SNIPTEK 2016
ISBN: 978-602-72850-3-3
PENERAPAN APLIKASI AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG STUDI KASUS TOKO GIAN KOMPUTER Endang Wahyudi
AMIK BSI Bekasi
[email protected]
ABSTRAK —Gian Komputer adalah sebuah toko yang bergerak di bidang perdagangan komputer, notebook dan accesoris komputer. Semenjak toko ini didirikan pada tahun 2008 pencatatan akuntansi dan penyajian laporan keuangan masih menggunakan catatan dalam bentuk kertas. Hal ini memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan.Implementasi aplikasi program akuntasi merupakan solusi terbaik untuk memecahkan permasalahan - permasalahan yang ada pada toko ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada toko ini, khususnya dalam penyajian laporan keuangan.Maka dari itu implementasi aplikasi program akuntansi sangat membantu di dalam penyajian laporan keuangan pada perusahaan dagang, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan menjadi lebih cepat, akurat dan efisien Kata Kunci: penerapan aplikasi, aplikasi akuntansi, gian komputer
PENDAHULUAN Implementasi atau penerapan aplikasi program akuntansi dalam dunia usaha pada zaman yang sudah mengalami perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat seperti saat ini dinilai sangat krusial bagi para pengusaha dan pemilik perusahaan. Tujuan dibuatnya laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan untuk kemajuan perusahaan. Implementasi aplikasi program akuntansi pada perusahaan jasa, perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur akan sangat menunjang efisiensi dan keefektifan kerja di dalam pengolahan data untuk mendapatkan informasi keuangan yang dibutuhkan. Penyajian laporan keuangan harus mendapatkan perhatian khusus, sebab pengolahan data akuntansi dan keuangan adalah ujung tombak untuk mengetahui untung atau ruginya sebuah perusahaan. Penyajian informasi keuangan di mulai dengan berbagai macam transaksi yang terjadi setiap harinya dalam kegiatan usaha, transaksi penerimaan
INF-946
kas, pengeluaran kas, pembelian dan penjualan secara tunai maupun kredit, penilaian persediaan barang dagang sampai kepada penyusutan aktiva tetap. Semua transaksi tersebut adalah komponen dalam penyajian laporan keuangan yang harus diolah dengan baik dan benar untuk mendapatkan laporan keuangan dengan hasil yang akurat. Penyajian laporan keuangan yang dilakukan dengan proses manual sangatlah tidak praktis dan memerlukan waktu yang sangat lama. Informasi keuangan menjadi tidak sesuai dengan yang diharapkan, jika terjadi kesalahan pencatatan suatu data yang disebabkan oleh kelalaian manusia (human error).Selain itu penyajian informasi keuangan secara manual memungkinkan terjadinya penumpukan data dalam bentuk berkas-berkas yang membutuhkan banyak tenaga kerja untuk menyelesaikan pengolahan data tersebut, sehingga laporan keuangan yang dibutuhkan tidak dapat dihasilkan secara optimal. Melihat kondisi tersebut di atas, saat ini mulai banyak beredar aplikasi program akuntansi yang dibuat dengan tujuan membantu pengolahan transaksi untuk menghasilkan laporan keuangan secara tepat, cepat dan akurat. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mencoba mengajukan proposal penelitian dengan tema Aplikasi ProgramAkuntansi Perusahaan Dagang Studi Kasus Toko Giant Computer. Dengan adanya implementasi aplikasiprogram akuntansi ini, diharapkan para pengusaha dan pemilik perusahaan akan mendapatkan kemudahan dalam penyajian laporan keuangan secara cepat dan akurat. Didasari oleh latar belakang permasalahan dan beberapa kondisi tersebut di atas maka yang menjadi pokok permasalahan pada penelitian ini adalah bagaimana membuat sebuah laporan keuangan secara tepat, akurat dan tepat waktu. Permasalahan penulis rumuskan sebagai berikut: a. Apa saja yang harus dipersiapkan saat sebuah perusahaan ingin menggunakan aplikasi program akuntansi untuk menyusun laporan keuangan. b. Bagaimana menyusun laporan keuangan yang tepat dan akurat menggunakan Zahir Accounting Versi 5.1 Edisi Enterprise. Dalam penelitian ini permasalahan dimulai dari penginputan transaksi pengeluaran kas dan
SNIPTEK 2016
ISBN: 978-602-72850-3-3
penjualan, serta penerimaan kas dan pembelian. Laporan yang dibuat adalah laporan rincian penjualan, laporan rincian pembelian, persediaan barang, laporan laba rugi dan neraca saldo menggunakan Zahir Accounting Versi 5.1 Edisi Enterprise dengan studi kasus pada toko Giant Computer..
BAHAN DAN METODE Zahir Accounting adalah aplikasi akuntansi akuntansi keuangan yang sangat inovatif, namun sangat berbeda dengan aplikasi akuntansi akutansi lainnya. Selain mempermudah pembukuan, dimana seluruh jurnal akuntansi dan laporan keuangan dibuat secara otomatis tanpa perlu mengerti teori akuntansi yang mendalam, Zahir Accounting juga akan mempermudah pemilik perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, karena dilengkapi berbagai analisa laporan keuangan perusahaan, seperti analisa rasio, break even point analysis, berbagai grafik dan laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.
Gambar 2. Grafik yang dihasilkan oleh Zahir
Teknik Pengembangan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Metode Pengamatan Langsung (Observasi) Dalam mendapatkan bukti – bukti transaksi dan Gambar 1. Export Report Zahir ke berbagai format. Banyak pengusaha tidak dapat membaca laporan keuangan, mereka tidakmengerti arti angka-angka yang disajikan, namun dengan Zahir mereka dapatdengan mudah mengetahui kinerja perusahaan dengan cepat, cukup klik grafik-grafik yang ada. Tersedia grafik analisa bisnis terpadu dalam satu layar, setiap grafik dapat diklik untuk dapat dianalisa. Tersedia juga grafik kinerja penjualan per pelanggan, per kelompok, per salesman, produk yang paling laku,paling tinggi omsetnya, paling untung, grafik rasio analysis dan grafik break even point analyis, dan lain-lain.
informasi keuangan untuk keperluan penelitian ini, penulis
mengadakan
langsung(observasi)
di
pengamatan Toko
Giant
secara Computer.
Observasi dilakukan secara formal yang mana penulis dan bagian keuangan toko Giant Computer dalam mengolah
data
keuangan
menggunakan
Zahir
Accounting Versi 5.1. 2. Metode Wawancara Dalam
metode
wawancara,
penulis
mengajukan
beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan kegiatan pembukuan yang dilakukan di toko Giant Computer. Dari hasil wawancara, diketahui bahwa pembukuan yang dilakukan sampai dengan saat ini masih dilakukan dengan pencatatan diatas kertas. Sedangkan mulai bulan Juli 2012toko Giant Computer mulai menggunakan Zahir Accounting Versi 5.1. 3. Metode Kepustakaan
INF-947
SNIPTEK 2016 Dalam metode kepustakaan, penulis mengumpulkan data dan literatur dari buku-buku referensi yang berhubungan dengansiklus akuntansi perusahaan dagang dan buku panduan pembukuan mudah untuk perusahaan trading dengan menggunakan aplikasi akuntansi Zahir Accounting Versi 5.1.
HASIL DAN PEMBAHASAN PT. Giant Technology Solution adalah perusahaan dagang yang didirikan oleh Bapak Rudi Malau dan Ibu Rahma di JL.Pondok Bambu Batas No. 10 B RT 001 RW 012 Pondok Bambu – Duren Sawit Jakarta Timur pada tahun 2008 dengan jumlah karyawan lebih dari 50 orang. Seiring dengan perkembangan usahanya yang sangat pesat, maka PT. Giant Technology Solution membuka beberapa toko cabang. Untuk nama tokonya sendiri PT. Giant Technology Solution memilih Giant Computer sebagai nama tokonya. Dalam penulisan penelitian ini penulis melakukan riset di salah satu cabang dari Toko Giant Computer yang beralamat di Jl. Akses UI No. 60 Samping Kampus E Gunadarma Kelapa Dua - Depok. Kegiatan pokok yang dijalankan oleh Giant Computer adalah penjualan berbagai macam jenis merk notebook, seperti Toshiba, Accer, Asus, Samsung, HP, BenQ, Advan, Axio, Dell, Zyrex, dll. Perusahaan ini membeli notebook dari beberapa supplier kemudian menjualnya kembali secara tunai, untuk penjualan secara kredit Giant Computer bekerjasama dengan PT. Adira Finance, sebagai salah satu perusahaan pembiayaan kredit A. Identitas Perusahaan dan Usaha Pokok Nama Perusahaan : PT. Giant Technology Solution Alamat NPWP : JL. Pondok Bambu Batas No. 10 B RT 001 RW 012 Pondok Bambu – Duren Sawit Jakarta Timur Nama Toko : Giant Computer Alamat Toko : Jl. Akses UI No. 60 Samping Kampus E Gunadarma Kelapa Dua Depok. NPWP : 02.797.124.1-008.000 No.Pengukuhan PKP : 24-09-2010 Jenis Usaha : Perdagangan Kode KLU : 54562 Nomor Telepon : (021) 87703903 Nomor Faksimili : (021) 87711742 Website : www.giantcomputer.com B. Kebijakan Akuntansi 1. Umum a. Dasar accrual basic b. Periode Akuntansi tahunan ( 1 Januari s/d 31 Desember ) dibagi dalam 12 periode bulanan. c. Pada akhir bulan disusun laporan bulanan secara manual. d. Dipergunakan jurnal khusus dan jurnal umun manual untuk mencatat transaksi.
INF-948
ISBN: 978-602-72850-3-3 e. 2.
3.
4.
5.
6.
Mata uang yang digunakan IDR Pembelian a. Setiap pembelian akan diperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) 10% dari nilai pembelian. b. Pembelian yang dikenakan PPN diasumsikan sudah dilampiri dengan faktur pajak. Pengeluaran Kas a. Setiap pengeluaran kas di atas Rp. 5.000.000,dilakukan dengan cara transfer melalui bank didukung dengan Bukti Pengeluaran Kas. b. Setiap pengeluaran kas di bawah Rp. 5.000.000,dibayar dengan kas, dengan melampirkan Bukti Pengeluaran Kas. Penjualan a. Setiap penjualan akan diperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai 10% dari nilai penjualan. b. Harga – harga barang yang tercantum di faktur penjualan sudah termasuk PPN 10%. Penerimaan Kas a. Setiap penerimaan kas disetor ke bank satu hari setelah tanggal transaksi penjualan, dengan sebelumnya di lakukan penghiungan secara manual terlebih dahulu. b. Untuk keamanan dana perusahaan setiap uang hasil transaksi penjulan di simpan di bank atas nama PT. Giant Technology Solution . Untuk mata uang rupiah (IDR) disimpan di Bank Cental Asia, cabang Margonda Depok dengan nomor rekening 8690113997. Sedangkan untuk mata uang Vallas (USD) disimpan di Bank International Indonesia dengan nomor rekening 2102159000. Penilaian Persediaan Barang Dagang a. Sistem pencatatan menggunakan sistem perpetual. b. Metode yang digunakan adalah metode harga pokok rata-rata bergerak.
Gambar 3. Tampilan Jendela Zahir
SNIPTEK 2016
Gambar 4. Menentukan periode transaksi Instalasi Zahir tetap harus dilakukan di masing-masing workstation (komputer pengguna / client) dan diperlukan satu komputer yang akan berperan sebagai server, pastikan Firebird Database Server telah terinstall di komputer server (pilih opsi complete pada form instalasi). Bila komputer server akan digunakan juga untuk menjalankan Zahir, maka Zahir harus diinstall secara lengkap di komputer server, namun bila hanya sebagai server (penyimpan data) maka cukup diinstalldatabase server saja (pilih opsi custom pada form instalasi kemudian pilih database server). Jika data keuangan belum tersedia maka buatlah terlebih dahulu data keuangan melalui Zahir > menu utama > membuat data baru. Jika komputer server hanya berperan sebagai server (hanya diinstall Firebird Database Server saja), maka proses pembuatan data baru dilakukan di komputer client kemudian copy file data ke server.
ISBN: 978-602-72850-3-3 Menu untuk menampilkan daftar rekening perkiraan (Chart of Account), melalui menu ini kita dapat membuat, mengedit dan menghapus data rekening. Rekening tabungan di bank adalah salah satu contoh rekening perkiraan, di Zahir masih banyak lagi rekeningrekening lain (selain tabungan bank), seperti rekening kas, piutang usaha, persediaan barang, asset, hutang, modal, itu semua adalah rekening perkiraan yang akan digunakan dalam transaksi-transaksi di Zahir. Disini kita dapat menginput transaksi jurnal umum dalam format debet dan kredit. Transaksi jurnal umum tersusun dari kode rekening-kode rekening, dimana nilai transaksi harus diinput pada kolom yang sesuai, apakah kolom atau debet atau kolom kredit, dimana nilai total kolom debet harus sama dengan total kolom kredit. Form transaksi jurnal umum akan berguna untuk transaksi-transaksi yang tidak dapat diinput melalui form transaksi khusus, seperti transaksi adjustment, pengalokasian dan koreksi. Setiap rekening perkiraan memiliki buku pembantu tersendiri yang dikenal dengan istilah buku besar. Seperti halnya buku tabungan bank, buku besar akan menampilkan perubahan saldo setiap rekening (debet dan kreditnya). Untuk menampilkan daftar transaksi jurnal umum yang pernah kita buat dalam suatu periode. Melalui menu ini pula kita dapat mencetak, mengedit dan menghapus transaksi jurnal umum yang sudah diinput sebelumnya.
Gambar 6. Form menu pembelian
Gambar 5. Form menu penjualan
INF-949
Form permintaan pengadaan barang, contoh : seorang manajer keuangan mengajukan kepada bagian pembelian untuk pengadaan software akuntansi, selanjutnya bagian pembelian (sebelum membeli) akan meminta vendor-vendor software akuntansi untuk membuat penawaran harga. Berdasarkan nomor permintaan barang dari suatu departemen, bagian pembelian meminta kepada supplier untuk mengajukan permintaan penawaran harga melalui
SNIPTEK 2016 form meminta penawaran harga, dimana nantinya akan menjadi dasar order pembelian. Setelah penawaran harga diterima, dan harga disetujui, maka bagian pembelian dapat menginput purchase order melalui form ini. Selanjutnya kita dapat mengetahui berapa jumlah barang yang sudah diterima dan berapa yang belum dengan membuka kembali transaksi purchase order yang pernah diinput sebelumnya (melalui daftar purchase order atau laporan pembelian). Untuk menginput transaksi penerimaan barang / pembelian. Transaksi pembelian ini secara otomatis akan membuat jurnal akuntansi, menambah kartu stok dan mengupdate kartu hutang. Kita cukup mengisi nama supplier/pemasok, memilih item barang yang akan dibeli, jumlah dan harganya, kemudian klik tombol rekam, semua proses akuntansi akan dibuat secara otomatis. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Penerimaan Barang / Pembelian Formulir yang serupa dengan transaksi pembelian/penerimaan barang per supplier, namun hasil akhirnya adalah kebalikan dari pembelian, yaitu barang akan dikeluarkan dari kartu stok, hutang kepada supplier berkurang, dst. Transaksi retur secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok, mengurangi kartu stok dan mengupdate kartu hutang. Melalui Daftar Hutang Usaha, kita dapat menampilkan saldo hutang dagang per supplier / pemasok berdasarkan umur hutang baik secara total ataupun per transaksi, beserta detail transaksi pembayarannya, kita dapat juga menampilkan grafik umur hutang. Form ini digunakan untuk menginput transaksi pembayaran hutang, kita cukup memilih nama supplier yang akan menerima pembayaran, kemudian pilih nomor faktur/invoice mana yang akan dibayar, mengisi discount pembayaran dan denda keterlambatan jika ada. Form ini digunakan untuk menginput transaksi kelebihan pembayaran dari supplier, dimana uang kita akan dikembalikan secara tunai atau digunakan untuk pembayaran hutang/pembelian kita yang lainnya. Menu untuk mengakses data-data yang terkait dengan transaksi pembelian, seperti nama alamat, data barang, satuan pengukuran dan sebagainya. Klik link-link yang tersedia di menu ini untuk menampilkan daftar transaksi pembelian, permintaan penawaran harga, purchase order, retur dan transaksi pembayaran hutang usaha. Setelah daftar transaksi ditampilkan, kita dapat menghapus transaksi, mengedit, memposting dan mencetak faktur.
KESIMPULAN Pada penelitian ini penulis melakukan riset mengenai implementasi aplikasi program akuntansi pada Toko Giant Computer menggunakan Zahir Accounting Versi 5.1. Implementasi program pada dasarnya adalah cara yang ditempuh oleh Toko Giant Computer untuk menghasilkan laporan keuangan secara akurat tanpa
INF-950
ISBN: 978-602-72850-3-3 membutuhkan waktu yang lama serta dapat meminimalisir kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan jika dilakukan secara manual. Pemilihan software Zahir Accounting Versi 5.1, dinilai sangat cocok dalam menunjang kegiatan usaha pada toko ini. Dengan segala fitur dan kelebihan yang dimiliki oleh Zahir Accounting Versi 5.1. laporan keuangan dapat dihasilkan secara cepat dan akurat. Berdasarkan uraian–uraian yang sudah penulis bahas pada bab–bab sebelumnya, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: a. Data transaksi bulan April 2011 yang dilakukan secara manual di Toko Giant Computer, setelah di implementasikan menggunakan Zahir Accounting Versi 5.1. memiliki hasil akhir yang sama. b. Implementasi aplikasi program akuntansi menggunakan software akuntansi dinilai sangat penting, sebagai alternatif pemecahan masalah dalam penyusunan laporan keuangan pada semua jenis usaha. c. Pengolahan transaksi akuntansi menggunakan Zahir Accounting Versi 5.1 sangat menghemat waktu, karena proses penjurnalan dan posting ke buku besar terbentuk secara otomatis saat transaksi diinput ke dalam modul-modul transaksi yang disediakan. d. Zahir Accounting Versi 5.1. dibuat dari sudut pandang pengusaha, sehingga setiap pengusaha dapat mengelola dan memiliki kendali penuh terhadap usahanya tanpa mengharuskan pengusaha dan manajemen perusahaan untuk memahami teori akuntansi terlebih dahulu. e. Zahir Accounting Versi 5.1. memiliki kelebihankelebihan serta berbagai perangkat yang mudah digunakan sehingga memungkinkan para pengusaha dan manajemen untuk mengambil keputusan bisnis dengan cepat dan tepat. f. Kesalahan dalam mengolah data keuangan secara manual dapat diminimalisir. g. Penyimpanan data dalam bentuk database dinilai lebih aman. Begitu pula jika kita ingin mencari data menjadi lebih mudah, cepat dan akurat. h. Mempercepat proses pembuatan laporan keuangan dan pengambilan keputusan terhadap kegiatan usaha dapat dilakukan dengan objektif karena memiliki data keuangan yang akurat.
REFERENSI Haryo Jusup Al. 2001. Dasar - Dasar Akuntansi – Jilid 2. Yogyakarta: STIE YKPN. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
SNIPTEK 2016 Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Andi Offset yogyakarta. Narko. 2007. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama. Sitinjak Elizabeth Lucky Maretha, R. Bowo Harcahyo, B. Linggar Yekhti Nugraheni dan Linda Kusumaning Wedari. 2008. Akuntansi Dasar 1. Ringkasan Teori dan Soal. Jakarta: Grafindo.
INF-951
ISBN: 978-602-72850-3-3 Soemarso S. R. 2002. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta. Bhineka Cipta 1994. Sutrisno. 2008. Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan. Yogyakarta: Ekonisia
