INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13
27
PENERAPAN APLIKASI SOFTWARE MYOB PADA PERUSAHAAN DAGANG (TOKO ANGKASA KOMPUTER) Mochamad Zaenuri
(Dosen AMIK JTC Semarang) ABSTRAK Artikel ini bertujuan untuk mengetahui (1) penerapan pengolahan data elektronik dengan program MYOB dan (2) efektivitas pengolahan data elektronik dengan program MYOB (3) Contoh penerapan aplikasi MYOB pada perusahaan dagang (Toko Angkasa Komputer) Data dikumpulkan dengan metode wawancara dan kuesioner. Data yang diperoleh dengan metode wawancara dianalisis kemudian dijadikan dasar dalam pengolahan data akuntansi menggunakan MYOB. Pengolahan data akuntansi menggunakan MYOB dapat dikatakan mudah, praktis, biaya murah, efektif dan efisien serta akurat (valid). Pengolahaannya tidak seperti manual yang memerlukan banyak tahapan proses. Dalam akuntansi manual proses tahapan dimulai dengan pencatatan jurnal, lalu posting, penyusunan neraca saldo, pembuatan neraca lajur, penyusunan ayat penyesuaian, pembuatan laporan keuangan secara tahapan yang terpisah untuk laporan perhitungan rugi-laba, laporan perubahan modal dan neraca. Pengolahan data akuntansi menggunakan MYOB hanya memerlukan tahapan proses, pembuatan data baru dan penyimpanan, perancangan akun dan modifikasi, pencatatan saldo awal, setting pajak, setting linked account, kartu piutang dan kartu hutang, saldo awal piutang dan hutang, pencatatan data inventory dan stok, lalu pencatatan transaksi jurnal, pembuatan laporan keuangan otomatis. Langkahnya sepertinya panjang dalam penulisan teori, tetapi praktis dalam praktiknya. Prinsipnya MYOB hanya sampai pencatatn jurnal khusus, setelah itu semua laporan otomatis, termasuk buku besar dan penyusunan naraca saldonya. Penerapannya dapat dipraktikkan pada perusahaan dagang komputer, “Toko Angkasa Komputer”, yang menjual assesories komputer, maintenance dan networking. MYOB sangat cocok untuk diterapkan pada perusahaan dagang dengan kasus Toko Angkasa Komputer, sehingga tidak ada alasan yang mengatakan bahwa MYOB punya kelemahan banyak. Yang terpenting dalam sebuah perusahaan tertentu dapat mewakili penggunaannya dan hasilnya memuaskan. Kata kunci : efektivitas, akurat, pengolahan data MYOB aplikasi perushaaan dagang. LATAR BELAKANG Pengolahan data akuntansi dalam sebuah perusahaan sangatlah penting, karena pengolahan ini untuk menyelamatkan asset-asset perusahaan. Dengan pengolahan ini akan dapat menghindarkan dari terjadinya penyelewengan atau penyimpangan masalah keuangan perusahaan. Jika akuntansi sudah diterapkan oleh perusahaan, maka dapat diartikan perusahaan telah melaksanakan fungsi keuangan dengan baik, karena dalam pengelolaannya didukung oleh administrasi yang baik serta didukung oleh dokumen fisik (dokumen sumber) keuangan, seperti nota, kuitansi, faktur, dan sebagainya. Di era globalisasi, di mana era teknologi dan informasi sangat berkembang dengan cepat, pengolahan data akuntansi dengan menggunakan metode manual menjadi ganjalan, karena metode manual melalui aktifitas-aktifitas atau tahapan proses yang cukup panjang, sehingga pekerjaan dirasa kurang efektif dan efisien. Di samping itu pengolahan data dengan menggunakan tenaga manusia dimungkinkan hasilnya kurang akurat, karena adanya factor kelupaan, kelelahan, dan kesalahan. Pihak-pihak yang membutuhkan informasi akuntansi sangat membutuhkan data yang akurat, cepat dan valid, sehingga muncul gagasan untuk mengubah pengolahan akuntansi manual dengan program akuntansi komputer.
28
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 Program akuntansi computer yang saat ini banyak digunakan oleh masyarakat adalah program MYOB Accounting, program ini dianggap dapat mewakili pengolahan akuntansi yang efektif dan efisien serta valid. Sungguhpun banyak dibicarakan mengenai beberapa kelemahan program MYOB Accounting oleh beberapa orang yang menggeluti software ini, seperti yang dinyatakan oleh “STAPI” sebuah lembaga Konsultan – Training – Publishing, di Jakarta, yang menyatakan bahwa MYOB Accounting memiliki beberapa kelemahan sebagai berikut : 1. MYOB dibuat untuk kondisi internasional, tidak dibuat khusus kondisi usaha di Indonesia, yang mana penerapan akuntansinya mengacu kepada Ketentuan Perpajakan dan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) yang berlaku di Indonesia. 2. MYOB versi trial (gratis) yang banyak digunakan di sekolah adalah dalam bahasa Inggeris dan keterbatasan penggunaan selama 30 hari sehingga sulit diterapkan untuk pembelajaran satu semester. 3. MYOB tidak terintegrasi dengan SPT Pajak dan tidak sesuai dengan ketentuan Perpajakan yang berlaku. 4. Format Laporan Arus Kas default MYOB tidak sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK). 5. Penilaian persediaan dalam MYOB menggunakan Average dan sudah menjadi default MYOB. Jika ingin menggunakan metode lain, maka harus disiasati dengan jurnal penyesuaian atau cara lain yang tidak normal. 6. Penerapan MYOB untuk beberapa kasus sangat ribet, karena harus disiasati terlebih dahulu dengan beberapa langkah yang memusingkan guru dan siswa. 7. Tidak ada feedback (benefit) yang diberikan oleh Vendor MYOB kepada Sekolahsekolah yang telah banyak berjasa dalam mempopulerkan MYOB melalui kegiatan pembelajaran di sekolah. Bahkan ironisnya, bahkan sekolah-sekolah tidak mengenal siapa vendor atau distributor MYOB. 8. Jumlah pengguna MYOB di perusahaan sangat sedikit. Ini dibuktikan dengan MYOB tidak pernah mempublikasikan berapa jumlah penjualan MYOB original setahun atau grafik pertumbuhan penjualan MYOB.
A. PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah di atas dan kelemahan-kelemahan MYOB menurut pendapat pihak tertentu yang menggeluti software MYOB, maka penulis mengambil perumusan masalah sebagai berikut : 1. Apakah MYOB layak untuk dijadikan alat pengolah data akuntansi perusahaan? 2. Apakah MYOB dapat diterapkan dalam perusahaan dagang? Menurut pendapat saya, kelemahan yang disebut oleh “STAPI” didasarkan pada kenyataan serta pengalaman yang dihadapi selama menggeluti software MYOB, tetapi dibalik kelemahan yang dimiliki tentunya MYOB mempunyai kelebihan, perlu diketahui yang namanya MYOB adalah software atau perangkat lunak yang dapat direvisi dan dikembangkan sesuai kebutuhan pemakai, jadi sesungguhnya MYOB bisa dipakai sebagai pengolahan data akuntansi perusahaan tertentu. Misalkan MYOB versi 18.0 memiliki kelemahan, tetapi dapat disempurnakan di keluaran versi berikutnya, yaitu versi 19.0 dan seterusnya. Pada artikel ini saya ingin mencontohkan penerapan aplikasi komputer MYOB pada perusahaan dagang komputer pada “TOKO ANGKASA COMPUTER” Di bawah ini adalah contoh data-data akun dan saldo buku besar “Toko Angkasa Komputer” per 1 Januari 2013 :
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13
29
“Toko ANGKASA Computer” Neraca Saldo Per 1 Januari 2013 Account Number 1-0000 1-1100 1-1110 1-1111 1-1112 1-1120 1-1125 1-1130 1-1145 1-1150 1-1155 1-1160 1-1200 1-1210 1-1215 1-1216 1-1220 1-1225 1-1226 1-1230 1-1235 1-1236 2-0000 2-2100 2-2110 2-2120 2-2125 2-2130 2-2200 2-2210 3-0000 3-3100 3-3200 3-3300 3-3400 3-3500 4-0000 4-4100 4-4200 4-4300 5-0000 5-5100 6-0000 6-6001 6-6102 6-6103 6-6104 6-6105 6-6106
Account Name ASSET Asset Lancar Kas dan Bank Kas di Tangan BRI Piutang Dagang Persediaan Brg. Dagang Sewa dibayar di Muka Iklan dibayar di Muka Uang Muka ke Supplier Perlengkapan Toko Perlengkapan Kantor Asset Tidak Lancar Peralatan Toko HP. Peralatan Toko Akumulasi Peny. Peral Toko Peralatan Kantor HP. Peralatan Kantor Akumulasi Peny. Peral Kantor Kendaraaan HP. Kendaraan Akumulasi Peny. Kendaraan HUTANG Hutang Lancar Hutang Dagang Hutang Gaji Uang Muka dari Customer Hutang Bunga Hutang Jangka Panjang Hutang BPD Jateng MODAL Modal Tn. Angkasa Prive Tn. Angkasa Laba ditahan Laba tahun berjalan Historical balancing account PENDAPATAN Penjualan Pendapatan Jasa Angkut Pendapatan Denda Customer HARGA POKOK PENJUALAN HPP Barang Dagangan BIAYA Biaya Gaji Biaya Sewa Biaya Listrik Biaya Telpon Biaya Pam Biaya Internet
Header
Balance
H H H 7.900.000 72.500.000 9.600.000 225.000.000 18.000.000 1.200.000 900.000 720.000 H H H H H H
6.000.000 -600.000 4.200.000 -420.000 48.000.000 -4.800.000
25.000.000 1.500.000 H H
H
225.000
Account Type Asset Asset Asset Bank Bank Accounts Receivable Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Asset Asset Fixed Asset Fixed Asset Asset Fixed Asset Fixed Asset Asset Fixed Asset Fixed Asset Liability Liability Other Current Liabilities Other Current Liabilities Other Current Liabilities Other Current Liabilities Liability Long Term Liabilities Equity Equity Equity Equity Equity Equity Income Income Income Income Cost of sales Cost of sales Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense
30
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 6-6107 6-6108 6-6109 6-6110 6-6111 6-6112 6-6113 6-6114 6-6115 6-6116 8-0000 8-8100 8-8200 9-0000 9-9100 9-9200
Biaya Perlengkapan Toko Biaya Perlengkapan Kantor Biaya Iklan Biaya Peny. Peral Toko Biaya Peny. Peral Kantor Biaya Peny. Kendaraan Potongan Penjualan Potongan Pembelian Biaya Angkut Pembelian Biaya Denda PENDAPATAN LAIN Pendapatan Servis Pendapatan Bunga BIAYA LAIN Biaya Bunga Biaya Lain
H H
Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Other Income Other Income Other Income Other Expense Other Expense Other Expense
Untuk memasukkan data-data di atas, langkahnya adalah : 1. Mengaktifkan Program MYOB Accounting v. 18+ 2. Membua File data baru dan menyimpan ke dalam folder 3. Membuat daftar akun perusahaan 4. Memasukkan Saldo awal Neraca 1. MENGAKTIFKAN PROGRAM MYOB Double Klik Shortcut Program MYOB Accounting V 18+ Atau Klik Start All Programs atau Programs MYOB Accounting MYOB Accounting V 18+ Membuat Data Baru dan Menyimpan
-Klik Create Next -Isi Identitas perusahaan pada Company Name -Isi Tahun Buku : 2013 -Isi Last Month : December -Isi Conversion Month : Januari -Isi Number of Accounting Periods : Thirteen -Klik Next Next -Klik Option nomor 2 -Klik Change untuk tempat penyimpanan -Ketik Nama File : “TOKO ANGKASA KOMPUTER” -Klik Save -Klik Command Centre 2. Merancang Akun dan Modifikasi -Buatlah data akun perusahaan, milik Toko Angkasa Komputer seperti pada contoh di atas! 3. Mencatat Saldo Awal Buku Besar Klik Setup Balances Accounts Opening Balances
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13
31
Ketik Saldo awal Jika Saldo Debet dan Kredit yang dimasukkan tidak seimbang, maka pada bagian bawah akan menampilkan selisih pada kalimat “Amount Left to be Allocated” PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI TOKO ANGKASA KOMPUTER Langkah-langkah Pengolahan Data Akuntansi Perusahaan Dagang setelah Program MYOB diaktifkan adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Membua File data baru dan menyimpan ke dalam folder Membuat daftar akun perusahaan Memasukkan Saldo awal Neraca Membuat Setup Pajak Membuat Linked Account Membuat Kartu Piutang dan Termin Pelunasan Membuat Kartu Hutang dan Termin Pembayaran Memasukkukan Saldo awal buku pembantu piutang dagang Memasukkan Saldo awal buku pembantu hutang dagang Membuat Data Persediaan dan Harga Jual Masukkan Data Stok dan Harga Beli Mencatat Transaksi-Transaksi Keuangan : a. Penjualan b. Pembelian c. Penerimaan Kas d. Pengeluaran Kas e. Memorial 13. Pembuatan Report a. Profit & Loss (Accrual) b. Standard Balance Sheet MENGAKTIFKAN PROGRAM MYOB Double Klik Shortcut Program MYOB Accounting V 18+ Atau Klik Start All Programs atau Programs MYOB Accounting MYOB Accounting V 18+ 1. Membuat Data Baru dan Menyimpan
2. Membuat Daftar Akun Perusahaan 3. Membukukan Saldo awal Neraca Klik Setup Balances Accounts Opening Balances Ketik Saldo awal Jika Saldo Debet dan Kredit yang dimasukkan tidak seimbang, maka pada bagian bawah akan menampilkan selisih pada kalimat “Amount Left to be Allocated”
32
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13
4. Mengatur Setup Pajak (Membuat Baru) Klik List Tax Codes Klik New Ketik PPN Tab 1x, Ketik Description “Pajak Pertambahan Nilai” Aktifkan Value Added Tax pada pernyataan Tax Type Ketik 10 atau 10% pada pernyataan Rate Aktifkan PPN Keluaran pada pernyataan “Tax Collected” Aktifkan PPN Masukan pada pernyataan “Tax Paid” OK Close
5. Mengatur Link Account a. Klik Setup Linked Accounts Accounts and Banking Accounts
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 b. Klik Setup Linked Accounts Sales Accounts - Linkedkan rekening-rekening seperti gambar di bawah!
c.
Klik Setup Linked Accounts Purchases Accounts - Linkedkan rekening-rekening seperti gambar di bawah!
6. Membuat Kartu Piutang dan Termin (syarat pembayaran) a. Klik Modul Card File b. Klik Card Files c. Klik Customer d. Klik New Tab 1x e. Ketik Nama Pelanggan Tab 1x f. Ketik Kode Pelanggan Tab 1x g. Klik Tab Selling Detail h. Klik In a given of days pada pernyataan Payment is due i. Ketik kelengkapan data lain, seperti alamat, dsb. j. Ketik pernyataan di bawahnya dengan 10, 30, 2 (2/10,n/30) Discount Days : 10, Balance Due Days : 30 % Disc : 5 Isian di atas untuk pengisian termin pelunasan 2/10, n/30 7. Membuat Kartu Hutang k. Klik Modul Card File l. Klik Card Files m. Klik Supplier n. Klik New Tab 1x o. Ketik Nama Pelanggan Tab 1x p. Ketik Kode Pelanggan Tab 1x q. Ketik kelengkapan data lain, seperti alamat, dsb.
33
34
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 r. Klik Buying Detail s. Klik In a given of day pada pernyataan Payment Is due Ketik 10 pada pernyataan Discount Days Ketik 30 pada pernyataan Balance Due Days Ketik 5 atau 5% pada pernyataan % Discount.. Isian di atas untuk termin pembayaran 5/10, n/30 8. Mencatat Saldo awal Piutang Klik Setup Balances Klik Customer Balances Klik zoom (panah putih) pelanggan : PT RETRO Klik Add Sale Tekan Tab 3x Ketik Tgl Piutang Awal Ketik Keterangan memo : saldo piutang Ketik angka saldo : 2500000 Tekan Tab 1x Ketik : N = N-T lalu Tab Klik Record Jika saldo piutang terakhir dimasukkan Dengan benar, maka akan muncul pesan “Congratulation” ! Artinya Jumlah saldo piutang sama dengan Rincian buku pembantu. 9. Mencatat Saldo awal Hutang Klik Setup Balances Klik Supplier Balances Klik zoom (panah putih) pelanggan : PT. KYOTO Klik Add Purchase Tekan Tab 3x Ketik Tgl Hutang Awal Ketik Keterangan memo : saldo hutang
Ketik angka saldo : 1400000 Tekan Tab 1x Ketik : N = N-T lalu Tab Klik Record
Untuk Saldo hutang jika benar muncul “Congratulation” 10. Mencatat Data Produk dan Harga Jual Klik Modul Inventory Item List Klik New Ketik kode barang : LA-001, Tekan Tab 1x Ketik Nama barang, misalnya : Meja Kantor Midle Klik cek box dengan ceklist pada pernyataan : “I Buy This Item” linkedkan dengan akun HPP Peralatan Kantor (5-5100) Klik cek box dengan ceklist pada pernyataan: “I Sel This Item” linkedkan dengan akun Pendapatan peralatan kantor (4-4100) Klik tanda cek box dengan ceklist pada pernyataan “I Inventory This Item” linkedkan dengan akun Persediaan Barang Dagangan (1-1160)
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13
11. Mencatat Data Stok dan Harga Beli Klik Modul Inventory Adjust Inventory Ketik Tanggal saldo awal persediaan Ketik keterangan pada memo : saldo awal persediaan Isikan data seperti gambar di bawah : lalu Record
12. Mencatat Transaksi-Transaksi Keuangan : a. Penjualan, menggunakan Modul SALES b. Pembelian, menggunakan Modul PURCHASES c. Penerimaan Kas, menggunakan Modul BANKING d. Pengeluaran Kas, menggunakan Modul BANKING e. Memorial, menggunakan Modul ACCOUNTS 13. Pembuatan Laporan Keuangan : a. Profit and Loss (Perhitungan Rugi-laba) b. Balance Sheet (Neraca) TOKO ANGKASA KOMPUTER Jl. Menoreh Raya No. 78 Semarang 024-8544555 PROFIT & LOSS STATEMENT JULY 2012
35
36
INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 TOKO ANGKASA KOMPUTER Jl. Menoreh Raya No. 78 Semarang 024-8544555 BALANCE SHEET AS JULY 2012
Daftar Pustaka Abayz (2011). Manfaat myob. http://muharram-julianto.blogspot.com/2011/04/manfaatmyob.html, 21 maret 2012 Affna (2011). Keunggulan myob.http://affna-arifina.blogspot.com/2011/10/keunggulanmyob.html. 21 maret 2012 Adit (2011). Cara menjalankan myob. http://rinnahayani.blogspot.com/2011/10/kelebihan-dan-kelemahan-myob.html. 21 maret 2012 Imamnsha (2011). Pengertian dan manfaat myob. Http://wartawarga.gunadarma.ac.id, 21 maret 2012 Mahmudi Ali, 2009. MYOB PREMIER VERSI 12, Jakarta: PT. Grasindo. Rinna (2011). Kelemahan myob. http://rinnahayani.blogspot.com/2011/10/kelebihan-dankelemahan-myob.html. 21 maret 2012
