Paul Looman, Bas Buytendijk, Pim Stultiens, Björn van Rijn, Karel van Soest, Britte Stultiens (notulen) en Leon Staal

Algemene ledenvergadering Mixed Hockeyclub Venray Datum

14 juni 2013

Aanwezig

40 senior leden

Aanwezig van het bestuur

Paul Looman, Bas Buytendijk, Pim Stultiens, Björn van Rijn, Karel van Soest, Britte Stultiens (notulen) en Leon Staal

1. Welkomstwoord van de voorzitter Paul Looman. Paul heet iedereen van harte welkom. De volgende leden hebben zich afgemeld voor de ALV:  Anne Veugen  Roel Creemers  Jules Dorren 2. Vaststellen agenda Er zijn geen aanvullingen op de agenda. 3. Notulen ALV 31 augustus 2012 Er zijn geen aanvullingen op de notulen en hiermee zijn de notulen vastgesteld 4. Ingekomen stukken/mededelingen van leden. Cornfiel Kroon, Micheal Deeks en Rob van Gameren hebben een stuk ingediend. Ze willen graag zaalhockey serieus gaan oppakken. Ze hebben het volgende voorstel: de jeugdselectieteams gaan extra contributie betalen en zij gaan tijdens de winterstop meedoen aan de zaalcompetitie. De leden gaan hiermee akkoord mits de verhoging niet meer dan 50 euro bedraagt. Cornfiel, Micheal en Rob gaan nu verder inventariseren en komen hier bij het bestuur op terug. De leden en het bestuur spreken af dat aan het einde van het seizoen er een evaluatie plaatsvindt. Andere leden krijgen de mogelijkheid om net als het seizoen 2012-2013 3 trainingen in de zaal te krijgen en zij betalen hier een kleine vergoeding voor. 5. Mededelingen bestuur Kunstgras Het nieuwe kunstgrasveld is goedgekeurd. Er moeten nog wel een aantal punten opgelost worden. Kunstgrasveld 2 wordt tegen de algen met strooizout bestrooid.

Notulen ALV 31 augustus 2012 Pagina 1

Nieuwe clubhuis De businessclub gaat de mogelijkheden bekijken voor een nieuw clubhuis. Men is nu bezig met de begroting. Het bestuur heeft als eis gesteld dat de leden zich thuis moeten voelen in het nieuwe clubhuis. 6. Verslagen van de diverse commissies Technische commissie: Verslag 2012-2013 door Bjorn van Rijn, voorzitter Afgelopen seizoen bestond de TC uit de volgende personen: Vincent Pronk JC, Annemarie Gerrits en Saskia Manders jeugd commissie, Wim Staal scheidsrechter commissie, Catherine Kroon wedstrijd secretariaat, Tim Merx en Marcel Bax training commissie, Mechteld TeBoome nieuwe leden Afgelopen seizoen was het voor de TC vooral verdere structuur krijgen in de organisatie en het uitwerken en verbeteren van de trainingen. Daarnaast waren er genoeg verbeterpunten mbt de selectietrainingen van vorig seizoen , die wij dit jaar hebben gebruikt om ook de selectietrainingen te verbeteren qua organisatie/training e.d.. Al met al zijn er weer enkele stappen gezet, maar helaas hebben we niet alles wat wij voor ogen hadden ook in praktijk kunnen brengen. TC Jeugd en Senioren Afgelopen seizoen zijn we gestart met een samenvoeging van de Jongste Jeugd Commissie en de Jeugdcommissie. Op deze manier komt er een aansluiting van Benjamin t/m de A jeugd qua elftallensamenstelling en het zoeken van coaches. De vervolgstap voor komend jaar is om ook iemand verantwoordelijk te maken als Senioren coördinator om zo ook de aansluiting tussen A jeugd en senioren te organiseren en managen. Selectiebeleid wordt verder uitgewerkt, maar hier zal ook meer verantwoordelijkheid van de coaches en trainers gevraagd worden, aangezien het spelersvolgsysteem dit seizoen erg slecht was ingevuld. Dit maakt het maken van een selectieteam niet gemakkelijker. Nog steeds groei in elftallen bij de jeugd. Senioren teams stabiel momenteel. Na 3 jaar heeft Vincent Pronk aangegeven niet de benodigde tijd vrij te kunnen maken die noodzakelijk is voor de rol binnen de jeugdcommissie. Hier is dus momenteel een vacature. Ook voor de seniorencommissie is er een vacature. Trainingen: Trainingscoördinatoren wederom door gebrek aan vrijwilligers niet kunnen realiseren. Ondanks dat we blij mogen zijn met alle trainers die zich aanmelden om bij ons als trainer te fungeren, moet hier zeker qua nivo verder aan gewerkt worden. Voor komend seizoen wordt hier met een verantwoordelijke per lijn (AB, CD, EF) een serieuze start mee gemaakt. Daarnaast hebben we als vereniging het pakket van hockey academie aangeschaft, waarmee standaard trainingen per lijn aan de trainers kan worden gegeven, zodat alle trainingen identiek zijn incl. instructiebeelden voor de trainers. Tevens gaan we meer investeren in de KNHB opleidingen voor onze trainers incl. de mogelijkheid om als trainer de KNHB papieren te halen. Binnen de trainingscommissie zal Marcel Bax na vele jaren stoppen, echter Tim Merx zal het komend seizoen bijgestaan worden door o.a. Guido Pop en Cornfiel Kroon.


Scheidsrechters: Nu de opleidingen digitaal kunnen worden afgenomen, is er eigenlijk voor niemand meer een reden om niet zijn scheidsrechterskaart te halen. Hoe meer mensen een kaart halen, hoe minder vaak iedereen gevraagd wordt om te fluiten. Daarnaast blijft het een kwestie van discipline want ook dit jaar kwam het weer vaak voor dat scheidsrechters niet komen opdagen. Voor komend seizoen zal de scheidsrechterscommissie worden versterkt met onze bondscheidsrechter Jeroen Wijnhoven Wedstrijdsecretariaat: Catherine Kroon heeft dit seizoen met verve haar taak vervuld. De invoering van het digitale wedstrijdformulier is perfect door haar begeleid en ondertussen weten we niet beter. De stijgende lijn binnen MHCV zet zich door. De basis ligt er en er zijn genoeg punten waar we verder aan kunnen en moeten werken om onze club verder te professionaliseren. Met Michael Deeks als nieuwe voorzitter, met allerlei nieuwe ideeën en met zijn hockeytechnische kennis en kunde kan het hockey alleen maar winnen de komende jaren binnen Venray en op een hoger plan komen zoals ook in ons beleidsplan aangegeven. Ik wens dan ook Michael en het gehele team heel veel succes de komende jaren en wil alle commissie leden van de TC bedanken voor hun inzet van afgelopen seizoen en de zeer fijne samenwerking de afgelopen jaren. Verslag MHCV Sponsorcommissie seizoen 2012-2013 Voorzitter Roel Creemers 

   



Dit seizoen zijn er nieuwe plannen gemaakt voor de uitvoering van het sponsorbeleid, waarmee continuïteit geborgd wordt sponsorinkomsten ter grootte van 20.000 euro. Naast een hoofdsponsor wordt gewerkt aan werving van 2 sub hoofdsponsors. Daarnaast teamsponsoren en een substantieel aantal bordsponsoren. Streven is zeker in eerste instantie het behouden van de huidige sponsors en daarnaast wordt gewerkt aan uitbreiding. Ook dit seizoen zijn ook nieuwe sponsors verworven, meest recente voorbeelden zijn Nexus Cleaning en Bavaria Winters. Rabobank gaf eerder aan de intentie te hebben haar sponsorcontract te verlengen, echter als gevolg van de fusie zijn de definitieve onderhandelingen daarover nog niet afgerond. Ook de Volvo Clubbonus met Volvo Rutten is succesvol, hiermee is ook dit seizoen reeds EUR 2.000 binnengekomen aan Clubbonus. Volvo Rutten aangekondigd haar contract aan het einde van 2013 waarschijnlijk niet te verlengen. Anton Schueler zal komend seizoen de sponsor commissie gaan aanvoeren en samen met de leden van de commissie zorg dragen voor uitvoering van het sponsorplan 2012 – 2016. Tezamen met de leden draagt hij de zorg voor de sponsoractiviteiten, te weten Jeroen Wijnhoven, Jan Willem Bruijsten, Andre Lucassen, Susanne Walraven, Tom Berhitu en Marcel Bax. De Businessclub is nog altijd groeiende met als streven 35 members per 2015. Zij hebben als hoofddoelstelling realisatie van een nieuw Clubhuis in overleg met het bestuur van MHCV. Als voorzitter van de PR en Sponsorcommissie is Roel Creemers tevens bestuurslid van de Businessclub.


 

De nieuwsbrief wordt namens de Businessclub verzorgd door Sandra van Schijndel. Voor het gedeelte van de vereniging zoeken we nog een vrijwilliger. De teamkleding wordt verzorgd door de kleding commissie, bestaande uit 3 leden, Tessa van Einden, Trudy Matijssen en Karin Langohr.

Evaluatie Barcommissie Voorzitter Viola van Haver In februari heb ik me aangeboden als voorzitter van de barcommissie, omdat het bestuur in januari afscheid had genomen van de vorige voorzitter. Ik ben verder gegaan met de manier waarop de bardiensten en evenementen al liepen en ben bezig geweest met een inventarisatie van alle processen en procedures, zoals zaken tot nu toe hebben gelopen. Ik heb een aantal voorstellen gemaakt met aanbevelingen, zoals de diverse processen volgens mij zouden moeten gaan met ingang van het nieuwe seizoen. Hiervoor worden deze maand nog voorstellen neergelegd bij het bestuur. Zodra deze door het bestuur zijn goedgekeurd worden de betrokkenen uiteraard geïnformeerd. Voor de ALV zijn de belangrijkste punten aangaande de barcommissie de volgende:  De samenwerking en overleg met accommodatiecommissie en evenementencommissie is helaas structureel onvoldoende, hiervoor worden enkele voorstellen bij het bestuur neergelegd.  Ouders gaan te gemakkelijk om met het afzeggen van bardiensten zonder hiervoor goede vervanging te zorgen. Op zaterdag zijn er wellicht ook daardoor nog steeds te veel kinderen achter de bar te vinden. Wij vragen het bestuur dan ook om alle ouders voor aanvang van de eerste seizoenshelft 2013-2014, dus op de ALV én via een mail aan alle leden én op de website erop te wijzen, dat bardiensten een verplichting zijn, dat deze zelf dienen te worden geruild of opgevangen met daarbij een belangrijke aantekening: Tijdens de ochtenddienst alleen mensen van 16 jaar en ouder achter de bar, ’s middags alleen 18 jaar en ouder!  Er werd slecht en onregelmatig schoongemaakt. Intussen is een professioneel schoonmaakbedrijf ingeschakeld, Nexus Cleaning, van één van de ouders in de barcommissie, hier is flinke verbetering merkbaar.  Er was een tekort in baromzet, echter sinds ik ben aangetreden in februari en het in gebruik nemen van de kassa, hebben de penningmeester en ik dit niet meer geconstateerd.  De senioren m.u.v. de veteranen doen zeer veel en goed werk voor de barcommissie. De Heren 1 verzorgen nu al enkele jaren de bardienst op de vroege zondagochtend en de vrijdagavonden, waarbij ik en Maikel niet aanwezig kunnen zijn, worden trouw door hen overgenomen, waarvoor natuurlijk onze dank namens de barcommissie. Dit werkt sterk omzet verhogend. Daarnaast zijn er nu initiatieven om ook voor de leeftijdscategorie 13-17 jaar meer te gaan organiseren.  Facilitair dienen nog enkele verbeteringen doorgevoerd te worden, zoals verlichting wc’s, barhekje, tafels. Zithoek, nieuwe stoelen, prullenbakken, partyverlichting en dartboard zijn ons inziens een flinke verbetering in afwachting van de besluitvorming omtrent het nieuwe clubhuis. Dit wordt op korte termijn met het bestuur kortgesloten.  Verhuur aan externe, of ingelaste bardiensten vanwege oefen- of inhaalwedstrijden verloopt moeizaam, maar is uiteraard financieel interessant voor de club. Hiervoor komt een voorstel te liggen bij het bestuur.  Helaas nemen enkele dames na jaren trouwe dienst afscheid van de barcommissie. Gelukkig willen de meeste nog wel als barhoofd actief blijven. Wij willen graag Loes Pronk oneindig danken voor haar inzet, betrokkenheid en vele telefoontjes, waarbij ze er altijd voor heeft gezorgd dat alles weer goed is gekomen!!! We zullen je in die hoedanigheid enorm missen. Gelukkig heeft Loes aangegeven betrokken te blijven en heb ik een geweldige vraagbaak! We hopen, dat er zich met name


ouders van de jongste en jongere jeugdleden aanmelden voor de barcommissie en vragen het bestuur hier specifiek een oproep voor te plaatsen. Naast de barvrijwilligers die als barhoofd fungeren op zaterdag zijn we als barcommissie gestart met de “Harde kern”, die besluiten gaan nemen over de manier van bardiensten plannen en uitvoeren, het al dan niet inkrimpen of uitbreiden van het assortiment en de inhoud van de barmap met instructies en bellijsten.  Inkoop wordt nu exclusief gedaan bij Winters/Bavaria en de Sligro. Hierdoor en dankzij de uitdraaien van de kassa is hier nu inzicht in mogelijk en verloopt zeer goed. Het is dan ook niet de bedoeling om elders in te kopen zonder expliciete toestemming van de penningmeester of hoofd inkoop, Maikel. Indien er zaken ontbreken of bijna op zijn vragen we dan ook een e-mail te sturen naar [email protected].  Bij klachten, opmerkingen, ideeën vraag ik alle leden, vrijwilligers en ouders betreft de barcommissie altijd contact op te nemen via [email protected]. Buiten vakanties krijg je hierop altijd binnen 48 uur een reactie. Wij houden met het bestuur iedereen op de hoogte via de website en via de mail. Met de harde kern van de barcommissie gaan we 4 keer per jaar vergaderen en zullen dan ook een verslag hiervan publiceren. MHCV BC / Nieuw Clubhuis Karel van Soest MHCV Business club heeft van MHCV de opdracht gekregen om de plannen voor een nieuw clubhuis gestalte te geven. Ook in de prille fase van zo’n plan is er veel werk: Wat zijn de juridische grondslagen voor een nieuw clubhuis. Hoe ziet de toekomst van MHCV er uit; Waaruit bestaat de behoefte van de hockeyclub; Waaruit bestaat de behoefte van eventueel overige gebruikers; Wat is in ruimtelijk zin de beste plek om een clubhuis neer te zetten; Wat is de financiële last die MHCV kan dragen; Wat is de financiële last die MHCV BC kan dragen; Wat zijn demogelijkheden voor externe financiering? Allemaal vragen die voordat er bij wijze van spreken ook maar een pen op papier staat beantwoord moeten worden door verschillende partijen. MHCV BC is dan ook doende om antwoorden te krijgen op deze vragen, teneinde te komen tot een soort van tijdpad, met verschillende beslismomenten. Het clubhuis is voor MHCV, en de club moet op zeker moment dan ook beslissen. MHCV BC heeft aangegeven graag te willen faciliteren. In eerste instantie met de plancoördinatie en later met inzet van kennis en kunde van haar leden en tenslotte ook met een financiële bijdrage. Accomodatiecommissie Deze commissie heeft een turbulent jaar achter de rug. In de zomer van 2012 is het nieuwe kunstgrasveld aanbesteed. Het aanbestedingsproces heeft in het seizen 20112012 plaatsgevonden. Heijmans / Desso heeft het aangelegd. Vanwege de ongewone laagconjunctuur hebben we een zeer scherpe prijs kunnen bedingen voor een hoge kwaliteit kunstgrasmat. Het hekwerk, dugouts zijn tegelijkertijd vervangen. Het hekwerk voor het tweede veld staat nog op het programma. Het bleek erg duur om het in combinatie aan te besteden. Besloten is om een grondwaterbron te boren omdat de kwaliteit van het grondwater ruim voldoende bleek te zijn voor het kunstgras. De hogere initiële kosten worden snel terugverdiend door de lage exploitatielasten. Helaas moest ook een extra elektriciteitsvoorziening aangelegd worden. Elektra vormt een probleem op het sportpark De Wieën waar we ook in samenwerking met SVV maar moeilijk een oplossing voor vinden. De aanleg is op het laatst mogelijk ogenblik van start gegaan met het oog op de weersomstandigheden. Door het weer zijn er 2 weekenden provisorische oplossingen gevonden moeten worden voor het competitieprogramma. De oplevering van het veld


heeft erg lang geduurd. Pas in mei 2013 is de keuring geweest. Behoudens enkele kleine puntjes is het veld goedgekeurd. Vanaf volgend jaar zal het veld beter worden doordat het zand ingelopen zal zijn. Bijzonder is de relatie met de gemeente Venray. Deze heeft zich zeer vooruitstrevend betoond: de hele financiële verantwoordelijkheid is gedelegeerd aan onze club. De Gemeente stelde zich op het standpunt dat ze het goedkoopste kunstgrasveld vergoeden, en ze zullen die vergoeding opnemen in het privatiseringssysteem. Vooruitlopend op een definitieve regeling heeft de Gemeente veel geld aan MHCV overgemaakt. Dat doen niet veel gemeentes Venray na. Voor komend seizoen is het privatiseringscontact een belangrijk onderwerp, waarbij MHCV er naar streeft om in een annuïteit een vaste vergoeding te krijgen en verder haar eigen boontjes te willen doppen. Naast dank aan de Gemeente Venray, speciaal Reinier Blauw en Ingrid Theeuwen, moet MHCV ook Jan Molenaar erkentelijk zijn. Zonder zijn kennis en vaardigheid had het proces niet zo succesvol kunnen zijn. Evenementen commissie Door Marilou Looman Jaarverslag Evenementen MHCV seizoen 2012-2013 Datum 25 augustus 2012: 3-4 november 2012: 1 december 2012: 12 januari 2013: 23 maart 2013: 16 april 2013: 20 april 2013: 26 april 2013: 8 juni 2013: 14 juni 2013: 1 t/m 3 juli 2013:

wie bestuur: eventcie: eventcie: eventcie eventcie: bestuur: eventcie: jeugdcie: bestuur: eventcie:

wat Familie-hockeytournooi Openingsweekend nieuw kunstgrasveld Sinterklaasochtend jongste jeugd Nieuwjaarsfeest Paaseieren verven jongste jeugd Clinic Engelse kids Thema: Oranje feest: jongste jeugd Oranje feest: volwassenen Slottournooi MF-mix (3-6-8 tallen) ALV + bbq Bovelander hockeykamp

Planning seizoen 2013-2014 Datum wie 1 september 2013: eventcie: Medio oktober 2013: eventcie Oktober 2013: December 2013: 12 januari 2014: Maart/april 2014: Mei/juni 2014:

seniorenteam: eventcie: eventcie: eventcie:

Juni 2014:

Jeugdcie:

wat Familie-hockeytournooi Bovelander hockeykamp voor B-C jeugd (herfstvakantie) o.v.b thema- avond Sinterklaasochtend jongste jeugd Nieuwjaarsborrel Paaseieren verven jongste jeugd AB feest Slottournooi 3-6-8 tallen


Planning Seizoen 2014-2015 Lustrumjaar: 60 jarig bestaan van MHCV Datum Augustus 2014: Oktober 2014: November 2014: December 2014: Januari 2015: Maart/april 2015: Mei 2015: Juni 2015: Juli 2015: bestaan

1955-2015

wie wat eventcie: Familie-hockeytournooi Activiteit door seniorenteam Activiteit door seniorenteam eventcie: Sinterklaasochtend jongste jeugd eventcie: Nieuwjaarsborrel eventcie: Paaseieren verven jongste jeugd Heren 1: Beach hockeytournooi Jeugdcie; Slottournooi 3-6-8 tallen eventcie: Afsluitings feestweekend 60 jarig

Speerpunten Evenementencommissie     

Seniorenteams willen we stimuleren om ook activiteiten te organiseren.De Eventcie wil achter de hand natuurlijk hulp bieden; Elk evenement dient er overleg met de barcommissie te zijn. Viola en Maikel regelen alle zaken m.b.t. de bar. Bovelander hebben we benaderd om aan activiteiten t.b.v. ons lustrumjaar medewerking te verlenen: Guido Pop en Marilou Looman zijn contactpersonen. Met Party Rent Venray, hebben we de afspraak om materialen te huren. Zoals tenten, biertafels, kramen, serviesgoed, lampen, heaters etc.. Met de verschillende evenementen willen we bereiken dat jong en oud zich steeds meer thuis gaat voelen bij MHCV. Laten we trots zijn op onze club!

De evenementencommissie bestaat uit Marilou Looman, Ingrid Michiels, Muriel Rommers en Britte Stultiens. 7. Vacatures commissieleden De volgende vacatures zijn beschikbaar: - Materialen commissie - Lid bar commissie - Elftallen commissie - Redactieleden voor de nieuwsbrief Zie de website van MHCV voor meer informatie over de vacatures. 8. Conceptbegroting seizoen 2012-2013 Pim Stultiens, penningmeester, deelt de begroting voor het seizoen 2013-2014 uit aan de leden. De leden gaan akkoord met de begroting en ze gaan akkoord met de voorgestelde contributieverhoging van 5 euro voor de jeugdleden.


9. Afscheid commissieleden De volgende commissieleden nemen afscheid: - Loes Pronk, barcommissie - Marieke van Soest, barcommissie - Muriel Rommers, barcommissie. Muriel blijft nog wel actief binnen de evenementencommissie. - Vincent Pronk, TC - Marcel Bax, TC Het bestuur bedankt alle commissieleden die afscheid nemen voor hun inzet de afgelopen jaren. 10.Bestuurssamenstelling De voorzitters, Paul Looman en Bas Buijtendijk hebben aangegeven dat ze volgend seizoen 2013-2014 niet meer beschikbaar zullen zijn voor het voorzitterschap. Mark Born en Mark van Sundert willen graag het voorzitterschap van Paul en Bas overnemen per 1 juli a.s. De leden gaan hiermee akkoord. Bjorn van Rijn draagt zijn voorzitterschap per 1 september 2013 over aan Michael Deeks. De bestuurssamenstelling voor het seizoen 2013-2014 is als volgt: Mark Born en Mark van Sundert Voorzitters Pim Stultiens Penningmeester Britte Stultiens Secretaris Michael Deeks Voorzitter technische commissie Karel van Soest Voorzitter accommodatie commissie Roel Creemers Voorzitter sponsor commissie Viola van Haver Voorzitter bar commissie Leon Staal vervult geen specifieke bestuursfunctie maar zal als vraagbaak en ervaringsdeskundige beschikbaar blijven voor het bestuur. 11.Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen voor de rondvraag. Paul bedankt iedereen voor zijn of haar komst en nodigt iedereen uit voor de barbecue.


Paul Looman, Bas Buytendijk, Pim Stultiens, Björn van Rijn, Karel van Soest, Britte Stultiens (notulen) en Leon Staal

Recommend Documents