PELAYANAN REFERENSI DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya ( A.Md ) dalam bidang perpustakaan
Oleh: Nama : F.NUGROHO BUDHI P Nim : D1806015
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2009
PERSETUJUAN
Telah disetujui oleh Dosen pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada hari
: Selasa
Tanggal
: 9 juni 2009
Dosen Pembimbing
Dra. Sri Urip Haryati, M.Si NIP. 131283612
ii
PENGESAHAN
Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan profesi Ahli Madya (A.Md.) Hari
: Selasa
Tanggal
: 9 Juni 2009
Panitia Penguji Tugas Akhir :
Penguji I
Drs.Harmawan,M.Lib NIP.131568195
(………………………………)
Penguji II
Dra.Sri Urip Haryati,M.Si NIP.131283612
(……………………………….)
Mengetahui Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Drs.H.Supriyadi,SN.SU NIP.130936616
iii
MOTTO
♣ Hidup itu bukan tanpa rasa sakit dan rasa sakit merupakan proses untuk mencapai kesuksesan dalam hidup ( Viji ) ♣ Berusaha menjadi yang terbaik lebih penting dari pada yang pertama (Bill Gates) ♣ Sesuatu yang hebat tidak akan tercapai tanpa semangat yang besar ( Kenny Rodriguez ) ♣ Lebih baik berusaha sampai mati dari pada menunggu mati tanpa berusaha ( Lorenzo )
iv
PERSEMBAHAN
Laporan Tugas Akhir ini Di persembahkan untuk: •
Tuhan Yesus Kristus yang telah memberi berkatNya
•
Mom you are the queen of my heart, Dad thanks untuk pelajaran hidup menjadi seorang laki-laki
•
Adikku theresia, thanks sis u’re the best
•
Septania Gabriella Siagian, thanks dear you teach me so many things no one compares you in this world
•
Dimaz automatic, pito bla-bla blast, bim-bim rawk, Erwin moron, perjuangan belum berakhir teman..
•
Anak- anak Alone: ema, dodik, agung
•
Anak- anak UMS Skateboarding
•
My deck hello 7,5 thanks for theraphy
v
KATA PENGANTAR Puji syukur Penulis Panjatkan Kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md.) Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mengambil judul “Pelayanan Referensi di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta”. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan dan bimbingan yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1.
Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2.
Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Perpustakaan.
3.
Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan kepada penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini.
4.
Bapak
Drs.Harmawan,M.Lib
selaku
Dosen
penguji
yang
telah
bemberikan bimbingan dalam menyusun Tugas Akhir ini. 5.
Bapak Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik
vi
yang telah banyak membantu dan membimbing dalam penulisan Tugas Akhir ini. 6.
Romo Prof. Dr. Frans Susilo, SJ. Selaku Kepala Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
7.
Segenap staf dan karyawan perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta yang telah banyak membantu dan membimbing penulis dalam menyusun tugas akhir ini.
8.
Segenap Dosen Pengajar Program Diploma III Perpustakaan yang telah membagi ilmunya kepada penulis.
Mengingat keterbatasan kemampuan dan pengetahuan, penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu segala kritik dan saran yang diajukan guna penyempurnaan tugas akhir ini akan diterima dengan senang hati. Akhir kata, penulis berharap semogga tugas akhir ini dapat bermanfaat vagi semua pihak guna perkembangan Ilmu Pengetahuan di bidaang Perpustakaan.
Surakarta, 28 Mei 2009
Penulis
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………………………………………………………………….
i
HALAMAN PERSETUJUAN……………………………………………………….
ii
HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………………..
iii
HALAMAN MOTTO………………………………………………………………… iv HALAMAN PERSEMBAHAN……………………………………………………… v KATA PENGANTAR………………………………………………………………… vi DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. viii DAFTAR TABEL DAN BAGAN……………………………………………………. x DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………………….. xi BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang…………………………………………………………………. 1 B. Tujuan ………………………………………………………………………… 2 C. Pelaksanaan ………………………………………………………………….
3
D. Metode Pengumpulan Data …………………………………………………..
3
E. Rumusan Masalah …………………………………………………………….
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan ……………………………………………………..
5
B. Referensi dan Layanan Referensi ……………………………………………
6
C. Fungsi Layanan Referensi …………………………………………………… 10 D. Pengertian Koleksi Referensi dan Jenis Koleksi Referensi …………………. 11 E. Pustakawan Referensi ……………………………………………………….. 14 BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA A. Sejarah Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta …………….. 16 B. Ruang/Gedung Perpustakaan ………………………………………………..
19
C. Koleksi ………………………………………………………………………
20
D. Struktur Organisasi ………………………………………………………….
21
E. Sumber Daya Manusia ……………………………………………………… 25 viii
F. Sumber Dana/Anggaran ……………………………………………………... 26 G. Sarana dan Prasarana ………………………………………………………… 26 H. Layanan Pemakai …………………………………………………………….. 26 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH A. Analisa Masalah ……………………………………………………………..
31
B. Hambatan-hambatan ………………………………………………………… 36 C. Pemecahan Masalah …………………………………………………………. 37 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ………………………………………………………………….
38
B. Saran ………………………………………………………………………… 40 DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………………
41
LAMPIRAN ………………………………………………………………………. .
42
ix
DAFTAR TABEL DAN BAGAN
Bagan I
: Alur Kerja Menjawab Pertanyaan Referensi
Bagan II
: Struktur Organisasi Makro
Bagan III
: Struktur Organisasi Mikro
Table 1.1
: Daftar Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
Table 1.2
: Daftar Staf UPT Perpustakaan Sanata Dharma Berdasar Jenjang pendidikan
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
: Surat Tugas Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 2
: Surat Keterangan Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 3
: Jadwal Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 4
: Catatan Kerja Harian
Lampiran 5
: Formulir Layanan Peminjaman Antar Kampus
Lampiran 6
: Formulir Aktivasi Anggota biasa perpustakaan
Lampiran 7
: Formulir serah terima koleksi dari pengembangan koleksi ke pengolahan koleksi
Lampiran 8
: Rekapitulasi statistik buku dipinjam
Lampiran 9
: Rekapitulasi statistik buku kembali
Lampiran 10 : Label buku pusdok Verhaar, Referensi, Pustaka Ignasian Lampiran 11 : Kartu Buku Lampiran 12 : Contoh Koleksi Digital
xi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini yang begitu pesat, perpustakaan dituntut untuk lebih professional, karena perpustakaan, terutama perpustakaan perguruaan tinggi
merupakan unit pelaksana teknis yang
berfungsi memberikan layanan informasi kepada mahasiswa, dosen, dan karyawan Universitas dalam menjalankan tugas – tugas Tri Dharma Perguruaan Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Keberadaan perpustakaan di perguruan tinggi tidak semata – mata hanya pemenuhan yang diatur oleh pemerintah, tetapi karena sangat diperlukan oleh segenap aktifitas akademika, tanpa adanya perpustakaan, maka proses belajar mengajar di perguruaan tinggi tidak dapat berjalan dengan baik. Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat penyimpan buku semata, akan tetapi secara sederhana perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumberdaya manusia, “ruang khusus”,
dan
kumpulan
koleksi
sesuai
dengan
jenis
perpustakaannya.
(Abdullah,2003:3). Untuk menilai dan mengetahui kualitas suatu perpustakaan, salah satu tolak ukurnya adalah pelayanan kepada penggunanya, baik itu pelayanan secara umum, pelayanan terhadap ketersediaan informasi, maupun pelayanan referensi. Pelayanan
1
2
referensi merupakan salah satu yang tidak kalah pentingnya dengan pelayanan lainnya yang ada di perpustakaan. Pelayanan referensi bertugas menyediakan bahan acuan dan informasi, terutama untuk mendukung kegiatan pendidikan, pengajaran dan penelitian, sesuai dengan prinsip pelayanan referensi yang bersifat universal, cepat, tepat, dan mudah. pelayanan referensi yang diberikan tergantung pada berbagai faktor, seperti situasi lokal, tradisi lokal, jenis pemakai, besar kecilnya perpustakaan, sumber pustaka yang tersedia serta pandangan hidup pustakawan menyangkut organisasi dan administrasi perpustakaan. Untuk menjadikan perpustakaan yang lebih berkualitas, maka sudah sewajarnya jika bagian pelayanan referensi juga harus mengikuti kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, agar perpustakaan dapat dijadikan sebagai pusat sarana untuk mencari informasi.
B. Tujuan Tujuan dari penulisan tugas akhir tentang layanan referensi adalah untuk mengetahui : 1. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme
kerja serta kegiatan –
kegiatan di bagian referensi? 2. Untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi, serta bagaimana mengatasi permasalahan yang ada di bagian pelayanan referensi?
3
C. Pelaksanaan Observasi ini dilaksanakan di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta pada : Tanggal : 16 Februari 2009 s.d. 31 Maret 2009.
D. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah: 1. Observasi: Metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung, yaitu mengamati, melaksanakan, dan mencatat semua proses dan hal penting dari kegiatan yang dilakukan oleh pustakawan dan pegawai perpustakaan. 2. Dokumentasi: Kegiatan mencari atau mengumpulkan data yang bersumber pada dokumen tertulis, yang dimiliki oleh Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta. 3. Wawancara: Mengadakan dialog langsung dengan pimpinan perpustakan atau staf yang bekerja di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta. 4. Literatur: Membaca buku – buku yang berkaitan dan berhubungan dengan perpustakaan terutama tentang koleksi dan layanan referensi.
4
E. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang akan dikemukakan dalam laporan ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme
kerja serta kegiatan –
kegiatan di bagian referensi? 2. Hambatan apa saja yang ada dalam pelaksanaan layanan referensi dan bagimana cara mengatasi hambatan – hambatan yang ada di pelayanan referensi?
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan Istilah dan pengertian perpustakaan menurut berbagai sumber pendapat dari berbagai tokoh: 1. Abdullah (2003: 3) Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata, akan tetapi secara sederhana dapat di nyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaan serta sebuah sistem yang di dalamnya terdapat unsur tempat koleksi yang disusun berdasarkan sistem tertentu dan pemakaiannya. 2. Muljani A. Nurhadi (1983: 3) Perpustakaan merupakan unit kerja yang mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan mengelola pemanfaatan koleksi untuk para penggunanya. 3. Lasa Hs (1990: 48) Perpustakaan adalah pengumpulan bahan informasi yang terdiri dari bahan buku / book materials dan bahan buku/ non book materials yang disusun dengan sistem tertentu diperuntukkan bagi pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaatnya atau pengertiannya, tidak untuk dimiliki sebagian maupun keseluruhan. Dari berbagi pengertian “perpustakaan” seperti di atas, dapat disimpulkan bahwa:
5
6
Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumberdaya manusia dan kumpulan koleksi bahan buku dan bahan non buku yang disusun berdasarkan sistem tertentu untuk diambil manfaatnya atau pengertiannya.
B. Referensi dan Layanan Referens • Istilah “referensi” berasal dari bahasa inggris “to refer” yang berarti “menunjuk”, yaitu menunjuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pemakai perpustakaan. Koleksi referensi dapat diartikan sebagi bahan bacaan yang disusun dengan sistem tertentu untuk mendapatkan informasi yang lebih khusus. Abdullah (2003: 225)
• Sedangkan untuk layanan referensi menurut American Library Association (ALA ), “layanan referensi” merupakan sebagian layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat non ilmiah. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan 2 (dua) hal tentang layanan referensi, yaitu: 1. Memberikan petunjuk kepada sumber informasi yang ada di perpustakaan yang disusun dengan sistem tertentu. 2. Memberikan informasi langsung kepada pembaca, baik informasi yang ilmiah maupun informasi yang bersifat non ilmiah.
7
1. Kegiatan layanan referensi menurut Mustafa dan Saleh (1994: 323) dapat dibagi menjadi dua jenis kegiatan pokok, yaitu: a. Kegiatan pokok pelayanan referensi 1)
2)
3)
4)
5)
Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan, koleksi, maupun hal – hal lain yang mudah dan cepat memenuhinya, misalnya memberikan keterangan mengenai lokasi buku di rak, memberikan keterangan mengenai jenis catalog perpustakaan dan lokasi di perpustakaan. Memberikan informasi yang bersifat spesifik atau khusus, untuk memenuhinya diperlukan referensi bahan pustaka yang ada atau konsultasi dengan petugas lainnya, misalnya menjawab pertanyaan yang bersifat fakta seperti: alamat seorang tokoh, arti suatu kata, jumlah penduduk suatu Negara atau sebagainya. Memberikan bantuan penelusuran koleksi referensi yang diperlukan para pengguna dengan mengunakan catalog, bibliografi, komputer dan alat penelusur lain. Memberikan bimbingan kepada para pengguna perpustakaan untuk mengenal berbagai jenis koleksi referensi untuk mencari informasi yang benar – benar dibutuhkan. Membantu mengarahkan untuk menemukan pokok – pokok bahasan tertentu didalam buku yang sesuai dengan minat dan bidang studi pengguna perpustakaan.
b. Kegiatan penunjang layanan referensi 1) 2)
3) 4) 5)
Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan perpustakaan atau jasa informasi lain dalam bidang bidang pemberian jasa pengguna informasi. Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga mudah digunakan, dengan menata koleksi referensi (shelving) menurut klasifikasi yang digunakan oleh perpustakan secara teratur. Mengorganisasi bahan kliping surat kabar Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga sehingga mudah digunakan. Mencatat dan mengumpulkan data (statistik) kegiatan layanan referensi, yaitu digunakan untuk keperluan laporan bagian layanan referensi dan bermanfaat untuk evaluasi sampai sejauh mana keberhasilan layanan referensi.
8
2. Jenis pertanyaan referensi Menurut Mustafa dan Saleh (1994: 332), secara umum pertanyaan referensi dapat dikelompokkan menjadi dua: a. Pertanyaan dengan spesifikasi yang jelas, artinya jelas apa yang diinginkan. Misalnya permintaan mengenai dokumen, buku, artikel, dan sebagainya, dengan disertai data bibliografi, seperti pengarang, judul, atau keduanya. b. Pertanyaan tidak mempunyai spesifikasi yang jelas. Untuk menjawab pertanyaan ini diperlukan wawancara terlebih dahulu agar informasi yang diberikan oleh petugas referensi sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh sipenanya. Contoh untuk pertanyaan ini adalah adalah “tolong carikan tulisan mengenai hidroponik”, dalam hal ini petugas perlu mengetahui apakah penanya tersebut membutuhkan informasi yang berasal dari majalah, buku teks, atau petunjuk praktis saja. Juga perlu diketahui pula tujuan apa penanya mencari informasi. 3. Prosedur menjawab pertanyaan referensi Menurut buku “Pedoman Layanan Referensi dan Sirkulasi Perguruan Tinggi” (1992: 45) untuk melaksanakan kegiatan menjawab pertanyaan referensi yang diajukan oleh para pemakai atau pengunjung perpustakaan pada umumnya dapat dilakukan dengan urutan kerja sebagai berikut:
9
Bagan I: Alur Kerja Menjawab Pertanyaan Referensi Mulai
Pertanyaan
Identifikasi Kebutuhan Info (untuk keperluan apa)
Identifikasi Penanya (klasifikasi,spesialisasi,batas bidang studinya, bahasa yang dipergunakan dll) Ya
Langsung dijawab
Catat pertanyaan
Tidak Catat pertanyaan
Analisis dan Klasifikasi pertanyaan Kerjakan keseluruhan
Tidak
Hubungi perpustakaan/jasa informasi lain
Ditemukan
Ya
Ya Rumuskan dan catat jawaban
Ditemukan Tidak Beritahukan kepada penanya dan beri saran
Sampaikan jawaban
Selesai
Sumber Data: Pedoman Layanan Referensi dan Sirkulasi Perguruan Tinggi Th. 1992
10
C. Fungsi Layanan Referensi Menurut Abdullah (2003: 227) fungsi dari layanan referensi adalah: 1.
Pengawasan Petugas referensi dapat mengamati pengunjung, baik dalam kebutuhan informasi yang diperlukan maupun latar belakang sosial dan tingkat pendidikannya agar dapat menjawab pertanyaannya dengan tepat.
2.
Informasi Petugas referensi dapat memberikan informasi kepada pengunjung, yaitu memberikan jawabn terhadap pertanyaan singkat maupun penelusuran informasi yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai.
3.
Bimbingan Petugas referensi harus menyediakan waktu guna memberikan bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan, misalnya melalui catalog perpustakaan, buku – buku referensi, serta bahan pustaka lainnya.
4.
Instruksi Petuga referensi memperkenalkan kepada pemakai tentang bagaimana menggunakan perpustakaan yang baik, dan ditujukan juga kepada usaha untuk menggairahkan dan meningkatkan pengguna perpustakaan.
5.
Bibliografis Petugas referensi secara teratur menyusun daftar bacaan atau bibliografi untuk keperluan penelitian atau mengenalkan bacaan yang baik dan menarik.
11
D. Pengertian koleksi Referensi dan Jenis koleksi Referensi 1.
Pengertian koleksi referensi Koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan atau di luar perpustakaan yang terdiri dari berbagai bentuk dan dipergunakan sebgai bahan untuk mendapatkan informasi tertentu. Koleksi
tidak untuk dibaca secara
keseluruhan, tetap hanya dibaca pada bagian tertentu. Abdullah (2003: 229), ciri koleksi referensi, antara lain: a) Guna keperluan konsultasi b) Tidak dibaca keseluruhan seperti buku biasa c) Terdiri atas entri yang terpotong – potong d) Tidak untuk dipinjamkan e) Informasinya disusun berdasar abjad, judul, subyek, kronologis, dan ada indeksnya. 2.
Jenis koleksi referensi Koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun macam isi informasi (Sumardji, 1996: 28) a. Menurut sifat informasi, koleksi referensi terdiri dari: 1) Koleksi referensi umum, yaitu koleksi referensi yang berisi atau menyajikan informasi yang bersifat umum, ruang lingkupnya tidak terbatas hanya mengeni subyek – subyek informasi tertentu, misalnya terdapat pada buku almanak, seperti •
Almanak Indonesia.Jakarta:Biro Pusat Statistik,1982.
12
2) Koleksi referensi khusus, koleksi referensi yang berisi informasi khusus mengenai subyek informasi atau pokok bahasan bidang pengetahuan tertentu, seperti: •
Almanak
Industri
1990.Jakarta:Departemen
Perindustrian
RI,1990. b.
Menurut macam dan isi informasi, koleksi referensi terdiri atas: 1) Sumber Geografi Sumber geografi merupakan sumber informasi yang berisi tentang peta atau gambaran daerah di permukaan bumi. 2) Indeks dan Abstrak Indeks merupakan daftar kata atau istilah yang biasanya terdapat pada bagian akhir dari suatu buku tersusun secara alfabetis, yang memberikan informasi mengenai halaman dimana terdapat masing – masing kata atau istilah tersebut. 3) Bibliografi Buku acuan yang berisi daftar buku atau bahan pustaka yang disusun secara alfabetis. Bibliografi tidak memberikan uraian mengenai subyeknya tetapi hanya menunjukkan bahan pustaka yang memuat informasi subyek tersebut. 4) Sumber Biografi Buku acuan yang berisi informasi mengenai nama, tanggal lahir, kualifikasi, kedudukan, hobi, keluarga, alamat, hasil karya, dan riwayat hidup orang terkenal yang disusun secara alfabetis.
13
5) Kamus Buku acuan yang berisi daftar kata suatu bahasa atau daftar istilah yang disusun secara sistematis, biasanya alfabetis, dengan keterangan arti dan penggunaannya. 6) Ensiklopedi Merupakan buku acuan yang menghimpun berbagai cabang ilmu pengetahuan tertentu dalam artikel terpisah dan disusun secara sistematis, fungsi ensiklopedi menjawab pertanyaan apa,bagaimana, dimana, dan mengapa. 7) Direktori Merupakan buku acuan yang berisi: daftar nama orang (pejabat, lembaga, badan organisasi) dilengkapi dengan alamat, kegiatan, kode, dan data lain yang disusun secara alfabetis atau urutan kode nomor. 8) Buku Tahunan Terbitan yang bersifat tahunan, isinya mengulas perkembangan atau kejadian dalam setahun, merekam informasi terbaru,dan disajikan dalam bentuk model statistik. 9) Buku pegangan/handbook/pedoman Terbitan yang biasanya memuat keterangan tentang suatu bidang, disajikan dalam bentuk yang padat dan praktis. Buku ini merupakan sumber referensi singkat, isinya meliputi berbagai macam data,
14
sedangkan buku pedoman memuat petunjuk mengenai bagaimana melakukan sesuatu, kemana dan apa yang harus dikerajakan. 10) Almanak Penanggalan atau kalender dalam setahun. Buku ini berisi tentng informasi mengenai daftar hari, minggu, bulan, peristiwa, dan hari penting dalam setahun.
E. Pustakawan Referensi 1.
Pengertian pustakawan Pustakawan adalah seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan (kode etik pustakawan Indonesia)
2.
Syarat pustakawan referensi Untuk dapat mendukung kinerja perpustakaan dalam pelayanan referensi yang baik, pustakawan referensi harus mempunyai skill dan kemampuan yang memadai. Beberapa syarat yang dimaksud menurut Sudjono Trimo (1997: 29) a. Disamping pengetahuannya tentang library know how dan tentang buku – buku sumber informasi, pustakawan harus memiliki: b. Pengetahuan tentang the users. c. Metode dan teknik penelusuran informasi, dan
15
d. Menguasasi ilmu pengetahuan yang menjadi bidang garapan para pemakai
jasa layanan perpustakaan.
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
A. Sejarah Sebelum mengenal lebih jauh tentang sejarah perpustakaan Sanata Dharma maka terlebih dahulu disampaikan visi, misi, dan semboyan Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta. 1. Visi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma adalah bagian yang tak terpisahkan dari Universitas Sanata Dharma yang terpanggil untuk mencari, menemukan, dan mengungkapkan kebenaran sejati, serta ikut ambil bagian dalam pembinaan generasi muda dengan berlandaskan pada nilai – nilai kebangsaan dan kebudayaan nasional, nilai – nilai kristiani, dan spiritualitas ignatian. Oleh karena itu Perpustakaan Sanata Dharma sebagai suatu sistem penyedia dan pengelola informasi berperan aktif dalam mendukung usaha seluruh civitas academica Universitas Sanata Dharma untuk menggali kebenaran, mengembangkan ilmu, membina generasi muda dengan dilandasi semangat cinta kasih dan pengabdian pada sesama.
16
17
2. Misi a. Menyediakan dan mengelola bahan – bahan informasi yang aktual, lengkap, dan akurat, berupa bahan pustaka tercetak maupun elektronik, untuk mendukung kegiatan Universitas Sanata Dharma dalam proses belajar mengajar, penelitian dan pengembangan ilmu, serta pengabdian kepada masyarakat. b. Menyediakan jasa layanan berupa pemakaian dan pengadaan bahan – bahan pustaka, serta penyediaan sarana prasarana yang diperlukan untuk mendukung kegitan seluruh civitas academica Universitas Sanata Dharma. c. Menjaga dan melestarikan serta mengembangkan bahan – bahan informasi yang merupakan kekayaan koleksi Perpustakan Sanata Dharma. d. Meningkatkan kualitas perpustakaan secara terus – menerus sebagai suatu sistem penyedia dan pengelola informasi yang modern, serta tanggap terhadap kemajuan ilmu dan teknologi. e. Mengadakan kerjasama dengan perpustakaan dan penyedia informasi lainnya untuk meningkatkan kualitas kinerja perpustakaan. 3. Semboyan We Provide Information to Produce Knowledge.
Pada awalnya suatu Lembaga Pendidikan Sanata Dharma yang disebut Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) Sanata Dharma yang berdiri tahun 1957.
18
Sehingga Perpustakaan diperkirakan berdiri tahun 1957-an, dengan nama Perpustakaan Perguruan Tinggi Pendidikan Guru Sanata Dharma. Seiring dengan perkembangan dan tuntutan jaman, pada tahun 1965, Lembaga Pendidikan PTPG berubah menjadi Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Sanata Dharma. Pada waktu itu perpustakaan menempati gedung dengan 2 lantai yang terletak di timur asrama Realino. Pada tahun 1993, tepatnya tanggal 20 April 1993, berdasarkan SK Mendikbud No. 46/D/01/1993, Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) berubah menjadi Universitas Sanata Dharma, sehingga secara otomatis perpustakaan juga ikut berubah namanya menjadi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma. Untuk meningkatkan layanan perpustakaan, maka tahun 1994 mulai membangun gedung baru di atas tanah seluas 4.000 m2, yang terdiri atas 4 lantai yang berlokasi di kampus II Mrican Jl. Gejayan. Sebagai perhatian yang besar dari pemerintah yang di tengah proses pembangunan gedung tersebut, pada tanggal 23 September 1994 Mendikbud, Prof. Dr. Wardiman Djojonegoro, berkenan memberikan tandatangan pada prasasti yang berbunyi “Perpustakaan ini dibangun untuk memajukan pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi ” Pada tanggal 15 Maret 1995 Kardinal Pio Leghi, Prefek Konggresasi Pendidikan Katolik didampingi Duta Besar Vatikan untuk Indonesia memberkati gedung Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, pada tanggal 27 Juni 1995 oleh Soetoyo, Koordinator Kopertis Wilayah V, juga melakukan pemberkatan gedung Perpustakaan Universitas Sanata Dharma.
19
Dengan dibangunnya kampus III yang terletak di Paingan Jl. Maguwoharjo dan berprinsip pada mendekatkan koleksi kepada pengguna, maka sejak tahun 1996 dibuka unit Perpustakaan dengan koleksi sesuai dengan fakultas yang ada di kampus III Paingan yang meliputi bidang-bidang eksakta seperti matematika, fisika, teknik, farmasi, dan psikologi. Semenjak berdirinya perpustakaan hingga sekarang, Perpustakaan Universitas Sanata Dharma telah mengalami beberapa kali pergantian kepemimpinan, antara lain: 1.
Romo Wilhelm J. van Der Mulen, SJ., MA.
1957 – 1979
2.
Romo Dr. Frans Susilo, SJ.
1980 – 1981
3.
Romo Dr. James J. Spillane, SJ.
1981 – 1988
4.
Drs. B. Bastian Arief, MLS
1988 – 1990
5.
Peter Dr. James J. Spillane, SJ
1990 – 1993
6.
Drs. B. Bastian Arief, MLS.
1993 – 1997
7.
Romo Dr. Frans Susilo, SJ.
1997 – Sekarang
B. Ruang / Gedung Perpustakan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta berlokasi di Mrican, Tromol Pos 29 Yogyakarta. Saat ini perpustakaan mempunyai empat lantai sebagai tempat melakukan kegiatan sehari – hari. a. Lantai dasar (Basement) digunakan untuk koleksi yan disirkulasikan, koleksi khusus Pater Prof. Dr. P. J. Zoet Mulder, SJ., koleksi khusus pusat dokumentasi Verhaar dan Artati serta ruang pemeliharaan bahan pustaka.
20
b. Lantai I digunakan untuk ruang kepala perpustakaan dan wakil kepala perpustakaan, ruang seminar, loker, layanan sirkulasi, ruang administrasi, dan ruang pengadaan bahan pustaka. c. Lantai II terdapat ruangan layanan workstation, koleksi CD dan DVD, akses internet, koleksi cadangan, koleksi referensi dan layanan foto kopi. d. Lantai III digunakan untuk koleksi majalah terjilid, koleksi majalah lepas, koleksi surat kabar dan terdapat juga ruang diskusi, serta koleksi ignatian.
C. Koleksi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dalam memenuhi kebutuhan penggunanya dari tahun ke tahun koleksinya selalu berkembang, baik koleksi tercetak maupun terekam. Adapun jenis koleksi yang ada di Perpustakaan Sanata Dharma adalah sebagai berikut: 1. Koleksi buku teks dibagi ke dalam 3 kelompok, yaitu: a. Buku cadangan, yang terdiri dari bahan pustaka yang bukan foto kopi. Koleksi ini tidak dipinjamkan, tapi hanya dibaca di tempat. b. Buku teks umum, biasanya terdiri dari minimal 4 eksemplar (buku tergantung banyaknya permintaan dari pengguna) buku ini dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan. c. Buku referensi, terdiri dari almanak, bibliografi, ensiklopedi, handbook, kamus, peraturan perundang-undangan, terbitan BPS, dan lain-lain. 2. Koleksi skripsi. 3. Koleksi peta.
21
4. Koleksi multi media, yang terdiri dari CD, DVD, Kaset, dan Disket. 5. Koleksi khusus Soedmulder, terdiri dari koleksi-koleksi sastra jawa kuno. 6. Koleksi Verhaar, terdiri dari koleksi bidang bahasa. Jumlah koleksi UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma sampai dengan bulan Oktober 2008 adalah sebagai berikut:
Tabel1.1 Daftar Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Jenis Koleksi Buku Majalah Lepas Majalah Terjilid Jurnal Lepas Jurnal Terjilid Surat Kabar Tabloid CD ROM Disket Kaset Pustaka Artati Posdok Verhaar Skripsi Tesis Kaset DVD
Judul 97.803 261 198 560 455 13 8 851 117 29 + 5.000 5.964 280
Eksemplar 191.630 1.810 2.564 4.055 1.106 --3.798 150 83 + 7.000 8.000 381
Sumber UPT. Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, 2008
D. Struktur Organisasi Struktur Organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi tersebut, serta wewenang dan tanggungjawab setiap anggota organisasi yang melakukan tiaptiap tugas kerja tersebut. Adapun struktur organisasi dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :
22
1. Struktur Organisasi Makro Struktur organisasi makro adalah penggambaran kedudukan Perpustakaan sebagai unit kerja di dalam struktur organisasi Universitas Sanata Dharma. Organisasi makro ini menggambarkan secara formal hal-hal yang berhubungan dengan lembaga induknya. Perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis yang secara bersama-sama mempunyai kedudukan yang sama dengan unit yang lain dalam mencapai tujuan lembaga induknya. UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma berada di bawah tanggungjawab Rektor. Hal-hal yang berkaitan dengan akademik melalui Pembantu Rektor I, dan yang berkaitan dengan keuangan di bawah Pembantu Rektor II. Adapun struktur organisasi makro Perpustakaan adalah sebagai berikut:
23
Bagan II Struktur Organisasi Makro
Yayasan YYyter er Sanata Dharma Senat Mahasiswa Universitas
LPUSD
PPM
Rektor PR I
Senat Mahasiswa fakultas
PP
PR II
Dewan Penyantun PR III
Dekan PD I
PD II
PD III
Senat Universitas
Senat Fakultas
UPT Perpustakaan PP
PP PP
BAA
BAU
BAPS Jurusan
Kelompok Dosen
Laboratorium Sek. Jurusan
Mahasiswa
Sumber UPT Sanata Dharma
24
2. Struktur Organisasi Mikro Struktur organisasi mikro adalah penggambaran dan penegasan tentang kedudukan bidang, macam kegiatan kerja dan kewenangannya secara hirarkis dari subunit kerja yang ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan. Dalam struktur organisasi mikro Kepala Perpustakaan membawahi bagian administrasi, pengembangan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka dan pelayanan pengguna. Adapun struktur organisasi mikro perpustakaan sebagai berikut: Bagan III Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
KEPALA WAKIL KEPALA
ADMINISTRASI
PENGEMBANGAN KOLEKSI
PENGOLAHAN KOLEKSI
PELAYANAN PENGGUNA
PEMELIHARAAN SARANA FISIK
Sumber UPT Perpustakaan Sanata Dharma
25
E. Sumber Daya Manusia Perpustakaan Sumber daya manusia di perpustakaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting. Oleh sebab itu sumber daya manusia harus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan yang harus dipenuhi. Untuk menjawab tantangan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, pengembangan UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dalam merekut pegawainya selalu melihat latarbelakang pendidikan di bidang perpustakaan. Hal ini dapat dilihat bahwa, sebagian besar staf perpustakaan memiliki pengetahuan dan pendidikan tentang perpustakaan. UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma memiliki 32 staf yang terdiri dari 21 tenaga tetap dan 11 tenaga kontrak yang masing-masing mempunyai tugas dan tanggung jawab. Dari 32 staf perpustakaan sebagai berikut: Tabel 1.2 Daftar Staf UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Berdasarkan Jenjang Pendidikan No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Jenjang Pendidikan S3 Non Perpustakaan S1 Perpustakaan + Pendk. Bhs.Indonesia S1 Perpustakaan S1 Pendk. Bhs. Inggris S1 Bhs. Indonesia + Kursus Perpustakaan S1 Sastra Nusantara D3 Perpustakaan D3 Teknik Penerbangan D2 Perpustakaan SLTA + Kursus Perpustakaan SLTA + Kursus Komputer SLTA Studi lanjut S1 UNPAD Jumlah
Jumlah 1 1 2 1 1 1 4 1 2 6 1 10 1 32
Keterangan Kepala Perpustakaan Tetap Tetap Tetap Tetap Kontrak Tetap Kontrak 1 tetap, 1 kontrak 5 tetap, 1 kontrak Tetap 3 tetap, 7 kontrak Tetap
Sumber UPT. Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
26
F. Sumber Dana / Anggaran Sumber dana yang diperoleh perpustakan Sanata Dharma diperoleh dari Yayasan Sanata Dharma sendiri. Dana tersebut dialokasikan sebagai pembelian buku khususnya untuk kemajuan perpustakaan Sanata Dharma. Maka dibuat anggaran setiap tahunnya untuk dapat mengetahui apa saja dana tersebut, berapa banyak yang telah digunakan. Semua itu masuk ke pembulatan yang akan dipertanggung jawabkan pada rapat tahunan. Setiap pembelian perlengkapan perpustakan harus di buat daftar dan diajukan ke kepala perpustakaan untuk persetujuaan, bukti dari transaksi pembelian dikumpulkan dan dibuat pembukuannya baru dilaporkan dalam rapat tahunan.
G. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua benda atau barang dan inventaris yang menjadi milik perpustakaan dan digunakan untuk penyelenggaraan dan pendukung kegiatan perpustakaan. Perpustakaan Universitas Sanata Dharma sejauh ini memiliki berbgai sarana dan prasarana yang bertujuan untuk menunjang kegiatan terutama untuk para pengguna jasa perpustakaan tersebut. Sarana dan prasarana yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai perpustakan antara lain: almari, rak, meja, kursi, AC, computer, telepon, pengguna automasi untuk penelusuran.
H. Fasilitas dan Layanan Perpustakaan Fasilitas dan layanan yang diberikan UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma adalah:
27
1. Gedung Perpustakaan. Dengan dibangunnya gedung baru di Mrican, maka mulai bulan Juni 1995 perpustakaan manempati gedung dengan 4 lantai. Gedung tersebut difungsikan untuk: a. Lantai Dasar (Basement) digunakan untuk ruang koleksi yang disirkulasikan, koleksi khusus Pater Prof. Dr. P. J. Zoet Mulder, SJ., koleksi khusus pusat dokumentasi Verhaar, dan pemeliharaan bahan pustaka. b. Lantai I digunakan untuk ruang kepala, ruang seminar Maulana, tempat penitipan tas, layanan sirkulasi, ruang pengolahan, ruang administrasi, dan pengadaan bahan pustaka. c. Lantai II digunakan untuk layanan workstation, koleksi CD dan DVD, akses internet, buku tandon, referensi, dan layanan fotokopi. d. Lantai III digunakan untuk layanan majalah, jurnal, skripsi, layanan fotokopi, ruang seminar Driyarkara, dan ruang Amato yaitu ruang koleksi khusus pariwisata yang dikelola oleh Pusat Pengembangan dan Penelitian Pariwisata. Sementara Perpustakaan Kampus III, mulai bulan Januari 2003, menempati gedung baru, yaitu lantai 2 dan 3. Gedung tersebut difungsikan sebagai berikut: a. Lantai II digunakan untuk ruang kepala perpustakaan, ruang staf, ruang koleksi umum, dan ruang layanan sirkulasi. b. Lantai III digunakan untuk koleksi tandon, koleksi referensi, koleksi skripsi, jurnal, workstation, dan layanan foto kopi. 2. Fasilitas Penelusuran
28
Untuk
mempermudah
penelusuran
bahan
pustaka,
perpustakaan
menyediakan katalog elektronik di setiap lantai. Katalog ini berupa OPAC (Online Public Acces Catalog) yang dapat diakses dengan komputer yang tersambung ke Network yang ada di Universitas Sanata Dharma. 3. Layanan Sirkulasi Kegiatan layanan ini meliputi peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan pemberian sanksi bagi mereka yang terlambat mengembalikan pinjamannya, serta mengurus surat bebas pinjaman. Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Universitas
Sanata
Dharma
dengan
menerapkan
komputerisasi.
Untuk
memperlancar layanan ini, perpustakaan menggunakan software NCI Bookman. Dengan software NCI Bookman ini diharapkan dapat melayani pengguna secara cepat sehingga tidak terjadi antrian dalam hal meminjam bahan pustaka. 4. Layanan Ruang Baca Layanan ruang baca di samping tersedia koleksi-koleksi yang hanya dibaca di tempat dan foto kopi, agar nyaman dalam belajar, ruang baca yang luas dan tenang dilengkapi dengan AC (Air Conditioner). Dengan berprinsip pada mendekatkan koleksi pada pengguna, maka setiap ruang baca selalu disediakan koleksi. 5. Layanan Workstation Pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan komputer yang ada di ruang workstation, baik di Perpustakaan Mrican maupun Paingan. Di ruang workstation ini pengguna dapat bekerja untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dan akses internet.
29
6. Layanan Foto kopi Untuk memenuhi kebutuhan pengguna, khususnya koleksi cadangan yang tidak bisa dipinjam, perpustakaan menyediakan fasilitas layanan foto kopi. Layanan ini diharapkan dapat membantu pengguna untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan cara memfoto kopi buku yang dikehendaki sesuai dengan peraturan yang berlaku. 7. Keanggotaan UPT
Perpustakaan
Universitas
Sanata
Dharma
dalam
melayani
penggunanya dikelompokkan menjadi dua jenis keanggotaannya, yaitu: a)
Anggota yang dapat melakukan peminjaman bahan pustaka. Yang dimaksud anggota di sini adalah civitas akademika dan staf administrasi
Universitas
Sanata
Dharma.
Untuk
dapat
melakukan
peminjaman bahan pustaka setiap anggota harus memenuhi persyaratan yang harus dipenuhi terlebih dahulu sesuai dengan peraturan yang berlaku. b)
Anggota baca Yang termasuk dalam keanggotaan ini terdiri dari Alumni Universitas Sanata Dharma, mahasiswa pasca sarjana, peneliti, dan mahasiswa di luar Universitas Sanata Dharma. Jenis keanggotaan ini anggota tidak dapat melakukan peminjaman bahan pustaka.
8. Jam Pelayanan Pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan buka dari hari Senin – Sabtu, dengan rincian waktu sebagai berikut:
30
a. Pelayanan Perpustakaan Senin – Jumat
Jam
: 07.00 WIB – 20.30 WIB
Sabtu
Jam
: 07.00 WIB – 11.45 WIB
9. Penjilidan Sesuai dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi yaitu, mengumpulkan, mengolah, menyebarkan, dan melestarikan bahan pustaka, maka UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma melaksanakan pemeliharaan bahan pustaka yaitu dengan menjilid buku-buku yang rusak. 10. Penerbitan Media Informasi Perpustakaan Dalam rangka pengembangan sumber daya manusia di bidang penulisan yang berkaitan dengan perpustakaan dan sebagai media informasi, maka sejak tahun 2000 UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma menyediakan media informasi yang diberi nama “ Info PERSADHA ” yang terbit 2 (dua) kali dalam setahun. Dengan adanya media ini staf perpustakaan dituntut untuk aktif dalam menuangkan gagasan dan pikiran yang berkaitan dengan bidang perpustakaan.
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
Pelayanan referensi di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta merupan salah satu kegiatan pokok pelayanan yang tidak kalah pentingnya dengan pelayanan lain yang ada di perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta. Pelayanan referensi khusus menyediakan dan menyajikan koleksi referensi kepada para pengguna perpustakaan dengan tujuan untuk mengarahkan pengguna untuk menemukan dan menggunakan setiap koleksi referensi dengan cepat dan tepat. A. Analisa Masalah Hasil pengkajian terhadap pelaksanaan pelayanan referensi di perpustakaan Universitas Sanata Dharma dapat diuraikan bahwa, pelayanan referensi berkaitan erat dengan: 1. Sarana dan prasarana 1) Ruangan Layanan Referensi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta menempati
lantai
2
gedung
perpustakaan.
Guna
mendukung
penyelenggaraan kegiatan layanan referensi, ruangan dilengkapi dengan AC, 2 (dua) unit computer untuk penelusuran koleksi bahan pustaka, sirkulasi udara serta pencahayaan yang baik. 2) Perabotan dan Perlengkapan
31
32
Perlengkapan yang tersedia guna mendukung kelancaran pelayanan referensi, antara lain: meja baca, kursi, rak buku, almari, globe, komputer, mesin foto copy, jam dinding. 3) Hari dan Jam Buka Pelayanan Pelayanan referensi di buka setiap hari senin – sabtu dengan kekentuan waktu sebagai berikut:
Senin – Jumat : Pukul 07.00 wib – 20.30 wib.
Sabtu
: Pukul 07.00 wib – 11.45 wib.
4) Sumber Daya Manusia Pelayanan referensi di perpustakaan Universitas Sanata Dharma berdiri sendiri dan tidak ada staf yang menangani. Hanya terdapat 4 (empat) pegawai yang hanya menangani pelayanan foto copy, dan print. 5) Jenis Koleksi referensi Jenis koleksi referensi yang berada di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma memakai kode Rf, contoh koleksi referensi sebagai berikut: 1) Kamus •
Based on the American heritage dictionary, Kaethe Ellis, Boston: Houghton Mifflin, 1976
•
Kamus Jerman Indonesia, Soemantri, Jakarta: Mutiara,1980
2) Ensiklopedi •
Encyclopedia of Packaging Technolgy, Aaron L. Brandy, New York: Jhon Wiley and Sons Inc, 1997
33
•
Encyclopedia Dictionary of Selling, Garofalo Gene, New jersey: Pretice Hall, 1994
3) Hand book •
Leksikon Manajemen Srategi, Hayden Catherine , Jakarta: PT Elex Media Computindo, 1986
•
Tools for executives, Tyran Michael R, Jakarta: PT Elex Media Computindo, 1994
4) Bibliografi •
Batavia – Jakarta 1600- 2000, Ewald Ebing, Leiden: KITL Press, 2000
•
National Bibliographical Service, Latsen Knud, Paris: UNESCO, 1953
5) Badan Pusat Statistik •
Statistik Indonesia 1993, Jakarta: Biro Pusat Statistik, 1993
•
Statistik Keuangan Pemda Provinsi 2003-2006, Biro Pusat Statistik, Jakarta: CV Angkasa, 2006
6) Perundang – undangan •
UU RI No 15 Tahun 2006 Tentang Badan pemeriksaan Keuangan, Jakarta: Eko Jaya, 2006
•
UU RI No 31 Tahun 2002 Tentang Partai Politik, Jakarta: Cipta Jaya, 2003
34
7) Almanak •
Family Almanac, Morrisharth, New York: N.Y, 1972
•
The 1989 Information please Almanac, Information Please, 1989
8) Direktori • Directory of the RI Government, Pemerintah RI, Jakarta: PT Mitra Info, 2000 • Golkar Parpol dan Organisasi Kemasyarakatan (Ormas), Republik Indonesia, 1994 9) Atlas •
Atlas Advanced, Collins Logmans, University of Edinburgh: The New York Times, 1964
•
The times Atlas of the World, Random House: Badan penerbit ALDA
10) Buku Tahunan •
Bank Indonesia Laporan Tahunan Pembukuan 1974/1975, Jakarta:1975
2. Kegiatan Layanan Referensi Kegiatan layanan referensi di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta adalah system pelayanan terbuka (open access). Di mana pengguna dapat memilih atau mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan. Dalam prakteknya biasanya pengguna menggunakan OPAC (online public access catalog) untuk mempermudah pencarian koleksi referensi yang dapat diakses melalui computer yang telah di sediakan.
35
a. Kegiatan Layanan referensi 1) Layanan informasi Layanan
referensi
Perpustakaan
Sanata
Dharma
Yogyakarta memberikan layanan informasi berupa koleksi referensi, karena tidak adanya staf yang menangani bagian koleksi referensi, pengguna dituntut untuk mandiri dan dewasa sehingga Perpustakaan Sanata Dharma mempercayakan semua penggunaan koleksi referensi dapat dicari sendiri oleh pengguna yang membutuhkan. Dalam hal ini Perpustakaan Sanata Dharma hanya akan memberikan jalan keluar jika memang apa yang di cari pengguna di koleksi referensi tidak diketemukan, maka pihak perpustakaan melalui bagian sirkulasi akan membantu dan menjawab apa yang dilontarkan pengguna. 2) Layanan bimbingan Bimbingan kepada pengguna sangat diperlukan, karena tidak semua pengguna perpustakaan mengetahui dan dapat menggunakan koleksi referensi secara cepat dan tepat. Hal ini mengingat bahwa di Perpustakaan Sanata Dharma tidak adanya staf referensi maka pihak perpustakaan biasanya mengadakan pendidikan pengguna perpustakan dilaksanakan pada waktu orientasi mahasiswa baru, mereka diberikan bimbingan tentang layanan, cara penggunaan koleksi perpustakaan serta penggunaan fasilitas perpustakan.
36
3) Layanan ruang baca dan fotocopy Layanan
ruang
baca
disediakan
untuk
anggota
perpustakaan yang membutuhkan bahan – bahan pustaka yang tidak boleh dipinjam atau di bawa pulang. Ruang baca ini digunakan oleh pengguna perpustakaan atau anggota baca untuk mempelajari informasi yang dibutuhkan. Perpustakaan juga menyediakan foto copy untuk koleksi referensi ataupun koleksi bacaan atau cadangan. 4) Kegiatan rutin Dalam hal ini mengingat tidak adanya staf khusus referensi maka pengembalian buku referensi ataupun buku bacaan dan cadangan yang bersifat tidak boleh dipinjam tetapi hanya bisa dibaca ditempat dalam pengembalian buku ke rak (shelving) di bantu oleh tenaga part time dari mahasiswa.
B. Hambatan – hambatan Dari hasil pengamatan yang telah dilaksanakan di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta, dapat disampaikan bahwa, dalam penyelenggaraannya Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta juga menjumpai berbagai hambatan sehingga pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan perlu adanya peningkatan. Hambatan – hambatan yang dimaksud adalah: 1. Ruang layanan referensi yang masih menjadi satu dengan ruang baca terkesan kurang tenang bagi pengguna lainnya.
37
2. Tidak bisa mengetahui jika ada koleksi referensi yang rusak, dikarenakan tidak adanya petugas khusus bagian referensi 3. Tidak adanya bagian petugas khusus bagian referensi yang menangani koleksi referensi karena dinilai kurang efektif.
C. Pemecahan Masalah Berdasarkan analisa temuan masalah di atas, untuk meningkatkan layanan referensi perlu beberapa hal yang harus menjadi perhatian. a. Perlu adanya penataan ruangan sendiri untuk bagian koleksi referensi agar pengguna referensi tidak terganggu dengan aktivitas lain. b.
Pihak perpustakaan Sanata Dharma mengadakan cek list buku rutin setiap 3 minggu
c. Dalam hal ini pihak perpustakaan akan mengadakan bimbingan dan melalui bimbingan yang diadakan Perpustakaan Universitas Sanata Dharma melalui beberapa tahap bimbingan yang diakhiri dengan tes, maka pihak perpustakaan menganggap bahwa mahasiswa sudah dewasa dan mampu untuk menggunakan koleksi referensi yang tersedia.
BAB V PENUTUP
Sebagai penutup Tugas Akhir ini, dapat disampaikan beberapa kesimpulan dan saran yang dapat digunakan sebagai koreksi guna meningkatkan mutu dan kualitas perpustakaan pada umumnya dan di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta pada khususnya. A. Kesimpulan 1. Lokasi Perpustakaan Sanata Dharma berada di Mrican, Teromol Pos 29, Yogyakarta 55002 2. Koleksi referensi di perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta meliputi: direktori, atlas, almanak, bibliografi, handbook, ensiklopedi, kamus, perundang – undangan, terbitan Badan Pusat Statistik, buku tahunan. Koleksi referensi boleh di fotokopi atau dibaca di tempat. 3. Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta menggunakan software NCI bookman untuk penelusuran bahan pustaka guna memuaskan pengguna dan memudahkan pekerjaan oleh petugas. 4. Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta tidak memiliki staf layanan referensi. 5. Sistem pelayanan referensi memakai layanan terbuka (open access) dimana pengunjung perpustakaan dapat memilih dan mencari sendiri koleksi yang diperlukan di rak koleksi.
38
39
6. Adanya layanan bimbingan untuk pengguna perpustakaan agar pengguna bisa memanfatkan dan menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan dengan benar dan tepat. 7. Kartu katalog tidak dipakai lagi dan saat ini menggunakan kartu buku. 8. Koleksi referensi berada di lantai dua dengan koleksi cadangan dan pelayanan workstation, dan layanan foto kopi 9. Kegiatan rutin Perpustakaan Sanata Dharma antara lain: bintang perpustakaan, valentine day, lomba menulis puisi, resensi buku, mading, nonton bareng, dialog perpustakaan. 10. Disetiap ruangan selalu terjaga kebersihannya serta bahan pustaka terawatt dengan baik.
40
B. Saran Kegiatan Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta secara garis besar sudah cukup bagus, namun masih ada hal yang perlu ditingkatkan, yaitu: 1. Perlu adanya bagian khusus referensi yang menangani koleksi referensi sehingga pengguna yang kesulitan tidak perlu bertanya ke bagian lain. 2. Peningkatan promosi koleksi referensi baru dengan meletakkan koleksi baru tersebut pada almari display di lokasi yang srtategis agar terlihat oleh pengunjung atau pengguna perpustakaan. 3. Meningkatkan bimbingan pengguna perpustakaan agar pengguna bisa memanfaatkan dan menggunakan layanan perpustakaan dengan baik dan tepat guna.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullah, Amin. Dasar – dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Yogyakarta: IAIN Sunan Kalijaga, 2003. Lasa, Hs. Kamus Istilah Perpustakaan, Yogyakarta: Kanisius, 1990. Mustafa, badollahi. Bahan Rujukan Umum, Jakarta: Universitas Terbuka, 1994. Nurhadi, A Muljani. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangan di Indonesia, Yogyakarta: Andi Offset, 1983 Sumardji, P. Pelayanan Referensi di Perpustakaan, Yogyakarta: Kanisius, 1996. Trimo, Sudjono. Reference Work dan Bibliography, Jakarta: Bumi Aksara, 1997.
41
