UJIAN TENGAH TRIWULAN TAKE HOME MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Penerapan E-Business Di Indonesia (STUDI KASUS PT APLIKANUSA LINTASARTA)
Oleh: Awaluddin P056101041.45
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR TABEL ...............................................................................
iii
DAFTAR GAMBAR ..........................................................................
iv
I. PENDAHULUAN .........................................................................
3
1.1. Latar Belakang ........................................................................
1
1.2. Tujuan .....................................................................................
2
II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................
3
2.1. Enterprise Resources Planning.................................................
3
2.2. Customer Relationship Management .......................................
3
2.3. Supply Chain Management ......................................................
3
2.4. Geographic Information System ..............................................
4
2.5. Executive Information Management ........................................
4
III. PEMBAHASAN ............................................................................
5
3.1. Gambaran Perusahaan .............................................................
5
3.2. Penerapan E-Business System di PT Aplikanusa Lintasarta ......
6
3.2.1. Enterprise Resources Planning ......................................
6
3.2.2. Customer Relationship Management .............................
6
3.2.3. Supply Chain Management ...........................................
7
3.2.4. Geographic Information System ...................................
8
3.2.5. Executive Information Management ...............................
9
3.3. Penerapan Functional Business Information System di PT Aplikanusa Lintasarta ............................................................
10
IV. KESIMPULAN .............................................................................
12
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................
13
DAFTAR TABEL Nomor
Halaman Teks
1. Perubahan dengan Adanya e-DMS ................................................
10
DAFTAR GAMBAR Nomor
Halaman Teks
1. Fitur Layanan Portal....................................................................
8
2. Fitur Layanan Portal....................................................................
8
3. Geographic Information System Dalam Monitoring Kendaraan Service ......................................................................................
9
4. Aplikasi e-DMS .........................................................................
8
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kemajuan suatu perusahan dalam era informasi saat ini tidak hanya bergantung kepada kemampuan perusahaan dalam memproduksi produk/jasa yang berkualitas dengan harga yang murah. Perkembangan teknologi informasi (TI) saat ini menjadi salah satu faktor lain yang mampu menjadi faktor penentu dalam keberhasilan suatu perusahaan. Transformasi bisnis harus dilakukan perusahaan agar dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang bergerak sangat dinamis sehingga tetap bertahan di tengah persaingan yang semakin ketat. Banyak perusahaan saat ini yang menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem lintas perusahaan yang terintegrasi, dan mampu merubah bisnis tradisional serta meningkatkan kualitas sistem bisnis di seluruh perusahaan. Organisasi-organisasi ini melihat sistem lintas fungsional perusahaan sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam berbagi informasi dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, serta untuk mengembangkan hubungan strategis dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis. Banyak perusahaan yang telah meninggalkan cara lama berbasis mainframe ke aplikasi lintas fungsional klien / server aplikasi. Hal ini biasanya menggunakan software enterprise resources planning, manajemen rantai pasok dan manajemen hubungan pelanggan yang memiliki hubungan dengan SAP Amerika, Oracle dan lain-lain. Penggunaan software perusahaan tersebut berfokus untuk mendukung berbagai kelompok proses bisnis terintegrasi yang terlibat dalam operasional bisnis (O’brien 2008). Perusahaan-perusahaan di Indonesia pun tidak lepas dari pengaruh TI dalam mendukung operasional perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Keberhasilan perusahaan dalam menerapkan TI dengan e-business sebagai corenya mampu meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik. TI menjadi salaha satu alat pengambil keputusan perusahaan serta menjadi faktor keunggulan perusahaan dalam bersaing sehingga tidak hanya menjadi business support tetapi juga menjadi faktor strategis perusahaan. Untuk memacu dan memberikan apresiasi terhadap keberhasilan penerapan e-business di Indonesia, media warta ekonomi sejak tahun 2002 hingga 2009 memberikan penghargaan e-company
award bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia yang sukses menerapkan TI dan mampu mendorong kinerja bisnis perusahaan. Salah satu perusahaan yang mendapatkan award tersebut pada event terakhir tahun 2009 e-company award adalah PT. Aplikasinusa Lintasarta (Lintasarta) sebagai juara kedua dalam kategori Telekomunikasi. Penerapan TI yang dikembangkan oleh Lintas artha berhasil menciptakan proses bisnis, update secara real time meningkatkan kepuasan dan efisiensi biaya. Keberhasilan Lintas artha dalam menerapkan TI menarik untuk dipelajari dan didalami penulis agar memberikan pengetahuan aplikatif dan kedalaman ilmu sebagai tambahan keilmuan dalam sistem informasi manajemen.
1.2. Tujuan Tujuan penyusunan makalah ini yaitu mempelajari sejauh mana konsep dan penerapan e-business yang dilakukan oleh Lintasarta.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Enterprise Resources Planning O’Brien (2008) menyatakan enterprise resources planning (ERP) adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP memberikan perusahaan tampilan real time terintegrasi atas proses bisnis intinya, seperti produksi, pemrosesan pesanan dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipakai DBMS. Sistem ERP merinci sumber daya bisnis seperti kas, bahan baku, dan kapasitas produksi serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan (seperti pesanan pelanggan, pesanan pembelian dan penggajian karyawan) dari berbagai departemen baik produksi, pembelian, penjualan, akuntansi dan lain-lain yang telah memasukkan data ke dalam sistem tersebut. 2.2. Customer Relationship Management Customer relationship management (CRM) menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomisasi banyak proses layanan yang berinteraksi dengan pelanggan dalam penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan untuk berinteraksi dengan pelanggan perusahaan (O’Brien, 2008).Sistem CRM juga menciptakan kerangka kerja TI software serta database yang dijalankan melalui web, yang mengintegrasikan proses-proses ini dengan operasi bisnis perusahaan lainnya dalam mendukung kerjasama antara perusahaan dengan mitra serta pelanggan lainnya. 2.3. Supply Chain Management Supply chain management (SCM) menurut O’Brien (2008) adalah sistem antarperusahaan lintas fungsi yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu mnedukung serta mengelola berbagai hubungan antara beberapa proses bisnis utama perusahaan dan dengan pemasok, pelanggan, serta parra mitra bisnis.
Tujuan dari SCM adalah untuk menciptakan jaringan yang cepat, efisien, dan berbiaya rendah atau disebut rantai pasok untuk membuat perusahaan dari konsep menuju pasar. 2.4. Geographic Information System Geographic Information System (GIS) merupakan sistem perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan pemetaan dan analisa data secara spasial (McLeod, 1996). 2.5. Executive Information System Executive information system adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu golongan strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS)(O’Brien, 2008).
BAB III. PEMBAHASAN 3.1. Gambaran Perusahaan Didirikan pada 4 April 1988, PT Aplikanusa Lintasarta berkomitmen penuh menjadi penyedia layanan komunikasi data, internet dan solusi bernilai tambah bagi semua segmen industri, termasuk industri agency, media dan komunikasi, keuangan, manufaktur, sumber daya, jasa, trading/distribusi, maupun transportasi. Pengalaman kami telah terbukti baik di perusahaan skala kecil dan menengah maupun perusahaan skala besar. Pada awal pendiriannya, Lintasarta mengemban misi untuk membangun teknologi informasi dengan fokus pada segmen perbankan nasional. Dalam perjalanannya, Lintasarta telah terbukti berhasil mewujudkan misi tersebut dan menjadi pelopor berbagai layanan, mulai dari penggunaan jaringan ATM (Anjungan Tunai Mandiri) BERSAMA dimana setiap terminal ATM BERSAMA yang dimiliki oleh sebuah bank dapat digunakan juga oleh pelanggan bank lainnya yang tergabung sebagai anggota. Lintasarta juga bekerjasama dengan Bank Indonesia dalam mengimplementasikan Sistem Pelaporan Perbankan yang otomatis melalui media elektronis. Kini layanan Lintasarta telah dinikmati lebih dari 1.500 pelanggan korporasi. Layanan dan solusi Lintasarta telah disesuaikan untuk dapat memenuhi kebutuhan tiap industri yang semakin beragam dengan dukungan tenaga ahli dan lebih dari 15.000 jaringan serta infrastruktur berbasis platform Next Generation Network (NGN) yang canggih. Jaringan Lintasarta yang handal melintasi 72 kota di Indonesia dan 220 negara di dunia memaksimalkan kinerja perusahaan di dalam negeri maupun di mancanegara (http://www.lintasarta.net/AboutLintasarta/).
3.2. Penerapan E-Business System Di PT Aplikanusa Lintasarta 3.2.1. Enterprise Resources Planning Implementasi enterprise resources planning yang dilakukan Lintasarta adalah dengan video conference untuk seluruh kegiatan koordinasi dan pelatihan di seluruh cabang Lintasarta. Video conference tersebut merupakan unified communication integration yang mampu menjadi layanan data, audio dan video bundling dengan jasa DATACOMM. Layanan yang mampu dilakukan dengan video conference adalah : 1.Video conferencing untuk training dan briefing pegawai 2.Video conferencing untuk meeting management 3.Video conferencing untuk knowledge dan content sharing 4.Video conferencing untuk produk launching 5. Video conferencing untuk conferencing antar perusahaan Manfaat yang didapat dengan penerapan ini adalah : 1. Meningkatkan Produktivitas Meeting akan menjadi lebih efektif dan efisien, sharing data dan knowledge dapat dilakukan dengan mudah. 2. Penurunan Biaya Implementasi video conference secara nyata menurunkan biaya perjalanan, akomodasi dan pelatihan yang harus dikeluarkan oleh Lintasarta. 3. Efisiensi waktu Implementasi video conference akan mengurangi waktu persiapan meeting room, menghilangkan waktu travelling ke tempat meeting.
3.2.2. Customer Relationship Management Customer relationship management yang dilakukan oleh Lintasarha bertujuan untuk mengelola berbagai hubungan dengan pelanggan serta memberikan layanan dan dukungan untuk pelanggan. Sistem unggulan
yang
dilakukan oleh Lintasarta adalah layanan contact center, paradigma baru dari contact center ini adalah menggunakan Unified Contact Center yang mengintegrasikan semua komponen penting teknologi komunikasi ke dalam satu
sistem. Unified Contact Center
sudah memiliki kemampuan CTI dan ACD.
Keunggulan dari sistem ini adalah : 1. Layanan proaktif Solusi Lintasarta Contact Center memungkinkan pelanggan untuk berinteraksi dengan perusahaan melalui channel yang mereka inginkan baik melalui telepon, email, sms, fax dan internet. 2. Pemasaran Langsung Multi channel ini akan otomatis meningkatkan jangkauan pelayanan perusahaan yang lebih luas sehingga sangat sesuai untuk menghasilkan service excellence terutama bagi berada di pelosok-pelosok daerah. 3. Penjualan silang dan peningkatan tawaran untuk penjualan Layanan Contact Center akan mendukung perusahaan distribusi kepada semua supplier maupun end user-nya. Selain itu Lintasarta juga mengembangkan portal untuk pelanggan dan proactive monitoring system. Portal ini digunakan untuk memonitor status pasang baru, status penanganan gangguan dan monitoring jaringan exsisting. Sedangkan proactive monitoring system digunakan untuk mempercepat deteksi gangguan jaringan sehingga dapat meningkatkan avalaibilitas jaringan pelanggan.
3.2.3. Supply Chain Managment Lintasarta sebagai perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi berusaha memberikan yang terbaik terhadap konsumennya. Untuk meningkatkan kualitas tersebut Lintasarta menerapkan workflow system (Gambar 1), yaitu layanan TI yang terintegrasi di seluruh kantor cabang Lintasarta sehingga mempercepat proses pemasangan jaringan dan penanganan gangguan di seluruh Indonesia. Dengan
mengembangkan
workflow
system,
Lintasarta
berhasil
meningkatkan standard delivery time dari 21 hari menjadi 14 hari kerja dan meningkatkan produksi provisioning dari 250 jaringan perbulan menjadi 450 jaringan perbulan. Melalui sistem otomasi pasang jaringan baru dan sistem otomasi penanganan gangguan, Lintasarta telah berhasil melakukan efisiensi hinggan Rp. 3.8 Milyar per tahun.
Gambar 1. Fitur Layanan Portal (sumber : lintasarta)
3.2.4. Geographic Information System Luasnya
cakupan
area
Lintasarta
membutuhkan
aplikasi
untuk
mempermudah pengawasan dan operasionalnya. Aplikasi yang digunakan Lintasarta adalah menggunakan Geographical Information system (GIS) yaitu Sistem yang digunakan untuk mengelola coverage Jaringan Lintasarta. Selain dari itu sistem GIS digunakan untuk monitoring lokasi mobil QUART (mobil layanan penanganan aduan) sehingga penanganan aduan pelanggan dapat segera diselesaikan. Sistem yang dikembangkan dalam geographic information yistem untuk monitoring terbagi menjadi subsistem : 1. Navigasi kendaraan, terdiri dari seperangkat alat yang terdiri dari receiver GPS dan perangkat komunikasi data. Receiver GPS menentukan posisi kendaraan secara otomatis. 2. Komunikasi data, penghubung antara kendaraan dan pusat kontrol. Komunikasi dapat berlangsung satu arah atau dua arah, komunikasi satu arah hanya untuk mengirimkan data posisi kendaraan yang akan diterima oleh pusat komunikasi data. Sedangkan pada komunikasi dua arah selain
mengirimkan data posisi kendaraan ke pusat kontrol pusat kontrol juga dapat mengirimkan informasi-informasi tertenti ke kendaraan. 3. Pusat Kontrol, berfungsi memantau dan mengelola armada kendaraan. Datadata posisi yang ditampilkan akan disajikan dalam peta digital sehingga pengelola dapat dengan mudah memnatau pergerakan kendaraan-kendaraan tersebut.
Subsistem komunikasi data
Subsistem pusat kontrol
Subsistem navigasi kendaraan
Gambar 2. Geographic Information System dalam monitoring kendaraan service.
3.2.5. Executive Information System Keputusan yang cepat dalam bisnis untuk mengatasi perubahan yang dinamis dibutuhkan dalam suatu organisasi. Untuk mempercepat dan mendapat keputusan cepat dan terbaik Lintasarta mengembangkan executive information system. Dengan sistem ini maka pihak manajemen lintasarta mulai dari level manager hingga level direksi dimudahkan dengan sistem yang dihasilkan yaitu merupakan sistem kekhususan dengan decision support system (DSS). Output yang dihasilkan dalam bentuk grafis sehingga memudahkan untuk penggunaan interface pemakaian. Dengan sistem ini maka para pimpinan perusahaan dapat memonitoring data produksi perusahaan, revenue, piutang, pengaduan pelanggan dan monitoring penggunaan anggaran perusahaan secara real time.
3.3. Penerapan Functional Business Information System Di PT Aplikanusa Lintasarta Dengan semakin pesatnya perkembangan perusahaan Lintasarta maka semakin bertambahnya jumlah produk dan layanan kepada pelanggan. Untuk pengolahan dokumen secara elektronis yang terpadu dengan proses kerja yang ada di Lintasarta. Jenis dokumen dapat berupa laporan, dokumen kontrak, review, maupun distribusi suatu dokumen dari satu bagian ke bagian lain. Penerapan functional business information system yang teridentifikasi di Lintasarta adalah electronic document management system.(e-DMS). Aplikasi e-DMS yang diterapkan dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Aplikasi e-DMS (sumber : ebdesk.com)
Dari aplikasi diatas maka terjadi beberapa perubahan Tabel 1. Tabel 1. Perubahan dengan adanya e-DMS Hal
Pembaruan Dokumen
Pembuatan Dokumen Baru
Folder asal
Published
Draft
Folder tujuan
Published (versi bertambah)
Published (versi 1)
Jenis Operasi dokumen
Add version with flow
Move with flow
Inisiator/yang mengupload
Staf
Staf
Yang menyetujui
Manager
Manager
Dokumen baru selanjutnya akan melalui siklus yang sama dengan dokumen lama, yaitu adanya batas umur (expiration date) secara periodik. Penyeragaman dan pengembangan yang dilakukan terhadap eBdesk Document Management untuk memberikan solusi terhadap permasalahan Lintasarta dalam manajemen dokumen.
BAB IV Kesimpulan
PT Aplikanusa Lintasarta sebagai penyedia layanan komunikasi data, internet dan solusi bernilai tambah bagi semua segmen industri telah menerapkan e-business yang baik dan tepat dalam menunjang aktivitas perusahaan. Beberapa penerapan yang dilakukan di Lintasarta adalah enterprise resources planning (ERP) dengan video conference, customer relationship management (CRM) dengan layanan contact center dan proactive monitoring system,
supply
chain
management
dengan
workflowsystem,
geographic
information system dan executive information system. Keberhasilan penerapan e-business berhasil menciptakan proses bisnis, update secara real time meningkatkan kepuasan dan efisiensi biaya bagi Lintasarta serta diakui oeh pihak lian dengan diberikannya penghargaan oleh warta ekonomi pada tahun 2009 penghargaan e-company award sebagai pemenang kedua bidang telekomunikasi. Ini merupakan bukti bahwa dengan penerapan e-business mampu mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
McLeod, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer. Jilid I. Jakarta : PT Bhuana Ilmu Komputer O’Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba Empat : Jakarta. www.scribd.com/doc/31403220/Web-Monitor. Diakses 10 Juli 2011 www.lintasarta.net. Diakses 10 Juli 2011 www.ebdesk.com/library/case/DM-LintasArta%28INA%29.pdf. Diakses 10 Juli 2011 www.lintasarta.net/Home/tabid/38/mid/496/NewsId/58/ctl/Detail/language/enUS/ Default.aspx?SkinSrc=[G]Skins%2FLintasarta%2Findex&ContainerSrc=[G] Containers%2FLintasarta%2Fcontainer. Diakses 10 Juli 2011 www.blackbonez.web44.net/. Diakses 10 Juli 2011
