PEDOMAN PERILAKU KETAHUI APA YANG BENAR. LAKUKAN APA YANG BENAR

October 2015

PEDOMAN PERILAKU

KETAHUI APA YANG BENAR. LAKUKAN APA YANG BENAR 1

Daftar Isi Mengapa Kita Memiliki Pedoman Perilaku..................................................................................................................................................4 Pedoman Perilaku Berlaku Bagi Kita Semua..............................................................................................................................................4 Menyampaikan Masalah Tanpa Rasa Takut................................................................................................................................................5 Kebijakan Tentang Larangan Tindakan Balasan.........................................................................................................................................5 Melapor dengan Jujur.................................................................................................................................................................................5 Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah..................................................................................................6 Pelanggaran Praktik Akuntansi dan Kontrol Internal...................................................................................................................................7 Saluran Pedoman Perilaku..........................................................................................................................................................................7 Kewajiban Pemimpin Tim dan Pihak Lain yang Menerima Laporan tentang Kemungkinan Pelanggaran Pedoman Perilaku...................8 Pelanggaran Pedoman Perilaku..................................................................................................................................................................8 Perilaku Dengan Tim Kita............................................................................................................................................................................9 Kebebasan Berserikat.................................................................................................................................................................................9 Keberagaman dan Kebersamaan dan Tidak Ada Diskriminasi..................................................................................................................9 Hak Asasi Manusia Secara Global............................................................................................................................................................10 Keselamatan di Tempat Kerja...................................................................................................................................................................11 Saling Menghormati di Tempat Kerja........................................................................................................................................................12 Kekerasan di Tempat Kerja.......................................................................................................................................................................12 Obat Terlarang dan Alkohol.......................................................................................................................................................................13 Perilaku Dengan Pihak Lain......................................................................................................................................................................14 Bisnis Kita..................................................................................................................................................................................................14 Pelanggan dan Pemasok..........................................................................................................................................................................14 Konsumen.................................................................................................................................................................................................15 Privasi Data Konsumen dan Karyawan.....................................................................................................................................................16 Media Sosial..............................................................................................................................................................................................16 Persaingan................................................................................................................................................................................................17 Informasi Tentang Persaingan...................................................................................................................................................................18 Lingkungan................................................................................................................................................................................................19 Pemerintah................................................................................................................................................................................................19 Menjalankan Bisnis Secara Internasional.................................................................................................................................................20 Perilaku Dengan Perusahaan Kita.............................................................................................................................................................21 Informasi dan Sumber Daya Perusahaan Kita..........................................................................................................................................21 Konflik Kepentingan..................................................................................................................................................................................21 Informasi Rahasia......................................................................................................................................................................................23 Penggunaan Sumber Daya Perusahaan...................................................................................................................................................25 Hadiah, Hiburan, dan Bantuan Lainnya....................................................................................................................................................26 Hadiah, Hiburan, atau Bantuan kepada Pejabat Pemerintah...................................................................................................................28 Penyimpanan Arsip...................................................................................................................................................................................29 Pelaporan Keuangan.................................................................................................................................................................................30 Pencegahan Kecurangan.........................................................................................................................................................................31 Melakukan Hal yang Benar adalah Cara Kimberly-Clark..........................................................................................................................32 Nomor Saluran Pedoman Perilaku............................................................................................................................................................33

2

KARYAWAN KIMBERLY-CLARK YANG TERHORMAT,

Selama bertahun-tahun, Kimberly-Clark telah diakui sebagai perusahaan yang melakukan hal yang benar. Sepanjang beberapa tahun terakhir, kita telah menerima banyak penghargaan untuk praktik manajemen kita yang etis, termasuk menerima penghormatan sebagai salah satu "Perusahaan Paling Etis di Dunia", sebagaimana ditetapkan oleh Ethisphere. Saya sangat bangga karena karyawan Kimberly-Clark bangga atas reputasi kita. Salah satu nilai inti kita adalah bersikap "Sejati", yang di Kimberly-Clark berarti bahwa kita akan terus melanjutkan warisan kejujuran, integritas, dan keberanian untuk melakukan hal yang benar. Itulah yang selalu kita lakukan, dan inilah standar yang harus kita pertanggungjawabkan di masa mendatang. Reputasi adalah aset yang berharga. Pada saat ini, kita bekerja di dunia yang sudah sangat saling terhubung, sehingga tindakan perusahaan – dan tindakan para karyawannya – diawasi jauh lebih ketat dari yang sudahsudah. Mengharapkan setiap karyawan Kimberly-Clark, di mana pun dan kapan pun, untuk menjunjung tinggi standar Pedoman Perilaku kita dalam segala hal yang kita lakukan, merupakan tantangan besar. Tetapi, itulah yang saya harapkan, karena kita memang ingin bekerja untuk perusahaan semacam itu. Harap luangkan waktu untuk membaca dan memahami Pedoman Perilaku Kimberly-Clark. Bertanyalah mengenai ini. Patuhi. Harapkan bahwa rekan kerja Anda pun melakukan hal yang sama. Jika kita semua melakukan ini, kita akan terus menjadi penata layan tradisi yang telah berusia 140 tahun lebih di Kimberly-Clark.



Hormat saya,



Thomas J. Falk



Chairman of the Board and Chief Executive Officer

Sebagaimana yang disampaikan Tom dalam suratnya, reputasi kita sebagai perusahaan dan sebagai individu merupakan aset yang berharga. Dalam peran saya sebagai General Counsel (Penasihat Hukum Tertinggi Perusahaan), saya bertanggung jawab untuk bekerja bersama Anda, melindungi reputasi itu. Memastikan bahwa Anda memahami apa yang diminta dari Anda sesuai hukum yurisdiksi di mana kita beroperasi hanyalah sebagian dari apa yang diharapkan Kimberly-Clark dari kita sebagai karyawan. Dalam banyak situasi, Kimberly-Clark mengharapkan lebih dari yang dipersyaratkan oleh hukum. Pedoman Perilaku Kimberly-Clark adalah panduan yang sangat penting mengenai persoalan etika yang dapat muncul dari waktu ke waktu dalam hubungan Anda dengan sesama karyawan, pelanggan, pemasok, pesaing, dan masyarakat umum. Luangkan waktu untuk membaca Pedoman Perilaku dan merenungkan bagaimana pedoman ini berlaku bagi Anda dan pekerjaan Anda. Pastikan bahwa Anda memahami tanggung jawab Anda berdasarkan Pedoman Perilaku, termasuk tanggung jawab untuk melaporkan dugaan pelanggaran dan bekerja sama dalam penyelidikan yang dilakukan Perusahaan. Jika Anda mempunyai pertanyaan atau masalah, Pedoman Perilaku mengidentifikasi sumber daya yang tersedia untuk menjawab pertanyaan Anda. Jika Anda merasa perlu membicarakan situasi itu demi mendapatkan solusi yang semestinya, bicarakanlah dengan pemimpin tim Anda, staf khusus Sumber Daya Manusia, atau siapa saja di Departemen Hukum. Anda juga dapat menghubungi Nomor Saluran Pedoman Perilaku jika ingin tetap anonim. Selain itu, Anda juga dapat menghubungi saya secara langsung, setiap saat, dengan pertanyaan atau permasalahan mengenai kepatuhan dengan Pedoman Perilaku dan standar Perusahaan untuk integritas dan etika. Pedoman Perilaku adalah reputasi kita, jadi, mari kita semua bekerja sama untuk melindunginya.



Hormat saya,



Thomas J. Mielke



General Counsel

3

MENGAPA KITA MEMILIKI PEDOMAN PERILAKU Di Kimberly-Clark, kita menyediakan hal-hal penting untuk kehidupan yang lebih baik. Nilai-nilai One K-C kita adalah prinsip dan idealisme yang membentuk kita menjadi sebagaimana kita adanya hari ini dan menjabarkan jenis perusahaan seperti apa yang ingin kita wujudkan di masa depan. Kita: Sejati – Di Kimberly-Clark, kita meyakini pelestarian warisan kejujuran, integritas, dan keberanian untuk melakukan hal yang benar. Kita berjuang untuk menjadi salah satu perusahaan paling sukses di dunia, berdedikasi untuk menang melalui kerja keras dan bermain adil. Bertanggung jawab – Kita merasa memiliki bisnis dan masa depan kita. Kita menetapkan sasaran ambisius untuk bisnis kita dan diri kita, kemudian meningkatkan diri untuk melampauinya. Kita merasa bertanggung jawab secara pribadi untuk mencapai potensi individu dan tim kita. Inovatif – Para pendiri kita menanamkan budaya yang mendorong jiwa kewirausahaan, eksperimen dalam pengembangan produk, dan kreativitas dalam pemasaran. Kita terus berkomitmen pada gagasan baru yang menambah nilai bagi pelanggan dan mitra kita. Kita menyadari bahwa pencapaian terbaik hari ini merupakan tolok ukur yang harus kita lampaui besok. Peduli – Semua ini, ditambah sungguh-sungguh saling menghormati dan peduli terhadap masyarakat tempat kita tinggal dan bekerja, menjadikan Kimberly-Clark perusahaan yang diincar orang untuk bekerja dan berbisnis di seluruh dunia. Kita yakin bahwa cara kita menjalankan bisnis sama pentingnya dengan bisnis yang kita lakukan. Menjalankan bisnis dengan integritas dan standar etika yang tinggi adalah

cara Kimberly-Clark berbisnis. Pedoman Perilaku menekankan nilai-nilai kita dengan memberikan panduan untuk berurusan dengan pelanggan, pemasok, karyawan lainnya, para pesaing dan masyarakat dengan integritas dan dengan cara yang etis dan patut. Mengamalkan nilai-nilai ini dan mendemonstrasikan Perilaku One K-C untuk Membangun Kepercayaan, Mengambil Keputusan, Menang dengan Konsisten, Memikirkan Pelanggan, Terus Mengembangkan Diri, dan Membina Bakat itu penting bagi kesuksesan kita. Pedoman Perilaku tidak dapat menguraikan semua undangundang, peraturan, atau kebijakan Kimberly-Clark yang berlaku bagi kita, atau pada situasi tertentu. Sebaliknya, Pedoman Perilaku menciptakan kerangka kerja standar etika yang harus dipatuhi semua karyawan dalam menjalankan bisnis. Standar-standar itu sering kali lebih tinggi daripada kewajiban hukum minimum. Pedoman Perilaku merupakan panduan referensi penting bagi kita saat berusaha menjalankan bisnis dengan cara yang etis dan pantas. Di dunia yang berubah dengan cepat, di mana inovasi merupakan kunci untuk menang di pasar, kita ingin tim kita mengambil risiko cerdas untuk menang. Pada saat bersamaan, kita berkomitmen terhadap nilai-nilai kita, Perilaku One K-C kita, dan melakukan hal yang benar. Pedoman menyediakan arah yang dibutuhkan oleh karyawan kita. Sebagai karyawan Kimberly-Clark, membaca dan memahami Pedoman Perilaku merupakan langkah pertama yang penting dalam mengenal sejarah, budaya, dan harapan kita. Tidak ada yang lebih mendasar bagi kesuksesan Anda di KimberlyClark dibandingkan memahami dan mendemonstrasikan standar etika yang dijelaskan dalam Pedoman kita.

Pedoman Perilaku Berlaku bagi Kita Semua Kita masing-masing memiliki kewajiban untuk membaca dan memahami Pedoman Perilaku. Pedoman Perilaku berlaku untuk setiap karyawan Kimberly-Clark di seluruh dunia. Pedoman Perilaku juga berlaku bagi anggota Dewan Direksi Kimberly-Clark Corporation. Pedoman Perilaku tidak bermaksud dan tidak dimaksudkan untuk mengganggu atau membatasi hak karyawan yang mungkin dimiliki karyawan berdasarkan hukum setempat. Jika kebiasaan, budaya, atau hukum setempat

menerapkan standar yang berbeda dengan Pedoman Perilaku ini, Anda harus menanyakan kepada Departemen Hukum untuk mendapatkan bimbingan. Kita masing-masing bertanggung jawab atas kepatuhan kita sendiri terhadap Pedoman Perilaku, untuk melaporkan dugaan pelanggaran, dan untuk bekerja sama dalam investigasi Perusahaan atas kemungkinan pelanggaran.

4

Menyampaikan Masalah Tanpa Rasa Takut Jika Anda mengetahui ada persoalan terkait Pedoman Perilaku, mungkin ada sejumlah alasan Anda tidak ingin memberitahukannya kepada siapa pun. Mungkin Anda tidak yakin bahwa hal tersebut memang terjadi. Anda mungkin takut “menyebabkan kesulitan” atau seseorang akan “mendatangi” Anda. Anda mungkin berpikir bahwa itu adalah tanggung jawab orang lain. Tetapi, melakukan hal yang benar berarti angkat bicara. Jika Anda tidak merasa nyaman menggunakan nama Anda, silakan menyampaikan masalah Anda secara anonim. Karyawan yang menyampaikan masalah memainkan peran penting dalam memelihara tempat kerja kita yang beretika. Anda bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi sehingga Perusahaan dapat merespons dengan cepat dan mengambil tindakan yang tepat. Salah satu cara paling penting yang dapat Anda lakukan untuk membuat perbedaan adalah dengan mengetahui setiap kegiatan yang tidak etis atau ilegal di tempat kerja dan segera melaporkannya.

Kebijakan Tentang Larangan Tindakan Balasan Perusahaan kita berkomitmen melindungi hak-hak mereka yang melaporkan persoalan terkait Pedoman Perilaku dengan niat baik sesuai dengan Kebijakan Tentang Larangan Tindakan Balasan. Perusahaan kita tidak akan melakukan tindakan balasan terhadap orang yang: Melaporkan hal yang diyakininya sebagai pelanggaran Pedoman kita, kebijakan kita, atau hukum.

•

•

Mengajukan pertanyaan terkait kepatuhan atau meminta saran tentang praktik, keputusan, atau tindakan bisnis tertentu.

•

Bekerja sama dalam penyelidikan kemungkinan pelanggaran. Anda tidak akan kehilangan pekerjaan, tunjangan, atau diturunkan pangkat, diskors, diancam, dilecehkan, atau didiskriminasi karena mengajukan masalah terkait Pedoman Perilaku secara jujur, atau karena sungguh-sungguh berpartisipasi dalam penyelidikan Perusahaan. Mereka yang ditugaskan untuk menyelidiki pelanggaran apa pun juga dilindungi oleh kebijakan tentang larangan tindakan balasan ini. Semua karyawan yang melakukan tindakan balasan akan dikenai tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.

Melapor Dengan Jujur Melapor dengan jujur berarti bahwa Anda dengan niat baik meyakini bahwa Pedoman Perilaku telah dilanggar, bahkan meskipun pelanggaran nyata tidak dapat dibuktikan. Mengajukan laporan untuk membalas orang lain, mendapatkan keunggulan dalam konflik pribadi, atau melecehkan, atau mengintimidasi, tidak termasuk dalam melapor dengan jujur. Pelaporan yang tidak jujur itu sendiri menurut Pedoman Perilaku adalah pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku. Jika Anda merasa bahwa seseorang sedang membalas dendam pada Anda, laporkanlah hal itu seperti Anda melaporkan pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku.

T.

Negara yang berbeda memiliki budaya dan undang-undang yang berbeda pula. Apakah Pedoman Perilaku berlaku bagi semua karyawan secara global?

J.

Ya. Perilaku yang ditetapkan di dalam Pedoman Perilaku berlaku untuk semua karyawan di seluruh dunia, di mana pun lokasinya. Jika kebiasaan, budaya, atau hukum setempat menerapkan standar yang berbeda dengan Pedoman Perilaku ini, Anda harus menanyakan kepada Departemen Hukum untuk mendapatkan bimbingan.

T.

Saya melihat pemimpin tim saya melakukan sesuatu yang tampaknya tidak etis, tetapi saya takut melaporkan dugaan pelanggaran ini. Apakah dengan membuat laporan saya akan mendapat kesulitan atau merusak reputasi mereka?

J.

Tidak. Anda tidak akan mendapat masalah atau merusak reputasi pemimpin tim Anda hanya karena membuat laporan. Anda tidak akan dikenai pertanggungjawaban karena melapor dengan jujur, meskipun kelak ternyata hal tersebut tidak terbukti benar. Investigasi dilakukan secara objektif, adil, dan rahasia untuk memastikan bahwa reputasi karyawan dilindungi. Semua masalah tentang Pedoman Perilaku dan laporan pembalasan akan diselidiki sepenuhnya.

5

Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

Anda Juga Dapat Menghubungi Kantor General Counsel Kimberly-Clark Di:

Telepon:

+1-972-281-1216

Alamat Surat: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. Kepada: Departemen Hukum



Melaporkan dugaan pelanggaran Pedoman Perilaku adalah sangat penting sehingga Perusahaan dapat menentukan dengan tepat apakah memang ada masalah yang perlu diselesaikan. Karena alasan itu, kita semua berkewajiban melaporkan dugaan pelanggaran Pedoman Perilaku. Laporkan masalah ke tingkat dan fungsi yang sesuai, berdasarkan Protokol Pelaporan dan Pengaduan ke Atas dalam Masalah Pedoman Perilaku. Jika ada pertanyaan tentang Pedoman Perilaku, atau Anda mengetahui adanya dugaan pelanggaran, ada beberapa sumber daya yang tersedia. Pemimpin Tim Anda:



Faks:

+1-972-281-1492

Anggota Tim Kepatuhan, Termasuk Chief Compliance dan Ethics Officer di:



Telepon:

+1-920-721-6731



Alamat Surat: Kimberly-Clark Corporation 2001 Marathon Avenue Neenah, WI 54956 U.S.A. Kepada: Chief Compliance dan Ethics Officer

Anda dapat mengajukan pertanyaan dan masalah Anda kepada pemimpin tim Anda. Jika tidak ingin memberi tahu pemimpin tim Anda mengenai masalah Anda, atau menurut Anda pemimpin tim belum mengambil tindakan selayaknya, Anda juga dapat mendatangi:



Pemimpin Tim Lain

Staf Departemen Sumber Daya Manusia:

Setiap Anggota Tim Keamanan Global

Anda dapat menghubungi staf Sumber Daya Manusia unit bisnis Anda atau negara yang bersangkutan.



Email:



Telepon: +1-888-288-8216 (A.S. dan Kanada) +1-443-716-2301 (Panggilan PTD [dibayar penerima] Internasional) Alamat Surat: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. Kepada: Departemen Keamanan Global Faks:

+1-920-225-3126

[email protected]





Faks.:

+1-972-281-1236

Staf Departemen Hukum. Anda dapat menghubungi chief counsel unit bisnis Anda atau negara yang bersangkutan, atau staf Departemen Hukum yang selama ini bekerja dengan Anda.

Saluran Pedoman Perilaku: Saluran Pedoman Perilaku diuraikan dengan lebih detail di halaman berikutnya. Anda dapat melaporkan masalah menggunakan Saluran Pedoman Perilaku secara anonim. Harap diperhatikan bahwa sesuai dengan undang-undang yang berlaku, Saluran Pedoman Perilaku ini mungkin tidak tersedia di sejumlah negara tertentu.

T.

Saya mencemaskan sesuatu, tetapi hal ini tidak tercakup dalam Pedoman Perilaku. Apakah itu berarti tidak ada masalah?

J.

Pedoman Perilaku tidak mungkin dapat menjawab setiap pertanyaan atau persoalan etika. Jika ada sesuatu yang menurut Anda tampaknya tidak benar, tanyakan kepada pemimpin tim Anda, atau salah seorang yang namanya tercantum di bagian Sumber Daya ini.

6

Pelanggaran Praktik Akuntansi dan

Saluran Pedoman Perilaku

kontrol internal Kegagalan mematuhi praktik akuntansi, kontrol akuntansi internal, atau audit Perusahaan bisa berakibat parah bagi Kimberly-Clark dan para pemegang sahamnya. Jika mempunyai masalah yang terkait dengan perkara ini, Anda hendaknya melaporkannya ke: General Counsel: +1-972-281-1216



Telepon:





Alamat Surat: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. Kepada: General Counsel



Faks.:

+1-972-281-1492

-ATAUChairman of the Audit Committee: Alamat Surat: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 U.S.A. Kepada: Corporate Secretary



Faks.:

Untuk menjamin bahwa tiap karyawan dapat melaporkan masalah Pedoman Perilaku secara anonim, disediakanlah Saluran Pedoman Perilaku. Melalui Saluran Pedoman Perilaku, Anda dapat melaporkan masalah lewat telepon atau Internet. Informasi Anda akan diterima oleh perusahaan profesional yang tidak terkait dengan Kimberly-Clark dan yang juga menerima laporan Pedoman Perilaku untuk banyak perusahaan lainnya. •

Saluran ini tersedia 24 jam sehari, 365 hari setahun.

•

Anda dapat melapor dalam bahasa apa saja.

• Anda dapat melapor secara anonim jika Anda memilih untuk melapor secara demikian.

Saluran Telepon: A.S: +1-800-482-6020 Di luar A.S: lihat daftar nomor telepon dengan mengikuti tautan berikut ini: Nomor Telepon Global untuk Masalah Pedoman Perilaku Saluran Internet: Situs Web untuk Pelaporan Masalah Pedoman Perilaku melalui Internet

+1-972-281-1578

-ATAUSaluran Pedoman Perilaku

7

Kewajiban Pemimpin Tim dan Pihak Lain yang Menerima Laporan tentang Kemungkinan Pelanggaran Pedoman Perilaku Pemimpin Tim dan pihak lain yang menerima laporan tentang kemungkinan pelanggaran Pedoman berperan sangat penting dalam menjunjung tinggi Pedoman Perilaku. KimberlyClark mendorong para anggota tim untuk menyampaikan masalahnya kepada pemimpin tim. Pemimpin tim dan pihak lain yang menerima laporan tentang kemungkinan pelanggaran Pedoman harus siap dan tahu cara menangani masalah atau laporan tentang Pedoman Perilaku. Pemimpin tim harus: Memastikan Anda mengetahui dan memahami Pedoman Perilaku, dan memberikan contoh perilaku yang sejalan dengan Pedoman Perilaku. • Bertindak untuk menghentikan pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku atau hukum yang dilakukan oleh anggota tim. • Memberi tahu anggota tim bahwa Anda siap untuk membahas masalah mereka. • Menanggapi pertanyaan dan masalah anggota tim dengan serius.

Pelanggaran Pedoman Perilaku Pelanggaran Pedoman Perilaku adalah pelanggaran serius. Melanggar Pedoman Perilaku, kebijakan kita, atau hukum dapat mengakibatkan tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Hal ini sepenuhnya tergantung pada fakta masing-masing kasus termasuk jenis pelanggaran dan tingkat keparahannya. Semua tindakan disipliner ditinjau untuk memastikan bahwa pelanggaran ditangani secara konsisten. Apabila pelanggaran Pedoman Perilaku tersebut juga merupakan pelanggaran hukum, Anda dapat dikenai denda, sanksi, dakwaan kriminal, atau tuntutan hukum lain yang dibebankan oleh instansi pemerintah atau pengadilan.

•

Setelah kemungkinan pelanggaran Pedoman Perilaku dilaporkan kepada Anda: Jangan ragu untuk mencari panduan sebelum menanggapi. Laporkan masalah ke tingkat dan fungsi yang sesuai, berdasarkan Protokol Pelaporan dan Pengaduan ke Atas dalam Masalah Pedoman Perilaku. • Dukung anggota tim yang mengajukan masalah secara jujur dan perlakukan mereka dengan hormat. • Jangan sekali-kali membiarkan anggota tim merasa bahwa masalah mereka diabaikan. • Pastikan tidak terjadi tindakan balasan terhadap seseorang karena melaporkan dugaan pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku • •

8

PERILAKU DENGAN TIM KITA Kebebasan Berserikat Kita memiliki komitmen untuk menghormati hak karyawan untuk bebas berserikat, yang mencakup:

KimberlyClark percaya bahwa kesuksesan kita tergantung pada saling mempercayai dan menghormati. Kerja tim adalah nilai yang memandu kita dalam melakukan semua yang kita lakukan.

• Hak untuk berorganisasi sesuai dengan undang-undang dan praktik nasional. • Hak untuk mengajukan penawaran secara kolektif melalui perwakilan pilihan mereka sendiri • Hak perwakilan pilihan mereka untuk memperoleh akses yang wajar ke karyawan kita dalam rangka mewakili mereka. • Hak untuk terlibat dalam aktivitas lain yang dilindungi. • Hak untuk tidak terlibat dalam aktivitas demikian.

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Hak Asasi Manusia Dalam Kepegawaian; Petunjuk Kebijakan Hak Asasi Manusia Dalam Kepegawaian

Keberagaman dan Kebersamaan dan Tidak Ada Diskriminasi Kita berkomitmen untuk memiliki tenaga kerja yang beragam secara global melalui peluang kerja yang setara. Kita akan: Merekrut, mempromosikan, dan mendukung pengembangan profesional tenaga kerja yang beragam secara global. •

• Melakukan perekrutan, pelatihan, promosi dan kompensasi berdasarkan kemampuan, prestasi, pengalaman, dan perilaku karyawan tanpa memandang ras, suku, warna kulit, gender, orientasi seksual, usia, agama, kredo, asal kebangsaan, identitas gender, cacat tubuh, cuti terlindungi hukum, status veteran, atau kategori lain yang dilindungi oleh hukum yang berlaku. • Kenali dan manfaatkan keberagaman bakat, kemampuan, dan pengalaman masing-masing.

Terbukalah terhadap segala sudut pandang dan bantu orang lain merasa nyaman untuk mengungkapkan sudut pandang tersebut. •

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Panduan Kelompok Sumber Daya Karyawan; Alat Keberagaman; Halaman Beranda Keberagaman & Inklusi; Kebijakan Hak Asasi Manusia dalam Kepegawaian; Petunjuk Kebijakan Hak Asasi Manusia Dalam Kepegawaian; Kebijakan Pengembangan dan Keberagaman Sumber Daya Manusia; Pernyataan Posisi Perusahaan mengenai Pelecehan dan Perilaku Lainnya yang Tidak Patut

9

Hak Asasi Manusia Secara Global Kimberly-Clark berkomitmen untuk mengakui hak asasi manusia secara global. Kita telah menetapkan standar tertentu yang dirancang untuk melindungi hak asasi manusia dan juga mengharapkan pemasok dan mitra bisnis kita mengikuti standar ini: • Mendukung kebebasan berserikat dan tawar-menawar kolektif. •

Menentang perburuhan anak di bawah umur.

•

Menentang kerja paksa dan penyalahgunaan tenaga kerja

•

Melarang diskriminasi.

•

Mematuhi undang-undang jam kerja, upah, dan tunjangan.

•

Menyediakan tempat kerja yang aman dan sehat.

•

Melindungi lingkungan.

•

Melarang korupsi dan penyuapan.

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kepatuhan Sosial; Kebijakan Hak Asasi Manusia dalam Kepegawaian; Petunjuk Kebijakan Hak Asasi Manusia dalam Kepegawaian; Kebijakan Pengembangan dan Keberagaman Sumber Daya Manusia; Pernyataan Posisi Perusahaan mengenai Pelecehan dan Perilaku Lain Yang Tidak Patut

T.

Saya tanpa sengaja mendengar pemimpin tim saya menceritakan suatu lelucon menyangkut agama kepada rekan kerja saya yang membuat rekan kerja saya tersebut merasa tidak nyaman. Saya tidak ingin mendapat kesulitan. Apa yang seharusnya saya lakukan?

J.

Laporkan. Semua karyawan berhak memperoleh tempat kerja di mana rekan kerja dan pemimpin timnya memperlakukan mereka dengan bermartabat dan hormat. Anda harus melaporkan masalah itu kepada staf Sumber Daya Manusia Anda, atau menggunakan Saluran Pedoman Perilaku meskipun Anda merasa tidak nyaman melakukannya. Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

T.

Saya merasa bahwa saya tidak mendapatkan promosi karena jenis kelamin saya. Apa yang seharusnya saya lakukan?

J.

Laporkan. Kebijakan Kimberly-Clark mewajibkan bahwa keputusan kepegawaian dibuat tanpa memandang jenis kelamin kandidat. Jika Anda merasa diperlakukan tidak adil, Anda harus melaporkan masalah Anda. Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

KIAT PERILAKU Jika Anda menemukan atau menyadari bahwa ada pemasok atau vendor yang melanggar standar hak asasi manusia ini, laporkan.

10

Keselamatan di Tempat Kerja Di Kimberly-Clark, kita percaya bahwa cedera dan sakit karena pekerjaan dapat dicegah dan dapat dihilangkan. Tidak ada sasaran produksi, penghematan biaya, penghematan waktu, atau keunggulan kompetitif apa pun yang sepadan dengan cedera macam apa pun. Kita berkomitmen untuk: • Memastikan bahwa keselamatan merupakan inti dari nilai "Kepedulian" mendasar kita.

Memadukan keyakinan kita bahwa segala bentuk cedera dan penyakit di tempat kerja dapat dicegah dalam aktivitas penelitian dan kerekayasaan, pengembangan produk, manufaktur, pengiriman, dan penjualan kita. •

• Menyediakan tempat kerja yang memenuhi atau melampaui ketentuan undang-undang dan peraturan keselamatan serta kebersihan di tempat kerja yang berlaku.

Menetapkan standar keselamatan dan kebersihan di tempat kerja serta panduan teknis berdasarkan praktik terbaik. •

• Berupaya keras untuk terus-menerus memperbaiki kinerja keselamatan dan kebersihan di tempat kerja kita. • Mengharapkan semua personel Kimberly-Clark untuk berperan serta dalam peningkatan keselamatan.

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Keselamatan dan Kebersihan di Tempat Kerja Global (GOSH)

KIAT PERILAKU Ingatlah dengan tiga komitmen dasar terhadap keselamatan di tempat kerja ini dalam aktivitas Anda sehari-hari: 1. “Jaga diri Anda sendiri” Saya akan menolak mengambil tindakan yang saya anggap tidak aman atau melaksanakan tugas yang untuknya saya belum mendapatkan pelatihan yang sesuai atau tidak memiliki alat yang tepat untuk melakukannya. 2. “Jaga rekan kerja Anda” Saya akan segera menentang siapa saja yang melakukan, atau akan melakukan tindakan atau tugas yang saya anggap tidak aman dan saya akan mencegah siapa saja melakukan tugas yang untuknya mereka tidak mendapatkan pelatihan yang sesuai. 3. “Dengarkan rekan kerja Anda” Saya akan segera berhenti melakukan yang sedang saya kerjakan jika seseorang menentang saya terkait dengan tugas yang sedang saya kerjakan. Saya akan memecahkan masalah itu dengan hormat dan niat baik, dengan meminta bantuan dari orang lain jika perlu, sebelum melanjutkan.

T.

Pemimpin tim saya menyarankan penggunaan praktik yang tidak aman demi mempercepat jalur produksi. Saya tahu bahwa sasaran kita memang sangat penting, tetapi saya merasa bahwa proses baru itu tidak aman. Apa yang seharusnya saya lakukan?

J. Laporkan. Jangan pernah mengorbankan

keselamatan. Tidak ada sasaran produksi, penghematan biaya, penghematan waktu, atau keunggulan kompetitif apa pun yang sepadan dengan cedera macam apa pun. Setiap karyawan berhak menolak untuk melakukan pekerjaan yang secara wajar dipandang berbahaya bagi kesehatan atau keselamatan dirinya. Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

11

Saling Menghormati di Tempat Kerja

Tindak Kekerasan di Tempat Kerja

Kita berkomitmen untuk menyediakan lingkungan kerja yang bebas dari pelecehan, intimidasi, dan perilaku tidak pantas lainnya kepada karyawan kita.

Kita memiliki komitmen untuk menjaga tempat kerja yang bebas dari tindakan kekerasan. Kita masing-masing harus:

Contoh pelecehan adalah: •

Ajakan bersifat seksual yang tidak diinginkan, meminta imbalan seksual, dan perilaku lisan atau fisik lain yang bersifat seksual. Omongan, lelucon, gambar, dan komentar tidak menyenangkan yang mencakup ras, warna kulit, jenis kelamin, orientasi seksual, identitas gender, usia, agama, kredo, asal kebangsaan, cacat fisik, status veteran, atau kategori lain yang dilindungi. •

Contoh perilaku yang tidak pantas dapat meliputi: •

Berteriak atau marah-marah dengan suara keras.

•

Mengumpat.

•

Melontarkan kata-kata kotor kepada orang lain.

•

Ancaman dan intimidasi.

•

Menggoda/memperolok-olok di depan umum.

•

Dengan sengaja mengucilkan seseorang dari kelompok.

Melaporkan tindakan apa pun, baik fisik maupun psikologis, yang mengancam atau mencederai karyawan dengan cara kekerasan atau berpotensi kekerasan. •

Tidak memiliki atau menggunakan senjata saat berada di lokasi Perusahaan atau pada tempat kegiatan Perusahaan. •

Setiap situasi yang dilaporkan yang mengandung kemungkinan adanya kekerasan di tempat kerja - sekecil apa pun, meskipun hanya dimaksudkan sebagai lelucon, akan diselidiki oleh Sumber Daya Manusia dan Keamanan Global. Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Keamanan Global – Kekerasan di Tempat Kerja

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Hak Asasi Manusia dalam Kepegawaian; Petunjuk Kebijakan Hak Asasi Manusia dalam Kepegawaian; Pernyataan Posisi Perusahaan mengenai Pelecehan dan Perilaku Tidak Patut Lainnya

12

Obat Terlarang dan Alkohol Kita memiliki komitmen untuk menjaga tempat kerja yang bebas dari obat terlarang. Jangan memproduksi, memiliki, menjual, menggunakan atau berada di bawah pengaruh alkohol, obat tanpa resep dokter, narkotika, atau “zat terkontrol” lainnya seperti ditetapkan oleh hukum yang berlaku ketika sedang bekerja, kecuali untuk penggunaan yang sah dari obat resep dokter yang diperoleh secara sah sejauh penggunaan tersebut tidak mengganggu kinerja dalam pekerjaan, atau minuman beralkohol yang disajikan dan dikonsumsi dalam acara yang telah mendapat wewenang. •

Berpartisipasilah dalam program kesadaran Kimberly-Clark untuk menambah pengetahuan Anda mengenai bahaya penyalahgunaan dan ketergantungan obat. •

Hubungi Program Bantuan Karyawan rahasia KimberlyClark setempat jika obat terlarang atau alkohol mungkin memengaruhi kinerja Anda atau kinerja orang lain. •

Semua karyawan harus menjalani tes, jika diizinkan oleh hukum setempat, jika tampak seperti terpengaruh obat terlarang atau alkohol di tempat kerja, atau bila Perusahaan memiliki alasan kuat untuk meyakini bahwa karyawan telah melanggar kebijakan ini. Semua pelamar harus lulus tes skrining narkoba pasca-penawaran pra-kerja. •

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan tentang Alkohol, Narkoba, dan Zat Terkontrol Lainnya; Petunjuk Kebijakan Alkohol, Narkoba, dan Zat Terkontrol Lainnya

T.

Saya adalah pemimpin tim. Beberapa orang dari anggota tim saya dan saya makan malam dengan seorang perwakilan vendor. Salah satu anggota tim saya minum alkohol terlalu banyak dan melontarkan komentar-komentar yang menggoda kepada perwakilan vendor itu dan rekan kerja lainnya. Menurut saya ini adalah masalah pribadi dan saya tidak berkata apa-apa. Apakah saya benar?

J.

Tidak. Jika Anda menoleransi perilaku anggota tim Anda yang tidak pantas, Anda memberi pesan bahwa perilaku itu dapat diterima. Semua karyawan harus memperlakukan rekan kerja dan rekan bisnis dengan hormat dalam situasi apa pun. Konsumsi alkohol secara berlebihan di tempat kerja (yaitu di lokasi Perusahaan, di lokasi kerja Perusahaan, ketika sedang melakukan bisnis Perusahaan, dan/atau ketika berada di acara Perusahaan) atau ketika ada rekan kerja dan rekan bisnis tidak pernah dapat diterima. Anda seharusnya menasihati anggota tim mengenai perilaku yang pantas.

T.

Saya secara tidak sengaja mendengar seorang rekan kerja mengancam karyawan lain, yang merasa takut untuk melaporkan kejadian itu. Apa yang seharusnya saya lakukan?

J. Segera melaporkan kejadiannya. Kimberly-

Clark tidak akan menoleransi tindakan atau ancaman kekerasan dan akan menyelidiki semua laporan. Anda bertanggung jawab untuk bertindak ketika Anda mengetahui adanya ancaman atau risiko terhadap salah satu karyawan kita. Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

13

PERILAKU DENGAN PIHAK LAIN PELANGGAN DAN PEMASOK

BISNIS KITA Transaksi yang adil telah menjadi nilai mendasar Kimberly-Clark sejak Perusahaan ini didirikan. Kita yakin bahwa kejujuran dan sifat dapat dipercaya kita akan membangun hubungan yang langgeng. Ada banyak cara yang dapat kita gunakan untuk tetap memegang teguh nilai-nilai ini dalam lingkungan dewasa ini.

Kami berkomitmen pada transaksi yang adil dengan pelanggan dan pemasok kita. • Jangan menyesatkan, memberikan keterangan yang tidak benar, memperdaya, atau memanfaatkan pelanggan atau pemasok secara tidak adil. •

Jika Anda mengetahui ada kesalahan, baik yang menguntungkan Kimberly-Clark maupun sebaliknya, perbaikilah kesalahan itu. • Ikuti proses pengadaan barang dengan bagian Pengadaan sebelum melibatkan pemasok. • Beli dari pemasok dan jual kepada pelanggan berdasarkan pertimbangan bisnis yang sesuai, seperti kualitas, harga, layanan, keandalan, serta komitmen pada kelestarian dan hak asasi manusia. • Bila membeli barang atau jasa atas nama Perusahaan, perlakukan semua calon pemasok secara adil dan jujur. • Jangan menawarkan, memberi, meminta, atau menerima segala bentuk suap atau uang pelicin. •

Jangan menawarkan atau memberi hadiah, hiburan, atau bantuan dengan tujuan memperoleh keuntungan bisnis yang tidak pantas dengan pelanggan. (Lihat Hadiah, Hiburan, dan Bantuan Lainnya dalam Pedoman Perilaku ini.) • Pemasok Kimberly-Clark diwajibkan mematuhi semua undang-undang, ketentuan, peraturan, dan persyaratan lokal dan nasional yang berlaku dalam manufaktur dan distribusi produk dan pasokan kita serta dalam penyediaan layanan. Semua kontrak dan pesanan pembelian Kimberly-Clark harus mewajibkan pemasok untuk mematuhi Standar Kepatuhan Sosial Pemasok atau Supplier Social Compliance Standards (SSCS).

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Pedoman Pembelian Kimberly-Clark; Standar Kepatuhan Sosial Pemasok

14

Konsumen Anda tidak boleh sekali-kali mengompromikan kualitas atau keamanan produk. Reputasi Kimberly-Clark dalam hal keamanan dan kualitas produk merupakan salah satu aset kita yang paling berharga. Kita berkomitmen untuk menyediakan produk yang aman dan menyenangkan pelanggan kita. •

Kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan konsumen adalah prioritas utama kita. Kita harus memenuhi atau melampaui persyaratan hukum dan peraturan serta standar industri dalam hal keamanan dan kualitas produk. Kita bekerja setiap hari untuk memenangkan kepercayaan konsumen kita melalui seluruh tindakan dan keputusan kita. •

Kita berkomitmen untuk menghasilkan produk yang aman dan berkualitas tinggi dalam semua merek kita. Kita mempertahankan kepercayaan konsumen dengan merancang dan menghasilkan produk unggulan, dimulai dari pembelian bahan mentah dan seterusnya hingga produk yang sudah jadi digunakan oleh konsumen. •

•

Masing-masing dari kita memainkan peran dalam menyediakan produk aman yang berkualitas tinggi kepada konsumen, sebagaimana yang mereka harapkan. Kenali standar kualitas, kebijakan, dan prosedur yang berlaku atas produk dan aktivitas di lokasi Anda.

T.

Kami menerima bahan mentah di lini produksi kita. Bahan tersebut tidak tampak seperti bahan yang biasa saya gunakan untuk bekerja; saya rasa bahan ini mungkin tercemar. Pemimpin tim saya mengatakan bahwa kita sedang terburu-buru dalam memenuhi pesanan ini dan bahwa saya tidak usah khawatir dan menggunakan saja bahan itu. Apa yang seharusnya saya lakukan?

J.

Berhenti dan laporkan. Jangan sekalikali melakukan apa pun yang Anda yakini dapat mengompromikan kualitas atau keamanan produk kita. Sasaran produksi atau tindakan penghematan waktu apa pun tidak layak dibayar dengan melanggar kepercayaan konsumen pada kita. Hentikan apa pun yang Anda sedang kerjakan dan hubungi pemimpin kualitas fasilitas Anda untuk memastikan apakah bahan tersebut aman dan memenuhi spesifikasi kualitas kita. Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

Jangan pernah melakukan apa pun yang dapat merusak kepercayaan konsumen terhadap kita atau berpeluang mengompromikan kualitas atau keamanan produk kita. •

Jika Anda melihat, mendengar, atau mengetahui sesuatu yang dapat mendatangkan dampak negatif terhadap kualitas atau keamanan produk Kimberly-Clark, Anda harus angkat bicara dan segera melaporkannya kepada pemimpin tim Anda atau fasilitas, unit bisnis, atau departemen kualitas/ keamanan produk perusahaan. •

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Tentang Kualitas Produk dan Layanan Perusahaan; Petunjuk Kebijakan Tentang Kualitas Produk dan Layanan Perusahaan; Kebijakan Tentang Keamanan Produk dan Layanan Perusahaan; Petunjuk Kebijakan Tentang Keamanan Produk dan Layanan Perusahaan; Sistem Manajemen Kualitas

15

Privasi Data Konsumen dan Karyawan

Media Sosial

Sebagai bagian dari pekerjaan kita sehari-hari, banyak di antara kita memiliki akses ke informasi kenal diri karyawan, pemasok, dan mitra bisnis kita dan konsumen produk kita. Karena itu, kami berkomitmen untuk menangani informasi kenal diri mereka itu sesuai dengan Kebijakan Korporat Kimberly-Clark dan Petunjuk Kebijakan mengenai Privasi Data, kewajiban berdasarkan kontrak, dan undang-undang serta peraturan perlindungan privasi dan data yang berlaku.

Outlet media sosial (misalnya Facebook, Twitter, LinkedIn, Weibo) merupakan metode penting untuk komunikasi pribadi dan bisnis. Kendati demikian, kita harus menerapkan kehati-hatian dan pertimbangan dalam memposting atau membagikan apa pun secara online.

Kita memelihara perlindungan administratif, teknis, dan fisik yang didesain untuk melindungi informasi ini. Kita menggunakan perlindungan ini untuk melindungi dari kerusakan, kehilangan, perubahan, akses, pengungkapan, atau penggunaan informasi ini secara tidak sengaja, melanggar hukum, atau tidak sah. Kegagalan dalam memenuhi kewajiban kita dapat mengakibatkan diambilnya tindakan pemerintah, kerusakan reputasi kita, kemungkinan tuntutan hukum, denda, dan sanksi.

•

Adalah penting bahwa kita memahami kewajiban kita dan melaksanakan kehati-hatian dan penilaian yang tepat untuk memenuhi kewajiban kita terkait dengan penanganan informasi ini. Selain itu, karyawan Kimberly-Clark yang berinteraksi dengan pihak ketiga yang mungkin bertindak atas nama kita bertanggung jawab untuk mengelola hubungan ini guna memastikan bahwa Kimberly-Clark menjaga privasi data. Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Privasi Data; Petunjuk Kebijakan Privasi Data; Standar Privasi Data - Karyawan; Standar Privasi Data Konsumen

Anda tidak bisa mengharapkan privasi jika ambil bagian dalam media sosial selagi bekerja atau menggunakan peralatan Kimberly-Clark.

•

Hanya karyawan yang diberi wewenang yang boleh menggunakan media sosial atas nama Kimberly-Clark. Jika Anda tidak diberi wewenang, Anda harus menyebutkan pada saat posting bahwa Anda seorang karyawan Kimberly-Clark dan menyatakan dengan jelas bahwa pendapat apa pun yang Anda ungkapkan adalah pendapat pribadi dan bukan opini Kimberly-Clark. Berhati-hatilah untuk tidak sekali-kali mengungkapkan informasi rahasia atau milik Kimberly-Clark, termasuk rahasia dagang, hak kekayaan intelektual, dan informasi berhak cipta atau bermerek dagang, pada saat menggunakan media sosial (atau lainnya).

•

Jangan pernah mengungkap foto atau informasi pribadi lainnya atas nama Kimberly-Clark tanpa memperoleh izin terlebih dulu.

•

Bersikaplah sopan, menghormati, dan gunakan penilaian yang baik dalam mengatakan apa pun secara online. Jangan pernah memposting apa pun yang sifatnya mencemarkan nama baik, diskriminatif, melecehkan, atau membalas.

•

Jika Anda memiliki pertanyaan seputar memposting online, Anda dapat menghubungi pemimpin tim Anda, Departemen Sumber Daya Manusia, atau Departemen Hukum untuk minta bantuan. Untuk informasi selengkapnya, bacalah yang berikut ini: Panduan Media Sosial Kimberly-Clark

16

Persaingan Kita memiliki komitmen untuk bersaing dengan adil sesuai undang-undang anti-monopoli (juga disebut undang-undang persaingan) di setiap negara, provinsi, dan wilayah tempat kita menjalankan bisnis. Kita bersaing dengan sungguhsungguh dan beretika dengan membuat keputusan yang independen mengenai bagaimana akan bersaing. Kita selalu memperlakukan pelanggan secara adil dan tidak pernah merusak persaingan bebas di pasar. Sanksi atas pelanggaran undang-undang antimonopoli dapat berakibat fatal dan mencakup rusaknya reputasi, denda tinggi, serta penjara. Kini semakin banyak negara berbagi informasi untuk menegakkan jenis undang-undang ini – sehingga penyelidikan di satu negara dapat berkembang ke banyak negara lain dengan cepat. Secara umum: Jangan pernah mendiskusikan dengan pesaing topik-topik yang dapat memengaruhi penentuan harga atau pengambilan keputusan pemasaran seperti harga, syarat penjualan, rencana bisnis, margin, biaya, penawaran, kapasitas produksi, tingkat inventaris, promosi dagang, atau diskon. •

Jangan pernah menyepakati dengan pesaing untuk menetapkan harga, membatasi produksi atau penjualan, atau membagi wilayah, pelanggan, atau pemasok. •

Jangan pernah mengizinkan peritel, distributor, atau pelanggan untuk mengoordinasikan penetapan harga di pasar atau menempatkan Perusahaan dalam posisi di mana Perusahaan dapat dianggap sebagai penghubung untuk tindakan tersebut. Misalnya, jangan pernah meneruskan informasi penetapan harga dari satu peritel ke peritel lain atau mempertimbangkan saran satu peritel dalam membuat rekomendasi penetapan harga ke peritel lainnya. •

Dalam situasi di mana kita memegang kekuatan pasar yang penting, kita tidak boleh menyalahgunakan kekuatan tersebut dengan memonopoli, mengikat (menjual produk hanya jika pembeli membeli produk kedua), menetapkan diskriminasi harga dengan tidak benar di antara pelanggan pengecer yang bersaing, menetapkan harga di bawah biaya, atau menolak untuk memasok. •

• Jangan mewajibkan pelanggan untuk menjual produk kita pada harga yang kita tetapkan. Kita dapat menyarankan harga eceran, tetapi kita tidak bisa memaksa pelanggan mana pun untuk menggunakan harga tersebut.

Jangan bersepakat dengan perusahaan lain untuk memboikot pemasok atau pelanggan.

•

Hubungi Departemen Hukum untuk mendapatkan bimbingan khusus mengenai undang-undang di negara Anda dan melaporkan semua percakapan yang tidak layak dengan pesaing.

•

T.

Selagi berbincang dengan teman yang pernah bekerja di Kimberly-Clark, saya mengetahui bahwa ia sekarang bekerja untuk pesaing. Ia menanyakan pada saya tentang peluncuran produk yang akan datang dan penetapan harga promosi, dan menawarkan untuk berbagi rencana pemasaran dan penetapan harga perusahaannya dengan saya. Apakah tidak apa-apa bagi saya untuk membicarakan hal ini dengannya?

J.

Anda harus mengakhiri pembicaraan dan segera menghubungi Departemen Hukum. Anda harus selalu berhati-hati jika ternyata bertemu dengan seorang pesaing, karena hal itu dapat menimbulkan kesan tidak pantas. Jika Anda terjebak dalam pertemuan semacam itu, Anda tidak boleh sekali-kali membicarakan topik bisnis seperti yang Anda singgung di atas, karena pembicaraan tersebut dapat mengarah pada kesepakatan yang tidak pantas, atau kesan kesepakatan yang tidak pantas, mengenai penetapan harga. Jika masalah penetapan harga disinggung, segera tinggalkan ruangan itu dan hubungi Departemen Hukum.

17

Informasi Tentang Persaingan Dalam urusan bisnis biasa, informasi tentang perusahaan lain secara rutin didapatkan, termasuk mengenai pelanggan, pemasok, dan pesaing. Terpapar pada jenis informasi persaingan ini adalah bagian yang biasa dalam lingkungan bisnis persaingan. Namun, terdapat batasan hukum dan etika dalam memperoleh informasi tentang persaingan: • Jangan

pernah menggunakan, memperoleh, atau menerima informasi yang tidak secara jelas dan sah berhak dimiliki oleh Kimberly-Clark. • Kita

tidak boleh berusaha mendapatkan informasi melalui cara yang tidak pantas, seperti melakukan penyuapan atau mengawasi pesaing kita dengan terselubung. • Kita

tidak boleh mempekerjakan karyawan pesaing untuk mendapatkan informasi rahasia atau mendorong karyawan pesaing untuk mengungkapkan informasi rahasia tentang perusahaan mereka. • Jika

ditawari informasi tentang pesaing yang Anda yakin adalah rahasia, Anda harus menanyakan apakah informasi tersebut memang rahasia, dan bagaimana informasi itu bisa diperoleh. Jika informasi serupa tentang KimberlyClark bersifat rahasia, maka Anda juga harus berasumsi bahwa informasi tentang persaingan itu juga bersifat rahasia dan memperlakukannya dengan semestinya. Jika Anda tidak yakin apakah suatu informasi diperoleh dengan benar, hubungi Departemen Hukum. Jika materi yang ditawarkan berbentuk materi tertulis dan diterai klasifikasi seperti "rahasia", "informasi rahasia", atau "hak milik" atau jika Anda menilainya sebagai bersifat rahasia, Anda harus menolak untuk menerimanya. Segera catat apa yang terjadi, kemudian hubungi Departemen Hukum. •

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Konflik Kepentingan, Hadiah, dan Pengungkapan Informasi Rahasia; Petunjuk mengenai Konflik Kepentingan, Hadiah, dan Pengungkapan Informasi Rahasia; Standar Teknologi Informasi Global; Pusat Informasi Persaingan K-C; Persetujuan Non-Solisitasi Kerahasiaan; Kebijakan Administrasi Arsip; Kontrol Akses; Informasi Hak Milik

T.

Saya mendengar tentang pertemuan yang diadakan pesaing pada pameran dagang yang akan saya hadiri. Menurut saya mereka tidak akan mengizinkan saya hadir jika mereka tahu bahwa saya berasal dari Kimberly-Clark. Bolehkah saya menyamar sebagai konsumen?

J.

Tidak. Memperoleh informasi tentang pesaing dengan menyamarkan identitas Anda adalah tidak pernah pantas. Mengumpulkan informasi tentang pesaing adalah aktivitas bisnis yang sah apabila dilakukan secara sah dan beretika. Anda juga sebaiknya berkonsultasi dengan Departemen Hukum sebelum bertemu dengan pesaing, karena interaksi semacam itu dapat menimbulkan masalah antimonopoli.

T. Untuk membantu saya melakukan pekerjaan

yang lebih baik di Kimberly-Clark, saya menyimpan beberapa dokumen yang saya gunakan pada perusahaan tempat saya bekerja sebelumnya, yang menguraikan berbagai proses yang mereka gunakan. Bolehkah saya menggunakannya di KimberlyClark?

J.

Tergantung. Jika dokumen tersebut berisi informasi rahasia atau hak milik, Anda tidak boleh menggunakan atau membagikan informasi ini dengan Kimberly-Clark. Kimberly-Clark mengharapkan seluruh karyawan menjunjung tinggi perjanjian kerahasiaan atau non-pengungkapan atau kewajiban kerahasiaan lainnya dengan perusahaan tempat mereka bekerja sebelumnya. Jika Anda tidak yakin, tanyakan pada perusahaan Anda sebelumnya, dan jika Anda tetap belum yakin, bicarakan dengan Departemen Hukum sebelum menerima, menggunakan, atau berbagi informasi yang dicurigai.

18

Lingkungan Kimberly-Clark berkomitmen untuk menjalankan bisnisnya dengan cara yang melindungi lingkungan dan meningkatkan penggunaan sumber daya alam yang berkesinambungan. Kita masing-masing harus: • Mengetahui

dan mematuhi undang-undang dan peraturan

yang berlaku. Mengetahui dan mematuhi seluruh kebijakan Kimberly-Clark termasuk Perlindungan Lingkungan, Pengurangan Limbah dan Pembersihan Sampah Darat, serta Efisiensi Energi, dan Reduksi Gas Rumah Kaca, serta standar yang diterapkan sebagai bagian dari Sistem Manajemen Lingkungan, Kesehatan, dan Keamanan korporat. •

• Mendukung

penggunaan sumber daya alam yang berkelanjutan, yang mencakup pelestarian air, pengurangan dan penggunaan kembali limbah secara bermanfaat, serta pelestarian energi. Kita secara teratur menilai kinerja dalam bidang ini dan mengembangkan program kerja untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan lingkungan dan mengurangi penggunaan kita atas sumber daya alam. Semua karyawan diharapkan untuk bertindak sebagai warga dan penata layan lingkungan yang bertanggung jawab dengan mematuhi undang-undang, peraturan, dan standar mengenai lingkungan. Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Perlindungan Lingkungan; Petunjuk Perlindungan Biosfer; Kebijakan Pengurangan Limbah dan Pembersihan Sampah Darat; Kebijakan Efisiensi Energi dan Reduksi Gas Rumah Kaca; Kebijakan Pengadaan Serat; Petunjuk Kebijakan Pengadaan Serat; Situs SharePoint Kelestarian Global

Pemerintah Sebagai perusahaan global, Kimberly-Clark tunduk pada undang-undang di seluruh negara tempat kita beroperasi. Kita berkomitmen untuk mematuhi semua undang-undang, aturan, dan peraturan pemerintah yang berlaku. Penting untuk diingat bahwa kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku mencerminkan standar minimum yang diterima. Apabila ketentuan lokal atau spesifik bersifat relevan dan menuntut standar perilaku yang lebih tinggi, peraturan yang lebih ketat dapat diberlakukan (misalnya saat berinteraksi dengan Profesional Perawatan Kesehatan). Di samping itu, banyak negara terkadang menerapkan undang-undang mereka atas operasi Perusahaan dan personalia di luar perbatasan mereka. Selalu tanyakan pada Departemen Hukum jika Anda tidak yakin tentang undang-undang apa yang berlaku dalam situasi Anda.

Selain itu: • Bersikaplah

hati-hati, jelaskan secara tegas bahwa Anda tidak berbicara maupun bertindak atas nama Kimberly-Clark, kecuali Anda memang diberi kewenangan untuk melakukan hal itu.

• Jika

Anda dihubungi oleh pejabat pemerintah sehubungan dengan pekerjaan Anda, atau diminta untuk memberikan informasi yang berkenaan dengan pertanyaan atau penyelidikan instansi pemerintah, Anda harus menghubungi Departemen Hukum atau anggota staf Regulatory Affairs untuk meminta nasihat. • Jangan menghubungi departemen atau personalia pemerintah dengan niat untuk memengaruhi ketetapan hukum, peraturan, atau pengambilan keputusan atas nama Kimberly-Clark tanpa berkonsultasi dengan Departemen Hukum. Banyak negara memiliki hukum yang mengatur atau bahkan melarang kegiatan seperti itu. (Lihat Hadiah, Hiburan, dan Bantuan Lainnya dalam Pedoman Perilaku ini.)

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Pernyataan Publik dengan Implikasi Korporat; Petunjuk Kebijakan Pernyataan Publik dengan Korporat; Kebijakan Antikorupsi; Petunjuk Kebijakan Antikorupsi

T.

Saya telah melihat aktivitas di KimberlyClark yang dapat mengorbankan lingkungan atau menciptakan bahaya lingkungan. Apa yang seharusnya saya lakukan?

J.

Laporkan pada pemimpin tim Anda. Jika Anda mengetahui adanya potensi pelanggaran hukum atau kebijakan atau prosedur perusahaan, Anda bertanggung jawab untuk melaporkannya. Peristiwa atau situasi tersebut akan diselidiki dan dikoreksi, jika perlu. Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

19

Menjalankan Bisnis Secara Internasional Sebagai perusahaan global yang sering memindahkan orang, produk, teknologi, perangkat lunak, informasi, uang, peralatan, dan komponen melintasi perbatasan negara, kita berkomitmen untuk mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku, tanpa memandang di mana kita berada.

Jika Anda terlibat dalam pemindahan orang, produk, teknologi, perangkat lunak, informasi, uang, atau peralatan melintasi perbatasan: • Anda harus mengetahui dan mematuhi semua undangundang dan peraturan impor/ekspor yang berlaku. •

Anda tidak boleh terlibat dalam perilaku terlarang apa pun.

• Anda harus melaporkan segala permintaan terkait boikot kepada Departemen Hukum.

Hubungi Departemen Hukum atau Departemen Ekspor untuk panduan terkini jika Anda tidak yakin tentang kewajiban Anda. Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Pedoman Sanksi Ekonomi dan Kontrol Ekspor KimberlyClark; Alat Klasifikasi Konsumen; Alat Klasifikasi Nonwoven; Alat Klasifikasi Profesional; Daftar Pantauan Kontrol Ekspor Teknologi Informasi; Pedoman Antiboikot Kimberly-Clark; Program Keamanan Rantai Suplai

T.

Kita sedang memulai situs web e-commerce baru untuk menjual produk langsung kepada konsumen. Untuk mengelola database informasi konsumen dengan efisien, kita ingin melibatkan penyedia layanan yang bertempat di negara lain. Apakah ini masalah?

J.

Tergantung. Konsultasikan dengan Departemen Hukum. Jika database yang memuat informasi konsumen tersebut harus dibagikan dengan penyedia layanan di negara lain, bisa jadi timbul masalah privasi data. Negara/wilayah yang berbeda memiliki struktur peraturan yang berbeda pula untuk memastikan terjaganya perlindungan terhadap privasi informasi pribadi. Di beberapa negara, kita dapat ternyata melanggar peraturan privasi saat mengirimkan data konsumen dari satu negara ke negara lain.

20

PERILAKU DENGAN PERUSAHAAN KITA Informasi Sumber Daya dan Perusahaan Kita Masing-masing kita mempunyai tugas untuk melindungi sumber daya Perusahaan dan untuk menghindari konflik kepentingan dengan Perusahaan.

Konflik Kepentingan Sewaktu menjalankan bisnis Perusahaan, kita masingmasing memiliki kewajiban untuk bertindak demi kepentingan terbaik Perusahaan, dan menghindari konflik kepentingan nyata, potensial, atau dugaan. Konflik kepentingan timbul ketika kepentingan, aktivitas, atau hubungan pribadi dalam suatu transaksi atau perkara mungkin secara wajar tampak memengaruhi penilaian yang Anda laksanakan atas nama Kimberly-Clark, memengaruhi tindakan Anda, atau menyebabkan Anda mengabaikan kepentingan KimberlyClark. Sebagian konflik kepentingan tampak jelas, misalnya, uang imbalan karena telah memberikan bisnis Kimberly-Clark kepada vendor. Konflik kepentingan lainnya mungkin tidak terlalu nyata, misalnya berbisnis dengan perusahaan yang dimiliki oleh anggota keluarga dekat, meskipun perusahaan itu tampaknya menawarkan nilai terbaik. Masalah apa pun yang Anda miliki terkait dengan konflik kepentingan nyata, potensial, atau dugaan harus dibicarakan dengan pemimpin tim Anda dan diungkapkan kepada Departemen Hukum. Kita masing-masing harus: • Menghindari tindakan yang menciptakan atau bahkan terkesan menciptakan – konflik kepentingan dengan Perusahaan. • Jangan sekali-kali memanfaatkan posisi kita di KimberlyClark untuk keuntungan pribadi yang tidak patut. •

Jika Anda merasa bahwa Anda, anggota keluarga, karyawan Kimberly-Clark lain, atau mitra bisnis Kimberly-Clark memiliki konflik kepentingan nyata, potensial, atau dugaan, hubungi pemimpin tim Anda atau Departemen Hukum supaya hubungan tersebut dapat ditinjau ulang. Ini adalah beberapa contoh konflik kepentingan potensial dan aktual yang harus diungkapkan kepada Departemen Hukum: Bekerja di Luar Perusahaan •

Anda atau kerabat dekat Anda dipekerjakan, menyediakan layanan, atau menerima pembayaran dari pesaing, pemasok, atau pelanggan.

•

Anda atau kerabat dekat memiliki usaha yang berbisnis dengan Kimberly-Clark. • Anda memiliki pekerjaan atau kepentingan bisnis di luar perusahaan yang mengganggu kemampuan Anda untuk menjalankan pekerjaan Anda di Kimberly-Clark (misalnya membuat Anda menghabiskan waktu Anda untuk KimberlyClark bagi pekerjaan Anda di luar perusahaan). •

Anda menjalankan bisnis sampingan untuk keuntungan pribadi (bukan bagi Kimberly-Clark) dengan vendor, pemasok, pelanggan, atau kontraktor Kimberly-Clark. Kepentingan Finansial • Anda atau kerabat dekat memiliki investasi atau kepentingan keuangan lain pada pemasok swasta, pesaing, atau pelanggan Kimberly-Clark. • Anda atau anggota keluarga Anda memiliki lebih dari 1% saham pesaing, pemasok atau pelanggan Kimberly-Clark.

T. Seorang teman saya, pemilik sebuah vendor

Kimberly-Clark, meminta saya untuk berinvestasi di perusahaannya. Bisakah saya melakukan investasi ini asalkan saya menyatakan kepentingan saya pada Kimberly-Clark?

J.

Tidak. Berinvestasi pada vendor Kimberly-Clark merupakan konflik kepentingan dan mengungkapkan kepentingan Anda tidak akan menghapuskan konflik tersebut.

T. Seorang vendor telah mengundang saya untuk

berbicara dalam salah satu pertemuan yang mereka adakan. Apakah itu tidak apa-apa?

J.

Tergantung. Dapatkan persetujuan dari pemimpin tim Anda sebelum berbicara di acara eksternal. Jangan mengungkapkan informasi rahasia ketika melakukan presentasi di luar. Jangan menerima pembayaran atas pengeluaran jika hal itu dapat menyebabkan konflik kepentingan, misalnya agar vendor tersebut mendapatkan perlakuan istimewa dari Kimberly-Clark.

21

Lanjutan contoh konflik kepentingan potensial dan aktual: Layanan Publik •

Anda bekerja secara sukarela pada kegiatan amal, atau organisasi lain yang membahas suatu masalah yang melibatkan Kimberly-Clark.

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Tentang Konflik Kepentingan, Hadiah, dan Pengungkapan Informasi Rahasia; Petunjuk Kebijakan Tentang Konflik Kepentingan, Hadiah, dan Pengungkapan Informasi Rahasia; Pedoman Manajemen Pengadaan Barang dan Pasokan

• Anda menggalang dana untuk amal sewaktu jam kerja (kecuali yang disponsori oleh Kimberly-Clark). • Anda meminta pelanggan atau pemasok untuk memberikan sumbangan amal (kecuali yang disponsori oleh KimberlyClark). • Anda diminta oleh pelanggan atau pemasok untuk memberikan sumbangan amal (kecuali yang disponsori oleh Kimberly-Clark).

Pidato dan Presentasi • Anda ditawari sejumlah bayaran untuk memberikan ceramah atau presentasi di luar perusahaan sehubungan dengan pekerjaan Anda pada Kimberly-Clark.

Hubungan Pribadi • Anda mengawasi atau diawasi oleh kerabat dekat atau pasangan Anda. •

Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan kerabat dekat atau pasangan Anda sebagai karyawan atau kontraktor. Dewan • Anda mempertimbangkan untuk menerima penunjukan sebagai Dewan, tetapi Anda khawatir bahwa komitmen itu akan mengganggu pekerjaan Anda. • Anda duduk dalam Dewan yang sedang mempertimbangkan keputusan yang dapat berdampak pada Kimberly-Clark.

Hubungan Politik •

Anda mengerjakan kampanye politik sewaktu jam kerja.

• Anda mengungkapkan pandangan politik di suatu acara dan khalayak yang hadir mungkin berpikir bahwa Anda berbicara atas nama Kimberly-Clark. •

Anda memberikan sumbangan atau pembayaran ke partai atau kandidat politik atas nama Kimberly-Clark.

T.

Kakak saya adalah seorang kontraktor listrik dan berlokasi di dekat salah satu pabrik kita. Dia ingin memberikan layanan kepada pabrik kita itu. Apakah dia diizinkan untuk memberikan layanan di fasilitas Kimberly-Clark?

J.

Tergantung. Kakak Anda dapat menghubungi Kimberly-Clark untuk menawarkan jasanya sepanjang Anda tidak memiliki tanggung jawab untuk mengadakan layanan ini, dan Anda tidak terlibat dalam proses seleksi. Perusahaannya harus menjalani proses seleksi yang telah ditetapkan dan memenuhi kriteria Kimberly-Clark. Anda harus memberi tahu pemimpin tim Anda tentang situasi tersebut.

T.

Istri saya memiliki perusahaan yang telah bertahun-tahun menyediakan layanan logistik bagi Pabrik tempat saya menjadi manajer pembelian. Saya sudah memberitahukan hal ini kepada Kimberly-Clark saat pertama kalinya bergabung dengan KimberlyClark dan diberi tahu bahwa hal itu bukan masalah. Kendati demikian, dalam 2 tahun terakhir ini, bisnis istri saya berkembang pesat dan perusahaannya sekarang menyediakan 70% layanan logistik Pabrik. Apakah ini tetap bukan masalah?

J.

Tergantung. Di sini terdapat konflik kepentingan yang jelas, yang dapat merugikan Kimberly-Clark. Anda harus meminta saran lebih lanjut dari Departemen Hukum.

KIAT PERILAKU Jangan mengirim foto proses, peralatan, atau permesinan Perusahaan melalui email kepada pihak ketiga tanpa izin sebelumnya.

22

Informasi Rahasia Bisnis kita beroperasi di beragam pasar yang rumit dan kompetitif. Setiap karyawan harus menyadari bahwa informasi rahasia dan rahasia dagang harus dilindungi dengan cara yang sama seperti mengamankan aset-aset Perusahaan yang lain. Informasi rahasia harus disimpan dalam kerahasiaan paling ketat, dan kehati-hatian yang layak harus diterapkan dalam menangani informasi demikian guna menghindari pengungkapan yang ceroboh atau tidak sepantasnya. Kami berkomitmen untuk melindungi informasi rahasia termasuk yang diberikan kepada kami dari pemasok atau pelanggan berdasarkan kewajiban kerahasiaan. Selama pelaksanaan pekerjaan kita, banyak dari kita mempunyai akses ke informasi rahasia, termasuk: •

Rencana bisnis, yang meliputi kemungkinan akuisisi atau disposisi dan kemungkinan restrukturisasi organisasi. •

Strategi penentuan harga.

•

Informasi keuangan.

•

Penerapan paten atau merek dagang.

•

Informasi pengembangan dan riset atau pengembangan produk. •

Informasi pribadi, kinerja, pengembangan karier, dan gaji karyawan. •

Metode manufaktur.

Jangan mengungkapkan informasi bisnis rahasia kepada siapa pun di luar Perusahaan, bahkan kepada anggota keluarga Anda sendiri, kecuali jika pengungkapan tersebut diperlukan untuk menghasilkan tujuan bisnis yang jelas, telah mendapat wewenang dengan benar, termasuk, jika sesuai, tunduk pada perjanjian kerahasiaan tertulis. Informasi ini tidak boleh digunakan dengan cara lain di luar pelaksanaan kewajiban kerja karyawan. Bahkan di dalam Perusahaan dan di tengah rekan-rekan kerja Anda, informasi rahasia hanya boleh dibagikan atas dasar kebutuhan untuk mengetahui. Hal ini terutama benar mengenai kemungkinan akuisisi atau disposisi dan kemungkinan restrukturisasi atau perubahan organisasi.

atau informasi sensitif lainnya kepada mereka yang tidak perlu mengetahui atau yang mungkin secara tidak sengaja atau tidak pantas mengungkapkannya dapat merugikan kedudukan persaingan Perusahaan dan pemegang sahamnya. Lakukan apa yang bisa Anda lakukan untuk melindungi informasi rahasia: •

Waspadalah ketika membahas bisnis perusahaan di tempat umum, seperti di lift, pesawat terbang, dan restoran, dan ketika menggunakan ponsel. • Jangan gunakan komputer laptop Anda di pesawat terbang untuk melakukan pekerjaan Perusahaan apabila ada orang yang dapat melihat layar laptop Anda. •

Sampaikan pertanyaan apa pun dari investor, analis, dan media ke Komunikasi Korporat atau Hubungan Investor. • Sampaikan pertanyaan dari luar yang tampaknya meminta informasi rahasia, ke Departemen Keamanan Global. • Jangan izinkan siapa pun untuk memasuki fasilitas Perusahaan tanpa otorisasi tertulis. •

Jangan gunakan informasi non-publik tentang KimberlyClark untuk melakukan perdagangan saham atau sekuritas. •

Tanyakan kepada Departemen Hukum jika Anda memiliki pertanyaan tentang pantas atau tidaknya Anda membeli atau menjual saham Perusahaan. Alat bantu media seperti situs jejaring sosial, blog, atau wiki tunduk pada peraturan yang sama seperti sarana komunikasi lainnya. Jangan memposting informasi apa pun tentang akuisisi, penarikan produk, perubahan dalam organisasi, hubungan dengan pelanggan atau vendor, informasi keuangan, atau informasi pribadi karyawan (alamat, nomor telepon, nomor identifikasi karyawan, dsb.) sebab begitu terposting, informasi ini dapat tersedia bagi siapa pun di dunia, termasuk pesaing kita, sekalipun posting tersebut kemudian dihapus. Anda harus berasumsi bahwa Informasi Perusahaan bersifat rahasia, kecuali jika Anda yakin bahwa Perusahaan sudah merilis informasi tersebut kepada publik. Di samping itu, semua file, arsip, dan laporan yang dibuat atau diperoleh sepanjang masa kerja merupakan milik Perusahaan.

Mengungkapkan informasi rahasia, seperti akuisisi, penarikan produk, perubahan dalam organisasi, hubungan dengan pelanggan atau vendor, informasi keuangan, informasi pribadi karyawan (alamat, nomor telepon, nomor karyawan),

23

Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Prosedur Perdagangan Orang Dalam; Kebijakan Pernyataan Publik dengan Implikasi Korporat; Petunjuk Kebijakan Pernyataan Publik dengan Implikasi Korporat; Kebijakan Kontrak; Petunjuk Kebijakan Kontrak; Administrasi Arsip Korporat; Kebijakan Pembuatan, Penyimpanan, dan Pemusnahan Arsip; Panduan Keamanan Global mengenai Informasi Hak Milik; Kebijakan Privasi Data

T.

Saya memiliki blog pribadi tempat saya berbagi pikiran dan perasaan dengan teman saya. Apa yang harus saya pertimbangkan sebelum memasukkan informasi terkait pekerjaan?

J. Berhati-hatilah. Alat bantu media seperti

blog, wiki, dan situs jejaring tunduk pada peraturan yang sama seperti sarana komunikasi lainnya. Jangan mengungkapkan informasi bisnis rahasia. Misalnya, jangan menulis tentang akuisisi, penarikan produk, perubahan organisasi, hubungan dengan pelanggan atau vendor, informasi keuangan, informasi pribadi karyawan (alamat, nomor telepon, nomor identifikasi karyawan), atau informasi lain yang sensitif atau rahasia.

T.

Baru-baru ini, saya memberikan presentasi pada manajemen senior mengenai potensi akuisisi sebuah perusahaan. Tim proyek meminta saya untuk memasukkan presentasi ini ke sebuah situs SharePoint. Apakah ini bisa diterima?

J.

Berhati-hatilah. Sebelum menempatkan informasi rahasia di situs SharePoint, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aksesnya terbatas sehingga hanya dapat dibuka oleh tim proyek dan personalia lain yang berwewenang. Jika Anda dapat mengakses informasi pada situs SharePoint yang Anda yakini seharusnya bersifat terbatas, Anda harus segera memberi tahu Departemen Hukum.

KIAT PERILAKU Berhati-hatilah dengan apa yang Anda bagikan di luar Kimberly-Clark. Membagikan nama, nomor telepon, dan alamat email kolega tanpa izinnya tidak pantas dilakukan. Hal ini dapat merugikan Perusahaan, menimbulkan masalah hukum, dan bahkan merugikan kolega Anda. Hubungi Departemen Hukum sebelum membeberkan informasi yang kemungkinan bersifat rahasia milik Kimberly-Clark di luar Perusahaan.

24

Penggunaan Sumber Daya Perusahaan Kita berkomitmen untuk melindungi sumber daya yang berada dalam pengawasan kita. Sumber daya Perusahaan meliputi, tetapi tidak terbatas pada: •

Peralatan, permesinan, perkakas, dan suku cadang.

•

Inventaris dan pasokan produk.

•

Telepon, mesin fotokopi, dan faks.

• Komputer, laptop, ponsel, tablet, printer, dan sumber daya teknologi lainnya. •

E-mail dan sistem serta alat akses internet.

•

Informasi dan arsip rahasia.

•

Penemuan dan gagasan.

•

Merek dagang, hak cipta, dan paten.

•

Rahasia dan rencana dagang.

•

Piutang.

•

Hubungan bisnis.

•

Reputasi.

Masing-masing kita harus: • Menggunakan sumber daya Perusahaan secara bertanggung jawab untuk memastikan tidak terjadi penyalahgunaan atau pemborosan; selalu menghormati dan melindungi reputasi Perusahaan. •

Mengelola anggaran, biaya pengeluaran, dan dana lainnya secara akurat. • Mematuhi peraturan perjalanan dan kebijakan pengeluaran Kimberly-Clark yang dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan meminimalkan biaya. • Perhatikan prosedur keamanan dan waspada terhadap situasi yang dapat menyebabkan kerugian, pencurian, atau penyalahgunaan sumber daya Perusahaan. •

Jaga penggunaan sumber daya Kimberly-Clark untuk kepentingan pribadi secara minimum. Sesekali menggunakan komputer untuk mengirim email atau mengakses web, menggunakan mesin fotokopi dan faks serta telepon untuk kepentingan pribadi memang diizinkan selama hal itu tidak mengganggu tanggung jawab pekerjaan Anda, dan sesuai dengan kebijakan serta prosedur Kimberly-Clark. •

Jangan izinkan orang lain, termasuk teman dan anggota keluarga menggunakan sumber daya Kimberly-Clark. • Selalu gunakan ID pengguna dan kata sandi Anda sendiri sewaktu memakai komputer Kimberly-Clark dan jangan sekalikali memberikan kata sandi Anda kepada siapa pun.

•

Hanya perangkat lunak yang berlisensi asli boleh digunakan pada komputer dan peralatan seluler KimberlyClark. Perangkat lunak tidak boleh disalin dari satu alat ke alat yang lain, kecuali jika lisensi perangkat lunak tersebut mengizinkannya. •

Perlakukan aset Perusahaan dengan hati-hati dan hindari penggunaan apa pun yang dapat menyebabkan kerugian atau kerusakan. Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Petunjuk Keuangan Korporat (CFI: Corporate Financial Instructions); Kebijakan Penggunaan Internet yang Dapat Diterima; Kebijakan Email; Panduan Email; Kebijakan Sumber Daya Sistem Informasi; Kebijakan Gagasan yang Tidak Diminta; Panduan Perlindungan Properti dan Aset; Prosedur Keamanan; Pernyataan Akuntabilitas; Privasi Data; Standar TI Global

T. Saya baru saja menerima email dari pemimpin tim

saya yang menertawakan tampang karyawan lain. Saya rasa itu lucu dan mengirimkannya kepada beberapa orang lain dalam daftar kontak saya. Apakah saya sudah menyalahgunakan sumber daya perusahaan dengan mengirimkan email?

J.

Ya. Mengirim atau meneruskan email berisi gurauan atau konten yang tidak pantas adalah penyalahgunaan sumber daya dan karena itu merupakan pelanggaran Pedoman Perilaku. Jika Anda menerima email semacam ini, hapuslah. Dan jika Anda merasa tidak masalah membicarakan hal ini dengan pemimpin tim Anda, berikan umpan balik dan minta mereka untuk tidak lagi mengirim email semacam itu.

T. Saya melakukan pekerjaan sukarela untuk rumah

sakit setempat. Setiap bulan mereka memerlukan saya untuk membuat salinan pamflet. Saya membawa sendiri kertasnya dari rumah, apakah tidak apa-apa bagi saya untuk menggunakan peralatan kantor?

J.

Tergantung. Sesekali menggunakan peralatan kantor secara insidental adalah dapat diterima, tetapi tampaknya ini adalah kegiatan reguler. Meski menggunakan kertas Anda sendiri, Anda tetap menggunakan sumber daya Kimberly-Clark, misalnya toner, tinta, dan bandwidth jaringan. Itu sebabnya, Anda harus menanyakan kepada pemimpin tim atau Departemen Hukum untuk memastikan apakah hal ini termasuk kepentingan Kimberly-Clark.

25

Hadiah, Hiburan dan Bantuan Lainnya Menerima atau memberikan hadiah, hiburan, dan bantuan lainnya dapat menimbulkan potensi, dugaan, atau memang konflik kepentingan yang sebenarnya atau bahkan melanggar undang-undang setempat. “Hadiah, hiburan, dan bantuan lainnya” berarti segala sesuatu yang bernilai. Contohnya mencakup, tetapi tidak terbatas pada: perjamuan, pemondokan, diskon, hadiah, perjalanan, tiket, uang dalam bentuk apa pun, saham, atau produk Kimberly-Clark. Meski di bawah ini diberikan panduan umum, wilayah setempat atau negara-negara atau bisnis tertentu dapat memakai panduan yang lebih ketat sesuai dengan kebijakan atau hukum setempat. Menerima Hadiah, Hiburan, atau Bantuan Selama bekerja di Kimberly-Clark, Anda mungkin ditawari hadiah, hiburan, atau bantuan lainnya dari pelanggan, pemasok, vendor, atau kontak bisnis lainnya. Sekalipun Anda dapat merasa bahwa menerima hal-hal semacam itu tidak akan memengaruhi perilaku Anda, hal ini dapat membuat orang lain merasa bahwa mereka harus melakukan sesuatu untuk membalas budi. Hal ini dapat memengaruhi kemampuan mereka membuat keputusan bisnis secara objektif untuk kepentingan terbaik Kimberly-Clark. Untuk mencegah terjadinya situasi semacam itu, Anda harus mematuhi panduan berikut ini: Secara umum, satu-satunya jenis hadiah atau hiburan yang dapat Anda terima dari siapa pun yang berbisnis atau mungkin berbisnis dengan Kimberly-Clark adalah: •

Hadiah yang tidak sering senilai $50 USD atau kurang, misalnya cokelat, makanan, pena, kalender, atau item promosi kecil lainnya. Tim atau sekelompok karyawan juga dapat menerima hadiah yang lebih besar senilai $250 USD atau kurang misalnya keranjang hadiah makanan selama liburan untuk digunakan oleh semua anggota tim. • Tiket acara olahraga, teater, atau acara budaya lainnya atau masuk ke bentuk hiburan lainnya (mis. putaran golf) yang pada umumnya tersedia untuk umum. Tiket seperti itu dapat diterima dari rekan bisnis atau perusahaan tertentu sekali per tahun tetapi Anda harus secara pribadi mengganti biaya kepada pemberi tersebut sesuai dengan nilai nominal tiket tersebut. Jika penggantian biaya tersebut tidak praktis atau tidak wajar, Anda sebelumnya harus meminta persetujuan dari Wakil Presiden atau tingkat yang lebih tinggi. Tiket acara elit misalnya Olimpiade, Piala Dunia, atau Super Bowl yang pada umumnya tidak tersedia untuk umum tidak boleh sekali-kali diterima. • Hadiah yang diperoleh karena menghadiri suatu acara yang di dalamnya kehadiran Anda disponsori oleh Kimberly-Clark boleh diterima.

• Hadiah atau tiket acara tidak boleh sekali-kali diminta dari pemasok, vendor, atau pelanggan untuk digunakan dalam acara internal, lelang, acara amal, atau acara serupa lainnya kecuali jika hadiah atau tiket tersebut untuk acara amal yang disetujui oleh Wakil Presiden atau tingkat yang lebih tinggi.

Harga makanan yang diperlukan ketika melakukan perjalanan atau ketika berbisnis dengan kontak bisnis harus wajar. Makanan tersebut lebih baik dibayar secara keseluruhan oleh Kimberly-Clark atau dibagi dua meski pembayaran selangseling juga dapat diterima apabila diperkirakan bahwa acara makan akan dilakukan beberapa kali. Jika mungkin, makanan harus dibayar oleh karyawan Kimberly-Clark dengan jabatan tertinggi yang hadir. Makanan yang disediakan dalam acara lebih besar yang Anda hadiri atas nama Kimberly-Clark (mis. makan siang yang disediakan di acara konferensi, pendidikan, atau pelatihan dll. yang terkait dengan industri) dapat diterima jika wajar. Harga alkohol harus wajar dan konsumsinya harus terbatas pada jumlah yang dapat diterima secara sosial. Aturan dan panduan mengenai tempat kerja yang saling menghormati juga berlaku untuk makan, hiburan, konferensi, dan pertemuan sosial bisnis lainnya. Jika Anda yakin bahwa perkecualian pasti diberikan karena hadiah, hiburan, atau bantuan lainnya mempunyai tujuan bisnis yang sah, harap bahas dan dapatkan persetujuan dari Wakil Presiden atau tingkat yang lebih tinggi sebelumnya dan simpan arsip tertulis tersebut. Misalnya, kirim email konfirmasi kepada orang yang mengotorisasi perkecualian tersebut. Karyawan yang telah memperoleh persetujuan itu bertanggung jawab untuk menyimpan arsip otorisasi itu. Wakil Presiden tidak dapat menyetujui perkecualian untuk perilaku mereka sendiri dan harus memperoleh persetujuan dari Wakil Presiden di Departemen Hukum. Misalnya, jika kehadiran di suatu acara olahraga mempunyai tujuan bisnis yang sah, membeli tiket dengan nilai nominalnya dan memperhitungkannya sebagai pengeluaran bisnis normal mungkin dapat diterima jika disetujui oleh Wakil Presiden atau tingkat yang lebih tinggi dan jika anggaran Anda mencukupi. Namun begitu, kehadiran pasangan atau tamu lain biasanya tidak dapat diterima kecuali jika dibayar secara pribadi oleh karyawan Kimberly-Clark.

KIAT PERILAKU Menerima hadiah mahal dari vendor (mis. porselen Italia senilai $500) dapat mengakibatkan pemutusan hubungan kerja.

26

Lanjutan Menerima Hadiah, Hiburan, atau Bantuan: Masing-masing dari kita tidak boleh: •

Menerima apa pun dari seorang kontak bisnis jika hal itu akan membuat Anda merasa harus melakukan, atau berjanji untuk melakukan apa pun sebagai imbalannya.

•

Jangan pernah memberikan uang tunai, cek, wesel, sertifikat hadiah, kupon, pinjaman, atau jenis uang atau bentuk setara uang lainnya. •

Pastikan Anda mematuhi kebijakan setempat yang berlaku di kawasan/negara Anda.

• Menerima apa pun sebagai imbalan untuk memberikan bisnis Kimberly-Clark kepada seseorang.

Jika Anda menerima apa saja yang tidak memenuhi panduan ini, sebaiknya kembalikan dan jelaskan bahwa kebijakan kita tidak mengizinkan Anda untuk menyimpannya. Jika mengembalikannya berarti melanggar kebiasaan sosial, bicarakanlah dengan pemimpin tim Anda atau Sumber Daya Manusia untuk menyumbangkannya bagi kegiatan amal atau mencari solusi lainnya. Jika Anda tidak yakin apakah hadiah, hiburan, atau bantuan yang ditawarkan kepada Anda tersebut melanggar pedoman ini atau kebijakan setempat Anda, bicarakanlah dengan pemimpin tim Anda atau Departemen Hukum. Memberi Hadiah, Hiburan, atau Bantuan kepada Kontak Bisnis Kita memiliki komitmen untuk memperoleh bisnis berdasarkan fitur, manfaat, dan kualitas superior dari produk dan layanan kita. Menawarkan hadiah, hiburan, atau bantuan kepada kontak bisnis untuk memperoleh keuntungan yang tidak pantas adalah tidak etis dan mungkin ilegal. Namun demikian, kadangkadang ada situasi di mana pemberian hadiah atau hiburan yang bersahaja kepada kontak bisnis dapat dibenarkan demi membina atau mempertahankan hubungan bisnis dan niat baik, sesekali.

T.

Saya memberikan tiket mahal menonton Piala Dunia pada seorang vendor dengan biaya dari Kimberly-Clark dan saya kemudian menerima tiket yang lebih mahal lagi dari vendor tersebut untuk menonton Olimpiade. Apakah itu diperbolehkan?

J. Tidak. Keduanya salah. Anda tidak boleh

menawarkan hadiah mahal pada vendor, dan hanya karena Anda memberi hadiah mahal bukan berarti Anda kemudian boleh menerima hadiah yang lebih mahal dari mereka.

T. Vendor yang belum lama ini memenangkan

Secara umum:

kontrak jangka panjang ingin menjalin hubungan yang lebih kuat dengan beberapa orang karyawan Kimberly-Clark yang sering berinteraksi dengan mereka. Vendor tersebut menawari mereka tiket pertandingan sepak bola profesional mendatang untuk bergabung dengan tim dukungan KimberlyClark khusus mereka. Apakah para karyawan itu boleh menerima tiket tersebut?

• Jangan memberikan hadiah, hiburan, atau bantuan kepada orang atau perusahaan yang sama berulang-kali.

J.

• Batasi hadiah, hiburan, dan bantuan yang diberikan pada tingkat yang wajar dan pantas saja dalam situasi yang dihadapi. Anda harus memperoleh persetujuan dari Wakil Presiden atau yang lebih tinggi sebelum memberikan hadiah dan hiburan senilai lebih dari $50 USD per orang. • Jangan memberikan hadiah, hiburan atau bantuan jika Anda melakukan itu untuk membuat orang yang menerimanya merasa wajib untuk memberikan bisnis kepada Kimberly-Clark. •

Jangan memberikan hadiah atau hiburan yang dapat mengesankan pelanggaran terhadap komitmen kita untuk saling menghormati. • Pastikan Anda tidak melanggar kebijakan tentang hadiah dan hiburan dari perusahaan lain tersebut.

Tergantung. Menerima tiket acara seperti pertandingan sepak bola profesional yang memiliki tujuan bisnis sah tanpa membayar secara pribadi adalah dapat diterima hanya jika disetujui sebelumnya oleh Wakil Presiden atau tingkat yang lebih tinggi dan hanya jika diterima tidak lebih dari sekali per tahun dari vendor yang sama. Tiket tersebut sebaiknya dibayar dan dicantumkan dalam pengeluaran.

T.

Seorang vendor menawarkan untuk mengirimkan material bekas pakai dari proyek yang sudah selesai ke rumah saya. Proyek itu telah selesai dan Kimberly-Clark juga ingin membuang saja material bekas itu. Apakah ini bisa diterima?

J.

Tidak. Jangan pernah menerima barang dari vendor Kimberly-Clark untuk penggunaan pribadi.

27

Hadiah, Hiburan, atau Bantuan kepada Pejabat Pemerintah Hampir semua negara mempunyai undang-undang pencegahan suap dan korupsi. Di samping itu, undangundang anti-korupsi di beberapa negara dapat berlaku tidak saja atas tindakan yang dilakukan karyawan Kimberly-Clark di dalam negara tersebut, namun juga tindakan yang dilakukan di negara asing oleh anak perusahaan Kimberly-Clark dan pihak lain yang bekerja atas nama atau demi keuntungan Kimberly-Clark. Pelanggaran undang-undang anti-korupsi tersebut dapat menyebabkan Perusahaan dikenai hukuman berat dan secara nyata merusak reputasi kita di mata publik. Anda dilarang menawarkan, menjanjikan, atau memberikan apa pun yang berharga, baik secara langsung maupun tidak langsung, berapa pun jumlahnya, untuk membujuk atau memengaruhi keputusan resmi pemerintah, atau untuk mendapatkan keuntungan yang tidak sepantasnya. Contoh pembayaran yang mungkin dilarang mencakup uang tunai, hadiah, perjamuan, hiburan, peluang bisnis, produk Perusahaan, penawaran untuk menjadi karyawan, sumbangan untuk organisasi amal, dan banyak lagi. Di samping itu, Anda dilarang melakukan "pembayaran fasilitasi" atau "uang pelicin" kepada pejabat pemerintah. Semua aktivitas ini bisa dianggap sebagai penyuapan atau korupsi. Jika pejabat pemerintah tersebut dapat dianggap sebagai Profesional Perawatan Kesehatan, peraturan yang bahkan lebih ketat lagi dapat diberlakukan dalam interaksi dengan orang semacam itu. Jangan memberi atau menerima suap dan halangi orang lain dari melakukannya. Departemen Hukum dapat memberikan nasihat seputar apa yang dilarang oleh undang-undang atau Pedoman Perilaku. Kimberly-Clark juga telah mengadopsi beberapa kebijakan yang memberikan panduan tambahan. Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Konflik Kepentingan, Hadiah, dan Pengungkapan Informasi Rahasia; Petunjuk Kebijakan Konflik Kepentingan, Hadiah, dan Pengungkapan Informasi Rahasia; Kebijakan Anti-Korupsi; Petunjuk Kebijakan Anti-Korupsi; dan Panduan Interaksi dengan Profesional Perawatan Kesehatan.

T.

Siapakah yang dimaksudkan dengan pejabat pemerintah?

J. Pejabat pemerintah adalah siapa pun yang

dipekerjakan oleh pemerintah, atau perusahaan yang diawasi pemerintah, atau partai politik, misalnya pejabat, inspektur lingkungan dan kesehatan, petugas pabean, pekerja kantor pos, anggota badan legislatif, dan karyawan rumah sakit milik pemerintah.

T. Satu-satunya cara bagi saya untuk

mendapatkan visa tepat waktu untuk melakukan perjalanan bisnis ke negara lain adalah jika saya melakukan pembayaran ekstra kepada seorang pejabat di kedutaan negara tersebut. Bolehkah saya melakukan hal itu?

J.

Tidak. Undang-undang di kebanyakan negara melarang pembayaran semacam itu dan Perusahaan melarang melakukan pembayaran tersebut di negara mana pun.

T. Walikota di kota kami akan datang mengunjungi pabrik untuk acara peletakan batu pertama gedung baru. Bolehkah saya memberinya sampel produk satu tas penuh?

J.

Tergantung. Banyak pejabat setempat yang dilarang secara hukum dan kode etik mereka sendiri untuk menerima hadiah apa pun, sekecil apa pun nilainya. Hadiah kepada pejabat publik dilarang oleh U.S. Undang-Undang Praktik Korupsi di Luar Negeri (Foreign Corrupt Practices Act/FCPA) jika hadiah tersebut dimaksudkan untuk memengaruhi suatu keputusan. Karena hal ini merupakan bidang yang rumit dan hukumannya bisa sangat berat, Anda harus membahasnya dengan Departemen Hukum sebelum menawarkan hadiah apa pun kepada pejabat pemerintah.

T. Saya diberi tahu bahwa saya harus membayar ekstra kepada pejabat pabean untuk mengeluarkan produk kita dari pabean. Bolehkah saya melakukan hal itu?

J.

Tidak. Undang-undang di kebanyakan negara melarang pembayaran semacam itu dalam keadaan apa pun, dan Perusahaan melarang untuk melakukan pembayaran tersebut di negara mana pun.

28

Penyimpanan Arsip Kita memiliki komitmen untuk membuat arsip Perusahaan yang secara akurat dan benar menunjukkan aktivitas serta transaksi kita dengan jelas, kemudian menyimpan arsip itu selama diwajibkan oleh undang-undang atau jadwal penyimpanan catatan/arsip kita. Jadwal penyimpanan arsip kita dapat ditemukan di situs web Administrasi Arsip Korporat. Beberapa contoh catatan atau arsip Perusahaan adalah: •

Perjanjian.

•

Faktur.

•

Arsip kepegawaian.

•

Catatan pengeluaran.

•

Notebook laboratorium.

•

Dokumentasi Impor/Ekspor.

•

Arsip Manufaktur dan Produksi.

•

Arsip kualitas.

•

Tes penelitian dan pengembangan.

•

Arsip lingkungan.

•

Laporan aktivitas penjualan.

T.

Kebijakan penyimpanan arsip kita menyebutkan bahwa kita hanya boleh menyimpan email untuk jangka waktu tertentu, namun saya ingin memindahkan semua email saya ke thumb drive dan menyimpannya untuk seterusnya. Ini tidak akan menghabiskan ruang memori Kimberly-Clark. Bukankah ini tidak jadi masalah, berhubung saya tahu bahwa saya akan membutuhkan beberapa email saya sesudah jangka waktu penyimpanan berakhir?

J. Tidak. Kita semua berkewajiban membuang arsip semacam email bila tidak lagi dibutuhkan sesuai undang-undang atau jadwal penyimpanan arsip kita.

Sebagaimana yang diharuskan oleh hukum yang berlaku, Perusahaan mempunyai kebijakan mengenai administrasi, pemeliharaan, dan penyimpanan arsip dan masing-masing kita bertanggung jawab untuk mematuhi semua kebijakan itu. Ini berarti bahwa arsip harus tepat dan benar. Arsip harus disimpan dan tersedia bagi mereka yang memerlukannya untuk pekerjaannya, dan arsip harus dibuang dengan semestinya apabila tidak lagi perlu disimpan menurut hukum atau, sebagaimana diharuskan, oleh jadwal penyimpanan arsip kita.

29

Pelaporan Keuangan Kimberly-Clark berkomitmen memberikan pengungkapan informasi keuangan yang benar, akurat, dan tepat waktu. Pelaporan informasi keuangan memerlukan standar kebenaran dan kejujuran yang tertinggi. Integritas arsip akuntansi dan keuangan Perusahaan didasarkan pada ketepatan dan kelengkapan entri pendukung informasi dasar pada pembukuan dan rekening Perusahaan. Laporan palsu atau yang menyesatkan dapat sangat mencemarkan nama baik perusahaan dan para investornya. Laporan keuangan yang tidak jujur juga dapat berakibat pada hukuman perdata atau pidana bagi orang yang terlibat dan bagi Perusahaan. Dilarang keras melaporkan informasi yang salah dan menyesatkan dalam laporan keuangan internal atau eksternal. Semua karyawan memegang peranan dalam memastikan integritas keuangan kita. • Pastikan bahwa transaksi sudah diotorisasi dengan benar dan dicatat dengan benar secara tepat waktu. • Lindungi aset Perusahaan dengan benar dan bandingkan arsip aset dengan aset nyata secara teratur. • Hanya pengeluaran bisnis yang valid sajalah yang boleh diajukan atau disetujui untuk mendapatkan penggantian biaya. • Ikuti Petunjuk Keuangan Perusahaan untuk memastikan arsip akuntansi yang akurat dan dapat dipercaya. •

Ambil keputusan akuntansi berdasarkan standar akuntansi dan kebijakan Kimberly-Clark. • Jangan membuat pernyataan atau entri palsu atau tanpa bukti pendukung dalam pembukuan dan arsip Perusahaan kita atau dalam pengungkapan publik apa pun, atau dalam korespondensi internal maupun eksternal.

Jika Anda mendapati adanya penghapusan, pemalsuan, atau ketidaktepatan informasi yang dilaporkan, segera sampaikan informasi tersebut sesuai dengan Protokol Pelaporan dan Pengaduan ke Atas dalam Masalah Pedoman Perilaku. Untuk informasi selengkapnya, baca berikut ini: Kebijakan Pembuatan, Penyimpanan, dan Pemusnahan Arsip; Administrasi Arsip Korporat; Kebijakan Akuntansi dan Kebijakan Praktik; Petunjuk Keuangan Korporat (CFI: Corporate Financial Instructions); Kebijakan Kontrol Internal; CFI 27-50 Penggantian Biaya Karyawan; Kebijakan Penggantian Biaya; Kebijakan Anti-Korupsi

T. Saat ini hampir menjelang akhir tahun, dan saya masih memiliki uang dalam anggaran saya. Bolehkah saya membayar di muka suatu pengeluaran yang saya tahu akan saya lakukan di tahun depan sehingga akan diterapkan ke anggaran tahun ini?

J. Tidak. Anda harus mengarsipkan pengeluaran

dalam periode akuntansi yang tepat. Kenakan biaya untuk kegiatan di tahun terjadinya kegiatan itu. Jika Anda perlu membayar di muka tahun ini untuk suatu kegiatan yang akan terjadi di tahun depan, hubungi tim keuangan setempat untuk mengarsipkannya sebagai pengeluaran prabayar.

T. Pemimpin tim saya telah meminta tim saya

bekerja sepanjang waktu yang diperlukan untuk mencapai sasaran produksi kita, tetapi terkesan ada "peraturan tidak tertulis" yang menyatakan bahwa kerja lembur dilarang dan hanya 40 jam kerja yang harus dicantumkan pada laporan waktu kita. Apa yang seharusnya saya lakukan?

J. Laporkan. Anda harus selalu melaporkan

jam kerja Anda yang sesungguhnya sesuai dengan kebijakan, hukum, dan perjanjian kerja bersama setempat. Jika tim Anda bekerja lembur, Anda harus melaporkan jam lembur itu secara akurat. Jika Anda tidak disetujui untuk bekerja lembur, Anda harus berhenti bekerja ketika giliran kerja Anda selesai. Jangan pernah "bekerja lembur tanpa dibayar”. Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

T. Pemimpin tim saya meminta saya menyediakan pesanan pembelian sebesar $40,000, tetapi otoritas persetujuan yang dimilikinya hanya sebesar $20,000. Bolehkah saya memecah permintaan itu menjadi dua pesanan pembelian guna menghindari keharusan mendapatkan persetujuan dari tingkat yang lebih tinggi?

J. Tidak. Buatlah pesanan pembelian sebesar

$40,000 dan dapatkan persetujuan yang diperlukan. Jika Anda merasa tidak nyaman untuk menentang pendapat pemimpin tim Anda, laporkan ke Departemen Hukum atau Saluran Pedoman Perilaku. Sumber Daya untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah

30

Pencegahan Kecurangan Semua aktivitas kecurangan dilarang keras. Kimberly-Clark mengharapkan karyawan untuk: •

Bertindak secara jujur dan berintegritas apabila bekerja dengan material, dana, serta sistem pelaporan keuangan Perusahaan. •

Mencegah, mendeteksi, dan melaporkan kecurangan.

Beberapa contoh kecurangan adalah: •

Mencuri uang, inventaris, produk, atau aset lainnya.

•

Menggunakan dana perusahaan untuk membeli peralatan, persediaan, atau materi untuk keuntungan pribadi. •

Menerima uang atau hadiah dari pemasok sebagai imbalan berupa pemberian bisnis Kimberly-Clark kepada mereka.

T. Seorang pelanggan meminta saya mencatat

penjualan bulan ini untuk pengiriman yang akan kita lakukan bulan depan. Apa yang seharusnya saya lakukan?

J. Jangan lakukan. Ini dapat berdampak pada laporan keuangan kita dan diperhitungkan sebagai kecurangan. Bicarakan dengan pemimpin tim Anda supaya mereka tahu kesulitan yang Anda hadapi dengan pelanggan ini.

T. Di akhir pekan, saya tidak sengaja

• Mengajukan permintaan penggantian biaya yang palsu atau menyesatkan.

menggunakan kartu kredit perusahaan saya untuk mengisi bensin kendaraan pribadi. Apa saya akan terlibat masalah?

• Mengambil kompensasi "pekerja" setelah Anda tidak lagi mengalami cedera atau sakit akibat kecelakaan.

J. Tidak. Kita semua berbuat kesalahan. Cukup

•

Menghapus aset atau utang yang dapat diperoleh kembali.

•

Menggunakan aset Perusahaan untuk kepentingan pribadi.

•

Mencatat penjualan sebelum penjualan dikirim/dihasilkan.

•

Memalsukan kartu waktu atau pelaporan waktu kerja.

•

Memasukkan entri yang tidak sah ke dalam sistem akuntansi.

pastikan bahwa Anda mencantumkan ini dalam laporan pengeluaran Anda berikutnya dan lakukan pembayaran untuk menutup biaya tersebut. Kendati demikian, jika ini merupakan masalah kebiasaan, maka tindakan disipliner bisa diambil.

•

Menyetujui atau menerima pembayaran untuk barang yang tidak diterima, atau layanan yang tidak dilakukan. •

Menyetujui atau menerima pembayaran untuk waktu tidak bekerja, atau pengeluaran palsu dan tidak terdokumentasi. •

Pemalsuan dalam bentuk apa pun.

31

MELAKUKAN HAL YANG BENAR ADALAH CARA KIMBERLY-CLARK. Membaca Pedoman ini hanyalah sebuah permulaan. Kami mengharapkan setiap orang bertindak secara etis, sesuai dengan hukum, dan mematuhi Pedoman Perilaku ini setiap saat. Melakukan Hal yang Benar adalah Cara Kimberly-Clark. Masing-masing dari kita bertanggung jawab atas kepatuhan kita sendiri terhadap Pedoman Perilaku ini, untuk melaporkan dugaan pelanggaran, dan untuk bekerja sama dalam investigasi Perusahaan mengenai kemungkinan pelanggaran. Anda tidak akan kehilangan pekerjaan atau tunjangan Anda, atau diturunkan pangkat, diskors, diancam, dilecehkan, atau didiskriminasi karena mengajukan masalah Pedoman Perilaku dengan niat baik.

Pedoman Perilaku ini dimaksudkan untuk memberikan panduan tentang hal yang "benar" apabila berurusan dengan pelanggan, pemasok, karyawan lain, pesaing, dan masyarakat. Ada sejumlah sumber daya yang tersedia bagi Anda untuk menjawab pertanyaan atau melaporkan pelanggaran. Bacalah Sumber Daya yang tersedia untuk Mengajukan Pertanyaan atau Melaporkan Masalah dalam Pedoman Perilaku ini.

32

NOMOR SALURAN PEDOMAN PERILAKU Negara................................................................................. Kode Akses................................................................... Nomor Bebas-Pulsa Austria................................................................................. 0800-200-288......................................................................... 800-482-6020 Ekuador (Andinatel)............................................................. 1-999-119............................................................................... 800-482-6020 Ekuador (Pacifictel)............................................................. 1-800-999-119........................................................................ 800-482-6020 Guatemala........................................................................... 138-126 atau 999-91-90......................................................... 800-482-6020 Honduras . .......................................................................... 800-0123 ............................................................................... 800-482-6020 India ................................................................................... 000-117 ................................................................................. 800-482-6020 Jepang (KDDI) ................................................................... 00-539-111 ............................................................................ 800-482-6020 Jepang (Softbank) . ............................................................ 00-665-5111........................................................................... 800-482-6020 Nikaragua ........................................................................... 1-800-0164 ............................................................................ 800-482-6020 Paraguay ............................................................................ 008-11-800 ............................................................................ 800-482-6020 Rusia .................................................................................. 8^10-800-110-1011 . ............................................................. 800-482-6020 Rusia (Moscow) . ................................................................ 363-2400 ............................................................................... 800-482-6020 Arab Saudi ......................................................................... 1-800-10 ................................................................................ 800-482-6020 Turki .................................................................................... 0811-288-0001 ...................................................................... 800-482-6020 Ukraina ............................................................................... 8^100-11 ............................................................................... 800-482-6020 Venezuela ........................................................................... 0 800 2255 288 . .................................................................... 800-482-6020 Vietnam .............................................................................. 1-201-0288 ............................................................................ 800-482-6020 Tanda “^” yang muncul pada sebagian kode berarti “tunggu nada sambung kedua”. Negara . ................................................... Nomor Bebas Pulsa

Negara . ................................................... Nomor Bebas Pulsa

Argentina ................................................. 0-800-444-3594

Meksiko ................................................... 001-800-482-6020

Australia .................................................. 1-800-082-171

Belanda ................................................... 0800-022-0375

Bahrain..................................................... 8000-4149

Selandia Baru .......................................... 0800-450-245

Belgia....................................................... 0800-7-2974

Panama ................................................... 01-800-482-6020

Bolivia ...................................................... 800-100420

Peru ......................................................... 0800-5-2697

Brasil ....................................................... 0800-891-4205

Filipina ..................................................... 1-800-1-111-0083

Kanada..................................................... 1-800-482-6020

Polandia .................................................. 0-0-800-111-1626

Cile .......................................................... 1230-020-5512

Portugal ................................................... 800-811-807

Tiongkok Utara ........................................ 10-800-711-0649

Singapura ................................................ 800-110-1537

Tiongkok Selatan ..................................... 10-800-110-0590

Afrika Selatan .......................................... 0800-980072

Kolombia ................................................. 01-800-912-0114

Spanyol ................................................... 900-97-1068

Kosta Rika ............................................... 0-800-011-1094

Swiss ....................................................... 0800-561-031

Republik Cheska ..................................... 800-142-323

Taiwan ..................................................... 00-801-10-4085

Republik Dominika .................................. 1-800-482-6020

Thailand . ................................................. 001-800-11-008-3594

El Salvador .............................................. 800-6267

Trinidad/Tobago . ..................................... 1-800-482-6020

Jerman .................................................... 0800-181-5936

Inggris ..................................................... 0-0808-234-7569

Yunani . .................................................... 00-800-11-008-3594

Uruguay . ................................................. 000-411-008-3594

Hong Kong .............................................. 800-903071 Hungaria . ................................................ 06-800-18318

Cara menghubungi Nomor “Kode Akses”:

Indonesia . ............................................... 001-803-1-008-3594

1. Putar Kode Akses

Israel . ...................................................... 180-941-3594

2. Tunggu sampai terdengar nada atau petunjuk

Italia ......................................................... 800-788427

3. Putar Nomor Bebas Pulsa

Jamaika ................................................... 1-800-482-6020 Korea ....................................................... 00798-1-1-008-3594

Jika negara Anda tidak terdaftar, gunakan formulir laporan

Malaysia .................................................. 1-800-81-2478

web, yang dapat ditemukan di sini: https://iwf.tnwgrc.com

33

“Dengan Melakukan Hal Yang Benar setiap hari dan memiliki komitmen terhadap Pedoman Perilaku kita, Anda dapat membantu kami membangun tempat kerja yang positif dan produktif. Dan itu adalah tempat kerja yang layak bagi kita semua.” - Thomas J. Falk Chairman of the Board and Chief Executive Officer

® Merek Dagang Terdaftar dan *Merek dagang Kimberly-Clark Worldwide, Inc. Neenah, WI 54956. © 2015 KCWW Formulir #: COC0002

www.kimbery-clark.com 34