PANNÓNIA ÖNSEGÉLYEZŐ PÉNZTÁR Szervezeti és működési szabályzat (IT-1)
Vokony János IT elnök A Pannónia Önsegélyező Pénztár Igazgatótanácsának nevében
MÓDOSÍTÁSOK JEGYZÉKE Verzió
Módosítás leírása
Módosítás dátuma
Módosította
1.0
Új szabályzat
2011.03.23
Angyal Éva
1.1
Névváltozás miatti korrekció, aktualizálás
2013.03.20
Angyal Éva, Várhelyi Géza
1.2
Aktualizálás
2013.09.26
Angyal Éva
2.0
Szervezeti változások átdolgozás
2014.01.30
Pellei József
és
teljes
Jóváhagyó és módosító határozatok 30 / 2011. sz. IT határozat (2011.03.23) 27 / 2013. sz. IT határozat (2013.03.20) … / 2013. sz. IT határozat (2013.09.26) 3 / 2014. sz. IT határozat (2014.01.30)
Jóváhagyó Igazgatótanács (Gelencsér László) Igazgatótanács (Vokony János) Igazgatótanács (Vokony János) Igazgatótanács (Vokony János)
I. fejezet A szabályzat célja 1.1 A Pénztár az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárakról szóló 1993. évi XCVI. törvény alapján 2010. június 30-án jött létre Liga Önkéntes Kölcsönös Kiegészítő Önsegélyező Pénztár néven, a Villamos- és Bányaipari Önsegélyező Pénztár és a Vasutas Önkéntes Kölcsönös Kiegészítő Önsegélyező Pénztár összeolvadásával. A pénztár határozatlan időre alakult. Nyilvántartásba vételét a Fővárosi Bíróság a 11.Pk.60/061/2011/1. számú végzésével 295. szám alatt rendelte el, tevékenységét az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárak Felügyelete (PSZÁF) a EN-IV-32/2010. sz. határozatával engedélyezte. 1.2 2012. május 15-én az Együttműködési megállapodás aláírásával a pénztár csatlakozott a CIG Pannónia cégcsoporthoz, és 2012. május 22-ével felvette a Pannónia Önsegélyező Pénztár, a CIG Partnerség tagja nevet. 1.3 A Pannónia Önsegélyező Pénztár (továbbiakban: Pénztár) szervezetét, a vezető tisztségviselők és alkalmazottak feladatait és jogkörét, a Pénztár alapszabálya (továbbiakban: alapszabály) tartalmazza. A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SzMSz) az alapszabályban nem, vagy nem kellő részletességgel szabályozott döntési jogköröket és feladatokat, illetve eljárásokat szabályozza. Az SzMSz szerves részét képezik az 1. számú mellékletben rögzített szabályzatok és ügyrendek. Az SZMSZ és a szabályzatok kialakításánál figyelembevételre került a CIG Pannónia Életbiztosító Nyrt. és a Pénztár közötti Együttműködési Megállapodás, valamint a Pénztári Koordinációs Bizottság ügyrendje.
II. fejezet Hatály és felelősség Hatály 2.1 Személyi hatálya: kiterjed a Pannónia Önsegélyező Pénztár tagjaira és a pénztár teljes munkaszervezetére. 2.2 Időbeli hatálya: 2014. január 1-én lép hatályba.
Felelősség 2.3 A szabályzat kidolgozásáért felelős: Ügyvezető
III. fejezet Általános rendelkezések A Pénztár adatai 3.1 A Pénztár neve: Pannónia Önsegélyező Pénztár, CIG Partnerség tagja 3.2 A Pénztár rövid neve: Pannónia Önsegélyező Pénztár 3.3 A Pénztár székhelye:1072 Budapest, Akácfa u. 43. I/5 3.4 Telefonszám: 061-3-225-777 3.5 Fax szám: 061-799-91-40
3.6 Honlap: www.pannoniaosp.hu;
[email protected]
elektronikus
üzenési
forma
(csak
panasz
esetén):
3.7 A Pénztár bírósági nyilvántartási száma: 11.Pk.60/061/2011/1. 3.8 A Pénztár tevékenységi engedélye: EN-IV-32/2010. sz. határozat 3.9 A Pénztár statisztikai száma: 18204003-9499-581-01 3.10 A Pénztár adószáma: 18204003-1-42 3.11 A Pénztár számlavezető bankja: OTP Bank Nyrt 3.12 A Pénztár felügyeleti szerve: Magyar Nemzeti Bank (MNB)
A Pénztár – jogszabály által kötelezően – választott külső együttműködő partnerei 3.13 A jogszabály által kötelezően alkalmazandó külső együttműködő partnerek: a) Könyvvizsgáló b) Letétkezelő c) Vagyonkezelő 3.14 A Pénztár külső együttmödő partnerei feladat- és hatáskörét a kötelező alkalmazásukat előíró jogszabály szabályozza
A Pénztár képviselete. 3.15 A képviselet módja az alapszabályban meghatározott módon történik, az alábbi korlátozásokkal a) Képviseletre jogosultak aa) a Pénztár aláírási címpéldányában az adott időszakra az Alapszabály képviseleti szabályai szerint érvényesen bejelentett aláírók jogosultak a képviseletre. ab) az aa) pont szerinti képviselők által adott eseti meghatalmazással a meghatalmazásban rögzített tárgyban és korlátok között az ott megnevezett személy is jogosult képviseletre, azzal, hogy az együttes aláírásra jogosult képviselők együttesen kötelesek az eseti meghatalmazást megadni. ac) az aa) pont alatti képviselők állandó képviseleti meghatalmazást csak a jogi képviselő(k)nek és munkavállalóknak adhatóak – ez utóbbi esetben a bd) pont szerinti szabályokat is figyelembe véve-, de a meghatalmazásban rögzíteni kell a tárgyi, területi korlátokat. b) Aláírási szabályok: ba) bruttó 3 MFt-nál nagyobb kötelezettségvállalást tartalmazó, vagy 1 évnél hosszabb időszakra vonatkozó és évenként bruttó 1 MFt-nál nagyobb kötelezettségvállalással járó megállapodást csak az IT elnöke önállóan, a távollétében az IT elnökön kívüli két tagja vagy az IT egy kijelölt tagja és az ügyvezető együttesen írhat alá, kivéve a közüzemi jellegű szerződéseket, melyeket az ügyvezető és a helyettes-ügyvezető(k) együttesen írhat alá. bb) Önállóan írhat alá az ügyvezető munkáltatói jogkörében eljárva, kivéve a főkönyvelő, a helyettes ügyvezető(k), az önsegélyező pénztári (divízió) vezető munkaviszonya létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos okiratokat. bc) Gépi úton írhatóak alá a tagság egészének és a munkáltatók mindegyikének szóló értesítők, levelek, igazolások bd) meghatalmazás alapján bármely munkavállaló és a területi irodák aláírhatják a tagi szolgáltatási igénylések, tagsági jogviszony megszüntetések teljesítéséhez szükséges és hiánypótlási felhívásával kapcsolatos leveleket, amennyiben azok a Pénztárra vonatkozó anyagi kötelezettségvállalással nem járnak be) banki átutalás esetén a pénztár IT-47 Pénzkezelési Szabályzat előírásai irányadóak.
bf) egyebekben az alapszabály szerinti általános képviseleti szabályok irányadóak.
Elektronikus aláírás különös szabályai 3.16 A 252/2000 (XII.24.) Kormányrendeletben meghatározott feladat teljesítéséhez az ügyvezető, a helyettes ügyvezető(k), az önsegélyező pénztári (divízió) vezető a pénztár elektronikus aláírási lehetőséget biztosít. Az elektronikus aláírás az arra feljogosítottak részére önálló képviseleti jogot biztosít kizárólag az MNB részére küldött adatszolgáltatások, és a Pmt. szerinti elektronikus formában megtehető bejelentések megtételére. 3.17 Az adó és járulékbevallások elektronikus úton, a kormányzati ügyfélkapun keresztül történő benyújtására vonatkozó kötelezettség teljesítése érdekében az ügyvezető, a helyettes ügyvezető(k), az önsegélyező pénztári (divízió) vezető állandó és korlátlan meghatalmazást kaphat a saját ügyfélkapu azonosítója alatt történő bevallás benyújtásra. 3.18 A 252/2000. (XII.24.) Kormányrendelet szerinti adatszolgáltatást – amennyiben azt az MNB engedélyezi – a Pénztár képviseletében a Pénztár által megbízott kiszervezett tevékenységet végző is aláírhatja saját képviseleti szabályai szerint. A 3.16 pontban említett adóés járulék bevallás benyújtásával a kiszervezett tevékenységet végző szolgáltató is megbízható. Egyéb esetekben a kiszervezett tevékenységet végző nem jogosult a Pénztár képviseletére.
Összeférhetetlenség 3.19 A képviseleti, illetve aláírási jogot nem gyakorolhatják együttesen a hozzátartozók. A hozzátartozó fogalmát a Munka Törvénykönyve 294.§ (1) bek. b) pontja határozza meg. 3.20 Sem a törvényes képviseletre, sem a meghatalmazáson alapuló aláírásra jogosult képviselő nem járhat el a pénztár nevében, ha a szemben álló vagy ellentétesen érdekelt fél ő maga, a tulajdonában álló társaság vagy olyan személy, akit ugyancsak ő képvisel vagy akinek a képviseletére egyébként jogosult.
A rendeltetésellenes képviseleti, illetve meghatalmazáson alapuló aláírási jogosultság gyakorlásának jogkövetkezményei. 3.21 Az, aki szerződés-aláírási jogkörét túllépve, vagy anélkül, hogy ilyen joga lenne más helyett és/vagy nevében szerződést köt, vagy egyéb a pénztár részére jogszerzést, illetve kötelezettségvállalást jelentő írásbeli nyilatkozatot, vagy más jogcselekményt tesz, és eljárását az akinek a nevében eljárt, nem hagyja jóvá, mint „álképviselő” felelős mindazért a kárért, amely beavatkozása nélkül nem következett volna be, illetőleg jognyilatkozata annyiban hatálytalan, amennyiben túllépte jogosultsága korlátait.
IV. fejezet A Pénztár szervezete
Küldöttközgyűlés 4.1 A Pénztár legfőbb szerve a Küldöttközgyűlés. A Küldöttközgyűlésre vonatkozó szabályokat az Alapszabály, illetve a Választási szabályzat tartalmazza.
Az Igazgatótanács (továbbiakban: Igazgatótanács vagy IT) Az Igazgatótanács általános feladatköre, hatásköre, felelőssége 4.2 Az Igazgatótanács a Pénztár ügyvezető szerve, amely a mindenkori hatályos jogszabályok, a Pénztár alapszabálya és a Küldöttközgyűlési határozatok keretei között köteles működni, és jogosult határozatot hozni minden olyan kérdésben, amelyben a Küldöttközgyűlés vagy más szerv nem rendelkezik kizárólagos hatáskörrel. 4.3 Az Igazgatótanács tagja e tisztségéhez tartozó tevékenysége közben az ilyen tisztséget betöltő személyektől általában elvárható gondossággal, illetve a pénztártagok érdekében különös gondossággal köteles eljárni, tevékenységét a Pénztár érdekeinek messzemenő figyelembevételével, a jogszabályok, az Alapszabály és a Küldöttközgyűlés határozatainak megfelelően köteles végezni. A kötelezettségei megszegésével a Pénztárnak okozott kárért a polgári jog szabályai szerint felelős. 4.4 Az Igazgatótanács feladatai a) Összehívja a Küldöttközgyűlést b) Összehívja a Rendkívüli Küldöttközgyűlést ba) ha a pénztár tagjainak legalább 10%-a, vagy pénztári tagjainak legalább 10%-át képviselő küldöttek – az ok és a cél megjelölésével – ezt írásban indítványozzák; bb) ha a Pénztár Ellenőrző Bizottsága az ok és a cél megjelölésével ezt írásban indítványozza; bc) ha az Igazgatótanács szükségesnek látja; bd) ha a Felügyelet elrendeli; be) ha a bíróság elrendeli; bf) ha az jogszabály alapján kötelező. c) Gondoskodik a Küldöttközgyűlés napirendjének és a hatáskörébe tartozó döntések előkészítéséről. d) Gondoskodik a Küldöttközgyűlés határozatainak végrehajtásáról. e) Kialakítja a Pénztár üzletpolitikáját. f) Elfogadja a hatáskörébe tartozó, a Pénztár szervezete működéséhez szükséges Szabályzatokat. g) Elfogadja a pénztár Számviteli Politikáját, a törvényben és jogszabályban előírt kapcsolódó Szabályzatokat. h) Kialakítja és a Szervezeti és Működési Szabályzatban rögzíti a Pénztár munkaszervezetére és működésére vonatkozó szabályokat, meghatározza a létszám és bérkeretet. Javaslatot tesz a Küldöttközgyűlésnek a kiszervezhető tevékenységek köréről. i) Dönt az ügyvezető alkalmazásáról, gyakorolja felette a munkáltatói jogokat, kinevezi és felmenti a főkönyvelőt, a helyettes ügyvezető(ke)t, az önsegélyező pénztári divízió vezetőt, elbírálja az ügyvezető tevékenységével kapcsolatos beadványokat és panaszokat. k) A Küldöttközgyűlés elé terjeszti a Pénztár éves és hosszú távú pénzügyi tervét, valamint az éves beszámolót. l) Gondoskodik a Pénztár könyveinek szabályszerű vezetéséről, az egyéb adminisztrációs, nyilvántartási feladatok elvégzéséről. Ezek végrehajtására a szükség esetén a kiszervezett tevékenységet végzővel megköti a szolgáltatási szerződést, biztosítja az abból a Pénztárra háruló feladatok elvégzését, a kiszervezett tevékenységet végzőt az általa végzett tevékenységről rendszeresen beszámoltatja. m) Dönt a befektetett pénztári eszközök letétkezelésének önálló letétkezelő szervezetre bízásáról. n) A vagyon kezelésének legfőbb irányítója, a vagyonkezeléssel kapcsolatos minden stratégiai döntés – így különösen a vagyon-, és letétkezelő kiválasztása és megbízása, a vagyonkezelési szerződésnek Pénztár részéről történő megkötése, módosítása és megszüntetése, a befektetési
politika elfogadása, módosítása, a vagyonkezelési irányelvek meghatározása – a hatáskörébe tartozik. o) Gondoskodik a Pénztár zavartalan működéséről. Ennek érdekében a Küldöttközgyűlés által elfogadott pénzügyi terv és a jogszabályok keretei között átcsoportosításokat hajthat végre, vagy javaslatot tesz a Küldöttközgyűlésnek az alapok átcsoportosítására. p) Dönt a Pénztár hitelfelvételéről. q) Határozhat szakértői bizottságok létesítéséről, meghatározva azok létszámára, feladatára, működésére és díjazására vonatkozó szabályokat, valamint ellátja ellenőrzésüket. r) Kinevezi a Pénztár képviselőit az Együttműködési Megállapodás által létrehozott Pénztári Koordinációs Bizottságba (PKB). A képviselők bizottsági munkájuk során kötelesek a Pénztár érdekeit szem előtt tartani, azokat a legmesszebbmenőkig képviselni. A Pénztár képviselői kötelesek a felmerült kérdésekben véleményüket egyeztetni, s vélemény eltérés esetén a határozathozatalt megakadályozni. Az IT a képviselők munkáját folyamatosan figyelemmel kíséri, és indokoltság esetén dönt a visszahívásukról. s) Ellenjegyzi a PKB ügyrendjét és az Együttműködési Megállapodás részeként kialakított arculati kézikönyvet. t) Az IT a PKB ajánlásait jóhiszeműen, konstruktívan kezeli, s azok végrehajtása érdekében a szükséges határozatokat meghozza, kivéve, ha azok a Pénztár érdekei jelentős sérelmét okoznák. Utóbbi esetben haladéktalanul értesíti az Együttműködési Megállapodást aláíró másik felet és a PKB elnökét, megjelölve azt a határozatot, amelyet a PKB ajánlásához legközelebb álló határozatként meg tud hozni. u) Az alapszabályban foglaltak szerint képviseli a Pénztárat harmadik személyekkel szemben, valamint bíróságok és más hatóságok előtt. t) Ellátja mindazon további feladatát, illetőleg gyakorolja mindazon hatáskörét, amelyeket jogszabály, az Alapszabály vagy jelen SzMSz meghatároz. Az Igazgatótanács működési rendje 4.5 Az Igazgatótanács működésére vonatkozó szabályokat, az általa elfogadott Ügyrend tartalmazza. (IT-21 Szabályzat)
Az Ellenőrző Bizottság 4.6 Az Ellenőrző Bizottság – a Küldöttközgyűlés által választott öt tagból álló - a Pénztár általános ellenőrző szerve. Az Ellenőrző Bizottság a jogszabályok rendelkezéseinek, valamint a Pénztár pénzügyi tervének és Alapszabályának és szabályzatainak betartása érdekében rendszeresen vizsgálja és ellenőrzi a Pénztár gazdálkodását, számvitelét, ügyvitelét, a pénztár fizetőképességének, bevételeinek és kiadásainak, eszközeinek és kötelezettségvállalásainak összhangját, működését. Az Ellenőrző Bizottság feladatai ellátása érdekében az ellenőrzési ütemterve szerint, de legalább évente egyszer a Pénztár kiszervezett tevékenységét is ellenőrzi. 4.7 Az Ellenőrző Bizottság Ügyrendjét – az Alapszabály és a vonatkozó jogszabályok keretei között - saját maga határozza meg, üléseinek és feladatának ellátását ebben önállóan szabályozza. (EB – 21 Szabályzat)
Választási Bizottság 4.8 A Választási Bizottság a Küldöttközgyűlés által választott tagokból álló bizottság, amelynek feladatait és működési szabályait az Alapszabály és függeléke tartalmazza.
Szakértői Bizottságok 4.9 Az Igazgatótanács az Alapszabály szerint szakértői bizottságot, bizottságokat hozhat létre, amelyek feladatait, hatáskörét és működésének szabályait a létrehozáskor meg kell határoznia.
A Pénztár végrehajtó szervei: az ügyvezető és az irányításával működő munkaszervezet Az ügyvezető 4.10 Az ügyvezető a Pénztárnál munkaviszonyban álló személy, aki felelős a Küldöttközgyűlés és az Igazgatótanács határozatainak végrehajtásáért, a Pénztár eredményes működéséért, folyamatos ügyviteléért és gyakorolja a Pénztár alkalmazottai felett a munkáltatói jogyokat azok kivételével, amelyeket az Alapszabály és az SZMSZ vagy a Küldöttközgyűlés vagy Igazgatótanács hatáskörébe utal. Felügyeli a kiszervezett tevékenységeket. 4.11 Az ügyvezető felett a munkáltatói jogokat az Igazgatótanács gyakorolja, annak keretében az Igazgatótanács dönt az ügyvezető alkalmazásáról és munkaviszonya megszűntetéséről. 4.12 Az ügyvezető feladatkörében eljárva a) Részt vesz a Pénztár képviseletének ellátásában a 3.14 pontban foglaltak szerint. b) felelős az Igazgatótanács és az Ellenőrző Bizottság határozatainak végrehajtásáért, Pénztár eredményes és jogszerű működéséért, Pénztár valamennyi tevékenységi körének átfogó operatív irányításáért, a folyamatos ügyviteléért, c) felelős a Pénztár fizetőképességének és kötelezettségeinek lejárati összhangjáért, d) felelős a Pénztár munkaszervezete belső szabályzatainak kialakításáért, e) felelős a vagyon-, illetve a letétkezelő ellenőrzéséért, f) felelős a Pénztár adatszolgáltatási kötelezettségeinek teljesítéséért g) gondoskodik a Küldöttközgyűlés, az Igazgatótanács, az Ellenőrző Bizottság üléseinek előkészítéséről, h) részt vesz a Küldöttközgyűlésen és az Igazgatótanács ülésein, továbbá – meghívás esetén – az Ellenőrző Bizottság ülésein, i) vezeti és irányítja a Pénztár munkaszervezetét, j) gyakorolja a Pénztár alkalmazottai felett a munkáltatói jogokat, kivéve a főkönyvelő, helyettes ügyvezető, önsegélyező pénztári divízió vezető munkaviszonyának létrehozása és megszüntetése, ezen munkakörökben lévő személyek tekintetében a munkaügyi intézkedések előtt minden esetben az IT elnökkel és a végelszámolóval, a belső ellenőr esetében az EB elnökkel is egyeztetni köteles, k) előkészíti az Igazgatótanács ülésére a Pénztár éves, közép és hosszú távú pénzügyi tervét, mérlegét és éves beszámolóját, l) feladata a Pénztár jövőképéhez, stratégiájához illeszkedő fejlesztési javaslatok kidolgozása, az elfogadott tervek végrehajtása, illetve koordinálása, m) feladata új piacok/ügyfelek és partnerek felkutatása és bekapcsolása a Pénztár tevékenységébe, n) feladata a pénztárpiac elemzése (konkurenciaelemzés) o) beszámol az Igazgatótanácsnak a tevékenységéről, p) kezdeményezheti az Igazgatótanács összehívását, q) az Igazgatótanács jogszabálysértő határozata esetén az Ellenőrző Bizottsághoz, illetve MNBhez fordulhat, r) kapcsolatot tart az MNB-vel és a pénztárak érdekvédelmi szervezeteivel s) ellátja a jogszabályokban, és az Igazgatótanács által ráruházott egyéb feladatokat a munkaszerződés és a munkaköri leírás alapján. t) dönt a munkavállalók kirendeléséről,
u) felügyeli a pénztár kommunikációs és tájékoztatási feladatainak ellátását, Belső ellenőr 4.13 Tevékenységét az Ügyvezető és az Ellenőrző Bizottság közvetlen irányítása mellett végzi. Kinevezése és felmentése esetén az Ellenőrző Bizottság egyetértése is szükséges. 4.14 Feladata: a) Ellenőrző Bizottság ellenőrzési tevékenységének támogatása, a folyamatba épített ellenőrzési tevékenység végzése. b) Belső Ellenőri feladatok ellátása, az ügyvezető irányítása mellett. E feladatának teljesítése során ellenőrzi a pénzügyi-számviteli tevékenységet, a bizonylati fegyelem betartását és az egyéb könyvviteli folyamatok jogszabályi előírásainak betartását. E tevékenységét a főkönyvelővel együttműködve, de tőle függetlenül végzi, az Ellenőrző Bizottság által jóváhagyott munkaprogram alapján. Titkársági asszisztens 4.15 Tevékenységét az ügyvezető közvetlen irányatása mellett végzi. Fő feladatai: a) A pénztár rész-küldöttközgyűléseinek, küldöttközgyűléseinek előkészítése, meghirdetése, megrendezése, jegyzőkönyv készítése b) Igazgatótanács, Ellenőrző Bizottság üléseinek előkészítése, meghívók kiküldése, előterjesztések megküldése, jegyzőkönyv készítése c) Jegyzőkönyvek nyilvántartása, archiválása d) A pénztár működésével összefüggő törvények, rendeletek, szabályzatok nyilvántartása a változások követése e) Személyügyi feladatok ellátása (munkaszerződés tervezetek készítése, pályáztatás, személyügyi anyagok nyilvántartása, munkaköri leírások nyilvántartása, személyi dossziék vezetése) f) Titkárságvezetés, személyre szóló bejövő-kimenő levelek iktatása nyilvántartása, írása, a beérkező számlák számlakísérő dokumentum-rendszerének koordinálása. Helyettes ügyvezető 4.16 Az ügyvezető közvetlen irányításával, munkaszervezet útján látja el feladatát.
személyesen,
illetve
az
általa
irányított
4.17 Feladata: a) a 4.24 pontban foglalt feladatok közül mindaz, amely feladattal az ügyvezető megbízza b) akadályoztatása esetén az ügyvezető teljes jogkörű helyettesítése c) a Pénztár tervezési és kontrolling tevékenységének irányítása d) adatvédelmi felelős feladatainak ellátása e) közreműködés az önsegélyező pénztári divízió vezető feladatainak ellátásában
Főkönyvelőség 4.18 A főkönyvelőség feladatait a Pénztár kiszervezett tevékenységként látja el, amelyet a helyettes ügyvezető (főkönyvelő) felügyel.
4.19 Az Ügyvezető, mint a Pénztár munkaszervezetének vezetője irányítást gyakorol a Pénztár könyvelői, ügyintézői tevékenysége felett is, ennek keretében utasítást adhat a Főkönyvelőnek, a kiszervezett tevékenységet végzőnek, illetve ellenőrizheti a tevékenységüket. Helyettes ügyvezető - Főkönyvelő 4.20 Az ügyvezető közvetlen irányításával, munkaszervezet útján látja el feladatát.
személyesen,
illetve
az
általa
irányított
4.21 Feladata: a) a 4.24 pontban foglalt feladatok közül mindaz, amely feladattal az ügyvezető megbízza b) akadályoztatása esetén az ügyvezető teljes jogkörű helyettesítése c) a pénzügyi- számviteli tevékenység irányítása, a kiszervezett tevékenységet végző szolgáltató ellenőrzése, beszámoltatása d) a pénzügyi-számviteli előírások és a bizonylati fegyelem betartása és betartatása, e) a könyvvitelhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások kialakítása, a számlarend és a számviteli bizonylati rend betartásával a mérlegvalódiság biztosítása, f) a zárlati munkák megszervezése, az éves beszámoló és vagyonkimutatás elkészítése, g) a leltározási munkák megszervezése, a leltáreltérések rendezésére javaslat készítése, a selejtezési jegyzőkönyvek elkészítése. h) kidolgozni és elkészíteni a Pénztár pénzforgalmi tervét a befolyó tagdíjak és a szolgáltatási, valamint az üzemviteli kiadások figyelembe vételével. i) megszervezni az állami költségvetéssel szemben fennálló kötelezettségek nyilvántartását és teljesítését. j) ellátni – az Ügyvezetővel együttesen – a Pénztár képviseletét az Adóhatóság előtt. k) követni a jogszabályi változásokat, felelős a Pénztár – az SzMSz mellékletében szereplő, az ő hatáskörébe tartozó - szabályzatainak elkészítéséért, folyamatos aktualizálásáért. l) részt venni a Pénztár informatikai rendszerének kialakításában, meghatározni a szoftverfejlesztések szakmai specifikációját. m) az Igazgatótanács és az Ügyvezető külön megbízása alapján egyéb munkák elvégzése, n) kapcsolattartás a Pénztár könyvvizsgálójával, o) a szolgáltató társaságokkal való kapcsolattartás és a szolgáltatók ellenőrzése szerződés szerint. A pénztárügyviteli szolgáltató 4.22 Feladata a) rögzíti és vezeti a Pénztár tagnyilvántartását, b) vezeti a pénztártagok egyéni számláit, c) nyilvántartja a Pénztár befektetéseit a vonatkozó jogszabályok előírásai szerint, d) vezeti a Pénztár könyveit különösen a következők szerint: Kimenő-bejövő számlák analitikus és főkönyvi könyvelése, egyeztetése, nyitott tételek pénzügyi teljesítésének nyilvántartása, elszámolási betétszámla kivonatok bizonylatainak könyvelése, pénztárbizonylatok könyvelése, egyéb elszámolások könyvelése, főkönyvi kivonat készítése, tárgyi eszköz egyedi nyilvántartás és amortizáció elszámolás, hozamok egyéni számlára könyvelése, (hozam felosztás tartalékok között), befektetések alapokra való felosztása, szolgáltatások teljesítésének könyvelése, e) éves számviteli zárlati munkák elkészítése és éves pénztári beszámoló (mérleg, eredménykimutatás) készítése, f) feldolgozásokat készít a vonatkozó jogszabályok, valamint a PSZÁF által előírt rendszeres beszámolási kötelezettségek teljesítéséhez, az előírt tervezési feladatok megoldásához,
g)
évente egyszer a tagok számára küldendő egyéni számlaértesítő és az adóbevalláshoz szükséges igazolás állományának elkészítése.
4.23 A szolgáltató nem jogosult a pénztár tagjaival és a MNB-vel való közvetlen kapcsolattartásra, nem feladata a fentieket meghaladó szóbeli és/vagy írásbeli adatközlés, adatszolgáltatás, eseti beszámoló készítés, levelezés.
Központi és területi pénztáriroda Önsegélyező pénztári (divízió) vezető 4.24 Az ügyvezető közvetlen irányításával, munkaszervezet útján látja el feladatát.
személyesen,
illetve
az
általa
irányított
4.25 Önsegélyező pénztári (divízió) vezető feladatai a) felügyeli a központi pénztáriroda, a területi pénztáriroda és az ügyfélszolgálati tevékenységet b) pénzgazdálkodás, a pénztár likviditásának folyamatos biztosítása, c) közreműködik a pénztár éves és hosszú távú tervének, a pénztár éves beszámolójának elkészítésében d) ellátni a küldöttközgyűlés, küldöttválasztó gyűlések összehívásával, lefolytatásával kapcsolatos feladatokat e) gondoskodni a tagok alapszabályban foglaltak szerinti tájékoztatásáról, f) előkészíteni a munkáltatói tagokkal és támogatókkal kötendő szerződéseket, g) tagszervezés felügyelete, h) pénztári szolgáltatások kifizetésének irányítása, i) kiszervezett szolgáltatás nyújtóval az adatforgalmazás felügyelete j) tagfelvétel ellenőrzése. k) felelős a vagyon-, illetve a letétkezelő ellenőrzéséért, l) panaszügyek intézése, m) felügyeli a Pénztár székhelyén dolgozók munkáját, közreműködik a szükséges munkaügyi nyílvántartások vezetésében, szükség szerint javaslatot tesz munkaügyi intézkedések alkalmazására n) a hatáskörébe tartozó szabályzatok aktualizálására javaslatot tesz o) gondoskodik a Határozatok könyvének vezetéséről Központi pénztáriroda 4.26 A Központi Pénztáriroda az önsegélyező pénztári divízió vezető közvetlen irányítása alatt végzi tevékenységét. 4.27 Az Ügyvezető mint a Pénztár munkaszervezetének vezetője, valamint az önsegélyező pénztári divízió vezető közvetlen irányítást gyakorol a Központi Pénztáriroda tevékenysége felett is, ennek keretében utasítást adhat az Központ Pénztáriroda bármely alkalmazottjának, illetve ellenőrizheti a tevékenységüket. 4.28 Az Központ Pénztárirodai dolgozók felett a munkáltatói jogokat az Ügyvezető gyakorolja. Az önsegélyező pénztári divízió vezető a munkáltatói jogok gyakorlására javaslatot tehet az Ügyvezető részére, ennek keretében kezdeményezheti a Központi Pénztáriroda munkaszervezetének átalakítását, létszámának növelését vagy csökkentését, bármely dolgozója részére szóló felmondást, bármely dolgozóval szemben fegyelmi eljárás lefolytatását, jutalmazást és fizetésemelést vagy csökkentést.
4.29 A Központ Pénztáriroda területen dolgozó alkalmazottak a munkaköri leírásuk- és az önsegélyező pénztári divízió vezető utasításainak megfelelően végzik e tevékenységgel kapcsolatos feladataikat. 4.30 A Központ Pénztáriroda munkarendjét az önsegélyező pénztári divízió vezető javaslata alapján az Ügyvezető határozza meg, ennek keretében dönt a napi munkaidőről, az esetleges túlmunkák elrendeléséről, valamint a szabadság kiadásáról. 4.31 A tevékenység az Igazgatótanács döntésétől függően kiszervezhető. 4.32 A Központi Pénztáriroda feladata: a) a Területi Pénztárirodák általános szakmai felügyelete, tájékoztató szakmai anyagok készítése, b) a Belépési nyilatkozatok záradékolásának felügyelete, a pénztár tagfelvételével, tagnyilvántartásával kapcsolatos bizonylatok kezelése, előkészítése záradékolásra, számítógépi feldolgozásra, c) az MNB-től, NAV-tól, az Igazgatótanácstól, Ellenőrző Bizottságtól, a Könyvvizsgálótól, az ügyviteli szolgáltatótól, az informatikai szolgáltatótól/rendszergazdától, stb. érkező információk elosztása a Területi Pénztárirodák irányában, belső ügyviteli feladatok megoldása,. d) Területi Pénztárirodák adatainak, információinak fogadása, gyűjtése, feldolgozása, továbbítása ügyviteli szolgáltató felé e) a hatáskörébe tartozó pénztártagokkal kapcsolatos ügyintézés, igényfeldolgozás, ki-, be és átléptetés koordinálása, tagok tájékoztatása f) a pénztárügyviteli szolgáltatóval, a vagyonkezelővel, letétkezelővel, számlavezető bankkal való együttműködés, a tag- és számlanyilvántartás, számítógépes ügyvitel, tervek, jelentések, beszámolók határidőre való elkészítése, befektetések, pénzkezelés, szolgáltatások elbírálásának felügyelete, kifizetésének tárgyában a) Ügyfélkapcsolati, PR, marketing és kommunikációs feladatok végzése b) Bejövő telefonos hívások megválaszolása, bonyolultabb szakterületi kérdések esetén megfelelő szakelőadóhoz továbbítja a megkereséseket. c) A beérkező elektronikus üzenetek szakszerű megválaszolása. d) A személyes ügyfélszolgálat teljeskörű és szakszerű ellátása, e) A pénztári alapdokumentumok (belépési nyilatkozatok, átlépési nyilatkozatok, adatmódosító lapok, kedvezményezett megnevezése, stb.) szakszerű feldolgozása. f) A beérkező reklamációk, panaszok kezelése, ezzel kapcsolatosan a vonatkozó szabályzat szerinti eljárás lefolytatása. g) Internetes oldal karbantartása, hírlevelek szerkesztése, kampányok, akciók és rendezvények megszervezése és lebonyolítása. h) Elektronikus és papíralapú szóróanyagok elkészítése, legyártatása, terjesztése. i) Pénztárról szóló prezentációk készítése és előadások tartása. j) A személyes és telefonos ügyfélszolgálat keretében szakszerű, bővebb, szakirányú kérdések megválaszolása. k) Munkáltatók, pénztártagok, érdeklődők, felügyeleti szervek felé, valamint rendezvényeken a Pénztár képviselet. l) PR és sajtókapcsolatok, pénztár kommunikációs terve végrehajtása. m) Közreműködés a szakterületi szabályzatok módosításában és az abban foglaltak végrehajtásában n) kapcsolattartás területi irodák képviselőivel, szükség szerint oktatásuk és tájékoztatásuk a pénztári folyamatokról. g) házipénztár kezelése. h) kapcsolattartás a könyvelést bonyolító külső szervezettel i) a könyvelési bizonylatok előkészítése adatfeldolgozáshoz, j) a pénztár szolgáltatásának ügyintézése, k) készletgazdálkodás
l) írott és elektronikus bizonylatok forgalmazása ügyviteli szolgáltatóval, bankkal, területi irodákkal m) egyéb általános ügyviteli feladatok ellátása, mint pl. levélírás, postabontás, bankügyintézés, stb. Területi Pénztáriroda, területi ügyintéző 4.33 Területi Pénztárirodák működnek a Pénztár működési körébe tartozó egyes gazdasági társaságoknál, melyek felsorolását a 2. sz. melléklet tartalmazza. 4.34 A Területi Pénztárirodák (területi ügyintézők) feladatai: a) tagsági viszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos meghatározott feladatok ellátása, b) a tagi törzsadatok kezelése, c) a szolgáltatások biztosításával kapcsolatos meghatározott feladatok ellátása.
Alkalmazottakra vonatkozó előírások 4.35 Az ügyvezető, a helyettes ügyvezető(k), a főkönyvelő, az önsegélyező pénztári divízió vezető irányításával, az Igazgatótanács ellenőrzése mellett az alkalmazottak feladatukat, tevékenységüket részletes munkaköri-leírás alapján, az abban foglaltak szerint végzik 4.36 A munkaszervezet tagjai feladatkörükben az általában elvárható gondossággal kötelesek eljárni. 4.37 Tevékenységüket a Pénztár érdekeinek messzemenő figyelembevételével a jogszabályok, az Alapszabály és a Küldöttközgyűlés határozatainak megfelelően kötelesek végezni. Feladatkörükben a kötelezettségeik megszegésével a Pénztárnak okozott kárért a polgári jog és a Munkatv. általános szabályai szerint felelősek. 4.38 Az alkalmazottak által ellátott tevékenységek az Igazgatótanács döntésétől függően kiszervezhetőek.
Vagyonkezelés 4.39 A Pénztár a kockázatok mérséklése és az egyoldalú függősség megelőzése érdekében befektetéseit minden esetben köteles befektetési eszközcsoportok szerint megosztani. A Pénztár a vagyonkezelést az Öpt.-ben meghatározott feltételekkel végezheti önállóan, vagy azzal megbízhat e tevékenységre feljogosított szervezetet (a továbbiakban: Vagyonkezelő). A Pénztár azon vagyonelemek vonatkozásában, amelynek kihelyezése lehetséges, Vagyonkezelőt alkalmaz. A Vagyonkezelővel kötött szerződés és annak módosítása csak írásban érvényes. A Vagyonkezelővel kötendő szerződésben rendelkezni kell az átadott vagyon kezeléséről, nyilvántartásáról, rendszeres értékeléséről, valamint a befektetési előírások betartásáról, és mindazokról, amelyet a vonatkozó jogszabályok kötelezően előírnak. Az egyéb részletszabályokat a Befektetési Politika tartalmazza.
A Pénztár adminisztrációjának és nyilvántartási, valamint beszámolási kötelezettségének főbb szabályai 4.40 A Pénztár a hatályos jogszabályi keretek között adminisztrációs és nyilvántartási feladatainak ellátását – szerződéses keretek között – e tevékenységgel üzletszerűen foglalkozó szervezethez (szolgáltatóhoz) kihelyezheti vagy a tevékenységet kiszervezheti. A szolgáltatókkal a szerződések megkötésére, feltételei meghatározására az Igazgatótanács jogosult. 4.41 E pont értelmében kihelyezés, kiszervezés alatt az Alapszabályban meghatározott fogalmakat kell érteni.
Információ technológiai kapcsolatok (Informatika) 4.42 A Pénztár információ technológiával kapcsolatos feladatainak elvégzésére munkavállalót alkalmazhat, vagy ezirányú tevékenységét az Öpt. 40/D. § alapján kiszervezheti. A döntés módosításáig a Pénztár ezen tevékenységet külső vállalkozókkal kötött szerződés keretében végezteti. 4.43 Az információ technológiai feladatok irányítása közvetlenül az ügyvezető hatáskörébe tartozik. 4.44 Az információ technológia működéséért felelős munkavállaló, vagy vállalkozás feladata a) a Pénztár szervereinek, munkaállomásainak, hálózati eszközeinek, távközlési kapcsolatainak és szoftvereinek az információ biztonsági előírások szerint történő üzemeltetése, b) kapcsolattartás az adatszolgáltatókkal és a szoftverfejlesztőkkel, c) a Pénztár adminisztrációját támogató számítógépes rendszerek és szoftverek felügyelete és folyamatos fejlesztése, d) javaslat tétel eszközök beszerzésére, fejlesztésére. 4.45 A feladatot munkaviszony keretében ellátó munkatárs feladatát a részletes munkakörileírás alapján látja el, kiszervezés esetén a szerződésben kell rendelkezni róla. 4.46 Kiszervezés esetén a szerződésnek tartalmazni kell a kiszervezésre és az informatikai rendszer védelmére vonatkozó legfontosabb jogszabályi előírásokat.
Jog 4.47 A Pénztár jogi feladatait külső megbízott látja el az ügyvezető közvetlen irányításával.
V. fejezet A Pénztár működése 5.1. A tevékenységekre bontott működés folyamatait és az irányítási funkciók elhatárolását a döntési hatáskör megosztási táblázat tartalmazza. A táblázatban alkalmazott jelölések D - döntés I - információszolgáltatás V - feladat végrehajtás A táblázat rovatainak tartalma:
E - ellenőrzés, irányítás, döntés előkészítés R - részvétel
1 - Tevékenység, folyamat 2 - Küldöttközgyűlés 3 - Igazgatótanács 4 - Ellenőrző Bizottság 5 - Könyvvizsgáló 6 – Ügyvezető és közvetlenül általa irányított szervezet 7 – Helyettes ügyvezető 8 – Helyettes ügyvezető (főkönyvelő és közvetlenül általa irányított szervezet 9 – Önsegélyező pénztári divízió vezető 10 – Központi Pénztáriroda 11 - Területi Iroda
Döntési hatáskör megosztási táblázat 1 1. Tervezés 1.1 Hosszú távú gazdálkodási terv elkészítése 1.2 Éves gazdálkodási terv elkészítése 1.3 Létszámterv 1.4 PR terv 1.5 Befektetési terv 1.6 Külső források, munkáltatói, támogatói szerződések 1.7 Szervezeti, működési fejlesztés 1.8 Alapszabály módosítás 1.9 Szolgáltatások fejlesztése 1.10 Kiegészítő vállalkozási tevékenység fejlesztése 1.11 Egyesülés, szétválás, csatlakozás, stratégiai szerződés 2. Pénztárüzem, gazdálkodás 2.1 Tagok felvétele, ki-és átléptetése 2.2 Könyvvezetés, adatszolgált. könyvvezetéshez 2.3 Beszámoló a Pénztárfelügyelet számára 2.4 Befektetések bonyolítása 2.5 Alapok előírás szerinti arányainak tartása 2.6 Likviditás biztosítása 2.7 Pénzgazdálkodás 2.8 Készletgazdálkodás 2.9 Házipénztár kezelés 2.10 Kapcsolattartás pénztártagokkal 2.11 Szolgáltatási igény elbírálása 2.12 Szolgáltatás bonyolítása 2.13 A működéssel kapcs. szerződések megkötése
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
D D D
E,V E,V E,V D,E D,E D
E E
E E
R,V R,V R,V R,V
R,V R,V R,V
E E
E
E,V E,V E,V E,V E,V D,V
R,V R,V R,V R,V R,V R,V
I I I I,R I I
I
V,E V,E E D E
E E E E
I,V I,V E,I E,I E,I
R,V R,V
R,V R,V R,V
I I I
I
R,V
R
R,V R,V R,V R,V R,V R,V V E,R,V E
I,R,V I,R,V I,R
D D D D
E E
R,V
R,V
R,V
D D D
E E E E E E E E E
D
E
E D,E D,E D,E D,E D,E D,E D D D D,E,R
R,V R,V R,V R,V E,R,V E,R,V E
E,R,V E,R,V R,V
R,V
I V I,V I,V I,R,V I,R,V I,R,V R,V
A Pénztári ügyviteli és információs rendszer számítógépi támogatása 5.2.
A Pannónia Önsegélyező Pénztár ügyviteli szolgáltatót alkalmaz.
5.3. Az ügyviteli feladatok döntési táblázat szerinti megosztásával összhangban a számítógép hálózat elemei illetve az ügyviteli programcsomag moduljai a feladatmegosztás szerint területileg és szervezetileg decentralizált módon kerültek telepítésre. 5.4.
Az ügyviteli program moduljainak telepítését az alábbi táblázat mutatja be.
Tag-nyilvántartás Egyéni számla-nyilvántartás
Központi Pénztáriroda 2/Ö 2/Ö
16
Területi Pénztáriroda 1/R 2/R
Ügyviteli szolgáltató 2/Ö 1/Ö
V
I,V I,V I
2/Ö Szolgáltatás nyilvántartás Befizetés fogadás 1/Ö Befektetés nyt. 1 Utalványozás, szolg. teljesítés 1/Ö Könyvelés Tervezés 1 Beszámoló készítés 1 Adóigazolás Támogatás nyt. 1 Jelmagyarázat 1- az adat / információ keletkezésének, elsődleges tárolásának helye 2 - az adat másodlagos tárolásának helye R - részleges adatállomány (az adott terület adatai)
1/R 2/R 2/R
2/R
2/Ö 2/Ö 2 2/Ö 1 E E 1/E
Ö - összes adat E - Előkészítő / kiinduló adatállomány
A Pénztár pénztártagokat érintő, legfontosabb folyamatainak működése Tagsági viszony létesítése (Tagfelvétel) 5.5. A tagfelvétel lebonyolítását mind a területi, mind a központ iroda végzi, függően attól, hogy mely munkáltatóhoz tartozik a belépni szándékozó személy. 5.6. A tagfelvétel alapdokumentuma a belépési nyilatkozat. Ezt a nyomtatványt a belépni kívánó két példányban tölt ki és nyújtja be a munkahelye szerint illetékes pénztárirodának. 5.7. Az átvevő pénztári munkatárs ellenőrzi a kitöltés helyességét, a két példány egyezőségét. Kitöltési, értelmezési hiba esetén közreműködik a dokumentum kitöltésében. 5.8. A hibátlanul kitöltött belépési nyilatkozatot a munkatárs átveszi és a benne foglalt adatokat rögzíti a tagnyilvántartó rendszerben. A hibátlan, tagi azonosítóval ellátott belépési nyilatkozat mindkét példányát záradékolásra megküldi a központi iroda részére. A belépési nyilatkozat átvételétől számított 30 napon belül megtörténik a záradékolás a központi irodában. 5.9. Az illetékes irodai ügyintéző gondoskodik róla, hogy a záradékolt, tagi azonosító számmal ellátott Belépési nyilatkozatot – mint tagsági okiratot – és az Alapszabály egy példányát a pénztártag megkapja. 5.10. A záradékolt belépési nyilatkozat másolatát az ügyintéző minden hónap utolsó munkanapján átadja a Munkáltató humánpolitikai szerve részére. Ez alapján a munkaügyi adatbázisba rögzítésre kerül az önsegélyező pénztártagság ténye annak érdekében, hogy a társaság a Pénztárral kötött munkáltatói szerződésnek megfelelően a tagdíj hozzájárulást (munkáltatói hozzájárulás) utalni tudja. 5.11. A záradékolás időpontja minden hónap első napja, amikortól a tag várakozási ideje és tagdíjfizetési kötelezettsége elkezdődik.
17
5.12. Más önsegélyező pénztárból a Pannónia Önsegélyező Pénztárba átlépő tag tagfelvételének ügyvitele megegyezik az előzőekben leírtakkal, ezen kívül tájékoztatást kell adni arról az átlépőnek, hogy a Pannónia Önsegélyező Pénztár által záradékolt belépési nyilatkozat egy másolati példányának mellékelésével kell kérelmeznie az őt megillető összeg átutalását az előző pénztárból a Pannónia Önsegélyező Pénztár bankszámlájára. Tagi törzsadatok kezelése 5.13. A területi pénztáriroda ügyintézőjének feladata a belépő tag törzs- és kiegészítő adatainak webes felületen való rögzítése, az új tag számára pénztári azonosító kiadása. A pénztári azonosítókat a webes felületen kezelendő rendszer automatikusan generálja. Ezt követően a belépési nyilatkozatok irattározásra kerülnek. Az eredeti dokumentumot az illetékes pénztáriroda őrzi. 5.14. A webes felületen az egyenleg lekérdezéséhez szükséges jelszót a pénztártagnak kell megkérnie a központi irodától írásban. 5.15. Amennyiben a belépési nyilatkozat kitöltése és záradékolása után bármilyen változás történik a pénztártag adataiban, annak közlésére az „Adatváltozási értesítő” lap szolgál (megtalálható: a pénztár honlapján). Az adatváltozás bejelentésének minden eseten írásban kell történnie és a változás-bejelentő lap lefűzése kötelező a tag belépési nyilatkozata mellé. Ez a bizonylata az irodai ügyintézőnek, mely alapján el kell végeznie az adatmódosítást a pénztár adatbázisában. 5.16. Amennyiben az adatváltozás bejelentése, majd rögzítése valamely területi irodán történik, az „Adatváltozási értesítő” egy másolati példányát meg kell küldeni (lehet faxon, e-mailen vagy postán) a központi pénztáriroda számára tájékoztatásul. 5.17. A területi pénztárirodák tagi törzsadat-változása a webes felület használata óta automatikusan frissül, így a központi irodában azonnal látható minden változtatás. Külön adatcsere ebből fakadóan nem szükséges. Tagsági viszony megszüntetése 5.18. A tagsági viszony megszüntetésének eljárásrendjét a Szolgáltatási szabályzat, valamint a Szolgáltatási szabályzatban foglaltak és a tagokkal való elszámolás eljárási rendje (IT-31) tartalmazza, az illetékesek annak figyelembevételével járnak el. A kilépő tag ügyvitele 5.19. A Pénztárból kilépni szándékozó tag az illetékes irodához kell, hogy benyújtsa a kilépési nyilatkozatot (megtalálható: a pénztár honlapján). Az ügyintéző a szabályzatnak megfelelően a bejelentés napján a tagi törzsben rögzíti a kilépett státuszt. Amennyiben a bejelentés a területi irodán történik, a kilépési nyilatkozat eredeti példányát meg kell küldeni a központi pénztáriroda számára.
18
5.20. A bejelentést követő 15 napon belül a központi iroda lejelenti az elszámolandó tagok névsorát az Ügyviteli szolgáltató felé. Az elszámolás csak abban az esetben lehetséges az említett 15 napon belül, amennyiben az érintett pénztártag számára a munkáltató nem utal tagdíjat, vagy a pénztártag nem igényel adott időn belül szolgáltatást. 5.21. Az Ügyviteli szolgáltató elkészíti az elszámolást, melyről tájékoztatja a központi irodát. Az Ügyviteli szolgáltatóval történt egyeztetés, majd elszámolás után a központi iroda utalja a szükséges összeget, majd az elszámolásról értesítőt küld az érintett pénztártagok részére. Átlépés más önsegélyező pénztárba 5.22. A Pannónia Önsegélyező Pénztárból másik önsegélyező pénztárba átlépni szándékozó tag az illetékes irodához kell, hogy benyújtsa az átlépési nyilatkozatot (megtalálható: Alapszabályához kapcsolódó 2. sz. melléklet, a Szolgáltatási szabályzat nyomtatványai között vagy a pénztár honlapján). 5.23. Az ügyintéző akkor fogadja be ezt a nyilatkozatot, ha a tag mellékelte a befogadó pénztár által záradékolt belépési nyilatkozat másolatát, majd a fenti szabályzatnak megfelelően a bejelentés napján a tagi törzsben rögzíti az átlépő státuszt. 5.24. Amennyiben a bejelentés a területi irodán történik, az átlépési nyilatkozat eredeti példányát meg kell küldeni a központi pénztáriroda számára. 5.25. A bejelentést követő 15 napon belül a központi iroda lejelenti az elszámolandó tagok névsorát az Ügyviteli szolgáltató felé. Az elszámolás csak abban az esetben lehetséges az említett 15 napon belül, amennyiben az érintett pénztártag számára a munkáltató nem utal tagdíjat, vagy a pénztártag nem igényel adott időn belül szolgáltatást. 5.26. Miután a központi iroda egyeztetett a befogadó pénztárral - az Ügyviteli szolgáltató elkészíti az elszámolást, melyről tájékoztatja a Központi irodát. Az Ügyviteli szolgáltatóval és a befogadó pénztárral történt egyeztetés, majd elszámolás után a központi iroda utalja az egyéni számlán lévő összeget, majd kinyomtatja és postázza az elszámolásról az értesítőt. 5.27. Ez követően a központi iroda tájékozató levelet küld a befogadó pénztárnak az átutalt összegről. Átlépés nyugdíjpénztárba (nyugdíjazás esetén) 5.28. A Pannónia Önsegélyező Pénztárból nyugdíjpénztárba átlépni szándékozó tag az illetékes irodához kell, hogy benyújtsa az Átlépési nyilatkozatot (megtalálható: Alapszabályához kapcsolódó 2. sz. melléklet, a Szolgáltatási szabályzat nyomtatványai között vagy a pénztár honlapján). 5.29. Az ügyintéző akkor fogadja be ezt a nyilatkozatot, ha a tag mellékelte a nyugdíjhatározatot a nyugdíjjogosultságról (ügyintéző másolja le és hitelesíti), majd a fenti szabályzatnak megfelelően a bejelentés napján a tagi törzsben rögzíti az átlépő státuszt. 5.30. Amennyiben a bejelentés a területi irodán történik, a átlépési nyilatkozat eredeti és a nyugdíjhatározat hitelesített másolati példányát meg kell küldeni a központi pénztáriroda számára. 19
5.31. A központi iroda befogadó nyilatkozatot kér a nyugdíjpénztártól az érintett tagokkal kapcsolatosan. 5.32. A bejelentést követő 15 napon belül a központi iroda lejelenti az elszámolandó tagok névsorát az Ügyviteli szolgáltató felé. Az elszámolás csak abban az esetben lehetséges az említett 15 napon belül, amennyiben az érintett pénztártag számára a munkáltató nem utal tagdíjat, vagy a pénztártag nem igényel adott időn belül szolgáltatást. 5.33. Ezt követően az Ügyviteli szolgáltató elkészíti az elszámolást, melyről tájékoztatja a központi irodát. Az Ügyviteli szolgáltatóval és a nyugdíjpénztárral történt egyeztetés, majd elszámolás után a központi iroda átutalja az egyéni számlán lévő összeget a nyugdíjpénztárba, majd az elszámolásról értesítőt küld a pénztártag részére. 5.34. Ez követően a központi iroda tájékozató levelet küld a nyugdíjpénztárnak az átutalt összegről. Ügyvitel pénztártag elhalálozása esetén 5.35. A munkáltató adatszolgáltatása vagy családtag bejelentése alapján értesül az irodai ügyintéző a pénztártag haláláról. Ezt követően ellenőrzi, hogy a pénztártag jelölt-e meg kedvezményezettet. Ha jelölt, akkor 3 munkanapon belül kiküldi a „Kedvezményezett/Örökös nyilatkozata” elnevezésű nyomtatványt az érintettnek (megtalálható: Alapszabályához kapcsolódó 1. sz. melléklet, a Szolgáltatási szabályzat függelékei között vagy a pénztár honlapján) és felhívja a figyelmét, hogy 30 napon belül küldje vissza a kitöltött nyilatkozatot és a halotti anyakönyvi kivonat másolatát. E bizonylatok kézhezvétele után rögzíti a tagi törzsadatokban az elhalálozás tényét. 5.36. Amennyiben az elhalálozás valamely területi irodához tartozó területen történik, az alábbi dokumentumok megküldése szükséges a központi iroda számára: - halotti anyakönyvi kivonat másolata - „kedvezményezett/örökös nyilatkozata” eredeti példánya 5.37. Kedvezményezett megjelölésének hiányában az egyéni számla végösszege csak abban az esetben fizethető ki a hátramaradottaknak, amennyiben jogerős hagyatéki végzést nyújtanak be a pénztárhoz. Ez esetben is ki kell tölteni a „kedvezményezett/örökös nyilatkozata” nyomtatványt. Ezen dokumentumok beszerzése az illetékes területi iroda feladata. Pénztártag munkaviszonya megszűnésének kezelése 5.38. A Pénztárral munkáltatói szerződésben lévő munkáltatónál történő munkaviszony megszűnése esetén, a munkáltató adatszolgáltatása alapján, az irodai ügyintéző rögzíti a munkaviszony megszűnésének tényét. Ezt követően kinyomtatja a rendszerből a felkínált nyomtatványokat és tájékoztató levelet, melyet kipostáz a tag részére. 5.39. Amennyiben a tag nem küldi vissza az alábbi nyilatkozatok egyikét: - egyéni tagdíjfizetési nyilatkozat - szüneteltetési kérelem - kilépési nyilatkozat 20
- átlépési nyilatkozat a Pénztár a munkaviszony megszűnését követő hat hónap elteltével – az Alapszabályban foglaltak szerint – elindítja az elszámolási folyamatot tagdíj nem fizetés miatt. 5.40. Amennyiben a pénztártag visszaküldi a fenti nyilatkozatok valamelyikét, az adott területi iroda a központi irodától kódot kér a tagi státusz módosításához írásban. A kód segítségével módosítja a tagi státuszt a beküldött dokumentumnak megfelelően. A lepecsételt és aláírt dokumentumot megküldi a központi iroda részére további ügyintézésre. Szolgáltatások biztosítása Szolgáltatások elbírálása 5.41. A pénztári szolgáltatások igénylésének, elbírálásának, dokumentálásának szabályait, felelősségi rendszerét részletesen leírja a Szolgáltatási szabályzat, valamint a Szolgáltatási szabályzatban foglaltak és a tagokkal való elszámolás eljárási rendje (IT-31). 5.42. Az ügyintézők a szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok végzése során egyrészt alkalmazzák a Szolgáltatási szabályzat előírásait, másrészt az alábbi eljárásrendet: Benyújtott szolgáltatási igény és dokumentumainak ellenőrzése 5.43. Ellenőrizni kell, hogy a benyújtott szolgáltatási igény és a csatolt dokumentumok megfelelnek-e az Alapszabály és a Szolgáltatási szabályzat előírásainak, valamint jogosult-e a tag a szolgáltatásra. 5.44. Ha nem felel meg az előírásoknak, akkor egyeztetés, hiánypótlásra való felhívás szükséges. 5.45.
Ha megfelel az előírásoknak, akkor jóváhagyja az igénylést, melyet aláírásával igazol. Jóváhagyott szolgáltatási igények rögzítése a webes felületen
5.46. A megfelelő menüpontba való belépést követően a szolgáltatás(ok) felrögzíthetők. Ha több szolgáltatás is rögzítésre kerül egy adott tag számára, akkor a szolgáltatás végösszegét nem írja be automatikusan a rendszer, de a beírt összeget a program ellenőrzi. Ha nem lenne megfelelő az összeg, a program jelzi és szükséges a javítás elvégzése. 5.47. Ezen kívül a Szolgáltatási szabályzatban rögzített minimum-maximum stb. korlátok, egyéb előírások ellenőrzését is elvégzi a program. 5.48. Az el nem számolható tételeket az illetékes területi iroda felvezeti az erre a célra létrehozott „megjegyzés” rovatba.
21
5.49. A „Határozat” mező akkor válik aktívvá, ha az ellenőrzések nem találnak hibát. Ekkor véglegesíthető a rögzített igény, meghozható a határozat. Ezt követően kinyomtatható a „Jóváhagyott szolgáltatás” megnevezésű nyomtatvány, mely hozzácsatolandó a tag által leadott számlákhoz, illetve dokumentumokhoz. Kérésre a tagnak kiadandó, de minden esetben az eredeti számlára fel kell vezetni, hogy pénztárunknál már elszámolva. A pénztárnál maradt másolati példány mindenféleképpen az ügyintéző által hitelesített példány legyen, megjelölve, hogy miért lett kiadva a tag részére. 5.50.
A területi iroda tárgy hónap 15-ik napján 24 óráig rögzítheti a beadott szolgáltatásokat.
5.51. A pénztár az utalásokat lehetőség szerint, de legalább havonta teljesíti, illetve ha azt a határidők úgy kívánják meg, ettől eltérő gyakorisággal is teljesíthető utalás. 5.52. Ezt követően csak a központi iroda adhat engedélyt a területi irodának a már felrögzített tételek javítására. Feladatok a Központi iroda felé 5.53. A jóváhagyott, felrögzített szolgáltatások dokumentumait a központi irodába szükséges felküldeni az ellenőrzéshez, mellékelve egy összesítő listát („beérkezett, felrögzített szolgáltatási igények”) a rögzített igényekről. A központi irodához beküldendő igényeket a tagi azonosító szerint, emelkedő sorrendbe kell benyújtani. 5.54. A rögzített szolgáltatások ellenőrzése után a központi iroda utasításai szerint az ügyintéző elvégzi a szükséges javításokat és pótolni a hiányzó dokumentumokat, majd megküldeni azokat a központi iroda részére. 5.55.
A szolgáltatások utalása csak a beérkezett hiánypótlások és javítások után lehetséges. A Pénztár munkarendje, ügyfélszolgálat, a panaszok kezelése
5.56.
A pénztár munkarendjét a Munkaügyi Szabályzat (IT-23) határozza meg.
5.57.
Az ügyfélszolgálati rendet a Panaszkezelési Szabályzatban (IT-33) kell meghatározni.
5.58. A pénztártagok reklamációját, panaszait a Panaszkezelési Szabályzatban (IT-33) foglaltak szerint kell intézni. Egyéb eljárások 5.59. Az SzMSz korábbi fejezeteiben nem részletezett eljárások részletes szabályait a Pénztár adott folyamatra vonatkozó szabályzatai tartalmazzák, amelyek az SzMSz mellékletét képezik. A 2. számú melléklet tartalmazza a Pénztár szabályzatainak felsorolását, az elfogadó testületek megnevezését és a szabályzatok folyamatos követésével megbízott felelősöket.
22
1. számú melléklet A Pénztár belső utasításai
A pénztár működésével kapcsolatosan az alábbi belső szabályzatok vannak kötelező jelleggel érvényben az egyes rendszeresen ismétlődő és a folyamatos tevékenységek szabályozására: Alapszabály (1. sz. melléklete: Szolgáltatási szabályzat, 2. sz. melléklete: Választási szabályzat, 3. sz. melléklete: Egyéni számlaértesítő) (KGY-1) Befektetési politika (IT-51) Belső ellenőrzési szabályzat (IT-29) Ellenőrző Bizottság ügyrendje (EB-21) Eszközök és források értékelési szabályzata (IT-441) Eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata (IT-442) Eszközök és források selejtezési szabályzat (IT-443) Etikai szabályzat (IT-22) Hozamfelosztási szabályzat (IT-53) Igazgatótanács ügyrendje (IT-21) Iratkezelési szabályzat (IT-24) Munkaügyi szabályzat (IT-23) Panaszkezelési szabályzat (IT-33) Pénzkezelési szabályzat (IT-47) Pénzmosási szabályzat (IT-28) Pénztári alapok képzésének szabályzata (IT-52) Számlarend (IT-42) Számviteli politika (IT-41) Szervezeti és működési szabályzat – SZMSZ (IT-1) A Szolgáltatási szabályzatban foglaltak és a tagokkal való elszámolás eljárási rendje (IT-31) Ügyviteli és adatforgalmazási szabályzat (IT-25) IBSZ – Informatikai Biztonsági Szabályzat BA – Bizonylati Album IBU 01 – Informatikai kockázatok IBU 02 – Adatok osztályozása, rendszerek besorolása IBU 03 – Mentés IBU 04 – Vírusvédelem IBU 05 – Archiválás IBU 06 – Fizikai biztonság IBU 07 – Rendszerhozzáférések IFU 01 – Fejlesztési igények kezelése IFU 02 – Fejlesztések lebonyolítása IMK – Informatikai Működésfolytonossági és Katasztrófaterv IS – Informatikai Stratégia IÜU 01 – rendszermonitorozás IÜU 02 – Válságkezelés IÜU 03 – Konfigurációkezelés
23
IÜU 04 – Szoftvergazdálkodás IÜU 05 – Incidensek kezelése A kidolgozásért, nyomon követésért és karbantartásért felelős személyek Felelős EB elnök Ügyvezető
Szabályzat EB-21 KGY-1; IT-1, IT-21, IT-22, IT-23, IT-51, IT-53,
Belső ellenőr Helyettes ügyvezető – főkönyvelő Helyettes ügyvezető Önsegélyező pénztári (divízió) vezető
IT-29 IT-441, IT-442, IT-443, IT-41, IT-42, IT-47 IT-28, IT-33 IT-24, IT-25 IT-31 IT-52 IBSZ, BA, IBU-01, IBU-02, IBU-03, IBU-04, IBU-05, IBU-06, IBU-07, IFU-01. IFU-02, IMK, IS, IÜU-01, IÜU-02, IÜU-03, IÜU-04, IÜU-05,
A pénztár szabályzatait (a KGY-1 és az EB-21 kivételével) az Igazgatótanács hagyja jóvá. A belső szabályzatok, az elnöki/ügyvezetői utasítások és értesítések a pénztár valamennyi tisztségviselőjére és alkalmazottjára, valamint az adott ügyben érintett külső munkatársakra kötelező érvényűek.
24
2. sz. melléklet
Szerződéses munkáltatók, Területi Pénztárirodák* (szerződésszám feltüntetésével, 2013. október 01-i állapot szerint) 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Paksi Atomerőmű Zrt * Vértesi Erőmű Zrt * Dorog-Esztergom Erőmű Kft * MVM Magyar Villamos Művek Zrt (MVM Zrt) * MVM GTER Gázturbinás Erőmű Zrt * MAVIR Magyar Villamosenergia-ipari Átviteli Rendszerirányító Zrt
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
Tatabánya Erőmű Kft * Tiszavíz Vízerőmű Kft * MVM Partner Energiakereskedelmi Zrt * Mátrai Erőmű Zrt * Országos Villamostávvezeték Zrt (OVIT Zrt) * AES-Tisza Erőmű Kft AES Borsodi Energetikai Kft Dunamenti Erőmű Zrt MVMI Informatikai Zrt * MVM Kontó Zrt ** Budapesti Erőmű Zrt *
7.
19. 20. 21.
22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45.
Dunántúli Villamosenergia-ipari Szakszervezet (DUVISZ) **
MVM Trade Zrt (volt MVM Villamosenergia Ker. Zrt, összeolvadt az MVM Partnerrel) ** EDF DÉMÁSZ Zrt DÉMÁSZ Primavill Kft
EDF Energia Hungária Kereskedelmi Kft (volt D-Energia Kft) ** HEBÜ Kft ** DÉL-ÁSZ Autó Kft **
EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft EDF DÉMÁSZ Partner Kft Kőbányahő Kft * Egyesült Villamosenergiaipari Dolgozók Szakszervezete/EVDSZ (volt VDSZSZ) Dalkia Energia Zrt * Római Irodaház Kft * VILLKESZ Villamosipari Kereskedelmi és Szolgáltató Kft * Bakonyi Villamos Művek Termelő Zrt (volt Bakonyi Kombiciklus Kft) * Mátrai Villamos Művek Termelő Zrt * MVM-ADWEST * PETROLSZOLG Karbantartó és Szolgáltató Kft MOL Nyrt O.K.F.T Kft – Olajipari Karbantartó Fejlesztő és Tervező Kft Damján és Kozma Bt UNISZOV Kft FGSZ Földgázszállító Zrt E-ON Gazdasági Szolgáltató Kft Geofizikai Szolgáltató Kft Tiszai Vegyi Kombinát MOL-LUB Kft HUPX Magyar Szervezett Villamosenergia-piac Zrt
25
46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58.
Promtávhő Szolgáltató Kft Magyar Gáz Tranzit Zrt MVM NET Távközlési Szolgáltató Zrt EHP Zrt – Első Hazai Pénztárszervező és Működtető Zrt EUROCONTO Szolgáltató Kft MVM Paks II Atomerőmű Fejlesztő Zrt Comtech Kft Pannónia Nyugdíjpénztár Primo-Conto Kft Győr–Sopron–Ebenfurti Vasút Zrt. (GYSEV Zrt) Wienerberger Zrt MVM Társaságcsoporti Szakszervezeti Szövetség (MVM TSZSZ) Bicskei Egészségügyi Központ
9001 9002
MÁV Zrt MÁV- Start Zrt
9005 9006 9007 9008 9009 9010 9011
Rail Cargo Hungaria Zrt MÁV Vagyonkezelő Zrt MÁV Ingatlankezelő Kft VPE Kft. ** Záhony Port Zrt KTI Nonprofit Kft MÁV Felépítménykarbantartó és Gépjavító Kft (MÁV FKG Kft) BILK-TRANS Kft ** MÁVTRANSSPED Kft. ** Pannónia Önsegélyező Pénztár (volt Liga Önsegélyező Pénztár) Vasútvillamosító Kft Vasutas Önsegélyező Pénztár (VÖKKÖP) ** VDSZSZ Szolidaritás
9003 9004
9012 9013 9014 9015
9016 9017
MÁV Trakció Zrt (egyesült a MÁV-Start Zrt-vel) ** MÁV Gépészet Zrt (egyesült a MÁV-Start Zrt-vel) **
* Az egy csillaggal megjelölt munkáltatóknál alkalmazásban lévő munkavállaló pénztártagok ügyeivel a
munkáltató által biztosított kollégák (területi irodák) foglalkoznak. A többi munkáltatónál alkalmazásban lévő munkavállaló pénztártagok ügyeivel, valamint az egyéni tagokkal a központi iroda munkatársai foglalkoznak.
** A két csillaggal jelölt munkáltatókkal a pénztár már nem rendelkezik élő szerződéssel (megszűntek, beolvadtak vagy az adott munkáltatónál egy munkavállaló pénztártagja sincs a pénztárnak.)
26
