EVALUASI TINGKAT KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN KOLEKSI SEBELUM DAN SESUDAH MENGGUNAKAN PROGRAM SHORT MESSAGE SERVICE (SMS) PERINGATAN DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA oleh Nurma Harumiaty; Djuwarnik
ABSTRAK Perpustakaan mempunyai tanggung jawab moral dalam membina penggunaya agar lebih bertanggung jawab terhadap koleksi yang dipinjamnya. Tren keterlambatan pengembalian buku terus bertambah, untuk itu perpustakaan perlu terus berinovasi dalam layanannya demi memenuhi kebutuhan penggunanya. Program SMS Peringatan Pengembalian Buku merupakan salah satu cara agar jumlah keterlambatan buku berkurang. Setelah diimplementasikan Program SMS Peringatan di Perpustakaan Unair, jumlah penurunan keterlambatan buku memang berkurang tetapi tidak cukup signifikan. kata kunci: pemanfaatan sms, pengembalian koleksi, keterlambatan
Pendahuluan Latar Belakang Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit yang mengelola dan menyediakan jasa layanan informasi untuk seluruh sivitas akademika. Sebagai penyedia informasi, perpustakaan harus mampu memberikan pelayanan yang sebaik mungkin untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Pada perpustakaan perguruan tinggi tersedia bermacam-macam jenis layanan. Salah satu layanan yang menjadi ujung tombak perpustakaan adalah layanan sirkulasi. Pengertian Sirkulasi Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “Circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada “ sirkulasi udara” sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa Hs., 1993 : 1) Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 6): Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan kepada para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan seperti: 1. Membuat peraturan mengenai pemakaian/ peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur : a. Siapa saja yang boleh memakai fasilitas perpustakaan b. Syarat - syaratnya apa saja c. Hak - haknya apa saja d. Lamanya jangka waktu peminjaman e. Banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/ anggota perpustakaan. f. Sanksi - sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka ataupun bila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perpustakaan. 2. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan.
3. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamanya dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan. 4. Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakan. 5. Melayani permintaan “Surat Bebas Pinjaman Pustaka (SBPP)” kepada para anggota perpuastakan yang memerlukan untuk keperluan studi. Di dalam pelayanan sirkulasi perpustakaan, proses peminjaman dan pengembalian merupakan kegiatan yang rutin dilakukan setiap hari. Peminjaman koleksi untuk dibawa pulang sudah ditentukan batas waktunya. Batas waktu peminjaman bervariasi tergantung kebijakan masing-masing perpustakaan. Dalam proses pengembalian koleksi seringkali terjadi keterlambatan pengembalian koleksi atau dengan kata lain koleksi dikembalikan melewati batas waktu yang telah ditentukan oleh perpustakaan. Keterlambatan ini terjadi biasanya dikarenakan kelalaian pengguna yang sebagian besar mempunyai alasan lupa atau meminjamkan kartu mahasiswa ke orang lain untuk meminjam buku, sehingga peminjam kartu mahasiswa kurang bertanggung jawab terhadap koleksi yang dipinjamnya. Dengan bertambahnya koleksi yang terpinjam maka peluang keterlambatan juga semakin meningkat. Hal ini tentu saja akan menghambat kelancaran proses pengelolaan perpustakaan. Koleksi yang seharusnya bisa dipinjam bergantian jadi dimonopoli oleh satu orang peminjam. Hal ini tentu saja merugikan baik pihak perpustakaan maupun pengguna yang lain. Kondisi ini mendorong pengelola perpustakaan untuk mencari jalan keluar guna meminimalisir keterlambatan koleksi. Untuk mengingatkan peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi, Perpustakaan Universitas Airlangga memanfaatkan sistem surat menyurat. Kemudian seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan memanfaatkan layanan Short Message Service (SMS) Center sebagai pengingat sebelum jatuh tempo tanggal kembali koleksi. Tujuan Tulisan ini bertujuan untuk mengevaluasi tingkat keterlambatan pengembalian ketika menggunakan sistem surat menyurat dan sesudah pemanfaatkan SMS sebagai pengingat. Media SMS saat ini banyak digunakan sebagai media komunikasi yang cukup efektif. Media SMS dapat dimanfaatkan sebagai reminder atau pengingat dalam pengembalian koleksi. Dengan layanan SMS ini diharapkan dapat mengurangi angka keterlambatan pengembalian koleksi dan tidak ada lagi alasan bagi pengguna untuk lupa mengembalian koleksi. Sehingga koleksi yang dipinjam dapat dikembalikan sesuai waktu yang ditentukan. Metode penulisan Metode yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode penulisan deskriptif. Dalam tulisan ini akan dideskripsikan sistem surat tagihan yang saat ini sudah tidak digunakan lagi. Selain itu akan dideskripsikan juga sistem pengingat dengan memanfaatan media SMS. Dari kedua sistem yang dilakukan akan dikaji tingkat efektifitasnya dalam meminimalisir tingkat keterlambatan pengembalian.
Pembahasan Sistem pengingat menggunakan surat tagihan Sebelum memanfaatkan program SMS pengingat, Perpustakaan Universitas Airlangga menggunakan metode surat menyurat sebagai tagihan keterlambtan koleksi. Proses penagihan lewat surat dilakukan ketika keterlambatan sudah melewati dua minggu dari tanggal pengembalian yang sudah ditentukan. Surat tagihan dibuat rangkap tiga, surat ke-1 dikirim ke alamat peminjam, surat ke-2 sebagai tembusan kepada Dekan dan dikirim ke fakultas dan surat ke-3 sebagai arsip di bagian sirkulasi. Namun dalam pelaksanaannya sistem surat tagihan ini mempunyai banyak kendala dan dirasa kurang efektif. Beberapa kendala yang dihadapi dengan menggunakan metode ini antara lain, karena menggunakan jasa pos butuh waktu agak lama untuk sampai ke tujuan. kadang surat tidak sampai ke alamat peminjam. Surat tidak sampai ke alamat yang dituju karena beberapa hal diantaranya, peminjam pindah alamat tanpa memberitahu pihak perpustakaan, alamat tidak jelas atau alamat tidak lengkap. Sedangkan pihak fakultas kurang merespon surat dan tidak mengkonfirmasi mahasiswa yang meminjam koleksi perpustakaan. Dari segi biaya sistem surat juga cukup tinggi karena menggunakan jasa pos untuk pengirimannya. Sistem pengingat dengan memanfaatkan SMS Seiring perkembanga teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan merasa perlu merubah sistem pengingat melalui surat tagihan yang sudah berjalan cukup lama. Karena dirasa sistem tersebut kurang efektif maka Perpustakaan Universitas Airlangga memanfaatkan media SMS sebagai pengingat. Pemanfaatan media SMS dilakukan sejak bulan Oktober 2013. Pertimbangannya adalah sebagaimana kita ketahui bahwa dengan perkembangan teknologi informasi pengguna sudah terbiasa dengan alat komunikasi modern seperti smartphone, handphone ataupun gadget yang lain. Media SMS sudah bukan hal yang baru, semua pengguna pasti memanfaatkannya. Oleh karena itu media pengingat melalui SMS dirasa cukup efektif. Keuntungannya antara lain, informasi yang disampaikan lebih cepat sampai ke pengguna, dibandingkan dengan pengiriman surat yang memerlukan biaya perangko maka biaya layanan SMS Center ini lebih hemat. Dengan memanfaatkan layanan SMS untuk pengingat pengembalian ini diharapkan tingkat keterlambatan koleksi dapat ditekan dan menjadi solusi tidak hanya bagi perpustakaan, tapi juga bagi pengguna. Pengguna tidak terbebani dengan sejumlah denda yang harus dibayar sebagai sanksi dari keterlambatan pengembalian koleksi. Aplikasi yang akan digunakan dalam mengimplementasikan layanan SMS Peringatan ini belum terintegrasi pada Aplikasi Otomasi Perpustakaan milik Perpustakaan Universitas Airlangga yaitu LARIS (Library Archive Retrieval Information System). Dikarenakan kebutuhan yang besar untuk memanfaatkan layanan SMS ini maka dibutuhkan aplikasi SMS, dan yang dipilih yaitu SMS Pro yaitu aplikasi SMS Standalone yang dapat mengirimkan sms dalam jumlah banyak (broadcast SMS). Adapun perangkat yang dibutuhkan dalam melakukan broadcast SMS peringatan keterlambatan pengembalian buku antara lain : 1. PC / Laptop 2. Aplikasi SMS yang telah diinstall 3. Modem HP 4. Sim Card/ Kartu HP 5. Database pengguna (aplikasi otomasi perpustakaan) 6. Pulsa
Penggunaan aplikasi SMS ini membutuhkan data pengguna perpustakaan yang akan dikirimi SMS peringatan. Untuk itu perlu diambilkan dari database otomasi perpustakaan yaitu data anggota yang masa pinjamannya akan berakhir. Karena itu pada otomasi perpustakaan ditambah satu menu yaitu “Kirim SMS Peringatan” yang akan mengambil data tersebut yang berisi informasi No. HP, Nama Pengguna, NIM. Database ini kemudian dimasukkan dalam aplikasi SMS yang kemudian dilakukan proses broadcast SMS kepada seluruh pengguna yang masa peminjamannya akan berakhir, biasanya pengiriman SMS ini pada H-2. Respon pengguna terhadap layanan SMS Pengingat melalui SMS ini mendapat respon yang positif dari pengguna. Pengguna merasa sangat terbantu dengan adanya program ini. Ini terbukti dengan banyaknya SMS masuk sebagai tanggapan bahwa mereka berterima kasih telah diingatkan. Kadang-kadang karena kegiatan kuliah yang padat, mahasiswa lupa bahwa buku yang dipinjam sudah waktunya kembali. Respon ini juga ditunjukkan oleh angka keterlambatan yang mengalami penurunan. Angka penurunan keterlambatan dapat dibuktikan pada Tabel 1 di bawah ini : Tabel 1. Perbandingan Tingkat Keterlambatan Pengembalian Buku Sebelum dan Sesudah Menggunakan SMS
Pada tabel terlihat perbandingan tingkat keterlambatan pengembalian buku sebelum dan sesudah menggunakan SMS dari Oktober Tahun 2013 sampai dengan Nopember Tahun 2014. Terlihat tren penurunan yang menunjukkan hasil yang positif meskipun rata-rata tidak terlalu signifikan.
DAFTAR PUSTAKA Perpustakaan Universitas Airlangga Surabaya. “Laporan Keterlambatan Pengembalian Buku”. 2013-2014. Nahar, Annuh Liwan. “Pemanfaatan Short Messange Service (SMS) Untuk Mengurasi Angka Keterlambatan Pengembalian Koleksi Perpustakaan.” FPPTI Jawa Timur. Prosiding “Peranan Jejaring Perpustakaan dalam Meningkatkan Kompetensi Pustakawan”. Trawas, Mojokerto, 17-18 September 2013. http://laenjalur.wordpress.com/2011/10/22/pelayanan-sirkulasi-di-perpustakaan/: Diunduh tgl. 16 Oktober 2014 http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19665/3/Chapter%20II.pdf. Diunduh tgl. 20 Oktober 2014
