DOSEN: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
UJIAN TENGAH TRIUWULAN TAKE HOME SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENERAPAN E BISNIS DI INDONESIA
OLEH : Widi Aribowo G (P056100392.35E)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCA SARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
1. PENDAHULUAN E Bisnis merupakan kegiatan berbisnis di Internet yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis (baik individual maupun instansi).
Fungsi dari e bisnis adalah untuk mensupport bagian dari
marketing, produksi, accounting, finance, dan human resource management. Proses transaksi online memegang peranan yang sangat penting pada e bisnis. Yang termasuk proses transaksi online adalah data entry, transaction processing, database maintenance, document and report generation, inquiry processing (proses pemeriksaan). Saat ini, telah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk membangun/mengembangkan sistem cross-functional enterprise yang terintegrasi, yang melintasi batas fungsi bisnis tradisional untuk mereka ulang dan meningkatkan proses bisnis penting di seluruh perusahaan. Organisasi tersebut memandang sistem cross functional enterprise sebagai langkah/jalan yang strategis untuk menggunakan teknologi informasi untuk berbagi sumber informasi dan memperbaiki efektifitas dan efisiensi proses bisnis, sekaligus untuk membangun hubungan yang strategis dengan pelanggan, supplier, dan rekan bisnis. Gambar 7.2 menggambarkan suatu proses bisnis cross functional.
Banyak perusahan yang berpindah dari sistem yang fungsional dan berbasis hukum mainframebased legacy kepada sistem yang terintegrasi dengan aplikasi cross functional client/server. Langkah ini biasanya melibatkan pemasangan software untuk perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen rantai suplai atau manajemen hubungan pelanggan dari SAP Amerika, Oracle dan lain lain. Daripada memfokuskan pada pengolahan informasi persyaratan fungsi
bisnis, perusahaan perangkat lunak tersebut memfokuskan pada dukungan kelompok yang terintegrasi dari proses bisnis yang terlibat dalam operasi bisnis.
Gambar 7.3 menampilkan bagan aplikasi perusahaan yang menggambarkan hubungan timbal balik aplikasi cross functional enterprise utama yang digunakan oleh banyak perusahaan saat ini. Bagan tersebut tidak dimaksudkan/ditujukan secara detail atau merupakan cetak biru aplikasi yang rumit, tetapi lebih kepada suatu konsep dasar untuk membantu memvisualisasikan komponen dasar, proses dan bentuk dari aplikasi e bisnis tersebut, bersamaan dengan hubungan timbal baliknya. Bagan aplikasi ini juga menyoroti peran dari sistem bisnis dalam mendukung pelanggan, supplier, rekan bisnis, dan pegawai/karyawan.
2. PEMBAHASAN 2.1. Gambaran Umum Penerapan E Bisnis di Indonesia Globalisasi memberikan tantangan dan peluang pada perusahaan-perusahaan yang beroperasi didalamnya. Untuk dapat bertahan hidup dan memenangkan persaingan perusahaan perlu membuat perencanaan bagi bisnis mereka. Kesuksesan E Bisnis sangat ditentukan oleh komitmen perusahaan terhadap peran dan tanggung jawab kepemimpinan dalam E Bisnis, peran cross functional team, dan struktur manajemen sehingga top manajemen perlu
memiliki pemahaman yang mendalam tentang perubahan teknologi yang cepat, dan mengkomunikasikan nilai E Bisnis ke seluruh organisasi. Pertimbangan utama yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan agar dapat secara efektif berhasil menerapkan konsepkonsep berbasis TI, seperti ERP, SCM, atau CRM adalah kemauan masing-masing pihak terkait (SDM perusahaan) untuk berubah. Paling tidak melakukan revolusi pemikiran dalam menghadapi persaingan ketat dan dinamika bisnis yang terjadi belakangan ini. Aplikasi ERP, SCM, dan CRM pada dasarnya bekerja berdasarkan proses yang berkaitan dengan mekanisme penciptaan informasi dan penyeberannya ke berbagai entiti organisasi yang membutuhkannya. Di bagian muka (front office) yang berhadapan langsung dengan pelanggan, terdapat aplikasi CRM yang bertujuan agar perusahaan dapat menjalin relasi/hubungan intim dengan customer-nya, sehingga yang bersangkutan akan menjadi pelanggan yang loyal. Sementara itu, berdasarkan kebutuhan pelanggan tersebutlah maka perusahaan harus menerapkan konsep ERP, yang pada dasarnya, memberikan keleluasaan kepada perusahaan untuk dapat melakukan pengelolaan terhadap seluruh sumber daya yang dimilikinya agar efektif, efisien, dan terkontrol secara menyeluruh (holistik) dan terintegrasi (berbasis proses dan lintas fungsi). Karena merupakan suatu kenyataan, bahwa dalam usahanya untuk menciptakan produk dan jasanya perusahaan tidak dapat bekerja sendiri, alias membutuhkan kehadiran mitra bisnis yang menyediakan berbagai sumber daya yang dibutuhkan (bahan mentah, material, finansial, dsb.), maka perlu dikembangkan suatu sistem yang mengintegrasikan proses perusahaan tersebut dengan para mitra pemasoknya.E bisnis adalah 95% business and 5% technology. Secara implisit kalimat singkat tersebut telah menjelaskan esensi dari berkembangnya konsep manajemen baru yang dikenal dengan E bisnis. Kalimat singkat tersebut pada intinya menegaskan bahwa pertimbangan utama yang harus dipergunakan oleh para praktisi manajemen dalam menentukan apakah akan memanfaatkan tawaran-tawaran menggiurkan yang dijanjikan oleh E bisnis terletak pada pertimbangan seberapa besar potensi bisnis yang ditawarkan, bukan pada seberapa canggih teknologi yang berkembang. E bisnis memang sedang menggeliat tanpa banyak diketahui publik. Bukan hanya di Indonesia, tapi di seluruh dunia. Bahkan Forester Research pun salah menilai E bisnis. Pada 1999, Forester meramalkan, transaksi online antar perusahaan (B2B) di Amerika Serikat pada 2003 bakal mencapai US$ 1,3 miliar. Ramalan itu ternyata meleset jauh karena belum tutup tahun saja angka riilnya telah mencapai US$ 2,4 miliar. PT Garuda
Indonesia misalnya, telah menerapkan e-procurement sejak Februari tahun lalu diikuti dengan e-auction tahun ini. Puncaknya, September lalu maskapai penerbangan andalan Indonesia ini berhasil melakukan tender online (e-auction) untuk pengadaan bahan bakar jet dengan nilai transaksi mencapai US$ 54 juta. Sementara itu, sejak dua tahun lalu PT Lautan Luas Tbk. memulai inisiatif e bisnis secara serius dan memposisikan e bisnis sebagai tool pelengkap cara bisnis konvensionalnya. Pada tahap pertama, distributor dan perusahaan manufaktur bahan dasar kimia terbesar di Indonesia itu membangun e-ordering. Kini lebih dari 30 corporate buyer-nya di berbagai wilayah Indonesia memanfaatkan fasilitas baru tersebut. BASF Indonesia juga telah menerapkan praktik online ordering serupa dengan Lautan Luas. PT Telekomunikasi Indonesia dan Bank Danamon ternyata juga telah menerapkan e-auction. Para Multifinance (PMF) tidak membangun atau memanfaatkan e bisnis seperti pemain di atas. PMF justru memanfaatkan keunggulan Web guna membangun sistem internal berbasis web untuk manajemen operasional sejak pertengahan tahun ini. Hampir seluruh proses, dari pendataan calon penerima pembiayaan, analisis calon debitor hingga persetujuan dan pengelolaan debitor dilakukan secara online. Proses itu bisa dilakukan dengan mulus meski kantor cabangnya tersebar di beberapa kota. Meskipun di Indonesia belum ada angka-angka kongkret, namun melihat contoh di atas, rasanya apa yang terjadi di AS juga terjadi di Indonesia. Banyak perusahaan yang sukses menerapkan e bisnis di sini tak terjangkau perusahaan riset atau media. Oto Multiartha misalnya, lebih terkenal dengan portal otomotifnya oto.co.id. Kesuksesan Oto Multiartha mendongkrak penjualan sampai naik 300% setelah dibangunnya portal oto.co.id itu juga karena didorong oleh penerapan e bisnis ke mitra bisnisnya termasuk dealer dan perusahaan asuransi. Di Indonesia e bisnis pada tahun tahun yang akan datang diperkirakan akan terus berkembang seiring dengan meningkatnya jumlah pengguna internet di Indonesia yang mencapai sekitar 1 % dari jumlah penduduk. Selain itu juga karena beberapa faktor pendukung. Pertama, perusahaan mulai yakin e bisnis akan memberikan benefit nyata seperti yang ditunjukkan oleh perusahaan yang telah menerapkannya. Garuda misalnya, mampu menekan biaya pembelian barang sampai 15%. Tahun lalu saja Garuda berhasil menghemat Rp 77 miliar berkat e-procurement. Penghematan akan lebih besar setelah ditambahi eauction. Lautan Luas berhasil mempercepat pelayanan dan memperkecil biaya mengelola pelanggan. Adapun PMF dapat membuka cabang di mana saja asalkan infrastruktur Internet
di daerah tersebut memadai, hanya dalam tempo beberapa hari dan biaya investasi TI-nya sangat rendah. Kedua, e bisnis akan mendorong transparansi bisnis yang sangat diperlukan oleh negara. Dengan e-auction, proses tender bisa dibuat seterbuka mungkin sehingga mendapatkan pemenang tender yang memang terbaik. Hal inilah yang membuat Menteri Negara BUMN mendorong semua BUMN menerapkan e-auction. Bank BRI dan PGN dikabarkan akan segera menggunakannya dan disusul BUMN yang lain. Ketiga, e bisnis terbukti memperluas pasar dan meningkatkan penjualan. Pada 1999, penjualan Oto Multiartha baru sekitar Rp 250 miliar dan membiayai mobil sebanyak 5 ribu unit. Namun, semenjak meluncurkan Oto.co.id dan menerapkan e-business dengan mitranya, angka penjualannya meledak menjadi di atas Rp 1 triliun pada 2000 atau tumbuh 400% dan membiayai 15 ribu unit mobil. Setahun kemudian meningkat lagi menjadi Rp 1,5 triliun dengan 20 ribu unit mobil. Tahun lalu masih tumbuh menjadi Rp 1,75 triliun dengan 25 ribu unit mobil. Ketiga, infrastruktur Internet makin membaik terutama di kota-kota besar. Praktis sejak adanya Indonesia Internet Exchange Kedua (IIX2) dan semakin banyaknya Internet service provider bergabung ke IIX2, isu bandwidth sudah tidak sekencang tahun-tahun sebelumnya. Keempat, solusi e-business makin banyak dan terjangkau. Jika ingin model sewa, dapat menyewa fasilitas e-auction Telkom, yang antara lain digunakan oleh Garuda. Jika ingin membangun sendiri, biaya pembangunan e bisnis relatif lebih murah dibanding tahun lalu, karena jumlah pengembang dan programer web melimpah akibat ambruknya industri dotcom. Kelima, banyak vendor mulai merilis solusi yang terjangkau. Oracle misalnya, baru saja merilis Oracle e-Business Suite Special Edition yang harganya hanya US$ 30-50 ribu dan dapat diimplementasikan dalam tempo 10-40 hari saja. Oracle Indonesia sendiri membidik 200 ribu usaha kecil-menengah (perusahaan dengan 50 - 1.000 karyawan dan omset Rp 40-500 miliar). 2.2. Contoh Penerapan e bisnis di Indonesia : PT Global Medika Logistik PT Global Medika Logistik (PT GML ) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan produk medical (pharmaceutical, equipment, dan alat kesehatan lainnya) kepada instansi pelayanan masyarakat. Produk kesehatan yang dijual memiliki keunggulan diantaranya harga yang kompetitif dibandingkan dengan perusahaan distributor, karena PT GML memiliki kerjasama dengan instansi pelayanan kesehatan dan asosiasinya. Proses transaksi yang dilakukan mencakup transaksi penawaran, penjualan, pembayaran, dan
pemeliharaan (maintenance) harga. Latar belakang pendirian PT GML berkaitan erat dengan berkembangnya bisnis perusahaan yang menjangkau secara nasional, disamping itu PT GML memberikan solusi untuk menekan harga obat dengan cara memotong jalur distribusi yang tidak memiliki value-added. Solusi yang ditawarkan adalah sistem pembelian bersama yang berbasis e-business dan e-commerce. Sistem pembelian tersebut dinamakan group purchasing alliance (GPA) atau Upaya Pembelian Bersama (UPB). UPB adalah suatu sistem pembelian secara online yang dilakukan dengan menggunakan teknologi e-business. Disebut e-business karena semua proses transaksi dilakukan secara online mulai dari e-catalog, eorder, e-payment, dan e-stock. Proses manual yang diakukan hanya delivery atau pengantaran. Dengan sistem UPB memungkinkan customer melakukan pembelian secara online dengan metode just in time (JIT) sehingga dapat menekan biaya penyimpanan dan efisiensi dalam inventory. Tujuan system UPB ini adalah: -
Efisiensi dalam pembelian dan penyimpanan medical produk di customer (rumah sakit) sehingga dapat menurunkan harga jual kepada masyarakat.
-
Instansi Pelayanan kesehatan sebagai customer dapat mengetahui harga sebenarnya dari medical product secara tranparan sehingga memperkecil terjadi penyalahgunaan dan mark-up harga yang terlalu eksterm.
-
Memperpendek jalur distribusi medical product dari manufaktur kepada Instansi
-
Pelayanan kesehatan.
-
Sebagai sarana pembelajaraan bagi perumahsakitan di Indonesia dalam
-
Memanfaatkan teknologi informasi yang tepat guna.
-
Sebagai pusat informasi bagi Instansi Pelayanan kesehatan dan masyarakat untuk medical product yang dikonsumsi,
-
Bagi mitra bisnis yang terlibat dalam system UPB ini, dengan adanya sistem memperluas jaringan penjualan, seperti halnya institusi keuangan dan manufaktur (distribustor) dapat memperoleh
atau
menambah
volume
penjualan
disamping
penjualan
secara
konvensional. -
Transaksi dapat dilakukan tanpa batas waktu (1x24 jam x7 hari) dan tanpa batas teritorial.
Dengan adanya pembelian yang dilakukan secara e-business maka terjadi interaksi langsung antara rumah sakit dan manufaktur (distributor), keuntungan dengan adanya sistem on-line ini adalah sebagai berikut:
-
Interaktif. Rumah sakit dapat mengetahui harga dan spesifikasi produk lebih cepat, sehingga memudahkan untuk melakukan perbandingan harga.
-
Hemat waktu dan biaya. Sistem UPB otomatis memilah dan mengirimkan pesanan ke berbagai distributor (yang telah menjadi anggota komunitas) sesuai yang inginkan, sehingga tidak perlu lagi menghubungi distributor secara satu persatu.
-
Transparan, untuk semua transaksi yang dilakukan memiliki bukti dan standar yang dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam implementasi sistem UPB, ada empat komponen utama yaitu: -
Instansi Pelayanan kesehatan sebagai power force untuk menjalankan sistem UPB.
-
PT GML sebagai fasilitator dan Distributor/ Manufaktur yang menyediakan medical product dengan sistem, teknologi, aplikasi, dan training kepada customer yang terlibat.
-
Institusi perbankan sebagai pendukung di dalam memfasilitasi proses dan mekanisme arus keuangan.
Segmen pasar dari sistem UPB adalah institusi pelayanan kesehatan ( rumah sakit, klinik, dan puskesmas). Jumlah potential rumah sakit yang ada di Indonesia diperkirakan jumlahnya sekitar 1.700 rumah sakit. Untuk implementasi sistem UPB secara tepat, rumah sakit dikategorikan sesuai dengan karateristiknya yaitu: -
Rumah Sakit pemerintah.
-
Rumah sakit Swasta
-
Rumah Sakit ABRI
-
Rumah Sakit Religius
-
Rumah sakit Spesialis
Produk dan jasa yang ditawarkan melalui sistem UPB ini meliputi semua kebutuhan 0batobatan rumah sakit, perlengkapan, equipment, dan barang habis pakai. Kategori untuk setiap produk dilakukan dengan cara mengelompokan produk berdasarkan kateristiknya, yaitu: -
Pharmaceutical ( Obat)
-
Equipment
-
Medical Supplies
Untuk memperoleh keseragaman dalam proses pengokean produk maka dalam sistem UPB dilakukan
standarisasi,
tujuannya
adalah
supaya
pihak
rumah
sakit
dan
manufaktur(distributor) tidak melakukan kode ganda. Proses standarisasi kode produk dilakukan dengan cara: -
Mengumpulkan semua kode produk rumah sakit dan manufaktur (distributor).
-
Dilakukan pengelompokan produk sesuai dengan karakteristiknya.
-
Pembuatan kode sistem UPB dan dilakukan mapping antara kode produk rumah sakit dan kode manufaktur (distributor).
Dari perspektif pembayaran, dengan sistem UPB memudahkan proses pembayaran karena dimonitoring oleh banking system. Prosedur pembayaran dibagi menjadi dua bagian yaitu: -
Pembayaran transaksi kecil, transaksi ini untuk obat generik yang dapatdilakukan langsung oleh rumah sakit tanpa harus melakukan registrasi terlebih dahulu. Strategi ini dilakukan sebagai pancingan bagi rumah sakit yang ingin mencoba melakukan pembelian online. Pembayaran dilakukan setelah pesanan diterima dengan baik oleh pihak rumah sakit.
-
Pembayaran transaksi besar, sebelum rumah sakit dapat melakukan transaksi ini, terlebih dahulu dilakukan finansial assesment oleh pihak bank untuk menentukan limit transaksi per bulan. Setelah itu sejumlah data akan ditempatkan pada escrow account untuk kemudian digunakan sebagai jaminan dalam bertransaksi.
Keuntungan secara financial dari system UPB ini adalah sebagai berikut: -
Instansi Pelayanan kesehatan Berdasarkan survey yang dilakukan harga medical product yang dijual dalam sistem UPB ini lebih murah 20% - 50% dibandingkan dengan harga medical product secara konvensional (tergantung dari jenis dan merk medical product). Setelah dilakukan transaksi, Instansi Pelayanan kesehatan diberikan jangka waktu 40 hari kerja untuk melakukan pembayaran. Jika melebihi 40 hari akan dikenakan penalty 1%5% per total transaksi.
-
Institusi Perbankan Instansi Pelayanan kesehatan harus membuka rekening terlebih dahulu sebelum melakukan transaksi. Dengan membuka rekening baru berarti memperlebar jaringan nasabah bank.
Dalam setiap transaksi, Bank memperoleh keuntungan 5%-7% tergantung dari jenis medical product yang dijual. Memperoleh pendapatan bunga dari penalty dan pinjaman modal kerja bagi rumah sakit yang membeli peralatan dan pelengkapan rumah sakit. -
Manufaktur (distributor) Mendapatkan pembayaran 3x24 setelah transaksi dilakukan, sistem
konvensional
pembayaran dilakukan antara 1 sampai dengan 2 bulan. Memperoleh margin keuntungan antara 5%-10% tergantung dari jenis, merk, dan kuantity penjualan. Tidak diperlukan investasi teknologi informasi, sehingga tidak membebankan perusahaan secara financial. Sistem UPB memungkinkan menciptakan katalog khusus untuk setiap pembeli satu persatu, maupun untuk satu golongan pembeli tertentu. Informasi akan adanya pesanan dari pelanggan dan rincian pesanan dapat diakses dari mana saja. -
PT GML Memperoleh margin keuntungan antara 1% - 10% tergantung dari jenis, merk, dan kuantitas penjualan. Menjadi acuan internasional mengenai perkembangan teknologi informasi di perumahsakitan di Indonesia.
3. KESIMPULAN Di Indonesia benefit positif penerapan e bisnis sudah dapat dirasakan untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Untuk membangun e bisnis yang yang optimal di Indonesia pada masa masa yang akan datang diperlukan : •
Membenahi terlebih dahulu sistem pengelolaan sumber daya perusahaan secara terpadu.
•
Membuat perencanaan investasi teknologi secara mendetail dan komprehensif.
•
Menentukan arah investasi teknologi untuk menjawab kebutuhan jangka panjang.
•
Membentuk struktur organisasi yang fleksibel dan adaptif terhadap perubahan.
•
Melakukan kerjasama kondusif dengan berbagai mitra bisnis (vendor, pemasok barang, lembaga keuangan, dan lain sebagainya).
4. DAFTAR PUSTAKA Http://swa.co.id/2003/12/ebusiness-mulai-menggeliat/ diakses pada tanggal 21 Juni 2011 jam16.26. O’ Brien, James A., 2002, ”Customer Relationship Management”, Management Information System : Managing Information Tehnology in the E-Business Enterprise. McGraw-Hill Higher Education.
Mc Leod J, R. 1995. Sistem Informasi Manajemen Edisi Bahasa Indonesia. Jilid 2. PT. Prehalindo. Jakarta
