Představení modulů e-spis … dnes Usnesení, Úkoly Hana Bochinská ICZ a. s. 24.11.2011
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
1
Moduly systému e-spis Šablony dokumentů
Testy a Certifikace
Elektronická podatelna
Úřední deska
Smlouvy
Úkoly
Integ. RŽP, OK Nouze
Usnesení
Integ. s frank. strojem
Registratury
Integrace s Office
Spisová služba
BAR code
Statistiky
OCR
Podpora komunikace s ISDS
Skenování/digitalizace
Integr. CzechPoint, ISDS Komponentové jádro e-spis
Jádro DMS
Jádro WF
Zabezpečení dokumentů
Databázový server
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
Dokumentový server
www.i.cz
2
Integrace
Gsoft s.r.o.
►
Centrální systémy:
Marbes Consulting s.r.o.
ISDS
CzechPoint
DDP Ginis
CzechPoint@Office
VITA software s.r.o.
IS RŽP
mySAP.com
SDP (Eliška)
T-mapy s.r.o.
EZP
YAMACO software
…?
frankostroje Frama, Albacon a Neopost
a další
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
3
Modul Usnesení – základní procesy ► příprava a plánování jednání ► příprava materiálů, návrhů usnesení ► připomínkování materiálů ► zpracování průběhu jednání ► export podkladů jednání ► zveřejňování/publikování usnesení ► generování úkolů a kontrola plnění
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
4
Životní cyklus Posuzování materiálů, příspěvky
Zpracovatel/Předkladatel
Přispěvatelé Navržené materiály k projednání
Materiály k projednání
Příprava podkladů na přenosná média Radní/zastupitelé
Organizátor Usnesení
Vyřízené úkoly
Jednání rady/zasedání zastupitelstva Publikace usnesení
Úkoly z přijatých usnesení
Nositel úkolu
Publikovaná usnesení DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
5
Podpora činností úřadu příprava ► Příprava a připomínkování materiálů ● zpracovatelé, předkladatelé a další aktéři ● různé typy materiálů, vč. požadovaných příloh (důvodová zpráva, veřejná a neveřejná příloha, ad….) ● variantní znění návrhů usnesení ● připomínkovací řízení, pozměňovací návrhy (doplňkové funkčnosti) ● anonymizace citlivých osobních údajů (interní a veřejná verze)
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
7
Podpora činností úřadu jednání ► Zajištění průběhu projednávání materiálů ● plánování jednání ● příprava programu jednání s určením pořadí projednávaných materiálů ● export podkladů a tiskové výstupy (program, koncept, zápis, usnesení) ● zaznamenání výsledků projednávání (hlasování k odstavcům) ● publikace a zveřejnění výsledných usnesení (interní/veřejná) ● generování úkolů z přijatých usnesení (kontrola plnění, tisková sestava dle zvoleného rozsahu) DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
8
Pozitiva elektronického zpracování ► Jednotné prostředí ● společné prostředí modulů aplikace e-spis ● vazby mezi objekty jednotlivých modulů (zejména usnesení a úkoly) vč. ukládání do spisovny ● vyhledávání materiálů, vč. fulltextového prohledávání
► Jednoduchá tvorba veřejných verzí materiálu (anonymizace) ● v rámci jednoho materiálu, může určit již zpracovatel ● využití při generování výstupů a exportů (interní/veřejné)
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
9
Pozitiva elektronického zpracování ► Kompletování podkladů vč. elektronických příloh ● strukturované vkládání náležitostí návrhu usnesení ● návrh usnesení, důvodová zpráva, další přílohy ● organizátor má okamžitý přehled o připravovaných materiálech u zpracovatelů ● možnost aplikace procesu projednávání materiálů i pro jiné typy jednání (komise, výbory…)
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
10
Pozitiva elektronického zpracování ► Zobrazení návrhu usnesení v požadované šabloně podle stádia životního cyklu ● jednou vložené údaje využity v příslušném místě šablony ● materiál (návrh), program, zápis, usnesení ● vytváření kopií z dostupných bodů jednání
► Exporty a zveřejňování materiálů ● export podkladů (CD, filesystem, flashdisk…) ● zveřejnění a publikování schválených usnesení
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
11
Pozitiva elektronického zpracování ► Tvorba materiálů přímo na jednání ● možnost vkládání materiálů předložených v průběhu jednání ● úpravy materiálu po jednání (otevření ke korektuře a doplnění)
► Verzování příloh a historie změn ● ukládání verzí návrhu usnesení dle stavu, záznam změn
► Automatické generování úkolů ● generování úkolu z návrhu usnesení (zodpovědné osoby), sledování plnění ● přehled o stavu plnění úkolů z usnesení v parametrizované sestavě DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
12
Implementace modulu ► Analýza a návrh řešení ● ● ●
inicializační projektová schůzka jednodenní návštěva analytika ICZ zpracování výstupu z analýzy, připomínková a akceptace
► Instalace, konfigurace ● ● ●
prostředí –školící, produkční instalace a konfigurace pomocí vzdáleného přístupu vzorové a zákaznické šablony
► Školení uživatelů (na úřadě) ● ●
u PC – klíčoví uživatelé – Organizátoři a klíčoví Zpracovatelé prezentačně bez PC – běžní uživatelé
► Pilotní provoz ●
metodická podpora na místě
► Produktivní provoz se zvýšenou podporou ●
metodická podpora na místě
► Migrace, integrace ●
rozsah dle dohody
Realizace do 2-3 měsíců DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
14
Dotazy a připomínky
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
15
Děkuji za vaši pozornost Hana Bochinská
[email protected] +420 222 271 424 ICZ a.s. www.i.cz
DOKUMENT | Moduly e-spis Usnesení, Úkoly
www.i.cz
16
