
Minggu
diperpanjang 1x
6 Bulan
- Tidak Dapat
Lanjut
Dosen dan
- Dapat
Diperpanjang
8
5
6 Bulan
Karyawan
- Tidak Dapat Diperpanjang
tetap
Dosen
6
3
Kontrak dan
1 Bulan
- Tidak Dapat Diperpanjang
Karyawan
lxxxvii
lxxxviii
Reguler
c. Pengembalian Pengembalian buku dilakukan di bagian layanan sirkulasi. 1) Pengembalian buku dilakukan sebelum atau pada tanggal batas akhir yang tertulis dislip. Keterlambatan pengembalian di kenakan denda Rp. 200,-/hari/buku. 2) Pengembalian buku dengan menyerahkan buku kepada petugas. 3) Peminjam yang merusakkan / menghilangkan buku harus mengganti buku sesuai dengan judul, pengarang, penerbit yang sama dan edisi terbaru ditambah biaya proses Rp. 5000,- serta denda keterlambatan atau apabila terlambat mengembalikan. d. Fotokopi Fotokopi buku teks terdapat di lantai IV. 3. Layanan Referensi a. Referensi Memberikan layanan kepada pengguna yang mengalami kesulitan dalam menemukan informasi, yang berupa penelusuran informasi dari koleksi buku maupun non buku (Internet, dll.) yang ada di perpustakaan. Layanan referensi ini menyediakan koleksi yang hanya bisa dibaca di tempat, di fotocopy, dan scan. Rincian penelusuran informasi melalui koleksi non buku adalah:
lxxxviii
lxxxix
1) Rp 1.500,-/pertemuan 2) Print out Rp 500,-/lembar (tidak berwarna) Sedang layanan scan gambar atau artikel adalah: 1) Rp1.000,-/file 2) Print out Rp 500,-/lembar (tidak berwarna) b. Periodikal Memberikan layanan yang berupa penelusuran artikel dari koleksi periodikal yang ada (jurnal, majalah, Koran, dll.). Layanan periodikal ini menyediakan koleksi yang hanya bisa dibaca ditempat dan difotocopy. c. Cadangan Layanan ini menyediakan buku-buku teks dari seluruh judul buku teks yang dimiliki Perpustakaan UMS. Tujuan dari layanan ini adalah ketersediaan atau Accessability. Koleksi buku teks yang ada pada bagian ini hanya bisa dibaca ditempat, di fotocopy, dan di scan. d. Karya llmiah Jenis layanan ini menyediakan bahan pustaka yang bersifat ilmiah, yang pemanfaatannya hanya bisa dibaca ditempat, tidak bisa di fotocopy dan dipinjam. e. Fotokopi Pelayanan fotocopy perpustakaan UMS terletak di lantai IV dan di lantai II.
lxxxix
xc
Syarat fotocopy untuk koleksi referensi, cadangan dan periodikal adalah: 1) Menunjukkan KAP yang berlaku. 2) Jumlah fotocopy minimal 3 lembar per buku. 3) Fotokopi lebih dari 4 lembar, ditambah biaya perawatan 10% -20%. 4) Koleksi periodical Rp 200,-/lembar. 5) Anggota luar biasa dan pasca sarjana ditambah Rp 1000,-/transaksi. 6) Uang muka minimal 50% dan untuk hasil fotocopy yang harus dikirim bayar di muka.
4. Layanan Audio Visual a. Layanan Internet Adalah layanan yang diberikan kepada pengguna untuk mengakses informasi lintas batas dari berbagai sumber di seluruh dunia. Layanan Internet Perpustakaan diberikan dengan tidak dipungut biaya dan dalam ruangan yang nyaman. b. Prosedur Layanan 1) Menuliskan identitas (NIM). 2) Menulis user name
pada komputer dan Ok atau <enter>
(PIN:dikosongi). 3) Melakukan akses internet.
xc
xci
4) Penggunaan internet tidak dikenakan biaya. 5) Biaya pencetakan sebesar Rp 500,-/lembar. c. Pelatihan Internet: Bagi ada yang belum mampu mengakses internet, bagian Audio Visual juga menyelenggarakan Pelatihan Internet. 1) Materi yang diberikan terbagi dalam paket sebagai berikut: a) Browsing (Penelusuran) Informasi dan Download Informasi, dan b) E-Mail (Surat Elektronik) 2) Fasilitas Pelatihan: a) Pengajar berkualitas b) 1 komputer 1 orang c) Ruangan nyaman dan ber-AC 3) Biaya dan lama Pelatihan Internet: Biaya dan lama pelatihan dapat ditanyakan pada Bagian Layanan Intenetdan CD-Rom lantai II Perpustakaan UMS. 4) Pendaftaran dan Waktu Pelatihan: a) Pendaftaran: Untuk pendaftaran, hubungi bagian layanan internet dan CDROM, Lantai II Perpustakaan UMS. b) Waktu Pelatihan: Pelatihan dilakukan setiap hari kerja jam 08.00 s.d. 17.00 WIB kecuali hari Sabtu.
xci
xcii
5. Layanan CD/CD-ROM Adalah layanan penelusuran informasi dari media simpan informasi berbentuk piringan optis. Media simpan informasi ini memiliki keunggulan mampu menyimpan informasi dengan jumlah yang sangat besar, bisa diakses secara cepat, dan informasi yang terdapat di dalamnya dapat di download (diambil) sesuai dengan kebutuhan.
Bagan III.2 Prosedur layanan peminjaman CD:
Pengguna
Mengisi lembar pinjaman
Diserahkan ke petugas perpustakaan
Menerima pinjaman CD
Selesai
xcii
xciii
6. Layanan Pengadaan Koleksi Untuk
mengetahui
kebutuhan
pengguna,
layanan
ini
memberikan kesempatan untuk mengajukan data usulan koleksi. Adapun cara mengajukan usulan koleksi ini sebagai berikut: a. Meminta lembar usulan di setiap bagian layanan atau melalui web Perpustakaan UMS. b. Mengisi lembar usulan yang telah disediakan secara lengkap sesuai data yang diminta. c. Menyerahkan lembar usulan kepadd petugas (untuk usulan secara manual). Setiap usulan akan ditindak lanjuti oleh bagian layanan ini. d. Koleksi yang bisa dipinjam, apabila jumlah koleksinya lebih dari satu untuk setiap judulnya dan maksimal peminjaman satu buah. e. Waktu peminjaman setiap hari kerja pukul 08.00 s.d 17.00 WIB dan pengembalian pada hari berikutnya sebelum pukul 09.00 WIB. f. Sangsi: 1) Keterlambatan pengembalian dikenakan denda sebesar Rp. 5000,/jam. 2) Apabila koleksi yang dipinjam rusak/hilang menjadi tanggung jawab peminjam, dengan mengganti koleksi yang sama dan ditambah biaya pengolahan sebesar Rp. 5000,-
xciii
xciv
Bagan III.3 Alur bagian pengolahan buku
Mulai
Penerimaan buku dari pengadaan
Pengecekan daftar buku dan buku yang dikirimkan
Sesuai
Inventaris buku dan tanda kepemilikan
xciv
xcv
Pengklasifikasian buku
Pemasukan data buku ke database
Finishing
Pengiriman ke bagian sirkulasi, Referensi dan Cadangan
Selesai
xcv
xcvi
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisis Masalah Kegiatan
pengadaan
bahan
pustaka
di
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Pengembangan perpustakaan memerlukan perencanaan yang matang, perlu dipikirkan tentang Sumber Daya Manusia (SDM), sumber informasi, dan sumber dana dengan tetap memperhatikan manajemen, peran dan keahlian. Penyusunan perencanaan pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta direncanakan dengan seksama yang berkoordinasi pada seluruh program studi yang ada, sehingga perencanaan merupakan usaha untuk mengantisipasi perubahan-perubahan yang akan terjadi di masa yang akan datang. Data yamg dikumpulkan dijadikan dasar dalam perencanaan pengolahan bahan pustaka, perencanaan pengadaan yang harus diadakan adalah perencanaan anggaran. Data tersebut antara lain : a) Data koleksi yang direncanakan progdi b) Perbandingan jumlah pengguna dan buku yang harus disediakan c) Data penerbit dan rekanan yang memberikan katalog untuk pengadaan koleksi
66 xcvi
xcvii
Data yang ada kemudian dijadikan dasar dalam perencanaan perpustakaan. 2. Konsep Pemilihan Bahan Pustaka Pemilihan bahan pustaka merupakan kegiatan rutin yang tersistem yang dilakukan bersama antara fakultas dan perpustakaan. Bahan pustaka dapat diadakan dengan berbagai cara : a. Fakultas merupakan pemilih bahan pustaka yang pokok diadakan, karena menyangkut referensi yang dibutuhkan dalam kegiatan di fakultas. Dalam hal ini fakultas berhak menentukan konten yang pas untuk mendukung kegiatan belajar. b. Perpustakaan merupakan pengelola administrasi pengadaan bahan pustaka fakultas sekaligus menentukan pengadaan bahan pustaka penunjang atau buku-buku umum yang harus diadakan untuk melengkapi koleksi perpustakaan. c. Usulan dosen dan mahasiswa merupakan pengadaan sekunder yang merupakan peran serta segenap civitas akademika untuk melengkapi koleksi perpustakaan. Usulan ini akan dipertimbangkan oleh fakultas untuk diadakan apabila tingkat relevansinya baik. Proses pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dilaksanakan oleh : a. Program studi : tujuannya agar tingkat kerelevanan dan mutu bahan pustaka memang benar-benar sesuai dengan kurikulum. b. Usulan dosen : digunakan untuk menambah koleksi diluar buku wajib.
xcvii
xcviii
c. Usulan mahasiswa : perpustakaan menindaklanjuti usulan ini untuk kelengkapan koleksi. d. Pengadaan buku umum dari perpustakaan : untuk menunjang kegiatan program studi yang bersifat umum dan kelengkapan koleksi perpustakaan. 3. Sarana Pemilihan Bahan Pustaka Kegiatan pemilihan memerlukan sarana alat bantu untuk memudahkan pelaksanaan memilih bahan pustaka yang dibutuhkan. Para pelaksana harus mengetahui sarana pemilihan. Sarana pemilihan ini dimaksudkan untuk bahan acuan. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam pemilihan bahan pustaka menggunakan alat bantu sebagai berikut : a. Katalog penerbit Penerbit selalu mengeluarkan informasi tentang terbitan buku yang diterbitkan. Katalog penerbit sangat berguna untuk mengetahui informasi buku-buku baru atau buku yang masih beredar. b. Usulan dari mahasiswa dan dosen Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memberi kesempatan kepada mahasiswa dan dosen Universitas Muhammadiyah Surakarta untuk memberi saran atau usulan kepada perpustakaan tentang buku yang harus diedarkan. Daftar usulan tersebut sangat membantu perpustakaan dalam hal penambahan koleksi. Setelah usulan tersebut sampai ke perpustakaan, pihak perpustakaan menyeleksi usulan tersebut. Apabila buku yang dimaksud bersifat wajib dan perpustakaan belum memiliki, maka buku tersebut akan segera diadakan.
xcviii
xcix
c. Daftar buku dari toko buku dan agen buku Toko buku dan agen buku memberikan brosur atau daftar buku kepada perpustakaan yang isinya tentang judul-judul buku yang dijual.
Pengadaan bahan pustaka buku di Universitas Muhammadiyah Surakarta dilaksanakan dengan cara, yaitu : 1. Pembelian Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta melakukan pembelian buku sebagai koleksi melalui : a. Toko Buku Pembelian buku koleksi melalui toko buku dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang sewaktu-waktu dan pembelian dalam jumlah judul dan eksemplar yang tidak banyak. Pembelian langsung ke toko buku dilakukan guna memperoleh buku koleksi yang tersedia dari berbagai penerbit dan tidak memerlukan prosedur yang rumit. b. Agen Buku Selain ke toko buku, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta membeli koleksi melalui agen atau sales yang datang ke perpustakaan. Hampir setiap minggu ada sales buku yang datang ke perpustakaan. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk pembelian buku-buku. Hal ini disebabkan karena :
xcix
c
(1) Melalui agen buku, semua judul-judul buku koleksi dari berbagai penerbit dapat diperoleh dengan mudah. (2) Melalui agen mengakibatkan pekerjaan menjadi lebih efisien dan hemat biaya. Sebelum buku-buku tersebut diolah,
dilakukan pengecekan apakah ada
bagian-bagian yang rusak atau tidak. Apabila ada bagian-bagian yang rusak, bukubuku tersebut dikembalikan ke agen untuk ditukar dengan buku yang baru.
Bagan IV.1 Alur Proses Pengadaan Melalui Pembelian Mulai Perpustakaan membuat daftar pesanan buku c Dikirim ke penerbit
ci
Sesuai
Tidak sesuai
Pembayaran
Klaim kepada penerbit
Buku dicap
Surat klaim
Inventarisasi
Pengolahan Selesai
2.
Hadiah Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta juga menerima hadiah bahan pustaka dan juga menerima hadiah berupa jurnal ilmiah maupun
ci
cii
majalah. Hadiah tersebut merupakan hadiah atas permintaan dan tidak atas permintaan. Hadiah atas permintaan berasal dari Lembaga Pemerintah dan Swasta. Hadiah tidak atas permintaan diperoleh dari mahasiswa yang akan di wisuda. Bagan IV.2 Alur Proses Pengadaan Melalui Hadiah
Mulai
Perpustakaan menerima buku hadiah
Buku datang dari lembaga atau instansi
Mengecek buku yang datang
Buku di cap
Inventaris
Pengolahan
Selesai B. Hambatan-Hambatan
cii
ciii
Hambatan yang ada pada waktu kegiatan pengadaan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta sebagai berikut : 1. Proses pemesanan hingga penerimaan buku kadang memerlukan waktu yang lama terutama untuk pemesanan koleksi ke luar negri. 2. Usulan bahan pustaka dari program studi ke perpustakaan belum maksimal. 3. Belum bisa merealisasikan semua usulan bahan pustaka yang diinginkan, dikarenakan sulitnya mencari bahan pustaka baik yang baru maupun lama karena bahan pustaka tersebut sudah habis atau edisi terbatas, sehingga hanya bisa merealisasikan bahan pustaka yang mudah dicari tetapi sesuai dengan usulan. 4. Kurangnya
tingkat
kesadaran
pengguna
perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Surakarta dalam memanfaatkan layanan usulan buku. 5. Buku-buku pesanan yang baru datang terkadang mengalami kerusakan atau cacat maupun hilang. Hal ini menjadi penghambat dalam kegiatan pengadaan buku karena upaya perpustakaan untuk menyediakan buku-buku baru tidak dapat dilakukan dengan optimal.
C. Pemecahan Masalah
ciii
civ
Untuk mengatasi hambatan-hambatan yang dijumpai di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, maka berikut ini beberapa sarpemecahan masalah yang bisa disampaikan : 1. Meningkatkan kerja sama dengan penerbit atau agen buku agar buku-buku yang dikehendaki perpustakaan dapat diperoleh dengan cepat dan mudah sehingga dapat memperlancar proses kegiatan pengadaan buku. 2. Koordinasi yang intensif dengan program studi dalam pengadaan bahan pustaka melalui perencanaan yang matang sehingga bahan pustaka yang diinginkan sesuai dengan kurikulum. 3. Meningkatkan kerja sama dengan lembaga atau instansi swasta maupun pemerintah agar pihak perpustakaan dapat memperoleh buku-buku terbitan dari swasta maupun pemerintah, yang ini tidak bisa diperoleh melalui agen ataupun penerbit. Kerjasama ini dilakukan sebagai upaya dalam pengembangan koleksi perpustakaan. 4. Perlu adanya sosialisasi kepada pengguna secara rutin terkait dengan kebutuhan bahan pustaka bagi pemakai. 5. Petugas perpustakaan lebih waspada terhadap orang-orang yang keluar masuk perpustakan agar tidak terjadi kehilangan buku koleksi yang ada di perpustakaan serta perlu meningkatkan keamanan dengan melakukan pemasangan kamera tersembunyi di setiap sudut lingkup perpustakaan dan sekitarnya. Serta selain itu pihak perpustakaan harus lebih teliti dalam menyeleksi dan mengecek buku-buku yang baru datang karena buku-buku tersebut terkadang ada yang mengalami kerusakan atau cacat, namun buku-
civ
cv
buku yang rusak tersebut dapat dikembalikan ke agen ataupun penerbit untuk ditukar dengan buku yang baru dan tidak rusak.
cv
cvi
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Sebagai penutup Tugas Akhir ini dapat disampaikan beberapa kesimpulan dan saran yang dapat digunakan sebagai koleksi guna meningkatkan mutu dan kualitas dari perpustakaan pada umumnya, dan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta pada khususnya. 1. Bahwa proses pengadaan di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
sudah dilaksanakan dengan baik melalui perencanaan yang
matang, cara serta sarana yang memadai dalam pemilihan bahan pustaka sehingga dapat mempengaruhi kelancaran proses pengadaan koleksi. 2. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dari tahun ke tahun semakin meningkat dan selalu mengembangkan koleksinya agar dapat memenuhi kebutuhan para pengguna perpustakaan. 3. Tingkat kesadaran pengguna perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta belum optimal dalam layanan usulan buku. Perlu ditingkatkan layanan usulan buku agar pihak perpustakaan mengetahui secara mendalam dalam hal pengadaan buku agar sesuai dengan kebutuhan para pengguna. 4. Koleksi yang ada di sirkulasi ataupun di referensi tertata dengan rap. Bagian yang tidak tertata khususnya buku-buku yang berjenis folio (ukuran besar). Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak memberikan
76
cvi
cvii
layanan fotokopi khususnya: skripsi, thesis, tugas akhir, dan laporan penelitian. 5. Sarana dan prasarana di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta bisa dikatakan lengkap, karena sarana dan prasarana tersebut dapat membuat pengunjung merasa nyaman dan betah berlama-lama di perpustakaan.
B. Saran Setelah mengamati dan melaksanakan Praktek
Kerja Lapangan di
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dapat disampaikan beberapa saran, yaitu : 1. Perlu meningkatkan kesadaran kepada pengguna agar memberikan usulan bahan
pustaka
yang
dibutuhkan
untuk
pengembangan
koleksi
di
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 2. Perlu adanya perluasan pada ruang pengadaan, karena di ruangan ini dibutuhkan tempat yang luas untuk penempatan bahan pustaka yang sudah ataupun belum diproses. 3. Perlu meningkatkan kerjasama dengan perpustakaan atau lembaga maupun instansi lain sebagai upaya untuk mengembangkan koleksi bahan pustaka. 4. Staf bagian pengadaan perlu ditambah mengingat banyaknya buku-buku yang masuk dan banyaknya tugas yang dilaksanakan. 5. Memberikan penjelasan kepada mahasiswa yang bekerja paruh waktu di perpustakaan (part time) agar memperingatkan pengguna agar jangan melanggar peraturan.
cvii
cviii
DAFTAR PUSTAKA P. Sumardji. 1988. Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya. Yogyakarta: Kanisius. Qolyubi, Syihabuddin, dkk. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab. Soeatminah.
1992.
Perpustakaan
Kepustakawanan
dan
Pustakawan.
Yogyakarta: Kanisius. Soedibyo, Noerhayati. 1987. Pengelolaan Perpustakaan : Jilid I. Bandung: Alumni. C. Subagyo, P. Joko. 1992. Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta. D. Sulistyo Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. E. Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia. F. Trimo, Soejono. 1985. Pengadaan dan Pemilihan Bahan Pustaka. Bandung: Angkasa.
cviii
cix
cix
cx
cx
cxi
cxi
cxii
cxii
cxiii
cxiii
cxiv
cxiv
cxv
cxv
cxvi
cxvi
cxvii
cxvii
cxviii
cxviii
cxix
cxix
cxx
cxx
