Přehled nejčastějších zjištění z komplexních kontrol uskutečněných v období 2. pololetí roku 2016

Přehled nejčastějších zjištění z komplexních kontrol uskutečněných v období 2. pololetí roku 2016 Informace o výsledcích kontrol dle ustanovení § 26 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), provedených Krajským úřadem Pardubického kraje. V období roku 2016 bylo provedeno celkem 201 kontrol v oblasti samostatné působnosti (§ 14 zák. čís. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších předpisů) a přenesené působnosti (§ 29 a § 30 zák. čís. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších předpisů). Jednalo se o kontrolní a metodickou činnost prováděnou na obecních a městských úřadech, v organizacích zřizovaných a zakládaných Pardubickým krajem a dalších subjektech. působnost samostatná přenesená celkem

počet kontrol (metodické, tematické, komplexní) plánovaných mimořádných celkem uskutečněno 35 0 35 159 9 166 194 9 201

počet zjištěných nedostatků 449 220 669

Poznámka - 2 kontroly přeloženy do r. 2017

Při komplexních kontrolách (ve 2. pololetí roku 2016) byly zjištěny zejména tyto nedostatky: Finanční kontrola Chybné uskutečnění předběžné finanční kontroly u příjmového pokladního dokladu, doklad neobsahuje doložení provedení 1. a 2. fáze předběžné kontroly podle ustanovení § 11 a § 12 vyhl. č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů Nebyla provedena předběžná řídící kontrola při řízení veřejných výdajů podle ustanovení § 13 a § 14 vyhl. č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů U příjmového pokladního dokladu na výběr hotovosti z účtu KB a vklad do pokladny organizace je doloženo nadbytečné provedení předběžné kontroly při správě veřejných příjmů, nejedná se o uskutečnění veřejného příjmu ani výdaje Interní audit neprovádí zaměstnanec organizace, porušeno ustanovení § 28 odst. 1 zák. čís. 320/2001 Sb., o finanční kontrole Účetnictví Ve směrnici o účetnictví je odkaz na chybný Český účetní standard, chybné názvy syntetických účtů v účtovém rozvrhu. Ve směrnici o rozpočtu chybný odkaz na nařízení vlády. Ve směrnici pro hospodaření s majetkem jsou odkazy na již neplatné právní normy. Ve směrnici peněžních fondů je chybné vymezení syntetických účtů 401 a 416 Chybné nebo nepřesné stanovení pravidel ve vnitřních směrnicích - Systém zpracování účetnictví, Účtový rozvrh, Evidence, účtování a odepisování majetku, podrozvahová evidence, Harmonogram účetních závěrek, nejsou stanovena pravidla pro účtování o zásobách Směrnice "Zásoby a jejich evidence" je v rozporu s ČÚS č. 707 - Zásoby. U málo používaných účtů zásob zvážit smysl jejich existence. Není účtováno o zásobách podle platné směrnice a ČÚS č. 707 - Zásoby Používat pojem „plat“ nebo „mzda“ v případech, kdy je to potřebné k rozlišení správného výrazu a významu O pořízených zásobách bylo účtováno přímo do nákladů, byla porušena vnitřní směrnice a ČÚS čís. 707 - Zásoby 1

V případě účtování o nákladech na pořízení dlouhodobého majetku organizace o těchto nákladech účtuje v rozporu s příslušným ustanovením Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky čís. 710 - Dlouhodobý nehmotný majetek a dlouhodobý hmotný majetek Porušování ustanovení § 35 zák. čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, účetní záznamy jsou neúplné, neprůkazné, nesprávné nebo nesrozumitelné V případě, kdy organizace má účtovat o zásobách „způsobem A“, nepoužívá k účtování syntetický účet 111 - Pořízení materiálu K účtování o nákladech nebyly použity syntetické účty podle jejich obsahového vymezení uvedeného ve vyhl. čís. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů, případně podle ustanovení § 10 uvedené vyhlášky. Nebylo provedeno včasné zaúčtování pořízeného majetku na účty 028 a 902 (rovněž 018 a 901) ve smyslu ČÚS č. 701 - Účty a zásady účtování na účtech a ČÚS č. 710 - Dlouhodobý majetek. Účetní doklady nemají náležitosti podle ustanovení § 11 zákona čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Nebyla dodržena metoda časového rozlišení při účtování o nákladech z činnosti organizace. Účetní doklady, které mají vztah k jiným účetním dokladům, nejsou vzájemně označeny, není uvedena jejich návaznost, u dokladu není doloženo, jak byl uvedený majetek pořízen, kterými účetními doklady (fakturami) apod. U syntetických účtů vytvářených peněžních fondů jsou konečné zůstatky jednotlivých analytických účtů, na kterých se účtuje o tvorbě nebo použití, převáděny do dalšího účetního období (roku) v konečné výši, bez toho, aby se zůstatek příslušného peněžního fondu převáděl pouze za pomocí jednoho analytického účtu jednou částkou (počáteční stav) Chybné účtování o nákladech na pořízení ochranných pracovních pomůcek pro zaměstnance u organizace, na lékařské prohlídky a školení zaměstnanců, porušeno ustanovení § 24 odst. 2 písm. j) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů; chybně účtovány náklady na náhrady mzdy za dočasnou pracovní neschopnost na SÚ 528 - Jiné sociální náklady, správně má být SÚ 521 Mzdové náklady Chybné účtování o nákladech na přepravu, balné, manipulaci apod., které dodavatel fakturoval, náklady nebyly zahrnuty do pořizovací ceny materiálu nebo majetku, porušeno ustanovení § 25 odst. 5) písm. a) zák. čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Organizace nemá v žádné vnitřní směrnici stanoveno, jakým způsobem bude účtovat o pořízení a úbytku zásob - zda průběžným způsobem - tj. „způsobem A“, nebo periodickým způsobem - tj. „způsobem B“ porušeno ustanovení bodu 3.6. Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky č. 707 - Zásoby, kde je stanoveno, že „účetní jednotka zajišťuje naplnění ustanovení § 8 odst. 4 zákona zejména vnitřním předpisem“ Účtování o pořízení drobného dlouhodobého majetku je prováděno interním dokladem ke konci příslušného čtvrtletí. Pořízený DDHM se zpravidla začíná používat již v okamžiku jeho pořízení, je vhodné provést zaúčtování na účty SÚ 028/088 nebo SÚ 902/999 již při účtování o nákladech na jeho pořízení Inventarizace majetku a závazků Plán inventur a v něm uvedené inventurní soupisy nejsou sestaveny podle ustanovení § 5 vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, ve znění pozdějších předpisů Dokladová inventura SÚ 324 - Krátkodobé přijaté zálohy v účetní evidenci k rozvahovému dni organizace nebyla doložena dokladově Inventarizace SÚ AÚ 342 40 – Silniční daň za rok 2015 neodpovídá částce, která je uvedena na přiznání k dani silniční, sestavenému pro finanční úřad Po provedení fyzické inventury k 30. 11. 2015 nebyl u vybraného druhu materiálu zpracován samostatný Dodatečný inventurní soupis, v jehož příloze má být podle ustanovení § 8 odst. 4 vyhlášky č. 270/2010 Sb., příslušný inventurní soupis, seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťování skutečných stavů, aby se prokázaly dokladově přírůstky a úbytky stavu hmotného majetku v období, který byl zjištěn prvotní inventurou 2

K některým syntetickým účtům nebyly zpracovány inventurní soupisy. Organizace dále nezpracovala inventurní soupisy u některých syntetických účtů, které měly na konci účetního období nulové stavy, ale v průběhu roku se na nich účtovalo Inventurní soupis SÚ 031 – Pozemky byl sestaven, ale nebyl doložen výpisem z evidence katastru nemovitostí, aby mohla inventarizační komise zkontrolovat, jsou-li záznamy účetní jednotky v její evidenci pozemků v souladu s tímto výpisem Dokladová inventura pohledávek vedených na SÚ 311, 314, 315, 335 a 321 nebyla provedena podle ustanovení § 30 odst. 1 písm. b), zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Záznam o proškolení zaměstnanců z vnitřního předpisu o inventarizaci majetku a závazků a k provedení vlastní inventarizace nebyl předložen ke kontrole. Zákon o účetnictví tuto povinnost účetní jednotce neukládá, lze ji však odvodit z ustanovení § 228 odst. 1 a odst. 2 zák. číslo 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů Cestovné Stravné bylo propláceno v jiné výši, než stanovuje vnitřní organizační předpis Při vystavování cestovního příkazu nebyly písemně určeny všechny podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, způsob dopravy pro pracovní cestu a nebylo tak postupováno podle ustanovení § 42 a § 153 zák. čís. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů Nejsou prováděny kontroly dokladů z prostředků hromadné dopravy na jízdní řády, nesouhlasí časy odjezdů a příjezdů se skutečností, chybně vyplněné datum povolení pracovní cesty nebo její schválení Při zahraniční pracovní cestě je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu, až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Nebylo doloženo, jak se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na neposkytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné cizí měně Banka a zaúčtování bankovních operací O zaúčtovaných obratech bankovního výpisu - o příjmech a výdajích - organizace nezpracovala účetní doklady s náležitostmi podle ustanovení § 11 zák. čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Nebyla stanovena pravidla pro účtování o cizí měně u organizace ve smyslu ustanovení § 24 zák. čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Organizace účtuje některé příjmy přímo na výnosové účty organizace nebo se hradí některé výdaje a účtují přímo z nákladů organizace bez předchozího zaúčtování vzniku pohledávky nebo závazku vůči odběrateli nebo fyzické osobě, dodavateli nebo poskytovateli nějaké služby, případně zaúčtování úhrady zálohy poskytnuté dodavateli Evidence pohledávek, závazků a jejich zaúčtování Organizace uskutečnila nejprve úhradu závazku vůči poskytovateli služby (Kooperativa pojišťovna) a předpis vzniku závazku zaúčtovala až po několika měsících. Dochází tak k porušení ustanovení bodu 6.3. Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky č. 701 Účty a zásady účtování na účtech Organizace nejprve účtuje o úhradě vzniklé pohledávky a teprve s odstupem několika dní o předpisu vzniku pohledávky, je porušováno ustanovení bodu 6.3. Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky č. 701 - Účty a zásady účtování na účtech

3

Při opravách textu, číslic atd. není postupováno podle ustanovení § 35 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů - opravy se musí provádět tak, aby bylo možné určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě (nesprávně se používá k opravám textu nebo číslic běloba) Chybné účtování o vzniku pohledávky za zaměstnancem a její úhradě, kdy je účtováno na „nákladový“ syntetický účet 518 - Ostatní služby. Tímto účtováním dochází k porušování ustanovení § 33 položka (1) písm. h) vyhl. čís. 410/2009 Sb., není účtováno na SÚ 335 Pohledávky za zaměstnanci Nesprávný postup při účtování o poskytnutých zálohách na drobný nákup zaměstnancům organizace a jejich vyúčtování Při účtování o poskytnutých zálohách dodavatelům je účtováno nejen na SÚ 314 - Krátkodobé poskytnuté zálohy, ale dále i na SÚ 321 - Dodavatelé Náklady za bankovní služby - poplatky na bankovních účtech nebyly účtovány akruálním způsobem tj. do měsíce ve kterém vznikly (viz bod 6.3. Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky č. 701 – účty a zásady účtování na účtech). Při vyúčtování poskytnuté zálohy dodavateli organizace neúčtuje na stranu DAL syntetického účtu 314 - Krátkodobé poskytnuté zálohy, ale mínusem na straně MÁ DÁTI Poskytnutá záloha na drobný nákup zaměstnanci organizace byla zaúčtována na SÚ AÚ 314 – Krátkodobé poskytnuté zálohy. Poskytnutí jednorázové zálohy na drobný nákup mělo být zaúčtováno na SÚ 335 Pohledávky za zaměstnanci. Pohledávky za zaměstnanci se vykazují v rozvaze v položce B.II.9., která podle ustanovení § 22 pol. (2) písm. a) vyhlášky č. 410/2009 Sb., zejména částky pohledávek za zaměstnanci z titulu záloh na cestovné, záloh k vyúčtování, uplatnění náhrad Fondy - rezervní, odměn, investic, kulturních a sociálních potřeb Organizace neprovedla zaúčtování přijatých věcných darů do účetnictví organizace jako pořízení dlouhodobého majetku nebo zásob ve smyslu vyhlášky 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky a příslušných českých účetních standardů (č. 707 zásoby a 710 dlouhodobý nehmotný majetek a dlouhodobý hmotný majetek) a vnitřních směrnic organizace. Organizace nemá v účtovém rozvrhu vytvořen zvláštní analytický účet fondu odměn pro syntetický účet 241 - Běžný účet. Jelikož se jedná o peněžní fond, měl by být kryt finančními prostředky ve výši fondu. Převod mezi analytickými účty na běžném účtu s finančními prostředky provozními nebyl zaúčtován. Součet peněžních prostředků uložených na běžném účtu a k tomu vytvořeného fondu není 0,00 Kč Organizace neprovádí pravidelnou kontrolu krytí vytvořených peněžních fondů odpovídajícími peněžními prostředky na běžném účtu (případně v pokladně). O přijetí nebo použití peněžních fondů je účtováno bez současného zaúčtování o pohybu finančních prostředků na běžném účtu s příslušným analytickým účtem Opožděné převody vytvořených přídělů do FKSP, je porušeno ustanovení § 3 odst. 2 vyhl. číslo 114/2002 Sb., o FKSP a dále porušeno ustanovení § 8 zák. čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Příděl do fondu nebyl vytvořen ve správné výši. Došlo tak k porušení ustanovení § 2 odst. 1) vyhl. čís. 114/2002 Sb., o FKSP, ve znění pozdějších předpisů Nejsou prováděny samostatné převody finančních prostředků FKSP mezi bankovními účty podle příslušných ustanovení ČÚS č. 704 - Fondy účetní jednotky - samostatně převod přídělu, samostatně převod příspěvku na stravování atd. Převod peněžních prostředků na zálohy na základní příděl do fondu nebyl uskutečněn do konce měsíce následujícího po měsíci, v němž k tvorbě fondu došlo Pro výpočet přídělu do FKSP nebyly zahrnuty náhrady platů, které jsou vyplaceny zaměstnanci za dobu prvních 14 dnů pracovní neschopnosti, porušení ustanovení § 2 odst. 1) vyhl. čís. 114/2002 Sb., o FKSP 4

Došlo k překročení plánovaného rozpočtu FKSP, nedošlo ke schválení navýšení nebo ponížení plánovaných částek Podle ustanovení § 9 vyhlášky č. 114/2002 Sb., o FKSP, lze z fondu přispívat zaměstnancům na náklady na kulturní, tělovýchovné a sportovní akce pořádané příspěvkovou organizací, nikoliv na pracovní porady

Pokladna Ve vnitřní směrnici pro pokladnu nejsou stanovena pravidla pro vedení valutové pokladny a přepočet kurzu cizí měny na českou měnu, následně bylo chybně účtováno o příjmech a výdajích Nedoloženy jmenné seznamy rodičů či žáků v případech, kdy jsou od nich vybírány finanční prostředky Personální oblast Není dodrženo ustanovení § 217 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů, kde je zaměstnavatel povinen určit zaměstnanci dobu čerpání dovolené podle písemného rozvrhu tak, aby dovolená mohla být vyčerpána zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo Vnitřní směrnice neobsahuje kategorie zaměstnanců, kde je použit zvláštní způsob určení platového tarifu podle ustanovení § 6 nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů, včetně pravidel pro určení platového tarifu v rámci rozpětí nejnižšího až nejvyššího platového stupně příslušné platové třídy U zaměstnanců, kterým byl určen zvláštní způsob platového tarifu podle ustanovení § 6 nařízení vlády č. 564/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, není tato skutečnost uváděna na platovém výměru Pracovní náplně zaměstnanců jsou vypracovány bez číselného označení funkce a nejsou zpracovány v souladu s nařízením vlády č. 222/2010 Sb., o katalogu prací ve veřejných službách a správě K ocenění mimořádných pracovních výkonů za kratší dobu slouží např. mimořádné odměny, nikoliv osobní příplatek. Organizace nepředložila ke kontrole žádné odůvodnění stanovení výše osobního příplatku Přiznaný příplatek za vedení činil 4,80 % z nejvyššího platového stupně 9. platové třídy. Podobně u zaměstnankyně zařazené v 10. platové třídě, byl přiznán příplatek za vedení ve výši 1 300 Kč měsíčně, což činí 4,91 % z nejvyššího platového stupně 10. platové třídy. Zaměstnancům náleží příplatek za vedení v minimální výši 5 % z nejvyššího platového stupně - viz ustanovení § 124 zák. čís. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů Výše zvláštního příplatku nebyla stanovena v souladu s ustanovením § 8 odst. 2 skupiny II. nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů

5