PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

Laporan Kuliah Kerja Pusdokinfo

PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh : Grantino One Pradhika D1809028

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FALKUTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

commit to user

i


digilib.uns.ac.id

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

MOTTO

“Pahlawan bukanlah orang yang berani menetakkan pedangnya ke pundak lawan, tetapi pahlawan sebenarnya ialah orang yang sanggup menguasai dirinya dikala ia marah.” [Nabi Muhammad SAW] “Kemenangan yang seindah–indahnya dan sesukar–sukarnya yang boleh direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.” [Ibu Kartini] “Sukses tidak diukur dari posisi yang seseorang raih, melainkan dari seberapa berhasilkah seseorang itu menghadapi kesulitan-kesulitan untuk mencapai kesuksesan.” [Penulis]

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya ini untuk : Ø Sutardi dan Nurwahyudiyati, kedua orang tuaku tercinta yang selalu memberi kasih sayang dan doa yang tak pernah putus Ø Rahma dan Kevin, adikku tersayang Ø Nia, seseorang yang selalu menemani dan memberiku semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir Ø Sahabat-sahabatku yang selalu ada disaat aku membutuhkan kalian (adit, aji, petra, ipul, agus, rosyid) Ø Teman-temanku D3 Perpustakaan Angkatan 2009 commit to user Ø Almamaterku tercinta vii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini penulis mengucapkan kepada yang terhormat : 1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis mengerjakan Tugas Akhir. 2. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos. pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir. 3. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib. Ketua Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. Widyantoro, M.Si. penguji Tugas Akhir. 6. Ibu Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi. Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

8. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis berharap segala saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga kebaikan Bapak dan Ibu mendapatkan pahala dari Allah SWT dan menjadi amal kebaikan yang tiada putus–putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Surakarta, 5 Juni 2012

Penulis

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................

i

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .....................................................

iii

HALAMAN PERSETUJUAN ..........................................................................

iv

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................

v

MOTTO ................................................................................................................

vi

HALAMAN PERSEMBAHAN ..........................................................................

vii

KATA PENGANTAR.......................................................................................... viii DAFTAR ISI.........................................................................................................

x

DAFTAR TABEL ................................................................................................

xiii

DAFTAR BAGAN ..............................................................................................

xiv

DAFTAR GAMBAR ..........................................................................................

xv

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................

xvi

ABSTRAK ............................................................................................................ xvii BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................

1

1.1 Latar Belakang ..................................................................................

1

1.2 Rumusan Masalah .............................................................................

3

1.3 Tujuan ................................................................................................ commit to user

4

x


digilib.uns.ac.id

1.4 Pelaksanaan .......................................................................................

5

1.5 Metode Penugumpulan Data ............................................................

5

BAB II. LANDASAN TEORI ............................................................................

7

2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan ...................................................

7

2.2 Syarat Otomasi Perpustakaan ...........................................................

8

2.3 Manfaat Otomasi Perpustakaan .......................................................

11

2.4 Tujuan Otomasi Perpustakaan .........................................................

12

2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan ......................................................

14

2.6 Pengertian Software Koha ................................................................

15

BAB III . GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA ..............................................

18

3.1 Sejarah Perpustakaan ........................................................................

18

3.2 Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi ..........................................................

20

3.3 Struktur Organisasi ...........................................................................

21

3.4 Sumber Daya Manusia .....................................................................

32

3.5 Gedung dan Ruang ...........................................................................

36

3.6 Sumber Dana .....................................................................................

38

3.7 Sarana dan Prasarana ........................................................................

39

3.8 Koleksi ...............................................................................................

41

3.9 Layanan .............................................................................................

47

BAB IV. PEMBAHASAN ..................................................................................

59

4.1 Alasan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta Menerapkan Sistem Otomasi Berbasis Koha ................................. commit to user

xi

59


digilib.uns.ac.id

4.2 Fitur-Fitur yang dimiliki oleh Software Koha ................................

63

4.3 Hambatan-Hambatan yang dialami Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha...................................................................................................

80

4.4 Cara Mengatasi Hambatan-Hambatan yang dialami dalam Proses Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ..............................................................

83

BAB V PENUTUP ..............................................................................................

87

5.1 Kesimpulan ........................................................................................

87

5.2 Saran ..................................................................................................

88

DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................

89

LAMPIRAN

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012 ......................................

34

Tabel 3.2 Data Karyawan yang Berijazah Perpustakaan ..................................

35

Tabel 3.3 Daftar Jenis Sarana Prasarana Perpustakaan UMS............................

39

Tabel 3.4 Daftar Inventaris Buku dan Non Buku ..............................................

46

Tabel 5.5 Data Batas Peminjaman Perpustakaan UMS ....................................

48

commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UMS ...........................................

commit to user

xiv

22


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Tampilan Koha Sebelum Log in ....................................................

63

Gambar 4.2 Tampilan Koha Log in ....................................................................

64

Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama ...................................................................

64

Gambar 4.4 Tampilan Patrons Management .....................................................

67

Gambar 4.5 Tampilan Circulation .....................................................................

69

Gambar 4.6 Tampilan Cataloging ......................................................................

70

Gambar 4.7 Tampilan OPAC ..............................................................................

72

Gambar 4.8 Tampilan OPAC: advance search .................................................

72

Gambar 4.9 Tampilan Serials .............................................................................

73

Gambar 4.10 Tampilan Acquisition ....................................................................

74

Gambar 4.11 Tampilan Reports ..........................................................................

75

Gambar 4.12 Tampilan About Koha ...................................................................

76

Gambar 4.13 Tampilan Barcode Generator ......................................................

77

Gambar 4.14 Tampilan Calendar .......................................................................

78

Gambar 4.15 Tampilan Tools .............................................................................

79

commit to user

xv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas Lampiran 2. Laporan Periodik Lampiran 3. Denah Lantai Dasar Lampiran 4. Denah Lantai 1 Lampiran 5. Denah lantai 2 Lampiran 6. Denah lantai 3 Lampiran 7. Sertifikat Magang

commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Grantino One Pradhika, D1809028, Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012. Penerapan sistem otomasi di perpustakaan nyatanya sangat membantu kinerja dari pustakawan dalam hal pelayanan kepada pengguna. Untuk mengefisiensikan pelayanan pengguna, Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya.Penulis mengupas alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya, fitur-fitur yang dimiliki oleh Koha, hambatanhambatan yang dialami dalam proses penerapan sistem otomasi dan pemecahan masalahnya. Penulisan Tugas Akhir ini, teknik pengumpulan data yang digunakan dengan menggunakan metode observasi yaitu dengan pengamatan, metode wawancara yaitu melakukan tanya jawab, metode studi pustaka yaitu dengan media cetak dan metode dokumentasi yaitu dengan mengumpulkan data. Tugas Akhir ini dapat diketahui bahwa alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena terbatasnya dana dan banyak pengembang, Koha juga memiliki fitur yang lengkap, pengembangan software tidak dibatasi, dapat dikolaborasikan dengan software lainnya, serta sistem otomasi Koha juga sudah teruji. Hambatan yang dialami antara lain karena gejala teknis seperti masalah pada server dan listrik serta pada sumber daya manusia yang kurang memiliki pengetahuan tentang Koha, tingkat pendidikan staf yang berbeda-beda.

Kata kunci: Sistem otomasi, Koha

commit to user

xvii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

LATAR BELAKANG Kebutuhan masyarakat akan informasi yang sedang marak di perbincangkan membuat peran perpustakaan semakin vital bagi kehidupan infomasi. Dengan berkembangnya Teknologi di jaman modern ini akan mendorong perpustakaan untuk memodernisasi diri guna mencukupi kebutuhan informasi para penggunanya. Menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya Periodisasi Perpustakaan (1994:1) menyebutkan bahwa, Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan. Hadirnya perpustakaan di tengah-tengah masyarakat bukan hanya untuk sarana menambah pengetahuan maupun wawasan akan tetapi juga mampu

membantu

masyarakat

dalam

mengembangkan

teknologi

sederhana yang dapat membantu pemecahan masalah dalam pekerjaan mereka. Di negara–negara yang sudah mengalami kemajuan di bidang teknologi dan informasi, informasi yang terdapat di perpustakaan dapat diakses dimana saja dan kapan saja, tidak menutup kemungkinan dapat mengakses di rumah, di kantor, di ruang kuliah dan tempat-tempat lainnya. Secara tidak langsung teknologi telah merubah paradigma tentang perpustakaan, yang sebelumnya hanya sebagai suatu sarana atau tempat to user untuk menyimpan bahancommit pustaka berupa buku, majalah, koran dan

1


digilib.uns.ac.id

informasi aktual lainya yang secara pasif menunggu pembaca menjadi sebuah pusat informasi aktual yang secara proaktif berada di mana–mana dan dapat diakses kapan saja. Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di masa sekarang ini, perpustakaan sebagai sarana pusat informasi yang aktual harus dapat mengikuti laju perkembangan arus informasi yang semakin global. Dengan teknologi, perpustakaan seharusnya mempunyai perencanaan operasional dalam jangka yang relatif panjang guna meningkatkan akses dalam pengolahan dan sistem pelayanan kepada para pengguna perpustakaan dengan seefektif dan seefisien mungkin, cepat, tepat dan berdayaguna secara optimal ditangan pengguna. Faktanya peran sebuah perpustakaan di Universitas sangat penting, karena suatu perpustakaan adalah pusat informasi yang aktual yang sangat menunjang dalam

program

pendidikan

di lingkungan

akademik.

Perpustakaan bisa disebut berkualitas bila suatu perpustakaan itu memiliki kelengkapan sarana maupun prasarana dan keefektifan dalam pelayanan jasa yang diberikan oleh perpustakaan. Penggunaan perangkat lunak (software) di sebuah Perpustakaan menjadi sangat penting. Dengan diterapkannya perangkat lunak yang mendukung maka kegiatan dalam perpustakaan akan menjadi cepat dan efisien, pengguna pun akan merasa puas dalam hal pelayanan. Perangkat lunak yang mendukung akan membantu proses kinerja di perpustakaan seperti pemrosesan data serta juga dapat membantu pengguna dalam commit to user

2


digilib.uns.ac.id

pencarian bahan pustaka. Dengan penggunaan perangkat lunak maka proses kerja yang terjadi di perpustakaan akan lebih cepat, efektif dan efisien. Pada proses pelayanan dan pengolahan data, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta sudah menerapkan sistem otomasi. Perangkat lunak yang digunakan Perpustakaan Muhammadiyah Surakarta adalah KOHA. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis memilih judul “ PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH

SURAKARTA “ sebagai Tugas Akhir yang digunakan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang perpustakaan.

1.2.

Rumusan Masalah Dari uraian di atas dapat kita rumuskan sebagai permasalahan berikut : 1.2.1

Apa alasan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA?

1.2.2

Fitur-fitur apa saja yang dimiliki oleh sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?

1.2.3

Apa saja hambatan-hambatan dalam proses penerapan sistem otomasi

berbasis

KOHA

Muhammadiyah Surakarta? commit to user

3

di

perpustakaan

Universitas


1.2.4

digilib.uns.ac.id

Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dalam proses penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?

1.3.

Tujuan Tujuan dari pembahasan Penerapan Sistem Otomasi Berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah: 1.3.1

Untuk mengetahui alasan pemilihan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

1.3.2

Untuk mengetahui fitur-fitur yang dimiliki oleh sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

1.3.3

Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dialami dalam penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

1.3.4

Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dalam penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

commit to user

4


1.4.

digilib.uns.ac.id

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan selama dua bulan, mulai tanggal 13 Februari 2012 sampai 7 April 2012 bertempat di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

1.5.

Metode Pengumpulan Data Bersamaan

dengan

Praktek

Kerja

Lapangan,

penulis

mengumpulkan data untuk mendukung penulisan Tugas Akhir. Metode Pengumpulan data yang digunakan penulis antara lain: 1.5.1

Metode Observasi Observasi (Pengamatan) adalah metode pengumpulan data dimana

peneliti

atau

kolaboratornya

mencatat

informasi

sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (W. Gulo,2002:116). Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan secara langsung secara obyektif terhadap tempat Paktek Kerja Lapangan dalam hal ini Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta guna mengumpulkan informasi–informasi yang dapat membantu penulis dalam menulis Tugas Akhir. 1.5.2. Metode Wawancara Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden (Gulo,2002:119). Penulis melakukan komunikasi secara langsung dalam bentuk tanya jawab kepada commit to user

5


digilib.uns.ac.id

responden guna mencari dan mengumpulkan data–data yang diperlukan untuk mendukung penulisan Tugas Akhir. 1.5.3. Metode Studi Pustaka Studi Pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengumpulan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori– teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur (Nawawi, 1994:23). Penulis mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber dalam berbagai literatur sebagai acuan atau bagi penulis dalam penulisan Tugas Akhir. 1.5.4. Metode Dokumentasi atau Arsip Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku surat kabar, majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain-lain (Suharsini Arikunto 1992:200). Dengan metode dokumentasi atau arsip seperti buku panduan serta dokumen yang mendukung kegiatan sehari–hari Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, penulis dapat memperoleh

data

tentang

gambaran

Universitas Muhammadiyah Surakarta.

commit to user

6

umum

Perpustakaan


digilib.uns.ac.id

BAB II LANDASAN TEORI

2.1

Pengertian Otomasi Perpustakaan Sebagian besar perpustakaan di Indonesia pada umumnya telah menggunakan komputer sebagai

penunjang kinerjanya. Berikut ini

beberapa pengertian tentang otomasi perpustakaan, antara lain: menurut Miyarso Dwi Aji dalam jurnalnya yang dikutip dari Harrod (1990:47) “Otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia.” Sedangkan dalam Concise Oxford Dictionary (1982:59) menjelaskan bahwa ”Otomasi adalah penggunaan peralatan yang dioperasikan secara automasi, untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.” Pada kamus Ilmu Perpustakaan Elsevier (Clason,1976) “Otomasi dinyatakan sebagai proses atau kegiatan yang dihasilkan oleh mesin.” Selanjutnya pengertian Salim (1991:1067) berpendapat, “Otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam kegiatan rutin.” Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan Indonesia, Sulistyo Basuki berpendapat, ”Otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi pengadaan

informasi untuk kepentingan hingga

ke

jasa

informasi

Basuki,1994:1).” commit to user

7

perpustakaan, mulai dari bagi

pembaca

(Sulistyo


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (2005:10): Otomasi perpustakaan adalah penggunaan/pemanfaatan teknologi komputer yang terkait dengan pengelolaan perpustakaan untuk lebih memudahkan, mempercepat, mengefisiensikan pekerjaan perpustakaan, baik untuk petugasnya maupun untuk pengguna/pengunjungnya berdasarkan pemahaman teori dasar/prinsip dasar ilmu perpustakaan. Sedangkan menurut A. Ridwan Siregar (1988:21): Otomasi perpustakaan adalah suatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping), mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengkatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.

2.2

Syarat Otomasi Perpustakaan Sistem otomasi perpustakaan memiliki beberapa syarat yang saling mendukung dan saling terkait satu dengan yang lainnya. Yang bila tidak ada satu syarat saja akan mengganggu kinerja sistem otomasi itu sendiri. Menurut Wahyu Surpiyanto dan Ahmad Muhsin dalam bukunya Teknologi Informasi Perpustakaan (2008:37), “sistem otomasi memiliki beberapa syarat, antara lain: Pengguna (users), Perangkat Keras (hardware), Perangkat Lunak (software), Jaringan (network), Data, Panduan Operasional (Manual).” Sedangkan menurut Nur (2007:7), “sebuah sistem otomasi perpustakaan umumnya terdiri dari tiga bagian: pangkalan data, pengguna (users), perangkat otomasi (software dan hardware). Sistem otomasi setidaknya harus terdapat; pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan serta data yang akan diinformasikan. commit to user Antara syarat yang satu dengan syarat yang lain saling menunjang 8


digilib.uns.ac.id

kinerjannya. Dari pendapat-pendapat di atas syarat-syarat otomasi perpustakaan, sebagai berikut: 1.

Pengguna (users) Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi

perpustakaan

(Wahyu

Surpiyanto,2008:37).

Dalam

pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna–penggunanya yang terdiri atas pustakawan, staf yang selanjutnya bertindak sebagai operator atau teknisi, serta para anggota perpustakaan. 2.

Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah suatu data yang ada di perpustakaan menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankan mesin tersebut (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Perangkat Keras berfungsi untuk mengumpulkan data–data serta mengubah data–data ke dalam suatu bentuk yang nantinya akan dapat diproses oleh komputer. Hardware pada otomasi perpustakaan terdiri dari komputer, scanner, digital camera dan CD Writer.

3.

Perangkat Lunak (Software) Perangkat Lunak merupakan suatu piranti dari sistem otomasi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan perintahperintah yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan perintah (Wahyu Surpiyanto,2008:37). commit to user

9


digilib.uns.ac.id

Perangkat keras dan perangkat lunak saling berkaitan satu sama lain, tanpa adanya perangkat lunak, perangkat keras tidak akan ada gunanya. Perangkat lunak juga bisa diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking ataupun multi-user. Bentukbentuk perangkat lunak (software) dalam otomasi perpustakaan seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui internet. 4.

Jaringan (Network) Jaringan merupakan sarana penghubung antara komputer satu dengan komputer yang lain agar menjadi suatu keterkaitan antar komputer (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Semua komputer yang ada dipusatkan kepada satu komputer host atau server yang mengatur semua kinerja dari sistem otomasi. Jaringan juga merupakan piranti vital dalam menunjang kinerja sistem otomasi perpustakaan.

5.

Data Data bisa disebut bahan baku dari sebuah informasi. Data bisa berupa alfabet, angka maupun simbol khusus baik dalam bentuk kertas, elektonik maupun bentuk lainnya yang kemudian diproses oleh komputer untuk dijadikan sebuah informasi.

6.

Manual/Panduan Operasional Manual/Panduan Operasional bisa disebut juga prosedur atau penjelasan cara pemasangan, penyesuaian, menjalankan suatu commit to user

10


digilib.uns.ac.id

perangkat keras atau perangkat lunak dengan baik dan benar (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Manual juga bisa diartikan sebagai kunci untuk kelancaran kinerja suatu sistem otomasi perpustakaan. Dengan berkembangnya jaringan internet dan perkembangan teknologi sekarang ini, dapat memudahkan seseorang untuk mencari referensi tentang panduan operasional suatu sistem. Dengan kata lain seseorang tidak perlu datang ke perpustakaan untuk mencari buku tentang panduan operasional, tapi seseorang perlu kejelian untuk mencari referensi melalui akses internet. Sejalan dengan terpenuhinya syarat-syarat di atas sistem otomasi perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka kinerja deri pustakawan di perpustakaan akan lebih mudah dan cepat. Sebaliknya bila satu syarat tidak terpenuhi maka sistem otomasi di perpustakaan tidak akan bisa berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat menghambat pelayanan di perpustakaan.

2.3

Manfaat Otomasi Perpustakaan Teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan pelayanan perpustakaan di masa modern saat ini. Penerapan sistem otomasi perpustakaan memiliki banyak manfaat bagi perpustakaan itu sendiri. Dengan berkembangnya teknologi informasi nyatanya membuat perpustakaan untuk menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Banyak manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem otomasi commit to user perpustakaan bagi sebuah perpustakaan, antara lain mengefisiensikan 11


kinerja

digilib.uns.ac.id

perpustakaan,

mempercepat

pelayanan

di

perpustakaan,

mempercepat proses temu balik di perpustakaan, dan memudahkan kinerja dari pustakawan. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008: 37) Sistem otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan teknologi informasi akan memberikan manfaat sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.

Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. Meningkatkan citra perpustakaan Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global Sedangkan menurut Shopia (1998:17), penggunaan teknologi

komputer di perpustakaan memiliki banyak manfaat, antara lain: 1. 2. 3. 4.

Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval). Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka. Komunikasi antar perpustakaan Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan. Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dapat

dipercepat dan diefisienkan dengan penerapan teknologi informasi. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusuri kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk pengembangan perpustakaan karena pekerjaan yang sifatnya berulang telah di ambil alih oleh komputer.

2.4

Tujuan Otomasi Perpustakaan Penerapannya otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan. Mempermudah duplikasi

kinerja

karya,

di

perpustakaan, meminimalisir

meningkatkan efisiensi commit to user

12

dalam

terjadinya

pelayanan

serta


digilib.uns.ac.id

meningkatkan ruang lingkup jasa yang ada di perpustakaan. Beberapa pakar memiliki pendapat tersendiri mengenai tujuan diterapkannya sistem otomasi di perpustakaan. Menurut M. Toha Mahmun yang diambil dari Cochrane (1955:31), otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan, antara lain: 1. 2. 3. 4.

Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan 5. Memperluas jasa perpustakaan 6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan 7. Meningkatkan efisiensi Sedangkan menurut Harmawan (2009:6-7), tujuan penerapan sistem otomasi di perpustakaan, antara lain: 1. Mengatasi keterbatasan waktu 2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb. 3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama 4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan 6. Meningkatkan layanan 7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8. Menghemat biaya 9. Menumbuhkan rasa bangga 10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi. Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli di atas terbukti bahwa penerapan sistem otomasi di perpustakaan memiliki banyak tujuan yang berguna bagi perkembangan perpustakaan di masa teknologi informasi saat ini.

Mengefisiensi

waktu,

memperingan

pekerjaan

pustakawan,

menghemat biaya, mempermudah pelayanan merupakan beberapa tujuancommit to user tujuan diterapkannya sistem otomasi di perpustakaan guna 13


digilib.uns.ac.id

mengembangkan perpustakaan sebagai pusat informasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.

2.5

Cakupan Otomasi Perpustakaan Penerapan sistem otomasi di perpustakaan sangat memperngaruhi kinerja di perpustakaan. Cakupan otomasi layanan perpustakaan yang dalam menjalankan layanan dapat di jalankan secara otomatis dengan menggunakan teknologi informasi. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin dalam bukunya yang berjudul Teknologi Informasi Perpustakaan (2008:37), “Cakupan otomasi perpustakaan terdiri atas: usulan koleksi, invetarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan terbitan berkala, pengelolaan anggota.” Sedangkan menurut Gatot Subroto (2003:3), “cakupan otomasi terdiri dari: pengadaan koleksi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan terbitan berkala, penyediaan katalog (OPAC), pengelolaan anggota, statistik (laporan). Berdasarkan teori di atas terdapat beberapa cakupan dari sistem otomasi di perpustakaan, antara lain: 1.

Usulan koleksi Cakupan ini pengguna dapat mengusulkan buku-buku yang diperlukan oleh pengguna agar dapat dibeli oleh perpustakaan dengan bantuan sistem otomasi perpustakaan.

commit to user

14


2.

digilib.uns.ac.id

Inventarisasi Di cakupan ini penginventarisasian sarana prasarana menjadi lebih mudah dan efisien karena campur tangan sistem otomasi perpustakaan.

3.

Katalogisasi Sistem katalogisasi menjadi lebih mudah dan simpel dengan menggunakan bantuan teknologi informasi.

4.

Sirkulasi Sistem otomasi perpustakaan sangat berpengaruh dalam kinerja di bagian sirkulasi. Sistem otomasi yang terintegrasi dapat mempercepat kinerja dan lebih efisien dalam hal waktu.

5.

Pengelolaan penerbitan berkala Cakupan ini berisikan pengelolaan terbitan berkala seperti buletin, majalah, dan koran menjadi lebih cepat karena sistem komputer yang menunjang kinerjanya.

6.

Pengelolaan anggota Pengelolaan anggota perpustakaan lebih efektif dan efisien waktu bila dibandingkan sebelum diterapkannya sistem otomasi pada perpustakaan.

2.6

Pengertian Software KOHA Koha pertama kali dikembangkan oleh Katipo Communications, mulai digunakan oleh Horowhenua Library Trust New Zealand pada tahun commit to user 2001. Koha mulai banyak digunakan oleh pengguna sejak versi 2. Pada 15


digilib.uns.ac.id

KOHA versi 3 diintegrasikan dengan Zebra Database Engine yang memungkinkan digunakan pada perpustakaan skala besar. Saat ini Koha telah digunakan oleh banyak perpustakaan di dunia dan didukung oleh banyak perusahaan komersi. Tercatat dalam http://www.librarytechnology.org/ institusi yang menggunakan KOHA sebanyak 1312. Perusahaan komersial yang mendukung Koha hingga saat ini antara lain: Anant Corporation, ByWater Solutions, CALYX information essentials, Catalyst IT Ltd, Puntobiblio, Equinox Software, Gobierno de España –Ministerio de Cultura, LibLime, Libriotech, LibSoul, LMP, Nucsoft OSS Labs, OSS Labs, PakistanLibrary Automation Group, Progilone, Prosentient Systems, PTFS, PTFS Europe, Software.Coop, SysTech, dan Young Innovations Pvt. Ltd. Koha adalah ILS (Integrated Library System) sumber terbuka (open source) yang kaya dengan fitur. Koha menyediakan berbagai sistem perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sistem pengkatalogan, OPAC, sirkulasi, maupun pengadaan. Selain Koha, ada beberapa software perpustakaan yang berbasis open source atau perangkat lunak yang kode sumbernya disertakan dalam lisensi yang dapat digunakan, diubah, dikembangkan dan didistribusikan ulang oleh pengguna. Beberapa software open source itu selain Koha yang beredar di pasaran dan dapat diunduh secara gratis, antara lain:

commit to user

16


digilib.uns.ac.id

1.

SLiMS, Indonesia

2.

PhpMyLibrary, Philippines

3.

Evergreen, United States

4.

WebLIS, UNESCO & Poland

5.

PMB (PhpMyBibli), France

commit to user

17


digilib.uns.ac.id

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN MUHAMMADIYAH SURAKARTA

3.1

Sejarah Perpustakaan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP Muhammadiyah

Surakarta,

sebagai

Muhammadiyah

Jakarta. Seiring

dengan

cabang

dari

perubahan

Universitas status

IKIP

Muhammadiyah Surakarta menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta, Perpustakaan UMS juga mengalami perkembangan yang cukup berarti. Terbukti dengan semakin banyaknya perubahan yang terjadi dalam rangka memajukan diri. Beberapa perubahan tersebut meliputi gedung, fasilitas, dana, pengelolaan dan jumlah koleksi yang terus bertambah dalam jumlah judul dan eksemplarnya, serta ragam ataupun jenis koleksinya. Demikian juga dengan sistem

sentralisasi yang telah

berubah

ke sistem

desentralisasi. Perpustakaan UMS yang dulu hanya satu-satunya perpustakaan di lingkungan UMS, saat ini dengan beberapa perpustakaan fakultas dan perpustakaan unit penunjang yang lain semakin banyak memiliki peluang untuk mengembangkan diri secara lebih baik dan optimal, dalam rangka mewujudkan perpustakaan online yang mampu mengikuti perkembangan informasi di dunia informasi, khususnya dalam commit to user dunia pendidikan. 18


digilib.uns.ac.id

Menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, banyak kemajuan yang telah dicapai oleh Perpustakaan UMS. Perhatian yang cukup serius dari pimpinan UMS dan semangat kerja yang tinggi dari tenaga pengelola, mampu mengantarkan Perpustakaan UMS untuk berubah menjadi perpustakaan yang modern, yaitu perpustakaan yang didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi dalam usaha mendukung kegiatan proses belajar mengajar (fungsi edukatif) di UMS secara lebih lebih efektif dan efisien, dengan hasil akhir yang optimal. Sejak

dari

awal

keberadaanya,

Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah Surakarta telah mengalami beberapa kali pergantian kepemimpinan, yakni : Tahun ....... -1989

: Drs. Sujadi

Tahun 1989-1992

: Drs. Bambang Raharjo

Tahun 1992-1994

: Drs. Djoin Sunaryo

Tahun 1994-1997

: Drs. Bambang Setiaji, M.A.

Tahun 1997-1997

: Sri Padmantyo, S.E., M.P.A.

Tahun 1997-2001

: Drs. Maryadi, M.A.

Tahun 2001-2001

: Drs. Wahyono, Akt., M.A.

Tahun 2001-2006

: Dra. Hj. Anissa Setyawati

Tahun 2006-2008

: Gunawan Ariyanto, ST.,M.Comp.Sc.

Tahun 2008-2010

: Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc.

Tahun 2010-Sekarang: Dr. Moordiningsih M.Si. Psi`. commit to user

19


3.2

digilib.uns.ac.id

Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan UMS 3.2.1 Visi Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan ilmu dan nilai-nilai keislaman. 3.2.2 Misi 1.

Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di UMS.

2.

Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS.

3.

Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat nasional, dan internasional.

4.

Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan Islam di Surakarta dan sekitarnya.

3.2.3 Tujuan 1.

Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. commit to user

20


2.

digilib.uns.ac.id

Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.

3.

Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi muhammadiyah atau perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional.

4.

Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang perkembangan islam, dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.

3.2.4 Fungsi 1.

Sebagai sumber informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran.

2.

Sebagai sumber informasi dan layanan program penelitian.

3.

Sebagai sumber informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat yang berwacana keislaman.

4.

Sebagai media rekreasi alternatif bagi civitas akademika perguruan tinggi.

3.3

Struktur Organisasi Guna menunjang keseluruhan kegiatan yang ada, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dijalankan oleh seorang kepala dibantu oleh seorang wakil kepala, 5 orang kepala urusan (kaur), 21 orang staf pendukung dan 18 orang tenaga partime. Dari keseluruhan jumlah commit to user

21


digilib.uns.ac.id

yang ada terdapat 14 orang yang berstatus sebagai pustakawan. Struktur organisasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta selengkapnya sebagai berikut: Bagan 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UMS Th 2000 -Sekarang

Kepala Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi. Wakil Kepala Dra. Siti Nuzilah

Kaur Administrasi

Kaur IT, E-Journal & E-book

Kaur Humas, Sekertariat & keuangan

Suyadi.

Siti Musyarofah.

Masrokah

Kaur Lay. Pengguna

Kaur Lay. Teknis

Tri Mulyati

Gatiningsih

Sumber: Buku Panduan Perpustakaan UMS

commit to user

22


digilib.uns.ac.id

Keterangan : 1.

Tugas kepala urusan antara lain : a. Mengorganisasi seluruh kegiatan pada bagian masing–masing b. Mengadakan rapat koordinasi pada semua bagian di perpustakaan c. Membuat laporan kegiatan yang dipertanggungjawabkan di depan pimpinan d. Membuat laporan anggaran dan juga laporan pengeluaran e. Menerima laporan pemasukan keuangan dari setiap bagian

2. Tugas layanan administrasi : a. Memberikan layanan pembuatan kartu anggota perpustakaan b. Memberikan layanan pendaftaran anggota baru perpustakaan c. Memberikan layanan surat menyurat d. Menerima penyerahan karya ilmiah e. Melayani aktivasi kartu anggota perpustakaan 3. Tugas layanan informasi : a. Memberikan layanan loker b. Memberikan

layanan

informasi

bagi

pengunjung

yang

membutuhkan informasi c. Memberikan layanan pencarian e-journal d. Pendaftaran duta perpustakaan 4. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan : a. Mengurus proses pembelian bahan pustaka seperti ; buku, majalah dan surat kabar

commit to user

23


digilib.uns.ac.id

b. Mengumpulkan informasi dan memberikan kepada pimpinan tentang data–data buku yang ingin dibeli c. Memproses bahan pustaka seperti, mengklasifikasi, memberi label buku, memberi cap, memberi pengaman buku serta menginput data buku ke komputer d. Membuat laporan per bulan kepada kepala urusan 5. Tugas bagian sirkulasi : a. Memberikan layanan peminjaman buku b. Memberikan layanan pengembalian buku c. Memberikan layanan peminjaman buku kepada dosen d. Shelving e. Membuat data statistik peminjam buku dan jumlah buku yang dipinjam f. Memperbaiki laporan rutin tiap bulan kepada kepala urusan 6. Tugas bagian ruang skripsi : a. Memberikan

layanan

kepada pengguna perpustakaan yang

berkaitan dengan Skripsi, Tugas Akhir maupun Thesis b. Memberikan akses kepada pengguna melalui media CD ROM khusus untuk skripsi berbentuk softcopy c. Menerima dan mencatat skripsi yang masuk serta memproses ke dalam komputer

commit to user

24


digilib.uns.ac.id

7. Tugas bagian layanan Audio Visual : a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan TI b. Memberikan layanan TV kabel kepada pengguna perpustakaan 8. Tugas bagian referensi : a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan koran, majalah, serta koleksi khusus b. Mengarsip majalah, surat kabar serta bulettin yang masuk c. Memproses majalah baru dan buku–buku referensi d. Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan e. Shelving 9. Tugas bagian koleksi cadangan : a. Memberikan

layanan

koleksi

cadangan

kepada

pengguna

perpustakaan b. Shelving c. Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan 10. Tugas bagian fotokopi : a. Memberikan layanan fotokopi kepada pengguna perpustakaan 11. Tugas bagian kasir : a. Memberikan

layanan

pembayaran

pengembalian buku b. Memberikan layanan pembayaran fotokopi commit to user

25

denda

keterlambatan


digilib.uns.ac.id

c. Memberikan layanan pembayaran pembuatan kartu anggota baru dan denda kartu hilang 3.3.1 Jam Buka Perpustakaan UMS: 1.

Senin–Kamis

: 07.00–17.30 WIB

2.

Jumat

: 07.00–17.30 WIB

Istirahat

: 11.00–13.00 WIB

Sabtu

: 08.00–11.30 WIB

3.

Catatan : Setiap sabtu minggu terakhir di setiap bulan, Perpustakaan UMS tutup untuk kegiatan selvhing. 3.3.2 Tata Tertib Perpustakaan UMS 1.

Pengunjung perpustakaan wajib mengenakan pakaian yang sopan dan bersepatu

2.

Pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan: a.

Memakai jaket (pakaian yang sejenisnya)

b.

Makan dan merokok didalam ruangan yang ada di perpustakaan

c.

Membuat kegaduhan (keonaran)

d.

Menyobek, merusak dan mengotori koleksi bentuk cetak (buku, majalah, jurnal, koran, skripsi, dan lainlain) yang ada dan menjadi milik perpustakaan

e.

Memiliki 2 atau lebih kartu anggota

commit to user

26


digilib.uns.ac.id

f.

Membawa

buku

perpustakaan

tanpa

melalui

prosedur yang ada. Dan apabila dengan sengaja melakukannya, akan dikenai sanksi g.

Membawa pulang kunci loker. Dan apabila terbukti melakukannya, akan dikenai sanksi denda sebesar Rp. 1.000,-/hari. Dan apabila menghilangkannya, akan dikenai sanksi denda sebesar Rp. 5.000,-.

3.

Pengunjung perpustakaan yang membawa handphone, harap mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada getar atau menonaktifkannya selama berada di ruang baca

4.

Pengunjung perpustakaan diperbolehkan membawa laptop dengan

memperhatikan

ketentuan

yang

berlaku

di

perpustakaan 3.3.3 Keanggotaan Anggota

Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah

Surakarta adalah: 1.

Civitas Akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta (Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan) yang masih aktif didalamnya

2.

Masyarakat umum diluar UMS, termasuk alumni UMS (Non Civitas Akademika UMS) Cara untuk menjadi anggota Perpustakaan Universitas

to user Muhammadiyah commit Surakarta adalah

27

dengan

mendaftar

dan


digilib.uns.ac.id

melakukan

aktivasi

keanggotaan

pada bagian

administrasi

Perpustakaan UMS. Sedangkan syarat untuk melakukan aktivasi adalah: 1.

Untuk

anggota

Civitas

Akademika

UMS,

aktivasi

keanggotaan dilakukan dengan menyerahkan beberapa persyaratan sebagai berikut: Mahasiswa a)

Anggota Baru: ·

Menunjukkan Kartu Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku

·

Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 1 lembar

(untuk

mahasiswi

memakai

kerudung/jilbab) b)

Anggota lama (berlaku pada anggota perpustakaan yang

ingin

mengganti

Kartu

anggota

perpustakaan karena hilang/rusak) ·

Menunjukan Kartu Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku

·


(untuk

mahasiswi

memakai

kerudung/jilbab) ·

Membayar biaya administrasi Rp 5.000,(untuk commit to kartu user yang hilang)

28


digilib.uns.ac.id

c)

Dosen/Karyawan ·

Menyerahkan Fotocopy SK sebanyak 1 lembar

·


Catatan: Kartu anggota perpustakaan berlaku selama

yang

bersangkutan

masih

berstatus

sebagai mahasiswa, dosen atau karyawan UMS, dan harus melakukan registrasi (aktivasi ulang) setiap tahun. 2.

Untuk masyarakat umum di luar UMS (non civitas akademika), aktivasi keanggotaan dapat dilakukan dengan menyerahkan beberapa persyaratan sebagai berikut: a)

Anggota Luar Biasa Syarat: ·

Menyerahkan fotocopy kartu identitas yang berlaku 1 lembar

·


·

Biaya administrasi Rp 20.000,- berlaku untuk 1 semester

commit to user

29


digilib.uns.ac.id

b)

Anggota Sekali Kunjung Syarat: ·

Meninggalkan kartu identitas yang masih berlaku

·

Biaya administrasi Rp 5.000,- untuk masa berkunjung

1

hari

selama

jam

buka

perpustakaan c)

Family Member Keanggotaan jenis anggota Family Member adalah suami/istri dan anak dari dosen/karyawan UMS. Keanggotaan family member menginduk pada dosen/karyawan yeng bersangkutan. Beban resiko yang diakibatkan jenis anggota ini (denda, kerusakan, dll) ditanggung oleh dosen/karyawan yang bersangkutan. Kartu Family Member ini berlaku 1 semester. Syarat: ·

Menyerahkan fotokopi KK

·


commit to user

30


digilib.uns.ac.id

3.3.4 Kewajiban dan Hak Pemustaka Kewajiban 1. Berpakaian sopan, bersih, rapi dan menutup aurat (busana muslimah) untuk yang wanita 2. Tidak berjaket dan sejenisnya, berkaos oblong, bersandal jepit dan memakai topi di dalam perpustakaan 3. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada di dalam perpustakaan 4. Memasukkan buku cetak, binder, tas dan jaket ke dalam loker, dan membawa barang-barang berharga seperti laptop, dompet, handphone, uang, perhiasan dan sejenisnya. Kehilangan barang berharga di perpustakaan bukan tanggung jawab perpustakaan 5. Menggunakan seluruh peralatan yang ada di perpustakaan sesuai

dengan

fungsi/peruntukannya,

dan

tidak

untuk

kepentingan di luar ketentuan yang ada 6. Menunjukkan

identitas

yang

masih

berlaku

ketika

menggunakan seluruh fasilitas yang ada di perpustakaan 7. Mengisi daftar hadir dengan cara menscan kartu anggota di mesin yang tersedia 8. Mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada getar atau menonaktifkan HP selama di dalam perpustakaan

commit to user

31


digilib.uns.ac.id

Hak 1. Memperoleh jasa pelayanan perpustakaan berupa akses pemakaian. Peminjaman, dan

penggandaan

bahan-bahan

pustaka (memfotokopi) 2. Bertanggung jawab untuk memanfaatkan sarana dan prasarana Perpustakaan UMS dalam rangka kegiatan akademik dan ilmiah sesuai dengan ketentuan yang berlaku 3. Mengajukan usulan-usulan untuk melengkapi koleksi bahan pustaka

3.4

Sumber Daya Manusia Kepala

: Dr. Moordiningsih, M.Si., Psi.

Wakil Kepala : Dra. Siti Nuzilah Layanan Administrasi : 1.

Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi)

2. Munawar (Administrasi) 3. Murtini (Administrasi) Layanan Pengguna : 1. Tri Mulyati (Kaur Layanan Referensi & Layanan Periodikal) 2. Ismarni (Layanan Koleksi Cadangan) 3. Drs. Sugiyanto (Layanan Koleksi Cadangan) 4. Esti Handayani, A.Md (Kaur layanan Sirkulasi) to user 5. Eko Daryadi (Layanancommit Sirkulasi-Peminjaman)

32


digilib.uns.ac.id

6. Edi Susilo (Layanan Sirkulasi-Pengembalian) 7. Haryadi (Layanan Fotokopi) 8. Arif Yulianto (Layanan Fotokopi) 9. Cahyana K. Widada, A.Md (Layanan Informasi) Layanan IT, E-Journal & E-Book : 1. Suyadi (Kaur Layanan IT, E-Journal & E-Book) 2. Yuldarahman (IT) Layanan Teknis : 1. Gatiningsih (Kaur Layanan Teknis & Pengadaan Koleksi) 2. Maria Husnun Nisa, S.Sos. (Pengolahan Buku Teks) 3. Sapta Pujiyanta (Pengolahan Koleksi Periodikal) 4. Kurnia Utami, S.Sos. (Pengadaan Koleksi) 5. Edy Suparno (Pengolahan Buku Teks) 6. Mulyadi (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah) 7. Ari Fatmawati Aisyah, A.Md. (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah) 8. Anshori (Penjilidan) 9. Riyadi (Penjilidan) Humas, Kesekertariatan & Keuangan : 1. Siti Musyarofah (Kaur Humas, Sekertariat & Keuangan) 2. Ken Retno Yuniwati, A.Md. (Humas & Informasi) 3. Budiman (Layanan Kasir) commit to user

33


NO NAMA

digilib.uns.ac.id

Tabel 3.1 Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012 PENDIDIKAN TANGGAL AWAL LAHIR KERJA

1

Masrokhah, BA.

D-3 Non

09/11/1957

1982

2

Suparmi, Dra

S-1 Non

28/12/1955

1985

3

Budiman

SLTA

02/06/1963

1985

4

Murtini, B.Sc

D-3 Non

15/10/1961

1986

5

Tri Mulyati

D-2 Perpus

03/08/1970

1992

6

Siti Musyarofah

D-2 Perpus

16/05/1968

1992

7

Siti Nuzilah, Dra

S-1 Non

22/03/1962

1994

8

Gatiningsih, SIP

S-1 Perpus

10/06/1970

1994

9

Ken Retno Y, SIP

S-1 Perpus

10/06/1971

1996

10

Cahyono KW, SIP

S-1 Perpus

10/05/1972

1996

11

Ari Fatmawati A, SIP

S-1 Perpus

05/01/1977

2001

12

Maria Husnun , S.Sos

S-1 Perpus

16/06/1978

2001

13

Kurnia Utami, S.Sos

S-1 Perpus

01/01/1975

2001

14

Esti H, A.Md

D-3 Perpus

23/04/1978

2001

15

Suyadi, A.Md

D-3 Non

07/06/1969

1996

16

Munawar

SLTA

05/02/1970

1996

17

Edhy Susilo

SLTA

01/05/1968

1994

18

Edy Suparno

SLTA

04/10/1970

1994

19

Haryadi

SLTA

13/08/1960

1998

20

Mulyadi

SLTA

11/11/1974

1999

21

Sugiyanto, Drs

S-1 Non

03/03/1962

1997

22

Eko Daryadi

SLTA

23/01/1977

2000

23

Ismarni, A.Md

D-3 Non

24/10/1968

2000

24

Sapta Pujianta

D-2 Perpus

07/10/1969

2000

25

Dr. Moordiningsih, S3 M.Si, Psi

15/12/1974

Pimpinan

26

Arif Yulianto

27

Yuldarrahman

28/11/1984

2010

SLTA S-1 Non commit to user

34


digilib.uns.ac.id

28

Riyadi

SLTA

29

Anshori

SLTA

Sumber : Arsip data karyawan perpustakaan UMS 2012 di bagian administrasi Keterangan : S-1 Perpus (Sarjana Perpustakaan)

= 6 Orang

D-3 Perpus (Diploma Tiga Perpustakaan)

= 1 Orang

D-2 Perpus (Diploma Dua Perpustakaan)

= 3 Orang

S-1 Non Perpus (Sarjana Non Perpustakaan)

= 4 Orang

D-3 Non Perpus (Diploma Tiga Non Perpustakaan) = 4 Orang SLTA (Sekolah Lanjutan Tingkat Atas)

= 10 Orang

Tabel 3.2 Data Karyawan yang berijazah Perpustakaan NO NAMA

PENDIDIKAN

TANGGAL LAHIR

AWAL KERJA

1

Tri Mulyati

D-2 Perpus

03/08/1970

1992

2

Siti Musyarofah

D-2 Perpus

16/05/1968

1992

3

Gatiningsih, SIP

S-1 Perpus

10/06/1970

1994

4

Ken Retno Y, SIP

S-1 Perpus

10/06/1971

1996

5

Cahyono KW, SIP

S-1 Perpus

10/05/1972

1996

6

Ari Fatmawati A, S-1 Perpus SIP

05/01/1977

2001

7

Maria S.Sos

, S-1 Perpus

16/06/1978

2001

8

Kurnia S.Sos

Utami, S-1 Perpus

01/01/1975

2001

9

Esti H, A.Md

D-3 Perpus

23/04/1978

2001

10

Sapta Pujianta

D-2 Perpus

07/10/1969

2000

Husnun

Sumber : Arsip data karyawan perpustakaan UMS 2012 di bagian administrasi commit to user

35


3.5

digilib.uns.ac.id

Gedung dan Ruang Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang didirikan tanggal 18 September 1958, terletak di Kampus II di Jalan Ahmad Yani Tromos Pos 1, Pabelan Surakarta. Sejak bulan Februari Tahun 1994, perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menempati gedung baru yang memiliki empat lantai dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi. Gedung dan ruang perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibagi sebagai berikut : Lantai Dasar 1. Gudang Buku 2. Ruang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 3. Toilet Lantai 1 1.

Lobby

2.

Loker

3.

Layanan Informasi

4.

Layanan Administrasi

5.

Kasir

6.

Ruang Staf

7.

Ruang tamu

8.

Ruang Pimpinan Perpustakaan

9.

Ruang Diskusi

10. Ruang Petugas dan Koleksi CD commit to user

36


digilib.uns.ac.id

11. Ruang baca 12. Mushola 13. Ruang TV 14. Koleksi Skripsi 15. Ruang Internet/Audio Visual 16. Toilet

Lantai 2 1. Ruang Sirkulasi (Pengembalian dan Peminjaman buku) 2. Rak buku 3. Meja baca 4. Katalog Komputer 5. Toilet

Lantai 3 1. Koleksi Referensi 2. Koleksi Alm. Bp. Djasman Al Kindi 3. Koran dan Majalah 4. Koleksi Kitab 5. Meja baca 6. Katalog Komputer 7. Ruang sirkulasi petugas 8. Rak buku cadangan commit to user

37


digilib.uns.ac.id

9. Fotokopi 10. Toilet Untuk lebih jelasnya lihat di lampiran

3.6

Sumber Dana Dana merupakan suatu unsur yang sangat penting pada suatu perpustakaan dalam proses pengembangan koleksi ataupun perpustakaan itu sendiri. Dana yang memadai akan dapat memperngaruhi jumlah koleksi yang disediakan oleh perpustakaan sehingga mampu untuk menunjang kurikulum, yang pada akhirnya tujuan dari lembaga induknya yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi dapat tercapai. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta setiap tahun mendapat dana kurang lebih sekitar Rp. 500.000.000 (Lima Ratus Juta Rupiah) untuk dana pengembangan koleksi dan keperluan lainnya dari lembaga induknya, yaitu Universitas

Muhammadiyah Surakarta dan sebagian dana dari

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta itu sendiri. Dana yang diperoleh digunakan antara lain, Dana Operasional, Dana Pengadaan Buku, Dana Pembuatan Booklet, Peringatan Hari Besar, dan keperluan lain-lain. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti di karenakan dana yang turun setiap tahun dan bulannya tidak pasti, tergantung dengan kebutuhan, apabila terjadi kekurangan dana Perpustakaan UMS dapat meminta lagi

user kebutuhan kepada commit pusat to sesuai

38

yang diperlukan.


digilib.uns.ac.id

Perpustakaan UMS yang Swasta dengan Perpustakan Universitas yang Negeri proses penambahan dananya berbeda.

3.7

Sarana dan Prasarana Suatu perpustakaan sangat memerlukan barang atau alat untuk menunjang layanan di perpustakaan, maka dari itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memiliki beberapa sarana prasarana yang digunakan sehari–hari guna menunjang aktivitas perpustakaan, adalah sebagai berikut :

NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Tabel 3.3 Daftar Jenis Sarana Prasarana Pepustakaan UMS NAMA BARANG JUMLAH AC 30 Almari Besi 7 Almari CD 4 Almari Kayu 10 Almari Kayu Kaca 17 Brankas 1 Bor Listrik 1 Dispencer 6 Display Buku 2 DVD Player 2 DVD Perekam CCTV 1 Filling Kabinet 6 Front Des 10 Globe 2 Jam Dinding 18 Kaca Cermin 5 Kaligrafi 1 Karpet 17 Kereta Dorong Buku/ Troli 14 Kipas Angin Gantung 3 Kipas Angin Stand 4 Komputer 9 Komputer Katalog Skripsi 14 commit to user Komputer Katalog 12

39


25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68

digilib.uns.ac.id

Komputer Monitor LCD Komputer untuk Internet Komputer Server Kotak Saran Kulkas Kursi Kantor Kursi Kayu ( Tinggi ) Kursi Lipat Besi Kursi Panjang Kursi Plastik Kursi Putar Kursi Sofa Lampu Otomatis LCD Note Book Locker Majalah Dinding Magnetic Get 3M Meja Atlas Meja 1 Biro Kantor Meja ½ Biro Kantor Meja Baca Kayu Meja CCTV Meja Komputer Meja Lesehan Meja Panjang Meja Sekat Meja Bundar Meja Study Correl Meja Tamu Meja Tutup Mesin Fotokopi Mesin Laminating Mesin Presensi Mesin potong manual Mesin Tik Listrik Monitor CCTV Papan Kegiatan Papan Pengumuman Penonaktifan Magnetik Pengaktif Magnetik Printer Rak Besi 2 Sisi Rak Koran commit to user

40

17 20 6 4 1 156 4 50 9 38 71 1 1 2 4 17 9 1 2 2 33 24 1 58 17 23 4 1 72 1 9 2 1 2 1 1 4 3 3 2 1 8 79 6


digilib.uns.ac.id

69 Rak Skripsi 1 Sisi 28 70 Rak Skripsi 2 Sisi 216 71 Rak TV 3 72 Salon 3 73 Barcode Rider 10 74 Scanner 1 75 Screen Layar 2 76 Sekat Kayu 12 77 Server 6 78 Sound System 1 79 Speaker Komputer 3 80 Tabung Pemadam Kebakaran 2 81 Tangga Alumunium 3 82 Radio 3 83 Telephone 14 84 TV 5 85 UPS 1 86 White Board 1 87 Vas Bunga 4 88 Astro 2 89 Airphone 1 90 Rak Gelas 1 91 Kereta Dorong Besi 1 92 Kaca Hias 3 93 Brangkas Tempat Jilid 1 94 Bunga Imitasi 4 95 Box Warkat File 20 96 Cap Perpustakaan 4 97 Cap Tanggal 10 98 Cutter 4 99 Gulung Isolasi 4 100 Sketsel 3 101 Staples 4 102 Lift Barang 1 Sumber : Arsip data inventaris Perpustakaan UMS di bagian administrasi

3.8

Koleksi Perpustakaan UMS Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah

Surakarta

selalu

berkembang dari tahun ke tahun. Hal ini dilakukan semata–mata guna commit to user memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang semakin berkembang 41


digilib.uns.ac.id

seiring dengan berkembangnya informasi sekarang ini. Berdasarkan pengelompokannya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibagi menjadi dua, yaitu: 3.8.1

Pengelompokan koleksi berdasarkan klasifikasi. Berdasarkan klasifikasinya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibedakan menjadi dua bagian, yaitu: 1.

Koleksi Umum, menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 22, yang membagi ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelompok besar. Klas 000

Karya Umum (Penelitian, Perpustakaan & Informasi, Ilmu Komputer)

Klas 100

Filsafat dan Psikologi Umum

Klas 200

Agama

Klas 300

Ilmu–Ilmu Sosial

Klas 400

Bahasa

Klas 500

Ilmu–Ilmu Murni (Matematika, Fisika, Kimia, Biologi)

2.

Klas 600

Ilmu–Ilmu Terapan (Teknologi)

Klas 700

Kesenian Dan Olahraga

Klas 800

Kesusastraan

Klas 900

Sejarah, Geografi dan Biografi

Koleksi Islam (Klas 297), menggunakan sistem klasifikasi versi Islam yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional RI commit to user

42


3.8.2

digilib.uns.ac.id

Klas 297

Agama Islam

Klas 297.1

Al-Qur’an dan ilmu yang berkaitan

Klas 297.2

Hadis dan ilmu yang berkaitan

Klas 297.3

Aqaid dan Ilmu Kalam

Klas 297.4

Fikih

Klas 297.5

Akhlak dan Tasauf

Klas 297.6

Sosial dan Budaya

Klas 297.7

Perkembangan

Klas 297.8

Aliran & Sekte

Klas 297.9

Sejarah Islam & Biografi

Pengelompokan koleksi berdasarkan jenis layanan. Berdasarkan layanan

yang

ada,

koleksi

Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah Surakarta dibedakan ke dalam 6 jenis koleksi, yaitu: 1.

Koleksi Sirkulasi Adalah koleksi buku teks yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna untuk dibaca di tempat, atau dipinjam (dibawa pulang) sesuai dengan prosedur peminjaman. Koleksi ini terdapat di lantai 2 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

2.

Koleksi Referensi Adalah koleksi buku yang sifatnya referensi/rujukan, yang hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi. Jenis commit to user

43


digilib.uns.ac.id

koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustkaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah kamus, ensiklopedia, laporan tahunan, direktori, handbook, indeks dan abstrak, bibliografi, peta/atlas, terbitan pemerintah, data statistik, informasi studi luar negri, dan lain–lain. Koleksi ini terdapat di lantai 3, hanya bisa dibaca. 3.

Koleksi Periodikal Adalah koleksi terbitan berkala yang didalamnya memuat tulisan atau artikel dengan kala terbit yang teratur dan rutin. Macam koleksi periodikal yang dimiliki Perpustakaan Universitas Muhammdiyah Surakarta adalah majalah, jurnal, buletin, koran, kliping, hasil seminar, dan terbitan berkala lainnya. Jenis koleksi ini terdapat di lantai 3, dan hanya bisa dibaca di tempat dan difotokopi.

4.

Koleksi Cadangan Adalah koleksi buku teks yang berfungsi sebagai back-up koleksi buku sirkulasi dan merupakan cadangan dari seluruh buku teks yang dimiliki Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Koleksi cadangan ini terdapat di lantai 3. Hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi.

commit to user

44


5.

digilib.uns.ac.id

Koleksi Karya Ilmiah Adalah koleksi yang merupakan hasil karya sivitas akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta yang dapat

digunakan

mengembangkan

sebagai

bahan

penelitian–penelitian

rujukan ilmiah

untuk lainnya.

Macam koleksi ini adalah skripsi, thesis, disertasi, tugas akhir dan penelitian–penelitian yang lain. Koleksi ini terdapat di lantai 1. 6.

Koleksi Audio Visual (Multi Media) Adalah koleksi pandang dengar yang berupa CD, DVD, VCD dan kaset. Selain koleksi tersebut juga ada TV kabel yang bisa langsung digunakan oleh pemustaka. Koleksi ini terdapat di lantai 1.

7.

Koleksi Khusus Adalah koleksi yang memiliki kekhususan dalam beberapa hal terkait dengan riwayat (sejarah), penggunanya, dan kekhasan-kekhasan yang lain dari koleksi tersebut. Terdapat 2 jenis koleksi yang menjadi bagian dari koleksi khusus ini, yaitu: a. Koleksi Kitab Berbahasa Arab Adalah

koleksi

buku–buku

yang

teksnya

berbahasa arab, pengarang dan penerbitnya kebanyakan dari kawasan timur tengah, dan kitab in satu judul akan commit to user

45


digilib.uns.ac.id

mempunyai banyak jilid. Koleksi ini terdapat di lantai 3 satu ruangan dengan koleksi cadangan.Untuk yang junlahnya lebih dari satu, akan diletakkan di lantai 2, dan menjadi koleksi sirkulasi. b. Koleksi (Alm) Djazman Al Kindi Adalah koleksi khusus yang merupakan “hadiah” dari Bapak Djazman Al Kindi, mantan rektor pertama Universitas

Muhammadiyah

Surakarta.

Terdapat

berbagai macam jenis koleksi dalam koleksi ini diantaranya adalah buku teks, buku referensi, jurnal, makalah, dan foto–foto tentang kegiatan beliau selama hidupnya. Koleksi ini terdapat di lantai 3 satu ruangan dengan koleksi referensi. Tabel 3.4 Daftar invetaris Buku dan Non Buku NO ITEM TYPE COUNT 1

Arsip Digital Bahasa Asing 4

2

Arsip Video Bahasa Indonesia

1

3

Buku Bahasa Asing

18087

4

Buku Bahasa Indonesia

79866

5

Buku Cadangan

37182

6

Buku Elektronik

379

7

CD/DVD ROM Bahasa Asing

216

8

CD/DVD ROM Bahasa Indonesia

1722

9

Jurnal Internasional commit to user

626

46


digilib.uns.ac.id

10

Jurnal Nasional

2798

11

Laporan Penelitian

3

12

Majalah Bahasa Asing

92

13

Majalah Ilmiah

410

14

Majalah Ilmiah Populer

857

15

Majalah Populer

1268

Jumlah

143511

Sumber : Arsip Data Inventaris Buku dan Non Buku Perpustakaan UMS Di Bagian Administrasi

3.9

Layanan Macam Layanan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta: 3.9.1

Layanan Pemesanan e-Journal dan Informasi Layanan ini bertugas memberikan layanan yang berhubungan dengan permintaan akses e-journal, termasuk didalamnya memberikan petunjuk tentang bagaimana cara mengakses e-journal tersebut. Selain itu menyampaikan berbagai informasi tentang seluruh kegiatan yang berkaitan dengan layanan dan fasilitas yang ada di perpustakaan, merupakan tugas pokok dari layanan ini.

3.9.2

Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi terdapat di lantai 2, melayani kegiatan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Sistem pelayananya adalah terbuka (open acces). Peminjaman hanya diberikan untuk buku–buku teks yang ada di lantai 2 (koleksi sirkulasi). commit to user

47


digilib.uns.ac.id

1. Peminjaman a. Ketentuan Pelayanan peminjaman buku teks hanya diberikan kepada anggota yang memiliki Kartu Anggota Perpustakaan atas nama sendiri. 2. Prosedur Prosedur/tatacara peminjaman koleksi buku teks adalah sebagai berikut: a.

Menyerahkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) milik sendiri yang masih aktif dan buku yang akan dipinjam kepada petugas.

b. Mengisi tanggal kembali buku di slip tanggal kembali yang ada di bagian belakang buku. 3. Batas Pinjam Adapun batas jumlah peminjaman koleksi buku teks dan waktu peminjaman dari masing–masing jenis keanggotaan yang ada adalah sebagai berikut: Tabel 3.5 Data Batas Peminjaman Perpustakaan UMS Jenis Anggota Jumlah Batas Keterangan Pinjaman Waktu (Kriteria) Mahasiswa S1 dan D3 Mahasiswa S2

5 Buku (2 Indonesia/3 Asing)

7 Hari

6 Buku (3 2 Indonesia/3 Minggu commit Asing)to user

48

Dapat diperpanjang 1 kali * Dapat Diperpanjang 1 kali *


digilib.uns.ac.id

Dosen Tetap


6 Bulan

Tidak dapat diperpanjang

Dosen Studi Lanjut


6 Bulan


Dosen Kontrak


6 Bulan


Karyawan Tetap


6 Bulan


Karyawan Studi 10 Buku (7 Lanjut Indonesia/3 Asing)

6 Bulan


Karyawan Reguler

6 Bulan



Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UMS 2012

Keterangan: * perpanjangan dilakukan sebelum habis waktu pinjam. Catatan: Tidak diperkenankan memakai KAP orang lain, apabila dilanggar akan dikenai sanksi peringatan dan sita kartu. Apabila diulang sampai 2 kali akan dikenai sanksi tidak boleh pinjam selama 1 semester. Denda dibawah Rp. 2000,- masih bisa melakukan transaksi peminjaman.

commit to user

49


digilib.uns.ac.id

4. Pengembalian a. Sanksi i.

Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan rusak (sobek, basah, berjamur, lengket, brodol, dll) maka peminjam akan dikenai denda sebesar harga terbaru dari buku tersebut

ii.

Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan denda Rp. 200,-/buku/hari dan pembayaran denda dilakukan di kasir yang ada di lantai 1

iii.

Peminjam yang menghilangkan buku harus mengganti buku sesuai dengan yang dihilangkan, ditambah biaya proses buku sebesar Rp. 10.000,/buku serta membayar denda apabila terlambat mengembalikan.

iv.

Pengembalian tidak melalui petugas menjadi tanggung jawab peminjam.

5. Perpanjangan a. Ketentuan: Perpanjangan buku atas buku yang dipinjam dapat dilakukan oleh peminjam apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut: i.

Belum pernah diperpanjang commit to user

50


digilib.uns.ac.id

ii.

Tidak/belum terlambat dari batas waktu pengembalian

iii.

Perpanjangan dapat dilakukan tanpa harus membawa buku yang akan diperpanjang

3.9.3

Layanan Administrasi Layanan

administrasi

Pepustakaan

Universitas

Muhammadiyah Surakarta berada di lantai 1. Layanan ini bertugas memberikan beberapa layanan kepada pengguna yang berkaitan dengan kegiatan:

3.9.4

1.

Pendaftaran anggota perpustakaan

2.

Aktivasi

3.

Pembuatan kartu anggota perpustakaan (KAP)

4.

Surat–menyurat

5.

Penyerahan karya ilmiah

6.

Bebas Pinjam Perpustakaan

Layanan Internet Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tersedia 21 unit komputer yang dapat digunakan untuk akses internet secara cepat serta dapat dimanfaatkan oleh pengguna atau pengunjung perpustakaan yang ingin mengadakan acara pelatihan internet atau acara–acara lain yang membutuhkan fasilitas internet. Layanan internet adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka commit to user

51


digilib.uns.ac.id

untuk melakukan mengakses internet secara gratis dengan syarat terdaftar sebagai anggota perpustakaan aktif. 3.9.5

Wireless Pengguna perpustakaan dapat menggunakan jaringan nirkabel di dalam perpustakaan dengan menggunakan laptop pribadi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut diperlukan: 1.

Laptop atau peralatan mobile yang kompatibel a. Terpasang Wireless LAN Adapter yang menggunakan standard IEEE 802.11g atau 802.11b

2.

Tercatat sebagai anggota perpustakaan aktif yang memiliki akun di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta

3.

Web browser yang sering dipakai oleh kebanyakan pemakai internet seperti Mozila Firefox, Internet Explorer, Opera dll.

3.9.6

Online Resource Online

resource

(sumber–sumber

online)

yang

disediakan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta meliputi: 1.

Skripsi, Thesis dan Disertasi, Bab 1 dari koleksi ini dapat didownload secara bebas di alamat http://etd.eprint.ums.ac.id. Sedangkan fulltext isi dari koleksi ini dapat dibaca dan diakses secara penuh dengan menggunakan akun SSO yang dimiliki setiap commit to user

52


digilib.uns.ac.id

anggota perpustakaan yang aktif, dan tentu saja file tersebut sudah diproteksi. 2.

E-Journal Adalah kumpulan artikel jurnal, meliputi jurnal terbitan Universitas Muhammadiyah Surakarta dan jurnal internasional yang dilanggan oleh perpustakaan. a. Artikel Jurnal UMS Semua artikel jurnal terbitan UMS yang disediakan, dapat diunduh (download) secara bebas dan gratis di alamat http://eprints.ums.ac.id b. Artikel Jurnal Internasional Adalah

kumpulan

database

jurnal

internasional yang dilanggan oleh Perpustakaan UMS. Database tersebut antara lain: ProQuest, Questia, dan Emerald. Semua database tersebut dapat diakses melalui

website

perpustakaan

di

http://library.ums.ac.id baik dari lingkungan kampus ataupun di luar kampus. 3.9.7

Layanan KKI Layanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka, berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah (penelitian) yang dilakukan civitas akademika UMS dalam bentuk cetak. Layanan KKI ini digunakan oleh pemustaka sebagai bahan commit to user

53


digilib.uns.ac.id

rujukan untuk mengembangkan dan menulis penelitian–penelitian yang baru. Ketentuan penggunaan koleksi skripsi dan tesis boleh difotokopi bab 1 dan daftar pustaka, sedangkan koleksi hasil penelitian boleh difotokopi keseluruhan isi. Khusus untuk jenis koleksi skripsi, selain bentuk cetak disediakan juga bentuk softcopynyang bisa diakses melalui OPAC yang tersedia, atau melalui alamat URL http://library.ums.ac.id 3.9.8

Layanan Multimedia (Audio Visual) Layanan multimedia (audio visual) adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Koleksi ini terdapat dilantai 1 dan 2. Koleksi audio visual yang berupa CD, CD ROM, dan kaset, terdapat di lantai 2. Koleksi ini (kecuali CD ROM) bisa dipinjam oleh pemustaka, dengan ketentuan peminjam adalah mahasiswa, dosen dan karyawan (civitas akademika) yang menjadi anggota perpustakaan. Peminjam dilayani dengan sistem tertutup. Dalam layanan ini juga tersedia TV kabel yang dapat digunakan oleh pemustaka secara langsung (bisa langsung memiih channel yang diinginkan).

3.9.9

Layanan Referensi Layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka, yang bertujuan untuk membantu mereka dalam penelusuran informasi rujukan. Melalui layanan referensi ini pemustaka dibantu untuk menemukan dan menelusur informasi commit to user

54


digilib.uns.ac.id

secara lebih spesifik dengan pilihan subyek yang lebih luas, dengan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara lebih optimal. Layanan ini terdapat di lantai 3. 3.9.10 Layanan Koleksi Periodikal Layanan ini memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date dari sumber–sumber tercetak yang memiliki kala terbit tertentu. Seperti majalah, jurnal, surat kabar, bulletin dan lainya. Jurnal bentuk cetak (hardcopy) ditata dalam rak jurnal berdasarkan fakultas, yang masing–masing fakultas diurutkan berdasarkan nomor klasifikasi DDC. Untuk mempermudah pencarian isi artikel jurnal, pemustaka dianjurkan untuk mencari lewat indeks jurnal yang tersedia. Pembagian dan penataan koleksi jurnal tercetak di rak–rak adalah sebagai berikut: 1.

Jurnal Pendidikan (A)

2.

Jurnal Ekonomi (B)

3.

Jurnal Hukum (C)

4.

Jurnal Teknik (D)

5.

Jurnal Geografi (E)

6.

Jurnal Psikologi (F)

7.

Jurnal Agama (G)

8.

Jurnal Kesehatan dan Kedokteran (J)

9.

Jurnal Farmasi (K) commit to user

55


digilib.uns.ac.id

10. Jurnal Komunikasi dan teknologi informatika (L) 11. Jurnal Lintas Ilmu (Li) 3.9.11 Layanan Koleksi Cadangan Layanan

koleksi

cadangan

adalah

layanan

yang

menyediakan koleksi buku–buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul yang dimiliki perpustakaan UMS. Hal ini berarti jika buku teks yang ada di lantai 2 habis terpinjam, pemustaka masih dapat mencari bahan dan menggunakan buku tersebut dilayanan koleksi cadangan. Tujuan dari layanan ini adalah prinsip ketersedian (availability) buku–buku teks bagi pemustaka. Koleksi cadangan hanya bisa dibaca ditempat, di fotokopi dan di-scan, layanan koleksi cadangan ini ada di lantai 3. 3.9.12 Layanan Koleksi Khusus Layanan koleksi khusus yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah Layanan Koleksi (alm) Bapak Djazman Al Kindi dan Layanan Koleksi Kitab Berbahasa Arab. Kedua layanan koleksi khusus ini masing–masing memiliki kekhasan tersendiri dalam hal sejarah (riwayat), penataan koleksi di rak, pemanfaatan bagi pemustaka, dan pemustaka dari masing–masing koleksi khusus tersebut. Layanan ini terdapat dilantai 3.

commit to user

56


digilib.uns.ac.id

3.9.13 Layanan Lain–lain 1.

Kasir Layanan ini adalah bagian keuangan yeng bertugas menerima semua pembayaran dari beberapa aktifitas perpustakaan yang berhubungan dengan uang seperti pembayaran denda, aktivasi, pengganti biaya kartu hilang, dan lain–lain. Letak layanan kasir ini berdampingan dengan layanan administrasi yang berada di lantai 1.

2.

Fotokopi Untuk

memudahkan

pemustaka,

perpustakaan

menyediakan jasa fotokopi yang ada di lantai 3. Layanan fotokopi disediakan bagi pemustaka yang ingin menfotokopi koleksi yang ada di perpustakaan, dengan ketentuan yang berlaku di perpustakaan. Layanan fotokopi ini mampu melayani permintaan fotokopi pemustaka dalam jumlah yang cukup besar. 3.

Loker Layanan loker ini disediakan bagi pemustaka yang ingin menyimpan tas, buku dan barang–barang lainnya kecuali barang berharga, sebelum mereka masuk ke perpustakaan lebih jauh.

commit to user

57


4.

digilib.uns.ac.id

Ruang Diskusi Ruang diskusi ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademika dan masyarakat umum di sekitar UMS untuk acara–acara diskusi, rapat, pelatihan, dan lain–lain. Berkapasitas 15-40 orang dengan fasilitas perlengkapan audio visual didalamnya. Untuk informasi selanjutnya dapat menghubungi KTU Perpustakaan UMS.

5.

Mushola Disediakan mushola bagi petugas dan pemustaka yang ingin melakukan sholat di dalam perpustakaan. Ruang mushola ini terdapat di dalam area ruang internet.

commit to user

58


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN

4.1

Alasan

perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah

Surakarta

menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA. Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah

Surakarta

telah

menerapkan sistem otomasi pada layanan-layanan di dalam perpustakaan. Koha merupakan sistem otomasi berbasis open source yang dipilih oleh perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta untuk diterapkan sebagai sistem otomasi di perpustakaan. Pemilihan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibanding software yang lainnya memiliki beberapa alasan, antara lain: 4.1.1

Sistem otomasi berbasis Koha memiliki fitur yang lengkap. Koha yang berdasar open source memiliki fitur-fitur yang lengkap yang biasanya terdapat pada software berbayar pada umumnya.

4.1.2

Sistem otomasi berbasis Koha memiliki banyak pengembang (developer).

Koha

memiliki

banyak

pengembang

yang

memudahkan suatu perpustakaan untuk mengembangkan Koha sesuai dengan keinginan perpustakaan guna menunjang kinerja pelayanan di perpustakaan. 4.1.3

Sistem otomasi berbasis Koha memiliki teknologi yang sudah teruji. Sistem otomasi Koha sudah teruji stabilitasnya, karena sistem otomasi berbasis Koha telah diterapkan pada ribuan commit to user

59


digilib.uns.ac.id

perpustakaan di seluruh dunia. Jadi secara tidak langsung Koha sudah teruji dalam hal stabilitas dan skabilitasnya sebagai sistem otomasi di sebuah perpustakaan. 4.1.4

Terbatasnya

Dana

merupakan

alasan

yang

vital

bagi

pengembangan sistem perpustakaan. Dengan terbatasnya dana secara tidak langsung memaksa perpustakaan berfikir ulang untuk menggunakan software berbayar/komersial. Karena terbatasnya dana maka perpustakaan Universitas Muhammadiyah surakarta memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena Koha berbasis pada open source, maka Koha dapat diperoleh secara gratis oleh perpustakaan. 4.1.5

Koha dapat dikolaborasikan dengan software lain. Sistem otomasi Koha memungkinkan untuk pengembangan dengan kolaborasi software-software yang lain. Koha juga menyediakan solusi dan pemecahan masalah pada software yang dapat dimanfaatkan oleh ribuan perpustakaan di seluruh dunia.

4.1.6

Koha merupakan open source software. Karena merupakan open source software, Koha tidak memerlukan biaya lisensi untuk memperoleh kode. Program Koha dapat digunakan secara terus menerus

karena

tanpa

biaya

lisensi.

Koha

juga

dapat

dikembangkan sesuai kebutuhan perpustakaan. 4.1.7

Pengembangan Koha tidak dibatasi. Karena Koha merupakan open source software maka tidak ada perjanjian yang membatasi commit to user

60


digilib.uns.ac.id

pengguna untuk mengembangkan Koha sesuai dengan keinginan pengguna. Pemilihan Koha sebagai sistem otomasi perpustakaan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tentunya melalui

berbagai

pertimbangan.

Salah

satu

pertimbangan

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memilih Koha sebagai sistem otomasinya berdasarkan kelebihan dan kekurangan Koha itu sendiri sebagai sistem otomasi di sebuah perpustakaan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Suyadi (Kaur IT, E-Journal & E-book), Koha memiliki beberapa Kelebihan : a. Meskipun Koha berbasis open source namun Koha merupakan Integrated Library System (ILS) yang cukup lengkap. Ini terlihat dari fitur-fitur Koha yang hampir mencakup semua fitur yang ada pada software berbayar/komersial pada umumnya b. Koha dapat diinstal sendiri oleh semua perpustakaan karena Koha tidak memerlukan kode pada saat pemasangannya. Tanpa

menggunakan

kode

saat

pemasangan

Koha,

memudahkan para pengguna untuk menginstal Koha di perpustakaan mana saja tanpa terkecuali c. Koha didukung oleh dua database yang berstandar industri berdasar relational database management system. Dengan commit to user

61


digilib.uns.ac.id

dukungan dua database, semakin membuat Koha lengkap sebagai sistem informasi perpustakaan yang terintegrasi Meski memiliki beberapa kelebihan, Koha juga memiliki beberapa kekurangan di bandingkan software lainnya, antara lain : a. Dalam proses instalasi, pengaturan konfigurasi dan juga perawatan software Koha cukup sulit dilakukan. Tanpa ada keahlian dan ketelatenan dari pengguna maka akan membuat pengguna kesulitan dalam hal instalasi, pengaturan konfigurasi pada Koha serta perawatan Koha pada saat sudah diterapkan di perpustakaan b. Koha belum beredar dalam versi bahasa Indonesia, Jadi dalam penggunaan maupun instalisasinya pengguna minimal sudah menguasai bahasa Inggris c. Koha harus didukung dengan perangkat yang memiliki spesifikasi yang tinggi, agar server bekerja secara maksimal sesuai dengan yang diinginkan. Tanpa adanya dukungan perangkat yang memiliki spesifikasi tinggi dan memadai, Koha kurang efektif dalam kinerjanya Tampilan dalam Koha juga cukup menarik dan mudah untuk digunakan. Meskipun Koha hanya ada dalam versi bahasa Inggris akan tetapi Koha mudah untuk digunakan.

commit to user

62


4.2

digilib.uns.ac.id

Fitur-fitur yang dimiliki oleh software Koha Koha merupakan perusahaan bertaraf ILS yang memiliki fitur cukup lengkap yang meliputi modul–modul sirkulasi, katalogisasi, pengadaan, periodikal, cadangan, patron management (keanggotaan), dll. Koha juga dapat digunakan untuk mengelola beberapa perpustakaan dalam satu sistem (perpustakaan pusat & tercabang).

Gambar 4.1 Tampilan Koha sebelum Log in

commit to user

63


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.2 Tampilan Koha Log in

Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama

commit to user

64


digilib.uns.ac.id

Koha sangat menunjang untuk menjalankan sentralisasi perpustakaan. Koha dibangun menggunakan standar perpustakaan dan protokol interoperability dengan sistem perpustakaan yang lain. Berikut ini beberapa fitur yang disediakan oleh Koha yang cukup fungsional dan juga fleksibel: 4.2.1

Patrons Management Patrons menyediakan

Management sarana

merupakan

untuk

fitur

pengelolaan

yang

anggota

perpustakaan yang fleksibel, bisa menambahkan foto, import data dari microsoft excell, dan bisa connect ke LDAP server, sehingga cukup dengan satu user dan satu password dapat digunakan untuk log in ke berbagai sistem informasi yang ada di universitas, misalnya: email, sistem informasi akademik, file server, dan lainnya. Fitur patrons Management

ini

biasanya

digunakan

untuk

sarana

pembuatan kartu anggota baru perpustakaan, baik dari mahasiswa dari dalam universitas maupun mahasiswa luar. Fitur Patrons Management dilengkapi dengan dengan fasilitas yang cukup lengkap, pada pembuatan kartu anggota baru perpustakaan juga bisa ditambahkan foto guna menunjang validitas data. Selain itu hanya dengan satu password, user dapat mengakses ke berbagai informasi yang ada didalam universitas. Dalam patrons management commit to user

65


digilib.uns.ac.id

terdapat

fasilitas

perpustakaan,

untuk

membuat

langkah-langkah

kartu

pembuatan

anggota kartu

perpustakaan antara lain: 1. Log in Koha 2. Selanjutnya klik “Patrons” 3. Lalu klik “New” dan tentukan kategori anggota kartu perpustakaan 4. Isikan nama, alamat, jenis kelamin, card number, username dan password klik “Save” 5. Langkah selanjutnya klik “More” lalu klik kategori “Tools” 6. Selanjutnya pilih “Patron card creator” 7. Klik “Batches” pilih “New Batch” 8. Setelah itu klik “Add item” 9. Ketik nama anggota baru di kolom Nama lalu klik “Search” setelah muncul nama anggota baru, kemudian beri tanda centang dan klik “Add” 10. Kemudian klik “Export item” dan beri tanda centang pada kolom “Select” lalu klik “Export” 11. Langkah selanjutnya klik pada item yang telah di export dan klik “Ok” commit to user

66


digilib.uns.ac.id

12. Langkah terakhir klik “File” dan klik “Print” Gambar 4.4 Tampilan Patron Management

4.2.2

Circulation Sistem sirkulasi koha juga tidak kalah lengkap dengan fitur yang lain. Koha memiliki fasilitas sistem sirkulasi yang bisa untuk sistem pengembalian bahan pustaka dengan menggunakan dropbox. Koha juga bisa digunakan untuk sistem sirkulasi offline, fitur ini sangat menunjang

untuk

diterapkan

pada

cabang–cabang

perpustakaan yang tidak memiliki koneksi ke jaringan atau juga bisa juga digunakan untuk perpustakaan keliling. Dengan sistem sirkulasi Koha, user dapat memperpanjang pinjaman bahan pustaka sendiri secara online kapanpun dan commit to user

67


digilib.uns.ac.id

dimanapun user berada. Selain itu, sistem sirkulasi Koha juga menyediakan fasilitas peminjaman mandiri (Self Checkout).

Berarti

user

bisa

melakukan

kegiatan

peminjaman bahan pustaka dimana saja dan kapan saja tidak

harus

datang

ke

perpustakaan.

Dalam

fitur

circulationada dua fasilitas yaitu peminjaman (Checkout) dan pengembalian (check in). Cara peminjaman dengan menggunakan Koha: 1. Klik “Circulation” dan klik “Check out” 2. Langkah

selanjutnya

sorotkan

Kartu

Anggota Perpustakaan pada kolom yang tersedia 3. Lalu klik pada kolom yang tersedia dan sorotkan barcode buku yang ingin dipinjam 4. Kemudian non aktifkan pengaman buku menggunakan alat pengamanan Sedangkan langkah-langkah pengembalian (check in), antara lain: 1. Klik “Circulation” dan klik “Check in” 2. Kemudian klik pada kolom yang tersedia lalu sorotkan barcode buku pada scanner

commit to user

68


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.5 Tampilan Circulation

4.2.3

Cataloging Sistem katalogisasi Koha cukup lengkap dan fleksibel. Secara pengaturan default Koha menggunakan format MARC yang dapat digunakan untuk katalogisasi segala bentuk bahan pustaka termasuk digital library. Meski menggunakan format MARC, namun pengoperasian sistem katalogisasi pada Koha cukup mudah untuk dilakukan.

Karena

pada

sistem

katalogisasi

Koha

disediakan framework yang bisa ditambah dan dimodifikasi secara bebas sesuai dengan keinginan kita (semaunya dapat commit to user

69


digilib.uns.ac.id

dilakukan secara otomatis). Pada sistem katalogisasi Koha juga disediakan fasilitas untuk eksport dan import dari atau ke MARC file yang dibuat dengan aplikasi–aplikasi lain, antara lain: MARC Edit, CDS ISIS, atau aplikasi lain yang kompatible dengan format MARC. Yang paling menarik dari fitur sistem katalogisasi Koha ialah adanya fasilitas koneksi ke Z39.50 server, dengan fasilitas ini pustakawan tidak perlu mengkatalog bahan pustaka yang telah dibuat katalognya oleh pustakawan lainnya den menayangkannya di Z39.50 server. Gambar 4.6 Tampilan Cataloging

commit to user

70


4.2.4

digilib.uns.ac.id

OPAC & Searching. Koha ILS terdiri dari dua sistem yang bersinergi satu sama lainnya, yaitu intranet yang digunakan untuk mengolah data–data tentang perpustakaan, dan OPAC yang disediakan bagi semua user pada umumnya. Fasilitas intranet sangat menunjang kinerja perpustakaan dalam hal pengolahan data–data bahan pustaka. Sedangkan dengan OPAC pengguna dapat : 1. Menelusur informasi mengenai koleksi bahan pustaka dengan cepat dan akurat. 2. Melihat data tentang pinjaman dan denda Keterlambatan pengembalian. 3. Melakukan kegiatan perpanjangan masa pinjaman Secara online. 4. Membuat daftar koleksi kesayangan (reading list). 5. Memesan buku 6. Membuat usulan pengadaan koleksi bahan pustaka 7. Melakukan peminjaman mandiri ( jika fasilitas ini Diaktifkan). Koha OPAC juga bisa di integrasikan dengan Zotero untuk membuat daftar pustaka pada tulisan / artikel yang telah kita buat. commit to user

71


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.7 Tampilan OPAC

Gambar 4.8 Tampilan OPAC : advance search

commit to user

72


4.2.5

digilib.uns.ac.id

Serials Serials merupakan fitur untuk mengelola langganan terbitan berkala seperti majalah, koran, buletin, dll. Failitas ini sangat menunjang untuk mengelola terbitan – terbitan berkala pada suatu perpustakaan. Gambar 4.9 Tampilan Serials

4.2.6

Acquisition Koha memiliki fitur–fitur yang lengkap dan memadai

untuk

mengelola

perpustakaan

secara

keseluruhan. Dengan sistem informasi pengadaan yang terdapat pada fitur acquisition sangat bermanfaat untuk mengelola anggaran pengadaan koleksi. Fitur acquisition yang

commitpada to userKoha terdapat

73

ini

menunjang

kinerja


digilib.uns.ac.id

perpustakaan

dalam

menentukan

anggaran

tentang

pengadaan koleksi bahan pustaka yang akan direalisasikan. Gambar 4.10 Tampilan Acquisition

4.2.7

Reports Koha

juga

menyediakan

fitur

reports

yang

menyediakan berbagai macam laporan–laporan. Pada fitur ini kita juga bisa mendefinisikan format laporan kita sendiri dan mengekspornya ke dalam format excell.

commit to user

74


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.11 Tampilan Reports

4.2.8

Administration Fitur ini digunakan untuk mengatur Koha sesuai dengan keinginan kita. Fitur ini sangat menunjang pengguna Koha untuk dapat memodifikasi Koha sesuai dengan keinginan kita.

commit to user

75


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.12 Tampilan About Koha

4.2.9

Barcode Generator Koha juga menyediakan Fitur Barcode Generator. Fitur Barcode Generator merupakan fasilitas untuk membuat barcode sesuai dengan keinginan kita. Dengan fasilitas Koha kita juga bisa membuat barcode yang bisa digunakan untuk barcode kartu anggota perpustakaan, barcode buku, dan lain-lain.

commit to user

76


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.13 Tampilan Barcode Generator

4.2.10 Calendar Fitur calendar ini menyediakan fasilitas guna menampilkan tanggal, bulan dan tahun yang menunjang pekerjaan dalam perpustakaan.

commit to user

77


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.14 Tampilan Calendar

4.2.11 Tools Fitur ini berisi bermacam-macam fasilitas, seperti comment, batch item modification, label creator, calendar, news dan lainlain.

commit to user

78


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.15 Tampilan Tools

4.2.12 Back up Data Fitur ini digunakan untuk mengantisipasi hilangnya data atau dokumen yang ada di komputer. Proses pemeliharaan sistem otomasi Koha dilakukan setiap hari (ke hard disk), back up data ke media penyimpanan (CD ROM), tiap satu bulan sekali dan diperbaharui tiap 6 bulan sekali.

commit to user

79


4.3

digilib.uns.ac.id

Hambatan-hambatan

yang

dialami

Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah Surakarta dalam penerapan sistem otomasi berbasis Koha Faktanya, penerapan sistem otomasi di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak selalu lancar seperti yang direncanakan sebelumnya. Kendala-kendala sering timbul sejalan dengan penerapan sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Berdasarkan wawancara dengan Kaur IT, E-book dan E-journal yaitu Suyadi, Menjelaskan bahwa ada beberapa hambatan dalam penerapan sistem otomasi di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain: 4.3.1

Kurangnya pengetahuan pustakawan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta mengenai sistem otomasi Pengetahuan tentang teknologi setiap staf di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memang berbeda-beda. Hal ini membuat wawasan tentang cara penggunaan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta berbeda-beda pula. Perbedaan pemahaman mengenai tata cara penggunaan Koha ini membuat efektivitas kinerja dari Koha sebagai

sistem

Muhammadiyah

otomasi Surakarta

di

Perpustakaan

menjadi

terganggu.

Universitas Dengan

terganggunya kinerja pelayanan di perpustakaan Universitas commit to user

80


digilib.uns.ac.id

Muhammadiyah Surakarta maka akan menghambat penerapan sistem otomasi yang baik dan benar. 4.3.2

Tingkat pendidikan staf berbeda satu dengan yang lainnya. Tingkat pendidikan antara staf yang satu dengan staf yang lain berbeda-beda, maka berimbas pada kinerja pelayanan bagi pengguna dengan berbasis Koha menjadi kurang maksimal. Hal ini dapat menyebabkan menurunnya citra perpustakaan di mata pengguna karena pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pengguna kurang begitu baik.

4.3.3

Terjadi kesalahan dalam memasukkan data ke komputer Tidak semua kerja dari para staf sesuai dengan yang direncanakan, misalnya kesalahan dalam memasukkan data ke komputer. Kesalahan dalam menginput data ke dalam komputer merupakan keasalahan fatal dan menjadi hambatan utama dalam usaha penerapan sistem otomasi perpustakaan yang baik. Hal ini dapat menyebabkan seluruh kinerja dalam perpustakaan menjadi terganggu dan berantakan.

4.3.4

Koha memerlukan perangkat keras (hardware) yang memiliki spesifikasi yang tinggi Sistem otomasi berbasis Koha harus didukung oleh perangkat yang memiliki spesifikasi yang tinggi dalam kinerjanya. Dengan dukungan dari perangkat yang memiliki spesifikasi yang tinggi maka kinerja dari Koha akan bisa maksimal, tetapi jika commit to user

81


digilib.uns.ac.id

dalam kinerjanya Koha tidak mendapat dukungan perangkat keras yang memiliki spesifikasi yang tinggi maka Koha tidak bisa bekerja seperti yang diinginkan oleh pengguna. 4.3.5

Terjadi pemadaman atau berhentinya aliran listrik dari pusat Bila terjadi pemadaman aliran listrik atau biasa disebut dengan sebutan mati lampu, maka Koha tidak dapat digunakan seperti biasanya. Meskipun ini bisa disiasati dengan penggunan mesin diesel atau yang lainnya, tetap saja hasilnya kurang begitu maksimal.

4.3.6

Permasalahan pada jaringan Terkadang jaringan internet pada Koha terputus dengan sendirinya karena alasan-alasan tertentu, misalnya mati lampu atau yang lainnya membuat kerja Koha tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya. Bila sudah terkoneksi dengan server pun biasanya terdapat jeda waktu yang cukup lama dalam usaha pemograman kembali. Hal ini dapat membuat terhambatnya kinerja pelayanan di perpustakaan seperti di bagian sirkulasi dan admninistrasi.

4.3.7

Koha belum ada dalam versi bahasa Indonesia Karena latar belakang pendidikan dari masing-masing staf berbeda satu dengan yang lainnya, tentu pemahaman tentang bahasa asing khususnya bahasa indonesia juga berbeda-beda pula. Padahal Koha belum ada dalam versi bahasa Indonesia, hal ini sangat menghambat kinerja dalam pelayanan di perpustakaan. commit to user

82


4.4

digilib.uns.ac.id

Cara mengatasi hambatan-hambatan yang di alami dalam proses penerapan sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta Timbulnya berbagai hambatan-hambatan sejalan dengan penerapan sistem

otomasi

berbasis

Koha

di

Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah surakarta menjadi polemik bagi kemajuan teknologi di perpustakaan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Suyadi, beberapa pemecahan masalah untuk mengatasi hambatanhambatan yang dialami Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam rangka penerapan sistem otomasi berbasis Koha, antara lain: 4.4.1

Pelatihan staf karyawan Kurangnya pengetahuan staf tentang Koha tentunya menjadi

hambatan

dalam

penerapan

sistem

otomasi

di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dengan mengadakan pelatihan-pelatihan tentang sistem otomasi berbasis Koha akan membantumenambah wawasan dan pengetahuan para staf

tentang sistem otomasi Koha di Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta. Sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan pelayanan pengguna di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

commit to user

83


4.4.2

digilib.uns.ac.id

Pendidikan lanjutan bagi staf terpilih Memberikan pendidikan lanjutan bagi staf merupakan solusi guna menyetarakan tingkat pendidikan yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dengan setaranya pendidikan antara staf yang satu dengan staf yang lainnya, maka dapat meningkatkan citra Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta di mata pengguna. Karena dengan kesetaraan pendidikan antara staf yang satu dengan yang lainnya, secara tidak langsung pengetahuan tentang teknologi maupun ilmu pengetahuan kurang lebih sama, hal ini dapat menunjang kinerja staf lebih baik dan dapat memaksimalkan pelayanan yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

4.4.3

Melakukan pengecekan kembali pada data yang dimasukkan Mengadakan pengecekan kembali untuk data-data yang telah

dimasukkan

akan

meminimalisir

kesalahan

dalam

memasukkan data ke komputer. Selain itu, kehati-hatian dan kecermatan staf dalam memasukkan data ke komputer juga perlu diperhatikan agar supaya kinerja di perpustakaan lebih efisien. 4.4.4

Menyediakan perangkat keras (hardware) berspesifikasi tinggi Kinerja Koha harus didukung dengan perangkat keras (hardware) berspesifikasi tingi, maka mau tidak mau Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menyediakan perangkat keras (hardware) yang memiliki spesifikasi tinggi agar supaya commit to user

84


digilib.uns.ac.id

kinerja Koha lebih maksimal dalam membantu pelayanan di perpustakaan. 4.4.5

Menyediakan genset atau mesin diesel Bila sewaktu-waktu ada pemadaman arus listrik dari pusat atau ada kerusakan pada aliran listrik, maka akan sangat mengganggu kinerja pelayanan di perpustakaan. Oleh karena itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta mencoba mengatasi masalah ini dengan menyediakan genset ataupun mesin diesel yang dapat menghasilkan arus listrik, agar kinerja staf dalam memberikan pelayanan tidak terhambat dan terganggu.

4.4.6

Memiliki ahli teknologi informasi Bila sewaktu-waktu jaringan terputus karena alasan tertentu seperti terputusnya aliran listrik dan lainnya, maka masalah tersebut akan cepat teratasi bila terdapat sesorang yang ahli di bidang tersebut. Minimal sebuah perpustakaan harus memiliki dua orang tenaga ahli di bidang teknologi informasi guna menunjang otomasi perpustakaan supaya bisa berkerja secara maksimal.

4.4.7

Mengadakan kursus bahasa asing bagi staf Karena Koha belum menyediakan versi dalam bahasa indonesia, maka secara tidak langsung pengguna minimal menguasai bahasa Inggris. Karena latar belakang pendidikan yang berbeda-beda antara staf yang satu dengan yang lain, otomatis pemahaman mengenai bahasa Inggris pun berbeda-beda. Dengan commit to user

85


demikian

digilib.uns.ac.id

maka

Perpustakaan

Universitas

Muhammadiyah

Surakarta mengadakan kursus bagi para staf agar supaya para staf sedikit banyak menguasai tentang bahasa Inggris sehingga dapat memberdayakan Koha dengan maksimal.

commit to user

86


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

5.1 KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 5.1.1 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta merupakan perpustakaan yang telah terotomasi, hal ini terbukti Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta telah menerapkan Koha yang berbasis open source sebagai sistem perpustakaan terintegrasinya. 5.1.2 Alasan pemilihan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain: Koha memiliki fitur lengkap, Koha memiliki banyak developer, teknologi Koha sudah teruji, terbatasnya dana, Koha dapat dikolaborasikan dengan software lain, Koha merupakan open source software, pengembangan Koha tidak dibatasi. 5.1.3 Koha merupakan sistem otomasi yang diterapkan oleh Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang memiliki fitur-fitur yang lengkap dalam menunjang kinerja diperpustakaan. Fitur itu antara lain: Patron Management, Circulation, Cataloging, OPAC & Searching, Serials, Acquisition, Reports, Administrasi, Barcode Generator, Calendar, Tools. commit to user

87


digilib.uns.ac.id

5.1.4 Dalam penerapannya ada hambatan-hambatan yang menghambat kinerja pelayanan perpustakaan, akan tetapi hal ini telah diantisipasi dengan adanya pemecahan masalahnya pada setiap permasalahan.

5.2 Saran Ada beberapa saran yang ingin penulis sampaikan sebagai masukan demi kemajuan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain: 5.2.1

Menambah pelatihan-pelatihan terhadap staf yang dinilai kurang efektif dalam kinerjanya

5.2.2

Melengkapi sarana dan prasarana yang belum lengkap agar kinerja lebih maksimal

5.2.3

Memberikan pengetahuan mengenai Koha tentang sistematika penggunaanya kepada pengguna perpustakaan

5.2.4

Menambah tenaga-tenaga ahli di bidang teknologi

commit to user

88

PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Recommend Documents