PELAYANAN REFERENSI DI PERPUSTAKAAN
Disusun Oleh :
Junaida, S.Sos NIP. 132303359
PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008
1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…………………………………………………...………...i DAFTAR ISI…………………………………………………………………….ii
BAB I
: PENDAHULUAN……………………………………………….1 1.1
Latar Belakang Masalah………………………………1
BAB II: PEMBAHASAN………………………………………………...3 2.1 Pengertian Pelayanan Referensi………………………..3 2.2 Tujuan Pelayanan Referensi……………………………4 2.3 Fungsi Pelayanan Referensi…………………………….5 2.4 Jenis-Jenis Koleksi Referensi…………………………6 2.4 Kegiatan Pelayanan Referensi…………………………12
BAB III
: PENUTUP……………………………………………………..15 3.1 Kesimpulan………………………………………………...15 3.2 Saran……………………………………………………...15
DAFTAR PUSTAKA
2
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan petunjuk, bimbingan dan kekuatan lahir dan batin kepada diri penulis, sehingga makalah ini dapat disusun sebagaimana mestinya. Shalawat dan salam semoga dilimpahkan olehNya kepada junjungan kita Rosulullah Muhammad SAW, para sehabat dan semua pengikutnya Yang setia disepanjang zaman Amin. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, meskipun penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk mencapai hasil yang tebaik. Oleh karena itu, betapapun pedas dan pahit untuk dirasakan, kritik dan saran sangat diharapkan oleh saya sebagai penulis demi peningkatan
dan
perbaikan-perbaikan
dimasa
yang
akan
datang.
Hormat saya, Junaida, S.Sos NIP. 132303359
3
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Salah satu dari sekian jenis pelayanan Perpustakaan yang ditujukan untuk memenuhi permintaan informasi dari masyarakat pemakainya adalah yang dinamakan pelayanan referensi. Penulis akan mencoba untuk merumuskan permasalahannya. Untk dapat mencapai pelayanan referensi yang baik ada beberapa masalah antara lain : 1. Petugas referensi harus terampil, ramah dan cekatan 2. Koleksi referensi harus memadai sesuai dengan keperluan pamakainya Disamping itu petugas juga harus mampu sebagai pembuka jalan atau harus mempunyai pengetahuan dasar dalam pelayanan referensi, petugas harus mampu menjawab pertanyaan pemakai atau dapat membimbing bagaimana cara menelusur informasi yang dibutuhkan. Bila ada pertanyaan secara tidak langsung melalui surat, telepon dan media komunikasi lainnya kepada petugas referensi, petugas harus mengetahui identitas dan latar belakang sipenanya. Jika informasi dapat ditemukan saat itu
bisa langsung dijawab kalau
menggunakan telepon, kalau menggunakan surat harus ada tenggang waktu menjawab 2 (dua) atau 3 (tiga) minggu dan biaya dibebankan kepada pengguna. Bila informasi yang dibutuhkan tidak ada pada referensi maka harus diadakan penelusuran dan silang layan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh sipenanya. Sarana penelusuran yang digunakan adalah catalog, bibliografi,
4
abstrak, indek tercetak. Untuk memppermudah dan mempercepat penelusuran koleksi disediakan serana melalui CD-ROM atau jasa internet.
5
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Pelayanan Referensi Menurut Lasa, kata referensi berasal dari bahasa Inggris “ reference” berarti menunjukkan kepada, memyebut. Sering pula diartikan dengan acuan, rujukan, koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan inofrmasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Karena jenis ini banyak peminatnya dan sering diperlukan, maka pada umumnya tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang. Kecuali itu mungkin ada pertimbangan lain, misalnya jenis koleksi harganya mahal dan kadang sulit dicari. Sedangkan menurut (Sumardji, 1992 : 11) pengertian pelayanan referensi adalah : 1. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di Perpustakaan, yang khusus melayankan koleksi referensi kepada para pemakai 2. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai Perpustakaan untuk mencari informasi dengan cara : -
Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunkaan koleksi referensi
-
Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai.
-
Memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi
6
Untuk memudahkan pengenalan, maka dibedakan dengan koleksi lain dengan memberikan kode “R” Pada sandi pustaka yang tertulis pada punggung buku, atau kartu buku. Sebaiknya koleksi ini disendirikan dalam almari atau rak khusus dan lebih baik lagi jika disediakan ruangan khusus referensi.
2.2 Tujuan Pelayanan Referensi Pelayanan ini lebih dititik beratkan pada layanan individu agar mereka mendayagunakan sumber-sumber rujukan itu. Kemandirian ini sangat penting untuk mampu memperlancar tugas-tugas keperpustkaan. Juga mereka akan lebih menghemat tenaga dan waktu. Pelayanan ini memiliki tujuan-tujuan antara lain : a) Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam menggunakan sumber tersebut. b) Memilihkan sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu c) Memberi penarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka. (Lasa, 1994 : 34).
2.3 Fungsi Pelayanan Referensi Menurut Sumardji (1992 : 12) Fungsi pelayanan referensi adalah sebagai berikut: a
Informasi
7
Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai Perpustakaan b. Bimbingan Memberikan bimbingan kepada para pemakai Perpustakaan untuk mencari bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidnag masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari informasi yang dikehendaki c
Pemilihan Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memilih bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber yang berdaya guna maksimal
2.4
Jenis-Jenis Koleksi Referensi Seorang pustakawan memerlukan belajar dan pengalaman bertahun-tahun
sebelum mampu menguasainya. Kemampuan tersebut akan menimbulkan sebutan baru sebagai pustakawan referensi. Sungguhpun demikian, staf perpustakaan maupun pemakai perlu memiliki pengetahuan umum mengenai buku referensi beserta cakupanya. Buku referensi dapat dibagi berdasarkan jenisnya, formatnya maupun criteria lainnya. Jenis koleksi referensi adalah sebagai berikut : 1. Kamus Kamus berisi kata atau istilah yang digunakan dalam suatu subjek, profesi, yang disusun menurut abjad yang disertai dengan makna, ejaan, ucapan, pemakaian, dan sejenisnya.
8
Kamus dapat dibagi menjadi jenis-jenis seperti berikut: a. Kamus bahasa - Bahasa Nasional artinya bahasa sebuah Negara. Bahasa ini biasa disebut bahasa pergaulan seperti bahasa Inggris dan bahasa Indonesia. - Dwi bahasa artinya kamus yang memuat kata-kata dan satu bahasa namun memberikan makna atau sinonimnya dalam bahasa lain. - Banyak bahasa artinya sebuah kamus yang memuat kata dari sebuah bahasa disertai padananya dalam dua bahasa lain atau lebih b. Kamus khusus Merupakan kamus yang hanya mendaftarkan istilah yang lazim digunakan dalam sebuah bidang pengetahuan. Contoh: Kamus biografi. Kamus ini dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok berupa : -
Kamus Internasional
-
Kamus Nasional
-
Kamus Umum
2. Ensiklopedia Ensiklopedia merupakan cara rujukan cepat yang menjajikan informasi mengenai setiap ilmu pengetahuan dan salah satu ilmu pengetahuan. Ensiklopedia ini merupakan gudang pengetahuan yang memberikan informasi yang berarti. Ensiklopedia lebih cepat digunakan untuk mencari jawaban terhadap pertanyaan latar belakang yang berkaitan dengan informasi umum serta pendidikan mandiri. Pemakai menggunakan ensiklopedia untuk keperluan cabang ilmu pengetahuan, ensiklopedia tidak didesain untuk dibaca seluruhnya.
9
Susunan ensiklopedia biasanya menurut abjad di bawah tajuk subjek. Tajuk tersebut dapat bersifat luas maupun spesifik. Contoh : ensiklopedia umum dan ensiklopedia khusus 3. Sumber Biografi Sumber biografi merupakan sumber informasi penting bagi tugas referens. Sumber tersebut memberikan keterangan orang khusunya mengenai tanggal lahir dan kematian, kualifikai, pendidikan, jabatan yang dipegang, dan sumbangan pada bidangnya, masyarakat, serta alamat orang. Sumber biografi dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti almanak, kamus biografi, direktori, ensiklopedia, buku panduan lain yang dapat digunakan. Contoh: biografi Adam Malik 4. Buku Tahunan Buku tahunan merupakan terbitan tahunan berisi informasi mutakhir dalam bentuk deskriptif dana data statistik yang kadang-kadang terbatas pada sebuah sebjek saja. Buku tahunan bertujuan meliputi kegiatan yang telah berlangsung dalam periode tertentu, biasanya dari tahun lampau. Misalnya buku tahunan 1998 mencakup kegiatan tahun 1997. Contoh: Kledoskop Indonesia tahun 1998 5. Almanak Almanak hampir sama dengan buku tahunan tetapi memiliki perbedaan tertentu. Pengertian almanac mencakup dua yaitu : a. Terbitan tahunan berisi kalender atau penanggalan, kadang-kadang disertai dengan data astronomi dan informasi lain
10
b. Buku tahunan berisi statistic dan informasi lain kadang-kadang terbatas pada sebuah bidang saja. Contoh: Whitaker’s Almanack. London: Whitaker, 1869Tahunan 6. Sumber Geografis Sumber geografi ini merupakan sumber yang dirancang khusus untuk informasi geografis. Termasuk dalam sumber geografis ialah gazetir merupakan kamus geografi mengenai tempat-tempat disusun menurut abjad.
Contoh:
Webster’s New Georaphical Dictionary. Rev ed. Spring field, mass. : G & C Merriam Company, 1972 7. direktori Direktori adalah adftar tokoh atau organisasi atau lembaga yang disusun secara sistematik, biasanya menurut abjad atau susunana kelas, subjek dan memberikan data mengenai nama, alamat, afiliasi, kegiatan, dan sebagainya. Contoh : Directory of special libraryes in Indonesia. Jakarta : PDII-LIPI, 1985 8. Sumber Rujukan Mutakhir Sumber rujukan mutakhir banyak manfaatnya untuk mencari informasi mengenai peristiwa mutakhir, baik mengenai Negara ataupun perkembanagan sebuah bidang ilmu pengetahuan. Contoh : Facts on file: A Weekly World New Digest. New York: Facts on file, 1940-mingguan 9. Sumber Statistik Banyak terbitan luar negeri mengenai statistic, namaun yang menyangkut Indonesia masih terbatas. Selama ini terbitan statistik untuk Indonesia didominasi terbitan Biro Pusat Statistik.
11
Contoh: Statistik Indonesia. Jakarta: Biro Pusat Statistik, 1950-Tahunan 10. Buku Panduan dan Pedoman (manual) Buku panduan merupakan kumpulan berbagai jenis informasi yang disusun secara padat dan siap pakai khusu dalam sebuah bidang. Buku panduan lazimnya digunakan sebagai sarana pemeriksa atau menguji data untuk membantu pamakai dalam tugasnya. Contoh : Guiness Book of World Record. LONDON : Guiness Book tahunan. Pedoman merupakan buku petunjuk bagaimana melakukan tugas atau bagaimana mengoperasikan sebuah alat yang disertai dengan penjelasan. Contoh : Panduan perawatan computer PC 11. Bibliografi Bibliografi merupakan daftar tersusun rapi yang memuat sumber primer atau sumber lain mengenai subjek atau tokoh tertentu. Contoh :Bibliografi Nasional Indonesia-Terbitan Perpustakaan Nasional RI
2.5 Kegiatan Layanan Referensi Kegiatan pelayanan referensi dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis kegiatan pokok dengan kegiatanya masing-masing seperti berikut: 1. Kegiatan Pokok Pelayanan Referensi a. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai Perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khususnya mengenai Unit pelayanan Referensi-Nya. b. Memberikan
informasi
yang
bersifat
spesifik
yang
untuk
itu
diperlukanbahan pustaka koleksi referensi yang ada di Perpustakaan yang
12
c. Memberikan bantuan penelusur informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan para pamakai baik melalui bahan pustaka koleksi referensi Perpustakaan yang bersangkutan maupun Perpustakaan yang lain. d. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi yang diperlukan oleh pemakai Perpustakaan dengan menggunakan catalog, bibliografi, computer dan alat-alat penelusuran alainnya e. Memberikan bantuan pegarahan kepada para pemakai Perpustakaan untuk menemukan pokok-pokok bahasan pengetrahuan tertentu yang terdapat di dalam bahan pustaka koleksi referensi f. Memberikan bimbingan kepada para pamakai untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara menggunakan masing-masing, dan mengetahui cara memilih yang tepat untuk menemukan informasi yang mereka masing-masing butuhkan. 2. Kegiatan Penunjang Pelayanan Referensi a. Menjaliln hubungan kerja sama yang baik dengan Perpustakaan lain atau lembaga pemberi layanan jasa informasi lain, dalam bidang kegiatan pemberian layanan jasa penggunaan informasi b. Menyelenggarakan pendidikan secara formal dan klasikal untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada para pamakai Perpustakaan tentang bagaimana cara memilih bahan pustaka koleksi referensi yang tepat dan berbobot ilmiah sesuai dengan kebutuhan, dan
13
tentang bagaimana pula cara menggunakan untuk mencari informasi yang dikehendaki c. Memperkenalkan koleksi Perpustakaan kepada masyarakat umum dengan cara : - Memnyelenggrakan pameran Perpustakaan - Menerbitkan bibliografi Perpustakaan yang berisi bahan koleksi apa saja yang dimiliki Perpustakaan yang bersangkutan d. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan statistic pelaksanaan kegiatan pelayanan referensi dalm bentuk table-tabel dan grafik-grafik, untuk digunakan sebagai bahan informasi ataupun sebagai bahan untuk pembuatan laporan. (Damono, 2001 : 159-167).
14
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan Kesimpulan dari penulisan di atas adalah Koleksi referensi merupakan koleksi yang di khususkan untuk memberi informasi singkat dan tidak dapat dipinjamkan dan hanya digunakan di Perpustakaan saja dan informasi dari koleksi referensi dapat diklasifikasi kepada : Bahasa, data, gambar, pedoman, lembaga, pemilihan literatur dan undang-undang.
3.2 Saran Untuk meningkatkan mutu pelayanan terutama pelayan referensi seharusnya pustakawan bidang referensi dapat mengembangkan informasi yang ada sebaik mungkin sehingga dapat terbantu dalam hal penelusuran informasi yang dibutuhkan oleh pengguna Perpustakaan.
15
DAFTAR PUSTAKA
Damono. Manajemen Dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: PT. Gramedia Hs, Lasa. 1994. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press Sumardji, p. 1992. Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius
16
