PEDOMAN MUTU. Ref. ISO 9001 : 2008

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

POLITEKNIK NEGERI AMBON Jl. Ir. M. Putuhena – Wailela – Rumah Tiga – Ambon Kode Pos 97234. Telp./Fax (0911) 322715

PEDOMAN MUTU Ref. ISO 9001 : 2008

Mulai diterapkan di POLNAM Pada tanggal 1 Januari 2012

Revisi No.:

II

Di sahkan tanggal: 26 Januari 2015



LEMBAR PENGESAHAN

Terbitan ini mulai berlaku sejak tanggal disahkan. Diperiksa oleh SPMI,

Disahkan oleh Direktur,

Ir. P. Sabandar, M.MT. NIP. 195702011988111001

Ir. M. V. Putuhena, S.T., M.T. NIP. 196310011991031002

Perhatian : Dokumen “Pedoman Mutu” ini adalah milik POLNAM. Tidak diperkenankan untuk disalin/dicopy atau digunakan untuk tujuan komersial atau tujuan lain, baik sebagian atau seluruhnya tanpa ijin tertulis dari Direktur POLNAM.



1.1 Daftar Isi BAB

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Daftar Isi Status dan Terbitan Halaman Daftar Pemegang Salinan Terkendali Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Rencana Mutu

BAB

2

Pedoman Mutu

BAB

3

Daftar Istilah

BAB

4 4.1 4.2

SISTEM MANAJEMEN MUTU Umum Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

BAB

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Komitmen pada Pengembangan dan Penerapan Sistem Manajemen Mutu Pusat perhatian pada Pelanggan Kebijakan Mutu Perencanaan Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi Tinjauan Manajemen

BAB

6 6.1 6.2 6.3 6.4

PENGELOLAAN SUMBER DAYA Penyediaan Sumber Daya Sumber Daya Manusia Prasarana Lingkungan Kerja

BAB

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6

REALISASI PRODUK Perencanaan dan Realisasi Jasa/Produk Proses berkaitan dengan Pelanggan Perancangan dan Pengembangan Pengadaan (Purchasing) Produksi dan Penyediaan Jasa Alat Pengukuran dan Pemantauan

BAB

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN Umum Pemantauan dan Pengukuran Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Spesifikasi Analisis Data Perbaikan

LAMPIRAN I Bagan Organisasi



1.2 Status dan Terbitan Halaman

BAB

HALAMAN

TERBITAN

TGL. TERBITAN

REVISI

TGL. REVISI

1.1

1/1

A

2

20 Juli 2015

1.2

1/1

A

30 Desember 2015 31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

1.3

1/1

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

1.4

1/1

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

1.5

1, 2/2

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

1.6

1/1

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

2

20 Juli 2015

2.0

1/1

A

31 Desember 2015

3.0

1,2,3/3

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

4.0

1,2/2

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

2

20 Juli 2015

5.0

1,2,3,4/4

A

31 Desember 2015

6.0

1,2/2

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

7.0

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10/10

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

2

20 Juli 2015

2

20 Juli 2015

8.0

1,2,3,4,5,6/6

A

31 Desember 2015

LAMPIR AN I

1/1

A

31 Desember 2015

No. Prosedur

Nama Prosedur

Terbitan

Tgl. Terbitan

Revisi

Tgl. Revisi

PR 6-4.2.3-G-00

Pengendalian Dokumen

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

PR 6-4.2.4-G-00

Pengendalian Rekaman

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

PR 6-8.2.2-G-00

Audit Internal

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

PR 6-8.3.0-G-00

Pengendalian Produk Tidak Sesuai Spesifikasi

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

PR 6-8.5.2-G-00

Tindakan Koreksi

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

A

31 Desember 2015

2

20 Juli 2015

PR 6-8.5.3-G-00

Tindakan Pencegahan



1.3 Daftar Pemegang Salinan Terkendali No. Salinan

Kode Satuan Kerja

Pemegang Dokumen

QM 8-4.2.2-W-01

A0

Direktur POLNAM

QM 8-4.2.2-W-02

A1

Pembantu Direktur Bidang Akademik

QM 8-4.2.2-W-03

A2

Pembantu Direktur Bidang Adm. Umum & Keuangan

QM 8-4.2.2-W-04

A3

QM 8-4.2.2-W-05

A4

Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan Pembantu Direktur Bidang Perencanaan & Kerjasama Industri

QM 8-4.2.2-W-06

W

Wakil Manajemen Mutu & Ketua SPMI

QM 8-4.2.2-W-07

1

Ketua Jurusan Teknik Sipil

QM 8-4.2.2-W-08

2

Ketua Jurusan Teknik Mesin

QM 8-4.2.2-W-09

3

Ketua Jurusan Teknik Listrik/Elektro

QM 8-4.2.2-W-10a

4

Ketua Jurusan Adminstrasi Niaga

QM 8-4.2.2-W-10b

5

Ketua Jurusan Akuntansi

QM 8-4.2.2-W-11

B

Kepala Bagian Adm. Umum

QM 8-4.2.2-W-12

C

Kepala Bagian Adm. Akademik & Kemahasiswaan

QM 8-4.2.2-W-13

D

Kepala Bagian Keuangan

QM 8-4.2.2-W-14

E

Kepala Unit Pelayanan Masyarakat

QM 8-4.2.2-W-15

F

Kepala Unit Penelitian, & Pengabdian pada Masyarakat

QM 8-4.2.2-W-16

G

Kepala Unit Kendali Mutu

QM 8-4.2.2-W-17

H

Kepala UPT Logistik

QM 8-4.2.2-W-18

I

Kepala UPT Puskomedia

QM 8-4.2.2-W-19

J

Kepala UPT P3

QM 8-4.2.2-W-22

K

Kepala Unit Inkubator Bisnis

QM 8-4.2.2-W-23

L

Kepala Unit Sosio Manufaktur

QM 8-4.2.2-W-24

M

Kepala Proyek Pengembangan Politeknik

QM 8-4.2.2-W-25

N

Direktur Eksekutif Proyek I-MHERE

QM 8-4.2.2-W-26

O

Direktur PT. Polman Swadaya

QM 8-4.2.2-W-27

P

Direktur IGI – POLNAM



1.4 Kebijakan Mutu

Dalam rangka mencapai dan melaksanakan Tujuan, Visi dan Misinya, POLNAM berketetapan untuk menerapkan seluruh persyaratan sistem mutu ISO 9001:2008 dalam rangka menjalankan tridharma yang diterjemahkan dalam bentuk kegiatan-kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Evaluasi pencapaiannya dilaksanakan dalam Tinjauan Manajemen yang akan dilakukan 2 (dua) kali dalam setahun mengikuti hasil audit internal atau surveillance audit untuk menjamin efektivitas Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Kinerja institusi. Komitmen POLNAM kepada pelanggan, yakni mahasiswa, orangtua mahasiswa, pemerintah dan industri adalah memberikan kompetensi kepada peserta didik, memberikan pelayanan produksi, konsultansi dan rekayasa yang dibutuhkan industri manufaktur dengan tingkat kepuasan meningkat terkendali. Kerangka kerja untuk meningkatkan profesionalisme dan produktivitas harus dilakukan dengan perencanaan aktivitas yang mempunyai target terukur, pelaksanaan aktivitas melalui proses yang efisien dan efektif, pengukuran kinerja berdasarkan data dan fakta, dan perbaikan sistem secara berkelanjutan. Diteladani oleh Direksi, dilaksanakan oleh seluruh sivitas akademika beserta seluruh pegawainya dan dijaga efektivitasnya dalam suatu sistem terkendali dengan penuh kesungguhan dan senantiasa berkontribusi untuk perbaikan sistem mutu POLNAM secara berkesinambungan. Isu strategis dibakukan setiap awal tahun dan menjadi bagian tidak terpisahkan dari kebijakan mutu ini.



1.5 Sasaran Mutu Jurusan Untuk periode 1 Januari 2012 s/d 31 Desember 2015 Jurusan menetapkan sasaran yang ingin dicapai sbb : 1.5.1

Bidang Pendidikan: a. b. c. d.

e. f. 1.5.2

b. c.

Kegiatan penelitian yang didanai program Hibah Kompetisi sebanyak 10 judul (tiap jurusan menetapkan jumlah judul HK) Kegiatan penelitian yang didanai anggaran internal sebanyak 10 judul (tiap jurusan menetapkan jumlah judul). Publikasi hasil penelitian dalam jurnal lokal, nasional dan atau internasional sebanyak 10 judul. [Sipil 2 jdl, Mesin 2 jdl, Elektro 2 jdl, AK 2 jdl, AN 2 jdl.

Bidang Pengabdian pada Masyarakat: a.

b.

1.5.4

Dilaksanakan pengukuran indeks soft skill untuk calon lulusan TA-2015 Peningkatan kapasitas pendidikan program D3 sebesar 20% dan pembukaan program studi D4 sebanyak 4 PS. (perlu perhitungan % untuk masing-masing jurusan). Peningkatan jumlah mahasiswa penerima beasiswa sebesar 15% dari tahun sebelumnya . Peningkatan besar jumlah rasio antara input dan output mahasiwa sebesar 90%.

Bidang Penelitian: a.

1.5.3

80% lulusan baru dapat terserap industri dalam masa 3 bulan waktu tunggu [Sipil : 50 %, Mesin : 50 %, Elektro : 50 %, AK : 50 %, AN : 50 %]. 8% mahasiswa dan atau lulusan baru merintis usaha mandiri [Sipil 5 %, Mesin : 5 %, Elektro 5 % , AK : 10 %, AN : 10 %]

Menghasilkan 10 proposal yang didanai dari kegiatan pengabdian masyarakat yang diajukan kepada program hibah DP2M-DIKTI dan lembaga lainnya, [tiap jurusan 2 proposal kegiatan yang didanai] Peningkatan indeks kepuasan pelayanan masyarakat industri dari 75% menjadi 85%

Bidang Sumber Daya Manusia (SDM):



a.

Mengikutsertakan 25 dosen S1 untuk pendidikan lanjut tingkat S2 dan 30 dosen S2 untuk pendidikan lanjut S3. Dari S1 ke S2 : Sipil : 5 org, Mesin : 5 org, Elektro : 5 org, AK : 5 org, AN : 5 org. Dari S2 ke S3 : tiap jurusan 5 orang

b. 25 dosen Asisten Ahli atau Lektor memperoleh peningkatan jabatan fungsional minimal satu tingkat diatasnya, [tiap jurusan : 5 org] c.

32 dosen lulus sertifikasi profesi : [Sipil : 5 org, Mesin : 7 org, Elektro : 5 org, AK : 10 org, AN : 15 org]

d. Program peningkatan kompetensi SDM melalui pelatihan dan magang sebesar 25 orang , (tiap Jurusan : 5 org] e. 1.5.5

Tersedia sistem remunerasi berbasis kinerja bagi dosen

Bidang Organisasi dan Manajemen: a.

Seluruh Prodi Terakreditasi A ,[tiap Jurusan minimal B]

b. Tersedianya rancangan tata kelola pengabdian masyarakat berbasis aktivitas c.

Tersedianya mekanisme pelaksanaan pengukuran kinerja staf fungsional

d. Tersedianya mekanisme tata kelola koordinasi operasional antar unit kerja e. f.

1.5.6

Penjajakan pembentukan jaringan peneliti antar institusi. Pembuatan 24 standar mutu di Jurusan.

Bidang Sarana dan Prasarana: a.

Utilisasi fasilitas teknologi untuk kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat setara dengan 40% waktu kerja.

b. Tersedianya angka pengukuran Overall Equipment Effectiveness pada fasilitas kegiatan Tridharma PT. c.

Persiapan 5 fasilitas laboratorium terakreditasi oleh lembaga akreditasi nasional ISO17025.



1.5 Sasaran Mutu Untuk periode 1 Januari 2015 s/d 31 Desember 2015 POLNAM menetapkan sasaran yang ingin dicapai sbb : 1.5.7

Bidang Pendidikan: g. h. i. j. k. l.

1.5.8

studi D4 sebanyak 4 PS. Peningkatan jumlah mahasiswa penerima beasiswa sebesar 15% dari tahun sebelumnya Peningkatan besar jumlah rasio antara input dan output mahasiwa sebesar 90%

Bidang Penelitian: d. e. f.

1.5.9

80% lulusan baru dapat terserap industri dalam masa 3 bulan waktu tunggu 8% mahasiswa dan atau lulusan baru merintis usaha mandiri Dilaksanakan pengukuran indeks soft skill untuk calon lulusan TA-2015 Peningkatan kapasitas pendidikan program D3 sebesar 20% dan pembukaan program

Kegiatan penelitian yang didanai program Hibah Kompetisi sebanyak 10 judul Kegiatan penelitian yang didanai anggaran internal sebanyak 10 judul Publikasi hasil penelitian dalam jurnal lokal, nasional dan atau internasional sebanyak 10 judul

Bidang Pengabdian pada Masyarakat: c. d.

Menghasilkan 10 proposal kegiatan pengabdian masyarakat yang diajukan kepada program hibah DP2M-DIKTI dan lembaga lainnya Peningkatan indeks kepuasan pelayanan masyarakat industry dari 75% menjadi 85%

1.5.10 Bidang Sumber Daya Manusia (SDM): f.

Mengikutsertakan 25 dosen S1 untuk pendidikan lanjut tingkat S2 dan 30 dosen untuk S3

g. 25 dosen Asisten Ahli atau Lektor memperoleh peningkatan jabatan fungsional minimal satu tingkat diatasnya h. 32 dosen lulus sertifikasi profesi i.

Program peningkatan kompetensi SDM melalui pelatihan dan magang sebesar 25 orang

j.

Tersedia sistem remunerasi berbasis kinerja bagi dosen



1.5.11 Bidang Organisasi dan Manajemen: g. Seluruh ProDi/Jurusan Terakreditasi minimal B h. Tersedianya rancangan tata kelola pengabdian masyarakat berbasis aktivitas i.

Tersedianya mekanisme pelaksanaan pengukuran kinerja staf fungsional

j.

Tersedianya mekanisme tata kelola koordinasi operasional antar unit kerja

k. Meningkatkan efektivitas sistem pengelolaan melalui perbaikan minimum 20% dari prosedur operasi yang berlaku l.

Penjajakan pembentukan jaringan peneliti antar institusi

1.5.12 Bidang Sarana dan Prasarana: d. Utilisasi fasilitas teknologi untuk kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat setara dengan 40% waktu kerja e.

Tersedianya angka pengukuran Overall Equipment Effectiveness pada fasilitas kegiatan Tridharma PT.

f.

Persiapan seluruh fasilitas laboratorium terakreditasi oleh lembaga akreditasi nasional ISO-17025



2

Pedoman Mutu

2.1

Pedoman Mutu ini menguraikan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di POLNAM, sesuai dengan Kebijakan SPMI.

2.2

Pedoman Mutu ini adalah dokumen acuan utama bagi semua kegiatan yang berkaitan dengan mutu yang dilaksanakan oleh POLNAM dan harus dipakai untuk keperluan audit keefektifan Sistem Manajemen Mutu.

2.3

Pedoman Mutu ini disusun sesuai persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

2.4

Setiap halaman dari Pedoman Mutu ini diberi identifikasi : • Nomor dan tanggal terbitan • Nomor dan tanggal revisi • Nomor bab dan judul bab • Nomor halaman dan jumlah halaman Setiap revisi terhadap halaman membatalkan halaman yang lama

2.5

Sebelum diterbitkan, setiap halaman dari Pedoman Mutu ini harus telah diperiksa oleh SPMI dan disetujui oleh Direktur

2.6

Setiap salinan dari Pedoman Mutu ini harus berstatus TERKENDALI yang diberi nomor salinan atau TIDAK TERKENDALI tanpa nomor salinan

2.7

SPMI bertanggung jawab atas penerbitan, pembagian dan pemeliharaan sebuah daftar pemegang salinan Pedoman Mutu berstatus TERKENDALI

2.8

Salinan TIDAK TERKENDALI dari Pedoman Mutu ini tidak perlu dipelihara atau diperbaharui oleh POLNAM, tetapi pada saat diterbitkan haruslah yang berlaku saat itu

2.9

Setelah beberapa kali direvisi, SPMI dapat memutuskan untuk menerbitkan kembali keseluruhan dari Pedoman Mutu ini dan memberikan nomor terbitan yang baru

2.10

Semua pemegang salinan TERKENDALI dari Pedoman Mutu ini berkewajiban untuk memperbaharui Pedoman Mutu yang dipercayakan kepadanya dan mengembalikan terbitan atau halaman yang kadaluarsa kepada Wakil Manajemen Mutu

2.11

Semua salinan Pedoman Mutu berstatus TERKENDALI yang telah kadaluarsa harus ditarik dari pemegangnya dan harus dimusnahkan. Bila salinan yang kadaluarsa (satu salinan) ingin disimpan untuk referensi, maka salinan tersebut diberi tanda (stempel) INVALID dalam rangka mencegah pemakaiannya secara sengaja atau tidak sengaja

2.12

Untuk bidang bidang Tridharma PT, butir 2.1 s.d 2.11 berlaku sama.



3

Daftar Istilah Beberapa pengertian istilah yang digunakan dalam dokumentasi mutu ini dijelaskan sbb: UMUM Direksi / Directors Direktur dan para Pembantu Direktur di lingkungan POLNAM SPMI / MR singkatan dari Sistem Penjaminan Mutu Internal sebagai terjemahan dari Management Representative Kepala / Ketua Pimpinan satuan organisasi di lingkungan POLNAM Pemastian Mutu / Quality Assurance Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada pemberian keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi Pengendalian Mutu / Quality Control Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada pemenuhan persyaratan mutu Proses / Process Perangkat kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang mengubah masukan menjadi keluaran. Pelanggan / Customer Organisasi atau orang yang menerima produk Verifikasi / Verification Penegasan melalui bukti objektif bahwa persyaratan yang ditetapkan telah dipenuhi Pelayanan Mutu / Service Quality Pengelolaan kepuasan jasa melalui penelusuran ekpektasi dan persepsi pada lima dimensi kepuasan mencakup tangible, intangible, responsiveness, reliability and assurance. Pembenaran / Validation Penegasan melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan bagi pemakaian atau penerapan produk telah dipenuhi Tinjauan / Review Kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan masalah yang dibahas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan Koreksi / Correction Tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan Dokumen Terkendali Dokumen yang penerbitan, pembagian dan perubahannya dikendalikan. Pemegang yang mendapatkan dokumen ditetapkan dan dicatat pada Buku Ekspedisi. Bila ada bagian dokumen yang diubah / direvisi, pemegang dokumen dimaksud diberikan terbitan terbaru dan terbitan yang digantikan ditarik / dimusnahkan. PENDIDIKAN



Pelanggan Pendidikan a. Orang tua calon mahasiswa atau orang tua mahasiswa b. Calon mahasiswa atau mahasiswa yang mandiri c. Lembaga/institusi pengguna jasa lulusan POLNAM. Jasa Pendidikan (Proses pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan) a. Kompetensi mahasiswa b. Buku atau modul hasil karya ilmiah di POLNAM. Kurikulum dan Silabus Dokumen yang memuat mata kuliah dan pokok-pokok materi perkuliahan serta informasi singkat tentang proses pendidikan di POLNAM. Peraturan Sekolah Buku yang memuat tentang pedoman umum proses pendidikan dan peraturan-peraturan yang menyangkut keberadaan mahasiswa sebagai produk dari proses pendidikan. NIM Nomor Induk Mahasiswa (NIM) adalah nomor mahasiswa yang dikeluarkan POLNAM untuk setiap mahasiswa yang terdaftar sebagai mahasiswa POLNAM. Teori Proses Belajar Mengajar melalui kegiatan perkuliahan tatap muka. Praktik Proses kegiatan peningkatan kecakapan yang dilaksanakan di bengkel, laboratorium, studio dan/atau industri. Ujian Proses pengukuran tingkat atau kesesuaian kompetensi yang telah dimiliki mahasiswa dengan karakteristik pengetahuan, perilaku dan kecakapan sesuai tuntutan kurikulum. Ujian perbaikan Kesempatan bagi mahasiswa untuk melakukan ujian lagi. Percobaan Status kelulusan semester atas hasil evaluasi akademik dan kedisiplinan. DO (Drop Out) Status tidak lulus diberikan kepada mahasiswa yang dinyatakan gagal naik tingkat atau gagal melanjutkan kuliah. P3KR Adalah singkatan dari Pendidikan, Pelatihan, Produksi, Konsultasi dan Rekayasa sebagai pengejawantahan Tridharma Perguruan Tinggi. PRODUKSI Unit Pelayanan Masyarakat (UPM) Adalah unit yang diberi tugas dan fungsi pemasaran serta perencanaan dan pengendali P2KR secara terpusat.



Production Planning and Control (PPC) Adalah fungsi yang bertugas merencanakan dan mengendalikan proses produksi di unit kerja setelah menerima perintah kerja dari bagian perencanaan produksi (UPM) sampai diserahkan kepada logistik untuk pengiriman. QA (Quality Assurance) Adalah fungsi yang memastikan bahwa produk/jasa dibuat/dilaksanakan sesuai dengan dengan proses dan prosedur yang berlaku. Persyaratan (Requirement) Kebutuhan atau harapan yang dinyatakan, biasanya tersirat atau wajib. Spesifikasi (Specification) Persyaratan produk yang harus dipenuhi. Kontrak Pesanan atau order produk dari pelanggan yang terdokumentasi. QC (Qality Control) Menjamin bahwa produk dibuat dan dilaksanakan pada proses yang terkendali. Inspeksi (Inspection) Penilaian kesesuaian dengan persyaratan, dalam bentuk pengamatan, pengukuran, pengujian atau perbandingan sesuai dengan keperluan/ketentuan yang berlaku. Peralatan Pengukuran (Measuring Equipment) Instrumen ukur, perangkat lunak, standar ukur, bahan rujukan atau alat bantu atau gabungannya yang perlu untuk merealisasikan proses pengukuran. Out of Specification Status suatu produk/komponen yang tidak memenuhi suatu persyaratan, namun masih memerlukan keputusan apakah dapat diperbaiki (repair) atau dikerjakan ulang (rework). Perbaikan (Repair) Tindakan koreksi pada produk/komponen yang masih memungkinkan untuk dikerjakan ulang sehingga karakteristiknya dapat memenuhi spesifikasi. Pengerjaan Ulang (Rework) Tindakan pada produk/komponen yang tidak sesuai dengan spesifikasi. Gagal (Reject) Status produk/komponen yang tidak memenuhi spesifikasi dan tidak dapat diperbaiki. Barang sisa (Restpiece) Bahan yang masih memungkinkan di pakai untuk penggunaan tertentu baik yang berasal dari sisa potongan bahan maupun berasal dari produk



4

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

4.1 Umum POLNAM menetapkan, mendokumentasikan dan memelihara sistem manajemen mutu yang selanjutnya disingkat SPMI sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001:2008 al. : 4.1.1 Proses-proses yang dikelola oleh POLNAM seperti pada Rencana Mutu menggambarkan urutan dan interaksi proses Tridharma PT. 4.1.2 Untuk kebutuhan saat ini yang direncanakan untuk disertifikasi adalah proses-proses yang terkait dengan aktivitas jasa PENDIDIKAN dan jasa DESIGN, MANUFAKTUR, dan jasa lain. 4.1.3 Kriteria dan metoda pemastian kendali operasi terhadap proses-proses dimaksud ditetapkan melalui fungsi-fungsi manajemen strategis. 4.1.4 Semua proses dipantau, diukur, didokumentasikan, dianalisa dan dilaporkan untuk penerapan tindakan yang diperlukan guna mencapai hasil yang direncanakan. 4.1.5 Seluruh potensi perbaikan ditetapkan secara berjenjang untuk ditindak lanjuti sebagai usaha integratif terhadap pelaksanaan perbaikan berlanjut terhadap sistem manajemen mutu atau proses yang mempengaruhi mutu produk. 4.2

Dokumentasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) 4.2.1 Dokumentasi SPMI POLNAM terdiri dari tingkat-tingkat sbb. :

4.2.2

Tingkat I

Pedoman Mutu yang mencantumkan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, dan Rencana Mutu yang mengandung komitmen POLNAM untuk selalu memberi jasa dan/atau produk Tridharma PT secara memuaskan kepada pelanggannya, dan merupakan acuan kerangka kerja untuk dapat selalu meningkatkan perbaikan SPMI POLNAM secara berkelanjutan.

Tingkat II

Prosedur yang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001:2008, yaitu : Prosedur Pengendalian Dokumen, Prosedur Pengendalian Rekaman, Prosedur Audit Internal, Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai, Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan sebagai penjabaran lebih lanjut Manual Mutu.

Tingkat III

Instruksi Kerja dan Standar Mutu termasuk seluruh peraturan, baik yang diterbitkan secara internal, maupun dalam bentuk dokumen luar berupa undang-undang dan peraturan yang berlaku.

Tingkat IV

Formulir-formulir yang merupakan sarana dalam operasi mutu sehari-hari serta rekaman yang merupakan bukti dilakukannya aktivitas mutu sesuai dengan Rencana Mutu yang ditetapkan.

Pedoman Mutu



4.2.3

4.2.2.1

Pedoman Mutu POLNAM mencakup seluruh lingkup SPMI dan mengacu pada seluruh persyaratan Standar ISO 9001:2008 dan peraturan dan perundangan yang berlaku sebagai institusi pendidikan tinggi terapan.

4.2.2.2.

Rincian dari tanggapan semua persyaratan standar internasional ISO 9001:2008 termasuk 6 prosedur yang dipersyaratkan Standar dan uraian dari interaksi antara proses-proses dijelaskan didalam instruksi-instruksi kerja.

Pengendalian Dokumen 4.2.3.1

SPMI memastikan bahwa semua dokumen yang dipergunakan sistem manajemen mutu ditinjau, disetujui oleh yang berwewenang, diidentifikasi dan dikendalikan dengan baik.

4.2.3.2

Dokumen harus selalu dimutakhirkan seperlunya, disetujui ulang dan ditunjukkan perubahan dan status revisi terkininya.

4.2.3.3

Dokumen selalu dapat dibaca, mudah dikenali dan versi relevan dari dokumen yang berlaku dan tersedia di tempat pemakaiannya.

4.2.3.4

Dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.

4.2.3.5

Dicegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluwarsa, untuk itu dibubuhkan identifikasi sesuai instruksi kerja yang menjadi bagian dari prosedur bila disimpan untuk tujuan apa pun.

4.2.3.6

Rincian lebih lanjut tentang Pengendalian Dokumen ini dijelaskan didalam Prosedur nomor ..... tentang Pengendalian Dokumen.

4.2.4 Pengendalian Rekaman. 4.2.4.1

SPMI beserta kepala fungsi terkait menetapkan dan memelihara rekaman untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya.

4.2.4.2

Semua rekaman yang mendukung sistem manajemen mutu selalu dijaga agar tetap mudah dibaca, siap untuk ditunjukkan dan diambil.

4.2.4.3

Guna memastikan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangannya disusun Prosedur nomor .... tentang Pengendalian Rekaman.



5

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1

Komitmen pada Pengembangan dan Penerapan Sistem Pengendalian Mutu Internal Direktur Politeknik Negeri Ambon memberikan bukti pelibatannya pada pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya dengan cara: 5.1.1 Mengadakan tatap muka dengan para pegawai dan seluruh mahasiswa secara langsung untuk menyampaikan pentingnya penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 sebagai wahana untuk meraih cita-cita Politeknik Negeri Ambon. 5.1.2 Mengadakan rapat pimpinan satu kali setiap bulan yang dihadiri oleh Direktur dan pembantu direktur, pimpinan jurusan, Kabag, Kasubag, Ketua UPPM, kepala unit ( kepala perpustakaan, MR) di dalam rapat, Direktur menekankan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, undang-undang dan peraturan yang berlaku. 5.1.3 Membentuk satuan organisasi SPMI yang bertugas untuk memastikan proses berjalan efektif dan produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. 5.1.4 Memimpin rapat tinjauan manajemen 2 (dua) kali per tahun mengikuti jadwal internal audit. 5.1.5 Memastikan tersedianya sumber daya dengan cara memeriksa dan mengesyahkan daftar sarana dan prasarana dan daftar sumber daya manusia.

5.2

Pusat Perhatian pada Pelanggan 5.2.1 Pendidikan Direktur menghimpun harapan dan kebutuhan fihak-fihak terkait dengan : a. Membentuk Ikatan Orangtua Mahasiswa dan menyediakan fasilitas ruangan khusus untuk kantornya serta menugaskan PD III untuk mengadakan pertemuan secara berkala. b. Menetapkan pengukuran efektivitas proses pendidikan per matakuliah setiap akhir semester. c. Menetapkan pengukuran ekspektasi setiap awal tahun ajaran dan pengukuran persepsi setiap akhir tahun ajaran (Menggunakan Metodologi Service Quality). d. Menugaskan ‘counselor’/mentor untuk membantu mahasiswa yang bermasalah. e. Mengangkat seorang wali kelas untuk setiap kelas. f. Menetapkan aktivitas ‘Tracer Study’ atas lulusan setiap tahun program plus 1 kepada pihak-pihak terkait (stake holder) melalui kuesioner. 5.2.2 Kerjasama Direktur memastikan bahwa persyaratan pelanggan desain, manufaktur dan jasa ditetapkan dengan mengangkat seorang Pembantu Direktur bidang Kerjasama serta menugasi unit terkait untuk mempelajari persyaratan setiap permintaan penawaran, pesanan/order, serta menjamin pemenuhannya secara terkendali dengan pemantauan kepuasan melalui kuesioner. Kegiatan kerjasama adalah sebagai konsekwensi dari pendekatan pendidikan berbasis kompetensi yang menjadi kekhasan Politeknik Negeri Ambon dalam menjamin kualitas lulusan dalam kerangka implementasi Tridharma perguruan tinggi secara menyeluruh.



5.3

Kebijakan Mutu Dengan menetapkan dan mensahkan Kebijakan Mutu, Direktur memastikan bahwa pernyataan kebijakan: -

telah sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutunya, menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu, dikomunikasikan dan disosialisasikan dalam organisasi, serta ditinjau agar selalu sesuai

Kebijakan Mutu Institusi ditulis pada buku terpisah dengan judul kebijakan SPMI, dimana untuk sosialisasinya antara lain ditulis pada website Politeknik Negeri Ambon dan sosialisasi berjenjang kepada seluruh pegawai. 5.4

Perencanaan. 5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.1.1 Direktur menetapkan Sasaran Mutu Politeknik Negeri Ambon berdasarkan rencana stretegis yang berlaku. 5.4.1.2 Setiap satuan kerja menyusun sasaran mutu unit kerja tahunannya yang diturunkan dari Sasaran Mutu Politeknik Negeri Ambon. 5.4.1.3 Direktur memastikan diukurnya pencapaian terhadap sasaran dimaksud melalui laporan bulanan untuk dibahas pada rapat pimpinan. 5.4.1.4 Direktur memimpin rapat bulanan guna membahas rencana pelaksanaan prosesproses pada setiap fungsi, sehingga dapat dipastikan rencana dilaksanakan secara efektif dan efisien. 5.4.2 Perencanaan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) SPMI ditugaskan untuk memelihara dan memastikan keterpaduan SPMI, dan kebutuhan akan perubahan pada SPMI, mutu direncanakan dan diimplementasikan dalam kerangka perbaikan berlanjut. Masukan yang diperlukan dihimpun melalui berbagai cara yang mungkin sesuai dengan panduan standar ISO 9001:2008 dan peluang-peluang anggaran tahunan.

5.5

Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab dan wewenang Direktur menyetujui dan mensahkan diagram organisasi tugas pokok dan fungsi setiap unit, pengangkatan para penjabatnya serta uraian tugas dan wewenang semua personil. Untuk personil di bawah setiap pimpinan satuan organisasi pengesahan uraian tugasnya dilimpahkan kepada Pimpinan Unit masing-masing. Diagram Organisasi dilampirkan pada Pedoman Mutu sebagai lampiran I, sedangkaan uraian tugas dan wewenang disimpan pada bagian kepegawaian. Tugas dan fungsi setiap satuan kerja secara terperinci terdapat pada Statuta dan dalam Organisasi Tata Kerja (OTK) Politeknik Negeri Ambon. Setiap unit kerja memiliki tugas dalam menjalankan misi Politeknik Negeri Ambon atau pendukungnya yang terperinci dalam bentuk Key Performance Indicator (KPI). 5.5.2 Sistem Penjaminan Mutu Internal



Direktur menunjuk anggota pimpinan atau staf senior untuk melaksanakan tugas tambahan yang mempunyai kewenangan setingkat Direksi sebagai SPMI, dengan tugas tambahan, tanggung jawab dan wewenang sbb.: • Memastikan proses yang diperlukan untuk SPMI ditetapkan, diterapkan dan dipelihara. • Melaporkan kepada pimpinan tentang kinerja SPMI dan kebutuhan apapun untuk perbaikannya. • Memastikan pengembangan kesadaran tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan didalam Organisasi. • Sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan SPMI. 5.5.3 Komunikasi Internal

5.6

•

Direktur mengeluarkan peraturan tentang tatacara berkomunikasi antar unit-unit dan fungsi-fungsi untuk menjamin tercapainya misi institusi. Sarana komunikasi disiapkan dengan fasilitas jaringan komunikasi komputer secara on-line ataupun off-line sesuai kebutuhan organisasi bagi kepala unit dan tenaga fungsional mandiri. Untuk itu maka kepala unit dan tenaga fungsional mandiri wajib mengakses informasi tersebut setiap harinya. Disamping komunikasi di atas, Direktur menetapkan komunikasi langsung melalui rapat pimpinan terjadwal yang diterbitkan pada awal tahun.

•

Sebagai tanda otorisasi setiap kepala unit dan tenaga fungsional mandiri diberikan “password” dengan kewenangan tertentu.

•

Komunikasi tertulis untuk kebutuhan internal menggunakan formulir-formulir yang terdaftar dalam Sistem Manajemen Mutu, bentuk tertulis lainnya berupa resume pencapaian sasaran mutu beserta permasalahan dan langkah-langkah yang akan ditempuh untuk bahan rapat pimpinan berkala bulanan.

Tinjauan manajemen 5.6.1 Umum Direktur memimpin rapat Tinjauan Manajemen yang diadakan 2 (dua) kali dalam satu tahun mengikuti kegiatan audit. Tinjauan Manajemen digunakan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan SPMI. Dalam tinjauan juga dicakup peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada Sistem Manajamen Mutunya, termasuk kebijakan dan sasaran mutu Politeknik Negeri Ambon. Rekaman tinjauan dipelihara oleh SPMI. 5.6.2 Masukan Tinjauan Sebagai bahan masukan tinjauan adalah: • Hasil audit internal • Umpan balik pelanggan • Pola kerja proses dan kesesuaian produk • Status tindakan pencegahan dan koreksi • Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu • Perubahan yang dapat mempengaruhi SPMI • Kebijakan dan sasaran mutu • Saran-saran untuk perbaikan 5.6.3 Luaran Tinjauan



Luaran dari penelaah manajemn harus meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan : a. Penyempurnaan efektifitas SPMI dan proses-prosesnya b. Penyempurnaan produk (design, manufaktur dan jasa) yang berhubungn dengan persyaratan pelanggan dan c. sumber daya yang diperlukan. Rapat harus dihadari dan dipimpin oleh Direktur, semua Pembantu Direktur, SPMI, semua Ketua Jurusan, semua Pimpinan Unit kerja dan siapapun yang diundang karena terkait dengan masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat. Undangan rapat harus disebarkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sebelum tanggal rapat. Hasil tinjauan manajemen harus dituangkan dalam notulen rapat yang disusun oleh SPMI disetujui dan disahkan oleh Direktur. Apabila terdapat masalah yang mendesak, Direktur dapat mengundang rapat tinjauan manajemen diluar agenda yang telah ditetapkan.



6

PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1

Penyediaan sumber daya Institusi menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan : • Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu secara efektif. • Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratannya.

6.2

Sumber daya manusia 6.2.1

Umum Semua pegawai Politeknik Negeri Ambon yang mengerjakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu baik pengajar maupun teknisi/laboran/PLP serta pegawai administratif dipastikan kemampuannya berdasarkan pada kualifikasi pendidikan, jabatan fungsional, kepangkatan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan tugas masing-masing serta memiliki budaya organisasi yang memadai untuk dapat berkarir secara sukses di Politeknik Negeri Ambon. Untuk hal dimaksud Politeknik Negeri Ambon menetapkan mekanisme pengelolaan sumber daya manusia secara terpadu mulai dari perekrutan, orientasi, penempatan, pengembangan, audit, tindak lanjut dan penghargaan yang sesuai dengan kinerjanya. Perangkat pengelolaan sumber daya manusia berupa paket orientasi, job deskripsi, matriks kompetensi, kurikulum diklat, key performance indicator, sistem remunerasi berbasis kinerja yang disasar pengembangannya dalam sasaran mutu serta jaminan karir yang terbaik dengan hak-hak yang dapat diakses secara transparan oleh pegawai Politeknik Negeri Ambon.

6.2.2

Kemampuan, kesadaran dan pelatihan Agar dapat melaksanakan tugas secara optimal, Politeknik Negeri Ambon: • •

•

Menyediakan pendidikan lanjut, pelatihan, on the job training di berbagai Industri nasional atau multinasional yang sesuai dengan kebutuhan. Menilai keefektifan tindakan yang dilakukan melalui penilaian 3 (tiga) bulanan yang secara langsung mempengaruhi reward yang didapatkan setiap pegawai sebelum sistem remunerasi berbasis kinerja diterapkan secara institusional. Memastikan bahwa pegawai sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka, dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu.

Pengelolaan administrasi yang berkaitan dengan SDM beserta rekamannya menjadi tanggung jawab bagian Administrasi Umum dibawah pembinaan Pembantu Direktur II. Rencana pengembangan sumber daya manusia diusulkan oleh pimpinan unit kerja kepada Direktur dengan memperhatikan/menggunakan matrik kompetensi setiap awal tahun atas peluang yang ada atau melalui pengembangan berbasis e-learning yang disiapkan unit sumberdaya secara on-line dalam rangka mewujudkan learning organization dengan alokasi waktu maksimal 20% dari waktu kerjanya. 6.3

Prasarana Politeknik Negeri Ambon menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan jasa pendidikan, desain, manufaktur dan jasa : • Gedung, ruang kerja dan kelengkapan terkait, angkutan, telepon, dan lainnya yang dikelola kelayakannya oleh bagian Administrasi Umum. • Peralatan teknologi terutama perangkat keras yang disiapkan untuk kegiatan kerjasama dipelihara kelayakannya oleh UPT Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan (MR). • Sarana komunikasi Local Area Network dan perangkat lunak yang kelayakannya dipelihara oleh UPT MR.



•

•

Usulan pengadaan, pemeliharaan, dan penghapusan prasaranan dilakukan oleh setiap unit kerja dengan mengacu kepada rencana strategis Politeknik Negeri Ambon dan peraturan/perundangan yang berlaku. Penggunaan fasilitas sarana da pra sarana dilakukan oleh setiap unit kerja dengan mengacu kepada rencana strategis Politeknik Negeri Ambon dan peraturan/perundangan yang berlaku.

Kegiatan yang berkaitan dengan prasarana dirinci lebih lanjut di dalam Instruksi kerja masing-masing unit kerja tersebut di atas. Dalam rangka meningkatkan efektivitas pengelolaan prasarana yang dimiliki, Politeknik Negeri Ambon menetapkan untuk mengembangkan sistem pemeliharaan saat ini menjadi sistem pengelolaan dan pemeliharaan peralatan berbasis produktif (Total Productive Maintenance) dengan Overall Equipment Effectiveness yang terkendali dan dibakukan dalam sasaran mutu Politeknik Negeri Ambon hingga sistem tersebut dapat memberikan kontribusi positif terhadap pengembangan budaya produktif Politeknik Negeri Ambon. 6.4

Lingkungan Kerja Bagian Administrasi Umum, sub unit Umum bertanggung jawab atas pengelolaan prasarana lingkungan kerja dengan tujuan agar proses belajar mengajar dan kegiatan jasa lainnya dalam kerangka pendidikan berbasis kompetensi mencapai kesesuaian dengan persyaratan jasa/produk. Inisiasi dalam pengelolaan lingkungan belum menjadi persyaratan pelanggan Politeknik Negeri Ambon, tetapi sebagai lembaga pendidikan teknologi, manajemen lingkungan akan mulai dikenalkan pada periode kemandirian 2012.



7

REALISASI PRODUK

7.1

Perencanaan dan Realisasi Jasa. 7.1.1 Pendidikan

7.2

•

Perencanaan dan realisasi jasa Pendidikan dilakukan oleh para Ketua Jurusan / Sekretaris Jurusan bersama-sama dengan staf Jurusan. Hasil perencanaan dan realisasi ini selanjutnya dikoordinasikan dengan Pembantu Direktur I Bidang Akademik melalui rapat untuk memastikan keterpaduannya.

•

Hasil rapat koordinasi pada awal semester berupa Kalender Akademik, Penugasan Dosen sebagai pengampu matakuliah, Jadwal Perkuliahan yang didahului verifikasi Silabus ataupun Rencana Pengajaran sesuai kurikulum yang ditetapkan.

•

Pada setiap akhir semester dilakukan rapat koordinasi untuk memvalidasi kelulusan semester atau kenaikan tingkat sesuai dengan peraturan akademik POLNAM.

Proses berkaitan dengan pelanggan 7.2.1

Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan calon mahasiswa. 7.2.1.1 Pada saat memberikan penjelasan kepada calon mahasiswa, harus dijelaskan persyaratan calon mahasiswa. Persyaratan didokumentasi, kelengkapan dan kejelasannya ditinjau. 7.2.1.2 Komunikasi dengan calon mahasiswa perlu dilakukan dengan berbagai cara antara lain: - Open House selama masa pendaftaran calon peserta ujian saringan. - Memberikan penerangan mengenai rincian jasa pendidikan di POLNAM. - Menampung umpan balik dari calon mahasiswa. - Memberikan penjelasan secara langsung.

7.3. Perancangan dan Pengembangan 7.3.1 Perencanaan dan pengembangan. a. Perancangan dan pengembangan jasa Pendidikan seperti Program Studi Jenjang Pendidikan, kurikulum dilakukan oleh suatu gugus tugas yang terdiri dari wakil setiap jurusan dibawah koordinasi PD I. Pengesahan hasil rancangan dan pengembangan jasa pendidikan dilakukan oleh Senat akademik.



b. Perancangan produk dilaksanakan oleh Laboratorium terkait. Selama perancangan dan pengembangan produk, maka Laboratorium terkait harus menetapkan: •

Tahapan dan jadwal perancangan dan pengembangan.

•

Tinjauan, verifikasi dan pembenaran yang sesuai bagi tiap tahap perancangan dan pengembangan.

•

Tanggung jawab dan wewenang untuk perancangan dan pengembangan.

•

Pembentukan tim project yang dipimpin oleh kelompok keahlian yang dominan bila pekerjaan memerlukan penyelesaian multi-disiplin untuk memastikan komunikasi efektif dan kejelasan penugasan tanggung jawab serta pemenuhan persyaratan pelanggan disamping ketepatan pengukuran kontribusi dari masingmasing staf yang terlibat.

7.3.2 Masukan yang berkaitan dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan rekamannya dipelihara, masukan ini harus ditinjau kecukupannya. 7.3.3 Keluaran perancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang memungkinkan verifikasi terhadap masukan perancangan dan pengembangan dan harus disetujui/disahkan sebelum dikeluarkan. 7.3.4 Tinjauan atas perancangan dan pengembangan harus dilakukan dan rekaman hasil tinjauan dan tindakan apapun yang perlu harus dipelihara. Tinjauan ditujukan untuk menilai kemampuan hasil perancangan dan pengembangan serta untuk mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan 7.3.5 Verifikasi harus dilakukan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk memastikan bahwa keluaran perancangan dan pengembangan telah memenuhi persyaratan masukan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan tindakan apapun yang perlu harus dipelihara. 7.3.6 Harus dilakukan validasi perancangan dan pengembangan untuk memastikan bahwa yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan bagi penerapan yang ditentukan atau pemakaian yang dimaksudkan. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang perlu harus dipelihara. 7.3.7 Perubahan perancangan dan pengembangan harus dikomunikasikan kepada pelanggan atau pemesan dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan dibenarkan serta disetujui sebelum diterapkan. 7.4

Pengadaan (Purchasing) Penilaian Staf Pengajar luar (Pengajar tidak tetap).

•

Dimungkinkan untuk mengadakan pengajar/penceramah dari luar POLNAM yang disebut staf pengajar tidak tetap. Hal ini dilakukan oleh PD I atas usulan Ketua Jurusan melalui pemilihan institusi tempat yang bersangkutan mengajar, penilaian latar belakang pendidikan, pengalaman dan pelatihan calon pengajar dan izin dari institusi yang bersangkutan.



7.5. Penyediaan Jasa Pendidikan dan Produksi. 7.5.1.

Pengendalian Penyediaan Jasa Pendidikan.

7.5.1.1

Pengendalian Penyediaan Jasa Pendidikan • Semua proses pendidikan harus telah direncanakan dengan jelas tahapantahapan dan cara pemantauannya. • Operasi-operasi pokok utama yang dilakukan harus terdokumentasi dalam bentuk yang sesuai (misalnya silabus, kurikulum, jadwal teori & praktik, peraturan akademik dll), yang menjelaskan tahap-tahap proses, peralatan yang dipakai waktu ujian dan sebagainya. • Pelaksanaan pendidikan harus mengacu atau disertai instruksi kerja terdokumentasi yang diperlukan, serta sarana untuk mengendalikannya, daftar hadir daftar nilai yang menunjukkan tahap-tahap proses belajar, ujian dan kriterianya. • Proses harus dipantau dengan daftar hadir pada tahap-tahap yang telah ditentukan dalam dokumentasi proses. • Ujian pada setiap tahap pendidikan dilakukan sesuai Peraturan Akademik. • Kebersihan lingkungan pendidikan harus dipelihara. • Rincian lebih lanjut terhadap pengendalian jasa pendidikan dibuat dalam instruksi kerja pada setiap proses yang mempengaruhi mutu.

7.5.2 Pembenaran Proses untuk Penyediaan Jasa Pendidikan. 7.5.2.1

Proses Penyediaan Jasa Pendidikan Proses pendidikan POLNAM berbasis kompetensi dimana kriteria atas berlakunya sistem ini merupakan ketetapan POLNAM sebagai pendidikan terapan sebagai ciri khasnya. Rincian langkah-langkah dan tata cara diuraikan pada instruksi kerja di setiap jurusan disesuaikan dengan mekanisme tatacara pelaksanaan pendidikan berbasis kompetensi.

7.5.3 Identifikasi dan Mampu telusur Jasa Pendidikan. 7.5.3.1

Identifikasi dan mampu telusur Jasa Pendidikan

•

Bila memenuhi segala persyaratan akademik, identifikasi lulusan diberikan dalam bentuk ijazah melalui keputusan Direktur.

•

Identifikasi dan sistem pencatatan mengikuti aturan akademik yang meliputi rekaman prestasi akademik dan prestasi kepribadian.



•

Mampu telusur proses pendidikan diterapkan oleh POLNAM atas komitmen institusional dalam menyediakan jasa pendidikan tinggi terapan.

•

Mampu telusur jasa pendidikan tinggi dilaksanakan dengan sistem pencatatan yang memadai, mengacu pada ketetapan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) yang berbasis pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang telah disahkan oleh Senat Akademik.

•

Status mahasiswa dari segi pemeriksaan spesifikasinya diidentifikasi sejak mahasiswa masuk hingga pelepasannya kepada masyarakat atau diterimanya lulusan oleh dunia kerja.

•

Identifikasi status kelulusan disiapkan dengan mekanisme yang sesuai dan dilakukan oleh personil yang memiliki kewenangan dan bertanggung jawab bagi kelulusan mahasiswa.

Pemeliharaan dan pengembangan karir lulusan

7.5.4

•

Calon lulusan dan lulusan POLNAM dikenalkan kepada masyarakat melalui kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan bursa kerja industri.

•

Lulusan yang karena sesuatu hal tidak dapat menyelesaikan studinya tepat waktu harus direkam dan dikendalikan perlakuannya sesuai dengan peraturan akademik.

•

Proses pelepasan lulusan ditandai dengan mengisi formulir bebas masalah dan mengisi data penelusuran lulusan yang memuat data waktu tunggu lulusan memperoleh tempat kerja/tempat wirausaha pertama kalinya.

Produk Milik Pelanggan 7.5.4.1 Dokumen Akademik Mahasiswa • POLNAM menjaga dokumen-dokumen mahasiswa yang untuk sementara disimpan sebagai syarat mengikuti pendidikan sesuai peraturan akademik yang berlaku, penyimpanan dilakukan oleh bagian administrasi akademik. • POLNAM harus mengidentifikasi kompetensi dan karakter terbaik yang dimiliki mahasiswa untuk tujuan institusional dan penghargaan. • Sikap perilaku dan etika yang karena sesuatu hal tidak sesuai harus direkam.

• Verifikasi oleh POLNAM tidak membebaskan mahasiswa dari tanggung jawabnya menjaga sikap, perilaku dan etika yang diterima di masyarakat. • Peraturan Akademik digunakan sebagai pedoman dalam penanganan mahasiswa. • Perekaman data mahasiswa baik akademik maupun kepribadian disimpan dalam Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) sehingga dapat tersedia untuk keperluan-keperluan institusional maupun nasional.



7.6

Pemantauan dan Pengukuran Jasa Pendidikan •

Setiap soal ujian harus telah diverifikasi oleh Ketua ProDi sebelum digunakan.

•

Untuk keperluan pemutahiran, “bank soal” dikelola oleh Ketua Program Studi / Ketua Jurusan.

•

Verifikasi dilakukan dengan membandingkan substansi pertanyaan-pertanyaan dengan silabus dan/atau kurikulum.



8

PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN

8.1

Umum Untuk memperagakan kesesuaian produk, memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaikinya Politeknik Negeri Ambon merencanakan dan menerapkan prosesproses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan mengacu pada ketetapan metoda yang berlaku, termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya.

8.2

Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1

Kepuasan Pelanggan Pengukuran standar kerja sistem manajemen mutu dilakukan dengan jalan pemantauan informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah Politeknik Negeri Ambon telah memenuhi persyaratan pelanggan.Untuk itu dilakukan antara lain dengan: • Kunjungan terjadwal kepada pelanggan yang potensial. • Pengiriman kuesioner melalui jasa kantor pos atau yang lain. • Verifikasi melalui media komunikasi jarak jauh yang dilakukan oleh tim tracer study. 8.2.1.1

8.2.1.2

Pemantauan Kepuasan Pelanggan Pendidikan •

Kualitas layanan pendidikan dipantau dengan mengukur kepuasan mahasiswa melalui kuesioner yang dilakukan secara reguler. Hasil masukan di atas diolah, direkam dan dipelihara oleh Bagian Administrasi Akademik untuk dilaporkan kepada Ketua Jurusan dan SPMI. SPMI melalui mekanisme internal audit akan memverifikasi efektivitas tindak lanjut yang ditempuh beserta data-data yang mendukung.

•

Ketidakpuasan mahasiswa merupakan fokus perbaikan berkelanjutan yang dilakukan oleh pimpinan Jurusan dan Ketua Program Studi.

•

Kepuasan dan ketidakpuasan pengguna jasa lulusan diukur melalui pengisian kuesioner dalam tracer study institusi yang dilakukan setiap 4 (empat) tahun sekali.

Kepuasan Pelanggan Desain, Manufaktur dan Jasa Pengukuran dan pemantauan proses Desain, Manufaktur dan Jasa dilakukan dengan mengukur paramater-paramater kepuasan pelanggan termasuk kualitas, harga dan ketepatan pengiriman. •

Pengukuran dan pemantauan kepuasan pelanggan dilakukan oleh SPMI dengan mengambil sampling pelanggan yang mewakili 80% dari nilai kegiatan Desain, Manufaktur dan Jasa Politeknik Negeri Ambon.

•

Hasil pengukuran kepuasan pelanggan ditindak lanjuti dalam bentuk program-program yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dari segi kualitas, biaya dan waktu pengiriman.

•

Kepuasan pelanggan Desain, Manufaktur dan Jasa ditingkatkan setiap tahun dan ditetapkan sebagai salah satu sasaran mutu Politeknik Negeri Ambon.



8.2.2

Audit Internal 8.2.2.1 Untuk menilai apakah sistem manajemen mutu Politeknik Negeri Ambon telah memenuhi pengaturan yang direncanakan, pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan, Politeknik Negeri Ambon melakukan audit Mutu Internal. 8.2.2.2 Disusun jadwal pelaksanaan audit tahunan berdasarkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, juga atas hasil Audit yang lalu. 8.2.2.3 Untuk memastikan terkendalinya proses pelaksanaan audit ditetapkan kriteria, lingkup, frekwensi dan metodanya oleh SPMI. 8.2.2.4 Auditor, pelaksana kegiatan audit, dipilih dari pegawai Politeknik Negeri Ambon yang telah memiliki sertifikat internal audit. 8.2.2.5 Pimpinan yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan perbaikan dilakukan dengan segera sehingga menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya. 8.2.2.6 Auditor yang telah melakukan audit juga melakukan verifikasi tindak lanjut, koreksi yang dilakukan dan melaporkan hasil verifikasinya. 8.2.2.7 SPMI bertanggung jawab atas pelaksanaan audit. Rincian lebih lanjut tentang kegiatan audit dijelaskan didalam PR 6-8.2.2-G.00 tentang Audit Internal.

8.2.3

Pemantauan dan Pengukuran Proses SPMI 8.2.3.1 Pemantauan dan Pengukuran Proses SPMI Pendidikan • Pemantauan Proses Akademik dilakukan dengan memantau ketepatan kehadiran dosen dan mahasiswa, sesuai jadwal. •

Pengukuran Proses Akademik dilakukan dengan jumlah SKS setiap mata kuliah, silabus, kurikulum dan RPPM setiap mata kuliah.

•

Proses kegiatan kemahasiswaan yang dilakukan mahasiswa sebagai bagian dari co-kurikuler dipantau dan diukur sesuai dengan instruksi terkait bidang kemahasiswaan.

8.2.3.2 Pemantauan dan Pengukuran proses SPMI Desain, Manufaktur dan Jasa. Pemantauan dilakukan dengan penilaian terhadap spesifikasi produk, jumlah produk yang bermutu, jumlah yang gagal/reject dan ketepatan waktu penyerahan serta biaya operasi. Pada akhir pekerjaan dilaporkan status pekerjaan sebagai bagian dari kegiatan pelayanan kepada masyarakat. Untuk desain, manufaktur dan jasa lainnya yang melibatkan beberapa disiplin, kepala proyek menetapkan metoda pemantauan dan pengukuran proses yang ditembuskan kepada Ketua SPMI. 8.2.3

Pemantauan dan Pengukuran Karakteristik Pendidikan, Desain, Manufaktur dan Jasa 8.2.3.1 Pemantauan dan Pengukuran karakteristik Jasa Pendidikan Pengukuran dilakukan melalui ujian minimal 2 (dua) kali dalam satu semester, dan verifikasi oleh tim akademik program studi terhadap kesesuaian materi yang



diajarkan oleh pengajar dengan standard RPPM. Untuk penilaian ujian Diploma dan Tugas Akhir dalam kelulusan ditetapkan olek Ketua Jurusan. 8.2.3.2 Pemantauan dan Pengukuran Desain, Manufakur dan Jasa lainnya. • Produk hasil jasa produksi diidentifikasi, dibuat catatan mengenai produk tersebut serta peruntukan produksinya (nomor lot, batch dsb.), agar dapat ditarik kembali kalau ternyata tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan. Rekaman mengenai hal ini harus dipelihara. • Produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi harus dipisahkan dan/atau diidentifikasi, dilaporkan kepada fungsi yang berwenang untuk ditangani sesuai dengan prosedur yang berlaku. • Pelaksanaan inspeksi barang masuk diuraikan dalam Instruksi Kerja mengenai inspeksi terhadap spesifikasi barang masuk. • Pada tiap tahap produksi yang ditentukan dilakukan inspeksi sesuai dengan Instruksi Kerja yang ditentukan, meliputi metoda inspeksi, karakteristik produk yang harus diverifikasi, alat inspeksi yang harus dipergunakan, kriteria penerimaan dan ketentuan yang sesuai lainnya. Produk yang telah diinspeksi diberi identifikasi yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian produk, serta mengacu pada petugas inspeksi berwenang yang bersangkutan. Rekaman inspeksi harus dipelihara. • Dilakukannya inspeksi atau pengujian sebelumnya harus diverifikasi oleh petugas inspeksi atau operator tahap berikutnya. Bila petugas inspeksi operator menjumpai produk yang belum diinspeksi pada tahap sebelumnya, maka harus melaporkannya pada fungsi yang berwenang untuk ditindak lanjuti. • Produk tidak sesuai dalam proses pembuatannya harus diidentifikasi dengan kartu berwarna dan ditangani oleh ketua proyek untuk perlakuan selanjutnya. • Pelaksanaan inspeksi dalam proses diuraikan lebih lanjut pada Instruksi Kerja Inspeksi dan Pengujian dalam Proses. • Harus tersedia Instruksi Kerja inspeksi dan pengujian bagi semua produk akhir, yang berisi rincian cara inspeksi, karakteristik produk yang harus diverifikasi, alat inspeksi yang harus dipergunakan, kriteria penerimaan dan ketentuan yang sesuai lainnya. • Dokumen atau identifikasi inspeksi tahap sebelumnya diverifikasi untuk memastikan bahwa inspeksi telah dilakukan pada tahap-tahap sebelum kegiatan inspeksi dan pengujian akhir. • Produk yang telah diinspeksi harus diberi identifikasi yang menyatakan kesesuaian atau ketidak-sesuaian produk, dan menunjukkan bahwa produk telah dilepas oleh personil yang mempunyai wewenang untuk itu. • Hanya produk yang telah diinspeksi dengan hasil yang memenuhi persyaratan sesuai dokumentasi institusi yang boleh dilanjutkan ke tahap berikutnya. • Pengukuran dan pemantauan diuraikan lebih lanjut di dalam instruksi kerja tentang Pemantauan dan Pengukuran. 8.3

Pengendalian Produk yang tidak Sesuai dengan Spesifikasi



8.3.1

8.3.2

Pengendalian ketidak sesuaian Jasa Pendidikan 8.3.1.1

Ketidak sesuaian dalam bidang pendidikan dapat disebabkan oleh prestasi akademik dan kedisiplinan yang berakibat seorang mahasiswa berstatus lulus, lulus percobaan atau dikeluarkan.

8.3.1.2

Secara lengkap tentang ketidaksesuaian jasa Pendidikan tinggi terapan tertuang dalam bentuk Peraturan Akademik yang juga diketahui oleh setiap mahasiswa.

Pengendalian ketidak sesuaian produk (barang) Desain, Manufaktur dan Jasa lainnya 8.3.2.1

Semua produk yang ditemukan tidak sesuai dengan spesifikasi harus diberi identifikasi dan/atau dipisahkan untuk mencegah penggunaan yang tidak disengaja.

8.3.2.2

Rincian ketidak-sesuaian yang berarti harus didokumentasikan dengan merincikan jenis hasil kegiatan dan penyimpangannya dari ketentuan.

8.3.2.3

Rincian ketidak-sesuaian harus ditinjau dan dinilai, dilaporkan kepada petugas yang berwenang untuk diputuskan tindak-lanjutnya

8.3.2.4

Putusan tindak-lanjut tersebut dapat berupa pengerjaan ulang, daur ulang, penggunaan untuk alternatif, pembuangan atau pengembalian ke pemasok (bagi barang masuk).

8.3.2.5

Seseorang yang bertanggung jawab untuk pengendalian tindak-lanjut harus terdokumentasi hingga ketidak-sesuaiannya dikoreksi.

8.3.2.6

Semua pengerjaan ulang harus diinspeksi ulang dan terdokumentasi sebelum produk itu dilepaskan.

8.3.2.7

Rincian dari metode, tanggung jawab dan dokumentasi harus didefinisikan dalam prosedur tertulis PR 6-8.3.0-G.00 Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai

8.4 Analisis Data 8.4.1 SPMI menentukan dan menilai manfaat dan kebutuhan untuk menggunakan teknik statistik di berbagai bidang aktivitas dan tahap proses dalam institusi. Bila untuk suatu aktivitas dipandang perlu untuk menerapkan teknik statistik, maka cara pengumpulan data, pengolahan dan pengambilan kesimpulan ditentukan dan didokumentasi. 8.4.2 Petugas-petugas yang mengumpulkan data, mengolah data dan menyusun informasi berdasarkan data yang dikumpulkan harus ditunjuk dan diberi pelatihan yang dibutuhkan. 8.4.3 Sejauh mungkin cara-cara dan tabel yang standar dan teruji dipakai sebagai pedoman penerapan. 8.4.4 Hasil semua analisa statistik harus didokumentasikan dengan baik dan dinilai untuk menentukan tingkat unjuk kerja dan tindakan koreksi bila diperlukan. 8.5

Perbaikan 8.5.1 Perbaikan Berlanjut 8.5.1.1 Politeknik Negeri Ambon mengadakan rapat tinjauan manajemen 2 (dua) kali dalam satu tahun mengikuti kegiatan audit yang langsung dipimpin oleh Direktur.



8.5.1.2 Setiap bulan diadakan rapat pimpinan dan rapat koordinasi bidang pendidikan dan bidang administrasi umum, untuk mengadakan koreksi seperlunya pada sasaran mutu dan hal-hal yang menyangkut pada pelaksanaan sistem manajemen mutu. 8.5.1.3 Masalah yang ditemui pada saat audit internal, analisis data, tindakan koreksi dan pencegahan, dibicarakan untuk perbaikan. 8.5.2 Tindakan Koreksi 8.5.2.1 Bila terjadi ketidaksesuaian sebagai hasil kegiatan yang bermasalah besar dan/atau mengandung risiko, maka dibuat laporan ketidak-sesuaian kepada Direktur. 8.5.2.2 Pimpinan unit terkait harus mengusahakan untuk meneliti penyebab ketidaksesuaian yang nyata maupun yang potensial 8.5.2.3 Tinjauan ketidak-sesuaian harus dilakukan mencakup laporan penolakan, laporan inspeksi, laporan pelayanan, laporan audit, dan keluhan pelanggan. 8.5.2.4 Tindakan koreksi yang sesuai harus diterapkan tepat waktu, termasuk tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya ketidak sesuaian hingga ke tingkat yang sepadan dengan besarnya masalah dan risiko yang dihadapi. 8.5.2.5 Tindakan Koreksi lebih lanjut dirinci didalam prosedur PR 6-8.5.2-G.00 tentang Tindakan Koreksi. 8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.5.3.1 Setiap bulan diadakan rapat untuk mendiskusikan masalah-masalah tentang mutu, yang dihadiri oleh seluruh pimpinan satuan kerja, SPMI dan Pimpinan Polnam. 8.5.3.2 Bagian-bagian yang berkaitan dengan produksi mengumpulkan data untuk dianalisa dalam rapat bulanan yang akan dapat dievaluasi kemungkinan terjadinya suatu masalah atau ketidak sesuaian potensial. 8.5.3.3 Rapat juga menilai keperluan dilakukannya tindakan pencegahan untuk meniadakan kemungkinan terjadinya ketidak sesuaian potensial tadi. 8.5.3.4 Direktur akan menugaskan bagian terkait untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang diperlukan. 8.5.3.5 SPMI dan pimpinan satuan kerja terkait akan memantau tindakan pencegahan beserta akibat tindakan tadi sehingga tindakan tidak akan menimbulkan dampak yang merugikan 8.5.3.6 Rekaman Tindakan Pencegahan disimpan pada SPMI dan bagian yang terkait dengan tindakan tadi. 8.5.3.7 Lebih rinci tindakan Pencegahan dijelaskan didalam prosedur PR 6-8.5.3-G.00 tentang Tindakan Pencegahan.



PENGENDALIAN DOKUMEN 1.

TUJUAN (purpose) Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen di lingkungan POLNAM

2.

RUANG LINGKUP (scope) Prosedur ini dipakai di semua unit dan untuk semua dokumen, baik yang berasal dari dalam maupun yang berasal dari luar POLNAM

3.

ACUAN (reference) Pedoman Mutu POLNAM

4.

DEFINISI (definition) 4.1 Dokumen adalah semua dokumen yang dipergunakan sistim manajemen mutu 4.2 Dokumen adalah dokumen yang dibuat/diterbitkan oleh dan untuk keperluan internal dalam 4.3 Dokumen luar adalah dokumen yang berasal dari luar atau diterima dari fihak luar dan telah ditetapkan menjadi dokumen yang harus dipedomani 4.4 Master adalah naskah asli dokumen, lengkap dengan tanda-tanda keabsahannya, tetapi tanpa cap tanda dikendalikan / TERKENDALI. 4.5 Revisi adalah perubahan yang dilakukan pada dokumen sesuai dengan kebutuhan. (Update)

5.

PROSEDUR (procedure) 5.1 Tanggung-jawab dan wewenang pengendalian dokumen 5.1.1 Pedoman mutu diperiksa oleh Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), disahkan oleh Direktur, dan dikendalikan oleh SPMI. 5.1.2 Prosedur diperiksa oleh tim, disahkan dan dikendalikan SPMI. 5.1.3 Instruksi kerja diperiksa oleh staf yang ditugaskan, disahkan dan dikendalikan oleh pimpinan Unit yang menerbitkan, serta didaftar di kantor SPMI atau kantor Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). 5.1.4 Dokumen luar didaftar dan dikendalikan oleh staf yang ditugaskan dalam kantor SPMI. 5.1.5 Dokumen lain diperiksa dan disahkan sesuai tugas dan wewenangnya. 5.2 Pengendalian / pemantauan Tanda-tanda keabsahan suatu dokumen dalam ialah nama dokumen, tanggal diterbitkan, tanda tangan warna biru. 5.2.1 Dokumen dibedakan antara yang dikendalikan dan yang tidak dikendalikan. Semua dokumen yang dipakai sebagai rujukan kerja haruslah dokumen yang dikendalikan, termasuk dokumen yang berasal dari luar. 5.2.2 Salinan dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap berwarna biru di lembar pertama. Hal ini tidak berlaku bagi semua sertifikat/ijazah yang diterbitkan oleh POLNAM; 5.2.3 Dokumen yang tidak bertanda cap berwarna biru dianggap sebagai dokumen yang tidak dikendalikan. 5.2.4 Dokumen terkendali harus memiliki keabsahan seperti nama dokumen, tanggal diterbitkan dengan tandatangan biru.



5.3

5.2.5 Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada “master”nya, yang disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan. Penggandaan dokumen hanya dilakukan dari “master”. 5.2.6 Adalah tanggung jawab institusi untuk memutakhirkan (updating) semua dokumen yang dikendalikan. 5.2.7 Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti telah diterimakannya dokumen yang dikendalikan kepada pemegang dokumen disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan. Revisi Siapapun melalui seluruh pimpinan unit dapat mengajukan usulan revisi sesuai dengan kebutuhan. Status revisi tiap dokumen dinyatakan oleh nomor revisi atau tanggal pengesahan dokumen itu sesuai ketetapan pada butir 5.1 prosedur ini. Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, ditarik kembali oleh pengendali dokumen yang bersangkutan untuk digantikan dengan yang baru.

PENGESAHAN Disahkan oleh SPMI

pada tanggal : 31/12/2015 DISTRIBUSI Seluruh pimpinan satuan organisasi



PENGENDALIAN REKAMAN 1.

TUJUAN (purpose) Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian rekaman di lingkungan POLNAM

2.

RUANG LINGKUP (scope) Prosedur ini dipakai untuk segala rekaman dan semua bagian yang menyimpan rekaman sebagai bukti telah terjadinya sesuatu dengan hasil-hasil tertentu

3.


4.

DEFINISI (definition) Rekaman adalah semua dokumen yang dipergunakan dalam sistem manajemen mutu yang dibuat / diterbitkan oleh dan untuk keperluan internal.

5.

PROSEDUR (procedure) 5.1 Tanggung-jawab dan wewenang

5.2

Jenis rekaman, identifikasi, penyimpanan dan masa simpannya, serta tanggung jawab pengendaliannya dirincikan dalam Lampiran A, Daftar Pengendalian Rekaman. Pengendalian / pemantauan 5.2.1 Rekaman, sebagai bukti telah terjadinya sesuatu dengan hasil-hasil tertentu, harus disimpan dengan baik selama masa simpan yang ditentukan bagi rekaman itu 5.2.2 Penyimpanan rekaman harus menjamin, bahwa rekaman tersebut selalu dalam keadaan baik dan tetap mudah terbaca selama masa simpannya. 5.2.3 Segala sumber perusakan rekaman, misalnya kelembaban, harus dihindarkan. 5.2.4 Demikian juga harus dihindarkan hilangnya rekaman karena dibawa keluar dan kemudian tidak dikembalikan kepada pengendalinya. 5.2.5 Jika diminta oleh pelanggan atau pejabat pemerintah yang relevan, rekaman dapat ditunjukkan kepadanya atau dibuatkan salinannya hanya sebagian yang diperlukan, tetapi tidak diserahkan rekaman utuh atas alasan apapun. 5.2.6 Tiap pemusnahan rekaman apa pun, harus disertai dengan sebuah Berita Acara Pemusnahan seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran B, Berita Acara Pemusnahan Rekaman. Berita Acara Pemusnahan Rekaman ini adalah rekaman yang disimpan oleh SPMI.

PENGESAHAN disahkan oleh SPMI pada tanggal : 31/12/2015 DISTRIBUSI Seluruh pimpinan unit kerja



AUDIT INTERNAL 1.

TUJUAN (purpose) Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melaksanakan kegiatan audit internal di lingkungan POLNAM

2.

RUANG LINGKUP (scope) Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan, dan melaporkan audit serta penentuan auditor untuk kegiatan yang dilakukan pada semua proses.

3.


4.

DEFINISI (definition) 4.1 Audit adalah proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauhmana kriteria audit telah dipenuhi. 4.2 Auditor adalah orang dengan kemampuan melakukan audit. 4.3 Auditee adalah organisasi yang diaudit 4.4 Tim Audit adalah seorang atau lebih auditor yang melakukan audit 4.5 Pakar Teknis adalah orang yang menyediakan pengetahuan khusus dari atau pakar dalam bidang yang diaudit. 4.6 Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi 4.7 Kriteria Audit adalah sejumlah kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan

5.

PROSEDUR (procedure) 5.1 Tanggung-jawab dan wewenang 5.1.1 Adalah tanggung jawab SPMI untuk menjadwalkan, mangatur pelaksanaan, dan melaporkan hasil audit internal. 5.1.2 Adalah tanggung jawab tiap karyawan untuk berperan aktif dalam kegiatan audit internal, baik sebagai auditor maupun sebagai auditee. 5.2 Pelaksanaan 5.2.1 SPMI menyusun jadwal tahunan untuk audit internal berdasarkan status dan pentingnya bagian atau kegiatannya. 5.2.2 Dalam jangka waktu setahun itu semua bagian/kegiatan harus pernah diaudit, audit harus mencakup semua aspek pelaksanaan fungsi setiap satuan atau unit organisasi, dan semua persyaratan standar. 5.2.3 Unit/kegiatan yang diaudit tidak boleh diaudit oleh seseorang dari kalangan unit/kegiatan itu.



5.2.4

5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9 5.2.10 5.2.11 5.2.12 6.

Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit, tetapi ia boleh ditemani oleh pakar teknis, yaitu seseorang yang ahli dalam bidang atau kegiatan yang diaudit. Dapat juga seorang auditor ditemani oleh seseorang yang memang dimaksudkan oleh institusi untuk dapat dilatih lebih lanjut selaku auditor. Dalam kedua kasus itu pendamping bukanlah auditor dan tidak dapat bertindak selaku auditor. Tiap auditor, sebelum melaksanakan audit, sebaiknya menyiapkan sebuah checklist untuk dipakai sebagai alat pemicu ingatan pada saat melaksanakan audit. Tiap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam pelaksanaan audit harus dibuatkan laporannya menurut format yang tertera di Lampiran A, Laporan Audit Internal, yang selalu harus disertai bukti yang dapat diverifikasi. Pimpinan unit atau kegiatan yang diaudit harus menanggapi laporan ketidaksesuaian itu dan menentukan, kalau dapat dilakukannya sendiri, tindakan koreksi apa yang akan dilakukan dan berapa lama tindakan koreksi terselesaikan. Apabila pimpinan unit atau kegiatan yang diaudit tidak dapat menentukan sendiri, maka masalah tindakan koreksinya diangkat ke atas, ke rapat pimpinan antar unit. Jika tindakan koreksi dan kerangka waktu penyelesaiannya telah disepakati, Wakil Manajemen Mutu harus mengusahakan adanya audit terhadap hasil tindakan koreksi tersebut. Jika verifikasi ini menunjukkan hasil yang negatif, dapat dibuatkan laporan ketidaksesuaian tambahan. Jika verifikasi ini menunjukkan hasil yang positif, maka Wakil Manajemen Mutu dapat menutup laporan tersebut. Jadwal, pelaksanaan, laporan, verifikasi audit dibuatkan rangkumannya dalam formulir seperti yang tertera dalam Lampiran B, Log Status Audit.

DOKUMENTASI (documentation) 6.1 Jadwal audit internal 6.2 Form laporan audit 6.3 Form log status audit 6.4 Daftar Auditor Internal

PENGESAHAN Disahkan oleh : SPMI

pada tanggal : 31/12/2015 DISTRIBUSI Seluruh satuan organisasi



TINDAKAN KOREKSI 1.

TUJUAN (purpose) Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melakukan tindakan koreksi di lingkungan POLNAM

2.

RUANG LINGKUP (scope) Prosedur ini dipakai di semua unit organisasi dan untuk kegiatan dan atau produk yang memerlukan tindakan koreksi.

3.


4.

DEFINISI (definition) Tindakan koreksi adalah tindakan yang diperlukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah agar tidak terulang kembali.

5.

PROSEDUR (procedure) 5.1 Tanggung-jawab dan wewenang 5.1.1 Adalah tanggung jawab pelaksana untuk mendata ketidaksesuaian yang ditemukan, baik untuk produk maupun untuk sistem mutu. 5.1.2 Ketidaksesuaian dapat berasal dari laporan siapa pun yang sempat menemukannya, dalam pelaksanaan fungsi tugas dan jabatannya. 5.1.3 Ketidaksesuaian pada sistem dapat berasal dari kegiatan audit internal atau eksternal, dan dapat pula dari siapa pun yang sempat menemukannya. 5.1.4 Semua ketidaksesuaian beserta tindakan koreksi yang diusulkan, harus disampaikan kepada kepala unit, dimana ketidaksesuaian yang memerlukan tindakan koreksi ditemukan. 5.2 Pelaksanaan 5.2.1 Untuk tiap ketidaksesuaian harus diusahakan penyelidikan tentang penyebab ketidaksesuaian tersebut. Untuk keperluan itu harus dikumpulkan pendapat pihakpihak yang mungkin terkait untuk mendapat masukan bagi penyelidikan itu. 5.2.2 Hasil penyelidikan oleh pimpinan unit, tim atau satgas yang ditugaskan oleh pimpinan unit harus direkam untuk dijadikan sebagai rujukan di kemudian hari. 5.3 Pengendalian / pemantauan 5.3.1 Hasil penyelidikan disampaikan kepada SPMI dan Pembantu Direktur terkait yang berwenang untuk memutuskan tindakan koreksi apa yang harus dilakukan, dan oleh siapa tindakan itu dipertanggungjawabkan, serta pula kerangka waktu yang disediakan untuk menyelesaikannya. 5.3.2 Untuk ketidaksesuaian yang mendasar dan memiliki dampak luas terhadap keberlangsungan proses secara baik dan benar, harus dilaporkan pada Direktur.



5.3.3 Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, maka SPMI menugasi seorang auditor internal untuk melakukan verifikasi setelah kerangka waktu yang ditetapkan dilampaui. 5.3.4 Dalam verifikasi harus dinilai apakah tindakan koreksinya telah cukup efektif dalam mencegah terulangnya ketidaksesuaian itu atau yang seperti itu. 5.3.5 Hasil verifikasi direkam dan rekaman ini disatukan dengan rekaman hasil penyelidikan penyebab ketidaksesuaian tersebut dalam butir 5.2.2 PENGESAHAN disahkan oleh SPMI

pada tanggal : 31 / 12 / 2015 DISTRIBUSI Seluruh pimpinan satuan organisasi



TINDAKAN PENCEGAHAN 1.

TUJUAN (purpose) Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melakukan tindakan pencegahan di lingkungan POLNAM

2.

RUANG LINGKUP (scope) Prosedur ini dipakai di semua satuan atau unit organisasi dan untuk kegiatan yang memerlukan tindakan pencegahan

3.

ACUAN (reference) Pedoman Mutu

4.

DEFINISI (definition) Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial untuk mencegah agar tidak terjadi.

5.

PROSEDUR (procedure) 5.1 Adalah tanggung seluruh pimpinan unit untuk menghimpun segala data yang diperkirakan dapat memberi petunjuk, dengan bantuan teknik statistik, tentang adanya kecenderungan akan dapat terjadinya ketidaksesuaian, baik pada produk maupun pada sistem manajemen mutu 5.2 SPMI kemudian melakukan analisis terhadap data tersebut, dan berusaha untuk menemukan kemungkinan penyebab potensial dari suatu kemungkinan ketidaksesuaian potensial. 5.3 Jika diperlukan, SPMI dapat menyertakan pihak-pihak yang diperkirakan dapat memberikan masukan bagi analisisnya itu. 5.4 5.5 5.6

Hasil analisis itu direkam dan dilaporkan kepada Direksi yang memiliki wewenang untuk dapat menentukan tindakan pencegahan yang diperlukan agar ketidaksesuaian yang potensial itu tidak terjadi Tindakan pencegahan yang ditentukan ditugaskan kepada seorang staf dengan kerangka waktu tertentu untuk penyelesaiannya. Setelah kerangka waktu yang ditentukan dilampaui, auditor internal diberi tugas untuk melakukan verifikasi apakah tindakan pencegahan yang dilakukan cukup efektif untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian yang potensial tersebut, dan apakah terdapat dampak sampingan yang negatif.



5.7

Hasil verifikasi itu direkam dan rekaman ini dikendalikan oleh SPMI.

PENGESAHAN Disahkan oleh SPMI

pada tanggal : 31/12/2015 DISTRIBUSI Seluruh pimpinan satuan organisasi



PEDOMAN MUTU. Ref. ISO 9001 : 2008

Recommend Documents