Pedoman Teknis Audit BOPTN BPPTN BH dan Beasiswa Mahasiswa Tahun 2016 Rakor Pengawasan Bersama BPKP-Inspektorat Jenderal Kemristekdikti 2017, Solo
1
KEBIJAKAN PENGAWASAN BERSAMA
Pengawasan Bersama BPKP-Itjen Kemristekdikti 2017 Nota Kesepahaman antara Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi dengan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor 9/M/NK/IV/2016 dan Nomor MoU-5/K/02/20 16 tanggal 15 Juli 2016
Surat Inspektur Jenderal Kemristekdikti Nomor 80/5/WS/2017 tanggal 24 Januari 2017 Permohonan Pengawasan Bersama Itjen Kemenristekdikti -BPKP Tahun 2017 Surat Inspektur Jenderal Kemristekdikti Nomor 166/G.G4/TU/2017 tanggal 13 Februri 2017 Undangan Rakor Bersama Itjen Kemristekdikti dengan BPKP Tahun 2017
RENCANA AUDIT AUDIT TUJUAN TERTENTU BOPTN/BPPTN BH
AUDIT TUJUAN TERTENTU BEASISWA MAHASISWA
KEGIATAN PENGAWASAN BERSAMA TAHUN 2017 AUDIT TUJUAN TERTENTU BOPTN/BPPTN BH
MARET
AUDIT TUJUAN TERTENTU BEASISWA MAHASISWA
2017
PENYUSUNAN PEDOMAN PENGAWASAN
APRIL 2017
PENYUSUNAN PEDOMAN SPIP AUDIT TUJUAN TERTENTU TUNJANGAN FUNGSIONAL DOSEN DAN GURU BESAR EVALUASI PENGELOLAAN PNBP/PENDAPATAN PTN BLU AUDIT TAMAN SAINS (TECHNOPARK)
SEPTEMBER
2017
Surat Inspektur Jenderal Kemristekdikti Nomor 80/5/WS/2017 tanggal 24 Januari 2017 Permohonan Pengawasan Bersama Itjen Kemenristekdikti -BPKP Tahun 2017
TUJUAN UMUM KEGIATAN PENGAWASAN TAHAP 1 MARET 2017 Kegiatan Pengawasan Bersama Itjen Kemenristekdikti -BPKP Tahun 2017 periode bulan Maret 2017 adalah melakukan kegiatan 1. Audit Dengan Tujuan Tertentu Atas Pengelolaan BOPTN Pada Satuan Kerja PTN PNBP Dan BLU, Atas Pengelolaan BPPTN BH Pada Satuan Kerja PTN BH 2. Audit Tujuan Tertentu Atas Pengelolaan Pemberian Beasiswa Mahasiswa Terutama Yang Diterima Dari Kementerian Riset, Teknologi Dan Pendidikan Tinggi Pada Satuan Kerja PTN Dan Kopertis Wilayah
Tujuan Umum Melakukan identifikasi risiko atas pengelolaan BOPTN, BPPTN BH dan Beasiswa Mahasiswa
Memastikan bahwa proses bisnis pengelolaan BOPTN, BPPTN BH Telah Efektf, Efisien Dan Ekonomis
Memastikan bahwa proses bisnis pengelolaan Beasiswa telah memenuhi prinsip Tepat Sasaran, Tepat Jumlah, Tepat Waktu dan Tepat Guna
Memberikan Rekomendasi Strategis untuk perbaikan kebijakan dan prosedur atas pengelolaan BOPTN, BPPTN BH dan Beasiswa Mahasiswa
Sasaran Audit ATT BOPTN
73 SATKER
ATT BPPTN BH
6 SATKER
ATT BEASISWA MAHASISWA
90 SATKER
EKSEKUSI PKPT PERWAKILAN BPKP- JOINT AUDIT KINERJA PERGURUAN TINGGI PADA KEMRISTEKDIKTI
EKSEKUSI PKPT PERWAKILAN BPKP- AUDIT KINERJA BIDANG RISET DAN TEKNOLOGI PADA KEMRISTEKDIKTI
DILAKSANAKAN PADA 30 PERWAKILAN BPKP PENGELOLAAN BOPTN,BPPTN BH DAN BEASISWA MAHASISWA TAHUN 2016 RENCANA MULAI AUDIT : MINGGU 2 MARET 2017 RENCANA PENYELESAIAN: MINGGU 4 MARET 2017
2
PANDUAN UMUM PELAKSANAAN AUDIT BERSAMA
METODOLOGI AUDIT • RISK BASED AUDIT, DENGAN TERLEBIH DAHULU MENGIDENTIFIKASI RISIKO YANG MELEKAT DALAM PROSES BISNIS PENGELOLAAN DANA BOPTN/BPPTN BH/BEASISWA MAHASISWA
PROGRAM KERJA AUDIT KERTAS KERJA AUDIT LAPORAN HASIL AUDIT
TEKNIK AUDIT 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Prosedur Analitis Inspeksi Opname Fisik Konfirmasi & Wawancara Pengamatan Menghitung, menelusur mencocokkan dokumen
dan
TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT
01 PERSIAPAN
• Pengumpula n informasi umum • Evaluasi Kebijakan dan Prosedur
02
03
IDENTIFIKASI
PELAKSANAAN
RISIKO
AUDIT
• Pemahaman Proses Bisnis • Profil risiko BOPTN
• Metodologi Audit • Program Kerja Audit • Kertas Kerja Audit TOOL
• Daftar Isian • Kuesioner
04 HASIL AUDIT
• Laporan
Hasil Audit
3
PEMAHAMAN PROSES BISNIS AUDITAN
BIAYA OPERASIONAL PERGURUAN TINGGI NEGERI Bantuan Operasional Perguruan Tinggi Negeri (BOPTN) merupakan bantuan biaya dari Pemerintah yang diberikan pada Perguruan Tinggi Negeri untuk membiayai kekurangan biaya operasional sebagai akibat adanya batasan pada sumbangan pendidikan di perguruan tinggi negeri Tujuan pemberian BOPTN adalah agar : 1. sebagian besar biaya operasional perguruan tinggi tidak menjadi beban mahasiswa yang daya belinya tidak cukup untuk membayar standar biaya operasional sesuai Standar Pelayanan Minimal (SPM). 2. Bagi perguruan tinggi yang telah mencapai SPM, menjaga agar SPP (tuition) perguruan tinggi tidak naik, dan BOPTN ini dapat digunakan untuk menutup kebutuhan akan biaya operasional perguruan tinggi.
Permenristekdikti nomor 6 Tahun 2016
Manfaat pemberian BOPTN bagi Perguruan Tinggi adalah: 1. Menutupi kekurangan biaya operasional di perguruan tinggi 2. Mendukung peningkatan mutu layanan di perguruan tinggi 3. Memperlancar proses pembelajaran di perguruan tinggi Manfaat bagi masyarakat / orang tua mahasiswa adalah: 1. Terbantunya beban pembiayaan operasional pendidikan tinggi bagi mahasiswa 2. Terjaminnya keberlangsungan layanan perguruan tinggi bagi mahasiswa
PROSES BISNIS BOPTN
RUANG LINGKUP AUDIT PERENCANAAN DAN PENETAPAN BIAYA KULIAH TUNGGAL DAN UANG KULIAH TUNGGAL PERMENRISTEKDIKTI NOMOR 39 TAHUN 2016 Biaya Kuliah Tunggal adalah keseluruhan biaya operasional yang terkait langsung dengan proses pembelajaran mahasiswa per semester pada program studi di PTN
Uang Kuliah Tunggal (UKT) adalah sebagian BKT yang ditanggung setiap mahasiswa berdasarkan kemampuan ekonominya.
BKT digunakan sebagai dasar penetapan biaya yang dibebankan kepada masyarakat dan Pemerintah.
BKT=UKT+BOPTN PROSES TATA KELOLA BIAYA OPERASIONAL PERGURUAN TINGGI NEGERI PERMENRISTEKDIKTI NOMOR 6 TAHUN 2016 PROSES PERENCANAAN BOPTN SATKER
PROSES PENGADAAN SUMBER DANA BOPTN SATKER
PENGELOLAAN KEUANGAN, PENGGUNAAN DANA DAN AKUNTABILITAS PERTANGGUNG JAWABANNYA
BATASAN AUDIT : TIDAK TERMASUK BOPTN PENELITIAN
PELAPORAN BOPTN PENGAWASAN PENGENDALIAN
DAN
BANTUAN PENDANAAN PTN BH PP 26 TAHUN 2015 DAN PMK NO 139 TAHUN 2015
Bantuan Pendanaan PTN Badan Hukum (BPPTNBH) adalah subsidi yang diberikan oleh Pemerintah kepada PTN Badan Hukum yang bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara untuk penyelenggaraan dan pengelolaan Pendidikan Tinggi.
Tujuan penggunaan BPPTNBH adalah untuk mendanai biaya operasional; biaya dosen; biaya tenaga kependidikan; biaya investasi; dan biaya pengembangan Dasar untuk menghitung besarnya BPPTNBH adalah Standar satuan biaya operasional PTN Badan Hukum yang tata cara penghitungannya ditetapkan oleh Menteri secara periodik
Dalam hal untuk mengendalikan besarnya tarif biaya pendidikan untuk PTN Badan Hukum didasarkan pada pedoman teknis penetapan tarif yang ditetapkan oleh Menteri
PROSES BISNIS BPPTN BH MEKANISME PENGELOLAAN DANA DI PTN BADAN HUKUM (PMK 139 TAHUN 2015)
Dalam RKA telah memasukkan rencana alokasi BPPTN (target kinerja, kebutuhan b i aya d an s at u an biaya operasional)
Melalui tahapan reviu, proses usulan APBN, pengesahan APBN , DIPA diterbitkan di Kementerian, proses alokasi menggunakan mekanisme APBN
Kontrak kinerja antara PTN BH dan Kemristekdikti yang menyatakan kesanggupan melaksanakan target kinerja tahunan meliputi aspek akademik dan mutu, aspek tata kelola, aspek afirmasi masyarakat miskin/tertinggal, aspek prestasi mahasiswa
Dilaksanakan dalam bentuk transfer dana ke PTNBH triwulanan Dana dikelola secara otonom di PTN BH Diakui sebagai penerimaan dana pemerintah yang penggunaannya terikat dengan RKA dan target kinerja yang disepakati
penggunaan dana sesuai dengan RKA dan target kinerja kewajiban menyampaikan laporan realisasi BPPTN setiap triwulan
RUANG LINGKUP AUDIT PERENCANAAN DAN PENETAPAN STANDAR SATUAN BIAYA OPERASIONAL PTN BH PERMENRISTEKDIKTI NOMOR 5 TAHUN 2016 Standar Satuan Biaya Operasional Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum SSBOPTNBH merupakan besaran biaya operasional penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi yang sesuai dengan standar pelayanan Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum
SSBOPTNBH ditetapkan dengan mempertimbangkan: 1. capaian Standar Nasional Pendidikan Tinggi; 2. jenis program studi; dan 3. indeks kemahalan wilayah.
Capaian Standar Nasional Pendidikan Tinggi merupakan target luaran penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi pada PTN Badan Hukum yang dituangkan dalam kontrak kinerja PTN Badan Hukum
PROSES TATA KELOLA BANTUAN PENDANAAN PTN BH PMK NOMOR 139 TAHUN 2015 PROSES PERENCANAAN KONTRAK PTN BH
KINERJA
PROSES PENGADAAN SUMBER DANA BPPTN BHA
PENGELOLAAN KEUANGAN, PENGGUNAAN DANA DAN AKUNTABILITAS PERTANGGUNG JAWABANNYA
PELAPORAN BPPTN BH PENGAWASAN PENGENDALIAN
DAN
BEASISWA MAHASISWA Program Bantuan Biaya Pendidikan Bidikmisi yaitu bantuan biaya pendidikan bagi calon mahasiswa tidak mampu secara ekonomi dan memiliki potensi akademik baik untuk menempuh pendidikan di perguruan tinggi pada program studi unggulan sampai lulus tepat waktu Misi pemberian Bidikmisi adalah: 1.
2.
3.
Bantuan
Biaya
Pendidikan
Menghidupkan harapan bagi masyarakat tidak mampu secara ekonomi namun mempunyai potensi akademik baik untuk dapat menempuh pendidikan sampai ke jenjang pendidikan tinggi; Memberikan akses bagi masyarakat kurang mampu tapi memiliki potensi akademik yang baik untuk menjadi sumber daya manusia yang memiliki nilainilai kebangsaan, patriotisme, cinta Tanah Air, dan semangat bela negara. Memberikan kesempatan bagi masyarakat kurang mampu tapi memiliki potensi akademik yang baik untuk ikut berperan serta dalam meningkatkan daya saing bangsa di era kompetisi global, khususnya dalam menghadapi Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA) yang telah diratifikasi oleh seluruh Negara ASEAN.
Tujuan pemberian Bantuan Biaya Pendidikan Bidikmisi adalah: 1. Meningkatkan akses dan kesempatan belajar di perguruan tinggi bagi peserta didik yang tidak mampu secara ekonomi dan berpotensi akademik baik; 2. Memberi bantuan biaya pendidikan kepada calon/mahasiswa yang memenuhi kriteria untuk menempuh pendidikan program Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat waktu; 3. Meningkatkan prestasi mahasiswa, baik pada bidang kurikuler, ko-kurikuler maupun ekstra kurikuler; 4. Menimbulkan dampak iring bagi mahasiswa dan calon mahasiswa lain untuk selalu meningkatkan prestasi dan kompetif; 5. Melahirkan lulusan yang mandiri, produktif dan memiliki kepedulian sosial, sehingga mampu berperan dalam upaya pemutusan mata rantai kemiskinan dan pemberdayaan masyarakat.
Komponen Biaya Bidikmisi: 1. Biaya Bantuan Hidup untuk mahasiswa 2. Biaya Penyelenggaraan 3. Biaya Pengelolaan
PROSES BISNIS BEASISWA BIDIK MISI
RUANG LINGKUP AUDIT 1. Penetapan kuota mahasiswa penerima beasiswa pendidikan; 2. Pelaksanaan seleksi, verifikasi, penetapan, penyaluran, penerimaan dan pengelolaan beasiswa 3. Pengelolaan, pertanggungjawaban dan pelaporan beasiswa di perguruan tinggi negeri. 4. Sasaran Audit Beasiswa Bidikmisi tahun 2016 ( mahasiswa baru 2016 dan ongoing aktif 2016) Tujuan Audit Pengelolaan Beasiswa
1. Tepat sasaran 2. Tepat jumlah 3. Tepat waktu 4. Tepat manfaat Memberikan rekomendasi strategis untuk perbaikan kebijakan dan pengelolaan program pemberian beasiswa
PELAKSANAAN AUDIT
4
IDENTIFIKASI RISIKO
DAFTAR RISIKO BOPTN PENETAPAN ALOKASI BOPTN 1.
2. 3. 4.
Jumlah Biaya Kuliah Tunggal (Total Standar Satuan Biaya Perguruan Tinggi Negeri dikurangi dengan Biaya Rutin) tidak sama dengan jumlah BOPTN yang diterima ditambah dengan penerimaan Uang Kuliah Tunggal. Penetapan kelompok UKT Golongan 1 dan 2 kurang dari 5% PTN menerima UKT rendah karena sebagian besar mahasiswa masuk kategori 1 dan 2 Kesalahan penetapan UKT mahasiswa tidak sesuai dengan kelompok kemampuan ekonomi masyarakat.
PERENCANAAN BOPTN DI SATKER 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Usulan kegiatan tidak dilengkapi dengan data pendukung Terjadi kesalahan perhitungan dalam RAB kegiatan Usulan kegiatan unit kerja terlambat/ tidak sesuai jadwal Usulan biaya melampaui nilai SBM atau Usulan biaya mengandung nilai di luar SBM Dokumen usulan unit kerja formalitas Tidak seluruh unit kerja mengirimkan usulannya Tidak dilakukan verifikasi atas usulan unit kerja dn tidak didokumentasikan hasil verifikasinya Dokumen usulan Unit Kerja tidak diverifikasi Tidak dilakukan sinkronisasi atas jumlah alokasi anggaran BOPTN untuk masing-masing unit Penyampaian RKAKL ke Kemristekdikti terlambat Data dukung RKAKL tidak lengkap DIPA BOPTN terlambat diterima DIPA BOPTN belum diterima
DAFTAR RISIKO BOPTN PENERIMAAN DAN PENGGUNAAN DANA BOPTN 1. 2. 3.
Alokasi dana BOPTN terlambat diterima Alokasi dana BOPTN diterima tidak sesuai dengan TOR yang telah ditetapkan Terdapat pelaksanaan kegiatan yang menyimpang dari rencana kegiatan terkait dengan penggunaan dana BOPTN yang dilarang) 4. Pelaksanaan kegiatan mendahului rencana kegiatan 5. Terdapat perubahan pelaksanaan kegiatan yang tidak diinformasikan ke Kantor Pusat 6. Terdapat kegiatan yang dibatalkan atau tidak dilaksanakan 7. Pelaksanaan pengadaan tidak sesuai jadwal kegiatan 8. Penyimpangan proses pengadaan barang/jasa 9. Barang hasil pengadaan terlambat diterima 10. Barang yang direncanakan diadakan tidak ada di pasaran
PENGELOLAAN KEUANGAN DAN PERTANGGUNG JAWABAN 1. 2. 3. 4.
Belum seluruh unit kerja melaporkan SPJ ke Kantor Pusat Masih terdapat dana BOPTN yang belum dipertanggungjawabkan ke Kantor Pusat Pengelolaan keuangan di unit kerja lemah Laporan Realisasi Penggunaan dana per output terlambat disampaikan
DAFTAR RISIKO BPPTN BH Pengelolaan dana BPPTN BH oleh Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum merupakan assesment awal atas risiko yang mungkin terjadi dalam pengelolaan BPPTN BH antara lain: 1. Belum adanya Pedoman Umum Pengelolaan BPPTN BH yang diterbitkan oleh Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi 2. Usulan BPPTN BH tidak dilakukan reviu oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi 3. Keterlambatan transfer dana BPPTN BH 4. Tidak tercapainya target kinerja yang ditetapkan dalam kontrak kinerja khususnya untuk target persentase mahasiswa yang dikenakan uang kuliah tunggal (UKT) kelompok I minimal 5% 5. Risiko adanya komplain dari masyarakat khususnya orang tua mahasiswa karena tidak diinformasikannya besaran biaya kuliah tunggal yang menjadi bagian penting dari penetapan tarif UKT 6. Risiko tidak optimalnya pelaksanaan kegiatan 7. Risiko tidak diketahui progress fisik secara menyeluruh atas pelaksanaan kegiatan BPPTN 8. Laporan realisasi penggunaan Bantuan Pendanaan PTN-BH kepada KPA dan Majelis amanat setiap triwulan tidak dibuat atau terlambat disampaikan 9. Laporan kinerja dan laporan keuangan PTN-BH yang telah diaudit kepada majelis wali amanat, Menteri Keuangan, dan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi pada setiap tahun anggaran belum dibuat atau sedang disusun.
DAFTAR RISIKO BEASISWA MAHASISWA No 1
Tahapan
Risiko Potensial
Penetapan Kuota
2
Persyaratan Pendaftaran
dan
3
Seleksi Masuk
4
Daftar Ulang dan Verifikasi
Rasio antara jumlah mahasiswa miskin dengan kuota yang diterima rendah Kuota tidak terpenuhi
Calon mahasiswa yang diterima bukan berasal dari keluarga miskin (Tidak mampu secara ekonomi) Calon mahasiswa yang diterima tidak memenuhi persyaratan IPK minimal Persyaratan pendaftaran tidak terpenuhi atau tidak lengkap Tidak seluruh calon mahasiswa yang mendaftar mengikuti seleksi masuk
Mahasiswa yang lulus seleksi tidak mengikuti Daftar Ulang Hasil verifikasi kelayakan calon penerima tidak valid Pelaksanaan verifikasi terlambat Usulan calon penerima terlambat
DAFTAR RISIKO BEASISWA MAHASISWA No
•
Tahapan
Risiko Potensial
5 Penetapan
• Calon penerima beasiswa yang lulus verifikasi tidak diusulkan
6 Penyaluran
• • • • • •
•
•
SK Penetapan calon penerima beasiswa terlambat Upload data usulan calon penerima beasiswa terlambat Proses persetujuan penerima beasiswa terlambat diterima Hasil penetapan tidak dikomunikasikan kepada mahasiswa Sebagian data dari perguruan tinggi belum dikirimkan melalui SIM Bidikmisi sehingga belum dapat dilakukan pencairan. ongoing: sebagian besar perguruan tinggi masih melakukan verifikasi khususnya berapa jumlah mahasiswa yang lulus/IPK tidak memenuhi/berhenti sehingga PT belum melakukan upload ke sistem di Ditjen Belmawa. Baru: Ditjen Belmawa masih menunggu hasil verifikasi dari PT terkait dengan kelayakan mahasiswa baru penerima beasiswa bidikmisi sehingga sebagian besar belum melakukan upload ke sistem di Ditjen Belmawa. Penetapan Bank Penyalur terlambat
DAFTAR RISIKO BEASISWA MAHASISWA No
Tahapan
Risiko Potensial
7
Penerimaan
• • • •
8
Pelaporan pertanggung jawaban
dan • • • • •
9
Pengawasan dan • • Pengendalian
Beasiswa terlambat atau belum diterima SP2D yang diterbitkan tidak diinformasikan ke PTN PTN belum menerima pemberitahuan mengenai pengiriman dana beasiswa Rekening penerima beasiswa tidak valid Laporan realisasi penyerapan dana Bidikmisi (mahasiswa baru dan on going) belum dibuat atau terlambat dikirim; Laporan penetapan penerima Bidikmisi melalui SIM Bidikmisi terlambat dikirim; Laporan perkembangan indeks prestasi (IP) penerima Bidikmisi melalui http://simb3pm.dikti.go.id belum diupload; Laporan pengganti penerima Bidikmisi belum dibuat; Kegiatan lainnya, seperti diseminasi informasi, pelatihan, pendidikan karakter, dll belum dibuat.
Ditjen Belmawa tidak melakukan monitoring dan evaluasi Belum dilakukan pengawasan internal oleh PTN
PELAPORAN HASIL AUDIT DAN KOMUNIKASI AUDIT
PKA
DAFTAR ISIAN
LATT Perwakilan BPKP DISAJIKAN DALAM BENTUK BAB
Komunikasi pelaksanaan audit Forum: Warga.bpkp.go.id pada forum Joint Audit BPKP-Kemdikbud WA group Itjen KemristekdiktiBPKP untuk komunikasi yang bersifat teknis
KKA
LATT
PENGIRIMAN LATT BOPTN/BPPTN BH LHA individual diterbitkan/ditandatangani oleh Kepala Perwakilan BPKP dan ditujukan kepada Rektor/Direktur Perguruan Tinggi Negeri dengan tembusan dikirimkan kepada: 1. Deputi Kepala BPKP Bidang PIP Bidang Polhukam dan PMK; 2. Inspektur Jenderal Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
PENGIRIMAN LATT BEASISWA MAHASISWA LHA individual diterbitkan/ditandatangani oleh Kepala Perwakilan BPKP dan ditujukan kepada Rektor/Direktur/Kepala Perguruan Tinggi Negeri dengan tembusan dikirimkan kepada: 1. Deputi Kepala BPKP Bidang PIP Bidang Polhukam dan PMK; 2. Direktur Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
TERIMA KASIH
