PEDOMAN PERILAKU Kebijakan dan Kewajiban dalam Bekerja di Hilton

PEDOMAN PERILAKU

Kebijakan dan Kewajiban dalam Bekerja di Hilton

PEDOMAN PERILAKU

Kebijakan dan Kewajiban dalam Bekerja di Hilton

DAFTAR ISI PENDAHULUAN...............................................................................1

Media Sosial......................................................................................................................8

Pernyataan Kebijakan.................................................................................................... 1

Melindungi Aset Hilton................................................................................................9

Kewajiban Berdasarkan Hukum dan Kebijakan Hilton.................................. 1

Membuat dan Memelihara Catatan Bisnis yang Akurat..............................9 Penyimpanan Catatan.................................................................................................9

STANDAR PERILAKU ANGGOTA TIM.............................................. 2 Akuntabilitas Pribadi.....................................................................................................2

KEWARGANEGARAAN GLOBAL.................................................... 10

Menghormati dan Menghargai Keragaman......................................................2

Hak-hak Asasi Manusia............................................................................................. 10

Memelihara Tempat Kerja yang Bebas Pelecehan..........................................2

Larangan Perdagangan Manusia.......................................................................... 10

Menciptakan Lingkungan Kerja yang Aman dan Sehat...............................2

Komunitas Kita.............................................................................................................. 10

Lingkungan Kerja yang Bebas Obat-Obatan dan Alkohol.......................... 3

Komitmen pada Lingkungan................................................................................... 10

Mengelola Lingkungan Kerja yang Bebas Kekerasan ................................... 3

Penyuapan dan Praktik Korupsi Lainnya.............................................................11

Perilaku yang Tidak Dapat Diterima...................................................................... 3

Siapa “Pejabat Pemerintah”.......................................................................................11 Suap yang Bersifat Komersial...................................................................................11

ETIKA BISNIS................................................................................... 4 Periklanan dan Pemasaran........................................................................................4

Jamuan dan Hiburan Cuma-Cuma bagi Pengurus Serikat Pekerja................................................................................................................12

Privasi...................................................................................................................................4

Pemboikotan...................................................................................................................12

Konflik Kepentingan......................................................................................................4

Embargo Perdagangan dan Kendali Ekspor......................................................12

Peluang Perusahaan.....................................................................................................4

Anti Pencucian Uang...................................................................................................12

Anggota Keluarga dan Hubungan Pribadi.......................................................... 5

Keterlibatan Politik Pemilihan Umum Amerika Serikat...............................13

Kepentingan atau Hubungan yang Harus Dilaporkan.................................. 5

Pemilihan Umum Di Luar Amerika Serikat........................................................13

Investasi Pribadi.............................................................................................................. 5

Aktivitas Politik Pribadi...............................................................................................13

Kegiatan Usaha dan Hubungan Kerja di Luar .................................................. 5

Hubungan dengan Pemerintah dan Kepatuhan terhadap Perundang-undangan Lobi Amerika Serikat....................................................13

Kewajiban Finansial....................................................................................................... 5 Pejabat dan Direktur dari Entitas Lainnya.......................................................... 5 Transaksi yang Wajar.................................................................................................... 5 Praktik Pembelian.......................................................................................................... 5 Tanda Terima Kasih Bisnis (Hadiah, Bantuan dan Hiburan)....................... 5 Apakah Tanda Terima Kasih Bisnis?....................................................................... 5 Panduan yang Perlu Dipertimbangkan................................................................6 Memberikan Tanda Terima Kasih Bisnis.............................................................. 7 Tips dan Persenan.......................................................................................................... 7 Persaingan dan Antitrust............................................................................................ 7 Informasi Hak Milik, Rahasia dan Rahasia Dagang........................................ 7 Melindungi Informasi Hilton.....................................................................................8 Memusnahkan Informasi Rahasia Secara Aman.............................................8 Informasi Pihak Ketiga.................................................................................................8

Akurasi Informasi...........................................................................................................13 MENYAMPAIKAN KEKHAWATIRAN..............................................14 Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance) atau Penasihat Umum (General Counsel).........................................................14 Saluran Siaga Etika (Ethics Hotline)......................................................................14 Akses ke Data Pribadi..................................................................................................14 Melindungi Anonimitas..............................................................................................14 Larangan Tindakan Pembalasan............................................................................14 Disiplin................................................................................................................................14 Pengesampingan...........................................................................................................15 Penyampaian Pernyataan Tahunan......................................................................15

PEDOMAN PERILAKU Maret 2012

1

PENDAHULUAN Pernyataan Kebijakan Reputasi Hilton dan setiap Hotel kita adalah kunci bagi keberhasilan kita di masa lalu, sekarang, dan masa datang. Setiap Anggota Tim bertanggung jawab secara pribadi untuk bertindak dengan integritas dalam rangka meningkatkan reputasi Hiltondan menjaga lingkungan kerja yang menyenangkan. Integritas berarti melakukan hal yang benar, sepanjang waktu, dan mendorong orangorang di sekitar kita agar melakukan hal yang sama. Pada beberapa situasi, Pedoman Perilaku ini memuat aturan yang harus dipatuhi dengan ketat, dan pada beberapa situasi lainnya, Pedoman Perilaku ini menyajikan panduan umum. Pada semua situasi, Anggota Tim diharuskan mematuhi Pedoman Perilaku ini. Kami berharap agar Anggota Tim menjunjung standar tertinggi perilaku beretika dalam segala tindakan yang diambil atas nama Hilton. Anggota Tim tidak hanya harus menghindari tindakan yang tidak patut, namun juga aktivitas yang dapat menimbulkan kesan ketidakpatutan. Pedoman Perilaku ini berlaku untuk seluruh karyawan Hilton Worlwide Inc. dan anak perusahaannya secara bersama-sama disebut “Hilton Worldwide”) dan untuk seluruh karyawan dari semua hotel-hotel yang dimiliki, dioperasikan, dan dikelola oleh Hilton Worldwide (secara bersama-sama disebut “Hotel-Hotel”), apakah mereka dipekerjakan oleh Hilton Worldwide atau tidak. Karyawan dari Hilton Worldwide dan Hotel-Hotel secara bersama-sama disebutkan di dalam Pedoman Perilaku ini sebagai “Anggota Tim” dan secara sendiri-sendiri sebagai “Anggota”. Istilah “anda” dan “milik anda” merujuk kepada Anggota Tim, sementara istilah “Hilton”, “kami” dan “kita” secara bersama-sama merujuk kepada Hilton Worldwide dan Hotel-Hotel.

Kewajiban Berdasarkan Hukum . dan Kebijakan Hilton Semua aktivitas Hilton harus dilakukan secara legal dan beretika. Anggota Tim harus mematuhi sepenuhnya peraturan perundangan-undangan yang berlaku di berbagai negara, lokasi, dan komunitas di mana Hilton menjalankan bisnis. Di samping itu, Anggota Tim harus menjalankan urusan bisnis Hilton sesuai dengan uraian dan semangat peraturan perundangan-undangan tersebut dan Pedoman Perilaku ini. Anggota Tim yang melanggar ketentuan Pedoman Perilaku ini dapat diberikan sanksi disiplin, termasuk pemutusan hubungan kerja. Apabila suatu ketentuan dari Pedoman Perilaku ini bertentangan dengan hukum lokal yang berlaku atau dengan cara lain tidak dapat dilaksanakan, maka ketentuan-ketentuan lainnya dari kebijakan ini akan tetap berlaku sejauh dimungkinkan. Sebagaimana disebutkan secara detil di bagian berjudul “Menyampaikan Kekhawatiran”, Anggota Tim harus segera memberi tahu atasan langsungnya, Departemen Sumber Daya Manusia lokal mereka, Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel) tentang segala pertanyaan atau kekhawatiran. Anggota Tim di Amerika Serikat juga dapat melaporkan kekhawatiran secara rahasia melalui Saluran Siaga Etika Hilton (Hilton Ethics Hotline) di www.hiltonhotline.com atau melalui (877) 662-5825. Ada kalanya Anda mungkin perlu meminta petunjuk untuk memahami detail Pedoman Perilaku ini. Anggota Tim diharapkan menghubungi salah satu narasumber di atas apabila memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang makna dalam Pedoman Perilaku ini.


2

STANDAR PERILAKU ANGGOTA TIM Berikut daftar perilaku yang diharapkan dari Anggota Tim, apa pun kedudukannya. Contoh di bawah ini belum mencakup semuanya. Hilton Worldwide memegang hak untuk menentukan patut tidaknya tindakan tertentu. Akuntabilitas Pribadi Semua Anggota Tim diharapkan berperilaku sejalan dengan Nilai-nilai HILTON: Keramahtamahan, Integritas, Kepemimpinan, Kerjasama Tim, Kepemilikan dan Sekarang. dari Hilton. Setiap hari, dalam setiap tindakan yang dilakukan oleh Anggota Tim dapat memberi dampak langsung pada reputasi Hilton. Keberlanjutan keberhasilan kita bergantung pada bagaimana setiap Anggota Tim menerima tanggung jawab pribadinya untuk melakukan hal yang benar sepanjang waktu, dan untuk memikul tanggung jawab atas tindakan yang diambil dan konsekuensinya. Anggota Tim harus menghindari dan mencegah tindakan yang dapat melukai sesama kita, tamu kita, mitra bisnis kita, komunitas kita, dan reputasi kita. Akuntabilitas pribadi juga berarti melaporkan permasalahan dan kekhawatiran. Anda dianjurkan menghubungi atau mendatangi kantor atasan anda, manajer departemen anda, atau Departemen Sumber Daya Manusia lokal anda, jika memiliki pertanyaan, kehawatiran, atau masalah. Jika anda melaporkan kekhawatiran atas dasar itikad baik, maka siapa pun dilarang melakukan tindakan pembalasan terhadap anda dan siapapun yang melakukannya tidak akan diberikan toleransi. Kita mengharapkan agar setiap orang di seluruh sistem kita diperlakukan dan memperlakukan sesama dengan rasa hormat dan bermartabat, sepanjang waktu.

Menghormati dan Menghargai Keragaman Kita mendorong dan menghargai lingkungan kerja yang beragam, dan kita akan mencapai kesuksesan dengan menghargai dan memanfaatkan keragaman tenaga kerja, tamu, pemasok, dan mitra kita. Dengan menghormati keragaman budaya di seluruh organisasi global kita, sebagai warga korporat, kita akan menjawab kebutuhan lokal dari komunitas tempat kita memberikan pelayanan, hidup, dan bekerja di seluruh dunia. Oleh karena itu, kita tidak akan mentoleransi segala bentuk diskriminasi, pelecehan, atau tindakan pembalasan terhadap individu atau grup mana pun atas dasar faktor etnis, jenis kelamin, ras, agama, atau budaya, atau karakteristik lain apa pun yang dilindungi oleh hukum yang berlaku. Kita akan mencari dan mempekerjakan Anggota Tim yang paling memenuhi syarat, dan memberikan peluang yang sama kepada semua Anggota Tim atas dasar prestasi, kecakapan, kualifikasi, pengalaman, upaya, dan kemampuan untuk menjalankan tanggung jawab kerja. Memelihara Tempat Kerja yang . Bebas Pelecehan Hilton bertekad menciptakan lingkungan kerja yang bertoleransi terhadap segala bentuk pelecehan berdasarkan segala karakteristik yang dilindungi oleh hukum yang berlaku. Setiap perilaku yang menciptakan lingkungan kerja yang mengancam, menyerang, kasar, atau tidak bersahabat, atau yang dengan cara lain mengganggu kemampuan Anggota Tim untuk menjalankan pekerjaannya adalah perilaku yang tidak dapat diterima. Pelecehan mempunyai banyak bentuk meliputi (namun tidak terbatas pada): • Perlakuan kasar atau ancaman lisan atau tertulis; • Ucapan, gurauan, teguran, atau ejekan yang tidak menyenangkan yang bersifat diskriminatif;

• Kelakar yang membuat malu atau menghina seseorang; • Mengabaikan, mengucilkan, atau menjauhkan seseorang; • Materi yang bersifat diskriminatif yang dipajang di tempat umum, disebarkan di tempat kerja, dll.; atau • Kontak fisik yang tidak diinginkan. Setiap Anggota Tim yang merasa dilecehkan harus segera mengambil tindakan dengan memberi tahu seorang atasan atau Departemen Sumber Daya Manusia lokal mereka. Semua tuntutan mengenai pelecehan akan ditangani secara tepat. Hilton akan melakukan penyelidikan serahasia mungkin. Semua Anggota Tim diharuskan untuk bekerja sama dalam setiap penyelidikan. Hilton melarang tindakan pembalasan terhadap Anggota Tim yang mengajukan tuntutan mengenai pelecehan atas dasar itikad baik, dan yang bekerja sama dalam penyelidikan. Menciptakan Lingkungan Kerja yang . Aman dan Sehat Hilton berkomitmen pada kesehatan dan keselamatan para tamu, Anggota Tim, dan rekan bisnis, dan catatan kita mencerminkan komitmen ini. Keselamatan memerlukan komitmen dari setiap orang. Masing-masing Anggota Tim bertanggung jawab untuk memahami dan mematuhi semua perundangundangan dan panduan keselamatan serta kesehatan yang berlaku, dan untuk segera melaporkan kecelakaan, cedera, dan kondisi atau praktik kerja yang tidak aman.


3

STANDAR PERILAKU ANGGOTA TIM Lingkungan Kerja yang Bebas Obat-Obatan dan Alkohol Anggota Tim tidak boleh memiliki, menggunakan, membeli, menjual, menyalurkan, membuat, membawa, atau berada dalam pengaruh narkoba apa pun selama bekerja atau berada di bangunan Hilton dengan alasan apa pun. Anggota Tim tidak boleh berada dalam pengaruh alkohol atau mengkonsumsi alkohol selama bekerja kecuali pada acara resmi yang disponsori Hilton. Dalam keadaan apa pun, Anggota Tim tidak boleh mengoperasikan kendaraan bermotor, atau peralatan lain yang dapat membahayakan dirinya sendiri atau siapa saja, selama dalam pengaruh alkohol, zat-zat adiktif, atau zat lain apa pun yang melemahkan kemampuan Anggota Tim untuk mengoperasikan kendaraan atau peralatan dengan aman. Apabila diperbolehkan oleh hukum, persyaratan perizinan minuman keras, dan norma budaya, Anggota Tim boleh mengkonsumsi, membeli, menjual, mendistribusikan, memindahkan, atau membawa minuman beralkohol selama bekerja atau berada di bangunan Hilton sebagai bagian dari tanggung jawab kerja yang diembannya, atau sepanjang diizinkan oleh manajemen Hilton. Apabila diizinkan oleh hukum atau perjanjian yang mengikat, Anggota Tim dapat diminta menjalani uji narkoba atau alkohol sebagai bagian dari proses pra-kerja dan/atau apabila mereka menunjukkan tanda-tanda berada dibawah pengaruh zat tersebut.

Mengelola Lingkungan Tempat Kerja yang Bebas Kekerasan Hilton tidak akan bertoleransi terhadap perilaku apa pun yang dapat mempengaruhi keselamatan dan keamanan fisik Anggota Tim. Untuk keperluan kebijakan ini, kekerasan di tempat kerja didefinisikan sebagai segala perilaku yang diancamkan, dicoba, atau benarbenar dilakukan yang dapat menyebabkan cedera fisik atau trauma emosional. Contoh kekerasan di tempat kerja meliputi (namun tidak terbatas pada): • Perilaku mengancam seperti mengacungacungkan tinju, menghancurkan properti, melemparkan benda-benda, menunjukkan isyarat menembak, dll.; • Ancaman lisan atau tertulis yang mengekspresikan maksud untuk mencederai; • Serangan fisik atau perlakuan kasar; • Memata-matai; • Segala tindakan yang dalam situasi tertentu dapat menimbulkan ketakutan bagi orang yang berpikiran sehat. Hilton akan melakukan penyelidikan yang seksama terhadap menyelidiki secara tepat segala laporan, ancaman, atau tindak kekerasan. Semua Anggota Tim harus bekerja sama dalam penyelidikan kekerasan di tempat kerja. Setiap ancaman akan dianggap sebagai pernyataan maksud untuk mewujudkan ancaman itu.

Perilaku yang Tidak Dapat Diterima Anggota Tim harus menggunakan pertimbangan yang matang untuk memastikan bahwa mereka menjunjung standar tertinggi. Hilton memegang hak untuk menganggap patut tidaknya sebuah tindakan. Meskipun daftar ini belum mencakup semuanya, contoh-contoh perilaku di bawah tidak diperbolehkan ketika bekerja untuk Hilton: • Menggunakan bahasa yang merendahkan atau cabul; • Melihat atau mengunduh pornografi; • Mencuri atau menyalahgunakan properti apa pun dari Hilton atau properti pihak lain; • Mengungkapkan informasi pribadi, rahasia, atau hak milik; • Menimbulkan gangguan yang tidak profesional di tempat kerja; • Memalsukan catatan termasuk informasi pekerjaan, lembar perhitungan waktu kerja, laporan pengeluaran, dll.; • Menggunakan kedudukan untuk mendapatkan keuntungan yang tidak patut bagi diri sendiri, teman, atau anggota keluarga; • Tidak masuk kerja secara berlebihan; • Berjudi di tempat kerja; • Tidur pada saat jam kerja; • Menggunakan atau berbagi kata sandi atau akun tanpa izin; atau • Bertindak tidak sepantasnya saat mewakili Hilton di acara sosial atau di situs web sosial mana pun.


4

ETIKA BISNIS Reputasi kita dibangun atas dasar praktik bisnis yang wajar. Ini berarti bahwa Anggota Tim tidak boleh menyembunyikan, menyalahgunakan informasi rahasia atau hak milik, membuat pernyataan yang keliru tentang fakta material, atau segala praktik tidak wajar lainnya. Ketentuan ini berlaku dengan siapa pun kita berhubungan – kita harus menunjukkannya kepada para tamu, pesaing, mitra bisnis, dan kepada siapa saja yang kita hadapi dalam menjalankan bisnis. Periklanan dan Pemasaran Kita berupaya untuk melakukan aktivitas periklanan dan pemasaran secara jujur, akurat, dan tidak menipu atau menyesatkan, baik saat mengungkapkan tentang diri kita sendiri maupun pesaing kita. Anggota Tim yang terlibat atau bertanggung jawab atas periklanan dan pemasaran Hilton harus memahami dan mematuhi semua perundangundangan yang berlaku terkait praktik ini sepanjang waktu. Privasi Kita akan melindungi informasi pribadi yang kita peroleh selama berbisnis dengan hatihati. Perundang-undangan tentang privasi dari suatu negara mungkin saja berbeda dengan negara lain, antarnegara mungkin beragam, dan anda seharusnya segera mengajukan pertanyaan yang anda miliki mengenai cara melindungi, mengumpulkan, menggunakan, atau berbagi informasi pribadi kepada Asisten Penasehat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasehat Umum (General Counsel).

“Informasi Pribadi” mencakup segala informasi yang (i) dapat digunakan (sendiri atau ketika digabung dengan informasi lain yang dikendalikan Hilton) untuk mengidentifikasi, menemukan, atau menghubungi seseorang, atau (ii) berkenaan dalam hal apa pun dengan seseorang yang telah atau dapat diidentifikasi. Contoh informasi pribadi meliputi (namun tidak terbatas pada) elemen data yang nyata, seperti nama, alamat rumah, dan alamat email, dan juga informasi yang tidak begitu nyata seperti preferensi pribadi, informasi terkait menginap di hotel, dan informasi akun tamu. Informasi pribadi yang sangat sensitif meliputi nomor identifikasi yang diterbitkan pemerintah, nomor kartu kredit, dan informasi tentang kondisi medis atau status kecacatan seseorang, keyakinan agama, opini politik, asal ras atau etnis, atau kehidupan seksualnya. Informasi pribadi dapat disimpan dalam media dan format yang beragam, yang meliputi catatan terkomputerisasi atau elektronik dan berkas cetak. Konflik Kepentingan “Konflik kepentingan” terjadi ketika kepentingan pribadi seorang Anggota Tim mengganggu atau tampak mengganggu kepentingan Hilton. Hilton memiliki kebijakan untuk menjalankan bisnisnya agar bebas dari pengaruh konflik semacam ini. Kebijakan ini mengharuskan anda untuk tidak sekalipun menggunakan atau mencoba menggunakan kedudukan anda di Hilton untuk mendapatkan keuntungan pribadi yang tidak patut bagi diri anda sendiri, keluarga anda, atau siapa saja. Di samping itu, anda harus menghindari investasi atau keterlibatan lain yang bisa memperlemah pertimbangan independen anda atas nama Hilton. Segala transaksi dengan organisasi bisnis luar yang menyediakan, membeli, atau menyewakan properti (real estat atau pribadi), hak atau layanan ke atau dari Hilton tidak boleh dipengaruhi, atau terkesan dipengaruhi, oleh kepentingan atau hubungan pribadi anda.

Dengan demikian, anda tidak boleh memiliki kepentingan langsung maupun tidak langsung pada, atau hubungan dengan, setiap organisasi yang anda yakini dapat: (a) menghalangi objektivitas, independensi pertimbangan atau tindakan anda dalam menjalankan tanggung jawab atas nama Hilton, atau (b) mempermalukan Hilton karena adanya kesan konflik kepentingan. Oleh karena itu, anda tidak boleh menempatkan diri dalam posisi yang dapat menimbulkan, atau dicurigai bisa menimbulkan, konflik kepentingan. Kesan adanya konflik sama berbahayanya dengan konflik yang sebenarnya. Begitu anda mengetahui adanya konflik kepentingan, atau khawatir bahwa konflik kepentingan mungkin terjadi, kami harap anda segera membahas masalah itu dengan atasan, Departemen Sumber Daya Manusia lokal anda, Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Semua potensi konflik kepentingan harus disetujui oleh Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Panduan di bawah ini diberikan untuk beberapa situasi yang dapat menimbulkan konflik kepentingan. Peluang Perusahaan Anda tidak boleh menggunakan properti atau informasi atau kedudukan anda di Hilton untuk mendapatkan keuntungan pribadi. Anda tidak boleh bersaing dengan Hilton. Anggota Tim memiliki kewajiban terhadap Perusahaan untuk mengedepankan kepentingan bisnis Perusahaan kapan pun peluang itu ada. Dengan demikian, anda tidak boleh mengambil keuntungan pribadi dari (atau mengarahkan ke pihak ketiga) peluang bisnis yang diketahui karena kedudukan anda atau karena menggunakan properti atau informasi Hilton, kecuali jika peluang itu sudah ditawarkan ke Hilton namun ditolak oleh Hilton.


5

ETIKA BISNIS Anggota Keluarga dan Hubungan Pribadi Berbisnis atau bersaing dengan perusahaan lain yang mempekerjakan atau dimiliki, seluruhnya atau sebagian, oleh anggota keluarga atau teman dekat Anggota Tim, dapat memunculkan kekhawatiran terkait kewajaran dan objektivitas bisnis atau persaingan tersebut, dan dapat menumbuhkan kesan konflik kepentingan sekalipun konflik sebenarnya tidak pernah ada. Anggota Tim juga harus menghindari mendorong perusahaan yang berbisnis dengan Hilton agar membeli produk atau layanan dari anggota keluarga atau teman dekat mereka. Kendati berbisnis dengan anggota keluarga atau teman dekat Anggota Tim tidak selalu dilarang, anda harus memberitahukan semua keadaannya kepada Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Anda tidak boleh secara tidak langsung, melalui pasangan, anggota keluarga, teman, mitra, atau rekan kerja, memiliki kepentingan atau keterlibatan apa pun dalam aktivitas yang akan melanggar Pedoman Perilaku ini. Segala kepentingan harus diberitahukan kepada Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Hilton tidak ingin atau tidak bermaksud untuk terlibat dalam atau mengatur hubungan pribadi antar Anggota Tim di luar lingkungan kerja. Namun, Hilton berkomitmen untuk memastikan bahwa hubungan pribadi antar Anggota Tim tidak memberikan dampak buruk terhadap lingkungan kerja dengan menciptakan konflik kepentingan, baik yang nyata maupun yang dapat dipersepsikan demikian, yang dapat menganggu pelayanan kepada para tamu atau bisnis hilton, atau yang menimbulkan potensi pertanggungjawaban Hilton atau para karyawannya. Secara umum, Hilton tidak memperbolehkan Anggota Tim yang memiliki hubungan pribadi berada dalam suatu hubungan pengawasan/subordinasi baik langsung maupun tidak langsung dalam hubungan kerja. Demikian pula, secara umum Hilton tidak memperbolehkan Anggota Tim yang memiliki hubungan pribadi berada dalam posisi yang dapat mempengaruhi hubungan kerja, kompensasi, atau kondisi kerja Anggota Tim yang lainnya, atau ketika kerahasiaan atau pertimbangan bisnis yang signifikan adalah suatu hal yang penting.

Kepentingan atau Hubungan . yang Harus Dilaporkan Semua Anggota Tim yang memiliki kepentingan finansial atau komersial dalam, atau hubungan dengan, pemasok, franchisee (penerima waralaba), mitra bisnis lainnya, pesaing atau pelanggan utama, harus menyerahkan laporan tertulis tentang “Kepentingan atau Hubungan yang Harus Dilaporkan” kepada Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Laporan harus mencantumkan nama entitas dengan mana anda memiliki hubungan, dan sifat serta ukuran kepentingan finansial atau hubungan tersebut. Investasi Pribadi Anda harus menghindari investasi di perusahaan yang bersaing dengan Hilton, atau perusahaan mana pun yang sudah atau ingin berbisnis dengan kita. Aktivitas Diluar Kegiatan Usaha dan Hubungan Kerja Di LuarAnda tidak boleh melakukan aktivitas bisnis luar jika aktivitas tersebut akan (a) bertentangan dengan tugas dan tanggung jawab anda kepada Hilton, (b) menghalangi objektivitas, independensi pertimbangan atau tindakan anda dalam menjalankan tanggung jawab atas nama Hilton, atau (c) mempermalukan Hilton karena adanya kesan konflik kepentingan. Segala hubungan kerja atau hubungan konsultasi dengan adanya pembayaran harus disetujui oleh atasan langsung Anda. Kewajiban Finansial Anda tidak boleh meminjam uang atau berutang kepada perusahaan atau individu mana pun yang tengah atau ingin berbisnis dengan Hilton apabila hal tersebut dapat menimbulkan risiko, atau bahkan sekadar kesan, ketidakpatutan atau kurangnya objektivitas terkait hubungan anda atau hubungan mereka dengan Hilton. Pejabat dan Direktur dari Entitas Lainnya Anda tidak boleh menjadi pejabat atau direktur di perusahaan atau entitas bisnis lain mana pun yang tidak terafiliasi dengan Hilton tanpa terlebih dahulu memberi tahu dan mendapatkan izin tertulis dari Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel).

Transaksi yang Wajar Hilton memiliki sejarah kesuksesan yang panjang berkat persaingan bisnis yang jujur. Kita bersaing di kancah bisnis atas dasar harga, layanan, dan kualitas, dan kita menggunakan dasar yang sama untuk menghargai bisnis. Praktik Pembelian Kita berupaya keras untuk berlaku wajar dan tidak memihak dalam bertransaksi dengan pemasok dan kontraktor luar. Pemasok yang berminat dan memenuhi syarat harus diberi kesempatan untuk ikut menyerahkan daftar harga atau proposal produk dan layanan. Kita menghormati syarat dan ketentuan kontrak, membayar tepat waktu, dan melindungi kerahasiaan informasi hak milik pemasok dan kontraktor luar. Tanda Terima Kasih Bisnis (hadiah, bantuan, dan hiburan) Salah satu masalah yang menantang dalam industri keramahtamahan (hospitality) adalah memastikan hubungan yang etis dengan mitra bisnis dalam kaitannya dengan pemberian hadiah, bantuan, dan hiburan (“tanda terima kasih bisnis”). Apakah Tanda Terima Kasih Bisnis? Segala sesuatu yang bernilai yang berpotensi menyebabkan keputusan bisnis diambil atas dasar selain prestasi dapat dikelompokkan sebagai tanda terima kasih bisnis. Contohnya antara lain hadiah, makanan, minuman, hiburan (termasuk tiket dan pass), rekreasi (termasuk ongkos lapangan golf dan lapangan tenis), transportasi, diskon, barang-barang promosi, atau menggunakan waktu, materi, fasilitas, atau peralatan milik pemberi untuk keperluan pribadi. Tanda terima kasih bisnis dapat membantu membangun maksud baik (goodwill) dan hubungan kerja sama. Namun tanda terima kasih bisnis tidak boleh digunakan untuk mendapatkan keuntungan secara tidak wajar atau untuk mempengaruhi keputusan bisnis secara tidak patut. Meskipun menjadi praktik yang umum, tanda terima kasih bisnis juga dapat membawa risiko etika yang berat dan, dalam beberapa situasi, mungkin dilarang berdasarkan hukum setempat. Sekalipun tanda terima kasih bisnis mungkin diperbolehkan secara hukum dan etika, hadiah dan hiburan dapat menimbulkan kesan perilaku tercela.


6

ETIKA BISNIS Panduan yang Perlu Dipertimbangkan Anggota Tim harus bertindak wajar dan tidak memihak dalam semua transaksi bisnis atas nama Hilton– artinya, menggunakan akal sehat untuk menghindari bahkan sekadar persepsi sekalipun bahwa tanda terima kasih bisnis telah atau mungkin dapat mempengaruhi pertimbangan bisnis kita. Anda boleh menerima tanda terima kasih bisnis jika penerimaan tersebut: • Mengedepankan hubungan kerja sama yang sukses dan maksud baik (goodwill) dengan orang atau perusahaan dengan siapa Hilton memelihara atau mungkin menjalin hubungan bisnis; • Mematuhi hukum setempat, serta praktik yang wajar dan beretika di pasar, misalnya bunga, buket buah, dan hadiah sederhana lainnya, untuk merayakan acara khusus, atau pembayaran pengeluaran yang wajar yang berkaitan langsung dengan tujuan dari kegiatan usaha (contohnya menghadiri seminar atau konferensi yang terkait dengan tanggung jawab atas nama kita, dengan syarat harus mendapatkan persetujuan dari supervisor anda); dan • Tidak menimbulkan konflik kepentingan yang sebenarnya atau terpecahnya loyalitas. Anda tidak boleh: • Menerima uang tunai atau yang setara; • Menerima tanda terima kasih bisnis yang ilegal; • Meminta tanda terima kasih bisnis; • Menerima tanda terima kasih bisnis sebagai syarat untuk sesuatu sebagai imbalannya. Jadi, jika tanda terima kasih tersebut akan mengikat atau terkesan mengikat anda agar melakukan atau memberikan sesuatu sebagai imbalannya, maka tanda terima kasih tersebut tidak patut; • Menerima tanda terima kasih bisnis yang bisa dianggap sebagai suap atau imbalan; • Menerima tanda terima kasih bisnis yang menyerang atau tidak patut;

• Menerima tawaran perjalanan rekreasi yang seluruh biayanya dibayarkan penuh oleh orang atau perusahaan dengan siapa Hilton mengadakan atau mungkin menjalin hubungan bisnis; atau • Menerima apa saja yang Anda ketahui atau dapat anda duga akan membuat pemberinya melanggar standar atau kebijakan perusahaannya. Jika panduan di atas terpenuhi, Anggota Tim diperbolehkan menerima hadiah atau hiburan (misalnya tiket) untuk keperluan pribadi nonbisnis asalkan nilainya tidak lebih dari $200 dalam satu tahun kalender (dari perusahaan yang sama, terlepas dari individu yang berbeda dari perusahaan tersebut yang memberikan hadiah atau hiburan). Bisnis individu atau unit geografis tertentu mungkin saja menetapkan batas yang lebih rendah bagi Anggota Timnya, namun tidak boleh menetapkan batas yang lebih tinggi. Perlu dicatat bahwa batasan ini secara umum tidak berlaku pada makanan, minuman, atau hiburan yang dinikmati dalam kaitannya dengan rapat bisnis dan dengan mitra bisnis kita, sepanjang masing-masing dari panduan di atas terpenuhi. Di samping itu: • Pengecualian memerlukan persetujuan Penasihat Umum (General Counsel) dan Pejabat Kepala SDM (Chief Human Resources Officer); • Jika tanggung jawab anda meliputi memilih kontraktor, mempengaruhi penempatan bisnis, menyusun spesifikasi yang berujung pada penempatan bisnis, atau partisipasi dalam negosiasi kontrak, anda harus sangat berhati-hati untuk menghindari tindakan yang menimbulkan kesan favoritisme atau pengaruh yang tidak adil, atau yang bisa berdampak buruk pada reputasi Hilton dalam hal ketidak-berpihakan dan transaksi yang wajar. Tindakan terbaik dalam situasi semacam ini adalah menolak tanda terima kasih dari pemasok ketika Hilton terlibat dalam pemilihan atau konfirmasi ulang pemasok;

• Anda harus mengindari suatu pola menerima tanda terima kasih yang sering dari orang atau perusahaan yang sama; • Anda harus menahan diri dari menerima tanda terima kasih yang anda tidak akan merasa nyaman untuk membahasnya dengan manajer atau rekan kerja Anda; • Jika anda merasa tidak patut untuk menerima, anda harus memilih antara menolak dengan sopan saat diberi atau mengembalikannya dengan surat yang menjelaskan kebijakan Hilton. Jika perlu untuk menulis surat semacam itu, salinannya harus disampaikan kepada atasan dan Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance) atau Penasihat Umum (General Counsel). Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel) atau Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance) dapat membantu menyiapkan surat tersebut; • Jika anda ragu-ragu untuk menerima tanda terima kasih bisnis, hubungi atasan anda, Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel).


7

ETIKA BISNIS Memberikan Tanda Terima Kasih Bisnis Anda tidak boleh memberikan hadiah atau hiburan kepada siapa pun jika tanda terima kasih tersebut tidak dibenarkan untuk anda berikan berdasarkan panduan dan harapan yang dibahas di atas. Setiap pengecualian memerlukan persetujuan Penasihat Umum (General Counsel). Anda juga tidak boleh memberikan hadiah atau hiburan seperti itu – terlepas dari apakah hal itu diperbolehkan berdasarkan kebijakan kita – jika hadiah atau hiburan tersebut akan melanggar hukum setempat atau kebijakan pemberi kerja si penerima. Anda harus selalu menggunakan pertimbangan yang matang untuk menghindari kesan bahwa hadiah atau hiburan – termasuk hadiah atau hiburan yang mematuhi kebijakan ini – telah mempengaruhi atau dimaksudkan untuk mempengaruhi pertimbangan bisnis penerimanya. Jika anda ragu-ragu untuk memberikan tanda terima kasih bisnis, hubungi atasan Anda, Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Tip dan Persenan Anda boleh menerima tip dan persenan dari tamu dan pelanggan sehubungan dengan pekerjaan yang anda lakukan hanya jika fungsi kerja anda biasanya memang menerima tip atau persenan tersebut (misalnya valet, bell captain, pelayan restoran, pelayan kamar tamu, dan housekeeper). Anggota Tim yang memiliki kendali apa pun atas syarat-syarat pelaksanaan bisnis dengan pemberi tidak boleh menerima tip atau persenan apa pun. Persaingan dan Antitrust Kita percaya pada persaingan secara agresif di pasar, namun kita harus bersaing secara wajar, beretika, dan dengan mematuhi semua peraturan perundang-undangan yang berlaku. Peraturan perundang-undangan ini, yang mencakup undang-undang antitrust federal dan negara bagian di AS, serta perundangundangan tentang persaingan di negara lain di mana kita menjalankan bisnis, dirancang untuk menjamin persaingan bisnis yang wajar dan terbuka.

Meskipun perundang-undangan tersebut panjang dan kompleks, ada beberapa masalah penting yang masing-masing kita harus pahami: Perundang-undangan antitrust melarang perusahaan untuk, antara lain, berbagi informasi atau mengadakan perjanjian atau kesepahaman formal atau informal (lisan atau tertulis, tersirat atau tersurat) dengan pesaing atau calon pesaing mengenai hal-hal yang terkait dengan harga, syarat penjualan, distribusi, atau alokasi wilayah, produk, pelanggan atau pemasok. Oleh karenanya, dalam keadaan apa pun anda tidak boleh mendapatkan akses ke atau menggunakan informasi pesaing, atau informasi lain apa pun, yang bisa mengesankan adanya kesepakatan antara Hilton dan pesaing manapun untuk: (a) menetapkan, menstabilkan, atau mengendalikan harga; (b) mengalokasikan produk, pasar, atau wilayah; (c) memboikot pelanggan atau pemasok tertentu; atau (d) menahan diri dari penjualan produk apa pun. Anda tidak boleh sekalipun terlibat dalam diskusi, perjanjian, atau kesepahaman (baik melalui telepon, surat-menyurat, dalam rapat, atau dengan cara lainnya) dengan pesaing atau calon pesaing mengenai tarif, tingkat hunian, harga atau alokasi wilayah, pelanggan atau penjualan, selain dengan mematuhi sepenuhnya kebijakan tertulis yang disetujui oleh Penasihat Umum (General Counsel). Informasi kompetitif tentang tarif, tingkat hunian, dan data serupa boleh dibagi dengan grup konsultan pihak ketiga asalkan konsultan tersebut mengumpulkan semua informasi tersebut dengan informasi dari rantai hotel yang lain dan tidak mengkaitkan suatu data spesifik apa pun dengan Hilton. Aturan dasar yang paling baik adalah menanyakan pada diri anda sendiri apakah informasi yang anda bagi, bahas, atau sepakati dengan pesaing itu merupakan informasi yang biasa anda diskusikan dengan seseorang yang tujuan dan sasarannya adalah mengambil bisnis dari anda. Jika jawabannya tidak, hindari diskusi itu. Jika anda tidak yakin,

tanyakan kepada Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Kegagalan mematuhi perundang-undangan antitrust dapat menyebabkan Anggota Tim dikenai tindakan disipliner, termasuk pemutusan hubungan kerja. Informasi Hak Milik, Rahasia, . dan Rahasia Dagang Hilton memiliki kebijakan yang tidak mentoleransi perolehan, kepemilikan, atau penggunaan informasi hak milik, rahasia, atau rahasia dagang dari pesaing Hilton dan perusahaan lainnya. Kebijakan yang sama juga berlaku pada Anggota Tim yang membawa penyampaian informasi hak milik, rahasia, atau rahasia dagang dalam pekerjaan mereka dengan Hilton yang mereka peroleh selama bekerja di perusahaan sebelumnya, terlepas dari apakah mereka adalah pembuat atau pencipta informasi itu atau bukan. Kebijakan ini berlaku pada semua bentuk informasi, termasuk (namun tidak terbatas) pada dokumen cetak, email, lembar kerja (spreadsheet), presentasi PowerPoint, dan segala jenis informasi elektronik. Jika anda mengetahui atau memiliki alasan untuk meyakini bahwa seseorang di Hilton telah memperoleh atau menggunakan informasi hak milik, rahasia, atau rahasia dagang perusahaan lain, maka anda harus melaporkan kekhawatiran langsung anda kepada Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Jika anda memiliki pertanyaan tentang apakah informasi yang anda gunakan merupakan informasi hak milik, rahasia atau rahasia dagang yang tidak semestinya, anda harus segera membahasnya dengan Departemen Hukum/Legal Hilton.


8

ETIKA BISNIS Melindungi Informasi Hilton Informasi hak milik kita berharga karena informasi itu tidak diketahui oleh umum. Nilai informasi hak milik akan berkurang atau hilang jika informasi itu diberitahukan kepada pesaing kita, media, atau pihak luar lainnya. Kita harus menjaga kerahasiaan seluruh informasi tersebut, kecuali jika pengungkapannya diizinkan atau diharuskan oleh hukum, sebagaimana ditentukan oleh Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Kewajiban untuk melindungi informasi rahasia dan hak milik ini berlanjut bahkan setelah anda tidak lagi menjadi Anggota Tim. Informasi yang bersifat tidak-rahasia harus ditangani sedemikian rupa sehingga nilainya sebagai aset perusahaan tetap terjaga. Beberapa contoh informasi hak milik meliputi: • Informasi tentang aktivitas pengembangan atau akuisisi; • Rencana dan informasi strategis; • Syarat dan struktur kontrak-kontrak dan Perjanjian-perjanjian pembiayaan Hilton; • Informasi yang terkait dengan perangkat lunak, database, dan sistem lainnya, termasuk struktur dan isinya; • Informasi pribadi tentang tamu, Anggota Tim, atau individu lainnya; • Informasi yang diberikan oleh pelanggan, pemasok, atau pihak luar lainnya, yang kita telah setujui untuk menjaga kerahasiaannya; atau • Segala informasi non-publik lainnya yang dapat merugikan Hilton atau berguna bagi para pesaing jika diungkapkan. Cara-cara untuk melindungi informasi rahasia dan hak milik: • Tandai halaman pertama dokumen dengan “Confidential”; • Simpan informasi di lokasi yang aman; • Jaga keamanan tempat kerja;

• Hanya berikan informasi pribadi kepada Anggota Tim lain atas dasar “perlu mengetahui”; • Bagi informasi rahasia dan hak milik dengan pihak luar hanya jika diperlukan untuk meningkatkan bisnis Hilton, dan hanya setelah diizinkan oleh Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel), serta hanya jika langkahlangkah yang layak telah diambil untuk melindungi dan menjaga kerahasiaan informasi itu, misalnya dengan meminta perjanjian kerahasiaan tertulis yang sesuai dan ditandatangani sebelum membagikan informasi rahasia dan hak milik; • Jangan sekali-kali mengungkapkan informasi yang berlabel “Attorney-Client Privileged” atau “Confidential Attorney Work Product” kepada Anggota Tim lainnya di dalam atau kepada pihak ketiga tanpa persetujuan dari Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel); • Jangan membahas informasi di tempat umum (bandara, lift, dll.); • Jangan mengerjakan dokumen di tempat yang mudah dilihat orang; • Hindari mengirim informasi rahasia melalui email ke luar jaringan Hilton; dan • Hindari menggunakan perangkat milik pribadi untuk menyimpan atau memindahkan dokumen rahasia atau hak milik. Jika anda memiliki alasan untuk meyakini bahwa informasi rahasia, termasuk informasi pribadi, telah hilang, salah tempat atau diakses oleh orang yang tidak berhak, anda harus segera menghubungi Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), Penasihat Umum (General Counsel) atau Keamanan Informasi (Information Security) di [email protected].

Memusnahkan Informasi Rahasia . Secara Aman Anda harus memusnahkan informasi rahasia dengan cara yang aman. Dokumen kertas harus dihancurkan dengan dicabik-cabik. File dan media elektronik harus dihancurkan atau dihapus secara permanen sehingga informasinya tidak dapat dibaca atau dipulihkan. Semua dokumen dan materi tersebut harus ditangani sesuai dengan kebijakan penyimpanan arsip yang berlaku dan semua persyaratan hukum yang berlaku. Jika anda memiliki pertanyaan tentang cara memusnahkan informasi rahasia secara aman, Anda harus menghubungi Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), Penasihat Umum (General Counsel). Informasi Pihak Ketiga Selama menjalankan bisnis secara normal, kita mungkin mendapatkan informasi rahasia tentang perusahaan lain atau personelnya, termasuk pemasok dan vendor baik yang ada saat ini maupun yang masih calon. Kita harus menjaga informasi rahasia tersebut sesuai dengan hukum yang berlaku, kewajiban berdasarkan kontrak dan kebijakan kita. Media Sosial Penggunaan media sosial oleh Anggota Tim dapat membahayakan informasi rahasia dan hak milik, reputasi dan merek Hilton, serta dapat mengancam kepatuhan Hilton terhadap aturan dan perundang-undangan bisnis. Demi mengurangi risiko bisnis dan hukum, Hilton mengharapkan Anggota Tim berpartisipasi dalam media sosial dengan penuh tanggung jawab. Informasi rahasia tentang Hilton, para tamu kita, atau Anggota Tim lain tidak boleh diungkapkan di situs media sosial mana pun. Anggota Tim, sebagai representasi Hilton, tidak boleh membahas permasalahan yang terkait dengan Hilton di situs media sosial kecuali apabila tanggung jawab tersebut telah diberikan secara spesifik kepada mereka.


9

ETIKA BISNIS Melindungi Aset-Aset Hilton Sangatlah penting bagi anda untuk dengan pantas menjaga aset Hilton dengan menggunakannya secara bertanggung jawab, efisien, dan hanya untuk keperluan bisnis yang sah. Aset Hilton meliputi benda berwujud seperti uang tunai, peralatan, inventaris, dan pasokan. Komputer, perangkat lunak, telepon, dan jaringan yang disediakan oleh Hilton juga merupakan aset Hilton. Aset Hilton tidak boleh digunakan untuk mengirim, menerima, atau mengakses materi yang melanggar hukum. Kehati-hatian harus dijaga untuk menghindari mengirim, menerima, atau mengakses materi yang mungkin menyinggung orang lain. Aset Hilton tidak boleh digunakan untuk menyalin perangkat lunak, musik, buku, atau karya berhak cipta lainnya dengan cara yang melanggar hukum. Aset Hilton harus digunakan sedemikan rupa sehingga keamanan dan integritas jaringan terlindung sepanjang waktu. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang cara melindungi keamanan dan integritas komputer, perangkat lunak, telepon, atau jaringan, Anda harus menghubungi Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Apabila diizinkan, kami berhak meninjau semua pencarian di Internet, komunikasi email, dan aktivitas lain yang dilakukan Anggota Tim dengan menggunakan aset Hilton. Anda diharapkan mempertimbangkan secara bijak ketika menggunakan semua aset Hilton, meliputi (namun tidak terbatas) pada email dan Internet. Setiap pencurian, pemalsuan, penggelapan, atau penyalahgunaan properti Hilton dilarang dan melanggar hukum, dan dapat berakibat pada pemutusan hubungan kerja secara langsung, di samping kemungkinan adanya konsekuensi hukum. Membuat dan Memelihara Catatan Bisnis yang Akurat Berbagai hukum dan peraturan mengharuskan Hilton menyusun dan menyimpan pembukuan yang akurat untuk semua akun dan catatan, serta menguraikan secara lengkap karakteristik transaksi yang tercermin di dalamnya.

Secara khusus, syarat-syarat penyimpanan catatan berikut berlaku pada Hilton dan harus dipatuhi oleh Anggota Tim dengan tanggung jawab yang terkait: • Semua pembukuan, catatan, dan akun harus dibuat dan disimpan dengan detail yang layak, akurat, dan secara wajar mencerminkan transaksi dan disposisi aset Hilton, serta tidak memuat entri akuntansi yang salah atau salah rujuk; • Semua pengeluaran dana dan semua tanda terima harus dicatat dengan tepat dan segera. Pembayaran atas nama Hilton tidak boleh disetujui tanpa dokumen pendukung yang memadai yang menjelaskan tujuan dari pembayaran yang dimaksud; • Dana yang tidak diungkap atau tidak dicatat tidak boleh dinyatakan apa pun keperluannya; • Catatan harus jelas, ringkas, jujur, dan akurat untuk informasi apa pun; • Pernyataan yang berlebihan, bahasa yang berbunga-bunga, perkiraan, kesimpulan hukum, dan karakterisasi negatif atas orang atau motifnya harus dihindari; • Sistem kontrol audit akuntansi internal harus dipelihara dan memadai untuk memberikan jaminan yang layak bahwa informasi yang berhubungan dengan transaksi: – Dicatat, diproses, diringkas, dan dilaporkan secara tepat waktu sehingga memungkinkan dibuatnya laporan keuangan dengan mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum dan persyaratan lainnya yang ditetapkan oleh Hilton; dan – Dicatat sedemikian rupa untuk menjaga akuntabilitas penuh atas aset Hilton. • Semua catatan Hilton harus dijaga keamanannya dan dilakukan secara lengkap dan akurat. Anggota Tim harus ingat bahwa dalam dunia yang semakin terhubung, terkait, dan penuh dengan pengacara, setiap dan semua catatan bisnis dapat terekspos ke publik sebagai akibat dari litigasi, penyelidikan pemerintah, atau pembocoran tanpa izin. Untuk itu, anda harus berasumsi bahwa setiap dokumen yang anda buat dapat diketahui publik. Pertimbangkan bagaimana informasi yang anda tempatkan dalam format elektronik akan terlihat oleh publik jika informasi itu dipasang di blog, atau dicetak di koran lokal atau nasional.

Anggota Tim harus sangat hati-hati dengan komunikasi elektronik tentang Hilton. Email menggabungkan karakteristik percakapan sehari-hari yang santai dengan memorandum formal yang kaku. Ini gabungan yang berbahaya. Oleh karena itu anda harus menggunakan kewaspadaan dan kehati-hatian yang sama saat membuat dan mengirim email dengan saat menyiapkan dokumen yang dapat diketahui publik. Pertimbangan yang sama berlaku pada pesan instan, SMS, blog, “tweet,” dan penggunaan media sosial seperti Facebook, MySpace dan LinkedIn. Penyimpanan Catatan Sejumlah persyaratan hukum dan peraturan mengatur berapa lama Hilton diharapkan atau diharuskan menyimpan catatan bisnis, baik dalam bentuk kertas maupun elektronik. Guna memenuhi persyaratan ini, Hilton telah mengembangkan jadwal penyimpanan catatan yang komprehensif yang mencakup semua catatan Hilton. Setiap anggota tim diharapkan memahami dan mematuhi jadwal penyimpanan catatan ini. Namun, anda dilarang keras menghancurkan dokumen kertas atau elektronik yang masih dalam litigasi, atau sebagai respons terhadap atau untuk mengantisipasi penyelidikan, audit atau tuntutan hukum, sekalipun dokumen tersebut hanyalah salinan dari dokumen asli. Penyimpanan dan penghancuran dokumen ini merupakan masalah penting, dan baik Hilton maupun Anggota Tim dapat menanggung konsekuensi hukum yang berat apabila gagal memahami dan mematuhi kebijakan penyimpanan dokumen. Jika anda memiliki pertanyaan tentang tepat tidaknya menghancurkan suatu dokumen atau catatan tertentu apa pun bentuknya, pastikan anda menghubungi Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), dan Penasihat Umum (General Counsel).


10

KEWARGANEGARAAN GLOBAL Meskipun filosofi pemerintah, adat istiadat, dan standar perilaku mungkin beragam dari satu negara ke negara yang lain, standar Hilton dalam hal kejujuran, integritas, dan keadilan harus selalu menjadi landasan dari transaksi bisnis kita di mana pun berada. Anda harus menjalankan bisnis Hilton dengan mengedepankan penghargaan dan penghormatan terhadap Hilton dan cara kita menjalankan bisnis sebagai warga negara global. Di bawah ini beberapa area kunci yang diidentifikasi dapat memunculkan kekhawatiran etika dan kepatuhan bagi Hilton dalam menjalin hubungan kita dengan pemerintah dan komunitas di seluruh dunia. Bagian-bagian berikut dimaksudkan untuk sekadar membantu anda mengenali permasalahan yang relevan. Semua Anggota Tim perlu meminta petunjuk dari Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel) jika memiliki pertanyaan. Hak-hak Asasi Manusia Hilton mematuhi perundang-undangan ketenagakerjaan dan perburuhan di setiap negara dan wilayah tempat kita beroperasi. Kita mendukung hak-hak asasi bagi semua orang. Ini berarti, antara lain, bahwa: • Kita tidak akan mempekerjakan individu yang berusia di bawah 15 tahun atau usia kerja yang sah menurut hukum (yang mana yang lebih tinggi) di negara mana pun kita beroperasi. Kita mengharapkan pemasok dan mitra bisnis kita berkomitmen pada ambang yang sama; • Kita mematuhi semua ketentuan mengenai pengupahan dan kompensasi sebagaimana diatur dalam peraturan perundangundangan setempat yang berlaku, termasuk yang berkaitan dengan upah minimum, dan setidaknya memberikan manfaat yang diwajibkan oleh hukum; • Kita tidak akan melampaui jam kerja maksimum yang ditentukan oleh perundang-undangan yang berlaku dan akan membayarkan kompensasi yang sesuai untuk kerja lembur;

• Kita tidak akan menggunakan tenaga kerja paksa, termasuk tenaga kerja terpidana perbudakan atau buruh utang; • Kita tidak akan membiarkan dilakukannya hukuman atau kekerasan fisik terhadap semua Anggota Tim; • Kita menghormati kemampuan Anggota Tim untuk menggunakan haknya berdasarkan hukum untuk berserikat secara bebas; dan • Kita menghormati hak berdasarkan hukum dari Anggota Tim untuk memilih (atau tidak memilih) perwakilan dalam perundingan kolektif. Larangan Perdagangan Manusia Hilton mengecam semua bentuk pedagangan manusia dan eksploitasi komersial, yang meliputi eksploitasi seksual terhadap lakilaki, perempuan, atau anak-anak. Kita berkomitmen penuh, di setiap dan semua pasar tempat kita beroperasi, untuk melindungi individu dari segala pentuk kekerasan dan eksploitasi. Kita berharap Anggota Tim dan mitra bisnis kita turut membantu memenuhi komitmen ini. Perdagangan seks dan pariwisata seks merupakan masalah besar yang terus berkembang di seluruh dunia, dan Hilton melarang semua properti, produk, atau layanan dari Hilton digunakan dengan cara apa pun yang mendukung atau memungkinkan segala bentuk kekerasan dan eksploitasi. Jika anda memiliki alasan untuk meyakini bahwa eksploitasi, apa pun bentuknya, sedang terjadi di dalam hotel atau didukung oleh atau melibatkan Anggota Tim, tamu, atau mitra bisnis, kami mendorong anda untuk segera memberi tahu atasan langsung anda. Setiap atasan yang menerima informasi semacam ini dari Anggota Timnya bertanggung jawab untuk segera menyampaikan informasi tersebut ke Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Sumber daya untuk melaporkan dugaan pelanggaran • Atasan anda, Manajer Umum (General Manager), atau semua anggota tim pimpinan anda;

• Setiap anggota Sumber Daya Manusia, termasuk Manajer SDM, Konsultan SDM, atau Wakil Presiden, Hubungan antar Anggota Tim (VP, Team Mamber Relations); • Wapres Tanggung Jawab Sosial Korporat (VP Corporate Social Responsibility); • Assistant General Counsel, Governance and Compliance, atau General Counsel; atau • Saluran Siaga Etika Hilton (Hilton Ethics Hotline) (saat ini tersedia bagi Anggota Tim di Amerika Serikat). Komunitas Kita Sebagai pemimpin industri keramahtamahan (hospitality), Hilton memahami tanggung jawabnya sebagai warga korporat di mana pun kita berbisnis, dan terus menunjukkan komitmen dalam area ini melalui dukungan aktif untuk berbagai kegiatan dan organisasi. Kita mendorong semua Anggota Tim untuk secara sukarela atau berpartisipasi dalam pengembangan kehidupan ekonomi dan sosial komunitas sekitarnya, dengan tetap menghormati hak setiap dan semua orang untuk memutuskan bagaimana cara melakukan hal itu. Komitmen pada Lingkungan Melindungi lingkungan adalah prioritas utama Hilton. Aktivitas yang sadar lingkungan baik bagi bisnis kita maupun komunitas kita. Hilton berkomitmen untuk mematuhi semua peraturan perundang-undangan lingkungan yang berlaku di mana pun kita menjalankan bisnis. Oleh karena itu kami mengharapkan Anggota Tim untuk: (a) menangani, menampung, dan membuang semua bahan dan limbah berbahaya dengan tepat; (b) mematuhi semua izin lingkungan yang berlaku untuk semua peralatan, operasioperasi, atau fasilitas-fasilitas Hilton; dan (c) melapor ke Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel) jika terjadi pelanggaran atau adanya dugaan kuat bahwa terjadi pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan tentang lingkungan.


11

KEWARGANEGARAAN GLOBAL Penyuapan dan Praktik Korupsi Lainnya Undang-Undang Praktik Korupsi Luar Negeri (Foreign Corrupt Practices Act/ “FCPA”) di Amerika Serikat, Undang-Undang Penyuapan di Inggris Raya (“Bribery Act”) dan undangundang serupa di banyak negara lain, dengan ketat membatasi pemberian uang kepada pejabat pemerintah. Secara khusus, Anggota Tim (atau agen dari Anggota Tim atau Hilton) melanggar FCPA dan Bribery Act apabila menawarkan, membayarkan, menjanjikan, mengizinkan, atau menyebabkan pembayaran uang atau lainnya yang bernilai baik langsung maupun tidak langsung kepada pejabat pemerintah dengan tujuan mempengaruhi tindakan atau keputusan mereka secara tidak patut sebagai upaya untuk mendapatkan atau menjaga bisnis atau memperoleh keuntungan bisnis. Perundangundangan ini memuat hukuman yang berat bagi perusahaan dan individu yang melanggar, termasuk kemungkinan pidana denda dan pidana penjara. Mengingat pentingnya FCPA dan Bribery Act, Hilton telah mengadakan pelatihan terkait kepatuhan terhadap antikorupsi. Anda dianjurkan mengikuti pelatihan ini jika memiliki pertanyaan apa pun tentang FCPA atau Bribery Act. Siapa “Pejabat Pemerintah”? Berdasarkan FCPA dan Bribery Act, definisi “pejabat pemerintah” sangat luas dan mencakup setiap orang yang bertindak dalam kapasitas resmi untuk atau atas nama setiap lembaga, departemen, atau instrumentalitas pemerintah, politisi, pejabat partai politik dan kandidat pejabat publik, sistem peradilan, dan direktur atau pejabat perusahaan komersial milik negara. Definisi ini dapat pula mencakup anggota keluarga atau kenalan dekat pejabat pemerintah. Karyawan perusahaan milik negara juga tercakup di dalamnya. Dalam beberapa situasi yang sangat terbatas, memberikan hadiah atau pembayaran sederhana kepada pejabat pemerintah dapat diizinkan oleh hukum sepanjang pemberian itu dimaksudkan untuk memperlancar atau

mempercepat pelaksaan tugas pemerintah yang bersifat rutin dan bukan kebijakan, sah menurut hukum setempat, dan ketentuan tertentu lainnya terpenuhi. Namun, ini adalah pengecualian yang sangat sempit berdasarkan FCPA dan tidak berlaku berdasarkan beberapa perundang-undangan lainnya termasuk Bribery Act Inggris Raya. Kegagalan dalam memahami hukum dalam bidang ini dapat menimbulkan konsekuensi yang berat. Anda harus menghubungi Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel) sebelum memberikan uang atau menawarkan sesuatu yang bernilai kepada pejabat pemerintah. Pemberian tersebut harus tercermin dengan baik dan akurat dalam pembukuan dan catatan Hilton.

Suap yang Bersifat Komersial Memberi atau menerima “kickback”, “suap” atau pembayaran serupa lainnya untuk mempengaruhi atau menghadiahi keputusan atau tindakan individu swasta (penyuapan komersial) secara luas dilarang termasuk berdasarkan perundang-undangan AS dan Bribery Act. Anggota Tim dilarang menawarkan, menjanjikan, memberikan, meminta, atau menerima, baik langsung maupun tidak langsung, suap atau kickback dalam bentuk apa pun yang bernilai (termasuk uang tunai, diskon, hiburan, keramahtamahan (hospitality), penginapan, makanan atau hal-hal lainnya yang bernilai) kepada siapa pun dengan tujuan mempengaruhi atau menghadiahi tindakan yang mendukung, atau membujuk seseorang agar menjalankan tugasnya secara tidak semestinya.

Apa pun keadaannya, anda harus selalu menghindari situasi yang dapat menimbulkan kesan bahwa Hilton tidak mematuhi standar tertinggi perilaku beretika.

Di luar suap atau kickback itu sendiri, kegiatan atau perilaku yang mungkin menyembunyikan atau mendorong suap, kickback atau pembayaran ilegal atau tidak patut lainnya, atau yang mungkin menimbulkan kesan pelanggaran, dapat sangat membahayakan bisnis dan reputasi Hilton. Tindakan tersebut juga dapat menyeret Hilton dan Anggota Tim ke risiko hukum dan kemungkinan tuntutan pidana.

Situasi yang dimaksud dapat mencakup: • Memberikan hadiah atau pembayaran kepada pejabat pemerintah; • Memberikan uang secara tidak langsung (misalnya melalui agen atau konsultan) kepada pejabat pemerintah; • Memberikan hiburan kepada pejabat pemerintah; • Menyewa konsultan yang memiliki hubungan pribadi, keluarga atau finansial dengan pejabat pemerintah sebagai upaya untuk memanfaatkan hubungan itu; • Menyediakan fasilitas Hilton secara gratis atau dengan tarif diskon (termasuk kamar gratis atau dengan tarif diskon, atau voucher hotel apa pun jenisnya) kepada pejabat pemerintah; • Membayar dengan jumlah melebihi pertimbangan normal untuk layanan yang diberikan oleh pejabat pemerintah; dan • Memberikan uang kepada pejabat pemerintah di luar lingkup normal sebuah transaksi.


12

KEWARGANEGARAAN GLOBAL Bagi Pengurus Serikat Pekerja Di Amerika Serikat, undang-undang perburuhan federal melarang semua bisnis (baik yang berada di dalam maupun di luar AS) memberikan uang atau benda bernilai lainnya kepada suatu serikat pekerja AS, termasuk para pengurus dan karyawannya. Larangan ini berlaku pula pada hadiah atau uang yang diberikan dengan dana pribadi Anggota Tim. Contohnya meliputi: • Kamar cuma-cuma untuk individu mana pun yang terkait dengan atau dipekerjakan oleh serikat pekerja; • Kamar dengan tarif diskon untuk individu mana pun yang terkait dengan atau dipekerjakan oleh serikat pekerja; • Kupon hadiah; • Jamuan makan bisnis; • Hiburan bisnis (misalnya bermain golf, acara olahraga); • Fasilitas kamar; atau • Uang tunai. Aturan ini kompleks, dan apabila dilanggar konsekuensinya sangat berat. Oleh karena itu, anda harus menghubungi Wakil Presiden Senior, Hubungan Perburuhan (Senior Vice President, Labor Relations) sebelum memberikan uang atau hal apa pun yang bernilai kepada suatu serikat pekerja AS, pengurus, atau karyawannya. Pemboikotan Peraturan Amerika Serikat melarang perusahaan AS dan afiliasinya yang tidak berada di AS untuk, atau mengenakan penalti pajak pada mereka karena, berpartisipasi dalam atau bekerja sama dengan pemboikotan luar negeri yang tidak disetujui oleh Pemerintah AS. Contoh pemboikotan luar negeri adalah pemboikotan oleh Liga Arab terhadap Israel, pemboikotan oleh Pakistan terhadap India, dan pemboikotan oleh Republik Rakyat China terhadap Taiwan. Perundang-undangan mengharuskan kita melaporkan segala permintaan terkait boikot yang kita terima ke Pemerintah AS. Contoh,

suatu permintaan terkadang berupa sesuatu yang tersirat seperti pertanyaan apakah kita berbisnis dengan perusahaan Israel. Anggota Tim harus segera memberi tahu Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance) atau Penasihat Umum (General Counsel) jika menerima permintaan atau pertanyaan semacam ini, dan tidak boleh menjawab permintaan tersebut tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari Penasihat Umum (General Counsel). Embargo Perdagangan dan Kendali Ekspor Banyak negara membatasi transaksi dengan negara atau orang tertentu, dan dengan cara yang sama membatasi ekspor ke negara tertentu. Pembatasan ini terkadang sepihak atau berdasarkan komitmen PBB atau komitmen regional lainnya, seperti sanksi Uni Eropa. Contoh, Amerika Serikat telah memberlakukan jenis-jenis pembatasan berikut: • Embargo perdagangan (sanksi) yang secara luas melarang perusahaan AS dan karyawannya melakukan transaksi finansial, langsung atau tidak langsung, dengan negara tertentu. Daftar ini terus berubah, dan sanksi AS bervariasi sesuai negaranya. Daftar program sanksi tersedia di: http://www.treas.gov/resource-center/ sanctions/pages/default.aspx • Larangan bertransaksi dengan teroris, pedagang narkotika, dan pembuat senjata pemusnah massal yang telah teridentifikasi. • Pembatasan ekspor barang, perangkat lunak, dan teknologi tertentu baik yang berasal dari AS atau yang memuat komponen yang berasal dari AS. Pelanggaran terhadap perundang-undangan ini dapat mengakibatkan penalti yang berat, termasuk denda yang besar dan penjara. Kita harus berhati-hati agar tidak melakukan apa pun yang dapat merupakan suatu pelanggaran terhadap embargo perdagangan serta peraturan perundang-undangan mengenai kendali ekspor yang berlaku.

Anti Pencucian Uang Anggota Tim dilarang melakukan atau memfasilitasi transaksi di mana pun di dunia yang melibatkan dana yang diperoleh dari aktivitas ilegal. Hilton mematuhi semua perundang-undangan, aturan, dan peraturan anti pencucian uang yang berlaku di AS dan di semua negara lainnya di mana kita menjalankan bisnis. Oleh karena itu, kita harus mencermati betul semua pembayaran dan transaksi dengan pelanggan, vendor, mitra bisnis, agen, dan afiliasi. Kita tidak akan menerima dana atau melakukan pembayaran yang tampak seperti berasal dari kegiatan ilegal. Keterlibatan dalam aktivitas pencucian uang dapat menghancurkan reputasi kita, dan dapat menyeret Hilton dan Anggota Tim pada hukuman yang meliputi denda yang sangat besar dan kurungan penjara.


13

KEWARGANEGARAAN GLOBAL Keterlibatan Politik Pemilu Amerika Serikat Berdasarkan perundang-undangan AS, perusahaan tidak boleh memberikan sumbangan politik, langsung atau tidak langsung, untuk kampanye pemilu Federal AS. Banyak perundang-undangan negara bagian dan lokal di AS memiliki pembatasan serupa terkait sumbangan politik oleh perusahaan, dan peraturan yang ketat untuk melaporkan sumbangan secara resmi. Pelanggaran terhadap perundang-undangan ini dapat mengakibatkan penalti yang berat, denda yang besar dan penjara. Oleh karena itu, tanpa persetujuan tertulis dari Penasihat Umum (General Counsel), anda tidak boleh menyumbang atau menggunakan, langsung atau tidak langsung (lihat di bawah), oleh atau atas nama Hilton, segala (a) dana Hilton; (b) waktu yang dibayar oleh Hilton; atau (c) kendaraan, properti, layanan Hilton, atau aset lainnya dari Hilton, untuk mendukung partai politik AS mana pun, atau kampanye kandidat pejabat AS, negara bagian, atau lokal. Di samping itu, Hilton tidak akan mengganti sumbangan anda tersebut. Sumbangan tidak langsung meliputi segala pengeluaran tidak langsung atas nama seorang kandidat atau pejabat terpilih, seperti pengadaan telepon, komputer, pesan suara, email, jaringan online, mesin fotokopi, kendaraan, atau peralatan milik Hilton lainnya. Termasuk di dalamnya adalah penggunaan aset Hilton mana pun oleh Anggota Tim untuk mendukung seorang kandidat atau pejabat terpilih. Kendati hukum federal melarang perusahaan memberikan sumbangan untuk kampanye kandidat pejabat federal, Anggota Tim Hilton boleh memberikan sumbangan pribadi untuk kampanye kandidat dengan uangnya sendiri. Hilton tidak akan mengganti sumbangan ini. Di samping itu, Anggota Tim eksekutif dan administratif tertentu (“Karyawan Kelas Terbatas” Hilton sebagaimana diatur oleh Komisi Pemilihan Umum Federal) juga dapat mendukung kandidat federal secara tidak langsung melalui keterlibatan dalam Komite Aksi Politik Hilton Worldwide (Hilton Worldwide Political Actions Committee) (“Hilton PAC”). Hilton PAC menyediakan sarana yang legal dan layak kepada Karyawan Kelas

Terbatas untuk secara kolektif mendukung pemilihan kandidat Majelis Perwakilan dan Senat AS yang mendukung kebijakan yang akan memperluas peluang bisnis Hilton. Karyawan Kelas Terbatas yang berminat mengikuti Hilton PAC dapat mendaftar dengan menghubungi Wakil Presiden Senior, Urusan Pemerintah (Senior Vice President, Government Affairs), atau Penasihat Umum (General Counsel). Hilton PAC tidak, dan tidak boleh, meminta sumbangan dari karyawan yang bukan Karyawan Kelas Terbatas sebagaimana diatur oleh Komisi Pemilihan Umum Federal. Pemilu di Luar Amerika Serikat Sikap Hilton terkait pemberian uang atau pengadaan apa pun yang bernilai bagi pejabat pemerintah atau kandidat jabatan politik di pasar di luar AS tercakup dalam pembahasan tentang FCPA dan Bribery Act di atas. Aktivitas Politik Pribadi Kami menghormati hak masing-masing Anggota Tim untuk berpartisipasi dalam proses politik dan terlibat dalam aktivitas politik pilihannya. Namun, dalam menggunakan hak itu, anda harus selalu ingat bahwa pandangan dan tindakan anda adalah pandangan dan tindakan anda pribadi dan tidak mewakili Hilton. Selain itu, anda tidak boleh menggunakan sumber daya Hilton untuk mendukung partai, program, atau kandidat politik pilihan pribadi anda. Hubungan dengan Pemerintah dan Kepatuhan terhadap Perundang-undangan Lobi Amerika Serikat Hilton dan Anggota Tim harus mematuhi semua ketentuan dan aturan lobi dan representasi. Aktivitas “lobi” harus dilakukan dengan melakukan pendaftaran secara benar sebagaimana disyaratkan perundangundangan. Semua aktivitas harus dilaporkan secara lengkap, akurat dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Kegagalan mendaftarkan Anggota Tim yang terlibat dalam lobi dan untuk melaporkan aktivitasnya sesuai perundang-undangan yang berlaku dapat membuat individu yang bersangkutan dan Hilton, dikenakan denda yang berat dan sanksi lainnya.

Setiap Anggota Tim yang tugasnya meliputi (a) berkomunikasi dengan karyawan dan pejabat pemerintah di semua tingkat dan di semua yurisdiksi terkait hal-hal yang mempengaruhi Hilton atau (b) melibatkan pihak atau agen luar untuk melakukan lobi atas nama Hilton, harus menghubungi Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance) atau Penasihat Umum (General Counsel) untuk memastikan bahwa aktivitas lobi sepenuhnya mematuhi semua perundang-undangan yang berlaku, dan untuk lebih memastikan bahwa upaya lobi Hilton dikoordinasikan dengan baik. Akurasi Informasi Kita harus selalu memberikan informasi terkini, lengkap, dan akurat kepada setiap dan semua lembaga pemerintah. Pernyataan atau sertifikasi yang salah, tidak lengkap, tidak akurat atau menyesatkan dapat menimbulkan risiko hukum yang berat baik bagi individu yang terlibat maupun Hilton.


14

MENYAMPAIKAN KEKHAWATIRAN Kami berkomitmen untuk membantu anda semua memenuhi harapan yang diuraikan dalam Pedoman Perilaku ini. Jika anda memiliki alasan untuk meyakini bahwa seseorang yang bertindak atas nama Hilton telah melanggar Pedoman Perilaku ini, bersikap tidak etis, atau membawa Hilton ke arah risiko hukum atau reputasi, anda harus segera melaporkan potensi pelanggaran tersebut melalui salah satu saluran yang disebutkan di bawah ini. Setiap supervisor yang menerima informasi semacam ini dari Anggota Timnya bertanggung jawab untuk segera menyampaikan informasi tersebut ke Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel). Sumber daya untuk melaporkan dugaan pelanggaran: • Atasan anda, Manajer Umum (General Manager), atau semua anggota tim pimpinan Anda; • Setiap anggota Sumber Daya Manusia, termasuk Manajer SDM, Konsultan SDM, atau Wakil Presiden, Hubungan dengan Anggota Tim (Vice President Team Member Relations), • Wapres Tanggung Jawab Sosial Korporat (Vice President Corporate Social Responsibility); • Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel); atau • Saluran Siaga Etika Hilton (Hilton Ethics Hotline) sebagaimana dijelaskan dibawah. Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance) atau Penasihat Umum (General Counsel) Setiap pertanyaan atau kekhawatiran tentang topik mana pun dalam Pedoman Perilaku ini dapat disampaikan kepada Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance) atau Penasihat Umum (Assistant General Counsel), baik secara lisan maupun tertulis. Komunikasi tertulis harus dialamatkan ke Asisten Penasihat Umum (Assistant

General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel), Hilton Worldwide, Inc., 7930 Jones Branch Drive, McLean, Virginia, 22102. Meskipun kami mendorong anda untuk mengidentifikasi diri, kami memahami bahwa dalam beberapa situasi hal itu tidak praktis atau tidak memungkinkan. Dalam kasus spesifik ini, anda dapat berkomunikasi tanpa menyebutkan jati diri (anonim). Semua komunikasi akan dijaga kerahasiaannya sesuai dengan ketentuan hukum dan etika. Saluran Siaga Etika (Ethics Hotline) Untuk mendorong agar Anggota Tim segera melaporkan pelanggaran atau dugaan pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku ini, khususnya kekhawatiran yang berhubungan dengan akuntansi, kontrol akuntansi internal atau masalah audit atau tindakan tidak patut atau melanggar hukum lainnya, Hilton telah menggunakan layanan pihak ketiga (“Saluran Siaga Etika” / “Ethics Hotline”) untuk membantu Hilton dalam mengumpulkan dan menyelidiki laporan-laporan tersebut. Saluran Siaga Etika ini dapat diakses di Amerika Serikat setiap saat dengan menghubungi 1 (877) 662-5825 atau dengan mengunjungi www.hiltonhotline.com melalui Internet. Bagi Anggota Tim yang berada di luar Amerika Serikat, silakan menghubungi perwakilan Sumber Daya Manusia setempat untuk mendapatkan bantuan. Akses ke Data Pribadi Jika anda menyampaikan laporan tentang seseorang melalui saluran di atas, atau jika seseorang membuat laporan tentang diri anda melalui saluran di atas, maka anda dapat berhak mengakses data pribadi anda sesuai dengan perundang-undangan setempat yang berlaku dan, jika data itu tidak lengkap atau tidak akurat, membetulkan atau menghapusnya. Untuk menggunakan hak ini, anda harus menghubungi Penasihat Senior, Privasi (Senior Counsel Privacy). Semua data yang dilaporkan melalui saluran di atas akan diproses, dialihkan, dan disimpan sesuai dengan perundangundangan perlindungan data yang berlaku.

Melindungi Anonimitas Hilton akan mengambil langkah-langkah yang dipandang layak dan praktis untuk melindungi identitas dan anonimitas Anggota Tim yang menyampaikan laporan atas dasar itikad baik tentang pelanggaran atau dugaan pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku ini, atau tindakan tidak patut atau melanggar hukum lainnya. Namun kami akan mengambil tindakan yang sesuai untuk mendisiplinkan siapa pun yang dengan sengaja membuat tuduhan palsu atau memberikan informasi palsu sehubungan dengan tuduhan pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku ini. Larangan Tindakan Pembalasan Tidak seorang pun Anggota Tim boleh melakukan tindakan pembalasan, baik secara langsung maupun tidak langsung, terhadap Anggota Tim lain yang dengan itikad baik melaporkan pelanggaran atau dugaan pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku ini atau aktivitas tidak patut atau melanggar hukum lainnya, atau karena membantu penyelidikan suatu laporan terlepas dari siapa yang disebut dalam laporan itu. Siapa saja yang melakukan tindakan pembalasan akan dikenai tindakan disipliner, sampai dengan dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Disiplin Segala pelanggaran terhadap perundangundangan yang berlaku atau harapan yang dinyatakan dalam Kebijakan ini, atau perilaku tidak patut atau melanggar hukum lainnya, dapat membuat Anggota Tim dikenai tindakan disipliner, sampai dengan dan termasuk pemutusan hubungan kerja, bahkan kemungkinan tindakan hukum, tergantung keadaannya. Tindakan disipliner juga dapat dikenakan kepada manajer atau atasan yang mengarahkan, menyetujui, atau membiarkan pelanggaran, atau yang mengetahui pelanggaran tersebut namun tidak segera melaporkan atau mengoreksinya. Di samping itu, tindakan disipliner dapat dikenakan kepada atasan si pelanggar, apabila terjadinya pelanggaran itu mencerminkan adanya pengawasan yang tidak memadai atau kurangnya ketekunan.


MENYAMPAIKAN KEKHAWATIRAN Pengesampingan Dari waktu ke waktu, Hilton mungkin mengesampingkan beberapa ketentuan dalam Pedoman Perilaku ini. Setiap Anggota Tim yang meyakini bahwa pengesampingan perlu dilakukan harus menghubungi Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance), atau Penasihat Umum (General Counsel), dan tidak boleh terlibat dalam tindakan apa pun yang bertentangan dengan Pedoman Perilaku ini tanpa menerima pengesampingan yang dimaksud secara tertulis. Penyampaian Pernyataan Tahunan Semua eksekutif Hilton, semua Manajer Umum (General Manager) Hotel-Hotel, dan semua Anggota Tim “kunci” sebagaimana ditetapkan oleh Asisten Penasihat Umum (Assistant General Counsel), Tata Kelola dan Kepatuhan (Governance and Compliance) atau Penasihat Umum (General Counsel), setiap tahun harus menyatakan bahwa mereka telah menerima dan membaca Pedoman Perilaku ini, bahwa mereka memahaminya, dan bahwa mereka setuju untuk mematuhinya. Semua Anggota Tim diharapkan membaca, memahami dan mematuhi Pedoman Perilaku ini. Kegagalan untuk mematuhi persyaratan ini dapat berakibat pada tindakan disipliner sampai dengan dan termasuk pemutusan hubungan kerja, bilamana sesuai.

15

PEDOMAN PERILAKU Kebijakan dan Kewajiban dalam Bekerja di Hilton

Recommend Documents